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EL CONTROL

1.DEFINICIONES Y CONCEPTO

La organizaciones utilizan los procedimientos


de control para asegurarse que avanzan en el
sentido correcto , hacia sus objetivos y de que
están usando sus recursos de manera eficiente
y eficaz .

El control puede definirse como el proceso de


monitoreo de las actividades , para asegurarse
que se cumplan tal como fueron planeadas y
establecer en caso necesario las medidas de
corrección a cualquier desviación importante.

Definiciones de Control :
Henri Fayol, el control en una empresa
consiste en que todo se efectúe de acuerdo al
plan que ha sido adoptado, a las órdenes
dadas y a los principios establecidos. Su objeto
es señalar los errores a fin de que sean
rectificados y prevenir de que ocurran
nuevamente.

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Koontz y O’Donnell, por su parte, dicen que
el control es la medición y la corrección de las
actividades de los subordinados para asegurar
que los eventos se ajustan a los planes. Por lo
tanto mide el desempeño en relación con las
metas y los planes, muestra donde existen
desviaciones negativas y, al poner en
movimiento las acciones para corregir las
desviaciones, contribuye a asegurar el
cumplimiento de los planes. Aunque la
planeación debe preceder al control, los planes
no se alcanzan por sí mismos.

Stoner y Wankel para estos autores el


gerente debe cerciorarse de que las acciones
de los miembros de la organización la lleven a
la obtención de sus metas.

En las definiciones anteriores se puede ver


una evolución del concepto de control , así en
sus inicios las función control se concentraba
en la verificación de los desvíos ocurridos entre
la realidad y las normas , ejerciendo un papel
penal e indirectamente un papel corrector .

PLANIFICACION CONTROL

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De esta forma el control acompaña la acción ,
la compara con la norma preestablecida e
implementa acciones que realimentan el
proceso corrigiéndolo.

Controlar seria en este sentido una guía para


que los resultados reales coincidan con los
deseados .

2.IMPORTANCIA DEL CONTROL

 los cambios

 La delegación de autoridad

 los errores que producen

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3.TIPOS DE CONTROL

Por el modo de operar se reconocen dos


tipos:
- sobre resultados (open control)
- automático (Feedback control)

En cuanto a la continuidad, el control puede


clasificarse en:

- continuo
- periódico
- eventual

Con relación al momento en que se lleva a


cabo, el control puede ser:
- preventivo, .
- concomitante,
- posterior,

Si se considera la intensidad del control


podemos distinguir los siguientes:
- analítico
- sintético

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Si se considera el objeto del control tenemos
- de legalidad

- de mérito
Considerando los órganos que efectúan el
control y su ubicación, se reconocen el:
- externo,
- interno

De acuerdo al nivel jerárquico :

- Control estratégico.

- Control de gestión:

- Control operativo:

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4.PROCESO BASICO DE CONTROL
El proceso de control se compone de tres
etapas o pasos, a saber:

- establecimiento de un objetivo o estándares


(normas).
- Medición del desempeño real
- comparación de el desempeño real con el
objetivo o estándar.
- corrección de las desviaciones.

Establecer Medir el cumpl No


estandares desempeño Tomar
e medidas
correctivas

Si

No hacer
nada

a)Establecimiento de los estándares

La función control supone la existencia de


estandares previamente definidos , en cantidad
, calidad , tiempo y comportamiento .
Los estandares podemos definirlos como una
medida , criterio o una base generalmente
expresado en números para juzgar el

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rendimiento de un producto , servicio , maquina
, individuo , sección , etc.

b) Medición del desempeño real

Esta etapa corresponde a la medición de la


actuación real , con el fin de poner en
evidencia las posibles desviaciones .

Debemos analizar en esta etapa como


medimos y que medimos .
Como medimos :

lo hacemos , a través

 de la observación personal
 de informes

Que medimos

Se debe seleccionar criterios adecuados que


permitan que la medición sea representativa
del evento a controlar .

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CANTIDAD

TIEMPO FACTORES A DINERO


CONTROLAR

CALIDAD

c ) Comparación del desempeño real con


los estándares

La comparación determina el grado de la


variación entre el desempeño real y el estándar

Un elemento a tomar en cuanta en esta etapa


es el grado de tolerancia aceptado.

La tolerancia es la desviación permitida


respecto a un estándar. Esto significa que se

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deberán analizar aquellas diferencias
superiores a las tolerancias permitidas.

D) Corrección de los desvíos

En esta etapa se busca restablecer la


situación deseada.
Con la medición el administrador puede tener
tres cursos de acción posibles

 no hacer nada
 puede corregir el desempeño real
 puede corregir el estándar

5.FACTORES DE CONTINGENCIA EN EL
PROCESO DE CONTROL

1. Tamaño de la organización
2.Nivel jerárquico del destinatario

3. Grado de descentralización administrativa.

4.Estructura organizacional

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5.Importancia de la actividad

6.REQUISITOS PARA DISEÑAR UN


SISTEMA EFECTIVO

1)Que proporcione información útil y


comprensible

2)Que proporcione información precisa y


oportuna

3)Que proporcione información completa


y justa en cantidad

4)Que proporcione respuesta rápida y


anticipada

5)Flexibilidad
6)Economicidad

7)Guiar hacia la acción correctiva


8)Adecuación a la actividad a controlar y
al nivel jerárquico

9)Objetividad

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7.INSTRUMENTOS DE CONTROL

1. Instrumentos de Control Presupuestario


Los presupuestos

Los presupuestos pueden ser :

 Operativos : que indican los bienes y


servicios que la organización espera consumir
en el periodo presupuestado , generalmente
contiene tanto cantidades físicas ( kilos de
trigo, toneladas de carne ) como las cifras de
costos ( tantos millones de pesos ).

A su vez se dividen en de Gastos , de Ingresos y de


Utilidades.

 Financieros : especifican con detalle el


dinero que la empresa tiene la intención de
gastar en el periodo y las fuentes de donde lo
obtendrá.

Tenemos los de Caja , de financiamiento , de gastos


de capital y de balance general

2. Ratios

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Un ratio es una relación significativa entre dos
variables relevantes para la empresa .
Los ratios se pueden utilizar para todas las áreas de
la empresa : Finanzas , Producción , Comercial.
Ejemplos :

Comercial : Porcentaje de participación en el mercado


Finanzas : Ratio de liquidez = Activo Corriente / Pasivo Corriente
Personal : Ausentismo Diario
Producción : Rotación de Inventarios = Ventas / inventario Promedio

3. Cuadros de Mando

Los cuadros de mando son herramientas de


control que contienen información precisa con
respecto a determinadas áreas claves de la
empresa, para la adecuada y oportuna guía de
la gestión.

Los cuadros de mando o también los


llamados tableros de Gestión permiten detectar
a tiempo las desviaciones en la actividad o
costos que pueden ocurrir en las operaciones
de la empresa.

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CONTROLES CONTROL

MEDICION DIRECCION
INFORMACION OBJETIVOS

HECHOS PASADOS HECHOS FUTUROS

QUE ERA Y LO QUE DEBERIA SER


EN LO QUE ES

MEDIO FIN

OPERACIONES FUNCIONES
CONTROL CONTROL

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TECNICOS ADMINISTRADOR

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