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MODELO INFORME

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4.

INFORME

Al finalizar el examen de la organización, es necesario preparar un informe, en el cual se consignen los resultados de la auditoria; identificando claramente el área, sistema, programa, proyecto, etcétera, auditado, el objeto de la revisión, la duración, el alcance, recursos y métodos empleados. En virtud de que en este documento se señalan los hallazgos, es así como las conclusiones y recomendaciones de la auditoria, es indispensable que brinde suficiente información respecto a la magnitud de los hallazgos y la frecuencia con se presentan, dependiendo del numero de casos o transacciones revisadas en función de las operaciones que realiza la organización. Asimismo, es importante que tanto los hallazgos como las recomendaciones estén sustentados por evidencia competente y relevante, debidamente documentada en los papeles de trabajo del auditor. Los resultados, las conclusiones y recomendaciones que de ellos se desprendan, deberán reunir atributos tales como: Objetividad. Visión imparcial de los hechos. Oportunidad. Disponibilidad en tiempo y lugar de la información. Claridad. Fácil comprensión del contenido Utilidad. Provecho que puede obtenerse de la información Calidad. Apego a las normas de calidad y elementos del sistema de calidad en materia de servicios. Lógica. Secuencia acorde con el objeto y prioridades establecidas El informe constituye un factor invaluable en tanto que posibilita conocer los instrumentos y criterios contemplados fueron de acordes con las necesidades reales, y deja abierta la alternativa de su presentación previa al titular de la organización para determinar los logros obtenidos; particularmente cuando se requieren elementos probatorios o de juicio que no fueron captados en la aplicación de la auditoria. Asimismo, permite establecer las condiciones necesarias para su presentación e instrumentación. En caso de una modificación significativa, derivada de evidencia relevante, el informe tendrá que ajustarse.

4.1 Aspectos operativos.
Antes de presentar la versión definitiva del informe, es necesario revisarlo en términos prácticos, partiendo de las premisas acordadas para orientar las acciones que se llevaron a cabo en forma operativa. Para abordar este aspecto, es aconsejable ajustarse al orden siguiente: 1. Introducción. Criterios que se contemplaron para comprender e interpretar la auditoria.

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16. Antecedentes. Desviaciones significativas. 2 . 4. No perder de vista el objeto de la auditoria cuando se llegue a las conclusiones y recomendaciones finales. 7. técnicas e indicadores en que se sustento la auditoria. Cursos de acción seguidos y recursos ejercidos en cada uno de ellos. profundidad y cobertura del trabajo. Opiniones de los responsables de las áreas auditadas. Señalamiento para mejorar la operación y el desempeño. Costo. Recursos financieros usados en su desarrollo. Razones por la que se efectuó la auditoria y fines que se persigue en el informe. Toda clase de aspectos que requieren de un estudio mas profundo. Medios humanos.2 Lineamientos generales para su preparación 1. Conclusiones. 5. Programa y métodos viables. 2. Información que enmarca la génesis y situación actual de la organización. 9. materiales y tecnológicos empleados. Pasos o actividades realizados en cada etapa. conclusiones y recomendaciones. 15. 11. 8. 6. Elementos que hicieron necesaria su aplicación. Marco de trabajo. 3.2. Acciones. Puntos de vista externados acerca de los hallazgos. 14. Grado de cumplimiento de las normas aceptadas para la auditoria. 13. Objetivos de la auditoria. Alternativas de implantación. Recursos. Inferencias basadas en las pruebas obtenidas. Justificación. Ponderar las soluciones que se propongan para hacerlas practicas y viables. Recomendaciones. Estrategia. Ámbito. Alcance. 10. Metodología. 4. Asuntos especiales. 12.

