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SISTEMAS ADMINISTRATIVOS

Guillermo Gómez Ceja


Facultad de Contaduría y Administración
Universidad Nacional Autónoma de México

ENRIQUE BENJAM~NFRANKLIN FINKOWSKY


Catedrático de la Facultad de Contaduríay Administración
Universidad Nacional Autónoma de México

MÉXICO. BUENOS AIRES CARACAS @GUATEMALA.LISBOA. MADRID. NUEVA YORK


SAN JUAN SANTAFÉ DE BOGOTÁ SANTIAGO .SAO PAULO AUCKLAND
LONDRES MILÁN MONTREAL. NUEVA DELHl @SANFRANCISCO@SINGAPUR
ST. LOUIS SIDNEY TORONTO

4'3 1 joi 06
. . e . . . . . . . . . . . . . XIII

PRIMERA PARTE Administración y sistemas ........................ 1

Capítulo 1 Conceptos básicos en sistemas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3


Conceptos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3
Clasificación de los sistemas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5
Subsistemas y suprasistemas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7
Importancia de los sistemas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8
Características de los sistemas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9
Principios de los sistemas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10
Componentes de los sistemas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10

Capítulo 2 Teoría general de sistemas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13


Métodos para la investigación de sistemas generales . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
La teoría de los sistemas aplicada a las organizaciones . . . . . . . . . . . . . . . . 18
Eficiencia . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19
Efectividad . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20
Adaptación y cambio . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21
Endoestructura . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22
Métodos de implantación . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24
Integración de recursos humanos y materiales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26
Ejecución del programa de implantación . . . . . . . .+. . . . . . . . . . . . . . . 27
Comunicar a la gente . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27

Capítulo 3 El enfoque de sistemas como perspectiva en el desarrollo de las


organizaciones . . . . . :. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Alcanceconceptual . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Clases de sistemas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Amplitud de las áreas de aplicación y ventajas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Administración pública y privada como un conjunto de sistemas . . . . . . .
Sistemasoperativos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Sistemas administrativos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Sistemas auxiliares . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
La administración pública como sistema . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Sistemas operativos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Sistemasdeapoyo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Sistemas de regulación y control ..............................
Enfoque sistémico en la administración pública . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
VI Contenido

Identificación y jerarquización de los sistemas y procedimientos de tra-


bajo ... . . . . . . . ......... . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Respc de la ideri tificaciór1 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
MecallLJiiiuJue iden tificación . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

pítulo 4 Introducción al estudio de los sistemas administrativos . . . . . . .


El enfoque de los sistemas adminish-ativos en las organizaciones . . . . . . .
Ambiente administrativo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Conceptosbásicos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
El concepto de sistema ......................................
El concepto de pfocedimiento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
El coincepto de método . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
El coincepto de actividad . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
El coincepto de operación . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
.
El concepto de función . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
El concepto de estructura orgánica . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
El concepto de simplificación del trabajo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
El concepto de productividad . . ....... . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Las áreas de asesoría en el sector pú'blico y privado par.a el diseño de siste-
mas administrativos . . . . . . . . . . . . . ................
Antecedentes de las unidades de organización v métodos ..........
Funciones de asesoramiento . . . . . . . . . . .........
Organización lineal y de staff . . . . . . . . . .........
Staffoasesor . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
El porqué de los servicios de un departamento de staff o de asesora-
miento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Adscripción y responsabilidades del área asesora . . . . . . . . . . . . . . . . .
Adscripción de las unidades asesoras . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Responsabilidades y funciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Unidades de organización y métodos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Conceptualización para la modernización de oficinas . . . . . . . . . . . . .
Administración y tecnología de información . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Funciones genéricas de una unidad de organización y sistemas . . . . .
Sistemas EDP . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Estructura de las UOM . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Unidades de control de gestión . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Antecedentes ..............................................
Unidad de control de gestil ................
Objetivo . . . . . . . . . . . ................
Funciones . . . . . . . . . . ................
Ubicación . . . . . . . . . . . . . . . . . . ~ ~ ........................
Capítuio 5 Alcance del estudio de los sistemas ;idministr.ativos ..........
El analista de sistemas ...........................................
El administrador como analista de siistemas ................
Las cualidades personales y el adiestramien to ................
El contexto operacional de los sisternas . . . . . ............... -
Sistemas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Información operativa . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Registro y documentación del sistema actual . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Técnicas y métodos a utilizar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Diagramas de organización . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Cuadro de distribución de actividades . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Flujograma de procedimientos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Documentación del sistema actual . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Capítulo 12 Análisis de sistemas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .


Análisis del sistema . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
El proceso de análisis . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Pensaraudazmente . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Proporcionar la imagen completa . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Capturar las ideas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Probar las ideas propias . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Criterios básicos para el análisis de sistemas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Método del análisis de sistemas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Etapas de análisis de sistemas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Elementos y técnicas a utilizar en el análisis . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Matrices . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Uso de las matrices . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Tablas de decisiones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Estructura de una tabla de decisiones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Pasos para la construcción de la tabla . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Cómo utilizar las tablas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Tipos de tablas de decisiones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Ejemplo: contratación de taquimecanógrafas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Diagramas o gráficas de flujo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Diagrama o carta de distribución de actividades . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Capítulo 13 Diseño de sistemas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .


Los principios básicos de la organización. como criterios para el diseño de
unaorganización . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Diseño del nuevo sistema . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Requerimientos del nuevo sistema . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Proposición del nuevo sistema o modificación de la anterior . . . . . . . . . .
Aspectos fundamentales que comprende el plan del nuevo sistema . .
Documentación del diseño del nuevo sistema . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Obtención de la aprobación final . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Capítulo 14 Estudio de sistemas de información orientados al uso de


