Access 2007 UAEH

2009 
Manual de Access 2007

U.A.E.H. 
CENTRO DE CÓMPUTO ACADÉMICO 
01/01/2009 
CECA
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Access 2007

1. Introducción a las Bases de Datos

1.1. Definición de Base de Datos

ƒ "Colección no redundante de datos que son compartidos por diferentes sistemas de

aplicación". (Howe, 1983).
ƒ "Conjunto de ficheros maestros, organizados y administrados de una manera flexible
de modo que los ficheros puedan ser fácilmente adaptados a nuevas tareas
imprevisibles". (Frank, 1988).
ƒ "Colección de datos interrelacionados". (Elsmari y Navathe, 1989).

El concepto de base de datos ha ido cambiando a lo largo del tiempo. En la actualidad es

posible establecer la definición de base de datos como sigue.

"Colección o depósito de datos integrados, almacenados en soporte secundario (no

volátil) y con redundancia controlada. Los datos, que han de ser compartidos por
diferentes usuarios y aplicaciones, deben mantenerse independientes de ellos, y su
definición (estructura de la base de datos) única y almacenada junto con los datos, se ha
de apoyar en un modelo de datos, el cual ha de permitir captar las interrelaciones y
restricciones existentes en el mundo real. Los procedimientos de actualización y
recuperación, comunes y bien determinados, facilitarán la seguridad del conjunto de los
datos".

Para diseñar una base de datos es necesario establecer un proceso partiendo del mundo
real, de manera que sea posible plasmarlo mediante una serie de datos. La imagen que
obtenemos del mundo real se denomina modelo conceptual y consiste en una serie de
elementos que definen lo que es necesario plasmar del mundo real en la base de datos.
La definición de este modelo se denomina esquema conceptual y está compuesto de una
parte estática llamada lenguaje de definición de datos ó DDL (Data Definition Language),
donde se define la estructura de la base de datos y una parte dinámica denominada
lenguaje de manipulación de datos ó DML (Data Manipulation Language)

1. Sistema de Gestión de Base de Datos (SGBD): Conjunto de programas que

permiten la implantación, acceso y mantenimiento de la base de datos. El SGBD,
junto con la base de datos y con los usuarios, constituyen el Sistema de Base de
Datos.
2. Modelo de datos: Conjunto de conceptos que permiten describir, a distintos
niveles de abstracción, la estructura de una base de datos, a la cual denominamos
esquema.
3. Sistema de Información: Colección de personas, procedimientos y equipos
diseñados, construidos, operados y mantenidos para recoger, registrar, procesar,
almacenar y recuperar esa información.
4. Esquema de una Base de Datos: Estructura de la Base de Datos.
5. Ocurrencia del esquema: Conjunto de datos que se encuentran almacenados en
el esquema en un momento determinado. El esquema no varía mientras no varíe
el mundo real que éste describe, mientras que una ocurrencia del esquema es
distinta en el transcurso del tiempo.

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.2. Enfoque tradicional a los sistemas de bases de datos

Algunas de las ventajas que ofrece utilizar un Sistema de Bases de Datos son las
siguientes:

1. Independencia entre datos y tratamientos. El cambio en los programas no

influye en la disponibilidad de los datos, así como la modificación de éstos no
afecta a la reprogramación de las aplicaciones que los usan.
2. Coherencia de resultados: Debido a que los datos son almacenados una sola
vez, se evitan los problemas que puede ocasionar la redundancia. Se permite una
cierta duplicidad de datos, con el fin de conseguir una mayor eficiencia, controlada
por el sistema y que no afecta a la redundancia lógica.
3. Mejor disponibilidad de datos para los usuarios: Los datos son compartidos por
un conjunto de usuarios, que accede a ellos de forma concurrente, siempre que
estén autorizados a ello.
4. Mayor valor informativo: El conjunto de los datos almacenados en la BD ofrece
un mayor valor informativo, que la suma de ellos independientemente.
5. Mayor eficiencia en la recogida, validación e introducción de los datos en el
sistema: Al no existir redundancia, los datos se recogen y validan una sola vez,
aumentando así la eficiencia.
6. Reducción del espacio de almacenamiento: La desaparición (o disminución) de
redundancias, unido a las técnicas de compactación, implica una menor ocupación
de almacenamiento secundario.

1.2. Arquitectura ANSI/X3/SPARC

ANSI/X3/SPARC es un grupo de estudio del Standard Planning and Requirements

Commitee (SPARC) del ANSI (American National Standars Institute), dentro del Comité
X3 que se ocupa de ordenadores e informática. En sus estudios acerca de los SGBD,
propugnaron una arquitectura basada en tres niveles de abstracción:

1. Nivel Externo: Es el nivel más cercano a los usuarios, y en el se definen los datos
tal y como los va a ver este. Cada usuario puede tener su propio modelo externo,
con aquellos datos e interrelaciones que dicho usuario necesite. En este nivel,
también deberán definirse las restricciones de uso, como por ejemplo el derecho a
insertar o borrar determinados datos, o poder acceder a ellos.
2. Nivel Conceptual: Proporciona una descripción global del esquema independiente
de la estructura física de la base de datos, es decir, cuáles son los datos, como
están organizados, las relaciones entre ellos y las restricciones de integridad y
confidencialidad. El modelo conceptual, que es único, establece el modelo teórico
sobre el que están asentados los modelos externos.
3. Nivel Interno: Nivel más bajo en la abstracción. Describe la estructura
almacenamiento físico de los datos, las estrategias de acceso a los datos, etc. Así
mismo especifica todos los aspectos relacionados con el hardware, como por
ejemplo dispositivos de memoria a usar (tamaño de páginas, número de éstas,
tamaño de los buffers, etc.), técnicas de compresión de datos, criptografiado, etc.
El modelo interno, que es único, corresponde a la implementación del modelo
conceptual.

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1.3. Modelo Cliente / Servidor

El modelo de desarrollo Cliente/Servidor, se basa en la aplicación de dos simples

conceptos, relacionados con la vida cotidiana. En cualquier tipo de práctica comercial,
existen dos figuras relevantes, cada una de las cuales juega su propio papel.
Una de estas figuras, El Cliente, se dedica a una determinada actividad comercial, ofrece
su propio abanico de productos y desempeña por tanto una serie determinada de
funciones. Pero esta figura no puede dar servicio a todas sus funciones sin la existencia,
de otra figura, El Servidor, la cual le proporciona a éste las materias primas necesarias
para el cumplimiento de sus funciones.
Además este flujo de mercancía debe ser garantizado en tiempo real, es decir, las dos
figuras referidas deben estar actuando simultáneamente, de forma que la actividad del
Cliente, se vea afectada en la menor medida posible, por la actividad del Servidor.
Mientras el Cliente desempeña su actividad, puede realizar peticiones al Servidor, para
que le provea del material necesario, pero sin por ello paralizar dicha actividad, lo que
dependerá también de la naturaleza de estas peticiones.
Extrapolando el escenario presentado, al mundo informático, tenemos que ciertas
aplicaciones (Clientes), necesitan de otras aplicaciones (Servidores), para poder llevar a
cabo la mayor parte de sus funciones.
Estas aplicaciones Clientes realizarán peticiones a otra u otras aplicaciones Servidoras
que deberán encontrarse en ejecución, para atender dichas demandas.
Este modelo permite diversificar el trabajo que debe realizar cada aplicación, de forma
que los Clientes no deban ser sobrecargados, como ocurriría en el caso de tener que
desempeñar ellos mismas las funciones que ahora le son proporcionadas, de forma
directa y transparente.
Además todas las tareas comunes a distintas aplicaciones que, debieran implementar
cada uno de ellos, pueden ser implementadas, bajo este modelo, por una única aplicación
que proporciona los servicios requeridos por dicha aplicaciones.
Dado que el concepto de Cliente y Servidor más ampliamente difundido en el entorno
informático, se refiere principalmente al papel desempeñado por las máquinas. En este
modelo tanto el Cliente como el Servidor, son entidades abstractas, que pueden residir en
la misma máquina, o en máquinas diferentes.
Cuando se habla del Modelo Cliente/Servidor, se conoce un modelo de desarrollo de
software, lo cual debe quedar perfectamente claro a partir de este punto.
Por dar una idea aproximada del modelo presentado, enseguida se muestra un sencillo
gráfico que permite aclarar lo expuesto hasta ahora.

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Unidad 2. Las Bases de Datos en Access

2.1. Componentes de una Base de Datos

Tablas: Unidad donde se crean el conjunto de datos de la BD. Estos datos estarán
ordenados en columnas verticales. Aquí se definen los campos y sus características.

Consultas: Aquí se definen las preguntas que se formularán a la Base de Datos con el fin de
extraer y presentar la información resultante de diferentes formas (pantalla, impresora...).

Formulario: Elemento en forma de ficha que permite la gestión de los datos de una forma
más cómoda y visiblemente más atractiva.

Informe: Permite preparar los registros de la Base de Datos de forma personalizada para
imprimirlos.

Macro: Conjunto de instrucciones que se pueden almacenar para automatizar tareas

repetitivas.

Módulo: Programa o conjunto de instrucciones en lenguaje Visual Basic.

Una Base de Datos comienza con el diseño de una tabla. Para ello, es necesario plantearse
primero qué datos se necesitan. En el ejemplo, es necesario:

ƒ Matrícula
ƒ Nombre, apellidos, dirección, etc., del alumno
ƒ Actividad que realiza
ƒ Cuota mensual
ƒ Observaciones

Evidentemente que esta BD es demasiado sencilla, pero servirá para el objetivo.

Algunos conceptos básicos en el diseño de una BD.

Campo: Unidad básica de una BD. Un campo puede ser, por ejemplo, el nombre de una
persona.

Registro: Conjunto de campos. Un registro vendría a ser algo así como una ficha.

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2.2. Entorno de Access 2007.

Cuando inicia el programa de Access 2007, mediante el icono correspondiente, aparece una
pantalla de inicio donde se deberá indicar la tarea que se va a realizar:

Access proporciona una gamma de plantillas locales que ya se contemplan en el programa,

así como plantillas en línea para realizar bases de datos con estructuras y datos
generalizados, si la información que se maneja es adecuada y adaptable a las estructuras
definidas, las plantillas resultan una herramienta de gran valor para el manejo de estos
datos.

Access presenta, al igual que toda aplicación que corre bajo Windows, la estructura de
pantalla formada por ventanas, menús, y cuadros de dialogo con las características que
Microsoft ha establecido para sus programas.

Los elementos que constituyen a Access 2007 son:

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Barra de titulo de la aplicación.

Esta barra contiene el nombre del archivo y el nombre de la aplicación con la que se esta
trabajando.

Barra de Acceso rápido.

Contiene las operaciones más habituales de Access como Guardar , Imprimir o
Deshacer .

Esta barra puede personalizarse para añadir todos los botones que quieras. Solo haz clic en
la flecha desplegable de la derecha y aparecerán los comandos más frecuentes para elegir.

Banda de opciones.

La banda de opciones contiene todas las opciones del programa agrupadas en pestañas. Al
hacer clic en Crear, por ejemplo, veremos las operaciones relacionadas con la creación de
los diferentes elementos que se pueden crear en Access.
Todas las operaciones se pueden hacer a partir de estos menús. Pero las más habituales
podríamos añadirlas a la barra de acceso rápido.

