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Presupuesto de Inventarios

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Presupuesto de Inventarios Los niveles de inventarios pueden cambiar por una variedad de razones, es más tal vez estos

deberían ser cambiados. En el curso de la preparación del presupuesto la necesidad o posibilidad de cambios en el nivel de inventarios debe ser evaluada. Cuando se tiene un control inadecuado, la cantidad de inventario suele exceder a lo que en realidad se necesita, o es probable que se tenga un servicio inadecuado a los clientes, debido a desequilibrios en las existencias (es decir demasiado de algunos y pocos de otros). Los inventarios en proceso y las necesidades mínimas de artículos terminados para mantener el servicio al cliente son dos elementos del nivel base de inventarios. Los inventarios controlados por fórmulas de cantidades económicas a producir, fluctúan entre un nivel máximo y un mínimo. Al mínimo se lo denomina inventario de seguridad y representa el inventario disponible promedio, justamente antes que se reciba cada lote nuevo de productos. El nivel máximo es la cantidad disponible justamente luego de haber recibido el nuevo lote. El inventario promedio, por un período de tiempo se encuentra a la ,mitad entre los niveles máximo y mínimo, un inventario que equivale a la existencia de seguridad más la mitad de la producción económica. La cantidad más económica a pedir de una vez, se determina también equilibrando el costo de los pedidos y el costo de manejo de inventarios, debiéndose tener además en cuenta los descuentos por cantidades compradas y los gastos de fletes. Hay factores que producen fluctuaciones en el nivel de inventario , como la estacionalidad, esta estacionalidad puede ser en la demanda, lo que obliga a producir más en ciertos períodos para lograr el inventario de prod. terminados adecuados; o en la disponibilidad de insumos (como los agrícolas) que obliga a comprar materiales en las épocas de cosechas para tenerlos luego almacenados el resto del año. Las fluctuaciones en la demanda, a veces son autoimpuestas, por ejemplo cuando se realizan promociones por tiempo determinado, o cuando se lanza al mercado un producto nuevo. Como nos damos cuenta no existe ninguna fórmula universal para establecer el inventario de todos los productos, sino que se debe adaptar a las características de cada bien, pero sí se pueden realizar presupuestos de inventarios. Por lo general el primer paso al analizar cualquier situación en inventario es separar los inventarios totales en: -Materias primas. -Mano de obra en proceso. -Artículos terminados. -Almacén de artículos de mantenimiento y accesorios. La mejor forma de llegar a conocer y comprender un presupuesto de inventarios es considerar a los componentes del mismo en términos de rotación, o mejor aún en términos de cantidad de semanas de producción o ventas que representan. Cuando existen productos en proceso dentro del inventario, se deben transformar en su equivalente de productos terminados en función de su grado de terminación.

Para obtener un presupuesto total de inventarios deben sumarse los niveles de inventario promedio esperado para cada artículo específico, en cantidades y en valores; y si cambian estacionalmente, ajustar el presupuesto a dichos cambios. Generalmente es buena la práctica de dividir los artículos en existencia en 3 categorías: 1) Artículos que no deben almacenarse debido a su poco uso, rápida obtención de terceros o alta posibilidad de obsolescencia 2) Artículos que están almacenados, pero que tienen muy poco uso. Para estos artículos el presupuesto puede considerarse a la existencia máxima posible 3) Otros artículos para los cuales se deben especificar lo máximo y lo mínimo. Los procedimientos de control de inventario están basados en la investigación de operaciones o métodos estadísticos y tiene 2 ventajas básicas. La primera es que permite a la gerencia calcular la probabilidad de quedarse sin existencias con base en niveles predeterminados de artículos específicos o grupos de artículos. Y la segunda ventaja es que permite mantener los costos totales de “administración” al mínimo. Los costos administrativos incluyen los de compra, manejo de cuentas por pagar, financiamiento y almacenamiento, así también como los costos de deterioro u obsolescencia de la misma. Las necesidades del inventario total, así como los tipos de inventario (Mat Prim, Prod Term, Prod. en proc.) dependen del método de operación de la compañía, por ejemplo un distribuidor solo poseerá en su inventario productos terminados y adecuará su política a este tipo de productos. En cuanto a las demandas estacionales y su forma de adaptar los inventarios para no tener escasez en tiempos de alta demanda, debemos hacer un análisis costo-beneficio de los costos de almacenamiento contra los costos de pérdida de ventas por falta de existencia (suponiendo topes máximos de compras mensuales). Como conclusión debemos separar los inventarios no solo en sus principales componentes de materiales, en proceso, y artículos terminados, sino también por línea de producto, y principales etapas del proceso de fabricación. Una vez predeterminadas las ventas es conveniente presupuestar la producción de artículos en cantidad suficiente para cubrir el volumen requerido. Sin embargo, se tendrá que estabilizar una producción balanceada y controlarla con el fin de mantener el inventario a su nivel más económico. Es por ello que este presupuesto es otro punto importante dentro de la técnica presupuestal, ya que se debe encontrar el nivel óptimo de inventarios, lo cual no es una tarea fácil. La empresa debe asegurar la elaboración de productos en cantidades suficientes para cubrir las ventas presupuestadas, previniendo las posibles dificultades de abastecimiento de materia prima, a la vez que tendrá que cuidar que no se rebase del limite de inventarios, de acuerdo a las políticas que se establezcan, puesto que un inventario excesivo ocasionaría gastos innecesarios derivados del almacenamiento y de inversiones ociosas.