computadoras . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Planeación y definición de sistemas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Objetivos y funciones de la organización . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Requerimientos de procesamiento de información . . . . . . . . . . . . . . .
Integración del plan de sistemas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Integración del programa de sistemas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
La planeación y aplicación de sistemas de información constituye un elemento de
vital importancia para el desarrollo de las empresas públicas y privadas; y requiere
tratarse no sólo con cuidado, debido a que es fundamental para la planeación de la
empresa en sus etapas de estructuración y operación, sino con realismo, porque
tiene un valor sólo en tanto que es práctico. No se puede concebir que la habilidad
de una empresa para conservar su poder competitivo y lograr altas tasas de creci-
miento se deba a la casualidad, sino que depende en gran parte de la planeación y
diseño de sistemas de información como base fundamental de todo un proceso
decisional.
La necesidad de desarrollar en forma total o parcial los recursos humanos, mate-
riales y técnicos en un organismo social obedece a los ciclos de evolución que en los
organismos se experimentan, desde su estructuración hasta su crecimiento. En la
actualidad, el hombre de empresa en el mundo havenido trabajando en un ambien-
te de constantes cambios que convierten sus problemas de administración y de pro-
ducción en actividades cada vez más complejas y difíciles.
La tendencia al cambio en la dirección de las organizaciones es una constante
fundamental en todos los sentidos. La tecnología en general y la de información en
particular, así como la evolución de las necesidades y gustos de los consumidores,
influyen en el entorno en que se mueven las empresas (globalización de mercados)
y para afrontar los acelerados procesos de cambio tecnolagico, habrá que pensar en
llevar a cabo un pormenorizado ejercicio de planeación institucional; ejercicio vin-
culado al conocimiento de la forma actual de operar de la empresa.
El conocimiento de los problemas planteados por la operación de las empresas y
la forma de encauzar las soluciones tanto a éstos, como a los financieros, de distribu-
ción, ventas y de información, son aspectos fundamentales que dependen de la ca-
pacidad de los empresarios para adaptarse al nuevo entorno, anticiparse a los cons-
tantes cambios, tomar la iniciativa y alcanzar, con productividad, la situación óptima
de su empresa en el.corto, mediano y largo plazos.
Atenuar las amenazas a la sobrevivencia y lograr el aprovechamiento máximo de
las oportunidades que se presentan, son acciones que forman las estrategias de cre-
cimiento, establecidas como parte del eslabón fundamental de las cadenas producti-
vas aunadas con niveles cada vez mayores de compeHtividad. Las empresas tendrán
que desplegar mucha creatividad y trabajo en la selección de mercados; la selección
de sus productos; la identificación de estrategias para competir; el fortalecimiento
del humano (capacitación); el mejoramiento de los métodos y sistemas de trabajo y,
finalmente, el mejoramiento de la capacidad estratégica de nuestros empresarios.
XIV Introducción

La solución de estos problemas no es una tarea sencilla que sólo involucra la


atención de aspectos administrativos sino que, además, de esfuerzos orientados a la
actualización presente y predicción futura, apoyada en el desarrollo de sistemas de
información por computadoras.
A veces resulta dificil pensar que el avance de la tecnología ocurrido durante el
último cuarto de siglo, no haya sido incorporado a las necesidades de operación de
nuestras empresas y, en una posición apn'ori, podemos asegurar que la tecnología de
sistemas que no se apegue a una metodología de investigación para el análisis y
estudio de los sistemas que se encuentran en operación, no alcanzará los niveles de
eficiencia que requieren las empresas. La disparidad de criterios programáticos y el
desconocimiento de una tecnología uniforme para definir los problemas, los esque-
mas para recabar la información necesaria, el análisis y la generación de opciones de
solución son algunos de los problemas más frecuentes para el diseño de sistemas.
Es propósito del autor, mediante la obra Sistemas administrativos,proveer los me-
cacismos, la metodología y las técnicas necesarias para habilitar al profesional de
sistemas en la planeación, desarrollo e instrumentación de sistemas de información.
La obra plantea esquemas y mecanismos basados en hechos resultantes de un
proceso de investigación y, en un sentido más amplio, del análisis de la problemática
administrativa que confrontan las empresas, tanto para el diseño de sistemas admi-
nistrativos, basados en tecnología de punta.
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6c sistemas. El ensayo que se presenta a lo largo de la obra tiende a proyectar la teoría de los
mlos me- sistemas al ámbito administrativo, con énfasis en el ambiente en que se desenvuelve
r k i o n a l de la organización (influencias exógenas) y en el proceso de modernización de las
i-cnrmación. empresas. El propósito a que está dedicado el esfuerzo editorial es mejorar el desem-
b r e s de un peño organizacional de la empresa; empleando procedimientos especializa-
pmSlemática dos de orden interno para proveer el apoyo necesario a las operaciones sustantivas,
kmas admi- de modo que éstas se lleven a cabo de acuerdo con un orden y exactitud estable-
cidos.
El avance tecnológico, el tamaño de las organizaciones y la rapidez con que se
producen los cambios ambientales conllevan a idear sistemas administrativos más
dinámicos, más fluidos y flexibles que permitan romper con la perpetuidad de las
estructuras organizacionales y procedimientos tradicionales, a efecto de lograr valo-
res programáticos que permitan la integración de insumos complejos, tanto inter-
nos como externos.
Por otro lado, es muy común encontrar esquemas de organización que en algu-
nas ocasiones son excesivos, anárquicos y desarticulados o, por lo contrario, peque-
ños con un grado de centralización excesivo que no responden con sus atribucio-
nes, funciones y programas. Como consecuencia de ello se puede observar la falta
de homogeneidad conceptual, de articulación y de sistemas de información en
los procesos de programación, presupuestación, evaluazón y control; así como
de una administración de los recursos financieros y materiales que garanticen el
orden y la operación ágil y eficiente entre los diferentes niveles de su estructura.
Desde luego, la obra va orientada a optimizar los esquemas y mecanismos inter-
nos de administración, mediante el mejoramiento de los actuales sistemas de traba-
jo. En este orden de ideas, el autor pretende apoyar al administrador, al empresario
mexicano, en la conducción de su empresa; es decir, mediante la formación de una
cultura organizacional se podrán afrontar con éxito los actuales retos de cambio, de
adaptación a los grandes cambios que exige la actual globalización de mercados, de
mantener la flexibilidad en sus empresas, de dejar atrás las estructuras administrati-
vas tan rígidas, de buscar esquemas más modernos en sus procesos funcionales y en
la cadena de mando; en suma, de buscar y adaptarse a un nuevo estilo de administra-
ción más estratégica.
Es necesario señalar que la obra presenta una metodología para planear y desa-
rrollar sistemas basados en el hecho de que las organizaciones sociales pueden ser
tratadas como grupos de componentes; como sistemas interrelacionados que se
interaccionan y se adaptan e influyen en el ambiente.
XVI Prólogo

