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Manual Instrucciones Monica7

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CLINICA CURILLO IPS LTDA.

MANUAL BÁSICO ENTORNO CONTABLE MONICA 7
CURILLO - CAQUETÁ

TOTAL PAGINAS 38

NIT. 900244869-5

INTRODUCCIÓN

El programa MONICA7 es un entorno básico que llevará el sistema de inventario y contabilidad de la Farmacia LUZ Y VIDA que hace parte de la CLÍNICA CURILLO IPS LTDA. Sin procesos complejos o incomprensibles o conocimientos avanzados en informática, este entorno facilitará la elaboración de informes mensuales; tanto de inventario como valores, compras, ventas, fechas de caducidad, facturación, cotizaciones, etc. En este manual se especificarán las funciones básicas para el manejo del entorno MONICA7, creación de facturas, informes y demás que el Auxiliar de Farmacia debe realizar.

Elaborado Por: Víctor Manuel Barrero Chávez Ingeniero de Sistemas Agosto 01 de 2010 Próxima revisión dentro de un año

Revisado por: Paco Ramón Figueroa Alarcón Subgerente Clínica Curillo Ips Ltda. Agosto 01 de 2010

Aprobado por: Hugo Patricio Curillo Saigua Gerente Clínica Curillo Ips Ltda. Agosto 01 de 2010

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CLINICA CURILLO IPS LTDA. MANUAL BÁSICO ENTORNO CONTABLE MONICA 7
CURILLO - CAQUETÁ

TOTAL PAGINAS 38

NIT. 900244869-5

CAPÍTULO I FACTURACION DESCRIPCIÓN:
Este módulo le permite realizar las facturas prácticamente a cualquier formato. Por ejemplo puede realizar facturas con impuesto, sin impuesto, aplicar el impuesto a un medicamento o a varios, diferentes impuestos para diferentes productos. Así mismo puede averiguar fácilmente el precio de un medicamento, para un paciente en particular ó la estadística de ventas. Igualmente puede definir hasta tres diferentes tipos de facturas. Con Mónica se pueden establecer estos tipos de formatos y procedimientos de pagos (pueden diferir inclusive en diferentes impuestos). Para un procedimiento detallado acerca de como definir estos tipos de formatos vea la opción de parámetros. En este capítulo se muestra los procedimientos para crear facturas, modificarlas y eliminarlas, también puede realizar devoluciones, facturas en lotes y reportes varios. Cuando realiza una factura, ésta es automáticamente actualizada en el inventario y en el módulo de cuentas por cobrar. Así mismo el movimiento de los productos se registran en el kardex y quedan actualizadas las cantidades disponibles en almacén. También tiene la posibilidad de emitir automáticamente el respectivo asiento contable si lo desea. Cuando Ud. ingresa al módulo de facturación se muestra la lista de facturas emitidas Desde esta pantalla Ud. puede realizar las funciones de crear, modificar, eliminar, etc. las diferentes facturas. Debe anotarse que una factura, en general se refiere a un documento de compraventa de mercancía.
Elaborado Por: Víctor Manuel Barrero Chávez Ingeniero de Sistemas Agosto 01 de 2010 Próxima revisión dentro de un año Revisado por: Paco Ramón Figueroa Alarcón Subgerente Clínica Curillo Ips Ltda. Agosto 01 de 2010 Aprobado por: Hugo Patricio Curillo Saigua Gerente Clínica Curillo Ips Ltda. Agosto 01 de 2010

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CLINICA CURILLO IPS LTDA. MANUAL BÁSICO ENTORNO CONTABLE MONICA 7
CURILLO - CAQUETÁ

TOTAL PAGINAS 38

NIT. 900244869-5

FIGURA

1: PANTALLA INICIAL FACTURACIÓN

Elaborado Por: Víctor Manuel Barrero Chávez Ingeniero de Sistemas Agosto 01 de 2010 Próxima revisión dentro de un año

Revisado por: Paco Ramón Figueroa Alarcón Subgerente Clínica Curillo Ips Ltda. Agosto 01 de 2010

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Agosto 01 de 2010 4 .CLINICA CURILLO IPS LTDA. C.CAQUETÁ TOTAL PAGINAS 38 NIT. 900244869-5 CREANDO UNA FACTURA… A. Para saltar de campo en campo. a continuación se explican los principales vampos: FIGURA 2: PANTALLA CREACIÓN FACTURA Elaborado Por: Víctor Manuel Barrero Chávez Ingeniero de Sistemas Agosto 01 de 2010 Próxima revisión dentro de un año Revisado por: Paco Ramón Figueroa Alarcón Subgerente Clínica Curillo Ips Ltda. Aquí se muestra la pantalla general de facturas. ó el tabulador. B. puede utilizar la tecla de ENTER. D. En el menú principal presionar facturas. Agosto 01 de 2010 Aprobado por: Hugo Patricio Curillo Saigua Gerente Clínica Curillo Ips Ltda. después de algunos segundos se muestra la pantalla para crear las facturas. También puede utilizar el ratón para ir de un campo a otro. los cuales deben ser completados a fin de salvar en el disco de su computador la factura en pantalla. En esta pantalla se muestran los diferentes campos. MANUAL BÁSICO ENTORNO CONTABLE MONICA 7 CURILLO . ahora presionar el botón de crear que se encuentra en la parte inferior izquierda de la ventana.

lo cual muestra una serie de selecciones. Enviar. Fecha.La fecha en que se realiza la venta. en este campo se muestra el No. así mismo no puede ser una fecha anterior a un período de cierre. Aquí Ud. Aquí puede ingresar el registro tributario del cliente. normalmente la transacción es en efectivo..Hacer un click en la flecha que marca hacia ‘abajo’ para ver las diferentes formas de pago que tiene el paciente para cancelar la factura. entonces presiona buscar. en el modulo de parámetros. este puede ser manual (campo de color blanco) o automático (campo color amarillo). y luego presiona ENTER. en algunas ventas no es necesario especificar el vendedor.Se refiere al vendedor que esta realizando la venta de los medicamentos. Normalmente este valor se extrae del registro del cliente cuando fue creado Tribut. La mayoría de campos son autoexplicativos. entre ellas crear un nuevo cliente. Vendido a. vea la opción de preferencias dentro de facturas.CLINICA CURILLO IPS LTDA. De Registro Tribut. pero puede ser cambiada a cualquier otro tipo. sin embargo algunos de ellos merecen algún comentario. si el código del paciente no se encuentra. Puede aparecer el equivalente. Vendr. Reg. De factura. puede poner por ejemplo ‘Por Correo Pago. MANUAL BÁSICO ENTORNO CONTABLE MONICA 7 CURILLO .Indicar la forma de envío de la mercancía. 900244869-5 No. Factura..CAQUETÁ TOTAL PAGINAS 38 NIT. ha especificado que el precio del medicamento este basado en un porcentaje sobre su costo entonces éste se Elaborado Por: Víctor Manuel Barrero Chávez Ingeniero de Sistemas Agosto 01 de 2010 Próxima revisión dentro de un año Revisado por: Paco Ramón Figueroa Alarcón Subgerente Clínica Curillo Ips Ltda. esta fecha no puede ser mayor a 10 días de la fecha del computador (la fecha de hoy). En este campo se ingresa el código del paciente que en este caso es su número de identificación. por ejemplo si Ud. seleccionar la opción correspondiente y hacer un doble click sobre esta opción ó presionar ENTER.. Tribut. solamente ingrese el nro. Agosto 01 de 2010 5 .. Como su nombre lo indica. por lo tanto puede dejarlo en blanco. En este caso el número de factura es automático. Existe la posibilidad de que Ud. Agosto 01 de 2010 Aprobado por: Hugo Patricio Curillo Saigua Gerente Clínica Curillo Ips Ltda. Sin necesidad de ingresar el código del cliente.

