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Programa de Admin is Trac Ion de Elementos de Proteccion Del Personal

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CÓDIGO: U-PR-08.005.

013

LEVANTAMIENTO DE INFORMACIÓN PROCEDIMIENTO: PROGRAMA DE ADMINISTRACION DE ELEMENTOS DE PROTECCION DEL PERSONAL Y DOTACION DE SEGURIDAD
PROCESO: SALUD OCUPACIONAL CÓDIGO: 05

VERSIÓN: 0.0 Página 1 de 8

SUBPROCESO: INTERVENCIÓN DE LAS CONDICIONES DE TRABAJO

1. INFORMACIÓN GENERAL DEL PROCEDIMIENTO

OBJETIVO: Dotar y garantizar con Elementos de Protección Personal, ropa y calzado de labor con características de seguridad, la protección personal de los Funcionarios de la Universidad Nacional de Colombia, teniendo en cuenta los Factores de Riesgos a los cuales se encuentran expuestos, las necesidades en cantidad, calidad, eficiencia y cumplimiento de Normas Técnicas Nacionales o Internacionales. ALCANCE: Inicia con la identificación de los funcionarios, sus funciones y los factores de riesgo a los cuales están expuestos y termina con el seguimiento y evaluación de los elementos entregados. Aplica a Nivel Nacional para los funcionarios Docentes, Administrativos y de Orden de Prestación Servicios Afiliados a la Administradora de Riesgos Profesionales (ARP) de la Universidad. DEFINICIONES: 1. Certificado (acreditado): Evaluado y listado como permitido por el Instituto Nacional para la Salud y Seguridad Ocupacional (NIOSH) de los Estados Unidos, la Comisión Europea de Normalización (CEN) o entidad colombiana que realice esta función. 2. CDP: Certificado de Disponibilidad Presupuestal. 3. DNSO: División Nacional de Salud Ocupacional 4. DPA: División de Personal Administrativo 5. Dotación de Ley: Es la establecida en el decreto 1978 de 1989 en el articulo 5 “Se consideran como calzado y vestido de labor, para los efectos de la Ley 70 de 1988 y de este Decreto, las prendas apropiadas para la clase de labores que desempeñen los trabajadores beneficiarios, de acuerdo con el medio ambiente en donde cumplen sus actividades”, y establece que todas las personas que devengan una remuneración mensual inferior a dos (2) veces el salario mínimo legal vigente tienen derecho a tres dotaciones de vestido y calzado al año, es decir, tres vestidos y tres pares de zapatos. 6. Dotación de Seguridad: Es la ropa y calzado de labor que la empresa suministra a los trabajadores con remuneración económica superior a 2SMMLV y que por sus funciones se encuentran expuestos a factores de riesgo. La cantidad suministrada se entrega una vez al año y corresponde a la necesaria de acuerdo con la labor ejecutada y la exposición a factores de riesgo. Esta dotación se asigna únicamente durante el tiempo en que se encuentre el funcionario activo en la Universidad y en un área que requiera de este tipo de dotación. No es retroactiva. 7. Elemento de Protección Personal (EPP): Dispositivo diseñado para diferentes partes del cuerpo que pueden resultar lesionadas durante la realización de las actividades y que evitan que las personas que están expuestas a un evento en particular entren en contacto directo con el factor de riesgo. El equipo de protección evita el contacto con el riesgo pero no lo elimina, por eso se utiliza como último recurso en el control de los riesgos, una vez agotadas las posibilidades de disminuirlos en la fuente o en el medio. Ejemplo: casco, caretas de acetato, gafas de seguridad, protectores auditivos, respiradores mecánicos o de filtro químico. Se excluyen de esta definición: • La ropa de trabajo corriente y los uniformes que no estén específicamente destinados a proteger la salud o la integridad física del trabajador. • Los equipos de los servicios de socorro y salvamento. • Los equipos de protección individual de los trabajadores del área de seguridad y/o vigilancia. • Los equipos de protección individual de los medios de transporte por carretera (Kit de carretera). • El material de autodefensa o de disuasión. • Los aparatos portátiles para la detección y señalización de los riesgos. 8. EPP: Elementos de Protección Personal 9. Factor de Riesgo: Es toda condición generada en la realización de una actividad que puede afectar la salud de las personas. 10. Identificación de Factores de Riesgo: Proceso para obtener información sobre los factores de riesgo en los sitios en donde se realizará la actividad. Permite la localización y evaluación de los mismos, así como el conocimiento de la exposición a que están sometidos los contratistas y subcontratistas.

