MANUAL DE CARGOS Y PERFILES PARA

XXX-XXXX-XXXX S.A.
CON BASE EN LA NORMA ISO 9000:2008

LILIANA MARCELA CARDONA NARANJO
MARTA NELLY ESCOBAR MUÑOZ
ANDERSON MONTOYA RAMIREZ
SANDRA MILENA TORRES MURIEL

MÓDULO I

LEIDY MUÑOZ
Coordinadora de Módulo I

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE
SENA
ITAGUÍ
2010

1

TABLA DE CONTENIDO

Justificación
Tema
Problema
Problemática
Breve descripción del problema
Objetivos
Delimitación
Marco referencial
Diseño metodológico
Fases del proyecto
Diagnóstico
Conclusiones
Bibliografía
Anexos

3
4
4
4
5
6
7
8
19
21
123
124
125
126

1

JUSTIFICACIÓN
Con el siguiente proyecto se pretende desarrollar una guía para un mejor
desempeño en los procesos de selección de personal, capacitación y
conocimiento de los procesos, tareas y procedimientos de cada uno de los cargos
que existen dentro de la compañía. Este manual es desarrollado con el fin de que
a futuro la organización pueda certificar sus procesos, para de esta forma lograr
ser más competitivo en el mercado; por tal razón se busca estandarizar y
documentar las tareas para evitar pérdidas de clientes por retrasos en la entrega
de los servicios que se ofrecen.
Se realizará a través de la implementación de un Sistema de Gestión de la Calidad
definido por ISO 9001:2008 relacionadas con el levantamiento de procesos,
cargos y perfiles y la documentación de los mismos.
Este análisis de cargos y funciones contribuirá a reducir sustancialmente tiempos
y costos en la realización de las tareas, además de aumentar la eficiencia; pues el
personal a través de esto se fortalecerá y estará más capacitado a nivel de la
empresa y de la competencia.
Podemos asegurar que con una buena aplicación del presente manual se tendrá
la persona adecuada en el puesto adecuado, haciendo su trabajo más
efectivamente.

3

TEMA
¿Qué procedimientos, actividades y tareas se deben seguir para la realización y
ejecución de los procesos de la empresa, que conlleven a que tenga una mayor
agilidad y calidad en los servicios que ofrece?
PROBLEMA
En Xxx-xxxx-xxxx la mayoría de los empleados son multifuncionales, es por ello
que desempeñan tareas de varios cargos simultáneamente; lo cual conlleva a
deficiencia en los procesos, perdida de capacidad de respuesta y oportunidad ante
el cliente.
PROBLEMÁTICA
Diseñar un manual que contenga perfiles del personal para cada cargo, detalle de
las actividades que se deben hacer, como realizarlas, quien las deberá ejecutar y
los recursos necesarios para llevarlas a cabo, todo con base en las normas
internacionales de gestión de la calidad ISO 9001:2008.

1

BREVE DESCRIPCIÓN DEL PROBLEMA
La empresa Xxx-xxxx-xxxx actualmente no cuenta con una documentación donde
se especifique:
• Las funciones de cada cargo.
• Los procesos, actividades, tareas de cada uno de los servicios
ofrecidos y su respectiva interrelación.
• Los tipos de formato, sus funciones, requisitos, cómo llenarlos y bajo
que parámetros se usan.
• Los perfiles de cada cargo.
La falta de estas especificaciones aumenta la carga laboral en algunos de los
departamentos de la organización. Es por ello que se genera interés para elaborar
un manual que soporte las actividades que se deben llevar a cabo, el cómo y
cuándo hacerlo, y el personal responsable para cada actividad.

1

OBJETIVOS
GENERAL
Desarrollar una guía escrita donde se esquematicen y estandaricen las diferentes
actividades que se desarrollan en la empresa Xxx-xxxx-xxxx, donde se especifique
la manera en que se deben realizar cada una de las actividades, los recursos
financieros y humanos necesarios y todo lo relacionado con los procesos, con lo
cual se busca reducir el tiempo ocioso y aumentar la calidad del servicio.
ESPECÍFICOS

Identificar los procesos que conllevan a la prestación del servicio.

Determinar las actividades, recursos, normas y políticas que se necesitan y
sustentan cada uno de los procesos.

Establecer una interrelación lógica entre las actividades y la forma de
desarrollarlas.

Asignar funciones a cada cargo.

Elaborar los perfiles necesarios para cada cargo.

1

DELIMITACIÓN
DELIMITACIÓN ESPACIAL
El manual de cargos y perfiles se realizará en la empresa Xxx-xxxx-xxxx, ubicada
en la Ciudad de Medellín; en la Carrera 46 Nº 52 140 of 810 NIT: 890930022-1.

