UNIVERSIDAD GALILEO

FISICC – IDEA
LICENCIATURA EN ADMINISTRACION DE EMPRESAS Y
TELECOMUNICACIONES
CURSO: ADMINISTRACION 1 HORARIO: 10:00 A 11:00
CEI: PETAPA
TUTOR: LICDA. MARIA DEL CARMEN SALAZAR

FLUJOS DE TRABAJO
Investigación semana 4

SANDRA MELYNA LOPEZ RODRIGUEZ

CARNE: 08317002

FECHA ENTREGA: 31 DE OCTUBRE DE 2009

 TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCION..................................................................................................3
Flujo de trabajo.....................................................................................................4
Objetivos de un sistema de workflow ...............................................................4
Sistemas de workflow .....................................................................................5
Aplicaciones/Sistemas Workflow......................................................................5
Flujo de Trabajo: ..................................................................................................7
Las 3 R’s de un Flujo de Trabajo: ....................................................................7
Beneficios del Workflow o flujo de trabajo........................................................7
Según los procesos de negocio que implantemos en la empresa los
beneficios de los flujos de trabajo pueden ser:.............................................8
Ejemplo de Workflow: Un flujo de trabajo de una empresa..........................8
Flujos de Trabajo personalizados.......................................................................11
Flujos de Trabajo manejado por eventos...........................................................11

Participantes en el Flujo de Trabajo...................................................................12

Sinónimos........................................................................................................12
Imagen Definición del Proceso del Flujo de Trabajo ..................................13
Modelo de Referencia del Flujo de Trabajo........................................................14
Definición.........................................................................................................14
Usos................................................................................................................14
Figura 4 – El Modelo de Referencia del Flujo de Trabajo..................................15
CONCLUSION ...................................................................................................17
RECOMENDACIONES ......................................................................................18
BIBLIOGRAFIA ..................................................................................................19

2
 INTRODUCCION

La administración del flujo de trabajo (WorkFlow Management) es

una tecnología que está evolucionando rápidamente y está siendo
explotada en una gran variedad de industrias.
Su principal característica es la automatización de procesos que
involucran combinación de actividades humanas y basadas en
máquinas, particularmente aquellas que involucran interacción con
aplicaciones y herramientas IT (Information Technology).

La WfMC (Workflow Management Coalition) [2] ha sido establecida

para identificar áreas de funcionalidad y desarrollar especificaciones
apropiadas para la implementación en productos workflow. Se
pretende que esas especificaciones permitan la interoperabilidad
entre productos workflow heterogéneos y mejoren la integración de
aplicaciones workflow con otros servicios IT tales como correo
electrónico y administración de documentos.

3
Flujo de trabajo

El Flujo de trabajo (workflow en inglés) es el estudio de los

aspectos operacionales de una actividad de trabajo: cómo se
estructuran las tareas, cómo se realizan, cuál es su orden correlativo,
cómo se sincronizan, cómo fluye la información que soporta las
tareas y cómo se le hace seguimiento al cumplimiento de las tareas.
Generalmente los problemas de flujo de trabajo se modelan
con redes de Petri.

Si bien el concepto de flujo de trabajo no es específico a la tecnología

de la información, una parte esencial del software para trabajo
colaborativo (groupware) es justamente el flujo de trabajo.

Un flujo de trabajo muestra la secuencia de actividades que se

desarrollan dentro de uno o varios Casos de uso como una pieza de
funcionalidad concreta que satisface los requerimientos de un Actor.

Una aplicación de Flujos de Trabajo (workflow) automatiza la

secuencia de acciones, actividades o tareas utilizadas para la
ejecución del proceso, incluyendo el seguimiento del estado de cada
una de sus etapas y la aportación de las herramientas necesarias
para gestionarlo

Se pueden distinguir tres tipos de actividad:

 Actividades colaborativas: Un conjunto de usuarios trabajan

sobre un mismo repositorio de datos para obtener un resultado
común. Tiene entidad el trabajo de cada uno de ellos en sí
mismo.

 Actividades cooperativas: Un conjunto de usuarios trabajan

sobre su propio conjunto particular, estableciendo los
mecanismos de cooperación entre ellos. No tiene entidad el
trabajo de ninguno de ellos si no es visto desde el punto de
vista global del resultado final.

