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ESTANDAR WINDOWS PROCESO DE CAPACITACION PROCESO DE COMPRAS

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TABLA DE CONTENIDO

1. INTRODUCCION ...................................................................................................... 3 2. GESTION DE CLIENTES ...................................... ¡Error! Marcador no definido.
2.1 OBJETIVOS .......................................................... ¡Error! 2.2 PARAMETRIZACION GENERAL ........................ ¡Error! 2.2.1 CAMPOS PARAMETRIZABLES ...................... ¡Error! 2.2.2 CAMPOS LIBRES ............................................. ¡Error! 2.3 PARAMETRIZACION DE GESTION .................. ¡Error!

Marcador no definido. Marcador no definido. Marcador no definido. Marcador no definido. Marcador no definido.

2.3.1 PROSPECTOS ................................................. ¡Error! Marcador no definido. 2.3.2 CONTACTOS.................................................. ¡Error! Marcador no definido. 2.3.3 SEGUIMIENTOS ............................................ ¡Error! Marcador no definido. 2.3.4 COTIZACIONES/VENTAS............................ ¡Error! Marcador no definido. 2.3.5 INFORMES ..................................................... ¡Error! Marcador no definido.
2.4 ADMINISTRACION DE PROSPECTOS............. ¡Error! 2.5 ADMINISTRACION DE SEGUIMIENTOS ........ ¡Error!

Marcador no definido. Marcador no definido.

2.5.1 SEGUIMIENTOS: ........................................... ¡Error! Marcador no definido. 2.5.2 COTIZACIONES / VENTAS.......................... ¡Error! Marcador no definido.
2.6 PRESUPUESTO DE GESTION ............................ ¡Error!

Marcador no definido.

2.6.1 PRESUPUESTO DE SEGUMIENTOS: ......... ¡Error! Marcador no definido. 2.6.2 PRESUPUESTO DE VENTAS ....................... ¡Error! Marcador no definido.
2.7 INFORMES ............................................................... ¡Error!

Marcador no definido.

2.7.1 INFORMES ESTRATEGICOS ....................... ¡Error! Marcador no definido. 2.7.2 INFORMES DE EFECTIVIDAD.................... ¡Error! Marcador no definido. 2.7.3 INFORMES DE CUMPLIMIENTO ............... ¡Error! Marcador no definido. 2.7.4 OPORTUNIDAD DE NEGOCIOS ................. ¡Error! Marcador no definido. 2.7.5 INFORMES DE SEGUIMIENTO ................... ¡Error! Marcador no definido.
2.7.6 INFORMES GENERALES ................................. ¡Error!

Marcador no definido.

3.1 CARACTERISTICAS DEL PROCESO DE COMPRAS ......................................... 4 3.2 REQUERIMIENTOS ANTES DE INICIAR EL PROCESO .................................. 5

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3.3 DOCUMENTOS ....................................................................................................... 6

3.3.1 REGISTRO DE COMPRAS.............................................................................. 6 3.3.2 COMPROBANTE DE EGRESO – CHEQUE ................................................ 26 3.3.3 MANEJO DE ANTICIPO DE PROVEEDORES ........................................... 35 3.3.4 ORDEN DE COMPRA.................................................................................... 42 3.3.5 NOTA DE ENTRADA .................................................................................... 51 3.3.6 NOTA DEBITO ............................................................................................... 60 4. TALLER .................................................................................................................... 70
4.1 4.2 4.3 4.3 4.4 4.5 4.6 ELABORACION DE REGISTRO DE COMPRA DE INVENTARIOS................ 70 VERIFICAR LA CONTABILIZACION DE UNA FACTURA .............................. 71 ELABORACION DEL COMPROBANTE DE EGRESO ....................................... 72 ELABORACION DE EL REGISTRO DE COMPRA DE SERVICIOS ................ 73 VERIFICAR LA CONTABILIZACION DE UNA FACTURA .............................. 74 ELABORACION DEL COMPROBANTE DE EGRESO DE SERVICIOS ........... 75 ELABORACION DE NOTA DE ENTRADA – CRUCE – FACTURA DE VENTA

....................................................................................................................................... 76 4.7 ELABORACION DE LA NOTA DE ENTRADA ................................................... 78 4.8 VERIFICAR LA CONTABILIZACION DE LA NOTA DE ENTRADA ............... 79 4.9 INFORMES DE NOTAS DE ENTRADA .............................................................. 79
4.10 ELABORACION DE EL REGISTRO DE COMPRAS CRUZANDO CON LA NOTA DE ENTRADA ................................................................................................... 79 4.11 VERIFICAR LA CONTABILIZACION DE LA FACTURA POR LA ENTRADA DE COMPROBANTES. ................................................................................................ 80 4.12 ELABORACION DE ORDEN DE COMPRA – CRUCE – REGISTRO DE COMPRAS .................................................................................................................... 81 4.13 ELABORACION DE LA ORDEN DE COMPRA ................................................ 81 4.14 ELABORACION DE EL REGISTRO DE COMPRAS CON CRUCE DE ORDEN DE COMPRA. ............................................................................................................... 82 4.15 VERIFICAR LA CONTABILIZACION DE UNA FACTURA ........................... 83

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1. INTRODUCCION
En la presente cartilla queremos mostrar como la gestion en las empresas es hoy en dia el motor fundamental en el desarrollo del negocio en donde el modulo de gestión de Clientes le permite a las empresas desarrollar estrategias comerciales para nichos específicos de mercado, al contar con la información detallada del comportamiento tipo de segmentos de clientes potenciales, que están agrupados de acuerdo al sector y subsector en que se encuentran, actividad económica a que pertenecen, ubicación geográfica, tamaño de empresa, numero de empleados que tiene, tipo de contribuyente y medios de prospectación, entre otros. Ademas veremos el proceso de compras a partir de dos premisas o requerimientos como son la definicion de los documentos y la definicion de catalogos (creacion de productos y terceros) se elaboran los documentos relacionados en el proceso de compras. Existe cruce entre los documentos de compras, con el fin de mostrar que efecto tiene en el inventario y para que sirve, y finalmente nos permitira conocer el proceso de compras de inventarios, servicios y los diferentes pagos respectivos.

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3. PROCESO DE COMPRAS

A partir de dos requerimientos como son la definición de los documentos y la definición de catálogos (creación de productos y terceros) se elaboran los documentos relacionados al proceso de compras a partir de los cuales se pueden generar y analizar informes de verificación y gestión. Al final de este proceso tendrá las herramientas necesarias para registrar toda transacción comercial con los proveedores de la empresa.

3.1 CARACTERISTICAS DEL PROCESO DE COMPRAS Optimizar el proceso de compras desde el recibo de la mercancía hasta la contabilización de todos los impuestos y cuentas por pagar que se causan con dicha transacción comercial. Identificar los diferentes documentos que existen al interior del movimiento de compras de la empresa y de esta forma conocer todos los posibles cruces entre ellos y así utilizar el más adecuado para las necesidades de la compañía. Conocer los efectos a nivel de inventarios con cada uno de los documentos que se trabajen. Controlar el movimiento del inventario entradas / salidas. Determinar el procedimiento a seguir después de la compra para su respectivo pago. Tomar decisiones con base en los informes que genera el sistema.

