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COODESURIS

PROGRAMA DE MICROSOFT
OFFICE EXCEL 2007

SAMIR RAVE MEJÍA


Email:
SAMIR.RAVE@COMUNIDAD.SENA.EDU.CO
SRAVE.CONTADURIA@UNILIBREPEREIRA.ED
U.CO
CRAZY_BETTER@HOTMAIL.COM
Celular:
316 566 82 03
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CONTENIDO
1. INTRODUCCIÓN .......................................................................................................... 4
2. METODOLOGÍA Y REQUERIMIENTOS: .................................................................. 5
3. DURACIÓN E INTENSIDAD HORARIA: ................................................................... 5
4. COMPETENCIAS QUE SE DESARROLLARÁN: ...................................................... 5
5. TEMAS: .......................................................................................................................... 5
6. EXCEL BÁSICO ............................................................................................................ 7
6.1. Partes de la pantalla de Microsoft Office Excel....................................................... 7
6.2. LOS LIBROS DE TRABAJO. ................................................................................ 8
6.3. Operaciones con las hojas. ....................................................................................... 8
6.4. Seleccionar varias hojas. .......................................................................................... 8
6.5. Desplazarse por las hojas en un libro de trabajo. ..................................................... 9
6.6. Insertar una nueva hoja de cálculo. .......................................................................... 9
6.7. Insertar varias hojas de cálculo a la vez. ................................................................ 11
6.8. Eliminar hojas. ....................................................................................................... 11
6.9. Cambiar el nombre de las hojas. ............................................................................ 12
6.10. Mover hojas. ....................................................................................................... 13
6.11. Mover hojas dentro de un libro de trabajo. ........................................................ 13
6.12. Mover o copiar hojas a otro libro de trabajo. ..................................................... 13
6.13. Dividir la ventana de trabajo. ............................................................................. 14
6.14. NUEVA VENTANA.......................................................................................... 16
6.15. ABRIR, GUARDAR Y CREAR UN LIBRO .................................................... 18
6.16. CREAR UN LIBRO. .......................................................................................... 18
6.17. ABRIR LIBRO................................................................................................... 19
6.18. GUARDAR UN LIBRO. ................................................................................... 20
6.19. IMPRIMIR LIBRO. ........................................................................................... 22
6.20. FORMATO DE CELDAS. ................................................................................ 23
6.21. FORMATO CONDICIONAL. .......................................................................... 24
6.22. DAR FORMATO DE TABLA. ......................................................................... 24

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6.23. INSERTAR GRÁFICOS. .................................................................................. 25
6.24. INSERTAR FONDO.......................................................................................... 26
6.25. INSERTAR ENCABEZADOS Y PIE DE PÁGINA. ........................................ 28
6.26. NOMBRAR RANGOS. ..................................................................................... 29
6.27. PROTEGER HOJA. ........................................................................................... 31
6.28. PROTEGER LIBRO. ......................................................................................... 34
6.29. VALIDACIÓN DE DATOS. ............................................................................. 36
6.30. FÓRMULAS Y FUNCIONES. .......................................................................... 37

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1. INTRODUCCIÓN

La actualidad económica nacional se mide en términos de competitividad y productividad


empresarial utilizando factores de eficiencia, oportunidad, economía y calidad. Se hace
necesario que los colaboradores de las empresas articulen eficientemente las tecnologías de
la información y las comunicaciones con las funciones de sus cargos. El mejoramiento
continuo, la adaptabilidad al cambio y el trabajo en equipo son primordiales para realizar
los procesos laborales óptimamente. Aplicar eficazmente la herramienta Microsoft Office
Excel como herramienta de productividad, permite desarrollar sistemas de información
útiles para desempeñarse mejor en el trabajo, logrando así una ventaja competitiva propia
del puesto de trabajo y de la empresa, impactando a los clientes internos y externos.

