PROCEDIMIENTO EGASA No 001 – REVISIÓN 1

ARQUEOS
1. OBJETIVO
La presente normatividad tiene por objetivo establecer el procedimiento que permita la realización de arqueos a los fondos, valores y documentos de pago en poder de la Empresa.

2. ALCANCE
Este procedimiento abarca en su aplicación a las dependencias y trabajadores encargados del manejo y custodia de fondos de caja, valores negociables, documentos en garantía, documentos por pagar y documentos por cobrar.

3. APROBACIÓN, IMPLANTACIÓN, DIVULGACIÓN Y ACTUALIZACIÓN
Aprobación : Gerencia General Implantación : División de Contabilidad Divulgación y Actualización : Dpto. de Organización y Métodos e Información

4. BASE LEGAL
Normas Técnicas de Control Interno para el Sector Público – Texto Aprobado por Resolución de Contraloría N° 072-98-CG (Norma Técnica 230-12 Arqueo de Fondos y Valores)

5. NORMAS GENERALES
5.1. DEFINICIONES Arqueo de Caja.- Consiste en el análisis de las transacciones del efectivo, durante un lapso determinado, con el objeto de comprobar si se ha contabilizado todo el efectivo recibido y por tanto el saldo que arroja esta cuenta, corresponde con lo que se encuentra físicamente en caja en dinero efectivo, cheques o vales. Valores Negociables.- Son instrumentos del mercado monetario que pueden convertirse fácilmente en efectivo. Los valores negociables hacen parte de los activos corrientes de la Empresa. 1

Las irregularidades que se aprecien en los arqueos serán comunicadas por escrito a la Gerencia de Administración y Finanzas. quién deberá suscribirlos. valores negociables y documentos en garantía.Campo de aplicación . con el propósito de que se adopten las medidas correctivas necesarias. : Tesorero .Sujeto de arqueo : Fondos en caja central.5. por cuenta Chequeras Último cheque en formato continuo Última carta de orden de transferencia emitida Último presupuesto de viaje entregado 2 . 5. Los arqueos serán efectuados por la persona asignada de la Jefatura de la División de Contabilidad y deberán ser practicados obligatoriamente en presencia de la persona responsable de los fondos o documentos materia del arqueo. podrá participar un representante del Órgano de Control Institucional.Documento de Análisis : Mayores Auxiliares .1.Elementos de arqueo : Efectivo. tendrá la responsabilidad de practicar el arqueo mensual ordinario y arqueo extraordinario de carácter sorpresivo y selectivo a las cajas chicas de la empresa.2. 6.3. CLASIFICACIÓN Arqueos de Caja Central . debiendo levantar un acta en la cual se consignará su conformidad o disconformidad y que será suscrita por el encargado de caja chica y por quien realice el arqueo. 6.2.2.2. Los arqueos serán supervisados por la Jefatura de la División de Contabilidad.2. 5. La División Contabilidad. Opcionalmente.1. cheques y giros de terceros Cheques en cartera Valores negociables Cartas Fianzas Recibos de caja ingresos Recibos de caja egresos Últimos depósitos efectuados. NORMAS ESPECIFICAS 5.

6.Sujeto de arqueo : Archivos de facturas.Campo de aplicación .Sujeto de arqueo : Archivos de facturas.4.3. Arqueos de Documentos por Pagar .Documento de Conciliación : Mayores Auxiliares 3 .2.Documento de Conciliación : Mayores Auxiliares 6.Elementos de arqueo : . letras y otros documentos por cobrar emitidos por la empresa. letras y otros documentos por pagar girados a la empresa : Tesorero .Vales provisionales entregados . Arqueos de Documentos por Cobrar .Comprobantes de pago cancelados 6. Arqueos de Fondos Fijos de Caja Chica . : Tesorero .Campo de aplicación .Campo de aplicación .Documento de Conciliación : Mayor auxiliar / Registro de Gastos de Caja Chica .Efectivo .Sujeto de arqueo : Fondos asignados de caja chica : Responsables de los fondos .

