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1-12
ANEXO Nº 1
PROGRAMA
Orden
Nro. 125

OBJETIVO GENERAL:
El presente Examen Especial esta orientado a determinar si los recursos financieros
asignados a la Municipalidad Provincial de Ferreñafe fueron utilizados adecuadamente, en
concordancia con los objetivos de la Entidad y de acuerdo a la normativa vigente.

PROGRAMA
Tarea Responsable
Ref.
1 H/H P/T
Nº Proce. Descripción Inicio Fin Nombre H-H 3
totales2
AG
DH
1. A. PROCEDIMIENTOS GENERALES: NLL
Presentación e instalación de la Comisión, NR
KT
ante las autoridades de la Municipalidad
Provincial de Ferreñafe
Sostenga entrevistas con las autoridades y AG
2. funcionarios de la entidad a fin de obtener
información sobre: los aspectos de organización y
administración de la entidad edil.

1
El tiempo total que tomará la tarea genérica.
2
Horas hombres totales que tomará la ejecución de la tarea.
3
Horas hombre que invertirá cada integrante en la ejecución de la tarea.
Pag. 2-12
4. Solicite fotocopia fedateada de los documentos normativos y DH P
de Gestión debidamente aprobados, con la finalidad de
elaborar el Archivo Permanente, los cuales se detallan a
continuación:
1. Ley Orgánica de la entidad y normas legales que regulan
su funcionamiento
2. Organigrama estructural

3. Reglamento de Organización y Funciones-ROF

4. Manual de Organización y Funciones-MOF


5. Manuales de Procedimientos
6. Flujogramas de las principales actividades de la entidad.
7. Plan Operativo Institucional
8. Presupuestos Iniciales de Apertura, modificaciones y
las evaluaciones presupuestales correspondientes a
los ejercicios 2006, 2007, 2008 y 2009, y de su revisión
analítica, obtenga información relevante relacionada
con el al examen.
9. Estados Financieros por el período terminado al
31.DIC del 2004, 2005, 2006, y 2007, debidamente
analizados y extraiga información relevante relacionada
con el examen.
10. Informes de las SOAS y OCI emitidos durante el período
examinado y a la fecha, a efecto de obtener información
relevante relacionada con los objetivos del examen.
Resumen de las decisiones más importantes
adoptadas por la Alta Dirección.
11. Directivas emitidas por la entidad
12. Convenios y Contratos trascendentes
13. Memoria de la entidad.
14. Relación actualizada de las autoridades, ex-
autoridades, funcionarios y ex- funcionarios, servidores
y ex- servidores de la municipalidad, de la gestión
(ENE.2004 a DIC.2007), y a la fecha, con indicación de
los cargos, período de gestión, condición laboral,
número del DNI y dirección domiciliaria actual,
incluyendo las firmas autorizadas.
15. Relación de donaciones.
16. Cuadro de Asignación de Personal-CAP
17. Otros.
Comente cambios y aspectos importantes relacionados con
la Administración Municipal que pudieran tener incidencia en
el examen.
DH P
8. Obtenga (enero-31 dic 2009) los siguientes documentos de
gestión:
•Libros de Actas del Concejo Municipal
•Memorias de Gestión
•Resoluciones, Directivas, Circulares y otras Normas,
•Correspondencia recibida y emitida por la Alta Dirección.
Extracte los asuntos importantes relacionados con el examen.
Obtenga una relación de las cuentas bancarias de la AG EA
9. municipalidad del período bajo examen, consignando: entidad NLL
bancaria, número de cuenta, naturaleza y la aplicación;
asimismo obtenga la relación de firmas autorizadas y
acreditadas para el manejo de las cuentas bancarias.
Igualmente, revise las transferencias de fondos, a fin de
determinar la aplicación definitiva.
10. Obtenga la relación de transferencias recibidas durante el AG EA
período a auditar por todas las fuentes de financiamiento y RN
contrastarlas con el total ejecutado en cada período.