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2. METODOLOGÍA Y REQUERIMIENTOS:

La capacitación se inicia con un análisis de conceptos generales sobre TIC’S y su


aplicación en las empresas, posteriormente un conversatorio sobre el conocimiento de
Microsoft Office Excel y la importancia del uso eficiente del mismo así como las ventajas
competitivas y comparativas que este ofrece, se propondrá la elaboración de un aplicativo
que será desarrollado durante todo el curso, el cual será la evidencia de los de los avances
en el proceso de aprendizaje. Las clases serán presenciales y prácticas con ejemplos de la
cotidianidad, ejercicios extra-clase para fomentar el trabajo autónomo y la curiosidad por
indagar más al respecto.

Los requerimientos mínimos son un computador por persona con acceso a Microsoft Office
Excel 2007, un ambiente aislado de ruidos excesivos con capacidad para el número de
personas que requieren la capacitación, un Video beam, un tablero o expógrafo.

3. DURACIÓN E INTENSIDAD HORARIA:

30 horas con una intensidad de una hora y media (1,5) diaria, para un total de 20 clases.

4. COMPETENCIAS QUE SE DESARROLLARÁN:

Comprender la importancia de las tecnologías de información y sistemas de información en


las empresas.

Comprender el uso de la herramienta de productividad Excel para el análisis de datos y


toma de decisiones.

Desarrollar aplicaciones de TIC usando Microsoft Office Excel.

5. TEMAS:

Relación entre globalización, TIC’S, empresas y procesos laborales, Importancia de las


TIC’S en las empresas.

Definición de Microsoft Office Excel, Hojas de cálculo, Bases de datos, Conceptos básicos
de Microsoft Office Excel 2007 (crear libro, abrir libro, guardar libro, imprimir, insertar
nueva hoja de cálculo, nombrar hoja de cálculo, abrir varias ventanas del mismo
documento, insertar comentarios).

Trabajo con la hoja de cálculo (formato de celdas, formato condicional, formato de tabla,
combinar celdas, insertar fondo, inmovilizar paneles, proteger hojas, proteger libro, insertar
tablas, insertar gráficos, insertar encabezados y pie de página).

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Operaciones en la hoja de cálculo, validación de datos.

Elaboración de bases de datos, Operadores lógicos, Operadores matemáticos, aplicación de


fórmulas.

Administrar complementos, personalizar opciones de Excel, autofiltros, filtros avanzados


comparados, filtros avanzados calculados.

Aplicación de: Funciones matemáticas, funciones estadísticas, funciones de texto.

Aplicación de: Funciones lógicas, funciones de búsqueda y referencia, funciones


financieras.

Subtotales, tablas dinámicas, gráficos dinámicos.

Importación de datos, hipervínculos, elaboración de cuadros de diálogo, ejecutar cuadros de


diálogo.

Crear macros, ejecutar macros.

Elaboración de formularios.

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6. EXCEL BÁSICO
6.1.Partes de la pantalla de Microsoft Office Excel

1 Barra de Inicio Rápido.


2 Barra de Título de la ventana de Excel, incluye el nombre del libro abierto.
3 Botones clásicos de las ventanas de Windows (minimizar, maximizar y cerrar).
4 Agrupación de todas las Barras de Herramientas de Excel. Se dividen en fichas o
etiquetas, la activa en la figura es la opción “Inicio” en la cual se incorporan todas
las funciones referidas al formato. Con un doble clic sobre cualquiera de las
etiquetas se ocultan las herramientas.
5 Conjunto de Herramientas agrupadas dentro de las fichas. En el caso de la figura se
ven todas las herramientas “Formato” incorporadas dentro de la ficha “Inicio”.
6 Columnas de la hoja.
7 Filas de la hoja.
8 Celda activa.
9 Indica la celda activa.
10 Asistente para funciones.
11 Hojas del libro, mediante estos controles podemos desplazarnos rápidamente por las
hojas del libro e insertar nuevas hojas al libro.
12 Barra de desplazamiento horizontal que permite desplazar el contenido de de forma
lateral.

