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Manual de Sap Business One

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SAP® Business One ...To Go
© 2007 por SAP AG. Todos los derechos reservados.

SAP, R/3, mySAP, mySAP.com, xApps, xApp, SAP NetWeaver y otros productos y servicios de SAP aquí mencionados, así como sus logotipos correspondientes, son marcas comerciales o marcas registradas de SAP AG en Alemania y en otros países del mundo. Todos los demás nombres de productos o servicios que se mencionan son marcas comerciales o marcas registradas de sus respectivos propietarios. Los datos contenidos en este documento sólo son a título informativo. Las especificaciones del producto pueden variar en cada país. Estos materiales están sujetos a modificaciones sin aviso. Estos materiales son suministrados por SAP AG y sus empresas afiliadas (“Grupo SAP”) solamente a título informativo, sin ninguna declaración ni garantía de ningún tipo, y el Grupo SAP no se hace responsable de ningún error u omisión respecto a los materiales. Las únicas garantías de productos y servicios del Grupo SAP son las que se detallan en las declaraciones de garantía expresas que acompañan dichos productos y servicios, si las hubiera. Nada de lo indicado en este documento debe interpretarse como constituyente de una garantía adicional.

Contenido
¿Qué es SAP Business One? .................................................................................... 1 Más que una solución puntual ...................................................................................................... 1 Exhaustivo e integrado................................................................................................................. 1 Una aplicación para todos ............................................................................................................ 2 Innovación para la pequeña y mediana empresa................................................... 3 Los retos que afrontan las pequeñas y medianas empresas............................................................ 3 Vacío de información .................................................................................................................. 3 Vacío de procesos........................................................................................................................ 3 Soluciones de múltiples puntos .................................................................................................... 4 Cómo afronta los retos SAP Business One.................................................................................... 4 Un enfoque único..................................................................................................... 5 Una solución integrada ................................................................................................................ 5 Procesos empresariales optimizados............................................................................................. 5 Acceso instantáneo a la información ............................................................................................ 5 Personalizable y adaptable ........................................................................................................... 6 Diseñado exclusivamente para la pequeña y mediana empresa y con el respaldo de SAP .............. 6 Finalidad de este libro ............................................................................................. 6 Introducción .......................................................................................................... 10 Entender la personalidad de SAP Business One ................................................... 11 Creación de documentos a partir de partes reutilizables .............................................................. 12 Apertura de documentos mediante el menú principal.................................................................. 13 Estructura de transacciones y procesos de la información en SAP Business One......................... 13 Preguntas para incrementar la comprensión................................................................................ 14 Conocer dónde se encuentra................................................................................. 15 La ventana principal .................................................................................................................. 15 El menú principal de SAP Business One ............................................................................... 15 La barra de menús y los menús desplegables ......................................................................... 16 La barra de herramientas ....................................................................................................... 17 La barra de estado ................................................................................................................. 17 Ventanas de documento ............................................................................................................. 18 Modos de operación de ventana............................................................................................. 18 Menú contextual ................................................................................................................... 20 Detalles de fila ...................................................................................................................... 20 Encontrar lo que busca .......................................................................................... 21 Búsqueda de interlocutores comerciales y artículos .................................................................... 21 Uso de las flechas de la barra de herramientas para buscar documentos ...................................... 23 Llegar a donde desea ir ......................................................................................... 23 Navegación con la flecha naranja............................................................................................... 23 Arrastrar y vincular.................................................................................................................... 24 Menú de usuario y accesos directos definidos por el usuario ...................................................... 25 Opciones de visualización.......................................................................................................... 27
SAP Business One … To Go i

Opciones de formulario.............................................................................................................. 27 Personalización de los nombres de campo.................................................................................. 28 Añadir campos y tablas definidos por usuario ............................................................................ 29 Rellenar campos con búsquedas formateadas ............................................................................. 29 Encontrar respuestas a sus preguntas.................................................................. 30 Ayuda en línea........................................................................................................................... 30 Portal de clientes de SAP Business One ..................................................................................... 30 Visión general de la contabilidad financiera......................................................... 34 Configuración de la contabilidad financiera ......................................................... 37 Paso 1: Configuración de los períodos contables ........................................................................ 37 Paso 2: Definición de los segmentos contables ........................................................................... 38 Paso 3: Creación del plan de cuentas.......................................................................................... 39 Gestión de divisas ................................................................................................................. 40 Paso 4: Creación de las determinaciones de cuentas de mayor .................................................... 40 Procedimiento básico ............................................................................................................ 41 Paso 5: Migración de datos anteriores ........................................................................................ 42 Configuración de proveedores del formulario 1099 (Estados Unidos) .................................... 43 Realización de procedimientos diarios ................................................................. 44 Contabilización de asientos de diario manuales .......................................................................... 44 Realización de contabilizaciones periódicas ............................................................................... 46 Uso de modelos de contabilización ............................................................................................ 46 Uso de documentos preliminares................................................................................................ 46 Actualización de registros ..................................................................................... 47 Anulación de transacciones........................................................................................................ 47 Edición de cuentas de mayor...................................................................................................... 48 Edición de los datos del formulario 1099 (Estados Unidos) ........................................................ 49 Procedimientos de cierre....................................................................................... 50 Lista de verificación de cierre del ejercicio ................................................................................ 50 Entrada y salida de pagos...................................................................................... 51 Entrada de pagos ....................................................................................................................... 51 Creación de entrada de pagos para facturas específicas .......................................................... 52 Creación de entrada de pagos en cuenta................................................................................. 53 Salida de pagos.......................................................................................................................... 54 Asistente de pagos ..................................................................................................................... 54 Impresión de cheques ................................................................................................................ 55 Contabilidad de costes .......................................................................................... 55 ¿Cómo se utilizan las reglas de distribución? ............................................................................. 56 Presupuestación .................................................................................................... 57 Escenarios de presupuestos ........................................................................................................ 57 Métodos de distribución del presupuesto.................................................................................... 58 Consultas e informes ............................................................................................. 60 Cómo se utilizan los datos maestros en SAP Business One ................................ 62 Diferentes tipos de registros de datos maestros........................................................................... 62 Valores predefinidos y propuestos.............................................................................................. 65
SAP Business One ...To Go ii

............................................................ 81 Datos clave...... 85 Cálculo del ingreso bruto ........................................................................................................................................................105 Datos clave...................................................................................... 91 Paso 3: Entrega................................................................... 87 Paso a paso ................................................................................................................................................................................................................ 91 Creación y contabilización de notas de entrega ............................. 80 Introducción ........ 65 Datos maestros y determinación de cuentas de mayor ........................... 87 Paso 1: Oferta de ventas....................................................................................................................................................................................................................................................................................................................... 88 Creación de pedidos de cliente ......................... 87 Paso 2: Pedido de cliente ................................ 82 Datos clave: Cliente .......................................................................................................................107 SAP Business One ............................................. 86 Recordatorios clave: Adición de una actividad a un documento de ventas ............................................................................................................ 93 Repercusión de la entrega en contabilidad y en el inventario............................................................................................................... 67 Configuración de valores predefinidos y propuestos para datos maestros............................................................................................................ 100 Lista de verificación de ventas ..................................................................................................................... 98 Asistente de creación de documentos ............................................................................................ 74 Creación de datos maestros de artículo............................... 96 Repercusión de las facturas de deudores en contabilidad y en el inventario ............................................................ 75 Visión general del proceso de ventas y cuentas de deudores............................................................................. 98 Asistente de reclamaciones ....................................................................................................................................To Go iii ............................................................ 88 Repercusión de los pedidos de cliente en contabilidad y en el inventario... 80 Estructura de documentos común.......................................................................................................................................... 83 Datos clave: Artículo.............................................................. 96 Creación de un documento a partir de otro ........................ 94 Creación y contabilización de facturas de deudores .................................................................... 95 Paso opcional: Abono de deudores .............................. 103 Introducción: Estructura común y datos clave............................................................................................. 92 Paso opcional: Devolución ................................................... 85 Cálculo de volumen y peso............................................................................................. 66 Proceso de creación y gestión de datos................Datos maestros y documentos ............ 66 Cómo se utilizan los datos maestros en los informes ........................................ 93 Paso 4: Factura de deudores ..... 105 Estructura de documentos común.............................................. 99 Repercusión en contabilidad y en el inventario........................................................... 102 Visión general del proceso de compras y cuentas de acreedores........................................ 69 Creación de datos maestros de interlocutor comercial .................................................................................................................................................................................................................................................................... 72 Datos maestros del cliente potencial................................... 84 Cálculos clave: Ingreso bruto y peso y volumen.......................................... 71 Ventana de datos maestros de interlocutor comercial............... 94 Paso opcional: Factura de deudores más pago............................................................................................................................ 97 Procesamiento de grupos de documentos.....

Datos clave: Proveedor.........................................................................................................107 Datos clave: Artículo............................................................................................................108 Datos clave: Direcciones de pago y envío.............................................................................110 Paso a paso .......................................................................................................... 111 Paso 1: Pedido de compras........................................................................................................111 Creación y contabilización de pedidos ..................................................................................111 Paso opcional: Factura de anticipo de acreedores..................................................................113 Repercusión de los pedidos en contabilidad y en el inventario ..............................................114 Cómo se utiliza posteriormente la información del pedido ....................................................114 Paso 2: Entrada de mercancías ..................................................................................................114 Creación y contabilización de entradas de mercancías ..........................................................115 Paso opcional: devolución de mercancías .............................................................................115 Paso opcional: Precios de entrega.........................................................................................116 Repercusión de la entrada de mercancías en contabilidad y en el inventario ..........................117 Paso 3: Factura de acreedores ...................................................................................................117 Creación y contabilización de facturas de acreedores ............................................................117 Paso opcional: Abono de compras ........................................................................................118 Repercusión de las facturas de acreedores en contabilidad y en el inventario.........................120 Creación de un documento a partir de otro ........................................................ 120 Localización de documentos base .............................................................................................122 Repercusión en contabilidad y en el inventario.................................................. 123 Lista de verificación de compras......................................................................... 124 Definición de la planificación de necesidades de material................................. 125 Preparación de una ejecución de MRP................................................................ 129 Visión general del proceso de MRP ..........................................................................................129 Configuración de los datos maestros clave relacionados con MRP ............................................129 Lista de materiales ...............................................................................................................129 Datos maestros de artículos e inventario ...............................................................................131 Uso del asistente para realizar una ejecución de MRP....................................... 133 Ejemplo 1 de MRP: Lista de materiales multinivel....................................................................133 Paso 1: Creación o selección del escenario...............................................................................133 Paso 2: Selección de fuentes de datos ...................................................................................135 Paso 3: Ejecución de MRP y análisis de las recomendaciones...............................................136 Paso 4: Acciones a partir de los resultados de una ejecución de MRP ...................................138 Ejemplo 2 de MRP: Reducción de las previsiones .....................................................................139 Ejemplo 3 de MRP: Consolidación de pedidos ..........................................................................140 Lista de verificación de MRP ............................................................................... 141 Introducción a las oportunidades de ventas ...................................................... 143 Visión general del proceso de oportunidades de ventas..............................................................143 Configuración de la información relacionada con las ventas......................................................144 Gestión de oportunidades de ventas en SAP Business One ............................... 146 Introducción de una oportunidad de ventas................................................................................146 ¿Quién es su contacto interesado? ........................................................................................147 El resultado: ¿Cuál es el potencial de esta oportunidad de ventas? ........................................148
SAP Business One ...To Go iv

Ajuste de la oportunidad de ventas .......................................................................................149 Gestión de actividades de ventas ...............................................................................................150 Gestión de oportunidades de ventas en Microsoft Outlook.................................. 152 ¿Qué aspecto tiene la integración de Microsoft Outlook? ..........................................................154 Sincronización de SAP Business One y Microsoft Outlook........................................................154 Sincronización masiva..........................................................................................................156 Guardar un correo electrónico como una actividad ....................................................................156 Trabajar con ofertas en Microsoft Outlook................................................................................157 Generación de instantáneas de la actividad de interlocutores comerciales ..................................158 De Microsoft Outlook a SAP Business One...............................................................................160 Creación de informes sobre oportunidades de ventas ....................................... 160 Ejecución del informe de oportunidades previstas .....................................................................162 Lista de verificación de oportunidades de ventas .............................................. 165 Visión general de XL Reporter............................................................................. 167 Componentes de XL Reporter ...................................................................................................167 Report Organizer ..................................................................................................................167 Report Composer .................................................................................................................167 Report Designer ...................................................................................................................168 ¿Quién utiliza XL Reporter? .....................................................................................................168 Creación de un informe en Report Composer..................................................... 169 Inicio de XL Reporter ...............................................................................................................169 Creación de un informe con Report Composer ..........................................................................171 Selección de elementos de informe ...........................................................................................172 Especificar una selección ..........................................................................................................175 Agrupación del informe ............................................................................................................177 Adición de período financiero...................................................................................................177 Despliegue de columnas ...........................................................................................................178 Adición de totales al informe ....................................................................................................178 Guardar los informes ........................................................................................... 179 Guardar el informe como una consulta ......................................................................................179 Guardar el informe como una definición de informe..................................................................179 Adición del informe al menú principal de SAP Business One....................................................182 Ampliación de los conocimientos de XL Reporter con Report Designer ........... 183 Visión general de las funciones de creación de documentos ............................. 185 Autorizaciones, procedimientos de aprobación y borradores de documentos .. 187 Autorizaciones de usuarios .......................................................................................................188 Procedimientos de aprobación...................................................................................................190 Creación manual de borradores de documentos .........................................................................194 Aceleración de la creación de documentos con asistentes ................................ 196 Asistente de obtención de documentos ......................................................................................196 Asistente de creación de documentos ........................................................................................198 Accesos directos generales ................................................................................. 202 Accesos directos de tabla .................................................................................... 203
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Accesos directos en documentos de compras y de ventas................................. 203 Requisitos previos de configuración de datos maestros sobre interlocutores comerciales .......................................................................................................... 204 Requisitos previos de configuración de datos maestros sobre artículos........... 205

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La esencia de SAP Business One
Contenido del capítulo
¿Qué es SAP Business One? Innovación para la pequeña y mediana empresa Un enfoque único Finalidad de este libro

SAP® Business One es una aplicación de gestión empresarial integrada que se ha diseñado especialmente para pequeñas y medianas empresas como la suya. Este libro proporciona una visión completa y general del modo en que puede trabajar con SAP Business One y cómo puede ayudar a su empresa a automatizar sus procesos de gestión, ventas, producción, logísticos y financieros.

¿Qué es SAP Business One?
A diferencia de la mayoría de las demás aplicaciones de software que se centran en un área de negocio específica, como contabilidad o gestión de las relaciones con el cliente (CRM), SAP Business One es una aplicación de gestión empresarial integrada. Ofrece un conjunto completo de funciones básicas, incluidas finanzas, gestión de clientes, ventas, operaciones y logística, que atienden las necesidades de gestión empresarial de toda su empresa.

Más que una solución puntual
SAP Business One es algo más que un software financiero típico derivado de la contabilidad o una solución de gestión de relaciones con el cliente independiente. Ayuda a empresas como la suya a gestionar todo el proceso de venta y de servicio a los clientes y, una vez tomados los pedidos, fluyen directamente al cumplimiento automatizado.

Exhaustivo e integrado
SAP Business One no es una colección de componentes genéricos que se han combinado de cualquier manera. Por el contrario, SAP Business One se ha diseñado y construido específicamente para las pequeñas y medianas empresas para ser una aplicación de software unificada e integrada que dé soporte a los procesos de contabilidad, fabricación, gestión de almacén y otros procesos clave.
SAP Business One ...To Go 1

Ahora imagine que una aplicación pueda ayudar a todas estas personas a desempeñar sus tareas y que todos trabajen con el mismo conjunto de información con una misma aplicación que pueda realizar lo siguiente: Integrar todas las partes de la empresa para que todos dispongan de la misma información empresarial esencial. Hay personas que gestionan operaciones como el control de inventario o la prestación de servicios. clientes y empleados. Hay personas que toman los pedidos de cliente y se encargan de que se cumplan. SAP Business One . Procesar datos en tiempo real para no tener que esperar las contabilizaciones nocturnas o semanales. efectúan llamadas de ventas y llevan a cabo ventas.. ya sea mediante el envío de mercancías o con la prestación de servicios.To Go 2 .. Hay responsables que supervisan y gestionan toda la empresa.1 La esencia de SAP Business One Una aplicación para todos La forma más sencilla de entender SAP Business One es pensar en todas las personas que intervienen en una empresa: Hay personas del departamento de ventas que buscan clientes potenciales. lo que significa que los datos financieros de su empresa siempre están actualizados y disponibles. Simplificar la elaboración de informes y análisis con informes de fácil creación y extracción de datos en hojas de cálculo de Microsoft Excel. Emitir advertencias y lanzar acciones correctivas que se realicen automáticamente cuando se superen determinados límites establecidos por responsables y otros usuarios. y que se aseguran de que el dinero entra y sale correctamente en la empresa tanto de proveedores. Proporcionar a los usuarios interfaces especialmente diseñadas para respaldar el modo en que trabajan. Hay personas que contabilizan lo que se ha comprado y vendido.

si se ha capturado correctamente la primera vez. se debe combinar la información a partir de varias fuentes. Vacío de procesos Existe un vacío de procesos cuando las tareas empresariales manuales no están automatizadas. Obtener pedidos de los clientes y cumplirlos con beneficio siempre es la tarea principal. Los vacíos de procesos normalmente se resuelven con la entrada duplicada de información de una aplicación a otra o mediante la construcción de software frágil y específico para realizar la transferencia. en casi todas las empresas se presentan patrones comunes de actividades y desafíos. si llega un pedido grande que hay que cumplir a tiempo.To Go 3 . Cuando hay un vacío de información persistente. especialmente si el crecimiento ha sido rápido. lo que conlleva errores. Esto puede suceder por numerosos motivos distintos. la mayoría de las empresas encuentran que el proceso de incrementar las ventas se está ralentizando porque la información no se transmite de forma fluida de una parte a otra de la empresa. la repetición de trabajos o la pérdida de oportunidades. las decisiones empresariales se toman sin suficiente información. o la automatización se detiene en una aplicación y se debe transferir manualmente a otra. Los retos que afrontan las pequeñas y medianas empresas Las pequeñas y medianas empresas se centran primero en aumentar las ventas y la rentabilidad. y el software puede ser una herramienta para aumentar la eficacia y la productividad. En la figura 1-1 se muestra una integración efectiva y completa en la que la información fluye de un paso a los siguientes puentes del vacío de procesos. retrasan los cambios y reducen las posibilidades de automatización.1 La esencia de SAP Business One Innovación para la pequeña y mediana empresa Aunque cada empresa es única.. Vacío de información El vacío de información hace referencia a la ausencia de información empresarial oportuna necesaria para el funcionamiento eficaz de la empresa. la cuestión clave es: ¿Cuándo podemos cumplir este pedido? Cuando hay un vacío de información.. Los vacíos de procesos ralentizan a las empresas. Pero en algún momento. Por ejemplo. SAP Business One .

integrada y en perfecto funcionamiento puede suponer un reto.. Cómo afronta los retos SAP Business One SAP Business One afronta los retos de las pequeñas y medianas empresas porque se ha diseñado con esta finalidad. tal como se muestra en la figura 1-2.1 La esencia de SAP Business One Figura 1-1: SAP Business One proporciona una integración exhaustiva Soluciones de múltiples puntos Las empresas suelen adquirir soluciones de múltiples puntos para satisfacer necesidades específicas a medida que la empresa se expande. en última instancia su empresa necesita una solución más flexible e integrada. por ejemplo.To Go 4 . Obtener una panorámica de lo que sucede en cada parte de la empresa supone mucho trabajo y requiere la extracción y reconciliación de la información proveniente de numerosos sistemas.. Figura 1-2: SAP Business One afronta los retos de las pequeñas y medianas empresas SAP Business One . o una solución de gestión de almacenes para realizar el seguimiento del inventario. Aunque dichas aplicaciones pueden servir durante un tiempo. Mantener esta combinación de aplicaciones actualizada. una aplicación de contabilidad para gestionar el libro mayor y las facturas.

To Go 5 . SAP Business One es la respuesta a esa cuestión. lo que permite a los usuarios intervenir en el proceso automatizado según sea necesario. como los pedidos de cliente que fluyen al software de contabilidad y se convierten en solicitudes de fabricación de productos. Los límites históricos entre aplicaciones no existen en SAP Business One. ya que reduce la sobrecarga de información y las acciones no adecuadas. se plantea el reto de crear software del mismo modo que SAP. finanzas y operaciones están respaldadas y automatizadas en SAP Business One. sin demoras. La automatización de cada proceso está integrada. Acceso instantáneo a la información Disponer de todos los datos empresariales almacenados en una sola aplicación integrada como SAP Business One significa que con unos pocos clics es posible acceder a la información empresarial importante en un panel de control configurable o mediante informes intuitivos desglosados.. gestión de almacenes y fabricación. si es que hay alguna. Procesos empresariales optimizados El alcance amplio de SAP Business One contribuye a optimizar y automatizar toda la empresa. incluidas las aplicaciones de Microsoft Office. y crea un producto dirigido a los procesos concretos que están relacionados con dicha área. Ventas. Una solución integrada SAP Business One es un enfoque de "solución única" para la gestión de empresarial y la automatización de procesos. pocas empresas de software. lo que puede requerir que se retiren materiales del inventario. SAP Business One . Se puede obtener el estado de la empresa siempre que se necesite a través de varios mecanismos de informes.1 La esencia de SAP Business One Un enfoque único Aunque la mayoría del software empresarial está enfocado en la automatización. de principio a fin. contabilidad. Puesto que SAP Business One funciona principalmente en tiempo real. como contabilidad o CRM.. incluido CRM. CRM. cuando se produce un evento empresarial importante se pueden ejecutar respuestas automáticas según sea necesario. Además. En la mayoría de las ocasiones. un proveedor de software elige un área. La cuestión que queda sin responder es el modo en que estos procesos colaboran con otros procesos fundamentales de otras áreas. los cambios se registran instantáneamente. Este paradigma de gestión por excepción aumenta la productividad.

To Go 6 . SAP Business One unifica las aplicaciones empresariales y las aplicaciones de productividad de escritorio. No obstante. como la declaración del formulario 1099. SAP Business One se puede adaptar para satisfacer las necesidades específicas de los mercados locales y los sectores verticales.. Nota sobre la internacionalización. A través de la red global de partners de soluciones certificados de SAP. al igual que todas las aplicaciones de software de SAP. En primer lugar.. se ha diseñado para empresas de todo el mundo.UU. en las cuestiones principales todos los usuarios de SAP Business One encontrarán que este libro resulta útil y adecuado para su trabajo. Gracias a su integración con Microsoft Office. La capacidad de adaptación de SAP Business One significa que el software crece con su empresa y que se puede modificar fácilmente para satisfacer sus necesidades empresariales en constante cambio. Diseñado exclusivamente para la pequeña y mediana empresa y con el respaldo de SAP SAP Business One es un nuevo software de gestión empresarial creado desde cero exclusivamente para pequeñas y medianas empresas como la suya. SAP Business One …To Go está dirigido a los usuarios de EE.1 La esencia de SAP Business One Personalizable y adaptable SAP Business One se ha diseñado para que se pueda configurar. e incluye información que sólo es pertinente para las empresas de EE. Finalidad de este libro La finalidad de este libro consiste en crear una base para el aprendizaje posterior. Como líder mundial en el software de gestión empresarial. integrar y ampliar fácilmente. SAP Business One. repasaremos la potente funcionalidad que ofrece SAP Business One para SAP Business One .. Se basa en más de 30 años de experiencia de SAP en la creación de aplicaciones empresariales que atienden las necesidades de más de 12 millones de usuarios en todo el mundo. así como los procesos fundamentales de compras y realización de pedidos. A continuación trataremos los aspectos básicos y explicaremos las funciones esenciales para realizar un seguimiento de las cuentas y los interlocutores comerciales. presentaremos SAP Business One y explicaremos su enfoque general.UU. Seguidamente. SAP tiene el compromiso de crear soluciones de gestión empresarial completas que satisfagan sus necesidades empresariales de hoy en día y del futuro. Ayudarle a que su empresa funcione correctamente es una de las tareas más importantes de SAP y de su red mundial de partners de SAP Business One certificados.

Para unirse a nuestros esfuerzos.com.. envíe sus comentarios y sugerencias en un correo electrónico a SAPBusinessOne@sap. ventas mediante CRM e informes. en este libro se proporcionan instrucciones detalladas para llevar a cabo las tareas. se explica el modo de pensar de SAP Business One para que las ideas sobre cómo poner el producto a trabajar en su empresa fluyan rápidamente. SAP Business One . En ocasiones. fundamentalmente. así como formas avanzadas de gestión y automatización de documentos..To Go 7 . pero. Deseamos saber si este libro le ha ayudado a entender SAP Business One y quisiéramos que nos dijera cómo podemos mejorarlo.1 La esencia de SAP Business One fabricación.

.1 La esencia de SAP Business One SAP Business One ..To Go 8 .

Un día agradable en la ciudad comienza con una visita a un destino.. es necesario saber que los arrondissements van en el sentido de las agujas del reloj partiendo del centro de la ciudad. en la ciudad de Nueva York. campos y tablas definidos por el usuario. Por ejemplo. En París. Este capítulo sirve para ayudarle a orientarse para que cuando vea una pantalla de SAP® Business One sepa lo que está viendo.To Go 9 . por lo que se puede utilizar el Plan du Paris para consultar un mapa y encontrar la calle y la parada de metro más próxima. Le aseguramos que considerará que SAP Business One . se puede averiguar de forma bastante rápida donde está cualquier dirección. una vez se comprende la cuadrícula de calles numeradas y la forma en que asignan números.. después se va de un lugar al siguiente: del desayuno en el hotel a un museo y de allí a una discoteca. Conocer la aplicación SAP Business One significa comprender el mapa de los distintos tipos de información almacenados (la geografía) y también saber cómo se registra una transacción empresarial y se realiza el seguimiento de la misma (el viaje agradable). Funciones innovadoras como Drag&Relate™. nombres y letras a las avenidas. así como las búsquedas con formato le conferirán rápidamente el control sobre los procesos empresariales e información en tiempo real sobre el rendimiento de la empresa. Pero la geografía es sólo un punto de partida.2 La personalidad de SAP Business One Contenido del capítulo Introducción Entender la personalidad de SAP Business One Conocer dónde se encuentra Encontrar lo que busca Llegar a donde desea ir Encontrar respuestas a sus preguntas Empezar a trabajar con una nueva aplicación de software es como intentar orientarse en una ciudad donde no ha estado nunca.

En la parte inferior derecha de la pantalla de acceso. conocerá lo flexible e integrado que es. donde se introduce el nombre de usuario y la contraseña.To Go 10 .. Y antes de avanzar más. conectarse y elegir una empresa La primera pantalla que aparece es la de acceso.. Introducción Para iniciar SAP Business One. Algunas organizaciones utilizan varias SAP Business One .2 La personalidad de SAP Business One SAP Business One es fácil de usar gracias a su navegación intuitiva y su aspecto familiar. Figura 2-1: Iniciar SAP Business One. puede hacer clic en el botón Change Company para seleccionar otra empresa con la que trabajar. haga doble clic en el icono que aparece en la figura 2-1.

2 La personalidad de SAP Business One empresas de SAP Business One. sabrá dónde estaba. Antes de que se haya dado cuenta. Entender la personalidad de SAP Business One Antes de pasar a una explicación detallada de la interfaz de usuario. el lugar donde todo tiene sentido. divisiones o actividades empresariales como si fueran empresas distintas. todo le parecerá muy simple. puede comenzar el proceso de aprendizaje. Lo que sucede en el momento en que SAP Business One cobra sentido es que ve cómo las pantallas que visualiza están conectadas de forma ascendente para la búsqueda de información mediante el SAP Business One . o personalidad. Después. ¿dónde estoy? ¿Y qué más puedo hacer? Después de que haya leído este capítulo. quien le haya enseñado el programa hará clic en el menú principal un par de veces. habrá accedido a una serie de pantallas. La reacción más habitual en este momento es. Pero antes de llegar a este destino. Una vez que haya accedido al sistema correctamente. necesita una guía durante algún tiempo. ha sido rápido. escribirá el nombre del proveedor y. lo que les permite realizar el seguimiento de diferentes empresas. quisiéramos ofrecerle una percepción del estilo. ¿Desea ver los detalles de un artículo? Con un clic accederá a la pantalla del artículo. mostrará un pedido vacío en la pantalla. SAP Business One incluye una empresa de ejemplo que tiene todos los datos. con una rapidez sorprendente... Y cuando haya trabajado un poco con SAP Business One. Supongamos que desea ver los artículos de un pedido. Pero. de SAP Business One. bueno. La primera vez que alguien le enseñe la ventana principal de SAP Business One y el menú principal. Sólo tiene que hacer clic en una pestaña y consultarlos. ya no querrá trabajar con ninguna otra aplicación que no sea tan cómoda y fácil de usar. tal como se describe más adelante en “Encontrar respuestas a sus preguntas”. Esta empresa se puede utilizar como base de formación para acelerar el aprendizaje o probar nuevas formas de utilizar SAP Business One. ¿En qué almacén se encuentra el artículo? Otro clic y aparecerá. aparecerá un pedido de dicho proveedor. La última versión de la empresa de muestra se puede descargar desde el portal de clientes de SAP Business One. usted preguntará: ¿cómo se encuentran los pedidos relacionados con un determinado proveedor? Sin dudar un segundo.To Go 11 . Ahora puede desplazarse por él y ver todos los pedidos de ese proveedor. dónde está y a dónde tiene que ir después.

Comienza a comprender cómo se construye cada documento en SAP Business One a partir de partes reutilizables. Creación de documentos a partir de partes reutilizables SAP Business One realiza el seguimiento de las actividades empresariales mediante documentos. Nuestro recorrido por la personalidad de SAP Business One comienza con la descripción de estas estructuras. ofertas de ventas. hacen referencia a la información clave que describe a los clientes. así como a los artículos que su empresa compra y vende. proveedores y clientes potenciales.. Cada uno de estos documentos se construye a partir de bloques de datos reutilizables de menor tamaño que se denominan datos maestros. Los datos maestros. órdenes de fabricación. que se tratan en detalle en el capítulo 4.. En la figura 2-2 se muestra cómo se construye un documento (un pedido) a partir de los datos maestros.To Go 12 .2 La personalidad de SAP Business One menú principal y las conexiones de transacciones y orientadas a procesos entre cada documento de la aplicación. Figura 2-2: Cómo se crean los documentos de SAP Business One a partir de datos maestros reutilizables SAP Business One . etc. Una vez comprenda esto. SAP Business One resultará muy sencillo. facturas. como pedidos.

2 La personalidad de SAP Business One La creación de documentos a partir de datos maestros aumenta la productividad.. etc. A medida que vaya aprendiendo SAP Business One. se registra un cliente potencial como datos maestros.To Go 13 . garantiza la coherencia de datos y reduce los errores. Apertura de documentos mediante el menú principal La segunda cuestión clave que se debe aprender de SAP Business One es cómo poner a trabajar el menú principal para que le ayude a encontrar documentos o registros de datos maestros.. Veamos el proceso de ventas. seguido de actividades de SAP Business One . Conforme vaya aprendiendo más sobre SAP Business One. apreciará las ventajas de crear documentos a partir de datos maestros reutilizables. registros de datos maestros y ejecutar informes. Figura 2-3: Navegación ascendente desde Main Menu Recordatorio de navegación: todos los caminos llevan a Main Menu. Mediante Main Menu. Es importante recordar que se puede acceder a todas las funciones de SAP Business One mediante Main Menu. tal como se muestra en la figura 2-3. Main Menu se convertirá en el equivalente de su página inicial. En primer lugar. Cuando se inicia SAP Business One por primera vez. se muestra Main Menu. llevar a cabo funciones administrativas. iniciar asistentes. Main Menu es uno de los puntos de partida para buscar documentos. se pueden abrir enlaces que llevan a pantallas desde las que se puede buscar un determinado documento o desplazarse por todos los documentos de un determinado tipo. Estructura de transacciones y procesos de la información en SAP Business One Para registrar toda la actividad relevante relacionada con un proceso empresarial. se debe utilizar una secuencia de documentos y se deben registrar los enlaces entre ellos.

el presente capítulo le ha preparado para responder las siguientes preguntas siempre que se encuentre ante una nueva ventana: ¿Es esto un documento? ¿Son datos maestros? ¿Esta pantalla es diferente y. después. Un proceso empresarial para vender o solicitar suministros puede requerir una secuencia de muchas transacciones.To Go 14 . en una factura. En cuanto entra un pago. Cada paso es una transacción empresarial individual en el sentido más general de la palabra. Finalmente.. hay un flujo de actividad de un documento a otro en el que se registra cada paso del proceso empresarial. debe cuadrar con la factura. SAP Business One también realiza el seguimiento de las conexiones entre los documentos para que se pueda desplazar por la secuencia de documentos relacionados con una determinada transacción.2 La personalidad de SAP Business One ventas. sucede después de haberlo utilizado durante un tiempo. En el resto de este capítulo se explican todos estos mecanismos en detalle para que siempre que vea una pantalla entienda exactamente lo que está viendo. como llamadas y reuniones.. si lo es. Los conceptos que hemos presentado se confirman y se concretan a través de la experiencia real. Hasta ahora. me permite buscar datos o me permite añadir datos? Una de las innovaciones de SAP Business One es la forma en que el diseño incorpora de forma natural la navegación ascendente a través del menú principal y las relaciones orientadas a procesos. Preguntas para incrementar la comprensión El momento en el que SAP Business One se hace mas comprensible. así como los mecanismos de navegación. Una de las funciones más sólidas de la aplicación es la forma en que permite utilizar un documento para crear el siguiente en una secuencia. se emite una oferta de ventas que puede acabar en un pedido y. cómo se relaciona con los documentos y los datos maestros? ¿Cómo encaja esta pantalla en la estructura ascendente o en la estructura de transacciones y orientada a procesos de SAP Business One? ¿Cómo llego a esta pantalla desde el menú principal? ¿Qué navegación orientada a procesos me permite encontrar documentos relacionados y datos maestros desde esta pantalla? ¿Esta pantalla muestra datos. Por lo tanto. búsqueda y creación de documentos basados en dichas relaciones. SAP Business One . Las conexiones de transacciones entre documentos se mantienen de varias formas que explicaremos en este capítulo y en posteriores.

Sólo la ventana principal tiene una barra de menú en la parte superior. Incluye Main Menu. tal como se explica más adelante en este capítulo. Enumera todos los módulos de SAP Business One. La ventana principal proporciona un contexto para todo el trabajo en SAP Business One. Si no aparece Main Menu. Main Menu dispone de tres pestañas: La pestaña Modules muestra la parte superior de la jerarquía de SAP Business One. similar a los favoritos de un navegador Web. También tiene una barra de herramientas con iconos que proporcionan un acceso sencillo a las funciones utilizadas habitualmente. Para obtener más información.2 La personalidad de SAP Business One Conocer dónde se encuentra Un aspecto potente de SAP Business One es que es posible tener varias ventanas abiertas a la vez. puede acceder a él desde la barra de menú si elige Window mediante el acceso directo del teclado Ctrl + 0 (cero. Main Menu o SAP Business One . En cada módulo hay una lista de funciones.To Go 15 . consulte “Menú de usuario y accesos directos definidos por el usuario” más adelante en este capítulo.. La ventana principal La ventana principal se abre automáticamente al iniciar SAP Business One y es el lugar central donde se puede iniciar cualquier tarea. El menú principal de SAP Business One Tal como se muestra en la figura 2-4. cada una de las cuales puede mostrar un documento o registro de datos maestros diferente. User Menu es un menú personalizable para acceder rápidamente a las funciones que utiliza con más frecuencia. no la letra O). que ahora examinaremos con más detalle. Haga clic en una función para iniciarla o expandirla y ver más selecciones. La pestaña Drag & Relate se utiliza para un método innovador de búsqueda de transacciones enlazadas a los datos maestros..