DELIMITACIÓN TEMPORAL
El proyecto se llevará a cabo desde el 9 de Diciembre de 2009 hasta el 12 de
Febrero de 2010, día en el cual se presentará el informe final.
DELIMITACIÓN CONCEPTUAL
La empresa actualmente ofrece los siguientes servicios:


Administración
Selección
Asesoría en procesos humanos

Para la elaboración del manual se tendrán en cuenta los conceptos teóricos y
administrativos tratados en el libro de Idalberto Chiavenato.

1

MARCO REFERENCIAL
En el entorno tan competido en el que nos desenvolvemos actualmente se
requiere por parte de cada uno esfuerzos altos que cooperen con el mejoramiento
continuo y con la excelencia en la calidad de los distintos productos y/o servicios
que se ofrecen al mercado. Xxx-xxxx-xxxx, teniendo presente la perspectiva que
se requiere para continuar con sus puertas abiertas a sus consumidores ha
decidido replantear la estructura que posee para de esta forma acercarse un poco
más a las exigencias del entorno, es por ello que con base en las políticas de
calidad desea realizar una guía de los cargos y perfiles, para avanzar hacia la
excelencia, evitando de esta forma pérdidas de tiempo.
El reconocimiento de muchas organizaciones se debe a la excelencia en la calidad
de los productos y/o servicios que ofrecen al mercado y prueba de ello para el
consumidor es la certificación ISO, es por ello que en éste momento muchas de
nuestras empresas están en la tarea de levantar procesos, cargos y definir perfiles
para dichos cargos, lo cual no lo exige la norma pero ayuda a acercarse a los
propósitos de ISO; Xxx-xxxx-xxxx no es la excepción, es por ello que ha iniciado
su proceso de planificación de la calidad es decir: “aquella parte de la gestión de la
calidad enfocada al establecimiento de los objetivos de la calidad y a la
especificación de los procesos operativos necesarios y de los recursos
relacionados para cumplir los objetivos de calidad (ISO 9000:2000)”.
Se trata entonces de desarrollar productos y/o servicios que satisfagan las
necesidades de los clientes teniendo como soporte la metodología de Walter
Sheward (ciclo PHVA: Planear-Hacer-Verificar-Actuar), puesto que ésta es de gran
utilidad a la hora de mejorar los procesos internos de las organizaciones ya que
ofrece a los clientes internos claridad para la realización de sus tareas. 1
De acuerdo a la necesidad que tiene la empresa se debe realizar un documento el
cual sirva de guía para el buen desempeño en la misma contribuyendo de ésta
manera al mejoramiento continuo, para ello se debe entonces tener en cuenta las
etapas de la planificación del sistema general de gestión de calidad:

1 LOPEZ CARRIZOSA, Francisco José. ISO 9000 y la planificación de la calidad. Bogotá
DC: ICONTEC, 2004. P. 31.
1

Identificar
Determinar
los procesos
la secuencia
del sistema
de los procesos
de gestión de
calidad
1- Identificación del sistema de gestión
de la calidad

1

Definir
Establecer
Definir
el propósito
las mediciones
interacciones
de los procesos
dede
desempeño
los
y asignar
procesos
de
unlos
dueño
del
procesos
proceso

2- Descripción de los procesos del
sistema de gestión de calidad

1

Definir
Establecer
Identificar
los métodos
loslas
controles
etapas
para operar
de
para
loslos
procesos
losprocesos
procesos

3- Definir y documentar métodos para
la gestión de los procesos del sistema
de gestión de la calidad

1

Tabla 1 .Tomado de de: LOPEZ CARRIZOSA, Francisco José. ISO 9000 y la
planificación de la calidad. Bogotá DC: ICONTEC, 2004. P. 31.
La importancia de una buena planificación en los procesos genera un incremento
en la eficiencia, en la productividad y calidad haciendo más flexible el uso de los
recursos acortando tiempos en entregas y reduciendo costos; mejorando la
satisfacción del equipo de trabajo a través de un mejor ambiente con tecnologías
nuevas que no afecten la operación. Ello se ve traducido en altos beneficios
económicos por el incremento del rendimiento en los procesos ya que el cliente va
a estar más satisfecho puesto que la entrega del producto será en menor tiempo
pero con mayor calidad.
Algunos conceptos a tener en cuenta para una buena aplicación de una gestión
por procesos son:




“EMPRESA: Organización que aplica unas capacidades y recursos para
satisfacer determinadas necesidades de sus clientes.
COMPETITIVIDAD: Capacidad de la empresa para suministrar productos o
prestar servicios con la calidad deseada y exigida por sus clientes al coste
más bajo posible.”2
PROCESO: Conjunto de operaciones, recursos y actividades
interrelacionadas que se transforman para la entrega de información,
productos, servicios y estrategias.
ACTIVIDAD: Es la más pequeña acción ejecutada por una persona que
suele terminarse en un plazo determinado.
PROCEDIMIENTO: Forma específica de llevar a cabo una actividad.
MACROPROCESO: Conjunto estructurado de procesos, establecidos para
facilitar a los clientes externos los productos y servicios que ofrece al
organización.

