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El ambiente y el contexto actual de los negocios requieren de un
grado de innovación, adaptación y agilidad sin precedentes que exigen en
su capital humano de habilidades extraordinarias para asimilar y liderar el
cambio. Es entonces cuando nos encontramos frente a una circunstancia
determinante y final para la eficacia del cambio es decir, el “Change
Management”:
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DESCRIPCIÓN EMPRESARIAL
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• Zucaritas: Niños entre 8 y 12 años que busquen energía;
• Froot Loops: Niños entre 5 y 8 años que busquen fantasía;
• Special K: Mujeres entre 18 y 35 años que busquen regular su peso;
• All-Bran: Mujeres y Hombres entre 20 y 48 años que busquen
regulación intestinal;
• Extra: Adultos que busquen sabor extra;
• Choco Krispi: Niños entre 8 y 14 de años que busquen aventura;
• Corn Flakes: Familia;
• Nutri día: Adultos entre 30 y 45 años;
• Nutri Grain: Adultos y niños que quieran sabor.
Dentro de clase, vimos las tres estrategias competitivas que tiene Michael
Porter, las cuales son:
• Liderazgo en Costo;
• Diferenciación;
• Nicho.
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Análisis FODA, Kellogg´s Company:
Fuerzas Debilidades
Entrada de Nestle a la
categoría leches.
Difícil entrada de nuevos
competidores.
Altas barreras de entrada.
Productos y servicios
sustitutivos por precio.
(Tortillas, huevos,
pan).
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DESCRIPCIÓN Y ANÁLISIS DE LA SOLUCIÓN
Análisis de los Requerimientos:
Dentro de Kellogg´s Company, el proceso de producción como el de
comercialización, requieren del uso de productos y servicios requeridos para
lograr sus objetivos finales. Existe una cantidad distintiva entre los
productos y servicios requeridos para el proceso de producción, como son:
• Materia Prima (maíz, vitaminas, trigo);
• Maquinaria;
• Equipo Variado;
• Equipo para Comercializar;
• Etc.
¿Qué se tiene?
1. Selección de productos que se van a adquirir (maíz, trigo, azúcar,
vitaminas, colorantes orgánicos);
a. Realizar llamadas en búsqueda de proveedores.
b. Envío de información por parte de los proveedores (utilizan
fax).
c. Entrevistas con los proveedores para mayor información.
d. Análisis de los productos.
2. Creación de un pedido;
a. Envío de pedido a proveedores.
3. Aprobación interna del pedido;
a. Llamadas telefónicas para la autorización de las compras.
4. Compra;
a. Llamadas telefónicas con proveedores para el
establecimiento de precios.
b. Entrevistas – Negociación final.
c. Envío de pedido-compra, por medio de fax.
5. Transporte y almacenamiento;
a. Búsqueda de opciones de transporte hacia el lugar de
compra.
b. Búsqueda de opciones de almacenaje.
6. Pago y cuentas por pagar.
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a. Llamadas telefónicas para conocer el estatus del proceso de
pago.
Gerente
Comprador
Solicitante
Proveedor
ERP
Contabilidad
Recepción Entrega
¿Qué se requiere?
Búsqueda de eficiencia en el proceso de compras;
Disminución de tiempo de respuesta;
Disminución en errores;
Automatización de los procesos administrativos;
Mantener el gasto de procesamiento proporcional al valor de la
compra;
Reducción en gastos.
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Análisis de la Solución:
E-Procurement: Herramienta capaz de automatizar el proceso de
aprovisionamiento de una empresa a través de Internet, agrupando bienes
y servicios semejantes entre varias compañías y distintos departamentos de
la misma.
• Proceso de la orden: esta integrado de 3 módulos, el primero
consiste cuando se busca y se selecciona lo que se va a incluir en la
orden de compra, el segundo módulo consiste en que se hace la
requisición de lo que se va a adquirir y finalmente, el tercer módulo
es cuando la empresa tiene aprobación para hacer la compra con sus
proveedores y se hace formalmente la orden de la compra y se llega
a un monto para proceder a realizar el pago.
