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UNIVERSID AD DE ORIEN TE
NÚCLEO MON AG AS.
ESCUELA DE INGENIERÍ A Y CIENCIAS APLICAD AS.
APLIC ACIÓN Y AU DITORI A DE SIS TEM AS DE
INFORM ACION.

DOCUMENTACION DE
SISTEMAS.

PROFESOR: (Ing.) Jesùs E. Chaparro. D.

.
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INDICE.
Páginas
INTRODUCCION…………………………………………………………..4
1. Docum entación de sistem as. Definición………………………….5
2. Importancia de la documentación
2.1. Mejora la comunicación…………………………………........5
2.2. Control de avance de proyectos………………………........5
2.3. Referenci a histórica…………………………………………….6
2.4. Enseñanza o capacitación…………………………………….6
2.5. Independi za al sistema de la persona………………………6

3. Docum entación de sistem as en las em presas…………………..6

4. Normalización………………………………………………………….8

5. Manuales. Definición…………………………………………………………..9

5.1. Manuales administrativos…………………………………………………..9

5.2. El m anual como medio de comunicación……………………..9

5.3. Objetivos de los m anuales……………………………………….10
5.4. Ventajas y Desventajas de los manuales administrativos.
5.4.1. Ventajas……………………………………………………..12
5.4.2. Desventajas………………………………………………..14
5.5. Tipos de manuales administrativos.
5.5.1. Manual de Organi zación…………………………………15
5.5.2. Manual de Políticas……………………………………….16
5.5.3. Manual de Normas y Procedimientos……………………………16

5.5.4. Manual para Especialistas………………………………………...17

5.5.5. Manual del Empleado……………………………………..17

5.5.6. Manual de Contenido Múltiple…………………………………….18

5.5.7. Manuales de Finanzas……………………………………18

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5.5.8. Manuales del Sistema……………………………………………..19

5.5.9. Manual de Calidad…………………………………………………19

5.6. Otros tipos de manuales

5.6.1. Manual técnico…………………………………………..19

5.6.2. Manual de personal………………………………………20
5.6.3. Manual de adiestramiento o instructivo………………20
5.7. Criterios Metodológicos para el
diagnóstico de los Manuales de Procedimientos…………..20
Conclusión………………………………………………………………..23
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INTRODUCCION.

Con el estado actual de innovación tecnológica, la complejidad de los mercados y la

competitividad, que tipifican al mundo empresarial moderno, los gerentes perciben que
la buena elaboración y difusión de los objetivos, políticas, estrategias, normas de
trabajo y rutinas administrativas y operativas dentro del ámbito apropiado, son actos
indispensables para el logro de los objetivos.

La finalidad del manual es ofrecer una descripción actualizada, concisa y clara de

las actividades contenidas en cada proceso. Por ello, un manual jamás podemos
considerarlo coma concluido y completo, ya que debe evolucionar con la organización.

En nuestros días, es un requisito de suma importancia que las empresas de gran

tamaño posean varios manuales de procesos. La verdadera orientación consiste en
establecer una guía de trabajo, oficial y racional, formalizando la aprobación del
conjunto de instrumentos administrativos y estableciendo la obligatoriedad del uso a
través de un manual, para evitar que el largo y arduo trabajo de la organización sea
diluido, distorsionado, negado y hasta ridiculizado por algunas personas que
generalmente, lo combaten de todas las formas posibles porque lo consideran
innecesario.

Todo trabajo debe ser divulgado para conocimiento y utilización del

grupo respectivo de l a empresa. Para alcanzar este objetivo. Es preciso
consolidarlo y presentarlo adecuadamente, bajo un docum ento conocido
como m anual, que debe ser aprobado por la autoridad estatutaria, para
que adquiera la fuerza necesaria y se aplique com o corresponda, ya que
existe la tendencia a resistir cualquier norm a reguladora que limite la
libertad de improvisar y de hacer lo que mas le convenga a cada uno.
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1. Documentación de sistemas. Definición.

