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SISEUC Sistema de Control Esclar de La Uni de Colima

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Facultad de Contabilidad y Administración

Trabajo de Investigación: Sistema de Control Escolar de la Universidad de Colima
Presentan:

Ing. Joel Hernández Ochoa Lic. Elba Kalinka Rocha Ramírez L.A.E. Joaquín Carrillo Hidalgo L.A.E José Luis Torres Mora Lic. Antonio Radillo Urista

L.A.E Miguel Angel Jacobo Briceño

Maestría en Administración

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Facultad de Contabilidad y Administración INTRODUCCION
Actualmente, los sistemas informáticos se han constituido en las herramientas más poderosas para materializar uno de los conceptos más vitales y necesarios para cualquier organización empresarial, los sistemas de información de la empresa. Sin embargo esto no es exclusivo de las organizaciones empresariales, ya que más del 80% de los habitantes de los países desarrollados utilizan computadoras a diario, ya sea en su trabajo o en su hogar. Las computadoras han permitido un rápido desarrollo de otras tecnologías, como la robótica y las telecomunicaciones. Puede decirse que han cambiado radicalmente nuestra forma de vivir. Una fusión explosiva del video, el audio, el teléfono y la computadora en base a este proceso se encuentra la nueva capac idad de transformar toda comunicación en información digital. De enviarlas a través de las líneas telefónicas o cable, de almacenarla mediante software. Nuevos alambrados de fibra óptica, nuevas técnicas de conmutación, y nuevos desarrollos en la informática están creando la están creando la "Supercarretera de la Información". El prototipo de esta supercarretera es Internet, que es una red global de computadoras. Internet se creó en 1969, cuando se conectaron entre si la redes del Ministerio de Defensa de los Estados Unidos de Norteamérica, diversas instituciones tradicionales como universidades y agencias del gobierno sino también de empresas privadas, bibliotecas, hospitales, escuelas, oficinas y residencias. Efectivamente, mucho dinero viene siendo puesto en el desarrollo de páginas WWW (World Wide Web) y se difunde la esperanza de que el comercio electrónico vía Internet traiga oportunidades compensadoras para nuevos negocios en escala mundial. Algunos de estos sistemas, efectivamente, ya como la automatización de bancos, hacen parte del cotidiano de las personas agencias de viaje, correo electrónico, tele conferencias, periódicos en cuanto que otras ganan espacio y velocidad en su electrónicos, etc. Expansión como son los casos de la automatización de oficinas, el acceso a datos de las administraciones públicas y sus gastos, etc. existe una cantidad creciente de

Maestría en Administración

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aplicaciones para el soporte de oficina y departamentos y requerimientos únicos para decisiones concretas. frente a los SI globales que son menos flexibles. Maestría en Administración 3 . La Universidad de Colima al ser una institución de educación superior joven y vanguardista.Facultad de Contabilidad y Administración revistas. En un segundo apartado. programas de televisión y toda suerte de medios de difusión haciendo promoción de estas nuevas o portunidades y sus capacidades casi ilimitadas.. es el modelo más extendido de evolución de los SI dentro de la empresa. tomas de decisiones administrativas y estratégicas. Esperamos que este sitio te sea de utilidad. mostramos los resultados que obtuvimos la de investigación que realizamos sobre el señalado sistema. mercadotecnia. buscando crear los SI más útiles que se adapten a los existentes en ese momento dentro de la organización.) y cada una de estas funciones comprende actividades en los tres niveles. Esta forma de SI para áreas funcionales. de transacciones. mostramos la estructura organizacional desconcentrada.. desde el punto de vista de la estructura funcional. donde explicamos la forma desconcentrada de la estructura organizacional de la Universidad. así como la organización que tiene actualmente el SICEUC. que tiene como fin permitir al alumno que se encuentra en alta en el ciclo escolar vigente consulte sus calificaciones parciales y sus calificaciones de semestres pasados según el plantel y la carrera que estudia. producción. suplementos de periódicos impresos. En el presente trabajo. y será el diseño de las relaciones y el trasvase de información de estos subsistemas de actividades. los que configuren el SI de la empresa. Para ello se debe estudiar el impacto que se produce entre los departamentos y la organización de forma conjunta.. muestra de ello es el Sistema de Control Escolar de la Universidad de Colima (SICEUC). el primer tema que abordamos es el de la evolución de la Universidad de Colima. no se ha quedado exenta de este desarrollo y ha sobresalido en distinto ámbito en el tema de referencia. los SI se forman alrededor de las funciones de la empresa (personal. En cualquier organización existen distintos tipos de SI. donde presentamos la evolución organizacional de nuestra Alma Mater.

así como la forma como funciona en los planteles y delegaciones regionales.Facultad de Contabilidad y Administración En el apartado de las generalidades del SICEUC. Por último presentamos los últimos avances y perspectivas que tiene el SICEUC. describimos el hardware y software con que cuenta el SICEUC para su operación. Maestría en Administración 4 .

