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PMO (Project Management Office)

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PMO

(Project Management Office)
Oficina de Dirección de Proyectos

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Contenido
‡ ‡ ‡ ‡ ‡ ‡ ‡ ‡ ‡ ‡ ‡ Introducción Definición Objetivos ¿Para que tener una PMO? Ventajas Desventajas Funciones Para implementar una PMO Planeación de una PMO Tipos de PMO Triángulo de valor
2

INTRODUCCIÓN
La oficina de gestión de proyectos (PMO) es el concepto es el más de más rápido crecimiento y hoy es clave para la aplicación efectiva de la gestión de proyectos. Las organizaciones deben cumplir las expectativas del cliente y estar acorde con las condiciones económicas a nivel mundial para ser competitivos, deben hacer más con menos recursos. PMO puede mostrarle a una empresa como sacar máximo provecho a sus proyectos.
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Definición
Un cuerpo o entidad de la organización que tiene varias responsabilidades asignadas con relación a la dirección centralizada y coordinada de aquellos proyectos que se encuentran bajo su jurisdicción [1]. (Pmbok 4ta ed).

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Melgin 2006) 5 .Definición Una PMO es una organización centralizada. Ernesto S. Organización de una PMO. (Documento. dedicada a fomentar y mejorar las prácticas y resultados en la administración de proyectos.

logrando como resultado un flujo de trabajo y una coordinación horizontal. (http://www. es decir. (sin la tradicional cadena jerárquica de mandos).iteraprocess. organizado por varios grupos funcionales de trabajo.com) 6 .Definición Una Oficina de Proyectos proporciona un esquema completo de funciones de Administración que asegura contar con un portafolio de proyectos basado en un ciclo de vida de inicio a fin.

Definición 7 .

Monitorear los asuntos de los proyectos de manera integral hasta su cierre. Monitorear los riesgos organizacionales y mitigación integral de los mismos. 8 .Objetivos Monitorear y asegurar el cumplimiento de compromisos de los proyectos. Proporcionar guías y lineamientos para la ejecución del proceso de administración de proyectos.

identificar áreas de mejora y apoyar a la generación de nuevas oportunidades de negocio. Mediante el uso de tecnologías de información. Evaluar la Satisfacción de los Clientes 9 .Objetivos Asignación y compartición eficiente de recursos.

10 . La creciente complejidad de los mismos.Para que tener una PMO? La multiplicación del número de proyectos.

El crecimiento de la práctica de la dirección y gestión de proyectos.Para que tener una PMO? La demanda significativa por un método sistemático de implantación de las metodologías. 11 . técnicas y herramientas de Gerencia de Proyectos en las organizaciones.

de crear una atmósfera positiva y de apoyar a los gerentes de proyectos. 12 . de la automatización de tareas.Para que tener una PMO? La demanda por una gestión eficaz. El mayor beneficio de la incorporación de una oficina de proyectos es hacer las cosas mas fáciles. de la adecuada utilización de la metodología. a través del uso de modelos.

minimizando así riesgos de fracaso. VENTAJAS [4] 13 . Establece procesos y métricas estándar para todos los proyectos.Ventajas Monitorea el comportamiento de los proyectos. Se centraliza para apoyar a los directores y jefes de proyectos.

DESVENTAJAS 14 . Puede ser difícil medir el éxito de una PMO [4] La cultura y el cambio pueden convertirse en enemigos.Desventajas Puede ser percibida como un ente burocrático Personal no preparado puede ser un riesgo.

metodologías y plantillas. 15 . Apoyo al proyecto. mentoría y asesoría a los directores del proyecto. lineamientos y capacitación sobre la dirección de proyectos y el uso de herramientas. tales como políticas.Funciones Servicios de apoyo administrativo. Capacitación.

patrocinadores.Funciones Centralización de la comunicación entre directores del proyecto. directores y otros interesados Alineación de los recursos de personal del proyecto. 16 .

17 . como algo que demanda habilidades. el abordaje de la PMO exige una determinada amplitud profesional. En otras palabras. actitudes y comportamientos específicos.Para implementar una PMO« Se requiere del reconocimiento y la disciplina del administración de proyectos (PM).

