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formato condicionales

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FORMATOS CONDICIONALES

Excel tiene toda una batería de comandos para definir el aspecto de una celda. Pero, en general, ese aspecto se fija una vez y no cambia; por lo menos, hasta que uno se mete con los comandos de formato para modificarlo. Sin embargo, existe el comando formato condicional, con el que el aspecto de una celda puede cambiar al variar algún valor de la planilla. 5

Capítulo

5

Formatos condicinales

El formato es el aspecto. Figura 1.Modificar el aspecto de una planilla Modificar el aspecto de una planilla Las celdas de una planilla tienen dos atributos principales: su contenido y su formato. Esto puede hacerse con un formato condicional. por lo menos. la apariencia que presenta la celda: si un texto aparece en letra más grande o más chica. En la columna B aparecen los objetivos de ventas que deben cumplir. hasta que uno se mete con los comandos de formato para modificarlo. si la celda tiene un color de relleno. en general. etc. Excel tiene toda una batería de comandos para definir el aspecto de una celda. Cumpliendo las metas La planilla de la Figura 1 muestra el desempeño de un equipo de vendedores. las ventas reales. 95 Formatos condicinales 5 . Queremos que los valores de ventas de la columna C aparezcan destacados en negritas sobre fondo rojo si superan el objetivo de la columna B. Queremos que los valores de la columna C aparezcan destacados en negritas sobre fondo rojo si han superado los objetivos. Pero. Éstos permiten que el aspecto de una celda dependa de alguna condición. si un valor aparece con o sin decimales. el formato se fija una vez y no cambia. Un caso especial es el de los formatos condicionales. En la columna C. en negrita o subrayado.

Con esto queda definida la condición.. descolgamos las opciones y elegimos mayor que. Tomamos las opciones Formato/Formato condicional. donde queremos definir el formato. En la última caja. descolgamos las opciones y elegimos Valor de la celda. Ahora hay que determinar el formato propiamente dicho. que tiene un conjunto de fichas similares a las que se usan para definir el formato de las celdas.. Aparece el cuadro de la Figura 3. En este cuadro definimos la condición asociada al formato.TÉCNICAS AVANZADAS DE EXCEL 2000 PASO A PASO Seleccionamos el rango C2:C8. En la primera caja.. que tiene una serie de cajas donde definir las opciones del formato.. Hacemos un clic en el botón Formato... Aparece el cuadro de la Figura 2. Figura 2. indicamos B2. 96 . En la segunda.

la planilla deberá verse como en la Figura 4. 97 Formatos condicinales 5 . Hacemos un clic en el otro botón Aceptar (la condición). hay que tener cuidado. Hacemos un clic en Aceptar (el formato). En este conjunto de fichas definimos el formato propiamemte dicho. tal como hacemos al elegir el formato para una celda. Podemos cambiar algunos valores para ver si el formato funciona como es debido. En la ficha Fuente. ya que si se la señala con el mouse. Si todo salió bien. En la ficha Tramas. queda escrita en forma de referencia absoluta (con signos $). cuando se indica la celda a la cual C2 tiene que ser “mayor que”. marcamos la opción Negrita. lo que produciría errores al aplicar el formato en las demás filas de la columna. marcamos el sombreado rojo.Cumpliendo las metas Figura 3. En el paso 5.

Hay dos formas de encontrar esa opción. El menú Formato. con todas sus opciones. • Esperar unos segundos. 98 . como se ve en la Figura 6. hasta que aparezca el menú completo. La planilla de la Figura 1. una vez aplicado el formato condicional. Por ejemplo. según la Figura 5. ¿No está la opción Formato condicional en el menú? Como comentamos en el primer capítulo. No aparece la opción Formato condicional.TÉCNICAS AVANZADAS DE EXCEL 2000 Figura 4. una de las novedades de Excel 2000 es que los menúes desplegables no muestran todas sus opciones. la opción Formato condicional no aparece entre las subopciones de Formato. Figura 5.

Excel la mostrará inmediatamente en el menú Formato durante el resto de la sesión. ya que se habrá convencido de que la necesitamos. tal como aparece luego de unos segundos. como en el ejemplo anterior) las filas correspondientes a trabajos cuya fecha de cumplimiento haya sido superada. Otras condiciones La planilla de la Figura 7 es un listado de trabajos con su fecha de cumplimiento. Figura 6. 99 Formatos condicinales 5 . El menú Formato completo. HAY QUE SABERLO EXCEL 2000FORMATO CONDICIONAL EN EL MENÚ FORMATO CUANDO APARECE LA OPCIÓN Luego de haber usado la opción Formato condicional por primera vez.Otras condiciones • Hacer un clic en la doble flechita que aparece como última opción en la Figura 5. Eso descuelga el menú completo. Queremos usar un formato condicional para destacar (en negrita y color.

Vuelve a aparecer un cuadro como el de la Figura 2. Este caso es un poco diferente del anterior porque. Clic en Aceptar. De todas formas. En esta planilla deben aparecer destacados los trabajos cuya fecha de cumplimiento haya sido superada. para aceptar el formato. con las opciones para definir la condición. El cuadro debe verse como en la Figura 8. descolgamos las opciones y elegimos Fórmula. Aparece el cuadro donde se especifica el formato propiamente dicho. al aplicar el formato condicional a las celdas de la columna A. Tomamos las opciones Formato/Formato condicional.. por ejemplo.. Atención al signo $.TÉCNICAS AVANZADAS DE EXCEL 2000 Figura 7.. Indicamos el formato elegido (negrita y fondo de color).. En la segunda caja escribimos =$B2<HOY(). Hacemos un clic en Formato.. 100 . hay opciones que nos permiten hacerlo: PASO A PASO Seleccionamos el rango A2:B8. En la primera caja.. resulta que la condición depende del valor de otra celda.