Tampoco debe pasar inadvertido que cuando un inventario es insuficiente da lugar a demoras en la entrega de pedidos y, por lo tanto, produce una baja en las ventas. Es importante determinar el inventario adecuado tomando en cuenta varios factores, como lo son la duración del periodo de producción y la fluidez de la fabricación, a fin de obtener una situación de equilibrio, es decir, para mantener un ritmo determinado en la producción deben suministrarse las cantidades suficientes de inventarios, a fin de surtir de una manera correcta los pedidos y evitar la acumulación excesiva de existencias de mercancías en la época de poca demanda. Para medir el tamaño del inventario se puede utilizar la razón financiera denominada "rotación de inventarios", que se, obtiene dividiendo las ventas entre el inventario anual promedio, medida de estudio que sirve para establecer las veces en que los inventarios en existencia han dado vuelta en relación con las ventas en un año. Es importante conocer también el nivel de inventarios representado por un índice que señala la cantidad de meses de venta que tenemos en existencia en un momento determinado, el cual se obtiene restando al inventario el costo de ventas de cada uno de los meses siguientes. Se puede decir que el presupuesto de inventarios debe satisfacer cuatro requisitos fundamentales: -Mantener el inventario por encima del límite mínimo, el cuál será la cantidad de Inventarios que no puede disminuirse sin poner en peligro la entrega oportuna de pedidos al cliente. -Mantener el inventario dentro de un máximo determinado para ciertos períodos del año, que será la cantidad que no debe rebasarse para evitar que la inversión esté ociosa. -Estabilizar la producción de acuerdo con las instrucciones de la dirección. -El nivel óptimo de inventarios se puede determinar de la siguiente manera: Ventas/Rotación En el caso de los inventarios de materia prima es importante conocer también los máximos y mínimos establecidos por la empresa, tomando como límite inferior la cantidad más baja sin riesgo de que la producción se suspenda por falta de material; el límite superior será fijado atendiendo a la inversión necesaria, a las fuentes de financiamiento, al espacio disponible para el almacenamiento, y a la duración de los materiales.

Presupuesto de inventarios finales. Las cantidades del inventario presupuestado al final del mes se necesitan para el inventario de materiales directos y de artículos terminados en el presupuesto del costo de los artículos vendidos y el balance general presupuestado. Para poder valorizar estos inventarios, y dado el marco económico sin inflación en que nos encontramos, deberemos determinar el método a utilizar de valuación de inventarios #02.74.01# para lograr este presupuesto. Para el caso que hemos venido utilizando a modo de práctico de aplicación teórica plantearemos el método P.E.P.S.. El inventario inicial de la firma CONPIC S.A. para el 1 de enero del 2000 es de 1719 unidades a $ 8.50 ($ 14612). El inventario inicial de artículos terminados fue de 2140 unidades a $ 20.11 ($ 43.035). (Los valores totales están redondeados). Fórmula: Costo del inventario final presupuestado = Inventario final en unidades x costo presupuestado por unidad (con componentes estándares) Presupuesto de inventarios finales de CONPIC S.A. para el primer trimestre del 2000

Unidades Inventario de materiales directos finales Enero Febrero Marzo Inventario inicial Inventario de artículos terminados finales Enero Febrero 2.050 2.175 1.950 2.016 2.100 1.719

Costo unitario

Valor

8.50 8.50 9.00 8.50

16.575 17.136 18.900 14.612

20.78 21.36

42.599 46.458

Marzo Inventario inicial

2.215 2.140

21.76 20.11

48.198 43.035

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