Está en la página 1de 8

Rep?

blica de Colombia

200
7
ACCIÓN CORRECTIVA HALLAZGO 4

Cada Dependencia tendrá un inventario de las carpetas que genere por


cada serie documental. Al interior de las carpetas no se tendrá ningún
inventario documental por cuanto no está contemplado en las normas
archivísticas. La única serie documental que tendrá inventario al interior
de la carpeta es la Historia Laboral que reposa en la Subdirección del
Talento Humano Nivel Central.

OBJETIVO

Garantizar el adecuado manejo y control de los documentos que hacen


parte de cada serie documental.

DESCRIPCION DE LA META

Cada dependencia mantendrá actualizado el inventario de las carpetas


que genere en cada serie documental.

ACCIÓN DESARROLLADA

Mediante memorando SATL-GAFTH- 2085 del 11 de septiembre del


2007, dirigido a todas las coordinaciones y responsables de áreas, se
hace llegar el formato establecido para el inventario de carpetas,
delegando al funcionario responsable del área de archivo central para
que realice seguimiento, verificación y ajustes en cumplimiento de esta
actividad, con base a las tablas de retención documental de cada
dependencia, teniendo en cuenta los documentos de apoyo que no
correspondan a series o subseries, de los cuales se realizo el inventario
“INTELIGENCIA AL SERVICIO DEL PAÍS ”
Calle 54 Nº 41-133 Teléfono: (5) 3717502 Fax: (5) 3717549 E-mail ….
Web: www.das.gov.co
por asuntos.

MEMORANDO
Rep?blica de Colombia

SATL-GAFTH-2085-No.

Barranquilla, 26 de agosto de 2008

PARA: Sr. Henry Collazos


Responsable área de comunicaciones

DE: Subdirector Seccional Atlántico

ASUNTO: PLAN DE MEJORAMIENTO CONTRALORIA


INVENTARIO DE CARPETAS
LEY 594/200 “LEY GENERAL DE ARCHIVOS”

En atención a los hallazgos realizados por la oficina de Control Interno,


sobre los planes de mejoramiento presentados a la Contraloría General de
la República, como acción correctiva del hallazgo Nº 4 evaluación del 30
de junio de 2007 se determinó que “cada dependencia tendrá un
inventario de las carpetas que genere por cada serie documental, así
como la documentación de apoyo.”

Por lo anterior, debe adoptarse el formato anexo, en el área de


comunicaciones, con el fin de garantizar el adecuado manejo y control de
los documentos que hacen parte de cada serie documental, con su
respectivo archivo en las cajas enviadas por el nivel central, de manera
organizada, demarcadas en carpetas separadas, debidamente foliadas, y
archivadas.

Para los efectos del caso, se realizarán las coordinación por el señor
Josué cure, área de archivo central, con la posterior verificación de la
Subdirección Seccional.

Cordialmente,

NÉSTOR CASTRO CASTAÑEDA

Elaboró: Jcure – área de Archivo Central

“INTELIGENCIA AL SERVICIO DEL PAÍS ”


Calle 54 Nº 41-133 Teléfono: (5) 3717502 Fax: (5) 3717549 E-mail ….
Web: www.das.gov.co
MEMORANDO
SATL-GAFTH-2085-No.
Barranquilla, 12 de Septiembre 2007

PARA: COMITÉ DE ARCHIVO D.A.S. BOGOTA


Margarita García Bonilla - Secretaría Técnica

DE: DIRECTOR SECCIONAL ATLÁNTICO

ASUNTO: SOLICITUD DE AJUSTE DE TABLA DE RETENCION


DOCUMENTAL

Cordial Saludo:

Solicitamos a usted, su valiosa colaboración en el sentido de estudiar la posibilidad de


ajustar la Tabla de Retención Documental de esta Seccional, ya que después de efectuar
el seguimiento correspondiente a la aplicación de la misma, se hizo necesario concertar
con las diferentes áreas algunos ajustes los cuales me permitimos relacionar:

GRUPO OPERATIVO DE POLICIA JUDICIAL

Incluir la serie y subserie INFORME DE CAPTURADOS en la T.R.D. Seccional esta


documentación es abundante necesita depurarse y archivarse para futuras consultas.

Asimismo, solicitamos suprimir la serie DERECHO DE PETICION, cuya codificación es


208320.32.00 ya que estos trámites corresponden a la Subdirección Seccional.

GRUPO OPERATIVO DE EXTRANJERIA - AEROPUERTO

Incluir la serie GENERAL DOCUMENTOS en la T.R.D. Seccional esta documentación es


abundante necesita depurarse y archivarse para futuras consultas.
Rep?blica de Colombia

GRUPO OPERATIVO DE IDENTIFICACION

Incluir la serie CERTIFICACION DE MENORES, en la T.R.D. Seccional, esta


documentación es abundante necesita depurarse y archivarse para futuras consultas.

Atentamente,

EDGAR ENRIQUE DURAN VEGA

Elaboró: Jcure – Área de Archivo Central

PRIMERA PARTE

“INTELIGENCIA AL SERVICIO DEL PAÍS ”


Calle 54 Nº 41-133 Teléfono: (5) 3717502 Fax: (5) 3717549 E-mail ….
Web: www.das.gov.co
PROGRAMACIÓN

2007
Rep?blica de Colombia

MEMORANDO (para comunicaciones cliente interno)


SATL-SUBDIR -No. (Aquí va el número de radicación SIFDAS)

Barranquilla, 7 de Junio de 2007

PARA : Dra. Luz Marina Rodríguez Cárdenas


Directora General Operativa

DE : Director Seccional DAS Atlántico

ASUNTO : Solicitud Apoyo …ò Envió documentación… (Abreviar máximo


cuatro cinco palabras, solo se hace con el fin de contextualizar, es decir ubicar al
lector que recibe el documento en el tema:)

Doctora Rodríguez: ô Doctor Delgado ( para hombre o mujer se le saluda por el


apellido)

Texto sin preámbulos al punto que es lo que se quiere, Ej en atención a su


solicitud… en consideración a … como complemento de… etc
En consideración a los compromisos adquiridos en los Planes de Mejoramiento
presentados por la Oficina de Control Interno, en materia de transportes, parque
automotor de esta Seccional, relacionado con …

Por lo anterior, solicito su valiosa colaboración a fin de…

Así mismo, teniendo en cuenta…

Cordialmente,

NÈSTOR CASTRO CASTAÑEDA

CC. Dra. Lucia del Camen Cano de Tatis Grupo Criminalistica

Proyecto /Elaboro/: Wenceslao Mestre


Reviso: Néstor Castro

“INTELIGENCIA AL SERVICIO DEL PAÍS ”


Calle 54 Nº 41-133 Teléfono: (5) 3717502 Fax: (5) 3717549 E-mail ….
Web: www.das.gov.co

Intereses relacionados