Para ingresar un producto del inventario: 1. si el medicamento es encontrado en el archivo del inventario. ejemplo ‘Pago cheque nro.Es igual que el botón descrito anteriormente pero no imprime la factura. 2.. Ud. y la fecha de vencimiento (esta fecha no debe ser menor que la fecha de la factura). ésta no se encuentra en el sistema (solamente está en pantalla. hacer un click en la columna de cód. Cuando Ud. es decir. Tipear el código del ítem. 900244869-5 mostrara sobre la columna de ‘%’ el cual le indica el porcentaje de incremento sobre el costo que se ha aplicado. si apaga su computador por ejemplo. Tenga en cuenta que hasta que no ‘salve’ la factura.. Retornar. (Crea producto) y llenar los campos que se muestran en el computador. termina de ingresar los productos de la factura. Cuando la factura ha sido salvada se genera al menos un registro en el módulo de cuentas por cobrar.CAQUETÁ TOTAL PAGINAS 38 NIT. entonces se le mostrará la descripción. puede crear este nuevo ítem sin salir del proceso de realizar una factura. simplemente presionar el botón de Crea prod. esta información se pierde). en la parte inferior izquierda de su pantalla se muestran los campos de pago (ingresar la cantidad a cancelar. Agosto 01 de 2010 Aprobado por: Hugo Patricio Curillo Saigua Gerente Clínica Curillo Ips Ltda. Guardar. Si el artículo es nuevo. la referencia (una breve descripción del pago. Artículo. utilizar este caso cuando solamente desea grabar la información en el computador y posteriormente quiera imprimir.. imprime.Le permite salvar la factura en el disco duro. puede presionar uno de estos botones Guarda.CLINICA CURILLO IPS LTDA. si es al crédito dejar en cero este campo). Agosto 01 de 2010 6 . xxxx’). ingresar la factura al sistema e imprimirla.Le permite salir de esta pantalla. Elaborado Por: Víctor Manuel Barrero Chávez Ingeniero de Sistemas Agosto 01 de 2010 Próxima revisión dentro de un año Revisado por: Paco Ramón Figueroa Alarcón Subgerente Clínica Curillo Ips Ltda. MANUAL BÁSICO ENTORNO CONTABLE MONICA 7 CURILLO . Ud. Una vez realizado el ingreso de los productos.

Le muestra una lista de productos la cual puede ser ordenada en forma alfabética o por código.. Insertar/Eliminar fila. Por ejemplo si desea saber cuál fue el último precio que le ofreció a un paciente en dicho producto.CAQUETÁ TOTAL PAGINAS 38 NIT. es preferible crear el comentario y solamente seleccionarlo de la lista cada vez que sea necesario. Tiene la opción de crear comentarios repetidos. que le pueden ayudar en la elaboración del documento. Estos botones.Se activa con F4. le presenta una lista de facturas para el cliente que se ha seleccionado. El descuento solamente se aplica a un medicamento.También se activa presionando tecla F12. Le permite crear un medicamento en el inventario. Se tiene que seleccionar previamente un producto para usar esta función. Seleccione un medicamento de los que ha ingresado y luego presione este botón para aplicar un descuento porcentual. Estos botones tienen el siguiente uso: Crear producto. Esta función solamente puede estar activa si el programa no tiene clave de acceso. Comentario. que se activan también con F8 y F9 respectivamente se usan para eliminar medicamentos que han sido ingresados por error a la factura. Debe mostrarse un recuadro para ingresar hasta 4 líneas de comentarios. Se activa también presionando F3. 900244869-5 Botones en facturación. Le permite ver y comparar precios. O si desea ingresar una línea de comentario ó un nuevo medicamento. MANUAL BÁSICO ENTORNO CONTABLE MONICA 7 CURILLO . Algunos de estos botones pueden ser bloqueados para que no puedan ser usados por otros usuarios. Cuando está realizando una factura. . También se activa presionando F2 en su teclado. Seleccione una línea en blanco en la factura (simplemente haga un click en una línea en blanco) y luego presione el botón de comentario. Adicionalmente este descuento puede ser impreso en la factura. Por ejemplo si tiene que usar un comentario como medicamento ético después de cada línea. Agosto 01 de 2010 Aprobado por: Hugo Patricio Curillo Saigua Gerente Clínica Curillo Ips Ltda. se muestran la columna de botones en el lado izquierdo de la pantalla (ver figura 2). Descuento.CLINICA CURILLO IPS LTDA. Cliente. esta función es útil si no desea salir del proceso de facturación. El procedimiento de crear un producto esta detallado en el capítulo de inventarios Ver producto. Agosto 01 de 2010 7 . Elaborado Por: Víctor Manuel Barrero Chávez Ingeniero de Sistemas Agosto 01 de 2010 Próxima revisión dentro de un año Revisado por: Paco Ramón Figueroa Alarcón Subgerente Clínica Curillo Ips Ltda. Lista de productos.

simplemente tipear en el campo de código de cliente el código correspondiente ó presionar el botón de buscar. Asimismo si desea cambiar un ítem de la factura. Agosto 01 de 2010 Aprobado por: Hugo Patricio Curillo Saigua Gerente Clínica Curillo Ips Ltda. Presionar el botón de modificar. por descripción ó por cantidad. 2. Es decir realizar los cambios que sean necesarios. se actualiza el kardex del inventario ya que están ‘entrando’ y ‘saliendo’ productos del inventario.. MANUAL BÁSICO ENTORNO CONTABLE MONICA 7 CURILLO . MODIFICAR UNA FACTURA… 1. no tiene el medicamento en su inventario. por ejemplo por código. si el producto no se encuentra en los archivos se muestra una pantalla para crear el medicamento en forma rápida (se ingresa solamente descripción.CAQUETÁ TOTAL PAGINAS 38 NIT. El proceso de modificar una factura es igual a realizar una nueva factura (ver figura 2).en algunos casos es necesario ordenar los productos por alguna columna..CLINICA CURILLO IPS LTDA. Presionar en ese recuadro Aceptar y luego se muestra la factura a modificar. Agosto 01 de 2010 8 . por ejemplo para especificar un cliente diferente.Cuando esta ingresando un producto se muestra inmediatamente una tabla de códigos cercanos de productos. puede elegir productos de esta tabla si utiliza la tecla del tabulador (Tiene el símbolo --->|) y luego usa las flechas de subir y bajar ó puede utilizar el ratón. 900244869-5 Creación rápida de productos. Simplemente retipear sobre el valor correspondiente. solamente tiene que ingresar el código del mismo y luego "Enter". Hacer un click sobre la factura que se desea modificar en la pantalla general de facturación (figura 1). Elaborado Por: Víctor Manuel Barrero Chávez Ingeniero de Sistemas Agosto 01 de 2010 Próxima revisión dentro de un año Revisado por: Paco Ramón Figueroa Alarcón Subgerente Clínica Curillo Ips Ltda. Ud. allí se muestra un recuadro con el nro. Debe tener en cuenta que cuando se modifica una factura. una nueva cantidad ó un nuevo precio. Columnas de orden. De factura a imprimir. precio y costo). Cuando se está facturando y Ud. Búsqueda incremental.