Una organización necesita mantener un grado satisfactorio de eficiencia inter-


na; debe estar en aptitud de rendir un máximo de productos con un mínimo de
recursos. La administración tradicional provee los instrumentos adecuados para una
eficiente operatividad interna del proceso organizacional de la "caja negra".
La teoría de sistemas busca mejorar las técnicas y procedimientos que permitan
una administración estratégica para que la empresa pueda adaptarse a las nuevas
exigencias; lo cual implica conservar su estabilidad en el mercado, buscar una acele- 1
rada dinámica en sus procesos de producción para satisfacer en calidad y en canti-
dad lo que su mercado demande. Los empresarios podrán estar en condiciones de
imaginarse cómo reorientar las ofertas d e sus productos, sus investigaciones y, sobre
l
todo, las formas y relaciones con la competencia y con el Estado; para participar y
orientar estrategias de crecimiento con los objetivos que ha fijado el Estado en el
reforzamiento del sector exportador.
El mejoramiento de la cultura organizacional en la empresa permitirá una mejor
idea de la administración como un proceso para realizar sus propósitos y no sólo para
llevar a cabo tareas específicas.
¡
l

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EL AUTOR
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-Ja-ru! t
CONCEPTOS
En la actualidad se aprecia el explosivo crecimiento de organizaciones modernas, el
cual ha creado retos que, a su vez, dan lugar al desarrollo de sistemas, mismos que
hacen frente a la complejidad y multiplicación de las operaciones en forma bastante
efectiva. Dc manera que toda organización, para realizar sus actividades en forma
adecuada, necesita sistemas de trabajo orientados a lograr una coordinación inte-
gral de todo:; sus elementos.
Aún no existe un concepto preciso de lo que es o representa un sistema de traba-
jo, ya que los diferentes autores y estudiosos de la administración no se han puesto
de acuerdo y cada uno de ellos enfoca el problema desde diferente punto de vista y
con mucha frecuencia, incluso, usa una terminología diferente. No obstante, se tra-
tará de establecer un concepto de lo que significa, enfocándose básicamente en los
elementos que de modo indistinto tratan los diferentes autores de la materia.

Un sistema es "una red de procedimientos relacionados entre sí y desarrollados


de acuerdo con un esquema integrado para lograr una mayor actividad de las
empresas".'
Un sistmnu es "un ensamble de partes unidas por inferencia y que se lleva a cabo
por las empresas para lograr así los objetivos de la mima".2
Un sistema es "una serie de objetos con una determinada relación entre ellos
mismos y entre sus atributo^".^
Un sistema es "un arreglo ordenado de elementos o rutinas de un

Sistema es un conjunto de componentes destinados a lograr un objetivo particu-


lar, de acuerdo con un plan.
Sistema es una serie de funciones, actividades u operaciones ligadas entre sí,
ejecutadas por un conjunto de empleados para obtener el resultado deseado.

La figura 1.1 muestra la interrelación que existe entre el personal y la informa-


ción para el logro de los objetivos.

' Menschel Richard F., Mnnngwml by Sys&m, McGraw-Hill, p. 10.


Place, Irene, Busittps Rej)orl Adminisirniive Anniysi~,Michigan, p. 28.
Hall. Artur D., I n p i m n de ssislnnnr, Limusa, p. 94.
Pan Myess G., Leonard, Idea,fw M a m g m m l N. Y., The Field of Systems and Procedure, p. 401.
Capítulo 1: Conceptos básicos en sistemas 5

MÉTODOS
PROCEDIMIENTOS
PROGRAMAS
OBJETIVO
SISTEMAS OBJETIVOS
COMÚN
FUNCIONES
ACTIVIDADES
FIGURA 1.2
TAREAS
Partes
interactuantes de
un sistema.

unitaria de un conjunto que funciona como un todo debido a la interdependencia


de sus partes.
Para establecer claramente qué es un sistema puede ser útil identificar lo que n o
es un sistema.
Un sistema n o es un objetivo o un fin.
Todos los grupos sociales persiguen valores, salud, riqueza, justicia, etc., los cua-
~rocedimien- les toman expresión en los fines: conservar la salud del pueblo; de los fines se des-
, mediante la prenden una serie de propósitos concretos como: dar atención médica gratuita. Como
puede observarse, los fines y los objetivos se encuentran en un mismo continuo
1 cuanto a su hacia lo que queremos alcanzar; el medio y el cómo obtener los resultados Últimos
k i e n t o y siste- se configuran en los elementos que forman una actividad, un procedimiento o un
r un modelo plan de procedimiento que busca una meta o metas comunes mediante la manipu-
lación de datos, energía o materia.
;el resultado Un sistema n o es una función.
DS a un obje- Por supuesto que los sistemas tienen influencias del medio ambiente, del que
proviene una serie de insumos mismos que a través de un proceso de conversión se
los sistemas traducen en acciones que de acuerdo con el dinamismo y capacidad administrativa
y operativa del sistema son traducidqs en bienes o servicios. En cambio, la función se
identifica en el quehacer institucional y provienen de las atribuciones y/o facultades
que confieren las normas y reglamentaciones jundicas.

lo unitario y
CLASIIFICACIÓNDE LOS SISTEMAS
Una vez que se ha comprendido que un sistema contiene n elementos en constante
m conjunto estado dinámico, durante un periodo indefinido, debe tenerse cuidado de su com-
lo integran, portamiento por medio de una constante investigación.
u ambiente. Si parte de esa premisa básica para el logro de una conceptualización amplia
en intereses de los sistemas, es conveniente conocer la tipología existente para fundamentar su
concepción estudio.
6 Primera parte: Administración y sistemas

En este sentido podemos enunciar una primera clasificación: sistemas de-


terminísticos y sistemas probabilísticos (que están dentro del grupo de los comple-
jos).