 Actividades de coordinación.

Objetivos de un sistema de workflow

4
  Reflejar, mecanizar y automatizar los métodos y organización
en el sistema de información.

 Establecer los mecanismos de control y seguimiento de los

procedimientos organizativos.

 Independizar el método y flujo de trabajo de las personas que

lo ejecutan.

 Facilitar la movilidad del personal.

 Soportar procesos de reingeniería de negocio.

 Agilizar el proceso de intercambio de información y agilizar la

toma de decisiones de una organización, empresa o institución.

Sistemas de workflow

El propósito de los sistemas de workflow, o BPMS - Business Process

Management Systems, es acercar personas, procesos y máquinas,
con el objeto de reducir tiempo y acelerar la realización de un
trabajo. Estos sistemas permiten trabajar en equipo desde diferentes
lugares físicos.

Los sistemas de workflow facilitan la automatización de los flujos de

trabajo entre procesos y permiten integrar los procesos de la
empresa, rediseñados de acuerdo con ayuda de nuevas estrategias.

Existen en el mercado varios productos como ser FlowMind,

openEDMS, wf.com.mx, cardiff, IBM. Existen muchas metodologías
que culminan en la implementación de un sistema de este tipo como
son Diagrama de Roles, BPMN, IDEF0, Ciclos de trabajo, etc.

Aplicaciones/Sistemas Workflow

Las aplicaciones Workflow automatizan la secuencia de acciones,

actividades o tareas en la ejecución del proceso, permiten realizar un
seguimiento de cada etapa del mismo y aportan las herramientas
necesarias para su control o gestión del flujo de trabajo.

Un sistema Workflow va más allá y se caracteriza, principalmente,

5
por una adecuada integración con sistemas de información actuales:
bases de datos, gestión documental, mensajería, ERP, etc.,
permitiendo la ampliación de un workflow, de un simple proceso a la
integración de varios procesos de negocio interrelacionados.

En el mercado existen diversos tipos de herramientas Workflow, las

principales son: Workflow Corporativo, Workflow de Aplicación,
Workflow Documental y Workflow de Producción. Algunos de
ellas se limitan a su área en particular y otras permiten la
comunicación con aplicaciones externas de manera síncrona
(esperando la respuesta antes de proseguir)
y/o asíncrona (solamente deja un "mensaje" y recupera la respuesta
más adelante).

En la actualidad existen nuevas herramientas y sistemas muy

sofisticados, que logran mayores incrementos en la eficacia de los
procesos de negocio, nos referimos a las relacionadas con
las "herramientas de trabajo en grupo" que incluyen piezas
claves de automatización de procesos administrativos (Workflow) y
de gestión de documentación.

Actualmente es muy importante acceder a la información de forma

ágil y eficaz. Por regla general la información suele estar en
diferentes formatos, según sea un documento de un tipo u otro, por
ejemplo un papel o un documento del programa Word (.doc.), o una
imagen (.jpg, .gif.), lo que genera un problema de accesibilidad a los
mismos. El tiempo que perdemos a la hora de acceder y
recuperar la información es mucho menor usando una
herramienta Workflow integrada con otros productos que
permiten el acceso informatizado a la información relacionada
con el workflow definido, lo que se traduce en una reducción
importante en cuanto a costes y un incremento de la
productividad.

Los sistemas de Workflow soportan circuitos de expedientes

directamente sobre una red de ordenadores, mediante el "motor de
Workflow" situado en el servidor de la red, los expedientes son
dirigidos según unas reglas determinadas facilitando así las tareas de
los usuarios. Los documentos que son escaneados y almacenados
pueden ser recuperados para su análisis o gestión de forma sencilla y
rápida gracias a las diversas utilidades que ofrece el sistema.

6
Flujo de Trabajo:

– Secuencia de tareas donde intervienen unos participantes

– Cada participante desempeña un papel determinado
– Unos documentos se manipulan y se transfieren entre
personas
– Se hace uso de una información que fluye entre las tareas
– De acuerdo con un conjunto de reglas y procedimientos
– Para alcanzar un determinado objetivo

Las 3 R’s de un Flujo de Trabajo:

• RUTAS

• ROLES

• REGLAS

Quién hace cada una de las partes del trabajo (tareas), en qué orden
y bajo qué condiciones.