Las actividades de cualquier organización pueden ser concebidas como
integrantes de un proceso determinado. De esta manera, cuando un cliente
solicita un servicio, un contrato o genera un reclamo, se están activando procesos
cuyos resultados deberán ir encaminados a satisfacer una demanda.
Para Xxx-xxxx-xxxx es muy importante tener en claro cada uno de sus procesos
clarificando cada actividad para de ésta forma aumentar su competitividad dado el
medio actual en el cual la calidad equivale a: “satisfacer las necesidades y
expectativas razonables de los clientes a un precio igual o inferior al que ellos
asignan al producto o servicio, en función del “valor” que han recibido y percibido”3
En el proceso de planificación para gestionar la calidad hay que tener muy en
cuenta:
2 PEREZ, José Antonio. GESTIÓN POR PROCESOS. Madrid: ESIC EDITORIAL, 1996. P. 30-31
3 IBÍD. P. 28.

2

TIPO DE
FORMACIÓN

DESARROLLO
DE
NIVEL
CAPACIDADES
DE
TÉCNICAS
Y
RESPONSABILIDAD
OPERATIVAS
Informarse
Liderazgo
sobre
Estrategias
Cultura
metodologías
ALTA DIRECCIÓN
Resultados
Gestión
del sistema
de
Autodiagnóstico
cambio
control
de
gestión y apoyo
Liderazgo
Canalizar
la
MANDOS
Y Procesos
Comunicación
participación
DIRECCIÓN
Papel del mando
Trabajo
en Herramientas
INTERMEDIA
Autodiagnóstico
equipo
de mejora
Alcance
de
la Actitud
Prevención
EMPLEADOS
Y calidad
Relación
Resolución de
OPERARIOS
Motivación
Interpersonal
problemas
Participación
INFORMACIÓN
DESARROLLO
SENSIBILIZACIÓN HABILIDADES
MOTIVACIÓN
PERSONALES
POR EL CAMBIO

Tabla 2 .Tomado de : PEREZ, José Antonio. GESTIÓN POR PROCESOS. Madrid:
ESIC EDITORIAL, 1996. P. 110
En el proceso de adaptación a una nueva consecución y actuación para realizar
las distintas actividades que se llevan a cabo en una organización se requiere un
cambio en la cultura y tradición, es por ello, que la parte directiva requiere
gestionar muy bien cada proceso esto se manifiesta a través de una adopción de
la calidad “como un elemento estratégico a gestionar, esto requiere un liderazgo
directivo orientado y que se manifiesta externamente mediante:









Comunicación oportuna sobre su visión de la contribución de la calidad.
Elabora y comunica una misión/estrategia/política de calidad orientada
hacia el cliente.
La modificación de los sistemas administrativos de control para que apoyen
la nueva orientación de la empresa.
El contenido de la comunicación con el personal ha de ser coherente con
los principios de la calidad.
Toma de decisiones con base en datos y hechos.
Un comportamiento que busque y anime la critica interna.
Participación en las sesiones de evaluación y revisión de los programas de
calidad.
El despliegue de los objetivos estratégicos y tácticos de calidad.
Su orientación de los esfuerzos de mejora.
La organización de la participación del personal.
1











Potenciación del trabajo en equipo, en buena parte autodirigido.
La consideración de elementos cualitativos en la evaluación del personal.
Aceptación por sus colaboradores de la evaluación sobre la coherencia de
su liderazgo.
El fomento de las acciones de formación.
La practica habitual del reconocimiento.
Contacto directo y fomento del trabajo en equipo con clientes y
proveedores.
Inspirar la satisfacción del cliente, externo o interno como primer objetivo.
Reforzar la iniciativa del personal, así como su flexibilidad y agilidad de
reacción.
Participación en foros regionales o sectoriales relacionados con la calidad.
Animar a que las soluciones se tomen donde se producen los problemas o
las incidencias.
Y ante todo, ¡predicar con el ejemplo! Y ética en su comportamiento”4

En este proceso de cambio se toma como referencia distintos conceptos que nos
guíen hacia el mejoramiento, la reingeniería de procesos supone un cambio
radical en la forma de operar de la empresa.
Se puede definir como:”la reconsideración fundamental y el rediseño radical de los
procesos de la empresa para conseguir mejoras espectaculares en medidas
críticas, actuales, de resultados o rendimientos como pueden ser los costos, la
calidad, el servicio y la rapidez” (Mike Hammer).
Para tomar acciones sobre el direccionamiento que actualmente sigue Xxx-xxxxxxxx; tomamos como base el método sistemático de mejora de procesos:

4 IBÍD. P. 82

1

ETAPA
Identificación, definición del proceso real

Medición y análisis del proceso

Identificación de oportunidades de mejora

Normalización/ estabilización del proceso

ACCIONES


Detectar lo que deseen y necesiten los clientes
Describir el proceso con el nivel de detalle
necesario
Incluir las medidas adecuadas



Estudiar los resultados de las medidas
Detectar áreas potenciales de mejora
Elegir las mejoras mas prometedoras


Diseñar y aplicar los cambios para la mejora
Medir los resultados para comprobar que los
cambios son positivos

Afinar las mejoras introducidas hasta conseguir
un nivel estable de resultados
Documentar las mejoras para normalizarlas


Diseñar medidas de seguimiento dentro del
proceso
Plan para la revisión y mejora continuas
• Realizar las medidas
• Analizar los resultados
• Tomar acciones para mejorar los resultados
Enfocándonos en el cuadro de mando integral y reforzando sobretodo los
procesos internos pues de ellos se desprenden muchas acciones que generan
pérdidas de tiempo y capital y sobre las cuales deben hacerse los correctivos
necesarios y establecer medidas preventivas, podemos decir que Xxx-xxxx-xxxx
debe tener presente dicho cuadro puesto que si se tiene claridad en él es mucho
más
Visión
Clientes
Procesos
Formación
Finanzas
Yinternos
y
crecimiento
Estrategia

2

Para levantar los procesos primero se debe conocer como cada empleado realiza
sus labores pues de esta forma el personal se sentirá importante para la
organización y más motivado durante el proceso de transformación, luego se
analizarán los tiempos y las tareas que se realizan; por último se presentará una
guía en la cual se pueda visualizar como se debe realizar cada actividad, ésta guía
será susceptible de mejoras puesto que sólo será un soporte para mejorar el
actuar diario.
El levantamiento de procesos le permitirá a la empresa producir más con sus
recursos actuales al mejorar y modernizar sus procesos de trabajo (eficiencia), y
hacer bien desde el comienzo lo que se debe hacer, gracias a un mayor
conocimiento de las necesidades del cliente interno y externo (efectividad), con
ello se produce un impacto positivo integral en la organización, no en forma
inmediata sino a largo plazo. Este se reflejará en una mayor rentabilidad y
competitividad corporativa.
“El planeamiento de recursos humanos es un proceso de decisión respecto de los
recursos humanos necesarios para alcanzar los objetivos organizacionales, dentro
de un periodo determinado. “5 Para continuar con en el camino de
reestructuración, se hace necesario determinar el tipo de empleados que la
organización necesita. Cada puesto de trabajo tiene sus propias características,
responsabilidades y condiciones, que a veces lo hacen distinto de la generalidad,
pero que tienen aspectos de complejidad en sus tareas, conocimientos que se
requieren y otras circunstancias que son comunes en el cargo sin diferenciar
donde se lleven a cabo.
Las distintas categorías no se basan en la enumeración de tareas, sino
especialmente en la complejidad de las labores que se deben desarrollar, en la
experiencia requerida, consecuencias del error, estudios y otros requisitos
necesarios o no para desempeñar el puesto.
Luego de desarrollar los perfiles, se implementa un sistema de alimentación del
recurso humano para reclutar el personal. Definimos reclutar como los
procedimientos que la organización lleva a cabo para atraer candidatos calificados
para ocupar cargos en la empresa, se hace a través de un sistema de información
y comunicación.
El primer paso es identificar, seleccionar y mantener las fuentes que se puedan
utilizar para atraer al personal, que se hará a través de investigaciones externas e
internas; el siguiente paso es seleccionar el personal más idóneo para el cargo
teniendo en cuenta los perfiles antes especificados y tratando de aumentar la
eficiencia y el rendimiento de la empresa. El objetivo de planear la selección del
personal permite una mejor adecuación de la persona al cargo y aumento de la
eficiencia de la persona en el cargo. Como se muestra a continuación:
5 CHIAVENATO, Adalberto. Administración de recursos humanos. Bogota: Mc Graw Hill. 1994. Pág.: 143

2

1

Descripción
Reclutamiento
Demanda
Necesidad
Recepción
Divulgación
Aplicación
Entrevista
Entrega
Solicitud
Selección
Examen
No
Supuestos
Admisión
Impresión
Resultados
Decisión
Información
cumple
apto
de
medico
negativa
de
inicial
final
de
final
inicial
general
de
formulario
de
elydesacreditadora
desfavorables
documentos
personal
mano
patrón
desfavorable
Rechazo
de e
o no
especificaciones
de
candidatos
pruebas
“solicitud
información
cumple
obra condelos
sobre
empleo
requisitos
delel candidato
cargo

