PENTINGNYA MEMPELAJARI

ADMINISTRASI, ORGANISASI DAN MANAJEMEN

DALAM MENCAPAI TUJUAN ORGANISASI

MAKALAH
Untuk Memenuhi Salah Satu Tugas
Pada Mata Kuliah Administrasi, Organisasi dan Manajemen

Disusun Oleh :
NINEU MARISSA
NPM. 06.301.124

POLITEKNIK
PIKSI GANESHA BANDUNG
2010
 KATA PENGANTAR

Assalamu’alaikum Wr.Wb.
Puji syukur saya panjatkan kehadirat Allah SWT, karena atas berkat dan rahmat-Nya
saya diberi kekuatan dalam menyelesaikan tugas Administrasi, Organisasi dan Manajemen
ini.
Saya sadar bahwa dalam pembuatan tugas ini masih banyak kekurangannya, karena
itu saya mohon maaf yang sebesar–besarnya jika selaku Dosen Mata Kuliah Administrasi,
Organisasi dan Manajemen menemukan keselahan–kesalahan dalam tugas ini. Namun
demikian, saya mengharapkan semoga tugas ini dapat bermanfaat.
Adapun tujuan dari pembuatan tugas ini adalah untuk memenuhi salah satu tugas.
Dalam pembuatan tugas ini saya banyak menemukan kendala dan kesulitan. Sebab selain
keterbatasan kemampuan saya juga disibukkan dengan tugas-tugas lainnya yang sama
pentingnya sehingga sulit untuk ditinggalkan. Namun berkat dorongan, keinginan, serta
percaya diri Alhamdulillah tugas ini dapat diselesaikan.
Dalam kesempatan ini saya mengucapkan rasa terima kasih kepada semua pihak yang
telah membantu dan memberikan dorongnannya sehingga tugas ini dapat terselesaikan.. Oleh
karena itu, dalam kesempatan ini saya mengucapkan terima kasih kepada dosen mata kuliah
Administrasi, Organisasi dan Manajemen.
Wassalamu’alaikum Wr. Wb

Bandung, November 2010

Penulis
 LEMBAR
PENILAIAN TUGAS

Tugas ini telah diperiksa :

Di Bandung Tanggal:………………………………
Dengan nilai angka:…………………………….

Dosen Mata Kuliah,

Rizal Padmakusuma,SE
1. Definisi Administrasi

Istilah administrasi berasal dari bahasa latin yaitu “Ad” dan “ministrate” yang artinya
pemberian jasa atau bantuan, yang dalam bahasa Inggris disebut “Administration” artinya
“To Serve”, yaitu melayani dengan sebaik-baiknya.

Pengertian administrasi dapat dibedakan menjadi 2 pengertian yaitu :

1. Administrasi dalam arti sempit. Menurut Soewarno Handayaningrat

mengatakan “Administrasi secara sempit berasal dari kata Administratie (bahasa
Belanda) yaitu meliputi kegiatan cata-mencatat, surat-menyurat, pembukuan
ringan, keti-mengetik, agenda dan sebagainya yang bersifat teknis ketatausahaan”
(1988:2). Dari definisi tersebut dapat disimpulkan administrasi dalam arti sempit
merupakan kegiatan ketatausahaan yang mliputi kegiatan cata-mencatat, surat-
menyurat, pembukuan dan pengarsipan surat serta hal-hal lainnya yang
dimaksudkan untuk menyediakan informasi serta mempermudah memperoleh
informasi kembali jika dibutuhkan.
2. Administrasi dalam arti luas. Menurut The Liang Gie mengatakan
“Administrasi secara luas adalah serangkaian kegiatan yang dilakukan oleh
sekelompok orang dalam suatu kerjasama untuk mencapai tujuan
tertentu”(1980:9). Administrasi secara luas dapat disimpulkan pada dasarnya
semua mengandung unsur pokok yang sama yaitu adanya kegiatan tertentu,
adanya manusia yang melakukan kerjasama serta mencapai tujuan yang telah
ditentukan sebelumnya.

Pendapat lain mengenai administrasi dikemukan oleh Sondang P. Siagian

mengemukakan “Administrasi adalah keseluruhan proses kerjasama antara dua
orang atau lebih yang didasarkan atas rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan
yang telah ditentukan sebelumnya” (1994:3).