. Figura 2-5: Barra de menús y barra de herramientas de SAP Business One La barra de menús incluye los siguientes menús: File: Comandos principales..2 La personalidad de SAP Business One Figura 2-4: Main Menu de SAP Business One La barra de menús y los menús desplegables La barra de menús de SAP Business One se muestra en la parte superior de la ventana principal. Copy. Edit: Comandos de edición generales. como Undo. Los accesos directos que utilizan las teclas Alt y Ctrl funcionan del mismo modo que en las aplicaciones de escritorio. Cut. Paste y Delete. SAP Business One . Restore Column Width. Ver: Comandos que cambian la vista de los datos de la ventana. Redo. Print Preview.To Go 16 . manipular filas de una tabla y otros comandos de edición relacionados con los datos. Export to y Launch Application. como Close. Al hacer clic en cada elemento del menú se muestra un menú desplegable que ofrece más opciones. Data: Comandos que manipulan datos de aplicación así como comandos para desplazarse por los registros. como User-Defined Search Field. System Information. y Legend.

Los iconos de la barra de herramientas son contextuales. Las mismas funciones también están disponibles como opciones de menú en la barra de menús. Si olvida la función de un determinado icono. Messages/Alert Overview y Calendar. es decir. La barra de herramientas La barra de herramientas se encuentra justo debajo de la barra de menús Se trata de una colección de iconos que proporcionan un acceso sencillo a las funciones utilizadas habitualmente. Help: Comandos que proporcionan acceso a la ayuda en línea. Form Settings. basta con mover el cursor sobre un botón para mostrar un tooltip. Window: Comandos asociados con la gestión de ventanas. Para ocultar o mostrar un grupo de iconos de la barra de herramientas. SAP Business One .2 La personalidad de SAP Business One Goto: Menú dinámico que cambia según la ventana seleccionada actualmente. cambian según lo que esté haciendo. User Shortcuts y User-Defined Fields.. La barra de estado La barra de estado se extiende por todo el borde inferior de la ventana principal de SAP Business One y contiene varios campos.. active o desactive las casillas adecuadas. coloque el cursor en la barra de herramientas. User Menu. Tools: Comandos como Print Layout Designer. El área inferior izquierda de la barra de estado muestra los siguientes tipos de mensajes: Un mensaje de error aparece sobre un fondo rojo e informa de que el procedimiento no puede continuar hasta que se lleve a cabo una acción correctiva. haga clic con el botón derecho y. Modules: Módulos mostrados en Main Menu. a continuación. incluido el acceso a Main Menu.To Go 17 . Las funciones activas se muestran en color mientras que las inactivas o no autorizadas están de color gris. Un mensaje de información aparece sobre un fondo azul e informa de un problema que no impide que continúe el procedimiento.

al mover el cursor sobre un campo de entrada. Buscar: Buscar registros o documentos existentes. es el momento de explicar algunas de las reglas generales de la interfaz de SAP Business One. La parte central de la barra de estado contiene la fecha y hora actuales tal como están definidas en el servidor.. Por ejemplo. según el contexto de lo que esté haciendo. aparece un texto que describe el formato de entrada y la longitud. Por otro lado. si se desea SAP Business One . Ver: Ver un registro o documento existente. se abre automáticamente en modo de búsqueda porque normalmente se suele querer ver la información que ya se ha introducido.2 La personalidad de SAP Business One Un mensaje de confirmación aparece sobre un fondo verde e informa de la ejecución correcta de un procedimiento. Por ejemplo. Actualizar: Modificar los datos de un registro o documento existente. que puede ser “añadir” o “buscar”. Las ventanas en SAP Business One tienen un modo predeterminado. Modos de operación de ventana Existen cuatro modos de operación de ventana posibles en SAP Business One: Añadir: Añadir un nuevo registro o documento.. Figura 2-6: Anatomía de la barra de estado Ventanas de documento Ahora que ya dispone de la panorámica de la ventana principal. El área superior izquierda contiene información importante sobre la ventana activa.To Go 18 . al elegir la ventana Business Partner Master Data o Item Master Data.

No siempre se pueden cambiar datos en un documento o un registro de datos maestros una vez que se ha añadido. Los datos que no se pueden cambiar están atenuados en gris y aparece un mensaje de error en la barra de estado si se intenta cambiarlos. En la barra de herramientas. con el botón Find en la esquina inferior izquierda de la ventana. la ventana se abre automáticamente en modo de adición porque normalmente se quiere añadir un nuevo pedido. En determinados momentos. Find. Haga clic en el botón Update para guardar los datos introducidos o modificados.. como las siguientes: En la barra de menús. según el modo actual de la ventana. Para buscar un objeto existente (como un documento o un registro de datos maestros). con lo que el botón Update aparece en la esquina inferior izquierda de la ventana. En la barra de herramientas. SAP Business One . Existen varias formas de activar dicha función. Puede cambiar de un modo de operación a otro de varias formas: Para añadir un nuevo objeto (como un documento o un registro de datos maestros). haga clic en el botón Cancel si no desea guardar o actualizar los datos. ¿Cómo sabe en qué modo se encuentra? El botón de la esquina inferior izquierda de la ventana cambia a Add. un documento es de sólo lectura si el proceso empresarial relacionado con dicho documento ha avanzado a determinada fase o cuando un documento se ha copiado en otro. utilice la función de adición. Al introducir o cambiar datos en un objeto existente. elija el icono de búsqueda. Find. elija el icono de adición. OK (para el modo de visualización) o Update. incluidas las siguientes: En la barra de menús. ..2 La personalidad de SAP Business One procesar un pedido de cliente o un pedido de compras. Alerta de cambio de modo de operación.To Go 19 Add. SAP Business One muestra el objeto en modo de búsqueda. utilice la función de búsqueda. SAP Business One cambia automáticamente al modo de actualización. Existen varias formas de activar la función de búsqueda. seleccione Data Pulse Ctrl + F en el teclado. seleccione Data Pulse Ctrl + A en el teclado.

se actualiza automáticamente. las opciones cambian según el área de la pantalla donde haga clic. Para trabajar con estas tablas fácilmente y ampliar la vista disponible en la pantalla.2 La personalidad de SAP Business One Menú contextual Al trabajar en cualquier ventana. La ventana Row Details que se muestra en la figura 2-7 se puede abrir haciendo clic con el botón derecho en el encabezado de fila del elemento correspondiente.. puede abrir la ventana Row Details. pulsando Ctrl + L o seleccionando Row Details en el menú Goto de la barra de menús. al hacer clic con el botón derecho en un campo. no hay botón OK o Update en esta ventana. es decir.To Go 20 . Esta ventana permite ver o editar filas de una tabla. En algunos casos. Si un campo es editable. SAP Business One .. Detalles de fila Los documentos de ventas y compras incluyen tablas que proporcionan información sobre cantidades. Como estas funciones son contextuales. puede hacer clic con el botón derecho del ratón para activar un menú contextual que proporciona acceso a las funciones más utilizadas para dicha sección de la ventana. Algunos campos son de “sólo lectura” y aparecen en gris. como las que se encuentran en la pestaña Contents de un documento de ventas. aparece un menú contextual que proporciona una lista de funciones relacionadas con el campo. una vez introducidos los nuevos datos. precios y descripciones.

SAP Business One .. En la figura 2-8 se demuestra cómo utilizar el botón de lista de selección para buscar un cliente o artículo.To Go 21 . Los dos métodos principales se describen a continuación: búsqueda de interlocutores comerciales y artículos y uso de las flechas de la barra de herramientas para desplazarse por los documentos o registros de datos maestros de un determinado tipo.2 La personalidad de SAP Business One Figura 2-7: Acceso a la ventana Row Details Encontrar lo que busca SAP Business One proporciona amplio soporte para buscar objetos (documentos de ventas y compras y registros maestros de interlocutores comerciales y artículos). Búsqueda de interlocutores comerciales y artículos SAP Business One facilita la búsqueda de información de interlocutores comerciales y artículos mientras se introducen documentos de ventas y compras..

Si sabe que sólo un nombre de cliente empieza por “E”. Si está más familiarizado con los nombres de cliente y las descripciones de artículo que con sus códigos. para mostrar una lista de selección de clientes cuyo nombre empiece por “Ch”. pulse Tab para mostrar la lista. a continuación. aparecerá una lista de selección en una ventana independiente.2 La personalidad de SAP Business One Figura 2-8: Cómo buscar clientes y artículos en un pedido de cliente Después de pulsar el botón de lista de selección. Puede desplazarse rápidamente por la lista si escribe el primer carácter del código del interlocutor comercial o del número de artículo. por ejemplo.. La lista de selección se desplaza a medida que escribe. Por ejemplo. escriba Ch seguido del carácter comodín “*” (Ch*) y. puede utilizar un “comodín” para realizar la búsqueda. SAP Business One rellena la información de dicho cliente en el pedido. vaya al campo Name. El campo Item Description funciona del mismo modo para buscar información de artículo. SAP Business One . sólo tiene que escribir E (sin el carácter comodín) en el campo Name y pulsar Tab.To Go 22 ..

Figura 2-9: Uso de los botones de flecha de la barra de herramientas de SAP Business One Llegar a donde desea ir SAP Business One dispone de funciones exclusivas que permiten navegar rápida y correctamente para encontrar la información necesaria. Navegación con la flecha naranja La flecha naranja que aparece prácticamente en cualquier ventana es quizá la herramienta más práctica de la interfaz de usuario de la aplicación. Para ver los últimos pedidos introducidos. puede utilizar las teclas de flecha para desplazarse rápidamente por todos los pedidos que tenga.. etc. Haga clic en las flechas dobles para ir al primer o último documento. haga clic en las flechas simples para ir al documento siguiente o anterior. puede hacer clic en ella para mostrar un registro de datos maestros (tal como se muestra en la figura 2-10) o los detalles de las opciones de datos maestros. SAP Business One . Esto sirve para cualquier tipo de SAP Business One. En esta sección se explican algunas de estas funciones de navegación. El siguiente y el anterior se determinan mediante el número de documento.2 La personalidad de SAP Business One Uso de las flechas de la barra de herramientas para buscar documentos Una forma sencilla de desplazarse por los documentos o datos maestros de un determinado tipo consiste en utilizar las flechas de la barra de herramientas de SAP Business One (consulte la figura 2-9).To Go 23 . Si visualiza un pedido (seleccionando Purchase Order en Main Menu de SAP Business One). Siempre que aparezca. haga clic en la flecha izquierda simple para ir a los anteriores. por ejemplo. en la ventana Purchase Order. a continuación. En ocasiones. como pedidos de cliente. las flechas naranja conducen a documentos enlazados. como códigos de impuestos o condiciones de pago. facturas de deudores. haga clic en la flecha derecha doble para ir al último pedido y.. como un documento base o un asiento de diario.

puede precisar más la lista resultante si utiliza la función de filtro (por ejemplo. Al arrastrar un objeto de datos maestros a la lista de tipos de transacción en la pestaña Drag & Relate.. como cuentas de mayor e interlocutores comerciales. Por ejemplo.. Con arrastrar y vincular se generan vistas especiales de datos mediante el enlace de elementos de datos maestros a transacciones. La función busca en las transacciones y en los datos maestros. puede obtener una panorámica excelente del rendimiento de su empresa en determinadas áreas. puede enlazar un código de cliente al objeto de pedido de cliente y obtener una lista de todos los pedidos de un cliente en concreto. SAP Business One .2 La personalidad de SAP Business One Las flechas permiten desglosar más detalles de una transacción sin tener que efectuar una búsqueda o recorrer una estructura de menú ascendente. Figura 2-10: Uso de la flecha de navegación para acceder a los datos maestros desde una factura Arrastrar y vincular La función arrastrar y vincular es una herramienta interactiva que permite mostrar una amplia variedad de información en tiempo real sobre la empresa rápida y fácilmente. Puede comparar dos objetos cualesquiera en SAP Business One.To Go 24 . seleccionar sólo los pedidos de cliente abiertos). Además.

Para guardar un elemento en User Menu. Figura 2-11: Uso de arrastrar y vincular para buscar facturas de acreedores de un artículo concreto Menú de usuario y accesos directos definidos por el usuario Puede aumentar la eficacia de navegación si utiliza User Menu y crea accesos directos de teclado definidos por el usuario para abrir en un solo paso los documentos que utiliza con más frecuencia.2 La personalidad de SAP Business One En la figura 2-11 se ilustra la forma en que se puede utilizar la función de arrastrar y vincular para obtener una lista de facturas de acreedores para un determinado artículo.. SAP Business One . Por ejemplo. si trabaja en el departamento de compras y es responsable de la emisión de pedidos y de la actualización de los datos maestros de los interlocutores comerciales.To Go 25 . guarde las ventanas Purchase Order y Business Partner Master Data en User Menu bajo Forms para facilitar su acceso (consulte la figura 2-12). visualice el documento..

Figura 2-12: Guardar los documentos utilizados con frecuencia en User Menu Por otro lado.. Con esa ventana como ventana activa. F2. Figura 2-13: Creación de accesos directos de teclado definidos por el usuario SAP Business One . como F1.To Go 26 . elija Tools User Menu Add to User Menu. SAP Business One permite asignar teclas de función.. a determinados documentos. etc..2 La personalidad de SAP Business One informe o formulario que desee añadir a User Menu. si es un agente de compras muy ocupado de una empresa de fabricación y tener que hacer dos clics para llegar a un pedido le resulta demasiado.

y hemos cambiado la posición del campo de modo que se muestre sin necesidad de desplazarse a la derecha o abrir la ventana Row Details. Aunque la ventana Form Settings varía según el contenido de la ventana que vaya a personalizar. a continuación. En la figura 2-14. Una personalización común consiste en mostrar el almacén desde el que se enviará un artículo en la ventana Sales Order. haga clic en en la barra de herramientas o elija Tools Form Settings. Opciones de formulario En SAP Business One. cada usuario puede personalizar fácilmente el contenido y el comportamiento de la mayoría de las ventanas mediante la función Form Settings. Puede añadir un logotipo de empresa o la fotografía del personal al escritorio. Puede cambiar el orden de los campos si hace clic en un nombre de campo y lo arrastra hacia arriba o hacia abajo. SAP Business One . Con Form Settings puede seleccionar los campos que son visibles y los que se pueden cambiar (el término correspondiente es “activo”). el tamaño de fuente. SAP Business One dispone de numerosos campos que no se muestran por defecto. la ventana Form Settings típica se divide en tres pestañas: Pestaña Table Format: Personalice el modo en que las columnas aparecen en la tabla (en el caso de las ventanas que contienen una tabla).. Pestaña Row Format: Determine cómo aparecen los campos en la ventana Row Details asociada a la tabla de la ventana que va a personalizar. Otras opciones incluyen el idioma de interfaz. pero debe tener en cuenta que los cambios que efectúe en esta pestaña sólo afectan al documento actual y no a todos los documentos de este tipo.. asegúrese de que la ventana que desea personalizar está abierta y activa. Pestaña Document: Realice cambios en las opciones generales relacionadas con la ventana y la tabla que está personalizando. hemos utilizado la pestaña Table Format para que el campo Whse(Almacén) esté visible y activo.To Go 27 . el color y los formatos de fecha y hora. La función Form Settings es una característica muy potente. Para activar Form Settings.2 La personalidad de SAP Business One Opciones de visualización Puede cambiar varias opciones de visualización para personalizar su puesto de trabajo de SAP Business One.

El cambio de este u otro campo se puede llevar a cabo si se mantiene pulsada la tecla Ctrl y se hace doble clic en el nombre de campo. SAP Business One .2 La personalidad de SAP Business One Figura 2-14: Uso de la función Form Settings Personalización de los nombres de campo En SAP Business One.To Go 28 .. aparecerá una ventana que permite cambiar el nombre de campo o bien restaurar el nombre original. No. también resulta muy sencillo cambiar los nombres de los campos. Una de las personalizaciones más habituales de la ventana Purchase Order consiste en cambiar el campo Vendor Ref. por Vendor Invoice No.. A continuación.

La función User-Defined Fields (que se encuentra en el menú Tools) permite crear campos propios en las tablas de datos maestros o transacciones de SAP Business One existentes.2 La personalidad de SAP Business One Figura 2-15. Cambio de los nombres de campo Añadir campos y tablas definidos por usuario Aunque SAP Business One proporciona un amplio conjunto de campos en cada uno de sus módulos. se utiliza la función User-Defined Fields para añadir estos campos adicionales y la función de búsqueda con formato para rellenar los valores propuestos o calculados SAP Business One . Recomendación sobre el portal.sap. La búsqueda con formato se puede utilizar para calcular valores o para mostrar valores propuestos para los campos de SAP Business One y los campos definidos por el usuario. Por ejemplo. En este caso.com/smb/sbocustomer y descargue la guía “Cómo crear campos y tablas definidos por el usuario”. es posible que su empresa necesite campos adicionales que se correspondan con el trabajo diario o para adaptarse a determinadas prácticas empresariales. Para obtener instrucciones detalladas y paso a paso sobre los campos y tablas definidos por el usuario. vaya al portal de clientes de SAP Business One en http://service. es posible que quiera que el pedido de cliente muestre lo que está disponible en stock y en pedido. Rellenar campos con búsquedas formateadas Otro ejemplo de la robusta flexibilidad de SAP Business One lo encontramos en su funcionalidad de búsqueda con formato.To Go 29 ...

Como la búsqueda con formato es una función complicada. El portal está organizado en áreas para los distintos tipos de actividades. Al seleccionar Help Help en la barra de menús de la ventana principal se muestra la ventana SAP Library.. buscar en la base de datos de SAP Notes o solicitar una clave de licencia. La ayuda en línea proporciona detalles sobre muchos aspectos del trabajo con SAP Business One. hay disponible una inmensa cantidad de información sobre las características y funciones de SAP Business One a través de la ayuda en línea y en el portal de clientes. ayuda sobre una determinada parte de la pantalla (y. Encontrar respuestas a sus preguntas Además del soporte y formación que le pueda proporcionar su de implementación.. Portal de clientes de SAP Business One El portal de clientes de SAP Business One proporciona recursos para ayudarle a dominar SAP Business One. Si está trabajando con una pantalla que no conoce y desea entender su contenido. puede realizar estos tipos de personalizaciones con ayuda del consultor de implementación. en ocasiones. Ayuda en línea Puede usar la ayuda en línea de SAP Business One de varias formas: Si pulsa F1 obtendrá ayuda contextual.2 La personalidad de SAP Business One en estos campos. incluso el campo concreto) en la que se encuentra. puede buscar definiciones de cada campo de la pantalla en la ayuda en línea. como por ejemplo: Obtener soporte: Colaborar con su consultor de implementación en cuestiones de suporte técnico. SAP Business One . Visión general de la solución: Revisar la información general sobre la aplicación y obtener más información acerca de cómo integrar SAP Business One con la familia de aplicaciones empresariales mySAP™ Business Suite. que permite buscar palabras clave o examinar el contenido. es decir.To Go 30 .

2 La personalidad de SAP Business One Documentación: Buscar documentación sobre la última versión. datos maestros. Consulte con su consultor de implementación para obtenerlos. Necesita un nombre de usuario S válido y una contraseña para conectarse. incluidas las notas de la versión.To Go 31 . Educación: Ver las unidades de e-learning sobre componentes clave de los módulos de SAP Business One.. compras y ventas.sap. incluida contabilidad. SAP Business One . gestión de bancos. guías de procedimientos y otras guías útiles sobre características y funciones específicas.com/smb/sbocustomer.. Figura 2-16: Uso del portal de clientes de SAP Business One El portal de clientes de SAP Business One está disponible en siete idiomas y se puede acceder en http://service.

.2 La personalidad de SAP Business One SAP Business One .To Go 32 ..

con lo que se reduce considerablemente el tener que realizar asientos de diario o correcciones manualmente. sino hasta los SAP Business One . Funcionalidad de desglose: SAP Business One le ofrece la posibilidad de desglose gracias a las flechas de navegación naranja. Realmente en tiempo real: Cada vez que añada (o contabilice) una transacción. a menos que desee hacerlo.To Go 33 . se actualiza el libro mayor.. Asientos de diario automáticos: Tal vez el mayor impulso en productividad de SAP Business One sea su capacidad de crear varios asientos de diario automáticamente. SAP Business One puede llevar su contabilidad financiera a un nuevo nivel de automatización. No es necesario realizar asientos de diario por lotes para su contabilización posterior..3 Conceptos básicos de contabilidad financiera Contenido del capítulo Visión general de la contabilidad financiera Configuración de la contabilidad financiera Realización de procedimientos diarios Actualización de registros Procedimientos de cierre Entrada y salida de pagos Contabilidad de costes Presupuestación Consultas e informes SAP Business One ofrece las herramientas y la capacidad de informes que necesita para gestionar las finanzas de su empresa de forma eficaz y según los principios contables generalmente aceptados (PGC). no sólo hasta el libro mayor.

To Go 34 . En cualquier implementación se puede cambiar el orden de estos pasos o se pueden agregar nuevos pasos para reflejar las necesidades y circunstancias exclusivas de la empresa. la mayoría de las empresas llegan a SAP Business One con un plan de cuentas bien establecido (y otros métodos de contabilidad financiera) así como bases de datos antiguas de clientes. Puede automatizar tareas redundantes mediante el uso de contabilizaciones periódicas y evitar los errores de contabilización gracias al uso de modelos de contabilización. se traduce y migra la forma en que funciona la empresa a SAP Business One. Evidentemente. Seguimiento de auditoría.. SAP Business One proporciona un seguimiento de auditoría completo. Visión general de la contabilidad financiera La clave para obtener el máximo rendimiento de las características de finanzas y contabilidad de SAP Business One radica en un diseño e implementación cuidadosos para garantizar que todas las partes de la aplicación describen y realizan el seguimiento con precisión del modo en que funciona su empresa. puede configurar cuentas de control. lo que permite realizar el seguimiento de quién ha efectuado cambios en todos los datos o documentos. Automatización de tareas. Consejo de configuración. El consultor de implementación conoce el software y usted conoce su empresa.3 Conceptos básicos de contabilidad financiera documentos fuente de una transacción: otra potente función que ahorra tiempo y trabajo.. y juntos pueden lograr que SAP Business One trabaje a su favor. discuta con su consultor de implementación los tipos de informes financieros que necesita. Los requisitos de informes financieros condicionan la mayoría de las opciones iniciales y las decisiones de configuración. SAP Business One . Al configurar el plan de cuentas y los procesos de contabilidad financiera. Estos pasos representan las directrices generales. En colaboración con el consultor de implementación. proveedores y transacciones. Además. las alertas ayudan a gestionar los gastos al informarle cuando los gastos llegan a su umbral presupuestario. Integridad de datos. Para impedir que los usuarios contabilicen asientos de diario manuales a determinadas cuentas. En la figura 3-1 se muestra el proceso de cinco pasos para configurar la contabilidad financiera. y cuándo lo ha hecho.

..3 Conceptos básicos de contabilidad financiera Figura 3-1: Configuración de la contabilidad paso a paso SAP Business One .To Go 35 .

línea de productos. y descripción de la transacción. los títulos de las cuentas afectadas. cuenta monetaria o de existencias. pérdida. etc. como acreedores. beneficio. ingresos. importe de debe y haber. como contabilidad de deudores. Transacción: Actividad o evento empresarial que se carga en una cuenta de mayor y se abona en otra. los asientos de diario manuales no se pueden contabilizar en una cuenta de control. pasivo.. deudores e inventario se pueden contabilizar en una cuenta de control. normalmente contiene las cuentas de todos los activos. ingreso. capital. El libro mayor utiliza contabilidad por partida doble. Contabilización: Proceso de registrar los asientos de diario (debe y haber) en el libro mayor. Cuenta de compensación: Una cuenta en la que las contabilizaciones se registran temporalmente debido a una discontinuidad temporal entre transacciones contables. Segmentación de cuentas: Un método contable por el que se crean códigos de cuenta basados en la estructura jerárquica de una empresa. pasivo. departamento. región. ingresos de taquilla. y a diferentes categorías. Segmento de cuentas naturales: El primer segmento de un código de cuenta que identifica el tipo de cuenta. Asiento de diario: Registro de una transacción que normalmente incluye la fecha de la transacción. fondos y reservas de una empresa. grupo. Sólo las transacciones de módulos subsidiarios. pasivos. aumentos y reducciones (transacciones) y el saldo final resultante durante un período específico. motivo por el que no se denominan números de cuenta.To Go 36 . etc. partidas de gastos.. como gastos de viajes. no sólo de valores numéricos.3 Conceptos básicos de contabilidad financiera Definiciones Cuenta: Registro formal de un tipo de activo. Libro mayor: El registro contable principal de una empresa. Cuenta activa: Cuenta del plan de cuentas en la que se contabilizan los asientos de diario. y proporciona un mejor seguimiento de auditoría. ingreso o gastos que muestra su saldo inicial. Plan de cuentas: El índice o la lista codificada de las cuentas de un libro mayor. etc. como empresa. SAP Business One . De este modo se impide que se realicen asientos malintencionados o sospechosos en cuentas de material. como activo fijo. Los códigos de cuenta pueden constar de caracteres alfanuméricos. distribuciones de tareas organizativas o transacciones contables que requieran aclaraciones. Los segmentos individuales corresponden a diferentes unidades de negocio. división. Cuenta de control: Cuenta diseñada para controlar las transacciones que se contabilizan en ella.. gasto.

es establecer los períodos contables: ¿Tendrá períodos contables mensuales? ¿Diarios? ¿Con otra frecuencia? ¿El ejercicio fiscal corresponderá al año natural o se establecerá entre dos años naturales? Para configurar los períodos contables. Aunque SAP Business One es muy flexible cuando se trata de configurar períodos y ejercicios fiscales. Si desea contabilizar un asiento de diario en un período anterior.. pero los informes mensuales. Con el plan de cuentas. trimestrales y anuales estándar de SAP Business One se basan en un año natural y no en un ejercicio fiscal. SAP Business One se ocupa de muchas tareas que normalmente se hacían de forma manual. vaya a Administration Settings System Initialization General pestaña Posting Periods. usted y su consultor de implementación deben tener en cuenta las siguientes advertencias importantes: Los informes financieros se pueden ejecutar según períodos fiscales. Paso 1: Configuración de los períodos contables El primer paso. que ya debe haber realizado con su consultor de implementación. vaya a Administration System Initialization General Settings Posting Periods y convierta el período anterior en el actual. No puede haber períodos contables superpuestos y sólo un período contable es el período por defecto cada vez. los períodos contables y la determinación de cuentas adecuados para los asientos de diario automatizados. Desde aquí puede actualizar los períodos generados (como los rangos de fechas) y crear nuevos. Por este motivo dedicamos gran parte de este capítulo a las cuestiones relacionadas con la configuración inicial de la contabilidad financiera..3 Conceptos básicos de contabilidad financiera Configuración de la contabilidad financiera La configuración correcta de la funcionalidad financiera y contable es el cimiento en el que se apoya gran parte de la automatización de SAP Business One. También puede establecer o cambiar el inicio del ejercicio fiscal. Alerta de contabilización. Para dar soporte a informes trimestrales basados en 4-4-5 semanas.To Go 37 . se pueden crear informes personalizados con XL Reporter (consulte el capítulo 9). por ejemplo. SAP Business One .

se recomienda definir segmentos adicionales que permitan el crecimiento. puede definir un segmento adicional para las unidades de negocio que prevea añadir en el futuro. del mismo modo que los demás segmentos. regiones.3 Conceptos básicos de contabilidad financiera Paso 2: Definición de los segmentos contables Si tiene previsto utilizar un plan de cuentas segmentado. etc. pero puede cambiarle el nombre o su longitud.. entidades. Por ejemplo. Durante la configuración puede cambiar el tamaño y el nombre de cualquier segmento. Aunque actualmente puede utilizar menos de los diez segmentos disponibles. SAP Business One . En la figura 3-2 se muestra cómo se fusionan los segmentos de cuentas para crear un código de cuenta.To Go 38 . departamentos. Figura 3-2: Código de cuenta segmentado SAP Business One proporciona cuatro segmentos de cuentas por defecto y permite hasta un máximo de 10. líneas de negocio. vaya a Administration Setup Financials Account Segmentation. sucursales. Debe tener al menos el primer segmento de cuentas naturales. pero el primero siempre debe ser el segmento de cuentas naturales.. Pueden representar divisiones. Para definir segmentos de cuentas. el siguiente paso para usted y su consultor de implementación es decidir y definir los segmentos de cuentas que necesita. si tiene previsto efectuar una expansión. las empresas determinan sus segmentos de cuentas en función de sus procesos empresariales y necesidades de informes financieros. Normalmente.

El plan de cuentas es un índice de todas las cuentas de mayor que utiliza su empresa. Estos cajones. finanzas y otros ingresos y gastos. Cada cuenta de mayor tiene un código de cuenta. Es importante que su consultor de implementación y usted planifiquen el uso de los segmentos de cuentas muy cuidadosamente. SAP Business One le solicita que caracterice cada cuenta de mayor como cuenta de título o cuenta activa e identifique su nivel. porque no se podrán añadir segmentos adicionales posteriormente. Para acceder al plan de cuentas.3 Conceptos básicos de contabilidad financiera Alerta de segmentos de cuentas.. ya estará preparado para crear su plan de cuentas en SAP Business One. como se muestra en la figura 3-2. En la ventana Chart of Accounts. pasivos. Paso 3: Creación del plan de cuentas Una vez determinados los períodos financieros o contables y los segmentos de cuentas. es la concatenación de todos los segmentos de cuentas. seleccione Financials Chart of Accounts. Por ejemplo. costes de ventas. los segmentos existentes no se podrán borrar después de que se haya creado la primera cuenta de mayor y no podrá cambiar la longitud o el tipo de un segmento posteriormente. Recordatorio de plan de cuentas.. en otras palabras. el nivel 4 es el nivel inferior que contiene las contabilizaciones de las transacciones. que ha definido SAP y no se pueden cambiar. una descripción de cuenta y otra información que determina las funciones de la cuenta de mayor. En los informes. con la excepción del segmento del código de cuenta que representa al departamento. En la segmentación de cuentas mostrada en la figura 3-3. Una vez definidos todos los segmentos de cuentas en SAP Business One. gastos. Dado que sólo las cuentas activas se pueden contabilizar en SAP Business One. se ha creado la base para un plan de cuentas plenamente cualificado que. ingresos. incluye todos los segmentos de cuentas. se recomienda tener todas las cuentas en el mismo nivel.To Go 39 . Un código de cuenta completamente cualificado. capital. SAP Business One . La organización del plan de cuentas sigue los principios contables generalmente aceptados en los que hay un “cajón” independiente para las cuentas que representan activos. un código de cuenta de gastos de viaje que utilice el departamento de marketing de su empresa tendrá exactamente el mismo aspecto que el usado por el departamento de ventas. una cuenta de título resume todos los saldos de cada cuenta activa que se encuentra debajo de ella. organizan las cuentas por nivel de un modo lógico que resulta adecuado para sus procesos de contabilidad financiera y de informes.

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Figura 3-3: Plan de cuentas organizado por cajones y niveles Alerta de actividad de cuenta. No se puede borrar una cuenta con actividad. Sólo se puede convertir en inactiva.

Gestión de divisas
La gestión de divisas está disponible para las empresas que utilizan varias divisas. En SAP Business One, se pueden especificar cuentas de mayor e interlocutores comerciales como multidivisa. Esto permite contabilizar documentos y transacciones de diario a estas cuentas de mayor e interlocutores comerciales en cualquier divisa que se haya definido en la empresa de SAP Business One. Las reconciliaciones, informes y saldos de cuentas de mayor e interlocutores comerciales multidivisas se realizan, calculan y muestran en la divisa local. Cuando se añade una nueva cuenta de mayor, la divisa es multidivisa por defecto.

Paso 4: Creación de las determinaciones de cuentas de mayor
Una de las ventajas clave de SAP Business One es su capacidad de crear varios asientos de diario automáticamente, en concreto los que incluyen transacciones de ventas, compras e inventario. En un sistema manual, realizar las operaciones empresariales y realizar un seguimiento de ellas son tareas independientes. Primero se crean las facturas y otros documentos y después se añaden los asientos contables para efectuar un seguimiento de ellos. En SAP Business One, cuando se crea una factura, los asientos contables se crean al mismo tiempo. Pero, ¿cómo sabe la aplicación cómo tiene que
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crear dichos asientos contables? La determinación de cuentas de mayor es el proceso de indicar a SAP Business One en qué cuentas se deben poner los distintos tipos de asientos contables creados automáticamente. Para aprovechar al máximo la sólida automatización de la aplicación, se debe tener un cuidado especial para facilitar a SAP Business One la información correcta en la ventana G/L Account Determination. Para especificar las cuentas de mayor, vaya a Administration Determination.
Sugerencia de determinación de cuentas de mayor. El controlador o contable de la empresa debe proporcionar la aprobación final de las opciones de determinación de cuentas de libro mayor.

Setup

Financials

G/L Account

Procedimiento básico
La determinación exhaustiva y precisa de las cuentas de mayor es fundamental para la creación automática de los asientos de diario en SAP Business One.
Recomendación sobre el portal. Para obtener instrucciones detalladas sobre la determinación de cuentas de mayor, consulte con su consultor de implementación y descargue las guías “Cómo determinar cuentas de mayor para la creación automática de asientos de diario” y “Cómo realizar la configuración inicial en SAP Business One” del portal de clientes de SAP Business One en http://service.sap.com/smb/sbocustomer.

En la figura 3-4 se muestran los campos obligatorios para la configuración de la determinación de las cuentas de mayor para documentos de ventas, incluida la cuenta de ingresos. Se trata de la cuenta de ingresos por defecto que se utiliza para cualquier factura de deudores. Se sustituye si se especifica una cuenta de ingresos en los datos maestros de artículo de almacén.

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Figura 3-4: Campos obligatorios para la pestaña G/L Account Determination: Sales Alerta de inventario. La pestaña Inventory sólo está activa si la casilla de selección Default Valuation Method se ha seleccionado en la pestaña Basic Initialization. Vaya a Main Menu Administration System Initialization Company Details. Consejo de configuración. El consultor de implementación se asegurará de que se actualizan los impuestos, ya que no se puede procesar una transacción en SAP Business One hasta que se configura un código de impuestos. Se encuentra en Main Menu en Administration Setup Financials Tax.

Paso 5: Migración de datos anteriores
Al realizar el cambio desde el sistema contable anterior a SAP Business One, se enfrenta al reto de tener que conservar los datos históricos en línea por motivos de auditoría y de investigación, así como para las actividades empresariales cotidianas. La aplicación complementaria de DTW (Data Transfer Workbench) para transferencia de datos para SAP Business One es una herramienta de migración que le ayuda a transferir datos del sistema anterior a SAP Business One. Transfiere datos maestros, como registros de interlocutores comerciales y artículos, y datos de transacciones, como pedidos, facturas y saldos, ya que ambos tipos de datos deben estar disponibles en SAP Business One.

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¿Cómo funciona el DTW (Data Transfer Workbench) para transferencia de datos? Los datos anteriores se exportan a modelos de hoja de cálculo de Microsoft Excel y, a continuación, se importan a SAP Business One. El DTW (Data Transfer Workbench) para transferencia de datos también permite importar los datos directamente desde cualquier base de datos ODBC sin tener que utilizar Microsoft Excel. La migración de datos anteriores es un proceso que se lleva a cabo con más eficacia con la colaboración de su consultor de implementación de SAP.

Configuración de proveedores del formulario 1099 (Estados Unidos)
En Estados Unidos, determinados proveedores están sujetos a la declaración del formulario 1099, lo que significa que se debe realizar un seguimiento de los pagos efectuados a ellos y se deben comunicar al departamento IRS (Internal Revenue Service) de Estados Unidos. Con pocas operaciones de configuración, SAP Business One automatiza el seguimiento de los pagos que están sujetos a la declaración del formulario 1099 y crea automáticamente formularios 1099 en la época de declaración de impuestos. Al importar los datos maestros de los proveedores existentes a SAP Business One, debe designar a los proveedores del formulario 1099 como tales. De este modo se ahorra el trabajo de tener que cambiar manualmente los datos maestros de interlocutores comerciales. Para configurar proveedores nuevos, debe saber que el proceso de seguimiento de los pagos del formulario 1099 empieza en la ventana Business Partner Master Data. La pestaña Accounting tiene dos pestañas secundarias: General y Tax. En la figura 3-5 se muestran dos casillas en la parte inferior derecha de la pestaña General que permiten especificar qué formulario 1099 se utilizará para realizar el seguimiento de los pagos a este proveedor y la categoría de dichos pagos. Si se activan estas casillas, se realiza un seguimiento de los pagos efectuados a este proveedor, de modo que se puede crear y enviar al departamento IRS siempre que sea necesario.