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En algunos momentos algunas opciones no estarán disponibles, las reconocerás porque

tienen un color atenuado.
Las pestañas que forman la banda pueden ir cambiando según el momento en que te
encuentres cuando trabajes con Access. Está diseñada para mostrar solamente aquellas
opciones que te serán útiles en cada pantalla.

Pulsando la tecla ALT entraremos en el modo de acceso por teclado. De esta forma
aparecerán pequeños recuadros junto a las pestañas y opciones indicando la tecla (o
conjunto de teclas) que deberás pulsar para acceder a esa opción sin la necesidad del ratón.

Para salir del modo de acceso por teclado vuelve a pulsar la tecla ALT.
Si haces doble clic sobre cualquiera de las pestañas, la barra se minimizará para ocupar
menos espacio.
De esta forma sólo muestra el nombre de las pestañas y las opciones quedarán ocultas.
Las opciones volverán a mostrarse en el momento en el que vuelvas a hacer clic en
cualquier pestaña.

Botón de Office.

Haciendo clic en el botón de Office que se encuentra en la parte superior izquierda de la

pantalla podrás desplegar un menú con las opciones que
puedes ver en la imagen como Guardar, Imprimir... Si
conoces versiones anteriores de Access es el sustituto del
menú Archivo.

A este menú también puedes acceder desde el modo de

acceso por teclado tal y como vimos para la Banda de opciones pulsando Alt + A.

Este menú contiene dos tipos básicos de elementos: Comandos inmediatos. Se ejecutan de
forma inmediata al hacer clic sobre ellos. Se reconocen porque a la derecha del nombre del
comando no aparece nada. Por ejemplo, la opción Guardar
para guardar el documento actual. O también, al hacer clic
en la opción puede aparecer un cuadro de diálogo donde
nos pedirá más información sobre la acción a realizar como
la opción Abrir. Opción con otro menú desplegable. Se
reconocen porque tienen un triángulo a la derecha.
Colocando el ratón en ese triángulo puedes acceder a otro listado de opciones. Por ejemplo,
la opción Administrar para acceder a las opciones de administración de la base de datos.

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Barra de Estado.
La barra de estado se encuentra en la parte inferior de la pantalla y contiene indicaciones
sobre el estado de la aplicación, proporciona distinta información según la pantalla en la que
estemos en cada momento.
Por ejemplo aquí nos indica que tenemos la tecla de teclado numérico pulsada (Bloq Num),
que estamos en la vista Hoja de datos y podemos cambiar la vista a Hoja de datos, Tabla
dinámica, Gráfico dinámico y Diseño con los cuatro botones que aparecen a la derecha.

El Icono de Ayuda
Se dispone de un botón de ayuda, el cual al pulsarlo, aparecerá una ventana en la cual
puede pulsar sobre cualquier elemento de interés, Access se mostrará una ayuda sobre el
tema correspondiente.

También se utiliza la tecla F1 y su opción de menú equivalente.

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2.3. Creación de una Base de Datos en Access.

Antes de comenzar a crear una Base de Datos algo compleja, convendría establecer
un plano o borrador en papel de los objetivos de la misma. Si es una Base de Datos para
otra persona o empresa, es conveniente primero hablar con los que van a utilizar la BD para
determinar qué uso se va a dar de la misma. Si fuese por ejemplo una Base de Datos para
gestionar un comercio, estas preguntas podrían ser:

ƒ Posibilidad de introducir, modificar, consultar y listar los datos

ƒ Informes sobre artículos más vendidos
ƒ Etiquetas postales para clientes
ƒ Existencias de artículos
ƒ Pedidos a proveedores, etc.

A partir de las preguntas, correcciones y apuntes que se hagan, se puede comenzar a

construir las tablas que formarán la BD. Es muy importante no introducir 200 campos por
ejemplo en una misma tabla, sino dividir la información en varias tablas que puedan
gestionarse por separado, pero enlazarse cuando sea necesario.

Para comenzar se creará una sencilla Base de Datos que podría servir para gestionar un
gimnasio. Esta primera Base de Datos servirá como ejemplo para comenzar a ver muy por
encima los pasos necesarios para trabajar con ella. A lo largo del curso se creará otra Base
de Datos más completa y se notaran opciones avanzadas utilizando esa Base de Datos. De
momento esta primera toma de contacto irá bien para familiarizarse con el programa. Para
empezar se requiere seleccionar la opción Base de datos en blanco.

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A continuación aparecerá en un panel a la derecha de la pantalla el siguiente cuadro:

Aquí es donde debes

escribir el nombre del
archivo. (En éste caso
guardará el archivo en la
carpeta Mis documentos. A
continuación dar clic en el
botón Crear.

Automáticamente se creará nuestra nueva base de datos a la cual Access asignará la

extensión .ACCDB.

Por defecto, Access abrirá una nueva tabla para que puedas empezar a rellenar sus datos.

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Acce
ess 2007 UA
AEH

Ce
errar la bas
se de datos
s.
Se
e puede cerrar una basse de datoss de varias fformas:

Cerrrando Acce ess.

Ir al Botón
B de Office
O ar el botón Salir de Access.
y pulsa
O bie en hacer clic sobre el botón
b Cerra
ar de la
a ventana Base
B de dattos.

Siin cerrar Acccess:

Enn el Botón dde Office , elegir
e la opcción Cerrar base de da
atos.

Abrir una base e de datos.

Pode u base de datos ya existente desde tres sitios distinto
emos abrir una os: Desde el
e Botón de
Officce:
Ir al Botón
B de Office
O

Pode emos abrir una base de

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B de O
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entes.
Haz clic en la qu
ue quieras abrir.
a

CEC
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En cualquiera de los casos en los que no selecciones una base de datos concreta se
abrirá el cuadro de diálogo Abrir para que busques el archivo:

Elegir la carpeta donde está la base de datos que queremos abrir.

Para abrir carpeta hacer doble clic sobre ella.
Al abrir una carpeta, ésta se situará en el cuadro superior Buscar en:, y ahora en el cuadro
inferior aparecerá toda la información de dicha carpeta.
Hacer clic sobre la base de datos a abrir para colocar su nombre en el cuadro Nombre de
archivo: y hacer clic sobre el botón Abrir.
O bien hacer doble clic sobre la base de datos y se abrirá directamente.

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2.4. Creación y Diseño de Tablas

Una tabla es el elemento principal de cualquier base de datos ya que todos los demás
objetos se crean a partir de éstas.
Si observas esta ventana, a la izquierda aparece el Panel de Exploración, desde donde
podremos seleccionar todos los objetos que sean creados dentro de la base de datos.

En principio sólo encontraremos el de Tabla1 pues es el que Access creará por defecto.
Puedes ocultar el panel haciendo clic en el botón Ocultar .

El botón Tabla, abre automáticamente la Vista Hoja de datos, consiste en introducir

directamente los datos en la tabla y según el valor que introduzcamos en la columna
determinará el tipo de datos que tiene la columna.

Plantillas de tabla crea una tabla de entre un listado que tiene predefinido, abre una tabla de
este tipo y sólo tendrás que rellenarla con sus datos.

Listas de SharePoint consiste en crear un objeto compatible con un sitio SharePoint desde el
que podrás compartir los datos almacenados en la lista o tabla con otras personas con
acceso al mismo sitio.

La Vista diseño es el método que detallaremos en esta unidad.

Explicaremos a continuación la forma de crear una tabla en vista diseño. Este método
consiste en definir la estructura de la tabla, es decir, definir las distintas columnas que esta
tendrá y otras consideraciones como claves, etc.

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Otra forma rápida de llegar a la vista Diseño es seleccionando la vista desde la pestaña Hoja

de datos, o haciendo clic en el botón de Vista de Diseño en la barra de estado:

Ahora aparece la ventana principal del diseño de los campos de la BD. Desde aquí se puede
definir qué tipo de campos aparecerán en la BD. Se observan tres columnas: Nombre de
campo, Tipo de datos y Descripción. Para comenzar:

ƒ Escribir como nombre de campo: Nombre y pasa a la columna siguiente pulsando Enter,
con la flecha de desplazamiento o con un simple Clic del ratón.

En la segunda columna aparece una lista desplegable. Al desplegarla se observa que

aparecen varias opciones correspondientes a los diferentes tipos de campo posibles de
crear. Por ejemplo, el primer campo (Nombre) servirá para introducir el nombre de una
persona, es decir, para introducir simples caracteres como letras o números. Por tanto, será
del tipo Texto. Si por ejemplo se define un campo del tipo Numérico, deberá asegurarse que
posteriormente sólo permita introducir números en dicho campo. Las características de cada
campo son las siguientes:

Texto: Para introducir cadenas de caracteres hasta un máximo de 255.

Memo: Acepta un texto extenso. Hasta 65.535 caracteres.
Numéro: Solo reconoce valores numéricos.
Fecha/Hora: Mantiene datos en formato fecha u hora.
Moneda: Acepta datos en formato número y con el signo monetario.
Autonumérico: En este tipo de campo, Access numera automáticamente el contenido.
Si/No: Campo lógico. Este tipo de campo es sólo si se requiere un contenido
del tipo Sí/No, o bien, Verdadero/Falso.
Objeto OLE: Permite introducir una foto, gráfico, hoja de cálculo ó sonido
Hipervínculo: Es útil definir un enlace a una página Web.

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Datos adjuntos:

Asistente para búsquedas: Crea un campo que permite elegir un valor de otra tabla o de
una lista de valores mediante un cuadro de lista o un cuadro combinado.

ƒ Introducir los siguientes nombres de campos (observe el tipo de dato de cada uno).

Cuando se agrega un campo, en la parte inferior de la ventana aparecen unos campos para
definir otro tipo de características.

2.5. Propiedades de los campos.

A medida que se van introduciendo nuevos

campos, aparece en la parte inferior de la pantalla una
ventana especial:

Desde esta ventana es posible ampliar y mejorar las

características de cada campo. Las principales
propiedades son:

Tamaño del campo: Define el tamaño máximo de caracteres que introducir hasta
255
Formato: Dependiendo del tipo de campo, es posible escoger un
formato. (P. Ejemplo monetario, fecha, etc.)
Título: Se utiliza para dar un título al campo para posteriormente
utilizarlo en formularios.
Máscara de entrada: Access coloca una serie de signos automáticamente para
facilitarnos la introducción de los datos. P. Ejemplo, introducir
una fecha tecleando sólo los números del día, mes y año, y
Access nos colocará automáticamente las barras de
separación. 12/abr/08.
Valor predeterminado: Si se requiere que por defecto este campo contenga un valor
que se repite a menudo para no tener que teclearlo.
Regla de validación: Es posible obligar al usuario a que introduzca los datos según
unos criterios. P. Ejemplo, obligar a que se introduzcan datos
numéricos inferiores a una cantidad.
Texto de validación: Cuando se incumplen las reglas de validación al introducir los
datos, aparece un texto explicativo. Desde aquí se puede
definir qué texto aparecerá.

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Requerido: Si esta opción está en Sí, el usuario está obligado a introducir

datos.
Permitir longitud cero: Si esta opción está en Sí, se permite la introducción de
cadenas de longitud cero.
Indexado: Los campos indexados permiten acelerar las búsquedas.
Un dato puede repetirse o no en la tabla con la opción:
Permitir duplicado Si ó No.

2.6. Establecer la Clave Principal e Introducir Datos.

Un campo clave es un campo con una característica especial que hace que su
contenido no se repita en ningún registro de la BD. Un campo clave incrementa además la
velocidad de los procesos del tipo Consultas o Formularios. Lógicamente, no se puede
introducir como campo clave el campo Nombre, por ejemplo.