Sistema &ttrminístico. Aquel en que las partes interactúan en forma completamen-


te predecible. Ejemplo: los eclipses se pueden predecir con mucha anticipación.
Sistema simpb detminista. Aquel que tiene algunos componentes e interrelaciones
que revelan un comportamiento dinámico completamente predecible. Ejemplo:
el cerrojo de una ventana o puerta.
Sistema compiqio determinista. Para efectos prácticos podemos señalar la compu-
tadora electrónica, qué está formada por un sistema sumamente complejo o com-
plicado y determinista, porque la computadora hará únicamente lo que se le
indique.
Sistema determinista. Excesivamente complejo; es cualquier sistema del todo
determinista como el sistema astronómico, puede ser descrito en cierta forma o
en detalle, sin importar qué tan complejo sea; en principio será posible especifi-
carlo por completo, por tanto, no existe la clase "excesivamente complejo" en la
categoría determinista.
Sistema pobabilz'stico. En éste existe incertidumbre; no se puede dar una predic-
ción exactay detallada, sino que sólo se puede decir su probabilidad en determi-
nadas circunstancias; en ocasiones un sistema tiene que ser descrito en forma y
tiempo diferentes, dependiendo de lo que se quiera decir.
Sistema simple probabilista. Un ejemplo muy claro es el de arrojar una moneda al
aire. Como es posible deducir corresponde a un sistema simple,pero impredecible.
Sistema complejo probabilista. Puede encontrarse en el reflejo condicionado de un
animal que responde a un estímulo con un mecanismo neutro para el placer y el
dolor, y otro mecanismo de placer o dolor para condicionarlo, este ejemplo tie-
ne resultados en general (pero no en detalle). Es posible predecirlo por medios
estadísticos.

Encontramos otro tipo de sistemas como son los físicos y los abstractos; los pri-
meros son los que tratan con herramientas, maquinarias, equipos y en general con
objetos o artefactos reales. Los segundos son el contraste de los primeros; en estos
sistemas, los símbolos representan atributos de objetos que no existen, excepto en la
mente (del investigador); por ejemplo: conceptos como planes, hipótesis e ideas
sujetas a investigación pueden ser descritos como sistemas abstractos.

Sistema abstracto.Es uno en el que todos los elementos son conceptos, lenguajes,
sistemas de números y otros. Los números son conceptos, pero los símbolos que
los representan (los numerales o guarismos) son elementos físicos. En un siste-
ma abstracto los elementos se crean por medio de definiciones, mientras que las
relaciones entre estos elementos se formulan mediante presupuestos, sean éstos
axiomas o postulados. Estos sistemas constituyen el núcleo de estudio de las así
llamadas "ciencias formales".
Sistema concreto. Es uno donde por los menos dos de sus elementos son objetos.
Por lo general, al hablar de un sistema se hace referencia a un sistema concreto.
Capítukl: Conceptos básicos en sistemas 7

Para operar con 1 ~sistemas


s concretos, aparte del establecimiento de la existen-
cia de los elementos y las relaciones- - - que se establecen entre ellos, se requiere de
una investigación em@gi&u~avez establecido el sistema se obtiene una esuuc-
tura de. las así l l a ~ ~ - _3jen.gias
as -~L&rrnalesn.
" , ': .
De acuerdo c q q
-, l c w i d e m * w e p ser naturales y elaborados.
. . t . r.
1
- - - 1

Los sislnv~& ~ j e d e i % t r dehidAs como aquellos que se desarrollan de


uii procebo natural, como la fotosíntesis, Los ,sisnbcac~ b m a d oson
s aquellos en
los cuaks el hombre ha dado contri~ud&al #mceb en marcha, mediante obje
tos, atributos o relaciones. Capo ejemplb del primero se Weden considerar las
ndo d o ,las presas o &otores. h o s sistemas
stra4t.o~.Jgunos s i p m a s naturales también son
llamados adaptables, en los cuales Pay $k fe+nste m-at' a mmos insumos
ambrales; pur ej-emp?qios injertos en p l w o
- .-. . . --
!
~ e &de la caG0ha de los sistemas naturales encontramos los sisteqq.wra;
dos y abiertos, esta ciasificación se hace con base en la'extensión de *.lossietemas. ,L

Los sistemas cermdos operan con poco intercambio; muchos piensan que estos
sistemas son ficticios, ya que no existen en realidad; para efectos prácticos se
mencionará que el proceso de respiración es cerrado, en cuanto que no senti-
mos cada paso que se efectúa para res-, sin embarm,+dsistema se realiza.
Sistnnas a k í m : cada sistema se encuentra inmerso en un sistema circundante,
que viene a formar el suprwiaem; así como existe relación entre los elementos
del sistema, también Lexiste entre los sistemasy suprasi8temas que vienen sien-
do los elementos o subistemas del sistema total. Entonasse dice que el sistema
es abiertó, ya que recibe influencias del suprasistema (Fig. 1.3).
d

t:

Para dar una idea más clara de la extensión del sistema, es prudente dar los concep
tos de subsis.kmas y sup.asistemas. Cada elemento del sistema puede tener como
subsistema y los suprasistemw como subsistemas del sistema. Un ejemplo práctico
podría ser la naturaleza, donde existen varios elementas, ccurto son:animales, vege-
tales, agua, etc. Todo el medio vendría siendo un subsistema cid sistema total que es
la naturaleza. La natualeza viene a ser un subsistema del, sistema total (un
suprasistema) y éste, a su vez, un subsistema del sistema plwetario. Así, el análisis
que se desee realizar sobre las relaoneay los elemeutos del conjunto deberá basar-
se en una definición de los límites del sistema; deberá establecer cuáles elementos
deberán quedar incluidos en el del conjunto.
Otro grupo de mayor i m p o ~ t a d apara nosotros son los sistemas administrati-
vos, propios de la organiaación y administración de wn,a empresa y necesarios para
su huen funcionamiento-Dentro & éstos se e n c u e n m los siguientes.
8 Primera parte: Administración y sistemas

DIRECCIONES

GERENCIAS

DEPARTAMENTOS

SECCIONES

FIGURA 1.3
Sistemas abiertos.

