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ETAPAS DE PLANEACION

ETAPAS DE PLANEACION

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ETAPAS DE PLANEACIÓN La planeación es básica ya que es punto de partida y directriz primordial de toda actividad administrativa.

Está integrada por las siguientes etapas: Misión La planeación se inicia a partir de la definición de la misión, la cual puede ser conceptualizada así: La misión es la razón de ser de la empresa y representa las aspiraciónes fundamentales o finalidades que persigue, en forma permanente o semipermanente. En otras palabras, la misión son los planes esenciales o directrices que definen la razón de ser, naturaleza y carácter, de cualquier grupo social. La misión proporciona las pautas para el diseño de un plan estratégico. Se expresa genéricamente y su determinación es una función reservada a los altos funcionarios de la empresa; se establece en forma paralela al inicio de la misma y no indica una limitante de duración en el futuro. En general, la misión tiende a existir durante todo el ciclo de vida de la empresa, sin embargo, puede sufrir algunas modificaciones o alteraciones debido a los retos cambiantes que implica la operación de cualquier grupo social. Toda organización debe establecer la misión como base para la formulación de un plan. De la misión parte la acción inicial de un organismo social; las siguientes cuatro características la diferencian de los objetivos: a) Es básica o trascendental porque constituye el fundamento de los demás elementos. b) Genérica o cualitativa, porque no se expresa en términos numéricos. c) Permanente, porque permanece vigente durante el periodo de vida de la organización d) Semipermanente, porque puede abarcar un periodo determinado. A fin de esclarecer este concepto y sus características, se analizará un ejemplo que permita visualizar la importancia de la misión en la planeación. Un propósito de la misión de una empresa puede ser:

Incrementar las utilidades sobre la inversión de los accionistas. a) Obsérvese que en ningún momento se cuantifican las utilidades y que no se establece un tiempo específico para logradas (genérico). b) Cada vez que se elabore algún plan, es necesario considerar la misión como una guía general a la que se subordinarán los demás elementos de la planeación (básico). c) El incremento de las utilidades, como aspiración general, se fija con la finalidad de satisfacer a los accionistas que realicen inversiones durante el periodo de vida que dure la empresa (permanente). d) Supóngase que en un periodo de 10 años, la estructura económica de la sociedad cambia de un sistema capitalista a un sistema socialista: definitivamente el propósito inicial ya no tendría validez; de esta forma, dicho propósito serviría de orientación general únicamente para un determinado periodo (semipermanente), siendo necesario determinar otro tipo de propósito, pero ahora tomando en consideración la nueva función que desarrollaría la empresa. Ejemplo: Incrementar la producción, y con esto los ingresos para mejorar la situación económica del país. Importancia de la misión Al ser las aspiraciones generales de la empresa, la importancia de la misión queda fuera de discusión, aunque, fundamentalmente, dicha importancia radica en que: • Sirve de cimiento para los demás elementos de la planeación, así como para los demás tipos de planes. • Permite orientar a los responsables de la planeación, sobre el curso de acción que deben seguir al formular los planes. • Identifica a la empresa ante el personal y la sociedad, con una imagen de responsabilidad social. • Es la razón de existencia del grupo social, tanto en su estado presente como en su proyección hacia el futuro. • Define el éxito o fracaso de una empresa, ya que proporciona las directrices generales de la misma.

La investigación es trascendental en la planeación. . • Debe implantarse. Evitar dogmatizarla. precisa. es contraria a sus principios básicos y sólo puede originar resultados empíricos. La no definición exacta del problema implica esfuerzos inútiles y pérdidas innecesarias. cuantificable. • No debe definirse con frases ambiguas y vacías. mediocres y erróneos. ya que proporciona información a las etapas de la misma para que se lleve a cabo racionalmente. si es que no se ha considerado. sino para el bienestar de la organización. mediante la aplicación del método científico. Definición del problema. Debe estar acorde con los valores institucionales del grupo social. debe recordar los siguientes lineamientos: • • • • • Evitar que la dirección pierda el tiempo en aspiraciones desatinadas o erróneas. Por tanto.Características que debe reunir la misión El administrador. Debe darse a conocer a todos los miembros de la empresa. describir y predecir la conducta de los fenómenos. la planeación requiere invariablemente de la investigación para que pueda ser objetiva. y específicamente a la planeación. Investigación La investigación es un proceso que. así como de los medios óptimos para conseguirlos. flexible y certera. aunque se utiliza más al planear. La no aplicación del método científico al proceso administrativo. por ser esta actividad netamente intelectual. La investigación aplicada a la planeación consiste en la determinación de todos los factores que influyen en el logro de la misión. El proceso de investigación científica está constituido por las siguientes etapas: 1. No debe utilizarse para intereses personales. El considerarla en esta etapa del proceso administrativo no excluye su existencia en las demás. al establecer la misión. el auto engaño no ayuda a la implantación de planes. procura obtener información relevante y fidedigna con el fin de explicar. En esta fase se determina y analiza el problema que se desea resolver.