Se deberá seleccionar con un Clic la fila del campo Matricula (el cuadrito gris a la izquierda
del nombre) de forma que se seleccione toda la fila. Después, pulsar un Clic en la pestaña
Diseño y en el botón Clave principal situado en la barra de opciones. Aparecerá como aquí:

• Para guardar la tabla, se puede cerrar la ventana directamente, o bien, escoger la opción
Archivo - Guardar. De cualquier forma, pedirá un nombre para la tabla.

ƒ Colocar como nombre: Alumnos y aceptar.

Cuando das doble Clic en el nombre de la tabla, aparece una pantalla en forma de tabla (al
estilo de Excel) donde se puede introducir los datos de los campos. Para desplazarse, es
suficiente con pulsar la tecla de tabulación o un clic en la siguiente casilla. Para el primer

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campo no hace falta escribir nada, ya que es autonumérico. Introduce algunos registros para
probar. Para pasar de un registro a otro, simplemente se pulsa Intro.

Para salir de la tabla, utiliza alguno da clic derecho sobre el nombre de la tabla y da clic en
cerrar. Una vez guardada la tabla es posible modificar el contenido de los campos pulsando
de nuevo el botón Abrir para añadir más registros o modificar los ya existentes.

2.7. Caso práctico

La BD que a continuación se tratará de gestionar una empresa ficticia, "EL ABETO"

dedicada al alquiler de propiedades. Esta empresa posee dos oficinas situadas en la Ciudad
de México y Cuernavaca que abarcarán propiedades del Estado de México. Utilizando el
ejemplo anterior, ¿qué es necesario para construir la BD?

Datos del cliente (Nombre, apellidos, etc. ...)

Datos de la propiedad (Tipo de propiedad, metros cuadrados, dirección, número de accesos,
etc. )

Se ha hecho un estudio de la situación y se decidió incluir los siguientes campos en la BD:

ƒ Código de la propiedad (Número que identificará a la propiedad alquilada)

ƒ Nombre, apellidos, DNI, y dirección
ƒ Fecha de alquiler del contrato
ƒ Fecha de expiración del contrato
ƒ Alquiler mensual que paga el cliente
ƒ Tipo de propiedad (Casa, apartamento, chalet...)
ƒ ¿Tiene garaje?
ƒ Número de acceso, habitaciones, dirección de la propiedad, ciudad, provincia y
Código postal
ƒ Superficie en m/2
ƒ Extras (observaciones, extras instalados, situación privilegiada, etc...)

Evidentemente, en una BD se está expuesto a olvidar algún campo, o es necesario modificar

las características de otro, pero esto siempre es posible solucionarlo. En concreto se ha
calculado que son necesarios 20 campos para nuestra Base de Datos. Si fuera una sola
tabla incluyendo todos los campos, se gestionaría perfectamente pero sería una barbaridad
tener tantos campos en una sola tabla. A veces es necesario modificar o introducir por
ejemplo los datos de una propiedad, y los del cliente no nos servirían para nada. Por ello, es
conveniente crear dos tablas; una controlará los datos del cliente y otra los de la propiedad.

2.7 Caso Práctico

1. Crea una BD nueva desde la opción Archivo - Nueva Base de Datos y colócale como
nombre: Abeto
2. Crea una nueva tabla en Vista de diseño

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3. A continuación crea los siguientes campos:

Se ha colocado como campo clave el campo Codigo. De esta forma se asegura el no repetir
dos veces un mismo código. Cada propiedad tendrá un único código que la identificará. A
continuación, se coloca en Sí la opción Requerido de los campos Nombres y Apellidos, en la
tabla de propiedades, que esta en la parte inferior de la pantalla.

En el campo Alquiler mensual, se cambiarán las propiedades siguientes:

Formato: Moneda
Regla de validación: <150000
Texto de validación: El precio de alquiler no debe pasar de 150.000

Seleccionar el campo Fecha de contrato, al situar el cursor en la casilla Máscara de

entrada. Pulsar el botón en la parte derecha: … Access preguntará si se desea guardar la
tabla. Aceptar y colocarle como nombre: Clientes. A continuación aparecerá una ventana
con ejemplos de máscaras. Seleccionar la opción Fecha corta y pulsar en el botón Terminar.
En la casilla aparecerán unos símbolos correspondientes a la máscara. Hacer exactamente
lo mismo para el campo Fecha_expiracion, cerrar la ventana de Diseño de tabla. Guardar
los cambios.

Enseguida se requiere crear una nueva tabla llamada Propiedades y tendrá las siguientes
características:
CAMPO TIPO TAMAÑO OTROS
Código Texto 3 Campo Clave
Garaje Sí/No
Tipo_propiedad Texto 15
Superficie en m/2 Numérico Entero
Dirección Texto 40
Población Texto 20
Estado Texto 15
Código_Postal Texto 5
Habitaciones Numérico Entero
Accesos Numérico Entero
Extras Memo

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3. Introducir Datos

En la relación entre las dos tablas es Uno a Uno, desde la tabla Clientes a la tabla
Propiedades. Esto significa que primero debe dar de alta algún cliente y posteriormente
darlo de alta en la tabla Propiedades. Establecerlo así, evita la introducción de errores en
la tabla Propiedades, ya que, para introducir una propiedad, previamente se debe tener
dado de alta el cliente en la tabla Clientes.

3.1. Añadir y Modificar Registros

Para añadir nuevos registros:

ƒ Pulsar un clic directamente bajo el último registro:

Es importante fijarse en el símbolo de la izquierda (el triángulo negro). Cuando se está

introduciendo un dato, el símbolo se convertirá en un lápiz.

Al finalizar la introducción de los datos del registro en el último campo, si se pulsa Enter,
se introduce un nuevo registro. Al agregar un registro si se quiere cancelar la introducción
de los datos, solo se pulsa la tecla Esc y el lápiz desaparecerá para volver a visualizar el
triángulo negro.

Para modificar los datos de un registro, únicamente se pulsa un clic en el interior del
campo que se desea modificar.

Modificar el ancho de una columna

Para modificar la anchura de una columna y así poder visualizar el contenido del campo,
se puede situar el ratón en medio de la cabecera del campo y "estirar" el ancho. También
se puede pulsar un clic en la cabecera del campo y la columna entera se seleccionará.

O da clic derecho sobre la cabecera del campo y selecciona Ancho de columna.

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De clic en el botón de Ajuste perfecto y Access ajustará el ancho automáticamente al

contenido de la columna.

Borrar un registro

Para borrar un registro, se debe pulsar un clic en el cuadro de lado izquierdo de la fila del
registro que se desea borrar. Una vez seleccionado, acceder al menú contextual con
botón derecho, seleccione - Eliminar registro y Access, tras pedir confirmación, borrará el
registro de la tabla.

3.2. Buscar y Ordenar datos en la tabla

Una opción muy útil es la de buscar algún dato en toda la tabla. En la pestaña
Inicio botón Buscar.

Aparecerá la típica ventanilla para buscar una frase. Se puede decir a Access que busque
en el registro, en toda la tabla, de arriba a abajo, etc.

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Ordenar:

Esta opción permite obtener el listado por ejemplo, de la tabla Clientes ordenada por
fecha de expiración del contrato, o un listado de la tabla Propiedades ordenada por Tipos
de Propiedad. Simplemente se requiere situar el cursor dentro de un campo por el que se
va a ordenar la tabla.

Enseguida se puede pulsar los botones Orden Ascendente u Orden Descendente,

según se quiera ordenar. Access ordenará la tabla por ese campo. Ordenar la tabla por un
campo en concreto no significa que Access cambie la posición de los campos de la tabla.
De hecho, si después de ordenar se intenta cerrar la tabla, Access preguntará si desea
guardar los cambios, es decir, si se requiere que la tabla se guarde con el nuevo orden.

3.3. Copia de una tabla

Es muy importante crear copias de todo lo considerado importante. Es pues,

necesario, crear una copia de alguna tabla dentro de la propia Base de Datos. Hay que
tomar en cuenta que en Access, hay opciones un poco delicadas, que pueden hacer que
los datos de la base cambien por completo. Si existe una copia, no hay problema.

Para hacer una copia de una tabla, debe tener cerrada la tabla. Desde la pantalla
principal:

ƒ Seleccionar la tabla
ƒ Pulsar el botón Copiar de la barra de herramientas, o bien Edición – Copiar.
ƒ Pulsar el botón Pegar de la barra de herramientas, o bien Edición – Pegar.
ƒ Cuando Access pide un nuevo nombre, se escribe el que sea oportuno.

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3.4. Expresiones

En las reglas de validación y consultas se requieren de introducir expresiones. Las

expresiones son condiciones con un formato que Access debe interpretar para sujetarse a
ellas. Pueden usarse expresiones de diversos tipos.

3.4.1. Expresiones de fecha

Es posible utilizar operadores de comparación típicos de programas informáticos

como mayor que, menor que, igual, distinto, etc. Para la cuestión de fechas, se pueden
utilizar esos mismos operadores. Por ejemplo, se quieren conocer los registros con un
campo cuya fecha es menor al 12 de Junio del 97. Puede hacerse de las siguientes
formas:
<12 Junio 1997
<#12/06/97#
<12 Jun 97
<12-Jun-97
<12/06/97

3.4.2. Expresiones de números, moneda y contador

Cuando se utilizan campos de este tipo, tan sólo se tiene que escribir los datos y si
contienen decimales, el separador de decimales.

3.4.3. Expresiones de texto

En este tipo de criterios, bastara con escribir el texto utilizando mayúsculas o

minúsculas indistintamente.

3.4.4. Expresiones lógicas tipo Si/No

Para valores tipo Si, se pueden escribir las siguientes expresiones en la casilla de
criterios:
"Sí"
"Verdadero"
"Activado"
"-1"

Para valores del tipo No es posible usar las siguientes expresiones:

"No"

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Access 2007 UAEH

"Falso"
"Desactivado"
"0"

3.4.5. Caracteres comodín

En la mayoría de programas de Windows, son validos los dos caracteres comodín

(el asterisco * y el interrogante ?), Para crear una expresión. El interrogante puede
sustituir un solo caracter en la posición que esté. El asterisco podrá sustituir a más de un
caracter en la posición en que se encuentre. Por ejemplo:

M?? Buscará los datos que comiencen por M y luego tengan dos letras más.
?a?a Buscará los datos cuya segunda y cuarta letra sea una a
*/12/97 Buscará los datos de cualquier día del mes de diciembre del 97
An* Buscará los datos de lo que comience por la palabra An

4. Relaciones

4.1. El modelo Entidad-Relación (E.R.)

Se trata de una técnica de diseño de base de datos gráfica, que nos muestra
información relativa a los datos y la relación existente entre ellos. Sus características
principales son:

ƒ Reflejan tan sólo la existencia de los datos sin expresar lo que se hace con ellos.
ƒ Es independiente de las bases de datos y de los sistemas operativos (por lo que
puede ser implementado en cualquier base de datos).
ƒ Está abierto a la evolución del sistema.
ƒ Incluye todos los datos que se estudian sin tener en cuenta las aplicaciones que se
van a tratar.
ƒ No tienen en cuenta las restricciones de espacio y almacenamiento del sistema.