• Proceso de compra: define que esta orientado al servicio que se le
brinda al cliente, y consta de 3 módulos, el primero consiste en
seleccionar, empacar y transportar el producto, el segundo consiste
en darle seguimiento, es decir, el tener notificación del status de la
orden en general, en cuanto a envío, fechas de entrega, condiciones
en las que se encuentra el producto, si se atrasó o si se extravió, etc.
EL tercer módulo consiste en la recepción formal del producto que
mandan los proveedores y verificar status y condiciones de lo que se
entrega y que vaya de acuerdo a la orden de compra.
• Administración de pagos: se encuentra compuesto de tres módulos,
el primero se refiere a lo que es la facturación, el segundo módulo es
el pago en sí y por último la divulgación que se refiere a almacenar
los datos de la compra, lo cual es sumamente útil porque mediante
éstos datos los empresarios van a poder hacer decisiones más
acertadas o incluso planear mejor cuando se necesite negociar con
uno o más proveedores.
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Arquitectura del Proyecto:
Browse
Sí
Se busca la
aprobación de los
involucrados en el
proceso, mediante
un seguimiento
Se le da
continuo.
seguimiento al
proceso de compra.
Búsqueda de Existe un dinamismo
las mejores entre los servidores
opciones
Se generan requisiciones de
lo que falta en la empresa.
El e-procurement se
alimenta del ERP y al
mismo tiempo lo
alimenta a él.
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de compra de insumos entre otros, para así desarrollar una mejor estrategia
de comunicación con nuestros proveedores y así poder alcanzar las metas
propuestas.
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Solicitante Aprobador Comprador Proveedor Finanzas
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igual que los acuerdos de concesiones recíprocas en los que históricamente
basaban muchos de esas relaciones. Las decisiones de compra serán menos
políticas, se basarán de una forma más directa en el precio y cada vez
prestarán más atención al nivel de servicio y al interés de la relación
empresarial.
EL CAMBIO
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¿Cómo Comunicar?
1. Descripción
Nuestra estrategia de comunicación organizacional, por medio de la
cual se informará del cambio tecnológico efectuado en Kellogg´s
Company (e-procurement), consta de informar a todas las áreas
involucradas dentro del proyecto, de manera constante y consistente,
con estructura formal y estratégica; la importancia que este tiene no
solo para la empresa sino también para los empleados a nivel
nacional, regional y a nivel de Latinoamérica –Venezuela, México,
Perú, Argentina y Bolivia-.
2. Objetivos
a. Que todas las áreas involucradas dentro del proyecto manejen
la misma información y no halla divergencia de la misma;
b. Evitar errores en el manejo del proyecto por falta de
comunicación en la organización y por falta de eficiencia;
c. Usar y crear la información, en beneficio de la acción
productiva de la empresa;
d. Convertir mediante la comunicación, la tensión del cambio en
atención al trabajo;
e. Crear un sentido de confianza y conocimiento en los empleados
de la empresa.
3. Principales Actividades
Dentro de nuestras principales actividades, vamos a utilizar la matriz de
comunicación tanto interno como externo dándole mayor importancia a
la interna.
Matriz de comunicación Interna:
a. Emitir un comunicado a través del correo electrónico para todos
los gerentes generales de cada país y los gerentes y líderes del
proyecto. Este comunicado llevará un archivo que contiene una
guía donde se detalla los pasos a seguir en el nuevo proceso de
compras que tendrá la organización a través del proyecto e-
procurement;
b. Realizar videoconferencia en todos los países de Latinoamérica
involucrados en el proyecto para explicar la importancia, el
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impacto y los beneficios que obtendrá la organización con la
implementación del e-procurement;
c. Establecer reuniones multidisciplinarías con todos los responsables
del proyecto para aclarar conceptos, nuevas formas de trabajo y
las responsabilidades de cada participante dentro del proyecto;
d. Establecer cuestionario para medir la difusión de la comunicación
dentro de los autores de todo el proceso.