11 Efectúe un arqueo de caja y cruce la información con los AG P


registros auxiliares de control y documentos sustentatorios.
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Obtenga información sobre la naturaleza y el estado NLL P
12. situacional de los procesos que fueron examinados o se
encuentran en giro ante el Ministerio Público y el Órgano
Jurisdiccional, debidamente cuantificado y con opinión del
abogado de la Entidad Edil sobre su probable resolución, a
efectos de determinar la existencia de contingencias.
Emita el Memorándum de Control Interno, informando al AG R
13. Titular, las debilidades encontradas a efectos de las acciones
correctivas correspondiente.
Formule las conclusiones sobre el trabajo realizado y redacte AG EA
14. los hallazgos de auditoría con sus cuatro atributos: Condición, EB
Criterio, Efecto y Causa. EC
Haga de conocimiento al Titular de la entidad en forma AG R
15. oportuna, el inicio de las comunicaciones de hallazgos, para
que disponga a las áreas correspondientes las facilidades
pertinentes.
Realice la comunicación de hallazgos de auditoria a los AG EA
16. funcionarios y servidores que participaron en los hechos EB
observados, de acuerdo a la NAGU 3.60 y realice la EC
evaluación de las aclaraciones respectivas, proyectando las
observaciones, conclusiones y recomendaciones.
Los procedimientos para la evaluación de indicios razonables AG EA
17. de responsabilidad Penal y Civil se sujetarán a lo previsto en EB
la NAGU 4.50. EC
Obtenga la Carta de Representación emitida por el Titular de AG R
18. la Entidad examinada, de conformidad a lo establecido en la
NAGU 3.70.
PROGRAMA
Tarea Responsable
Ref.
H/H P/T
Código Descripción Inicio Fin 1
Nombre H-H 3
totales2

B. PROCEDIMIENTOS ESPECÍFICOS

OBJETIVO ESPECÍFICO Nº 01
AG EA
DH
1.-Verificar y evaluar la estructura del
control interno en la Dirección de
Presupuesto, encargada de formular y
evaluar el presupuesto institucional con el
objeto de formarse una opinión sobre los
controles internos implementados.

1. Elabore y aplique un cuestionario de control interno o AG EA


comprensión narrativa a fin de tomar conocimiento del DH
procedimiento que sigue la Administración en cuanto a
la captación de ingresos propios y los desembolsos;
identifique las debilidades existentes, validando la
información remitida con la revisión de operaciones y
documentos.

1
Fecha de inicio y fin de la tarea genérica.
2
Horas hombres totales que tomará la ejecución de la tarea.
3
Horas hombre que invertirá cada integrante en la ejecución de la tarea.
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2 En base a una relación detallada (día por día) de ingresos EA


reportados por presupuesto, efectúe lo siguiente:
AG
a) Contraste el “recibo de ingreso a caja” con el DH
“comprobantes de cobranza”, generado por rentas, con
la finalidad de establecer la exactitud e integridad de la
cobranza reportada.
De existir diferencias.
b) Obtenga información en forma selectiva de los
contribuyentes sobre el monto realmente pagado y de
ser posible que adjunte fotocopia del recibo de pago.
c) Elabore una cédula de las diferencias obtenidas en el
literal a), y obtenga explicación de ellos con la persona
involucrada en el hecho.

3. En base a una relación de ingresos (resumida por día y por AG EA


mes) efectúe lo siguiente: DH

a) Contrástelo con los voucher o papeletas de los


depósitos efectuados, a fin de establecer la
integridad de los depósitos. Cerciórese de no
considerar con “depósitos” las “transferencias
interbancarias”.
En caso de existir diferencias:
b) Cerciórese de incluir los gastos pagados en efectivo,
así como establecer las diferencias entre el ingreso
recaudado y el depósito efectuado.
c) Obtenga declaraciones de los servidores y
funcionarios involucrados en el hecho.
d) Elabore una cédula de trabajo con las diferencias
obtenidas a fin de proceder a su respectiva
comunicación del hallazgo, en caso de no haberse
obtenido respuestas razonables de esas diferencias.