de conductas que. 4. Presentación del informe. sino que también pueden ser: de tipo documental. La obtención de información se realiza a través de las siguientes técnicas: • Observación. Aplicación de técnicas probabilísticas a una parte de la población o universo. Es la recopilación de datos a través de la aplicación del cuestionario y de la entrevista. Una vez comprobada la hipótesis se procede a elaborar un informe de resultados. estadísticas. de laboratorio. se cuente con bases objetivas para la toma de decisiones. 5. dentro del proceso de planeación. misma que debe ser sometida a prueba para determinar su efectividad. Consiste en la reproducción de un hecho o un fenómeno con el fin de observar sus características y modificarlas a voluntad.. Consiste en someter a prueba la hipótesis mediante la aplicación de las técnicas anteriormente enunciadas. 3. De la obtención de la información adecuada depende el éxito de la resolución del problema. con base en el análisis del mismo. Consiste en recopilar el mayor número posible de datos a fin de visualizar el problema y proponer su posible solución. informes. Es la proposición o respuesta tentativa que se establece como solución de un problema. se divide en: participante y no participante. está considerada como etapa de información. herramientas que son de gran ayuda para el administrador. • Experimentación. Estas técnicas no se limitan sólo a la observación de hechos o heurística.2. • Muestreo. Las técnicas anteriores también se utilizan a lo largo de las otras etapas del proceso de investigación. Obtención de información. cuando se refiere al análisis de registros. Por último. • Encuesta. para determinar resultados representativos o comunes a todo éste. es conveniente aclarar que para algunos autores la etapa de investigación. de tal manera que. monumental. a su vez. etc. . se establecen hipótesis alternativas en el caso de que la primera no fuera correcta. También. Comprobación o desaprobación de hipótesis. a fin de comprobar su validez o rechazada. Determinación de la hipótesis.

siniestros. pueden ser: 1. hacer uso de diversas suposiciones que permitan reducir la incertidumbre inherente al futuro. pero que pueden tener efecto decisivo en el desarrollo de sus actividades y que. de acuerdo con su naturaleza. 2. accidentes. Se establecen al inicio del proceso de planeación. rotación de personal. • Sistema de gobierno. Algunas de ellas son: variaciones en el capital. el prestigio de los jefes ante el personal. innovaciones. Son factores o condiciones cuyo origen es ajeno a la empresa. Las premisas. ausentismo. deben tomarse en cuenta al planear. De carácter político: • Estabilidad política del país. Internas. • Relaciones internacionales . Cuando se originan dentro de la empresa y pueden influir en el logro de la misión. los puntos fuertes y débiles de los altos ejecutivos. que pueden afectar el desarrollo de un plan.Premisas Todo aquel que participa en la elaboración de un plan puede tener certeza sobre la existencia de determinados eventos. de aquellos que los controlan (accionistas) y. por lo mismo. de los subordinados. Una premisa es un supuesto acerca de los factores o condiciones futuras. es necesario para ello. • Intervención estatal en los negocios. • Restricciones a la importación y exportación. Literalmente. aunque también pueden ser desarrolladas a lo largo del mismo. Las premisas externas pueden ser: A. reacciones del personal ante los sistemas organizacionales. mas no así de otros que afectarán su desarrollo. una premisa quiere decir una proposición que se establece antes. a menudo. como suposición introductoria o implícita. Externas. Las premisas son suposiciones que se deben considerar ante aquellas circunstancias o condiciones futuras que afectarán el curso en que va a desarrollarse el plan.

Poder adquisitivo de la población. Alfabetización. • Descentralización de empresas en las zonas urbanas. • Cambios en los sistemas. e) Técnicas: • Rapidez de los avances tecnológicos. Fenómenos inflacionarios. Empleo y desempleo. Forma de pago de impuestos. Movilidad de la población. Nivel de salarios. Producto nacional bruto. Nivel de precios. Ingreso per cápita. d) Sociales: • • • • • • Crecimiento y distribución demográfica. Exenciones de impuestos. Renta nacional. • Mejoramiento del ambiente. Nuevas construcciones y obras públicas. De carácter legal: a) Tendencias fiscales: • • • • Impuestos sobre ciertos artículos o servicios. .B. c) Económicas: • • • • • • • • • Deuda pública. Inversión extranjera. Sistemas de salubridad e higiene. Impuesto sobre utilidades b) Tendencias en la legislación: • Laboral.

