REPBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

MINISTERIO DE EDUCACIN SUPERIOR

UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL SIMN RODRIGUEZ
CTEDRA: SISTEMAS DE INFORMACIN GERENCIAL
INFORMTICA - SECCIN E - CONVENIO FIEC

SISTEMAS DE
INFORMACIN Y
SISTEMAS DE
INFORMACIN
GERENCIAL

INTEGRANTES:
CAMPO FRANCESCO 12.165.065
GIL YARFRED 17.265.182
GOMEZ YURI 12.060.346
HERRERA WILMER 12.670.099
INDRIAGO ZAIDA 12.617.123
UZCATEGUI JOEL 14.276.659

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 INDICE

Pg.
Introduccin................................................................................ 3
Concepto General Sistemas de Informacin 4 -8

Estructura Organizativa de los Sistemas de Informacin.. 9-11

Tipos de Sistemas de informacin 11-12

Ciclo de Vida de Sistemas de Informacin... 12-15

Objetivos de los Sistemas de Informacin 16

Elementos que conforman un Sistema de Informacin.. 16-18

Sistema de Informacin Gerencial.... 18-20

Clasificacin de un Sistema de Informacin Gerencial.. 20-21

Capacidades de un Sistema de Informacin Gerencial... 21-24

Como Funciona un Sistema de Informacn Gerencial... 24-25

Como se desarrolla un Sistema de Informacin Gerencial. 25

Como Disear o evaluar un Sistema de Informacin Gerencial 26

Conclusiones 29

Bibliografa.. 30

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 INTRODUCCIN

Todas las organizaciones necesitan informacin actualizada, confiable

y completa sobre todos los aspectos de la empresa para tomar decisiones
acertadas sobre el desempeo y la ejecucin de sta.

Los gerentes o administradores dependen de medios formales e

informales para obtener los datos que requieren para tomar decisiones. La
informacin informal incluye rumores y discusiones no oficiales con sus
colegas. La experiencia personal, educacin, sentido comn, intuicin y
conocimiento del medio social y poltico, son parte de los medios informales
de recolectar datos. En contraste, la informacin formal generalmente llega a
manos de los gerentes mediante informes administrativos y estadsticas de
rutina.

Estos informes generalmente son estandarizados, se producen

regularmente y constituyen la parte ms visible de lo que se denomina
Sistema de Informacin Gerencial (SIG). Desafortunadamente en muchas
organizaciones, grandes y pequeas, el SIG no es tan efectivo como debera
ser. Como resultado, los administradores no reciben el tipo de informacin
que requieren, o sta llega demasiado tarde o en un formato que puede no
ser confiable o es difcil de interpretar.

En este trabajo se presentan los tpicos de mayor relevancia en el

diseo y uso de los Sistemas de Informacin Gerencial como herramienta
rutinaria de trabajo de los administradores y ejecutivos en general.

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 CONCEPTOS GENERALES DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIN

Para poder comprender los Sistemas de Informacin se deben

analizar brevemente algunos conceptos que hacen referencia a la teora de
Sistemas y que ayudaran al entendimiento de la informacin.

Un sistema se define como: un conjunto de elementos

interactivos, que pueden ser diseados para que, en forma
cooperativa, logren cumplir una funcin dada, o alcanzar propsitos
determinados.

Un Sistema realiza cuatro actividades bsicas: almacenamiento,

procesamiento y salida de informacin. A continuacin se definirn cada una
de estas actividades.

Entrada de Informacin. La entrada es el proceso mediante el cual el

Sistema de Informacin toma los datos que requiere para procesar la
informacin. Las entradas pueden ser manuales o automticas. Las
manuales son aquellas que se proporcionan en forma directa por el
usuario, mientras que las automticas son datos o informacin que
provienen o son tomados de otros sistemas o mdulos. Esto ltimo se
denomina interfaces automticas. As, un Sistema de Control de
Clientes podr tener una interface automtica de entrada con el
Sistema de Facturacin, ya que toma las facturas que genera o
elabora el Sistema de Facturacin como entrada al Sistema de Control
de Clientes. Las unidades tpicas de entrada de datos a las
computadoras son las terminales, las cintas magnticas, las unidades
de disquete, los cdigos de barras, los escner, la voz, los monitores
sensibles al tacto, el teclado y el ratn, entre otras.