4. Aplique otros procedimientos complementarios o alternativos, PP EA


si lo considera necesarios. PM
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PROGRAMA
Tarea Responsable
Ref.
H/H
Código Descripción Inicio Fin 1
Totale Nombre H-H 3 P/T
s2

OBJETIVO ESPECÍFICO Nº 02

Evaluar la aplicación del cumplimiento de la


normatividad vigente en las fases de programación,
formulación, aprobación y ejecución del presupuesto AG EB
de la Unidad ejecutora, teniendo en cuenta las NLL
medidas complementarias de austeridad o restricción
del gasto Público.

1. Elabore y aplique un cuestionario de control interno o comprensión AG EB


narrativa, a efectos de tomar conocimiento del procedimiento que NLL
sigue la Administración en la ejecución de los proyectos de inversión,
identificando las debilidades existentes, validando la información
remitida con la revisión de operaciones y documentos.

2. Solicite la relación de obras ejecutadas por la Municipalidad durante AG EB


el periodo bajo examen, e inclusive a la fecha, obteniendo la NLL
siguiente información:

DEL ESTUDIO
• Denominación del Estudio
• Número de proceso de adjudicación (de ser el caso)
• Número de Contrato
• Modalidad de Ejecución
• Nombre de la firma consultora que realizó el estudio
• Monto del contrato.

DE LA OBRA
• Denominación de la obra.
• Número de proceso de adjudicación (de ser caso)
• Modalidad de ejecución.
• Presupuesto Base.
• Plazo de Ejecución.
• Plazo de ejecución real.
• Costo final de la obra.
• Fecha de inicio y término real de la obra.
• Estado situacional actual (en ejecución, paralizada,
concluida, recepcionada, liquidada)
• Nombre del Residente y Supervisor.
• Comentarios u observaciones..

1
Fecha de inicio y fin de la tarea genérica.
2
Horas hombres totales que tomará la ejecución de la tarea.
3
Horas hombre que invertirá cada integrante en la ejecución de la tarea.
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OBRAS POR ADMINISTRACIÓN DIRECTA, POR AG EB


ENCARGO Y /O CONVENIO NLL

3. En la ejecución de Obras por Administración Directa, por


Encargo y/o Convenios, aplique lo siguiente:

a. Solicite los expedientes técnicos, verifique y evalúe que:

Hayan sido aprobado por el Titular de la entidad, y


cuenten con la correspondiente resolución.
Contengan la siguiente documentación:
• Memoria descriptiva,
• Planos y metrados,
• Especificaciones técnicas,
• Precios Unitarios y Presupuesto,
• Estudio de suelos,
b. Evalúe selectivamente la razonabilidad de los metrados y
análisis de precios unitarios de los presupuestos base y del
presupuesto analítico incidiendo en la cantidad y precios
de los insumos básicos.

c. Solicite el Cuaderno de Obra y verifique:


• Elaboración del Acta de Entrega de Terreno.
• Que las inscripciones diarias cuenten con los
sucesos más significativos, indicando los avances y
cantidad de recursos utilizados en la obra.
• Si se firmó el Acta de Entrega de Obra, que esté
debidamente suscrita.

4. Evalúe selectivamente la consistencia de las valorizaciones AG EB


de obra de acuerdo a lo siguiente: NLL

• Que se han tramitado contando con las


correspondientes planillas de metrados e informe del
supervisor.
• Correcta aplicación de la fórmula polinómica.
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5. Inspeccione las obras ejecutadas por administración directa, AG EB


con la finalidad de verificar: NLL

Para obras concluidas.