............................................... 2 Índice ....................................................................17 Proceso de las delegaciones regionales en el SICEUC...................................................................Facultad de Contabilidad y Administración Índice Introducción......................................................................................... 22 Prospectivas del sistema.........................................................................................................................................................14 Hardware y software del SICEUC ......................................................................11 Estructura Organizacional de la Universidad de Colima................14 Generalidades del SICEUC................20 Método para el desarrollo del SICEUC.........15 Funcionamiento del SICEUC............ 5 Antecedentes del SICEUC............................................20 Procesos complementarios ..............................................................................................................12 La organización del SICEUC ................................................................................................................................... 4 Historia de la Universidad de Colima.....16 Procesos de los planteles en el SICEUC.......................................................................................................22 Maestría en Administración 5 ...................................................................................

lleno de fe y entusiasmo y compenetrado de la importancia de sus funciones.Facultad de Contabilidad y Administración HISTORIA DE LA UNIVERSIDAD DE COLIMA Los inicios de la Universidad Popular de Colima Transcurrían las postrimerías del gobierno del Gral. Congreso local. el 16 de septiembre de 1940. llamo a colaborar con él a un distinguido colimense. en positivas realidades las conquistas revolucionarias y había de ser la filosofía del régimen cardenista la tónica en que se gestaran los objetivos y la acción de la universidad que estaba por crearse en Colima Gobernaba en el estado el entonces Gral. el cumplimiento de su plan sexenal consolidaba. como el mismo lo expresara en su primer informe rendido ante el H. animado de sus mejores deseos de servir al pueblo. Pedro Torres Ortiz. Preocupado desde el principio de su gestión por el problema de la educación popular. que antes había desempeñado el cargo de senador de la república como destacado elemento de la entonces llamada “ala izquierda” de la Cámara Alta y llegó al gobierno de su Estado natal. en México. el profesor Rubén Vizcarra Campos. Lázaro Cárdenas. a quien le encomendó él la elaboración de un proyecto para la fundación de un instituto de estudios diverso a la Normal que ya existía. teniendo en cuenta las posibilidades del Maestría en Administración 6 .

a inaugurar la Universidad Popular de Colima. que siguen funcionando hasta la actualidad. Altamirano. Escuela de Enfermería y obstetricia. La universidad promovió la educación de los adultos con la fundación inmediata de cuatro centros nocturnos de educación popular mediante labor social de los estudiantes y los maestros para asegurar inscripción y asistencia: Miguel Hidalgo. el Prof. Fue designado como primer rector de la naciente institución. de los cuales solo uno discrepó. En septiembre de 1948. Oficial mayor de la propia secretaría. bajo la dirección del Ing. Escuela de Educadoras para Jardines de Niños. El proyecto fue presentado en una reunión convocada por el gobernador. Escuela de Enseñanza Domestica. fungiendo como segundo rector el Prof. Juan Hernández Espinosa. Rodolfo Chávez Carrillo. las Normales de maestros. Miguel Gómez Sandoval nombrado el 1 de enero de 1944. Ing. y en el primer año de trabajo (1940-1941) que inició el 7 de 0ctubre. mediante una ceremonia que presidio el C. Lic. correspondió a los C. funcionaron las siguientes escuelas: Escuela Secundaria y Normal. Alfonso Parra. con la representación presidencial. Arnulfo Pérez H. Arq. se separaron de la universidad algunas Escuelas y solo quedaron dependientes de la misma: las secundarias 1. La Universidad de Colima La administración del C. José S. y Escuela de Apicultura. 3 en Manzanillo y el 2 de enero de 1945. la de enfermería y la de comercio. nombró al quinto rector. 2. El gobierno del Lic. a la que asistieron representantes de todas las “fuerzas vivas” de Colima. el 1º de Noviembre de 1955 y por Maestría en Administración 7 . Gobernador del Estado. la preparatoria. Benito Juárez e Ignacio M.Facultad de Contabilidad y Administración erario y los requerimientos de la juventud. y 3. el Prof. Gregorio Torres Quintero. Manuel Gudiño (1943-1949). en un total de 48. Gonzalo Vázquez Vela. fundó la secundaria No. El Secretario de Educación Pública. Escuela de Auxiliares de Contabilidad y Taquimecanógrafos. la Mecánica Agrícola. venir a Colima el día 16 de septiembre de 1940. Benítez. Escuela de Farmacia. Prof.

y turnada esta al H. al margen de dependencias gubernativas y disposiciones burocráticas. La autonomía de la Universidad de Colima Los francos cauces por donde ahora transcurría la vida de la Universidad. 88 de fecha 27 Agosto de 1960. por decreto No. modificó el nombre de esta casa de Estudios. 50. En el ejercicio de 1960-61 funcionaron un bachillerato en Colima y otro en Manzanillo y las escuelas de: educadoras. Derecho. El 17 de septiembre de 1958. Congreso del Estado. en un “organismo público para adquirir y administrar bienes y que tiene por fines impartir la enseñanza preparatoria y la profesional. se publicó el decreto número 110 del Congreso del Estado que ordenó la creación de la ESCUELA DE LEYES. en el Periódico Oficial del Estado de Colima. la iniciativa correspondiente. los beneficios de la cultura superior”. Enfermería. este órgano legislativo.Facultad de Contabilidad y Administración decreto No. fomentar la investigación científica y social principalmente en relación con los problemas estatales y nacionales. según su articulado. de Bellas Artes. de fecha 25 de Agosto de 1962. que quedó Universidad de Colima. El 2 de agosto de 1958. Comercio. Gobernador Lic. y escuelas Técnicas que con 14 secundarias. dependiente de la Universidad. Fue así como el propósito de obtener autonomía unificó a toda la comunidad universitaria y a la federación de estudiantes colimenses presentó al C. sumaban 22 escuelas dependientes de la Universidad con 2554 alumnos. PRIMERA e ESCUELA PROFESIONAL creada en nuestra Universidad. Francisco Velazco Curiel. ya que ese día se inauguró el PRIMER CURSO d la Escuela de Leyes. hoy FACULTAD DE DERECHO. se abre una página nueva para los anales de la Historia de Colima en su panorama cultural. Arquitecto Rodolfo Chávez Carrillo. tuvieron dos efectos: mejoramiento de la calidad de los egresados y una bien orientada inquietud del sector estudiantil y del cuerpo director y docente para desarrollarse con libertad. expidió la ley orgánica de la Universidad de Colima. En esta misma fecha se designa como 9º rector al doctor Salvador González Ventura y poco después acrecentó el patrimonio universitario con el edificio Maestría en Administración 8 . y extender con la mayor amplitud. nacida por impulso generoso del gobierno estatal del Ing. otorgándole autonomía y convirtiéndola así. en sus niveles medio y superior.