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 Almacenamiento de informacin. El almacenamiento es una de las
actividades o capacidades ms importantes que tiene una
computadora, ya que a travs de esta propiedad el sistema puede
recordar la informacin guardada en la sesin o proceso anterior. Esta
informacin suele ser almacenada en estructuras de informacin
denominadas archivos. La unidad tpica de almacenamiento son los
discos magnticos o discos duros. Sin embargo, existen otras formas
de almacenamiento.

Procesamiento de Informacin. Es la capacidad del Sistema de

Informacin para efectuar clculos de acuerdo con una secuencia de
operaciones preestablecida. Estos clculos pueden efectuarse con
datos introducidos recientemente en el sistema o bien con datos que
estn almacenados. Esta caracterstica de los sistemas permite la
transformacin de datos fuente en informacin que puede ser utilizada
para la toma de decisiones, lo que hace posible, entre otras cosas,
que un tomador de decisiones genere una proyeccin financiera a
partir de los datos que contiene un estado de resultados o un balance
general de un ao base.

Salida de Informacin. La salida es la capacidad de un Sistema de

Informacin para sacar la informacin procesada o bien datos de
entrada al exterior. Las unidades tpicas de salida son las impresoras,
terminales, disquetes, cintas magnticas, la voz, los graficadores y los
plotters, entre otros. Es importante aclarar que la salida de un Sistema
de Informacin puede constituir la entrada a otro Sistema de
Informacin o mdulo. En este caso, tambin existe una interface
automtica de salida. Por ejemplo, el Sistema de Control de Clientes
tiene una interface automtica de salida con el Sistema de
Contabilidad, ya que genera las plizas contables de los movimientos
procesados de los clientes.

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 Una caracterstica importante de los sistemas es que stos no
existen en forma aislada, porque forman parte de un entorno que
contiene otros sistemas, separndose de estos por el lmite
ofrontera.

Algunos sistemas pueden estar conectados entre s mediante

un lmite compartido o interfaz. Si el sistema interacta con otros
de su entorno, es decir intercambia entradas y salidas, se dice que
es abierto, en ese caso est conectado con su entorno por
interfaces de entrada y salida.

El entorno de las empresas est compuesto por elementos

que son individuos u organizaciones que existen fuera de la

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compaa pero que tienen influencia directa o indirecta sobre ella.
Aunque varan entre las distintas organizaciones, de forma general
se pueden identificar los siguientes elementos del entorno de las
empresas: proveedores, sindicatos laborales, comunidad financiera,
accionistas o dueos, competidores, gobierno y la comunidad, con
quienes se tiene un flujo de informacin, resultados y productos,
tanto de entrada como de salida.
Los datos son medidas objetivas de los atributos
(caractersticas) de las entidades (personas, lugares, objetos y
eventos), es decir que consisten en observaciones y cifras en bruto
sobre cantidades fsicas, valores comerciales, y otros, que tienen
relativamente poco significado para el usuario. Los datos consisten
en hechos y cifras que son relativamente insignificantes para el
usuario. Ejemplos son horas trabajadas, cantidad de agua, precio
unitario, etc.

En contraste, la informacin se define como datos que han

sido convertidos a un contexto significativo y til para los usuarios
finales; consiste en datos con un valor agregado a travs de su
procesamiento y que tienen significado para el usuario final
especfico.

UN SISTEMA DE INFORMACINes un conjunto organizado de

elementos, que pueden ser personas, datos, actividades o recursos
materiales en general. Estos elementos interactan entre s para procesar
informacin y distribuirla de manera adecuada en funcin de los objetivos de
una organizacin.

Los sistemas de informacin han ido evolucionando conforme las

organizaciones han ido desarrollndose y fueroncreciendo las necesidades

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de informacin. Inicialmente lossistemas de informacin estaban basados en
la observacin yen mecanismos muy simples como lpiz y papel (sistemas
deinformacin manuales) y se utilizaban canales de comunicacininformales
(verbales), posteriormente se utilizaron mquinas deescribir y calculadoras, y
actualmente se emplean los sistemasde informacin basados en
computadoras, que dependen deuna variedad de sistemas computacionales
conectados en red para lograr la actividad de procesamiento de informacin.