Ciri-Ciri Administrasi :
a). Adanya kelompok manusia (2 orang atau lebih)
b). Adanya kerjasama dari kelompok tersebut
c). Adanya bimbingan, kepemimpinan, dan pengawasan
d). Adanya tujuan kelompok
 Berdasarkan uraian dan definisi tersebut maka dapat diambil kesimpulan bahwa
administrasi adalah seluruh kegiatan yang dilakukan melalui kerjasama dalam suatu
organisasi berdasarkan rencana yang telah ditetapkan untuk mencapai tujuan.

2. Definisi Organisasi
Kata organisasi mempunyai dua pengertian umum, pengertian pertama menandakan
suatu lembaga atau kelompok fungsional seperti: organisasi perusahaan, instansi pemerintah,
rumh sakit dan sebagainya, dan pengertian yang kedua berkenaan sebagai ”proses
pengorganisasian” yaitu sebagai suatu cara dalam mana kegiatan organisasi dialokasikan dan
ditugaskan di atara para anggotanya agar tujuan organisasi dapat tercapai dengan efisien.
Sedangkan pengorganisasian (organizing) adalah merupakan proses penyusunan struktur
organisasi yang sesuia dengan tujuan organisasi , sumberdaya-sumberdaya yang dimiliki
dan lingkungan yang melingkupinya. Terdapat 2 (dua) aspek utama dalam penyusunan
struktur organisasi sebagai berikut :
a.    Departementalisasi
b.    Pembagian kerja

Departementalisasi adalah merupakan pengelompokan-pengelompokan kegiatan-

kegiatan kerja suatu organisasi agar kegiatan-kegiatan yang sejenis dan saling brhubungan
dapat dikerjakan bersama, hal ini akan tercermin pada struktur formal suatu organisasi yang
ditunjuk oleh suatu bagan organisasi. Sedangkan pembagian kerja adalah uraian atau
perincian tugas pekerjaan agar setiap individu dalam organisasi bertanggung jawab untuk
melaksanakan sekumpulan kegiatan yang terbatas. Dengan demikian secara prinsip dalam
kedua aspek tersebut diatas merupakan dasar proses pengorganisasian suatu organisasi
untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan secara efisien dan efektif.
Tujuan suatu organisasi adalah untuk mencapai tujuan di mana individu-individu tidak
dapat mencapainya sendiri. Kelompok dua atau lebih orang yang bekerja bersama secara
kooperatif dan dikoordinasikan dapat mencapai hasil lebih dari pada dilakukan perseorangan.
Konsep ini disebut synergy. Tiang dasar pengorganisasian adalah prinsip pembagian kerja
(division of labor) yang memungkinkan syinergi terjadi.
3. Definisi Manajemen
SP. Malayu Hasibuan, menggambarkan bahwa manajemen adalah sebagai ilmu dan
seni mengatur proses pemanfaatan SDM (Sumber Daya Manusia) dan SDNM (Sumber Daya
Non Manusia) lainya secara efekti dan efisien untuk mencapai suatu tujuan tertentu.

Lebih lanjut GR Terry memberi pengertian bahwa : “Management Is Distince

Process Consisting of Planning, Organising, Actuating and Controling Performed to
Determme and accomplish stated objectives by us of human being and other resource”s.
Jadi manajemen merupakan suatu proses yang melibatkan kegiatan perencanaan,
perorganisasian, pengalaman dan pengendalian yang dilakukan untuk mencapai tujuan yang
diinginkan.

Dengan demikian untuk mencapai tujuan yang diinginkan melalui proses manajemen
tersebut, tentunya dimulai dari pada bagaimana memahami dirinya sendiri sebagai manajer
atau pimpinan tentang gaya atau seni yang akan ditetapkannya, bagaimana kemampuan dan
kecakapan yang dimilikinya dan srategi apa yang digunakan untuk mempercepat proses
pelaksanaan pencapaian tujuan tersebut, yang pada akhirnya tujuan yang diinginkan tersebut
dapat berjalan secara efisien dan efektif atau berdaya guna dan berhasil guna.

Fungsi-Fungsi Manajemen
Dalam menjalankan suatu organisasi apapun bentuknya, sudah barang tentu seorang
manajer harus memiliki dan memahami, kaedah-kaedah, prinsip-prinsip dan konsep-konsep
tentang manajemen dengan demikian diharapkan mampu menjalankan fungsi-fungsi
manajemen. manajemen dapat berjalan dalam melaksanakan kegiatannya, bilamana unsur-
unsur dan fungsi-fungsi dari manajemen tersebut  dapat bergerak sesuai dengan alurnya.