con la carrera de técnico automotriz que concluyó su funcionamiento el día 20 de junio de 1972 al transformarse en bachillerato técnico. que quedó integrado por los directores de las escuelas siguientes: Bachillerato Único de Colima. Consejo Universitario de esa fecha el que a su vez desapareció el 31 de julio de 1974. El 20 de septiembre de 1966. 3 en Tecomán y el día 30 de Noviembre del mismo año. se clausuró la Escuela de Enseñanzas Técnicas y se crearon las escuelas de Agricultura que pasó a Tecomán con la carrera de Técnico Agrícola y la de Mecánica Automotriz. según acuerdo del H. Enfermería 1. así como un representante del personal administrativo. En sesión de Consejo de fecha de 11 de agosto de 1971. y Derecho. el consejo aprobó y fue fundado el Bachillerato No. y la Escuela de Artes. auxiliar de contabilidad en Colima. Contabilidad y Administración. Bachillerato Único de Manzanillo. la Técnica agropecuaria en Tecomán. por acuerdo del consejo. allí se instalaron las escuelas que entonces funcionaban: Bachillerato Único.Facultad de Contabilidad y Administración ubicado en la calle Niños Héroes No. Congreso universitario. Contabilidad y Administración. Enfermería 1. Derecho. seis representantes de catedráticos y ocho de alumnos. Escuela de Enseñanzas Técnicas. En sesión del H. El 24 de Octubre de 1963 se constituyó el H. dentro de la Escuela de Contabilidad y Administración. Consejo de fecha 2 de junio de 1972 se aprobó el Estatuto de Pensiones para el personal de la Universidad y el 20 de junio de 1972 se suprimió la Escuela de Mecánica Automotriz y en su lugar se creo un Bachillerato Técnico Maestría en Administración 9 . El 19 de junio de 1967 el Consejo Universitario aprobó la creación de la carrera de Licenciado en Administración de Empresas. que empezó a funcionar en el año electivo 19671968. El 1º de septiembre del mismo año se fundaron las escuelas de contabilidad y administración. y los Bachilleratos Únicos de Manzanillo y Tecomán. se aprobó la denominación de Escuela de Ciencias Sociales a la de Derecho. 99. Relaciones Sociales Internacionales y Ciencias Sociales.

con las carreras de Licenciados en Administración Pública. Gobernador Pablo Silva García. con la carrera de Médico Veterinario Zootecnista. la Escuela de Ciencias Políticas y Sociales. de acuerdo con el cual fue reformado el artículo No. con cursos intensivos y financiamiento propio. No7 de Armería y No 10 de Manzanillo. se acordó la fundación de los Bachilleratos No. 17 en Comala. el Consejo Universitario aprobó la creación de la Escuela Superior de Ciencias de la Educación. 18 en Coquimatlán. 146. la Escuela de Medicina Veterinaria y Zootecnista.Facultad de Contabilidad y Administración dependiente del Bachillerato 1 y fue aprobada la creación de la Escuela de Ingeniería. ambos con voz pero sin voto. El C. Rector y el Secretario General fungirían. en Sociología y Trabajo Social. pues en lo sucesivo el C. y el No. No. 4. y No. la Maestría en Docencia y los Bachilleratos No. 6 de Tecomán. No. se acordó la creación de la Escuela Superior de Agricultura en Tecomán y las escuelas de Medicina en Colima. 11 en Minatitlán. El 25 de junio de 1976. ingeniero mecánico electricista. El 14 de junio de 1974. como presidente de Debates y el segundo como relator y fedatario. con la salvedad de que en Colima se cursarían los cuatro primeros semestres como tronco común de las carreras de ingeniero civil. ingeniero topógrafo y geodesta y físico matemático. de fecha 29 de diciembre de 1972. 8 de la Ley Orgánica de la Universidad que estableció paridad con el Consejo Universitario. expidió el decreto No. 13 de Ciencias Sociales En Colima. el propio Consejo aprobó la creación de las escuelas de Economía con las carreras de Licenciado en Economía y Finanzas. En la sesión del 25 de agosto de 1978. 12 en Cuauhtémoc. en Ciencias Políticas. El día 24 de noviembre de 1979. La Escuela de Derecho y Ciencias Sociales Maestría en Administración 10 . se crean los Bachilleratos No. el primero. para continuar después en la Universidad Autónoma del Estado de México cualquiera de esas carreras hasta concluirla. en Villa de Álvarez. En agosto de 1975. No. 8 y la escuela de Enfermería 2 en el puerto de Manzanillo. del Consejo Universitario.