Para implementar una PMO« Herramientas para la administración del tiempo Contrataciones Costos Administrador de Proyectos experto en: Comunicaciones Alcances 18 .

pasa a ser un gestor con conocimientos específicos en PM. 19 . de ser un experto técnico en el área de incumbencia de los proyectos.Para implementar una PMO« En otras palabras.

Planeación de una PMO Antes de crear una PMO se debe verificar los siguientes elementos [5]. 20 . Planear e implementar una PMO mediante un enfoque orientado a proyectos. Determinar los problemas. barreras y factores de éxito que afectarán la implementación de una PMO. Determinar el alcance y responsabilidades de la PMO dentro de diferentes niveles de la organización.

Planeación de una PMO Fijar objetivos a ser cumplidos en cortos períodos de tiempo (por ejemplo en 6 meses). Preparar el plan de contratación y presupuesto de una PMO alineado con las necesidades organizacionales. 21 . Obtener el apoyo por parte de la Alta Gerencia y de la organización.

22 . Ellos son [4]: Weather Station.Tipos de PMO Casey y Peck (2001) plantean tres modelos fundamentales de PMO. Control Tower. Resource Pool.

una especie de PMO cuya misión esencial es emitir informes y métricas relacionada con los proyectos y el programa de la PMO 23 .Tipos de PMO 1) Weather Station: (Estación meteorológica).

Incluso estandariza políticas y procedimientos para gobernar planificación. Igualmente sugiere la creación de un comité para seleccionar y definir estándares sobre los proyectos. 24 .Tipos de PMO 2) Control Tower: (Torre de control). apoyando en las diferentes etapas del ciclo de vida de éstos. ejerce un poco más de control sobre los proyectos. ejecución y gerencia de proyectos.

25 . gestionarlos y formarlos. contratarlos.Tipos de PMO 3) Resource Pool: (Bolsa de recursos). se encarga de gestionar lo relacionado con los gerentes.

Tipos de PMO Cuadro resumen: http://www.scribd.com/doc/3365937/Metodologia-PMO-PMI-Peru-Congreso-2007 26 .

Triángulo de Valor de una PMO Conocimiento [4] PMO Estándar Consultoría 27 .

Triángulo de Valor de una PMO [4] Una PMO ofrece un conjunto de alternativas válidas para aquellas organizaciones que la implementan. Por esto se define el triángulo de valor de una PMO (PMOVT). Conocimiento PMO Estándar Consultoría 28 . el cual no es más que los tres (3) elementos que más aportan valor a la organización que implante la PMO.

etc. métricas. informes.Triángulo de Valor de una PMO [4] stándar: Es un conjunto de políticas y procedimientos para gobernar los procesos de los proyectos de una organización. Se estandarizan plantillas. 29 .

).Triángulo de Valor de una PMO Conocimiento: Ejecutar actividades asociadas con la adquisición y diseminación de conocimiento para beneficiar a los Project Managers (Training. [4] Consultoría: Asistir y/o gestionar las prácticas de los Project Managers. 30 . Bases de Datos de conocimiento. etc.

31 .Métricas e indicadores [4] Los objetivos de la PMO deberán ser lo suficientemente claros y medibles en el tiempo. todo a objeto de saber si se han alcanzados las metas trazadas.

Métricas e indicadores [4] . . etc.Gestión del riesgo. 32 .Inversiones de proyectos por fase. y abiertos y cerrados. . tarea. incluyendo alertas.Hitos importantes de los proyectos. recurso.

beneficios esperados.‡ . . etc. inversión.Gestión de problemas (issues) durante la ejecución de los proyectos. 33 .Por programas. inventario de proyectos.

Proyectos ordenados por presupuesto.Entre otros cuadros de mando. 34 . dashboards. . etc.‡ .Pronóstico y disponibilidad de recursos .

35 .

36 .

37 .

38 .

39 .

40 .

41 .

42 .

2008. [2] http://www. 2006.iteraprocess.com/blog/wordpress/?p=7 [5] Documento. Organización de una PMO.com [3] Documento.itmadrid. Creating a PM. Melgin. Danilo Jaramillo Hidalgo. Janneth Chicaiza Espinosa.Bibliografía [1] Pmbok 4ta Ed. [4] http://www. 43 . Ernesto S.

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