 Perencanaan
Rencana-rencana dibutuhkan untuk memberikan kepada organisasi tujuan-tujuannya
dan menetapkan prosedur terbaik untuk mencapai tujuan-tujuan itu. Disamping itu,
rencana memungkinkan :
1.  Organisasi bisa memperoleh dan mengikat sumberdaya yang diperlukan untuk
mencapai tujuan-tujuan.
 2.   Para anggota organisasi untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan yang konstisten
dengan berbagai tujuan terpilih, dan
3.   Kemajuan dapat terus dimonitor dan diukur, sehingga tindakan korektif dapat
diambil bila tingkat kemajuan tidak memuaskan.
 Pengorganisasian
Setelah para manajer menetapkan tujuan-tujuan dan menyusun rencana-rencana atau
program-program untuk mencapainya, maka mereka perlu merancang dan
mengembangkan suatu organisasi yang akan dapat melaksanakan berbagai program
tersebut secara sukses.
Pengorganisasian (Organizing) adalah :
1.   Penentuan sumber daya dan kegiatan-kegiatan yang dibutuhkan untuk mencapai
tujuan organisasi,
2.   Perancangan dan pengembangan suatu organisasi atau kelompok kerja yang akan
dapat ”membawa” hal-hal tersebut kearah tujuan,
3.   Penugasan tanggung jawab tertentu,
4.  Pendelegasian wewenang yang diperlukan kepada individu-individu untuk
melaksanakan tugas-tusanya. Fungsi ini menciptakan struktur formal dimana
pekerjaan di tetapkan, dibagi dan dikoordinasikan.
Manajer perlu mempunyai kemampuan untuk mengembangkan tipe organisasi yang
seuai dengan tujuan, rencana dan program yang telah ditetapkan. Perbedaan tujuan
akan membutuhkan jenis organisasi yang berbeda pula.
 Penyusunan Personalia
Penyusunan personalia (staffing) adalah penarikan (recruitment) latihan dan
pengembangan, serta penempatan dan pemberian orientasi para karyawan dalama
lingkungan kerja yang menguntungkan dan produktif. dalam pelaksanaan fungsi ini
manajemen menentukan persyaratan-persyaratan mental, phisik, dan emosioanal
untuk posisi jabatan yang ada melalui analisa jabatan, deskripsi jabatan dan
spesifikasi jabatan dan kemudian menarik karyawan yang diperlukan dngan
karakteristik personalia tertentu. Seperti keahlian, pendidikan, umur, latihan, dan
pengalaman. Fungsi ini mencakup kegiatan-kegiatan seperti pembuatan sistem
penggajian untuk pelaksanaan yang efektif; penilaian karyawan untuk promosi,
transfer, atau bahkan demosi dan pemecatan; serta latihan dan pengembangan
karyawan.
 Beberapa literatur manajemen memasukan fungsi staffing sebagai sebagian dari
fungsi organizing. Ada juga yang menempatkan staffing sebagai hal yang terpisah
dari fungsi manajemen dan memperlakukan sebagai sebagian dari fungsi
kepemimpinan (leadership). dalam pembahasan disini, fungsi staffing diuraikan
terpisah sebagai salah satu fungsi manajemen, karena penulis memandang bahwa
perkembangan dunia bisnis (dimana sumberdaya manusia merupakan kunci sukses
perusahaan) menyebabkan fungsi tersebut menjadi semakin penting.
 Pengarahan
Sesudah rencana dibuat, organisasidibentuk dan disusun personaliannya, langkah
berikutnya adalah menugaskan karyawan untuk bergerak menujun tujuan yang telah
ditentukan. Fungsi pengarahan (leading), secara sederhana, adalah untuk membuat
atau mendapatkan para karyawan melakukan apa yang diinginkan, dan harus mereka
lakukan. Fungsi ini melibatkan kualitas, gaya, dan kekuasaan pemimpin serta
kegiatan-kegiatan kepemimpinan seperti komunikasi, motifasi dan disiplin. Fungsi
leading sering disebut dengan bermacam-macam nama, antara lain leading, directing,
motifating, actuating atau lainnya.
Bila fungsi perencanaan dan pengorganisasian lebih banyak menyangkut aspek-aspek
abstrak proses manajemen, kegiatan pengarahan langsung menyangkut orang-orang
dalam organisasi
 Pengawasan
Semua fungsi terdahulu tidak akan efektif tanpa fungsi pngawasan (controlling), atau
sekarang banyak digunakan istilah pengendalian. Pengawasan (controlling) adalah
penemuan dan penerapan cara dan peralatan untuk menjamin bahwa rencana telah
dilaksanakan sesuai dengan yang telah ditetapkan. Hal ini dapat positif maupun
negatife. Pengawasan positif mencoba untuk mengetahui apakah tujuan organisasi
dicapai dengan efisien dan efektif. Pengawasan negatife mencoba untuk menjamin
bahwa kegiatan yang tidak diinginkan atau dibutuhkan tidak terjadi atau terjadi
kembali.
Fungsi pengawasan pada dasarnya mencakup empat unsur yaitu:
1)   Penetapan standar pelaksanaan,
2)   Penentuan ukuran-ukuran pelaksanaan,
3)   Pengukuran pelaksanaan nyata dan membandingkannya dengan standar yang
telah ditetapkan,
 4)  Pengambilan tindakan koreksi yang diperlukan bila pelaksanaan menyimpang dari
standar.