entonces Ud. hacer un click sobre la pestaña de Devoluciones (ver figura 1) en la pantalla general de la facturación. medicamento dañado etc.CAQUETÁ TOTAL PAGINAS 38 NIT. DEVOLUCIONES Cuando un paciente quiere realizar la devolución de un medicamento. ELIMINAR UNA FACTURA… 1. De la factura (se muestra un número que previamente puede ser seleccionado mediante el ratón). Agosto 01 de 2010 Aprobado por: Hugo Patricio Curillo Saigua Gerente Clínica Curillo Ips Ltda. entonces ingresar a la sección de reportes para obtener una relación de facturas que han sido eliminadas. si por ejemplo Ud. Agosto 01 de 2010 9 . puede usar el botón de "pagos previos" para ver si el cliente tiene algún crédito abierto y puede ser aplicado a la factura. 4. el asiento contable asociado a dicha factura es automáticamente eliminado. Así mismo ver la sección de reportes para tener una relación de facturas eliminadas. Si el módulo de facturación esta conectado al módulo de contabilidad. Para ello: 1. MANUAL BÁSICO ENTORNO CONTABLE MONICA 7 CURILLO . 3. se puede cambiar prácticamente cualquier valor previamente ingresado. Se debe anotar que la eliminación de una factura no puede ser realizada si se encuentra dentro de un período que ha sido cerrado. Presionar aceptar y después se muestra una pantalla de confirmación para la eliminación. eliminó una factura y desea saber después de algún tiempo que facturas han sido eliminadas del sistema. Ud.CLINICA CURILLO IPS LTDA. es decir. 900244869-5 Cuando se modifica la factura. puede realizar una devolución de mercancía. por alguna razón: medicamento incorrecto. 2. Ingresar el Nro. Elaborado Por: Víctor Manuel Barrero Chávez Ingeniero de Sistemas Agosto 01 de 2010 Próxima revisión dentro de un año Revisado por: Paco Ramón Figueroa Alarcón Subgerente Clínica Curillo Ips Ltda. De la pantalla del menú de facturación (Ver figura 1) seleccionar el botón de eliminar.

Agosto 01 de 2010 Aprobado por: Hugo Patricio Curillo Saigua Gerente Clínica Curillo Ips Ltda. Después de algunos segundos se muestra la pantalla con la lista de devoluciones (ver figura 3). por ello si Ud. Cuando se realiza una devolución.CLINICA CURILLO IPS LTDA. Elaborado Por: Víctor Manuel Barrero Chávez Ingeniero de Sistemas Agosto 01 de 2010 Próxima revisión dentro de un año Revisado por: Paco Ramón Figueroa Alarcón Subgerente Clínica Curillo Ips Ltda. 3. como un crédito. Igualmente sobre estas devoluciones. etc. puede realizar anotaciones por cada devolución. esta se registra en la sección de cuentas por cobrar. El procedimiento para crear. Si se le ha asignado un pago entonces se registra un pago también en las cuentas por cobrar. 900244869-5 2.CAQUETÁ TOTAL PAGINAS 38 NIT. sabe como realizar una factura. Los productos pueden ser regresados al inventario a discreción del operador (MONICA le pregunta si desea retornar los productos la Farmacia). por cliente. entonces no va a tener ningún problema al manejar una devolución. Ud. por términos. ordenarlas de acuerdo a las fechas de emisión. modificar y/o eliminar una devolución es similar a realizar una factura. Agosto 01 de 2010 10 . Así mismo los productos que se retornan al inventario quedan registrados en el kardex. MANUAL BÁSICO ENTORNO CONTABLE MONICA 7 CURILLO .

900244869-5 FIGURA 3: PANTALLA DEVOLUCIONES Elaborado Por: Víctor Manuel Barrero Chávez Ingeniero de Sistemas Agosto 01 de 2010 Próxima revisión dentro de un año Revisado por: Paco Ramón Figueroa Alarcón Subgerente Clínica Curillo Ips Ltda. MANUAL BÁSICO ENTORNO CONTABLE MONICA 7 CURILLO . Agosto 01 de 2010 Aprobado por: Hugo Patricio Curillo Saigua Gerente Clínica Curillo Ips Ltda. Agosto 01 de 2010 11 .CAQUETÁ TOTAL PAGINAS 38 NIT.CLINICA CURILLO IPS LTDA.

CLINICA CURILLO IPS LTDA. esta pantalla es similar a la pantalla de creación de factura. hacemos click en el botón “solo salvar” si queremos guardar la orden SIN imprimirla. 3. 2. Una vez en la pantalla “crear nueva devolución”. escribimos el nombre ó código de nuestro proveedor al cual le devolveremos los medicamentos a punto de caducar. 4. 900244869-5 DEVOLUCIÓN DE MEDICAMENTOS A PROVEEDORES Cabe anotar que mediante el entorno MONICA7. también se pueden hacer devoluciones por fechas de caducidad. que tengan una fecha de caducidad dos meses superior a la fecha actual. Parahacer este tipo de devolución.CAQUETÁ TOTAL PAGINAS 38 NIT. hacemos click sobre el botón “crear”. Aquí en el nombre del cliente. los medicamento. En la pantalla de facturación. deben ser devueltos al proveedor de los mismos. Una vez terminada la orden de devolución. Agosto 01 de 2010 12 . Elaborado Por: Víctor Manuel Barrero Chávez Ingeniero de Sistemas Agosto 01 de 2010 Próxima revisión dentro de un año Revisado por: Paco Ramón Figueroa Alarcón Subgerente Clínica Curillo Ips Ltda. debido a que por regla. Agosto 01 de 2010 Aprobado por: Hugo Patricio Curillo Saigua Gerente Clínica Curillo Ips Ltda. hacemos click sobre la pestaña “Devoluciones”. los cambios se guardarán y los medicamentos son retirados del inventario de forma automática. basta con realizar los siguientes pasos: 1. MANUAL BÁSICO ENTORNO CONTABLE MONICA 7 CURILLO . Una vez allí. ubicado en la parte inferior izquierda de la ventana.