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13 Zoom sobre la hoja. Estos controles son nuevos y permiten ampliar o reducir el
porcentaje de “zoom” de forma rápida y precisa.
14 Controles para cambiar la vista de la hoja.
15 Barra de estado. Muestra los mensajes que corresponden a lo que se está realizando.
En este caso aparece listo, lo cual indica que el programa está preparado para que el
usuario elija un comando o escriba datos en una celda. Además informa sobre el
estado de las teclas de bloqueo de mayúsculas, bloqueo de números, etc.

6.2.LOS LIBROS DE TRABAJO.

Los documentos en Excel se denominan libros. En esta nueva versión de Excel estos
ficheros tendrán una extensión .xlsx a diferencia de versiones anteriores cuya extensión era
.xls. Por supuesto que en esta nueva versión los tipos de ficheros antiguos son soportados.
Excel es capaz, además, de guardar nuestros libros en otros formatos. Un libro está
compuesto por varias hojas de cálculo. Es posible seleccionar varias hojas para realizar las
mismas tareas en todas ellas de forma simultánea. Cada vez que abramos un libro nuevo
de trabajo se abrirá con tres hojas de cálculo.

La hoja activa aparece con el nombre en negrita. Haciendo clic en las etiquetas, es posible
desplazarse entre las hojas de un libro.

6.3.Operaciones con las hojas.

Para organizar el libro de la manera más conveniente es posible insertar hojas nuevas,
eliminar hojas, cambiar su nombre, moverlas, copiarlas, etc. También se puede organizar la
pantalla usando varias ventanas para ver partes diferentes de una hoja, hojas distintas del
mismo libro de trabajo o bien varios libros de trabajo.

6.4.Seleccionar varias hojas.

Podemos seleccionar varias hojas para realizar las mismas tareas en todas ellas
simultáneamente, como eliminar varias hojas en un solo paso o introducir los 5 mismos
datos en varias hojas a la vez. Para seleccionar varias hojas se debe hacer clic en la etiqueta
de la primera hoja y manteniendo pulsada la tecla Ctrl hacemos clic en la etiqueta de cada
una de las hojas que queramos seleccionar. Esta forma de seleccionar las hojas la
utilizaremos cuando las hojas a seleccionar no estén contiguas. Cuando las hojas a
seleccionar se encuentren contiguas lo haremos de la siguiente forma, se hace clic en la

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primera hoja que queramos seleccionar y manteniendo pulsada la tecla Shift se hace clic en
la última hoja a seleccionar.

6.5.Desplazarse por las hojas en un libro de trabajo.

La manera más sencilla de moverse a través del libro de trabajo es utilizar los botones de
desplazamiento, que aparecen en la siguiente figura:

Estos controles no cambian la hoja activa, simplemente desplazan las etiquetas de las hojas
que no se pueden mostrar. Si usted tiene a la vista todas las etiquetas estos controles no
surtirán ningún efecto. En la siguiente imagen se muestra un ejemplo en el cual sólo se
tiene a la vista la etiqueta de la “Hoja 1” en este caso estos controles nos permitirán ver las
hojas ocultas por falta de espacio.

6.6.Insertar una nueva hoja de cálculo.

Como se mencionó anteriormente, un libro de trabajo contiene inicialmente tres hojas, pero
pueden insertarse otras nuevas. La cantidad máxima de hojas vendrá limitada tan sólo por
la memoria disponible. Para insertar nuevas hojas de cálculo disponemos de las siguientes
opciones:

Hacer clic en el ícono

Las nuevas hojas aparecerán a la derecha de la última hoja existente.

Hacemos clic con el botón secundario del ratón sobre una hoja apareciendo el
siguiente menú de opciones:

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Seleccionamos la opción “Insertar…” y aparecerá el siguiente cuadro de diálogo:

Seleccionamos “Hoja de cálculo” y pulsamos el botón Aceptar. La nueva hoja aparecerá a


la izquierda de la hoja existente.