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compras.3 Conceptos básicos de contabilidad financiera Figura 3-5: Configuración de 1099 Form y 1099 Box Realización de procedimientos diarios Después de haber configurado el plan de cuentas y la determinación de cuentas de mayor. Sin embargo. Por SAP Business One . La finalidad de los asientos de diario manuales es registrar transacciones que no se inician automáticamente desde un libro auxiliar o desde otro proceso de SAP Business One. (Para ello. pagos e inventario contabilizan transacciones automáticamente en el libro mayor. en la contabilidad basada en periodificación de los principios contables generalmente aceptados. ya está preparado para utilizar SAP Business One en las actividades cotidianas. es decir. así como en las tareas de cierre de período y de ejercicio fiscal.) Mediante la ventana Journal Entry que se muestra en la figura 3-6 se pueden crear asientos de diario manualmente. asientos de corrección y similares. Contabilización de asientos de diario manuales La mayoría de los asientos de diario en SAP Business One procede de los demás módulos.To Go 44 . asientos de periodificación. a veces es necesario efectuar algunos asientos de diario manuales en el libro mayor. todo aquello que no procede de los demás módulos de SAP Business One. los documentos de ventas. se registra inmediatamente y no se puede eliminar.. consulte “Anulación de transacciones” más adelante en este capítulo. sólo se puede anular. como asientos de amortización.. Cuando se añade manualmente un asiento de diario.

To Go 45 . pulse Tab. Para mostrar una lista de interlocutores comerciales en vez de una lista de cuentas de mayor.3 Conceptos básicos de contabilidad financiera ejemplo. en la pantalla Journal Entry se realizan las contabilizaciones en las cuentas de mayor.. Consejo para la pantalla Journal Entry. vaya a Main Menu Financials Journal Entry. En la figura 3-6 se muestra el modo de edición expandido. al contabilizar un cargo financiero en una cuenta de interlocutor comercial). Un asiento de diario se puede mostrar y crear en modo de edición expandido o reducido.. También puede utilizar un asiento de diario para contabilizar un asiento en un código de interlocutor comercial (por ejemplo. Para mostrar una lista de cuentas de mayor desde el campo G/L Acct/BP Code. Normalmente. Figura 3-6: Introducción de un asiento de diario manual en la ventana Journal Entry Para crear un asiento de diario manual. SAP Business One . que permite introducir fácilmente líneas de datos sin tener que desplazarse a la izquierda y a la derecha. un asiento de diario manual se podría utilizar para registrar un cargo financiero a una cuenta de cliente o una tarifa de servicio a una cuenta bancaria. pulse Control + Tab en el campo G/L Acct/BP Name .

dispone de la oportunidad de editar. puede permitir que cree documentos preliminares que se puedan revisar. vaya a Main Menu Postings. Al registrar este tipo de transacción. o parte de ellos.3 Conceptos básicos de contabilidad financiera Realización de contabilizaciones periódicas Algunas transacciones se producen mensual o semanalmente. Los importes de transacción pueden no ser iguales cada vez y los porcentajes no son necesariamente fijos (aunque se producen en fechas que se conocen de antemano y normalmente se componen de las mismas cuentas de mayor). Financials Posting Uso de documentos preliminares Puede utilizar documentos preliminares para revisar una gran cantidad de transacciones financieras antes de contabilizarlas. Por ejemplo.. nóminas. Antes de contabilizar los asientos como documentos preliminares. seleccione el modelo correspondiente y rellene los elementos que faltan. la función de modelos de contabilización puede trabajar con porcentajes al imputar un gasto (por ejemplo. Con un modelo de contabilización puede tomar el 100% de una cuenta e imputarlo automáticamente a otras cuentas relevantes según porcentajes fijos. pagos de leasing de equipos.To Go 46 . SAP Business One permite crear modelos fijos para dichos asientos de diario periódicos. cambiar o borrar asientos según sea necesario. De este modo se elimina el riesgo de que el nuevo empleado contabilice asientos de diario incorrectos que se tendrían que anular posteriormente. Para acceder a las contabilizaciones periódicas. Veamos un par de situaciones en las que se utilizan los documentos preliminares. Tal vez esté formando a un nuevo empleado y en vez de arriesgarse a tener que anular todos los asientos. SAP Business One imputa los importes según el modelo de imputación. Para acceder a la función de modelos de contabilización. vaya a Main Menu Templates. que realice. Puede utilizar los asientos de diario periódicos para gastos como amortización. alquiler de oficina y costes de suministros. costes de marketing) a dos o más departamentos.. Financials Recurring Uso de modelos de contabilización Los modelos de contabilización contribuyen a optimizar los asientos de diario individuales que se repiten de un período a otro pero que son más complicados que las simples contabilizaciones periódicas. También puede utilizar los documentos preliminares para realizar análisis de SAP Business One .

vaya a Main Menu Financials Journal Vouchers.. Ejecute Transaction Journal Report. Para crear un documento preliminar. la edición de cuentas de mayor y la edición de datos del formulario 1099. como la anulación de transacciones. haga clic en Cancel. a veces se utiliza un documento preliminar para un solo asiento de diario. vaya a Main Menu Financials Reverse Transactions. Anulación de transacciones Si tiene que anular una transacción que se ha contabilizado en el libro mayor mediante la ventana Journal Entry o la ventana Journal Voucher. abra el asiento de diario correspondiente y marque la casilla de Reverse(Anulación) y clic Update (ver Figura 3-7). En esta sección se tratan estos temas de actualización. Tenga Financials Journal Entry y cree un asiento de diario de en cuenta que esta opción se utiliza principalmente durante los cierres mensuales y de ejercicio. Ejecute Transaction Journal Report. siempre se utiliza un documento preliminar para un lote de transacciones.To Go 47 .. abra el asiento de diario correspondiente y. a continuación. SAP Business One proporciona tres opciones: Vaya a Main Menu corrección. En SAP Business One. Para obtener una lista de los asientos de diario programados para su anulación.3 Conceptos básicos de contabilidad financiera simulación. SAP Business One . En otros sistemas. Actualización de registros En la categoría de actualización de registros se incluyen numerosas tareas. La anulación automática de los asientos de diario manuales normalmente se configura para que se produzca el día primero del mes siguiente. Puede ejecutar informes financieros que incluyan documentos preliminares para determinar el efecto de las contabilizaciones antes de contabilizarlos realmente.

To Go 48 .3 Conceptos básicos de contabilidad financiera Figura 3-7: Anulación automáticamente de asientos de diario manuales Edición de cuentas de mayor En el transcurso normal de las operaciones empresariales resulta habitual tener que ajustar el plan de cuentas de vez en cuando. crear nuevas cuentas. SAP Business One .. reorganizar las agrupaciones. Mediante la ventana Edit Chart of Accounts. así como cambiar y editar las cuentas existentes.. puede realizar cambios en el plan de cuentas.

. Si un documento se contabiliza incorrectamente con un importe. El generador de códigos de cuenta es una herramienta que permite asignar códigos a los segmentos de cuenta recién creadas con sólo hacer clic en un botón. formulario o casilla de formulario 1099 errónea. Figura 3-8: Ventana 1099 Editing Revisión de cambios en datos: Seguimiento de auditoría Cuando se tiene que efectuar un cambio en un documento. vaya a Main Menu Financials 1099 Editing. Si hay varios cambios. incluido usuario. haga clic en Show Differences en la parte inferior de la ventana Change Log para SAP Business One . Para acceder a la edición de 1099. mantenga pulsada la tecla Ctrl. Para ver estos cambios.. se crea un seguimiento de auditoría. haga clic en dos o más líneas y. A continuación.To Go 49 .3 Conceptos básicos de contabilidad financiera Para mostrar la ventana Edit Chart of Accounts. Además. fecha y hora. que se han realizado a este documento concreto o registro de datos maestros. Para acceder al generador de códigos de cuenta. puede insertar una nueva cuenta de mayor en diferentes grupos de cuentas (por ejemplo. seleccione Tools Change Log en la barra de menú de SAP Business One para mostrar la ventana Change Log que enumera los cambios. departamentos) simultáneamente. registro de datos maestros o elemento de configuración. seleccione Financials Code Generator. vaya a Main Menu Accounts o Administration Setup Financials Financials Edit Chart of Edit Chart of Accounts. Account Edición de los datos del formulario 1099 (Estados Unidos) Los proveedores que están asignados a un formulario 1009 en los datos maestros de interlocutores comerciales tendrán facturas de acreedores y abonos que se suman a los importes del formulario 1099 para los informes de fin de ejercicio a los organismos federales. La creación de códigos para un conjunto de cuentas recién creadas es una tarea habitual al añadir cuentas nuevas. a continuación. puede hacer clic en una entrada para ver el cambio que se ha realizado. puede utilizar la función de edición de formulario 1099 para modificar los datos.

en el cierre del ejercicio se ponen a cero los saldos de las cuentas de pérdidas y ganancias para la cuenta de arrastre de saldo. SAP Business One admite dichas actividades de varias formas.To Go 50 . SAP Business One . Lista de verificación de cierre del ejercicio El cierre de fin de ejercicio es un evento importante que afecta a muchos aspectos del modo de funcionamiento de SAP Business One. Se resumen las cuentas de balance y se arrastran como saldo inicial en el nuevo ejercicio fiscal. Realizar una copia de seguridad de la base de datos y guardarla en una ubicación fuera de sus instalaciones. la lista de verificación al final del período es muy parecida.. Imprimir un balance provisional (un balance de cada cuenta y un estado actual). Lista de verificación de cierre del período Las actividades de cierre tienen lugar al final del mes o del trimestre. esta actividad ocupa tiempo. incluidos los ajustes y las periodificaciones. Cerrar o desactivar el período contable bloqueándolo mediante la ventana de período contable. Imprimir los balances..3 Conceptos básicos de contabilidad financiera ver lo que ha cambiado en las iteraciones del documento. Por ejemplo. Imprimir el informe de auditoría de inventario para cuadrar el inventario con el libro mayor. Asegurarse de que todas las transacciones del período se han contabilizado correctamente. Evidentemente. En cualquier caso. Imprimir informes de antigüedad de deudas del proveedor y de antigüedad de créditos del cliente para cuadrar las cuentas de deudores con el libro mayor. o ambos. según el modo en que funcionen sus procesos de contabilidad financiera. El ejercicio puede permanecer abierto hasta que se reciban todos los asientos de ajuste de los contables y otras entidades de elaboración de informes. Procedimientos de cierre La mayor parte del trabajo de contabilidad financiera se produce al final de cada período y al final del ejercicio cuando se examinan las transacciones y se efectúan correcciones o ajustes.

To Go 51 .. Se recomienda encarecidamente tener en cuenta los procesos de cierre del ejercicio durante la configuración y la implementación. Completar los procedimientos de cierre de período.3 Conceptos básicos de contabilidad financiera A continuación se ofrece una lista de verificación de cierre del ejercicio: Contabilizar las transacciones finales del período para todos los módulos. a la funcionalidad y a los informes asociados al procesamiento de pagos se accede mediante el módulo bancario. En esta sección sólo se proporciona la información básica que se necesita para empezar. Configurar un nuevo ejercicio fiscal. Ejecutar la rutina de cierre del período para cerrar el ejercicio fiscal. Imprimir un balance provisional final y detallado. Cerrar el último período del ejercicio fiscal. Poco después del Go-Live con SAP Business One. Descargue la guía “Consejos para el cierre del ejercicio” del portal de clientes de SAP Business One en http://service. realice el cierre del primer mes o trimestre con la ayuda del consultor de implementación. campo por campo.com/smb/sbocustomer. tarjetas de crédito y transferencias bancarias.sap. SAP Business One . cheques. Imprimir los balances.. Alerta de cierre del ejercicio. vaya a la pestaña Help pestaña Contents Banking. Contabilizar los asientos de ajuste finales en el libro mayor. SAP Business One las trata todas básicamente de la misma forma: o bien se realiza un pago en una factura de deudores específica o bien se realiza un pago a un cliente en dos o más facturas de deudores. Realizar una copia de seguridad de la base de datos y guardarla en una ubicación fuera de sus instalaciones. Entrada de pagos La entrada de pagos se puede recibir de cuatro formas: efectivo. Para obtener información más detallada. Imprimir los formularios 1099. Entrada y salida de pagos En SAP Business One.

Seleccione la pestaña del medio de pago que desee.To Go 52 . 4) Seleccione las facturas a las que desea aplicar un pago (pulse Ctrl y haga clic para seleccionar varias). con lo que volverá a la ventana Incoming Payments. 7) Haga clic en Add para contabilizar el documento. 6) Seleccione el icono de medio de pago en la barra de herramientas de SAP Business Incoming Payments Incoming Payments que se muestra en One para abrir la ventana Payment Means. a continuación. rellene los detalles pertinentes y haga clic en OK.3 Conceptos básicos de contabilidad financiera Creación de entrada de pagos para facturas específicas En los siguientes pasos se explica cómo crear un pago entrante en facturas específicas: 1) Vaya a la pantalla Banking la figura 3-9. 5) Rellene todos los detalles necesarios. seleccione un cliente. 3) Revise la tabla Documents for Payment que muestra todas las facturas abiertas del cliente... el importe acumulado se muestra en el campo Total Amount Due de la parte inferior de la ventana. SAP Business One . 2) Haga clic en el botón de lista de selección situado a la derecha del campo Code y.

Creación de entrada de pagos en cuenta Puede aceptar pagos que se reciben sin referencia a facturas. se crea el asiento de diario adecuado.. vaya a los ficheros enlazados en Help SAP Business One .. Sus transacciones relacionadas se reconcilian internamente con las transacciones relacionadas con pagos. se realizan las siguientes acciones: Los asientos de diario realizan un abono en la cuenta de deudor del cliente y un adeudo en la cuenta bancaria o en la cuenta de compensación bancaria. active la casilla de selección Payment on Account de la ventana Incoming Payments y rellene la información necesaria. El pago se aplica a la factura. una compra única de punto de venta. Después de haber contabilizado el documento de entrada de pago. Las facturas pagadas se cierran y ya no aparecen en la tabla Open Items List o Documents for Payment. 53 . por ejemplo.3 Conceptos básicos de contabilidad financiera Figura 3-9: Ventana Incoming Payments Una vez añadido el documento de entrada de pago.To Go pestaña Contents Banking Incoming Payments. Para obtener más información sobre la gestión de entrada de pagos con SAP Business One. Para ello.

10) Seleccione los métodos de ejecución de pago que desee incluir en el asistente de pagos en Banking Payment System Payment Run Defaults. vaya a los ficheros enlazados en Help pestaña Contents Banking Outgoing Payments. Puede realizar las actividades siguientes: Crear salida de pagos para interlocutores comerciales y cuentas mediante distintos medios de pago. Para obtener más información sobre la gestión de salida de pagos con SAP Business One. Asistente de pagos SAP Business One proporciona un asistente de pagos que permite crear entrada y salida de pagos por lotes para cheques y transferencias bancarias. A continuación. SAP Business One . el asistente de pagos le guía por el proceso de creación de pagos para que decida a quién desea pagar. Para utilizar el asistente de pagos se necesitan los siguientes pasos para preparar correctamente los datos maestros relevantes: 8) Cree una vía de pago en Administration Setup Banking Payment Method. incluidas las bonificaciones de empleado. realizar el seguimiento y procesar borradores de documentos de salida de pagos y borradores de cheques para pagar. Crear. tarjetas de crédito y transferencias bancarias. cheques. Imprimir y anular cheques para un pago con distintas finalidades. Los pagos se crean según sus criterios de selección y vías de pago.. 9) Asigne la vía de pago al interlocutor comercial en la pestaña Payment System de la ventana Business Partner Master Data. en términos generales hay cuatro formas de enviar la salida de pagos: efectivo.To Go 54 . Generar un Check Register Report. cuánto y cuándo. Para acceder al asistente de pagos. vaya a Banking Payment System Payment Wizard..3 Conceptos básicos de contabilidad financiera Salida de pagos Al igual que sucede en la entrada de pagos.

Con la contabilidad de costes se puede realizar el seguimiento de departamentos. Contabilidad de costes En Estados Unidos.sap. descargue la guía “Cómo imprimir cheques para pagos” del portal de clientes de SAP Business One en http://service. Puede determinar cuánto gasto o ingreso se genera para diferentes finalidades empresariales. Parte del proceso de impresión de cheques supone asegurarse de que se designa la impresora correcta para la impresión de cheques y de que los formularios de cheques están cargados y preparados. En Europa y en otras partes del mundo.. Para obtener más información.com/smb/sbocustomer. La configuración para la impresión de cheques normalmente requiere ayuda por parte de un consultor de implementación.To Go 55 . divisiones o distintas ubicaciones geográficas como si fueran entidades independientes. al efectuar una ejecución de cheques. todos los pagos marcados se imprimen como cheques para su envío.3 Conceptos básicos de contabilidad financiera Impresión de cheques La impresión de cheques es un proceso de pago importante para la mayoría de las empresas. puede establecer centros de beneficio para prácticamente cualquier finalidad en Main Menu Profit Centers. Una vez configurada correctamente. la contabilidad de costes es el método predominante que se utiliza. Recomendación sobre el portal. Financials Cost Accounting SAP Business One . la impresión de cheques requiere marcar la vía de pago como cheque para todas las facturas u otras salidas de pagos.. los planes de cuentas segmentados no se consideran prácticas contables generalmente aceptadas. Mediante la funcionalidad de contabilidad de costes de SAP Business One. la contabilidad de costes se utiliza para realizar el seguimiento de varios centros de costes y beneficios de una empresa. A continuación.

Debido a la aceptación general de la segmentación de cuentas.. En todas las empresas siempre hay gastos y. Estos costes indirectos (e ingresos indirectos) se reparten entre varias actividades empresariales mediante reglas de distribución. Se puede utilizar la función de centro de beneficio para definir los centros de beneficio que existen en la empresa. cada regla de distribución contiene información relativa a la parte de los costes o ingresos que se pueden imputar a cada centro de beneficio individual. una unidad de empresa específica podría encargarse de la fabricación de un producto o de prestar un servicio. ¿Cómo se utilizan las reglas de distribución? Las reglas de distribución se utilizan para imputar costes e ingresos directos e indirectos a uno o varios centros de beneficio. Un centro de beneficio o Profit center es una unidad de empresa o división que desempeña una determinada función empresarial.UU. Por lo tanto. publicidad y financiación. se asignan cuentas de ingresos y gastos a los centros de beneficio de modo que los datos relevantes para un centro de beneficio se puedan actualizar automáticamente para todas las transacciones introducidas en la aplicación. los gastos del alquiler y SAP Business One .3 Conceptos básicos de contabilidad financiera Definición de Profit center. Por ejemplo. por ejemplo. Esto significa que cualquier coste se imputa a los centros de beneficio según una regla de distribución específica. La contabilidad de costes se puede utilizar para realizar el seguimiento y la imputación de gastos o ingresos compartidos. Puede utilizar una regla de distribución para varios elementos de coste. la segmentación de cuentas suele servir para la misma finalidad y permite analizar beneficios y gastos por unidad empresarial de forma muy parecida.. si una tienda ocupa 135 m2 del espacio total alquilado de 2. También puede realizar la imputación mediante la especificación del número de empleados que pertenecen a un centro de beneficio como porcentaje de los efectivos totales de la empresa. se definen varios centros de costes o departamentos en la empresa como centros de beneficio. Para distribuir los costes indirectos derivados del alquiler. Se incluyen los costes de administración. No obstante. mientras que otra sólo ocupa 2. en ocasiones. basta con que cambie simplemente la regla de distribución según sea necesario. incluso ingresos que no se pueden asignar a una actividad empresarial específica. Los costes se imputan a centros de beneficio mediante la información que se ha definido en una regla de distribución (se describe en la sección siguiente). esta función apenas se utiliza en las empresas de EE. Si decide que el modo en que los costes se imputan ya no refleja la forma en que trabaja su empresa. Por ejemplo. Para utilizar la contabilidad de costes.To Go 56 . A continuación. se puede especificar qué parte del espacio total alquilado utiliza un determinado centro de beneficio.

. SAP Business One comprueba el debe de las cuentas para las que se ha definido un importe de presupuesto y. vaya a Main Menu Financials Cost Accounting Distribution Rules.. Es importante tener presente que SAP Business One realiza todas las operaciones de presupuestación SAP Business One .To Go 57 . según el método elegido. Para todas las demás funciones de Budget. En el transcurso del trabajo rutinario. emite una advertencia o bloquea la acción. presupuestos. vaya a Main Menu Escenarios de presupuestos Los escenarios de presupuestos se utilizan para la planificación. Le ayudan a analizar la posición financiera de su empresa (o división o departamento) en determinadas condiciones. Puede utilizar este escenario como base de otros. El marcado se puede distribuir a partes iguales en todas las cuentas o incrementalmente.3 Conceptos básicos de contabilidad financiera de los servicios de limpieza profesional se distribuirán proporcionalmente entre las dos tiendas según esta información. se crea automáticamente un escenario denominado “presupuesto principal”. Para acceder a la función de reglas de distribución contables de costes. defina las opciones necesarias en Administration System Initialization General Settings Financials pestaña Budget. SAP Business One permite definir estas condiciones y determinar el período contable durante el que se aplican. Para ello. así como para el seguimiento y los informes de presupuestos. si se excede el presupuesto. pero no puede editar ni borrar el escenario de presupuesto principal. se asignan reglas de distribución a las cuentas de gastos y de ingresos adecuadas. Por ejemplo. Presupuestación Las funciones de presupuestación se utilizan en SAP Business One para realizar un seguimiento de los gastos e ingresos corporativos. pero el contable debe ayudar a decidir las reglas de distribución que se utilizarán. SAP Business One tiene una función de gravamen que permite bloquear transacciones adicionales si se excede el presupuesto. Para comenzar el proceso de definir un presupuesto. puede copiar los importes de presupuesto del año anterior y marcarlos con un porcentaje si espera que los ingresos y gastos vayan a aumentar. SAP Business One puede automatizar el proceso. Siempre que configure una nueva empresa. SAP Business One puede calcular importes de presupuestación automáticamente según una serie de reglas de distribución que especifique.

vaya a Main Menu Financials Budget Budget Scenarios. en febrero utiliza un poco menos y así sucesivamente. en enero utiliza la mayor parte del presupuesto.. Métodos de distribución del presupuesto Por defecto.3 Conceptos básicos de contabilidad financiera por meses y años naturales. Orden descendente: este método distribuye el importe del presupuesto en orden descendente y se puede utilizar cuando se reducen los gastos del presupuesto a lo largo del año. Por ejemplo. Para configurar los escenarios de presupuestos. en enero sólo utiliza una pequeña parte del presupuesto. cada empresa de SAP Business One tiene tres métodos comunes de distribución del presupuesto. Financials Budget Budget Distribution SAP Business One . Por ejemplo. Orden ascendente: este método distribuye el importe del presupuesto en orden ascendente y se utiliza cuando se aumentan los gastos del presupuesto a lo largo del año. Igual: este método distribuye el importe del presupuesto a partes iguales entre los meses del año. Puede utilizar estos métodos o definir un nuevo método de distribución del presupuesto para los escenarios de presupuestos que cree en Main Menu Methods.To Go 58 . en febrero se aumentan los gastos y así sucesivamente..

debe ir a Main Menu Financials Cost Accounting pestaña Distribution Rules..3 Conceptos básicos de contabilidad financiera Figura 3-10: Configuración de escenarios de presupuestos Alerta de método de distribución del presupuesto.To Go 59 . No defina métodos de distribución del presupuesto aquí si gestiona un presupuesto anual. SAP Business One .. En su lugar.

Lo que se debe a cada proveedor y cuánto es actual y vencido (del mismo modo que el informe de antigüedad de créditos del cliente). Asientos de diario contabilizados por número de asiento de diario.To Go . se utiliza para cuadrar los saldos de cuenta entre sí y con las fuentes de información externas. incluidos detalles completos.. Informe Antigüedad de créditos del cliente Antigüedad de deudas del proveedor Balance Cómo llegar Accounting Aging Lo que muestra Todos los deudores con vencimiento actual y pasado. total de pasivos y capital del propietario. Todos los asientos de diario detallados que se han creado manual o automáticamente. y saldo final. SAP Business One ofrece informes avanzados mediante XL Reporter (consulte el capítulo 9). los contables y los auditores lo utilizan para cuadrar las transacciones de inventario con su libro mayor. Ingresos de la empresa.. antigüedad de créditos totales así como detalles de cada cliente. junto con detalles de todas las transacciones contabilizadas que están relacionadas con el artículo y el coste de las cantidades disponibles restantes. Previsión de flujo de caja (el balance del flujo de caja está disponible mediante XL Reporter (consulte el capítulo 9)). debe y haber. Además de estos informes estándar. importe de pago. status. Desde este informe se puede acceder a los balances de cliente e imprimirlos. Elija Main Menu Financials Financial Reports para acceder a informes estándar como los de la tabla siguiente. como código de cuenta. Lista de todos los cheques. ID de proveedor. 60 Accounting Aging Financial Financial Balance provisional Cuenta de pérdidas y ganancias Flujo de caja Diario de documentos Diario de transacciones Financial Financial Accounting Accounting Main Menu Inventory Inventory Reports Main Menu Banking Outgoing Payments Auditoría de inventario Registro de cheques SAP Business One . Lista de todos los artículos del inventario. si se ha impreso y por quién. Detalles de cada cuenta: saldo inicial de un determinado período. Resumen de la posición financiera de una empresa: valor de los activos de una empresa. normalmente por varios períodos. con desglose de las transacciones relacionadas para obtener más detalles.3 Conceptos básicos de contabilidad financiera Consultas e informes SAP Business One ofrece un conjunto exhaustivo de informes financieros y de control estándar.

. si los datos maestros no son precisos. como un pedido. una oferta a cliente o una entrada de mercancías. El resto de la información que describe lo que sucede para una transacción específica se denomina datos de transacción. Sólo hay que confirman que la información propuesta es correcta. En este capítulo se SAP Business One . actividades de reclamación y planificación de necesidades de material (MRP). No obstante. Los datos que describen a los interlocutores comerciales.To Go 61 . Cuando se crea un nuevo documento.. los procesos empresariales pueden bloquearse mientras los usuarios tratan de averiguar cómo introducir la información correcta. como clientes. la creación de un documento. Las descripciones de los artículos del inventario o fabricados por la empresa son datos maestros.4 Introducción y gestión de datos maestros Contenido del capítulo Cómo se utilizan los datos maestros en SAP Business One Proceso de creación y gestión de datos Configuración de valores predefinidos y propuestos para datos maestros Creación de datos maestros de interlocutor comercial Creación de datos maestros de artículo Para obtener el máximo rendimiento de la aplicación SAP® Business One es esencial utilizar los datos maestros con habilidad. proveedores y clientes potenciales son datos maestros. resulta mucho más fácil. Las cuentas por defecto asignadas a los proveedores y clientes son datos maestros. los datos maestros proporcionan mucha de la información necesaria. Si los datos maestros se configuran de forma precisa. una factura. La configuración y gestión correctas de los datos maestros permiten que todos utilicen SAP Business One con la máxima eficacia. como un pedido. Los datos maestros también permiten realizar el seguimiento de valores y opciones predefinidos que utilizan los asistentes automatizados para el procesamiento de pagos.

proveedores. se incorporan a un pedido. Los documentos como los pedidos contienen datos que describen un conjunto de movimientos en los que pueden intervenir varios registros de datos maestros para varias piezas de ajedrez. La categoría de interlocutores comerciales incluye: Datos de clientes potenciales: describen personas y organizaciones en la previsión de ventas: sus clientes potenciales. Diferentes tipos de registros de datos maestros En SAP Business One. un pedido puede incluir datos maestros que describan varios artículos. En vez de “torre mueve a casilla a3”.. Cuando se realiza la primera venta a un SAP Business One . configurar y utilizar los datos maestros correctamente de modo que usted y su empresa obtengan el máximo beneficio de SAP Business One. los datos maestros serían una descripción de cada una de las piezas. el pedido también lo será. Los datos de transacción describen los movimientos específicos que ha efectuado una pieza. El motivo por el que los datos maestros son tan importantes en SAP Business One se debe a que prácticamente todos los documentos se crean a partir de uno o varios registros de datos maestros. Si los datos que se copian son correctos. clientes potenciales y artículos. Asegurarse de que los datos maestros son correctos facilita el trabajo en SAP Business One. habría una tarea como “crear pedido para proveedor x”. Todos estos datos maestros. Los registros de datos maestros de clientes potenciales se utilizan como la base de ventas y marketing.4 Introducción y gestión de datos maestros ofrece una guía para ayudarle a comprender. el pedido se tendrá que corregir en algún momento. y muchos más. las piezas del tablero se dividen en dos categorías: interlocutores comerciales y artículos. Por ejemplo.. la dirección de envío del almacén correcto. En vez de reyes. habría clientes. Cómo se utilizan los datos maestros en SAP Business One Si la empresa fuera como una partida de ajedrez.To Go 62 . Lo que sucede es el que el jugador de la partida de ajedrez de SAP Business One le indica a la aplicación: “Crea un pedido para este proveedor” y la aplicación toma la información de proveedor del registro de datos maestros y la copia en el pedido recién creado. Si no lo son. la vía de pago preferida y el nombre del contacto en el proveedor que vende los artículos. reinas y torres.

Figura 4-1: Ventana Business Partner Master Data Las distintas áreas de esta ventana se tratan en más detalle en las secciones siguientes.4 Introducción y gestión de datos maestros cliente potencial. Como hay muchas similitudes entre los datos de cada uno de estos tipos de registros de datos maestros. Los registros de datos maestros de proveedores se utilizan para crear documentos relacionados con compras y la aceptación de entrega de mercancías y servicios. Datos de proveedores: describen las personas y organizaciones a las que su empresa compra productos y servicios. se cambia el tipo de interlocutor comercial a cliente.. SAP Business One utiliza ventanas con una estructura común (consulte la figura 4-1) para cada tipo de registro. así como para el procesamiento de pagos a proveedores. Datos de cliente: describen las personas y organizaciones a las que su empresa vende productos y servicios.. Los registros de datos maestros de clientes se utilizan como la base para los documentos relacionados con el procesamiento y el cumplimiento de pedidos para clientes y para el asistente de clientes con reclamaciones. SAP Business One . con lo que el cliente potencial se convierte en cliente.To Go 63 .

Recordatorio de borrado de registro de datos maestros. etc. listas de materiales y documentos que se emplean para la entrada y salida de mercancías en la empresa. Algunos artículos del inventario los vende su empresa. pedido de cliente.4 Introducción y gestión de datos maestros Los registros de datos maestros se utilizan para crear ofertas de ventas. Figura 4-2: Ventana Item Master Data Los datos de artículo incluyen el modo en que el artículo se puede comprar o vender. En la figura 4-2 se muestra la estructura de la ventana Item Master Data. SAP Business One . pedidos. el precio del artículo. Si un registro de datos maestros interviene en una transacción contable o de inventario (como un pedido.). el nivel de inventario y cómo se prevé y planifica la compra del artículo. no se puede borrar. Otros artículos los compra la empresa. Algunos artículos pueden ser activos fijos de los que se realiza el seguimiento para fines contables..To Go 64 .. Los datos maestros de artículo admiten un proceso bidireccional. A todos los datos maestros se les aplica una regla importante.

.4 Introducción y gestión de datos maestros Valores predefinidos y propuestos Un tipo de datos utilizado en interlocutores comerciales y artículos son los datos asignados a las listas desplegables y que se muestran en cada ventana por defecto como la primera opción para rellenar determinados campos. ¿Cuál es la vía de pago más habitual? Ésta debe ser la vía de pago propuesta. a continuación. Esta función contribuye a reducir los errores de entrada de datos y acelera la creación de nuevos documentos. supongamos que se crea un pedido para un artículo. Por ejemplo. Cuando se crea un nuevo registro maestro. cuando se muestra una lista de países. A los datos que se asignan a las listas desplegables los denominamos “valores predefinidos”. clientes o artículos? ¿O qué sucede con las distintas condiciones de pago? Todos estos datos describen varios valores que se utilizan una y otra vez en los registros de datos maestros y que son fundamentales para la elaboración de informes y para potenciar la automatización que llevan a cabo los distintos asistentes. ¿de dónde procede dicha lista? ¿Y la lista de proveedores. Etc. Por ejemplo. SAP Business One .To Go 65 . La información de proveedor se incluye en dicho pedido y también se pueden incluir otros artículos. Los datos propuestos también tienen una importancia fundamental. SAP Business One utiliza las opciones de los datos propuestos para determinar los datos con los que comienza el registro. por ejemplo. Datos maestros y documentos Una de las funciones más útiles de SAP Business One es la capacidad de crear documentos como facturas. Al crear un documento nuevo. el asistente de pagos utiliza la información de condiciones de pago. pedidos y otros mediante registros de datos maestros como punto de partida. ¿Desde qué almacén se envía la mayoría de productos? Probablemente debería ser el almacén propuesto.. tiene que especificar los registros maestros que serán la base y. Esto es posible porque se puede crear un documento inicial a partir de un tipo de registro de datos maestros pero completado con la adición de otros. Este sistema se trata más adelante en este capítulo y con más detalle en el capítulo 10. se copiarán los campos adecuados en el documento. en el que se describe cómo copiar de uno o varios documentos para crear el siguiente documento en el flujo de procesos. La mayoría de los documentos de SAP Business One se pueden crear a partir de uno o varios registros de datos maestros.

facturas.. El tema completo de la determinación de cuentas surge porque SAP Business One crea automáticamente asientos de diario contables cuando se reciben varios documentos. por ejemplo. los proveedores tienen una cuenta de control de acreedores y los artículos tienen una cuenta de control de inventario. y gran parte de ese trabajo se tiene que hacer manualmente. por ejemplo. Los clientes tienen una cuenta de control de deudores. Una determinación de cuentas de mayor correcta es una cuestión muy importante y se menciona con tanta frecuencia en este libro porque puede crear una gran confusión si no se realiza correctamente. a las que se pueden asignar valores. SAP Business One . todos los asientos generados de forma automática se contabilizan en una cuenta de control que es una cuenta que agrupa los asientos de diario de todas las fuentes. Centenares de asientos de diario incorrectos que se han generado automáticamente se tienen que anular y volver a contabilizar correctamente. como.4 Introducción y gestión de datos maestros Datos maestros y determinación de cuentas de mayor Uno de los aspectos más importantes de los datos maestros de clientes. La cuestión principal de este capítulo es que las opciones de cuenta de mayor son muy importantes y se deben configurar correctamente. proveedores y artículos es la determinación de cuentas de control que aparece en la pestaña Accounting. Normalmente. conmutadores de activación/desactivación si lo prefiere. La pregunta que contesta la determinación de cuentas es: ¿en qué cuenta se debe contabilizar dicho asiento de diario? La pestaña Accounting de registros de datos maestros permite establecer la cuenta que recibe los asientos de diario creados automáticamente. SAP Business One crea un asiento de diario contable que indica un aumento en acreedores..To Go 66 . El campo Group del registro de datos maestros de interlocutor comercial y los campos Item Group e Item Type del registro de datos maestros de artículo permiten que los registros de datos maestros se clasifiquen de formas que le ayuden a realizar el seguimiento de su empresa y a elaborar informes. Cuando se recibe y contabiliza una factura de acreedores. Los registros de datos maestros de interlocutor comercial y de artículo también tienen un conjunto de propiedades de propósito general. Cómo se utilizan los datos maestros en los informes Los datos maestros desempeñan un rol fundamental al permitir que los informes de SAP Business One se creen según sus necesidades. En este área su consultor de implementación de SAP Business One puede prestar mucha ayuda.