medio ambiente. artículos 7. 5. 1728. de la Universidad Nacional de Colombia en su Numeral 9 Manual de Seguridad. 14.2. instrumentos. NTC 1523.013 LEVANTAMIENTO DE INFORMACIÓN PROCEDIMIENTO: PROGRAMA DE ADMINISTRACION DE ELEMENTOS DE PROTECCION DEL PERSONAL Y DOTACION DE SEGURIDAD PROCESO: SALUD OCUPACIONAL CÓDIGO: 05 VERSIÓN: 0. DOCUMENTOS DE REFERENCIA: 1. 3851. (NTC-OHSAS 18001) 13. 1835. 1771. Tiempo de Exposición: frecuencia con que las personas o la estructura entran en contacto con los factores de riesgo (horas/día. 2 Entrega de EPP Instructivo No. Capítulos I y II. Z88. 1741. 10. nombre. el tipo y cantidad de elemento a entregar. 1. las cuales pueden ser generadas por la Universidad Nacional de Colombia o por los proveedores. c). 1826.005. de la Ropa de Trabajo Equipos y Elementos de Protección. Ordenes de Entrega: son las autorizaciones que se entregan a cada uno de los funcionarios para reclamar la ropa y calzado de labor asignada. Circular Conjunta No. ANSI Z89-1. Naturaleza y tipo de función que desempeña el trabajador. semanas/semestre). 9 y 10 Ley 70 de 1988 Decreto 1978 de 1989. días/semana. 3852. 1836.0 Página 2 de 8 SUBPROCESO: INTERVENCIÓN DE LAS CONDICIONES DE TRABAJO (Ajustado definición Panorama de Factores de Riesgo . 13. b). Naturaleza y tipo de actividad que desarrolla la entidad. Decreto 2800 de 2003 artículo 14. Titulo IV. 2561.CÓDIGO: U-PR-08. 1 de 2008 emitida por la Gerencia Nacional Financiera y Administrativa y la Dirección Nacional de Personal. Salud Ocupacional y Ambiente para contratistas reglamentado mediante Resolución de Rectoría 963 del 14 de Julio de 2008. 2561. 2272.1.3 Y 19. 1825. 6. 11. 8. 2. 2219.Resolución 1016 de 1989) 11. 1834. 1589. 8. 4. de acuerdo con el medio ambiente en donde cumplen sus actividades. 232 y 233. Riesgo: Combinación de la probabilidad y la(s) consecuencia(s) de que ocurra un evento peligroso. Ropa (vestido) y Calzado de Labor: Son las prendas apropiadas para la clase de labores que desempeñen los trabajadores beneficiarios. 9. 1729. Z89. 1827. En esta se relaciona la fecha de expedición y expiración. 15. 16. 3. 2396. teniendo en cuenta los siguientes aspectos: a). Ley 9 de 1979. Clima. ANSI 2.1. identificación. Código Sustantivo del Trabajo en sus artículos 230. Z887. La Universidad en cumplimiento de la Ley 70 de 1988. 12. materiales y demás circunstancias y factores vinculados directamente con la labor desarrollada 14. 7. definirá el tipo de calzado y el vestido de labor correspondientes. Resolución 1016 de 1989 artículo 11 Numeral 13. 2021. ANSI 101 NIOSH 42 CFR-84 OSHA Instructivo No. 12. 1733. 2037. 1584. Artículos 122 y 123 Ley 11 de 1984. 3 Adquisición y Entrega de Dotación CONDICIONES GENERALES: .Entrega y Control de EPP Instructivo No. 2257. 231. Resolución 2400 de 1979. Normas Técnicas Colombianas. 1836.