Para insertar una hoja de cálculo nueva antes de otra ya existente, seleccione esa
hoja de cálculo y, a continuación, en la ficha Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en
Insertar y, a continuación, en Insertar hoja.

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6.7.Insertar varias hojas de cálculo a la vez.

Mantenga presionada la tecla MAYÚS o SHIFT y, a continuación, seleccione un


número de fichas de hoja existentes equivalente al número de hojas de cálculo que
desee insertar en el libro abierto.

Por ejemplo, si desea agregar tres hojas de cálculo nuevas, seleccione tres fichas de
hoja de las hojas de cálculo existentes.

En la Ficha Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en Insertar y luego en Insertar hoja,
o siga cualquiera de los procedimientos para insertar una nueva hoja de cálculo.

6.8.Eliminar hojas.

Para eliminar una hoja de trabajo, los pasos a seguir son:

Un clic secundario o derecho sobre la hoja a eliminar.


En el menú que se despliega seleccionamos “Eliminar”.

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O bien:

Un clic sobre la hoja a eliminar.


En la ficha Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en Eliminar y luego en Eliminar
hoja.

6.9.Cambiar el nombre de las hojas.

Se puede asignar un nombre de hasta 31 caracteres a cualquier hoja. Para ello, se hace
doble clic en la etiqueta y se teclea el nuevo nombre, tal como se muestra en la siguiente
figura:

La Hoja1 ahora se llama “Ingresos”.

Otra forma de cambiar el nombre a la hoja es haciendo clic con el botón secundario sobre la
etiqueta apareciendo el menú contextual que se muestra en la figura.

Y seleccionamos la opción Cambiar nombre, a continuación escribimos el nuevo nombre


de la hoja.

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6.10. Mover hojas.

Es posible mover las hojas, tanto dentro de un libro de trabajo, como a otro libro ya
existente o creado especialmente, pero no se podrá hacer utilizando los comandos Cortar,
Copiar y Pegar.

6.11. Mover hojas dentro de un libro de trabajo.

Para mover una hoja a otra posición del libro de trabajo basta con arrastrar la etiqueta de la
hoja que se desea mover. Aparecerá un triángulo que indica dónde se va a insertar la hoja.
Una vez en la posición deseada, se suelta el botón del ratón, con lo cual la hoja se moverá a
la nueva posición.
Se puede mover más de una hoja, seleccionando varias hojas y arrastrándolas a la posición
deseada. Aunque las hojas seleccionadas no fueran adyacentes, en la nueva posición serán
insertadas juntas.

6.12. Mover o copiar hojas a otro libro de trabajo.

Las hojas de un libro pueden moverse a otro ya existente, o a uno nuevo, mediante los
siguientes pasos:
Seleccionar las hojas que se desean mover.
Hacemos clic con el botón secundario sobre alguna de las etiquetas de las hojas
seleccionadas, del menú contextual que aparece seleccionamos Mover o Copiar…

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Aparece el siguiente cuadro de diálogo.

Desplegamos la lista “Al libro” y seleccionamos el libro de trabajo destino al que


queremos copiar o mover la hoja seleccionada (que debe haberse abierto
anteriormente).
En el recuadro “Antes de la hoja” aparecerán todas las hojas de que dispone el libro
seleccionado en el paso anterior. Hacemos clic en la hoja en la cual queramos que
se inserten las hojas.
Por último marcamos la casilla “Crear una copia” si lo que queremos es copiar las
hojas, si no la marcamos las hojas se moverán, y pulsamos Aceptar.

Si existe alguna hoja con el mismo nombre en el libro de trabajo de destino, se cambiará el
nombre de la hoja que se ha movido o copiado. Si se quiere crear un libro nuevo con las
hojas seleccionadas, entonces se elige como libro de destino “Nuevo libro” en la lista “Al
libro”.