Debe tener en cuenta los tipos de información que desea en los informes para configurar los datos maestros de un modo más eficaz.To Go 67 .4 Introducción y gestión de datos maestros Los mecanismos de informes en SAP Business One pueden utilizar estas clasificaciones para seleccionar y agregar datos para ayudarle a proporcionar el nivel de detalle adecuado.. Proceso de creación y gestión de datos Al configurar SAP Business One se trabaja con un consultor de implementación que es experto en hacer que la aplicación trabaje para su empresa. a continuación. cree una propiedad de artículo. cree una propiedad de interlocutor comercial. utilizarlos para el funcionamiento de la empresa. existen dos fases amplias en la creación de datos maestros: configuración de los datos maestros y. Tal como se muestra en la figura 4-3.. Si desea separar los minoristas de los mayoristas en los informes. SAP Business One . Si desea elaborar un informe sobre la evolución de los artículos introducidos en un año específico.

.To Go 68 . Esta fase supone crear valores predefinidos y propuestos.4 Introducción y gestión de datos maestros Figura 4-3: Visión general del proceso de datos maestros La configuración de los datos maestros es una parte fundamental de la implementación. asegurarse de que las cuentas de control se determinan correctamente e importar datos.. SAP Business One .

Para obtener información adicional sobre cualquiera de estos temas. que funciona en los datos de todas las áreas empresariales centrales. SAP Business One permite importar datos automáticamente mediante una herramienta denominada DTW (Data Transfer Workbench) para la transferencia de datos. compras y logística. grupos de clientes y condiciones de pago. En las secciones siguientes se resume el modo en que se lleva a cabo cada una de las tareas que intervienen en la gestión de datos maestros. dado que tanto los datos maestros como los datos de transacción deben estar disponibles en la aplicación SAP Business One. A medida que cambian las necesidades empresariales. Cada una de estas opciones proporciona valores propuestos que se utilizan cuando se crean los registros de datos maestros y controla los distintos comportamientos en los documentos que utilizan SAP Business One . como contabilidad. si hay una reorganización de la empresa). consulte la ayuda online de SAP Business One o consulte con su consultor de implementación. Los valores predefinidos aparecen en las listas desplegables para países..To Go 69 . los errores son inevitables y una revisión de control de calidad periódica forma parte de cualquier proceso de gestión de datos maestros sólido. así como datos de transacción de los pedidos de cliente y facturas reales. El razonamiento para crear este tipo de datos maestros es ayudar a SAP Business One para que se produzca esta situación ideal con la máxima frecuencia posible. el ajuste de los datos es un proceso simple de un rápido repaso y la modificación de unos pocos elementos de datos si es necesario.4 Introducción y gestión de datos maestros Consejo para la importación de datos. preferiblemente mediante listas desplegables y otros métodos a prueba de errores.. Aunque SAP Business One hace todo lo que puede para garantizar que los datos maestros se crean correctamente. es posible que también deban ajustarse los valores predefinidos y propuestos (por ejemplo. cuando un usuario crea un nuevo registro de datos maestros o un documento que obtiene datos de un registro de datos maestros. Los datos propuestos son los datos que se asignan a los campos como primera opción. La creación de registros de datos maestros forma parte del trabajo diario del usuario de SAP Business One. consulte la ayuda online o consulte con su consultor de implementación. La herramienta de DTW (Data Transfer Workbench) para la transferencia de datos transfiere datos maestros. como registros de interlocutor comercial y artículos. ventas. Para obtener más información sobre el DTW (Data Transfer Workbench) para la transferencia de datos. Configuración de valores predefinidos y propuestos para datos maestros En una situación ideal.

en concreto si se importan datos maestros de otra aplicación. Tenga en cuenta que cualquier cambio que envíe a los valores propuestos ya definidos no influye en el registro de datos maestros existente. propiedades de artículo. Los valores correctos para cada tipo de datos varían de una empresa a otra y de un sector a otro. vías de pago. La configuración de valores predefinidos y propuestos se lleva a cabo en cuatro partes del módulo de administración de SAP Business One: Administration System Initialization General Settings pestaña BP Valores propuestos y opciones como límites de crédito y compromiso. En el apéndice B se SAP Business One . Administration System Initialization General Settings pestaña Inventory pestaña secundaria Items Valores propuestos y opciones como método de gestión de inventario. realizará pocos ajustes.. unidades de medida.To Go 70 . grupos de aduanas y tipos de envío. Los consultores de implementación de SAP Business One resultan valiosos para la configuración correcta de los valores predefinidos y los valores propuestos. El cambio se aplica a los registros de datos maestros que se creen después de enviar el cambio. son inevitables las correcciones y adiciones. propiedades personalizadas y formatos de dirección. en la pestaña Inventory de la ventana System Initialization. grupos de clientes y proveedores. condiciones de reclamaciones y procedimientos de aprobación para registros maestros de interlocutor comercial. almacenes.4 Introducción y gestión de datos maestros datos maestros.. resulta útil saber los campos que son obligatorios. Administration Setup Inventory Valores propuestos y opciones para valores predefinidos como grupos de artículos. tal como se muestra en la figura 4-4. puede seleccionar una casilla de selección para indicar que se debe añadir un determinado artículo automáticamente a cada almacén. Administration Setup Business Partner Valores propuestos y opciones para valores predefinidos como países. No existe una fórmula mágica para que los valores predefinidos y los datos propuestos sean correctos. pero. condiciones de pago. incluso en el mejor de los casos. comisiones. asignación de número de serie y parámetros de planificación. Al trabajar con datos maestros de interlocutor comercial y artículo. Por ejemplo. A medida que mejore su conocimiento de SAP Business One.

Los datos que se utilizan en otras partes de SAP Business One.. Tal como hemos señalado anteriormente en la visión general del proceso de configuración de datos maestros. Nos centraremos en: Los datos que se encuentran en cada tipo de registro. muchos usuarios añadirán nuevos registros maestros de interlocutor comercial durante el transcurso de las actividades empresariales para efectuar un seguimiento de los nuevos clientes y proveedores. SAP Business One . Figura 4-4: Opciones generales para interlocutores comerciales Creación de datos maestros de interlocutor comercial Con todos los valores predefinidos y propuestos aplicados se pueden crear registros de datos maestros rápida y eficazmente. es probable que muchos datos se importen de fuentes existentes y se adapten. Pero después de que se realice esta operación.. Nos ocuparemos de este aspecto en esta sección.4 Introducción y gestión de datos maestros proporcionan listas de verificación para la configuración de datos maestros de interlocutor comercial y artículo.To Go 71 .

En la figura 4-5 se muestra el registro de datos maestros de cliente con la pestaña Accounting seleccionada. En la figura 4-1 se ha mostrado la información de cabecera y la pestaña General.. Ventana de datos maestros de interlocutor comercial Los registros de datos maestros de cliente. A continuación se ofrece una visión general de los aspectos clave de la cabecera y de las pestañas del registro maestro de interlocutor comercial.4 Introducción y gestión de datos maestros Después de tratar los interlocutores comerciales. pestaña Accounting Cada una de las pestañas del registro de datos maestros tiene la misma información de cabecera y un pie de página que consta de una fila de botones en la parte inferior. puede obtener una descripción de cada campo.. cliente potencial y proveedor comparten una estructura común. Tenga en cuenta que en la explicación siguiente utilizamos el término “interlocutor comercial” para describir las opciones de datos maestros de proveedor y de cliente. Al utilizar la ayuda online en cualquiera de estas pestañas. SAP Business One . haremos lo mismo con los datos maestros de artículo en la sección siguiente.To Go 72 . Figura 4-5: Ventana Business Partner Master Data.

. aunque no estén marcados explícitamente como activos. Los iconos de gráfico de la parte derecha de la cabecera permiten mostrar gráficos que resumen la actividad del cliente. En la pestaña General. La parte izquierda muestra información esencial sobre la empresa. En Group se especifica la categoría definida por el usuario a la que corresponde el cliente. como números de teléfono y direcciones de correo electrónico. se pueden asignar a territorios y también se pueden marcar como activos o postergados. proporciona un resumen de varios aspectos importantes de un cliente. En la parte derecha hay varios campos que resumen la actividad financiera relacionada con el cliente. Si un interlocutor comercial es cliente y proveedor.. porque determina la divisa que se utilizará para los documentos creados para este cliente.) En la pestaña Contact Persons puede realizar el seguimiento de los detalles de contacto de las personas asociadas al interlocutor comercial y sus detalles de contacto. Los grupos se pueden utilizar para la elaboración de informes y para dividir los clientes para otros tipos de procesamiento. debe crear dos registros de datos maestros de interlocutor comercial: uno de tipo cliente y otro de tipo proveedor. Se realiza la selección en una lista desplegable de grupos definidos en los valores predefinidos que se han mencionado anteriormente.To Go 73 . (Tenga en cuenta que todos los interlocutores comerciales se consideran activos. así como información clave sobre cómo trabaja la empresa con el cliente. Las flechas de navegación naranja situadas junto a los campos de la parte derecha de la cabecera permiten efectuar un desglose para ver el detalle de los documentos que componen los números de resumen. los interlocutores comerciales. que se muestra en la figura 4-1. Uno de estos contactos se SAP Business One . hasta métodos de envío preferidos pasando por información sobre el vendedor de su personal que ocupa de la cuenta. La información va desde información de contacto. La pestaña General. A continuación se ofrecen algunos aspectos: Cada interlocutor comercial tiene un ID único asignado por el usuario. En Foreign Name se muestra el nombre de la empresa en su idioma nativo. clientes o proveedores. La opción Currency es muy importante.4 Introducción y gestión de datos maestros La cabecera Business Partner Master Data está dividida en dos grupos de campos.

En la pestaña Addresses se realiza un seguimiento de varias direcciones de facturación y de envío para cada cliente y permite que cada tipo de dirección se establezca como el propuesto. pedido de cliente. el primero vence 30 días después de crear la factura y las vacaciones no se consideran días laborables para el cálculo de la fecha de pago). Las propiedades se pueden utilizar en informes o para controlar otros comportamientos de SAP Business One. Otros campos controlan las reclamaciones y permiten asignar un cliente a un grupo que se consolidará para la facturación..4 Introducción y gestión de datos maestros puede establecer como el propuesto. mostrada en la figura 4-5. La pestaña Payment Terms permite definir todos los parámetros relacionados con el cálculo de la fecha de vencimiento de las facturas y cómo y cuándo se deben realizar los pagos (por ejemplo. De este modo es posible documentar y efectuar un seguimiento de las actividades de preventa con este cliente potencial. SAP Business One .To Go 74 . La pestaña Payment System especifica el conjunto de parámetros que son necesarios para un uso eficaz del asistente de pagos. como los resultados de una llamada de ventas o una cita. oportunidad de venta y actividad. Los botones de la parte inferior del registro de cliente mostrado en la figura 4-5 permiten cambios que se aceptarán o descartarán (OK o Cancel) o permiten la consulta de las listas de actividades relacionadas con el cliente (Related Service Calls y Related Activities). muestra las opciones de cuenta de control que se han efectuado como parte del proceso importante y fundamental de determinación de cuentas de mayor. El botón Activity permite registrar una nueva actividad. Puede crear los siguientes documentos para los datos maestros del cliente potencial: oferta de ventas. La pestaña Properties permite establecer cualquiera de las 64 propiedades personalizadas asociadas a cada registro maestro. lo que significa que aparece un nombre cuando se muestra la información de la empresa (por ejemplo. cuatro pagos fraccionados. Datos maestros del cliente potencial Al identificar un cliente potencial. La pestaña Accounting. La dirección de envío se utiliza en la pestaña Logistics del pedido de cliente.. La definición del significado de estas propiedades forma parte del trabajo de configuración de valores predefinidos. se puede crear un registro de datos maestros de cliente potencial mediante la ventana Business Partner Master Data. en la pestaña General del registro maestro de cliente).

.4 Introducción y gestión de datos maestros Cuando el cliente potencial da el siguiente paso y compra un producto o un servicio. Con frecuencia se compran. puede utilizarlo como base para crear un documento de entrega y. sólo que se utiliza de forma distinta. MRP. el maestro de artículos realiza un seguimiento de los artículos que la empresa ha vendido. así como los documentos creados para este cliente potencial. Por ejemplo. SAP Business One . una factura. En este caso. inventario y servicio. Por ejemplo. después de que se convierta en cliente y compre los artículos de dicho pedido. posteriormente. se almacenan y venden los mismos artículos. se convierte en cliente.. La información es la misma.To Go 75 . Los datos maestros de artículo están en el núcleo de prácticamente todos los procesos de SAP Business One. si ha creado un pedido de cliente para un cliente potencial. todo lo que hay que hacer es cambiar el tipo de registro maestro de interlocutor comercial de cliente potencial a cliente. Los registros de datos maestros de artículo también se utilizan para realizar el seguimiento de activos fijos para fines contables. incluidos los de ventas. compras. Se utilizan en casi todos los módulos. Creación de datos maestros de artículo Aunque el contenido de los datos maestros de artículo es completamente distinto del de los datos de interlocutor comercial. Toda la información que ha añadido al registro de datos maestros del cliente potencial se guarda. comprado e inventariado. ambos se configuran de forma sólida pero versátil. producción.

cuya estructura es similar a la ventana Business Partner Master Data. La cabecera del registro de datos maestros de artículo contiene información general sobre el artículo.To Go 76 . El artículo se puede marcar como activo fijo con otra casilla de selección. una cabecera proporciona información de resumen fundamental sobre el artículo.. el precio y la lista de precios aplicable. Las casillas de selección de la parte derecha indican si el artículo se mantiene en inventario y si se ofrece para venta o compra (en muchos casos se aplican ambas situaciones). SAP Business One . En la parte superior de la ventana. pestaña Inventory Data En la figura 4-6 se muestra la pestaña Inventory Data de la ventana Item Master Data.. identificadores adicionales. A continuación se ofrece un breve recorrido de la información de la cabecera y de cada pestaña. una descripción (incluida una descripción en un idioma extranjero) y opciones para determinar el tipo de artículo. incluido un número ID único asignado por el usuario.4 Introducción y gestión de datos maestros Figura 4-6: Ventana Item Master Data. Cada pestaña de la ventana ofrece mayor detalle de los distintos aspectos del artículo. la clase a la que pertenece. con una explicación de cómo los datos de cada página cambian el comportamiento de SAP Business One. métodos de envío y método de emisión. La pestaña General de la ventana Item Master Data tiene una combinación de información sobre el fabricante del artículo.

y almacén propuesto.. La pestaña Sales Data contiene campos similares a los de la pestaña Purchasing Data sobre unidades de medida. El inventario real del artículo en cada uno de los almacenes.To Go 77 . SAP Business One . cómo identificarlo en un catálogo. pedido múltiple y la cantidad de pedido mínima. Indicación de si las cantidades de artículo se gestionan en el almacén. así como el plazo requerido en días. Para los artículos con un historial de compras. que se muestra en la figura 4-6. se realiza un seguimiento de las cantidades en almacén y se establecen los parámetros de inventario y gestión. Aquí se puede establecer el intervalo de pedido.4 Introducción y gestión de datos maestros En la pestaña Purchasing Data se indica el proveedor que vende el artículo. niveles de inventario mínimo y máximo. También ofrece una vista gráfica de los datos de venta del artículo cuando se hace clic en el icono de gráfico en la parte inferior izquierda de la pestaña. En la pestaña Inventory Data. las unidades de medida empleadas para el artículo para compra y el tamaño real del artículo. La pestaña Planning Data contiene opciones que controlan el modo en que se realiza la planificación o la producción de un artículo. embalaje y otros parámetros que determinan cómo se manipula el artículo. puede hacer clic en el icono de gráfico de la parte inferior izquierda de la pestaña para mostrar un análisis de compra gráfico.. como los siguientes: Método de valoración.

To Go 78 ..4 Introducción y gestión de datos maestros SAP Business One ..

creando ofertas de ventas. asegurar que el pedido se entregue debidamente y comprobar que se genere la factura a tiempo para mejorar el flujo de caja. SAP Business One .. registrando pedidos de cliente y facturando a los clientes. facturación y reclamaciones.5 Pedidos de clientes y cuentas de deudores Contenido del capítulo Visión general del proceso de ventas y cuentas de deudores Introducción Paso a paso Creación de un documento a partir de otro Procesamiento de grupos de documentos Repercusión en contabilidad y en el inventario Lista de verificación de ventas Hoy en día el proceso de ventas raramente es tan sencillo como vender cualquier artilugio en una tienda. gestión de inventario y logística. gestión de pedidos. En este capítulo se tratan los pasos importantes que deben realizarse después de cerrar un trato.To Go 79 . así como mantener la relación con el cliente y explorar nuevas oportunidades de ventas. como convertir una oferta en un pedido de cliente.. Por el contrario. en efectivo y a un cliente a la vez. o incluso todos: planificación de la producción. El proceso de ventas empieza potenciando las oportunidades de ventas (consulte el capítulo 8 para más detalles). el proceso ha evolucionado hacia un complejo conjunto que puede incluir algunos de los siguientes procesos interrelacionados.

5 Pedidos de clientes y cuentas de deudores Visión general del proceso de ventas y cuentas de deudores El proceso de ventas y cuentas de deudores abarca desde la presentación de una oferta de ventas de mercancías hasta la venta de las mercancías (y servicios)..) Figura 5-1: Flujo de documentos de ventas y de deudores en SAP Business One Introducción Muchos de los documentos de ventas y de deudores llevan la misma información a lo largo de todo el proceso de ventas. SAP® Business One pasa eficazmente toda la información importante de un documento al siguiente dentro del flujo de documentos. la entrega de las mismas o su facturación. un pedido de cliente o una factura de deudor.To Go 80 . SAP Business One . (Observe que los pasos se pueden adaptar a sus necesidades y procesos empresariales.. Cada paso se relaciona con un documento. por ejemplo. Esta sección ayuda a reconocer lo que se repite en cada documento para poder centrarse únicamente en la información necesaria. En la Figura 5-1 se muestra este proceso y los pasos correspondientes se describen en la sección "Paso a paso".

5 Pedidos de clientes y cuentas de deudores Definiciones El término artículo se utiliza de forma muy específica en SAP Business One. Logistics y Accounting. El abono de deudores anula –en parte o totalmente– lo contabilizado en una factura de deudores. La nota de entrega indica que se ha producido el envío de las mercancías. La factura de deudores es el único documento que debe crearse en el proceso de ventas. La oferta de ventas es una propuesta que contiene el compromiso de unos precios para bienes o servicios específicos que se proporcionarían al cliente o cliente potencial si la aceptara. incluidos los descuentos (si hubiera). Se trata de la petición de pago. Los campos de la parte inferior aparecen en todas las ventanas de los documentos de ventas y contienen los totales calculados de la venta. La factura de deudores más pago es el documento de facturación de deudores que se utiliza para ventas en efectivo a clientes puntuales. que registra los ingresos en la cuenta de pérdidas y ganancias. vendidos y almacenados. a menos que se cree un documento a partir de otro (como se describe hacia el final de este capítulo). El pedido de cliente es el compromiso de un cliente o cliente potencial de comprar –según la cantidad y la tarifa acordada– un producto o servicio. fabricados. Se utiliza cuando los clientes devuelven productos para los que ya se ha creado una factura de deudores o para corregir errores realizados en la misma. El documento de devolución anula –en parte o totalmente– lo contabilizado en una nota de entrega.. como se muestra en la Figura 5-2.To Go 81 . Estructura de documentos común Todos los documentos de ventas y de deudores de SAP Business One tienen campos similares en la parte superior e inferior de la página y tres pestañas Contents. SAP Business One . los gastos de transporte y los impuestos.. Se utiliza cuando los clientes devuelven productos o para corregir errores cometidos en los documentos base antes de emitir la factura de deudores. Únicamente se refiere a mercancías y materiales comprados. Los campos de la parte superior aparecen en todas las ventanas de los documentos de ventas. Aquí se introducen los datos de cliente y las fechas de entrega.

se evitan problemas posteriores.. También incluye una dirección de facturación para enviar la factura de deudores.To Go 82 . La pestaña Accounting contiene información relevante de la cuenta de mayor correspondiente al pedido tomado de los datos maestros de contabilidad financiera. Aunque la información se rellene automáticamente. En el capítulo 3 se ofrece más información sobre la determinación de cuentas de mayor y los asientos de diario automáticos desde los módulos de ventas e inventario. es recomendable comprobar que sea correcta. Datos clave Si se garantiza que los datos clave son correctos desde el principio. sobre todo porque SAP Business One permite crear un documento a partir de otro. La pestaña Logistics describe el destino de los artículos y el método de envío. En el capítulo 4 se describe cómo introducir y gestionar los datos maestros. La mayoría de estos datos se obtienen de los datos maestros de artículos e interlocutores comerciales ya introducidos en SAP Business One. SAP Business One ..5 Pedidos de clientes y cuentas de deudores Figura 5-2: Anatomía de un documento de ventas en SAP Business One La pestaña Contents incluye toda la información específica de los artículos o servicios solicitados. como se describe más adelante en este capítulo.

asegúrese de que se han introducido correctamente todos los datos relevantes en el registro maestro de interlocutores comerciales del cliente. Datos clave: Cliente Los datos de cliente ofrecen información sobre quién compra los productos o servicios. Únicamente los usuarios con la debida autorización pueden introducir o actualizar los datos maestros de los interlocutores comerciales. Consulte el capítulo 10 para obtener más información. Antes de crear un documento de ventas. Compruebe especialmente que las direcciones de facturación y envío sean correctas. haga clic en el botón a la derecha del campo Customer en la cabecera del documento o pulse la tecla Tab en el campo Customer..5 Pedidos de clientes y cuentas de deudores Alerta sobre la introducción de datos. artículos u otros. Aparece la ventana List of Business Partners (consulte la la Figura 5-3).To Go 83 . Para localizar la información existente del cliente.. Figura 5-3: Especificación de un cliente en un documento de ventas SAP Business One .

Datos clave: Artículo Los datos de artículos identifican los productos o servicios que se venden.. puede introducir nueva información del cliente al crear un documento de ventas. haga clic en el botón New en la parte inferior de la ventana List of Business Partners para abrir la ventana Business Partner Master Data. pulse la tecla Tab desde el campo Item No.. en la pestaña Contents del documento. Para ello. Figura 5-4: Especificación de un artículo en un documento de ventas SAP Business One .5 Pedidos de clientes y cuentas de deudores Si está autorizado.To Go 84 . Puede seleccionar de la lista o hacer clic en el botón New para introducir un artículo nuevo. Para ver una lista de artículos.

es esencial seleccionar o introducir los datos correctos de clientes y artículos al iniciar un pedido de cliente.5 Pedidos de clientes y cuentas de deudores Sugerencia de utilización. pulse Ctrl + Tab para continuar cuando haya acabado. gestión o el envío de artículos específicos. Cálculos clave: Ingreso bruto y peso y volumen La barra de herramientas de SAP Business One ofrece iconos para acceder rápidamente a dos útiles cálculos: ingreso bruto y el peso y el volumen de todos los artículos de un documento de ventas. Cálculo del ingreso bruto Se puede averiguar inmediatamente cuál es la repercusión de un documento de ventas en el balance final mediante el cálculo del ingreso bruto. Si cambia el nombre de un cliente o la descripción de un artículo directamente en el documento de ventas. Se puede introducir información de clientes o artículos nueva o actualizada directamente en los campos relevantes del documento de ventas. En el capítulo 4 se describe cómo introducir y gestionar los datos maestros. Puesto que SAP Business One automatiza tantos de los procesos relacionados con el proceso de ventas y cuentas de deudores. De esta forma. recomendamos que cambie el registro relevante de datos maestros o cree uno nuevo. pueden afectar en gran medida a los procesos empresariales si los productos solicitados aparecen donde no deberían o las facturas se envían a una oficina equivocada. No hay más que hacer clic en el icono de ingreso bruto SAP Business One . Siempre que haya realizado los cambios adecuados con la función de configuración (consulte el capítulo 6. los datos actualizados o el artículo o cliente nuevo estarán disponibles en adelante. si se introducen con errores u omisiones. Sin embargo. se puede cambiar el formato de cualquier fila en la pestaña Contents de cualquier documento de ventas. ¿Qué ocurre si el cliente desea pedir varios artículos? Se pueden seleccionar varios artículos en List of Items manteniendo pulsada la tecla Ctrl y haciendo clic en todos los artículos que desee. Por ejemplo. si desea realizar un cambio permanente o crear un artículo o un cliente nuevo. Datos clave: direcciones de envío y facturación. figura 6-5). cabe recordar que esta información no actualiza el registro de datos maestros y sólo es relevante en el documento de ventas donde se introduce. Es recomendable introducir subtotales de los grupos de artículos solicitados. cosas tan sencillas como las direcciones de envío y facturación del cliente.To Go 85 .. Sin embargo. O también puede aportar información especial sobre la fabricación.. Mediante la función de configuración de formularios de SAP Business One. todo lo que hay que hacer es pulsar en la lista desplegable del campo Type y seleccionar T (de texto) o bien (de subtotal).

La información de volumen y peso se obtiene de los datos maestros de cada artículo y SAP Business One .. una lista de precios específica. Profit % se calcula dependiendo de la configuración de la pestaña Administration Document Settings General. En la pestaña General de la ventana Document Settings se puede definir el valor propuesto para el cálculo del precio base: el coste del artículo (el valor propuesto en la Figura 5-5). el coste del artículo la última vez que se compró.5 Pedidos de clientes y cuentas de deudores de la barra de herramientas de SAP Business One para mostrar una ventana como la de la Figura 5-5. Para calcular el volumen y el peso de todos los artículos de un documento de ventas determinado.To Go 86 .. haga clic en el icono de volumen y peso de la barra de herramientas de SAP Business One. donde el usuario (y el consultor de implementación) han especificado si el porcentaje de ingreso bruto es la relación del ingreso bruto respecto al precio de venta o del ingreso bruto respecto al precio de coste. etc. Figura 5-5: Cálculo del ingreso bruto en acción Gross Profit se calcula obteniendo el precio de venta ampliado (precio de venta multiplicado por la cantidad) menos el precio base ampliado (precio base multiplicado por la cantidad). Cálculo de volumen y peso La determinación del volumen y el peso de un pedido es esencial para la logística de envío y recepción de pedidos.

si hay artículos que no tienen esta información en sus registros de datos maestros. seleccione Main Menu Sales . Para obtener más información. SAP Business One añade la oferta de ventas. Especifique un cliente (o cliente potencial) y los artículos que desee. SAP Business One .5 Pedidos de clientes y cuentas de deudores el total se calcula automáticamente. Sin embargo. empezando por la oferta de ventas. paso a paso. Paso 1: Oferta de ventas Los clientes.A/R Sales Quotation. Por ejemplo. consulte el capítulo 8. Aparece una oferta de venta en blanco. Si es necesario.. puede ser recomendable tomar notas sobre una llamada telefónica o una reunión con unos clientes. Las ofertas de ventas se pueden crear para clientes existentes o potenciales. generalmente desean tener una oferta de ventas para valorarla en la propia empresa. Cuando esté satisfecho con los detalles de la oferta. antes de formalizar un pedido. En la ventana Activity. No hay más que hacer clic en los iconos correspondientes de la barra de herramientas de SAP Business One.. se puede calcular el ingreso bruto y el peso y el volumen del artículo. haga clic en Add. Paso a paso A continuación estudiaremos el proceso de ventas y cuentas de deudores con más detalle. Puede introducir y trabajar con ofertas de ventas en este módulo o mediante la aplicación complementaria de integración de Microsoft Outlook para SAP Business One. Visualice el documento de ventas como ventana activa y seleccione Goto New Activity en la barra de menús para ver la ventana Activity. como se describe en las Figuras 5-3 y 5-4. También puede ser útil definir un recordatorio para realizar el seguimiento y comprobar que el cliente haya recibido la mercancía y esté satisfecho. Para crear una oferta de ventas. se pueden especificar tipos de actividad y notas sobre la actividad. Recordatorios clave: Adición de una actividad a un documento de ventas Puede resultar útil anotar información sobre el trabajo con los clientes.To Go 87 . Como se describe en la sección anterior. posteriormente se pueden realizar cambios. como se describe en el capítulo 8. Se pueden añadir actividades a todos los documentos de ventas. el total no será exacto.

se introducen los datos de los interlocutores comerciales.. Una característica exclusiva de SAP Business One es que se pueden crear pedidos de compra directamente desde los pedidos de cliente. este documento es importante para planificar la fabricación. crear pedidos de compra y planificar recursos. Las listas de precios se asignan a los interlocutores comerciales (cliente o proveedor). incluidas las condiciones de pago y las listas de precios.5 Pedidos de clientes y cuentas de deudores ¿Cómo gestiona SAP Business One la información sobre precios? En SAP Business One. Como tal. ya que indica a todo el mundo que debe ocuparse de satisfacer ese pedido.To Go 88 . lo que simplifica la cadena de suministro y los procesos de planificación de necesidades de material (consulte el capítulo 7 para obtener más detalles). Al contabilizar la transacción de un cliente. éstos siempre están actualizados. Puesto que SAP Business One es una aplicación de gestión empresarial en tiempo real. De esta manera. Creación de pedidos de cliente Los pedidos de cliente se pueden crear de cero o a partir de una oferta de ventas. SAP Business One . cuando se consultan los precios aplicables a un cliente. Paso 2: Pedido de cliente El pedido de cliente es un documento importante. En el capítulo 4 se describe cómo introducir y gestionar los datos maestros. el precio del artículo se determina según la lista de precios asignada. los precios de los artículos se definen en listas de precios. En la Figura 5-6 se muestra cómo crear un pedido de cliente a partir de una oferta de ventas mediante el botón Copy To. La primera vez que se configura SAP Business One. se tiene la flexibilidad de ofrecer precios especiales a los clientes.. Esta información se revisa y modifica con el paso del tiempo.

Se puede crear un pedido de cliente seleccionando Sales . Cuando los datos maestros están correctamente configurados... Consulte "Creación de un documento a partir de otro" más adelante en este capítulo para obtener más información. sólo hay que introducir información en un par de campos: SAP Business One .To Go 89 .A/R Sales Order.5 Pedidos de clientes y cuentas de deudores Figura 5-6: Copiar una oferta de ventas en un pedido de cliente El botón Copy To permite crear el siguiente documento del proceso de forma casi instantánea.

. ¿Cómo se crea una orden permanente? Para crear una orden permanente para artículos o servicios de entrega periódica (por ejemplo. actualizar los precios o los descuentos. etc.5 Pedidos de clientes y cuentas de deudores Campo Customer: consulte la Figura 5-3: Artículos: introduzca los artículos como se muestra en la Figura 5-4 y especifique las cantidades Si todavía no está preparado para añadir el pedido de cliente (haciendo clic en el botón Add). en parte o totalmente. si se ha realizado lo siguiente: Se ha seleccionado la opción de permitir cambios en Administration Initialization Document Settings pestaña Per Document System Sales Orders. y el pedido de cliente todavía no se ha copiado a un documento de deudores de nivel superior.To Go 90 .) después de contabilizarlos.. si el pedido de cliente se ha copiado. Consulte el capítulo 10 para obtener más información sobre los borradores de documentos. contratos de servicio o entregas periódicas de mercancías necesarias para el cliente). puede guardarlo como borrador (seleccionando File Save as Draft). 12 posiciones para cubrir entregas mensuales durante un año). puede cancelarse el pedido (como se muestra en la Figura 5-7). alquileres de oficinas y equipos. SAP Business One . No se han creado documentos como notas de entrega o facturas de deudores desde el pedido de cliente Si se detiene un proceso de ventas. cree un pedido de cliente con tantas posiciones como sean necesarias (por ejemplo. a un documento de deudores de nivel superior. se puede cerrar una línea cada vez a medida que se entregan los artículos o servicios. no se puede cancelar el pedido de cliente. solo se puede cerrar. como una nota de entrega o una factura de deudores. A continuación. Sin embargo. Los pedidos de cliente se pueden modificar (cambiar las cantidades.

pero no pueden modificarse ni copiarse a un documento de ventas de nivel superior. aunque los artículos se añaden en la cantidad comprometida en el módulo de inventario. se reduce la cantidad comprometida en el módulo de inventario. los documentos cancelados o cerrados de SAP Business One ya no aparecen en la lista de partidas abiertas.5 Pedidos de clientes y cuentas de deudores Figura 5-7: Cancelación o cierre de un pedido de cliente Alerta sobre la gestión de documentos. Esta información es importante para optimizar los procesos de ventas y los niveles de stock. Siguen pudiéndose visualizar e imprimir. Al igual que el resto de documentos de SAP Business One.To Go 91 . Al introducir pedidos de cliente.. los pedidos de cliente no se eliminan cuando se cancelan o cierran.. Repercusión de los pedidos de cliente en contabilidad y en el inventario En SAP Business One. Esto significa que el inventario disponible para ventas se reduce de acuerdo con la cantidad del pedido. los pedidos de cliente afectan al inventario disponible. A veces. Además. SAP Business One . Las cantidades solicitadas se pueden ver en varios informes. las notas de entrega se denominan listas de embalaje. Paso 3: Entrega Las notas de entrega indican que se han entregado las mercancías. como el de estado de inventario. no se contabilizan los cambios basados en valor en el libro mayor. Cuando se cancela o se cierra un pedido de artículos.

A/R Delivery. realizar un picking parcial de los mismos o bien uno total. seleccione un cliente y rellene los artículos que se entregan. El inventario sólo aumenta cuando se crea un documento de devolución a partir de la nota de entrega. El proceso empieza con la creación de una lista de picking. pasa a la notificación de las cantidades de picking y termina con el embalaje y la entrega. El gestor de picking y embalaje permite pasar todos o parte de los artículos a una lista de picking. Aparece una nota de entrega en blanco. Tampoco se pueden realizar cambios en la nota de entrega cerrada. se puede utilizar el gestor de picking y embalaje. vaya a Help Contents tab Inventory Pick and Pack Pick and Pack Manager. para gestionar las actividades de picking. siempre que no se haya copiado en una factura de deudores o en un documento de devolución.. es posible que desee crear una nota de entrega a partir de un pedido de cliente o de una oferta de ventas. Para más información sobre esta función. Se puede cerrar una nota de entrega eligiendo Data Close. haga clic en Añadir. Frecuentemente. seleccione Sales . al que se accede desde el módulo de inventario.5 Pedidos de clientes y cuentas de deudores Creación y contabilización de notas de entrega Para crear una nota de entrega.To Go 92 . Para ello. Para contabilizar la nota de entrega.. consulte "Creación de un documento a partir de otro" más adelante en este capítulo para obtener más información. simplemente visualice el pedido de cliente o la oferta de ventas y seleccione Delivery en la lista desplegable del botón Copy To. También se puede crear una nota de entrega en cualquier fase del proceso de picking. ¿Cómo facilita SAP Business One el proceso de picking y embalaje? Una vez creado un nuevo pedido de cliente con el estado aprobado. También se puede crear una nota de entrega de varios pedidos u ofertas. SAP Business One . No se puede crear una factura de deudores a partir de una nota de entrega cerrada ni se puede crear otro documento de ventas con referencia a la nota de entrega.

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Figura 5-8: Creación de una nota de entrega

Paso opcional: Devolución
Los clientes pueden devolver productos por diferentes motivos. En tal caso, se crea un documento de devolución. Si las mercancías devueltas ya se han facturado, en lugar de ello hay que crear un abono de deudores, como se describe más adelante en este capítulo. Al introducir un documento de devolución, se anula –en parte o totalmente– lo contabilizado en una nota de entrega. Una vez contabilizado un documento de devolución, se actualizan las cantidades de inventario. La contabilización de un documento de devolución también actualiza automáticamente el valor del inventario.

Repercusión de la entrega en contabilidad y en el inventario
La creación de notas de entrega en SAP Business One reduce los niveles de inventario reales. Al contabilizar una nota de entrega, también se contabiliza la salida de mercancías correspondiente. Las

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mercancías salen del almacén y se contabilizan los cambios correspondientes en el inventario. Cuando cambia el inventario, también lo hacen los valores del libro mayor.

Paso 4: Factura de deudores
Cuando se entregan mercancías o se prestan servicios, se factura al cliente mediante una factura de deudores. La factura de deudores es una petición de pago. La contabilización de una factura de deudores registra los ingresos en la cuenta de pérdidas y ganancias.

Creación y contabilización de facturas de deudores
Se pueden crear facturas de deudores a partir de una o varias ofertas de ventas, pedidos de cliente o notas de entrega (consulte "Creación de un documento a partir de otro" más adelante en este capítulo). También se puede crear una factura de cero seleccionando Sales - A/R A/R Invoice.