CAQUETÁ TOTAL PAGINAS 38 NIT. al igual que las facturas. MANUAL BÁSICO ENTORNO CONTABLE MONICA 7 CURILLO . Agosto 01 de 2010 13 . 900244869-5 Es necesario resaltar que estas órdenes de devolución. pueden ser eliminadas sin ningún problema. FIGURA 4: PANTALLA DEVOLUCIONES Elaborado Por: Víctor Manuel Barrero Chávez Ingeniero de Sistemas Agosto 01 de 2010 Próxima revisión dentro de un año Revisado por: Paco Ramón Figueroa Alarcón Subgerente Clínica Curillo Ips Ltda.CLINICA CURILLO IPS LTDA. Agosto 01 de 2010 Aprobado por: Hugo Patricio Curillo Saigua Gerente Clínica Curillo Ips Ltda.

CLINICA CURILLO IPS LTDA. Agosto 01 de 2010 14 . Agosto 01 de 2010 Aprobado por: Hugo Patricio Curillo Saigua Gerente Clínica Curillo Ips Ltda. 900244869-5 FIGURA 4. MANUAL BÁSICO ENTORNO CONTABLE MONICA 7 CURILLO .1: PANTALLA PARA CREAR / EDITAR DEVOLUCIONES Elaborado Por: Víctor Manuel Barrero Chávez Ingeniero de Sistemas Agosto 01 de 2010 Próxima revisión dentro de un año Revisado por: Paco Ramón Figueroa Alarcón Subgerente Clínica Curillo Ips Ltda.CAQUETÁ TOTAL PAGINAS 38 NIT.

para una semana ó para un mes.. si escogemos la opción de salida en pantalla. Ventas por clientes.Muestra las ventas que se han realizado para un período determinado.Este es un reporte que indica el total de ventas menos los créditos que se hayan emitido. esta nos mostrará tal cual como saldrá en la impresora.aquí se indican todos los productos que vencerán de acuerdo con los parámetros que Ud... Libro de Ventas. Una pantalla típica para obtener un reporte se muestra en la figura nro. Listado de productos vencidos:. Agosto 01 de 2010 15 . Este reporte generalmente se trata de adecuar a los reportes de libro de ventas que requiere la DIAN. MANUAL BÁSICO ENTORNO CONTABLE MONICA 7 CURILLO . ó en formato Word. Agosto 01 de 2010 Aprobado por: Hugo Patricio Curillo Saigua Gerente Clínica Curillo Ips Ltda. por ejemplo puede obtener el total de ventas para el día de ayer. 900244869-5 GENERACIÓN DE REPORTES Cualquiera de los reportes que se utilizan en esta opción tiene la facilidad de ser convertidos en formato PDF. Asimismo tienen la facilidad de ser enviados por correo internet.CLINICA CURILLO IPS LTDA.Muestra los totales de ventas que se obtienen para un cliente en particular (o todos los clientes).. En la figura 6. Reporte de impuestos por ventas. Elaborado Por: Víctor Manuel Barrero Chávez Ingeniero de Sistemas Agosto 01 de 2010 Próxima revisión dentro de un año Revisado por: Paco Ramón Figueroa Alarcón Subgerente Clínica Curillo Ips Ltda. 5 Los principales reportes que se pueden obtener son: Por fechas.1 verá una ilustración mas detallada de la ventana desde la cual se puede imprimir un listado de medicamentos vencidos con fechas determinadas por el operador. en formato Excel.Este informe discrimina los diferentes impuestos que haya cobrado en sus facturas. defina Cabe mencionar que las opciones de salida para estos reportes son claras y simples. Es muy útil para cumplir las regulaciones de impuestos con la DIAN.CAQUETÁ TOTAL PAGINAS 38 NIT.

MANUAL BÁSICO ENTORNO CONTABLE MONICA 7 CURILLO . 900244869-5 FIGURA 5: PANTALLA CREACIÓN DE INFORMES Elaborado Por: Víctor Manuel Barrero Chávez Ingeniero de Sistemas Agosto 01 de 2010 Próxima revisión dentro de un año Revisado por: Paco Ramón Figueroa Alarcón Subgerente Clínica Curillo Ips Ltda.CLINICA CURILLO IPS LTDA. Agosto 01 de 2010 16 . Agosto 01 de 2010 Aprobado por: Hugo Patricio Curillo Saigua Gerente Clínica Curillo Ips Ltda.CAQUETÁ TOTAL PAGINAS 38 NIT.

CLINICA CURILLO IPS LTDA.1: pantalla para creación de reportes por productos vencidos. Agosto 01 de 2010 17 . 900244869-5 Figura 6. Elaborado Por: Víctor Manuel Barrero Chávez Ingeniero de Sistemas Agosto 01 de 2010 Próxima revisión dentro de un año Revisado por: Paco Ramón Figueroa Alarcón Subgerente Clínica Curillo Ips Ltda. MANUAL BÁSICO ENTORNO CONTABLE MONICA 7 CURILLO . Agosto 01 de 2010 Aprobado por: Hugo Patricio Curillo Saigua Gerente Clínica Curillo Ips Ltda.CAQUETÁ TOTAL PAGINAS 38 NIT.

puede crear. El estimado no es un documento contable. puede transferir dicho estimado en una factura de compra-venta. modificar. y mayormente es para uso interno la Farmacia. Puede enviar los estimados por el correo internet a sus clientes. Inclusive puede cambiar el nombre del documento de impresión (por ejemplo en lugar de estimados a "proforma"). y en el cual el cliente adquiere productos de la Farmacia. decide volver para adquirir dichos medicamentos. 900244869-5 CAPÍTULO 2 ESTIMADOS INTRODUCCIÓN: El módulo de estimados es usado para cotizar precios a un paciente. Ud. que también es llamado proforma. Se recomienda usar esta opción antes de realizar una factura. el auxiliar de Farmacia hace la respectiva consulta y le entrega al paciente una cotización o estimado con el valor de los medicamentos. es útil para enviarle al potencial cliente el costo de una venta. Para esto coloquemos un ejemplo: Ha llegado un paciente y este quiere saber el precio de tres medicamentos. Puede convertir ese estimado en una factura de compraventa sin tener que retipear la factura.CAQUETÁ TOTAL PAGINAS 38 NIT. Asimismo tiene la opción de generar y manejar reportes de dichos estimados. ni tener que recalcular los precios de venta que le había ofrecido a dicho cliente en días anteriores. Recuerde que una factura es un documento legal y contable. Un estimado. entonces Ud. Agosto 01 de 2010 18 . Agosto 01 de 2010 Aprobado por: Hugo Patricio Curillo Saigua Gerente Clínica Curillo Ips Ltda. MANUAL BÁSICO ENTORNO CONTABLE MONICA 7 CURILLO .CLINICA CURILLO IPS LTDA. Solamente cuando el cliente por ejemplo ha visto el estimado y esta de acuerdo en cerrar la venta. si el paciente. Igualmente si su computador tiene fax-Modem. puede enviar directamente por fax desde su Elaborado Por: Víctor Manuel Barrero Chávez Ingeniero de Sistemas Agosto 01 de 2010 Próxima revisión dentro de un año Revisado por: Paco Ramón Figueroa Alarcón Subgerente Clínica Curillo Ips Ltda. imprimir los estimados. En esta sección al igual que en facturas.