 

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BENEFICIOS Con las transacciones comerciales registradas en el sistema se puede controlar el movimiento de las mismas así:          Movimiento de productos (cuando se ha comprado, a cuales proveedores) Movimiento por documento Unidades compradas y unidades pendientes por recibir Análisis de existencias Estadísticas de producto por proveedor Auxiliar de compras Estado de cuenta del proveedor Proyección de vencimientos Análisis de las compras a proveedores

3.2 REQUERIMIENTOS ANTES DE INICIAR EL PROCESO Se debe tener definidos los siguientes parámetros para poder realizar de forma efectiva tanto el proceso de compras como el proceso de pagos:

Definición de documentos: Según el tipo de ente económico y actividad comercial es importante definir el ciclo de los documentos internos a utilizar tales como orden de compra, nota de entrada, registro de compras, nota debito, nota de producción, nota de traslado y comprobante de egreso; de tal manera que en un momento dado se identifique que documentos se utilizarán dentro de este proceso. Se deben tener previamente creados estos tipos de documento con las cuentas y características respectivas, indicando los cruces a utilizar de acuerdo con la explicación que se dará más adelante sobre estos cruces. Cuentas contables: Estas son las cuentas que deben estar previamente creadas:

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                

Inventarios Compras y servicios Descuentos Descuentos comerciales en compras Retefuente Cargos Fletes Seguros Iva Impuestos Iva Ica Proveedores y cuentas por pagar Formas de pago Proveedores nacionales Proveedores del exterior Anticipo a proveedores

Productos: Se deben haber creado las tablas de inventarios para la clasificación de los productos, así como todos los productos necesarios desde materia prima, producto en proceso y producto terminado. Proveedores: Al momento de realizar cualquier registro se debe identificar al proveedor, aunque es posible crearlo al elaborar el documento en caso de no existir previamente en el catálogo de terceros. Formas de pago: Corresponden a la contra partida utilizada en la contabilización del documento. Las más importantes son:     Proveedores nacionales Proveedores del exterior Anticipo a proveedores Bancos

3.3 DOCUMENTOS 3.3.1 REGISTRO DE COMPRAS Es un documento por medio del cual se registran todas las compras y/o adquisición de productos, bienes o servicios, es decir, la causación de toda transacción comercial como son: compras de materia prima, servicios de mantenimiento, compra de maquinaria y equipos, etc. El efecto en el inventario depende de la parametrización del documento y del cruce que se haya colocado en su creación. A continuación se explican los diferentes cruces que se pueden realizar y su efecto en la contabilidad.

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CRUCES EN SIIGO ESTANDAR

El REGISTRO DE COMPRAS en un SIIGO ESTANDAR puede cruzar directamente con: Documento COMPRAS COMPRAS COMPRAS Cruce Cruce Documento ORDEN COMPRA N. ENTRADA SIN CRUCE Efecto en el inventario El registro de compras ingresa inventario La nota de entrada ingresa inventario El registro de compras ingresa inventario

DE

el el el

REGISTRO DE COMPRA – ORDEN DE COMPRA: El registro de compras ingresa el inventario tanto en cantidades como en valores y realiza las demás contabilizaciones como proveedores, inventarios, IVA, descuentos en ventas y otros cargos, etc. ya que la orden de compra es un documento extracontable. REGISTRO DE COMPRA – NOTA DE ENTRADA: La nota de entrada ingresa el inventario en cantidades y es un documento contable ya que afecta directamente los inventarios, y el registro de compras contabiliza las cuentas por pagar, IVA, descuentos en compras y otros cargos, etc.

Estos cruces se definen en la creación del documento Contabilidad- Definición de Documentos. Para que el registro de compra cruce directamente con la nota de entrada se marca (E) dentro de la definición de documentos. Para que el registro de compra cruce directamente con la orden de compra se marca (C) dentro de la definición de documentos. Para que el registro de compra no cruce con ningún documento se debe marcar N dentro de la definición de documentos. RECUERDE: La pregunta obliga cruce se activará siempre y cuando el documento esté cruzando con otro. Si la respuesta es positiva cada vez que se elabore un registro de compra deberá existir el documento que lo anteceda (una nota de entrada o con un registro de compra) ELABORACIÓN DEL REGISTRO DE COMPRA REGISTRO DE COMPRAS DE INVENTARIOS

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La factura o registro de compra es un documento contable en el cual se registra la factura de compra que el proveedor nos entrega cuando se realiza la transacción comercial de compra de inventarios o causación de gastos. Para elaborar el registro de compra de inventarios en SIIGO se debe ingresar a la opción Elaboración de documentos – Registro de compra.

Se debe elegir el tipo de registro de compra a utilizar.

Al ingresar a elaborar el registro de compra el sistema preguntas los siguientes campos: CAMPOS GENERALES

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Fecha: Se debe colocar la fecha correspondiente a la elaboración del registro de compras. Nit: Se debe ingresar el Nit o CC del tercero al cual se vaya a ingresar el registro de compras. RECUERDE: El sistema permite crearlo directamente en la elaboración de la factura, solamente digitando el numero de nit o c.c. del tercero, y colocándole los datos principales, si ya esta creado se puede llamar con la tecla Factura Nro: En el primer recuadro es para incluir algun prefijo que tenga la factura del respectivo proveedor, y en el segundo recuadro se incluira el numero de la respectiva factura que ha sido emitida por el proveedor.

Nombre: El sistema trae automáticamente el nombre del tercero que este amarrado al nit antes digitado. Centro de costo: Se debe colocar el centro de costo que se vaya a manejar, con permite consultarlos. Fecha: En esta opcion se digitara la fecha con la cual viene emitida la respectiva factura de compra por parte de el proveedor.

CAMPOS DE TRANSACCIONES

Producto: Se debe incluir el producto que se va a comprar, para esto el sistema permite consultar los productos que están creados con la tecla y al activar esta opción encontraremos diferentes formas de identificar la búsqueda como vemos en la siguiente tabla. Búsqueda por descripción Búsqueda por producto

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Búsqueda por referencia de fábrica Búsqueda por código de barras Búsqueda por marca Mostrar todos los productos activos e inactivos Conmutar tercera columna entre: REFERENCIA / COD. B

Con la tecla de función F7 permite cambiar la búsqueda por código, referencia, código de barras o cuenta contable en el caso que no se manejen productos en la empresa. Centro de costo: Se debe incluir el codigo de centro de costo a donde se quiere ingresar el valor de la transaccion de el producto seleccionado. Bodega: Se debe incluir el codigo de la bodega de donde se va a ingresar el respectivo producto, con consulta.

Nit: El sistema traera automaticamente el numero y nombre del proveedor el cual ingresamos en el encabezado. Descripción: El sistema trae automáticamente el nombre del producto o de la cuenta contable según sea el caso. Cuadro informativo: Este cuadro traera automaticamente y de manera informativa el costo promedio unitario del producto seleccionado, el ultimo valor de compra y cuantas cantidades se encuentran en bodegas.

Cantidad: Se debe colocar el numero de unidades a ingresar. 10 Caminando hacia el futuro........... .www.siigo.com

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Valor total: Se debe colocar el valor total de las cantidades que se estan ingresando. Porcentaje de Descuento: Permite colocarle un porcentaje de descuento, si parametrizo en el momento de la creación de el registro de compra Valor del descuento: Permite colocarle un valor en el descuento, si parametrizo en el momento de la creación de el registro de compra. Porcentaje de retencion: Permite colocarle un porcentaje de retencion, si parametrizo en el momento de la creación de el registro de compra. Porcentaje Cargo: Permite colocarle el porcentaje de un cargo, si parametrizo en el momento de la creación de el registro de compras. Valor del cargo: Permite colocarle un valor en un cargo, si parametrizo en el momento de la creación de el registro de compras. Porcentaje de iva: Permite colocarle el porcentaje del iva producto o servicio que se haya adquirido. de el respectivo

Valor del iva: El sistema calcula automaticamente el valor del iva al digitarle el porcentaje.

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RECUERDE: Al terminar de ingresar cada uno de los productos de la factura se debe grabar con la tecla El sistema mostrara en la parte derecha los valores totales de los descuentos calculados producto por producto y los cargos, los cuales si no tienen alguna modificacion se deben repasar con enter.

En la parte inferior de la pantalla se incluiran los descuentos y cargos en donde la base de calculo sera subtotal o valor bruto. RECUERDE: Esta opcion aplicaria siempre y cuando todos los productos o servicios que se adquieren tengan la misma tarifa de iva, el mismo porcentaje de retencion y el mismo porcentaje de descuento. Tipo de documento: Aparecera la letra (P) automaticamente, ya que estamos trabajando la factura o registro de compras.

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Numero de tipo de documento: Aparecera automaticamente el numero de tipo de documento con el cual se ha ingresado a elaborar el registro de compras. Si se desea incluir el prefijo de la compra se podra incluir con el fin que salga impreso. Numero de documento: Aparecera automaticamente el numero de la factura de mi proveedor que fue incluiro en el campo Factura Nro.

