PROCEDIMIENTO EGASA No 001 – REVISIÓN 1

ARQUEOS
1. OBJETIVO
La presente normatividad tiene por objetivo establecer el procedimiento que permita la realización de arqueos a los fondos, valores y documentos de pago en poder de la Empresa.

2. ALCANCE
Este procedimiento abarca en su aplicación a las dependencias y trabajadores encargados del manejo y custodia de fondos de caja, valores negociables, documentos en garantía, documentos por pagar y documentos por cobrar.

3. APROBACIÓN, IMPLANTACIÓN, DIVULGACIÓN Y ACTUALIZACIÓN
Aprobación : Gerencia General Implantación : División de Contabilidad Divulgación y Actualización : Dpto. de Organización y Métodos e Información

4. BASE LEGAL
Normas Técnicas de Control Interno para el Sector Público – Texto Aprobado por Resolución de Contraloría N° 072-98-CG (Norma Técnica 230-12 Arqueo de Fondos y Valores)

5. NORMAS GENERALES
5.1. DEFINICIONES Arqueo de Caja.- Consiste en el análisis de las transacciones del efectivo, durante un lapso determinado, con el objeto de comprobar si se ha contabilizado todo el efectivo recibido y por tanto el saldo que arroja esta cuenta, corresponde con lo que se encuentra físicamente en caja en dinero efectivo, cheques o vales. Valores Negociables.- Son instrumentos del mercado monetario que pueden convertirse fácilmente en efectivo. Los valores negociables hacen parte de los activos corrientes de la Empresa. 1

cheques y giros de terceros Cheques en cartera Valores negociables Cartas Fianzas Recibos de caja ingresos Recibos de caja egresos Últimos depósitos efectuados.2. tendrá la responsabilidad de practicar el arqueo mensual ordinario y arqueo extraordinario de carácter sorpresivo y selectivo a las cajas chicas de la empresa. 5.2.3.1. NORMAS ESPECIFICAS 5.2. podrá participar un representante del Órgano de Control Institucional. por cuenta Chequeras Último cheque en formato continuo Última carta de orden de transferencia emitida Último presupuesto de viaje entregado 2 . 6. Las irregularidades que se aprecien en los arqueos serán comunicadas por escrito a la Gerencia de Administración y Finanzas.Documento de Análisis : Mayores Auxiliares . 5. CLASIFICACIÓN Arqueos de Caja Central . : Tesorero .Sujeto de arqueo : Fondos en caja central. valores negociables y documentos en garantía. Los arqueos serán supervisados por la Jefatura de la División de Contabilidad.1.5.2. con el propósito de que se adopten las medidas correctivas necesarias. Opcionalmente.2. Los arqueos serán efectuados por la persona asignada de la Jefatura de la División de Contabilidad y deberán ser practicados obligatoriamente en presencia de la persona responsable de los fondos o documentos materia del arqueo. quién deberá suscribirlos. 6. La División Contabilidad.Campo de aplicación .Elementos de arqueo : Efectivo. debiendo levantar un acta en la cual se consignará su conformidad o disconformidad y que será suscrita por el encargado de caja chica y por quien realice el arqueo.

3.Efectivo .6. Arqueos de Documentos por Cobrar .Comprobantes de pago cancelados 6. : Tesorero .Documento de Conciliación : Mayores Auxiliares 3 .Campo de aplicación . letras y otros documentos por pagar girados a la empresa : Tesorero .Sujeto de arqueo : Fondos asignados de caja chica : Responsables de los fondos .Documento de Conciliación : Mayores Auxiliares 6. Arqueos de Fondos Fijos de Caja Chica . letras y otros documentos por cobrar emitidos por la empresa.Documento de Conciliación : Mayor auxiliar / Registro de Gastos de Caja Chica . Arqueos de Documentos por Pagar .Elementos de arqueo : .Sujeto de arqueo : Archivos de facturas.4.Sujeto de arqueo : Archivos de facturas.Campo de aplicación .Campo de aplicación .2.Vales provisionales entregados .

