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Instructivo Recepcion de Productos

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INSTRUCTIVO RECEPCION DE PRODUCTOS

OBJETIVO. Definir las actividades para la recepción de los productos farmacéuticos proveedores al establecimiento farmacéutico. I. RECEPCION: Proceso mediante el cual se realiza una verificación de la orden de compra o pedido contra lo recibido físicamente y con lo contenido en la remisión o factura. Adicionalmente, se debe tener en cuenta lo establecido por la legislación vigente para verificar la calidad del producto. La recepción es de dos tipos:  Recepción Administrativa  Recepción Técnica A. RECEPCION ADMINISTRATIVA: La verificación administrativa permite constatar si el producto o servicio y la factura o remisión o cuenta de cobro cumple con las especificaciones pactadas con el proveedor, entre las que se cuentan: 1. Condiciones de transporte 2. Confrontación de la orden de compra contra la factura 3. Confrontar mercancía contra la factura 4. Confrontar traslado con físico Los aspectos a verificar son: 1. Condiciones de transporte: Cantidad: El numero de cajas relacionado en la factura o traslado debe coincidir con el relacionado en la guía transportadora o formato del transportador, y debe ser igual a la cantidad de cajas físicas. • 2. • 3. • • • Estado del embalaje completo: no debe presentar averías, alteraciones, mojaduras, perforaciones, rótulos rotos. Confrontación de la orden de compra o pedido contra la factura o traslado: Los productos comprados deben conservar las especificaciones de la orden de compra o pedido. Confrontación física de los productos farmacéuticos vs Orden de compra o pedido y Traslado: Los productos recibidos cumplen con las especificaciones del lo pedido y lo facturado. El nombre genérico del producto recibido coincide con la orden de compra o pedido y factura. La forma farmacéutica (tableta, ampolla, cápsula, ungüento, jarabe, elixir) coincide con lo solicitado y lo facturado. Cantidad registrada en la factura o traslado (TR) coincida con la cantidad solicitada. que envían los

Para el caso de los medicamentos se debe verificar específicamente que:

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• • • • La cantidad recibida coincida con la cantidad pedida y facturada. El costo unitario de los productos y el valor total coinciden con los de la orden de compra. Los costos no coinciden se debe informar inmediatamente al proveedor o al distribuidor del producto Si la cantidad recibida es mayor, la forma farmacéutica no coincide o el nombre genérico no concuerda, se debe separar el excedente o los medicamentos para su devolución al proveedor o a la bodega (formato Reporte de novedades) según sea el caso. • Si la cantidad recibida es menor se debe registrar en el formato Reporte de Novedades.

Si al realizar la confrontación se encuentran que:

B. RECEPCION TECNICA: La Recepción técnica permite constatar el grado de cumplimiento de las características y especificaciones técnicas del producto como son:  Características físicas  Condiciones de almacenamiento  Características organolépticas  Características relacionadas con la etiqueta, empaque, envase y embalaje  Forma farmacéutica  Fecha de vencimiento, la cual debe ser igual o inferior a cinco años contados a partir de la fecha de fabricación.  Número del lote de fabricación.  Registro sanitario  Laboratorio fabricante. El proceso de verificación de las características técnicas se realiza mediante un muestreo al azar sobre el lote de recepción, utilizando para esto la Norma Técnica Colombiana NTC-ISO-2859-1 (Tablas Militar Estándar) emitida por el ICONTEC. Nota: La muestra tomada para el análisis debe ser representativa de todo el lote recepcionado y sobre ella se hace la inspección de las especificaciones técnicas descritas, las cuales se detallan a continuación: En Rótulos  Franja roja en sentido horizontal para los antibióticos, vacunas y vitaminas en forma líquida.  Franja verde con la leyenda “MEDICAMENTO ESENCIAL”, que identifica a todos los medicamentos del P.O.S.  Franja de color violeta que identifica a los medicamentos de control especial.

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 Concentración de principio activo.  Lote y Fecha de vencimiento  Si el medicamento es de Venta libre puede presentar indicaciones o uso en la etiqueta  Contraindicaciones.  Condiciones de almacenamiento.  La leyenda “MANTÉNGASE FUERA DEL ALCANCE DE LOS NIÑOS”  Estado y posición de la etiqueta, la cual no debe estar sucia, manchada, arrugada, mal pegada, torcida ni rota. En embalajes  La identificación del embalaje debe corresponder con lo descrito en la orden de compra, debe ser clara y completa.  Debe estar bien sellado, sin quebraduras, no debe presentar humedad ni estar mojado. En el empaque  La identificación debe corresponder con lo descrito en la orden de compra y el embalaje y debe ser completamente legible.  No debe presentar deterioro, ni carencia de cierre.  No debe presentar manchas, perforaciones, rayones.  Ausencia de material adherido con pegantes.  El empaque debe estar limpio y no presentar humedad de ningún tipo. En el envase Si el envase es de vidrio debe cumplir con:  Tener color adecuado cuando el medicamento lo requiera (proteger de la luz)  Contenido completo.  Tapa con banda de seguridad y cierre hermético.  Ausencia de polvo, manchas u otras suciedades.  No presentar grietas.  No debe estar deformado ni con suciedad exterior Si el envase es de plástico debe cumplir con:  Estar libre de olores sospechosos.  Contenido completo.  Tapa con banda de seguridad.