La documentación de los sist emas debe incluirse como un ítem de

importancia en el plan de implementación. La misma debería incorporar
como mínimo: definición de los objetivos del sistem a, análisis de impacto
en la organización (respecto a los procesos de negoci o) y sus beneficios,
justificación técnica, económica y financiera del proyecto, análisis de
impacto en los recursos humanos, docum entación de todos los programas
que integran el sistema, docum entación de datos, archivos y bases de
datos, medidas de seguridad físicas y lógicas a adoptarse.

2. Importancia de la documentación.

Esta es una necesidad, puesto que:

2.1. Mejora la comunicación

En la medida que existe una correcta y completa documentación, se

evitan m alas interpretaciones, se facilita la comunicación tanto entre el
personal técnico informático, como entre éste y los usuarios.

2.2. Control de avance de proyectos.

La documentación f acilita el análisis del grado de avance de un

proyecto, en la medida en que se disponen de los objetivos,
requerimientos y presupuestos, pudiendo evaluar en cualquier momento
el avance efectuado.
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2.3. Referenci a histórica.

La documentación soporta el sistema desarrollado. Permite ante

necesidades de recuperación, de modificación o nuevo desarrollo del
sistem a, construir a partir de ella.

2.4. Enseñan za o capacitación.

A parti r de la documentación es posible entrenar a los usuarios, a los

ejecutivos de la organización o a personal técnico.

2.5. Independi za al sistema de la persona.

Una buena docum entación permite aislar el sist ema de las personas
que lo han desarrollado, brindando mayor flexibilidad a la empresa ante
situaciones de no poder contar con dicho personal.

3. Documentación de sistemas en las empresas.

Cuando se inicia un proceso como el de ISO 9000, no siem pre se tiene

conciencia de la importancia para la empresa, de desarrollar documentos
de trabajo, no obstante los probl emas cotidianos son similares a los más
abajo referidos.

Uno de los problemas m ayores en las em presas, se da cuando las

personas hacen las cosas de disti nta manera sin seguir una práctica
establ ecida com o forma única, consecuencia de ello son los resultados
obtenidos, totalmente distintos de una persona a otra, de un
departamento a otro o de una planta a otra.

Muchos de los usuales com pradores de "hamburguesas" en alguna de

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las tiendas de comida rápida, confían en recibir invariablemente un mismo

tipo de producto, un mismo servicio y hasta una misma sonrisa. Esta
uniformidad únicamente se logra si las personas saben cuales cosas
deben hacer (procedimiento) y el cómo hacerlo (la instrucción).

Otra dificultad generalizada se presenta cuando no se conoce con

claridad las responsabilidades o bien en donde terminan las labores de
una persona y en donde la pasa al compañero(a). Esto se evita con el
desarrollo de la documentaci ón partiendo del Manual de Calidad pues
desde ahí se define el QUIEN HACE QUE y en los procedimientos muchas
veces se incluye el CUANDO.

Por ultimo, se encuentra la capacitación recibida cuando se ingresa a

la empresa la cual hoy día, pasa de "degeneración en degeneración". Ha
sido la costumbre, al iniciar un puesto el capacitar al recién llegado por
medio del ocupante actual, con lo cual el conocimiento se va
degenerando, pues no siempre se transmite al nuevo todo lo aprendido.
El sistema de documentación permite, desde el mismo ingreso de una
persona o bien traslado a una nueva función, ser capacitado en la form a
originalmente establecida y considerando los cambios realizados con el
tiempo en l os procesos documentados.

Si bien es reconocido el éxito alcanzado por muchas empresas en el

pasado, sin contar con la documentación apropiada, las exigencias del
entorno (competencia) y principalmente de nuestros clientes no nos
permiten entregar productos distintos a los ofrecidos o bien peores a los
adquiridos la última vez.