• Su terminación y operatividad se ha ejecutado en
concordancia con el Expediente Técnico y si además la
obra presenta deficiencias (fallas constructivas y/o
deformaciones a los objetivos del proyecto, tomando
evidencia gráfica de la obra.
• Si las partidas ejecutadas según la última
valorización o liquidación técnica concuerdan con lo físico,
considerar sólo partidas susceptibles a ser visualizadas,
controles, medidas, etc.
• Tome vistas fotográficas, y levante Actas de
Verificación para dejar evidencia de la inspección realizada
y las ocurrencias de la inspección.

Para obras en proceso:


• Si se vienen ejecutando en concordancia con el
Expediente Técnico y si además presenta deficiencias
constructivas y/o desviaciones al Proyecto.
• Si las partidas ejecutadas según las valorizaciones
concuerdan con el avance físico de la Obra.
• Tome vistas fotográficas, y levante Actas de
Verificación para dejar evidencia de la inspección realizada
y las ocurrencias de la inspección.

Para obras en abandono


• El estado de abandono en que se encuentra la obra,
antigüedad, y el porcentaje de avance respecto al
proyecto.

6. En caso de determinar deficiencias en las obras o la no AG EB


ejecución de algunas partidas consignadas en la última NLL
valorización o liquidación técnica, cuantifíquelo en la medida
de lo posible, e identifique las causas que lo originaron
(inadecuada supervisión de obra, carencia de pruebas de
control de calidad, compactación de suelos, granulometría del
material empleado en la base o sub base, entre otros).

7. En forma selectiva, revise, analice y cruce, los comprobantes AG EB


de pago y la documentación sustentatoria de los principales NLL
componentes de gastos indirectos, mano de obra y
materiales, con los metrados y especificaciones Técnicas del
presupuesto de Obra con la finalidad de:

(1) Establecer si el gasto corresponde a la obra.


(2) Si el bien o servicio adquirido se ajustó a la normativa.

8. Verifique si las obras concluidas han sido inscritas en los AG EB


Registros Públicos a nombre de la Municipalidad. NLL

OBRAS POR CONTRATA EB


AG
9. Determine si previo a las convocatorias a los procesos de NLL
adjudicación de obras, se contó con la libre disponibilidad del
terreno.
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10. Evalúe el cumplimiento de los plazos y diligencia en el trabajo PP EB


de las comisiones o Comités de Adjudicación de Obras: CLT

a) Convocatoria.
b) Presentación de Propuestas.
c) Otorgamiento de la Buena Pro.

11. Examine los criterios y aprobaciones establecidas en los PP EB


concursos de méritos para la Contratación de la Supervisión CLT
de Obras.

12. Verifique que el proceso de selección se haya efectuado PP EB


acorde a la Ley de Presupuesto, a la Ley de Contrataciones CLT
y Adquisiciones del Estado, su Reglamento y modificatorias,
considerando los aspectos siguientes:

• Documento que nombra la comisión encargada del


proceso de adjudicación.
• Contrato de obra
• Cumplimiento de los plazos para las invitaciones,
presentación de propuestas y formulación y absolución de
consultas.
• Contraste las cartas de invitación con los postores que
compraron las bases y con los que se presentaron al Acto
de Adjudicación.
• Contraste la información alcanzada por Registros
Públicos con los postores que se presentaron al Acto de
Adjudicación, asimismo, verifique si los postores estuvieron
habilitados para contratar con el Estado a través de
CONSUCODE.
• Contraste que el número de propuestas válidas estén de
acorde a la normativa.
• Verifique si las impugnaciones fueron presentadas y
resueltas en el plazo establecido.
• Verifique la razonabilidad de la calificación efectuada.
• Verifique los documentos de los postores y solicite a los
Registros Públicos la ficha de inscripción registral de los
Contratistas seleccionados.