Vencimiento: se debe colocar el numero de vencimiento Forma de Pago: Se debe escoger la forma de pago que se vaya a utilizar, con consulta. De todas formas el sistema traera automaticamente la que se haya definido en la apertura del proveedor.

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Fecha de Vencimiento: se debe colocar la fecha de vencimiento Valor: se debe colocar el valor el valor a pagar el primer vencimiento o si es en una sola cuota se tomara el valor total.

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Por ultimo el sistema pregunta si el documento esta correcto

El sistema traera automaticamente el numero de la factura si la numeracion esta parametrizada como automatica, en caso contrario pedira el concecutivo.

El sistema inmediatamente comenzara a contabilizar el respectivo registro de compras.

Al actualizar el documento, el sistema pregunta si se quiere enviar el documento a impresión o no.

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Cuando se desea ignorar la impresión.

Cuando se desea imprimir directamente.

Cuando se desea tener una vista preliminar del documento. En caso de haber enviado el documento a la impresora el sistema pedirá un comentario, para pasar con la tecla de función F1 o

COMO VERIFICAR COMPRAS

LA

CONTABILIZACION

DE

UN

REGISTRO

DE

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Para verificar la contabilización de un registro de compras, se debe ingresar a la opción de Contabilidad - Generación de Comprobantes - Entrada de Comprobantes y se debe indicar el tipo y número del documento con el cual fue actualizado.

REGISTRO DE COMPRAS DE OTRAS CAUSACIONES (SERVICIOS)

Para elaborar el registro de compra de un servicio se debe ingresar a la opción Elaboración de documentos – Registro de compra. Se debe elegir el tipo de registro de compra a utilizar.

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Al ingresar a elaborar el registro de compra de causaciones o servicios el sistema preguntas los siguientes campos: CAMPOS GENERALES Fecha: Se debe colocar la fecha correspondiente a la elaboración del registro de compras. Nit: Se debe ingresar el Nit o CC del tercero al cual se vaya a ingresar el registro de compras.

RECUERDE: Si el tercero ya está creado, se puede consultar con la tecla de lo contrario, el sistema permite crearlo directamente en la elaboración de la factura, solamente digitando el numero de Nit o CC del tercero y colocándole los datos principales. Factura Nro: El primer recuadro es para incluir el prefijo que tenga la factura del proveedor y el segundo para digitar el número de la misma.

Nombre: El sistema trae automáticamente el nombre del tercero que este amarrado al Nit antes digitado. Centro de costo: Se debe colocar el centro de costo que se vaya a manejar, con permite consultarlos. 18 Caminando hacia el futuro........... .www.siigo.com

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Fecha: En esta opción se digitará la fecha con la cual viene emitida la factura de compra del proveedor.

CAMPOS DE TRANSACCIONES Producto: Con la tecla de función F7 se puede cambiar la búsqueda por código, referencia, código de barras o cuenta contable en caso que no se manejen productos en la empresa.

Nit: Aparecerá automáticamente el número del respectivo Nit que se digitó en el encabezado del documento. Descripción: El sistema trae automáticamente el nombre de la cuenta contable. Naturaleza: El sistema solicita si la transacción es débito o crédito.

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Valor total: Se debe colocar el valor total de las cantidades que se están ingresando. Porcentaje de Descuento: Permite colocar un porcentaje de descuento, si éste se parametrizó en el momento de la creación de el registro de compra. Valor del descuento: Permite colocar un valor en el descuento, si éste se parametrizó en el momento de la creación de el registro de compra. Porcentaje Cargo: Permite colocar el porcentaje de un cargo, si éste se parametrizó en el momento de la creación de el registro de compras. Valor del cargo: Permite colocarle un valor en un cargo, si éste se parametrizó en el momento de la creación de el registro de compras. Porcentaje de IVA: Permite colocar el porcentaje del IVA del servicio que se haya adquirido. Valor del IVA: El sistema calcula automáticamente el valor del IVA al digitarle el porcentaje.

RECUERDE: Cuando se incluye la cuenta de retención, siempre solicitará la base de cálculo para multiplicarlo por el porcentaje definido en la apertura de cuentas contables, si ésta se definió como R de retención. 20 Caminando hacia el futuro........... .www.siigo.com

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RECUERDE: El sistema mostrara los valores totales de los descuentos y los cargos calculados producto por producto, los cuales si no tienen alguna modificación se deben repasar con enter una vez se haya cerrado el cuadro de transacciones con la tecla La base de cálculo para esta opción es el valor bruto o subtotal. Esta 21 Caminando hacia el futuro........... .www.siigo.com

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opción aplicaría siempre y cuando todos los productos o servicios que se adquieren tengan la misma tarifa de IVA, el mismo porcentaje de retención y el mismo porcentaje de descuento. Además, cuando se elabora una compra de acuerdo al tipo de contribuyente se le harán las respectivas retenciones adicionales exigidas por ley, como son la retención del ICA y la retención del IVA.

Tipo de documento: Aparecerá la letra (P) automáticamente, ya que se está elaborando una factura o registro de compras. Número de tipo de documento: Aparecerá automáticamente el número de tipo de documento con el cual se ha ingresado a elaborar el registro de compras. Si se desea se podrá incluir el prefijo de la compra con el fin que salga impreso. Número de documento: Aparecerá automáticamente el número de la factura del proveedor que fue incluido en el campo Factura Nro. Vencimiento: Se debe colocar el número de vencimiento Forma de Pago: El sistema traerá automáticamente la que se haya definido en la apertura del proveedor, o se puede escoger la forma de pago que se vaya a utilizar, con consulta las existentes.

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Fecha de Vencimiento: Se debe colocar la fecha de vencimiento de la factura. Valor: Se debe colocar el valor el valor a pagar el primer vencimiento o si es en una sola cuota se tomara el valor total.

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Por último, el sistema pregunta si el documento esta correcto

El sistema traerá automáticamente el número de la factura si la numeración está parametrizada como automática, de lo contrario pedirá el consecutivo.

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El sistema inmediatamente comenzará a contabilizar el respectivo registro de compras.

El sistema pregunta al actualizar el documento si se quiere enviar a la impresión, o si se prefiere ignorarla.

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Cuando se desea ignorar la impresión

Cuando se desea imprimir directamente

Cuando se desea tener una vista preliminar del documento COMO VERIFICAR LA CONTABILIZACION COMPRAS (SERVICIOS) DE UN REGISTRO DE

Para verificar la contabilización de un registro de compras, se debe ingresar a la opción de Contabilidad - Generación de Comprobantes - Entrada de Comprobantes y se debe indicar el tipo y número del documento con el cual fue actualizado.

3.3.2 COMPROBANTE DE EGRESO – CHEQUE

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El Comprobante de Egreso es un documento que se utiliza para pagar las diferentes obligaciones que adquiere el ente económico como: cuentas por pagar a proveedores, obligaciones laborales, cancelación de los diferentes Gastos Operacionales (servicios, papelería, etc.), transacciones comerciales, etc. Afecta directamente los módulos de Proveedores, Presupuesto, Nómina y Contabilidad. RECUERDE: Para la elaboracion de este documento se debe haber parametrizado previamente por la opcion de Contabilidad – Definicion de Documentos.

En la defincion de documentos del comprobante de egreso, es importante tener claro la forma de impresión. Recordemos que SIIGO permite imprimir los documentos bajo un formato estándar, formato minerva y bajo el manejo del generador de documentos para los documentos preimpresos. En el comprobante de egreso la pregunta Pag.com./Minerva? <S/N/M>:

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Pag.com./Minerva? <S/N/M>: (S) El sistema imprimira el comprobante de egreso y el cheque. Pag.com./Minerva? <S/N/M>: comprobante de egreso. (N) El sistema unicamente imprimira el

Pag.com./Minerva? <S/N/M>: (M) El sistema imprimira de acuerdo a los tamaños minerva.

Me despliega la pregunta si quiere imprimir encabezado, se le dira que (S) siempre y cuando se quiera imprimir el encabezado de el comprobante de egreso, caso contrario se le dira que (N). ELABORACION DEL COMPROBANTE DE EGRESO

Para la elaboracion del comprobante de egreso se debe ingresar a la opcion de Elabora Documentos – Comprobante de Egreso-Cheque.