Existen otros elementos importantes como lo es l a certificación, pero

es importante destacar que las empresas lo que requieren es un buen
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sistem a de calidad, que aumente l a satisfacción de sus clientes, no una

certificación para colgar en la pared.

4. Normalización.

La normalización o estandarización es la redacción y aprobación de normas que

se establecen para garantizar el acoplamiento de elementos construidos
independientemente, así como garantizar el repuesto en caso de ser necesario,
garantizar la calidad de los elementos fabricados y la seguridad de funcionamiento.

La normalización es el proceso de elaboración, aplicación y mejora de las normas

que se aplican a distintas actividades científicas, industriales o económicas con el fin de
ordenarlas y mejorarlas. La asociación estadounidense para pruebas de materiales
(ASTM), define la normalización como el proceso de formular y aplicar reglas para una
aproximación ordenada a una actividad específica para el beneficio y con la
cooperación de todos los involucrados.

Según la ISO (International Organization for Standarization) la Normalización es la

actividad que tiene por objeto establecer, ante problemas reales o potenciales,
disposiciones destinadas a usos comunes y repetidos, con el fin de obtener un nivel de
ordenamiento óptimo en un contexto dado, que puede ser tecnológico, político o
económico.

La normalización persigue fundamentalmente tres objetivos:

Simplificación: se trata de reducir los modelos quedándose

únicamente con los más necesari os.

Unificación: para permitir la intercambiabilidad a nivel

internacional.

Especificación: se persigue evitar errores de identificación

creando un lenguaje claro y preciso Las elevadas sum as de
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dinero que los países desarrollados invi erten en los organismos

normalizadores, tanto nacionales como internacionales, es una
prueba de la importancia que se da a la normalización.

5. Manuales. Definición.

“El manual presenta sistemas y técnicas especificas. Señala el

procedimiento a seguir para lograr el trabajo de todo el personal de
oficina o de cualquier otro grupo de trabajo que desempeña
responsabilidades específicas. Un procedimiento por escrito significa
establ ecer debidamente un método estándar para ejecutar algún trabajo".
Esta definición es según Graham Kellog.

5.1. Manuales administrativos.

Los manuales administrativos son docum entos que sirven como m edios
de com unicación y coordinación que permiten registrar y transmitir en
forma ordenada y sistem ática la i nformación de una organización.

Además, estos son documentos escritos que concentran en forma sistemática una
serie de elementos administrativos con el fin de informar y orientar la conducta de los
integrantes de la empresa, unificando los criterios de desempeño y cursos de acción
que deberán seguirse para cumplir con los objetivos trazados. Incluyen las normas
legales, reglamentarias y administrativas que se han ido estableciendo en el transcurso
del tiempo y su relación con las funciones procedimientos y la forma en la que la
empresa se encuentra organizada.

5.2. El manual como medio de comunicación.

La tarea de elaborar manuales administrativos se considera como una

función de m antener inform ado al personal cl ave de los deseos y cambios
en l as actitudes de l a dirección superior, al delinear la estructura
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organizacional y poner las políticas y procedimientos en forma escrita y

permanente. Un manual correctamente redactado puede ser un valioso
instrumento administrativo.

En esencia, los m anuales administrativos representan un medio de

comunicación de las decisiones administrativas, y por ello, que tiene
como propósito señalar en f orma sistemática la información
administrativa.

5.3. Objeti vos de los manuales.

De acuerdo con la clasificación y grado de detalle, los m anuales

administrativos permiten cumplir con los siguientes objetivos:

a) Instruir a la persona, acerca de aspectos tales como: objetivos,

funciones, relaciones, políticas, procedimientos, normas, etc.

b) Precisar l as funciones y relaciones de cada unidad administrativa para

deslindar responsabilidades, evitar duplicidad y detectar omisiones.

c) Coadyuvar a la ejecución correcta de las labores asignadas al

personal, y propiciar la uniformidad en el trabajo.