Vea la figura 6 que muestra una lista típica de estimados emitidos. Agosto 01 de 2010 Aprobado por: Hugo Patricio Curillo Saigua Gerente Clínica Curillo Ips Ltda.CLINICA CURILLO IPS LTDA. FIGURA 6: pantalla principal sección Estimados Elaborado Por: Víctor Manuel Barrero Chávez Ingeniero de Sistemas Agosto 01 de 2010 Próxima revisión dentro de un año Revisado por: Paco Ramón Figueroa Alarcón Subgerente Clínica Curillo Ips Ltda. 900244869-5 computador el estimado a su cliente. MANUAL BÁSICO ENTORNO CONTABLE MONICA 7 CURILLO . Agosto 01 de 2010 19 .CAQUETÁ TOTAL PAGINAS 38 NIT.

Recuerde que un estimado no es un documento contable y por lo tanto puede ser modificado las veces que sea.CLINICA CURILLO IPS LTDA. para aprender el procedimiento de crear un nuevo estimado. 900244869-5 CREAR ESTIMADOS La opción de crear y modificar estimados es similar a realizar una factura. La botones que se muestran en la forma de crear estimados son autoexplicativos y tienen la misma función que al hacer una factura. Agosto 01 de 2010 20 . Elaborado Por: Víctor Manuel Barrero Chávez Ingeniero de Sistemas Agosto 01 de 2010 Próxima revisión dentro de un año Revisado por: Paco Ramón Figueroa Alarcón Subgerente Clínica Curillo Ips Ltda.CAQUETÁ TOTAL PAGINAS 38 NIT. vea el capitulo de Creando una factura. Los estimados le permiten realizar un contacto inicial con el paciente. MANUAL BÁSICO ENTORNO CONTABLE MONICA 7 CURILLO . Agosto 01 de 2010 Aprobado por: Hugo Patricio Curillo Saigua Gerente Clínica Curillo Ips Ltda.

De la pantalla principal de MONICA hacer un click en Inventario el cual.CLINICA CURILLO IPS LTDA. Así mismo también puede manejar el kardex del medicamento (entrada – salida).CAQUETÁ TOTAL PAGINAS 38 NIT. 900244869-5 CAPÍTULO III INVENTARIO INTRODUCCIÓN. Desde esta pantalla Ud. Esta opción le permite manejar todo lo relativo a los productos del inventario: Crear nuevos medicamentos. eliminarlos. También puede ordenar los medicamentos por categoría. Elaborado Por: Víctor Manuel Barrero Chávez Ingeniero de Sistemas Agosto 01 de 2010 Próxima revisión dentro de un año Revisado por: Paco Ramón Figueroa Alarcón Subgerente Clínica Curillo Ips Ltda. órdenes de compra. puede crear nuevos medicamentos a ser ingresados al inventario. y reportes varios. etc. modificarlos. MANUAL BÁSICO ENTORNO CONTABLE MONICA 7 CURILLO . realizar cotizaciones. etc. etc. ordenes de compras para sus proveedores. Agosto 01 de 2010 21 . Agosto 01 de 2010 Aprobado por: Hugo Patricio Curillo Saigua Gerente Clínica Curillo Ips Ltda. manejar el kardex. modificarlos. por proveedor. crear cotizaciones. simplemente hacer un click en la flecha que está situada junto a seleccione orden. después de algunos segundos. le muestra la pantalla general del inventario (ver figura 7). cambiar precios.

CAQUETÁ TOTAL PAGINAS 38 NIT. Agosto 01 de 2010 Aprobado por: Hugo Patricio Curillo Saigua Gerente Clínica Curillo Ips Ltda. 900244869-5 FIGURA 7: Pantalla Principal de Inventario CREANDO NUEVOS PRODUCTOS Elaborado Por: Víctor Manuel Barrero Chávez Ingeniero de Sistemas Agosto 01 de 2010 Próxima revisión dentro de un año Revisado por: Paco Ramón Figueroa Alarcón Subgerente Clínica Curillo Ips Ltda. MANUAL BÁSICO ENTORNO CONTABLE MONICA 7 CURILLO .CLINICA CURILLO IPS LTDA. Agosto 01 de 2010 22 .

Elaborado Por: Víctor Manuel Barrero Chávez Ingeniero de Sistemas Agosto 01 de 2010 Próxima revisión dentro de un año Revisado por: Paco Ramón Figueroa Alarcón Subgerente Clínica Curillo Ips Ltda. un estimado. sin embargo se puede agregar las siguientes observaciones: . Por ejemplo si está ingresando repuestos de automóviles..CAQUETÁ TOTAL PAGINAS 38 NIT.MONICA le proporciona un código numérico al ítem ó artículo que está creando sin embargo Ud. una vez llegado a este límite. la mayoría de los campos son autoexplicativos. El cual le muestra la pantalla para ingresar un nuevo producto. algunas veces el producto puede tener un código de barras. Figura 8 Ingreso de un nuevo producto al inventario Del menú del inventario (ver figura 7) hacer un click en crear prod. 900244869-5 Utilice esta opción para crear un nuevo artículo ó ítem.Código sugerido. MANUAL BÁSICO ENTORNO CONTABLE MONICA 7 CURILLO . si tiene un lector de código de barras. Vea esta figura para una explicación de los campos. una orden de compra.. una cotización (el procedimiento es el mismo). es el momento de reordenar el producto a su proveedor.Se refiere a la cantidad mínima que puede tener en la Farmacia. También puede crear el artículo cuando está realizando una factura. quizás es más útil ingresar el código del fabricante de la pieza. puede utilizarlo ya que MONICA puede leer este número al momento de hacer una factura. Ud. Mínima.CLINICA CURILLO IPS LTDA. puede cambiar este número y utilizar el que desea. Agosto 01 de 2010 Aprobado por: Hugo Patricio Curillo Saigua Gerente Clínica Curillo Ips Ltda. Agosto 01 de 2010 23 .Cant. .

