PROCEDIMIENTO EGASA No 001 – REVISIÓN 1

ARQUEOS
1. OBJETIVO
La presente normatividad tiene por objetivo establecer el procedimiento que permita la realización de arqueos a los fondos, valores y documentos de pago en poder de la Empresa.

2. ALCANCE
Este procedimiento abarca en su aplicación a las dependencias y trabajadores encargados del manejo y custodia de fondos de caja, valores negociables, documentos en garantía, documentos por pagar y documentos por cobrar.

3. APROBACIÓN, IMPLANTACIÓN, DIVULGACIÓN Y ACTUALIZACIÓN
Aprobación : Gerencia General Implantación : División de Contabilidad Divulgación y Actualización : Dpto. de Organización y Métodos e Información

4. BASE LEGAL
Normas Técnicas de Control Interno para el Sector Público – Texto Aprobado por Resolución de Contraloría N° 072-98-CG (Norma Técnica 230-12 Arqueo de Fondos y Valores)

5. NORMAS GENERALES
5.1. DEFINICIONES Arqueo de Caja.- Consiste en el análisis de las transacciones del efectivo, durante un lapso determinado, con el objeto de comprobar si se ha contabilizado todo el efectivo recibido y por tanto el saldo que arroja esta cuenta, corresponde con lo que se encuentra físicamente en caja en dinero efectivo, cheques o vales. Valores Negociables.- Son instrumentos del mercado monetario que pueden convertirse fácilmente en efectivo. Los valores negociables hacen parte de los activos corrientes de la Empresa. 1

: Tesorero . Los arqueos serán supervisados por la Jefatura de la División de Contabilidad. 5. CLASIFICACIÓN Arqueos de Caja Central .2. tendrá la responsabilidad de practicar el arqueo mensual ordinario y arqueo extraordinario de carácter sorpresivo y selectivo a las cajas chicas de la empresa. La División Contabilidad. 6. Opcionalmente.5. 6. Las irregularidades que se aprecien en los arqueos serán comunicadas por escrito a la Gerencia de Administración y Finanzas.1. podrá participar un representante del Órgano de Control Institucional.Campo de aplicación .Documento de Análisis : Mayores Auxiliares . cheques y giros de terceros Cheques en cartera Valores negociables Cartas Fianzas Recibos de caja ingresos Recibos de caja egresos Últimos depósitos efectuados.Sujeto de arqueo : Fondos en caja central.1.2. con el propósito de que se adopten las medidas correctivas necesarias.3. por cuenta Chequeras Último cheque en formato continuo Última carta de orden de transferencia emitida Último presupuesto de viaje entregado 2 . NORMAS ESPECIFICAS 5.2.Elementos de arqueo : Efectivo. valores negociables y documentos en garantía. 5.2. Los arqueos serán efectuados por la persona asignada de la Jefatura de la División de Contabilidad y deberán ser practicados obligatoriamente en presencia de la persona responsable de los fondos o documentos materia del arqueo.2. quién deberá suscribirlos. debiendo levantar un acta en la cual se consignará su conformidad o disconformidad y que será suscrita por el encargado de caja chica y por quien realice el arqueo.

4.Sujeto de arqueo : Archivos de facturas.Vales provisionales entregados .2.Campo de aplicación .Sujeto de arqueo : Fondos asignados de caja chica : Responsables de los fondos . Arqueos de Documentos por Pagar .Campo de aplicación .Documento de Conciliación : Mayores Auxiliares 3 .Campo de aplicación . letras y otros documentos por cobrar emitidos por la empresa.6.Comprobantes de pago cancelados 6.Documento de Conciliación : Mayor auxiliar / Registro de Gastos de Caja Chica . Arqueos de Documentos por Cobrar .Sujeto de arqueo : Archivos de facturas.3. letras y otros documentos por pagar girados a la empresa : Tesorero .Efectivo .Elementos de arqueo : . : Tesorero . Arqueos de Fondos Fijos de Caja Chica .Documento de Conciliación : Mayores Auxiliares 6.