IMPORTANCIA DE LOS SISTEMAS


La administración de una organización consiste fundamentalmente en la capacidad
de manejar sistemas complejos, en mayor o menor grado. En nuestros días obser-
vamos cómo poco a poco, los sistemas y su estudio cobran importancia de acuerdo
con el desarrollo de las organizaciones. Se puede afirmar que los procedimientos,
formas y métodos para llevar a cabo las actividades son elementos componentes del
sistema.
Para la práctica administrativa, adecuada y actualizada, serán los sistemas utiliza-
dos los que así lo determinen. Éstos serán por tanto realistas, objetivosy flexibles, de
modo que vayan acordes con el momento histórico y la situación en que sean im-
plantados. Es necesario también que sean claros y que den la posibilidad a cambios
estructurales, pero no de esencia.
La administración es en sí una metodología efectiva aplicable a las actividades y a
las relaciones humanas, siendo los sistemas un medio de acción y de resultados.
Mediante ellos se evita que se pierdan de vista los objetivos primordiales de la em-
presa, pues de no ser por ellos se caería en divagaciones.
Los sistemas que se elaboran sin haber considerado posibles situaciones de cam-
bio corren el riesgo de quedar obsoletos e inservibles, por eso será necesario hacer-
les modificaciones paulatinas, cadavez que aparezcan factores que ameriten ajustes,
cualesquiera que fueran y que afecten de manera directa a toda la organización.
Como ejemplo se puede tomar la organización como un sistema, que a la vez se
rige por un sistema de planes. El conjunto de planes elegidos para regir una empre-
sa constituye, asimismo, un sistema jerárquico excesivamente complejo.
Capítulo 1: Conceptos básicos en sistemas 9

Estamos, por tanto, rodeados de sistemas y n o tiene mayor importancia el hecho


de que lo sean, o sólo se perciban; ello no implica que no se rijan por normas simila-
res. De la misma manera, el ser humano piensa en términos jerárquicos como una
forma de reducir su complejo mundo para así formar entidades más fáciles de abar-
car por su mente.
Si algún tipo de sistema necesario n ra, sería imprescindible inventarlo.

CARAC-STICAS DE LOS SISTEMAS


La característica inicial de un sistema consiste en estar compuesto por partes que
ejercen interacción, cada una de las cuales reviste intereses propios, sin esas inte-
racciones el estudio de sistemas sería relativamente poco interesante, pues son ellos
los que enriquecen mucho el comportamiento de un sistema y hacen d e su análisis
una tarea muy compleja.
Los componentes de un sistema están integrados por subpartes y, a su vez, éstas
están ligadas mediante diversas interfases.
La descripción completa del comportamiento del sistema exige la descripción
del comportamiento de cada componente, así como las interrelaciones de esos com-
ponentes.
Los límites de un sistema son necesariamente arbitrarios, o sea, cualquier rama
de la jerarquía de un sistema puede ser considerada como un sistema en sí mismo.
En general, existen interacciones entre un sistema y su ambiente, pero las varia-
bles exógenas se tratan como si fueran incontrolables, se considera que sólo las va-
riables endógenas, que se emplean para describir un sistema, son susceptibles de
Ila capacidad cierto grado de control significativo.
3s días obser- La fijación de un límite esencial arbitrario entre un sistema y su ambiente entra-
a de acuerdo ña el peligro de que las interacciones significativasno se consideren en forma explí-
~cedimien tos, cita, tal fracaso introduce a la penalidad tradicionalmente asociada con las
ponentes del suboptimizaciones, es decir, la de lograr que sus metas locales no guarden coheren-
a
cia con las metas superiores o globales.
temas utiliza- La estruchim interna de un sistema como un límite con el ambiente, es un tanto
y flexibles, de cuanto convencional.
que sean im- En resumen, todo sistema, cualquiera que sea su naturaleza, tiene tres caracterís-
ad a cambios ticas básicas:

ctividadesy a 1. Todo sistema contiene otros sistemas (subsistemas) y a la vez está contenido en
e resultados. otros sistemas de carácter superior. Esto da como resultado, haciendo hincapié
des de la em- en la idea, una auténtica categorización de suprasistemas, sistemas y subsistemas.
2. Todos los componentes de un sistema, así como sus interrelaciones, actúan y
ones de cam- operan orientados en función de los objetivos del sistema. Se puede deducir que
esario hacer- los objetivos constituyen el factor o elemento que dicecciona todas las partes del
nten ajustes, conjunto.
anización. 3. La alteración o variación de una de las partes o de sus relaciones incide en las
ue a la vez se demás y en el conjunto. Sin dejar de reconocer la importancia de las otras carac-
r una empre- terísticas, ésta constituye uno de los soportes básicos para la construcción del
). modelo o matriz de análisis administrativo.
10 Primera parte Administración y sistemas

PFUNCIPIOS DE LOS SISTEMAS


"La integración (o coherencia) y la independencia (aditividad) no son dos propie-
dades separadas, puesto que son los extremos de una misma propiedad. Integración
e independencia son fenómenos de calidad, pero aún no se cuenta con un método
sensible para la medición de esta propiedad en una escala de proporcionalidad. Sin
embargo, esta propiedad es de utilidad en su idea general, puesto que todos los
sistemas presentan un grado de integración."'
La teoría general de sistemas es análoga al principio de las partes integrantes
dentro de un todo. Por tanto, el principio de integración es vital en el concepto de
sistemas. Los principios de integración según Johnson, Kast y Rosenzwing son los
siguientes:

1. El todo es primero y las partes son secundarias.


T La integración es la condición de la interrelacionalidad de las muchas partes
dentro de una.
3. Las partes así constituidas forman un todo indisoluble en el cual ninguna parte
puede ser afectada sin afectar todas las otras partes.
4. El papel que juegan las partes depende del propósito para el cual existe el todo.
5. La naturaleza de la parte y su función se derivan de su posición dentro del todo
y su conducta es regulada para relación del todo a la parte.
6. El todo es cualquier sistema o complejo o configuración de energía y se conduce
como una pieza única, no importando qué tan compleja sea.
7. La totalidad debe empezar como una premisa y las partes, así como sus relacio-
nes, deberán evolucionar a partir del todo.

El todo se renueva a sí mismo constantemente mediante un proceso de trasposición;


la identidad del todo y su unidad se preserva, pero las partes cambian. Este proceso
continúa indefinidame e, algunasveces es planeadoy observado, en tanto que otras
S
ocurre sin notarlo, a m nudo es alentado, pero otrasveces se le resiste.
Una organización es un todo integrado en donde cada sistema y subsistema es-
tán relacionados con la operación total. Su estructura, por tanto, es creada por
cientos de sistemas arreglados en orden jerárquico. La salida del más pequeño de
los sistemas resulta la variable de entrada para el próximo sistema mayor, que a su
vez proporciona la variable de entrada para un nivel superior.

