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Elaboró
Revisó
Aprobó
RECONOCIMIENTOS
TABLA DE CONTENIDO
Anexos
1.0
INTRODUCCIÓN
El Sistema Nacional de Formación para el Trabajo, se define como una estructura funcional
que articula e integra gremios, empresas, centros de investigación y desarrollo tecnológico,
instituciones educativas técnicas, tecnológicas y de formación profesional, y al estado con el
fin de definir e implementar políticas, directrices y estrategias para el desarrollo y cualificación
de los recursos humanos del país y el aprendizaje permanente.
2.0
ALCANCE DEL DOCUMENTO
El presente documento define y describe el proceso general y las fases para realizar la
auditoría al sistema de evaluación y certificación de competencias laborales, y establece para
el SENA, organismo certificador, los formatos para realizar la auditoría y efectuar los registros
correspondientes.
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3.0
OBJETIVOS DEL DOCUMENTO
Objetivo General
Ofrecer a las partes interesadas, la metodología para planear, preparar, ejecutar, y presentar
informe y hacer seguimiento a la auditoría realizada al sistema de evaluación y certificación de
competencias laborales.
Objetivos Específicos
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4.0
CONCEPTO BÁSICO DE LA AUDITORÍA
La auditoría verifica lo que se hace y los resultados de lo que se hace. Para ello tiene en
cuenta tres elementos:
12
5.0
PRINCIPIOS DE LA AUDITORÍA
Como quiera que los principios de la auditoría son universales, es decir se aplican de igual
manera a los sistemas de gestión de la calidad y/o ambiental, como al sistema de evaluación
y certificación de competencias laborales, se toman literalmente los principios de la auditoría
que establece la NTC - ISO 19011:2002:
"La auditoría se caracteriza por depender de varios principios. Éstos hacen de la auditoría
una herramienta eficaz y fiable en apoyo de las políticas y controles de gestión, proporcionan-
do información sobre la cual una organización puede actuar para mejorar su desempeño. La
adhesión a estos principios es un requisito previo para proporcionar conclusiones de la auditoría
que sean pertinentes y suficientes, y para permitir a los auditores trabajar independientemen-
te entre sí para alcanzar conclusiones similares en circunstancias similares.
Los auditores proceden con el debido cuidado, de acuerdo con la importancia de la tarea
que desempeñan y la confianza depositada en ello por el cliente de la auditoría y por otras
partes interesadas. Un factor importante es tener la competencia necesaria.
Los principios que siguen se refieren a la auditoría, la cual es por definición independiente
y sistemática.
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Los auditores son independientes de la actividad que es una auditoría y están libres de
sesgo y conflicto de intereses. Los auditores mantienen una actitud objetiva a lo largo del
proceso de auditoría para asegurarse de que los hallazgos y conclusiones de la auditoría
estarán basados sólo en la evidencia de la auditoría.
14
6.0
ACTORES DE LA AUDITORÍA
w El Cliente
Persona u organización que solicita la auditoría. Para este contexto los Centros de Forma-
ción del SENA y las empresas que estén en el proceso se consideran los clientes.
w El Auditor
Persona con la competencia para llevar a cabo una auditoría al sistema de evaluación y
certificación de competencias laborales y sus procesos.
w El Auditado
Organización o área sobre la cual se realiza la auditoría. El área auditada es la que desarro-
lla los procesos de evaluación y certificación de competencias laborales.
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7.0
TIPOS DE AUDITORÍAS SEGÚN ASPECTO AUDITADO
Existen tres tipos de auditorías según aspecto a auditar: Auditoría del Sistema, Auditoría de
Procesos y Auditoría de Productos.
w Auditoría de Proceso
La Auditoría de Proceso examina las etapas o fases del proceso de evaluación que permi-
ten obtener total o parcialmente un producto o servicio.
w Auditoría de Producto
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w Autodiagnóstico
w Inscripción
w Valoración de Evidencias Previas
w Plan de Evaluación
w Evidencias Actuales Recogidas y Valoradas, y
w Juicio.
La auditoría debe realizarse para el mejoramiento continuo del sistema; como mínimo el
auditor tiene dos momentos claves en los que debe efectuar la auditoría:
w Cuando el evaluador ha valorado las evidencias actuales y emite el juicio sobre la compe-
tencia laboral del candidato.
Los procesos de evaluación y certificación que realizan los Centros de Formación del SENA
son auditados por el Sistema Nacional de Formación Profesional, y los desarrollados por las
empresas en alianza con la entidad son auditados por el Centro de Formación Profesional.
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8.0
PROCESO GENERAL PARA AUDITAR
Para llevar a cabo una auditoría efectiva se debe tener en cuenta la respuesta a los ítem
Qué, Quién, Dónde, Cuándo, Cómo, Por Qué, Para Qué y Con Quién, lo cual orienta al auditor
para:
w formular el objetivo
w delimitar la auditoría
w elaborar el cronograma
w establecer las técnicas e instrumentos necesarios a aplicar, y
w establecer los recursos necesarios.
Se sugiere tener en cuenta el Anexo "Items a tener en cuenta para planear una auditoría
efectiva".
18
QUÉ
Metodología.
JUSTIFICA- RESPONSA-
PROPÓSITO CRONOGRAMA Técnicas. RECURSOS
CIÓN BLE Instrumentos.
METODOLOGÍA PARA AUDITAR EL SISTEMA DE EVALUACIÓN Y CERTIFICACIÓN DE COMPETENCIAS LABORALES
El auditor elabora el Plan de Auditoría, el cual debe ser aprobado por el cliente y comunica-
do a los auditados. (Ver Anexo 1)
DESARROLLO DE LA AUDITORÍA
REUNIÓN
PLANEACIÓN ENTREVISTA
APERTURA
RECOLECCIÓN ANÁLISIS
EJECUCIÓN
PRUEBAS DOCUMENTOS
OBSERVACIÓN
INFORME Y REUNIÓN DE ACTITUDES
SEGUIMIENTO CIERRE Y CONDICIONES
DE LAS ÁREAS
DE INTERÉS
20
w Reunión de Apertura
w Recolección de Pruebas
w Reunión de Cierre
w Entrevistas
w Análisis de Documentos
w Observación de Actitudes y condiciones de las áreas de interés
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Para llevar a cabo la Recolección de Pruebas, el auditor se apoya en una Lista de Verifica-
ción que tiene como finalidad asegurar que los objetivos y alcance de la auditoría se cumplan,
y que cada una de las partes de la auditoría esté completa.
Cuando el auditor va a preparar una Lista de Verificación debe tener en cuenta la metodolo-
gía del proceso de evaluación y certificación de competencias laborales, los procedimientos
establecidos y los registros completamente diligenciados que quedan de cada fase y que
están conservados en el Portafolio de Evidencias, y la norma o Titulación de competencia
laboral colombiana frente a la cual el candidato se está evaluando.
Las Entrevistas permiten al auditor procesar datos de entrada en datos de salida buscando
siempre el mejoramiento continuo del sistema. La información suministrada son los datos de
entrada; durante el proceso se debe preguntar, escuchar, reformular, escribir y agradecer, y
las conclusiones son los datos de salida.
w En las entrevistas la escucha debe mostrar interés en entender y se debe estar atento
para reformular.
w En las entrevistas las preguntas se deben hacer una a una, deben ser cortas, no son de
cuestionarios, no incluyen mentiras, no deben ser cerradas ni interrumpir al auditado y
deben evitarse formularlas al primer contacto con el auditado.
w En las entrevistas los silencios deben señalar interés y atención, y expresar actitud de
escucha a la vez que se toman notas.
En las entrevistas se debe tener en cuenta la "Regla de los 3 D": Dominio de sí Mismo,
Dominio del Tema y Dominio del Auditorio o entrevistado(s).
El análisis de los documentos se practica por muestreo teniendo en cuenta que sobre ellos
se debe examinar:
w El Fondo
w La Forma
w La Aplicación
22
Hasta 20 5
Entre 20 y 50 7
Entre 50 y 100 10
El auditor debe observar actitudes de las personas auditadas para que ello le permita inda-
gar más o reformular reflejando lo que no se comprendió o bien para sintetizar.
En ella se:
23
9.0
INFORME DE LA AUDITORÍA Y SU SEGUIMIENTO
Al finalizar la auditoría el auditor debe realizar una revisión cuidadosa de los hallazgos en-
contrados. Para esto debe revisar que la lista de verificación esté concluida, igualmente debe
revisar las notas y apuntes tomados para compararlos, y relacionar las no-conformidades
encontradas.
Finalizada la auditoría, el auditor debe preparar su informe que debe ser conciso, de fácil
lectura y que debe contener la:
Los hallazgos encontrados por el auditor y su equipo deben ser presentados a la gerencia de
la organización auditada. (Centro de Formación del SENA y empresa que esté en el proceso)
El auditor debe:
w hacer una reunión formal con la gerencia siendo conciente que la organización auditada
es su cliente.
9.3 No-Conformidades
24
Frente a una no-conformidad el auditor solicita una Acción Correctiva. (Ver Anexo 6) Este
formato es usado para describir una no-conformidad y para consignar una solicitud de acción
correctiva.
Una Solicitud de Acción Correctiva MAYOR ocurre cuando hay una falla total en el siste-
ma de evaluación y certificación de competencias laborales, o cuando se suman rompimien-
tos pequeños en los procedimientos y ocasionan un rompimiento total o importante.
Una Solicitud de Acción Correctiva MENOR ocurre cuando se identifica una o más deficien-
cias en el proceso de evaluación y certificación, y que puede corregirse a la mayor brevedad.
Las Solicitudes de Acciones Correctivas MAYOR o MENOR, deben ser corregidas y verifica-
das en la primera visita de seguimiento que se acuerde entre las partes.
Así mismo la gerencia de la organización y el auditor deben dar claridad sobre los responsa-
bles y las responsabilidades que les competen.
El auditor debe:
25
10.0
REQUISITOS FUNDAMENTALES
PARA REALIZAR UNA AUDITORÍA EFECTIVA
Para realizar una auditoría efectiva se debe tener en cuenta los siguientes requisitos funda-
mentales:
w El auditor (y el equipo auditor) debe tener acceso concertado a las oficinas, documentos,
Portafolios de Evidencias y al personal requerido a tiempo.
w El auditor (y el equipo auditor) debe contar con procedimientos de auditoría definidos: Para
la programación, para el cumplimiento y para la entrega de informes.
Un auditor y su equipo para llevar a cabo la auditoría deben garantizar que conocen las
acciones claves, como son:
Ofrecer Seguridad
Ofrecer Efectividad
w Mostrar cordialidad
w Saber escuchar
w Dedicar tiempo
w Estar a disposición
w Saber agradecer
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Generar Actividad
w Ayudar a hablar
w Permitir hablar
w Ayudar a explicar
w Ayudar a resumir
Generar Consideración
w Saber presentarse
w Permitir hablar al auditado de su trabajo, de lo que hace
w No juzgar al auditado
w Mostrar respeto por el auditado
27
11.0
DEFINICIÓN DE TÉRMINOS
8. EQUIPO AUDITOR: Uno o más auditores que llevan a cabo una auditoría con el apoyo,
si es necesario, de expertos técnicos.
11. EFICACIA: Extensión en la que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los
resultados planificados.
28
15. MEJORA CONTINUA: Actividad recurrente para aumentar la capacidad para cumplir los
requisitos.
18. PROCEDIMIENTO: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso.
29
12.0
REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS
4. Documentos Curso "Auditor Interno ISO 9000" SGS-ICS, 1999. Bogotá, Colombia.
30
Página de
PLAN DE AUDITORÍA
REPRESENTANTE: CARGO:
DOCUMENTOS DE REFERENCIA:
OBJETIVO:
ALCANCE:
METODOLOGÍA:
NOMBRE AUDITOR:
ES NECESARIO QUE ESTE PLAN SEA CONOCIDO POR LAS PERSONAS DEL ÁREA AUDITADA ANTES
DE LA REUNIÓN DE APERTURA Y ASEGURAR SU ASISTENCIA A ELLA
ANEXO 1
31
PROPÓSITO Y ALCANCE
AUDITOR:
ASPECTO AUDITADO:
FECHA:
PROPÓSITO:
ALCANCE:
FIRMA AUDITOR
ANEXO 2
32
GUÍA DE REUNIONES
REPRESENTANTE: CARGO:
AUDITOR:
FECHA:
ANEXO 3
33
EMPRESA:
LISTADO DE PARTICIPANTES
_ FECHA
ASPECTO AUDITADO:
AUDITOR:
FECHA:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
34
Página de
LISTA DE VERIFICACIÓN
ASPECTO AUDITADO:
AUDITOR:
FIRMA AUDITOR:
ANEXO 4
35
Página de
INFORME DE AUDITORÍA
AUDITOR:
ASPECTO AUDITADO:
FECHA:
RESULTADOS DE LA AUDITORÍA:
FORTALEZAS:
DEBILIDADES:
HALLAZGOS:
FIRMA AUDITOR:
ANEXO 5
36
OBSERVACIÓN No.
DESCRIPCIÓN:
A
U
D
I
T
O
R
FIRMA DEL AUDITOR REPRESENTANTE FECHA
ANEXO 6
37
38
39
40