13. En la ejecución de Obras por Contrata, aplique lo siguiente: PP EB


CLT
a. Solicite los expedientes técnicos:

Hayan sido aprobado por el Titular de la entidad, y


cuenten con la correspondiente resolución, y
contenga::
• Memoria descriptiva,
• Planos y metrados,
• Especificaciones técnicas,
• Precios Unitarios y Presupuesto,
• Estudio de suelos,
• Formulas polinómicas,

b. Evalúe selectivamente la razonabilidad de los metrados y


análisis de precios unitarios de los presupuestos base y del
presupuesto analítico incidiendo en la cantidad y precios
de los insumos básicos.
Pag. 9-12

14. Evalúe selectivamente la consistencia de las valorizaciones AG EB


de obra de acuerdo a lo siguiente: NLL

• Que se han tramitado contando con las


correspondientes planillas de metrados e informe del
supervisor.
• Correcta aplicación de la fórmula polinómica.

15. Revise, analice y cruce el Expediente Técnico con la última AG EB


valorización o la Liquidación Técnica final para establecer: NLL

• Si hubieran variaciones en algunas partidas, investigue


las causas de tales variaciones y determine si están
autorizadas y sustentadas adecuadamente.
• Verifique los cálculos de las valorizaciones.

AG
16. Solicite, revise y evalúe los informes técnicos específicos NLL EB
(adicionales, ampliación de plazo, modificaciones al
proyectos, etc.) de la Supervisión de Obras y de la
Municipalidad.

17. Inspeccione las obras por contrata con la finalidad de AG EB


verificar: NLL

• Su terminación y operatividad se ha ejecutado en


concordancia con el Expediente Técnico y si además la
obra presenta deficiencias (fallas constructivas y/o
deformaciones a los objetivos del proyecto, tomando
evidencia gráfica de la obra.
• Si las partidas ejecutadas según la última
valorización o liquidación técnica concuerdan con lo físico,
considerar sólo partidas susceptibles a ser visualizadas,
controles, medidas, etc.
• Tome vistas fotográficas, y levante Actas de
Verificación para dejar evidencia de la inspección realizada
y las ocurrencias de la inspección.

AG EB
18. Obtenga información si la obra ha sido objeto de pagos NLL
adicionales, y si estos se realizaron de acuerdo a las normas
establecidas.

19. Verifique si las obras ejecutadas por contrata concluidas han AG EB


sido inscritas en los Registros Públicos a nombre de la NLL
Municipalidad.

20. En general, compruebe en forma selectiva la existencia de AG EB


control de calidad y revise – evalúe los resultados de las NLL
pruebas de control de calidad (diseño de mezclas, rotura de
concreto utilizado, compactación, desinfección de tubería en
desague, etc.).

21. Aplique otros procedimientos complementarios o alternativos, AG EB


si lo considera necesarios. NLL
Pag. 10-12
PROGRAMA
Tarea Responsable
Ref.
H/H
Código Descripción Inicio Fin1 Totale Nombre H-H3 P/T
s2

OBJETIVO ESPECÍFICO Nº 03

Determinar si los desembolsos de dinero se han AG EC


efectuado con sujeción a la normativa vigente y de NR
acuerdo a los procedimientos técnicos y legales, así
como si fueron utilizados en los fines institucionales.

1. Formule y aplique un cuestionario de control interno, a fin de AG EC


tomar conocimiento del procedimiento que sigue la NR
Administración en los desembolsos efectuados; identificando
las debilidades existentes, validando la información remitida
con la revisión de operaciones y/o documentos.