d) Servir com o medio de integración y orientación al personal de nuevo

ingreso, facilitando su incorporación a las distintas funciones
operacionales.

e) Proporcionar información básica para la planeaci ón e implem ent ación

de reform as administrativas.
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f) Permite conocer el funcionamiento interno por lo que respecta a

descri pción de tareas, ubicación, requerimientos y a los puestos
responsables de su ejecución.

g) Auxilian en la inducción del puesto y al adiestramiento y capacitación

del personal ya que describen en forma detallada las actividades de cada
puesto.

h) Sirve para el análisis o revisi ón de los procedimientos de un sistem a.

i) Interviene en la consulta de todo el personal.

j) Que se desee emprender tareas de simplificación de trabajo como

análisis de tiempos, delegación de autoridad, etc.

k) Para establecer un sistema de información o bi en modificar el ya

existente.

l) Para uniform ar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabaj o y

evitar su alteración arbitraria.

m) Determina en forma más sencilla las responsabilidades por f allas o

errores.

n) Facilita las labores de auditoria, evaluación del control interno y su

evaluación.

o) Aumenta la eficiencia de los empleados, indicándoles lo que deben

hacer y como deben hacerlo.

p) Ayuda a la coordinación de actividades y evitar duplicidades.

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q) Construye una base para el análisis posterior del trabajo y el

mejoramiento de los sistemas, procedimientos y métodos.

5.4. Ventajas y Desventajas de los manuales administrati vos.

Los manuales administrativos ofrecen una serie de posibilidades que

nos reflejan la importancia de estos. Sin em bargo, tienen ciertas
limitaciones, lo cual de ninguna manera le restan importancia.

5.4.1. Ventajas.

Un manual tiene, entre otras, las siguientes ventajas:

1. Logra y m antiene un sólido plan de organización.

2. Asegura que todos los interesados tengan una adecuada comprensión

del plan general y de sus propios papeles y relaciones pertinent es.

3. Facilita el estudio de los problem as de organización.

4. Sist ematiza la iniciación, aprobación y publicación de las

modificaciones necesarias en la organización.

5. Sirve como una guía eficaz para la preparación, clasificación y

compensaci ón del personal clave.

6. Determina la responsabilidad de cada puesto y su relación con los

demás de la organización.

7. Evita conflictos jurisdiccionales y la yuxtaposición de funciones.

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8. Pone en claro las fuentes de aprobación y el grado de autoridad de los

diversos niveles.

9. La información sobre funciones y puestos suele servir como base para

la evaluación de puestos y como medio de com probación del progreso de
cada quien.

10. Conserva un rico f ondo de experiencia administrativa de los

funcionarios m ás antiguos.

11. Sirve com o una guía en el adiestramiento de novatos.

12. Es una fuente permanente de información sobre el trabajo a ejecutar.

13. Ayudan a institucionalizar y hacer efectivo los objetivos, las políticas,

los procedimientos, las funciones, las normas, etc.

14. Evitan discusiones y mal entendidos, de las operaciones.

15. Aseguran continuidad y coherencia en l os procedimientos y normas a

través del tiempo.

16. Son instrumentos útiles en la capacitación del personal.

17. Incrementan la coordinación en la realizaci ón del trabajo.

18. Posibilitan una delegación efectiva, ya que al existir instrucciones

escritas, el seguim iento del supervisor se puede circunscri bir al control
por excepción.
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5.4.2. Desventajas.

Entre los inconvenientes que presentar los m anuales se encuentran los

siguientes:

1. Muchas compañías consideran que son dem asiado pequeñas para

necesitar un manual que describa asuntos que son conocidos por todos
sus integrantes.

2. Algunas consideran que es demasiado caro, limitativo y laborioso

preparar un manual y conservarlo al día.

3. Existe el temor de que pueda conducir a una estricta reglam entación y

rigi dez.

4. Su deficiente elaboración provoca serios inconvenientes en el

desarrollo de las operaciones.