• El Sistema de Gestión de Flujos de Trabajo define, gestiona y

ejecuta flujos de trabajo apoyándose en las TI.

La información que se gestiona puede ser de dos tipos:

 Documentos: creados en una determinada aplicación

(procesador de textos, hoja de cálculo...)

 Formularios: constituidos por un conjunto estructurado de

campos que contienen datos relativos al proceso

Beneficios del Workflow o flujo de trabajo

7
 Según los procesos de negocio que implantemos en la
empresa los beneficios de los flujos de trabajo pueden
ser:

1. Ahorro de tiempo y mejora de la productividad y eficiencia de la

empresa, debido a la automatización de muchos procesos de
negocio.
2. Mejora del control de procesos a través de la normalización de los
métodos de trabajo.
3. Mejor atención y servicio al cliente; un incremento en la
coherencia de los procesos da lugar a una mayor previsibilidad en
los niveles de respuesta a los clientes.
4. Mejora en los procesos; mayor flexibilidad de acuerdo con las
necesidades empresariales.
5. Optimización de la circulación de información interna con clientes y
proveedores.
6. Integración de procesos empresariales.

Los sistemas de Workflow o de flujo de trabajo, también conocidos

como BPMS (Business Process Management Systems / Sistemas
de Gestión de Procesos de Negocio) tienen el objetivo de acercar
personas, procesos y máquinas, ahorrando tiempo y acelerando la
realización del trabajo.

Facilitan también la automatización de los flujos de trabajo entre

procesos, pudiendo integrar estos en la empresa de acuerdo a unas
estrategias concretas.

Ejemplo de Workflow: Un flujo de trabajo de una empresa

Veamos cómo un importante laboratorio farmacéutico ubicado en

Barcelona se beneficia del Sistema de Workflow en sus procesos de
negocio.

Esta empresa, cuya oficina principal se encuentra en el centro de

Barcelona, posee varios locales y dos centros de producción en el
extrarradio de la ciudad.

El laboratorio subcontrata tres empresas para la fabricación de ciertos

componentes de su gama de productos y dos empresas externas para
la limpieza de sus instalaciones y el servicio de seguridad.

Como es de esperar, el laboratorio tiene una gran variedad de

procesos de negocio y producción, que abarcan desde flujos de
trabajos manuales y sencillos hasta procesos de negocios complejos e
interrelacionados. Algunos únicamente se describen como

8
procedimientos de trabajo manuales, pero la gran mayoría se definen
de manera centralizada en su motor de Workflow, automatizando al
máximo su ejecución y control.

Vamos a centrarnos en un ejemplo simplificado, partiendo de un

pedido proveniente de un mayorista.

A este laboratorio entran documentos de muy diverso tipo; sobre

todo en papel, por lo que lo primero que debe hacer la empresa es
digitalizar toda la información que le llegue y capturar los datos
importantes, para así almacenarlos y archivarlos en un formato capaz
de ser leído por otros programas. Para poder permitir una gestión
controlada, cada ubicación escanea los documentos localmente,
extrae información predefinida y se almacena en la base de datos
central de su motor de Workflow.

No queremos decir que haya que digitalizar toda la documentación

de la empresa, tanto interna como externa, sino que deben/pueden
digitalizarse únicamente la información necesaria, para su posterior
gestión, automatización y optimización permitiendo así un
seguimiento completo de su flujo de trabajo.

En nuestro caso, el formulario de pedido está estandarizado y, al

digitalizarlo, se puede extraer automáticamente la información
necesaria, así como el número de mayorista, los productos y las
cantidades pedidas. A este mayorista se le envía la mercancía los
martes y jueves de cada semana. Hoy es lunes.

1. El sistema de Workflow consulta las existencias en el

stock.

A los productos que hay en almacén les resta los pedidos y los
marca como reservados para este cliente.

2. A continuación la aplicación envía un email al departamento

de envío de mercancías.

Este, por su parte, procesa el envío consultando los productos

marcados para este mayorista, genera el albarán
automáticamente y prepara el envío para el martes. La lectura de
los códigos de barras de los productos enviados cambia el estado
del producto para este cliente. Si hasta el martes no se han
procesado los productos todavía, el Workflow envía un aviso a una
estancia superior.