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Se debe elegir el tipo de egreso que se desea elaborar

Al ingresar a elaborar el comprobante de egreso el sistema pregunta los siguientes campos:

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CAMPOS GENERALES

Fecha: Se debe colocar la fecha correspondiente a la elaboración del comprobante de egreso. Banco: Se debe digitar la cuenta donde quedara contabilizado la salida del dinero por concepto del pago. El sistema traera la que se tenga definida dentro de la creacion del documento, pero si se desea modificar el sistema lo permite. Centro de costo: Se debe colocar el centro de costo que se vaya a manejar, con permite consultarlos Cheque: Se debe digitar el numero del respectivo cheque con el cual se va a hacer el respectivo egreso. Nit: Se debe ingresar el nit o c.c del tercero del cual se va a pagar. El sistema permite crearlo directamente en la elaboración del comprobante de egreso, solamente digitando el numero del tercero, y colocándole los datos principales, si ya esta creado se puede llamar con la tecla de búsqueda.

Nombre: El sistema trae automáticamente el nombre del tercero que este amarrado al nit antes digitado

Ademas me aparecera informativamente el saldo que tengo en el banco que estoy moviendo el comprobante de egreso y el valor total que tiene la empresa por pagar al tercero seleccionado para elaborar el comprobante de egreso. SIIGO en el comprobante de egreso permite trabajar dos tipos de contabilizaciones que son:   Contabilizacion Tipo P Contabilizacion Tipo O

Contabilizacion Tipo P: Esta opcion se utiliza para que el sistema traiga automaticamente cada una de las facturas que esten pendientes por cancelar por parte de la empresa a los proveedores. Cada una de estas facturas el sistema las muestra por orden de vencimiento, automaticamente digitando la tecla enter. Vale la pena aclarar que la contabilizacion Tipo P solo aplica cuando se tiene el modulo de Cuentas por Pagar. 30 Caminando hacia el futuro........... .www.siigo.com

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Al terminar el sistema muetra el mensaje :

RECUERDE: Con la tecla ESC el sistema permite pasar de una factura a otra, si se desea cancelar algunas facturas o una en especial. Contabilizacion Tipo O: Esta opcion se utiliza cuando se necesita realizar dentro del comprobante de egreso contabilizaciones como: pago de intereses de mora, impuestos o retenciones no practicadas en el registro de compra, anticipos a proveedores, cancelacion de facturas a nivel de servicios, etc. Para esto el sistema pregunta la cuenta contable que se desea utilizar con consulta.

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Para grabar el documento con la tecla

.

El sistema traera automaticamente el numero de comprobante de egreso si la numeracion esta parametrizada como automatica, en caso contrario pedira el concecutivo.

Inmediatamente el sistema comienza a contabilizar el respectivo Comprobante de Egreso. IMPRESIÓN DE CHEQUES Luego de realizar la contabilización del comprobante, el sistema presenta la opción de imprimir cheques:

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Al seleccionar YES, el sistema permite enviar el comprobante a impresión o presentar por vista preliminar:

El sistema pregunta al actualizar el documento si se quiere enviar a la impresión, o si se prefiere ignorarla.

Cuando se desea ignorar la impresión

Cuando se desea imprimir directamente

Cuando se desea tener una vista preliminar del documento Al determinar las opciones de impresión, se debe elegir el tipo de cheque que se requiere imprimir. SIIGO tiene las siguientes opciones:

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Al elegir el tamaño de cheque, se define el formato de fecha:

Posteriormente, se confirma a quien se pagará:

Y se ejecutan los comandos de impresión.

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El sistema trae unas líneas para comentarios, cuando se necesite grabar y salir de ellas, se hace click sobre el ícono Finalmente, el sistema pide confirmar si se imprimió bien el comprobante.

3.3.3 MANEJO DE ANTICIPO DE PROVEEDORES Los anticipos a proveedores son aquellos pagos anticipados que realiza la compañía a los terceros con el fin de adelantar la entrega de alguna mercancía o por exigencia directa del proveedor. Para realizar y cruzar automáticamente los anticipos recibidos por parte de los proveedores, la cuenta 133005 debe estar marcada como por Pagar.

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Adicionalmente se debe crear una forma de pago de anticipo de proveedores con esta cuenta por Parametrización – Formas de pago.

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En el momento de recibir el anticipo a través de un Comprobante de egreso se debe realizar la siguiente contabilización: Se debe elegir el tipo de egreso que se desea elaborar:

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Al ingresar a elaborar el comprobante de egreso los campos a diligenciar son: Fecha: Se debe colocar la fecha correspondiente a la elaboración del egreso. Cuenta: Se debe digitar la cuenta donde quedará contabilizada la salida del dinero por concepto del anticipo. Generalmente se coloca la cuenta de Bancos. Centro de costo: Se debe colocar el centro de costo que se vaya a utilizar, con permite consultar los existentes. Cheque: Se debe digitar el número de cheque con el cual se girará el egreso. Es importante tener en cuenta, que si la salida de dinero es de la caja o en efectivo se debe colocar un número para que permita seguir elaborando el comprobante de egreso. Nit: Si ya esta creado el tercero al cual se va a pagar, se puede consultar con la tecla o se puede crear directamente en la elaboración del comprobante de egreso, digitando el número de identificación del tercero y colocándole los datos principales. Nombre: El sistema trae automáticamente el nombre del tercero que este amarrado al Nit antes digitado. Se debe realizar una contabilización Tipo O, utilizando la cuenta 133005 (anticipo de proveedores), colocándole el valor correspondiente al anticipo.

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Para grabar el documento se debe dar clic al icono

El sistema traerá automáticamente el número del Comprobante de egreso si la numeración esta parametrizada como automática, de lo contrario pedirá el consecutivo.

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El sistema pregunta al actualizar el documento si se quiere enviar a la impresión, vista preliminar

En caso de haber enviado el documento a la impresora el sistema pedira un comentario, para pasar con el icono EFECTO DEL ANTICIPO EN EL REGISTRO DE COMPRAS

Para cruzar el anticipo en le registro de compras se debe realizar la elaboración de la factura por la opción de Documentos – Registro de compras.

Después de elaborar el registro de compra y de ingresarle cada uno de los productos se debe ubicar el cursor en la opción de forma de pago o tipo.

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Con la tecla de función F9 o el sistema mostrará los comprobantes de egreso con los cuales se han contabilizado anticipos. Con enter o doble clic se elige el anticipo correspondiente:

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Y se finaliza la captura del comprobante de egreso. Para verificar la contabilización del anticipo, se debe ingresar a Contabilidad Generación de Comprobantes – Entrada de Comprobantes y llamar el registro de compras.

3.3.4 ORDEN DE COMPRA

La Orden de Compra es un documento extracontable , el cual sirve para controlar en unidades y valores los productos que se hayan pedido a nuestros proveedores y poder controlar lo recibido por parte del proveedor ELABORACION DE ORDEN DE COMPRA

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Para elaborar una orden de compra en SIIGO se debe ingresar a la opción de Ordenes de compra – Elaboración de ordenes de compra.

Se debe elegir el tipo de orden de compra a utilizar.

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SIIGO Dejando huella...........

Al ingresar a elaborar la orden de compra el sistema preguntas los siguientes campos: CAMPOS GENERALES

Fecha: Se debe colocar la fecha correspondiente a la elaboración de la orden de compra. Centro de costo: Se debe colocar el centro de costo que se vaya a manejar, con permite consultarlos. Fecha de entrega: Se debe digitar la fecha de posible entrega de la mercancía por parte de nuestro proveedor. Nit: Se debe ingresar el nit o c.c del tercero al cual se vaya a ingresar la orden de compra. Nombre: El sistema trae automáticamente el nombre del tercero que este amarrado al nit antes digitado. RECUERDE: El sistema permite crearlo directamente en la elaboración de la orden de compra, solamente digitando el numero de nit o c.c. del tercero, y colocándole los datos principales, si ya esta creado se puede llamar con la tecla consulta.

Forma de pago: Se debe digitar la descripción de la forma de pago acordada con el proveedor.