El estudio de los sistemasde informacin surgi como una sub-

disciplina de las cienciasde la computacin, con el objetivo de racionalizar la
administracinde la tecnologa dentro de las organizaciones. El campo de
estudio fue avanzando hasta pasar a ser parte de los estudios superiores
dentro de la administracin.

Cabe resaltar que el concepto de sistema de informacin suele ser

utilizado como sinnimo de sistema de informacin informtico, aunque
no son lo mismo. Este ltimo pertenece al campo de estudio de la tecnologa
de la informacin y puede formar parte de un sistema de informacin como
recurso material. De todas formas, se dice que los sistemas de informacin
tratan el desarrollo y la administracin de la infraestructura tecnolgica de
una organizacin.

Organizaciones

Los elementos de la organizacinson: personal, estructura,

procedimientos operativos, las polticas y la cultura, el trabajo se coordina por
la estructura y los procedimientos.

Administracin

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 Los administradores manejan la organizacin,las decisiones se
clasifican segn el nivel que ocupen en la organizacin quienes deciden:
a) decisiones estratgicas: los directivos.
b) decisiones tcticas: gerentes (nivel medio).
c) decisiones operativas: supervisores.

Tecnologa

Se incluye:
hardware
software
tecnologa de almacenamiento
tecnologa de comunicaciones

ESTRUCTURA ORGANIZATIVA DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIN

La estructura de los sistemas de informacin se realiza teniendo en

cuenta sus caractersticas similares. Esta clasificacin permite identificar
diferentes sistemas, analizarlos, plantear nuevos sistemas etc. Entre las
clasificaciones se encuentran:

1. Por estructura organizacional: se clasifican a lo largo de lneas

estructuradas. Dentro de estos se encuentran los sistemas para
divisiones, departamentos, unidades de operacin e incluso para
empleados individuales.
2. Por rea funcional: para todas las tareas rutinarias o repetitivas que se
desarrollan en la empresa y que son esenciales para la operacin de
la organizacin. Ejemplo: sistema de informacin contable, sistema de
informacin de comercializacin, sistema de informacin de recursos
humanos.

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 3. De acuerdo con la ayuda brindada: apoyan a los gerentes en la toma
de decisiones o a empleados administrativos al momento de entregar
un informe. Ejemplo graficas, tablas, etc.

Existen niveles con respecto a los tipos de sistemas de informacin:

sistemas a nivel operativo, los sistemas a nivel de conocimiento, los sistemas
a nivel de gestin y los sistemas a nivel estratgico.

Los sistemas a nivel operativo o transaccionales son los

encargados de automatizar los proceso operativos de la empresa como el
procesamiento de pedidos, cuantas por cobrar, expedientes, etc. Por medio
de este sistema se puede llegar a ahorros en mano de obra, adems son los
encargados de reunir informacin para desarrollar bases de datos, siendo
sus beneficios fcilmente reconocibles.

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 Por otro lado estn los sistemas a nivel de conocimientoy a nivel
de gestin que ayudan a la toma de decisiones, generando informacin
relevante para los mandos altos e intermedios de la empresa.

Los sistemas a nivel estratgico son desarrollados para obtener

ventajas competitivas sobre la competencia, con lo que pueden crear
barreras para la entrada de nuevas empresas competidoras, fomentando la
innovacin dentro de la organizacin. Crear aplicaciones que proporcionan
ventaja estratgica directa a las organizaciones. Proporcionar inteligencia
competitiva coleccionando y analizando la informacin disponible sobre las
innovaciones, los mercados, los competidores y los cambios en el entorno.

TIPOS DE SISTEMAS DE INFORMACION

Desde un punto de vista empresarial, los sistemas de informacin

pueden clasificarse de diversas formas. Existen, por ejemplo:

Sistema de procesamiento de transacciones (TPS).- Gestiona la

informacin referente a las transacciones producidas en una empresa
u organizacin.
Sistemas de informacin gerencial (MIS).- Orientados a solucionar
problemas empresariales en general.
Sistemas de soporte a decisiones (DSS).- Herramienta para realizar el
anlisis de las diferentes variables de negocio con la finalidad de
apoyar el proceso de toma de decisiones.
Sistemas de informacin ejecutiva (EIS).- Herramienta orientada a
usuarios de nivel gerencial, que permite monitorizar el estado de las
variables de un rea o unidad de la empresa a partir de informacin
interna y externa a la misma.