es el punto en que se ha de concentrar el fuego. son fines por alcanzar. o fines. diferenciados de cualquier otra etapa de la planeación. en lo militar. que se determinan hacia el futuro. Programas de investigación. pág. 1974. Distribución del ingreso. Como se observa en las anteriores definiciones. Maquinaria y equipo disponibles. b) Se determinan cuantitativamente. a) Se establecen a un tiempo específico. Al igual que sucede con otros términos administrativos. Fuentes de financiamiento. establecidos cuantitativa mente y determinados para realizarse transcurrido un tiempo específico. los objetivos tienen diversas acepciones. Posición en el mercado. 1 Larousse. El diccionario define el término "objetivo" como "relativo al objeto en sí".! Esta palabra proviene del latín objetum que significa "cosa que se arroja delante". Los objetivos representan los resultados que la empresa espera obtener. o lugar que se quiere conquistar con el ataque. Comportamiento de los consumidores. . se determinan los objetivos. los objetivos implican acciones. Transporte. que permiten. Dos características primordiales poseen los objetivos. etcétera. 518. Políticas de operación. Productividad e ingreso nacional.f) Otros factores: • • • • • • • • • • • Competencia. hacia dónde dirigir los esfuerzos y recursos. Cambios en la demanda. Objetivos Una vez que se ha establecido la misión e investigado las premisas que pueden afectar su realización. que indican los resultados o fines que la empresa desea lograr en un tiempo determinado y que proporcionan las pautas o directrices básicas.

se refieren a actividades más detalladas. del producto x. Ejemplo: Cada vendedor adscrito a la sección y." 3. los "goles" y las metas. Ejemplo: "Incrementar las ventas totales a tres millones de pesos mensuales. Como su nombre lo indica son metas personales. será el que se utilice en este texto. en el primer año. ." En ocasiones. por medio del grupo de ventas de la zona centro.Un ejemplo de un objetivo correctamente establecido puede ser: "Lograr una utilidad neta de 15 millones de pesos durante los dos próximos años. Por considerar los autores el término objetivo como más preciso. obviamente." 2. se determinan a corto plazo. Se establecen en niveles o secciones más específicas de la empresa. Se refieren a un área o departamento de la empresa. ya que las metas. Cuando se refieren a una sección o grupo. y se establecen a Ejemplo: "Obtener una utilidad neta de 100 millones de pesos en los próximos cinco años. es conveniente aclarar que los objetivos. Los objetivos operacionales pueden ser: • Seccionales. y se establecen a corto o mediano plazo. metas y "goles". Tácticos o departamentales. Ejemplo: Vender medio millón de pesos semanales. Comprenden toda la empresa largo plazo. pueden ser: 1. y se fijan con posterioridad a los objetivos estratégicos. venderá diariamente 100 cajas de las válvulas JGM. Se determinan en función de los objetivos departamentales y. son lo mismo que los objetivos tácticos o departamentales. Estratégicos o generales. la cual proviene de que esta terminología ha sido traducida del ingles. sin embargo. se subordinan a los objetivos generales. • Individuales. e invariablemente son a corto plazo. de los generales. por lo regular. en esencia. existe cierta discrepancia en algunos autores en cuanto a la diferencia entre objetivos. Operacionales o específicos. Clasificación de los objetivos En función del área que abarque y del tiempo al que se establezcan.

sin indicar detalladamente cómo emplear los recursos. las estrategias en la empresa nacen como una respuesta para afrontar los retos que implica la competencia. recordar las seis preguntas clave de la administración: ¿Qué. literalmente. cuándo y por qué? • Los objetivos deben ser perfectamente conocidos y entendidos por todos los miembros de la organización. • Asentarlos por escrito. Estratégias El término estrategia. Aplicando este concepto al ámbito administrativo. quién. muestran la dirección o camino que debe seguirse. se deriva del griego strategas que quiere decir "general". los presupuestos y los procedimientos. • Al determinarlos. porque se establecen a nivel estratégico. los cambios continuos en los objetivos originan conflictos y confusiones. y la vida de la empresa en sí. • No confundirlos con los medios o estrategias para alcanzarlos. Las estratégias son cursos de acción general o alternativas.Lineamientos para establecer objetivos Aparte de que un objetivo debe siempre reunir las dos características ya comentadas. ayuda a elegir la más adecuada para minimizar dificultades el logro de los objetivos. Deben ser estables. al establecerlos es imprescindible observar ciertos lineamientos. se refiere a la manera de elegir las acciones más adecuadas para encauzar los esfuerzos y derrotar al enemigo o. para disminuir las consecuencias de una derrota. para lograr los objetivos en las condiciones más ventajas. cómo. Militarmente. y de hacer una cosa para alcanzar un objetivo". puesto que esto se efectúa en otras etapas de la planeación tales como los programas. significa: "arte de dirigir y coordinar las acciones militares. Contar con una amplia gama de estrategias o alternativas por seleccionar. . que muestran la dirección y el empleo general de los recursos y esfuerzos. Son cursos de acción general. dónde.