4.1.1. Conceptos del Modelo Entidad-Relación

Entidades: Son objetos concretos o abstractos que presentan interés para el sistema y
sobre los que se recoge información que será representada en un sistema de bases de
datos. Por ejemplo, clientes, proveedores y facturas serían entidades en el entorno de
una empresa.
Atributos: Es una unidad básica e indivisible de información acerca de una entidad o una
relación. Por ejemplo la entidad proveedor tendrá los atributos nombre, domicilio,
población, CIF.
Dominios: Es el conjunto de valores que puede tomar cada atributo. Por ejemplo el
dominio del atributo población, será la relación de todas las poblaciones del ámbito de
actuación de nuestra empresa.
Tuplas: Cada fila que representa la información para cada ocurrencia de una
determinada entidad. La información se descompondrá, como ya se ha dicho, en dar
valores para cada uno de los atributos de la entidad.
Tablas: Es la forma de estructurar los datos en filas o registros y columnas o atributos.
Relación: Es la asociación que se efectúa entre entidades. Por ejemplo la relación entre
las entidades facturas emitidas y clientes.

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Access 2007 UAEH

Tablas Relacionales: Son tablas que cumplen los siguientes requisitos:

ƒ Cada fila debe ser única, es decir no pueden existir filas duplicadas.
ƒ Cada columna debe ser única
ƒ Los valores de las columnas deben pertenecer al dominio de cada atributo
ƒ Debe tener un solo tipo de fila, cuyo formato está definido por el esquema de tabla
o la relación.
ƒ El valor de la columna para cada fila debe ser único.
ƒ No puede contener columnas duplicadas.
Claves: En una tabla relacional a veces es necesario poder determinar una tupla
(registro) concreta, lo cual es posible mediante la clave. Se debe elegir la clave entre los
atributos, de forma que no puedan existir valores duplicados (la clave puede contener uno
o más atributos).

4.2. Modelo E.R. en Access.

Se han preparado dos Tablas; una para llevar el control de los clientes y otra para
llevar el control de las propiedades. Se ha definido en común un campo: Código de
Propiedad. ¿Porqué?., Se necesita un campo en común para las dos tablas de forma que
en la tabla Propiedades sea posible introducir las propiedades que sean, cada una con
su código único que las identificará. Pero también es necesario introducir datos en la tabla
Clientes de forma que se le asigne una propiedad a cada uno de ellos. Posteriormente se
pueden realizar consultas y crear formularios de las dos tablas, gracias a este campo en
común. De esta forma, es posible introducir datos en la tabla Clientes pero asegurándose
que existen en la tabla Propiedades. Así no habrá lugar a equivocaciones. Lo que es
necesario hacer es una relación.

Una relación es una característica especial de Access que hace que podamos trabajar
con varias tablas relacionadas a través de un campo en común. Existen tres tipos de
relaciones:

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Access 2007 UAEH

4.3. Tipos de Relaciones

Relación de uno a uno: En este tipo de relación, un registro de la tabla 1 sólo puede
estar enlazado con un único registro de la tabla 2 y viceversa. Este tipo de relación es la
que menos se utiliza. Un ejemplo podría ser éste, en el que cada persona tiene un único
DNI:

Relación de varios a varios: Cada registro de la tabla 1 puede estar enlazado con varios
registros de la tabla 2 y viceversa. En el siguiente ejemplo, en la tabla 1 cada película
pueden trabajar varios actores y, en la tabla 2, un mismo actor puede trabajar en varias
películas:

Relación de uno a varios: Cada registro de la tabla 1 puede estar enlazado con varios
registros de la tabla 2, pero cada registro de la tabla 2 sólo puede estar enlazado con un
registro de la tabla 1. En el siguiente ejemplo, un equipo puede tener varios jugadores,
pero cada jugador sólo puede jugar en un equipo:

Práctica:

Con la Base de Datos del ejemplo abierta, pulsar en el botón Relaciones estando activa
la Pestaña Hoja de Datos.

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Access 2007 UAEH

Aparece una nueva ventana con las dos tablas preparadas para crear la relación.

Arrastrar el campo Código de Propiedad desde una tabla hasta otra:

Arrastra desde aquí hasta aquí

Aparece una nueva ventana para definir algunas características de la relación. Access
coloca automáticamente el tipo de relación como de Uno a uno, pues los dos campos son
campos clave, por lo que sus datos serán únicos. Otras opciones de esta ventana son:

ƒ Exigir integridad referencial.

Se utiliza para asegurar que los datos se mantendrán correctamente relacionados cuando
se establezca la relación. Si esta casilla se activa, podemos escoger dos opciones más:

ƒ Actualizar o eliminar en cascada

ƒ Los campos relacionados hacen que cuando se modifique un dato en una de las dos
tablas, éste también será modificado en la tabla relacionada.

El botón Tipo de combinación es para acceder a más características de la relación. Se

recomienda dejar activada la casilla Exigir integridad referencial y sus dos opciones,
enseguida pulsar el botón Crear.

Aparecen unas líneas que reflejan la relación entre ambas tablas.

Contestar afirmativamente a la pregunta de Access de guardar la relación.

De este modo, están a punto las dos tablas para introducir los datos. Para ello,
simplemente se requiere pulsar el botón Abrir y Access mostrará una tabla formada por
columnas donde podremos introducir los datos.

En la introducción de datos es importante no dejar en blanco el campo clave, o Access no

dejará terminar el proceso. Cuando se termine de introducir toda una fila, se pulsa Enter
para pasar a introducir el segundo registro. Si se requiere cancelar la introducción de
datos en una fila, solo se debe pulsar la tecla Esc.
5. Formularios

Un formulario es un objeto de Access que permitirá introducir y modificar los datos de

una forma más "amable" y cómoda. Los formularios tienen la ventaja de:

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Access 2007 UAEH

ƒ Mostrar datos de varias tablas al mismo tiempo

ƒ Calcular campos
ƒ Crear y utilizar gráficos
ƒ Utilizar fuentes especiales, colores, títulos, etc.

5.1. Asistente para Formularios.

Los formularios pueden crearse mediante un asistente o bien en blanco y diseñarlos a

la medida propia. Para ver cómo se crean, se debe estar situado con una Base de Datos
abierta en la pestaña Formularios y pulsar el botón Nuevo. Aparecerá una ventana
pidiendo el tipo de formulario a crear y la tabla o consulta a partir de la cual se creará.

ƒ Con la Base de Datos abierta acceder a Formularios

ƒ Pulsar sobre la opción de Más Formularios – Asistente para formularios

En esos momentos, se ejecutará un asistente de Access que irá guiando paso a paso en
la creación del formulario. En el primer paso, Access pide qué campos se van a incluir en
el formulario y la tabla de la cual se obtendrán los datos.

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Access 2007 UAEH

En la parte izquierda aparece una ventana con los campos de la Base de Datos y en la
parte derecha otra con los campos que se incluirán en el formulario. En medio de las dos
ventanas aparecen unos botones que servirán para incluir o borrar campos desde la
ventana izquierda a la ventana derecha.

Carga el campo seleccionado desde la ventana izquierda a la ventana derecha.

Carga todos los campos desde la ventana izquierda a la ventana derecha.
Borra el campo seleccionado de la ventana derecha.
Borra todos los campos de la ventana derecha.

ƒ Cargar todos los campos y pulsar el botón Siguiente.

En el siguiente paso, Access pregunta qué tipo de formulario y la distribución de los

campos a través del mismo. Si se pulsa un clic en las diversas opciones, se podrá ver una
simulación en la ventana de la izquierda de cómo quedará.

ƒ Aceptar el tipo En columnas y pulsa el botón Siguiente

Para los estilos, puede probarse igual que antes el estilo de más agrado.

ƒ Escoger el estilo y pulsar Siguiente

ƒ Aceptar el último paso se requiere del nombre del formulario y seleccionar una opción
para abrir el Formulario. Al pulsar sobre el botón Terminar el formulario ya estará
creado.

La utilización del formulario es sumamente sencilla. Cada registro se visualiza como una
ficha independiente. En la parte inferior del formulario se aprecian unos botones:

Estos botones sirven para: Desplazarse al primer registro, desplazarse hacia atrás, hacia
adelante, al último registro y añadir
un nuevo registro.

Desde el formulario se puede

modificar el contenido de un campo,
borrarlo, añadir nuevos registros, y
todos los cambios que se realicen en
el formulario, se realizarán en la tabla
relacionada, así como todos los
cambios efectuados en la tabla, se
visualizarán en el formulario.

Se puede cerrar el formulario,

buscar un dato (Buscar), borrar un
registro completo (Eliminar - registro),
etc. Si el formulario está cerrado,
para utilizarlo sólo se debe pulsar el

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Access 2007 UAEH

botón Abrir. De igual forma, con el botón Diseñar se accede al diseño del formulario, que
es una pantalla especial donde es posible cambiar las posición de los campos,
características, añadir campos calculados, títulos, colores, etc.

5.2. Personalizar Formularios

El siguiente ejemplo será para crear un formulario de forma personalizada.

ƒ Con la Base de Datos Abeto.MDB abierta y situados en la sección Diseño, pulsa la

opción vista de diseño.

Aparece una ventana en blanco (o en gris) donde se puede "cargar" los campos de una
tabla y situarlos al gusto propio.

Para agregar los campos de una tabla antes se debe seleccionar el origen de los datos
que conformaran al formulario, para ello se debe acceder a las propiedades del formulario
y seleccionar una tabla desde la opción datos/origen del registro.

La zona gris es la zona que se verá cuando se esté utilizando el formulario. Esta zona se
puede ensanchar con el mouse "estirando" su esquina inferior derecha para que ocupe
más zona de pantalla. Para cargar los campos existe un botón situado en la barra de

opciones Agregar campos existentes, que despliega la Lista de campos

desde el que se puede escoger el campo que se desea. Al pulsar dicho botón y aparecerá
una pequeña ventana con los nombres de los campos.

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Access 2007 UAEH

ƒ Arrastrar el primer campo hasta situarlo más o menos en la esquina superior

izquierda:

Al colocar el puntero
del ratón sobre el
campo cargado,
aparece un cursor en
forma de cruz, si
está sobre un borde
del campo. Esta
mano sirve para
mover el campo.
También se pueden
observar unos
controles (puntillos
negros) para
modificar el tamaño del campo. Es importante anotar que se han cargado dos cosas: a la
izquierda el nombre del campo y a su derecha (en blanco) el campo en sí. Posicionando
el puntero del ratón sobre uno de los dos cuadrados más grandes, aparece una cruzo que
servirá para mover sólo una parte del campo (el nombre o el campo).
ƒ Terminar de cargar el resto de campos y sitúalos de forma más o menos coherente.

En las barras de opciones Fuente y Líneas de división, hay botones para cambiar los
colores de los campos, tipos de letra, bordes, efectos de relieve, etc. Es posible
seleccionar algún campo y hacer diferentes pruebas con esta barra. El formulario puede
quedar mejor, pero tampoco hay que llegar al extremo, tal que deje de ser estético.

Cuando el resultado sea satisfactorio, se puede hacer una prueba para ver cómo quedará,
con el botón Ver situado en la parte superior izquierda de la barra. Para volver a la

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Access 2007 UAEH

pantalla de diseño, pulsa el mismo botón. Se puede cerrar el formulario y ponerle un

nombre (Formulario de Propiedades, por ejemplo).

Si se necesita realizar alguna acción con varios campos a la vez (cambiar el color, mover,
borrar, etc.), se puede hacer seleccionándolos con el mouse en forma de selección de
ventana como se haría con cualquier otro objeto. También se puede ir pulsando un clic
uno a uno manteniendo pulsada la tecla Shift (mayúscula).