5. El costo de producción y actualización puede ser alto.

6. Si no se actualiza periódicamente, pierde efectividad.

7. Incluye solo aspectos form ales de la organización, dejando de lado los

informales, cuya vigencia e importancia es notorio para la misma.

8. Muy sintética carece de utilidad: muy detallada los convierte en

complicados.

5.5. Tipos de manuales administrativos.

Entre los tipos de manuales más utilizados se encuentran:

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Manuales de organización.

Manuales de políticas.

Manuales de normas y procedimientos.

Manuales para especialistas.

Manual del empleado.

Manual de contenido múltiple.

Manuales de finanzas.

Manuales del sistema.

Manuales de calidad.

A continuación se explican brevemente cada una de la clasificación anterior:

5.5.1. Manual de Organización.

Es la versión detallada por escrito de la organización formal a través de la

descripción de los objetivos, funciones, autoridad, responsabilidad de los distintos
puestos de trabajo que componen su estructura.

Estos manuales contienen información detallada referente a los antecedentes,

legislación, atribuciones, estructura orgánica, funciones, organigramas, niveles
jerárquicos, grados de autoridad y responsabilidad, así como canales de comunicación
y coordinación de una organización.

También incluyen una descripción de puestos cuando el manual se refiere a una

unidad administrativa en particular.
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5.5.2. Manual de Políticas.

Es la descripción detallada de los lineamientos a ser seguidos por los ejecutivos en

la forma de decisiones para el logro de los objetivos, facilitando la descentralización, al
suministrar a los niveles intermedios los lineamientos claros a ser seguidos en la toma
de decisiones.

5.5.3. Manual de Normas y Procedimientos.

Es la expresión analítica de los procedimientos administrativos a través de los

cuales se canaliza la actividad operativa de la empresa, como la enunciación de
normas de funcionamiento básicas a los cuales deberá ajustarse los miembros de la
misma.

Se detallan a continuación los elementos constitutivos de un manual de estas

características:

Normas de procedimientos: es la relación por escrito de la secuencia de los

procedimientos que constituyen la base de la organización, con la indicación de
los distintos sectores a través de los cuales los mismos se desenvuelven.

Formularios: son todos aquellos documentos y comprobantes que circulan

dentro de los circuitos administrativos.

Flujogramas: son los procedimientos descritos de manera grafica, que se

conocen también como diagramas de procedimientos.

Los manuales de normas y procedimientos en su calidad de instrumentos

administrativos, tienen por objeto:

Compilar en forma adecuada, secuencial y detallada las operaciones a cargo de

la organización, los puestos o unidades administrativas que intervienen,
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precisando su participación en dichas operaciones y los formatos a utilizar para

la realización de las actividades institucionales agregadas en procedimientos.

Uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su

alteración.

Aumentar la eficiencia de los empleados, indicándoles lo que deben hacer y

como deben hacerlo.

Ayudar a la coordinación del trabajo y evitar la duplicidad de funciones.

5.5.4. Manual para Especialistas.

Es aquel que agrupa normas, pautas e instrucciones de aplicación en forma

específica a determinado tipo de actividades o tareas como por ejemplo: manual del
vendedor o compendio de la secretaria.

La preparación de este tipo de manuales por parte de la misma empresa es

recomendable cuando el número de empleados que los utiliza es lo suficientemente
grande como para justificarlo.

El objetivo básico perseguido con su preparación, es el de entrenamiento y

capacitación de empleados, como así servir también de elemento de consulta para la
realización de las tareas asignadas.

5.5.5. Manual del Empleado.

Su objetivo es lograr una rápida asimilación de personal nuevo (inducción) así como
también para posterior entrenamiento, este manual es especialmente útil para niveles
intermedios u operativos.

Se enuncian a continuación algunas informaciones que un manual de estas

características debe contener:
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Actividades desarrolladas por la empresa.

Breve reseña histórica.

Objetivos generales que se persiguen.