CAMPOS DE TRANSACCIONES

Producto: Se debe incluir el producto que se va a comprar, para esto el sistema permite consultar los productos que están creados con la tecla y al activar esta opción encontraremos diferentes formas de identificar la búsqueda como vemos en la siguiente tabla.

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Búsqueda por descripción Búsqueda por producto Búsqueda por referencia de fábrica Búsqueda por código de barras Búsqueda por marca Mostrar todos los productos activos e inactivos Conmutar tercera columna entre: REFERENCIA / COD. B

Con la tecla de función F7 permite cambiar la búsqueda por código, referencia, código de barras o cuenta contable en el caso que no se manejen productos en la empresa. Descripción : El sistema trae automáticamente el nombre del producto. Cantidad: Se debe colocar el numero de unidades a solicitar. Valor unitario: Se debe digitar el valor unitario del producto a solicitar, el sistema cuando ya tiene movimiento trae por defecto el ultimo valor de compra. Valor total: El sistema multiplica las cantidades por su valor unitario con el fin de arrojar el valor total. Porcentaje de Descuento : Permite colocarle un porcentaje de descuento, si parametrizo en el momento de la creación de la orden de compra. Valor del descuento: Permite colocarle un valor en el descuento, si parametrizo en el momento de la creación de la orden de compra. Porcentaje de retención: Permite colocarle un porcentaje de retención, si parametrizo en el momento de la creación de la orden de compra. Porcentaje Cargo: Permite colocarle el porcentaje de un cargo , si parametrizo en el momento de la creación de la orden de compra. Valor del cargo: Permite colocarle un valor en un cargo, si parametrizo en el momento de la creación de la orden de compra. Porcentaje de iva: Permite colocarle el porcentaje del iva producto o servicio que se haya solicitado. de el respectivo

Valor del iva: El sistema calcula automáticamente el valor del iva al digitarle el porcentaje.

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SIIGO Dejando huella...........

RECUERDE: Al terminar de ingresar cada uno de los productos de la orden de compra se debe grabar con la tecla El sistema mostrara los valores totales de los descuentos calculados producto por producto y los cargos, los cuales si no tienen alguna modificación se deben repasar con enter después de haber cerrado el cuadro de transacciones.

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RECUERDE: Esta opción aplicaría siempre y cuando todos los productos o servicios que se solicitan tengan la misma tarifa de iva, el mismo porcentaje de retención y el mismo porcentaje de descuento. Por ultimo el sistema pregunta si el documento esta correcto

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El sistema traerá automáticamente el numero de la orden de compra si la numeración esta parametrizada como automática, en caso contrario pedirá el consecutivo.

El sistema no hará ninguna contabilización ya que recuerde que el documento orden de compra (Y) es un documento extracontable. El sistema pregunta al actualizar el documento si se quiere enviar a la impresión, o si se prefiere ignorarla.

Cuando se desea ignorar la impresión

Cuando se desea imprimir directamente

Cuando se desea tener una vista preliminar del documento

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En caso de haber enviado el documento a la impresora el sistema pedira un comentario , para pasar con la tecla de funcion

BENEFICIOS Este documento permite tener un control más adecuado de los inventarios pendientes de recibir, en cuanto a cantidades y precios, para así poder planificar la producción y el tiempo de entrega de un producto al cliente que lo solicite. MANTENIMIENTO DE ORDENES DE COMPRA

Esta opcion se utiliza para modificar o anular una orden de compra que este grabado en el sistema, para esto se debe ingresar a la opción Ordenes de Compra – Mantenimiento de Ordenes de Compra.

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Se debe ingresar el numero de la orden de compra que se desea modificar y digitar enter. El sistema mostrara automaticamente los productos que se realizaron en la orden de compra, y preguntara si desea anularlo si o no. Al responder la pregunta desea anularlo SI el sistema borra este documento. Al responder desea anularlo NO permite repasar el documento y realizar diferentes tipos de modificaciones como cantidad, valor , producto etc.

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RECUERDE: La opcion de cantidad entregada, valor entregado, documento y fecha de entrega , lo muestra sin informacion en el caso de que la orden de compra, no este siendo cruzada con otro documento ( Nota de Entrada – Registro de compra).

Al finalizar de repasar el documento el sistema correspondientes a la respectiva orden de compra. 3.3.5 NOTA DE ENTRADA

realizara

los

cambios

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Después de elaborada la orden de compra y aceptada, recibimos nuestra mercancía y procedemos a realizar el ingreso a inventarios a través de la nota de entrada. Documento NOTA DE ENTRADA NOTA DE ENTRADA Documento REGISTRO DE COMPRA Efecto en el inventario La nota de entrada inventario La nota de entrada inventario

CON Cruce SIN Cruce

ingresa ingresa

el el

Nota de entrada sin cruce: Se utiliza para elaborar entradas por motivos como: Devoluciones en ventas (opcional), Ajustes físicos de inventarios, intercambios de mercancía, obsequios recibidos, traslados de mercancía (puntos distribuidos). Es un documento contable que alimenta directamente el inventario cuando esta cruza o no con el registro de compras. RECUERDE: La nota de entrada es un documento excluyente con respecto al registro de compras y a la orden de compra, es decir, si por organización de los documentos al interior de la compañía no se manejan notas de entrada y/u ordenes de compra, se pueden omitir y solo elaborar el registro de compras. Haciendo la salvedad que en la definición del registro de compras no se debe indicar cruce con nota de entrada, para que directamente afecte los inventarios. Si la empresa define que el procedimiento de compras será elaborando una nota de entrada y esta cruzando con el registro de compras, SIEMPRE deberá hacerse de esta forma. ELABORACION DE NOTA DE ENTRADA

Para elaborar una nota de entrada en SIIGO se debe ingresar a la opción de Menu principal – Elabora documentos – Notas – Documentos notas.

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Se debe elegir el tipo de entrada a utilizar.

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Al ingresar a elaborar la orden de compra el sistema preguntas los siguientes campos:  CAMPOS GENERALES

Fecha: Se debe colocar la fecha correspondiente a la elaboración de la entrada. Centro de costo: Se debe colocar el centro de costo que se vaya a manejar, con permite consultarlos. Nit: Se debe ingresar el nit o c.c del tercero al cual se vaya a ingresar la entrada. Nombre: El sistema trae automáticamente el nombre del tercero que este amarrado al nit antes digitado. RECUERDE: El sistema permite crearlo directamente en la elaboración de la orden de compra, solamente digitando el numero de nit o c.c. del tercero, y colocándole los datos principales, si ya esta creado se puede llamar con la tecla de consulta.

Vendedor: Se digitara el codigo de algun vendedor de la compañía. Es de carácter informativo.

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CAMPOS DE TRANSACCIONES: Producto: Se debe incluir el producto que se va a comprar, para esto el sistema permite consultar los productos que están creados con la tecla y al activar esta opcion encontraremos diferentes formas de identificar la búsqueda como vemos en la siguiente tabla. Búsqueda por descripción Búsqueda por producto Búsqueda por referencia de fabrica Búsqueda por codigo de barras Búsqueda por marca Mostrar todos los productos activos e inactivos Conmutar tercera columna entre: REFERENCIA / COD. B

Con la tecla de funcion F7 permite cambiar la búsqueda por código, referencia, código de barras o cuenta contable en el caso que no se manejen productos en la empresa. Centro de costo: Se debe incluir el codigo de centro de costo a donde se ingresaran los productos. Nit: Traera automáticamente con enter el nit anteriormente digitado.

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Producto: El sistema traera el producto anteriormente digitado. Bodega: Se debe incluir el codigo de la bodega a donde ingresaran las respectivas cantidades de producto. Cantidad: Se debe colocar el numero de unidades a dar entrada. 56 Caminando hacia el futuro........... .www.siigo.com

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Valor:

Se debe digitar el valor total de las cantidades ingresadas.

RECUERDE: La nota de entrada se valorizara o no dependiendo si el parámetro de definición de documentos cruce o no cruce con el registro de compra, según vemos en el siguiente recuadro: Documento NOTA DE ENTRADA NOTA DE ENTRADA CON Cruce SIN Cruce Documento REGISTRO DE COMPRA Valorización La nota de entrada ingresa sin valores. Afectara a nivel de cantidades La nota de entrada ingresa valorizada.

