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Módulo: RET Departamento de FOL

Prof: Rosa Barroso Ramírez IES La Granja

NOMBRE: FECHA:

GRUPO: CALIFICACIÓN:

FICHA DE ACTIVIDADES

1. Define con tus propias palabras el concepto de reunión de trabajo.


2. ¿Consideras conveniente para el desarrollo de una reunión que el jefe y el
moderador sean la misma persona?
3. ¿El moderador es un miembro más del equipo? Relaciona la respuesta con los
trestipos de moderador que se describen a continuación.
TIPO MODERADOR MODERADOR MODERADOR
AUTORITARIO “LAISSEZ FAIRE” IMPLICADO
Protagonismo Es el protagonista Deja que algunos Tiene claro que el
absoluto de la miembros motivados protagonista es todo
reunión. sean los el equipo.
protagonistas.
Objetivos Impone sus No fija objetivos Los objetivos están
objetivos claros y asumidos
por el equipo
Resultados Se obtienen los que No son importantes Se cumplen los
él determina objetivos fijados
Relaciones Fomenta la Provoca relaciones de Provoca relaciones
interpersonales competitividad amistad basadas en la
cooperación
Participación No fomenta la Deja que participe Anima y estimula la
participación quien lo desee participación de
todos los miembros
Sentimientos Genera sentimientos Genera desánimo Genera sentimientos
de desconfianza, de satisfacción
miedo, …
Trabajo A presión Relajado Ritmo necesario para
el desarrollo de las
tareas y objetivos

4. Cuando las improvisaciones son la tónica dominante en la reunión, el moderador


debe …
a) Dejar que los participantes se expresen libremente; a veces de la
improvisación surgen buenas ideas.
b) Preguntar a los participantes para intentar estructurar el tema: quién,
cómo, qué, cuándo, por qué, para qué, dónde …

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c) Hacer un inciso en la reunión para establecer unos objetivos y una


metodología de trabajo..
5. Para que la reunión sea eficaz, el moderador debe …
a) Pedir la intervención de aquellos participantes más cualificados o más
capaces de exponer el tema.
b) Centrar la discusión y observar cómo los demás reaccionan ante sus
propuestas.
c) Estimular a los participantes que no han hablado para que lo hagan si lo
desean.
6. A la hora de planificar una reunión es conveniente:
a) Elegir la hora lo más cercana posible al final de la jornada laboral para
no interferir en el trabajo.
b) Elegir la fecha y hora según la disponibilidad de los participantes.
c) Elegir el despacho del responsable como lugar de trabajo para que el
equipo de trabajo no pierda tiempo en desplazamientos.
d) Contar con un teléfono en la sala de reuniones para que los participantes
puedan estar localizados si surgen problemas en su departamento.
e) Elegir un lugar tranquilo y que permita a los participantes sentirse
cómodos durante el desarrollo de la reunión.
7. Señala los elementos básicos para el desarrollo eficaz de una reunión:
a) El número de asistentes: cuantos más participantes más posibilidades de
obtener mejores resultados.
b) La no intervención del moderador en la discusión, aun cuando algún
partcipante desvíe el tema.
c) La cohesión del grupo.
d) La presentación clara de los temas que se van a tratar y la exposición de
la metodología de trabajo.

CASO PRÁCTICO Nº 1:

Ayer estaba prevista a los 12 h. una reunión del equipo de trabajo del
departamento de Atención al Cliente de la empresa Ramos S.L., compuesto por 5
personas.
A esa hora no estaba Bárbara que es la jefa del departamento y la convocante de
la reunión. Los empleaods siguieron trabajando en sus respectivas tareas. A las 13.30 h.
apareció Bárbara y exigió a todos que dejasen su trabajo y acudieran a la sala de juntas.
Bárbara, en su papel de directora y moderadora, empezó diciendo: “Vamos a
pensar propuestas para el próximo trimestre”. Javier intervino. A los 5 minutos sonó el
teléfono, Bárbara lo cogió y se puso a hablar: “ Seguid vosotros”, dijo. Javier continuó
su exposición durante 10 minutos más. Concha intentó intervenir: Javier la cortó. Sonó
un móvil, era el de Juan, que se puso a hablar.
Bárbara cortó a Javier y dejó intervenir a Concha, y después dio la palabra a
José. Javier se enfadó y adoptó una actitud obstructiva hacia todo lo que aportaban sus
compañeros.
A las 14:15 h., Bárbara dio por finalizada la reunión porque tenía una visita en
su despacho.

ANALIZA EL CURSO DE LA REUNIÓN Y LA ACTITUD DE LOS


PARTICIPANTES.

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CASO PRÁCTICO Nº 2:
El director del Departamento de Asistencia Técnica de la empresa Teleco, S.L.
decide convocar a una reunión a los jefes de este departamento de las cinco sedes
provinciales. El objetivo es evaluar las actividades ejecutadas durante el primer
trimestre, basándose en las memorias elaboradas, y programar el siguiente.
Asimismo aprovechará para presentar parte de la memoria del Departamento de
Atención al Cliente con las quejas del SAT ( Servicio de Asistencia Técnica).
a) Enumera los recursos materiales que debe planificar.
b) Redacta un modelo de convocatoria.

CASO PRÁCTICO Nº 3:
En el Departamento de Logística de la empresa Productos S.A. se ha detectado
un problema de retraso en la distribución que puede ser consecuencia de deficiencias en
la comunicación entre los jefes de los distintos almacenes situados en España.
El Director del departamento decide convocar una reunión en la sede central en
Zaragoza. Para ello, ordena a su secretario que envíe por fax la siguiente convocatoria a
los 10 jefes de almacén:

A la atención del jefe/a de almacén.


En Zaragoza, a 28 de enero de 2009.

Se le convoca a una reunión que tendrá lugar en la sede central


de esta empresa el próximo día 2 de octubre, con el siguiente
orden del día:
o Planteamiento de los problemas detectados.
o Búsqueda de soluciones.
o Ruegos y preguntas.

Los jefes de almacén, al recibir esta convocatoria, intentan ponerse en contacto


con el director, pero está de viaje y su secretario no sabe de qué va la reunión.
El día 2 de octubre los participantes llegan escalonadamente entre las 9 y las 11
de la mañana. La reunión comienza a las 12 h.
El director inicia la reunión recriminando la falta de puntualidad porque se les
había convocado a las 10 h. A continuación solicita que uno a uno expongan su visión
del problema. La primera en intervenir es la jefa de almacén de Valladolid, que pide que
se especifique cuáles son los problemas detectados. El director se pone nervioso y
afirma que hay retrasos en la distribución porque ellos no se toman el suficiente interés
en que los envíos salgan y lleguen a tiempo.
A partir de aquí, los participantes intentan justificar su trabajo y el de los
empleados a su cargo.
A las 14:00 h., con un ambiente enrarecido, se decide levantar la sesión y se
acuerda una reunión para la semana siguiente con el fin de que los jefes de almacén
tengan tiempo de preparar las soluciones.

a) Analiza los defectos que ha presentado el proceso de organización de


la reunión.
b) ¿Ha sido correcta la actitud del director antes y durante la reunión?