La clave de tu negocio

Introducción Dirección de proyectos

Objetivo

• Establecer un lenguaje común entre todos los

participantes, usando conceptos generales de Dirección
de Proyectos.
¿Qué es un Proyecto?
Definición de Proyecto

• Un proyecto es un esfuerzo temporal que se lleva a

cabo para crear un producto, servicio o resultado
único.
– Temporal
• Tiene un inicio y un fin definido
– Único
• El resultado a obtener será distinto al de otros proyectos
– Elaboración gradual
• Desarrollado en pasos continuos e incrementales hasta obtener el
objetivo
Proyecto vs. Trabajos operativos

• Trabajos realizados en organizaciones con el fin de

lograr objetivos se clasifican en
– Proyectos
• Son temporales y únicos
– Operaciones
• Son continuas y repetitivas
• Comparten las siguientes características
– Ejecutado por personas
– Restringido por recursos limitados
– Planificados, ejecutados y controlados
¿Qué es la Dirección de Proyectos?

• La dirección de proyectos es la aplicación de

conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a
las actividades del proyecto para satisfacer los
requisitos del proyecto (fuente PMBOK).
¿Qué es un proyecto exitoso?

• Alcances
• Plazo
• Costo
• Calidad
Clientes e
Interesados
Satisfechos
Agenda

• Concepto de Proyecto
• Areas de Conocimiento para la Dirección de
Proyectos
• Ciclo de Vida del Proyecto
• Grupos de Proceso de Dirección de Proyectos
Areas de Conocimiento

Integra- Comunica
RR.HH.
ción ciones

Adquisicio
Alcances Calidad
nes

Riesgos Tiempo Costo

Gestión de Alcance

• Describe los procesos necesarios para asegurar

que el proyecto incluye todo el trabajo requerido y
Solo el trabajo requerido, para completar el
proyecto exitosamente.
– Planificación del alcance:
• Como se definirá, verificará y controlará el alcance
– Definición del alcance
– Crear EDT (WBS)
– Verificación del alcance
– Control del alcance
Gestión de Tiempo

• Describe los procesos requeridos para asegurar el

oportuno término del proyecto
– Definición de las actividades
– Establecimiento de la secuencia de las actividades
– Estimación de recursos de las actividades
– Estimación de duración de las actividades
– Desarrollo del Cronograma
– Control del Cronograma
Gestión de Costos

• Describe los procesos requeridos para asegurar que el

proyecto es completado dentro del presupuesto
aprobado
– Estimación de costes
– Preparación del presupuesto de costes
– Control de Costes
Gestión de Calidad

• Describe los procesos necesarios para asegurar que el

proyecto cumpla los objetivos para los cuales fue
emprendido.
– Planificación de calidad
– Realizar aseguramiento de calidad
– Realizar control de calidad
Gestión de RR.HH.

• Describe los procesos que organizan y dirigen el equipo

del proyecto
– Planificación de los RR.HH.
– Adquirir el equipo de proyecto
– Desarrollar el equipo de proyecto
• Mejorar competencia e interacción de los
miembros del equipo
– Gestionar el equipo de proyecto
• Seguimiento del rendimiento,
retroalimentación,resolución polémicas
Gestión de Comunicaciones

• Describe los procesos relacionados con la

generación, recolección, distribución,
almacenamiento y disposición final de la
información del proyecto, en tiempo y forma
– Planificación de las comunicaciones
– Distribución de la información
• Información necesaria esté disponible en el momento
oportuno
– Informar el rendimiento
• Reportes de estado
– Gestionar a los interesados
Gestión de Riesgos

– Planificación
– Identificación de riesgos
– Análisis cualitativo
• Probabilidad e impacto
– Análisis cuantitativo
– Planificación de la respuesta a los riesgos
– Seguimiento y control de riesgos
Gestión de Adquisiciones

• Describe los procesos requeridos para comprar o

adquirir bienes, servicios o resultados, así como
para contratar procesos de dirección.
– Planificar las compras y adquisiciones
• Que, cuando y como comprar o adquirir
– Planificar la contratación
• Documenta los requisitos de los productos, servicios y
resultados e identifica posibles vendedores
– Solicitar respuestas de vendedores
– Selección de vendedores
– Administración del contrato
– Cierre del contrato
Gestión de Integración

• Describe los procesos requeridos para asegurar

que los distintos elementos del proyecto esten
debidamente coordinados
– Desarrollar Acta de Constitución del Proyecto
– Desarrollar Enunciado del Alcance del Proyecto preliminar
– Desarrollar Plan de Gestión del proyecto
– Dirigie y gestionar la ejecución del proyecto
– Supervisar y controlar el trabajo del proyecto
– Control integrado de cambios
– Cerrar Proyecto
El Director de Proyecto

• Areas de experiencia
– Fundamentos de la Dirección de Proyectos
– Conocimientos, normas y regulaciones del área de
aplicación
– Comprensión del entorno del proyecto
– Conocimientos y habilidades de dirección general
– Habilidades interpersonales
El Director de Proyectos