puede definir un precio de venta al público. puede definir. Mónica calcula automáticamente su margen de ganancia. antibióticos. puede clasificar los medicamentos como analgésicos. etc. si Ud. etc. Elaborado Por: Víctor Manuel Barrero Chávez Ingeniero de Sistemas Agosto 01 de 2010 Próxima revisión dentro de un año Revisado por: Paco Ramón Figueroa Alarcón Subgerente Clínica Curillo Ips Ltda. y no desea calcular su margen de ganancia. Por ejemplo si Ud. Por ejemplo si Ud.CAQUETÁ TOTAL PAGINAS 38 NIT. un segundo precio de venta para una EPS . antipiréticos.. Si Ud. El precio de venta será automáticamente calculado en 120. está usando la característica de impuesto ya incluido en el precio. estimados. El precio de venta puede ser calculado en función de costo y el margen de ganancia que Ud. los otros campos son opcionales y pueden ser actualizados posteriormente con el botón de modificar del menú de inventarios. descripción y categoría son necesarios para inscribir el producto en los archivos. pero el precio ahora se calcula teniendo en cuenta el impuesto que se está aplicando al producto. compra el producto a 100 y quiere obtener un margen de 20% entonces ingresar en el campo de costo 100 y en el campo de utilidad 20 (recuerde que puede tener 4 precios.Mónica le permite definir hasta 4 precios de venta para un mismo producto. etc. Alguno de estos campos es: Categoría. 900244869-5 - Precio de venta. Asimismo. Una vez completado los campos correspondiente hacer click en Aceptar el cual le graba la información en el disco duro de su computador y se encuentra listo para utilizar este ítem en los diferentes módulos de MONICA: facturación. antihistamínicos. decide vender con el precio de 160. simplemente ingresar el costo y el precio de venta. se muestran detalles adicionales u opcionales que pueden ser de mucha ayuda en el manejo de su negocio. Agosto 01 de 2010 Aprobado por: Hugo Patricio Curillo Saigua Gerente Clínica Curillo Ips Ltda. está vendiendo medicamentos genéricos. Agosto 01 de 2010 24 .CLINICA CURILLO IPS LTDA.. la metodología es la misma. igualmente dichos campos son autoexplicativos. para ello simplemente hacer un click en Buscar y allí se le presenta la posibilidad de elegir una categoría ó crear una categoría diferente. por ello tiene 4 posibles márgenes que puede aplicar). En la siguiente pestaña. un tercer precio para venta a otra EPS. MANUAL BÁSICO ENTORNO CONTABLE MONICA 7 CURILLO . Solamente los campos de código.Este campo se refiere a una clasificación de los medicamentos en el inventario.

.En algunos casos cuando esta facturando.BMP (Bit MaP.Si desea asociar una imagen con el medicamento. el cual es ilimitado. Al facturar (o hacer un estimado) Ud. Se debe tener especial cuidado con estos. es un formato de almacenamiento que utiliza el computador al momento de digitalizar una figura). Elaborado Por: Víctor Manuel Barrero Chávez Ingeniero de Sistemas Agosto 01 de 2010 Próxima revisión dentro de un año Revisado por: Paco Ramón Figueroa Alarcón Subgerente Clínica Curillo Ips Ltda. ya que se deben devolver al proveedor por lo menos con dos meses de anterioridad a la fecha de expiración del medicamento. sin embargo se puede adicionar más notas con el botón de notas. simplemente especificar el subdirectorio en que se encuentra esta imagen.. Imagen del producto está en. puede ofrecerle a su cliente un medicamento equivalente de la lista que puede definirla aquí.CAQUETÁ TOTAL PAGINAS 38 NIT. MANUAL BÁSICO ENTORNO CONTABLE MONICA 7 CURILLO . Agosto 01 de 2010 25 . Expiración del producto. puede hacer cualquier comentario pertinente al medicamento en estas tres líneas.Este campo es muy importante ya que se está trabajando con medicamentos los cuales tienen fecha de expiración. quizás no tiene un medicamento en la Farmacia. entonces indicar el subdirectorio y el nombre de la imagen. Agosto 01 de 2010 Aprobado por: Hugo Patricio Curillo Saigua Gerente Clínica Curillo Ips Ltda. La imagen deberá ser en formato . puede hacer doble click en la descripción de este producto y se mostrara la lista equivalente.. Productos equivalentes.Ud.CLINICA CURILLO IPS LTDA.. por ejemplo c:\archivo\imagen.bmp también puede hacer un click en el botón de buscar si desea ‘navegar’ por su computador y ubicar la imagen. Una vez digitalizada la figura. 900244869-5 Comentario.

Sin embargo la eliminación de un producto solamente se puede dar si no existen productos en el almacén. Se pueden modificar todos los campos excepto el código del producto. 7) presionar Modifica. Si desea cambiar la descripción: 1. etc. igualmente debe presionar el botón de Eliminar (ver figura 7). puede cambiar por ejemplo nuevos precios. Ingresar el código del producto (también puede hacer un click sobre el producto a modificar y luego presionar Modifica).CAQUETÁ TOTAL PAGINAS 38 NIT. es decir se tiene un inventario cero. Agosto 01 de 2010 Aprobado por: Hugo Patricio Curillo Saigua Gerente Clínica Curillo Ips Ltda. códigos contables que han sido cambiados.CLINICA CURILLO IPS LTDA. y le pide confirmación de su selección. Se muestra una pantalla para realizar la correspondiente modificación. una nueva imagen. para dicho producto. un proveedor diferente. Ud. MANUAL BÁSICO ENTORNO CONTABLE MONICA 7 CURILLO . Elaborado Por: Víctor Manuel Barrero Chávez Ingeniero de Sistemas Agosto 01 de 2010 Próxima revisión dentro de un año Revisado por: Paco Ramón Figueroa Alarcón Subgerente Clínica Curillo Ips Ltda. el costo y la cantidad en almacén. Después de eliminar un producto. ya no puede volver a usarlo. En la pantalla general del inventario (ver figura nro. 900244869-5 MODIFICANDO Y/O ELIMINANDO PRODUCTOS Para modificar un producto del inventario: 1. Si lo desea usar tiene que reingresarlo nuevamente. Ver figura 8 en la que se muestra la pantalla de productos. 3. Si desea eliminar dicho producto del almacén aun teniendo productos. se muestra la pantalla de dicho producto y si está de acuerdo en eliminarlo presionar "Aceptar". Agosto 01 de 2010 26 . debe ir a la función de Kardex y retirar las unidades correspondientes del producto hasta tener cero productos y solamente después se puede eliminar el producto del inventario. Cuando elimina un producto. 2. Simplemente mover el cursor a este campo y realizar el cambio deseado. Asimismo si desea eliminar un producto en la pantalla inventario.