a la presentación de la documentación y los últimos movimientos en el sistema mecanizado o manual según corresponda. Efectúa el cierre del Acta respectiva.7. procede a efectuar descargo por escrito mediante Documento Interno (Original y 2 copias) distribuyéndolo de la siguiente manera: Original : División Contabilidad Copia 1 : Gerencia de Administración y Finanzas Copia 2 : Órgano de Control Institucional 4 . procede. procede al conteo y confirmación del saldo. efectuando la conciliación o verificación del saldo. de ser el caso. EL SUJETO DE ARQUEO. en presencia del trabajador responsable del arqueo. inicia el Solicita la última documentación girada para practicar el corte documentario. Emite el Acta (Original y 2 copias) procediendo a firmarla. visando cada uno de los cierres. EL SUJETO DE ARQUEO. EL TRABAJADOR RESPONSABLE DEL ARQUEO. procedimiento con la elaboración del Acta respectiva. visando cada uno de los documentos que lo conforman.. PROCEDIMIENTO PASO 1 2 3 LABOR A REALIZAR EL TRABAJADOR RESPONSABLE DEL ARQUEO.Informa por escrito al Trabajador Sujeto del Arqueo y le solicita descargo a diferencias detectadas. en señal de conformidad y la distribuye de la siguiente manera: Original : División Contabilidad Copia 1 : Sujeto del Arqueo Copia 2 : Órgano de Control Institucional La División Contabilidad analiza el Acta elaborada y determina si existen diferencias 4 5 6 7 8 8A 8B 9 ¿EXISTEN DIFERENCIAS ? No existen diferencias. anotando en ella. cualquier diferencia que haya sido detectada y cualquier otra observación que afecte a la normatividad. conjuntamente con el sujeto de arqueo.Continua en el paso N° 11 Sí existen diferencias..

emite un informe dirigido a la Gerencia de Administración y Finanzas sobre el arqueo practicado a fin de que tome las medidas correctivas que correspondan. 11 APROBADO MEDIANTE RESOLUCIÓN DE GERENCIA GENERAL N° 00672006-EGASA DEL 30 DE ENERO DEL 2006 5 . Término del procedimiento.PASO 10 LABOR A REALIZAR DIVISIÓN DE CONTABILIDAD.

a p re s e n ta r la d o c u m e n ta c ió n y lo s ú ltim o s m o v im ie n to s e n e l s is te m a m e c a n iz a d o 1 D e te c ta a n o m a lía s y la s d e ta lla e n e l a c ta E fe c tú a la c o n c ilia c ió n o v e r ific a c ió n d e s a ld o s P r o c e d e a l c o n te o y c o n fr o n ta c ió n d e s a ld o s . d e C o n tr o l In s titu c io n a l E m ite In fo r m e a la G e re n c ia d e A d m in is tra c ió n y F in a n z a s s o b r e e l a rq u e o p ra c tic a d o y s u s re s u lta d o s LEYENDA A /A D /I 1 : A c ta d e A r q u e o : D o c u m e n to In t e r n o d e In f o r m e d e D ife r e n c ia s 6 . y F in a n z a s S u je to d e A rq u e o 2 1 0 A /A T E R M IN O In fo rm e O rg . v is a n d o c a d a u n o d e lo s c ie r re s E m ite D /I d e d e s c a r g o s y lo re m ite a la D iv is ió n C o n ta b ilid a d P ro c e d e a s o lic ita r d e s c a rg o a d ife r e n c ia s p o r e s c rito 2 Si E x is te n d ife re n c ia s ? No P ro c e d e a l c ie r re d e l A c ta fir m á n d o la y h a c ié n d o la firm a r a l s u je to d e l a r q u e o e n señal de c o n fo rm id a d 1 0 E m ite e l A /A D /I Ó r g a n o d e C o n tro l In s titu c io n a l G e r e n c ia d e A d m .P R O C E D IM IE N T O D E A R Q U E O S TRA BAJA DO R RESPO NSA BLE DEL A RQ UEO TRABA JADO R SUJETO D EL ARQ UEO D IV IS IO N C O N T A B IL ID A D IN IC IO A p e rtu r a e l A c ta r e s p e c tiv a S o lic ita la ú ltim a d o c u m e n ta c ió n g ira d a p a ra c o rte d o c u m e n ta r io P ro c e d e a l v is a d o d e lo s d o c u m e n to s s o lic ita d o s P ro c e d e .

................... 1 Página 1 ARQUEO DE CAJA CENTRAL En la ciudad de Arequipa... N° Factura Facturas Pendientes de Cobro RUC Cliente Monto Importe Vencimiento 2. .................. CPC Luz María Zea Arroyo...Caja Egresos 1......... ............. A... obteniéndose el siguiente resultado.. ......... horas del día ....................................se procedió a efectuar el arqueo de Caja Central de la empresa bajo la supervisión de la Sra..... Chequeras Banco N° de cuenta Numeración (del -al) ANEXO NRO.......................Egresos e Ingresos... a las ...... Jefe de la División de Contabilidad....responsable del arqueo y el Sr............ 1 Página 2 7 ................. El Sr........responsable de Caja....ANEXO NRO.........