2 En base a una revisión general (voucheo) elabore una relación AG EC


detallada de los egresos efectuados con los fondos de cada NR
fuente de financiamiento con el fin de determinar el
cumplimiento del porcentaje establecido por la normativa legal.
Consigne la información básica siguiente:
 Número de comprobante de pago.
 Fecha del N° del c/p.
 N° de Cheque.
 Beneficiario.
 Concepto.
 Documento sustentatorio
Proveedor
N° Factura
N° Boleta de Venta
N° Recibo de Honorarios
Otros
 Importe del c/p.
 Gastos según la entidad:
Gasto corriente.
Gasto de capital.
Servicio de la deuda
Sin sustento.
 Gastos según Comisión Auditora:
Gasto corriente.
Gasto de capital.
Servicio de la deuda.
Sin sustento.
Centro de costos:
Proyecto.
Actividad
Viáticos.
Entregas a rendir cuenta.
Adquisiciones de bienes
Contratación de servicios.
Otros
Observaciones

1
Fecha de inicio y fin de la tarea genérica.
2
Horas hombres totales que tomará la ejecución de la tarea.
3
Horas hombre que invertirá cada integrante en la ejecución de la tarea.
Pag. 11-12

3. En caso que los porcentajes de utilización para gastos AG EC


corrientes no se ajuste a lo establecido por la normativa o KT
Acuerdo de Concejo, especifique los conceptos en los cuales
se aplicó ese exceso.
(Considere dentro de los desembolsos en exceso los egresos
carentes de la documentación sustentatoria así como, viáticos
rendidos con Declaraciones Juradas en los que no se haya
acreditado la realización de la comisión de servicios. Consignar
desembolsos incurridos partiendo del mes de diciembre a
meses anteriores)

4. Establezca si algunas adquisiciones que fueron objeto de AG EC


voucheo, sobrepasaron el monto para un proceso de selección RG
mediante la modalidad de Adjudicación por Menor Cuantía.

AG
5 En lo concerniente a las adquisiciones de Bienes y Servicios: RG EC
Obtenga la relación de los procesos de adquisiciones de
bienes y servicios realizados durante el período bajo examen
y seleccione una muestra representativa con la finalidad de
determinar si los mismos se efectuaron de acuerdo a la
normatividad establecida.
 Constate si los bienes o servicios prestados por el proveedor
cumplen con las especificaciones técnicas, perfiles y las
cláusulas del contrato y si cuentan con la respectiva
conformidad.

6. En cuanto al Programa del Vaso de Leche: AG EC


 Cerciórese de que el volumen adquirido haya sido entregado RG
íntegramente a los comités.
 Verifique la forma de distribución de los alimentos

7 En relación al Endeudamiento de la maquinaria pesada: AG EC


 Revise de que los desembolsos se hayan utilizado en el fin RG
por el cual se solicitó el crédito.
 Efectúe una inspección física a los bienes de capital con el
propósito de cerciorarse de las características técnicas, tales
como: número de serie, potencia, estado de operatividad,
entre otros.
 Revisar si el proceso de selección se adecuó a lo
establecido por la normativa legal.

8. En relación a las Entregas a Rendir cuenta pendientes de AG EC


revisión: DH
Revise la documentación que sustente tales desembolsos y
cerciórese que efectivamente se encuentran pendiente de
rendición, a fin de establecer la legalidad de tales
desembolsos.
De ser el caso, obtenga información de los beneficiarios que
recibieron dichos fondos a fin de establecer las causas de la no
rendición oportuna.

9. Respecto a los Viáticos otorgados: PP EC


 Cerciórese de que en la rendición de cuentas existe RG
documentación que sustente la realización de una comisión
de servicios con carácter institucional.
 Verifique las Declaraciones Juradas, si se ajustan a la
normativa y son para conceptos respecto de los cuales no
pudieron obtenerse documentación oficial.
Pag. 12-12

10. Aplique otros procedimientos alternativos o PP EC


complementarios de acuerdo a las circunstancias. RG

Integrantes: Ref. de papeles de trabajo

AG : ANA GIL P : Archivo Permanente.


DH : DIANA HERNANDEZ R : Archivo Resumen
NLL : NILA LLANTO EA: Ingresos.
RG : RUTH GOMBA EB : Obras
NR : NANCY ROMAN EC : Desembolsos
KT : KARINA TORO

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