Al terminar de ingresar cada uno de los productos de la nota de entrada debe grabar con la tecla

Por ultimo el sistema pregunta si el documento esta correcto.

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El sistema traerá automáticamente el número de la nota de entrada si la numeración está parametrizada como automática, de lo contrario pedirá el consecutivo.

El sistema pregunta al actualizar el documento si se quiere enviar a la impresión, o si se prefiere ignorarla. 58 Caminando hacia el futuro........... .www.siigo.com

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Cuando se desea ignorar la impresión

Cuando se desea imprimir directamente

Cuando se desea tener una vista preliminar del documento

En caso de haber enviado el documento a la impresora el sistema pedirá un comentario, para pasar con el icono

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3.3.6 NOTA DEBITO La Nota Debito es un documento contable el cual es utilizado para registrar diferentes contabilizaciones que afecten las cuentas por pagar, impuestos, inventarios etc. Se utiliza cuando la empresa necesita realizar diferentes tipos de registros como castigo de cuentas por pagar, descuentos no registrados en la compra, ect, ademas para hacer las respectivas devoluciones de facturas de compra. Para la elaboracion de la Nota Debito se debe ingresar a la opcion de DocumentosNotas – Documentos Notas – Nota Debito

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Al ingresar al documento Nota Debito el sistema muestra la siguiente pantalla

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CAMPOS GENERALES :

Fecha: Se debe colocar la fecha correspondiente a la elaboración de la Nota Debito Centro de costo: Se debe colocar el centro de costo que se vaya a manejar, con F2 o permite consultarlos

Nit: Se debe ingresar el nit o c.c del tercero al cual se le elabora la Nota Debito. El sistema permite crearlo directamente en la elaboración de la Nota Debito, solamente digitando el numero del tercero, y colocándole los datos principales, si ya esta creado se puede llamar con la tecla de función F2 (alfabéticamente) F3 (numéricamente) o

Nombre: El sistema trae automáticamente el nombre del tercero que este amarrado al nit antes digitado Vendedor: Se debe colocar el código del vendedor , con F2 o binoculares permite consultar  CAMPOS DE TRANSACCIONES:

Producto o Cuenta: se debe colocar el codigo del producto , para esto el sistema permite consultar los productos que están creados con las teclas de funcion F2 (alfabéticamente), F3 (numéricamente),F4(Referencia de fabrica), F5 (codigo de barras) o Centro de costo: Se debe colocar el centro de costo que se vaya a manejar, con F2 o permite consultarlos y al activar esta opcion encontraremos diferentes formas de identificar la búsqueda como vemos en la siguiente tabla. Búsqueda por descripción Búsqueda por producto Búsqueda por referencia de fabrica Búsqueda por codigo de barras Búsqueda por marca Mostrar todos los productos activos e inactivos Conmutar tercera columna entre: REFERENCIA / COD. B

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Centro de Costo: Con la tecla de funcion F2 (permite consulta) o . Con enter el sistema trae el centro de costo ingresado en los campos generales Nit: Con la tecla de funcion F2 (alfabeticamente) o F3 (numericamente)permite consulta . Con enter el sistema trae el Nit ingresado en los campos generales

Descripción : El sistema trae automáticamente el nombre del producto o la cuenta contable Debito/Credito: Se debe indicar la naturaleza del movimiento

Datos Generales: Esta opcion se genera solamente si la cuenta que se esta utilizando en su creacion tiene detalle de por cobrar o por pagar. En esta opcion se debe colocar el numero de la factura o registro de compra que se desea afectar, para esto el sistema pide tipo de de documento (P), numero del tipo (001), numero de la factura y numero de vencimiento. Con F2 el sistema permite consultar los documentos pendientes de pago con los binoculares . 64 Caminando hacia el futuro........... .www.siigo.com

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NOTA: Los campos de bodega y cantidad solamente los pide siempre y cuando no se esta afectando una cuenta contable, si no un producto Bodega: Se debe ingresar el codigo de la bodega que se afecta en el movimiento en el caso que se este utilizando un producto. Con la tecla de funcion F2 (permite consulta) o .

Cantidad: Se debe colocar el numero de unidades que se afecten en la Nota Debito siempre y cuando se este utilizando un producto

RECUERDE: AL TERMINAR DE INGRESAR LA INFORMACION DE CADA UNA DE LAS CUENTAS O DE LOS PRODUCTOS DE LA NOTA CREDITO SE DEBE GRABAR CON LA TECLA DE FUNCION F1 O CON EL ICONO Por ultimo el sistema pregunta si el documento esta correcto .

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El sistema traera automaticamente el numero de la nota debito si la numeracion esta parametrizada como automatica, en caso contrario pedira el concecutivo

El sistema pregunta al actualizar el documento si se quiere enviar a la impresión, o si se prefiere ignorarla.

Cuando se desea ignorar la impresión

Cuando se desea imprimir directamente

Cuando se desea tener una vista preliminar del documento

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En caso de haber enviado el documento a la impresora el sistema pedirá un comentario, para pasar con el icono

COMO VERIFICAR LA CONTABILIZACION DE LA NOTA DEBITO

Para verificar la contabilizacion de la Nota Debito, se debe ingresar a la opcion de Contabilidad-Generacion de Comprobantes- Entrada de Comprobantes

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Se debe indicar el tipo del documento (D) y numero con el cual fue actualizado, en esta opcion el sistema muestra cada una de las contabilizaciones que genero la Nota Debito.

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TALLER PROCESO DE COMPRAS SIIGO ESTÁNDAR WINDOWS

4

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4. TALLER

Con el fin de optimizar los procesos, poder generar informes en forma rapida y veraz y tener un control eficiente y eficaz en todas las operaciones comerciales de la compañía, por medio de este proceso se tendran todas las herramientas necesarias para registrar toda transaccion comercial con los proveedores de la empresa. 4.1 ELABORACION DE REGISTRO DE COMPRA DE INVENTARIOS.

Para elaborar el registro de compras de inventarios en SIIGO se debe ingresar a la opción de Documentos – Registro de Compra Se debe elegir el tipo de compra a utilizar, seleccionaremos la P - 001 Al ingresar a elaborar el registro de compras el sistema preguntas los siguientes campos: CAMPOS GENERALES : Fecha: Nit: Fra Nro. Nombre: Centro de Costo: Fecha: 2004/01/28 864.524.957 001 – 5724 Proveedor Prueba Ltda 0001 2004/01/28

F2 consulta

F2 consulta

CAMPOS DE TRANSACCIONES: Con la informacion de la tabla, adquirir los siguientes productos: Producto Telev. Sony 20 Pulg. Telev. Sony 40 Pulg. D.V.D Samsumg Cent. Costo 0001 0001 0001 Bodega 0001 0001 0001 Cant 50 unid 45 unid 35 unid Vlr. Unit $600.000 $1.500.000 $280.000 5% Porc Desc 2% Porc Ret 3.5% 3.5% 3.5%

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NOTA: AL TERMINAR DE INGRESAR CADA UNO DE LOS PRODUCTOS DE LA FACTURA SE DEBE GRABAR CON LA TECLA DE FUNCION F1 O CON EL ICONO DE BANDERA EL SISTEMA MOSTRARA LOS VALORES TOTALES DE LOS DESCUENTOS CALCULADOS PRODUCTO POR PRODUCTO Y LOS CARGOS, LOS CUALES SI NO TIENEN ALGUNA MODIFICACION SE DEBEN REPASAR CON ENTER Forma de Pago: Se debe escoger la forma de pago que se vaya a utilizar, con F2 consulta y se tomara proveedores nacionales. Vencimiento: se debe colocar el numero de vencimiento Fecha de Vencimiento: se debe colocar la fecha de vencimiento 2004/02/28 Valor : se debe colocar el valor a pagar el primer vencimiento Por ultimo el sistema pregunta si el documento esta correcto El sistema traera automaticamente el numero de la factura si la numeracion esta parametrizada como automatica, en caso contrario pedira el concecutivo

En caso de haber enviado el documento a la impresora el sistema pedira un comentario , para pasar con la tecla de funcion F1 Digitar en el comentario que esta factura es de pago obligatorio al proveedor prueba. El sistema pregunta al actualizar el documento si se quiere enviar a la impresión, o si se prefiere ignorarla y la enviaremos a vista preliminar.