Facultad de Contabilidad y Administración quedo como Escuela de Derecho. coordinación académica y superación profesional. servicio social. 19. En esta misma fecha. El 17 de marzo se crean los Bachilleratos No. el día 18 del mismo mes. planeación. enseñanza tecnológica. También se funda el 14 de septiembre el Instituto Universitario de Bellas Artes de Colima. de fecha 14 de noviembre de 1980. el H. en Cerro de Ortega y No. el 2 de marzo de 1981. deportes. 16 de Villa de Alvarez y el No. Para tener un mayor control en la aplicación de la administración. en Tecomán. en las direcciones de generales de servicios escolares. como parte de una desconcentración administrativa. La desconcentración organizacional e la Universidad Mediante decreto No. Maestría en Administración 11 . Por acuerdo del propio Consejo Universitario asentado en el acta del 25 de junio de 1980. y la Técnica Mecánica Agrícola e Industrial en Tecomán. difusión cultural. El 20 de mayo el Consejo aprobó la creación de las escuelas de Ingeniería Mecánica y Eléctrica. 76. El 26 de igual mes el Instituto Universitario de Investigaciones Jurídicas. 23 de Santiago. la Escuela de Letras y los Bachilleratos No. prensa y relaciones publicas. enseñanza agropecuaria. se acordó la creación de la Escuela Superior de Ciencias Marinas. En la sesión efectuada por el Consejo Universitario el día 16 de diciembre de 1980. Manzanillo y el 15 del mismo mes el Centro Universitario de Investigación Científica y Tecnológica. con Licenciatura en Oceanología. El 1 de octubre se instituye el Bachillerato No. el No. en Colima. Congreso del Estado expidió la Ley Orgánica de la Universidad de Colima. registro y control de personal y control presup uestal. 22 de Quesería. 20. 14 de Ixtlahuacán. el Consejo aprobó la transformación de los departamentos del área administrativa de la Universidad de Colima. se acordó la fundación de la escuela Superior de Ciencias Químicas. se crea la Delegación Regional N° 1 en el municipio de Manzanillo.

el 1 de agosto de 1990 la Escuela de Psicología. Adiestramiento y Asesoría Técnica y la Oficina de Patrimonio Universitario en la ciudad de Colima. 24. el Bachillerato No.Facultad de Contabilidad y Administración El 15 de noviembre se crea la Delegación Regional N° 2 en el municipio de Tecomán y el Centro Universitario de Capacitación. de Villa de Álvarez. 28 en Camotlán de Miraflores. con el nombre de Escuela Técnica de Enfermería y los días 9 y 16 del mismo mes se crean los centros universitarios de Investigación en Ingeniería y el de Investigaciones Biomédicas. El 20 de septiembre de 1986 se crea la Escuela de Ingeniería Electromecánica de Manzanillo. El 30 de enero de 1984. en Colima. en la comunidad de Madrid. Maestría en Administración 12 . con sede en el municipio de Coquimatlán. El 31 de mayo de 1996. y de Contabilidad y Administración en Tecomán y Ma nzanillo. El 4 de enero de 1982 se crea la Delegación Regional N° 1. como parte de la desconcentración administrativa se crea la Delegación Regional No. de Colima y Número 2. separando la carrera de Psicología de la Facultad de Medicina. en el municipio de Manzanillo Se crea el 1 de febrero de 1988 el bachillerato No. 5 con sede en la Cd. Se funda el 27 de agosto de 1987 el Instituto Universitario de Bellas Artes de Manzanillo y se crea. Col. de Manzanillo. el 1° de septiembre. se crea la Escuela de Trabajo Social. en el municipio de Manzanillo y el 2 de mayo queda establecida la Delegación Regional N° 4. el 31 de marzo se fusionó en una sola las Escuelas de Enfermería 1. el 10 de septiembre se crea el Bachillerato No. Se crea. 27 de Santiago. El 30 de agosto de 1983 se establece la Escuela Superior de Enfermería y el 13 de septiembre se instauran las escuelas de Arquitectura. respectivamente y el 11 de mayo se crea el Centro Universitario de Investigación en Ciencias Básicas.

Letras y Comunicaciones y Contabilidad y Administración campus Colima). Actualmente la totalidad de planteles trabajan bajo este nuevo esquema.. Para 1995 surgió una nueva versión programática de dicho sistema que rebasa este esquema de automatización y que ahora es identificado como SICEUC para sistema operativo MS-DOS con el fin de hacer efectiva la descentralización de servicios escolares de las delegaciones a los planteles. en 1986 se inició la descentralización administrativa y con ello la estructuración por delegaciones regionales a fin de dar una atención directa a los planteles educativos. se crea el Bachillerato Técnico No. para llegar al diseño de un nuevo sistema y emigrar a otra plataforma de trabajo y que pudiera funcionar. así como la Facultad de Telemática. 26 en Ixtlahuacán. es así que en marzo del 2000 se puso en funcionamiento de prueba el nuevo sistema de control Escolar basado en una arquitectura cliente en la etapa de implementación solo se puso en marcha la nueva versión del SICEUC en el Bachillerato Técnico Numero 1 y 2. Col.Facultad de Contabilidad y Administración El 16 de febrero de 1999. cuyo objetivo principal fue la de que las universidades públicas del país desarrollan un Sistema Institucional de Información Administrativa. conformado por cuatro módulos: • Recursos Humanos • Control Escolar • Contabilidad. se inició el análisis de los procesos escolares existentes. por el incremento en la población escolar. tanto en los planteles como en las 5 Delegaciones Regionales • Patrimonio Universitario A partir de 1998. Con las exigencias de una demanda mayor de dichos servicios. Maestría en Administración 13 . Para 1996. que superó los servicios escolares que se venían otorgando en forma manual. la Secretaría de Educación Pública implemento un programa al que denomino PRONAD. ANTECEDENTES DEL SISTEMA DE CONTROL ESCOLAR DE LA UNIVERSIDAD DE COLIMA (SICEUC) En el año de 1979 se inició el Sistema de Control Escolar Automatizado en la Universidad de Colima.