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 Sistemas de automatizacin de oficinas (OAS).- Aplicaciones
destinadas a ayudar al trabajo diario del administrativo de una
empresa u organizacin.
Sistema experto (SE).- Emulan el comportamiento de un experto en
un dominio concreto.
Sistema Planificacin de Recursos (ERP).- Integran la informacin y
los procesos de una organizacin en un solo sistema.

CICLO DE VIDA DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIN

Un Sistema de Informacin, nace, se desarrolla y muere junto con la

empresa, en pocas palabras, existe durante toda la vida de la organizacin.
Debemos tener claro que un Sistema de Informacin no necesariamente se
implementa en forma computacional, sin embargo, es muy fcil demostrar
que la computacin es la mejor herramienta de la que disponemos para
entregar y mantener la informacin requerida.

La idea de construir un (nuevo) Sistema de Informacin para una

Organizacin, aparece cuando los niveles ejecutivos de la organizacin
determinan que la forma actual de controlar y mantener la informacin, es
insuficiente para los volmenes que se manejan, inoportunos respecto al

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tiempo requerido en la toma de decisiones o incompatible con las normas y
polticas de la empresa.

Segn Kendall y Kendall el ciclo de vida de desarrollo de sistemas

presenta 7 etapas.

Siendo la divisin de Senn (1992) la siguiente;

1. Investigacin preliminar.
2. Determinacin de los requerimientos del sistema.
3. Diseo del sistema.
4. Desarrollo del software.
5. Prueba de los sistemas.
6. Implantacin y evaluacin.

Simplificando an ms estas fases descritas anteriormente obtenemos el

Ciclo de Vida y Desarrollo de Sistemas moderno;

1. Planificacin del Proyecto.

2. Anlisis del Sistema Actual.
3. Diseo del Sistema Propuesto.
4. Implantacin y documentacin del sistema.
5. Evaluacin y soporte del sistema.

El Ciclo de Vida y Desarrollo de Sistemas es un conjunto de pasos

que si bien son secuenciales no necesariamente deben llevarse con rigidez,

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en cualquier momento que el analista lo requiera puede devolverse al paso o
fase anterior, de hecho, es muy comn que si en alguna fase se requiera
modificar algn anlisis de una fase previa, o hasta repetir varias veces una
misma tarea para comparar algn resultado.

Los modelos de Ciclos de Vida de los sistemas de informacin estn

desglosados de la siguiente forma:

Desarrollo convencional

Desarrollo orientado a prototipos

Desarrollo en espiral

Desarrollo Evolutivo

Desarrollo estructurado

Desarrollo basado en transformaciones(Herramientas CASE)

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Desarrollo convencional

Desarrollo en espiral

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Desarrollo estructurado

OBJETIVOS DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIN

Algunos de los principales objetivos de los sistemas de informacin,

son:

1. Proporcionar datos oportunos y exactos que permitan tomar decisiones

acertadas y mejorar la relacin entre los recursos de la empresa.

2. Garantizar informacin exacta y confiable, as como su almacenamiento

de tal forma que est disponible cuando se necesite.

3. Servir como herramienta para que los gerentes realicen planeacin,

control y toma de decisiones en sus empresas.

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 ELEMENTOS QUE CONFORMAN UN SISTEMA DE INFORMACIN

Un Sistema de informacin est compuesto por 6 elementos

claramente identificables, tal y como se muestran en la siguiente figura:

(nota: las cabezas de flechas son importantes, pues muestran el sentido del flujo de
informacin)

Ellos son:

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Base de Datos:
Es donde se almacena toda la informacin que se requiere para la
toma de decisiones. La informacin se organiza en registros especficos e
identificables.

Transacciones:
Corresponde a todos los elementos de interfaz que permiten al
usuario: consultar, agregar, modificar o eliminar un registro especfico de
Informacin.

Informes:
Corresponden a todos los elementos de interfaz mediante los cuales el
usuario puede obtener uno o ms registros y/o informacin de tipo
estadstico (contar, sumar) de acuerdo a criterios de bsqueda y seleccin
definidos.