Establecer la forma y contenido que deberán observar los reportes y seguimiento de las acciones. 5. Breve descripción de por que surgió la necesidad de aplicar la auditoria. Ofrecer a los niveles de detección los elementos idóneos para una toma de decisiones objetiva y consistente. 4. según sea el caso. los informes mas representativos son: • • • Informe general Informe ejecutivo Informe aspectos relevantes 4. revise los borradores y los papeles de trabajo. y traducirlas en recomendaciones preventivas o correctivas. Introducción. para evaluar el tratamiento y cursos de acción tomados en la obtención de los resultados.1 INFORME GENERAL Responsable. La variedad de alternativas para presentar los informes depende del destino y propósito que se les quiera dar. 9. Es conveniente que antes de emitir el informe.3. una persona independiente a la aplicación de la auditoria. Crear conciencia en los niveles de decisión de la importancia que reviste el no cumplir. Sentar las bases para la constitución de un mecanismo de información permanente. 10. 8. Tomar en cuenta los resultados de auditorias realizadas con anterioridad. amen del impacto que se busca con su presentación. 6. Atendiendo a estos criterios.3. 4. mecanismos de coordinación y participación empleados para su 3 . 7. Aprovechar todo el apoyo posible para fundamentar solidamente los resultados. Explorar diferentes alternativas para inferir las causas y efectos inherentes a los hallazgos. con las medidas recomendadas. Homogenizar la integración y presentación de los resultados para que exista coherencia entre los hallazgos y los criterios para su atención.3 Tipos de informe. Área o unidad administrativa encargada de preparar el informe. o hacerlo extemporáneamente. a fin de verificar que se han cumplido con todas las normas de auditoria y que la opinión a externar este justificada y debidamente amparada por el trabajo realizado.

acciones llevadas a cabo y propuesta de actuación. cuadros y demás instrumentos de análisis administrativo que se consideren elementos auxiliares para la presentación y fundamentacion del estudio. Síntesis. Gráficos. con el objeto de contemplar los aspectos que reflejan los obstáculos. Relación de los resultados y logros obtenidos con los recursos asignados. Determinación de los mecanismos de información. se puede analizar y evaluar: • • • • • Si el proceso de aplicación de la auditoria se finalizo. Seguimiento. 4 . ventajas y desventajas que pueden derivarse. Responsable. así como el propósito y explicación general de su contenido. problemas detectados.2 INFORME EJECUTIVO. Profundidad con la que se examino la organización. Técnicas empleadas. Documento que se integra adoptando un criterio de selectividad. Apéndice o anexos. deficiencias o desviaciones captadas durante el examen de la organización. control y evaluación. Exposición histórica de la organización. se reprogramo o se replanteo.desarrollo. Metodología. Instrumentos y métodos utilizados para la obtención de resultados en función del objetivo. Presentación de alternativas de acción. Estrategia de implantación.3 INFORMES DE ASPECTOS RELEVANTES.3. Si se presentaron observaciones relevantes Si la auditoria esta en proceso. Explicación de las técnicas y procedimientos utilizados con el fin de captar y analizar la evidencia necesaria para cumplir con los objetivos de la auditoria. Área o unidad administrativa encargada de preparar el informe. 4. Tiempo que comprendió el examen. Objetivos. Diagnostico. Propósitos que se pretenden lograr con la auditoria. Alcance. Concentrados de aspectos prioritarios. Antecedentes. sucesos y vicisitudes de mayor relevancia que ha afrontado en forma total o parcial y que influyeron en la decisión de llevar a cabo la auditoria. los cambios. soluciones instrumentadas y pausas sugeridas para la consecución real de las propuestas. Periodo de revisión. Conclusiones y recomendaciones. Definición de las causas y consecuencias del estudio. para garantizar el cumplimiento de los criterios propuestos. Concentrado de los logros obtenidos. duración de la revisión. Las horas – hombre realmente utilizadas La fundamentacion de cada observación. Mediante este informe. Explicación de los pasos o etapas previstas para obtener y aplicar los resultados. Propuesta. implicaciones de los cambios y resultados esperados. 4. es decir. Conclusiones.3. mismas que justifican los cambios o modificaciones posibles.