COMPONENTES DE LOS SISTEMAS


Las partes componentes de cualquier sistema son las siguientes:

a) Insumos
Constituyen los componentes que ingresan (entradas) en el sistema dentro del
cual se van transformando hasta convertirse en producto (salidas).

"Hall, Arthur D.,op. n'l. p. 100.


Capítulo 1: Conceptos básicos en sistemas 11

b) Promador
Es el componente que transforma el estado original de los insumos o entradas,
son dos propie- en productos o salidas. Factor básico del procesador será la tecnología utilizada,
lad. Integración dependiendo del tipo o clase de sistema. Además de la tecnología, el procesador
con un método estará constituido por normas, procedimientos, estructuras administrativas, etc.
rcionalidad. Sin Su forma, composición y funcionamiento, estará en relación del diseño que se
9 que todos los elabore.
c) Productos
rtes integrantes Son las salidas o la expresión material de los objetivos de los sistemas; son los
el concepto de fines y las metas del sistema. En la administración los productos serán los bienes,
:nzwing son los los servicios, etcétera.
4 Regulado?-
Es el componente que gobierna todo el sistema, al igual que el cerebro en el
organismo humano. En la administración el regulador estará constituido por los
niveles directivos y gerenciales que establecen las "reglas del juego", por medio
muchas partes
de políticas que se instrumentan en planes, estrategias, tácticas, etcétera.
e) Retroale'mtación
I ninguna parte
Los productos de un sistema pueden constituir insumos del contexto o sistema
superior. Mediante la retroalimentación los productos inciden en el sistema su-
1 existe el todo.
perior, el cual genera energía a través de los insumos que vuelven a entrar en el
ienno del todo
sistema para transformarse nuevamente en productos o salidas. Además, la re-
troalimentación mantiene en funcionamiento al sistema. Si bien hay una rela-
ja p se conduce
ción entre todos los componentes, en caso de que exista un desajuste o falta de
relación insumo-producto, el regulador adoptará las decisiones o acciones
rno sus relacio-
correctivas que se pongan en práctica por medio de la retroalimentación.
Lo expuesto se podría sintetizar de la siguiente manera: dados ciertos insumos y
de uasposición; procesadores en un diseño establecido, se pueden obtener determinados productos
n. Este proceso (Fig. 1.4).
tanto que otras
:e.
subsistema es- *
es creada por AMBIENTE
ás pequeño de I
I I
iayor, que a su I
1 ,REGULADOR

-
1

-
] ~NSUMOS I
- - - - - ---- - - -1' PRODUCTOS
- PROCESADOR
W 1 W
t
FIGURA 1.4 m
2
Componentes de a
los siitemas. RETROALIMENTACI~N
ma dentro del
l.
Con independencia del esquema conceptual interdisciplinario de la administración,
en principio se puede reconocer un enfoque sistemático; en este capítulo se aborda
la teoría en forma abstracta, como una antología acerca del concepto de sistemas,
para luego llevar diversas categorías de la teoría general de sistemas al campo de la
administración pública y privada y desarrollar, a partir de ellas, modelos para el
estudio, análisis, reforma o creación del sistema, los que permitirán entender mejor
la relación entre las diferentes partes que forman un todo y entre.éstey su ambiente.
La idea de este capítulo es la de cubrir la apremiante necesidad por generar e
institucionalizar una capacidad permanente para la evaluación, adecuación y,
aun, la innovación de la transferencia tecnológica que llega de los países altamente
desarrollados. El sentir y el interés manifiesto dentro del grupo empresarial mexi-
cano para abandonar los enfoques tradicionales y procurar otros más acordes con
la dinámica del desarrollo, nos han llevado a recoger las ideas fundamentales de
esta teoría, escritas al menos por dos de los fundadores de la Sociedad para el Avan-
ce de la Teoría de los Sistemas Generales: Ludwing von Bertalanfy y Kenneth e
Boulding.
Hace más cle 40 años que Lucdwing von Bertalanfy presentó por primera vez un
concepto formal de una teoría general de sistemas (1956).Desde entonces, esta con-
cepción ha sido extensamente discutida y aplicada a numerosas áreas de la ciencia.
Cuando se propuso por primera vez, surgió como una idea teórica, particularmente
abstracta y osada. Hoy día, ingeniería de sistemas, investigación y análisis de sistemas
y otros calificativos similares se han convertido en denominación de puestos.
Gracias a lo que se denomina teoría general de sistemas, se han logrado avances
significativos en algunas disciplinasy la formulación de sus respectivas teorías. Entre
los ,adelantos recientes que han llevado a formular una teoría general de sistemas
pueden ser sintetizadas en el siguiente esquema.

1. La n'berne'tim, que se basa en el principio de la retroalimentación o de cadenas


circulares causales, y que provee los mecanismos de búsqueda de metas y del
comportamiento autocon trolado.
2. La te& de la infmmación, que introduce el concepto de información como una
cantidad mesurable, mediante la fórmula insomórfica de la entropía negativa en
la física, y que desarrolla los principios de su transmisión.
3. La bon'a de juegos, que analiza, mediante un esquema matemático n 0 v d - i 1
competencia racional entre dos o más antagonistas para lograr e! mFrrr - c,lt
ganancias y el mínimo de pérdidas.
,basa-

ros ca-
L cen-

u el cc
dich<
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N
B. kcorrientedeia

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s. 3 , - .I'lll i,'.

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S a t

t 0 1 , #iii '

na Sdebe estar a otra máquina.


