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FODA y SIAV

FODA y SIAV

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Documento explicativo sobre la aplicación del SIAV en las empresas, y análisis FODA sobre esta aplicación. Además de integrar un ejemplo práctico sobre la integración del SIAV en la empresa Tricol Ltda.
Documento explicativo sobre la aplicación del SIAV en las empresas, y análisis FODA sobre esta aplicación. Además de integrar un ejemplo práctico sobre la integración del SIAV en la empresa Tricol Ltda.

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Published by: JR_21 on Jul 15, 2008
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Aplicación de FODA sobre una empresa que halla integrado el SIAV.

En primer lugar se debe tener claro en que consiste un SIAV ó Sistema de Información y Administración Virtual, para esto se debe recalcar que un “sistema” es un conjunto de componentes o partes que deben estar relacionados entre si (interrelación), y que por ende estas partes deben interactuar (Interacción) para alcanzar algo (objetivo). Por tanto un “sistema de información” esta compuesto por un conjunto de partes que se interrelación e interactúan entre si, con el fin de alcanzar un objetivo, el cual tiene relación con la captura de datos, su modificación o transformación de estos en información, con el fin que los agentes puedan, con esto, tomar decisiones. Si a todo esto se le agrega que los datos que se deban capturar, deban tener relación a la administración de la empresa,- todos aquellos que permita un funcionamiento correcto y óptimo de la organización-, con el fin que al ser transformados en información los administradores y gerentes puedan tomar decisiones correctas sobre el funcionamiento de la empresa. Si además, la obtención de esta información sea a través de medios tecnológicos (como es el uso de computadoras, softwares especializados, el uso de redes, el de Internet, etc.), todo estos serán los causantes del SIAV. Hay que tener en cuenta que hoy en día las empresas han debido de integrar el uso de las computadoras (considerando tanto hardware y software) y el de Internet, siendo esta última una herramienta fundamental en el crecimiento de las empresas en el mercado global, en el cual se deben enfrentar. Es decir, hoy en día las empresas deben ser consideradas,- de acuerdo a lo mencionado-, como empresas virtuales. Por todo lo mencionado anteriormente que una empresa es virtual, y que el uso de la información es esencial para su funcionamiento, y por ende, deba integrar el uso del SIAV, por todo esto es fundamental que se realice un FODA sobre estas empresas y ver cuales son sus fortalezas y debilidades, además de sus oportunidades y amenazas.

FODA. 1. Fortalezas: • • Permite la recolección de datos fundamentales, todo con el fin de poder poseer una nutrida fuente de información esencial para la toma de decisiones. La información obtenida no sólo permitirá saber con respecto a los clientes y proveedores, sino, también con respecto a todo lo que tenga que ver con los competidores, permitiendo a la empresa saber actuar sobre estos. • Un mejor acercamiento con respecto a los clientes y proveedores, permitiendo crear una mejor comunicación con respecto a ellos y a su vez, una mayor comprensión a sus necesidades. Todo esto se verá favorecido mediante el uso de página web, el correo electrónico y la intranet del punto de vista de los clientes, permitiendo una mayor comprensión a sus necesidades (integrando el sistema CRM, como por ejemplo). Con respecto a los proveedores, el uso de la intranet y software (que tengan relación con el manejo de los stocks, con el fin de poder coordinarse de la mejor forma con los proveedores), facilitará el trato con estos y así manejar de mejor forma la cadena de abastecimiento (pronóstico de la demanda y crear planes de abastecimiento). • • Han permitido reducir los tiempos de los trámites, que anteriormente se realizaban a través del papel. Fluidez de la información de la forma más rápida por todos los departamentos, permitiendo que no exista discordancia de información que posean estos. Para lograrlo las empresas deben tener integrado todo lo que se refiere a redes (que todos los computadores posean información actualizada de los movimientos) y el uso de la intranet (que informen de las decisiones tomadas por la empresa). • Decisiones correctas y eficientes serán tomadas por los gerentes de cada departamento debido a que estos poseerán en sus manos toda la información, y así podrán tomar decisiones que no sólo ayuden o mejoren su área, sino también ayudarán al mejoramiento de los demás departamentos (trabajo en conjunto y no en forma independiente). Y más aun, todas las decisiones irán dirigidas al cumplimiento de la misión de la empresa, (no sólo ayudará al progreso del área, de sus vecinos, sino también al de toda la empresa).