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 No presentar deformaciones.  No presentar perforaciones como tampoco materiales extraños.  No presentar superficies arrugadas, rayones. En las Tapas  Ausencia de perforaciones o rupturas.  Buen ajuste de la tapa. No se aceptan frascos filtrados o que dejen escapar parte del medicamento por mal ajuste de la tapa.  Que esté acompañada por la banda de seguridad. En la impresión  Debe ser clara, sin manchas de tinta o sustancias que impidan leer la información.  No debe desprender la tinta al tocarla con los dedos. En los blisteres  Completamente sellados.  Completamente llenos.  No deben estar rotos, arrugados.  Debe tener la información de: Nombre genérico y/o comercial, lote, fecha de vencimiento, laboratorio fabricante. Formas Farmacéuticas:  Líquidos estériles: No deben presentar turbidez, partículas extrañas, cambio de color.  Jarabes, elíxires, suspensiones, emulsiones, soluciones, tinturas y extractos: • • • • vaginales • lote. • • • • Los bordes de las tabletas y grageas no deben estar quebrados ni desmoronados. No deben presentar manchas en su superficie. Las tabletas y grageas no deben presentar polvo (de la misma tableta) adherido a la Las cápsulas deben estar llenas: no se aceptan cápsulas abiertas, parcialmente llenas, ni Deben presentar color uniforme: no se aceptan unidades de diferentes colores en un mismo No deben presentar sustancias precipitadas o extrañas No debe haber desprendimiento de gases: los frascos plásticos se inflan y los de vidrio Las suspensiones deben regenerarse al agitarlas suavemente. Falta de homogeneidad en emulsiones.

explotan.

 Polvos, granulados, tabletas, grageas, cápsulas duras y blandas, polvos efervescentes, tabletas

superficie.

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tampoco vacías.  Sólidos Estériles • • • • • • • El color debe ser uniforme. El polvo debe desprender fácilmente de las paredes del frasco. No se aceptan frascos con No deben contener partículas extrañas: pedazos de vidrio, de caucho, de metal, etc.

polvo apelmazado que den indicios de humedad.

 Cremas y Ungüentos Los tubos deben estar sin deformaciones: no se aceptan tubos arrugados, aplastados, rotos. Deben estar herméticamente sellados: especialmente los productos oftalmológicos. Deben estar completamente llenos: no se aceptan parcialmente llenos. Deben estar protegidos por una tapa, la cual debe ajustar perfectamente al cerrar el tubo.

Para efectos de aceptación o rechazo, se deben tener en cuenta los tipos de defectos: crítico, mayor o menor. Una vez conocido el número de defectuosos se procede a la aceptación o al rechazo:  Se cruza en la tabla 2 A de la norma técnica colombiana NTC-ISO-2859-1 : planes de muestreo simple para inspección normal, el número de la muestra contra el nivel de calidad establecido (Nivel Normal II).  En este cruce se encuentra el número de defectuosos con los que se puede aceptar y el número de defectuosos con el que se debe rechazar el lote de recepción.  En general, los niveles aceptables de calidad son: • 1% para defectos críticos, • 6.5% para defectos mayores, • 15% para defectos menores • El lote se acepta si el número de defectuosos es igual o inferior al establecido para el N.A.C. Nivel de Aceptación de Calidad respectivo, si es superior al establecido en la tabla, entonces se rechaza lo defectuoso. • • La cantidad de lote rechazada se lleva al área de cuarentena o se devuelve a la bodega principal y se contacta al proveedor para comunicarle la devolución o el cambio según el caso Si el lote es aceptado se procede a almacenarlo en el sitio que le corresponde.

Nota: Si a la mercancía no se le realiza la recepción técnica al momento de su llegada, se debe separar sin ser desempacada y dispuesta en la zona de recepción hasta que pueda verificarse. No se debe retirar ningún artículo de las cajas si la recepción no se ha realizado. En caso de que se requiera una liberación de urgencia del producto, se debe realizar una verificación administrativa completa y realizar una verificación no muestreada del estado físico del producto.

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La recepción técnica aplica en los siguientes casos: Compra directa a otros proveedores realizada en el establecimiento farmacéutico Cada vez que llegue un pedido de DROPOPULAR S.A. Eventualidad de liberación de urgencia de productos en el centro de Distribución DROPOPULAR S.A. El muestreo aplica siempre y cuando se reciban más de dos unidades de lote. De no ser así se debe realizar verificación completa del recibido. IMPLEMENTOS. Para llevar a cabo la recepción se debe contar con el formato de Recepción técnica FRECUENCIA. Este proceso se efectuará cada vez que sea aplicable, es decir cuando se reciban medicamentos o dispositivos médicos de un proveedor. DOCUMENTOS DE REFERENCIA Guía transportadora Orden de compra Traslado Pedido Factura NTC-ISO-2859-1 Tablas Militar Estándar Modelo de Gestión 1403 del 15 de Mayo de 2007 Nota: En caso de que cambie la legislación o los modelos para realizar la recepción se hará corrección a los formatos y demás documentos de calidad informándose el evento a través de Circular interna.

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