1

Tabla 3 .Tomado de : CHIAVENATO, Adalberto. Administración de recursos
humanos. Bogota: Mc Graw Hill. 1994. Pág.: 190
El tercer paso es evaluar esa labor de reclutamiento y selección del personal, lo
cual se puede hacer fundamentado en el concepto de rotación del personal.
La rotación del personal pretende evaluar cuan eficiente ha sido dicha labor,
mediante una relación porcentual entre las personas que entran a formar parte de
una empresa y las personas que salen de ella. No solo se refiere a cuantificar ese
número de personas, también se preocupa por el tiempo transcurrido entre el
ingreso y la salida de la organización. Este tema es fundamental para detectar
3

problemas, generar ajustes en las políticas de recursos humanos y tener un mejor
control de ellos, y se puede hacer en base en:

4

Otras
fuentes
de
información
Fenómenos
Verificación
Entrevistas
Necesidades
Análisis
Análisis
internos
externos
de
situacional
de
de
la
de
retiro
de
lapolítica
mayor
nuevas
ORGANIZACIÓN
MERCADO
¿Determinación
¿Informaciones
Si
Informaciones
suficientes
suficiente
s?
? re
información
volumen
recursos
estrategias
de humanos
obtenida
información
Política salarial del mercado de trabajo
Comportamiento
Política de beneficios
Comportamiento
del mercado de recursos
Oportunidades de progreso
humanos
Condiciones
Situación
económica
ambientales de trabajo
Política de reclutamiento y selección
Política disciplinaria
Criterio de evaluación del desempeño

1

No

No

Tabla 4 .Tomado de : CHIAVENATO, Adalberto. Administración de recursos
humanos. Bogota: Mc Graw Hill. 1994. Pág.: 190
En el momento que se tienen definidos los procesos y los perfiles se procede a
documentarlos; considerando que el Sistema de Gestión de la Calidad es un
sistema mejora continua se elaboran instructivos y los procedimientos de cada
actividad. Se comienza con “la recolección de los planes, instructivos y registros
que proporcionan detalles técnicos sobre cómo hacer el trabajo y se registran los
resultados, estos representan la base fundamental de la documentación.
Posteriormente, se determino la información especificada sobre los
procedimientos de cada área de la Gerencia: ¿Quién?, ¿Qué?, ¿Cómo?,
¿Cuándo?, ¿Dónde? y ¿Por qué? efectuar las actividades (2 do. Nivel), esto con el
fin de generar los Manuales de Procedimientos de cada área. ”6
6 www.monografias.com/trabajos22/gestion-calidad-iso/gestion-calidad-iso.shtml

3

El sistema de mejora continua implica que después de recolectada la información,
se prosiga con una transformación hacia lo que deben ser los instructivos y los
procedimientos de acuerdo a la empresa, el entorno y las normas internacionales
de estandarización. Es decir, confrontar lo que se esta haciendo con el como se
debe hacer, para así generar unos procedimientos que estén acordes a las
normas y por ende aumentar la eficiencia de los empleados.

3

DISEÑO METODOLÓGICO
El proyecto es de carácter descriptivo, pues se pretende desarrollar un Manual de
Cargos y perfiles de la empresa Xxx-xxxx-xxxx S.A
Fases del proyecto:
1. Recolección de información: fase en la cual requiere más compromiso de la
gerencia debido al tiempo necesario para llevar a cabo:

Cuestionarios: para hacer una aproximación a la problemática

Entrevistas personales: Para observar cada uno de los procesos y
contrastarlo con los cuestionarios realizados. Se hacen varias
observaciones
2. Delimitar cargos y perfiles ocupacionales
3. Diseño del Manual de Actividades: Se trata de desarrollar una guía donde
se describirán las tareas y actividades, tomando como fuente principal de
información, el conocimiento y la experiencia del personal.