así como en la aplicación de las políticas de carácter general. con el propósito de lograr homogeneidad y una buena organización administrativa del desarrollo y ejecución de los procedimientos académicos. adaptable a las necesidades de cada una de ellas.Facultad de Contabilidad y Administración ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DE LA UNIVERSIDAD DE COLIMA En la década de los 80’. la universidad cuenta con una estructura organizacional desconcentrada a través de siete coordinaciones generales y cinco delegaciones regionales. Simbología AutoridadLineal AutoridadStaff AutoridadFuncional Separación de órganos centrales y desconcentrados Organigrama Estructural General Desarrollo Institucional Desarrollo Institucional Febrero de 2001 Regulativas Regulativas Normativas Normativas Control Control Operativas Operativas Maestría en Administración 14 . se estableció una estructura orgánica y funcional por centros de trabajo de los niveles medio superior y superior. establecidas estas últimas en base a las zonas geográficas del estado. académicos-administrativos y administrativos. cuyo objeto principal es descentralización administrativa de la Rectoría y demás Órganos de Gobierno de la Universidad. De esta manera.

de Capacitación Adiestramiento y Asesoría Técnica Centro Universitario de Apoyo a la Productividad Dirección General de Museos y Galerías Dirección General de Servicios Bibliotecarios Dirección General de Servicios Telemáticos Tesorería General Contaduría General Dirección General de Educación Superior Dirección General de Servicio Social Centro Universitario de Investigaciones Jurídicas Centro Univer. 4 Delegación Regional No. esta todas las dependencias que se encargan de normar la conducta y trabajos al interior. una subclasificación de acuerdo al función que se desarrolla. 5 Bachilleratos Escuelas y Facultades Bachilleratos Escuelas y Facultades Bachilleratos Escuelas y Facultades Instituto Universitario de Bellas Artes Bachilleratos Escuelas y Facultades Bachilleratos Escuelas y Facultades Maestría en Administración 15 . Sustentable Dirección General de Radio Centro Univer. de Investigación en Ciencias Básicas Centro Univer. de Investigaciones Sobre la Cuenca del Pacífico Dirección General de Publicaciones Centro Univer. de Investigaciones Biomédicas Centro Univer. en un segundo nivel. de Est. de Investigaciones Oceanológicas Centro Universitario de Investigaciones Vulcanológicas Delegación Regional No. Agropecuario Centro Univer. las dependencias que realizan una función regulativa al interior de la institución. de Planeación y Desarrollo Institucional Dirección General de Relaciones Públicas Autoridad Staff Autoridad Funcional Universidad de Colima Separación de órganos centrales y desconcentrados Dirección General de Titulación y Registro Profesional Dirección General de Información Unidad de Organización y Métodos Contraloría General Unidad de Organización y Métodos Organigrama Estructural General Abril de 1999 Secretaría General Coordinación General de Docencia Coordinación General de InvestigaciónCientífica Coordinación General de Extensión Universitaria Coordinación General de Apoyo al Desarrollo Social Coordinación Gral. de Orientación Educativa y Vocacional Centro Univer. de Investigaciones en Ciencias del Medio Ambiente Centro Universitario de Investigación en Ingenierias Centro Univer. para el Desarr. donde se agrupa la parte sustantiva del la institución como son los planteles. presentaremos la forma en que se agrupan las dependencias de la institución. que serán los planteles universitarios. 3 Delegación Regional No. la primera que es el apartado de las dependencias responsable de las administración institucional y una segunda sección. En la segunda sección se presentan las dependencias encargadas de coordinar el cumplimiento de las funciones y por ultimo la parte operativa. de Investigación y Des. de Estudios de Genero Centro Univer. 1 Delegación Regional No. de Vídeo Didáctico y Televisión Educativa Centro de Producción de Medios Didácticos Centro Nacional Editor de Discos Compactos Dirección General de Recursos Humanos Dirección General Obras Materiales y Servicios Dirección General de Posgrado Dirección Gral. del Patrimonio Cultural Universitario Coordinación Gral. En la primera sección podemos encontrar. en el tercer orden. ya que estas. encontrándose en primer termino las áreas que se encargan marcar la pauta par el desarrollo institucional. están agrupadas en dos secciones. 2 Delegación Regional No. de Investigaciones Sociales Dirección General de Difusión Cultural Dirección General de Deportes y Actividades Recreativas Centro Univ.Facultad de Contabilidad y Administración En el anterior esquema. Comisiones •Hacienda y Presupuesto •Relaciones Laborales •Técnica Pedagógica •Honor y Justicia •Reglamentos •Patrimonio Universitario Consejo Universitario Rectoría Simbología Autoridad Lineal Dirección Gral. de Servicios y Tecnologías de Información Coordinación General Administrativa y Financiera Dirección General de Educación Media Superior Dirección General de Intercambio Académico y Becas Centro Univer.

a partir de 2002 pasa a depender de la Coordinación General Administrativa y Financiera. estructural y mixto. estuvo ubicada organizacional mente como un programa de la Rectoría. Maestría en Administración 16 . Coordinación General Administrativa y Financiera Tesorería General Contaduría General Dirección General de Recursos Humanos Dirección General Obras Materiales y Servicios Cabe mencionar. en donde se encuentran reflejadas la existencia de siete coordinaciones y cinco delegaciones regionales en las que se desconcentran las funciones y responsabilidades en la institución LA ORGANIZACIÓN DEL SICEUC Desde su inicio la coordinación del SICEUC. con los requerimientos del PRONAD. sin embargo.Facultad de Contabilidad y Administración La estructura organizacional de la universidad esta representada a través de un organigrama general. 3. en virtud de que se considera un área de la propia. que organigrama de la Coordinación no se refleja. pero físicamente se encontraba en la Delegación Regional No.