los proveedores o la Administradora de Riesgos Profesionales. 10. Para la generación de conceptos técnicos se debe tener en cuenta la certificación de calidad que exigen las normas técnicas para la adquisición de algunos EPP y Dotación de Ley y Seguridad. 9. La DNSO brinda asesoría para la adquisición de EPP y Dotación de Ley y Seguridad para las diferentes dependencias de la Universidad que lo soliciten o requieran. 3. 6.013 LEVANTAMIENTO DE INFORMACIÓN PROCEDIMIENTO: PROGRAMA DE ADMINISTRACION DE ELEMENTOS DE PROTECCION DEL PERSONAL Y DOTACION DE SEGURIDAD PROCESO: SALUD OCUPACIONAL CÓDIGO: 05 VERSIÓN: 0. La Dotación de Seguridad se entrega directamente en el Almacén General de la Universidad (o quien haga sus veces) o en los almacenes de los proveedores según se haya establecido en la Orden Contractual de Compra. La Entrega de la dotación de seguridad y EPP está a cargo de la DNSO y se realiza una entrega masiva al año. pueden ser realizadas por la DNSO.005. 2.CÓDIGO: U-PR-08. 5. La Entrega de la dotación de ley esta a cargo de la División de Personal Administrativo o quien haga sus veces en las Sedes y se realizan tres (3) entregas al año. . Las botas dieléctricas deben venir marcadas con el sello y el certificado que garantice que estas son dieléctricas. en coordinación con la División Nacional de Salud Ocupacional o quien haga sus veces en las Sedes. Ej. Administrativos de planta y contratistas por Orden de Prestación Servicios Afiliados a la Administradora de Riesgos Profesionales (ARP) de la Universidad. confort y seguimiento de uso de los elementos. Los EPP y la Dotación de Seguridad se asigna únicamente durante el tiempo en que se encuentre el funcionario activo en la Universidad y que por sus funciones se encuentre expuesto a Factores de Riesgo que amerite el uso de estos elementos para su protección. Solo se suministra dotación de seguridad y elementos de protección personal a los funcionarios Docentes. teniendo en cuenta la normatividad vigente. 4. 7. 8.0 Página 3 de 8 SUBPROCESO: INTERVENCIÓN DE LAS CONDICIONES DE TRABAJO 1. La DNSO realiza la identificación de los funcionarios que requieren dotación de ley con características de seguridad (diferente a vestido y calzado de calle) y envía en el primer bimestre el listado a la División de Personal Administrativo. La reposición de EPP y entrega adicional de dotación de seguridad se realiza según necesidad. La asesoría termina con la generación de un concepto técnico de los elementos a adquirir. La adquisición y asignación de EPP y dotación de Seguridad para los contratistas se realizará teniendo en cuenta la Circular Conjunta No 1 Numeral 9 de 2008 emitida por la Universidad Nacional de Colombia y el Manual de Seguridad. Cada dependencia tiene una persona responsable de la entrega y control de EPP. Salud Ocupacional y Ambiente para Contratistas. La evaluación de calidad. para el cual se requiere un tiempo mínimo de ocho días hábiles. según normatividad vigente (interna y externa).