Venezuela Argentina Perú México Bolivia
Correo Gerente Gerente Gerente Gerente Gerente
Electrónico General, General, General, General, General,
gerentes de gerentes gerentes gerentes gerentes
área y líderes de área y de área y de área y de área y
de proyecto. líderes de líderes líderes líderes de
Fecha: proyecto. de de proyecto.
28/11/08 Fecha: proyecto. proyecto. Fecha:
28/11/08 Fecha: Fecha: 28/11/08
28/11/08 28/11/08
Videoconferencia Gerentes
generales
para mayor ------ ------ ------ ------
permeabilidad
del proyecto.
Fecha:
01/12/08
Guía de Todas las ------ ------ ------ ------
proyecto áreas de la
compañía.
Fecha:
01/12/08
Cuestionario de A cada área ------ ------ ------ ------
Seguimiento involucrada
en el
proyecto para
comprar la
eficacia del
método de
comunicación.
Fecha:
15/12/08
4. Alcance
En toda la región de Latinoamérica y al término de fin de mes, todas
las áreas de: negocio, sistemas, compras, contabilidad y finanzas
deben estar informados para que estas pueden utilizar el e-
procurement en el tiempo establecido.
5. Entregables
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a. Presentación del proyecto;
b. Diagrama conceptual del proyecto;
c. Beneficios de la implementación del proyecto para las áreas
involucradas;
d. Matriz de calidad de servicios por áreas a través de la
implantación del proyecto.
¿Quién Patrocina?
1. Descripción
La estrategia de patrocinio que debe ser implementada dentro de
Kellogg´s Company, se establece de entrada, por el apoyo, disposición,
conocimiento del proyecto por parte de altos directivos y gerentes generales
de área a nivel nacional y regional. A su vez, los líderes de proyecto deben
proporcionar el mayor nivel de ayuda y conocimiento a los directivos de alta
gerencia dando así gran sustentabilidad a este proyecto, es decir, al e-
procurement.
2. Objetivos
a. Participar activa y visiblemente a lo largo de todo el proyecto
de cambio;
b. Construir alianzas y gestionar la resistencia al cambio.
3. Principales Actividades
a. Como talleres para agentes del cambio, los patrocinadores
deben primeramente pernearse de la información en la que
costa el proyecto;
b.
CONCLUSIÓN
La denominación más adecuada de una empresa que utiliza los
recursos de TI y a la misma vez es capaz de dar soluciones para ella, se
define como una empresa capaz de gestionar sus recursos y enfocar su
crecimiento en el mercado objetivo, apoyada, principalmente, en las
capacidades tecnológicas que componen la red.
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Las empresas electrónicas han dejado de ser opcionales. No es la
última moda pasajera que va a desvanecer en el aire en los 30 o 60
próximos días. Aunque es incuestionable que la tecnología subyacente
cambiará, las empresas electrónicas seguirán dejándose notar y se
convertirán en la forma primordial de actuar, no sólo en el campo de los
servicios financieros, las empresas editoriales y el comercio, en donde ya se
han producido rápidos y rentables avances, sino en todos los ámbitos en los
que se realizan negocios. Las profundas repercusiones de las empresas
electrónicas, que se dejan notar en todos los ámbitos conducen a una
inevitable conclusión: la visión y el liderazgo ejecutivo son esenciales para
que las empresas electrónicas tengan éxito.
BIBLIOGRAFÍA
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• Storet, David. Informática. Tecnología de la Información Eficaz.
Editoral: Blume Empresa. Barcelona 2000;
• Martin, Deise. Nowikow, Conrad. King, Patrick y Wright, Amy. Guía de
e-Buiness para ejecutivos. Editorial: Deusto. Bilbao 2001.
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