Existe otra barra de opciones llamada Controles. Ésta sirve para crear textos, títulos o
controles especiales como listas desplegables, botones programables, etc. Por un
ejemplo. En esta pantalla hay un campo llamado Tipo de Propiedad cuyo contenido
siempre es fijo, es decir, que siempre será un Chalet, Casa o Apartamento.

Cuando se esté introduciendo un registro nuevo o bien cuando se modifique alguno

existente, sería una pérdida de tiempo teclear siempre el contenido del campo. Lo más
recomendable de hacer es crear una lista desplegable para poder seleccionar el
contenido de una forma más sencilla y rápida.

La lista desplegable a crear se puede hacer de dos formas: con un asistente que guiará
paso a paso o bien "a mano". En la barra activa hay un botón con forma de varita mágica
llamado Asistente para controles. Si está pulsado (hundido) significa que está activado,
por lo que si se crea la lista desplegable, se pondrá en marcha automáticamente el
asistente. Para crear un control manualmente, se deberá desactivar el botón pulsando un
clic.

ƒ El botón mencionado deberá estar desactivado, pulsar después en el botón Cuadro

combinado de la misma barra de herramientas.
ƒ Dibujar en la zona de los campos un rectángulo no muy grande. El tamaño se puede
cambiar posteriormente.
ƒ Habrá aparecido un campo sin nombre. Ahora hay que configurarlo.
ƒ Para acceder a las propiedades del campo ello, pulsar doble clic en un borde del
campo, o bien pulsar el botón Propiedades de la barra de herramientas superior.
También se puede acceder desde el menú Ver- Propiedades.

Aparecerá una ventana especial. Desde esta ventana es posible cambiar las propiedades
de cualquier campo, como el nombre, color, eventos especiales, etc.

ƒ Cambiar los datos de la ventana de la siguiente forma:

Nombre: Tipo de propiedad

Este será el nombre de la etiqueta que se visualiza a la izquierda del campo.

Origen del control: Tipo de propiedad (puede escogerse de la lista desplegable)

La propiedad Origen del control define qué campo real de la tabla almacenará el valor
introducido posteriormente.

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Access 2007 UAEH

Tipo de origen de la fila: Lista de valores (puede escogerse de la lista desplegable)

Origen de la fila: Chalet;Casa;Apartamento (atención al punto y coma separador)

Aquí se define una lista de valores. En Tipo de origen de la fila se pudo escoger una tabla
o consulta o bien escribir a mano los datos de la lista. Estos datos hay que escribirlos
separados por punto y coma.

ƒ Cerrar la ventana de Propiedades y acceder a las propiedades del nombre del campo
para cambiarlo. En vez de Cuadro combinado... colocar como nombre: Tipo de
Propiedad.

ƒ Cerrar el cuadro, ajustar si es necesario el tamaño y posición del campo y realizar una
vista previa del formulario. Para confirmar que funciona correctamente, se deberá
desplegar la lista recién creada.

5.3. Cálculo de campos en un formulario.

Con el formulario de la tabla Clientes que se hizo con el Asistente para formularios.

ƒ Con la ventana de formularios a la vista, seleccionar el formulario Clientes y pulsa el

botón Diseñar.

En la siguiente imagen: Se ha ampliado un poco la

zona de diseño y movido el campo Alquiler. Ahora se
insertará un campo calculado para el IVA y otro para el
total del alquiler. Se pudieran crear dos campos nuevos
para ese fin. Para ello, se tendría que ir al diseño de la
tabla e insertarlos como dos campos nuevos del tipo
numérico. En este caso no se van a crear, sino que se insertaran dos campos
independientes que lo único que harán, será realizar un cálculo matemático de otros
campos.

ƒ Se han añadido dos casillas de texto con el botón Cuadro de texto y se

han cambiado el nombre de las etiquetas por el de IVA 16% y TOTAL alineando los
campos. Para cambiar el nombre de la etiqueta, se debe seleccionar y pulsar doble
clic para acceder a sus propiedades.

ƒ Ahora se seleccionará con un clic el campo gris del IVA 16% y acceder a sus
propiedades (con doble clic, o con el botón derecho y la opción Propiedades).

ƒ En el cuadro que aparece, situar el cursor en el campo Origen del Control. Aquí se
define de donde vienen los datos. Éstos pueden venir de algún campo de alguna
tabla, o bien pueden ser el fruto de alguna operación de cálculo con campos. A la
derecha se verán dos recuadros. Pulsar el de la derecha (puntos suspensivos).

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Access 2007 UAEH

ƒ Aparecerá otra ventana. Se trata del Generador de Expresiones. Aquí se pueden

definir fórmulas o funciones que realizan ciertas operaciones.

ƒ Escoger de la ventana izquierda las opciones Formularios - Formularios cargados -

Clientes.

ƒ Escoger de la ventana central Alquiler mensual.

ƒ Pulsar el botón Pegar.

ƒ Pulsar clic en la ventana superior y terminar de escribir la fórmula: [Alquiler mensual]

*16/100.

ƒ Cerrar la ventana del generador de expresiones desde el botón Aceptar.

ƒ Abrir la lista del campo Formato y escoge la opción Moneda.

ƒ Cerrar la ventana de propiedades.

ƒ Prueba una vista previa desde el botón Vista situado en la barra de herramientas en la
parte superior izquierda.

El campo tiene que aparecer ya con el cálculo hecho:

ƒ Configurar el campo TOTAL con la fórmula: [Alquiler mensual] + [IVA]

Esto significa que el último campo sume el contenido del campo Alquiler mensual más el
campo IVA. Este último será el campo de texto que se creó anteriormente. Es importante
señalar que el nombre de IVA se ha puesto al campo desde la ventana de propiedades.

Si no es así, Access no lo encontrará.

El resultado final será que cuando se introduce el precio de la propiedad, los dos campos
recién creados mostrarán automáticamente el cálculo del impuesto de IVA.

Es importante señalar que los dos últimos campos no existen como tales en la tabla
Clientes ni en la de Propiedades. Son sólo campos calculados.

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Access 2007 UAEH

6. Informes

Un informe es una forma de presentar los datos contenidos en una o varias tablas,
impresos en una hoja de papel. Los informes nos permiten agrupar la información
contenida en todos los registros. Los informes pueden incluir encabezados o pies de
página con el título del informe, encabezados o pie de grupos, la fecha, número de
página, etc.

La presentación de diseño de un informe es similar a la de una forma o formulario, permite

crear y modificar la estructura de un informe y concretamente, va a permitir controlar la
composición y el aspecto global del informe, agregar texto, gráficos o imágenes y efectuar
cálculos. Cuando está abierto el modo de diseño, está disponible el modo de presentación
preliminar, que permite examinar rápidamente el diseño básico del informe.

6.1. Asistente para informes.

Access dispone de una herramienta que crea de forma casi instantánea un informe
predeterminado. La creación de informes con asistente requiere solo de ir contestando las
preguntas que plantea.

La primera operación para crear un informe es seleccionar la opción de crear asistente

para informes.

Es necesario elegir la tabla o consulta desde la cual se deberá obtener la información

para el informe. Inmediatamente después de seleccionar el origen de los datos, se debe
pulsar el botón Aceptar y aparecerá el recuadro que permite seleccionar los datos
particulares que contendrá el informe.

CUADRO PARA
SELECCIONAR EL
ORIGEN DE LOS
DATOS DEL
INFORME

LISTA DE CAMPOS
DE LA TABLA O
CONSULTA
SELECCIONADA

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Access 2007 UAEH

En esta ventana, es posible cambiar el origen de los datos y seleccionar los campos que
se van a reportar mediante este informe.

Los grupos son aquellos en los cuales se puede clasificar la información en un informe,
por ejemplo en las reservaciones de habitaciones de hoteles se puede solicitar
información de acuerdo al tipo de habitación en cada uno de los hoteles registrados.
También deberán definirse las prioridades de agrupación, para obtener los resultados

que se requieren en realidad. Posteriormente se define el ordenamiento en que se va a

presentar la información y detalles de totales, por grupos definidos.

Las operaciones se sugieren a partir de valores numéricos que puedan causar el tipo de
resultados de grupos o que originen información para la toma de decisiones.

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Access 2007 UAEH

Una vez definida la información de totales, se deberá definir el estilo para el informe,
dentro de Access se definen algunos estilos predeterminados para los informes tal como
para los formularios.
Siguiendo el asistente se definirán otras características de imagen que pueden ser

seleccionadas conforme sea requerido para la aplicación. Las características que se

definen por medio del Asistente pueden ser modificadas en modo de diseño, para que
sean más acordes a la finalidad de la aplicación para la que este diseñando el informe.

La forma más sencilla de crear un informe o un formulario es mediante el asistente, sin

embargo, no siempre el asistente arroja los resultados que son más convenientes para las
necesidades de la aplicación, y para ello Access permite crearlos de forma personalizada
desde el inicio, o modificar el diseño de un informe o un formulario creado con el
asistente, esto con seleccionar el elemento y pulsar el botón de Diseño, que está del lado
derecho de la pantalla.

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Access 2007 UAEH

En un Informe personalizado nuevo, se deberá seleccionar la opción de Vista de diseño

en la primera ventana que aparece, la vista de diseño tiene diversos elementos que
permiten diseñar el informe adecuado.

6.2. Las Secciones

Tanto los informes y los formularios en modo de diseño, están divididos en secciones, que
proporcionan el formato final y la información que se presentará por este medio. Las
secciones que están disponibles son:

Sección de Detalle. Siempre muestra su contenido en la pantalla o en copia impresa, en

la que se incluye toda la información que se presenta al usuario.

Encabezado. Aparece al principio de la ventana, generalmente se utiliza para mostrar el

titulo, fechas e instrucciones o botones de mando que desencadenen cierta acción.

Pie. Aparece al final de la ventana, se utiliza para incluir instrucciones, controles o

botones de mandato en los formularios, o bien, para mostrar totales, o alguna otra
información de los reportes, y solo se imprime una vez al final del mismo.

Encabezado de página. Permite mostrar títulos encabezado de columnas, o alguna otra

información al principio de cada una de las páginas impresas.

Pie de Página. Contiene generalmente, el número de la página, la fecha o cualquier otra

información que se desee mostrar al final de la página impresa.

Si no está visible alguna se las secciones anteriores, se debe seleccionar la opción

correspondiente.

Propiedades de las secciones.

Cada una de las secciones posee su propia hoja de propiedades. La hoja de propiedades
permite establecer o modificar las propiedades, tales como el color, tamaño u otras
características.

Para mostrar la hoja de propiedades, se puede hacer doble clic sobre la sección
correspondiente, seleccionando la sección y haciendo doble clic en su barra de título.

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Access 2007 UAEH

Las Reglas

Las ventanas de diseño contienen dos reglas graduadas, que se pueden utilizar como
guías para dibujar y colocar los controles en un formulario o informe.
Mostrar cuadricula

Mostrar regla

La Cuadrícula

La cuadrícula es una malla de puntos visibles en el área de trabajo de la ventana de

diseño.

La hoja de propiedades

Los formularios y los informes presentan, al igual que las secciones o controles, una hoja
de propiedades del propio formulario o informe. Para ver la hoja de propiedades se debe
elegir la opción Hoja de propiedades de la barra Herramientas.

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Access 2007 UAEH

Las propiedades incluidas permiten configurar la apariencia del formulario o informe y

especificar las acciones que se realizarán cuando ocurra un suceso dentro de él y otras
nos permiten controlar su apariencia o tamaño.