3. El motor de Workflow, además, consulta dónde se fabrica

cada producto

9
 De modo que actualiza también automáticamente la planificación
para cada centro de producción, y envía los emails con la
información de los productos pedidos a cada una de las empresas
subcontratadas.

4. A partir de este momento el sistema de Workflow consulta la

base de datos los lunes y miércoles para verificar si ha
entrado la mercancía en el almacén

Para este mayorista y, en caso afirmativo, repite los pasos 1 y 2. Si

pasado un plazo definido no se ha recibido la mercancía en el
almacén, el sistema ejecuta los procesos definidos para cada caso.
P.e. enviar un email de recuerdo a las empresas subcontratadas, y en
segundo lugar a la instancia superior. Para que esto funcione se
actualiza la base de datos, a través de la lectura de los códigos de
barras de cada producto, cuando este entra en el almacén. En el caso
de las empresas subcontratadas, se digitaliza el albarán y se extrae la
información para actualizar el stock.

5. Naturalmente, también la facturación y los pagos de

facturas aprovechan la información del proceso
almacenado en la base de datos del sistema Workflow.

Cuando el importe de la mercancía enviada supera cierto límite, se

genera automáticamente una factura para una serie de envíos. Por
otro lado, cuando llega la factura de la empresa subcontratada, se
comparan automáticamente los datos del albarán correspondiente y,
si no hay discrepancias, se envía un email al responsable para la
aprobación de pagos. La aprobación, a su vez, genera el envío de
otro email para avisar del pago pendiente.

Como hemos visto, el proceso de pedido y entrega de mercancías

afecta a varios departamentos internos y a partes externas de la
empresa. Es un Workflow relativamente complejo y en gran parte
automatizado. Podría automatizarse más si los clientes efectuasen los
pedidos directamente desde una aplicación en Internet. Y todo ello,
sin modificar el flujo de trabajo definido en el motor de Workflow.

El laboratorio debe pagar a las dos empresas que tiene

subcontratadas, para la limpieza de los edificios la seguridad. Para
ello aprovecha módulos de los flujos de trabajo ya definidos,
agilizando, de esta manera, los trámites necesarios y aumentando la
eficiencia de la empresa. Otros muchos procesos pueden beneficiarse
de la implantación del Workflow.

Pixelware le ofrece una solución, basada en componentes

de Workflow, cuyas ventajas principales se centran en el aumento
del rendimiento y la productividad del trabajo de su empresa, un

10
incremento en el control del proceso a través de un seguimiento de
los flujos de trabajo de la empresa y una mayor agilidad de todos los
procesos de negocio.

El sistema de flujo de trabajo de Shado CMS permite definir procesos

de varios pasos (multi-step) incluyendo varios tipos de contenido,
personal de varios departamentos y acciones como presentar, revisar
o aprobar.

Flujos de Trabajo personalizados

El motor del flujo de trabajo puede ser personalizado para adaptarse

a las necesidades del usuario.

Flujos de Trabajo manejado por eventos

Los comandos del flujo de trabajo manejado por eventos pueden ser
construidos en cualquier componente de Shado CMS o
empleado como un servicio independiente que integra procesos,
gente y contenido según se necesite.

El ejemplo de abajo muestra como el servicio del flujo de trabajo

puede ser ampliado para automatizar procesos del negocio y no
únicamente para ser usado para la edición -> aprobación ->
publicación, funcionalidad del administrador de contenido.

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 Participantes en el Flujo de Trabajo

Un recurso que lleva a cabo el trabajo representado en un ejemplo de

actividad del flujo de trabajo. Este trabajo se manifiesta normalmente
como uno o más asuntos de trabajo asignados al participante de
flujos de trabajo vía la lista de trabajo.

El término Participante en el Flujo de Trabajo se aplica normalmente

a un recurso humano pero podría conceptualmente incluir recursos
basados en máquinas como delegado inteligente.

Un participante en el flujo de trabajo puede ser identificado

directamente en la definición del proceso de trabajo, o (más
normalmente) se identifica por referencias en la definición del
proceso a un rol o entidad organizativa, que pueda después
ser ocupada por uno o más de los recursos disponibles para el
sistema de flujos de trabajo, para operar en ese rol durante el
proceso representado.