sino que es necesario hacer una penetración de mercado más amplia que le permita alcanzar el objetivo estratégico. Determinación de los cursos de acción o alternativas. analiza cada una de las ventajas y desventajas. Supóngase que una empresa establece el objetivo de obtener quince millones de pesos durante los dos próximos años. Considerar las alternativas más idóneas cuanto a factibilidad y ventajas. productividad. El grupo. Las carreteras o caminos. sin embargo. Los tres caminos llevan al fin que persigue el grupo de jóvenes. con el fin de divertirse. se utilizará un árbol de decisión. posteriormente. árboles de decisión. pero que puede esclarecer este término. Con base en las áreas clave se determinarán las estrategias y. en el ámbito administrativo. . Una empresa debe considerar un número mínimo de áreas clave en torno a las cuales se establezcan las estrategias. partiendo de la Ciudad de México. que está relacionada con el desarrollo total de la misma. presentan las estrategias o cursos alternas de acción. Analizar y evaluar cada una de las alternativas. A fin de comprender el significado e importancia de las estrategias analizará un ejemplo que no está relacionado con la administración. Las áreas clave de resultados. las más usuales son: rentabilidad sobre la inversión. pueden variar de empresa a empresa. presentando la penetración de mercado en forma ramificada. así le pueden decidir que la caravana de autos vaya por el que presente más ventajas. capacidad de producción e innovación. Para esto la empresa decide que sus productos no solamente se vendan a intermediarios. etcétera. el proceso de control. y la utilización de los recursos para lograr s objetivos. seleccionando aquellas que permiten lograr con mayor eficiencia y eficacia los objetivos de la empresa. que presenta cada camino. Selección de alternativas. Para describir con mayor detalle los cursos de acción probables.Al establecer estrategias es conveniente seguir tres etapas: 1. quien las formule debe saber ubicarlas. desarrollo de personal. esto facilitará elección de las alternativas. Un grupo de jóvenes deciden realizar una excursión a un balneario en la ciudad de Cuautla. considerando las ventajas y desventajas de cada una de ellas auxiliándose de la investigación y de algunas técnicas como investigación de operaciones. hay tres carreteras o caminos que permiten llegar a Cuautla. 2. pasión o participación de mercado. a fin de alcanzar los objetivos. Evaluación. Las estrategias están integradas en la determinación de las áreas clave. Consiste en buscar el mayor número de alternativas para lograr cada u de los objetivos. 3. Un área clave de resultados es una actividad básica dentro de una empresa. antes de partir.

auxiliarse de técnicas de investigación y de planeación.La diversificación de alternativas o estrategias facilita la toma de decisiones. todo dependiendo de las ventajas y desventajas que presenten. • No confundir las estrategias con las tácticas. b) Su vigencia está estrechamente vinculada a la del objetivo u objetivos para los que fueron diseñadas. en otro tiempo. puede ser. • Establecen otras alternativas. la decisión puede abarcar una sola subestrategia o las dos. esto permitirá sugerir un mayor número de cursos de acción. • Desarrollan la creatividad en la solución de problemas. • Considerar las experiencias pasadas para su establecimiento. una vez alcanzados los objetivos. • Son lineamientos generales que permiten guiar la acción de la empresa. la menos indicada para lograr el mismo objetivo. al incluir consideraciones competitivas. es necesario formular nuevas estrategias. y ejecutar la decisión. es necesario: • Asegurarse de que sean consistentes y contribuyan al logro del objetivo. . ya que estas últimas combinan la acción con los medios para alcanzar el objetivo. • La creciente competencia hace necesario su establecimiento. como previsión para caso de posibles fallas en la estrategia decidida. una estrategia que en cierto momento fue útil. así como de los recursos de que disponga la empresa y el alcance de sus compromisos. • Facilitan la toma de decisiones al evaluar las alternativas. Importancia Las estrategias son trascendentales. c) Debido a la dinámica del medio. • Sirven como base para lograr los objetivos. • Al establecerlas. eligiendo aquella de la que se esperan mejores resultados. • Analizar las consecuencias que pudieran presentarse al momento de aplicarlas. Lineamientos para establecer estrategias Para que las estrategias sean operables y cumplan con su función. • Determinarlas con claridad. a la par del establecimiento de unos nuevos. al establecer varios caminos para llegar a un determinado objetivo. Características Las particularidades sobresalientes de las estrategias son: a) Se avienen al concepto tradicional militar. ya que: • La falta de estrategias puede originar que no se logren los objetivos. .