• Habilidades
– Clara orientación al negocio y empatía con los
clientes.
– Habilidad negociadora con clientes y proveedores.
– Habilidad para trabajar en un equipo
multidisciplinario.
– Ser impecable en el cumplimiento de los
compromisos.
– Cuidar los recursos económicos.
– Gestionar riesgos.
La Dirección de Proyectos es un Trabajo
de Equipo

Desafíos
Experto Técnico

• Equipos más
grandes Control
Programa

• Especialización Director de
Proyecto
• Distribución Contratos y
Adquisiciones
Geográfica Control
Costos
• Rapidez del cambio Gestión del Cambio
tecnológico organizacional
Trabajo en equipo

• El éxito es del equipo:

– Responsabilidades Claras
– Balance y Chequeo
• Todo Entregable tiene:
– Responsable
– Verificador(es)
– Aprobador
– Actitud colaborativa y proactiva
¿Cómo institucionalizar?

• Debe haber un responsable institucional:

–La Oficina de Dirección de

Proyectos (PMO)
• Es la responsable de la definición
y adopción del proceso de
Gestión de Proyectos.
Agenda

• Concepto de Proyecto
• Areas de Conocimiento para la Dirección de Proyectos
• Ciclo de Vida del Proyecto
• Grupos de Proceso de Dirección de Proyectos
Fases e Hitos

• Todo proyecto es un emprendimiento único, por

lo que tiene asociado un grado de
incertidumbre.
• Para disminuir la incertidumbre los proyectos se
dividen en FASES.
• Cada fase se traduce en el cumplimiento de uno
o más HITOS.
• Dividir el proyecto en fases e hitos nos permite
saber como vamos.
Ciclo de Vida del Proyecto

• Conjunto de Fases con que se divide a un proyecto

• Las Fases conectan el inicio de un proyecto con su fin.
Fases del Proyecto

• Permiten mejorar el control de la gestión

• Cada fase está determinada por el término de
una PRESTACION
– Producto de trabajo tangible y verificable
• Fases terminan con evaluación:
– Determinar si continuar
– Detectar y corregir errores
• No existe traslape entre fases, fase siguiente
requiere aprobación fase anterior
– Excepcionalmente se asume el riesgo de comenzar
sin esa aprobación
HITOS

• Representan un conjunto de objetivos a

lograr, independiente de la naturaleza de las
actividades.
• Tienen asociado un conjunto de entregables,
los que una vez verificados y aprobados dan
origen al cumplimiento del hito.
• Hitos principales marcan término de una fase.
 Ejemplo de ciclo de vida
FASES Objetivos
Inicio
Anteproyecto Acuerdo sobre el problema, y beneficios
proyecto.

Concepción Definición y validación de la solución.

Aprobación Plan y Presupuesto del
proyecto
Ejecución de la Solución Producto disponible

Producto operando
Transición
Fin
Ejemplo de Ciclo de Vida (Desarrollo de
Software)

Análisis de
Requerimientos

Diseño

Codificación y
Test unitario

Test de
Subsistema

Test de Sistema

T I EM PO
Costos a lo largo del ciclo de vida
Influencia interesados en el tiempo
El Proyecto y su producto

• Se debe diferenciar entre los objetivos del proyecto y

los objetivos del producto resultante.
• Objetivos del Proyecto: Se relacionan con los
parámetros de tiempo, costo y calidad
• Objetivos del Producto: Asociados a los requerimientos
del cliente y especificaciones técnicas
Ciclo de Vida del Proyecto vs. Ciclo de Vida
del Producto
Agenda

• Concepto de Proyecto
• Areas de Conocimiento para la Dirección de Proyectos
• Ciclo de Vida del Proyecto
• Grupos de Proceso de Dirección de Proyectos
El Proceso hace posible el trabajo en
equipo

Un proceso define Quién, debe hacer Qué, Cuándo, y

Cómo para alcanzar una cierta meta

QUE Y CUANDO
Tareas, Actividades

COMO
QUIEN Procedimientos, técnicas
Equipo de trabajo y métodos
Procesos de Dirección de Proyectos
Procesos de Dirección de Proyectos

Revisar-
Actuar

Hacer
Grupos de Procesos de la DP
Grupos de Procesos de la DP

• Los Grupos de Procesos no son fases del proyecto

– En cada fase se pueden dar todos los grupos de
procesos.
– A lo menos, siempre deben estar:
• Planificación
• Ejecución
• Control y Seguimiento
Grupos de Procesos de la DP
• Proceso de Iniciación

– Define y autoriza el proyecto o una fase del ciclo de vida.

– En este proceso los interesados, tienen la mayor

posibilidad de influir en los resultados del proyecto.

– El Riesgo es máximo debido a la gran cantidad de factores

desconocidos.

– Todo ello se reflejará en un documento Declaración de

Trabajo (SOW).
Grupos de Procesos de la DP
• Proceso de Planificación

– Define y refina los objetivos.