Derechos y obligaciones de los empleados en general.

Normas de comportamiento básicas y de cumplimiento obligatorio para todo el

personal.

Servicios que la empresa presta a sus empleados.

5.5.6. Manual de Contenido Múltiple.

Ya se ha visto que un manual puede contener material de tipo diverso, lo que hace
que los tipos mencionados no resulten siempre bien definidos. La inmensa mayoría de
los manuales de oficina parecen estar diseñados intencionalmente para varios fines,
por ejemplo, en la preparación de cualquier manual de procedimientos existen dos
requisitos indispensables para asegurar su éxito:

Manifestación clara de las normas generales de la empresa.

Comprensión total de la organización básica de la misma.

Es decir, de poco servirían las manifestaciones detalladas de procedimientos si al

mismo tiempo la organización y las normas básicas no son, claramente firmes y
comprensibles.

5.5.7. Manuales de Finanzas

Las responsabilidades del contralor y tesorero exigen de ellos que den instrucciones
numerosas y específicas a todos aquellos que deben proteger en alguna forma los
bienes de la empresa, para asegurar la comprensión de sus deberes en todos los
niveles de la administración.
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5.5.8. Manuales del Sistema

El manual del sistema debe ser desarrollado a medida que se desarrolla el sistema,
y está constituido por un grupo de manuales o partes y estructurado de la siguiente
manera: Objetivos del sistema, arquitectura de datos, arquitectura física del sistema,
índice de componentes, etc.

5.5.9. Manual de Calidad.

Define un manual de calidad como un documento que enuncia la política de la

calidad y que describe el sistema de calidad de una organización. Este manual puede
estar relacionado con las actividades totales de una organización o con una parte
seleccionada de estas.

Es importante que los requisitos y el contenido del sistema de la calidad y del

manual de la calidad se estructuren de acuerdo con la norma que se intenta satisfacer.
Esta norma suministra los lineamientos para desarrollar dichos manuales de calidad

5.6. Otros tipos de manuales son los siguientes:

5.6.1. Manual técnico.

Trata de los principios y técnicas de una función operativa

determinada. Se elabora como referenci a para la unidad administrativa
responsable de la actividad y como información general para el personal
interesado en esa función. Ejemplos de este tipo de "Manual técnico de
auditoria administrativa", y el "Manual técnico de sistemas y
procedimientos". Estos sirven com o marco de referencia y ayudan a
integrar a los nuevos miembros del personal.
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5.6.2. Manual de personal.

Abarca una serie de consideraci ones para ayudar a com unicar las
activi dades y políticas de la dirección superior en lo que se refiere a
personal. Los manuales de personal podrán contener aspectos como:
reclutamiento y selección, administración de personal, lineamientos para
el manejo de conflictos personales, políticas de personal, uso de
servicios, prestaciones, capacitación, promoci ón, entre otros.

5.6.3. M anual de adiestramiento o instructi vo.

Estos manuales explican, las labores, procesos y rutinas de un puesto

en particular, son comúnm ente más detallados y específicos que un
manual de procedimientos.

El supuesto en el que se basa est e tipo de manual es que el usuario

tiene muy poco conocimiento previo de los temas cubiertos. Por ejemplo,
un manual de adi estramiento "explica como debe ejecutarse el encendido
de la terminal de la com putadora y emitir su señal", mientras que u n
manual de procedimientos omite esta instrucción y comienza con el
primer paso activo del proceso. El manual de adiestramiento tam bién
utiliza técnicas program adas de aprendizaje o cuestionarios de auto-
evaluación para comprobar el nivel de comprensión del contenido por el
usuario.

5.7. Criterios M etodol ógicos para el Diagnóstico de los Manuales de

Procedimientos.