Rafael Valadez Meneses GENERALIDADES DEL SICEUC El Sistema de Control Escolar de la Universidad de Colima. mismo que se encuentra instalado en cada uno de los planteles para llevar a cabo el control de la información. 3 (Colima). a partir de que se nombra un coordinador de operar el SICEUC. Hardware y Software del SICUEC En sus inicios. así como la definición de las diferentes bases de datos de éste como punto de partida para la operación del SICEUC. conocimiento de situaciones académicas. SICEUC es un área dependiente de la Coordinación Administrativa y Financiera mismo que se encuentra ubicado en el edificio administrativo de la institución. la Delegación conservo en su módulo de cómputo el manual del usuario. la Delegación Regional No. pagos de servicios. cada Delegación Regional cuenta con un operador del Módulo Escolar. Sin embargo. solicitud de certificados de estudio. cambios de escuela. el que entre sus funciones tiene la responsabilidad de asesorar y salvaguardar el funcionamiento de su región. Esto significa que el sistema abarca dos entidades (Delegación-escuela). Maestría en Administración 17 . con información de los programas para instalar dicho sistema. es un software desarrollado 100% al interior de la institución. con ello se facilita a los planteles la toma de decisiones en los servicios básicos de inscripción. mejor conocido como SICEUC. Cada escuela cuenta con un manual de operación del SICEUC que de manera rápida y sencilla le informa sobre los procesos implicados en la administración escolar de su plantel. fue la responsable de coordinar la operatividad del SICEUC y una de sus funciones principales fue la de proporcionar a cada escuela los programas que contienen la información referente a sus alumnos. De la misma forma.Facultad de Contabilidad y Administración Actualmente. corresponde al MC Hugo Alfonso Barreto Solís. la coordinación del SICEUC. quién es apoyado por el Ing. la supervisión y mantenimiento del Sistema recae en la Coordinación General Administrativa y Financiera. sin embargo. entre otros aspectos. agilizando así los procesos escolares. en las que cada una maneja sus propias actividades enlazadas por el logro de un objetivo común.

SQL SERVER 7.0 y la red universitaria como carretera de la información. así como la compilación de los mismos fueron: ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ PC con procesador 486 Disco duro de 350 Mb 4 Mbytes en RAM Monitor Super VGA Impresora de 15 Pulgadas Pero. para llegar al diseño de un nuevo sistema y emigrar a otra plataforma de trabajo. se inició el análisis de los procesos escolares existentes.0 como motor de base de datos. es así que en marzo del 2000 se puso en funcionamiento de prueba el nuevo sistema de control Escolar basado en una arquitectura cliente servidor conformado por windows 2000 server como sistema operativo. el cliente desarrollado en Visual Basic 6. en que se empiezan los trabajos para establecer un Sistema de Información Institucional Administrativaza. Para el desarrollo del sistema de información del SICEUC. el coordinador del sistema maneja lo siguiente: HARDWARE • • • • • • 4 MAQUINAS DELL PROCESADOR PENTIUM II 350 MH 64 MB RAM DISCO DURO DE 5 GB TARJETA DE RED FAST ETHERNET SOFTWARE Maestría en Administración 18 . a partir del año 1998.Facultad de Contabilidad y Administración Inicialmente los programas se diseñaron para poder funcionar en una LAN (red) o en modo Monousuario (PC) y los requerimientos mínimos para su ejecución. se utilizo la técnica UML (UINIFIED MODELING TECHNIQUE) que es una técnica para usar lenguajes estándar para representar los diferentes aspectos de un sistema. Para darle mantenimiento al SICEUC.

quien es la encargada de verificar que los datos de cómputo coincidan con los datos impresos en papel. que todas las Delegaciones Regionales cuentan con un Servidor Porlian 1600. Los requerimientos mínimos para que los planteles puedan operar el SICEUC es de que cuenten con conexión a la red universitaria o vía moden a la Delegación Relativa. PARA LENGUAJES DE PROGRAMACION. SERVIDOR PARA BASE DE DATOS ACCESS. así como conexión con todos los planteles a través de la red universitaria o en su defecto vía moden. Éstos último. El sistema está protegido del acceso de usuarios ajenos a él. Procesos de los planteles en el SICEUC Los procesos más importantes que efectúa el plantel dentro del SICEUC son: Maestría en Administración 19 . Ellos tienen grupos bajo su control y opciones para el manejo de la información con determinadas restricciones. quien de manera dinámica transfiere una copia a las escuelas. Actualmente. y tiene restringidos algunos archivos que son indispensables para su adecuado funcionamiento. La Delegación es la encargada de conservar la información real de los alumnos. de tal manera que requiere de visitas frecuentes del operador del módulo de cómputo. además se les proporciona una clave. éstos cuentan con una lista de usuarios que pueden ingresar al sistema.Facultad de Contabilidad y Administración • • • MICROSOFT SQL SERVER 7. Funcionamiento del SICEUC U na vez instalado el SICEUC en los planteles. quien tiene a su cargo proveedor de la información necesaria y llevar datos escolares a la Delegación. Cabe señalar.0 ANTES 5. PARA BASE DE DATOS LOCALES VISUAL BASIC 6. cada plantel trabaja en forma independiente ajustándose a las actividades calendarizadas que delimita la Delegación.0. así como procesadores igual o mayor a PENTIUM III. los complementa el plantel con documentación oficial que debe remitir a dicha Delegación.