Cuando se desea ignorar la impresión

Cuando se desea imprimir directamente

Cuando se desea tener una vista preliminar del documento 4.2 VERIFICAR LA CONTABILIZACION DE UNA FACTURA

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Para verificar la contabilizacion de una factura, se debe ingresar a la opcion de Contabilidad-Generacion de Comprobantes- Entrada de Comprobantes Se debe indicar el tipo del documento (P) y numero con el cual fue actualizado, en esta opcion el sistema muestra cada una de las contabilizaciones que genero la factura Llame el numero de la factura que acabo de grabar. Despues de analizar este documento se debe colocar la opcion de Ignorar 4.3 ELABORACION DEL COMPROBANTE DE EGRESO

Para la elaboracion del Comprobante de Egreso se debe ingresar a la opcion de Documentos – Comprobante de Egreso – Cheque Se debe elegir el tipo de egreso que se desea elaborar Al ingresar a elaborar el comprobante de egreso el sistema pregunta los siguientes campos: CAMPOS GENERALES : Fecha: Cuenta: Centro de Costo: Cheque: Nit: Nombre: 2004/01/31 1110050100 0001 111520 864.524.957 Proveedor prueba ltda

Bancos F2- Consulta F2- Consulta

SIIGO en el Comprobante de Egreso permite trabajar dos tipos de contabilizaciones que son:   Contabilizacion Tipo P Contabilizacion Tipo O

Contabilizacion Tipo P: Esta opcion se utiliza para que el sistema traiga automaticamente cada una de las facturas que esten pendientes por pagar por parte de la empresa a los respectivos proveedores. Cada una de estas facturas el sistema las muestra por orden de vencimiento automaticamente digitando la tecla enter.

NOTA: CON LA TECLA DE FUNCION F9 EL SISTEMA PERMITE PASAR DE UNA FACTURA A OTRA , YA QUE EN LA MAYORIA DE OCASIONES NO SE CANCELAN TODAS LAS FACTURAS 72 Caminando hacia el futuro........... .www.siigo.com

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Debemos cancelar la factura anteriormente elaborada. COMO VERIFICAR LA CONTABILIZACION DEL COMPROBANTE DE EGRESO Para verificar la contabilizacion del comprobante de egreso, se debe ingresar a la opcion de Contabilidad-Generacion de Comprobantes- Entrada de Comprobantes Se debe indicar el tipo del documento (G) y numero con el cual fue actualizado, en esta opcion el sistema muestra cada una de las contabilizaciones que genero el comprobante de egreso. Debemos llamar el egreso anteriormente contabilizado. Despues de analizar este documento se debe colocar la opcion de Ignorar 4.3 ELABORACION DE EL REGISTRO DE COMPRA DE SERVICIOS

Para elabora el registro de compra en SIIGO se debe ingresar a la opción de Documentos – Registro de Compras Se debe elegir el tipo de factura a utilizar Seleccionaremos el documento P – 002 Al ingresar a elaborar la factura el sistema preguntas los siguientes campos: CAMPOS GENERALES : Fecha: Nit: Fra Nro. Nombre: Centro de Costo: Fecha: 2004/01/20 800.123.454 001 – 1025 Textiles Cortes % Cia 0001 2004/01/20

F2 consulta

F2 consulta

CAMPOS DE TRANSACCIONES: Con la tecla de funcion F7 , permite cambiar de producto a cuenta contable

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CUENTA 171020

CENT. COST 0001

VLR TOTAL $1.000.000

PORC DESC. 10%

IVA 16%

NOTA: AL TERMINAR DE INGRESAR CADA UNO DE LAS CUENTAS LA FACTURA SE DEBE GRABAR CON LA TECLA DE FUNCION F1 O CON EL ICONO DE BANDERA EL SISTEMA MOSTRARA LOS VALORES TOTALES DE LOS DESCUENTOS CALCULADOS CUENTA POR CUENTA Y LOS CARGOS, LOS CUALES SI NO TIENEN ALGUNA MODIFICACION SE DEBEN REPASAR CON ENTER Forma de Pago: Se debe escoger la forma de pago que se vaya a utilizar, con F2 consulta Escoger la forma de pago proveedores nacionales. Vencimiento: se debe colocar el numero de vencimiento Fecha de Vencimiento: se debe colocar la fecha de vencimiento 2004/02/20 Valor : se debe colocar el valor a pagar el primer vencimiento Por ultimo el sistema pregunta si el documento esta correcto El sistema traera automaticamente el numero de la factura si la numeracion esta parametrizada como automatica, en caso contrario pedira el concecutivo En caso de haber enviado el documento a la impresora el sistema pedira un comentario , para pasar con la tecla de funcion F1 Ver la factura a vista preliminar. Para salir de esta opcion se debe digitar la tecla ESC (Escape) 4.4 VERIFICAR LA CONTABILIZACION DE UNA FACTURA Para verificar la contabilizacion de una factura , se debe ingresar a la opcion de Contabilidad-Generacion de Comprobantes- Entrada de Comprobantes 74 Caminando hacia el futuro........... .www.siigo.com

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Se debe indicar el tipo del documento (P) y numero con el cual fue actualizado, en esta opcion el sistema muestra cada una de las contabilizaciones que genero la factura. Llame el numero de registro de compras que acabo de grabar. Despues de analizar este documento se debe colocar la opcion de Ignorar 4.5 ELABORACION DEL COMPROBANTE DE EGRESO DE SERVICIOS Para la elaboracion del Comprobante de Egreso se debe ingresar a la opcion de Documentos – Comprobante de Egreso Se debe elegir el tipo de egreso que se desea elaborar Al ingresar a elaborar el recibo de caja el sistema pregunta los siguientes campos: CAMPOS GENERALES: Fecha: Cuenta: Centro de Costo: Cheque: Nit: Nombre: 2004/01/31 1110050100 0001 111521 800.123.454 Textiles Cortes % Cia

Bancos F2- Consulta F2- Consulta

SIIGO en el Comprobante contabilizaciones que son:   Contabilizacion Tipo P Contabilizacion Tipo O

de

Egreso Caja permite

trabajar dos

tipos de

Utilizaremos el tipo de Contabilizacion tipo P Donde debe llamar la factura pendiente por pagar que acabamos de realizar. Contabilizacion Tipo O: Esta opcion se utiliza cuando se necesita realizar dentro del recibo de Caja contabilizaciones como : descuentos comerciales condicionados, intereses por mora, impuestos ect. Para esto el sistema pregunta la cuenta contable que se desea utilizar con F2 Alfabeticamente – F3 numericamente consulta. Para grabar el documento con la tecla de funcio F1 o el Icono de banderita El sistema pregunta al actualizar el documento si se quiere enviar a la impresión , vista preliminar, por verificar el documento en vista preliminar.

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COMO VERIFICAR LA CONTABILIZACION DEL COMPROBANTE DE EGRESO Para verificar la contabilizacion del Comprobante de Egreso, se debe ingresar a la opcion de Contabilidad-Generacion de Comprobantes- Entrada de Comprobantes Se debe indicar el tipo del documento (G) y numero con el cual fue actualizado, en esta opcion el sistema muestra cada una de las contabilizaciones que genero el Egreso. Llame el numero de egreso contabilizado. Despues de analizar este documento se debe colocar la opcion de Ignorar 4.6 ELABORACION DE NOTA DE ENTRADA – CRUCE – FACTURA DE VENTA Para poder cruzar la Nota de Entrada con el Registro de Compra se debe ingresar a Contabilidad- Definicion de Documentos Registro de compras

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Debe colocarse la letra: E Obliga el cruce : SI

NOTA DE ENTRADA

Cruza con Fac. Compra /No cruza: C

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4.7 ELABORACION DE LA NOTA DE ENTRADA

Para la elaboracion de la Nota de Entrada se debe ingresar a la opcion de Documentos- Notas – Documentos Notas Se debe escoger el documento de nota de remision Tipo (E) SE DEBEN DIGITAR LOS SIGUENTES CAMPOS GENERALES : FECHA NIT: CENTRO DE COSTO NOMBRE VENDEDOR 10/01/2004 80.800.900 0001 MANUEL TORRES 0002

F2 Consulta F2 Consulta El programa lo muestra F2 Consulta

CAMPOS DE TRANSACCIONES: Con la informacion de la tabla , remisionar los siguientes productos (con F2 consulta los productos): Producto Lavadora Icasa Telev. Sony 40 Pulg. D.V.D Samsumg Cent. Costo 0001 0001 0001 Bodega 0001 0001 0001 Cant 30 unid 45 unid 15 unid Bodega 0001 0001 0001 Deb/Cred D D D

RECUERDE: Los valores los vamos a dejar en ceros con el fin que seran cargados con la factura de compra. Para esto digite la tecla F9 en la opcion de valor por cada uno de los productos.