– Planifica el curso de acción requerido para cubrir los

objetivos y alcances solicitados así como su gestión,
desarrollando un Plan de Gestión del Proyecto (PGP).

– La planificación es necesaria, debe ser validada y

comprometida con todo el equipo de proyecto, esto con el
fin de cubrir los factores críticos de éxito del proyecto.

– La planificación se debe realizar a lo largo de toda la vida del

proyecto y deben considerar iteraciones frecuentes antes de
completar el PGP.
Línea Base

• Se conoce como Línea Base a la “foto” que se obtiene del PGP

inicial aprobado, para efectos de comparar regularmente el
comportamiento del proyecto en sus desviaciones de alcance, plazo
y costos.

• Esto ayudará al JP a visualizar y anticiparse ante una posible

desviación y estará en la habilidad del JP poder tomar medidas
necesarias para tratar de retornar al PGP original.

• Variación = Diferencia (Plan Inicial, Línea Base)

• Desviación = Diferencia (Plan Real, Plan Inicial)

 LINEA BASE Y DESVIACIÓN, APLICA
PARA COSTOS Y PLAZOS
Desviación del proyecto que
corresponde a la diferencia entre
el plan inicial y el real.

Plan Inicial
Plan Real
Línea Base

Es clave es que el JP sea capaz de regresar al plan inicial del proyecto, entendiendo y mitigando las
causas de la desviación.
Grupos de Procesos de la DP
• Proceso de Ejecución

– Lleva a cabo el desarrollo del “Plan de Gestión del

Proyecto”.

– Integra y coordina Personas y otros recursos.

– Las desviaciones en la ejecución hará necesaria cierta re-

planificación que pueden afectar o no al PGP.
– Normalmente requiere análisis y los resultados pueden provocar
Control de cambio que si es aprobada modificará el PGP
estableciendo un Nuevo Plan Inicial

– Consume la mayor parte del presupuesto.

Grupos de Procesos de la DP
• Proceso de Seguimiento y Control

– Controla y supervisa regularmente el avance a fin de

identificar las desviaciones y visualizarlas respecto al Plan
de Gestión del Proyecto.

– Esto es necesario para tomar las medidas correctivas,

anticipadamente y/o en el momento necesario para cumplir
los objetivos del proyecto minimizando o evitando
problemas.

– Controla integralmente las solicitudes de cambios y las

aprobaciones del mismo.

– Genera retroalimentación entre todas las fases del

proyecto.
• Proceso de Cierre

– Formaliza la aceptación del producto, servicio o resultado

de acuerdo a los objetivos y expectativas cumplidas.

– Finalizar formalmente todas las actividades del proyecto,

dando termino ordenadamente al proyecto o una fase del
mismo.

– Cierre de Contrato.

– Liberación de recursos para otros proyectos y/o actividades.

Estructura del PMBOK
• Proceso de Cierre

– Formaliza la aceptación del producto, servicio o resultado

de acuerdo a los objetivos y expectativas cumplidas.

– Finalizar formalmente todas las actividades del proyecto,

dando termino ordenadamente al proyecto o una fase del
mismo.

– Cierre de Contrato.

– Liberación de recursos para otros proyectos y/o actividades.

Poniendo en práctica

• Definir un proceso ad-hoc para cada organización

• Poner los procesos mínimos necesarios:
– Definición del Proyecto y Gestión del Cambio
– Generación del cronograma en MS Project
– Actualización de estado del proyecto y presentación
de estado de avance
– Manejo de presupuesto
– Gestión de Riesgos y Problemas
– Administración de Proveedores
 Procesos del PMBOK incluidos

Definición del
Proyecto y
Gestión del Generación Estado de Manejo Gestión del Gestión de Administración de
Area de Conocimiento Cambio Cronograma Avance Presupuesto Cambio Riesgos Proveedores
Gestión de Alcances 5.1 5.2 5.3
6.1. 6.2 6.3 6.4
Gestión de Tiempo 6.5 6.6
Gestión de Costos 7.1 7.2 7.3
Gestión de Calidad
Gestión de RR.HH.
Gestión de Comunicaciones 10.4 (parcial) 10.2
Gestión de Adquisiciones 12.1 12.2 12.3 12.4 12.5 12.6

11.1 11.2 11.3

Gestión de Riesgos 11.5 11.6
Gestión de Integración 4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 4.6
Alcance del Proceso a definir

• Criterios de exclusión
– Areas de Conocimiento que se intersectan con CMMI nivel 2:
• Gestión de Calidad

– Areas de Conocimiento que implican desarrollo de habilidades

blandas
• Gestión de RR.HH.
• Gestión de Comunicaciones (parcial)

– Procesos específicos excluídos

• Cierre de Proyectos (4.7)
• Verificación de Alcance (5.4)
• Control de Alcance (5.5)
• Análisis Cuantitativo de Riesgos (11.4)
Muchas Gracias