En la Definición del Proceso Meta-Model del WfMC, la declaración del

participante de flujos de trabajo puede identificar un participante
como uno de estos cuatro tipos – humano, recurso (máquina), rol o
unidad de organización. Alternativamente las referencias pueden ser
un Modelo de Organización
Imagen Definición del Proceso del Flujo de Trabajo

Sinónimos

 Actor
 Delegado
 Jugador
 Usuario
 Jugador de rol
 Intérprete del Trabajo

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Imagen Definición del Proceso del Flujo de Trabajo

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Modelo de Referencia del Flujo de Trabajo

Definición
Una representación arquitectónica de un
sistema de gestión del flujo de trabajo,
identificando las fases más importantes del
sistema, desarrollado por la Coalición de
Gestión del Flujo de Trabajo.

Usos
El Modelo de Referencia proporciona el marco
arquitectónico general para el trabajo del
WfMC. Identifica “fases” cubriendo, en
general, cinco áreas de funcionalidad entre el
sistema de gestión de flujos de trabajo y su
medio ambiente.

 La importación y exportación de definiciones del proceso

 Interacción con las aplicaciones del cliente y el software de la

lista de trabajo

 La petición de herramientas de software o aplicaciones

 Interactuación entre los diferentes sistemas de gestión de flujos

de trabajo

 Funciones de Administración y Control

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Figura 4 – El Modelo de Referencia del Flujo de Trabajo

Un Workflow es la automatización parcial o total del proceso de

negocio, con el objetivo de lograr la interacción de diversas
actividades realizadas por personas y máquinas.

Los SGD (Sistemas de Gestión Documental) son sistemas dedicados a

incrementar el rendimiento productividad en la gestión de
documentos, facilitando el control y optimización de los flujos de
información que existen dentro de una compañía. Los SGD actuales

15
son sistemas dinámicos apoyados en tecnologías de flujo de trabajo
(workflow) y trabajo en grupo (groupware).

El objetivo de este trabajo consiste en el desarrollo de un sistema

workflow basado en una arquitectura java y su aplicación a la gestión
documental.

En este trabajo utilizamos tecnologías sumamente innovadoras como

son el concepto de Workflow, la utilización de Java para desarrollar
una arquitectura Workflow utilizable a través de Internet y la
implementación en el lenguaje Java de un Motor de Workflow que
cumple con la mayoría de las especificaciones de un Motor de
Workflow Genérico, además de la integración y desarrollo de las
Interfaces de un Sistema Workflow, para aplicarlo a un sistema de
gestión documental.

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CONCLUSION

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RECOMENDACIONES

1. En cualquier aplicación, hay una cosa que puede estar

determinado de: cambio ocurre. Uno de los problemas más
comunes que encontrar los desarrolladores esfuerzan con es
cómo tratar los flujos de trabajo de control de versiones y sus
clases relacionadas

2. Los flujos de trabajo permiten modelar procesos empresariales

de larga ejecución o lógica de negocios. Además, Windows
Workflow Foundation (WF) proporciona servicios de persistencia
que permiten para el estado de instancias individuales de un
proceso empresarial se guardado en un almacén permanente,
como una base de datos de Microsoft SQL Server.

3. Considere la posibilidad de un flujo de trabajo que usa algunos

tipos de .NET como datos, por ejemplo, una clase Order.

4. A medida que su organización crece y se desarrolla, los flujos

de trabajo de la administración de documentos diseñados para
determinadas circunstancias, y luego adaptados sobre la
marcha, pueden resultar ineficaces para satisfacer las
necesidades actuales

18
 5. Reflejar, mecanizar y automatizar los métodos y organización
en el sistema de información y Agilizar el proceso de
intercambio de información y agilizar la toma de decisiones de
una organización, empresa o institución

BIBLIOGRAFIA

 Workflow patterns Conjunto de patrones de diseño de flujos de

trabajo; evaluación comparativa de lenguajes de definición de
procesos de negocio

 "Knowledge Based Techniques to Increase the Flexibility of

Workflow Management" Barbara Dellen, Frank Maurer, Gerhard
Pews

 www.wikipedia.com

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