Procesos:
Corresponden a todos aquellos elementos que, de acuerdo a una
lgica predefinida, obtienen informacin de la base de datos y generan
nuevos registros de informacin. Los procesos slo son controlados por el
usuario (de ah que aparezca en lnea de puntos).

Usuario:
Identifica a todas las personas que interactan con el sistema, esto
incluye desde el mximo nivel ejecutivo que recibe los informes de
estadsticas procesadas, hasta el usuario operativo que se encarga de
recolectar e ingresar la informacin al sistema.

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Procedimientos Administrativos:
Corresponde al conjunto de reglas y polticas de la organizacin, que
rigen el comportamiento de los usuarios frente al sistema. Particularmente,
debieran asegurar que nunca, bajo ninguna circunstancia un usuario tenga
acceso directo a la Base de Datos.

SISTEMAS DE INFORMACION GERENCIAL (SIG)

El anlisis de las necesidades y fuentes de informacin resultan

importantes para cualquier Sistema de Informacin, pero son particularmente
fundamentales para los sistemas de informacin gerencial (SIG). Desde el
surgimiento de dicho trmino han existido un gran nmero de definiciones
que acentan alguno que otro aspecto (Nestel, 1991, Gijsbers, 1991 Laudon
y Laudon, 1996). Una definicin aplicable a nuestro sector (Bolvar y otros,
1997) sera Un SIG es una base de datos actualizada y un sistema de

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anlisis y evaluacin para proporcionar a los actores del proceso de
investigacin (investigadores y gerentes) y sus clientes, informacin oportuna
sobre insumos, actividades y resultados de la investigacin para apoyar la
toma de decisiones apropiadas.

Un Sistema de Informacin Gerencial puede estructurarse segn las

funciones organizacionales que apoya y que varan de acuerdo con la misin
y el formato de las instituciones, no existiendo por lo tanto un patrn nico
para todas ellas. Para una organizacin de investigacin agropecuaria las
funciones pueden ser descritas a travs del modelo de anlisis de contexto,
insumos, procesos y productos, modelo que podra ser adaptado para
cualquier tipo de organizacin de investigacin, sin embargo quizs no
resultara idneo para instituciones comerciales .

Los Sistemas de Informacin gerenciales son un conjunto de

herramientas que combinan las tecnologas de la informacin (hardware +
software) con procedimientos que permitan suministrar informacin a los
gestores(gerentes) de una organizacin para la toma de decisiones.

Se puede afirmar que estos sistemas se componen de tres funciones;

la recopilacin de datos, tanto internos como externos; el almacenamiento y
procesamiento de informacin; y la transmisin de informacin a los gestores
(gerentes).

Parece que el uso de los sistemas de informacin para la gestin

dejaban incompletas las necesidades informativas de los gestores de las
empresas, surgiendo, as, distintos sistemas para la toma de decisiones.

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Describiremos los Sistemas Soporte a la Decisin, y los Sistemas de
Informacin para Ejecutivos.

Los sistemas de informacin gerencial son una coleccin de sistemas

de informacin que interactan entre s y que proporcionan informacin tanto
para las necesidades de las operaciones como de la administracin. Sin
embargo debe recalcarse que es una coleccin de sistemas de informacin y
no un sistema total . En teora, una computadora no es necesariamente un
ingrediente de un Sistema de Informacin Gerencial (SIG), pero en la
prctica es poco probable que exista un SIG complejo sin las capacidades de
procesamiento de las computadoras.

Este concepto aunque ms amplio, se ajusta plenamente porque los

sistemas de informacin de todas las funciones de la empresa estn unidas
cada vez ms en un supersistema, compuesto de sistemas casi
independientes, pero de tal modo que ninguno de ellos puede verse
completamente separado de los otros.

Es un conjunto de informacin extensa y coordinada de subsistemas

racionalmente integrados que transforman los datos en informacin en una
variedad de formas para mejorar la productividad de acuerdo con los estilos y
caractersticas de los administradores. Esta transformacin se realiza con
base en los criterios de calidad establecidos, que son el tiempo, la
relevancia, la precisin, la retroalimentacin y la disponibilidad selectiva de
los datos.