EL TRABAJADOR RESPONSABLE DEL ARQUEO. EL SUJETO DE ARQUEO. EL SUJETO DE ARQUEO. inicia el Solicita la última documentación girada para practicar el corte documentario. procede. cualquier diferencia que haya sido detectada y cualquier otra observación que afecte a la normatividad. conjuntamente con el sujeto de arqueo. de ser el caso. efectuando la conciliación o verificación del saldo. procede a efectuar descargo por escrito mediante Documento Interno (Original y 2 copias) distribuyéndolo de la siguiente manera: Original : División Contabilidad Copia 1 : Gerencia de Administración y Finanzas Copia 2 : Órgano de Control Institucional 4 . en presencia del trabajador responsable del arqueo. visando cada uno de los cierres.. procedimiento con la elaboración del Acta respectiva.. visando cada uno de los documentos que lo conforman. Emite el Acta (Original y 2 copias) procediendo a firmarla. anotando en ella. PROCEDIMIENTO PASO 1 2 3 LABOR A REALIZAR EL TRABAJADOR RESPONSABLE DEL ARQUEO. a la presentación de la documentación y los últimos movimientos en el sistema mecanizado o manual según corresponda.7.Informa por escrito al Trabajador Sujeto del Arqueo y le solicita descargo a diferencias detectadas. en señal de conformidad y la distribuye de la siguiente manera: Original : División Contabilidad Copia 1 : Sujeto del Arqueo Copia 2 : Órgano de Control Institucional La División Contabilidad analiza el Acta elaborada y determina si existen diferencias 4 5 6 7 8 8A 8B 9 ¿EXISTEN DIFERENCIAS ? No existen diferencias. procede al conteo y confirmación del saldo. Efectúa el cierre del Acta respectiva.Continua en el paso N° 11 Sí existen diferencias.

11 APROBADO MEDIANTE RESOLUCIÓN DE GERENCIA GENERAL N° 00672006-EGASA DEL 30 DE ENERO DEL 2006 5 .PASO 10 LABOR A REALIZAR DIVISIÓN DE CONTABILIDAD. emite un informe dirigido a la Gerencia de Administración y Finanzas sobre el arqueo practicado a fin de que tome las medidas correctivas que correspondan. Término del procedimiento.

y F in a n z a s S u je to d e A rq u e o 2 1 0 A /A T E R M IN O In fo rm e O rg . v is a n d o c a d a u n o d e lo s c ie r re s E m ite D /I d e d e s c a r g o s y lo re m ite a la D iv is ió n C o n ta b ilid a d P ro c e d e a s o lic ita r d e s c a rg o a d ife r e n c ia s p o r e s c rito 2 Si E x is te n d ife re n c ia s ? No P ro c e d e a l c ie r re d e l A c ta fir m á n d o la y h a c ié n d o la firm a r a l s u je to d e l a r q u e o e n señal de c o n fo rm id a d 1 0 E m ite e l A /A D /I Ó r g a n o d e C o n tro l In s titu c io n a l G e r e n c ia d e A d m .P R O C E D IM IE N T O D E A R Q U E O S TRA BAJA DO R RESPO NSA BLE DEL A RQ UEO TRABA JADO R SUJETO D EL ARQ UEO D IV IS IO N C O N T A B IL ID A D IN IC IO A p e rtu r a e l A c ta r e s p e c tiv a S o lic ita la ú ltim a d o c u m e n ta c ió n g ira d a p a ra c o rte d o c u m e n ta r io P ro c e d e a l v is a d o d e lo s d o c u m e n to s s o lic ita d o s P ro c e d e . a p re s e n ta r la d o c u m e n ta c ió n y lo s ú ltim o s m o v im ie n to s e n e l s is te m a m e c a n iz a d o 1 D e te c ta a n o m a lía s y la s d e ta lla e n e l a c ta E fe c tú a la c o n c ilia c ió n o v e r ific a c ió n d e s a ld o s P r o c e d e a l c o n te o y c o n fr o n ta c ió n d e s a ld o s . d e C o n tr o l In s titu c io n a l E m ite In fo r m e a la G e re n c ia d e A d m in is tra c ió n y F in a n z a s s o b r e e l a rq u e o p ra c tic a d o y s u s re s u lta d o s LEYENDA A /A D /I 1 : A c ta d e A r q u e o : D o c u m e n to In t e r n o d e In f o r m e d e D ife r e n c ia s 6 .

....... ...........Egresos e Ingresos......................................se procedió a efectuar el arqueo de Caja Central de la empresa bajo la supervisión de la Sra..... A..... ..ANEXO NRO.. Jefe de la División de Contabilidad.. N° Factura Facturas Pendientes de Cobro RUC Cliente Monto Importe Vencimiento 2............................................... 1 Página 1 ARQUEO DE CAJA CENTRAL En la ciudad de Arequipa.Caja Egresos 1..............responsable del arqueo y el Sr.....responsable de Caja......... a las .. obteniéndose el siguiente resultado........ horas del día ....... Chequeras Banco N° de cuenta Numeración (del -al) ANEXO NRO........ El Sr... CPC Luz María Zea Arroyo.............. 1 Página 2 7 ................ .