. Banco Cheques N° de Cheque Monto Importe 8 .( .( ... Recibos de Recaudación Fecha de Emisión N° Recibo Descripción Monto Importe Vencimiento 2. ------------------------------- 3. Efectivo .. Notas de Abono RUC Cliente Monto Importe Vencimiento 4.. ..) “ .) Moneda .- Caja Ingresos 1.) Billete de S/..( .. N° N/A. ( ) “ Total S/.B.

2 9 ....................... 2 Formulario 1 ACTA DE ARQUEO DE CAJA CHICA RESUMEN FECHA A SR (A) HORA :............ANEXO NRO........... -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------SE PRACTICÓ : ..Arqueo de Caja Chica .................. ) ( .....................Arqueo de Especies Valoradas ( ................... ) -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------RESULTADO Fondo Arqueable FONDO ARQUEADO Efectivo Vales y comprobantes -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Saldos -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------CONFORME --------------------------------------------------Responsable del Arqueo CONFORME ----------------------------------------------Responsable del Fondo Asignado -----------------------------------------Supervisor de Arqueo ANEXO NRO.... : ........... : ........

...................Arqueo de Caja Chica EFECTIVO : (........... (.............. 2 10 ............FORMULARIO 2 ACTA DE ARQUEO DE CAJA CHICA EFECTIVO FECHA A SR (A) HORA : ........... ) Billete de S/..... : ........... : ..... ) “ ( ) Moneda ( ) “ S/....................... ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------SE PRACTICÓ: ................ -------------Total -------------- -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------CONFORME --------------------------------------------------Responsable del Arqueo CONFORME ----------------------------------------------Responsable del Fondo Asignado -----------------------------------------Supervisor de Arqueo ANEXO NRO.....

..................................... COMPROBANTES Y VALES Nº Fecha Descripción Importe S/............................................ : ......... : .......... CONFORME --------------------------------------------------Responsable del Arqueo Total CONFORME ----------------------------------------------Responsable del Fondo Asignado -----------------------------------------Supervisor de Arqueo 11 .....FORMULARIO 3 ACTA DE ARQUEO DE CAJA CHICA COMPROBANTES Y VALES FECHA A SR (A) HORA : .....................

3 ARQUEO DE LETRAS POR COBRAR En la ciudad de Arequipa...ANEXO NRO.. a las .. CONFORME --------------------------------------------------Responsable del Arqueo CONFORME ----------------------------------------------Responsable del Fondo Asignado -----------------------------------------Supervisor de Arqueo 12 ... ................... horas del día ..... en señal de conformidad................. se procedió a efectuar el arqueo de Letras por Cobrar que obran en poder del Área de Tesorería Fecha de emisión Nº Letra Girador RUC Monto Importe Vencimiento Firmando el presente..............

.......... obteniéndose el siguiente resultado: Fecha de Emisión Factura Nº Descripción Mon.................. se procedió a efectuar el arqueo de Facturas por cobrar que obran en poder del Departamento de Tesorería..... a las ......... en señal de conformidad: CONFORME --------------------------------------------------Responsable del Arqueo CONFORME ----------------------------------------------Responsable del Fondo Asignado -----------------------------------------Supervisor de Arqueo ANEXO NRO. Importe Vencimiento Firmando el presente.. horas del día ........... 4 ARQUEO DE FACTURAS POR COBRAR En la ciudad de Arequipa...ANEXO NRO.... 5 13 ......

.......... horas del día ....se procedió a efectuar el arqueo de Cartas Fianzas que obran en poder del Área de Tesorería................... en señal de conformidad : CONFORME --------------------------------------------------Responsable del Arqueo CONFORME ----------------------------------------------Responsable del Fondo Asignado -----------------------------------------Supervisor de Arqueo ANEXO NRO........... 6 ARQUEO DE PRÉSTAMOS AL PERSONAL 14 .. obteniéndose el siguiente resultado: Contrato Nº Banco Nº Carta Fianza Entidad Afianzada Monto Importe Vencimiento Firmando el presente....ARQUEO DE CARTAS FIANZAS En la ciudad de Arequipa..... a las ........

......En la ciudad de Arequipa........ horas del día . en señal de conformidad: CONFORME --------------------------------------------------Responsable del Arqueo CONFORME ----------------------------------------------Responsable del Fondo Asignado -----------------------------------------Supervisor de Arqueo 15 . se procedió a efectuar el arqueo de Préstamos al Personal que obran en poder del Departamento de Recursos Humanos............ obteniéndose el siguiente resultado: Código Nº Tipo de Préstamo Saldo de Préstamo Firmando el presente......... a las ...........................

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful