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Calidad y Finanzas en la Construcción:la utilidad esperada

Calidad y Finanzas en la Construcción:la utilidad esperada

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La importancia de implementar un Sistema de Calidad en la Industria de la Construcción para entrar a la globalización , y entrar a los mercados mas competitivos.Breves sugerencias para hacer su empresa más RENTABLE.
La importancia de implementar un Sistema de Calidad en la Industria de la Construcción para entrar a la globalización , y entrar a los mercados mas competitivos.Breves sugerencias para hacer su empresa más RENTABLE.

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Published by: Anita de Guadalupe Zapata Ortega on Jul 05, 2008
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CALIDAD Y FINANZAS EN LA CONSTRUCCION.

CONTENIDO 1.-Cuál es el Objetivo de una Empresa? 2.-Qué factores pueden disminuir y/o afectar la utilidad? 3.-Por qué un Sistema de Calidad?, Qué beneficios aporta? 4.-Qué controles minímos se sugieren? 5.-Por qué la información del Control Estadístico debe ser Veraz y Oportuna...en el momento y en el lugar? 6.-Cómo nos ayuda el llevar un “Control Estadístico” ? 7.-Por qué evaluar el desempeño de nuestros colaboradores? 8.-Mi “Maistro” lo hace mejor.... 9.-Finanzas para no Financieros: Debe-Haber 10.-Cuál es mi visión al trabajar en esta Empresa? 11.-CONCLUSION.

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CALIDAD Y FINANZAS EN LA CONSTRUCCION
1.-CUAL ES EL OBJETIVO DE UNA EMPRESA? La razón de ser de una empresa , de cualquier tamaño y de cualquier giro, es invertir una cantidad inicial y después del proceso /ejecucion generar una ganancia: GENERAR UNA UTILIDAD. La premisa básica es: Invertir $$$$$$ inicialmente , en un tiempo determinado ( programa de trabajo/proceso), y realizarlo bien la primera vez(sistema de calidad/aseguranza de calidad), generando al final una la utilidad esperada. 2.-QUE FACTORES PUEDEN DISMINUIR Y/O AFECTAR LA UTILIDAD ? En la Industria de la Construcción , se debe de mantener un equilibrio durante el proceso de ejecución d e los trabajos en tres áreas importantes, ya que al sufrir alguna modificación se rompe el equilibrio y la consecuencia es aumento en la inversión y disminución en la Utilidad Esperada . Estás tres áreas son : 2.1.-Calidad ( hacer bien las actividades la primera vez) , 2.2.-En un tiempo determinado (programa de trabajo), 2.3.- Con los recursos asignados através de un presupuesto ( cuidar los $$$$). Bajo estos supuestos pudieran presentarse los siguientes casos: 1.-Sí aumenta el tiempo de ejecución de los trabajos, los costos de operación y administratición aumentan, la inversión inicial aumenta y disminuye la utilidad esperada. 2.-Sí aumenta el tiempo de ejecución de los trabajos y sí en los procesos la mano de obra es contratada de forma directa, los pagos de nómina aumentan,la inversión inicial se incrementa y disminuye la utilida esperada. 3.-Sí aumenta el tiempo de ejecución de los trabajos, los costos de materiales y herramienta y de equipos , maquinaria pesada (como grúas) pudieran sufrir un incremento , y sí se suma que el retraso es responsabilidad nuestra , la inversión inicial aumenta y disminuye la utilidad esperada. 4.-Todas las “n” veces que se realize un trabajo/ actividad durante el proceso de construcción , con cargo a la empresa , aumenta la inversión inicial .Se genera un costo por compra adicional de materiales,pago de mano de obra, pago por renta de maquinaria y equipo y sus combustibles, aumentando también el tiempo de terminación

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del proyecto con las consecuencias económicas citadas en los párrafos anteriores ,por tanto, la utilidad disminuye.Disminuye cada vez que hay retrabajos, composturas, demoliciones. 5.-Al realizar nuevamente o componer un trabajo , se “alarga” nuestro programa de trabajo , lo cual nos “obliga” a ajustar el programa inicial todas las “n “ veces que realicemos una segunda vez cada actividad y se puede volver aún más crítico cuando es una actividad de “ruta critica”. CONCLUSION: 1.-Si se realizan los trabajos bien a la primera vez y 2.-estamos en tiempo , el objetivo se cumple 3.-LA UTILIDAD ESPERADA NO SE MODIFICA/AFECTA.

3.-POR QUE UN SISTEMA DE CALIDAD? , QUE BENEFICIOS APORTA? El objetivo de un sistema de calidad, através de las listas de inspección, es que todas las actividades que intervienen en un proceso de construcción , se realizen “BIEN” la primera vez, de acuerdo a los estándares y especificaciones de trabajo establecidos, y que no generen gastos adicionales en materiales, mano de obra, herramienta y equipo, herramienta pesada , es decir cualquier clavo adicional cuesta y disminuye la UTILIDAD ESPERADA y que el proceso desde su inicio hasta su conclusión no ocupen más tiempo que el asignado.

4.-QUE CONTROLES MINIMOS SE SUGIEREN?

1.-Implementar la aplicación de listas de inspección , en las cuales se ennumeren “todos” los puntos que se deben de revisar para cualquier actividad antes de iniciarla, haciendo hincapié en que se debe de cumplir con todo , y no sólo con lo que crea cada persona, revisando los materiales a usar, la mano de obra especializada , la herramienta y el equipo necesario. 2.-Llevar un Control Estadístico, que puede ser uno sencillo en el cual se anoten las actividades en las cuales hubo falla (se realizo dos o “n “ veces más) , La causa raíz , la solución al problema, el probable costo, el probable tiempo estimado adicional (muy importante si la actividad es de ruta crítica), por mencionar algunos datos importantes, es necesario contar con una lista sencilla que muestre los ”errores” y la frecuencia con la que ocurren. Esto ayudará a tomar “acciones correctivas” a tiempo y en el lugar.

Un buen sistema de calidad apoyado por un control estadistico minimiza todas las “n” veces que se realiza una actividad, al implementarse ambas herr amientas de trabajo, se

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puede observar si en la lista aparecen “nuevas fallas” en “nuevas actividades” , es decir una actividad “NO DEBE APARECER MAS DE UNA VEZ” , si así fuera , no se aplicó una acción correctiva eficiente.

5.- POR QUE LA INFORMACION DEL CONTROL ESTADISTICO DEBE SER VERAZ Y OPORTUNA.....EN EL MOMENTO Y EN EL LUGAR?

Al enumerar en la lista deControl Estadístico, las fallas en el sistema en TIEMPO y LUGAR , y la frecuencia con la cual aparecen , tenemos la ventaja de implementar ACCIONES CORRECTIVAS INMEDIATAS , evitar que ocurran dos o tres o más veces, conocer las causas raíz y solucionar el problema desde su causa inicial , disminuir los costos adicionales en materiales, mano de obra ,herramienta y equipo ,y por tanto, podemos monitorear las afectaciones a la utilidad esperada durante todo el proceso de la obra. Es decir anotar “todas” , no las que se consideren pertinentes, o sólo las actividades de ruta crítica, no anotar las fallas de mis amigos , solamente las fallas que recuerdo..etc,.Estamos comprometidos con el Sistema de Calidad? Estamos comprometidos con aplicar calidad? Revisamos Calidad, Aceptamos Calidad, Autorizamos Calidad y finalmente Pagamos (estimaciones) Calidad? Al delegar / entregar la inversión a nuestro colaborador ( Residente, Superinendente ,Supervisor, Gerente ,Director) le confiamos el buen uso de nuestro capital, es decir, el buen uso de los recursos materiales, mano de obra , herramienta y equipo y damos por hecho que comprede, entiende, asimila y acepta la aplicación del Sistema de Calidad y que autoriza y paga Calidad. 6.-COMO NOS AYUDA EL LLEVAR UN “CONTROL ESTADISTICO”? El llevar un control estadístico, anotando “todas” nuestras fallas durante el proceso , de forma objetiva (crítica constructiva) nos indica lo sigte: 1.- Que las actividades que tienen más frecuencia ,es decir, más fallas (se sugiere poner mas atención si es actividad de ruta crítica), afectaran el programa de trabajo, y si son actividades que por volumen representa , dentro del presupuesto un costo considerable, ambas afectaran de manera fuerte la UTILIDAD ESPERADA. 2.-Que al confiarle los recursos a nuestros colaboradores, se sugiere evaluar periódicamente su desempeño, es decir la aplicación correcta del Sistema de Calidad, analizando , de forma objetiva no hacia la persona, el cumpliemiento de los objetivos durante el proceso de trabajo,tomando acciones correctivas “preventivas” (que no se sucedan más de una vez) , apoyando al personal através de cursos de capacitación continua , que a corto , mediano y largo plazo se tendrá la confianza de que comprende y aplica el sistema de calidad, sin supervisón continua, en conclusión : cuida nuestros recursos. 3.-Al implemetar un Sistema de Calidad , y establecer OBJETIVOS FACTIBLES (que se puedan llevar a cabo) y MEDIBLES ( que se pueda establecer una medida para su evaluación) , los resultado deben de observarse en forma monetaria , en la UTILIDAD ESPERADA.

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7.-PORQUE EVALUAR EL DESEMPEÑO DE NUESTROS COLABORADORES? Si despues de asistir “n” veces a cursos de capacitación, y sí através de los datos que aparecen en el CONTROL ESTADISTICO , encontramos evidencia de que : 1.-El personal , en cualquier parte del proceso de la obra, no quiere aprender el sistema de calidad , lo sabe y no lo quiere aplicar, lo sabe y lo aplica como quiere, hace y lleva la obra como quiere , de tal forma que las probabilidades de éxito de garantizar al final de la obra que se cumpla con la UTILIDAD ESPERADA.... 1.1.-Debemos tomar alguna ACCION CORRECTIVA?, Cuál es la mejor decisión para un MEJORAMIENTO CONTINUO en nuestros procesos de obra ? , Dónde un colaborador es menos “dañino” , a cargo de los Procesos , en Area Administrativa o fuera de la empresa? 1.2.-Se justifica la inversión en el Area de Calidad (desde el costo de las copias de las listas de inspección hasta los Cursos de Capacitación pagados a Asesores Externos) cuando el personal a cargo de los procesos de construcción sólo se limita a NO APLICAR el Sistema de Calidad , através de los resultados financieros finales , o sea la evidencia de la disminucion de la UTILIDAD ESPERADA? Se justifica el argumento de que la información del Control Estadístico debe ser oportuna y verídica? 1.3.-Es correcto que un Gerente, Director, Dueño, al visitar la obra , solicite y verfique aleatoriamente la correcta aplicación de las listas de inspección , en el entendido de que la ALTA GERENCIA , entiende, comprende, acepta , y esta de acuerdo que en todos sus procesos de construcción se aplique correctamente el Sistema de Calidad, o sea esta comprometida con el Sistema de Calidad? 1.4.-Puede la ALTA GERENCIA , analizar de forma aleatoria , la lista de Control Estadístico ( lista de No Conformidades) , y solicitar las causas reales de la falla ,la solucion al problema, el probable retraso en el Programa de Obra ,y el Costo que genera esa compostura/reparacion/ demolición , todo durante el proceso de la obra? 1.5.-Qué tan conveniente es analizar continuamente , durante el proceso de la obra , los pagos (Inversión Inicial : Presupuesto) , los gastos por retrabajos (de acuerdo a la lista de Control Estadístico) y el Programa de Obra y los posibles retrasos y ver como, através de un Mejoramiento Continuo, se minimizan los gastos y se ajusta el programa de obra inicial.? 1.6.-Qué tan conveniente es , comunicar a todos los colaboradores , desde el residente hasta la ALTA GERENCIA que la aplicación del Sistema de Calidad esta relacionada directamente con el Area de Finanzas y dentro de los Cursos de Capacitación del Sistema de Calidad , incluir una breve introducción de Finanzas, Asignación de Recursos, Costos, Utilidad ,Planeación , el por qué el tiempo cuesta, cuánto cuestan las penas por incumplimiento de contratos y sus alcances legales hasta llear a un Juicio Jurídico, el buen uso de la Bitácora?

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1.7.-Qué tan importante es tener una lista de Control Estadístico(No Conformance Report) al día, confiable, verídico , para poder analizar ,evaluar el desempeño de la obra y del personal a cargo de los procesos constructivos y tomar decisiones en su tiempo preventivas, es decir , que en ese momento, día, mes no nos cuesten más , ni se vayan acumulando los gastos y disminuyendo la UTILIDAD ESPERADA? 1.8.-Si usted desde la ALTA GERENCIA hasta el residente , estan de acuerdo en que las personas a cargo del Sistema de Calidad y del buen uso de los recursos que se les han conferido proporcionen la información hasta el final de la obra : las listas de inspección, de Control Estadísticos y su costos adicionaesl a la inversión inicial,, donde ya nada se puede hacer, donde no se puede tomar alguna ACCION CORRECTIVA que proteja lo más posible a la UTILIDAD ESPERADA, que argumento es válido para decir que la empresa es RENTABLE?

8.-MI “MAISTRO” LO HACE MEJOR........

Si se asignan recursos económicos para implementar un SISTEMA DE CALIDAD y se aplica a medias , mejor no gaste , si se rodea de colaboradores que no quieren aplicar el Sistema de Calidad o lo aplica cuando quiere o como le conviene, usted contrato personal para llevar a la QUIEBRA a su empresa ( que en Estados Unidos en algunas empresas aplica, de forma consciente y se decaran en quiebra y reciben un billete o como Pemex) , no necesita a un Asesor que se lo diga , usted esta en el barco que va directamente al fracaso.Esta comprometido con el Sistema de Calidad? , Son claros los objetivos de Calidad y de Finanzas (utilidad esperada) para todo el personal involucrado en los procesos de construcción?.... Es importante elaborar un Plan de Trabajo en donde al menos se trabaje en los siguiente, esto debe estar en función de los objetivo por cumplir,con metas a corto, mediano y largo plazo:

1.1.-Capacitación : sistemas de calidad, planeación estratégica, administración, finanzas para no financieros, asignacion de recursos, administracion, trabajo en equipos, etc... Con evaluaciones constantes dentro del desempeño, durante el proceso de la obra( aplicación de las herramientas aprendidas y su evaluación in sitú). 1.2-Participar a todo el personal la MISION, VISION Y VALORES que sustentan la razón de ser de nuestra empresa, colocando en lugar visible estos conceptos, y llevándolo a cabo dentro de la empresa con el ejemplo. 1.3.-Evaluacion de la aplicación de los Sistemas de Calidad , e implementar metódos para un Mejoramiento Continuo , cada mes, cada seis meses, por proyecto..etc..generar Poka Yoke (herramienta/metodo para corregir un proceso, mejorarlo y establecer un “candado” para evitar que no vuelva a ocurrir la falla) . 1.4.-Revisión /evaluación de la lista de inspección y Control Estadístico , de forma aleatoria anotando si todas las actividades realizadas tienen aprobada su lista de

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inspección y que los trabajos cumplieron con lo solicitado, hasta ese día y todas las no conformiades estan anotadas en la Hoja de Control Estadístico. 1.5.-Evaluar periódicamente el área financiera : el presupuesto inicial y los gastos adicionales acumulados hasta esa fecha( la información debe de seren ese momento) de acuerdo a la lista de Control Estadístico.

9.-FINANZAS PARA NO FINANCIEROS: DEBE –HABER

En contabilidad se lleva “un cruce de información” : un debe y un haber. Esto les auxilia para comprobar los gastos. Si a “alguien” se le le debe unos $$$$, hay “otro alguien” que tiene que pagar esos $$$. Cuando el Presupuesto Inicial no sufre ninguna alteración en sus cantidades originales(volumenes de obra iniciales) y no hay trabajos “extras” adicionales y si teóricamente durante el proceso de obra no hubo reportes de no conformidades con cargo a la empresa , el objetivo de llegar a la UTILIDAD ESPERADA se cumplió. Una forma de monitorear los gastos adicionales en la Inversión Inicial , es aplicando la “contabilidad del debe-haber” es decir: 1.1.-Clasificar como “obra normal” a toda la obra contenida en el presupuesto inicial , y de “obra extraordinaria” a toda la obra que por aumento de volumenes y nuevos trabajos incrementaran la inversión inicial. La regla es : se presentan los documentos adicionales firmados por el representante del dueño (el que nos paga a nosotros) y se presentan los numeros generadores y el costo autorizado a nuestro contratista( gastos que nosotros vamos a pagar) , debe de haber una diferencia entre estos gastos a nuestro favor ,al menos nuestra UTILIDAD ESPERADA. EL DEPARTAMENTO DE COSTOS Y PRESUPUESTOS NO AUTORIZARA NINGUN PAGO A LOS CONTRATISTAS SIN TENER NOSOTROS DOCUMENTOS FIRMADOS POR EL CLIENTE / DUEÑO DE QUE ESTA DE ACUERDO EN QUE ES OBRA ADICIONAL, Y POR LO TANTO NOSOTROS COBRAREMOS POR ESOS TRABAJOS. Alguien “debe” y alguien “paga” 1.2.-Solicitar a nuestro residente y nuestros contratistas , que informen en su momento , el pago de algún trabajo adicional, es decir si es un pago adicional en cimentación no lo informen cuando se este trabajando en loseta cerámica, presentando el reporte de no conformidad , las causas y el costo adicional que se hizo por ese retrabajo.Indicar si es con cargo directo a la empresa o si es con cargo directo al cliente/dueño dentro del reporte de no conformidad. La regla es: cualquier pago adicional que va directamente relacionada a la UTILIDAD ESPERADA debe de ir acompañada de su reporte de no conformidad.

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Si es con cargo a la empresa se anotara dentro de los gastos adicionales y se hará un ajuste (decisión financiera)en las actividades que faltan por realizar para “compensar “ o “minimizar” este gasto que afecta de forma directa la utilidad esperada. Si los retrabajos son con cargo al cliente/dueño , igual se debe de presentar el reporte de no conformidad que ampara el pago de estos trabajos , para mantener nuestros gastos en quilibrio y que la utilidad esperada no se vea afectada.

A.-EL DEPARTAMENTO DE COSTOS Y PRESUPUESTOS NO AUTORIZARA NINGUN PAGO A LOS CONTRATISTAS SIN TENER NOSOTROS DOCUMENTOS FIRMADOS POR EL CLIENTE / DUEÑO DE QUE ESTA DE ACUERDO EN QUE ES UN RETRABAJO/DEMOLICION/COMPOSTURA, Y POR LO TANTO NOSOTROS COBRAREMOS POR ESOS TRABAJOS. Alguien “debe” y alguien “paga” B.-EL DEPARTAMENTO DE COSTOS Y PRESUPUESTOS NO AUTORIZARA NINGUN PAGO A LOS CONTRATISTAS SIN TENER NOSOTROS UN REPORTE DE NO CONFORMIDAD DEL CONTRATISTA QUE INDIQUE UN RETRABAJO/DEMOLICION/COMPOSTURA, Y QUE ES CON CARGO A LA EMPRESA. SE DEBEN DE PRESENTAR EN SU MOMENTO , NO AL FINAL DE LA OBRA. Alguien “debe” y alguien “es responsable de la falla en el proceso” Indicar las acciones correctivas , y el Mejoramiento Continuo que se llevo a cabo.

El Sistema “de cruzar información” ayudara en entender, comprender, y tener una visión más clara de la buena aplicación / asignación de los recursos que se destinan a cualquier proyecto. El objetivo de tener esta interacción entre : Construcción , Calidad y Finanzas (costos) es de sumar esfuerzos para que la más beneficiada sea la Empresa en General. El éxito de aplicar “la contabilidad cruzada” es que cada uno de los departamentos coopere de forma ética y responsable, en lugar y tiempo , con la parte de trabajo que le corresponde. Es necesario establecer de forma clara y precisa los objetivos y sus alcances de cada uno de los Departamentos involucrados y sus posibles sanciones. No es posible que por “que no quiero” , o “hago como que coopero” los objetivos no se cumplen , y en cada proyecto no se cumple con la UTILIDAD ESPERADA. 10.-CUAL ES MI VISION AL TRABAJAR EN ESTA EMPRESA?

Estoy preparándome para trabajar en una empresa de clase mundial , estoy en el barco o finalmente me voy a quedar en la orilla , mientras dudo en participar o no , o sólo a medias?, Quiero quedarme en la orilla?

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Han oído hablar de la globalización? Sres...así se empieza....y va a llegar un momento que el barco va a zarpar con ustedes y sin ustedes..!aprovechen todo el poder de saber.!.es gratis!

11.-CONCLUSION El objetivo , no es el Sistema de calidad en si , es una herramienta, es generar $$$$$$$$$$, hacer más con menos cumpliendo con un estándar aceptable de calidad. Optimizar recursos ..

AUTOR: Ing. Anita Zapata Ortega Fecha: 4 de Julio del 2008

“LA DECIMA PREGUNTA:..................................” 10.-QUE HACES CON LO QUE TE ENSEÑE? :Maestro Ing. Octavio Caldera(UACH). A todos mis maestros, desde mi maestra Eloisa de Primer Año de Primaria, mi maestra Rosaura Rosales de Sexto Año de Primaria,Mi Maestro Octavio Moriel,de matemáticas,hasta mis Maestros de la Maestria de Administración (UACJ) , pasando por todos mis maestros en la práctica profesional que se encuentran en cada una de las Empresas con las que he colaborado , todos en su momento han contribuido a mi formación Profesional , compartiendo sus valiosas experiencias y sus conocimientos. Ing. Carlos Colomo..Gracias.

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