Integración de recursos 3. Ejecución del programa. La implantación de las recomendaciones constituye el paso clave para impactar en forma efectiva a la organización.4 Propuesta de implantación. Preparación del programa Para elaborar es necesario cumplir con estos pasos: 5 . incorrectos u omitidos. Se requiere mejorar la cultura organizacional Necesidad de revisar la estrategia general de acción Adecuación y actualización de los sistemas Ampliar los programas de capacitación y desarrollo Depurar los procesos esenciales. Mejor aprovechamiento de los recursos humanos. en relación con las condiciones establecidas. financieros y tecnológicos. materiales. Las observaciones del informe se consideran relevantes cuando plantean las siguientes características: • • • • • • • • • • • • • • Falta de concordancia entre misión. metas.• • Las causas y efectos de las principales observaciones formuladas Las posibles consecuencias que se pueden derivar de las observaciones presentadas. Registros contables inoportunos. Presentación extemporánea de informes y reportes financieros. 4. este informe puede acompañarse de un ejemplar del informe general o ejecutivo. ya que constituye el momento de transformar las propuestas en acciones especificas para cumplir con el propósito de la auditoria. políticas y programas. Replantear el manejo de funciones Reducción de los pasos y el tiempo necesarios para deshogar el trabajo. Los Proveedores no se sujetan puntualmente a las condiciones de operación. Inobservancia del marco normativo aplicable No se cumplen adecuadamente las expectativas de los clientes y usuarios. objetivos. La implatancion se efectúa en tres fases: 1. Preparación del programa 2. Para apoyar el proceso de toma de decisiones del titular de la organización. estrategias.

llevando a cabo cuantas pruebas sean necesarias. Consiste en seleccionar parte de las recomendaciones de la auditoria e implantarlas procurando hacerlo sin causar grandes alteraciones. tomando en cuenta el impacto que los cambios administrativos pueden propiciar en la organización. tanto de las condiciones normales de trabajo. Método del proyecto piloto. 3. dejando que las nuevas condiciones funcionen libremente antes de suspender las anteriores. Constituye el empleo de mas de un método para instrumentar las recomendaciones. por un periodo determinado. Estructurado el programa de implantación. 6 . 5. • Integración de recursos. Combinación de métodos. con la finalidad de medir sus efectos. 4. mobiliario y equipo. lo que permite un cambio gradual y controlado. Refiere la posibilidad de implantar las recomendaciones contenidas en los resultados de la auditoria en forma inmediata. Establecer el tiempo de duración de cada actividad y el total para la implantación. tomando en cuenta que estas sean viables y que existan las condiciones para hacerlo efectivamente. Delimitar claramente las responsabilidades del personal responsable de sus ejecución. Método Instantáneo. 2.• • • • Determinar las actividades que deben de efectuarse y la secuencia para su realización. y avanzar al siguiente paso solo hasta que se haya consolidado el anterior. Métodos de implantación Los métodos de implantación aceptados para traducir las recomendaciones en acciones especificas son: 1. Representa la operación simultanea. como de las que se van a implantar. Método de implantación en paralelo. lo que facilita introducir cambios en una escala reducida. Consiste en realizar un ensayo con los resultados de la auditoria en solo una parte de la organización. instalaciones. Instantáneo Proyecto piloto Implantación en paralelo Implantación por aproximaciones sucesivas Combinación de métodos. se debe reunir los recursos para ponerlo en marcha. Método de implantación parcial o por aproximaciones sucesivas. lo que permite efectuar modificaciones y ajustes sin problemas. Estimar los requerimientos de personal. antes de aplicarlos en forma global.

el responsable de la auditoria convocara al grupo auditor para efectuar una revisión de su contenido. Finalmente. laminas o material audiovisual.Después. se tiene que efectuar el seguimiento y evaluación de los avances que se vayan obteniendo. realizara los ajustes necesarios para depurarlo. corporativa (s) o sectoriales (es) Dependencia globalizadota ( en el caso de las instituciones publicas) Atendiendo a las normas de funcionamiento. Cuando ya se cuente con el informe final. 4. se tiene que desarrollar toda la base documental para fundamentar técnica y normativamente la implantación y. en caso de detectar algún aspecto susceptible de enriquecer o clarificar.5 Presentación del informe. Una vez que el informe ha quedado debidamente estructurado. En forma simultanea. de acuerdo con los requerimientos de la auditoria y con el programa de implantación. se procederá a su entrega y presentación a : • • • • • Titular de la organización Niveles directivos Mandos medios y nivel operativo Grupos (s) de filiación. convenios de coordinación. convención sectorial. reciba la información y orientación para interactuar en condiciones optimas. el acondicionamiento físico de las instalaciones. 7 . • Ejecución del programa Cumplidos los pasos anteriores. estrategia y relaciones con el entorno. La presentación del informe puede realizarse con el apoyo de equipos de computo. el informe se puede hacer extensivo a las instituciones con las que interactúa la organización. se procede a implantar el estudio empleando el método seleccionado y realizado las actividades programadas. con el objeto de fortalecer o reconsiderar los criterios para el desarrollo del trabajo en conjunto. Es necesario que el personal que participa en la implantación. se lleva a cabo la selección y capacitación del personal que va a colaborar en su ejecución. en su caso.