6.13. Dividir la ventana de trabajo.

En hojas muy extensas, nos puede resultar cómodo dividir la ventana de visualización en
partes que nos permitan ver, al mismo tiempo, distintas zonas de la hoja no adyacentes.
Para ello utilizaremos la opción “Inmovilizar Paneles”. Procedemos así:

Se selecciona una celda a partir de la cual se quiere hacer la división, en nuestro


caso haremos clic en la celda C3.

A continuación activamos la etiqueta “Vista”.

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Dentro de esta etiqueta disponemos del panel de herramientas “Ventana”. Seleccionamos la


opción “Inmovilizar Paneles”.

Aparece el siguiente menú desplegable.

Si desea colocar las divisiones justo en la celda activa haga clic en “Inmovilizar
paneles”. También puede inmovilizar la fila 1 o la primera columna de la hoja.

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En nuestro caso al encontrarse activa la celda C3 y como seleccionamos
“Inmovilizar paneles” Excel coloca dos divisiones una vertical y una horizontal tal
como se muestra en la siguiente figura:

Para desactivar las divisiones que creemos bastará con seleccionar la opción “Movilizar
paneles” como se muestra en la figura:

6.14. NUEVA VENTANA.

Abre una ventana que contiene la vista del documento en el cual se está trabajando, al abrir
la nueva ventana, podemos visualizar en la misma pantalla dos o más vistas del mismo
libro, incluso de otros libros; esto es aplicable cuando frecuentemente debemos consultar
información de diferentes hojas del mismo libro, ó de diferentes libros, dado que nos
permite visualizar y trabajar en la misma vista con varias hojas del mismo libro ó de
diferentes libros.

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Para abrir una nueva ventana procedemos de la siguiente forma:
Seleccionamos la ficha vista, en la etiqueta Ventana, seleccionamos la opción
Nueva Ventana.

Restauramos la Ventana.

Distribuimos el tamaño de cada ventana a nuestro interés y así obtendremos la vista


en la misma pantalla de amabas ventanas.

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6.15. ABRIR, GUARDAR Y CREAR UN LIBRO

Los comandos para crear, guardar y abrir un libro se encuentran alojados en un menú que
se despliega al hacer clic sobre el botón de Microsoft Office localizado en el vértice
izquierdo superior de su pantalla.

Al hacer clic en este botón se despliega el siguiente menú:

6.16. CREAR UN LIBRO.

Al iniciar Excel, se genera un libro con tres hojas en blanco. Pero si se desea, se puede
comenzar a trabajar con uno nuevo. Para ello hacemos clic en el botón de Microsoft Office
y luego un clic en la opción “Nuevo…”
Con lo que desplegará el siguiente cuadro de diálogo:

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Seleccionamos libro en blanco si lo que deseamos es precisamente un nuevo libro para


iniciar a desarrollar lo que se requiere, seguido de la opción Crear; también hay una serie de
plantillas pre-instaladas como modelo de factura de ventas, inventarios, presupuestos etc.

6.17. ABRIR LIBRO.

Abre un libro existente para realizar modificaciones, continuar con un trabajo iniciado ó
para consultar. Para ello hacemos clic en el botón de Office, seguido de la opción Abrir.

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Luego aparece un cuadro de diálogo en el cual seleccionamos el nombre y ubicación del
archivo, una vez encontrado damos clic en abrir.

6.18. GUARDAR UN LIBRO.

Para guardar un libro basta con dar clic sobre el botón de Office y seleccionar la opción
Guardar, si el libro no había sido guardado anteriormente este desplegará un cuadro de
diálogo en el que podemos escoger el tipo de archivo que deseamos generar y escribir el
nombre del libro, si ya había sido guardado anteriormente, el efecto generado al dar clic
sobre dicho botón es el de guardar los cambios efectuados.