Capímlo 2: Teoría general de sistemas 17
I hubiera sido alta- Esta exposición concisa permite observar las limitaciones de este enfoque. Coin-
cidimos totalmente en que la descripción, por medio de ecuaciones diferenciales, es
lente a considera- no sólo burda, sino también inadecuada para tratar con muchos problemas de la or-
no se puede decir ganización. El autor estaba bien consciente de esto al hacer hincapié en que un siste-
mclosa de los traba- ma de ecuaciones diferenciales simultáneas no es, de ningún modo, la formulación
t Bradley y Calvin más general pero sólo ha sido escogida para fines de ilustración (Bertalanffy, 1949).
re (1959) sobre el No obstante, para superar esta limitación, Ashby introduce otra. Su "definición
t ellos también es- moderna" de sistema como una "máquina de insumo", como se señaló anteriormen-
te, remplaza el modelo general de sistema por otro muy especial: el modelo
, !938). Una pre- cibernético; es decir, un sistema abiertcD a la infc~rmación
I, pero cerrado en cuanto a
b 1962), servirá la transferencia de la entropía. Esto se hace eviclente cuzmdo se aplica la definición
a sistemas que se "autoorganizan".
-
n
'
r responde a la Es característico, que los tipos más importantes a e entre ellos no tengan lugar en
bient te define de el modelo de Ashby, en especial porque los sistemas se autoorganizan mediante la
m a b l e s son con- diferenciación progresiva, evolucionando de estados de la más baja hasta la más alta
dinámico, por complejidad. Por supuesto, ésta es la forma obvia de "autoorganización" en la

E- m d o el tiem-
- m , mediante
pc incluya desde
ontogénesis, probablemente en la filogénesis y, seguramente, válida también para
muchas organizaciones sociales. No tenemos aquí una cuestión de "buena" (esto es,
Útil, adaptativa), o "mala" organización, lo cual como Ashby correctamente destacó,
i c 5 u i d a d e s son depende de las circunstancias; un aumento de la diferenciación y de la complejidad
/h-máquina con -si útil o no- es un criterio objetivo y, por lo menos, en principio, sujeto a la
e mnjunto T de medición (por ejemplo, en términos de entropía decreciente o de la información).
k 'cqanización",
El argumento de Ashby de que "ninguna máquina puede autoorganizarse", más
bo sus condicio-
explícitamente, de que "el cambio no puede ser atribuido a ninguna causa dentro
s r Tespecificado
del conjunto S', pero "debe ser proveniente de algún agente externo, un insumo",
L prrede tener dos
significa la exclusión de sistemas que se autodiferencian. La razón por la cual no se
6. las cuales se permiten tales sistemas como "las máquinas de Ashby" es patente. Sistemas que se
s-e se transfor- autodiferencian, que evolucionan hacia una mayor complejidad (disminuyendo la
r m a s sobre otras
entropía) son, por razones de termodinámica, posibles sólo como sistemas abiertos,
m z el sistma ner- es decir, sistemas que importan materia que contiene ene~gía libre, en una cantidad
*.a -cambiar de
que puede compensar el aumento de la entropía, debido a los procesos irreversibles
& simificado es
dentro del sistema ("importación de entropía negativa"). Sin embargo, no podría
m59 cuya organi- decirse que "este cambio se derive de un agente externo, de un insumo"; la diferen-
mm nileva organi-
ciación dentro del embrión y del organismo en desarrollo se debe a sus leyes inter-
t k i n acoplados
nas de organización, y el insumó (es decir, el suministro de oxígeno, que puede
r? zejorada. "Ahí
variar cuantitativamente, o la nutrición, que puede tener una variación cualitativa
&era un cambio dentro de un amplio espectro) lo hace posible sólo a través de la energía.
irha).
Lo anterior es ilustrado aún más con ejemplos adicionales dados por Ashby.
en este sentido". Supóngase que una computadora digital efectúa multiplicaciones al azar; luego, que
crnputadora de la máquina "evoluciona", señala los números pares (porque los productos de x par,
r 5 de estados, y
así como de par x impar resultan números pares) y, finalmente, sólo los ceros "sobre-
b!e: es decir, una viven". En otraversión, Ashby cita el décimo teorema de Shannon que dice que si un
k el valor g. Sin
canal de corrección tiene una capacidad H, el error sobre esta capacidad puede ser
2 del conjunto S;
eliminado, pero nada más. Ambos ejemplos ilustran el trabajo de los sistemas cena-
ue actúa sobre el
dos, la "evolución" de la computadora tiende hacia la desaparición de la diferencia-
?izadawla máqui-
ción y el establecimiento de la homogeneidad máxima (an'álogo al segundo princi-
pio en los sistemas cerrados) ;el teorema de Shannon se refiere a los sistemas cerrados,
18 Primera parte: Administración y sistemas

que no se alimentan de la entropía negativa. Comparada al contenido de la informa-


ción (organización) de un sistema viviente, la materia importada (nutrición, etc.)
no transmite la información, sino el "ruido". No obstante, se utiliza la entropía nega-
tiva para mantener, o aun para aumentar el contenido de la información del siste-
ma. Ésta es la situación aparentemente no contemplada en el décimo teorema de
Shannon y perfectamente entendible, considerando que él no trata sobre la transfe-
rencia de la información en sistemas.abiertos con la transformación de la materia.
En ambos casos, el organismo viviente (y otros sistemas de comportamiento y
sociales) no es una máquina de Ashby, porque evoluciona hacia una diferenciación
y una heterogeneidad crecientes y puede corregir el "ruido" en un mayor grado que
un canal inanimado d e comunicación. No obstante, ambos son consecuencia de la
naturaleza del organismo como un sistema abierto.
Por razones similares, no podemos sustituir el concepto "sistema" por el concep
to general de "máquina" de Ashby. Aunque este último es más amplio cuando se le
-compara al modelo clásico (máquinas definidas como sistemas, con un mecanismo
fijo de partes y procesos), las objeciones contra la "toería de la máquina" (Bertalanffy)
permanecen.
Estas observaciones no son hechas con el propósito de criticar el teorema de
Ashby o el enfoque deductivo; en general, sólo prenden hacer hincapié en que no
hay un medio fácil de vencer las dificultades relativas a la teoría general de sistemas.
Como toda área de la ciencia, ella tendrá que desarrollar una acción recíproca de
procedimientos empíricos, intuitivos y deductivos. Si el enfoque intuitivo deja mu-
cho que desear en rigor lógico, el enfoque deductivo enfrenta la dificultad de saber
si los términos fundamentales se han seleccionado correctamente o no.

