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Como Se Hace Un Manual de Procedimiento

Como Se Hace Un Manual de Procedimiento

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Es un instrumento de información en el cual se describen en forma secuencial y cronológica, las operaciones que deben seguirse para la realización de las

funciones de una Dependencia o Entidad, o varias de ellas. Los procedimientos administrativos son un conjunto de operaciones ordenadas en secuencia cronológica, que precisan la forma sistemática de hacer un determinado trabajo de rutina.
El manual de procedimientos es un componente del sistema de control interno, el cual se crea para obtener una información detallada, ordenada, sistemática e integral que contiene todas las instrucciones, responsabilidades e información sobre políticas, funciones, sistemas y procedimientos de las distintas operaciones o actividades que se realizan en una organización. Las empresas en todo el proceso de diseñar e implementar el sistema de control interno, tiene que preparar los procedimientos integrales de procedimientos, los cuales son los que forman el pilar para poder desarrollar adecuadamente sus actividades, estableciendo responsabilidades a los encargados de las todas las áreas, generando información útil y necesaria, estableciendo medidas de seguridad, control y autocontrol y objetivos que participen en el cumplimiento con la función empresarial.

En el caso específico del diseño de formatos y procedimientos se deben tener en cuenta las siguientes recomendaciones:

Quien o quienes son los clientes objetivos del procedimiento o formato. Esto debido a que las normas, procedimientos y los mismos formatos deben ser acordes a los clientes que los utilizaran en su cotidiano trabajo. Un procedimiento que no sea adecuado al cliente, puede ser determinante en la calidad de la información que se reciba. Determinar la información que realidad sea relevante para la empresa cuando se diseñe un formato o procedimiento. Se debe tener en cuenta al personal que maneje las estadísticas o las bases de datos que se requiere rescatar en un proceso. El exceso de información, en ocasiones innecesaria, inútil, repetida o inadecuada puede llevar a que la calidad de la información no sea la mejor, o que toda la información no sea plasmada en el documento. Es importante tener certeza sobre la información que en realidad se requiere en una base de datos y que en realidad sea útil para la empresa. Un caso muy común se presenta en las entidades del estado donde se implementan formatos pesados, con un exceso de información que en últimas ni siquiera se consulta, ni se necesita para ingresar a la base de datos de la institución, resultando el esfuerzo y la consecución de la información en un lamentable desperdicio de tiempo tanto para el que diligencia el documento como para el que ingresa la información a la base de datos. Seleccionar adecuadamente las fuentes generadoras de la información que requiero y poder centrar el proceso en la búsqueda de la calidad de la información. Es muy común que en diferentes formatos se requiera o se incluya

De corresponder a una unidad en particular debe anotarse el nombre de la misma. Inclusive se debe reflejar en la calidad de empleados que tiene y busca para cumplir con sus objetivos. la ética y el espíritu de la empresa. controlar y hacerle seguimiento a un proceso. la luz generada por el computador. No obstante. en estos tiempos cada vez se le está dando mas importancia en el diseño de los formatos de recopilación de las base de datos tanto en los software como en los documentos. además de otros aspectos como es el lugar donde generalmente se diligencia el formato. el tipo de cliente al que va dirigido el formato como es el caso de su perfil. tipo de labor. Unidades responsables de su elaboración. Inclusive. Lugar y fecha de elaboración. En ocasiones esto es necesario para confrontar. revisión y/o autorización.. la distribución de la información. Darle importancia al objetivo de la norma de manera que se refleje claramente el espíritu de la norma. Estos manuales se deben implementar gradualmente pero de forma continua. En estos estudios se dan algunas pautas acerca de los diseños mas adecuados de formatos tanto en software como documentos físicos teniendo en cuenta. Nùmero de revisión (en su caso). etc. Para una empresa que no tiene ninguno de estos manuales y normas es preferible tener un orden de implementación que permita ir llevando gradualmente a la empresa y a sus empleados en el cambio cultural. la luz del lugar donde se diligencia el formato.• diligenciar una información. Se deben evitar expresiones imperativas y apartes donde se detallen acciones de tipo disciplinario por la omisión del cumplimiento de la norma que se está estableciendo. A) IDENTIFICACIÓN Este documento debe incorporar la siguiente información: Logotipo de la organización. se deben seleccionar muy bien las fuentes generadoras de información debido a que una fuente inadecuada le puede acarrear grandes problemas y pérdidas de tiempo a causa de falsas alarmas. etc. escolaridad. el color. Una fuente adecuada debe ser aquella que genere un cliente cuyo manejo de esta información hace parte de sus funciones básicas de su cargo y su perfil le permite darle la suficiente importancia y conocimiento de dicha información. En el caso del diseño e implementación de las normas y políticas de la empresa se deben tener en cuenta las siguientes recomendaciones: • • • En la redacción de las normas y políticas se debe utilizar un lenguaje neutral e impersonal. Lo anterior con el fin de generar un formato que no sea pesado para el cliente objetivo. En la normatividad de una empresa se debe reflejar conducta. . Nombre oficial de la organización. a algo que se llama la psicología del color y la focalización efectiva de documentos. El diseño de un formato debe tener en cuenta no solo a la fuente adecuada de la información sino también. Denominación y extensión.