CLASIFICACION DE UN SISTEMA DE INFORMACIN GERENCIAL

Una manera de clasificar a los sistemas de informacin gerencial

(SIG), es por el nivel jerrquico de los usuarios y el tipo de decisin.

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 El esquema desarrollado sobre los niveles jerrquicos de decisin en
la organizacin: Planeamiento Estratgico, Control Gerencial y Control
Operacional, provee los elementos para una clasificacin de los sistemas por
niveles jerrquicos y para cada uno de ellos los sistemas se denominan de la
siguiente manera:

1. Sistemas expertos.
2. Sistemas de apoyo a la toma de decisiones.
3. Procesamiento de datos

Procesamiento de datos; son aplicables a problemas estructurados

donde hay metas bien establecidas, se pueden especificar los datos
necesarios, hay procedimientos estndar para el clculo de una solucin y no
se requieren de estrategias complejas para generar y evaluar alternativas.
Los problemas totalmente estructurados son computables y es posible
decidir si se justifica proceder a computarlos, teniendo en cuenta la suma de
tiempos y recursos que se requieren.

Sistemas de apoyo a la toma de decisiones; A medida que nos

alejamos de los problemas totalmente estructurales, nos ponemos en
contacto con los complejos problemas que se presentan diariamente en las
organizaciones. Frente a estos, los procedimientos estndar son tiles pero
no suficientes, ya que los datos pueden ser insuficientes y slo hay un
entrenamiento parcial de las metas y las restricciones.

Sistemas expertos; es en el de que pueda codificarse lo esencial del

conocimiento necesario para una solucin flexible. Los sistemas que los
resuelven son los denominados sistemas expertos. Si se utilizan las tcnicas
de programacin de la Inteligencia Artificial (como reglas de produccin y
esquemas), con los sistemas expertos pueden codificarse algunas metas,
reglas heursticas y estrategias de la misa forma de las que se usan

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habitualmente en la solucin de problemas, pero que antes eran muy difciles
de abordar con programas tradicionales de computacin.

CAPACIDADES DE UN SISTEMA DE INFORMACIN GERENCIAL

Es esencial entender perfectamente lo que los sistemas de

informacin son capaces de hacer para una organizacin. El conocimiento de
las capacidades potenciales de un sistema de informacin computarizado
permite a los administradores analizar en forma sistemtica cada una de las
tareas de una organizacin y compararlas con las capacidades de la
computadora.

Un sistema de informacin para la administracin particular puede

tener varias capacidades tcnicas. En conjunto, estas contradicen lo que se
oye comnmente acerca de que: una computadora es slo una sumadora de
alta capacidad o una calculadora. No puede hacerse nada diferente, solo lo
hace con mayor rapidez. Entre las capacidades de un sistema de informacin
gerencial tenemos:

Procesamiento de transacciones por lote: la mayora de las

organizaciones manejan una gran cantidad y variedad de
transacciones. Por ejemplo, la actividad de mercadotecnia puede
generar ventas en efectivo y a crdito, devoluciones rdenes comunes
etc., cada una para cientos de productos diferentes. Adems se
realizan muchos tipos de procesamiento que solo estn relacionados
indirectamente con actividad de ventas.
Procesamiento de una sola transaccin: otra alternativa de
procesamiento por lote es de una sola transaccin, en el cual cada
operacin entra sola en el sistema de cmputo. En general el
procesamiento por lote de una sola transaccin se usa cundo al

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 acelerar la velocidad del procesamiento se proveen ventas
significativas, como la entrega anticipada de mercanca vendida.
Comunicacin de datos y conmutacin de mensajes: Dos o ms
sistemas de computadoras pueden unirse por medio de lneas
telefnicas u otro mtodo de transmisin para que los datos de
transacciones, archivos de registros y programas. la conmutacin de
mensajes usa esta red de comunicaciones de computadoras. El
cambio de mensaje implica un sistema de correo electrnico, por
medio del cual los administradores de una organizacin mandan
cartas o mensajes a los administradores de otros lugares.
Entrada de datos y actualizacin de archivos remotos: utilizar los
sistemas de comunicacin de datos permite captar las transacciones
en el lugar donde ocurren y transmitirlas a otra localizacin para su
procesamiento.