Una vez contabilizada una factura de cliente, no se puede cambiar ni eliminar porque se trata de un documento legal de contabilidad que crea entradas en el libro mayor. Tenga en cuenta que no se puede copiar de un pedido de cliente para crear una factura si el interlocutor comercial sigue clasificado como cliente potencial. En el cuadro de texto siguiente se indica cómo pasar un cliente potencial a cliente real.
¿Cómo se convierte un cliente potencial en cliente real? Los clientes potenciales se pueden pasar a clientes reales en los datos maestros del interlocutor comercial. Vaya al registro maestro de interlocutores comerciales y seleccione Customer en la lista desplegable a la derecha del código del interlocutor comercial.

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Figura 5-9: Creación de facturas de deudores

Paso opcional: Factura de deudores más pago
Este documento se utiliza para ventas en efectivo a clientes puntuales. Sin embargo, para ello hay que crear un registro maestro separado para clientes puntuales. Este registro generalmente se define en la configuración de SAP Business One cuando se determina la cuenta de mayor de los pagos entrantes. Si todavía no ha especificado ningún cliente puntual por defecto, puede hacerlo en Administration Setup Financials G/L Account Determination. Elija la pestaña Sales. En la

subpestaña General, pulse Tab en el campo Default Customer for A/R Invoice + Payment para ver una lista de clientes. Seleccione un cliente o introduzca un cliente nuevo con este fin. Para introducir una venta puntual, seleccione Sales - A/R A/R Invoice + Payment. SAP Business

One rellena automáticamente la información del cliente puntual; se pueden introducir detalles
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del cliente si se desea. Introduzca los artículos, las cantidades, el código de impuestos y los posibles descuentos; a continuación, haga clic en el icono de medio de pago para ver la ventana Payment

Means. Introduzca el pago de la cantidad total de la factura y haga clic en OK. (No se aceptan pagos parciales). Haga clic en el botón Add para finalizar la venta. SAP Business One gestiona la factura de deudores más pago de la misma manera que una factura de deudores estándar. Los asientos de diario correspondientes de los módulos de contabilidad e inventario de SAP Business One se procesan automáticamente cuando se contabiliza el documento.

Paso opcional: Abono de deudores
Cuando un cliente devuelve mercancías, se emite un documento de devolución, como se ha descrito anteriormente. Pero si ya se ha contabilizado la factura de deudores, se emite un abono de deudores. Cuando se crea un abono de deudores, se anula –en parte o totalmente– lo contabilizado en una factura de deudores. Una vez contabilizado el abono de deudores, aumentan las cantidades del inventario, se crea el abono en la cuenta del cliente y la cuenta de ingresos se corrige según el mismo importe. El IVA también se corrige automáticamente. Existe una restricción al copiar documentos de devolución en abonos de deudores según cómo se haya creado el documento de devolución. Si se ha creado el documento de devolución a partir de una nota de entrega, no se puede copiar el documento de devolución en un abono de deudores. Sin embargo, si el documento de devolución no se basa en una nota de entrega, se puede copiar el documento de devolución en un abono de deudores. En SAP Business One, los abonos de deudores se pueden crear a partir de facturas de deudores existentes y documentos de devolución. También se pueden crear abonos de deudores para servicios (artículos que no forman parte del inventario). La contabilización de abonos para servicios no tiene efecto en las cantidades del inventario.

Repercusión de las facturas de deudores en contabilidad y en el inventario
Una vez contabilizada la factura de deudores, se realizan los asientos de diario en las cuentas correspondientes de clientes e ingresos. Si se contabiliza sin referencia a una nota de entrega, también disminuye los valores y las cantidades del inventario.
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. El documento original se denomina documento base y el documento creado a partir de él se denomina documento destino. SAP Business One muestra la oferta de ventas y se hace clic en el icono de documento destino muestra el pedido de cliente. SAP Business One muestra la oferta de ventas en que se basa el documento. asegúrese de que el documento base y el de destino sean del mismo tipo.5 Pedidos de clientes y cuentas de deudores Creación de un documento a partir de otro Los documentos de ventas se crean unos a partir de otros. Si se . tanto si se trata de artículos como servicios. toda la información SAP Business One .A/R Reports Sales Open Items List. y crear un pedido de cliente con sólo un clic en el botón Copy To.. Esta es solamente una de las maneras en que SAP Business One permite ahorrar tiempo en el trabajo diario. el primer paso para crear un documento a partir de otro consiste en localizar el documento base que se desea utilizar. ¿Cómo puede encontrar la oferta de ventas correspondiente? Una herramienta para localizar rápidamente estos documentos es Open Items List.To Go 97 . En los documentos de ventas no se pueden mezclar artículos y servicios. un comercial podría llamar diciendo que ha cerrado una venta y pedir que se cree un pedido de cliente. que se crea seleccionando Sales . Al copiar un documento de ventas en otro. las ofertas se convierten en un pedido de cliente que pasa a ser una nota de entrega y. A continuación puede seleccionar la oferta de ventas correspondiente. La creación de un documento a partir de otro permite ahorrar tiempo y trabajo. que se describe en el capítulo 10. Cuando se crea un documento a partir de otro de esta manera. SAP Business One también facilita el seguimiento de un documento a otro. El botón Copy From permite seleccionar documentos base a partir de los que crear un documento nuevo. y los documentos de venta de artículos no se pueden cruzar con documentos de venta de servicios. A menudo. En la Figura 5-10 se muestra este informe. una factura de deudores. finalmente. Con frecuencia. Al hacer clic en Copy From se inicia el asistente de obtención documentos. Por ejemplo. El informe muestra todos los documentos abiertos del tipo que seleccione en la lista desplegable de la parte superior derecha. En la Figura 5-6 mostrada anteriormente en este capítulo se muestra cómo copiar rápidamente un documento al siguiente documento de la secuencia mediante el botón Copy To. Si se muestra un pedido de cliente creado a partir de una oferta de ventas y se hace clic en el icono de documento base . Alerta sobre el tipo de documento. por ejemplo.

Consulte el capítulo 10 para obtener más información. ya que puede pagar todo lo que debe con una sola factura en lugar de recibir varias facturas distintas. el asistente de creación de documentos debe utilizarse con precaución y preferiblemente con la ayuda del consultor de implementación.5 Pedidos de clientes y cuentas de deudores relevante se copia del documento base al nuevo. SAP Business One . Con este asistente. reduciéndose así el tiempo de introducción de datos y los errores. En Open Items List se muestran varios tipos de documentos abiertos Procesamiento de grupos de documentos A veces resulta útil crear muchos documentos de ventas a la vez. En tal caso. podría utilizarse el asistente de reclamaciones para crear avisos de retraso.To Go 98 . se utiliza el asistente de creación de documentos. Así también se agiliza la facturación a los clientes. Asistente de creación de documentos El asistente de creación de documentos le permite procesar un gran número de documentos de ventas de destino. En esta sección se describen estos asistentes. Muchas empresas prefieren generar lotes de facturas en lugar de facturas individuales. A lo mejor es necesario crear un lote de facturas de deudores o de notas de entrega. Figura 5-10. lo que resulta más práctico para el cliente. Si hay varios clientes que se retrasan en el pago.. Alerta sobre el asistente de creación de documentos. Puesto que al crear documentos de ventas se crean registros automáticos en el libro mayor. se pueden combinar los pedidos de cliente abiertos en una factura..

Se puede limitar la lista para incluir sólo interlocutores comerciales sin detalles de facturación haciendo clic en el botón Collapse All. SAP Business One . donde se seleccionan los interlocutores comerciales. lo que permite tomar decisiones sobre condiciones de pago en futuros pedidos. el asistente hace un seguimiento del "comportamiento de pago" del cliente. se puede ser más selectivo). Figura 5-11: Informe de recomendación en el asistente de reclamación En esta pantalla se muestran las facturas de deudores atrasadas para las que se crearán cartas de reclamación. Haga clic en Add para ver la ventana BP Properties y haga clic en OK si desea incluir todos los interlocutores comerciales (si se desea. Haga clic en Next para ir al paso 1. con sus parámetros. El asistente se inicia seleccionando Sales . donde se pueden especificar parámetros generales. Además. se incluyen todos los días hasta la fecha en curso.5 Pedidos de clientes y cuentas de deudores Asistente de reclamaciones El asistente de reclamaciones automatiza el proceso de enviar avisos de retraso a los clientes. Haga clic en Next de nuevo para ir al paso 6.. En la primera pantalla se explica la función del asistente. Haga clic en Next para ir al paso 2. Recommendation Report. Haga clic en Next para ir al paso 4.A/R Dunning Wizard. como el nombre del lote de reclamaciones y la fecha. que se muestra en la Figura 5-11. Por defecto. Haga clic en Next para ir al paso 5. Esta información también es útil al dar información sobre los clientes a entidades de crédito y otras instituciones financieras. Haga clic en Next para ir al paso 3.To Go 99 . donde se especifica si se desea cargar un asistente guardado. que permite especificar el rango de fechas de contabilización que se desea incluir. o iniciar uno nuevo..

vaya a Help Sales . Para más información sobre el asistente de reclamaciones. guardar el informe de recomendación como borrador y salir. o imprimir las cartas de reclamación y salir. seleccione Sales A/R Sales Reports Customer Receivables Aging. En este informe se muestra todo el dinero que se debe a la empresa y la duración de la deuda. Repercusión en contabilidad y en el inventario A continuación se resumen las implicaciones más importantes en contabilidad y en el inventario de los documentos de ventas de SAP Business One estudiados en este capítulo. crea un cargo en la cuenta de control de deudores del interlocutor comercial y un abono en la cuenta de ingresos de ventas. El informe de antigüedad de créditos del cliente constituye la base del módulo de ventas y deudores. Informe de reclamación. Este informe es esencial para gestionar el flujo de caja de la empresa y evaluar la calidad del crédito de los clientes.5 Pedidos de clientes y cuentas de deudores donde se puede guardar el conjunto de parámetros y salir. Documento de ventas Oferta de ventas Pedido de cliente Nota de entrega Devolución Factura de deudores Repercusión en contabilidad No contabiliza No contabiliza Crea un cargo en la cuenta de coste de productos vendidos y un abono en la cuenta de inventario Crea un cargo en la cuenta de devoluciones de inventario y un abono en la cuenta de coste de productos vendidos Si la factura de deudores se basa en una nota de entrega. Para generar este informe..To Go 100 . también crea un cargo en la cuenta de coste de productos vendidos y un abono en la cuenta de inventario Repercusión en el inventario No contabiliza Aumenta la cantidad comprometida Reduce el inventario disponible Aumenta el inventario disponible Reduce el inventario disponible si la factura de deudores se crea sin referencia a una nota de entrega SAP Business One ..A/R Dunning Wizard. crea un cargo en la cuenta de control de deudores del interlocutor comercial y un abono en la cuenta de ingresos de ventas Si la factura de deudores no se basa en una nota de entrega.

5 Pedidos de clientes y cuentas de deudores Factura de deudores más pago Abono de deudores Crea un cargo en la cuenta de control de deudores del interlocutor comercial y un abono en la cuenta de ingresos de ventas.To Go 101 .. crea un cargo en la cuenta de coste de productos vendidos y un abono en la cuenta de inventario. crea un cargo en la cuenta de cheques recibidos y un abono en la cuenta de control de deudores del interlocutor comercial Crea un cargo en la cuenta de control de deudores del interlocutor comercial y un abono en la cuenta de ingresos Reduce el inventario disponible Aumenta el inventario disponible SAP Business One ..

las cantidades y los precios Paso 3: Entrega Realice el picking. utilice un abono de deudores SAP Business One ..To Go 102 .5 Pedidos de clientes y cuentas de deudores Lista de verificación de ventas Introducción Los datos maestros de cliente contienen direcciones exactas de envío y facturación Se han definido las condiciones de pago y los parámetros de reclamación Los datos maestros de los artículos contienen productos o servicios vendidos anteriormente Paso 1: Oferta de ventas Abra un documento de oferta de ventas Seleccione un cliente existente o potencial o bien introduzca uno nuevo Introduzca los artículos.. embalaje y envío de los artículos a los clientes Confirme la entrega mediante la nota de entrega Si el cliente devuelve algún artículo o si existen errores en los documentos base. utilice un documento de devolución Paso 4: Factura de deudores Solicite el pago al cliente con una factura de deudores Si realiza una venta en efectivo a un cliente puntual. utilice una factura de deudores más pago Si el cliente devuelve algunos o todos los artículos o si se detectan errores en los documentos base después de contabilizar la factura de deudores. las cantidades y los precios Paso 2: Pedido de cliente Copie una oferta de ventas o abra un nuevo documento de pedido de cliente Seleccione un cliente o introduzca uno nuevo Introduzca los artículos.

Las compras son el proceso para garantizar un flujo estable de materiales que entran en la empresa en el momento y el lugar necesarios. SAP Business One captura información automáticamente en cada paso para conocer en todo momento la disponibilidad del inventario. La vista en tiempo real permite identificar una posible infracobertura antes de que se produzca (consulte los detalles sobre la planificación de necesidades de material en el capítulo 7).. Como aplicación totalmente integrada para una completa gestión empresarial. Un historial preciso permite hacer el seguimiento de los proveedores que responden con regularidad. recibir y pagar productos o servicios.To Go 103 . SAP® Business One le facilita el proceso de compras.. empezando por el pedido de compras y siguiendo con el resto de documentos. Visión general del proceso de compras y cuentas de acreedores En esta sección trataremos el proceso básico de tres pasos para solicitar. En este capítulo nos centramos en los pasos básicos para ejecutar un pedido de compras en SAP Business One y otros documentos de compra derivados.6 Pedidos de compras y cuentas de acreedores Contenido del capítulo Visión general del proceso de compras y cuentas de acreedores Introducción: estructura común y datos clave Paso a paso Creación de un documento a partir de otro Repercusión en contabilidad y en el inventario Lista de verificación de compras El hecho de comprar no se limita a pedir y pagar lápices y clips para sujetar papeles. El diagrama de flujo de la Figura 6-1 muestra a grandes rasgos la relación entre los SAP Business One . así como el estado financiero actualizado de la empresa.

etc. SAP Business One permite crear otros documentos de compras relacionados para hacer frente a circunstancias especiales. Por este motivo.To Go 104 . que se explican en la sección siguiente. incluidos los pasos opcionales. ya que se elimina la necesidad de hacer cuadrar manualmente los cambios con los documentos de compras originales. pagar aranceles u otros derechos.. como tener que devolver artículos defectuosos. Estos documentos de compras adicionales permiten responder automáticamente a todas las circunstancias que puedan surgir en el proceso de acreedores. Figura 6-1: Flujo de documentos de compras en SAP Business One A veces el proceso no es fluido porque pueden surgir problemas. Es obvio que esto permite ahorrar mucho tiempo y trabajo. SAP Business One .6 Pedidos de compras y cuentas de acreedores documentos de compra de SAP Business One..

La factura de anticipo de acreedores es similar a un pedido pero incluye una petición de pago. vendidos y almacenados. Logistics y Accounting. como aranceles. SAP Business One . Únicamente se refiere a mercancías y materiales comprados. La entrada de mercancías es el documento que indica la entrega de mercancías de un proveedor a una empresa. una vez contabilizada. Se utiliza cuando parte o todas las mercancías recibidas se devuelven al proveedor. Crea un abono en la empresa por los productos devueltos al proveedor. Se utiliza para actualizar las cantidades y los valores del inventario.. fabricados.To Go 105 . La factura de acreedores es el documento en el que las cuentas de acreedores pasan a la información de la factura del proveedor y definen el pago. Estructura de documentos común Todos los documentos de compras de SAP Business One tienen campos similares en la parte superior e inferior de la página y tres pestañas Contents.6 Pedidos de compras y cuentas de acreedores Definiciones El término artículo se utiliza de forma muy específica en SAP Business One. El documento de precios de entrega se utiliza cuando existen costes adicionales en la compra de artículos. El pedido de compras es el documento que se proporciona al proveedor y que especifica los artículos o servicios que desea comprar. honorarios de agentes. Antes de profundizar en los documentos. El abono de compras (o cargo de acreedores) permite anular la factura de acreedores. generalmente extranjeros. Introducción: Estructura común y datos clave Todos los documentos de compras de SAP Business One comparten una estructura similar y utilizan muchos datos comunes. seguidamente describimos la parte común de cada uno. Se utiliza cuando el proveedor requiere el pago anticipado antes de entregar un artículo o servicio. etc.. incluidas las cantidades y los precios acordados. El documento de devolución de mercancías permite anular una entrada de mercancías una vez contabilizado. Esta estructura ayuda a garantizar que se recopilen todos los datos importantes a medida que avanza el proceso de acreedores iniciado por un pedido. en parte o totalmente.

La mayoría de la información se obtiene de datos maestros preconfigurados de la empresa y de datos de proveedor. Aquí también se especifica el método de envío. número de artículo y descripción.. Aquí se introducen datos de proveedor y fechas de entrega siempre que SAP Business One no lo haga automáticamente como parte del flujo de proceso. La pestaña Accounting contiene información relevante de la cuenta de mayor correspondiente a la compra obtenida de los datos maestros de contabilidad financiera.6 Pedidos de compras y cuentas de acreedores Los campos de la parte superior aparecen en todas las ventanas de los documentos de compras.To Go 106 . precio. Los campos de la parte inferior aparecen en todas las ventanas de los documentos de compras y contienen los totales calculados de la compra.. La pestaña Logistics contiene la dirección de envío de los artículos o servicios. La pestaña Contents es donde se introduce toda la información específica de los artículos o servicios solicitados. ventas e inventario. En el capítulo 4 se ofrece más información sobre la determinación de cuentas de mayor y sobre cómo SAP Business One gestiona los asientos de diario automáticos desde los módulos de compras. así como la de los pagos. incluidos los gastos de transporte y los impuestos. como cantidad. Figura 6-2: Anatomía de un documento de compras en SAP Business One SAP Business One .

Si está autorizado. esto garantiza que los procesos de acreedores sean fluidos y evita posteriores problemas innecesarios. Únicamente los usuarios con la debida autorización pueden introducir o actualizar los datos maestros de los interlocutores comerciales u otros datos maestros. asegúrese de definir el método de pago en el registro de datos maestros del proveedor. Para poder crear documentos de compras.6 Pedidos de compras y cuentas de acreedores Datos clave Si se obtienen los datos más importantes desde el principio. List of Business Partners aparece en una ventana emergente. Si desea emitir un cheque para el proveedor mediante el asistente de pago. haga clic en el botón New al final de la ventana emergente List of Business Partners. en todos los documentos de compras es muy recomendable asegurarse de que la información que contienen sea completa y correcta.. En el capítulo 4 se ofrece más información sobre la gestión de datos maestros. En el capítulo 4 se describe cómo introducir datos maestros. Para localizar la información existente del proveedor. debe introducirse el proveedor en la lista de interlocutores comerciales de SAP Business One. especialmente porque SAP Business One permite crear documentos a partir de documentos existentes (consulte "Creación de un documento a partir de otro" más adelante en este capítulo). puede introducir nueva información del proveedor al crear un documento de compras. Alerta sobre la introducción de datos.. Datos clave: Proveedor Los datos de proveedor identifican quién suministra los productos y servicios. Para ello. Consulte el capítulo 10 para obtener más información.To Go 107 . haga clic en el botón a la derecha del campo Vendor en la cabecera del documento o pulse la tecla Tab en el campo Vendor. Por lo tanto. SAP Business One . Alerta sobre el método de pago.

puede seleccionar de la lista o introducir datos nuevos haciendo clic en el botón New. en la pestaña Contents del documento. En la ventana emergente que aparece. Para localizar List of Items (productos y materiales).6 Pedidos de compras y cuentas de acreedores Figura 6-3: Especificación de un proveedor Datos clave: Artículo Los datos de artículo identifican qué se compra. pulse la tecla Tab desde el campo Item No.. SAP Business One .To Go 108 ..

6 Pedidos de compras y cuentas de acreedores Figura 6-4: Especificación de un artículo Sugerencia de utilización. Sin embargo. Se puede introducir información de proveedores o artículos nueva o actualizada directamente en los campos relevantes del documento de compras. los datos actualizados o el artículo o proveedor nuevo estarán disponibles en adelante. Sin embargo..To Go 109 . Si cambia el nombre de un proveedor o la descripción de un artículo directamente en el documento de compras. recomendamos que cambie el registro relevante de datos maestros o cree un artículo o un proveedor nuevo. cabe recordar que esta información no actualiza el registro de datos maestros y solo es relevante en el documento de compras donde se introduce. si desea realizar un cambio permanente o crear un artículo o un proveedor nuevo. De esta forma. SAP Business One . pulse Ctrl + Tab para continuar cuando haya acabado. Se pueden seleccionar varios artículos en la lista manteniendo pulsada la tecla Ctrl y haciendo clic en todos los artículos que desee..

No hay más que hacer clic en la lista desplegable del campo Type y seleccionar T (para texto) o (para subtotal). SAP Business One .. aparece la ventana emergente Text Editor. Esta opción resulta especialmente útil si se desean dar instrucciones específicas al proveedor sobre cómo se deben fabricar. gestionar o enviar los artículos. Se puede modificar la dirección Ship to en los documentos de compras para garantizar que las mercancías se envíen al lugar adecuado. Figura 6-5: Modificación del formato de una fila en un documento de compras Datos clave: Direcciones de pago y envío Es importante entender como se utilizan las direcciones Ship to y Pay to en el proceso de compras.To Go 110 . Al seleccionar T.. se puede cambiar el formato de cualquier fila en la pestaña Contents de cualquier documento de compras de SAP Business One para insertar texto o un subtotal de la fila anterior. introduzca texto predefinido de la lista desplegable o introduzca su propio texto. Dirección Ship to: Esta información aparece en la pestaña Logistics y se puede definir en dos lugares del módulo Administration.6 Pedidos de compras y cuentas de acreedores Como se muestra en la Figura 6-5. A partir de aquí.

Paso a paso A continuación estudiaremos el proceso con más detalle.To Go 111 . Paso 1: Pedido de compras La creación de un pedido es la primera tarea y la más básica de cualquier aplicación de compras. Creación y contabilización de pedidos Puede crear un pedido haciendo clic en el nombre del documento en el menú del módulo o basándolo en un pedido de cliente existente. empezando por el pedido de compras. ya que estos datos se imprimen en el cheque cuando se emite el pago. La casilla Approved solo se selecciona si la persona que crea el documento de compra está autorizada a contabilizarlo. paso a paso. con diamantes o materiales SAP Business One .. Asegúrese de que la dirección Pay to es la que desea para una compra determinada. Esta última función resulta especialmente útil si el mantenimiento del inventario en el almacén es caro o peligroso (por ejemplo. un pedido de compras es un documento comercial que el comprador emite al vendedor especificando los artículos (productos o materiales) o servicios –junto con las cantidades acordadas y el precio– que el vendedor proporcionará al comprador.. Consulte el capítulo 10 para obtener más información. Figura 6-6: Lugar donde se definen las direcciones Ship to y Pay to Alerta de aprobación.6 Pedidos de compras y cuentas de acreedores Dirección Pay to: Esta información aparece en la pestaña Logistics y se define en el registro de datos maestros del proveedor. En pocas palabras.

aunque no se pueden mezclar artículos y servicios en un solo documento de compra) que desea solicitar en la tabla. Introduzca todos los artículos (o servicios. crea el pedido) sólo si el cliente desea comprar el producto (es decir. Vendor: Consulte “Introducción: estructura común y datos clave” anteriormente en este capítulo. Pestaña Contents: En el campo Item/Service Type.. En la Figura 6-7 se muestra cómo especificar un método de pago. (Consulte “Introducción: estructura común y datos clave” anteriormente en este capítulo.) Figura 6-7: Especificación del método de pago SAP Business One .6 Pedidos de compras y cuentas de acreedores inflamables) y la empresa pide el producto al proveedor (es decir. compruebe que el tipo que selecciona corresponde a lo que solicita.To Go 112 . como se muestra en la Figura 6-8.. sólo hay que introducir la información siguiente en el pedido: Delivery Date: Es la fecha en la que desearía recibir los artículos (o servicios) del pedido. Si se han realizado las tareas con datos maestros descritas anteriormente. si crea el pedido de cliente).

La factura de anticipo de acreedores combina un pedido y una petición de pago. el documento carga las cuentas relevantes en el libro mayor sin repercusión en las cantidades del inventario ni los valores. La factura de anticipo de acreedores no puede utilizarse para servicios. Si no está listo para añadir el pedido (haciendo clic en el botón Add)..To Go 113 . ¿Cómo se crea un pedido limitado? Para crear un pedido limitado de artículos o servicios a entregar durante un período determinado o de forma periódica (por ejemplo. el pedido es el único documento de compras que se puede modificar después de añadirlo. se puede cerrar una línea cada vez a medida que se entregan los artículos o servicios. A continuación. 12 posiciones para cubrir entregas mensuales durante un año). cree un pedido de compras con tantas posiciones como sean necesarias (por ejemplo. En SAP Business One. Se utiliza cuando al proveedor le preocupa su solvencia y requiere un pago anticipado antes de entregar un artículo o servicio. hasta que se agote el pedido.6 Pedidos de compras y cuentas de acreedores Figura 6-8: Compra de artículos o servicios Una vez introducida esta información en la cabecera y la pestaña Contents del pedido. consulte el capítulo 10 para obtener más información sobre los borradores de documento). el resto del documento se rellena con los datos necesarios para emitir el pedido. Una vez contabilizado. puede guardarlo como borrador (pulsando Alt + S o haciendo clic en File Save as Draft. Puede crearse nueva o a partir de un pedido existente. SAP Business One . alquileres de oficinas y equipos o contratos de servicio).. Paso opcional: Factura de anticipo de acreedores La factura de anticipo de acreedores es similar a un pedido pero incluye una petición de pago.

Cómo se utiliza posteriormente la información del pedido En el transcurso de un proceso de acreedores de jardinería. Los artículos y las cantidades del pedido se pueden ver en varios informes y ventanas. artículo. En el caso de los servicios. las cantidades del pedido se muestran en la gestión del inventario. sino que también se pueden definir límites de gasto para cada persona autorizada. se crea una entrada de mercancías al recibir productos de un proveedor. Paso 2: Entrada de mercancías En SAP Business One. no se producen cambios de valor en contabilidad. empleado de compras y otros criterios que permiten realizar un análisis detallado de las pautas de compra. El informe de antigüedad de deudas del proveedor y el informe de análisis de compras son informes esenciales del módulo de compras y acreedores. Repercusión de los pedidos en contabilidad y en el inventario Cuando se añade un pedido de compra en SAP Business One. no sólo se puede especificar quién puede iniciar pedidos de compras y quién debe autorizarlos. El informe de análisis de compras permite ver las compras por proveedor. como el informe de estado de inventario y la ventana Item Master Data.To Go 114 . Consulte el capítulo 10 para obtener más información. SAP Business One . Ambos informes están disponibles en Purchasing Reports en el área Purchasing . lo que garantiza la coherencia de la información a lo largo del proceso..6 Pedidos de compras y cuentas de acreedores Sugerencia sobre los procedimientos de aprobación.. la persona a la que se prestan los servicios suele emitir el documento. especialmente si se han seguido las instrucciones sobre datos maestros descritas anteriormente. Nunca hay que introducir los datos dos veces.A/P del menú principal. Informe de reclamación. El informe de antigüedad de deudas del proveedor muestra todo el dinero que debe una empresa y la duración de la deuda. la persona del almacén o la oficina responsable de aceptar la entrega de mercancías ejecuta la entrada de mercancías. Sin embargo. que a continuación puede vincularse a la factura de acreedores (información de la factura del proveedor). cuando se reciben las mercancías. Resulta evidente que el hecho de tener acceso en tiempo real a esta información puede ser determinante para optimizar los procesos empresariales de gestión de compras e inventario de la empresa. En SAP Business One. los pedidos de compras se comparan con las listas de embalaje y las facturas de proveedor antes de pagar las facturas. este proceso es automático: el pedido de compras puede vincularse a la entrada de mercancías (información de la lista de embalaje). En la mayoría de empresas. En SAP Business One. Este informe resulta esencial para gestionar el flujo de caja de una empresa y elegir las facturas que se pagarán primero en caso de escasez de efectivo.

no debería haber diferencias entre los datos del pedido y el documento de envío del proveedor (lista de embalaje) enviado con los artículos. Figura 6-9: Creación de una entrada de mercancías desde cero y a partir de un pedido existente Independientemente de cómo se cree la entrada mercancías..6 Pedidos de compras y cuentas de acreedores Creación y contabilización de entradas de mercancías Los pedidos de entrada de mercancías pueden crearse nuevos seleccionando el nombre del documento en el menú del módulo o a partir de un pedido existente (en la figura 6-9 se muestran ambos métodos). como se muestra en la Figura 6-10. Si la entrada de mercancías se basa en un pedido existente. el proveedor y la información del artículo– antes de contabilizar (añadir) el documento. Aunque copie todos los datos de un pedido existente. ya que los detalles del documento del proveedor son legalmente vinculantes. deberían resolverse con el proveedor antes de contabilizar la entrada de mercancías. se puede crear un documento de devolución de mercancías. siempre puede ocurrir que los artículos recibidos sean defectuosos o inaceptables y deban devolverse al proveedor. Paso opcional: devolución de mercancías Naturalmente.To Go 115 . Si existen discrepancias entre los datos del pedido base y el documento de envío del proveedor. El documento SAP Business One . se pueden copiar todos los datos del pedido o utilizar el asistente de obtención de documentos (consulte el capítulo 10) para seleccionar los datos a copiar de uno o varios pedidos existentes.. se pueden ajustar las cantidades y los precios –así como la fecha. Como no se puede cambiar ni cancelar una entrada de mercancías.

Y puesto que también contiene todos los costes asignados. en SAP Business One se puede crear un documento de precios de entrega con el fin de actualizar el coste de los artículos importados. como aduanas. puede ser necesario contabilizar los costes derivados de la importación de artículos. Figura 6-10: Creación de un documento de devolución de mercancías Paso opcional: Precios de entrega De vez en cuando. necesario para calcular la valoración del inventario..6 Pedidos de compras y cuentas de acreedores de compras anula en parte o totalmente los cambios de cantidad y de valor de la entrada de mercancías creado al recibir los artículos. SAP Business One . el ingreso bruto o cualquier otro cálculo relacionado con el inventario. Puesto que SAP Business One utiliza la entrada de mercancías como documento base de todo el proceso de importación. Obligatoriamente este documento de compras debe basarse en una entrada de mercancías. Por ello. Después de contabilizar el documento de coste total del producto descargado se actualiza el precio de los artículos importados. el documento de coste total del producto descargado crea un asiento de diario para reflejar los costes adicionales de importación en contabilidad.To Go 116 . intermediarios y seguros.. asegúrese de introducir el precio y la cantidad de los artículos correctamente al crear la entrada de mercancías.

Paso 3: Factura de acreedores La factura de acreedores es el documento de compras en SAP Business One que "acredita" la factura que envía el proveedor por artículos o servicios solicitados o recibidos. Esto es importante por motivos de contabilidad y auditoría porque la fecha de factura y la de contabilización pueden variar. No. SAP Business One . En el campo Document Date del encabezado de la factura de acreedores se puede introducir la fecha de la factura del proveedor. se pueden ajustar las cantidades y los precios –así como la fecha. Creación y contabilización de facturas de acreedores Se puede crear una factura de acreedores nueva seleccionando el nombre del documento en el menú del módulo o basándola en uno o varios pedidos de compras o de entrada de mercancías. Si la factura de acreedores se basa en uno o varios documentos de compras existentes. Este campo se imprime en el cheque y permite al proveedor vincular el pago a su factura. La factura de acreedores se traduce en una transacción de diario que refleja un aumento del pasivo de la empresa para con el proveedor y actualiza las cuentas fiscales y las de gastos relevantes. el proveedor y la información del artículo– antes de contabilizar el documento. Aunque copie todos los datos de documentos de compras existentes. Sugerencia de introducción de datos. El interventor suele crear la factura de acreedores necesaria para solicitar el pago del proveedor..To Go 117 . Consulte los detalles en la Figura 2-15.. A diferencia de los pedidos de compras. en el encabezado del documento por Vendor Invoice No. se pueden copiar todos los datos del pedido o utilizar el asistente de obtención de documentos (consulte el capítulo 10) para seleccionar los datos a copiar de uno o varios pedidos de compras o de entrada de mercancías existentes.6 Pedidos de compras y cuentas de acreedores Repercusión de la entrada de mercancías en contabilidad y en el inventario Es esencial que las cantidades y los precios de la entrada de mercancías coincidan con el documento de envío del proveedor. También puede ser útil cambiar el nombre del campo Vendor Ref. los pedidos de entrada de mercancías no pueden modificarse cuando se han añadido a SAP Business One porque desencadenan transacciones de inventario y contabilidad.

también se puede crear un abono de compras sin ningún documento base.6 Pedidos de compras y cuentas de acreedores Paso opcional: Abono de compras El abono de compras se utiliza en SAP Business One para anular en parte o por completo las transacciones de inventario o contabilidad contabilizadas por una factura de acreedores en caso de devolver artículos con posterioridad o apreciar errores que no se han corregido en la introducción de datos de documentos de compras anteriores relacionados. SAP Business One ...To Go 118 . Sin embargo. Los abonos de compras se crean con la factura de acreedores como documento base (como se muestra en la Figura 6-11) si desea establecer un vínculo entre ambas transacciones.

.6 Pedidos de compras y cuentas de acreedores Figura 6-11: Creación de un abono de compras SAP Business One ..To Go 119 .

se pueden crear documentos de compras en SAP Business One a partir de cero creando el documento desde el menú principal sin copiar datos de documentos existentes. cree un abono de compras para actualizar las transacciones de contabilidad. toda la información relevante se copia del documento base al nuevo. los pedidos de entrada de mercancías suelen crearse a partir del pedido de los artículos. Sin embargo. Cuando se crea un documento a partir de otro. la factura de acreedores resultante también aumenta las cantidades y los valores del inventario. En los casos en que llega la factura del proveedor antes de recibir artículos cuyo pedido se gestiona en el almacén. antes de ejecutar una factura de acreedores. Repercusión de las facturas de acreedores en contabilidad y en el inventario Una vez contabilizada en SAP Business One. Creación de un documento a partir de otro Muchos de estos documentos tienen una gran parte de la información en común.. Si.. Cuando reciba un abono de los artículos devueltos por el proveedor. SAP Business One . Por ejemplo. cree primero una devolución de mercancías en SAP Business One que actualice las cantidades y los valores del inventario. las facturas de acreedores no se pueden modificar porque se trata de un documento legal de contabilidad que crea registros en el libro mayor. Se pueden seleccionar varios artículos para anularlos manteniendo pulsada la tecla Ctrl y haciendo clic en todos los artículos que desee. Esto permite ahorrar un tiempo valioso reduciendo la entrada redundante de datos y también reduce los errores de entrada de datos.6 Pedidos de compras y cuentas de acreedores Sugerencia de utilización.To Go 120 . ha devuelto artículos y el proveedor le ha enviado un documento de devolución de mercancías. SAP Business One permite crear los documentos de compra "destino" descritos aquí a partir de los documentos "base" anteriores en el proceso. La factura de acreedores contabilizada también actualiza las cuentas relacionadas del proveedor en contabilidad.