comúnmente. las políticas son flexibles. de tal manera que. este vocablo tiene dos acepciones: el que se utiliza e: la burocracia gubernamental. En este sentido. Como se observa en las reglas. el diccionario señala que la política es el arte o traza con que se maneja un asunto. transfiere y ejerce el poder. que deberá seguir o evitar en situaciones específicas el personal de una empresa. por ejemplo: productividad. mientras las reglas son estrictas. las personas que ejecutan la acción deben cumplirla tajantemente al pie de la letra. clave. habiendo sido establecidas en función de éstas. traza significo "plan para realizar un fin". su incumplimiento se sanciona. que n tiene nada que ver con las metas de un determinado grupo social y otro en. son rígidas y determinan lineamientos muy precisos que deben cumplirse tal y como se especifica. sobre problemas que se repiten una y otra vez dentro de una organización. lineamientos generales a observar en la toma de decisiones. Generalmente. En ocasiones se confunde a las políticas con las reglas. • Los pedidos foráneos no se surtirán si antes no se ha cubierto el importe de los mismos. A su vez. y que se refiere a la red de interaccione por medio de las cuales se adquiere. Políticas La palabra política proviene del griego politike que significa "arte de gobernar una nación". que una estrategia establecida para un área. En cambio. e) Se establecen en los niveles jerárquicos más altos. siendo la diferencia que reglas son mandatos precisos que determinan la disposición. no podrá aplicarse para penetración de mercado. las políticas son criterios generales de ejecución auxilian el logro de objetivos y facilitan la implementación de las estrategias. Es decir. las políticas determinan límites más . A continuación se presentan ejemplos de reglas y políticas a fin de que el lector las distinga claramente: Reglas • Las operaciones de ventas se realizarán únicamente de contado. son criterios. en el que se le considera una etapa del proceso de la planeación y será el que se acepte en este texto: Las políticas son guías para orientar la acción. • Al seleccionar agentes vendedores.d) Para cada área clave es necesario establecer una estrategia específica. actitud o comportamiento. Políticas • Las comisiones de los vendedores se pagarán de acuerdo con el volumen de ventas que éstos efectúen. será preferible que sean personas del sexo femenino.

3. Ejemplo: Los empleados que laboran en la empresa tendrán la posibilidad de ascender de puesto. es conveniente reportada al supervisor en turno o. Estratégicas o generales. tanto las políticas como las reglas determinan un esquema de conducta que debe seguir el personal de una empresa. Se aplican principalmente en las decisiones que tienen que ejecutarse en cada una de las unidades de las que consta un departamento. al servicio de mantenimiento. Ejemplo: Sección de tornos: De ocurrir una falla en el equipo. las políticas pueden ser: 1. no interesando su nivel. Cuando se originan por factores externos a la empresa. originándose. En cuanto a su origen. siguiendo las disposiciones legales. Asimismo su redacción debe ser clara. de acuerdo con su eficiencia antigüedad. así estas políticas. de tal forma que su interpretación sea uniforme. accesible y de contenido realista. Operativas o específicas. 2. se asignan a los niveles inferiores. Tácticas o departamentales. asociaciones profesionales.amplios y permiten mayor iniciara por parte de las personas que realicen la acción. mientras que las reglas no dan margen de interpretación. determinará los turnos de trabajo conforme a sus necesidades. los sindicatos. . Normalmente. pueden ser: 1. Clasificación de las políticas Las políticas. En síntesis. su diferencia básica es que las políticas proporcionan libertad de reflexión y elección. Externas. proveedores. de acuerdo con el nivel jerárquico en que se formulen y con las áreas que abarquen. Son lineamientos específicos que se refieren a cada departamento. por ejemplo: la competencia. Por lo regular. en su caso. dentro de una empresa existen actos esporádicos que dan lugar a que el personal tenga que recurrir a su jefe inmediato para poder solucionar un problema. el gobierno. Consultadas. las asociaciones comerciales e industriales. Se formulan a nivel de alta gerencia y su función es establecer y emitir lineamientos que guíen a la empresa como una unidad integrada. deben estar interrelacionadas y deben contribuir a lograr las aspiraciones de la empresa. Las políticas. Ejemplo: El departamento de producción. 2. etcétera. clientes.

En conclusión. • Motivan y estimulan al personal. • Otorgan un margen de libertad para tomar decisiones en determinadas actividades. con el propósito de guiar la correcta acción y decisión. Implícitas. • Evitan pérdidas de tiempo a los superiores. al dejar a su libre arbitrio ciertas decisiones. se formule la política por escrito y se dé a conocer a todo el personal. Revisarse periódicamente. a partir de esta situación. debe: a) b) c) d) e) f) g) h) i) Establecerse por escrito. dado que: • Facilitan la delegación de autoridad. Importancia Las políticas son imprescindibles para el éxito del plan. Son emitidas por diversos niveles superiores. y dársele validez.3. Formuladas. al minimizar las consultas innecesarias que pueden hacer sus subordinados. Lo ideal es que. Lineamientos para su formulación Para que una política sea operante y cumpla con su finalidad. • Indican al personal cómo debe actuar en sus operaciones. Estar acorde con los objetivos de la empresa. • Facilitan la inducción del nuevo personal. esto puede originar una política implícita. • Proporcionan uniformidad y estabilidad en las decisiones. Ser flexible. • Contribuyen a lograr los objetivos de la empresa. Darse a conocer en todos los niveles donde se va a interpretar y aplicar. Debe ser estable en su formulación. aunque no estén oficializadas por escrito. . En las actividades diarias de una empresa el personal se enfrenta a situaciones de decisión en donde no existe una política previamente establecida. 4. lo que origina ciertos lineamientos que sin estar escritos se aceptan por costumbre en la organización. por ejemplo: una empresa no ha determinado cuál será el límite de entrada de su personal y a éste se le acepta hasta con 15 minutos de retraso. Ser razonable y aplicable a la práctica. del personal en sus actividades. las políticas implícitas son aquellas que se originan en la costumbre y que se dan por aceptadas en virtud de que se aplican. Redactarse claramente y con precisión. Coordinarse con las demás políticas.