NOTA: AL TERMINAR DE INGRESAR CADA UNO DE LOS PRODUCTOS DE LA NOTA DE REMISION SE DEBE GRABAR CON LA TECLA DE FUNCION F1 O CON EL ICONO DE BANDERA Por ultimo el sistema pregunta si el documento esta correcto

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Revisar el documento por vista preliminar. 4.8 VERIFICAR LA CONTABILIZACION DE LA NOTA DE ENTRADA Para verificar la contabilizacion de la Nota de Entrada, se debe ingresar a la opcion de Contabilidad-Generacion de Comprobantes- Entrada de Comprobantes Se debe indicar el tipo del documento (E) y numero con el cual fue actualizado, en esta opcion el sistema muestra cada una de las contabilizaciones que genero la Nota de Entrada. Llamar la Nota de Entrada elaborada anteriormente.

4.9 INFORMES DE NOTAS DE ENTRADA Los siguientes son informes de las Notas de Entrada: Inventarios-Control de Cruces Notas de Entrada-Pendiente por Producto (pantalla): Este informe muestra las cantidades ingresadas vs lo Comprado Para consultar el producto con la tecla de funcion F2 y llamar el producto Lavadora Icasa Para salir de esta opcion se debe digitar la tecla ESC (escape) Inventarios-Control de Cruces Notas de Entrada - Pendiente por Proveedor (pantalla): Este informe muestra las cantidades Ingresadas vs lo Facturado discriminado por proveedor. Se debe escoger el tercero con la tecla de funcion F2 consulta el señor Manuel Torres. 4.10 ELABORACION DE EL REGISTRO DE COMPRAS CRUZANDO CON LA NOTA DE ENTRADA Para elabora la factura de compra en SIIGO se debe ingresar a la opción de Documentos – Registro de compras Se debe elegir el tipo de factura a utilizar, seleccióne P - 001 Al ingresar a elaborar la factura el sistema pregunta la Nota de Entrada, con F3 permite consultar la Notas pendientes por cruzar

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Se debe escoger la Nota de Entrada que se desea cruzar y digitar la tecla de funcion F1 o la opcion Fin de Selección Llame el numero de nota de entrada acabada de realizar. Fecha: 31/01/2004 se digita enter Repasar los datos de la nota de entrada y coloque los valores que desee. Forma de Pago: Se debe escoger la forma de pago que se vaya a utilizar, con F2 consulta y verifique que se proveedores nacionales. Vencimiento: se debe colocar el numero de vencimiento Fecha de Vencimiento: se debe colocar la fecha de vencimiento 2004/02/28 Valor : se debe colocar el valor a pagar el primer vencimiento Por ultimo el sistema pregunta si el documento esta correcto El sistema traera automaticamente el numero de la factura si la numeracion esta parametrizada como automatica, en caso contrario pedira el concecutivo

4.11 VERIFICAR LA CONTABILIZACION DE LA FACTURA POR LA ENTRADA DE COMPROBANTES.

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Llame la factura que acabo de elaborar. 4.12 ELABORACION DE ORDEN DE COMPRA – CRUCE – REGISTRO DE COMPRAS Para poder cruzar la Orden de Compra con el Registro de compras se debe ingresar a Contabilidad- Definicion de Documentos Registro de compras

Debe colocarse la letra: C Obliga el cruce : SI

4.13 ELABORACION DE LA ORDEN DE COMPRA Para la elaboracion de la Orden de Compra se debe ingresar a la opcion de Ordenes de Compra – Elaboracion de ordenes de compra Se debe escoger la orden de compra CAMPOS GENERALES : FECHA CENTRO DE COSTO FECHA ENTREGA NIT 05/01/2004 0001 10/01/2004 800.100.204

F2 Consulta F2 Consulta 81

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NOMBRE VENDEDOR FORMA DE PAGO

Proveedor uno 0001 CREDITO 30-60 DIAS

F2 Consulta

Dirección- Ciudad-Teléfono: El sistema trae automáticamente estos datos si se digitaron en la creación del tercero

CAMPOS DE TRANSACCIONES: Con la informacion de la tabla, hacer la solicitud de los siguientes productos con F2 permite consultar los productos: Producto Telev. Sony 20 Pulg. Telev. Sony 40 Pulg. D.V.D Samsumg Cent. Costo 0001 0001 0001 Bodega 0001 0001 0001 Cant 50 unid 10 unid 2 unid Vlr. Unit $800.000 $2.000.000 $280.000 1% 10% Porc Desc

NOTA: AL TERMINAR DE INGRESAR CADA UNO DE LOS PRODUCTOS DE LA COTIZACION SE DEBE GRABAR CON LA TECLA DE FUNCION F1 O CON EL ICONO DE BANDERA

ZEL SISTEMA MOSTRARA LOS VALORES TOTALES DE LOS DESCUENTOS CALCULADOS PRODUCTO POR PRODUCTO Y LOS CARGOS, LOS CUALES SI NO TIENEN ALGUNA MODIFICACION SE DEBEN REPASAR CON ENTER Por ultimo el sistema pregunta si el documento esta correcto le diremos que SI. 4.14 ELABORACION DE EL REGISTRO DE COMPRAS CON CRUCE DE ORDEN DE COMPRA. Para elabora la factura de compra en SIIGO se debe ingresar a la opción de Documentos – Registro de compras Se debe elegir el tipo de compra a utilizar. P - 001 Al ingresar a elaborar la factura el sistema pregunta la Orden de compra, con F3 permite consultar las Ordenes de compra pendientes por cruzar

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Se debe escoger la Orden de compra que se desea cruzar y digitar la tecla de funcion F1 o la opcion Fin de Selección Fecha: 31/01/2004 se degita enter Se debe digitar con enter todos los campos , ya que el sistema al estar cruzando con una Orden de compra trae automaticamente cada uno de los datos. Al terminar de repasar cada uno de los campos de la factura , se debe digitar la tecla de funcion F1 o el icono de banderita EL SISTEMA MOSTRARA LOS VALORES TOTALES DE LOS DESCUENTOS CALCULADOS PRODUCTO POR PRODUCTO Y LOS CARGOS, LOS CUALES SI NO TIENEN ALGUNA MODIFICACION SE DEBEN REPASAR CON ENTER Forma de Pago: Se debe escoger la forma de pago que se vaya a utilizar, con F2 consulta seleccionaremos la de proveedores nacionales. Vencimiento: se debe colocar el numero de vencimiento Fecha de Vencimiento: se debe colocar la fecha de vencimiento 2004/02/28 Valor : se debe colocar el valor a pagar para el primer vencimiento Por ultimo el sistema pregunta si el documento esta correcto 4.15 VERIFICAR LA CONTABILIZACION DE UNA FACTURA Para verificar la contabilizacion de una factura, se debe ingresar a la opcion de Contabilidad-Generacion de Comprobantes- Entrada de Comprobantes

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Se debe indicar el tipo del documento (P) y numero con el cual fue actualizado, en esta opcion el sistema muestra cada una de las contabilizaciones que genero la factura Llame la factura que acabo de elaborar. Despues de analizar este documento se debe colocar la opcion de Ignorar

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