3. 4. lo cual genera un archivo de recibos consecutivos para cada plantel. Además nos permite consultar toda la información escolar de un alumno de manera directa e inmediata. al mismo tiempo. el sistema nos permite un servicio en línea. de lo contrario al alumno se le respeta dicho número. En reingreso. esto consiste. esto crea un vínculo con otro subsistema de la Universidad como lo es el Sistema Contable Administrativo y Financiero (SICAF. por sus siglas). así como cancelar recibos. el sistema no permite este proceso. permitiéndonos determinar el semestre y el grupo. Además nos permite conocer qué recibos se le han emitido al alumno durante el semestre y la descripción de cada uno de ellos (conceptos por los que fue expedido). le muestra de manera inmediata los motivos de su situación irregular. Para primer ingreso el sistema cuenta con la opción para organizar a cada escuela proporcionándole un rango de números de matrícula para que éstas puedan dar el número de control a un alumno de manera inmediata cuando éste proviene de una institución ajena a la Universidad. éste puede ser cancelado y al mismo tiempo desaparecido el dato capturado. en que al momento de reinscribir al alumno. Maestría en Administración 20 . y con ello toda la acción que el mismo generó. Asimismo cuenta con varios tipos de reportes: Inscripciones: Es un reporte que nos permite obtener un listado de todos los alumnos que han sido dados de alta. ya que de lo contrario. realiza un análisis de sus calificaciones para ver si el alumno se encuentra en forma regular.Facultad de Contabilidad y Administración 1. Esto es. Este sistema nos permite la captura de ingresos por concepto de cualquier pago. que si por alguna razón el operador del sistema emite un recibo que tiene algún error. 2. Listas de asistencia: Es la relación de alumnos por grupo y semestre para el control de asistencia por parte del catedrático. Las inscripciones y reinscripciones son ejecutadas desde el plantel.

Éste lo envía el plantel a la Delegación para su captura. Formato de alumnos irregulares: Nos permite obtener un reporte por grupo y semestre de los alumnos que tienen pendiente(s) alguna(s) materia(s) de semestres anteriores. ya que éste es el inicio del registro académico a través de la captura de las calificaciones por el encargado de la escuela. Formato de alumnos a ordinarios: Es un reporte por grupo y semestre de todos los alumnos que no exentaron y deben presentar examen ordinario.Facultad de Contabilidad y Administración Análisis de calificaciones: Nos permite ver el historial de las calificaciones de un alumno en todos sus semestres anteriores en la escuela donde estudia actualmente. a diferencia de los anteriores reportes. Formato de evaluaciones parciales: Es la lista de alumnos que están inscritos en el sistema y sirve para que el maestro capture la calificación de cada evaluación parcial. colocando la Maestría en Administración 21 . mismo que se da al catedrático para la captura de calificaciones. Actas de extraordinario: Es un reporte de los alumnos que presentarán examen extraordinario. Verificador de evaluaciones parciales: Es un reporte por grupo y semestre que muestra a todos los alumnos del grupo con su respectiva calificación de todas las materias. Concentrado de calificaciones: Nos muestra un reporte por semestre y grupo de los alumnos y la calificación de cada materia. ya que este proceso no es realizado por las escuelas. Actas de regularización: Es un reporte de los alumnos que presentarán examen de regularización. Este reporte le permite al alumno conocer sus calificaciones reales tal y como fueron capturadas para hacer las aclaraciones convenientes cuando proceda. Esto es importante.

Catálogo de profesores: Nos muestra una lista de los profesores que imparten clases en cada escuela. En tanto no se haga el bloqueo de captura. asimismo nos señala el promedio de cada materia. Contiene formatos para generar cuadros estadísticos de información de los diferentes esquemas que se requieren. esto carecerá de validez oficial. y dicha información es actualizada cada semestre. únicamente el personal autorizado de la escuela puede modificar las parciales en el sistema. el cual debe ser validado por directivos para estar en condiciones de emitir las boletas de calificaciones definitivas. ya que la Delegación cuenta con la información real de respaldo. Plantilla de materias: Nos muestra el nombre del catedrático que imparte cada materia. Al término del semestre se obtiene un reporte oficial de calificaciones finales que la Delegación envía a los planteles como testimonio del registro académico. Incluye el servicio de credenciales para los estudiantes. estadísticas. y holograma de 6. 9. 7. La Delegación concentrará siempre la información oficial dando al plantel la función de consulta. escuela. código de barras. Seleccionar una impresora dentro del catálogo para que cada escuela tenga un buen funcionamiento de su impresora. fin de cursos. 8. Maestría en Administración 22 . como son el de inicio de cursos. de tal manera que las bases de datos sobre las escuelas son continuamente modificadas. edades. evaluaciones parciales.Facultad de Contabilidad y Administración calificación por cada evaluación parcial y examen ordinario. mejores promedios. documento que tiene los datos escolares del alumno. ninguna calificación sea alterada. También cuenta con la opción de bloqueo de captura de calificaciones sobre las evaluaciones parciales con la finalidad de que al término de cada parcial. procedencia. 5. tanto por semestre como por carrera. lugar. Si por alguna razón las calificaciones de semestre anterior (históricos) son alteradas.

a la vez. Maestría en Administración 23 . la Universidad estará en posibilidades de emitir un servicio de “certificación de documentos” con calidad de original. mismo que hará efectiva la automatización de los servicios escolares. responsabiliza al alumno del resguardo y manejo de su propia documentación. optimizando el espacio físico y los recursos humanos de las Delegaciones. Actualizar datos y asesorar al sistema de la escuela La responsabilidad de la Delegación es que la escuela trabaje con la información más completa. utilizando lectoras de rayos láser que descodifican el número de control del estudiante contenido en el código de barras. en este sentido. entre otros. Con ello. pero a este nivel y en forma periódica se va a alimentar de los datos capturados por la escuela durante el semestre activo. ésta se encargará de actualizarlos en las escuelas correspondientes. a través de la recuperación de imágenes por medios electrónicos. Mantener la información oficial de las escuelas El sistema administrativo por la Delegación responsabiliza a ésta de la información real. además de promover que el sistema sea aplicado en aquellos planteles que no han sido integrados al nuevo esquema de trabajo. cualquier dato modificado en esta instancia será actualizado en forma oportuna en la escuela correspondiente. agilizándose dicho proceso. Contempla un tratamiento innovador a los documentos oficiales del alumno mediante el archivo electrónico de los mismos. Procesos en la Delegación del SICEUC Instalar el sistema en la escuela La Delegación debe instalar este sistema en las escuelas correspondientes. Mediante este instrumento.Facultad de Contabilidad y Administración seguridad infalsificable. culturales y deportivos. los alumnos y algunos de los centros universitarios de trabajo podrán accesar a la información no restringida del sistema. 10. Le asiste también la función de asesorar a nivel de plantel a los manejadores del sistema para asegurar su adecuado funcionamiento. Modificaciones a datos de alumnos La forma de hacer modificaciones fuera de periodos le corresponde a la Delegación.