por último. Ordenar cronológicamente la realización de las actividades. así como los recursos necesarios. La elaboración técnica de un programa debe apegarse al siguiente procedimiento: 1. el cual puede definirse como: Un esquema en donde se establecen: la secuencia de actividades especificas que habrán de realizarse para alcanzar los objetivos. El éxito de un programa es directamente proporcional a la habilidad de jerarquizar las actividades de acuerdo con su grado de importancia y terminación de cada actividad. o bien. 3. hasta actividades más detalladas como la publicidad de un producto. Henry Lawrence Gantt). qué actividades se dan simultáneamente y. Así. Asignar a cada actividad la unidad de tiempo de su duración. La gráfica más comúnmente utilizada para un programa. mejor conocido en nuestro medio como el Método de Ruta Crítica. y el tiempo requerido para efectuar cada una de sus partes y todos aquellos eventos involucrados en su consecución. vemos que se pueden establecer programas que van desde un área general. 2. Un programa establece la ejecución completa de las actividades. Cada programa tiene una estructura propia y puede ser un fin en si mismo. con el grado de profundidad y con el tipo dé actividad a que se refiera. Identificar y determinar las actividades comprendidas. Interrelacionar las actividades. Su uso e interpretación estará de acuerdo con el criterio que se utilice. 4. es la gráfica de Gantt (bautizada con el nombre del autor que la desarrolló. como mercadotecnia. es necesario elaborar un programa.Programa Una vez que se han determinado las anteriores etapas de la planeación. Las técnicas que se pueden utilizar para elaborar un programa son múltiples aunque los métodos PERT (Program Evaluatíon Review Technique) el CPM (Critical Path Method). qué actividades deben efectuarse posteriormente. . determinar qué actividad debe realizarse antes de otra. Es decir. puede ser parte de una serie de actividades dentro de un programa más general. son los más aconsejables.

Son aquellos que se establecen en cada una de las secciones de las que consta un área de actividad. que se determina un programa para cada centro de responsabilidad. el dirigente a ese nivel no cuenta con tiempo para elaborado. Operativos. debido a que: • Suministran información e indican el estado de avance de actividades. sirviendo como herramienta de control. Un programa requiere demasiado tiempo para su formulación y. . • Determinan el tiempo de iniciación y terminación de las actividades. magnitud y aspiraciones de la empresa. Es necesario aclarar que un programa no se da en el nivel estratégico. ya que determinados programas se subordinan y afectan a otros. El programa operativo es mucho más específico que el táctico. todo depende de las características. • Orientan a los trabajadores sobre las actividades que deben realizar específicamente. los programas. un programa operativo será un programa de fabricación de motores. ejemplo: un programa de producción. • Se incluyen únicamente las actividades que son necesarias. Tomando como base el ejemplo del programa de fabricación de tractores. los programas se clasifican en: Tácticos. son parte de una estructura compleja y por lo tanto es necesario que se den a conocer y que se informen cada una de sus partes. • Disminuyen los costos. ya sean tácticos y operativos. • Identifican a las personas responsables de llevarlos a cabo. no hay que descarta la posibilidad de que se presente en este caso. En síntesis. y todos se interrelaciona con el plan general de la organización. así como de coordinar y supervisar que se realice de acuerdo lo establecido. • Determinan los recursos que se necesitan.Clasificación Siguiendo el criterio establecido. Importancia La elaboración de los programas es fundamental. debido a que en dicho nivel se establecen lineamientos generales y no específicos. además de que no conoce a fondo todas las actividades que se desarrollan en una empresa. obviamente. Son aquellos que se establecen únicamente para una área de actividad. La función de este último consiste en establecer el programa de un área de actividad. No obstante. • Mantienen en orden las actividades.