Al copiar un documento de compras en otro.. y los documentos de compra de artículos no se pueden cruzar con documentos de compra de servicios..6 Pedidos de compras y cuentas de acreedores Alerta sobre el tipo de documento. tanto si se trata de artículos como servicios. SAP Business One . En los documentos de compras no se pueden mezclar artículos y servicios. asegúrese de que el documento base y el de destino sean del mismo tipo.To Go 121 .

seleccione en la lista desplegable del botón Copy To el tipo de documento de destino que desee y haga clic para crearlo Si desea crear el documento de destino a partir de datos de dos o varios documentos base. Estos son los dos métodos más habituales: Vaya a Main Menu Purchasing – A/P Purchasing Reports Open Items List Seleccione el tipo de documento base que busca en la lista desplegable Seleccione el documento base que desea y haga clic para abrir Una vez abierto el documento.To Go 122 . utilice el asistente de obtención de documentos. Consulte el capítulo 10 para obtener más información sobre la gestión de documentos.6 Pedidos de compras y cuentas de acreedores Localización de documentos base Los documentos base a partir de los que crear los documentos de compra de destino se pueden localizar de varias maneras... En el capítulo 10 se ofrece más información y en la Figura 6-11 se muestra un ejemplo. SAP Business One .

crea un cargo en la cuenta acumulada de acreedores/imputación y un abono en la cuenta de control de acreedores del interlocutor comercial Si la factura de acreedores no se basa en una entrada de mercancías.. como el informe de estado de inventario y la ventana Item Master Data.To Go 123 . Permite ver las cantidades solicitadas Aumenta la cantidad del inventario Reduce la cantidad del inventario Actualiza el último precio de compra de los artículos importados –que contienen todos los costes imputados– en listas de precios No contabiliza cambios en el inventario (factura de acreedores con referencia a la entrada de mercancías) Contabiliza cambios en el inventario (factura de acreedores sin referencia a la entrada de mercancías) Reduce las cantidades del inventario sólo si no se basa en devolución de mercancías No se contabilizan cambios de valor Crea un cargo en la cuenta acumulada de acreedores/imputación y un abono en la cuenta de control de cuentas de acreedores del interlocutor comercial Crea un cargo en la cuenta de inventario y un abono en la cuenta acumulada de acreedores/imputación Crea un cargo en la cuenta acumulada de acreedores/imputación y un abono en la cuenta de inventario Crea un cargo en la cuenta de inventario y un abono en la cuenta de coste total de entrega Si la factura de acreedores se basa en una entrada de mercancías. crea un cargo en la cuenta de inventario y un abono en la cuenta de control de acreedores del interlocutor comercial Crea un cargo en la cuenta de control de acreedores del interlocutor comercial y un abono en la cuenta de inventario Precios de entrega Factura de acreedores Abono de compras SAP Business One ..6 Pedidos de compras y cuentas de acreedores Repercusión en contabilidad y en el inventario En la tabla siguiente se resumen las implicaciones más importantes en contabilidad y gestión de inventario de los documentos de compras de SAP Business One estudiados en este capítulo. Documento de compras Pedido de compras Factura de anticipo de acreedores Entrada de mercancías Devolución de mercancías Repercusión en contabilidad Repercusión en el inventario Las cantidades del pedido se pueden ver en varios informes y ventanas.

utilice un abono de compras SAP Business One . utilice una factura de anticipo de acreedores en lugar de un pedido Paso 2: Entrada de mercancías Recibe artículos o servicios del proveedor Documente la recepción de los artículos o servicios mediante la Entrada Mercancías Si tiene que devolver mercancías después de crear la entrada de mercancías pero antes de contabilizar la factura de acreedores... que permite emitir el pago una vez contabilizada la factura Si devuelve mercancías después de contabilizar una factura de acreedores. utilice el documento de devolución de mercancías Si tiene que contabilizar costes adicionales de compras relacionados con importaciones.6 Pedidos de compras y cuentas de acreedores Lista de verificación de compras Introducción Los datos maestros del proveedor contienen proveedores actuales El método de pago está definido Los datos maestros de los artículos contienen productos o servicios comprados anteriormente Paso 1: Pedido de compras Cree un pedido seleccionando datos de proveedores y artículos existentes o introduciendo datos nuevos Especifique Delivery Date en el encabezado del documento Si el proveedor requiere el pago anticipado de los productos o servicios.To Go 124 . utilice el documento de compras de precios de entrega basado en una entrada de mercancías Paso 3: Factura de acreedores Recibe una factura del proveedor Introduzca los datos de facturación en una factura de acreedores.

7 El ABC de MRP Contenido del capítulo Definición de la planificación de necesidades de material Preparación de una ejecución de MRP Uso del asistente para realizar una ejecución de MRP Lista de verificación de MRP La planificación de necesidades de material (denominada MRP) es. Cuando una empresa considera el uso de MRP. se puede acelerar la llegada de materiales y responder a los retrasos de fabricación con cambios de programación. con el fin de calcular las necesidades de material para artículos fabricados o comprados.. así como datos de demanda de pedidos reales o previstos. un conjunto de técnicas de planificación que utilizan datos de listas de materiales. Según los resultados de una ejecución de MRP. antes de utilizar MRP. MRP también es útil para mantener un nivel adecuado en el inventario de artículos comprados para vender.. En este capítulo se explica cómo gestionar adecuadamente el inventario y la demanda de productos para poder utilizar SAP® Business One para agilizar el proceso de MRP en su empresa. En otras palabras. así como alertas sobre los materiales que faltarán. Definición de la planificación de necesidades de material SAP Business One ajusta el proceso de MRP genérico para satisfacer las necesidades de las pequeñas y medianas empresas manufactureras. en un sentido genérico. el primer paso y el más importante es entender exactamente cómo se lleva a cabo el proceso en SAP Business One. El resultado de una ejecución de MRP es un conjunto de recomendaciones para volver a solicitar o fabricar materiales. datos de inventario y datos de suministro de pedidos de compras programados y órdenes de fabricación. SAP Business One . es importante conocer las posibilidades de SAP Business One.To Go 125 .

Para los que conozcan cómo se aplica MRP en el sector. qué tareas deben finalizar para poder iniciar otras. el nivel mínimo de inventario también es crucial. Estos términos facilitan la comprensión de cómo se aplica MRP en SAP Business One. se introducen los recursos disponibles. El término proceso de MRP se refiere al ámbito y a la definición del proceso genérico de MRP con que trabaja SAP Business One.7 El ABC de MRP Términos relacionados con MRP.. Una ejecución de MRP es un cálculo de planificación que utiliza los pedidos de cliente como factor más importante.To Go 126 . La función básica de una ejecución de MRP es bastante similar a algunas de las funciones de programación que ofrece el software de gestión de proyectos. El término ejecución de MRP significa utilizar el asistente de MRP de SAP Business One para ejecutar el proceso de MRP y que los resultados puedan utilizarse para programar y gestionar eficazmente la fabricación y abastecer el inventario necesario. En una aplicación de gestión de proyectos. aunque para el comercio de mercancías. Este cálculo de planificación puede empezar por la fecha límite de la última tarea o por la fecha inicial de la primera tarea. Este término lo utilizamos para referirnos al concepto amplio de MRP. es importante definir con precisión los términos que se emplearán en este capítulo. El término funcionalidad de MRP significa la funcionalidad de SAP Business One compatible con el proceso de MRP. las tareas específicas. Una ejecución de MRP utiliza la fecha del pedido de cliente que indica cuándo debe entregarse el producto al cliente como base para la planificación. La mayoría de aplicaciones de gestión de proyectos toman esta información como punto de partida y planifican después la duración del proyecto. El término proceso genérico de MRP se refiere a la definición general de MRP más utilizada. mediante la lista de materiales y la información que describe el tiempo que se tarda en comprar o fabricar los artículos especificados en la lista de materiales. También se introducen las dependencias entre las tareas –es decir. Esto es como utilizar la fecha de la última tarea que debe realizarse en una planificación de proyectos. SAP Business One .. La ejecución de MRP funciona hacia atrás y calcula las fechas en que los artículos deben estar disponibles en la fábrica. su duración y los recursos necesarios. no sólo a lo que SAP Business One aplica de MRP.

En la ejecución de MRP no se sugiere si sería mejor retrasar la fecha de entrega de los pedidos de cliente ni intentar acelerar la llegada de los artículos necesarios. La clave para aprovechar al máximo las funciones de MRP en SAP Business One consiste en entender cómo se configura el inventario y la demanda y cómo utiliza la ejecución de MRP esta información. Consulte el capítulo 4 para obtener más información sobre la determinación de cuentas. Las funciones de MRP de SAP Business One suponen que hay suficiente capacidad de producción. hacer que los pedidos reales tengan en cuenta las cantidades previstas para evitar inflar el inventario. se puede configurar una ejecución de MRP para que sólo considere pedidos de cliente y haga caso omiso de las previsiones o. Los resultados de una ejecución de MRP es un conjunto sugerido de pedidos de compras y órdenes de fabricación. Pueden incluirse o excluirse categorías completas de demanda. pedido de compras y orden de fabricación se vincula automáticamente a las cuentas pertinentes mediante la determinación de cuentas registrada en los datos maestros. la ejecución de MRP indica cuándo una cantidad necesaria no cumplirá la fecha de vencimiento de acuerdo con el plazo de comercialización. la contabilidad financiera de todo ello se realiza automáticamente debido a la forma en que cada artículo. además de los artículos que están en camino mediante pedidos de compras u órdenes de fabricación. el nivel mínimo de inventario. SAP Business One . El estado actual de la demanda se configura mediante los pedidos de cliente abiertos. Estas órdenes de fabricación y pedidos de compras sugeridos pueden convertirse fácilmente en pedidos reales.. A medida que entran y salen materiales del inventario y se fabrican productos. Por ejemplo.To Go 127 . En caso de que no vaya a haber suficientes materiales disponibles a su debido tiempo. Esta es la definición de MRP tal como se aplica en SAP Business One: El estado actual del inventario se configura a partir del nivel de artículos disponibles en cada almacén. En el informe de recomendación se destacan las compras recomendadas o las órdenes de fabricación atrasadas.7 El ABC de MRP Recordatorio del ámbito del proceso de MRP. Los resultados de una ejecución de MRP deben ajustarse a la planificación de producción de la fábrica. las órdenes de fabricación abiertas y las previsiones.. alternativamente.

En las empresas con varios almacenes y fábricas. pueden definirse intervalos para los pedidos con el fin de regularizar las compras de artículos similares.7 El ABC de MRP Recordatorio del ámbito del proceso de MRP. de manera que la intuición sobre los pedidos que puedan llegar o no puede representarse en los modelos de inventario y demanda e incluirse en las ejecuciones de MRP. no hay que esperar a que el personal del almacén vuelva de vacaciones. Uno mismo puede realizar la ejecución de MRP y tener una idea de si se dispone de los materiales necesarios. Se reduce el nivel de inventario porque se sabe la cantidad de los artículos necesarios que están disponibles. para casos concretos y susceptible de errores basada en el instinto de un par de personas por un proceso más estructurado que permite que participen más personas con mejor información. el inventario y los pedidos de cliente incluidos en una ejecución de MRP deben elegirse cuidadosamente porque el modelo de SAP Business One no asocia almacenes específicos a plantas de producción específicas. Asegúrese de incluir únicamente almacenes relevantes en la ejecución de MRP. Estos son algunos de los errores que las funciones de MRP de SAP Business One pueden evitar y algunos puntos fuertes que pueden introducirse: Si el personal del almacén tiene el inventario actualizado. Las cantidades mínimas de pedido y los pedidos múltiples permiten aprovechar los descuentos aplicables correspondientes. Eso significa que si la fábrica está en Nueva York y uno de los almacenes está en California.To Go 128 .. así como evitar inflar el inventario como consecuencia de que dos empleados observen la falta de un artículo y realicen pedidos por separado sin que el otro esté al corriente. Si hace falta una respuesta sobre la posibilidad de realizar un pedido importante. Se puede reducir el exceso de inventario mantenido como garantía para evitar situaciones de escasez. SAP Business One aplica MRP de forma estructurada y flexible a la vez. SAP Business One . los artículos en el almacén de California se consideran parte del inventario en la ejecución de MRP. aunque los artículos necesarios de California no son útiles hasta que no se encuentran en la fábrica de Nueva York. El motivo de utilizar MRP es sencillo: sustituye la planificación de producción informal. los almacenes. los responsables de aprovisionamiento no tienen que preocuparse de comprobar la exactitud del nivel de inventario y pueden centrarse en un aprovisionamiento estratégico: cerrar mejores tratos con los proveedores. Para reducir el coste de aprovisionamiento.. La aplicación no realiza pedidos automáticamente.

pedidos de cliente. con experiencia que supera la información incluida en la aplicación de MRP. los datos del artículo especifican el plazo de comercialización para adquirir cada artículo y los datos de inventario representan la cantidad de cada artículo que hay disponible.To Go 129 . los profesionales de compras y los gestores de fabricación. pedidos de compra. esta arquitectura proporciona el equilibrio perfecto entre automatización y control manual. abastecimiento y demanda tienen que ser precisos. órdenes de fabricación.. se mantienen actualizados. Configuración de los datos maestros clave relacionados con MRP La mayoría de los documentos y datos que forman parte del proceso de MRP son sencillos y claros. inventario. Tres tipos de datos maestros representan el núcleo del proceso de MRP: la lista de materiales especifica los artículos necesarios para producir un artículo manufacturado. previsiones. MRP puede aportar una idea clara y precisa de las necesidades de la empresa. Preparación de una ejecución de MRP La mayor parte de la preparación de una ejecución de MRP tiene lugar en la rutina habitual de utilizar SAP Business One para la gestión de la empresa. A continuación.7 El ABC de MRP sino que los sugiere. Visión general del proceso de MRP Como se muestra en la Figura 7-1. etc. pueden evaluar y mejorar estos pedidos. Las órdenes de fabricación. Una vez finalizada la ejecución. Tanto para las pequeñas como para las medianas empresas. para realizar una ejecución de MRP. A continuación se ofrecen sugerencias para tener estos datos maestros actualizados y garantizar que la ejecución de MRP sea un reflejo fiel de cómo fabricar las mercancías. Si los datos maestros de artículos. los datos de producción. los pedidos de compras y los pedidos de cliente son documentos que recogen artículos que se compran o venden. Los artículos de las listas de materiales pueden hacer referencia a artículos que se SAP Business One . listas de materiales. pueden abordarse los problemas para que la fabricación avance con fluidez. Lista de materiales En la lista de materiales se enumeran todos los artículos utilizados como entrada en un proceso de producción..

Los artículos fabricados tienen que tener su propia lista de materiales. órdenes de fabricación. Figura 7-1: Proceso de MRP SAP Business One . a continuación. etc. que puede incluir otros artículos fabricados... recorre las listas de materiales pertinentes para ver si todos los artículos necesarios estarán disponibles cuando sea preciso. La ejecución de MRP empieza con los productos en todos los pedidos de cliente abiertos. previsiones y niveles mínimos de inventario y.To Go 130 .7 El ABC de MRP compran o se fabrican.

pueden tenerse en cuenta los costes de personal.To Go 131 . Figura 7-2: Campo Lead Time utilizado en cálculos de MRP Los pasos clave para asegurarse de que la ejecución de MRP funcione correctamente son los siguientes: Comprobar que exista un registro de datos maestros para cada artículo de nodo superior y de componente mantenido en el inventario y utilizado en las listas de materiales SAP Business One . Para obtener el coste total de fabricación de un artículo. Este es uno de los campos más importantes que debe especificarse correctamente porque la exactitud y utilidad de la ejecución de MRP se rige por estos datos. Datos maestros de artículos e inventario En la Figura 7-2 se muestra el campo Lead Time en la pestaña Planning Data de la ventana Item Master Data (disponible eligiendo Inventory en Main Menu). que es una descripción del camino que siguen los artículos en los procesos de personal y fabricación cuando se fabrican. Sin embargo. además de todos los artículos de la lista de materiales.. SAP Business One dispone de un proceso de MRP simplificado que no recoge la capacidad de producción.. hay que introducir un elemento especial para representar los costes de personal.7 El ABC de MRP Recordatorio sobre los costes de personal. Algunas aplicaciones de MRP disponen de lo que se denomina "ruta".

no se puede seleccionar el artículo en el asistente de MRP.To Go 132 . Si el método de planificación definido no es MRP. Definir el método de aprovisionamiento del artículo como "fabricar" o "comprar". SAP Business One ... Introducir los intervalos o los múltiples del artículo. como se muestra en la Figura 7-2. así como la cantidad mínima Especificar el plazo de comercialización para comprar o fabricar el artículo.7 El ABC de MRP Introducir el balance actual del inventario para cada artículo Definir el método de planificación de MRP para cada artículo.

7 El ABC de MRP Uso del asistente para realizar una ejecución de MRP Una vez definido el modelo preciso de la empresa. Paso 1: Creación o selección del escenario Para iniciar una ejecución de MRP. En el primer ejemplo. primero hay que seleccionar Main Menu MRP MRP Wizard. se explican estos dos aspectos avanzados del proceso de MRP a un nivel superior. Ejemplo 1 de MRP: Lista de materiales multinivel Una de las principales características de las funciones de MRP en SAP Business One es su forma de analizar una lista de materiales multinivel. Aparecerá una sencilla pantalla de bienvenida que lleva a una lista de escenarios existentes. La ejecución de MRP comporta realizar los pasos siguientes: 1) Crear un escenario de MRP o elegir uno existente 2) Seleccionar fuentes de datos de suministro y demanda 3) Realizar la ejecución de MRP y analizar las recomendaciones 4) Tomar medidas según las recomendaciones de la ejecución de MRP La imagen completa de cómo realizar una ejecución de MRP se explica con tres ejemplos. está listo para la ejecución de MRP. se analiza una lista de materiales de dos niveles: SAP Business One .To Go 133 . En los otros dos ejemplos. En los productos complejos. que tratan de la reducción de previsiones y de la consolidación de pedidos. que le ayudará a averiguar cómo disponer a tiempo de los materiales necesarios para fabricar o vender productos. que trata de cómo las funciones de MRP gestionan una lista de materiales multinivel.. Cada escenario define el ámbito de la ejecución de MRP. se describe cada paso detalladamente. En este ejemplo. las listas de materiales pueden propagarse varios niveles. El reto consiste en asegurar que cada artículo necesario esté disponible a tiempo para poder fabricar los componentes con suficiente antelación para cumplir el plazo del artículo de nivel superior que los incluye. donde una lista de materiales hace referencia a otra lista de materiales que a su vez puede hacer referencia a otras..

. que aparece después de la ventana de bienvenida. SAP Business One . La ejecución de MRP determina qué hay que tener disponible para satisfacer el pedido. 16 de julio. No hay una cantidad disponible para responder al pedido en su fecha de creación.To Go 134 .7 El ABC de MRP Lista de materiales de la impresora Lexmax Componente Tarjeta de memoria Cabezal de impresión Unidad de alimentación Plazo de comercializ ación (días) 2 0 1 Fabricar o comprar Comprar Comprar Fabricar Cantidad disponible 0 0 0 Lista de materiales de una unidad de alimentación Componente Adaptador de CA Fuente de alimentación Plazo de comercializ ación (días) 2 0 Fabricar o comprar Comprar Comprar Cantidad disponible 0 0 Al realizar la ejecución de MRP. En la Figura 7-3 se muestra la ventana Scenario Details del MRP Wizard.. se crea un pedido de cliente de 10 impresoras Lexmax con una fecha de vencimiento de 25 de julio.

La ejecución de MRP calcula las órdenes de fabricación y los pedidos de compras necesarios para todos los artículos incluidos en la lista de materiales. El botón Save Scenario que aparece en esta ventana y en las siguientes del proceso guarda la configuración utilizada en la ejecución de MRP. SAP Business One . Paso 2: Selección de fuentes de datos En la ventana siguiente del MRP Wizard. que aparece en la Figura 7-4. Esta ejecución de MRP tiene un horizonte de planificación de 30 días que analizará todas las fuentes de demanda en el período de 19 de julio a 17 de agosto..To Go 135 ..7 El ABC de MRP Figura 7-3: Ventana Scenario Details Las dimensiones más importantes de un escenario controlado en la ventana Scenario Details son el horizonte de planificación que se analizará y los artículos que se incluirán en la ejecución. se especifican las fuentes de datos utilizadas para calcular la demanda.

y se identifican los almacenes donde se encuentran las cantidades disponibles iniciales para incluirlas en la ejecución. Paso 3: Ejecución de MRP y análisis de las recomendaciones La ejecución de MRP se lleva a cabo haciendo clic en el botón Run de la esquina inferior derecha de cualquiera de las ventanas del MRP Wizard. SAP Business One . informan de si se dispone de suficientes materiales y recomiendan medidas a tomar para obtener materiales suficientes. Como se ha descrito anteriormente. Esta acción desencadena las funciones de MRP que calculan el inventario actual y la demanda de productos. asegúrese de utilizar sólo almacenes relevantes.7 El ABC de MRP Figura 7-4: Ventana Data Source En la ventana Data Source se especifican los tipos de documentos que se utilizan para calcular la demanda de productos. como órdenes de fabricación. pedidos de cliente o pedidos de compras...To Go 136 . En la Figura 7-5 se muestran los resultados de la ejecución de MRP que hemos descrito hasta ahora.

la impresora Lexmax.7 El ABC de MRP Figura 7-5: Lista de artículos de una ejecución de MRP Observemos con atención cómo las funciones de MRP llegaron a los resultados que se muestran en la Figura 7-5: La ejecución de MRP creó una necesidad del artículo de nodo superior. El 22 y 23 de julio se omiten al contar porque son fin de semana y se consideran días no laborables. la unidad de alimentación. para responder al pedido de cliente de 10 unidades con fecha de vencimiento de 25 de julio. Uno de los componentes de primer nivel. de manera que la ejecución de MRP cuenta 3 días hacia atrás desde la fecha de vencimiento de 25 de julio para determinar la fecha de vencimiento de cada uno de los componentes de primer nivel necesarios para montar la impresora Lexmax. La impresora Lexmax tiene un plazo de comercialización de 3 días de fabricación. Para que la unidad de alimentación esté disponible el 20 de julio. Resultados: El adaptador de CA tiene un plazo de comercialización de dos días. Por lo tanto.. El siguiente paso es que la ejecución de MRP determine las necesidades de los componentes de segundo nivel. es una subunidad con dos artículos que requiere un día de fabricación. por lo que se marca en rojo para indicar que se ha superado la fecha de vencimiento.. el adaptador de CA y la fuente de alimentación tienen que estar disponibles el 19 de julio.To Go 137 . se determina que la fecha de vencimiento de los componentes de primer nivel es el 20 de julio. Si hoy es SAP Business One .

Además. los pedidos de compras o los pedidos de cliente y notificar los cambios a los proveedores y clientes. Cambiar las cantidades en los pedidos de compras para aprovechar ofertas especiales o para redondear por arriba o por abajo la cantidad de los lotes que puedan suponer mejores precios. Si hace clic en el botón Save Recommendations. toda la experiencia y los conocimientos del usuario se aportan al proceso para complementar los resultados de SAP Business One. En este paso. Decidir fabricar artículos en lugar de comprarlos. se pueden examinar los pedidos de compras.To Go 138 . se pueden desglosar los datos maestros de cada artículo mediante las flechas de navegación de color naranja. Recuerde que el hecho de guardar las recomendaciones no significa que se creen las órdenes de fabricación y los pedidos de compras recomendados en el informe. los pedidos de cliente y las órdenes de fabricación existentes. haga clic en el botón View Recommendations (no aparece en la Figura 7-5). se pueden tomar las medidas siguientes: Cambiar las fechas en las órdenes de fabricación. Siga leyendo para obtener más información sobre este informe. Para ver las versiones recomendadas de órdenes de fabricación necesarias para crear los artículos del pedido de cliente. es imposible que el artículo esté en el inventario a tiempo para responder a la necesidad. sólo significa que se guardan las recomendaciones para más adelante.. o viceversa Cambiar el inventario de un almacén a otro Cambiar la planificación de producción SAP Business One . Entre otras.7 El ABC de MRP 19 de julio y el adaptador se necesita para hoy.. acepta y guarda las recomendaciones y hace que estén disponibles en el informe de recomendaciones de pedidos. En la ventana MRP Results (mostrada en la Figura 7-5). Paso 4: Acciones a partir de los resultados de una ejecución de MRP El paso final del proceso de MRP consiste en utilizar el informe de recomendaciones de pedidos para crear las órdenes de fabricación y los pedidos de compras nuevos y necesarios para satisfacer la demanda de productos. revisar las previsiones de demanda y ver el nivel de inventario de los artículos (en la pestaña Inventory de la ventana Item Master Data).

SAP Business One dispone de una función que indica a la aplicación que reduzca las cantidades previstas según las cantidades reales de los pedidos. hay una demanda prevista de 50 unidades el 24 de julio. También es importante entender que el análisis de MRP prevé y reduce las cantidades previstas para que el inventario no crezca demasiado innecesariamente. la producción puede superar las necesidades reales y el inventario puede estar hinchado. Siguiendo con este ejemplo.) En nuestro ejemplo. solo se añadirá la cantidad prevista neta (previsión menos cantidad solicitada) a la ejecución de MRP. Esto se denomina reducción de la previsión. Para evitar esta situación. pueden realizarse otras ejecuciones de MRP para asegurarse de que todos los artículos necesarios estén disponibles a tiempo. el valor definido 139 SAP Business One . Ejemplo 2 de MRP: Reducción de las previsiones En el ejemplo anterior se muestra cómo el análisis de MRP calcula hacia atrás a partir de la fecha de vencimiento de un pedido. Además del pedido de cliente creado. A veces se producen excesos de inventario cuando las empresas hacen previsiones anuales. En consecuencia.. Suponga que ha recibido un pedido de cliente de 10 impresoras Lexmax con una fecha de vencimiento de 25 de julio. MRP ajustará la previsión a la baja según las 10 unidades pedidas para evitar un exceso de inventario. suponga que entra un pedido real de 10 unidades. Esta función de MRP de SAP Business One es importante porque las previsiones se consideran fuentes de demanda en MRP. 16 de julio. no hay una cantidad disponible suficiente para satisfacer el pedido. En este caso.7 El ABC de MRP Una vez realizados estos cambios e introducidos en SAP Business One. empezando con el plazo de comercialización de los artículos de un pedido de cliente y propagando después los demás plazos de comercialización de las listas de materiales de componentes para determinar si se pueden obtener todos los materiales a tiempo. Consideremos otro ejemplo.To Go . trimestrales y mensuales del número de unidades que creen que necesitarán con el fin de evitar situaciones de escasez y garantizar las entregas a tiempo. Esto significa que si existe una previsión que genera pedidos de 50 unidades durante un período determinado.. MRP trata esa previsión como pedidos reales y genera órdenes de fabricación para que los artículos estén listos cuando se necesiten. Si una empresa planifica la producción según las cantidades previstas y posteriormente añade las cantidades pedidas reales a las previsiones. MRP está configurado para que los pedidos de cliente incluyan la previsión. En la fecha de creación del pedido. (Esto se encuentra en Administration General Settings pestaña Inventory System Initialization pestaña Planning.

la función de MRP consolidará los pedidos necesarios de cualquier tarjeta de memoria Lexmax hasta una cantidad de 100 para maximizar el descuento. Figura 7-6: Resultado del escenario de MRP en el que se reduce la previsión de pedidos Ejemplo 3 de MRP: Consolidación de pedidos Otra de las útiles funciones de MRP en SAP Business One es su capacidad de consolidar pedidos para comprar en cantidades que garanticen el máximo descuento.7 El ABC de MRP es de 7 días hacia atrás. Por ejemplo. SAP Business One .. como se muestra en los resultados de la MRP mostrada en la Figura 7-6. En nuestro ejemplo..To Go 140 . Según la configuración del método de inclusión de la previsión. El análisis de MRP se realiza de la manera siguiente. el análisis cuenta 7 días hacia atrás y permite que los pedidos de cliente reales incluyan las cantidades previstas. si existiera un descuento importante en las tarjetas de memoria Lexmax compradas en lotes de 100. lo que significa que la aplicación busca en los 7 días anteriores a la fecha de vencimiento (25 de julio) las cantidades previstas que pueda incluir. Las condiciones que describen cuándo deben consolidarse los pedidos se almacenan como datos maestros de artículos. el pedido de cliente de 10 unidades que vence el 25 de julio utiliza 10 unidades de la cantidad prevista a partir del 24 de julio. lo que reduce la cantidad prevista a 40 unidades.

.7 El ABC de MRP Lista de verificación de MRP Preparación de los datos maestros de artículos Comprobar que haya registros de datos maestros para cada artículo Introducir el balance actual del inventario para cada artículo Definir el método de planificación de MRP para cada artículo Definir el método de aprovisionamiento de cada artículo como "fabricar" o "comprar". Introducir los intervalos o múltiples en los que deberán fabricarse o comprarse los artículos Introducir la cantidad mínima de cada artículo Especificar el plazo de comercialización para fabricar o pedir cada artículo Ejecución del asistente de MRP Seleccionar un escenario Definir el horizonte de planificación Especificar los artículos que se incluirán Especificar las fuentes de datos utilizadas para calcular la demanda Ver los resultados y las recomendaciones Realizar los ajustes necesarios SAP Business One ..To Go 141 .

SAP Business One . convertir los clientes potenciales en ingresos y. SAP® Business One le ofrece un modo sencillo de introducir y gestionar oportunidades de ventas. Asimismo. Para poder ver el flujo de ventas en su conjunto debe supervisar todos los clientes potenciales y tratar a cada uno de ellos como si fuese su única venta. En este capítulo se describen las herramientas que SAP Business One pone a su disposición y que le ofrecen: Un método sencillo de mover un cliente potencial por todas las fases de ventas La capacidad de ver la previsión de ventas de comerciales concretos o de la empresa en conjunto Una potente función de creación de informes Una visión de 360 grados de los clientes potenciales y los clientes La capacidad de trabajar con ofertas de ventas directamente desde Microsoft Outlook SAP Business One le proporciona todas las herramientas necesarias para mantener un nivel máximo de ventas. el trabajo diario que implica convertir los clientes potenciales en ventas. como concertar citas de calendario.To Go 142 .8 Oportunidades de ventas Contenido del capítulo Introducción a las oportunidades de ventas Gestión de oportunidades de ventas en SAP Business One Gestión de oportunidades de ventas en Microsoft Outlook Creación de informes sobre oportunidades de ventas Lista de verificación de oportunidades de ventas Cerrar negocios o convertir los clientes potenciales en ventas son acciones vitales para el flujo de ingresos de su empresa. proporcionándole información esencial para la gestión y el análisis de informes. convocar reuniones y enviar correos electrónicos se puede gestionar en SAP Business One o en Microsoft Outlook. en clientes satisfechos que volverán muchas veces.. lo que es más importante..

como es muy probable que trabaje en varios acuerdos con un mismo cliente. Esta información ayuda con la previsión de ventas.. Usted crea un registro de oportunidades de ventas para cada oportunidad y. Visión general del proceso de oportunidades de ventas El proceso básico para gestionar las oportunidades de ventas en SAP Business One se muestra en la Figura 8-1. Los informes son clave en el proceso de ventas y la configuración del módulo de oportunidades de ventas de SAP Business One está relacionado casi SAP Business One .8 Oportunidades de ventas Introducción a las oportunidades de ventas Es necesario que realice un seguimiento del factor más importante para los resultados de su empresa: los acuerdos durante el proceso que se convertirán en su flujo de ingresos.To Go 143 .. Figura 8-1: Visión general del proceso de oportunidades de ventas Paso 1: Configuración de la información relacionada con las ventas Los responsables de ventas establecen información importante como las fases por las que pasa una venta y la probabilidad (en porcentaje) de cerrar una venta en una fase determinada. no sólo por cliente y cliente potencial. SAP Business One le permite realizar un seguimiento por oportunidad.

. desde Lead. un número de fase y un porcentaje de cierre. ¿Qué desea supervisar? ¿Qué desea saber? ¿Desea informes sobre quién son sus competidores? Esta información se debe introducir de forma que le permita generar informes que le ayuden a supervisar lo más importante: el proceso de ventas. las tareas y la gestión de contactos se pueden realizar con SAP Business One o con Microsoft Outlook. Por ejemplo. Las citas permanentes. Una vez más. más visibilidad tendrá cuando genere informes sobre clientes potenciales. las oportunidades ganadas y perdidas y la previsión de ventas. pero se encuentra en una fase en la que las posibilidades de cierre son del 20%.To Go 144 .. Algunos ciclos de ventas son largos y otros cortos. Paso 2: Gestión de las oportunidades de ventas Los comerciales introducen las oportunidades de ventas y las gestionan durante todo el proceso. que tiene un porcentaje de cierre del 6%. Por ejemplo. cuantos más detalles introduzca sobre la oportunidad de ventas. pongamos que hay seis fases de ventas. Algunos tienen diez fases y otros dos. Una sola pantalla de SAP Business One les proporciona información pormenorizada sobre una oportunidad de ventas concreta.000 dólares. En la ventana Sales Stages – Setup. Quizá desee configurar todos estos parámetros. Paso 3: Creación de informes Los informes sobre oportunidades de ventas le aportan visibilidad sobre las ventas previstas. como se describe más adelante en este capítulo.8 Oportunidades de ventas íntegramente con la creación de informes. se especifica un nombre para cada fase. las llamadas de teléfono. Configuración de la información relacionada con las ventas Puede configurar la información de la que desea realizar un seguimiento de las oportunidades de ventas en Administration Setup Sales Opportunities. los competidores. su importe ponderado es de 20. Aquí puede configurar las fases de ventas. Si SAP Business One . La configuración de las fases de ventas y la probabilidad de cierre que tenga en función de dichas fases es muy importante para poder realizar una previsión de ventas acertada. tanto los suyos propios como los de su equipo. hasta Order. entre otros aspectos. aunque los fundamentales para la previsión de ventas son las fases de ventas.000 dólares. los partners y las relaciones. que tiene un porcentaje de cierre del 95%. si un acuerdo tiene un importe potencial de 100. ¿Cómo se determina el porcentaje de cierre? Mírelo de este modo. que se muestra en la Figura 8-2.

Figura 8-3: Informe Stage Analysis SAP Business One . se ha concebido para ayudarle a ajustar los porcentajes de cierre de acuerdo con el historial real. De hecho. Sólo tiene que volver a la configuración y cambiarlos.. Figura 8-2: Ventana Sales Stages – Setup ¿Qué ocurre si luego descubre que los porcentajes más realistas son superiores o inferiores a los que se indican aquí? No pasa nada. Si la respuesta es 20 de cada 100. que se crea al elegir Sales Opportunity Sales Opportunities Reports Stage Analysis y se muestra en la Figura 8-3.To Go 145 . el informe Stage Analysis. tiene un porcentaje de cierre del 20%. Al final del capítulo dispone de información adicional sobre informes de ventas..8 Oportunidades de ventas tiene 100 clientes potenciales ¿cuántos se convierten en ventas? La cifra es el porcentaje de cierre para esa fase de ventas. todas las previsiones de ventas se ajustarán de forma automática.