1

XXX-XXXX-XXXX
MISIÓN
Xxx-xxxx-xxxx S.A. es una Compañía especializada en la prestación del servicio
de selección y administración de personal temporal, conformada por un equipo
humano competente y comprometido con la satisfacción de las necesidades y
expectativas de los clientes y de nuestros trabajadores de planta y en misión.
VISIÓN
Ser para el 2010 la Empresa de servicios temporales preferida por las Empresas
usuarias; diferenciados por:
• La confiabilidad
• El cumplimiento de los requisitos legales
• La calidad humana.
Aumentando en forma gradual nuestra participación en el mercado nacional.
VALORES CORPORATIVOS



ETICA: Basamos nuestras actividades en el respeto de los derechos
individuales y sociales
COMPROMISO: Orientamos todos nuestros esfuerzos al cumplimiento de
los requisitos de los clientes y de nuestros trabajadores
RESPONSABILIDAD: Trabajamos con eficacia y eficiencia en nuestras
funciones, para cumplir con nuestras obligaciones
LIDERAZGO: Es un reto que asume la organización, en busca de ser
siempre los primeros en innovación y competitividad
POLITICA DE CALIDAD

Xxx-xxxx-xxxx S.A. desarrollará los procesos que le permitan brindar un servicio
de Selección y Administración De Personal Temporal, que satisfaga
las
necesidades y expectativas de sus clientes, gestionando sus recursos con criterios
de eficiencia y eficacia,
apoyado en un equipo humano competente y
comprometido con la mejora continua y la productividad que permita mantener un
negocio competitivo en el largo plazo e inspirados en los principios y valores de
sus fundadores.

ORGANIGRAMA
1

3

FASES DEL PROYECTO
LEVANTAMIENTO DE CARGOS Y PERFILES
Instrumento de recolección de información: contiene preguntas relativas a la
labor desempeñada por cada uno de los integrantes de Xxx-xxxx-xxxx, a las
normas legales que rigen dicha labor y, a través de ellos hicimos una
aproximación a la problemática. Ver Anexo 1
Definición de Cargos:
AUXILIAR DE MENSAJERÍA
DESCRIPCIÓN DEL CARGO

Identificación del cargo
Área Funcional: Administrativa y Financiera
Título del cargo: Auxiliar de Mensajería
Título del cargo superior inmediato: Director Administrativo y Financiero
Reemplazo del cargo: Reemplazo temporal/ Auxiliar de CAD.
Nivel de mando: Auxiliar No tiene personal a cargo
Misión del cargo
Indica de qué manera contribuye el cargo al logro de los objetivos del área y de la
organización, es decir el para que existe el cargo en la empresa. Se redacta en los
siguientes términos:

¿Qué hace?

¿Dónde? Sobre qué
proceso?

¿De acuerdo con
qué?

¿Para qué?

Entregar y recoger documentación, recaudos de dineros y correspondencia de la
empresa a las instalaciones de los clientes y proveedores y ejecutar las operaciones de
consignación en entidades financieras, que le asignen sus jefes mediatos o inmediatos
de acuerdo con los requerimientos de la empresa en el marco de las normas, políticas,
procedimientos y plazos establecidos con el fin de garantizar que la información,

1

registros y pagos o recaudos, se gestionen de manera oportuna y eficaz para satisfacer
la necesidad de los empleados en misión y clientes internos y externos.
Dimensiones
Indica la manera como el cargo afecta directa o indirectamente magnitudes
económicas, cuantitativas y relacionales, la magnitud está determinada por la
contribución del cargo al logro de los resultados organizacionales.



Presupuesto de gastos Administrativos
Recursos físicos y económicos
Dineros o títulos valores que custodia
Dotación asignada

Entorno
➢ Intensivo trabajo de campo en motocicleta con recorrido por toda la ciudad.
Responsabilidades
Son las responsabilidades esenciales del rol en términos de resultados parciales más
significativos que el titular debe aportar de forma permanente a la organización y
soportan la Misión del cargo.
Nivel de Impacto:
Alto (A): Para responsabilidades muy críticas para los resultados del cargo
Medio (M): Para responsabilidades medianamente críticas
Bajo (B): Para responsabilidades con baja criticidad.
Qué hace
Revisar,
organizar,
clasificar y
planear

Coordinar,
revisar e
informar

Sobre qué lo hace

Para qué

Nivel de
Impacto
La entrega y recibo de Dar cumplimiento y oportunidad en A
correspondencia,
la entrega diaria definida con el
cheques,
área administrativa y de acuerdo al
consignaciones,
formato de control de programación
nóminas, compras y
de mensajería establecido para
demás diligencias que garantizar la satisfacción de los
se deriven de la
clientes internos y externos y
empresa y para la
empleados en misión.
empresa.
La entrega de
Para garantizar la ejecución y
A
cheques, títulos
cumplimiento de la programación y
valores, documentos que se efectúen los registros
contables,
contables y acciones requeridas
correspondencia y
dentro de la empresa de acuerdo a
registros de control
los procedimientos establecidos.
diario.

