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Posters Buenas Practicas de Documentacion

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REGLAS PARA DOCUMENTAR TU TRABAJO

DOCUMENTADO TU TRABAJO
Para registrar Fechas debes utilizar este formato

Todo lo que registres debe ser:
PERMANENTE: Utiliza tinta permanente y de color negro únicamente. LEGIBLE: Que se pueda leer fácilmente, evitando contratiempos o confusiones. EXACTA: Toda la información es correcta. A TIEMPO: Hecha en el momento apropiado, ni antes, ni después del hecho. CLARA: Cualquiera que la lea pueda entenderla. CONSISTENTE: Hecha de la misma manera siempre.

dd / mmm / aaaa
DIA (2 dígitos) / MES (3 primeras letras) / AÑO (4 dígitos)

Cuando registres HORAS, usa el Ejemplo:

HORARIO MILITAR

17 / Ene / 2008

00:00, 01:00, 02:00, 03:00, 04:00, 05:00, 06:00, 07:00, 08:00, 09:00, 10:00, 11:00, 12: 00, 13: 00, 14:00, 15:00, 16:00, 17:00, 18:00, 19:00, 20:00, 21:00, 22:00, 23:00

¿COMO HACER TU FIRMA GMP?
Veamos un ejemplo:

Karen January Salomón Gil

Firma GMP
K. Salomón
Tu primer apellido Inicial del primer nombre

S AC T CARP S ANE UB I

S AC T CARP S ANE UB I

COMPLETA: Todos los datos requeridos han sido escritos o efectuados; sin espacios blancos. VERDADERA: Lo que escribes es lo que realmente ocurrió. COMPLETA:r Not debes C a l i d ad G a a n í a d e dejar espacios en blanco, donde se solicite alguna información.

Cuando corrijas algún dato, canceles un espacio en blanco, escribas una nota, comentario u observación, debes usar tu firma GMP. En el caso que el documento te indique usar la firma autógrafa, también deberás firmar con la GMP.

Garantía de Calidad

CORRIGIENDO TU DOCUMENTACIÓN
Si cometes un error cuando estás documentando tu trabajo, hay solo una manera de corregirlo.
1. Traza una línea sobre el error 2. Escribe la información correcta en el espacio en blanco mas cercano al error. 3. Escribe la fecha en la que estas corrigiendo. 4. Escribe tu Firma GMP

REVISANDO TU DOCUMENTACIÓN LO QUE SIEMPRE DEBES HACER
Antes de entregar cualquier documento revísalo, asegurate que la información que registraste sea: Permanente Legible Exacta A tiempo Clara Consistente Completa Verdadera Completa

Ejemplos:
Caso 1: Si hay espacio para escribir la corrección en seguida del error, haz lo siguiente…

Caso 2: Si NO puedes hacer la corrección enseguida del error, busca un espacio en blanco y hazla la corrección. Deberás colocar un asterisco en el error y otro asterisco en el lugar donde colocaste la corrección. Esto con el fin de indicar que hiciste la corrección en otro lado.

Si encuentras algún error utiliza la técnica GMP, para corregir que ahora ya sabes. LO QUE NUNCA DEBES HACER
•Documentar antes de terminar cualquier proceso. •Escribir comentarios innecesarios o hacer marcas adicionales, garabatos, colocar información donde no es requerida, etc. •Encimar datos. •USAR “corrector” para corregir errores. •Hacer la corrección en espacios destinados para otra información. •Usar la firma GMP de otra persona. •Dejar espacios en blanco sin cancelar con una diagonal, cuando algún dato no aplique o no se cuente con la información. Garantía de Calidad

NE MUC OD E D S AC T CARP S ANE UB I

Caso 3: Todos los espacios en blanco deben ser cancelados y colocar la firma GMP y fecha, tal como se muestras en el ejemplo anterior.

Todas las correcciones deben hacerse en la misma cara de la hoja en la que se encuentra el error, nunca debe hacerse por el reverso. Garantía de Calidad

E MUC OD E D S AC T CARP S ANE UB I

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