Con el propósito de estandarizar y unificar los criterios básicos para el

análisis de los procedimientos que presenten las diversas unidades
administrativas de la organización. Es necesario destacar los requisitos
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que debe reunir la documentación que se genere en esta materi a así

como los datos necesarios para analizar los m anuales de procedimientos,
instrucciones y estudios de diagnóstico del procedimiento. A través del
establ ecimiento de estos requerimientos mínim os de información, se
estará en posibilidades de emitir juicios y di ctámenes que orienten a las
unidades administrativas en lo referente a la instrumentación y aplicación
de las medi das de mejoramiento que incrementen su eficacia y eficiencia
operativas.

Así pues, resulta indispensable establecer l os puntos que deberán

contener los siguientes documentos. Este manual comprende en form a
ordenada, secuencial y detallada los procedimientos que se ejecutan en
una unidad administrativa, los órganos que intervienen y l os formatos que
se deben utilizar para la realización de las funciones que se le han
asignado. El manual está integrado por los procedimientos que se dan en
el ámbito de acción de la unidad de referencia o en los que participe por
la naturaleza de su com petencia.

Cada uno de los procedimientos del manual contendrá:

Objetivos de procedimiento. Se pl anteará el propósito que se

pretende lograr con la ejecución del procedimiento.

Base jurídica. Enumeración de los ordenamientos o normas j urídico

–administrativas que rigen la operación de la unidad,
específicamente capitulo, artículo y fracción que fundamentan el
procedimiento.

Órganos que intervienen. Enumeración de las unidades, sub-

unidades o puestos que intervienen en el procedimiento de que se
trate.
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Políticas y norm as de operación. Exposición de criterios y normas

que orienten la realización de las actividades sin tener que
consultar los niveles jerárquicos superiores
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CONCLUSION.

Puede decirse que la utilidad que tiene un manual administrativo es

múltiple, en virtud de ser un instrumento que permite el funcionamiento
interno con lo que respecta a la descripción de tareas, ubicación,
requerimientos y a los puestos responsables de su ejecución, de tal manera,
se puede afirmar que la necesidad de elaborar manuales es un punto
importante dentro de las grandes organizaciones que se manejan de manera
estructurada y que cumplen con los pasos del proceso administrativo.

De igual forma, estos representan una guía práctica que se utiliza como
herramienta de soporte para la organización y comunicación, que contiene
información ordenada y sistemática, en la cual se establecen claramente los
objetivos, normas, políticas y procedimientos de la empresa, lo que hace que
sean de mucha utilidad para lograr una eficiente administración.

Son considerados uno de los elementos más eficaces para la toma de

decisiones en la administración, ya que facilitan el aprendizaje y
proporcionan la orientación precisa que requiere la acción humana en cada
una de las unidades administrativas que conforman a la empresa,
fundamentalmente a nivel operativo o de ejecución, pues son una fuente de
información que trata de orientar y mejorar los esfuerzos de sus integrantes
para lograr la adecuada realización de las actividades que se le han
encomendado.

Su elaboración depende de la información y las necesidades de cada

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empresa, para determinar con que tipos de manuales se debe contar,

cuando se elaboran adecuadamente pueden llegar a abarcar todos y cada
uno de los aspectos de cualquier área componente de la organización, su
alcance se ve limitado únicamente por las exigencias de la administración.

En fin son documentos eminentemente dinámicos que deben estar

sujetos a revisiones periódicas, para adaptarse y ajustarse a las necesidades
cambiantes de toda empresa moderna, no deben ser inflexibles e inhibir la
capacidad creativa de los integrantes de la organización, sino que deben
reformarse constantemente conforme surjan nuevas ideas que ayuden a
mejorar la eficiencia de la empresa.

Un manual sin revisión y análisis cuyo contenido permanezca estático se

convierte en obsoleto, y lejos de ser una herramienta útil puede constituir una
barrera que dificulte el desarrollo de la organización, estos tienden a
uniformar los criterios y conocimiento dentro de las diferentes áreas de la
organización, en concordancia con la misión, visión y objetivos de la
dirección de la misma.