Unsistema de informacin gerencial es particularmente importante

en el medio social y econmico actual, en el cual los gerentes necesitan
tomar decisiones que incluyen aspectos tales como la capacidad financiera,
la satisfaccin de los clientes y el control de calidad.

Los directores mencionados no pueden tomar decisiones que

aseguren la supervivencia, ampliacin y rentabilidad de sus programas y
organizaciones, si el sistema de informacin gerencial no produce
informacin completa, exacta y regular. Estas importantes decisiones
incluyen:

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 Seleccin apropiada de objetivo para fijar metas.
Seleccin apropiada de formas de distribucin de productos y
servicios.
Coordinacin de actividades del sector pblico y del sector privado.
Establecimiento de tarifas que cubran los costos fijos de los productos
y servicios;
Desarrollo de modelos para la prestacin de servicios y la satisfaccin
de los clientes.

Un sistema de informacin gerencial efectivo proporciona los datos

necesarios a los administradores para analizar la situacin actual, identificar
problemas inmediatos y encontrar soluciones, descubrir patrones y
tendencias que les permitan formular objetivos apropiados para el futuro y
tomar decisiones inteligentes sobre el uso de recursos limitados tanto
humanos como financieros y materiales.

Para determinar si el sistema de informacin gerencial es efectivo, hay

que contestar a las siguientes preguntas:

Se recolecta la informacin en forma continua y regular?

Es confiable la informacin recolectada?
Opera el SIG en todos los niveles de la organizacin?
Contiene el sistema un mecanismo regular de retroalimentacin?
Se elaboran los informes peridica y regularmente?

CMO FUNCIONA UN SISTEMA DE INFORMACIN GERENCIAL

Un sistema de informacin gerencial, rene datos sobre la variedad de

funciones de una organizacin lo que permite a un administrador planear,
hacer seguimiento y evaluar las operaciones y el desempeo de la empresa

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de manera integral. Un sistema de informacin gerencial no necesita ser
complejo. Debe proporcionar las bases que se requieren para tomar
decisiones. Los datos que se necesitan para la planeacin, seguimiento y
evaluacin se tomarn de diversas fuentes.

Por lo general, la informacin se origina en los distintos

"subsistemas" de una organizacin, tales como: la infraestructura de
servicio, el departamento de personal, el departamento de finanzas, el
departamento de administracin de suministros, el departamento de
infraestructura fsica, etc. La informacin llega en varios tipos de registros,
entre ellos: archivos, formularios, resmenes mensuales, informes oficiales,
encuestas y estudios especiales que son preparados por el personal en los
diferentes niveles y departamentos.

Si la informacin es completa, exacta, regular y puede ser integrada,

los gerentes podrn determinar si la empresa est logrando sus objetivos, si
los recursos son utilizados eficiente y apropiadamente y si la organizacin se
encuentra en el camino correcto para ayudar al pas a alcanzar sus objetivos
socioeconmicos, demogrficos, etc.

CMO DESARROLLAR UN SISTEMA DE INFORMACIN GERENCIAL

Se requiere un gran esfuerzo, experiencia, tiempo y dinero para crear

un sistema de informacin gerencial que produzca informacin integrada y
completa. El desarrollo o mejoramiento de tal sistema, es, generalmente, una
tarea organizacional de gran envergadura.

Sin embargo, aun cuando la organizacin no se haya impuesto el

compromiso de desarrollar esta tarea, se puede realizar una funcin
importante para mejorar el sistema y cubrir sus necesidades. Tal vez no sea
posible cambiar los formularios de registro o archivos, pero pueden hacerse

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cambios marginales, tales como el mejoramiento en la exactitud de los datos
y la puntualidad de las fechas de informe e introducir medidas que aseguren
que se har el uso ms completo de los datos existentes. De esta manera,
pueden hacerse mejoras evidentes en el sistema de informacin gerencial
sin que esto represente una gran carga para la organizacin.

Si el proyecto es grande, es probable que se requiera trabajar

estrechamente con el experto en SIG. En conjunto llevarn a cabo los pasos
necesarios para obtener una idea general de todo el SIG, la manera en que
funciona y lo que necesita mejorarse. Si el proyecto de SIG es pequeo, el
administrador puede responsabilizarse de este proceso.