1

Conocer,
ejecutar y
planear

Las responsabilidades
del Auxiliar del CAD
para los reemplazos
temporales de
acuerdo al alcance
que se le defina.
Garantizar
El uso, conservación y
disposición y
operatividad de la
dotación física y
equipo de
comunicación
Entrenar, definir, Los procesos
divulgar, verificar entregados al
y controlar
reemplazo definido de
su cargo
Conocer y
entender
detalladamente

El cargo del Auxiliar
del CAD para
reemplazos
temporales de
acuerdo al alcance
que se le defina

Para garantizar la continuidad de
los procesos y satisfacción
oportuna de las necesidades de
empleados en misión, clientes y
entidades o público en general.

B

Para dar cumplimiento a las
M
normas de seguridad y para
garantizar la adecuada
comunicación interna. Garantizar el
bienestar y seguridad en la labor.
Con el fin de asegurar la
continuidad y funcionalidad de sus
procesos y que estos se
desarrollen con base en los
parámetros y normas generales y
de calidad establecidas.
Para garantizar la continuidad de
los procesos y satisfacción
oportuna de las necesidades de
empleados en misión, clientes y
entidades o público en general.

M

B

Problemática del cargo
➢ Variables externas de planeación de otras áreas para la entrega oportuna de la
correspondencia, liquidaciones de nómina, facturas y cheques.
➢ Obstrucción en las vías.
➢ Cambio de políticas o normas que rigen el sistema de documentación.
Naturaleza de la responsabilidad
Decisiones esperadas:
• Planeación de actividades del
área.
Relaciones esperadas:
Internas:
Dirección de Operaciones
Dirección Administrativa
Dirección financiera

Recomendaciones esperadas:
• Acciones de mejora en Planeación para la
entrega de correspondencia oportuna.
Externas:
Clientes y empleados en misión.
Entidades públicas y privadas.

Perfil del cargo

1

Formación básica: Bachiller
Deseable: cursos afines a archivo o auxiliar de oficina
Formación complementaria: Mensajería: Nomenclatura, Manejo Preventivo, Sistemas
básicos y Conocimientos básicos de archivo.
Experiencia previa: Mínimo 1 año en el cargo. Preferiblemente en empresas similares.
Periodo de adaptación: 2 meses
Periodo de adaptación: 3 meses
Competencias
➢ Orientación ética
➢ Atención
➢ Memoria
➢ Concentración
➢ Orientación espacio-temporal
➢ Habilidades comunicativas
Exposición a Factores de Riesgo




Físico
Público
Ergonómico
Psicolaboral
Tránsito

REVISÓ

APROBÓ

FIRMA EMPLEADO

1

AUXILIAR CENTRO DE ADMINISTRACIÓN
DOCUMENTAL
DESCRIPCIÓN DEL CARGO

Identificación del cargo
Área Funcional: Administrativa y Financiera
Título del cargo: Auxiliar del CAD - Centro de Administración Documental
Título del cargo superior inmediato: Director Administrativo y Financiero
Reemplazo del cargo: Aprendíz Sena, Mensajero.
Nivel de mando: Auxiliar No tiene personal a cargo
Misión del cargo
Indica de qué manera contribuye el cargo al logro de los objetivos del área y de la
organización, es decir el para que existe el cargo en la empresa. Se redacta en los
siguientes términos:

¿Qué hace?

¿Dónde?

¿De acuerdo con
qué?

¿Para qué?

Recibir, organizar, radicar, verificar y controlar el ciclo vital de la documentación que se
genera o se recibe al interior de la organización de acuerdo a las políticas y
procedimientos establecidos por la empresa y las normas legales que rigen el negocio.
Coordinar, planear y ejecutar el recibo y entrega de la mensajería cuando se requiera.
Dimensiones
Indica la manera como el cargo afecta directa o indirectamente magnitudes
económicas, cuantitativas y relacionales, la magnitud está determinada por la
contribución del cargo al logro de los resultados organizacionales.
➢ Presupuesto, suministro y control del gasto de papelería e insumos de oficina
➢ Equipos de comunicación
➢ Dineros y títulos valores que custodia
Entorno

1

Intensivo trabajo de oficina
Responsabilidades
Son las responsabilidades esenciales del rol en términos de resultados parciales más
significativos que el titular debe aportar de forma permanente a la organización y
soportan la Misión del cargo.
Nivel de Impacto:
Alto (A): Para responsabilidades muy críticas para los resultados del cargo
Medio (M): Para responsabilidades medianamente críticas
Bajo (B): Para responsabilidades con baja criticidad.
Qué hace

Sobre qué lo hace

Recibir,
clasificar,
radicar, ordenar,
verificar,
distribuir
internamente,
archivar y
conservar
Informar,
consultar y
solucionar

La documentación
interna o externa en
expedientes de
Historias laborales y
administrativos que se
tramitan y regresan al
CAD

Para qué
Con el fin de garantizar la
actualización, oportunidad, y
veracidad de la información de
acuerdo a las políticas y
procedimientos establecidos en la
organización y al Sistema de
Gestión de la Calidad.