Emite el Acta (Original y 2 copias) procediendo a firmarla.Continua en el paso N° 11 Sí existen diferencias. cualquier diferencia que haya sido detectada y cualquier otra observación que afecte a la normatividad.7. PROCEDIMIENTO PASO 1 2 3 LABOR A REALIZAR EL TRABAJADOR RESPONSABLE DEL ARQUEO.. anotando en ella. EL SUJETO DE ARQUEO. procede al conteo y confirmación del saldo. en presencia del trabajador responsable del arqueo. en señal de conformidad y la distribuye de la siguiente manera: Original : División Contabilidad Copia 1 : Sujeto del Arqueo Copia 2 : Órgano de Control Institucional La División Contabilidad analiza el Acta elaborada y determina si existen diferencias 4 5 6 7 8 8A 8B 9 ¿EXISTEN DIFERENCIAS ? No existen diferencias. visando cada uno de los cierres. EL TRABAJADOR RESPONSABLE DEL ARQUEO. a la presentación de la documentación y los últimos movimientos en el sistema mecanizado o manual según corresponda. Efectúa el cierre del Acta respectiva. EL SUJETO DE ARQUEO. conjuntamente con el sujeto de arqueo. procedimiento con la elaboración del Acta respectiva. de ser el caso. inicia el Solicita la última documentación girada para practicar el corte documentario.. procede a efectuar descargo por escrito mediante Documento Interno (Original y 2 copias) distribuyéndolo de la siguiente manera: Original : División Contabilidad Copia 1 : Gerencia de Administración y Finanzas Copia 2 : Órgano de Control Institucional 4 . efectuando la conciliación o verificación del saldo. procede. visando cada uno de los documentos que lo conforman.Informa por escrito al Trabajador Sujeto del Arqueo y le solicita descargo a diferencias detectadas.

PASO 10 LABOR A REALIZAR DIVISIÓN DE CONTABILIDAD. emite un informe dirigido a la Gerencia de Administración y Finanzas sobre el arqueo practicado a fin de que tome las medidas correctivas que correspondan. Término del procedimiento. 11 APROBADO MEDIANTE RESOLUCIÓN DE GERENCIA GENERAL N° 00672006-EGASA DEL 30 DE ENERO DEL 2006 5 .

P R O C E D IM IE N T O D E A R Q U E O S TRA BAJA DO R RESPO NSA BLE DEL A RQ UEO TRABA JADO R SUJETO D EL ARQ UEO D IV IS IO N C O N T A B IL ID A D IN IC IO A p e rtu r a e l A c ta r e s p e c tiv a S o lic ita la ú ltim a d o c u m e n ta c ió n g ira d a p a ra c o rte d o c u m e n ta r io P ro c e d e a l v is a d o d e lo s d o c u m e n to s s o lic ita d o s P ro c e d e . a p re s e n ta r la d o c u m e n ta c ió n y lo s ú ltim o s m o v im ie n to s e n e l s is te m a m e c a n iz a d o 1 D e te c ta a n o m a lía s y la s d e ta lla e n e l a c ta E fe c tú a la c o n c ilia c ió n o v e r ific a c ió n d e s a ld o s P r o c e d e a l c o n te o y c o n fr o n ta c ió n d e s a ld o s . v is a n d o c a d a u n o d e lo s c ie r re s E m ite D /I d e d e s c a r g o s y lo re m ite a la D iv is ió n C o n ta b ilid a d P ro c e d e a s o lic ita r d e s c a rg o a d ife r e n c ia s p o r e s c rito 2 Si E x is te n d ife re n c ia s ? No P ro c e d e a l c ie r re d e l A c ta fir m á n d o la y h a c ié n d o la firm a r a l s u je to d e l a r q u e o e n señal de c o n fo rm id a d 1 0 E m ite e l A /A D /I Ó r g a n o d e C o n tro l In s titu c io n a l G e r e n c ia d e A d m . d e C o n tr o l In s titu c io n a l E m ite In fo r m e a la G e re n c ia d e A d m in is tra c ió n y F in a n z a s s o b r e e l a rq u e o p ra c tic a d o y s u s re s u lta d o s LEYENDA A /A D /I 1 : A c ta d e A r q u e o : D o c u m e n to In t e r n o d e In f o r m e d e D ife r e n c ia s 6 . y F in a n z a s S u je to d e A rq u e o 2 1 0 A /A T E R M IN O In fo rm e O rg .

1 Página 1 ARQUEO DE CAJA CENTRAL En la ciudad de Arequipa....................... horas del día ........ A......................... El Sr. a las .............. Chequeras Banco N° de cuenta Numeración (del -al) ANEXO NRO.... N° Factura Facturas Pendientes de Cobro RUC Cliente Monto Importe Vencimiento 2.....................Caja Egresos 1....responsable de Caja............ CPC Luz María Zea Arroyo.... obteniéndose el siguiente resultado..........se procedió a efectuar el arqueo de Caja Central de la empresa bajo la supervisión de la Sra.....responsable del arqueo y el Sr.. ... . ..Egresos e Ingresos......... 1 Página 2 7 ...........................................ANEXO NRO.... Jefe de la División de Contabilidad............