CMO DISEAR O EVALUAR UN SISTEMA DE INFORMACIN

GERENCIAL

Si se habla de una institucin que no tiene los recursos humanos con

experiencia en sistemas de informacin gerencial que desea organizar o
mejorar su SIG, es buena idea solicitar ayuda de personas u organizaciones
que tengan dicha experiencia o de un consultor.

Es muy probable que stas sigan una serie de pasos para obtener una
visin general del sistema de informacin, la manera cmo funciona y qu se
requiere para mejorarlo. Los resultados de cada paso ayudan a determinar si
necesitan hacerse cambios, as como qu cambios aseguran que el sistema
de informacin cubre las necesidades propias y las del personal. Los pasos
ms importantes son los siguientes:

PASOS PARA ANALIZAR EL SIG

1. Identificar a todos aquellos que estn utilizando o deberan utilizar los

distintos tipos de informacin (profesionales, trabajadores de campo,
supervisores, administradores, etc.)

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2. Establecer los objetivos a largo y corto plazo de la organizacin,
departamento o punto de prestacin de servicios.
3. Identificar la informacin que se requiere para ayudar a las diferentes
personas a desempearse efectiva y eficientemente, y eliminar la
informacin que se recolecta pero que no se utiliza.
4. Determinar cules de los formularios y procedimientos actuales para
recolectar, registrar, tabular, analizar y brindar la informacin, son
sencillos, no requieren demasiado tiempo y cubren las necesidades de
los diferentes trabajadores, y qu formularios y procedimientos necesitan
mejorarse.
5. Revisar todos los formularios y procedimientos existentes para recolectar
y registrar informacin que necesiten mejorarse o preparar nuevos
instrumentos si es necesario.
6. Establecer o mejorar los sistemas manuales o computarizados para
tabular, analizar, y ofrecer la informacin para que sean ms tiles a los
diferentes trabajadores.
7. Desarrollar procedimientos para confirmar la exactitud de los datos.
8. Capacitar y supervisar al personal en el uso de nuevos formularios,
registros, hojas de resumen y otros instrumentos para recolectar, tabular,
analizar, presentar y utilizar la informacin.

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 Para preparar esta visin de conjunto del sistema de informacin, es
necesario reunirse con el personal, con colegas de otros servicios y clientes.
Es importante recolectar la informacin de manera sistemtica, anotando las
respuestas claramente para que puedan revisarse ms tarde.

Los sistemas de informacin gerencial tienen un ciclo de vida que

consta de las siguientes fases:

1. Planificacin
2. Anlisis
3. Diseo
4. Implementacin
5. Uso y mantenimiento

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 El

tiempo de duracin del ciclo de vida de un sistemaespecfico depende de:

el tipo de organizacin, recursos autilizarse, necesidades inmediatas y
requerimientos futuros.Sin embargo, cualquier sistema de informacin, sea
stemanual o computarizado deber ser susceptible a mejora, adaptacin,
adecuacin y ajuste, ya que tiene queresponder a las condiciones dinmicas
de las organizaciones.

CONCLUSIN

Las aplicaciones empresariales requieren que la administracin tenga

una perspectiva de los procesos de negocios y los flujos totales de
informacin. Los gerentes necesitan determinar qu proceso de negocios se
deben integrar, los beneficios a corto y largo plazo as como el nivel
adecuado tanto de recursos financieros y organizacionales que ayudarn a
dicha integracin.

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 En las empresas hay muchos tipos de sistemas de informacin que
apoyan diferentes niveles, funciones y procesos de negocio. Algunos de
estos sistemas, como las aplicaciones empresariales (sistemas
empresariales, administracin de la cadena de abastecimiento,
administracin de las relaciones con el cliente y administracin del
conocimiento), abarcan ms de una funcin o proceso de negocios y se
pueden enlazar con otras organizaciones. Los sistemas anteriores con
frecuencia requieren un cambio organizacional muy extenso.

Los sistemas de informacin que apoyan flujos de informacin y

procesos de negocios de toda la empresa o de toda la industria requieren
grandes inversiones de tecnologa y planeacin. Las empresas deben tener
una infraestructura de tecnologa de informacin (TI) que pueda apoyar el
trabajo de cmputo de toda la empresa o de toda la industria.

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 BIBLIOGRAFIA

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