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Si lo que deseamos es guardar una copia del libro en el cual se está trabajando, el
procedimiento normal es seleccionar la opción Guardar Como y procedemos a seleccionar
el tipo de archivo que deseamos generar, y digitamos el nombre de la copia, finalmente le
damos clic en guardar.

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6.19. IMPRIMIR LIBRO.

Damos clic en el botón de Office y seleccionamos la opción imprimir, se despliega una lista
con tres opciones:

Imprimir: genera un cuadro de diálogo en el cual se parametrizan los criterios de


impresión
Impresión rápida: Envía la orden a la impresora predeterminada para imprimir la
hoja activa del libro en que se está trabajando
Vista preliminar: Permite visualizar previamente y realizar cambios antes de
imprimir.

Para este caso específico seleccionaremos la opción 1. Imprimir:

Inmediatamente aparece un cuadro de diálogo en el que nos permite seleccionar la


impresora, el intervalo de páginas que deseamos imprimir, lo que se desea imprimir
(selección, hojas activas, todo el libro), el número de copias, y si deseamos configurar las
propiedades de impresión. Una vez realizado esto se da clic en aceptar; como se muestra en
el siguiente gráfico:

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6.20. FORMATO DE CELDAS.

Una celada es el lugar donde se puede introducir algún dato, es el punto donde se cruza una
fila (registro) con una columna (campo). A estas celdas (individuales o rangos) se les puede
dar diferentes tipos de formatos, para ello se procede así:
Se selecciona la celda ó el rango de celdas sobre el cual deseamos aplicar el
formato:
En la Ficha Inicio, se encuentran las etiquetas Fuente, Alineación y Número, las
cuales se requieren para dar los diferentes tipos de formatos:
Fuente: Allí podemos seleccionar tipos de fuente, tamaño de fuente, color de
fuente, relleno de celda, bordes de celda, si deseamos que la fuente sea en
Negrita, Cursiva, ó Subrayado.
Alineación: Nos permite seleccionar la forma como deseamos alinear el texto
(centrado, a la izquierda ó a la derecha), su ubicación dentro de la celda
(superior, en el medio, inferior), orientación del texto, sangría, combinar celdas,
ó ajustar al texto.
Número: nos permite elegir el formato que deseamos darle a nuestro texto en
cuanto a valor de caracteres, es decir si es texto, fecha, moneda, etc.
Con base en las opciones anteriores, damos el formato que deseemos a las celdas
seleccionadas.

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6.21. FORMATO CONDICIONAL.

El formato condicional facilita el proceso de resaltar celdas o rangos de celdas interesantes,


de destacar valores inusuales y de ver datos empleando barras de datos, escalas de colores y
conjuntos de iconos. Un formato condicional cambia el aspecto de un rango de celdas en
función de una condición (o criterio). Si la condición es verdadera, el rango de celdas basa
el formato en dicha condición; si la condición es falsa, el rango de celdas no tiene formato
basado en dicha condición. Cuando cree un formato condicional, puede hacer referencia a
otras celdas de una hoja de cálculo, como =AF2006!A5, pero no puede realizar referencias
externas a otro libro.

Para proceder a dar formato condicional procedemos así:


Seleccionamos el rango de celdas sobre las cuales deseamos aplicar el formato
condicional.
En la Ficha Inicio, Etiqueta Estilos, seleccionamos la opción Formato Condicional,
se despliega una lista de opciones de formato, elegimos la que se acomode a
nuestras necesidades.

Seleccionamos los criterios de formato, y el formato que deseamos obtener cuando


se cumpla la condición dada.

6.22. DAR FORMATO DE TABLA.

Nos permite dar formato de tabla a un conjunto de celdas, procedemos de la siguiente


forma:

En la Ficha Inicio, Etiqueta estilos seleccionamos la opción Dar Formato de Tabla,


de inmediato se despliega una lista de opciones predeterminadas, ó podemos crear
un estilo personalizado.

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Damos clic sobre la opción de tabla que deseemos, inmediatamente aparece un


cuadro de diálogo en el que debemos ingresar el rango en que se encuentran los
datos.

Seleccionamos ó digitamos el rango de datos en término absolutos y damos clic en


aceptar.

6.23. INSERTAR GRÁFICOS.

Frecuentemente es necesario analizar la información gráficamente, Excel ofrece una serie


de gráficos para solucionar la necesidad de forma inmediata. Para insertar un gráfico
procedemos de la siguiente forma:
Seleccionamos el rango de celdas en que se encuentran los datos.
En la Ficha Insertar, Etiqueta Gráficos, damos clic en el tipo de gráfico que
deseamos, de inmediato aparece en el área que se está trabajando.

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Aparece una ficha denominada Herramientas de gráficos y allí podemos seleccionar


como queremos que se muestren los datos, diseño del gráfico, formato del gráfico,
presentación del gráfico.

6.24. INSERTAR FONDO.

Se puede establecer como fondo de la hoja una imagen, el procedimiento es el


siguiente:

En la Ficha Diseño de página, Etiqueta Configurar página, se da clic en la opción


Fondo.

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Aparece de inmediato un cuadro de diálogo para buscar la imagen, una vez ubicada
la seleccionamos y damos clic en Insertar.

Para quitar el fondo, basta con dar clic en el mismo botón con que lo insertamos, que ahora
aparece como eliminar fondo.

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6.25. INSERTAR ENCABEZADOS Y PIE DE PÁGINA.

El encabezado es aquella información que aparece siempre en la parte superior de cada


página impresa, y el pié de página es la información que aparece siempre en la parte
inferior de cada página impresa. En estos podemos incluir títulos, fechas, imágenes, número
de página, etc.
El procedimiento para insertarlos es el siguiente:

En la Ficha Insertar, Etiqueta Texto, seleccionamos la opción Encabezado y pie de


página, de inmediato nos lleva a la vista de diseño de página, y nos ubica en el
encabezado, allí podemos digitar la información que deseamos sea el encabezado de
nuestra hoja, se puede visualizar una ficha denominada Herramientas para
encabezado y pie de página, allí seleccionamos la ficha diseño, y encontramos
múltiples herramientas para nuestro encabezado ó pie de página, tales como fecha,
hora, etc.

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Para volver al diseño normal de la hoja, basta con ir a la Ficha Vista, Etiqueta Vistas de
libro, y damos clic en Normal.

6.26. NOMBRAR RANGOS.

En hojas de cálculo donde se manejan muchos datos, es recomendable nombrar rangos para
su fácil consulta y aplicación, para nombrar los rangos procedemos así:
Seleccionamos el rango al cual le deseamos asignar el nombre.
En la Ficha Fórmulas, Etiqueta Nombres Definidos, y damos clic en la opción
Asignar nombre a un rango.

Inmediatamente aparece un cuadro de diálogo en el que debemos digitar el nombre


que le queremos dar al rango, al ámbito (si es para aplicar a todo el libro ó solo a la
hoja), comentario (si deseamos incluir algún comentario; damos clic en Aceptar.

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Otra forma de nombrar los rangos es, seleccionando el rango, y en el cuadro de nombres,
damos clic y digitamos el nombre deseado seguido de la tecla Enter.

Para consultar y administrar los nombres ya definidos, procedemos de la siguiente forma:


En la Ficha Fórmulas, Etiqueta Nombres definidos, damos clic en la opción
Administrador de nombres.

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Se abre un cuadro de diálogo en el cual podemos identificar los campos nombrados
y podemos proceder a crear nuevos, editarlos ó eliminarlos.

