PROCEDIMIENTO EGASA No 001 – REVISIÓN 1

ARQUEOS
1. OBJETIVO
La presente normatividad tiene por objetivo establecer el procedimiento que permita la realización de arqueos a los fondos, valores y documentos de pago en poder de la Empresa.

2. ALCANCE
Este procedimiento abarca en su aplicación a las dependencias y trabajadores encargados del manejo y custodia de fondos de caja, valores negociables, documentos en garantía, documentos por pagar y documentos por cobrar.

3. APROBACIÓN, IMPLANTACIÓN, DIVULGACIÓN Y ACTUALIZACIÓN
Aprobación : Gerencia General Implantación : División de Contabilidad Divulgación y Actualización : Dpto. de Organización y Métodos e Información

4. BASE LEGAL
Normas Técnicas de Control Interno para el Sector Público – Texto Aprobado por Resolución de Contraloría N° 072-98-CG (Norma Técnica 230-12 Arqueo de Fondos y Valores)

5. NORMAS GENERALES
5.1. DEFINICIONES Arqueo de Caja.- Consiste en el análisis de las transacciones del efectivo, durante un lapso determinado, con el objeto de comprobar si se ha contabilizado todo el efectivo recibido y por tanto el saldo que arroja esta cuenta, corresponde con lo que se encuentra físicamente en caja en dinero efectivo, cheques o vales. Valores Negociables.- Son instrumentos del mercado monetario que pueden convertirse fácilmente en efectivo. Los valores negociables hacen parte de los activos corrientes de la Empresa. 1

podrá participar un representante del Órgano de Control Institucional. 6. debiendo levantar un acta en la cual se consignará su conformidad o disconformidad y que será suscrita por el encargado de caja chica y por quien realice el arqueo.2.Documento de Análisis : Mayores Auxiliares .2.1. CLASIFICACIÓN Arqueos de Caja Central . Las irregularidades que se aprecien en los arqueos serán comunicadas por escrito a la Gerencia de Administración y Finanzas. 5. con el propósito de que se adopten las medidas correctivas necesarias.2. : Tesorero . Opcionalmente. NORMAS ESPECIFICAS 5.5.Sujeto de arqueo : Fondos en caja central. 5. Los arqueos serán efectuados por la persona asignada de la Jefatura de la División de Contabilidad y deberán ser practicados obligatoriamente en presencia de la persona responsable de los fondos o documentos materia del arqueo. 6.Elementos de arqueo : Efectivo.1.Campo de aplicación .2. por cuenta Chequeras Último cheque en formato continuo Última carta de orden de transferencia emitida Último presupuesto de viaje entregado 2 . quién deberá suscribirlos. Los arqueos serán supervisados por la Jefatura de la División de Contabilidad.3. tendrá la responsabilidad de practicar el arqueo mensual ordinario y arqueo extraordinario de carácter sorpresivo y selectivo a las cajas chicas de la empresa.2. valores negociables y documentos en garantía. cheques y giros de terceros Cheques en cartera Valores negociables Cartas Fianzas Recibos de caja ingresos Recibos de caja egresos Últimos depósitos efectuados. La División Contabilidad.

Sujeto de arqueo : Archivos de facturas.Documento de Conciliación : Mayores Auxiliares 6.6.Documento de Conciliación : Mayor auxiliar / Registro de Gastos de Caja Chica .3. : Tesorero .Sujeto de arqueo : Fondos asignados de caja chica : Responsables de los fondos . letras y otros documentos por pagar girados a la empresa : Tesorero .Comprobantes de pago cancelados 6.Documento de Conciliación : Mayores Auxiliares 3 .Campo de aplicación .2. Arqueos de Documentos por Pagar . Arqueos de Documentos por Cobrar . letras y otros documentos por cobrar emitidos por la empresa.Campo de aplicación .Vales provisionales entregados .Campo de aplicación .Elementos de arqueo : . Arqueos de Fondos Fijos de Caja Chica .Efectivo .Sujeto de arqueo : Archivos de facturas.4.

en presencia del trabajador responsable del arqueo. de ser el caso. EL SUJETO DE ARQUEO. conjuntamente con el sujeto de arqueo.7. efectuando la conciliación o verificación del saldo. EL SUJETO DE ARQUEO.. Efectúa el cierre del Acta respectiva. inicia el Solicita la última documentación girada para practicar el corte documentario. procedimiento con la elaboración del Acta respectiva. cualquier diferencia que haya sido detectada y cualquier otra observación que afecte a la normatividad. EL TRABAJADOR RESPONSABLE DEL ARQUEO. visando cada uno de los cierres. procede a efectuar descargo por escrito mediante Documento Interno (Original y 2 copias) distribuyéndolo de la siguiente manera: Original : División Contabilidad Copia 1 : Gerencia de Administración y Finanzas Copia 2 : Órgano de Control Institucional 4 . Emite el Acta (Original y 2 copias) procediendo a firmarla. procede al conteo y confirmación del saldo. visando cada uno de los documentos que lo conforman.Informa por escrito al Trabajador Sujeto del Arqueo y le solicita descargo a diferencias detectadas. a la presentación de la documentación y los últimos movimientos en el sistema mecanizado o manual según corresponda. en señal de conformidad y la distribuye de la siguiente manera: Original : División Contabilidad Copia 1 : Sujeto del Arqueo Copia 2 : Órgano de Control Institucional La División Contabilidad analiza el Acta elaborada y determina si existen diferencias 4 5 6 7 8 8A 8B 9 ¿EXISTEN DIFERENCIAS ? No existen diferencias. PROCEDIMIENTO PASO 1 2 3 LABOR A REALIZAR EL TRABAJADOR RESPONSABLE DEL ARQUEO.Continua en el paso N° 11 Sí existen diferencias. anotando en ella.. procede.

Término del procedimiento.PASO 10 LABOR A REALIZAR DIVISIÓN DE CONTABILIDAD. emite un informe dirigido a la Gerencia de Administración y Finanzas sobre el arqueo practicado a fin de que tome las medidas correctivas que correspondan. 11 APROBADO MEDIANTE RESOLUCIÓN DE GERENCIA GENERAL N° 00672006-EGASA DEL 30 DE ENERO DEL 2006 5 .

d e C o n tr o l In s titu c io n a l E m ite In fo r m e a la G e re n c ia d e A d m in is tra c ió n y F in a n z a s s o b r e e l a rq u e o p ra c tic a d o y s u s re s u lta d o s LEYENDA A /A D /I 1 : A c ta d e A r q u e o : D o c u m e n to In t e r n o d e In f o r m e d e D ife r e n c ia s 6 . y F in a n z a s S u je to d e A rq u e o 2 1 0 A /A T E R M IN O In fo rm e O rg . v is a n d o c a d a u n o d e lo s c ie r re s E m ite D /I d e d e s c a r g o s y lo re m ite a la D iv is ió n C o n ta b ilid a d P ro c e d e a s o lic ita r d e s c a rg o a d ife r e n c ia s p o r e s c rito 2 Si E x is te n d ife re n c ia s ? No P ro c e d e a l c ie r re d e l A c ta fir m á n d o la y h a c ié n d o la firm a r a l s u je to d e l a r q u e o e n señal de c o n fo rm id a d 1 0 E m ite e l A /A D /I Ó r g a n o d e C o n tro l In s titu c io n a l G e r e n c ia d e A d m . a p re s e n ta r la d o c u m e n ta c ió n y lo s ú ltim o s m o v im ie n to s e n e l s is te m a m e c a n iz a d o 1 D e te c ta a n o m a lía s y la s d e ta lla e n e l a c ta E fe c tú a la c o n c ilia c ió n o v e r ific a c ió n d e s a ld o s P r o c e d e a l c o n te o y c o n fr o n ta c ió n d e s a ld o s .P R O C E D IM IE N T O D E A R Q U E O S TRA BAJA DO R RESPO NSA BLE DEL A RQ UEO TRABA JADO R SUJETO D EL ARQ UEO D IV IS IO N C O N T A B IL ID A D IN IC IO A p e rtu r a e l A c ta r e s p e c tiv a S o lic ita la ú ltim a d o c u m e n ta c ió n g ira d a p a ra c o rte d o c u m e n ta r io P ro c e d e a l v is a d o d e lo s d o c u m e n to s s o lic ita d o s P ro c e d e .

. horas del día .... CPC Luz María Zea Arroyo..Caja Egresos 1........ N° Factura Facturas Pendientes de Cobro RUC Cliente Monto Importe Vencimiento 2.... A. . 1 Página 2 7 ........................................responsable de Caja..ANEXO NRO.responsable del arqueo y el Sr........... El Sr...... Jefe de la División de Contabilidad.....................se procedió a efectuar el arqueo de Caja Central de la empresa bajo la supervisión de la Sra.......... obteniéndose el siguiente resultado........ a las ...Egresos e Ingresos.......................... 1 Página 1 ARQUEO DE CAJA CENTRAL En la ciudad de Arequipa..... Chequeras Banco N° de cuenta Numeración (del -al) ANEXO NRO...... ...... .........................................