Allí puede utilizar el botón “mostrar lista” que abrirá un listado con todos los medicamentos existentes en el inventario. 3. puede hacer click en el botón buscar al lado derecho de la barra de código. simplemente de la pantalla del menú (Ver figura 7) presionar la hoja de Kardex el cual le muestra la pantalla del kardex. Cada vez que se ingresa un nuevo artículo al inventario MONICA automáticamente abre un nuevo registro para tal. hacemos click sobre la pestaña inventario. 5. KARDEX El Kardex sirve para mantener un control de los medicamentos que entran y salen de la Farmacia. es decir no es necesario realizar ningún tipo de procedimiento por parte del usuario. 4. este abrirá una pequeña ventana. Seleccionamos el medicamento a eliminar y hacemos click sobre el botón eliminar que esta en la parte inferior de la ventana de inventario. Si no conoce el código del medicamento. Seleccionamos el producto a eliminar y hacemos click en el botón retirar. En la pantalla de inventario. 900244869-5 Para eliminar medicamentos del inventario: 1. Elaborado Por: Víctor Manuel Barrero Chávez Ingeniero de Sistemas Agosto 01 de 2010 Próxima revisión dentro de un año Revisado por: Paco Ramón Figueroa Alarcón Subgerente Clínica Curillo Ips Ltda. Saldrá una ventana en la cual nos pedirá la cantidad del medicamento a retirar la cual debe ser suficiente para dejar este en 0 y una referencia para llevar registro de la misma (el campo “referencia” es obligatorio). en esta pantalla debe ingresar el código de un producto para poder ver el movimiento que se ha registrado para ese producto. Para ingresar a ver el kardex un producto. Agosto 01 de 2010 Aprobado por: Hugo Patricio Curillo Saigua Gerente Clínica Curillo Ips Ltda.CLINICA CURILLO IPS LTDA. haga click en la pestaña “kardex” 2.CAQUETÁ TOTAL PAGINAS 38 NIT. Cuando el medicamento haya quedado en 0. Agosto 01 de 2010 27 . MANUAL BÁSICO ENTORNO CONTABLE MONICA 7 CURILLO . MONICA mantiene un control por cada uno de los productos que se ingresan al inventario.

CAQUETÁ TOTAL PAGINAS 38 NIT. Agosto 01 de 2010 Aprobado por: Hugo Patricio Curillo Saigua Gerente Clínica Curillo Ips Ltda. Agosto 01 de 2010 28 . 900244869-5 Figura 8: Kardex de Inventario Elaborado Por: Víctor Manuel Barrero Chávez Ingeniero de Sistemas Agosto 01 de 2010 Próxima revisión dentro de un año Revisado por: Paco Ramón Figueroa Alarcón Subgerente Clínica Curillo Ips Ltda. MANUAL BÁSICO ENTORNO CONTABLE MONICA 7 CURILLO .CLINICA CURILLO IPS LTDA.

Agosto 01 de 2010 29 . En esta sección Ud. la mejor manera de saber lo que ofrece los reportes es ejecutarlos con la información del inventario. Aunque la mayoría de estos botones para obtener reportes son autoexplicativos. kardex del inventario. Asimismo tiene la facilidad de enviar estos reportes vía internet. y obtenerlos en pantalla. Elaborado Por: Víctor Manuel Barrero Chávez Ingeniero de Sistemas Agosto 01 de 2010 Próxima revisión dentro de un año Revisado por: Paco Ramón Figueroa Alarcón Subgerente Clínica Curillo Ips Ltda. compras. etc.CAQUETÁ TOTAL PAGINAS 38 NIT. es exactamente igual a como se imprimirá en la impresora. Agosto 01 de 2010 Aprobado por: Hugo Patricio Curillo Saigua Gerente Clínica Curillo Ips Ltda. Word ó PDF. las compras y las cotizaciones a los proveedores. Todos los botones tienen esta característica. MANUAL BÁSICO ENTORNO CONTABLE MONICA 7 CURILLO . Todos los reportes tienen posibilidad de ser enviados a un formato Excel. 900244869-5 REPORTES DE INVENTARIO Estos reportes le permiten manejar la información del almacén.CLINICA CURILLO IPS LTDA. También puede obtener movimientos de ítems del inventario. En la Figura 11 se muestra un ejemplo para obtener el reporte de la lista de precios del inventario. Cuando un reporte se muestra en pantalla. puede obtener por ejemplo listas de precios usando diferentes criterios.

Agosto 01 de 2010 Aprobado por: Hugo Patricio Curillo Saigua Gerente Clínica Curillo Ips Ltda.CAQUETÁ TOTAL PAGINAS 38 NIT.CLINICA CURILLO IPS LTDA. 900244869-5 FIGURA 11: REPORTE PARA LISTA DE PRECIOS Elaborado Por: Víctor Manuel Barrero Chávez Ingeniero de Sistemas Agosto 01 de 2010 Próxima revisión dentro de un año Revisado por: Paco Ramón Figueroa Alarcón Subgerente Clínica Curillo Ips Ltda. Agosto 01 de 2010 30 . MANUAL BÁSICO ENTORNO CONTABLE MONICA 7 CURILLO .

900244869-5 COMPRAS: INTRODUCCION: Las órdenes de compra son documentos que se envían al suplidor en la cual se confirma la compra de los productos (Ver figura 12) Una orden de compra es muy similar en procedimiento a una factura a un cliente. En algunos casos no es necesario realizar una orden de compra. Elaborado Por: Víctor Manuel Barrero Chávez Ingeniero de Sistemas Agosto 01 de 2010 Próxima revisión dentro de un año Revisado por: Paco Ramón Figueroa Alarcón Subgerente Clínica Curillo Ips Ltda. Agosto 01 de 2010 31 . Sin embargo es aconsejable siempre tener un registro de los productos que se van comprando y a que suplidor se está comprando.CLINICA CURILLO IPS LTDA. es decir se realiza una lista de productos a comprar y se lo envía al suplidor. Agosto 01 de 2010 Aprobado por: Hugo Patricio Curillo Saigua Gerente Clínica Curillo Ips Ltda.CAQUETÁ TOTAL PAGINAS 38 NIT. con una simple llamada telefónica. MANUAL BÁSICO ENTORNO CONTABLE MONICA 7 CURILLO . la única manera de realizar una compra formal es enviando una orden de compra por parte de su empresa. Generalmente cuando el suplidor es una fabrica ó distribuidor de mayor envergadura. ya que algunos suplidores pueden aceptar su compra.

CAQUETÁ TOTAL PAGINAS 38 NIT. 900244869-5 FIGURA 12: VENTANA DE COMPRAS Elaborado Por: Víctor Manuel Barrero Chávez Ingeniero de Sistemas Agosto 01 de 2010 Próxima revisión dentro de un año Revisado por: Paco Ramón Figueroa Alarcón Subgerente Clínica Curillo Ips Ltda. Agosto 01 de 2010 Aprobado por: Hugo Patricio Curillo Saigua Gerente Clínica Curillo Ips Ltda. MANUAL BÁSICO ENTORNO CONTABLE MONICA 7 CURILLO . Agosto 01 de 2010 32 .CLINICA CURILLO IPS LTDA.