6.3. Herramientas de Diseño.

La caja de Herramientas.

Microsoft Access incluye una caja de herramientas que contiene los útiles necesarios para
personalizar los formularios e informes. Para que la caja de herramientas esté presente
en la pantalla se debe activar la pestaña Diseño, aparecerá la barra de Controles.

Los controles son los objetos gráficos incluidos en la ventana de diseño, tiene asociados
un conjunto de sucesos, propiedades y métodos que pueden ser utilizados para incluir
una función específica al formulario o informe.

Tipos de controles.

Los controles tratados por Microsoft Access se pueden clasificar en tres grupos: controles
Dependientes, controles Independientes y controles Calculados.

Los controles Dependientes son aquellos que nos permiten visualizar los datos contenidos
en los campos de la tabla de la base de datos origen del formulario.

Los controles Independientes son aquellos que no dependen de los datos contenidos en
los campos de una tabla, tal como un título, líneas, recuadros, o cualquier texto añadido a
los formularios. Los controles Calculados realizan cálculos con los datos de una tabla y
visualizan el resultado en un formulario o informe.

La caja de herramientas, además del puntero utilizado para manipular los controles
incluidos en la ventana de diseño y el botón de asistente para controles, se incluyen los
siguientes controles:
LÍNEA
BOTÓN DE COMANDO
GRUPO DE OPCIÓN
CUADRO DE TEXTO ETIQUETA BOTÓN DE ALTERNAR
SALTO DE PÁGINA

PUNTERO
RECTÁNGULO
MARCO DE OBJETO
CUADRO COMBINADO INDEPENDIENTE

CUADRO DE LISTA
CONTROL DE FICHA
IMAGEN
SUBFORMULARIO
/SUBINFORME MARCO DE OBJETO
DEPENDIENTE BOTÓN DE OPCIÓN
CASILLA DE VERIFICACIÓN

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Access 2007 UAEH

• Etiqueta. Añade un texto fijo al formulario o informe. Una etiqueta también

puede ser utilizada para identificar un control, tal como un cuadro de texto, que
no posea la propiedad Titulo.
• Cuadro de Texto. Añade un cuadro de entrada que contiene el valor de un
campo de una tabla que cambia según el registro. El cuadro de texto es un
control dependiente que puede contener expresiones, permitiendo crear un
control calculado.
• Grupo de Opción. Añade un cuadro que puede rellenarse con botones de
opción, casillas de verificación o botones de alternar.
• Botón de Alternar. Añade un botón de mandato que puede estar presionado o
no, tal como los botones presentados en la barra de herramientas. Cuando
estos botones pertenecen a un grupo, no es posible activar más de uno a la
vez.
• Botón de Opción. Control que representa una opción Activada/Desactivada
exclusivamente. Si se encuentra junto con otros botones de opción formando
un grupo, el usuario solamente podrá seleccionar una de las opciones
mostradas. Los botones de opción pueden parecer similares a los cuadros de
verificación pero poseen una diferencia importante: Cuando un usuario
selecciona un botón de opción, los otros botones del grupo se desactivan
automáticamente.
• Cuadro Combinado. Añade un cuadro que contiene una lista de elecciones
posibles para un campo de las cuales será seleccionada una. Si el número de
elementos es grande, se insertará en la lista una barra de desplazamiento para
que el usuario pueda desplazarse a través de la lista hacia arriba y hacia abajo
para visualizar todos sus elementos.
• Subformulario/Subinforme. Añade un cuadro que contiene un subformulario
o subinforme creado por otra tabla o consulta.
• Objeto de Marco Dependiente. Añade un marco que contiene un objeto OLE
creado por arrastre.
• Objeto de Marco Independiente. Añade un marco que contiene un objeto tal
como una imagen o un objeto OLE.
• Línea. Añade líneas a un formulario o informe.
• Rectángulo. Añade un salto de página al formulario o informe para dividirlo en
varias páginas. Este control se añade en la parte izquierda de la ventana de
diseño.
• Botón de Comando. Añade un botón que ejecuta las instrucciones de una
macro cuando el usuario lo pulsa. La propiedad Imagen de este control nos
permite mostrar como rótulo del botón cualquier imagen, especificando en ella
la ruta de acceso al archivo que contiene la imagen (mapa de bits).

6.4. Propiedades de los controles

Los controles insertados en un formulario o informe, son utilizados básicamente como

interfaz con los usuarios de la aplicación, poseen su propio conjunto de propiedades o
atributos que definen su apariencia final en la pantalla, así como su funcionalidad. En
consecuencia, la configuración de las propiedades de los controles determinará el aspecto

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y comportamiento de los mismos. Los controles también responden a sucesos que

pueden ser activados tanto por el usuario como por el sistema.

Microsoft establece algunas de las propiedades de los controles de forma

predeterminada. Estas propiedades se muestran en la hoja de propiedades asociada a la
herramienta utilizada para crear el control.

El valor de estas propiedades se puede modificar, estableciendo otra nueva configuración.

La forma más apropiada de establecer una nueva configuración predeterminada para un
control, es diseñar primero el control y luego, mientras se encuentra seleccionado,
establecerlo como modelo predeterminado con la orden Definir valores
predeterminados de los controles del menú Formato. A partir de ese momento, siempre
que se elija un control de este tipo y se coloque en un formulario o informe, tendrá las
mismas propiedades que el control diseñado.

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Access 2007 UAEH

7. Consultas

En muchas ocasiones existe la necesidad de saber qué clientes viven en tal o cual
ciudad, cuantas propiedades del tipo chalet existen, quién paga más de 100,000 pesos de
alquiler, o cualquier otra pregunta que se ocurra. Evidentemente, el listado completo está
en forma de tabla, pero según el tipo de preguntas que a realizar a la BD puede llevarse
bastante tiempo el localizar algún dato en concreto. Para ello están las consultas. Las
consultas con preguntas preparadas que se pueden diseñar para utilizar cuando sea
necesario. Casi todo el trabajo en Access se basa en las consultas. Si es necesario hacer
un informe de unos datos determinados, puede hacerse a partir de una consulta. Si se
requiere un listado por pantalla o por impresora, se hará de una consulta.

La ventana de consultas de Access, proporciona acceso a la presentación del diseño de

consultas que se utiliza para crear o modificar consultas, para localizar, organizar y editar
los datos contenidos en las tablas. Las consultas pueden ser de varios tipos.

7.1. Tipos de Consulta

Las consultas son los objetos de una base de datos que permiten recuperar datos de una
tabla, modificarlos e incluso almacenar el resultado en otra tabla.

Existen varios tipos de consultas:

• Consultas de selección.

Son las consultas que extraen o nos muestran datos. Muestran aquellos datos de una
tabla que cumplen los criterios especificados. Una vez obtenido el resultado podremos
consultar los datos para modificarlos (esto se podrá hacer o no según la consulta). Una
consulta de selección genera una tabla lógica (se llama lógica porque no está físicamente
en el disco duro sino en la memoria del ordenador y cada vez que se abre se vuelve a
calcular).

• Consultas de acción.

Son consultas que realizan cambios a los registros. Existen varios tipos de consultas de
acción, de eliminación, de actualización, de datos anexados y de creación de tablas.

• Consultas específicas de SQL.

Son consultas que no se pueden definir desde la cuadrícula QBE de Access sino que se
tienen que definir directamente en SQL. Estas consultas no se estudiarán en este curso
ya que para definirlas hay que saber SQL, cosa que no es objeto de este curso.

Crear una consulta.

Para crear una consulta, seguir los siguientes pasos:

Abrir la base de datos donde se encuentra la consulta a crear.

Hacer clic en el botón Diseño de Consulta en la pestaña Crear:

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También tenemos la posibilidad de utilizar el Asistente para consultas que puedes ver en
la imagen anterior para crear consultas con un poco de ayuda.

Si haces clic en el botón Asistente para consultas aparecerá el siguiente cuadro de

diálogo:

ƒ Asistente para consultas sencillas

ƒ Asistente consultas de tabla referencias cruzadas
ƒ Asistente para búsqueda de duplicados
ƒ Asistente búsqueda de no coincidentes

El Asistente para consultas sencillas crea una consulta de selección sencilla como
definimos en el apartado anterior.

ƒ Consulta sencillas

Nosotros explicaremos detenidamente la opción Diseño de consulta que te permitirá

crear cualquiera de las anteriores por ti mismo.

Al entrar en la Vista Diseño de consulta nos pide primero las tablas de las que la consulta
sacará los datos con un cuadro de diálogo parecido al siguiente:

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Diseño de Consultas

Las consultas de selección son el tipo de consultas predeterminado de Microsoft Access,

y están diseñadas para seleccionar los registros de una tabla que cumple unas
condiciones determinadas.

Los pasos a seguir para crear una consulta de selección son:

Seleccionar Asistente para consultas.

Access Mostrará una ventana de la consulta vacía en presentación de diseño y el cuadro

de dialogo Agregar Tabla, que nos permite agregar tablas o consultas a nuestra consulta.

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ƒ Agregar tablas o consultas haciendo doble clic en los nombre de las tablas o
consultas. Cuando se han elegido todas las tablas deseadas pulsar sobre el botón
Cerrar.
ƒ Si es necesario, establezca las uniones entre las tablas (arrastrando el nombre de los
campos de enlace de una tabla a otra).
Microsoft Access mostrará automáticamente las líneas de unión, si se han definido ya las
relaciones entre las tablas como relaciones.

ƒ Agregar los campos a la consulta, arrastrando su nombre desde la lista de campos

hasta la cuadricula inferior o haciendo doble clic en ellos.
ƒ Completar la consulta complementando la cuadricula para introducir criterios, ordenar,
totalizar, etc.

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Consultas de Referencias cruzadas

Las consultas de referencias cruzadas permiten presentar de una forma más compacta y
legible, resumiendo los datos repetidos y presentándolos en forma tabular.
Por ejemplo queremos obtener las ventas mensuales de nuestros empleados a partir de los
pedidos vendidos. Tenemos que diseñar una consulta resumen calculando la suma de los importes
de los pedidos agrupando por empleado y mes de la venta

Pues este último resultado se obtiene mediante una consulta de referencias cruzadas.

Observa que una de las columnas de agrupación (empleado) sigue definiendo las filas
que aparecen (hay una fila por cada empleado), mientras que la otra columna de
agrupación (mes) ahora sirve para definir las otras columnas, cada valor de mes define
una columna en el resultado, y la celda en la intersección de un valor de empleado y un
valor de mes es la columna resumen, la que contiene la función de agregado (la suma de
importes).

Las consultas de referencias cruzadas se pueden crear desde la vista diseño pero es
mucho más cómodo y rápido utilizar el asistente.

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Desde la pantalla de Vista Diseño de la consulta es posible escoger qué campos se van a
incluir en la consulta, así como otras opciones (orden, criterios de consulta, etc.). Si se
desea realizar una consulta sólo de los campos Código de Propiedad, Alquiler, Nombre y
Apellidos de la tabla Clientes, y el campo Tipo de Propiedad de la tabla Propiedades. Lo
que se debe hacer es "cargar" el campo necesario, desde la casilla de la tabla hasta la
cuadrícula inferior. Se puede hacer de dos formas:

ƒ Pulsar doble clic en el campo Código de propiedad de la tabla Clientes.

El campo ha de aparecer en la parte inferior.