Permite mejorar los procesos productivos internos que posee la empresa, ya que los datos y posterior información no sólo proviene del medio externo de esta (como clientes, proveedores y competidores), sino también, del entorno interno de la esta, permitiendo todo esto producir eficientemente, es decir, más unidades a menores costos.

2. Debilidades: • • Los gerentes se hace dependiente de la información otorgada por el SIAV para la toma de decisiones. La empresa esta propensa a los fallos tecnológicos que pueden sufrir las computadoras, pudiendo provocar la eliminación y pérdida de la información tanto de clientes, proveedores, competidores y propia. • Puede existir una fuga de información, debido a qua el SIAV permite la integración de la información por toda la empresa, por lo cual un funcionario pudiera vender la información a una empresa competidora. • No poseer empleados capacitados que sepan utilizar y manejar medios tecnológicos como un computador, una red o el Internet, provocando que todo el esfuerzo por implementar un SIAV, no sea utilizado por la obsolescencia en el manejo de la tecnología por parte de los funcionarios o trabajadores. Por otro lado, puede que empleados sepan utilizar los elementos computacionales, pero no sepan interpretar la información la cual entrega el SIAV (no se posee un personal idóneo), siendo esto perjudicial en el funcionamiento de la empresa. • Que la empresa no se encuentre preparada para asumir un SIAV y todo lo que esta conlleva (tecnología), por ende, la integración de esta sería solo un costo y no un beneficios. También los trabajadores podrían comportarse de forma adversa a esta integración, provocando al igual que en el caso anterior que esta integración sólo conlleve costos y nada de beneficios. Por tanto, los trabajadores como los departamentos y la empresa en sí, debes estar preparados a asumir y colaborar con la integración del SIAV dentro de la organización. • No saber con claridad la función del SIAV y como esta puede favorecer a la empresa, y por tanto esta sólo se dedica a integrar herramientas como softwares, hardwares, internet, intranet, etc. con el fin de obtener beneficios, pero

realmente sin saber como aprovechar todas estas y complementarlas con el SIAV. 3. Oportunidades. • Saber escoger aquellas tecnologías avanzadas (referentes a hardware y software), que entreguen el mercado y que sean un verdadero aporte al funcionamiento del SIAV, y más aun que creen beneficios a la empresa. • Aprovechar la cercanía que tienen los clientes con respecto a las tecnologías, en el sentido, de que estos están más familiarizados en utilizar las páginas web, el correo electrónico, etc. para poder informarse; por lo tanto, la empresa debería utilizar estos medios para la recolección de datos. • Saber utilizar Internet a favor de la empresa, en el sentido de poder atraer aquellos agentes importantes para su funcionamiento y así adquirir datos e información sobre ellos. Por otro lado gracias a Internet la empresa además de poder crear una cercanía con los clientes y proveedores, podrá reducir los costos de transacción, en el sentido de realizar pedidos a sus proveedores y que estos se encarguen del traslado. Por otro lado gracias al uso del Internet, la empresa será capaz de poder aplicar las distintas categorías de comercio electrónico, como es el B2B y B2C, y así poder obtener una ventaja sobre sus competidores (en el caso que estos últimos aún no hallan utilizados este tipo de comercio). • Utilizar las bases de datos otorgados por empresas externas, a través de su compra, con el sentido de obtener una mayor información sobre los distintos agentes y complementarla con la información obtenida por el SIAV, y así poder alcanzar una ventaja con respecto a sus competidores. 4. Amenazas. • • Haber escogido una tecnología poco apropiada a la estructura de la empresa, provocando que el funcionamiento del SIAV, no sea el deseado. Que un competidor se adelante a los movimientos realizados por la empresa, integrando tecnología de información adecuada para el funcionamiento del