4. Hubungan Administrasi, Organisasi dan Manajemen

Berdasarkan ketiga definisi diatas, dapat ditarik kesimpulan bahwa diantara ketiganya
terdapat hubungan sebagai berikut :
a. Manajemen lahir dari administrasi sendiri, dan manajemen merupakan bagian dari
administrasi yang mempunyai peran untuk mengorganisasikan sumber daya yang
ada untuk menetapkan langkah dan kegiatan organisasi yang perlu dilakukan demi
tercapainya tujuan organisasi.
b. Administrasi terdapat di dalam suatu bentuk organisasi atau lembaga. Organisasi
atau lembaga mempunyai seperangkat tujuan. Administrasi adalah alat bagi
organisasi atau lembaga dalam rangka mencapai tujuan-tujuannya.
c. Segala kegiatan administrasi harus selalu berorientasi pada tujuan organisasi atau
lembaga. Segala kegiatan administrasi harus berlangsung secara efektif dan efisien
agar tujuan-tujuan organisasi atau lembaga tercapai secara optimal. Karena tiap-
tiap organisasi atau lembaga melibatkan sedikitnya dua orang yang bekerja untuk
mencapai tujuan bersama, maka kerjasama di antara anggata-anggata organisasi
atau lembaga mutlak perlu dikembangkan secara harmonis. Setelah mengetahui
arti dari Administrasi,
d. Administrasi adalah penyelenggaraannya, dan manajemen adalah orang-orang
yang menyelenggarakan kerja. Maka kombinasi dari keduanya adalah
penyelenggaraan kerja yang dilakukan oleh orang-orang secara bersama-sama
(kerjasama) untuk mencapai tujuan yang yang telah ditetapkan oleh organisasi.
e. Administrasi sesuai dengan prosesnya ialah menentukan tujuan dan
kebijaksanaan, sedangkan organisasi sebagai wadah untuk mencapai tujuan.
Untuk merealisasikan tercapainya tujuan diperlukan manajemen.

5. Kesimpulan (Pentingnya Mempelajari AOM dalam Mencapai Tujuan

Organisasi)

Berdasarkan rumusan pengertian di atas, dapat diambil kesimpulan bahwa pentingnya

mempelajari AOM dalam mencapai tujuan organisasi adalah sebagai berikut:
 a. Agar tujuan yang telah ditetapkan dapat berjalan dengan baik.
Dalam mencapai tujuan, diperlukan suatu kerja sama antara ketiganya. Yang
pertama adalah proses penggerakan. Proses penggerakan dalam Administrasi
disebut Manajemen. Administrasi mencapai tujuan melalui Manajemen.
Kemudian, agar kegiatan kerjasama tersebut berhasil dengan baik dan mencapai
tujuan maka dibutuhkan sebuah wadah, kerangka, atau struktur. Wadah, kerangka,
atau struktur dimana kerjasama dilakukan disebut Organisasi.

b. Apabila di dalam suatu organisasi tidak memiliki sistem administrasi dan

manajemen yang baik/bagus, maka organisasi tersebut tidak dapat berjalan dengan
baik.

Tetapi, dari ketiga hal tersebut yang terdapat hal yang paling menentukan, yaitu
sumber daya manusia. Karena manusia yang membuat tujuan dan manusia pula yang
melakukan proses untuk mencapai tujuan. Tanpa ada manusia tidak ada proses kerja, sebab
pada dasarnya manusia adalah makhluk kerja. Oleh karena itu, AOM timbul karena adanya
orang-orang yang berkerja sama untuk mencapai tujuan.