funciones y los factores de riesgos a los cuales están expuestos 2 Realizar consulta técnica de los Elementos de Protección Personal. Oficios de Traslado y Retiro de Funcionarios se establece un listado de funcionarios por dependencias con sus funciones y factores de riesgos a los cuales se encuentran expuestos Teniendo como base el listado de factores de riesgos a los cuales se encuentran expuestos los funcionarios. se solicita a los proveedores fichas técnicas de los elementos y dependiendo el elemento se solicita muestra del mismo.013 LEVANTAMIENTO DE INFORMACIÓN PROCEDIMIENTO: PROGRAMA DE ADMINISTRACION DE ELEMENTOS DE PROTECCION DEL PERSONAL Y DOTACION DE SEGURIDAD PROCESO: SALUD OCUPACIONAL CÓDIGO: 05 VERSIÓN: 0. Con esta información se hace un estudio técnico de los elementos que se requieren para controlar los factores de riesgo. Una vez realizada la identificación de EPP y Dotación de Seguridad y Ley por funcionario. se envía el listado a la DPA de funcionarios que requieren dotación de ley con características de seguridad. solicitudes de EPP y Dotación de Seguridad y de Ley. Recibido del oficio de envío del listado de Dotación de Ley (con características de seguridad) por dependencia y funcionario. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO ID. Reportes de Novedades de las Dependencias. ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE DEPENDENCIA O CARGO Y/O UNIDAD DE GESTIÓN PUESTOD E TRABAJO REGISTROS SISTEMAS DE INFORMACIÓN O APLICATIVOS 1 Identificar funcionarios. DNSO o quien haga las veces en la Sede / División de Personal Administrativo Técnico Administrativ o del área de Ingeniería Profesional Universitario DPA SARA . Listado de EPP y Dotación de Seguridad y de Ley (con características de seguridad) por dependencia y funcionario.005. SARA DNSO o quien haga las veces en la Sede Técnico Administrativ o del área de Ingeniería N/A 3 Enviar listado de funcionarios que requieren dotación de Ley con características de Seguridad DNSO o quien haga las veces en la Sede Técnico Administrativ o del área de Ingeniería N/A 4 Identificar las cantidades de EPP y Dotación de Seguridad y Ley Según los listados de funcionarios y el estudio técnico de los elementos realizado. DNSO o quien haga las veces en la Sede Técnico Administrativ o del área de Ingeniería Listado de funciones y funcionarios que requieren EPP y Dotación de Ley y Seguridad . Listado de tipos y cantidades requeridas de Elementos de Protección Personal Dotación de Ley (con características de seguridad) por dependencia y funcionario.CÓDIGO: U-PR-08.0 Página 4 de 8 SUBPROCESO: INTERVENCIÓN DE LAS CONDICIONES DE TRABAJO 2. se determinan las cantidades de EPP y Dotación de Seguridad y ley con características de seguridad que requiere cada funcionario. Ropa y Calzado de labor A partir de las inspecciones.

Una vez la DNSO genera el concepto lo envía a la dependencia solicitante.013 LEVANTAMIENTO DE INFORMACIÓN PROCEDIMIENTO: PROGRAMA DE ADMINISTRACION DE ELEMENTOS DE PROTECCION DEL PERSONAL Y DOTACION DE SEGURIDAD PROCESO: SALUD OCUPACIONAL CÓDIGO: 05 VERSIÓN: 0. Para lo anterior se sigue el procedimiento establecido por el Manual de Contratación. con el fin de dar a conocer los proveedores seleccionados. División Nacional de Salud Ocupacional ( DNSO) Técnico Administrativ o del área de Ingeniería Solicitudes. fichas técnicas y muestras División Nacional de Salud Ocupacional ( DNSO) Sección Contratación División Nacional de Salud Ocupacional ( EPP) División de Personal Administrativo (dotación de ley y de seguridad) Sección Contratación DNSO / División de Personal Administrativo o quien haga sus veces Técnico Administrativ o del área de Ingeniería Profesional Universitario del Área de la Salud Técnico Administrativ o del área de Ingeniería Profesional Universitario DPA Profesionales Sección Contratación.0 Página 5 de 8 SUBPROCESO: INTERVENCIÓN DE LAS CONDICIONES DE TRABAJO 5 Recibir concepto para compra de EPP y Dotación de Ley y Seguridad 6 Generar Concepto Técnico 7 Solicitar Certificado de Disponibilidad Presupuestal La Sección Contratación o quien haga sus veces en las Sedes. Técnico Administrativ o del área de Ingeniería. como toma de tallas.CÓDIGO: U-PR-08. entre otros. Interventores. con el fin de realizar la adquisición de los elementos. Con la orden contractual. diseños.A. La evaluación técnica de los elementos. el Nivel Nacional y demás dependencias que requieran adquirir EPP. la DNSO y la DPA con el listado de EPP y Dotación de Seguridad y ley relacionado en la actividad 4. La Sección de Contratación envía la orden contractual a los interventores de la DNSO o DPA. se realiza con los formatos de evaluación de EPP y Ropa y Calzado (ver instructivo de evaluación). Esto se realizará conforme al instructivo 3 Adquisición y entrega de Dotación. Actas de Reunión N/A 8 Coordinar actividades con Proveedores . cotizaciones. colores. envían la solicitud y las muestras de los elementos a adquirir para realizar la evaluación técnica a la DNSO para que emita el respectivo concepto técnico. Para el caso específico de los EPP y la Dotación de Ley y Seguridad para Funcionarios de Planta Provisionales y Carrera Administrativa. Copia de la Orden Contractual Listados de Tallas por funcionario y por elemento.005. ropa y calzado. Profesional Universitario Concepto Técnico Evaluación de muestras y conceptos técnicos N. se coordina con los proveedores el desarrollo de la misma.A. División de Personal Administrativo. de acuerdo con lo establecido en Procedimientos de la Oficina de Contratación y Manual de Contratación. Solicitud de Disponibilidad Presupuestal CDP radicada y el listado de los elementos a adquirir N. solicita el CDP a la Sección de Presupuesto o quien haga sus veces en las Sedes para la adquisición de los elementos. remisiones.