La fórmula. con el formato condicional “funcionando”. pero la fecha de entrega (que interviene en la fórmula) está en la columna B. La planilla de la Figura 7. Así se define la condición para la planilla de la Figura 7. Figura 9. El formato se está aplicando a las celdas de las columnas A y B.La fórmula. Por eso debe fijarse la referencia a la columna. La planilla terminada aparece en la Figura 9. Atención al signo $ La fórmula que expresa la condición asociada al formato fue indicada como: =$B2<HOY() Esta condición se lee “que la fecha de entrega sea anterior al día de hoy”. 101 Formatos condicinales Figura 8. que devuelve la fecha actual. Clic en Aceptar. Es fundamental la presencia del signo $ exactamente ahí y en ningún otro lugar. Atención al signo $ 8. 5 . para aceptar la condición. Usa la función HOY().

hay un botón que dice Agregar>>. • Seleccionar todas las celdas y aplicar el formato a todas en un solo paso. Por ejemplo. Se especifican haciendo un clic en el botón Agregar>>. Esto se explica en el capítulo El puntero. Y en cada una de ellas debe considerarse una fecha de entrega diferente. Condiciones múltiples En el cuadro que aparece cuando aplicamos un formato condicional (Figura 10). Figura 10. vamos a refinar la planilla de la Figura 7 usando dos condiciones: 102 . Las condiciones se evalúan en el orden en que se ponen. nosotros usamos la segunda opción. podemos luego extender el formato con el puntero de estirar y usando el botón derecho del mouse. Los formatos condicionales pueden incluir hasta tres condiciones. táctica y estrategia. hay dos posibilidades. En los dos ejemplos anteriores. la de cada trabajo. igual que cuando aplicamos formatos comunes: • Aplicarlo a una celda y luego extenderlo a las demás.TÉCNICAS AVANZADAS DE EXCEL 2000 Pero el formato se extiende también a todas las filas. En el caso de usar la primera. Por eso no debe haber signo $ en la referencia a la fila. Este botón permite sumar una segunda (y luego una tercera) condición al formato. Extender formatos condicionales Cuando tenemos que aplicar un formato condicional a varias celdas.

En la segunda caja escribimos =$B2<HOY()+5. Hacemos un clic en Formato para definir el formato propiamente dicho. Hacemos un clic en Agregar>>. En la ficha Fuente indicamos Negrita. En la primera caja descolgamos las opciones y seleccionamos Fórmula. El cuadro se extiende como se ve en la Figura 11. 103 Formatos condicinales 5 PASO A PASO . el cuadro se agranda para poder especificar una segunda condición. Comenzamos seleccionando las celdas A2:B8 y definiendo la primera parte del formato como en los primeros siete pasos del ejemplo anterior. Figura 11.Condiciones múltiples • Los trabajos “vencidos” (aquéllos cuya fecha de entrega haya sido superada) aparecerán en negrita y sobre fondo gris. Al hacer un clic en el botón Agregar>>. • Los trabajos cuya fecha de entrega sea en los próximos cinco días aparecerán solamente en negrita. El cuadro de formato deberá quedar como en la Figura 8.

La planilla de la Figura 7. Hacemos un clic en Aceptar. pero no en fondo de color. El cuadro deberá verse como en la Figura 12. Figura 13. 104 . luego de aplicado el nuevo formato condicional.TÉCNICAS AVANZADAS DE EXCEL 2000 Hacemos un clic en Aceptar. Uno de los trabajos está en negrita. Así queda el cuadro una vez definida la segunda condición y su formato. Ahora la planilla deberá verse como en la Figura 13. Figura 12.

evalúa la condición dos.Eliminar formatos condicionales La jerarquía de las condiciones Éstas no son condiciones múltiples. Como dijimos antes. para ellos. si se quiere. la segunda condición no es evaluada.. Tomamos las opciones Formato/Formato condicional. • Si no se cumple la condición uno. En la planilla de la Figura 13. Si se cumple.. se puede eliminar sólo cierta condición y dejar las demás: PASO A PASO Seleccionamos las celdas de las que se quiere eliminar el formato condicional. Es más. como cuando se usan los operadores Y u O. 105 . los formatos condicionales pueden eliminarse. Si se cumple. Aparece el cuadro de la Figura 14. aplica el formato correspondiente y no evalúa la condición dos. Hacemos un clic en Eliminar. Pero reciben el primer formato porque. 5 Formatos condicinales Eliminar formatos condicionales Por supuesto.. los trabajos que cumplen la primera condición cumplen también la segunda (si la fecha de entrega es menor que la actual. lo será también si a la fecha actual se le suman cinco días). aplica el formato correspondiente. las condiciones se evalúan en el orden en que las hayamos escrito: • Primero evalúa la condición uno.

En este cuadro podemos marcar la condición que queramos eliminar. Hacemos un clic en Aceptar para aceptar la condición que se eliminará.TÉCNICAS AVANZADAS DE EXCEL 2000 Figura 14. 106 . Si en el cuadro de la Figura 14 marcamos todas las condiciones. Hacemos un clic en Aceptar para aceptar el formato modificado. quedará eliminado el formato condicional completo. Marcamos la condición (o las condiciones) que queramos eliminar.

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