lo cual garantiza seguridad en el manejo de trámites administrativos que no son comunes para las escuelas y que merecen trato a nivel de autoridades escolares especializadas. Maestría en Administración 24 . planes y programas.Facultad de Contabilidad y Administración Expedición de documentos oficiales: certificados. 4. rectificaciones o revisiones solicitadas por alumnos. Este servicio implica modificar en cómputo archivos de datos referentes a escuelas. Este trámite se efectúa al ser aprobado por las escuelas correspondientes siempre y cuando el alumno cubra los requisitos. 3. Cambios de carrera o área. Estos son procesos complementarios del sistema que se manejarán con base en la reglamentación escolar vigente. estos son: 1. Inscripciones de reingreso por convalidación. materias. Procesos complementarios Existen servicios escolares que no operan en línea pero que son parte importante para el control de datos de los alumnos.a la reglamentación escolar vigente que obliga a controlar documentación en forma directa desde las Delegaciones. la Delegación estará en posibilidades de accesar la información al sistema y el alumno se obligará a cubrir los costos por trámites en el plantel. y se controla desde las Delegaciones. entre otros documentos. credenciales. la Delegación estará en posibilidades de accesar la información al sistema y el alumno se obligará a cubrir los costos por trámites en el plantel. Teniendo el acuerdo de convalidación que expiden las Direcciones de Educación Media Superior y Superior. Esto obedece –en gran parte. Rectificación de calificaciones de alumnos. Una vez que se apruebe el acuerdo de revalidación parcial de cualquier carrera a nivel bachillerato o profesional. boletas. Para estos trámites se requieren solicitudes por escrito de los planteles y se efectúan posteriormente a los cierres oficiales que marcan las Delegaciones: se representan por capturas equivocadas por parte de los planteles. Inscripciones de nuevo ingreso por revalidación. 2.

Impresión de documentos oficiales. Archivo electrónico de documentos. Actualmente este servicio se controla desde las Delegaciones debido a la dinámica de los programas que desarrollan los planteles. certificados de estudios. Trámites de titulación. 9. credenciales. Captura de exámenes de regularización.Facultad de Contabilidad y Administración 5. debido a que este examen queda calendarizado al inicio del siguiente semestre. actualizando de manera inmediata la información en los planteles. Implica la revisión especializada de los documentos y la autorización para presentar examen profesional de la Delegación. así como medios especiales de almacenamiento de información. Registro de alumnos repetidores. dado que no están calendarizados de manera unánime y presentan necesidades particulares. 6. Este servicio requiere la actualización de datos del alumno (dando de baja los anteriores). para lo cual se requiere que la Delegación sea quien lleve estos controles. 7. 10. certificación de actas de examen profesional. el plantel ya cuenta con los datos del nuevo semestre. Posgrado. y para entonces. Se requiere contar con documentos que sean impresos desde las Delegaciones debido al proceso de validación oficial. Método para el desarrollo del sistema de información del SICEUC Al momento de la entrevista nos sorprendió encontrarnos con la novedad de que el proceso de plantación de los sistemas de información del SICEUC no se Maestría en Administración 25 . ya que ésta es la instancia que valida el haber cubierto los créditos de una carrera profesional. Este servicio requiere de tratamiento de equipo de cómputo especializado existente en las Delegaciones. entre otros documentos. 8. como son: boletas de calificaciones. Corresponde a la Delegación efectuar la captura de los datos por exámenes de regularización que efectúa el plantel.

esto con la finalidad de que la Universidad cuente con un soporte integral de la información escolar y que las instancias obtengan los beneficios directos del sistema para el procesamiento de los datos que incluyen los sistemas particulares de las dependencias. así como el costo requerido. sin embargo. Las Delegaciones contarán con un servidor para depositar su información.Facultad de Contabilidad y Administración documentó el desarrollo del proyecto. De la misma forma el SICEUC deberá continuar trabajando con la información de nuevos módulos de información que requieren los planteles y que siguen manejando fuera del sistema como son: cursos propedéuticos. la calidad en su desarrollo. el esfuerzo requerido. las Direcciones Generales de Educación Media Superior y Terminal. sino bibliotecarios. Para una segunda etapa en la que los planteles y las Delegaciones se deberán conectar a la red administrativa. Prospectiva del sistema La Universidad de Colima cuenta con un sistema de control escolar que permite a los planteles obtener información oportuna y accesible. el sistema deberá trabajar en línea directa. así como enlazar al SICEUC con otros subsistemas de información universitaria que manejan dependencias como la Dirección General de Planeación. deportivos y culturales. Maestría en Administración 26 . lo que permitirá simplificar la solicitud de los servicios no sólo escolares. así como su conexión con las escuelas para que éstas cuenten con el equipo necesario para enlace con dicha red. la persona entrevistada nos informo que si se tomaron en cuenta factores importantes tales como: estimación del tamaño del proyecto. incluye mayor seguridad en el tratamiento de l documentos oficiales por digitalización y la identificación del estudiante con tarjetas de código de barra. la duración. Educación Superior y Posgrado. posgrados. Ahora el alumno recibe los servicios donde os solicita. apoyos al SICAF.

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