ƒ Arrastrar el campo Nombre de la tabla Clientes a la primera casilla de la segunda fila,

al lado del campo anterior.
ƒ Ahora cargar, utilizando el método que sea, los campos Apellidos y Alquiler de la tabla
Clientes, y el campo Tipo de Propiedad de la tabla Propiedades.

Para ver el resultado:

ƒ Pulsar clic en el botón Vista, situado en la barra de botones superior

izquierdo.

En pantalla aparece un listado con los campos de las dos tablas, tal y como fueron
preparado. Ahora se puede volver a la vista Diseño pulsando el mismo botón Vista que
ahora aparece como una regla azul, pero ahora se guardara la consulta.

ƒ Al cerrar la ventana de la consulta, Access preguntara si se desea guardarla. Se

deberá responder afirmativamente y ponerle como nombre: Consulta sencilla.

Para modificar la consulta, se deberá pulsar el botón Diseño.

Para ejecutar la consulta para ver su contenido, solo se requiere pulsar el botón Abrir.

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7.2. Consultas con Criterios

La consulta anterior fue una consulta normal, de todos los registros de la Base de
Datos. Una de las mayores ventajas de las consultas es la de introducir criterios de
consulta. Mediante los criterios es posible seleccionar registros que cumplan unas
condiciones determinadas. Para crear una consulta que muestre datos sobre los inquilinos
que pagan más de 85,000 pesos de alquiler mensual:

ƒ Crea una nueva consulta de la tabla Clientes y carga los campos Código de
propiedad, Nombre y Alquiler mensual.
ƒ En la casilla Criterios del campo Alquiler Mensual, escribe: >85000

ƒ Visualizar el resultado de la consulta con el botón Vista.

Aparecen los tres campos de los clientes que pagan más de 85,000 pesos al mes.

ƒ Volver al modo Diseño desde el mismo botón

ƒ Agregar el campo Oficina Vendedora y añadir el siguiente criterio:

ƒ Visualizar el resultado.

En este último caso existen dos condiciones que se tienen que cumplir. Sólo se verán los
campos de los registros que cumplan las dos condiciones: que paguen más de 85.000 pts
y cuya oficina vendedora esté en la ciudad de Terrassa.

ƒ Guardar la consulta con el nombre: Oficina Terrasa - Más de 85000

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8. Campos calculados

En ocasiones existe la necesidad de realizar operaciones matemáticas con algún

campo. Es posible crear campos vacíos y rellenarlos con datos provenientes de alguna
operación entre dos o más campos.

Para efectos del ejemplo, se ha subido la cuota mensual a todos los inquilinos en 500
pesos. Es evidente que sería mucho trabajo modificar uno a uno todos los campos de los
precios. Se realizará una operación matemática.

8.1. Llenado de tablas con campos calculados.

Abrir la Base de Datos Abeto.MDB y colocarse en la pestaña de las Consultas.

Crear una nueva Consulta en modo Vista Diseño

Cargar la tabla Clientes
Cargar los campos Código de Propiedad y Alquiler mensual

En la barra de herramientas superior hay un botón llamado Tipo de consulta. Pulsar

sobre el botón y escoger el tipo Actualización
Sitúar el cursor en la casilla Actualizar a y escribe:

Cerrar la consulta. Guardar la consulta con el nombre Aumento de precio en 500 pesos.

El icono de la nueva consulta deberá haber cambiado. Esta es una consulta de

actualización. Lo que significa que cuando se ejecute, cambiará los datos de la tabla. Por
eso se debe tener cuidado en preparar adecuadamente la consulta; un error podría traer
consecuencias imprevisibles. En la presente consulta se ha puesto entre corchetes el
nombre del campo Alquiler mensual al que se ha sumado el número 500. Es
recomendable hacer una copia de la tabla Clientes para el caso de un error.

Para ejecutar el cambio es necesario seleccionar la consulta y pulsar en el botón Abrir.

Access avisará que se van a modificar datos de una tabla, deberá aceptarse el mensaje
que aparece.
Access vuelve a pedir confirmación con un segundo mensaje.
Para observar el cambio, se debe entrar en la pestaña Tablas y abrir la tabla Clientes. El
campo Alquiler mensual tiene que aparecer con un incremento de 500 pesos.

8.2. Llenado de una tabla nueva con Campos de otras tablas.

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A continuación se verá cómo crear una tabla nueva con campos proveniente de
otras tablas. Por ejemplo, se necesita una nueva tabla con sólo algunos campos de las
otras dos (Clientes y Propiedades). Para evitar el construir la tabla y llenarla con los datos
que se necesitan, registro por registro, se tomarán campos de las dos tablas y se
construirá una nueva.

Crea una consulta nueva escogiendo las dos tablas.

Para obtener una tabla a partir de datos de otras, en el ejemplo es necesario añadir de la
tabla Clientes, los campos Nombre, Apellidos, y Alquiler mensual, añadir de la tabla
Propiedades los campos Tipo de propiedad, Dirección, Población y Provincia. Abrir el
botón llamado Tipo de consulta que se encuentra en la barra de herramientas superior,
deberá escoger el tipo Consulta de creación de tabla.
Access pedirá un nombre para la nueva tabla que se creará más tarde. Colocar el
nombre: Clientes y Propiedad y aceptar.
Cerrar la consulta, grabarla con el nombre: Consulta de Creación de Tabla
Aparecerá otro tipo de icono.
Al seleccionar la consulta recién creada y abrirla. Access avisa que se creará una nueva
tabla.
Verificar en la pestaña de Tablas que la nueva tabla se ha creado.

9. Mantenimiento a una Base de Datos

Los datos en una Base de Datos pueden llegar a ser muy valiosos. De hecho,
cualquier accidente o pérdida de datos, aparte de llegar a suponer una pérdida económica
considerable, puede llegar a ver desperdiciadas tantas horas de trabajo.

La pérdida de la información puede prevenirse de varias formas:

ƒ Realizar copias de seguridad de los archivos MDB con frecuencia.

ƒ Hacer copias de las tablas. A veces, una consulta de actualización puede desembocar
en resultados catastróficos.
ƒ Crear réplicas si es necesario.
ƒ Proteger con contraseñas la Base de Datos.

El día menos pensado se pierde un fichero, se introduce un virus, se borra

accidentalmente información o cualquier otra situación similar y es cuando se recuerda
porqué no se hacen unas copias en disquete de los archivos.

Access dispone de dos sistemas para asegurar la información de una Base de Datos:

Contraseña: el acceso a la Base de Datos por completo está restringido por contraseña.
Hay que tener en cuenta que, aunque la contraseña está encriptada para que no pueda
leerse mientras se escribe, una vez abierta se puede acceder a todos los objetos, incluso
anular o cambiar la contraseña.

Seguridad al nivel de usuario: se limita el acceso para cada usuario. Éste tendrá acceso
sólo a determinadas partes de la Base de Datos.

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Access 2007 UAEH

9.1. Establecer Contraseña de Seguridad

Para establecer una contraseña de seguridad, se deben seguir los siguientes pasos:

ƒ Cerrar cualquier Base de Datos que esté abierta.

ƒ Accesar a Archivo - Abrir para abrir una Base de Datos.
ƒ Selecciona cualquier Base de Datos que exista y activar el botón Exclusivo
ƒ Abrir la Base de Datos.

Debe usarse la opción Exclusivo porque se está trabajando en red, ningún otro usuario
podrá acceder a la Base de Datos.

ƒ Accesar a Herramientas - Seguridad - Establecer contraseña para la Base de Datos.

ƒ Escribir en las dos casillas la misma contraseña. Una cualquiera y aceptar.

En el caso de no abrir la Base de Datos en modo Exclusivo, Access muestra un mensaje

indicando que se debe abrir en este modo, e impide asignar una contraseña.

ƒ Cerrar la Base de Datos.

Al volver a abrir la Base de Datos, Access pregunta por la contraseña, si no se introdujo

correctamente, no es posible acceder a la Base de Datos.

Para eliminar la contraseña bastará con acceder a la opción Herramientas -Seguridad -

Anular contraseña establecida para la Base de Datos

9.2. Permiso y Cuentas de Usuarios y Grupos

Cuando se trabaja en red, cualquier usuario que conozca una contraseña podrá
igualmente acceder a todas las opciones de la Base de Datos así como modificar o borrar
datos.

En red, lo más apropiado es restringir el acceso de forma específica indicando qué

usuarios pueden acceder a determinadas partes del programa.

ƒ Acceder a Herramientas - Seguridad - Cuentas de usuario y de grupo

Si se ha trabajado en red, sobre todo con Windows NT, el cuadro de diálogo resulta
familiar.

Un permiso especifica el tipo de acceso que tiene un usuario. Un grupo de trabajo es un

grupo de usuarios que comparten datos en un entorno multiusuario en red.

Administradores: son aquellos que tienen permisos completos a todas las bases de
datos. Estos, se crean desde Windows NT y el servidor central y se les asigna la tareas
de administradores.
Usuarios: son el conjunto de usuarios de un grupo de trabajo, a los cuales se les otorga
una serie de permisos para el acceso a según qué partes del programa.

ƒ Cancelar el cuadro y accesar a Herramientas - Seguridad - Permisos de usuario y

grupo

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En Lista se puede elegir entre Grupos o Usuarios para establecer los permisos. En la
parte inferior, en el cuadro Permisos, se puede activar o desactivar las casillas para
establecer los permisos para leer, modificar, etc.
Por ejemplo, para permitir leer la información de dos de las tablas, pero no actualizarla,
borrarla, ni modificar su diseño, se seleccionan primero las tablas en la lista Nombre del
objeto y después se activa sólo la opción Leer datos.

ƒ Cancelar el cuadro.

También se puede proteger la Base de Datos con la opción Herramientas - Seguridad -

Codificar o descodificar Base de Datos. Esta opción hará una copia de la Base de Datos
en información indescifrable.

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Anexo (Ejercicios Access 2007)

Unidad 2.

Práctica

4. Crea una BD nueva desde la opción Archivo - Nueva Base de Datos y colócale
como nombre: Abeto
5. Pulsa en el botón Nuevo y escoge la opción Vista diseño
6. A continuación crea los siguientes campos:

Se ha colocado como campo clave el campo Código propiedad. De esta forma se asegura
el no repetir dos veces un mismo código. Cada propiedad tendrá un único código que la
identificará.

A continuación, se coloca en Sí la opción Requerido de los campos Nombre y Apellido, en

la tabla de propiedades, que esta en la parte inferior de la pantalla.

En el campo Alquiler mensual, se cambiarán las propiedades siguientes:

Formato: Moneda
Regla de validación: <150000
Texto de validación: El precio de alquiler no debe pasar de 150.000

Seleccionar el campo Fecha de contrato, al situar el cursor en la casilla Máscara de

entrada. Pulsar el botón en la parte derecha: … Access preguntará si se desea guardar
la tabla. Aceptar y colocarle como nombre: Clientes. A continuación aparecerá una
ventana con ejemplos de máscaras. Seleccionar la opción Fecha corta y pulsar en el
botón Terminar. En la casilla aparecerán unos símbolos correspondientes a la máscara.

Hacer exactamente lo mismo para el campo Fecha de expiración, cerrar la ventana de

Diseño de tabla. Guardar los cambios.

Enseguida se requiere crear una nueva tabla llamada Propiedades y tendrá las siguientes
características:

CAMPO TIPO TAMAÑO OTROS

Código propiedad Texto 3 Campo Clave
Garaje Sí/No
Tipo de propiedad Texto 15
Superficie en m/2 Numérico Entero

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Dirección Texto 40
Población Texto 20
Estado Texto 15
Código Postal Texto 5
Habitaciones Numérico Entero
Accesos Numérico Entero
Extras Memo

Cuestionario

1. ¿Porqué define el campo Código Postal como texto y no como numérico?

