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Producción 1: Planillas de cálculo.

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Conceptos básicos de manejo de planillas de cálculo aplicados a la elaboración de presupuestos para cine y TV.
Conceptos básicos de manejo de planillas de cálculo aplicados a la elaboración de presupuestos para cine y TV.

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Producción 1.

Clase Excel Profesor: Miguel Ángel Labarca Presentación: Cristián Raveau

¿Qué es una Planilla de Cálculo?
Una hoja de cálculo es un programa que permite manipular datos numéric os y alfanuméricos dispuestos en forma de tablas (la cual es la unión de filas y columnas). Habitualmente es posible realizar cálculos complejos con fórmulas y funcio nes, y dibujar distintos tipos de gráficas.

Un poco de historia.
Las hojas de cálculo fueron inventadas por Dan Bricklin quien en 1961, vislumbró la idea de una tabla en la que si se cambia un dato, cambian los demás. Su idea se convirtió en VisiCalc, la primera hoja de cálculo, y la "aplicació n fundamental" que hizo que el PC dejase de ser sólo un hobby para entusiastas del computador para convertirse también u na herramienta en los negocios. Pueden encontrar los pantallazos de esta guía un poco diferentes a los de Excel de Microsoft. Es porque están hechos en OpenOffice, una suite de oficina de código abierto que pueden descargar de manera gratuita en http://es.openoffice.org/

Formatos
Uno de los errores más comunes es no darle formato a las celdas. En el Menú Formatos > Celdas (Ctrol + 1): formato de celdas. Seleccionar ³Moneda´ y le quitamos los decimales. Podemos además indicar que los negativos los usemos en rojo.

Realizando operaciones.
Para realizar operaciones: ubicados en la celda en la que queremos ver el resultado, presionamos la tecla = o +. De esta manera, Excel entiende que lo que vamos a ingresar son fórmulas y no texto u otra información. Luego seleccionamos con el cursor o con el mouse las celdas que queremos sumar. Ej: =C8+C9. (Puede usarse cualquier operación, suma, resta, multiplicación o división)

Autosumas.
Para sumar una columna nos ubicamos en la celda en la que queremos el resultado y hacemos click en Autosuma.

Autosuma nos ofrecerá una propuesta para esa celda.

Insertar filas y columnas.
Para insertar columnas o filas, click derecho sobre la fila o columna que se quiera agregar, no en la zona de la planilla de cálculo, sino en las "coordenadas", ya sea números o letras. Siempre se agregará un columna a la izquierda y una fila arriba.

Extender fórmulas.
Para extender una fórmula, nos situamos en la esquina inferior derecha de la celda que tenga la fórmula. Veremos que el cursor cambia a una cruz. Hacemos click y extendemos hacia donde queramos, en este caso, hacia la derecha. Excel copiará la fórmula para cada columna. Un error común es intentar extender este valor sin tener una fórmula en la celda.

Excel también puede extender datos como días, fechas o meses. Si en dos celdas escribes ³lunes´ y ³martes´, al extender te propondrá la semana entera. Lo mismo para ³Enero´,³Febrero´, etc.

Ordenar Datos.
Si queremos ordenar nuestros datos, seleccionamos las celdas que queremos ordenar y vamos a Datos > Ordenar.

Luego se abrirá una ventana que nos preguntará según qué columna queremos ordenar. En este caso, según la B, de manera alfabética.

Auditoría de fórmulas.
En una hoja de cálculo es común que, al haber muchas fórmulas, nos perdamos y no sepamos de dónde vienen esos datos. Para eso existe la herramienta Auditoría. La pueden sacar en Herramientas > Auditoría de Fórmulas. (En OpenOffice esta herramienta se llama ³Detective´ (Herramientas > Detective)

Ocultar y mostrar filas y columnas.
Para ocultar una columna, la seleccionamos y hacemos click derecho en el menú de esa columna (en este caso, donde dice D) y seleccionamos ³Ocultar´.

Si queremos ver una columna escondida, seleccionamos las dos columnas entre las que está la columna escondida, hacemos click derecho y seleccionamos ³Mostrar´

Bloqueo de Celdas.
Una función muy útil es el bloqueo de celdas. En este caso queremos que la variable del dólar se mantenga si extendemos la fórmula. Así, si cambiamos el precio del dólar, el resto de los datos también cambiarán. Para bloquear hay que agregar un signo peso $ antes del parámetro a bloquear, en este caso E$2 porque queremos que la celda en E no siga bajando, lo que nos provocaría un error en la fórmula. Puede bloquearse de la misma manera $E o $2 o $E$2 pero no $E2.

Porcentajes.
Siempre es útil sacar porcentajes. Tanto para calcular IVA, o para hacer las boletas. ¿Cómo calculamos el 10 por ciento de algo? Un buen truco es pensar siempre en enteros, es decir, 1 corresponde a un 100%, 0,5 equivale a 50%, etc. Esto permite que, por ejemplo calculemos el IVA (19%) de alguna compra. Esto será un 0,19 por ciento.

Así, un 5% será 0,05, etc. Si queremos a ese precio sumarle directamente el IVA, podemos sumar su 100%, o sea un entero, a ese precio. Entonces la fórmula será simple de variar, en vez de 0,19, sumaremos un 1,19. El entero más la fracción.

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