) “ .B.( ..) Billete de S/.- Caja Ingresos 1.... Efectivo .) Moneda . N° N/A.. . ( ) “ Total S/..( . Notas de Abono RUC Cliente Monto Importe Vencimiento 4. Recibos de Recaudación Fecha de Emisión N° Recibo Descripción Monto Importe Vencimiento 2.( . ------------------------------- 3. Banco Cheques N° de Cheque Monto Importe 8 ...

2 9 ......................Arqueo de Especies Valoradas ( ....... ) -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------RESULTADO Fondo Arqueable FONDO ARQUEADO Efectivo Vales y comprobantes -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Saldos -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------CONFORME --------------------------------------------------Responsable del Arqueo CONFORME ----------------------------------------------Responsable del Fondo Asignado -----------------------------------------Supervisor de Arqueo ANEXO NRO... -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------SE PRACTICÓ : ........ 2 Formulario 1 ACTA DE ARQUEO DE CAJA CHICA RESUMEN FECHA A SR (A) HORA :...................ANEXO NRO............. ) ( .. : .Arqueo de Caja Chica .................................................... : ..

........ : ........ ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------SE PRACTICÓ: ............ -------------Total -------------- -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------CONFORME --------------------------------------------------Responsable del Arqueo CONFORME ----------------------------------------------Responsable del Fondo Asignado -----------------------------------------Supervisor de Arqueo ANEXO NRO..........FORMULARIO 2 ACTA DE ARQUEO DE CAJA CHICA EFECTIVO FECHA A SR (A) HORA : .................. ) “ ( ) Moneda ( ) “ S/.... ) Billete de S/................... : .... 2 10 ...................................... (.........Arqueo de Caja Chica EFECTIVO : (..

......FORMULARIO 3 ACTA DE ARQUEO DE CAJA CHICA COMPROBANTES Y VALES FECHA A SR (A) HORA : ............. CONFORME --------------------------------------------------Responsable del Arqueo Total CONFORME ----------------------------------------------Responsable del Fondo Asignado -----------------------------------------Supervisor de Arqueo 11 ................................................. : ....................... COMPROBANTES Y VALES Nº Fecha Descripción Importe S/............... : ....................

. CONFORME --------------------------------------------------Responsable del Arqueo CONFORME ----------------------------------------------Responsable del Fondo Asignado -----------------------------------------Supervisor de Arqueo 12 .........ANEXO NRO................ en señal de conformidad...... horas del día ..... se procedió a efectuar el arqueo de Letras por Cobrar que obran en poder del Área de Tesorería Fecha de emisión Nº Letra Girador RUC Monto Importe Vencimiento Firmando el presente.. a las .... 3 ARQUEO DE LETRAS POR COBRAR En la ciudad de Arequipa... ...................

. 5 13 ... obteniéndose el siguiente resultado: Fecha de Emisión Factura Nº Descripción Mon.... en señal de conformidad: CONFORME --------------------------------------------------Responsable del Arqueo CONFORME ----------------------------------------------Responsable del Fondo Asignado -----------------------------------------Supervisor de Arqueo ANEXO NRO....................ANEXO NRO......... Importe Vencimiento Firmando el presente. horas del día ........... se procedió a efectuar el arqueo de Facturas por cobrar que obran en poder del Departamento de Tesorería. 4 ARQUEO DE FACTURAS POR COBRAR En la ciudad de Arequipa... a las ................

...............se procedió a efectuar el arqueo de Cartas Fianzas que obran en poder del Área de Tesorería............. horas del día ..... en señal de conformidad : CONFORME --------------------------------------------------Responsable del Arqueo CONFORME ----------------------------------------------Responsable del Fondo Asignado -----------------------------------------Supervisor de Arqueo ANEXO NRO................ 6 ARQUEO DE PRÉSTAMOS AL PERSONAL 14 ..... a las ...ARQUEO DE CARTAS FIANZAS En la ciudad de Arequipa..... obteniéndose el siguiente resultado: Contrato Nº Banco Nº Carta Fianza Entidad Afianzada Monto Importe Vencimiento Firmando el presente.

........ obteniéndose el siguiente resultado: Código Nº Tipo de Préstamo Saldo de Préstamo Firmando el presente.........En la ciudad de Arequipa........... a las ...................... horas del día . en señal de conformidad: CONFORME --------------------------------------------------Responsable del Arqueo CONFORME ----------------------------------------------Responsable del Fondo Asignado -----------------------------------------Supervisor de Arqueo 15 ......... se procedió a efectuar el arqueo de Préstamos al Personal que obran en poder del Departamento de Recursos Humanos....

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