Y es fundamental que tenga la posibilidad de observar toda esta información en un mismo lugar.8 Oportunidades de ventas Las funciones de SAP Business One que hemos comentado hasta el momento le ayudan a gestionar el estado de sus clientes potenciales y a pronosticar el resultado. Puede responder inmediatamente creando una oportunidad de ventas. En primer lugar. En la sección siguiente se describe la integración de Microsoft Outlook. ¿qué ocurre con el trabajo diario de convertir un cliente potencial en una venta? Esto implica contactos estratégicos con personas clave. le ofrecemos un resumen de cómo realizar estas actividades en SAP Business One. vaya al menú principal de SAP Business One y elija Sales Opportunities Sales Opportunity para ver la ventana Sales Opportunity (consulte la Figura 8-4). lo cual incluye llamadas telefónicas. reuniones y correos electrónicos. Gestión de oportunidades de ventas en SAP Business One El módulo de oportunidades de ventas le permite crear una oportunidad de ventas en la aplicación justo después de identificarla. Introducción de una oportunidad de ventas Para introducir una oportunidad de ventas y realizar su seguimiento. lo cual le permite realizar un seguimiento de este contacto interesado e informar a los demás sobre el estado del cliente potencial.To Go 146 . En esta sección. Por ejemplo.. También implica el envío de documentos importantes como las ofertas de ventas.. SAP Business One . le ofreceremos información detallada sobre esta ventana y las pestañas más importantes. un contacto interesado le consulta sobre determinados productos que vende su empresa. Pero. Puede realizar estas importantes actividades bien directamente en SAP Business One bien en Microsoft Outlook mediante la aplicación complementaria de integración de Microsoft Outlook para SAP Business One.

esta información no es aplicable a clientes potenciales nuevos. Si su contacto interesado ya se ha introducido como cliente o como cliente potencial. El capítulo 4 ofrece información sobre la introducción de datos maestros de interlocutores comerciales.. Si está realizando una venta a un cliente existente.. SAP Business One . En caso contrario. aparecerá aquí. la cabecera Sales Opportunity incluye datos como el total de todas las facturas que debe el cliente en ese momento teniendo en cuenta cualquier abono que pueda tener.8 Oportunidades de ventas Figura 8-4: Anatomía de una oportunidad de ventas en SAP Business One ¿Quién es su contacto interesado? El primer paso para introducir una oportunidad de ventas es identificar a su contacto interesado. Haga clic en el botón situado a la derecha del campo Business Partner Code para visualizar la ventana List of Business Partners. haga clic en el botón New para ver la ventana Business Partner Master Data. Evidentemente.To Go 147 .

pero cada pestaña tiene un tipo concreto de información que le ayuda a realizar un seguimiento no sólo de esta venta. En esta pestaña se introduce información sobre cuándo se puede cerrar esta venta. Con esta metodología se genera una previsión más realista. como ya se ha comentado. En el ejemplo (consulte la Figura 8-4). SAP Business One le asigna un número de forma automática. sino de todas las oportunidades de ventas en conjunto. lo cual es el 6% (Closing %) de 350. Fíjese que sólo la pestaña Potential tiene campos obligatorios.82 dólares. Debe rellenar el Potential Amount correspondiente a su venta. igual que usted si recibe una comisión por la venta.002. se ha calculado un Weighted Amount de 21. Puede especificar un nombre para la oportunidad en el campo Opportunity Name. En la pestaña Stages.. no hace falta que introduzca el número y viceversa. Al rellenar un campo. si lo desea. Por lo tanto. SAP Business One . lo cual le permite continuar el seguimiento de la oportunidad. incluso después de que se cierre la venta y se realice la entrega a fin de garantizar la satisfacción del cliente.To Go 148 . la oportunidad de ventas continúa abierta hasta que la cierre en la pestaña Summary. En el campo Predicted Closing In puede introducir una Predicted Closing Date o un número de días.047 dólares (Potential Amount). semanas o años en los que espera que se cierre la venta (la lista desplegable le permite especificar días.8 Oportunidades de ventas Business Partner Territory y Sales Employee vienen predefinidos desde el registro de datos maestros de interlocutores comerciales. pero se pueden modificar. SAP Business One calcula el otro.. Owner indica quién dirige el trabajo de esta oportunidad de ventas (y quién debe recibir cualquier comisión que genere). El valor propuesto del campo Status es Open. semanas o meses). SAP Business One calcula el Weighted Amount en función de la probabilidad de que esta venta se cierre. de forma que si escribe una fecha. cada fase de ventas está asociada a un porcentaje que se utiliza para calcular cuál es la probabilidad de que se cierre una venta determinada (el campo Closing % de la cabecera muestra el porcentaje de la fase actual de la venta). el 6% de los clientes potenciales se convierten en ventas. como veremos. El resultado: ¿Cuál es el potencial de esta oportunidad de ventas? Los responsables de ventas están especialmente interesados en la pestaña Potential como se muestra en la Figura 8-4. Closing % está asociado con la fase de la oportunidad de ventas.

La pestaña General le permite gestionar oportunidades de ventas en las que un tercero. por ejemplo. SAP Business One .. Puede indicar el interés principal del contacto interesado mediante una casilla de verificación. marque la casilla de verificación Won. ¿Se trata de un cliente potencial predispuesto o más bien indiferente? Este campo desplegable contiene entradas definidas por su empresa. más adelante puede realizar análisis competitivos sobre qué ventas se están ganando y perdiendo. donde puede seleccionar el valor predeterminado de este competidor o elegir un grado de amenaza diferente para esta oportunidad concreta. Al realizar un seguimiento de esta información. Ajuste de la oportunidad de ventas Las demás pestañas de la ventana Sales Opportunity le ayudan a realizar un seguimiento de varios datos importantes. la pestaña Partners está disponible para definir relaciones de cualquier tipo.. quién se está quedando con sus negocios y por qué.8 Oportunidades de ventas Otro factor importante para la previsión es el Level of Interest. como un distribuidor. las anotaciones que realice aquí pueden serle de utilidad en el futuro para realizar otras ventas a este contacto interesado. El Potential Amount quizá no cambie de una fase a otra (aunque puede hacerlo). la empresa define las fases. pasándola de una a otra a medida que avanza el acuerdo. puede realizar un seguimiento de la oportunidad de ventas a través de las fases. Si usted es un contratista general. puede incluir subcontratistas en la pestaña Partners. si conoce el motivo.To Go 149 . Como se ha comentado en la sección anterior. gestiona la venta por usted. Con estas dos pestañas puede gestionar oportunidades de ventas complejas en las que participen varias partes. La intensidad de la competencia se mide en el campo Threat Level. Interest Range le ayuda a realizar un seguimiento de los tipos de cosas en las que está interesado este cliente. En la pestaña Competitors se especifican las otras personas que constituyen la competencia en esta venta y el grado de amenaza del competidor. En cambio. Si el competidor consigue la venta en última instancia. En la pestaña Stages. pero el Weighted Amount varía porque las últimas fases suelen tener una probabilidad mayor de cierre que las primeras.

es decir. de forma que esté disponible para cualquier persona que consulte la oportunidad de ventas. así como mensajes de correo electrónico. ganada o perdida. Sugerencia sobre adjuntos. Las actividades también se reflejan en el calendario de SAP Business One. puede crear una visión coherente de esta oportunidad de ventas concreta. Puede vincular documentos y adjuntos. SAP Business One . notas y “otras”. por ejemplo. (Tenga en cuenta que también puede adjuntar actividades a los documentos de ventas. explicados en el capítulo 5. Gestión de actividades de ventas En SAP Business One. Seleccione Business Partners Activity en el menú principal de SAP Business One para visualizar la ventana Activity (que se muestra en la Figura 8-5). todo lo que haga con un cliente se denomina actividad.8 Oportunidades de ventas La pestaña Summary es importante para indicar el estado de esta oportunidad: si está abierta. Al mantener junta toda esta información. Puede adjuntar documentos relacionados con una oportunidad de ventas en un servidor compartido o en su PC. SAP Business One crea una copia del documento en un directorio del servidor central. reuniones.) En la ventana Activity puede configurar recordatorios que aparecerán en SAP Business One. Si adjunta documentos almacenados en su PC. En la pestaña Attachments puede buscar documentos relacionados como pedidos de cliente u ofertas de ventas.. así como contenido de formato libre como mensajes de correo electrónico. cualquier tipo de documento.To Go 150 . Hay cinco tipos de actividades: llamadas telefónicas. que pueden incluir correos electrónicos. lo que hace en realidad es compartir el documento con cualquier persona que pueda consultar la oportunidad de ventas. tareas. hojas de cálculo y presentaciones.. documentos de Microsoft Word. Si adjunta un documento a una oportunidad de ventas.

Cuando entra en SAP Business One aparecen recordatorios para actividades programadas que le ayudan a gestionar su trabajo con los clientes. sólo tiene que hacer clic en el icono del calendario de la barra de herramientas de SAP Business One. sino también lo que tiene previsto hacer..8 Oportunidades de ventas Figura 8-5: Introducción de actividades de ventas en SAP Business One Para programar reuniones.. incluida una vista de grupo que puede facilitar la programación de reuniones de equipo. El calendario le ofrece varias vistas.To Go 151 . Por ejemplo. Haga clic en una fecha y hora determinadas y SAP Business One le lleva a la ventana Activity (Figura 8-5) donde puede describir actividades y vincularlas a interlocutores comerciales y documentos. SAP Business One . Las actividades no sólo informan de lo que ha hecho con un contacto determinado. registró una llamada de teléfono y estableció un recordatorio de seguimiento para volver a llamar.

Esto es especialmente útil para los responsables de ventas que viajan con frecuencia y necesitan ser capaces de consultar datos de clientes y de personas interesadas mientras están de viaje. la oferta se importará a SAP Business One y estará disponible para que el departamento de ventas la continúe procesando. un responsable de ventas necesita prepararse para una reunión en las instalaciones del cliente. También es posible que un responsable de ventas cree ofertas directamente desde Microsoft Outlook y las envíe al cliente por correo electrónico. SAP Business One . tiene la posibilidad de utilizar la aplicación complementaria de integración de Microsoft Outlook para que SAP Business One pueda realizar un seguimiento de su trabajo diario con oportunidades de ventas. como actividades abiertas. En la sincronización siguiente. Pero como muchas personas utilizan Microsoft Outlook para gestionar su correo electrónico y su agenda diaria.. Puede cambiar datos y sincronizar los cambios posteriormente con SAP Business One. La integración de Microsoft Outlook le permite sincronizar la información entre sus contactos en Microsoft Outlook y sus interlocutores comerciales en SAP Business One. La integración de Microsoft Outlook requiere que su consultor de implementación instale una aplicación complementaria de SAP Business One. entregas abiertas y facturas. El responsable de ventas puede generar una instantánea en Excel con datos de clientes adicionales.. Por ejemplo. La integración de Microsoft Outlook le permite consultar datos de ventas sin tener que acceder permanentemente a SAP Business One.8 Oportunidades de ventas Gestión de oportunidades de ventas en Microsoft Outlook Es cierto que con SAP Business One puede gestionar actividades de ventas y que esto puede resultar muy práctico para actualizar oportunidades de ventas o introducir pedidos de clientes. así como ofertas y pedidos que es necesario procesar.To Go 152 . La Figura 8-6 muestra la funcionalidad de la aplicación complementaria de integración de Microsoft Outlook. Alerta sobre la instalación de la aplicación complementaria de integración de Microsoft Outlook. por ejemplo.

Le proporciona un modo global e integrado de gestionar su agenda. ver y crear ofertas de ventas y guardarlas en SAP Business One Crear instantáneas totalmente actualizadas de actividades de ventas de clientes y compras de proveedores Lo más importante es que la integración de Microsoft Outlook le ayuda a aumentar su productividad y a simplificar su trabajo. correo electrónico y actividades a la vez que le permite acceder a la última información desde SAP Business One. SAP Business One ..8 Oportunidades de ventas Figura 8-6: La integración de Microsoft Outlook con SAP Business One sincroniza su trabajo en Microsoft Outlook con su trabajo en SAP Business One ¿Qué se puede hacer con la integración de Microsoft Outlook? Observe la lista siguiente: Importar contactos desde SAP Business One y sincronizarlos con Microsoft Outlook Guardar mensajes de correo electrónico y documentos adjuntos como actividades de SAP Business One Importar a Microsoft Outlook tareas y actividades de calendario creadas en SAP Business One Editar..To Go 153 .

Microsoft Outlook tiene citas de calendario. visualice el contacto en Microsoft Outlook y seleccione SAP Business One Associate with para abrir la ventana Associate with que se muestra en la Figura 8-8.. Para asociar un contacto con un interlocutor comercial. debe haber iniciado una sesión en SAP Business One. contacto o tarea en Microsoft Outlook debe estar asociada a un interlocutor comercial. Dado que esta información se almacena en bases de datos separadas. es importante sincronizarla. contactos y tareas.. La información del interlocutor comercial sirve de vínculo común entre las dos aplicaciones. para la sincronización con SAP Business One.8 Oportunidades de ventas ¿Qué aspecto tiene la integración de Microsoft Outlook? La Figura 8-7 muestra la integración de SAP Business One en Microsoft Outlook. Para trabajar con la aplicación complementaria de integración de Microsoft Outlook. Y para sincronizar esta información necesitamos un vínculo común entre Microsoft Outlook y SAP Business One. Por lo tanto.To Go 154 . SAP Business One . actividades y documentos. Figura 8-7: Menú de SAP Business One en Microsoft Outlook Sincronización de SAP Business One y Microsoft Outlook SAP Business One tiene personas de contacto. cada cita de calendario.

se activa de forma automática el botón Create as New Contact Person. Haga clic en Synchronize This y.To Go 155 . En esta ventana se muestran los interlocutores comerciales que comparten el mismo nombre de dominio de correo electrónico con el contacto de Microsoft Outlook. haga clic en Save and Close. A continuación. Seleccione el interlocutor comercial que corresponda y haga clic en OK. Las tareas se añaden como actividades a SAP Business One de forma parecida. Si los nombres de contactos de Microsoft Outlook y de SAP Business One son diferentes. Cuando añade una cita a su calendario de Microsoft Outlook y sincroniza la información. Si los nombres son los mismos.8 Oportunidades de ventas Figura 8-8: Asociación de un contacto de Microsoft Outlook con un interlocutor comercial de SAP Business One Haga clic en el botón de consulta situado a la derecha del campo Business Partner Code para visualizar una lista de interlocutores comerciales o haga clic en Recommend para ver la ventana Select Contact from Recommendation.. En este punto. después en OK para cerrar el mensaje que aparece. se actualiza su calendario de SAP Business One. Las tareas y citas de calendario se asocian con interlocutores comerciales de SAP Business One de un modo intuitivo similar. puede ir a SAP Business One y comprobar si el contacto de Microsoft Outlook está incluido en el registro de interlocutores comerciales. SAP Business One . el botón Use Existing Contact está activado..

tareas y contactos. Este mensaje de correo electrónico era una actividad de seguimiento de la llamada telefónica. no se realizan de forma automática. La Figura 8-9 muestra el aspecto de un mensaje de correo electrónico en SAP Business One. Puede decidir si quiere guardar cualquier documento adjunto con el mensaje de correo electrónico. la selección de Save E-mail as Activity le permite tener un control restringido sobre cómo se guarda exactamente el correo electrónico. en Microsoft Outlook seleccione SAP Business One Synchronization Quick Synchronize. elija Quick Save E-mail as Activity o Save E-mail as Activity del menú de SAP Business One en Microsoft Outlook. Puesto que las supresiones son irreversibles. lo cual permite a todo el mundo tener la información completa sobre un determinado cliente o contacto interesado. Sincronización masiva Generalmente. Consulte la ayuda en línea para obtener sincroniza. compruebe si se debe borrar también en SAP Business One. Todas las personas de la empresa pueden ver el correo electrónico relacionado con un interlocutor comercial determinado. sólo tiene que hacer doble clic en la pestaña Attachments de la ventana Activity. una cita de calendario o una tarea. Guardar un correo electrónico como una actividad Mantener mensajes de correo electrónico dentro de un registro de interlocutores comerciales es una gran estrategia. Para guardar un correo electrónico como actividad. Otra ventaja fundamental de guardar el correo electrónico como actividad es que puede crear automáticamente actividades de seguimiento que le recuerden determinadas acciones. Para ver un documento adjunto. si fuese necesario. abra el mensaje de correo en Microsoft Outlook. sino varias a la vez. Cuando borre una cita de calendario. Para especificar cuál debe ser la actividad de seguimiento en Microsoft Outlook seleccione SAP Business One Default Settings Save E-mail as Activity. SAP Business One . tarea o contacto en Microsoft Outlook. Si quiere tener un control restringido de lo que se Synchronize. De manera similar a la sincronización. no querrá sincronizar sólo un contacto. Para realizar una sincronización masiva. incluyendo.To Go 156 .. elija Synchronization información más detallada. la creación de una nueva persona de contacto para el interlocutor comercial.8 Oportunidades de ventas Alerta sobre supresión de citas de calendario..

Haga clic en Save and Refresh para importar ofertas con estas opciones.8 Oportunidades de ventas Figura 8-9: Correo electrónico de Microsoft Outlook guardado como actividad en SAP Business One Trabajar con ofertas en Microsoft Outlook Las ofertas en Microsoft Outlook funcionan de un modo ligeramente diferente al que hemos explicado hasta el momento. También puede crear nuevas ofertas directamente en Microsoft Outlook.To Go 157 . vaya al menú SAP Business One en Microsoft Outlook y elija Quotations Set Filter para visualizar la ventana Quotations Filter. editarlas o enviarlas como correos electrónicos. cuando añade o actualiza ofertas a través de Microsoft Outlook. que se muestra en la Figura 8-10. Después de la importación. En esta ventana se configuran las opciones que filtran qué ofertas se importan. puede visualizarlas. tal como estén creadas las ofertas en SAP Business One. Para importar ofertas de SAP Business One. Las ofertas se almacenan en una carpeta de correos electrónicos denominada Quotations. De hecho. se actualizan o se añaden a SAP Business One y no es necesario ningún otro paso adicional (como la sincronización)... Puede crear ofertas en SAP Business One y después importarlas a Microsoft Outlook. SAP Business One . La ventana Quotation le proporciona acceso directo a información como por ejemplo cantidades de almacén y los últimos precios.

To Go 158 . Las instantáneas son libros de trabajo de Excel que proporcionan información detallada sobre un interlocutor comercial concreto. Puede seleccionar una instantánea y generarla en un paso al visualizar el contacto en Microsoft Outlook y elegir SAP Business One se muestra en la Figura 8-11.. se le solicita que cree una instantánea de información para ese interlocutor comercial. tal como SAP Business One . Aparece la ventana Associate with. Associate with.8 Oportunidades de ventas Figura 8-10: Importación de ofertas de ventas a Microsoft Outlook Generación de instantáneas de la actividad de interlocutores comerciales Las instantáneas le ofrecen información detallada y potente para que pueda trabajar de manera eficaz con clientes y clientes potenciales. Si selecciona Synchronize This en el menú SAP Business One de Microsoft Outlook. Puede elegir entre 10 plantillas de instantáneas o crear las suyas propias.. La integración de Microsoft Outlook le ofrece la oportunidad de ver una instantánea de información sobre interlocutores comerciales cuando sincroniza información de un contacto determinado.

. elija una Snapshot Template de la lista desplegable.8 Oportunidades de ventas Figura 8-11: Selección de una instantánea En la pestaña Snapshot. Para generar la instantánea. Figura 8-12: Una instantánea de un cliente abierta en Microsoft Excel SAP Business One . La instantánea que se crea aparece en la pestaña General del registro de contactos de Microsoft Outlook.To Go 159 . tal como se muestra en la Figura 8-12.. Haga doble clic en la instantánea para abrirla en Microsoft Excel. haga clic en Synchronize This.

Creación de informes sobre oportunidades de ventas La creación de informes sobre oportunidades de ventas es un paso clave. puede analizar todos los aspectos del proceso de ventas para determinar el estado de las oportunidades que están actualmente sobre la mesa. la fase de ventas a medida que progresa y el estado de cada oportunidad. Para generar cualquiera de estos informes. El menú principal de SAP Business One contiene 11 informes de ventas estándar que puede crear para gestionar las oportunidades de ventas y realizar previsiones y análisis. haga doble clic para ir a la página del libro de trabajo o simplemente elija la pestaña Service Calls situada en la parte inferior del libro de trabajo. SAP Business One .8 Oportunidades de ventas La instantánea incluye una página de resumen (se muestra de por defecto) que está vinculada a hojas de trabajo detalladas para toda la información resumida. por ejemplo. ya sea diaria.. ¿Por qué no configura un recordatorio en Microsoft Outlook una vez que decida la frecuencia de actualización de las oportunidades de ventas en SAP Business One. Con estos informes. La tabla de la página siguiente resume los informes disponibles. tanto para los comerciales individuales como para los responsables comerciales y los directivos de la empresa. De Microsoft Outlook a SAP Business One En las secciones anteriores se ha definido lo que se puede hacer en Microsoft Outlook para gestionar su trabajo diario de convertir clientes potenciales en ventas. así como de aquellas que se han cerrado.. semanal o bisemanal? En concreto. Para ver más detalles sobre las llamadas de servicio en la instantánea que se muestran en la Figura 8-12. Todavía hay una cosa más que puede hacer en Microsoft Outlook para que le resulte más fácil gestionar estos datos: SAP Business One dispone de datos clave sobre previsiones e informes de ventas que se deben actualizar con regularidad. Estos datos ayudan a sus responsables de ventas a planificar la estrategia y a evaluar lo que funciona y lo que no en términos de obtención de nuevos negocios. seleccione Sales Opportunities Sales Opportunities Reports y elija el informe en el que esté interesado. actualice el valor de la oportunidad (si varía).To Go 160 .

importe. ganadas.. último comercial. fecha.To Go 161 . fase. perdidas y totales Orden de clasificación: igual que previsión de oportunidades más número de artículo y grupo de artículos (dos niveles de agrupación) Lista simple ordenada por número de oportunidad Un informe gráfico (consulte la Figura 8-3) que se puede utilizar para analizar las fases en las que están las oportunidades y los porcentajes de cierre reales para cada venta Oportunidades de ventas por origen.. puede incluir oportunidades cerradas Orden de clasificación: mes. se puede visualizar en formato gráfico Oportunidades de ventas que se han ganado Oportunidades de ventas que se han perdido Oportunidades de ventas abiertas Oportunidades de ventas cerradas Previsión de oportunidades Previsión de oportunidades a lo largo del tiempo Estadística de oportunidades Igual que previsión de oportunidades a lo largo del tiempo Oportunidades Análisis de la fase Distribución de orígenes en el tiempo Oportunidades ganadas Oportunidades perdidas Mis oportunidades abiertas Mis oportunidades cerradas Igual que previsión de oportunidades a lo largo del tiempo Rango de fechas de inicio. empleado de ventas principal. partners y competidores Igual que la previsión de oportunidades más el estado Información que muestra Todas las oportunidades de ventas abiertas Orden de clasificación: territorio. territorio. rango de fechas de cierre. interlocutor comercial (dos niveles de agrupación) Previsión que puede facilitar las perspectivas de ingresos a la larga. rango de fechas de cierre previstas. sector. oportunidades con una fecha de cierre vencida Igual que previsión de oportunidades a lo largo del tiempo Rango de fechas de inicio. de forma opcional. empleado de ventas principal. documentos. orígenes. empleado de ventas. porcentaje. interlocutor comercial y se pueden incluir. fase de ventas. empleado de ventas e interlocutor comercial Igual que oportunidades ganadas Sin criterios de selección Sin criterios de selección SAP Business One .8 Oportunidades de ventas Informe Criterios de selección Interlocutor comercial. trimestre y año Oportunidades abiertas.

documentos. ya que proporciona una respuesta visual a la eterna pregunta de ventas “¿Qué tenemos en perspectiva?” Este informe se utiliza para analizar las oportunidades abiertas en las previsiones de ventas y facilita la tarea de identificar la proporción de oportunidades abiertas en cada fase con relación a todas las oportunidades abiertas. que se muestra en la Figura 8-13. haga clic con el botón derecho en el gráfico para crear un análisis de oportunidades dinámicas (Figura 8-14) Ejecución del informe de oportunidades previstas Quizá uno de los informes más importantes sea el informe Opportunities Pipeline.. importes y porcentaje Visualización gráfica de las ventas previstas (Figura 8-13)..8 Oportunidades de ventas Oportunidades previstas Interlocutor comercial. empleado de ventas. fase. SAP Business One . fecha.To Go 162 .

8 Oportunidades de ventas Figura 8-13: Informe de oportunidades previstas SAP Business One .To Go 163 ...

Los globos se mueven de acuerdo con su estado cambiante a lo largo del eje longitudinal.. SAP Business One . Se incluyen las oportunidades de ventas abiertas y cerradas.8 Oportunidades de ventas Puede visualizar Opportunities Pipeline como un gráfico de cambio dinámico seleccionando Goto Dynamic Opportunity Analysis o haciendo clic con el botón derecho en Opportunity Pipeline y seleccionando esta opción (consulte la Figura 8-14)..To Go 164 . que representa las fases del proceso de ventas. Figura 8-14: Representación dinámica de las oportunidades de ventas previstas La ventana Dynamic Opportunity Analysis representa cada oportunidad de ventas como un globo cuyo tamaño se corresponde al importe potencial de la oportunidad de ventas. Cada división vertical representa una fase del proceso de ventas.

elija SAP Business One Synchronization Synchronize Configure los parámetros de sincronización y resuelva cualquier conflicto Sincronización de un contacto y creación de una instantánea En Microsoft Outlook. elija SAP Business One Synchronize This Cuando se le solicite que cree una instantánea para este interlocutor comercial.To Go 165 . vaya a Sales Opportunities Sales Opportunity Seleccione un interlocutor comercial o cree uno nuevo para este cliente potencial Introduzca una fecha de cierre prevista Introduzca un importe potencial para esta venta Introduzca otra información que desee.. vaya a Sales Opportunities Seleccione un informe de la lista Sales Opportunities Reports Introducción de una actividad de ventas en SAP Business One Seleccione Main Menu Business Partners Activity Especifique una actividad Especifique un interlocutor comercial. una fecha y cualquier otro dato adicional Asociación de un contacto de Microsoft Outlook con un interlocutor comercial de SAP Business One En Microsoft Outlook. seleccione un contacto Elija SAP Business One Associate with Seleccione un interlocutor comercial Sincronización de SAP Business One y Microsoft Outlook En Microsoft Outlook.8 Oportunidades de ventas Lista de verificación de oportunidades de ventas Configuración de oportunidades de ventas Vaya a Administration Setup Sales Opportunities Configure fases de ventas y defina un porcentaje de cierre para cada fase Configure competidores. haga clic en Yes SAP Business One . seleccione un contacto En la ventana Contact. partners y relaciones Introducción de una oportunidad de ventas Desde el menú principal. por ejemplo competidores y partners Creación de informes sobre oportunidades de ventas Desde el menú principal..

etc. Un director ejecutivo puede querer información resumida de los informes en módulos diferentes (créditos generales. Con XL Reporter puede crear vistas personalizadas de información sobre sus actividades empresariales que pueden ser tan globales o tan detalladas como desee. los 10 pedidos principales. antes de revisar 10 informes. XL Reporter le permite ampliar estos informes estándar o crear sus propios informes para satisfacer las necesidades particulares de su empresa y sus objetivos.. puede utilizar XL Reporter para consultar el gran almacén de datos de SAP Business One y utilizar estos datos para tomar decisiones fundamentadas sobre cómo conseguir que su empresa crezca y prospere. Con la herramienta XL Reporter puede crear todos estos informes y muchos otros. Sean cuales sean las necesidades de su empresa. O quizá un panel con una serie de los 10 informes principales. le interesará utilizar la información de SAP Business One para tomar decisiones fundamentadas.. SAP Business One . como las 10 principales ofertas abiertas. los resultados: un resumen de pérdidas y ganancias).To Go 166 . prefiera un panel que muestre dónde se encuentran las oportunidades de ventas previstas. por supuesto. un resumen de datos de ventas. informes de inventario y.9 XL Reporter Contenido del capítulo Visión general de XL Reporter Creación de un informe en Report Composer Guardar los informes Ampliación de los conocimientos de XL Reporter con Report Designer Ahora que SAP® Business One ya está instalado y en funcionamiento y ya comprende la lógica empresarial. En este libro hemos explicado un gran número de informes estándar y también hemos destacado muchos. Esta herramienta le ofrece unas posibilidades ilimitadas. los 10 clientes potenciales principales clasificados por la importancia del negocio y un análisis competitivo. Es muy posible que un responsable de ventas. las 10 oportunidades de ventas principales.

XL Reporter ofrece funciones sofisticadas. SAP Business One . los informes ofrecen la funcionalidad de desglose. verá Report Organizer. después. Alerta sobre la instalación. puede guardar estos informes como definiciones de informe y mejorarlos con Report Designer. que necesitan estar siempre al tanto del negocio. Componentes de XL Reporter XL Reporter está formado por tres módulos: Report Composer. Se les puede dar formato con plantillas de Excel. Puede ver datos en forma de resumen y. distribuir y organizar los informes que cree. que tiene una interfaz similar al Explorador de Windows. está totalmente integrado con Microsoft Excel.To Go 167 . Le permite empaquetar. Incluso en esta herramienta básica. como la capacidad para programar la generación y entrega de informes. acceder al nivel de transacción desglosado si lo desea.9 XL Reporter Visión general de XL Reporter XL Reporter. A continuación. XL Reporter es una aplicación complementaria de SAP Business One. por lo que se debe instalar por separado. como su nombre indica. lo cual le proporciona una interfaz familiar y le permite aprovechar los conocimientos que ya posee para crear sus propios informes.. Report Composer Gracias a la interfaz de arrastrar y soltar de Report Composer es más fácil comenzar a crear consultas e informes personalizados inmediatamente. Le informa sobre datos productivos. lo cual garantiza que los informes ofrecen información actualizada de SAP Business One. guardar y distribuir. Los informes que crea con Report Composer se pueden imprimir. Report Organizer Cuando inicie XL Reporter. Con XL Reporter puede crearlo todo a partir de consultas rápidas que responden preguntas urgentes en paneles personalizados para los responsables de la toma de decisiones. Report Designer y Report Organizer. También le permite agregar informes al menú principal de SAP Business One..

interfaz guiada sencilla Sí No Report Designer Avanzado Diagramas completos y gráficos de Microsoft Excel Filtros amplios Se trabaja directamente en Microsoft Excel Microsoft Excel Sí Recursos de formación disponibles en el portal de clientes de SAP Business One Sí Sí ¿Quién utiliza XL Reporter? Generalmente. lo cual le permite crear informes y paneles avanzados. Deberá comentar la implementación de XL Reporter con su consultor de implementación para tratar cuestiones relativas a los permisos. Con Report Designer puede crear fórmulas personalizadas y diseños de informes.. La tabla siguiente le permite comparar de un vistazo Report Composer y Report Designer.9 XL Reporter Report Designer Report Designer utiliza Microsoft Excel como interfaz. ventas u otro departamento con necesidades de creación de informes importantes. Estas cuestiones pueden ser importantes porque las personas que utilicen XL Reporter deben estar autorizadas como superusuario en SAP Business One. Los usuarios de XL Reporter suelen pertenecer al departamento de TI. Si desea utilizar XL Reporter y no tiene acceso de superusuario. puede configurar una empresa de demostración o de prueba donde podrá crear informes que luego se podrán importar a la empresa de producción.To Go 168 .. pero pueden ser de contabilidad. Combina la potencia de Microsoft Excel con las herramientas de XL Reporter. SAP Business One . una o dos personas de la empresa aprenden a utilizar XL Reporter. así como ver y ejecutar informes acabados. Característica Formato Informes gráficos Filtros Interfaz de usuario Formato de fichero de los informes producidos Paneles personalizados Formación necesaria Capacidad para aplicar las plantillas de diseño de Microsoft Excel Capacidad para combinar funciones de Microsoft Excel con funciones de XL Reporter Report Composer Básico (utiliza plantillas predefinidas) Sin gráficos Filtros básicos Se trabaja en la interfaz sencilla de arrastrar y soltar de Report Composer Microsoft Excel No Ninguna.

To Go 169 .. Si desea que XL Reporter se inicie de forma automática cuando inicie SAP Business One. Figura 9-1: Menú Tools de SAP Business One Si XL Reporter está instalado pero no aparece en el menú Tools.. Inicio de XL Reporter XL Reporter es una aplicación complementaria de SAP Business One. tal como se muestra en la Figura 9-1. después XL Reporter y. en función de cómo estén configuradas. En el menú Tools. puede iniciarlo en esta sesión seleccionando Administration Add-Ons Add-On Manager. haciendo clic en Start. Las aplicaciones complementarias se pueden iniciar de forma automática o manual. si lo desea. Configure el grupo predeterminado de XL Reporter como automático y haga clic en Update. También aprenderá cómo convertir una consulta en una definición de informe que se pueda guardar y ejecutar desde el menú principal de SAP Business One.9 XL Reporter Creación de un informe en Report Composer Durante nuestro recorrido por XL Reporter aprenderá a crear consultas que proporcionan respuestas inmediatas. SAP Business One . a continuación. La próxima vez que inicie SAP Business One. compruebe si aparece XL Reporter. seleccione Administration Add-Ons Add-On Administration. lo cual significa que la opción XL Reporter siempre aparecerá en el menú Tools. XL Reporter se iniciará automáticamente.

. aparece en su propia ventana.9 XL Reporter Para iniciar manualmente XL Reporter. haga clic en el icono Report Composer para abrir Report Composer. tal como se muestra en la Figura 9-2. SAP Business One . después de crear un informe analizaremos con más detalle Report Organizer. XL Reporter se ejecuta como un programa independiente. por lo que debe seleccionarlo de la barra de tareas de Windows. Por ahora. Figura 9-2: Interfaz de Report Organizer En este capítulo.. seleccione Tools XL Reporter.To Go 170 .

descrito en la Figura 9-3. Cada pestaña ofrece elementos de datos que puede seleccionar y arrastrar para incluirlos en el informe. La ventana Report Composer está dividida en varias áreas. Sólo tiene que hacer clic en un elemento y arrastrarlo al área gris de visualización de informes situada cerca de la parte inferior de la ventana..To Go 171 . SAP Business One . crearemos un informe de muestra en Report Composer. un área de selecciones. Figura 9-3: Ventana de Report Composer El área de datos tiene pestañas que agrupan elementos de datos en los módulos de SAP Business One..9 XL Reporter Creación de un informe con Report Composer En esta sección. un área de agrupación azul y una gran área gris de visualización de informes. que incluyen un área de datos.

la gran área gris situada cerca de la parte inferior de la ventana. límite de crédito. Seleccione Business Partner y arrástrelo al área de visualización de informes. como las fechas. puede ver un icono a la izquierda de cada elemento de datos. son dimensiones ligeras. En esta sección del capítulo puede seguir las indicaciones como si fuese un tutorial y adquirir los conocimientos necesarios para crear sus propios informes especiales. nombre.. como se muestra en la Figura 9-4. dirección de facturación y número de fax. Algunos detalles relacionados con los documentos.9 XL Reporter Si observa con más detalle el área de datos. seleccione la pestaña Sales-A/R en el área de datos próxima a la parte superior de la ventana Report Composer. puede hacer clic con el botón derecho sobre él para agregar sus atributos al informe. incluido un saldo de cuenta. Después de arrastrar una dimensión al área de visualización del informe. Este icono ofrece información sobre el tipo de elemento de datos y qué se puede hacer con él.. puede continuar. por mencionar sólo algunos. Medidas : las medidas son números como cantidades. pero los datos que va a obtener de SAP Business One y los que se van a visualizar en XL Reporter serán diferentes. SAP Business One . Concretaremos con un ejemplo estos elementos de datos y su aplicación práctica. importes y precios. El interlocutor comercial es una dimensión y tiene numerosos atributos. los resultados serán similares (aunque no idénticos) a los que se muestran en este capítulo. Haga clic con el botón derecho en Business Partner para visualizar el menú contextual. Si no utiliza esta empresa. Selección de elementos de informe Para comenzar. Si utiliza la empresa de demostración que incluye SAP Business One. Dimensiones ligeras : estas dimensiones se denominan “ligeras” porque son elementos de datos simples que no tienen atributos.To Go 172 . OEC Computers. Los iconos hacen referencia a tres tipos básicos de elementos de datos: Dimensiones : las dimensiones son elementos de datos con atributos.

este menú contextual es muy importante..9 XL Reporter Figura 9-4: Visualización de atributos de Business Partner Al crear informes.To Go 173 ..BP Code: elimina la columna actual Delete All Columns: elimina todas las columnas y vuelve a empezar Expand Business Partner as Column: crea una columna para cada interlocutor comercial Display Business Partner BP Name: muestra el nombre del interlocutor comercial en lugar de su código Display Code for All Dimensions: muestra el código en lugar del nombre de todas las dimensiones incluidas Display Name for All Dimensions: muestra el nombre en lugar del código de todas las dimensiones incluidas Display More Attributes: accede a un menú con los atributos posibles de una dimensión (recuerde: sólo las dimensiones tienen atributos) SAP Business One . así que examinaremos más de cerca algunas de sus opciones: Delete Business Partner .

como se muestra en la Figura 9-6.. Figura 9-5: Visualización de nombres de interlocutores comerciales Ahora volvamos al área de datos y seleccionemos más elementos de datos. Escriba S para llegar el siguiente elemento de datos que empieza por S. tal como se muestra en la Figura 9-5.. Puede desplazarse por la lista tecleando la primera letra del nombre del elemento de datos.9 XL Reporter Seleccione Display Business Partner BP Name: XL Reporter consulta la base de datos y. Sales Employee. A continuación. Escriba R varias veces (o desplácese) para llegar a Row Total y arrástrelo al área de visualización de informes. Aunque la columna Business Partner tiene datos (los nombres). a continuación. SAP Business One . que debería ser Sales Document Type. Ahora arrastre Sales Employee a la zona de visualización de informes. las otras columnas (Sales Document Type. and Row Total) están en blanco. Arrastre este elemento a la zona de visualización de informes.To Go 174 . el informe necesita una medida. muestra los nombres de los interlocutores comerciales de la lista.