Se realiza la entrega de dotación de seguridad y de ley mediante órdenes de entrega. (Ver instructivo Entrega y control de EPP. Se emite certificado de cumplimiento para pago y se reciben los elementos. SI. Las ordenes se envían a cada dependencia para que sean entregadas a cada funcionario y con esta el pueda acercarse al almacén de la Universidad o del proveedor y reclamar su dotación. Profesional Universitario DPA Cronograma Autorizaciones radicadas de la entrega de EPP y Dotación de Seguridad Ordenes de Entrega de Dotación de Seguridad y ley N/A . Lo anterior. A partir de los listados de funcionarios y elementos requeridos. Se envía el original de los listados de entrega de Dotación al Almacén General y una copia a cada dependencia. Se establece un cronograma de entrega de EPP y junto con los listados o autorizaciones para la entrega a cada funcionario. se generan los listados de entrega de los EPP y Dotación de Seguridad y de Ley.CÓDIGO: U-PR-08. Profesional Universitario DPA 9 Recibir elementos adquiridos Interventor de la ODC Certificado de cumplimiento para pago N/A 10 Generar listados de entrega Listados de Asignación de EPP y Dotación de Seguridad y Ordenes de Entrega de Dotación de Ley SARA 11 Entregar EPP y Dotación de Seguridad DNSO / División de Personal Administrativo. se envía el original a los responsables de la entrega en cada dependencia y una copia al almacén general para la realización de los respectivos egresos. Se comunica al proveedor. No. o quien haga las veces en la Sede Técnico Administrativ o del área de Ingeniería. con el fin de que informen a cada funcionario que es necesario acercarse al almacén a reclamar la dotación. o quien haga las veces en la Sede Técnico Administrativ o del área. 2). NO.0 Página 6 de 8 SUBPROCESO: INTERVENCIÓN DE LAS CONDICIONES DE TRABAJO DPA Se revisan los elementos adquiridos teniendo en cuenta la Orden de Compra (ODC) ¿Los elementos adquiridos cumplen con las especificaciones requeridas en la ODC? NO. DNSO / División de Personal Administrativo o quien haga las veces en la Sede DNSO / División de Personal Administrativo.005. SI.013 LEVANTAMIENTO DE INFORMACIÓN PROCEDIMIENTO: PROGRAMA DE ADMINISTRACION DE ELEMENTOS DE PROTECCION DEL PERSONAL Y DOTACION DE SEGURIDAD PROCESO: SALUD OCUPACIONAL CÓDIGO: 05 VERSIÓN: 0.