a fin de que sean comprendidos incluso por personas no familiarizadas con los aspectos administrativos o con el procedimiento mismo. la evaluación del control interno y su vigilancia. de cada una de las operaciones que se realizan en un procedimiento. Entre las siglas y el nùmero debe colocarse un guiòn o diagonal. con qué.Clave de la forma. explicando en qué consisten. En primer tèrmino. I)PROCEDIMIENTO (descripción de las operaciones). F) RESPONSABLES Unidades administrativas y/o puestos que intervienen en los procedimientos en cualquiera de sus fases G) POLÍTICAS O NORMAS DE OPERACIÓN En esta sección se incluyen los criterios o lineamientos generales de acción que se determinan en forma explícita para facilitar la cobertura de responsabilidad de las distintas instancias que participaban en los procedimientos. Puede incluir un mensaje de la máxima autoridad de las àreas comprendidas en el manual. A continuación se mencionan algunos lineamientos que deben considerarse en su planteamiento: Se definirán perfectamente las políticas y/o normas que circunscriben el marco general de actuación del personal. Dentro de la administración públicafederal los procedimientos han sido clasificados. Los objetivos son uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteración arbitraria. que tanto los empleados como sus jefes conozcan si el trabajo se está realizando adecuadamente. en: procedimientos macroadministrativos y procedimientos mesoadministrativos o sectoriales. facilitar las labores de auditoria. dónde. en segundo lugar las siglas de la unidad administrativa donde se utiliza la forma y. señalando los responsables de llevarlas a cabo. Además deberán contemplarse todas las normas de operación que precisan las situaciones alterativas que pudiesen presentarse en la operación de los procedimientos. H) CONCEPTO (S) Palabras o términos de carácter técnico que se emplean en el procedimiento. Los lineamientos se elaboran clara y concisamente. Deberán ser lo suficientemente explícitas para evitar la continua consulta a los niveles jerárquicos superiores. Cuando la descripción . y cuánto tiempose hacen. cómo. àreas de aplicación e importancia de su revisión y actualizaciòn. por su significado o grado de especialización requieren de mayor información o ampliación de su significado. Presentación por escrito. además de otras ventajas adicionales. para hacer más accesible al usuario la consulta del manual. el nùmero de la forma. C) PRÒLOGO Y/O INTRODUCCIÓN Exposición sobre el documento. en forma narrativa y secuencial. por ùltimo. D) OBJETIVOS DE LOS PROCEDIMIENTOS Explicación del propósito que se pretende cumplir con los procedimientos. simplificar la responsabilidad por fallas o errores. su contenido. B) ÍNDICE O CONTENIDO Relación de los capítulos y pàginas correspondientes que forman parte del documento. las siglas de la organización. las cuales. reducir los costos al aumentar la eficiencia general. cuándo. E) AREAS DE APLICACIÓN Y/O ALCANCE DE LOS PROCEDIMIENTOS Esfera de acción que cubren los procedimientos. facilitar las labores de auditoria. a efecto de que esté no incurra en fallas. objeto. atendiendo al ámbito de aplicación y a sus alcances.

