Universidad de San Carlos de Guatemala Facultad de Agronomía Centro de Telemática http://www.centrodetelematica.

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Guía para elaboración de Índices Temáticos Utilizando Microsoft Word®

Ing. Agr. Byrón Humberto González Director del Centro de Telemática Mario Alberto Agreda Rodríguez Profesor Asistente Cesar Gramajo Cano Profesor Asistente

Guatemala, Marzo de 2007

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Índice: Titulo Página
1 PRESENTACIÓN. ...................................................................................................................................1 2 CREACIÓN DE LA TABLA DE BASE DE DATOS.............................................................................2 3 INGRESO DE LA BASE DE DATOS A NUESTRA TABLA...............................................................3 4 CREACIÓN DEL ÍNDICE TEMÁTICO...............................................................................................4

Índice de Figuras: Titulo Página

FIGURA 1. PRESENTACIÓN DE UN ÍNDICE TEMÁTICO EN UN DOCUMENTO......................2 FIGURA 2. PROCEDIMIENTO PARA INSERTAR UNA TABLA.......................................................2 FIGURA 3. VENTANA DE INSERTAR TABLA, PARA LA CREACIÓN DE NUESTRA BASE DE DATOS..........................................................................................................................................................3 FIGURA 4 ELABORACIÓN DE LA TABLA CON BASE DE DATOS................................................4 FIGURA 5. COLOCACIÓN EN LA PARTE DONDE SE INSERTARÁ EL ÍNDICE TEMÁTICO..5 FIGURA 6. SELECCIÓN DE LA VENTANA ÍNDICE Y TABLAS.......................................................5 FIGURA 7. PROCEDIMIENTO PARA AUTO MARCACIÓN DEL DOCUMENTO. .......................6 FIGURA 8. SELECCIÓN DE LA BASE DE DATOS..............................................................................6 FIGURA 9. BARRA DE HERRAMIENTAS, DESACTIVACIÓN DE CAMPOS DE PÁRRAFO.....7 FIGURA 10. ÍNDICE TEMÁTICO CONCLUIDO..................................................................................7

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Guía de Elaboración de Índices temáticos utilizando Microsoft® Word 20031
Mario Alberto Agreda Rodríguez Profesor Asistente mario.agreda@gmail.com

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Presentación.

El índice de una publicación es una lista ordenada de los capítulos, artículos, materias, etc., indicándose el lugar donde aparecen. Hay varios tipos de índices: bibliográficos, Onomástico, de contenido, Temático, etc. En el índice temático se listan en orden alfabético los temas y sub-temas presentados en el texto, inmediatamente después del nombre se presentan los números de página (Ver figura 1). La importancia de los índices temáticos en una publicación o investigación es que son una herramienta importante para la búsqueda de información específica y palabras claves en el documento. Con Microsoft Word se pueden elaborar índices temáticos y el presente documento tiene como objetivo servir de guía para la elaboración de índices temáticos de los documentos y publicaciones que realicemos. Para poder elaborar un índice temático se deben establecer las palabras claves de la publicación, estas deben ser relevantes en el documento y de interés para el lector.

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Microsoft® Word 2003 es una marca registrada de Microsoft Corporation, Todos los derechos reservados.

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Figura 1. Presentación de un índice temático en un documento.

2 Creación de la tabla de base de datos. Para elaborar índices temáticos debemos de crear una tabla de base de datos, esto debido a que necesitamos que Microsoft Word busque las palabras que coloquemos en nuestra tabla del documento, colocándoles el número de página donde se encuentran. Para elaborar nuestro índice temático debemos de crear un nuevo documento, luego nos dirigimos a la barra de menús y seleccionamos el menú tabla, el submenú insertar y la opción tabla (Ver figura 2).

Figura 2. Procedimiento para insertar una tabla. Luego de seleccionar insertar tabla, se presentará una ventana como la que se muestra en la figura 3. En ella debemos agregar la cantidad de columnas y filas que se desean para la tabla a insertar. Con índices temáticos nosotros necesitamos una tabla de dos columnas obligatoriamente y la cantidad de filas

3 va a depender de la cantidad de palabras claves que nosotros deseemos insertar en el índice temático. En nuestro ejemplo utilizaremos seis palabras clave, entonces nuestro número de filas va a ser seis.

Figura 3. Ventana de Insertar tabla, para la creación de nuestra base de datos.

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Ingreso de la base de datos a nuestra tabla.

Ya elaborada nuestra tabla podemos ingresar las palabras claves que conformaran nuestro índice temático, para lo cual debemos recordar dos cosas importantes: Primero: que a la izquierda de la tabla, ingresaremos nuestras palabras clave con minúsculas. La manera en que se redacte cada palabra es fundamental, puesto que Microsoft Word buscará dentro del documento exactamente como se escriba cada palabra. Es importante recordad que se deben escribir las palabras tal como se encuentran en el documento, teniendo cuidado con la Ortografía.

4 Segundo: A la derecha de la tabla debe colocarse la palabra con la primera inicial mayúscula, debido a que en esta parte colocaremos las palabras como aparecerán en el índice temático (Ver Figura 4).

Figura 4 Elaboración de la tabla con base de datos. Concluida la base de datos con todas nuestras palabras claves del documento, debemos guardar el documento. Debiendo tener cuidado de ubicar el lugar donde se está guardando el documento para evitar complicaciones posteriores y el nombre con el que se guardó.

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Creación del Índice Temático.

Ya elaborada nuestra base de datos con nuestras palabras claves, nos dirigimos a la parte final del documento al que vamos a agregar el índice temático. Nos colocamos en el lugar donde insertaremos el índice temático (Ver figura 5).

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Figura 5. Colocación en la parte donde se insertará el índice temático. Seleccionamos de la barra de menús, la opción Insertar, luego el submenú referencia, y la opción Índice y tablas… (Ver figura 6), seleccionamos Automarcar (Ver figura 7). Luego de seleccionarlo se presentará la ventana de Índices y tablas. Opción Índice

Figura 6. Selección de la ventana Índice y tablas.

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Figura 7. Procedimiento para auto marcación del documento.

Figura 8. Selección de la base de datos. Microsoft Word procederá a automarcar todo el documento, buscando las palabras claves que nosotros guardamos en nuestra base de datos. Seleccionamos otra vez el lugar donde queremos insertar nuestro índice temático, volvemos a realizar el procedimiento, en la barra de menús

7 seleccionamos el menú insertar, el submenú referencia y la opción Índice y tablas…, nos abrirá la ventana índices y tablas, en esta seleccionamos la casilla de Alinear números de página a la derecha y damos un click en aceptar (Ver figura 7). Automáticamente aparecerá el índice temático con las palabras claves en orden alfabético a la izquierda y el número de hoja a la derecha (Ver figura 10). Para ocultar los campos de párrafo que aparecen marcados con el símbolo ¶, diríjase a la barra de herramientas de un clic en el icono que tiene este símbolo para ocultarlos (Ver figura 9). De esta forma concluimos el proceso de la elaboración del índice temático.

Figura 9. Barra de herramientas, desactivación de campos de párrafo.

Figura 10. Índice temático concluido.