LA TEORÍA DE LOS SISTEMAS


APLICADA A LAS ORGANIZACIONES
La fuerza de esta teoría descansa en el hecho de que los fenómenos complejos.
como las organizaciones sociales, pueden ser considerados como grupos de compe
nentes; es decir, como sistemas interrelacionados que se interaccionan y adoptan e
influyen en el ambiente.
La teoría de los sistemas aplicada al estudio de las organizaciones y a la adminis
tración en general define un sistema como "una organización compuesta de hom-
bres y máquinas empeñadas en una actividad coordinada dirigida hacia una meta
enlazados mediante sistemas de información e influidos por el ambiente externo-.
La muestra de actividad de tal sistema es cíclica y cada componente en el procew
está interrelacionado dependiendo e influyendo a su vez en el resto de los c o m p

f
nentes. Cabe a arar, cuando hablamos de organizaciones, que nos referimos a cual-
'

quier grupo or anizacional sin importar su tamaño, denominación o jerarquía. Pc:


tanto, puede tratarse de un departamento, una oficina, una sección, un taller, unr
escuela, una iglesia o una institución oficial.
Eri su uayecto por alcanzar los objetivos o metas deseados, los procesos orga
nizacionaies compuestos por personas, equipos, máquinas, etc., procesan insume
que provienen del ambiente en forma de autoridad legal y política, mano de o b e
Capítulo 2: Teoría general de sistemas 19

ido de la informa- financiamiento, equipo, facilidades, información, etc. Con la energía que el mismo
I (nutrición, etc. ambiente suministra a la organización, ésta transforma los insumos en productos
. la en tropía nega- que emite en forma de decisiones, políticas, acciones, bienes, servicios, etc., para ser
mación del siste- total o parcialmente absorbidos por el ambiente. Muchos de los insumos que absor-
cimo teorema de be del ambiente son productos de otros sistemas. A su vez, muchos de los productos
a sobre la transfe- que la organización emite pasan a formar parte de los insumos de otros sistemas o
in de la materia. son absorbidos por la misma organización para su propio desarrollo (insumos).
bmportamiento y Para ser viable, la organización debe emitir productos deseables al ambiente ex-
ia diferenciación terno, asegurándose de este modo la provisión de insumos. En la medida que tal
mayor grado que cosa sucede, sobrevivirá y crecerá la organización: de lo contrario disminuirá y aca-
nsecuencia de la bará por desaparecer.
Lo anterior quiere decir que las organizaciones necesitan de una corriente cons-
1" por el concep tante de información y una evaluación sobre la forma como el ambiente reacciona
btio cuando se le ante los productos que emite, y la sensibilidad y efectividad con que responda a los
B un mecanismo cambios en las demandas del mismo, dependerá su viabilidad y fortalecimiento. En
la" (Bertalanffy) otras palabras, necesita una constante retroalimentación.
Estos cuatro elementos: proceso organizacional, insumos, productos y retroali-
r el teorema de mentación, son los elementos esenciales de la nueva teoría de los sistemas aplicada a
apié en que no las organizaciones. Su forma de comportamiento es cíclica y puede representarse
lral de sistemas. con el diagrama de la figura 2.1.
in recíproca de
uitivo deja mu-
cultad de saber
no.
De lo dicho se desprende que una organización se puede concebir de dos maneras:
como un sistema cerrado, es decir, vista la organización hacia adentro con ninguna o
escasa conexión con el ambiente que lo rodea (Fig. 2.2) y, por tanto, actuando en
forma más o menosaisladae independiente del contexto social,pero absorbiendo de
él cierta cantidad de energía necesaria (recursos) para su funcionamiento interno.
Dentro de semejante concepción se tenderá a dar importancia primordial a la
estructura y funcionamiento internos y podrá inclusive alcanzarse en alto grado de
o s complejos, eficiencia dando énfasis a los procedimientos más que a los productos obtenidos por
ms de compo-
n v adoptan e

r a la adminis-
[esta de hom- PROCESO
ria una meta, 1 INSUMOS J ORGANlZAClONAl
nte externo".
rn el proceso
e los'compo-
brimos a cual-
mrquía. Por
in taller, una
FIGURA 2.1
ocesos orga- Elementos de un
san insumos I sistema
mo d e obra, organizacional.
20 h i m e n parte: Adminismción y sistemas

ENFOQUE ENFOQUE

INSUMOS
\ PROCESO
ORGANlZAClONAL
/
FIGURA 2.2
Sistema cerrado
(enfoque
interno). Criterio:
eficiencia. ENFOQUE ENFOQUE

la actividad administrativa. Dicho criterio tendería a ignorar las cambiantes condi-


ciones ambientales en que se encuentra inmersa la organización, por tanto, su de-
pendencia del contexto, insensibilidad hacia las demandas, objetivos y razón de ser
de la organización. En consecuencia, se haría presente la necesidad de cambio y
adapEáción del mecanismo interno para poder responder a estas demandas y a los
cambios en el ambiente.
Una posición de esta naturaleza redundaría necesariamente en un divorcio de la
organización respecto al ambiente externo, excepto, claro, en el caso de los recur- emoquc
externo:).
sos, y en consecuencia a una gradual inefectividad de su actuación en términos de Criterio: eficacia
las demandas y cambios del ambiente. En estas condiciones,el proceso organizacional
podrá continuar siendo eficiente en su funcionamiento interno pero ineficaz en
cuanto a los productos emitidos, si es que se emite alguno.
Al no emitir productos o al hacerlo en cantidad insuficiente o que no son los
deseables, la organización tendrá que ir padeciendo cada vez más la disminución de
insumos, con lo que se genera un proceso de desintegración de la organización
hasta llegar a extinguirse totalmente.

La teoría de los sistemas con énfasis en un enfoque exógeno y en los programas,


ambiente y cambio, presupone una concepción opuesta a la de los sistemas cerrados
(Fig. 2.3).
Esta concepción considera los sistemas organizacionales como dependientes del
ambiente externo, que suministra los insumos y absorbe los productos, por lo que el
criterio respecto al éxito de la organización toma en cuenta no sólo el enfoque inter-
no de eficiencia, sino más importante aún, el enfoque externo de efectividad, que
demanda una constante comunicación e información con el medio respecto a los
insumos disponibles y los productos deseables, así como sobre los cambios que origi-
na la dinámica del ambiente a modo de actuar de acuerdo con ellos. Una organiza-
ción útil desde el punto de vista de la teoría de los sistemas, es aquella que responde
en forma efectiva a las demandas de su ambiente.
Los productos son todo aquello que resulta de los esfuerzos de la organización y
los insumos son las demandas y los recursos con que cuenta.
Dentro de este enfoque la eficiencia continúa siendo el criterio válido de funcio-
namiento (endógeno),pero por sí misma no podrá garantizar el éxito y sobrevivencia