6.27. PROTEGER HOJA.

Frecuentemente es necesario proteger las hojas de cálculo de nuestros libros de trabajo, esto
para evitar que usuarios finales alteren o modifique campos determinados. El proceso para
proteger una hoja de cálculo es el siguiente:

Previamente es necesario dar el formato necesario a las celdas, es decir, dar formato
de protegido a aquellas celdas que queremos proteger, predeterminadamente Excel
ha protegido todas las celdas del libro, por lo cual hay que quitarles la protección a
aquellas celdas que no deseamos afectar, para ello desplegamos el cuadro de
diálogo de formato de celdas dando clic en el vértice inferior izquierdo ubicado en
la Ficha Inicio, Etiqueta Fuente.

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Cuando aparece el cuadro de diálogo, seleccionamos el botón Proteger, y quitamos


el chulo en la opción Bloqueada (para desbloquear), damos clic en aceptar. Con esto
quedan desbloqueadas las celdas que hemos elegido.

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En la ficha Revisar, Etiqueta Cambios, damos clic en la opción Proteger hoja.

Se despliega un cuadro de diálogo y allí seleccionamos los permisos que deseamos


establecer, digitamos una contraseña, luego aparece otro cuadro para confirmar la
contraseña.

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Para desproteger la hoja, basta con dar clic en el mismo botón con que la protegimos, solo
que ahora aparece como Desproteger hoja, y suministramos la contraseña que nos pide (la
misma que habíamos ingresado cuando la protegimos).

6.28. PROTEGER LIBRO.

Así como es importante proteger el contenido de las hojas de cálculo, también es necesario
en ocasiones proteger la estructura y/o ventanas de nuestro libro de trabajo, para ello
protegemos así:

En la Ficha Revisar, Etiqueta Cambios, damos clic en la opción Proteger libro,


seleccionamos si lo que deseamos proteger es estructura y/o ventanas, digitamos
una contraseña, y luego la volvemos a digitar cuando nos pida la confirmación de
contraseña.

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Para desproteger el libro, basta con dar clic en el mismo botón con que lo protegimos, solo
que ahora aparece como Desproteger libro, y suministramos la contraseña que nos pide (la
misma que habíamos ingresado cuando lo protegimos).

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6.29. VALIDACIÓN DE DATOS.

Permite restringir los datos que los usuarios deben ingresar en determinadas celdas, por
ejemplo, que en el campo documento de identidad solo permita números enteros. Para
validar datos procedemos de la siguiente forma:

Seleccionamos el rango de celdas sobre el cual deseamos aplicar la validación.


En la Ficha Vista, Etiqueta Herramientas de datos, damos clic en la opción
Validación de datos.

En el cuadro de diálogo emergente procedemos a parametrizar los tipos de datos


permitidos; en Configuración establecemos los criterios de validación (Cualquier
valor, Número entero, Decimal, Lista, Fecha, Hora, Longitud del texto,
Personalizada); en Mensaje de entrada (opcional) podemos escribir un mensaje que
le indique al usuario que tipo de datos puede ingresar, y en Mensaje de error
(opcional) podemos escribir un mensaje que le indique al usuario un posible motivo
por el cual está cometiendo errores al ingresar los datos, al terminar damos clic en
Aceptar.

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Para quitar la Validación de datos, seleccionamos el rango de celdas que deseamos afectar,
y en la misma opción de Validación de datos, damos clic y seleccionamos la opción borrar
todos, y aceptar.

6.30. FÓRMULAS Y FUNCIONES.

Las fórmulas nos permiten realizar cálculos simples y complejos en una hoja de cálculo,
obteniendo un resultado a partir de otros, toda fórmula empieza por igual (=), estas pueden
incluir operadores, valores, referencias a otras celdas, nombres de rangos y funciones.
Ejemplo:

Las funciones son fórmulas predeterminadas en Excel que ejecutan una serie de cálculos
utilizando valores denominados argumentos, devolviendo un resultado. Son utilizadas para
simplificar el trabajo al momento de buscar resultados de cálculos muy complejos o
extensos.
Ejemplo:

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