Medidas de seguridad y autocontrol: Aplicables al procedimiento. Objetivos del procedimiento 4. Título y código del procedimiento. se desarrollan para cada una de las actividades u operaciones que tengan que ver con los procesos administrativos y operativos. evaluación y examen: Entidades de control y gestión de autocontrol. debe hacerse referencia específica de éstas. empleando para ello números indicadores que permitan asociarlas en forma concreta.2. Informes: Económicos. . lo que facilita su comprensión. brinda una descripción clara de las operaciones. financieros. 6. Descripción del procedimiento. que sirven de apoyo para su uso o consulta. 3. debe anotarse la unidad administrativa que tiene a su cargo cada operación. 4. Para este efecto. Supervisión. Lista de conceptos de carácter técnico relacionados con el contenido y técnicas de elaboración de los manualesde procedimientos. 8.3. Los diagramas representados en forma sencilla y accesible en el manual. También se pueden adicionar instructivos para su llenado. o los puestos que intervienen (procedimiento detallado). de acuerdo con los lineamientos y exigencias establecidas por la ley. Es conveniente codificar las operaciones para simplificar su comprensión e identificación. Formas impresas que se utilizan en un procedimiento. L) GLOSARIO DE TÉRMINOS. Gráfico o diagrama de flujo del procedimiento 5. K) DIAGRAMAS DE FLUJO. 2. suelen hacer mención del equipo o recursos utilizados en cada caso. 4. Si se trata de una descripción detallada dentro de una unidad administrativa. Introducción: Explicación corta del procedimiento. documentos y archivo 4. Justificación del contenido manual de procedimientos frente al control interno Estos manuales. Responsabilidad: Autoridad o delegación de funciones dentro del proceso. aun en los casos de varias opciones en una misma operación. En la descripción de las operaciones que impliquen su uso. Además. 7. estadísticos y recomendaciones. en donde se muestran las unidades administrativas (procedimiento general). Descripción de la operación y sus participantes 4. en cada operación descrita. Procedimiento general para la elaboración de manuales administrativos Contenido del manual de procedimientos 1. tiene que indicarse el puesto responsable de cada operación. J) FORMULARIO DE IMPRESOS. Normas aplicables al procedimiento 4. las cuales se intercalan dentro del mismo o se adjuntan como apéndices.5. es aconsejable el empleo de símbolos y/o gráficos simplificados.del procedimiento es general. Organización: Estructura micro y macro de la entidad. Requisitos. Representación gráfica de la sucesión en que se realizan las operaciones de un procedimiento y/o el recorrido de formas o materiales.4. y por lo mismo comprende varias áreas.1.

Esta investigación también nos ayuda a determinar las diferentes fallas existentes en dichos procesos para así poderlas remediar de una manera pronta y oportuna. procedimientos y normas. La elaboración de un manual de procedimientos se logra mediante la recolección de datos relevantes en los diferentes departamentos.Dependiendo de estos elementos la aplicación se daría en el momento de plantear y justificar: * El establecimiento de objetivos * La definición de políticas. * El establecimiento de procedimientos y normas. guías. * Las normas de protección y utilización de recursos. . y siendo asesorados por recursos humanos quien nos proporciona de las técnicas necesarias para el logro. * La evaluación del sistema de organización. * Las limitaciones de autoridad y responsabilidad. * La aplicación de un sistema de méritos y sanciones para la administración de personal. La generación y aplicación de procedimientos son aplicables a cada una de las empresas. * La generación de recomendaciones. antes de que se susciten problemas que puedan afectar la productividad de la empresa. * La elaboración de sistemas de normas y trámites de los procedimientos. * La creación de sistemas de información eficaces. * La institución de métodos de control y evaluación de la gestión. * El establecimiento de programas de inducción y capacitación de personal. en los diferentes artículos referentes al Control Interno se podrá ahondar sobre los temas específicos de cada departamento o sección empresarial.

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