corno aquellos que intervendrán en la ejecución. ya que a través de ellos se proyectan. graficarse y ser precisos y de fácil comprensión. • Deben establecerse por escrito.• Evitan la duplicidad de esfuerzos. requeridos para lograr los objetivos. en términos cuantitativos (monetarios y/o no monetarios). implican una estimación del capital. • La determinación de los recursos y el periodo para completarlo. Un presupuesto es un esquema escrito de tipo general y/o específico. • Evitar que los programas se contrapongan entre si. Los presupuestos son un elemento indispensable al planear. para un período específico. asimismo. Lineamientos para elaborar un programa Para la elaboración de un programa hay que tener en cuenta siguientes observaciones: • Deben participar en su formulación: tanto el responsable del programa. refiriéndose básicamente al flujo de dinero dentro de la organización. . • El programa debe ser adaptable a las modificaciones o cambios que se presenten. de los costos. Presupuestos Los presupuestos. son programas en los que se les asignan cifras a las actividades. • La aprobación del desarrollo y ejecución del programa. El presupuesto es un plan de todas o algunas de las fases de actividad de la empresa expresado en términos económicos (monetarios). los elementos que necesita la empresa para cumplir con sus objetivos. de los ingresos y de las unidades o productos. sus principales finalidades consisten en determinar la mejor forma de utilización y organización de los recursos. que determina por anticipado. a la vez que controlar las actividades de la organización en términos financieros. debe considerar las consecuencias que operarán en el futuro. junto con la comprobación subsecuente de las realizaciones de dicho plan. en esencia. • Deben ser factibles. el origen y asignación de los recursos de la empresa. en forma cuantificada. deben estar relacionados con las posibilidades de la empresa. debe comunicarse a todos aquellos que están involucrados en el mismo.

Operativos. lo que permite conocer los resultados en diversas situaciones sin necesidad de hacer cálculos sobre la marcha. 3. se calculan aquellos de acuerdo con los pronósticos y datos numéricos de ejercicios anteriores. Clasificación de los presupuestos Los presupuestos. alto nivel jerárquico de la empresa y determinan la asignación de recursos de toda la organización. Ejemplo: el presupuesto e resultados. Se calcula con base en programas de cada una de las áreas de la empresa. Aquellos que son formulados por cada una de las tareas de actividad de la empresa. Tácticos o departamentales.Características distintivas El presupuesto se diferencia de otras etapas de la planeación en que: • Es un esquema. 2. en relación con el nivel jerárquico para el que se determinen. De acuerdo con la forma en que se calculen. se elabora en un documento formal. • Es general porque se establece para toda la empresa. Cuando se establecen en el m. las empresas . 3. • Es especifico porque puede referirse a cada una de las tareas e que esta dividida la organización. los presupuestos pueden ser: 1. ordenado sistemáticamente. • Es un plan expresado en términos cuantitativos. Cuando se estiman las diferentes operaciones con base en metas definidas de operación. Fijos o rígidos. Se calculan para secciones de los departamentos Ejemplo: presupuesto de la sección de mantenimiento. pueden ser: l. para que la distribución de los recursos se dirija a las actividades que reditúen mayores beneficios La elaboración de los presupuestos se hace a partir de los objetivos generales establecidos por la dirección. En estos se hacen cálculos a distintos niveles de operación. Como ya se mencionó. pues. Ejemplo: presupuesto de ventas. • Es diseñado para un periodo determinado. Por programas. existen diversos presupuestos. Estratégicos o corporativos. Flexibles. En su determinación participan los responsables de los departamentos y/o secciones involucradas. 2.

. 3. Presupuestos de operación. mobiliario. por lo tanto. sobre todo en planes a largo plazo. • Deben manifestar el límite y alcance de las cifras establecidas. compras. Presupuestos de capital. en forma conjunta.generalmente utilizan algunos. Mide el desempeño de las unidades organizativas y provee metas comparables en cada uno de los departamentos de la empresa. Estipula. Presenta por anticipado los gastos en que incurrirán las actividades. de origen y de aplicación de recursos. edificios y construcciones. Genera una comprensión más clara de las metas organizativas. quiénes son responsables de su uso y aplicación. Reduce al mínimo los costos evitando compras innecesarias. gastos diversos. Consideraciones que se deben observar al elaborar presupuestos Al elaborar presupuestos es necesario tomar en cuenta los siguientes aspectos: • Hay que mantener una revisión constante de las cifras fijadas. • Tienen que proporcionar libertad de acción a los dirigentes. tiempo. no deben ser muy rígidos. mantenimiento. • Es difícil precisar la estabilidad del dinero. de flujo de caja. Establece una base para la acción correcta. y de activos fijos tales como: maquinaria y equipo. Importancia del presupuesto • • • • • • • • • • Convierte los aspectos de la ejecución de los planes. Sirve como estándar o patrón de ejecución en obras monetarias. • No hay que olvidar que el presupuesto se basa en estimaciones y por ello puede ocultar defectos. etcétera. despilfarros en materiales. Que abarca presupuestos de: Ventas. Que comprenden los presupuestos de inversiones capitalizables que realiza la empresa. Presupuesto financiero. En el que se contemplan: balance. Es un medio de control que permite controlar operaciones. en unidades de medida comparables. 2. Determina el límite y alcance de las erogaciones. producción. Coordina las actividades de los departamentos y secciones. ya que las desviaciones son fácilmente identificadas. mismo que debe incluir: 1. por centros de responsabilidad. mano de obra. pero son una minoría las que tienen un sistema presupuestal integral. estados de resultados.