.. ------------------------------- 3...) Moneda . .( .. N° N/A.( .B.. ( ) “ Total S/.- Caja Ingresos 1. Banco Cheques N° de Cheque Monto Importe 8 .) Billete de S/. Notas de Abono RUC Cliente Monto Importe Vencimiento 4. Efectivo .( ...) “ . Recibos de Recaudación Fecha de Emisión N° Recibo Descripción Monto Importe Vencimiento 2.

........................... 2 9 ........... 2 Formulario 1 ACTA DE ARQUEO DE CAJA CHICA RESUMEN FECHA A SR (A) HORA :..........Arqueo de Caja Chica .............. -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------SE PRACTICÓ : .............Arqueo de Especies Valoradas ( ......... : ...... : ... ) ( ......... ) -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------RESULTADO Fondo Arqueable FONDO ARQUEADO Efectivo Vales y comprobantes -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Saldos -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------CONFORME --------------------------------------------------Responsable del Arqueo CONFORME ----------------------------------------------Responsable del Fondo Asignado -----------------------------------------Supervisor de Arqueo ANEXO NRO..........ANEXO NRO.................

. ) Billete de S/...................... ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------SE PRACTICÓ: .................. 2 10 ........FORMULARIO 2 ACTA DE ARQUEO DE CAJA CHICA EFECTIVO FECHA A SR (A) HORA : .................... : ... (...... ) “ ( ) Moneda ( ) “ S/.. : ...........Arqueo de Caja Chica EFECTIVO : (........ -------------Total -------------- -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------CONFORME --------------------------------------------------Responsable del Arqueo CONFORME ----------------------------------------------Responsable del Fondo Asignado -----------------------------------------Supervisor de Arqueo ANEXO NRO.................................

.................. : ................ : ............................................................ CONFORME --------------------------------------------------Responsable del Arqueo Total CONFORME ----------------------------------------------Responsable del Fondo Asignado -----------------------------------------Supervisor de Arqueo 11 ...... COMPROBANTES Y VALES Nº Fecha Descripción Importe S/.........................FORMULARIO 3 ACTA DE ARQUEO DE CAJA CHICA COMPROBANTES Y VALES FECHA A SR (A) HORA : .

...... a las .......ANEXO NRO.. en señal de conformidad........ ...... se procedió a efectuar el arqueo de Letras por Cobrar que obran en poder del Área de Tesorería Fecha de emisión Nº Letra Girador RUC Monto Importe Vencimiento Firmando el presente................. 3 ARQUEO DE LETRAS POR COBRAR En la ciudad de Arequipa... CONFORME --------------------------------------------------Responsable del Arqueo CONFORME ----------------------------------------------Responsable del Fondo Asignado -----------------------------------------Supervisor de Arqueo 12 ......... horas del día .......

................. a las . 4 ARQUEO DE FACTURAS POR COBRAR En la ciudad de Arequipa........ Importe Vencimiento Firmando el presente.ANEXO NRO....... en señal de conformidad: CONFORME --------------------------------------------------Responsable del Arqueo CONFORME ----------------------------------------------Responsable del Fondo Asignado -----------------------------------------Supervisor de Arqueo ANEXO NRO... se procedió a efectuar el arqueo de Facturas por cobrar que obran en poder del Departamento de Tesorería. horas del día ....................... obteniéndose el siguiente resultado: Fecha de Emisión Factura Nº Descripción Mon....... 5 13 .

......ARQUEO DE CARTAS FIANZAS En la ciudad de Arequipa....... 6 ARQUEO DE PRÉSTAMOS AL PERSONAL 14 .... horas del día ......... a las ............se procedió a efectuar el arqueo de Cartas Fianzas que obran en poder del Área de Tesorería.. obteniéndose el siguiente resultado: Contrato Nº Banco Nº Carta Fianza Entidad Afianzada Monto Importe Vencimiento Firmando el presente......... en señal de conformidad : CONFORME --------------------------------------------------Responsable del Arqueo CONFORME ----------------------------------------------Responsable del Fondo Asignado -----------------------------------------Supervisor de Arqueo ANEXO NRO..............

... se procedió a efectuar el arqueo de Préstamos al Personal que obran en poder del Departamento de Recursos Humanos.............. obteniéndose el siguiente resultado: Código Nº Tipo de Préstamo Saldo de Préstamo Firmando el presente......... a las ...En la ciudad de Arequipa........................ en señal de conformidad: CONFORME --------------------------------------------------Responsable del Arqueo CONFORME ----------------------------------------------Responsable del Fondo Asignado -----------------------------------------Supervisor de Arqueo 15 ..... horas del día ......

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