Es decir después de haber solicitado un pedido de compra al proveedor. esto puede hacerlo automáticamente. éste lo enviará con su respectiva factura. Agosto 01 de 2010 33 . En el menú general de inventarios. puede crear. luego identificar la compra.CAQUETÁ TOTAL PAGINAS 38 NIT. 2. pero como tiene una orden de compra. simplemente presionar el botón recibir. El procedimiento para realizar una compra es igual al de hacer una factura. Este proceso automáticamente procesa los artículos del inventario. verifique las cantidades y precios recibidos. Para ingresar a esta opción: 1. Las compras no afectan al inventario. tiene la opción de ingresar los medicamentos uno por uno. hacer un click en la pestaña Compras. MANUAL BÁSICO ENTORNO CONTABLE MONICA 7 CURILLO . modificar ó eliminar una orden de compra. a menos que haga el procedimiento de recepción de la misma. En este punto Ud. Ud. Elaborado Por: Víctor Manuel Barrero Chávez Ingeniero de Sistemas Agosto 01 de 2010 Próxima revisión dentro de un año Revisado por: Paco Ramón Figueroa Alarcón Subgerente Clínica Curillo Ips Ltda. la cual muestra la pantalla de compras.CLINICA CURILLO IPS LTDA. luego presionar el botón de Aceptar. Agosto 01 de 2010 Aprobado por: Hugo Patricio Curillo Saigua Gerente Clínica Curillo Ips Ltda. 900244869-5 CREANDO ÓRDENES DE COMPRA Utilice esta sección para ordenar compras a sus proveedores.

Agosto 01 de 2010 Aprobado por: Hugo Patricio Curillo Saigua Gerente Clínica Curillo Ips Ltda. MANUAL BÁSICO ENTORNO CONTABLE MONICA 7 CURILLO . 900244869-5 FIGURA 13: PANTALLA PRINCIPAL ORDENES DE COMPRA. Elaborado Por: Víctor Manuel Barrero Chávez Ingeniero de Sistemas Agosto 01 de 2010 Próxima revisión dentro de un año Revisado por: Paco Ramón Figueroa Alarcón Subgerente Clínica Curillo Ips Ltda.CLINICA CURILLO IPS LTDA. Agosto 01 de 2010 34 .CAQUETÁ TOTAL PAGINAS 38 NIT.

y se muestra la pantalla de la figura 14. Agosto 01 de 2010 Aprobado por: Hugo Patricio Curillo Saigua Gerente Clínica Curillo Ips Ltda. presionar el botón de eliminar. debe adicionar un medicamento a una orden de compra. Agosto 01 de 2010 35 . si Ud. El procedimiento para modificarlo es el mismo que se usa para crear una orden de compra. no puede ser modificada. Solo debe seleccionar una orden de la lista de compras (ver figura 12). seleccionar y presionar "recibir ". RECIBIR ARTÍCULOS Esta opción se utiliza para dar entrada de medicamentos en el inventario. éste le envía después de algunos días la mercancía solicitada. es decir. Por ejemplo. Cuando Ud. es entonces cuando debe usar el botón de Recibir. selecciónela de la lista de órdenes de compra. La opción de modificar le permite realizar cambios a compras ya creadas. cuyos productos ya han sido ingresados al inventario. sin necesidad de tipear nuevamente los productos en el mismo. esto. MANUAL BÁSICO ENTORNO CONTABLE MONICA 7 CURILLO . Asimismo si desea eliminar una orden de compra.CLINICA CURILLO IPS LTDA. Elaborado Por: Víctor Manuel Barrero Chávez Ingeniero de Sistemas Agosto 01 de 2010 Próxima revisión dentro de un año Revisado por: Paco Ramón Figueroa Alarcón Subgerente Clínica Curillo Ips Ltda. puede usar esta opción.CAQUETÁ TOTAL PAGINAS 38 NIT. realiza una orden de compra al proveedor. Simplemente identificar la orden de compra de la lista correspondiente (ver figura 12) y presionar el botón de modificar. 900244869-5 MODIFICACION ÓRDENES DE COMPRA. Cabe anotarse que una orden compra que ya ha sido recibida. ni tampoco eliminada. debido a que los medicamentos correspondientes a esta orden compra ya han sido registrados en la Farmacia.

CAQUETÁ TOTAL PAGINAS 38 NIT. Agosto 01 de 2010 Aprobado por: Hugo Patricio Curillo Saigua Gerente Clínica Curillo Ips Ltda. 900244869-5 FIGURA 14: PANTALLA OPCION RECIBIR MERCANCIA Elaborado Por: Víctor Manuel Barrero Chávez Ingeniero de Sistemas Agosto 01 de 2010 Próxima revisión dentro de un año Revisado por: Paco Ramón Figueroa Alarcón Subgerente Clínica Curillo Ips Ltda. MANUAL BÁSICO ENTORNO CONTABLE MONICA 7 CURILLO . Agosto 01 de 2010 36 .CLINICA CURILLO IPS LTDA.

modificadas. MANUAL BÁSICO ENTORNO CONTABLE MONICA 7 CURILLO . vea el capítulo de facturación para poder ver en detalle el procedimiento de realizar una cotización.CAQUETÁ TOTAL PAGINAS 38 NIT. eliminadas como si se tratara de una factura. El procedimiento para realizar una cotización es igual al utilizado para crear una factura.CLINICA CURILLO IPS LTDA. FIGURA 15: PANTALLA CREAR COTIZACIONES Elaborado Por: Víctor Manuel Barrero Chávez Ingeniero de Sistemas Agosto 01 de 2010 Próxima revisión dentro de un año Revisado por: Paco Ramón Figueroa Alarcón Subgerente Clínica Curillo Ips Ltda. pueden ser duplicadas. las cotizaciones. Una cotización no afecta el inventario. Agosto 01 de 2010 37 . 900244869-5 COTIZACIONES CREAR COTIZACIONES: Esta opción le permite realizar requerimientos a los proveedores para que le coticen precios sobre medicamentos que intenta comprar. Asimismo. La Figura 15 muestra la pantalla de creación de una cotización. Agosto 01 de 2010 Aprobado por: Hugo Patricio Curillo Saigua Gerente Clínica Curillo Ips Ltda.

Agosto 01 de 2010 38 . 5. Ingrese a la pantalla de facturación. 4. Haga click sobre la cotización a modificar.CAQUETÁ TOTAL PAGINAS 38 NIT. Siga el mismo procedimiento que se utiliza para modificar una factura. Haga click en el botón modificar que se encuentra en la parte inferior de la ventana de cotización. FIGURA 16: PANTALLA INICIAL COTIZACIONES Elaborado Por: Víctor Manuel Barrero Chávez Ingeniero de Sistemas Agosto 01 de 2010 Próxima revisión dentro de un año Revisado por: Paco Ramón Figueroa Alarcón Subgerente Clínica Curillo Ips Ltda. MANUAL BÁSICO ENTORNO CONTABLE MONICA 7 CURILLO . haga click en la pestaña cotizaciones. En ella. 2.CLINICA CURILLO IPS LTDA. 900244869-5 MODIFICAR COTIZACIONES Para modificar una cotización: 1. Allí encontrará una ventana como la que se muestra en la figura 16. Agosto 01 de 2010 Aprobado por: Hugo Patricio Curillo Saigua Gerente Clínica Curillo Ips Ltda. 3. Esto abrirá una ventana como la que se muestra en la figura 15.

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