013 LEVANTAMIENTO DE INFORMACIÓN PROCEDIMIENTO: PROGRAMA DE ADMINISTRACION DE ELEMENTOS DE PROTECCION DEL PERSONAL Y DOTACION DE SEGURIDAD PROCESO: SALUD OCUPACIONAL CÓDIGO: 05 VERSIÓN: 0. estos se encargan de envían las ordenes de entrega a la DNSO o la DPA. Formatos de Reporte de Novedades N/A . La DNSO realiza evaluación de los elementos asignados y se determina si el elemento garantiza la protección al Factor de Riesgo al que se encuentra expuesto el funcionario. ¿Se entregaron todos los elementos a los funcionarios? SI. Cuando se realizan las entregas en los almacenes de los proveedores. ¿El elemento responde a especificaciones técnicas y a la eficiencia estipulada por el fabricante? SI. Se hace una revisión del listado de los elementos y funcionarios a los que no se le entregaron o no reclamaron en el tiempo establecido y se genera nueva autorización para entregar los EPP faltantes o no asignados. Se realiza un seguimiento a los elementos entregados. En lo relacionado con la dotación de ropa y calzado de labor se seguirá lo estipulado en el Instructivo Adquisición y entrega de Dotación. la DNSO y la DPA recoge en el Almacén General los listados de entrega de Dotación de Seguridad y Dotación de ley con características de seguridad.005.0 Página 7 de 8 SUBPROCESO: INTERVENCIÓN DE LAS CONDICIONES DE TRABAJO Una vez realizada la entrega de los EPP a cada funcionario. Con los listados de entregas de EPP y Dotación de Seguridad y Ley se verifica que los funcionarios hayan reclamado los elementos asignados. NO. Pasar a actividad 15 12 DNSO División de Personal Administrativo o quien haga las veces en la Sede Técnico Administrativ o del área de Ingeniería Profesional Universitario DPA Listados de entregas de EPP firmados Ordenes de Entrega de Dotación de Seguridad y de Ley firmados N/A 13 Verificar entrega de elementos DNSO / División de Personal Administrativo o quien haga las veces en la Sede Técnico Administrativ o del área de Ingeniería Profesional Universitario DPA Inventario y listado de autorización de EPP y Dotación de Seguridad SARA 14 Evaluar eficiencia de los elementos de protección personal DNSO o quien haga las veces en la Sede Técnico Administrativ o del área de Ingeniería Registros de Evaluación de Confort y Calidad. las dependencias devuelven los listados de asignación de EPP con la firma de recibido por parte del funcionario. Recibir los listados de entrega Una vez entregada la Dotación de seguridad y de ley.CÓDIGO: U-PR-08.

se verifica si el elemento o sus partes tienen algún tipo de deterioro. cronograma de seguimiento de los elementos.005.013 LEVANTAMIENTO DE INFORMACIÓN PROCEDIMIENTO: PROGRAMA DE ADMINISTRACION DE ELEMENTOS DE PROTECCION DEL PERSONAL Y DOTACION DE SEGURIDAD PROCESO: SALUD OCUPACIONAL CÓDIGO: 05 VERSIÓN: 0. Palmira. Se programa nueva fecha de seguimiento. Medellín . Se hace reposición del elemento. NO. se debe realizar nuevamente la revisión técnica del elemento (ver actividades 2 – 14). Manizales. N/A ELABORÓ Mónica Chávez REVISÓ Ana Robledo APROBÓ Oficina de personal a nivel nacional: Bogota. DNSO o quien haga las veces en la Sede Técnico Administrativ o del área de Ingeniería Formato de Reposición y solicitud de EPP y Dotación de Seguridad. Con los elementos que cumplen con los requerimientos de protección. Informe de Inspección.CÓDIGO: U-PR-08. ¿El elemento presenta algún tipo de deterioro? SI.0 Página 8 de 8 SUBPROCESO: INTERVENCIÓN DE LAS CONDICIONES DE TRABAJO 15 Seguimiento de Uso NO. Sedes de presencia nacional Jefes oficina de personal CARGO Técnico Administrativo CARGO Jefe oficina de personal CARGO FECHA 3 de octubre de 2008 FECHA Febrero 2009 FECHA Febrero 2009 .

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