.( .. N° N/A.. Notas de Abono RUC Cliente Monto Importe Vencimiento 4. Efectivo ... ...( . Banco Cheques N° de Cheque Monto Importe 8 . ( ) “ Total S/.) Billete de S/.B.) “ .. Recibos de Recaudación Fecha de Emisión N° Recibo Descripción Monto Importe Vencimiento 2.) Moneda .( . ------------------------------- 3.- Caja Ingresos 1.

.............Arqueo de Especies Valoradas ( .. : ....Arqueo de Caja Chica ......................ANEXO NRO.......... 2 Formulario 1 ACTA DE ARQUEO DE CAJA CHICA RESUMEN FECHA A SR (A) HORA :.... ) -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------RESULTADO Fondo Arqueable FONDO ARQUEADO Efectivo Vales y comprobantes -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Saldos -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------CONFORME --------------------------------------------------Responsable del Arqueo CONFORME ----------------------------------------------Responsable del Fondo Asignado -----------------------------------------Supervisor de Arqueo ANEXO NRO.................................. -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------SE PRACTICÓ : ........................... 2 9 ...... ) ( ... : ....

.................................. -------------Total -------------- -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------CONFORME --------------------------------------------------Responsable del Arqueo CONFORME ----------------------------------------------Responsable del Fondo Asignado -----------------------------------------Supervisor de Arqueo ANEXO NRO... : ........... ) “ ( ) Moneda ( ) “ S/.. 2 10 ................FORMULARIO 2 ACTA DE ARQUEO DE CAJA CHICA EFECTIVO FECHA A SR (A) HORA : ..... ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------SE PRACTICÓ: ...Arqueo de Caja Chica EFECTIVO : (..... ) Billete de S/.... : ........................ (.........................

......................................... CONFORME --------------------------------------------------Responsable del Arqueo Total CONFORME ----------------------------------------------Responsable del Fondo Asignado -----------------------------------------Supervisor de Arqueo 11 ...... : ............................................... COMPROBANTES Y VALES Nº Fecha Descripción Importe S/...................... : ........FORMULARIO 3 ACTA DE ARQUEO DE CAJA CHICA COMPROBANTES Y VALES FECHA A SR (A) HORA : ..

.............ANEXO NRO............... se procedió a efectuar el arqueo de Letras por Cobrar que obran en poder del Área de Tesorería Fecha de emisión Nº Letra Girador RUC Monto Importe Vencimiento Firmando el presente......... 3 ARQUEO DE LETRAS POR COBRAR En la ciudad de Arequipa..... en señal de conformidad......... horas del día . a las . CONFORME --------------------------------------------------Responsable del Arqueo CONFORME ----------------------------------------------Responsable del Fondo Asignado -----------------------------------------Supervisor de Arqueo 12 ......... ...

........ obteniéndose el siguiente resultado: Fecha de Emisión Factura Nº Descripción Mon........ANEXO NRO........ en señal de conformidad: CONFORME --------------------------------------------------Responsable del Arqueo CONFORME ----------------------------------------------Responsable del Fondo Asignado -----------------------------------------Supervisor de Arqueo ANEXO NRO... a las ........ se procedió a efectuar el arqueo de Facturas por cobrar que obran en poder del Departamento de Tesorería........... horas del día .... 5 13 ..... 4 ARQUEO DE FACTURAS POR COBRAR En la ciudad de Arequipa.. Importe Vencimiento Firmando el presente............

. horas del día ............... en señal de conformidad : CONFORME --------------------------------------------------Responsable del Arqueo CONFORME ----------------------------------------------Responsable del Fondo Asignado -----------------------------------------Supervisor de Arqueo ANEXO NRO.... obteniéndose el siguiente resultado: Contrato Nº Banco Nº Carta Fianza Entidad Afianzada Monto Importe Vencimiento Firmando el presente... a las .....se procedió a efectuar el arqueo de Cartas Fianzas que obran en poder del Área de Tesorería...... 6 ARQUEO DE PRÉSTAMOS AL PERSONAL 14 .ARQUEO DE CARTAS FIANZAS En la ciudad de Arequipa............................

... en señal de conformidad: CONFORME --------------------------------------------------Responsable del Arqueo CONFORME ----------------------------------------------Responsable del Fondo Asignado -----------------------------------------Supervisor de Arqueo 15 .... a las .......... horas del día ...... obteniéndose el siguiente resultado: Código Nº Tipo de Préstamo Saldo de Préstamo Firmando el presente......... se procedió a efectuar el arqueo de Préstamos al Personal que obran en poder del Departamento de Recursos Humanos....En la ciudad de Arequipa............................