SIAV. Todo esto provocando que el competidor posea o tenga un mayor acercamiento con respecto a los clientes (como por ejemplo), u otros agentes del mercado. • Que los clientes sean reacios a otorgar información, o que les incomode que la empresa se esfuerce en obtener información de ellos; por tanto, sean capaces de presentar reclamos en entidades de justicia, provocando a la empresa un alejamiento de sus clientes y mas aún, creando una imagen negativa. • Que el entorno externo de la empresa, es decir, clientes, proveedores, distribuidores, etc. sean adversos a la utilización de tecnología computacional, provocando que la empresa no pueda integrarla a su funcionamiento, o en el caso que la halla integrado provocando pérdidas. • La rápida obsolescencia de los hadwares y softwares pueden provocar desventajas para la empresa, debido a que un competidor al utilizar tecnología más avanzada y nueva, pueda obtener beneficios mayores y en menor tiempo, que la empresa. Caso Práctico. A continuación realizaré un análisis relacionado a la aplicación del SIAV sobre la empresa en que realice la práctica básica, para así a continuación poder aplicar un FODA sobre esta. En primer lugar, la realización de mi práctica básica fue en una oficina contable llamada Tricol Ltda., la cual se encarga de realizar contabilidades y auditorias a una cartera importantes de clientes, pudiendo encontrarse en esta de pequeñas a medianas empresas. Al hablar de contabilidad y de acuerdo a lo aprendido a través de la universidad, es un área fundamental en el funcionamiento de la empresa, principalmente que esta, entrega a través de los distintos informes contables la situación en que se encuentra la empresa. Dentro de esta oficina el trabajo de la contabilidad no se realiza de forma escrita, en el sentido de, que no se utiliza o trabaja con libros; toda las contabilizaciones se realizaban a través de un software proveniente de la empresa Transtecnia (una de la empresas proveedoras más destacables en chile de softwares contables). Por ende la utilización de computadores, el software mencionado anteriormente, el uso de Excel en forma avanzada (Office), scaners, impresoras, fax, teléfono, red e Internet, son las herramientas que conforman el SIAV dentro de Tricol

Ltda,; siendo todas estas fundamentales en la captura y modificación de los datos en información esencial, para la realización de asientos, estados de resultados, balances generales, etc. De acuerdo a todo lo mencionado realizaré un FODA referente a la aplicación del SIAV en la empresa TRICOL LTDA. 1. Fortalezas: • La transformación de los datos se realiza de forma muy rápida, debido a la utilización del software, además de obtener información precisa y útil para la contabilización. • Todos los contadores que trabajan en la oficina utilizan información actualizada (informes contables), debido que todos los computadores están conectados por una red interna, permitiendo además que se este trabajando con los mismos datos de un computador a otro. • El ahorro de tiempo en lo que se refiere con los trámites con el S.I.I., en el sentido, de que todo lo relacionados a las declaraciones de impuestos se hace mediante Internet. Para esto la empresa se encarga de crearles cuentas,- a cada uno de sus clientes-, en el sistema web del S.I.I. Hay que recalcar que gracias a Internet también se puede utilizar para la obtención de información proveniente de otras entidades que influyan en el trabajo contable. • Una comunicación directa y oportuna con sus clientes, gracias al fax, teléfono y más aún el e-mail, siendo este último medio el más preferido por los clientes, para aclarar sus dudas sobre los informes contables de sus empresas. 2. Debilidades: • Dependencia completa de la computadora, y más aun de los softawares que utilizan (office y el software especial para la contabilización), pudiendo estos poder fallar por cualquier motivo interno de la empresa. • Presión a los contadores que comienzan a trabajar en la empresa, ya que deben demorarse lo menos posible en aprender el funcionamiento del software

contable. Además de considerar que si el aprendizaje no es el óptimo su trabajo también no será óptimo. • La no integración de una página web que permita un mayor acercamiento hacia los clientes, además de así poder publicitarse ante otro; considero que al no aplicar esta herramienta la empresa Tricol Ltda. esta perdiendo competencia en el mercado. 3. Oportunidades: • Poder obtener y sacar alguna ventaja sobre aquellas oficinas contables que no utilicen tecnología (que entrega el mercado) en la realización de la contabilidad, considerando como tecnología no sólo la utilización de softaware y hardware, sino también el uso del e-mail y el Internet. • • Utilizar software proveniente de Transtecnia, una empresa reconocida en proveer software de calidad, referentes a la contabilidad. Obtener tecnología cada vez más avanzada,-permitiendo desarrollara y entregar un trabajo cada vez mejor-, debido a la llegada de nueva tecnología al país. 4. Amenazas: • • Que competidores de mayor tamaño utilicen algún software contable de mayor capacidad, además de tecnología más avanzada. El aumento de los gastos sobre el consumo de la luz (principalmente por el uso de los computadores y otras tecnologías por parte de la empresa), debido a algún problema de abastecimiento de este, que sufra el país. • Obsolescencia de los softwares y hardwares que utiliza la empresa, a causa de que el mercado se encarga de desarrollar tecnología cada vez más avanzada y eficiente.

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