2. ¿Se te ocurre un motivo por el que hemos repetido en esta tabla otra vez el campo
Código de Propiedad?
3. ¿Porqué el campo Garaje es del tipo Si/No?
4. ¿Qué podemos hacer para facilitar la introducción de datos si casi todas las
propiedades están en la ciudad de México?
¿Podemos definir un campo numérico de tamaño 3?

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Unidad 4
Ejercicio:
ƒ Crear una Base de Datos básica de calificaciones de alumnos de una escuela. Los
alumnos cursan una especialidad o carrera, y cada materia pertenece a una carrera
en particular, los alumnos pueden cursar materias que corresponden a cualquier
especialidad. Los datos que se requieren son los siguientes.

Para realizar el registro de las calificaciones es necesario crear la tabla siguiente.

Con las tablas anteriores deben ser creadas las relaciones correspondientes y los
formularios necesarios para el registro adecuado de las calificaciones de los alumnos, así
como se muestra a continuación.

En el siguiente formulario se muestran y registran las carreras que se imparten, en el

presente ejemplo, solo se requiere del nombre de la carrera, para una Base de Datos más
compleja se deberán agregar los campos que se requieran.

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Access 2007 UAEH

Para el caso de los formularios de Materias y Alumnos, es posible añadir, además

de los campos comunes, un cuadro combinado para seleccionar la clave de la
especialidad a la que corresponden.

Conforme a la tabla Mat_Al es posible capturar calificaciones de los alumnos de acuerdo

a las materias que cursan. Para facilitar la captura se agregan dos cuadros combinados,
uno correspondiente a las claves de los alumnos y otro para seleccionar las claves de las
materias que están registradas en la Base de Datos.

Cuadro
Combinado

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Posteriormente Cambiar las Propiedades del Cuadro Combinado para que, al desplegar el
Componente, se visualicen los nombres correspondientes al Alumno y la Materia.

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Unidad 7

7.3. EJERCICIO DE REPASO. CONTROL DE UNA CLÍNICA.

Crear una Base de Datos que controlará una supuesta clínica. Se Necesitan tres
tablas para el control de los pacientes, ingresos en clínica y médicos. La clínica "SAN
PATRÁS" necesita llevar un control informatizado de su gestión de pacientes y médicos.
Para ello se crearán tres tablas con las siguientes características:

Tabla Pacientes: llevará un control de los datos de los pacientes como el Nº de S.S.,
Nombre, Apellidos, No. de Historial, etc.
Tabla Ingresos: llevará el control de la fecha del ingreso, número de planta, número de
cama, diagnóstico, etc.
Tabla Médicos: Código del médico, Nombre, Apellidos, Especialidad, etc.

A continuación se tienen las características de cada campo de las tablas:

TABLA PACIENTES:

Campo Tipo Largo Otros

N Seguridad Social Texto 15
Nombre Texto 15
Apellidos Texto 30
Domicilio Texto 30
Población Texto 25
Provincia Texto 15
Código Postal Texto 5
Teléfono Texto 12
Número de Historial Texto 9 Campo Clave
Regla de validación: "H" o
Sexo Texto 1
"M"

TABLA MEDICOS:

Campo Tipo Largo Otros

Código identificación Texto 4 Campo Clave
Nombre del Médico Texto 15
Apellidos del Médico Texto 30
Especialidad Texto 25
Fecha de ingreso Fecha Máscara fecha corta
Cargo Texto 25
Número de Colegiado Número
Observaciones Memo

TABLA INGRESOS:

Campo Tipo Largo Otros

Autonuméri
Número de Ingreso Campo Clave
co
Número de Historial Texto 9
Fecha de Ingreso Fecha Máscara fecha corta
Código de Identificación Texto 4

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Número de planta Número

Número de cama Número
Alérgico Sí/No
Observaciones Memo
Coste del tratamiento Número Formato Moneda
Diagnóstico Texto 40

Este será el aspecto que tendrán las relaciones de las tablas:

Se ha creado una relación de Uno a Varios del campo Número de Historial de las tablas
Pacientes e Ingresos. Esto significa que primero se debe introducir los datos del paciente
y luego los de la tabla de Ingresos. La relación uno a varios permitirá introducir varios
ingresos para un mismo paciente, pero siempre que primero el paciente esté dado de alta
en la tabla Pacientes. Asimismo, está definido como campo clave de la tabla Pacientes el
campo Número de Historial porque serán datos únicos que no se repetirán en la misma
tabla. Como campo clave de la tabla Ingresos se eligió el campo Número de Ingreso, ya
que cada número de ingreso será único.

Como campo clave de la tabla Médicos se tiene el campo Código de identificación y se ha

establecido una relación de uno a varios con el mismo campo de la tabla Ingresos. Esto
significa que primero se tiene que introducir los datos del médico, y posteriormente, en la
tabla Ingresos asignarle el ingreso de un paciente a un médico determinado.

Resumiendo: Primero se deben introducir los datos de los médicos y de los pacientes.
Posteriormente, cuando se produzca un ingreso, se asignará un número de ingreso
(único) a un paciente (Número de Historial) y un médico (Código de Identificación). En la
tabla Ingresos se puede introducir varios pacientes, y asignárselo a uno de los médicos de
la tabla Médicos.

Tabla Pacientes con sus datos:

N Seguridad
Nombre Apellidos Domicilio Población
Social
José
08/7888888 Romerales Pinto C/ Azorín, 34 3º Móstoles
Eduardo
08/7234823 Ángel Ruiz Picasso C/ Salmerón, 212 Madrid

Código Número de
Provincia Teléfono Sexo
Postal Historial
Madrid 28935 91-345-87-45 10203-F H
Madrid 28028 91-565-34-33 11454-L H

Parte de los datos de la tabla Médicos:

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Código de Nombre del Apellidos del Fecha de

Especialidad
Ident. Médico Médico Ingreso
AJH Antonio Jaén Hernández Pediatría 12-08-90
CEM Carmen Esterill Manriquez Psiquiatría 13-02-92

Número de
Cargo Observaciones
Colegiado
Está próxima su
Adjunto 2113
retirada
Jefe de
1231
sección

Finalmente una parte de los datos de la tabla Ingresos:

Número de Número de Fecha de Código de Número de

Ingreso Hist. Ingreso Identi. planta
1 76327-H 23/01/94 SVT 5
2 1212-A 24-02794 CSM 1

Número de
Alérgico Observaciones
cama
121 No 23/01/94
Alérgico a la
5 Sí
penicilina

Para no mostrar todos los datos de las tres tablas, se han resumido los mismos.
Una vez los datos introducidos, se pueden realizar varias consultas a la Base de Datos.

Ejemplos de Consultas a la Base de Datos:

ƒ Se necesita un listado de los nombres de los médicos y su especialidad.

- Ir a la pestaña Consultas - Nuevo - Vista Diseño y agregar la tabla Médicos.

- Visualizar su contenido con el botón Vista previa para asegurar que funciona
correctamente y cerrar la Consulta grabándola.

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Access 2007 UAEH

ƒ Es necesario saber los el Nombre y Apellidos de los pacientes que ingresaron entre
Enero y Marzo del 94 y que son alérgicos.

ƒ Se requiere saber los Nombres y Apellidos de los pacientes que viven en Getafe o
Alcorcón.

Introducción de un nuevo campo

Para introducir un nuevo campo en la tabla Ingresos llamado Fecha de Alta que controlará
la fecha en la que el paciente es dado de alta de la clínica. Para ello:

ƒ Acceder a la pestaña de Tablas, seleccionar la tabla Ingresos y pulsar en el botón

Diseño.
ƒ Pulsar un clic a la izquierda del campo Código de Identificación. Su fila deberá quedar
resaltada en su totalidad.
ƒ Abrir el menú Insertar y escoger la opción Filas.
ƒ Pulsar un clic en la casilla del campo y escribir: Fecha de Alta
ƒ Dotar al campo del formato Fecha corta a través de la máscara
ƒ Cerrar la tabla (guardándola).
ƒ Ahora debe abrirse la tabla para introducir los nuevos datos. El nuevo campo está al
lado del campo Fecha de Ingreso. Deben introducirse fechas. Es posible introducir
fechas posteriores a la de Ingresos en unos cuantos días.

Introducción de dos campos nuevos

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Access 2007 UAEH

Para dar de alta dos campos nuevos que posteriormente servirán para realizar cálculos
automáticos. Los campos serán: Días de Ingreso, que controlará automáticamente los
días que el paciente ha estado ingresado a través de una sencilla operación matemática
entre dos fechas, y el campo Coste Total del Tratamiento, que multiplicará el Coste del
Tratamiento por los días que ha estado ingresado, dando como resultado el coste total.

ƒ Inserta dos campos nuevos: Días de Ingreso será

del tipo numérico, y Coste total del tratamiento
será también del tipo numérico pero con formato
Moneda.

Consulta de actualización de campos

Enseguida se creará una nueva consulta, pero esta vez no será una consulta para ver por
pantalla, sino que será una consulta que cuando se ponga en marcha, cambiará los datos
de la tabla. Este tipo de consultas reciben el nombre de Consultas de actualización.

ƒ Crear una nueva consulta en modo Vista diseño utilizando la tabla Ingresos.
ƒ Cargar el campo Días de Ingreso
ƒ Abrir la lista (botón desplegable) Tipo de consulta situado en la barra superior de
herramientas, y escoger la lo opción Consulta de actualización.
ƒ Pulsar un clic en la casilla Actualizar a: y escribir la siguiente fórmula: [Fecha de Alta]-
[Fecha de Ingreso]

Esto es una resta de dos fechas.

- Cerrar la consulta grabándola y ejecutándola. Access avisa que se va a ejecutar una

consulta de actualización de datos, aceptar.
Posteriormente, avisa por segunda vez de que se actualizarán varias filas, aceptar.
- Acceder a la pestaña de las tablas y verificar, abriendo la tabla Ingresos, que el campo
Días de Ingreso se ha actualizado automáticamente.

Actualización del Coste total del tratamiento

Actualizar de forma similar el campo Coste total del tratamiento multiplicando los campos
Días de Ingreso y Coste del tratamiento. Se puede crear una nueva consulta de
actualización, pero aprovecharemos la que ya está creada para añadir la nueva fórmula:

ƒ Editar con el botón Diseño la consulta anterior y añadir el siguiente campo con la
siguiente fórmula:

ƒ Cerrar guardando la consulta y abrirla para verificar su funcionamiento.

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Access 2007 UAEH

Consulta de agrupación

La clínica quiere saber el número de pacientes que existen por población. Se hará una
consulta que muestre las poblaciones y que cuente el número de pacientes de cada una.

ƒ Crear una nueva consulta de la tabla Pacientes y cargar los campos Nombre,
Apellidos y Población

ƒ Pulsar en el botón Totales situado en la barra superior de herramientas

En la cuadrícula de los campos cargados aparece una nueva fila llamada Total.

ƒ Cargar en la cuarta fila otra vez el campo Población y abrir la lista desplegable de la
fila Total seleccionando la opción Cuenta tal y como aparece en la ilustración:

ƒ Visualizar como queda. Debería verse una columna llamada CuentaDePoblación

donde se observa el número de habitantes por población de la Base de Datos.

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