y posteriormente a la revisión del Gerente del Equipo de trabajo. 8 . En caso de contener anexos. sucesos y vicisitudes de mayor relevancia que ha afrontado en forma total o parcial y que influyeron en la decisión de llevar a cabo la auditoria.  Debidamente foliado. Exposición histórica de la organización. dicho informe deberá ser sometido a una revisión gramática y ortográfica por parte del equipo de trabajo. Antes de su presentación.SÍNTESIS MODELO El informe deberá ser presentado dando riguroso cumplimiento a cada uno de los siguientes requisitos:  En documento impreso con hojas enumeradas y en medio magnético. concordado con los folios correspondiente. así como el propósito y explicación general de su contenido. mecanismos de coordinación y participación empleados para su desarrollo. Breve descripción de por que surgió la necesidad de aplicar la auditoria. Antecedentes. con párrafos cortos y claros. los cambios. contener índice y metodología adecuada. es decir. Introducción.  Tabla de contenido Con todo lo anterior el equipo de auditores tendrá en cuenta que el informe deberá presentar el contenido y forma siguiente:  Una parte del encabezamiento con información general sobre:  Fecha de presentación del Informe  Nombre de los integrantes del equipo de trabajo y el # asignado al Grupo  Respecto a la Entidad auditada – Identificarla plenamente – Domicilio – Nombre e identificación del representante legal (En nuestro caso el Gerente del equipo de Trabajo). duración de la revisión. Técnicas empleadas. estos deben coincidir con el llamado que se señale el informe  El texto debe ser comprensible.

Instrumentos y métodos utilizados para la obtención de resultados en función del objetivo Hechos examinados. preciso y concordante en las conclusiones y recomendaciones del mismo. deberá tocar de manera independiente los aspectos relacionados con cada una de las etapas del proceso administrativo revisadas y analizadas en la visita practicada a la empresa auditada. o La documentación de las etapas de planeación. Conclusiones y recomendaciones. Seguimiento. en consecuencia no es posible concluir o recomendar acerca de un aspecto que no se haya tocado en el cuerpo del informe. o Soluciones instrumentadas y pautas sugeridas para la consecución real de las propuesta. Explicación de los pasos o etapas previstas para obtener y aplicar los resultados. Estrategia de Implantación. justifican los cambios y resultados esperados Recomendaciones. para garantizar el cumplimiento de los criterios propuestos Apéndices o anexos. Determinación de los mecanismos de información. ventajas y desventajas que pueden derivarse. Conclusiones. control y evaluación. simplemente trata lo que se observo y analizo. instrumentación y examen de la auditoria administrativa constituyen los papeles de trabajo. o dejar de recomendar sobre aspectos que requieran por haber sido analizados. Debe ser claro en cada uno de los aspectos que toque. implicaciones de los cambios y resultados esperados Nota. No se dan opiniones. Breve descripción de los hechos analizados. o Alternativas de acción. problemas detectados. o Definición de las causas y consecuencias del estudio. mismas que 9 . o Concentrado de los logros obtenidos. Igualmente señalar el folio o documento en que se encuentran probados los hechos. es decir que los documentos y los análisis deben constituir un anexo independiente de documentos incorporados.

cuadros y demás instrumentos de análisis administrativo que se consideren elementos auxiliares para la presentación y fundamentacion del estudio. 10 .o Gráficos.

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