Figura 9-7: Al hacer clic en el icono de actualización el informe se rellena con datos Especificar una selección En este momento el informe enumera todos los documentos de ventas.To Go 175 . Como sólo SAP Business One . Pero ¿y si quisiéramos ser más específicos y mostrar sólo los pedidos de cliente? Esto se denomina una selección...9 XL Reporter Figura 9-6: Elementos de datos que inicialmente tenían columnas en blanco Haga clic en el icono de actualización de la barra de herramientas para rellenar el informe con datos productivos. como se muestra en la Figura 9-7.

se añade este criterio al área Selection situada en la parte inferior de la ventana. Si selecciona una fecha.) Figura 9-8: Especificación de una selección La ventana Dimension Lookup le permite especificar uno o varios tipos de documentos de ventas para incluirlos en el informe. a continuación.To Go 176 . No es posible utilizar una medida como criterio de selección. Una selección puede ser una dimensión o una dimensión ligera.9 XL Reporter vamos a visualizar un tipo de documento de ventas. (La X situada a la derecha del botón de lista de la selección le permite cancelarla. como una fecha. Ahora seleccione Sales Document Type del área de datos y arrástrelo al área de selecciones situada en el centro de la ventana. primero eliminamos la columna Sales Document Type arrastrándola a la papelera de reciclaje situada a la derecha de la ventana. Ahora el informe sólo muestra los pedidos de cliente. ofertas de ventas además de pedidos de cliente. haga clic en el icono de actualización. Haga clic en el botón de lista de la selección para visualizar la ventana Dimension Lookup. como se muestra en la Figura 9-8.. por ejemplo. Al hacer clic en Sales Order. También puede agregar otros criterios seleccionando. Haga clic en OK para terminar su selección y. A la derecha de Sales Document aparece un campo en el que podemos especificar una selección.. SAP Business One . aparecerá un calendario donde podrá elegirla en lugar de la ventana Dimension Lookup. como se muestra en la pestaña List en la Figura 9-8.

El informe se actualiza automáticamente y se ordena por empleado de ventas. Generalmente.To Go 177 . pero algunos campos se pueden incluir desde otros módulos. Figura 9-9: Agrupación del informe Nota sobre agrupación. Para hacerlo. Puede tener varios niveles de agrupación. usted utiliza campos de un solo módulo para crear sus informes en el Report Composer. por empleado de ventas. este informe por empleado de ventas. a continuación.9 XL Reporter Agrupación del informe Ahora vamos a agrupar.. o a ordenar. Arrastre Financial Period al área gris de creación de informes.. tal como se muestra en la Figura 9-9. SAP Business One . puede agrupar por territorio de ventas y. XL Reporter agrega una columna en blanco para Financial Period. pulse la tecla F para llegar a Financial Period. por ejemplo. Seleccione la pestaña Financials y. a continuación. hemos estado trabajando con campos en la pestaña Sales-A/R. simplemente arrastre la cabecera de la columna Sales Employee al área de agrupación azul situada justo encima de ella. El período financiero es un campo útil para incluir en los informes. Adición de período financiero Por ahora.

SAP Business One . tal como se muestra en la Figura 9-10. Para añadir totales al informe. Figura 9-10: Despliegue del Financial Period como una columna Tenga en cuenta que XL Reporter no muestra todos los períodos financieros. XL Reporter añadirá una columna para cada período financiero.To Go 178 . como se muestra en la Figura 9-11. Despliegue de columnas ¿Y si quiere que el informe muestre cada período financiero en una columna separada? Para ello. Adición de totales al informe ¿Qué es un informe sin totales? Los totales le permiten ver al instante los resultados. XL Reporter añade una fila de total general para todos los importes cerca de la parte superior del informe.. sólo aquellos en los que había pedidos de cliente. haga clic con el botón derecho en cualquier parte del informe y seleccione Totals.. deberá hacer clic con el botón derecho en la columna Financial Period y seleccionar Expand Financial Period as Column.9 XL Reporter Cuando haga clic en el icono de actualización. así como una fila de totales para cada empleado de ventas. XL Reporter reorganizará las columnas situando Financial Period antes de Row Total.

Guardar el informe como una definición de informe ¿Qué ocurre si queremos variar el formato o manipular los datos? ¿Y si queremos añadir este informe al menú principal de SAP Business One para que otras personas puedan ejecutarlo? XL Reporter SAP Business One .. Para guardar el informe como una consulta. Pero ¿qué hacemos para guardarla? de la Guardar el informe como una consulta Es posible que empiece a trabajar en una consulta y quiera seguir con ella más tarde. Como ejercicio rápido.9 XL Reporter Figura 9-11: Informe final. En este momento. haga clic en el icono consulta nueva para borrar la pantalla (después de haber guardado el informe). Se sigue viendo la consulta. seleccione la consulta que ha guardado y haga clic en OK. Ahora haga clic en el icono abrir ..To Go 179 . haga clic en el icono guardar . con filas para un total general y para los demás totales Guardar los informes Acabamos de crear una consulta potente que muestra muchas de las funciones de Report Composer. ¿Qué podemos hacer con esta consulta? Podemos imprimirla utilizando el icono imprimir barra de herramientas. escriba un nombre para la consulta y haga clic en Save en la ventana emergente. Se vuelve a mostrar la consulta que creó anteriormente. puede cerrar Report Composer si lo desea.

claro está. La diferencia.9 XL Reporter nos ofrece estas posibilidades guardando el informe como una definición de informe. el informe generado o definición de informe sólo incluirá títulos. Otras personas también pueden preparar la tarta o cambiar la receta. Si genera un informe y crea una copia del informe o guarda el informe como una definición de informe. haga clic en el icono generar ventana Generate que se muestra en la Figura 9-12. Para guardar el informe como una definición de informe. la definición de informe es la receta que le permite preparar la tarta siempre que quiera. Alerta sobre la creación de informes.To Go 180 . Y se puede guardar en un fichero de receta compartida. el informe que hemos iniciado en Report Composer se puede seguir mejorando. De hecho. tanto en lo referente al formato como al contenido de datos. Si no incluye una dimensión ligera ni una medida. Una definición de informe se puede guardar. Más concretamente. no datos. utilizando la definición de informe para generar un informe con datos actualizados cuando lo desee. una instantánea de los datos. Piense en la copia del informe como si fuera una tarta. revisar y volver a generar las veces que se desee como una copia del informe actualizada. lo que hace SAP Business One es preparar la tarta por usted. es que es mucho más fácil elegir una opción y generar un informe que preparar una tarta. para abrir la Figura 9-12: Ventana Generate SAP Business One . según los requisitos de Report Designer. debe incluir una dimensión ligera o una medida... en Report Designer.

como se muestra en la Figura 9-13. SAP Business One . XL Reporter abre una ventana donde puede seleccionar una plantilla de Microsoft Excel que puede utilizar para dar formato al informe. Marque Use Excel Template y haga clic en OK. Abra la plantilla en Microsoft Excel y guárdela como una plantilla para poder utilizarla con XL Reporter. Sugerencia de formato en Report Composer. está seleccionada de forma predeterminada. Edit Definition. Su consultor de implementación puede proporcionarle una plantilla de Microsoft Excel que esté personalizada para su empresa. una tarta en vez de una receta que se puede volver a utilizar). por lo que es necesario que sea descriptivo. crea una sola copia de este informe (en otras palabras. Generate Report.. como por ejemplo “Pedidos de cliente por empleado de ventas. Figura 9-13: Interfaz de Report Designer Si lo desea.9 XL Reporter Escriba un nombre para el informe que sea lo más descriptivo posible.” La opción para trabajar con esta consulta como definición de informe.. La otra opción. Seleccione la plantilla que le ha proporcionado su consultor de implementación y haga clic en OK para visualizar la definición de informe en Report Designer. Este nombre aparecerá en el menú de SAP Business One.To Go 181 . puede hacer clic en el icono para generar informes situado en la barra de herramientas de Report Designer para crear una copia del informe en Microsoft Excel.

vaya a Report Organizer haciendo clic en el icono de fichero de la barra de herramientas de Report Composer. Nos gustaría que apareciese en el módulo Sales-A/R.A/R Sales Reports y desplácese hasta la parte inferior de la lista para ver el informe que hemos creado. cierre Microsoft Excel haciendo clic en Yes para guardar la definición de informe. Seleccione File Update SAP Business One Main Menu.. así que arrastraremos la definición de informe a esa carpeta de ficheros. tal como se muestra en la Figura 9-14. Ahora. personalizar en Report Designer. Figura 9-14: Definición de informe que aparece en Report Organizer Adición del informe al menú principal de SAP Business One Ahora queremos añadir el informe de pedidos de cliente por empleado de ventas al menú principal de SAP Business One. Ahora volvamos a SAP Business One para comprobarlo. Es posible que vea otras definiciones de informe de muestra que puede ejecutar y. tal como se muestra en la Figura 9-15. De este modo añadimos el nuevo informe al menú principal de SAP Business One.9 XL Reporter Describiremos Report Designer y sus ventajas más adelante en este capítulo.To Go 182 . SAP Business One . Vaya a Main Menu Sales . así que el informe se llamará XL – Pedidos de cliente por empleado de ventas (Sales orders by Sales Employee). Las definiciones del informe creado con XL Reporter empiezan por XL. El informe que hemos creado aparece ahora en Report Organizar. A continuación. si lo desea..

Si se fija en Report Designer. quizá se dé cuenta de que Report Composer ofrecía una vista simplificada del panel Advanced Report Builder de la ventana Dimension Lookup que utilizamos en el tutorial... Los conocimientos que adquirió al utilizar Report Composer le serán útiles para aprender a usar las numerosas funciones de Report Designer.To Go 183 . lo cual ofrece una visión de conjunto a los responsables de la toma decisiones Optimización de las características y funciones de Excel a la vez que se exploran los datos productivos de SAP Business One SAP Business One .9 XL Reporter Figura 9-15: Definición de informe como opción del Main Menu de SAP Business One Ampliación de los conocimientos de XL Reporter con Report Designer A medida que mejoran sus conocimientos de XL Reporter. puede crear paneles como el que se muestra en la Figura 9-16. que incluyen: Creación de fórmulas y parámetros personalizados Diseño de presentaciones que muestran los datos visualmente.

es el portal de clientes de SAP Business One en la http://service..9 XL Reporter Figura 9-16: Panel creado en Report Designer Cuando utiliza XL Reporter dispone de una ayuda en línea con sólo hacer un clic. la mejor fuente para mejorar su conocimiento de XL Reporter. Allí encontrará la siguiente información: Definiciones de informes que puede descargar y personalizar Guías “How-to” que proporcionan instrucciones de tutorial para crear informes concretos y útiles en Report Designer Cursos de e-learning. o cualquier aspecto de SAP Business One. presentaciones grabadas y demostraciones de Adobe Flash Una amplia gama de documentación Información sobre formación presencial SAP Business One .sap.To Go 184 ..com/smb/sbocustomer. Para obtener información más pormenorizada.

de forma que con poco esfuerzo y trabajo sistematizado puede crear rápidamente los documentos que necesite.. procedimientos de aprobación y borradores de documentos Aceleración de la creación de documentos con asistentes En este capítulo se examinan las funciones de creación de documentos como por ejemplo los borradores de documentos. En el modo Adición. la aplicación proporciona un poderoso conjunto de herramientas para que los usuarios realicen sólo las tareas que son adecuadas para su nivel de responsabilidad y autoridad.To Go 185 . Al desplazarse por el menú principal. En las dos figuras siguientes se muestran los dos modos más comunes de crear documentos manualmente y de forma individual: con el modo de adición o utilizando un borrador de un documento existente. puede entrar en el modo Adición pulsando Ctrl + A o haciendo clic en el icono del modo Adición (consulte la Figura 10-1). aparece el botón SAP Business One . Cuando busque documentos o se desplace por ellos. autorizaciones y aprobaciones Contenido del capítulo Visión general de las funciones de creación de documentos Autorizaciones.10 Creación de documentos. existen diferentes métodos para actuar en las diferentes situaciones en las que se encuentran los usuarios. la creación de documentos a partir de otros y la creación masiva de documentos. Visión general de las funciones de creación de documentos Las funciones de creación de documentos de SAP Business One facilitan todo lo posible las tareas repetitivas. el documento suele abrirse en modo Adición. Al combinar autorizaciones y aprobaciones con funciones de creación de documentos. Puesto que la creación de documentos es una actividad central de SAP Business One.. Estos son los tres modos con los que SAP® Business One ayuda a los usuarios a acelerar y automatizar el proceso de creación de documentos.

puede contabilizar el documento o añadir datos maestros haciendo clic en el botón Add.. puede utilizar el menú File para guardar documentos como borradores. SAP Business One . Figura 10-1: Creación de documentos utilizando el modo Adición En lugar de hacer clic en el botón Add. como se muestra en la Figura 10-2. Los borradores de documentos también se utilizan para almacenar documentos que avanzan en un procedimiento de aprobación.To Go 186 . Un documento guardado como borrador se puede utilizar como plantilla para crear documentos similares las veces que desee. autorizaciones y aprobaciones Add en la parte inferior izquierda de la pantalla..10 Creación de documentos. Una vez introducidos los datos.

SAP Business One ofrece dos asistentes para la creación de documentos: el asistente de obtención de documentos y el asistente de creación de documentos. Todas estas características se pueden combinar.To Go 187 ... usted puede ajustar esta autorización de forma que el comercial pueda crear pedidos de cliente hasta un importe determinado. También puede configurar procedimientos de aprobación de forma que el SAP Business One . procedimientos de aprobación y borradores de documentos Los procedimientos de aprobación y las autorizaciones son dos aspectos de definición de roles en SAP Business One. procedimientos de aprobación y creación de documentos. un comercial puede crear pedidos de cliente y conceder porcentajes de descuento específicos. usted determina a qué funciones puede acceder el usuario y qué acciones puede realizar. que se explican con más detalle posteriormente en este capítulo. por ejemplo.10 Creación de documentos. Además de admitir la creación manual de documentos. autorizaciones y aprobaciones Figura 10-2: Utilización de borradores de documentos para crear documentos Estos dos métodos de creación de documentos son directos y consisten en el proceso habitual de rellenar y guardar un formulario. Como administrador. Autorizaciones. Quizá se pregunte qué relación existe entre autorizaciones. Al conceder y limitar las autorizaciones de un usuario concreto. Los procedimientos de aprobación proporcionan al administrador un modo de ajustar lo que puede hacer cada usuario.

Como se muestra en la Figura 103.To Go 188 . El mecanismo de autorización de SAP Business One proporciona un control restringido de las funciones de la aplicación a las que puede acceder cada usuario. en la ventana Authorizations (que se abre al seleccionar Administration System Initialization Authorizations) se recopila una lista de usuarios y una lista de todas las funciones disponibles en cada módulo de SAP Business One. autorizaciones y aprobaciones responsable del comercial tenga que aprobar los pedidos de cliente que superen un determinado porcentaje de descuento. Las autorizaciones se pueden copiar de un usuario a otro y se realiza un seguimiento de todos los cambios que se efectúan en las mismas.. Autorizaciones de usuarios El proceso de configuración de autorizaciones en SAP Business One es parecido a entregar una serie de claves que permiten acceder a ciertas características y funciones..10 Creación de documentos. SAP Business One . Las autorizaciones permiten o impiden que determinados usuarios o grupos de usuarios realicen funciones como: Crear ciertos tipos de documentos Ver o gestionar determinados tipos de datos Crear cuentas de usuario Establecer permisos para otros usuarios Acceder a funciones del menú principal Las autorizaciones utilizan el modelo organizativo de su empresa para que el acceso pueda estar controlado por el nivel directivo de un miembro del personal.

autorizaciones y aprobaciones Figura 10-3: Ventana Authorizations Cada módulo incluye una lista de las funciones disponibles y el acceso a los datos que se puede conceder o denegar a cada usuario.. SAP Business One .com/smb/sbocustomer. Esta ventana proporciona parámetros adicionales para descuentos máximos. Recomendación sobre el portal.10 Creación de documentos..sap. Para conocer información detallada sobre las autorizaciones de usuario puede consultar la guía “Cómo definir autorizaciones” disponible en http://service. salidas de caja y la utilización del cifrado.To Go 189 .

Cuando un documento avanza por el proceso de aprobación. Fred tiene que realizar un pedido por un importe de material de oficina muy superior al normal.. SAP Business One admite umbrales para aprobaciones. Los procedimientos de aprobación implican el establecimiento de límites de tamaño y naturaleza de las transacciones empresariales que cada usuario está autorizado a ejecutar. SAP Business One .000 dólares. se guarda como borrador hasta que se concede la aprobación y entonces la persona que inició el documento puede contabilizarlo.000 dólares por pedido de compras. que son criterios por encima o por debajo de las aprobaciones y son necesarios para varias categorías de documentos. Cuando Fred intenta añadir ese pedido de compras recibe un mensaje que le indica que necesita una aprobación y que ya se ha solicitado. fases de aprobaciones y un mecanismo con fines generales que puede someter a aprobación a casi cualquier tipo de documento. Fred podrá añadir el pedido de compras. que son los pasos que sigue una aprobación desde la persona que creó la solicitud hasta una o varias personas que deben aprobar el trabajo El mejor modo para comprender cómo funcionan las aprobaciones es con un ejemplo. Las aprobaciones tienen dos dimensiones: Los umbrales de aprobación. Un día. Imaginemos que Fred. Si el responsable de Fred concede la aprobación. autorizaciones y aprobaciones Procedimientos de aprobación Los procedimientos de aprobación de SAP Business One son una recopilación de potentes mecanismos para controlar qué puede hacer cada persona y a quién se le debe solicitar la concesión de excepciones. Las fases de aprobación. El pedido de compras asciende a 2. este documento se guarda de forma automática como borrador durante el proceso de aprobación. pero se ha guardado como borrador y se envía un mensaje al responsable de Fred. para preparar una gran reunión. Cuando alguien intenta contabilizar un documento que supera el límite establecido en los procedimientos de aprobación. el responsable de un departamento encargado de realizar pedidos de material de oficina.. tiene un límite de 1.10 Creación de documentos.To Go 190 . El pedido de compras no se ha añadido. En la Figura 10-4 se muestran los pasos del proceso de aprobación.

. autorizaciones y aprobaciones Figura 10-4: Pasos del proceso de aprobación SAP Business One implementa el proceso descrito en el ejemplo mediante plantillas de aprobación a las que se puede acceder a través del menú principal seleccionando Administration Procedures Approval Templates. Approval SAP Business One .To Go 191 ..10 Creación de documentos.

Siguiendo el ejemplo anterior. en la Figura 10-5 se muestra una norma que requiere una aprobación para un pedido por valor de más de 1.000 dólares.10 Creación de documentos.000 dólares. Las plantillas de aprobación pueden regir parámetros muy diversos. En la pestaña Terms (que se muestra en la Figura 10-5) se establecen umbrales que pueden iniciar una aprobación. El responsable del departamento del ejemplo debería aparecer aquí. Se puede especificar un nombre para las plantillas (la plantilla de la Figura 10-5 se denomina PO_APPROVAL).. Aquí es donde se fijaría el umbral de 1.. por ejemplo. autorizaciones y aprobaciones Las plantillas de aprobación incluyen cuatro tipos de información: En la pestaña Originator se especifican los usuarios a los que se aplica el procedimiento de aprobación.To Go 192 . En la pestaña Stages se definen las fases de la aprobación. En nuestro ejemplo. el pedido de compras estaría especificado aquí. En la pestaña Documents se indican los documentos que necesitan aprobación. Figura 10-5: Pestaña Terms de Approval Templates – ventana Setup SAP Business One . habría una fase creada para la aprobación del responsable. La casilla de verificación Active (situada a la derecha del campo Name) debe estar marcada para que se aplique la plantilla de aprobación.

SAP Business One .10 Creación de documentos. Esta ventana también puede aparecer cuando esté en la aplicación. autorizaciones y aprobaciones Recordatorio sobre creación de informes de aprobación.To Go 193 . Estas personas pueden añadir comentarios que aclaren los motivos de sus decisiones.. El informe de estado de la aprobación muestra el estado de la solicitud de aprobación a las personas que la iniciaron.. Hay dos informes clave para la utilización diaria de las aprobaciones. Cuando un usuario crea un documento que necesita ser aprobado. La persona que autoriza puede aprobar o rechazar el documento utilizando la ventana Messages/Alert Overview (mostrada en la Figura 10-6). las personas responsables de la autorización pueden consultar rápidamente los documentos que requieren su aprobación haciendo clic en las flechas de navegación naranja. dependiendo de la configuración que haya realizado el administrador del sistema en Administration Alerts Management. Si tiene avisos pendientes. SAP Business One envía un mensaje a la persona responsable de aprobar el documento (puede ser necesaria una cadena de aprobaciones). Con plantillas de aprobaciones configuradas correctamente. Figura 10-6: Ventana Messages/Alert Overview En la ventana Messages/Alert Overview se muestra información sobre el documento que está pendiente de aprobación. esta ventana aparecerá cuando inicie la sesión en SAP Business One. El informe de decisión de la aprobación muestra a los autorizadores todos los documentos que están pendientes de aprobación. las aprobaciones se gestionan como se indica a continuación. Ambos informes son opciones que se encuentran en Administration Approval Procedures.

también es posible crear borradores de documentos manualmente. en este caso el borrador no se puede convertir en un documento normal. Figura 10-7: Menú File para crear borradores de documentos SAP Business One . autorizaciones y aprobaciones Independientemente del resultado. Como cabe esperar. si así lo desea. en cuanto una persona responsable de la autorización realiza una acción en un documento. Los borradores de documentos también se pueden utilizar como plantillas de documentos que se deben rellenar varias veces con pocos cambios. Por diversos motivos.To Go 194 . La creación manual de borradores de documentos en SAP Business One es simple y directa. Creación manual de borradores de documentos Los procedimientos de aprobación crean borradores de documentos de forma automática.. SAP Business One envía un mensaje a la persona que creó el documento y este mensaje se muestra en la ventana Messages/Alert Overview de ese usuario. aparecerá activada la opción de menú Save as Draft en el menú File (Figura 10-7). O si alguien sabe cómo rellenar parte del documento pero necesita ayuda para acabar otra parte.10 Creación de documentos. la persona que lo creó también recibe un mensaje que le informa al respecto. Si el documento está aprobado. Si la persona responsable de la autorización no aprueba el documento. la persona que lo creó puede convertir el borrador aprobado en un documento directamente desde la ventana Messages/Alert Overview. Cuando se crean documentos en estas dos áreas. Esto puede ser necesario cuando un documento sólo se ha rellenado parcialmente y quiere completarse más tarde. Los borradores de documentos se pueden crear para documentos de ventas y de compras..

queda disponible para ser utilizado posteriormente. puede ajustar la información y volver a guardarlo como borrador o como documento normal. El siguiente paso para utilizar un borrador de documento es buscar los borradores existentes y. Figura 10-8: Buscar borradores de documentos Después de abrir el borrador del documento.10 Creación de documentos.To Go 195 . este proceso se resume en la Figura 10-8. elegir uno como base para crear un documento nuevo.. a continuación. autorizaciones y aprobaciones Si guarda un documento como borrador. A continuación se muestran otros ejemplos de modos habituales de trabajar con los borradores de documentos además de los que se han mencionado hasta ahora: Crear plantillas para documentos periódicos Guardar el trabajo para que lo utilicen otros miembros del personal Capturar información para un documento que no está autorizado a aprobar Guardar el trabajo en curso para retomarlo más tarde SAP Business One ..

El asistente de creación de documentos crea de forma automática varios documentos de ventas nuevos utilizando otros documentos de ventas como punto de partida. Por ejemplo. SAP Business One . Los usuarios pueden guardar sus propios borradores y utilizar los que creen otros usuarios. ejecute el asistente haciendo clic en el botón Copy From situado en la esquina inferior derecha de la ventana (consulte la Figura 109). El asistente está disponible para la mayoría de los documentos de los módulos de ventas y compras. SAP Business One le ayuda a ahorrar tiempo y a evitar errores. Lo puede borrar cuando ya no lo necesite. de forma que dichos productos se pueden registrar como enviados desde el almacén. O. si un pedido de cliente contiene artículos que se van a enviar a dos puntos. De este modo. De este modo. Asistente de obtención de documentos El asistente de obtención de documentos le ayuda a crear un documento nuevo a partir de uno existente orientándole paso a paso a través del proceso y asesorándole al mismo tiempo. después de abrir un pedido de cliente en blanco y especificar el cliente pertinente..10 Creación de documentos. La copia automatizada a y desde documentos en documentos nuevos ahorra tiempo y reduce los errores. envía una oferta para un lote de productos y. Ambos asistentes se explican en las secciones siguientes. puede crear una versión en blanco del documento. Para empezar proceso. La ventaja es que no tiene que volver a introducir los datos de la oferta en un pedido de cliente. Si añade un documento utilizando un borrador.. se da cuenta de que las cantidades solicitadas han cambiado en varios artículos y uno de ellos ya no figura en el pedido.To Go 196 . Por ejemplo. puede copiar la oferta en un pedido o copiar el pedido de una o varias ofertas. después de hablar con el cliente. se pueden crear dos notas de entrega para un pedido de ventas. autorizaciones y aprobaciones Los borradores de documentos se pueden borrar del informe Document Draft (consulte la Figura 108) haciendo clic con el botón derecho sobre el borrador y seleccionando Remove del menú contextual. Aceleración de la creación de documentos con asistentes SAP Business One ofrece dos asistentes para automatizar la creación de documentos El asistente de obtención de documentos le orienta por el proceso de creación de un documento nuevo utilizando información procedente de uno o varios documentos como punto de partida. éste no se borra automáticamente. todos los pedidos recogidos en un centro de atención telefónica se pueden convertir en notas de entrega a la vez. por ejemplo.

cambiar cantidades. Al elegir un documento se ejecuta el asistente de obtención de documentos. Puede borrar filas. Figura 10-9: Inicio del asistente de obtención de documentos Tal como se muestra en la Figura 10-10. SAP Business One . puede optar por personalizar los datos a nivel de artículos: aquí puede modificarlo prácticamente todo. Por ejemplo.. Se pueden utilizar varias ofertas de ventas en la creación de un nuevo pedido de ventas.To Go 197 . autorizaciones y aprobaciones Elija el documento que desea utilizar para crear un documento nuevo en la lista de ofertas de ventas seleccionables que se muestra. modificar precios. el cual le ofrece varias opciones para personalizar y modificar los datos de acuerdo con el documento que se esté creando y los documentos de origen utilizados para crearlo. puede decidir si desea utilizar el tipo de cambio de cuando se creó la oferta de ventas o el tipo de cambio vigente que se actualiza día a día en la tabla de tipos de cambio.. etc.10 Creación de documentos. incluir descuentos.

Este modo de buscar documentos base y destino también funciona en el nivel de fila de artículos específicos. El asistente de creación de documentos está destinado a empresas que producen lotes de facturas o notas de entrega una vez al día o una vez por semana. puede decidir si crea documentos de destino como notas de entrega o facturas de forma automática utilizando pedidos de cliente..To Go 198 . SAP Business One . devoluciones o facturas de deudores como base. autorizaciones y aprobaciones Figura 10-10: Utilización del asistente para crear un pedido de cliente El pedido de cliente recién creado tiene una nota que se crea automáticamente que indica qué oferta u ofertas de ventas se han utilizado para crearlo. Cuando utilice el asistente. Cuando se abre un documento haciendo clic en el icono del documento base aparece una lista de documentos que se utilizaron aparece el como base del documento actual. puede ver el documento que fue base o destino de esa fila.. entregas.10 Creación de documentos. Al hacer clic en el icono documento de destino último documento de destino creado utilizando como base el documento que esté abierto en ese momento. También es posible determinar el documento base a partir del cual se ha creado un documento o el documento de destino creado a partir de un documento base utilizando dos iconos de la barra de herramientas. Si marca una fila concreta y a continuación hace clic en los iconos de documentos base o destino. Asistente de creación de documentos El asistente de creación de documentos automatiza el proceso de creación de documentos utilizados en el proceso de ventas y suministro de SAP Business One.

La pantalla del paso 2 del asistente se muestra en la Figura 10-11. Figura 10-11: Parámetros de documentos de destino SAP Business One . debe utilizar este asistente con cuidado y. muchos de los cuales tienen un impacto significativo en la contabilidad y son difíciles de anular.10 Creación de documentos. generalmente. que le permite recuperar un conjunto de parámetros definidos guardados para una ejecución de creación de documentos. se abre con una pantalla de bienvenida a la que sigue otra para el paso 1. Dada su utilidad. En esta sección se ofrece un resumen de los principales pasos de la utilización del asistente de creación de documentos..To Go 199 . la recuperación tras una acción equivocada se limita a restaurar la base de datos. De este modo. El asistente. Por este motivo. en lugar de deshacer cientos de asientos de diario. El asistente de creación de documentos puede crear decenas o cientos de documentos de cada vez. Otra forma de trabajar de modo seguro con la creación de documentos es configurar el asistente para crear un borrador de documento que le permita ejecutar el asistente y ver si todo funciona correctamente antes de contabilizar los documentos. sólo después de haber realizado una copia de seguridad de toda la base de datos. autorizaciones y aprobaciones Recordatorio sobre copias de seguridad. que se inicia desde el módulo de ventas – cuentas de deudores.. normalmente su consultor de implementación le enseñará a utilizar el asistente de creación de documentos.

En el paso 3 del asistente puede especificar qué documentos se utilizan como documentos base para la creación de documentos. Igual que ocurría con el asistente de obtención de documentos.. devoluciones o facturas) y personalizar otras partes del documento. Por ejemplo. si un pedido de cliente se creó a partir de una oferta de ventas y tanto el pedido como la oferta están incluidos como documentos base.10 Creación de documentos. el asistente de creación de documentos omite la oferta de ventas porque el pedido de cliente SAP Business One . Figura 10-12: Selección de documentos de base Una de las más potentes funciones del asistente de creación de documentos es su forma de comprender qué documento tiene una autoridad mayor. autorizaciones y aprobaciones Los parámetros de documentos de destino que se muestran en esta figura le permiten controlar el tipo de documento que está creando (pedidos de cliente. notas de entrega..To Go 200 . En la Figura 10-12 se muestra la pantalla que se utiliza para seleccionar los documentos base. este asistente le permite seleccionar documentos para utilizarlos en la creación de otros nuevos.

Aunque este resumen ofrece una buena descripción de lo que puede hacer el asistente de creación de documentos. se recomienda solicitar la ayuda de su consultor de implementación o realizar numerosos ensayos en un entorno de prueba antes de utilizar esta función en producción. al cliente siguiente u obtener una confirmación de forma interactiva. la aplicación le recuerda que debe tener una copia de seguridad actual. SAP Business One . método de pago o criterios personalizados. junto con cualquier mensaje de error que se pueda haber generado.To Go 201 . Su gran potencia va acompañada de una gran responsabilidad. En el paso 6 se especifica qué debe ocurrir si faltan datos o existen errores de contabilidad o inventario al crear los documentos. En el paso 8.. En el paso 7 puede guardar los parámetros para la ejecución utilizando el nombre y la descripción.. Antes de iniciar la ejecución. iniciar la ejecución o ambas cosas. ya que se puede hacer por nombre de envío. condiciones de pago.10 Creación de documentos. debe seleccionar si quiere consolidar documentos y cómo quiere hacerlo. En el paso 4 del asistente. También se pueden utilizar los iconos de documentos base y destino para buscar documentos base y destino que se crearon con el asistente de creación de documentos. Las opciones son saltar al documento siguiente. En el paso 5. elija clientes específicos para los que deben crearse documentos en la ejecución. autorizaciones y aprobaciones prevalece sobre ella. el asistente es un listado de los documentos que se han creado.

+ Z Ctrl + X Ctrl + C Ctrl + V Escribir letras en el campo nombre o descripción * Tabulador Mantener pulsado Ctrl y hacer clic en los artículos que desee Ctrl + May. mes y tabulador May.A Selección de accesos directos de teclado En este apéndice se han recopilado accesos directos de teclado prácticos que acelerarán su eficacia al trabajar con SAP® Business One. se abre un documento en blanco o una pantalla de datos maestros) Pasar al modo Buscar Cambiar un nombre de campo Especificar la fecha actual en el campo de fecha Especificar una fecha del mes actual Especificar una fecha del año actual Cerrar todas la ventanas salvo el menú principal de SAP Business One Acceso directo Ctrl + 0 (cero.. + U Ctrl + flecha derecha Ctrl + flecha izquierda Ctrl + A Ctrl + F Ctrl y doble clic en el nombre de campo * y tabulador Día del mes y tabulador Día. no la letra O) Ctrl + P Ctrl + J Ctrl + Q Ctrl + Z Ctrl + May.To Go 202 . y hacer clic en la X de la esquina superior derecha de la ventana SAP Business One . Quizás le resulte útil tener una copia de este apéndice cerca del teclado para consultarlo fácilmente.. Accesos directos generales Tarea Visualizar el menú principal de SAP Business One Imprimir el documento o registro actual Visualizar un diario de transacciones Salir de SAP Business One Deshacer Volver a hacer Cortar Copiar Pegar Buscar clientes o artículos que comiencen por una letra concreta Seleccionar varios artículos Ver campos definidos por el usuario Ver el registro o documento siguiente Ver el registro o documento anterior Pasar al modo Adición (si se visualiza un documento o datos maestros.

..A Selección de accesos directos de teclado Accesos directos de tabla Tarea Añadir una fila Duplicar una fila Eliminar una fila Ordenar la tabla por columnas en orden ascendente Ordenar la tabla por columnas en orden descendente Mostrar información detallada sobre una fila Ir a la primera fila Ir a la última fila Acceso directo Ctrl + I Ctrl + M Ctrl + K Doble clic sobre la cabecera de la columna Alt + doble clic sobre la cabecera de la columna Ctrl + L Ctrl + H Ctrl + E Accesos directos en documentos de compras y de ventas Tarea Calcular el beneficio bruto Especificar un método de pago Calcular el volumen y el peso Abrir documento base Abrir documento de destino Ir al campo de código de interlocutor comercial Ir al campo Remarks Elegir un número de serie para un artículo Comprobar los últimos precios Visualizar artículos alternativos Acceso directo Ctrl + G Ctrl + Y Ctrl + W Ctrl + N Ctrl + T Ctrl + U Ctrl + R Ctrl + Tabulador en el campo Item Quantity Ctrl + tabulador en el campo Item Price Ctrl + tabulador en el campo Item No.To Go 203 . Después de hacer clic en el icono de bolsa de dinero para especificar un pago entrante. pulse Ctrl + B para copiar el importe en el documento Copiar un importe al especificar un pago SAP Business One .

. Los elementos críticos se marcan como “S” de recomendado (Suggested) o “M” de obligatorio (Mandatory). Requisitos previos de configuración de datos maestros sobre interlocutores comerciales Recomendado Elemento de datos u obligatorio S Grupo de clientes o proveedores Clase de expedición Empleado de ventas Territorio de ventas Códigos de estado o provincia de todos los estados o provincias que no pertenezcan a Estados Unidos Condiciones de pago Tipo de tarjeta de crédito Métodos de pago (al menos uno de entrada y otro de salida) Cuenta de control de acreedores o deudores Lista de precios Cuentas de banco propio Código del IVA Propiedades de clientes o proveedores S S S M S SAP Business One . Aunque la mayor parte de los elementos de datos no son obligatorios.B Configuración de interlocutor comercial y artículo En las tablas siguientes se muestran los requisitos previos para la configuración de interlocutores comerciales y datos sobre artículos. Estas tablas incluyen todos los elementos de datos de configuración básicos que se pueden añadir a cada registro de datos maestros.To Go 204 . si los ha definido. puede configurarlos desde el inicio y sacar partido a toda la información que posee sobre interlocutores comerciales y artículos para crear las vistas más completas que sea posible con esta información. Esta información es especialmente relevante cuanto se utiliza la herramienta DTW (Data Transfer Workbench) para la transferencia de datos..

.B Configuración de interlocutor comercial y artículo Requisitos previos de configuración de datos maestros sobre artículos Recomendado Elemento de datos u obligatorio M S Cuenta de mayor (pestaña Inventory) Grupo de artículos Clase de expedición Fabricante Proveedor preferido (se deben haber añadido primero los proveedores) Almacén (sólo para artículos de inventario) Varios pedidos Propiedades de artículos Lista de precios M SAP Business One ..To Go 205 .

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