se establecen de acuerdo con la situación de cada empresa. clase del producto. la manera de llevar a cabo el fosfatizado. Embutido de tornillos. mismos que van implícitos en procedimiento. y los segundos indican cómo actuar dichas actividades. 6. no indica la manera en que deben realizar pues de eso se encargan los métodos. Doblez de la lámina.Procedimientos Los procedimientos permiten establecer la secuencia para efectuar las actividades rutinarias y específicas. Un ejemplo de un procedimiento puede ser la fabricación del soporte un motor: 1. Los procedimientos establecen el orden cronológico y la secuencia de actividades que deben seguirse en la realización de un trabajo repetitivo. los métodos son parte de los procedimientos. 5. Los métodos son más detallados que los procedimientos y se establecen en las actividades rutinarias y repetitivas. 8. Rebabeo. 9. Corte de lámina. Un método detalla la forma exacta de cómo ejecutar una actividad previamente establecida. ya que los primeros determinan el orden lógico que se le seguir en una serie de actividades. Almacenamiento. el modo de realizar guste. por tanto. Ensamble. turnos de trabajo. Los métodos indicarían la forma de realizar el corte y doblez de la lamina. 7. Fosfatizado de estas piezas. 3. Dadas las características de los procedimientos en lo que se refiere fue son muy . 4. etcétera. 2. disponibilidad del equipo y materia incentivos y muchos otros factores. Preparación de gomas. Tanto los procedimientos como los métodos están íntimamente relacionados. de su estructura organizacional. El procedimiento determina el orden en que debe realizarse un conjunto de actividades. Pintura y acabado.

Lineamientos para su implantación Para que los procedimientos cumplan su función. • Son aplicables en actividades que se presentan repetitivamente. Autorización. La autorización debe existir para: . son planes. Importancia Los procedimientos son fundamentales para planear adecuadamente. se capacite al personal. vertidas por escrito en un formato. evitan duplicidades. Al implantarlos se adecuen a situaciones reales y factibles. Se presenten gráficamente. Se revisen periódicamente. Promueven la eficiencia y especialización. Aunque cada una de dichas etapas tiene lineamientos específicos para su elaboración existen algunas observaciones. de tal manera que. un área de actividad. Deben adecuarse a las necesidades y características de cada departamento y/o sección. Sólo los planes oficialmente autorizados deben ser elaborados y ejecutados. El termino básicamente no elimina la posibilidad de que un procedimiento se implante en el nivel táctico. comunes a todas. • No deben ser demasiado rígidos.específicos y detallados. su establecimiento. los cambios continuos confunden al personal. los planes son esquemas resultantes de la planeación. para que su diseño sea efectivo. el procedimiento para la función de crédito y cobranzas. • Deben ser estables. corresponde al nivel operativo. y también cuándo y quién debe realizadas. Ejemplo. específicamente. Sean muy accesibles y fáciles de interpretar. básicamente. lo que: • • • • Determinan el orden lógico que deben seguir las actividades. • La supervisión no debe ser muy rigorista. De hecho se implantan a este el. Cada unidad de las que forman área tendrá un procedimiento específico. 1. Que se evite la automatización del personal. es necesario que: • • • • • • • Previamente a su aplicación. que deben regir cualquier plan. Determinan cómo deben ejecutarse las actividades. difiere del procedimiento de caja. abarcando. Planes Como ya se estudió. ya sea todas o cada una de las etapas de la planeación. Delimitan responsabilidades.

Adecuación. Completo. 8. 3. Planeación . tamaños y factores inherentes a cada una de las empresas. TECNICAS DE PLANEACION Para planear eficazmente es imprescindible valerse de herramientas que permitan al administrador. “Fundamentos de Administración” Münch Galindo – García Martínez Unidad 3. La aplicación de los planes requiere de su adaptación constante a los cambios de la empresa. 6. 5. Debe adaptarse a las necesidades de quienes lo pondrán en práctica. Existen ciertas situaciones en el contenido del plan que no deben ser conocidas por todos los integrantes de la empresa. Ventajoso. Ejecutarlo. Sencillez. De naturaleza confidencial. La finalidad de las técnicas de planeación es que el administrador que las utilice torne las decisiones más adecuadas de acuerdo con la situación específica del medio y de la organización en donde actúe. Que proporcione ventajas visibles a cada uno de los participantes en su realización. la complejidad de estas técnicas varía y su utilización de los recursos. Objetividad. 2. Cualquier plan debe ser fácilmente comprensible. optimizar los recursos y lograr resultados eficientes.• • • • Iniciar el estudio del plan. Controlarlo. 7. Que abarque todas las actividades necesarias para el logro de los objetivos. Prepararlo. 4. Debe fundamentarse en datos y elementos científicos. Actualización.

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