Nivel de
Impacto
A

Las consultas internas
y externas sobre la
información contenida
en el CAD

Con el fin de brindar información
A
exacta, veraz, clara y oportuna a
los usuarios de acuerdo al grado
de confidencialidad y acceso de los
documentos.
Recibir
El inventario de
Para determinar la disponibilidad
M
solicitudes,
insumos de oficina en de recursos internos al personal de
entregar,
el Kardex
planta para la ejecución de sus
registrar y
labores y efectuar los pedidos
controlar
cuando se requiera.
Separar,
Las liquidaciones de
Para garantizar la satisfacción
A
organizar,
nómina, cheques,
oportuna de las necesidades de los
coordinar con el cuotas monetarias,
clientes y empleados en misión de
mensajero,
facturas,
acuerdo al pacto de
recibir y entregar correspondencia y
especificaciones y los
diligencias en las
procedimientos internos
empresas usuarias o especialmente en los días de
entidades financieras mayor movimiento.
y/o proveedores
Registrar y
Los reportes de su
Garantizar la confiabilidad,
M
presentar
gestión de acuerdo al oportunidad, y veracidad de la
procedimiento y en los información que permite formular
formatos establecidos acciones preventivas, correctivas o
de mejora de acuerdo con el plan
1

operativo y el plan estratégico de la
empresa.
Entrenar, definir, Los procesos
divulgar, verificar entregados al
y controlar
reemplazo definido de
su cargo

Con el fin de asegurar la
continuidad y funcionalidad de sus
procesos y que estos se
desarrollen con base en los
parámetros y normas generales y
de calidad establecidas.

M

Problemática del cargo


Cumplimiento en la entrega de la información de otras áreas para la oportunidad de
respuesta en la entrega de correspondencia y nóminas.
Cambio de políticas o normas que rigen el sistema de documentación y normas o
políticas internas.
Imprevistos en el plan de trabajo del mensajería que afectan la gestión o el plan de
trabajo del CAD.

Naturaleza de la responsabilidad
Decisiones esperadas:
• Planeación y control de
actividades del área.

Relaciones esperadas:
Internas:
Director de Operaciones
Director Administrativo
Director financiero
Coordinador de Cartera
Coordinador de Tesorería
Mensajero
Aprendiz Sena
Auxiliar de Servicios generales
Dirección de Gestión Humana y
Selección

Recomendaciones esperadas:
• Acciones de mejora que favorezcan la
preservación y optimicen la administración
de documentos y gestión general de archivo.
• Acciones de mejora en Planeación para la
entrega de correspondencia oportuna.
Externas:
Clientes, empleados en misión y personal
retirado.
Entidades públicas y privadas.

Perfil del cargo
Formación básica: Técnico en administración documental o archivística.
1

Formación complementaria: Conocimientos en Norma ISO, conocimientos básicos de
Oficce.
Experiencia previa: Mínimo 1 año de experiencia en cargos afines a auxiliar de archivo
o documentación.
Puede homologarse con: Experiencia superior a 3 años en las responsabilidades del
cargo en empresas de servicios temporales.
Periodo de adaptación: 3 meses
Competencias
➢ Gestión de la información
➢ Orientación al servicio
➢ Gestión y manejo de los recursos
➢ Capacidad de análisis
➢ Solución de problemas
➢ Tolerancia al trabajo bajo presión
Exposición a Factores de Riesgo




Físico
Ergonómico
Público
Tránsito
Psicolaboral

REVISÓ

APROBÓ

FIRMA EMPLEADO

1

AUXILIAR DE SERVICIOS GENERALES
DESCRIPCIÓN DEL CARGO
Identificación del cargo
Área Funcional: Administrativa
Título del cargo: Auxiliar de Servicios Generales
Título del cargo superior inmediato: Director Administrativo y Financiero
Reemplazo del cargo: Reemplazo temporal
Nivel de mando: Auxiliar -No tiene personal a cargo
Misión del cargo
Indica de qué manera contribuye el cargo al logro de los objetivos del área y de la
empresa, es decir el para que existe el cargo en la organización. Se redacta en los
siguientes términos:

¿Qué hace?

¿Dónde?

¿De acuerdo con
qué?

¿Para qué?

Ejecutar las tareas de aseo y cafetería que le asignen sus jefes mediatos o inmediatos
con el fin de garantizar que las instalaciones locativas de la empresa estén limpias y
acondicionadas para el desempeño de las labores y atención al público.
Dimensiones
Indica la manera como el cargo afecta directa o indirectamente magnitudes
económicas, cuantitativas y relacionales. La magnitud está determinada por la
contribución del cargo al logro de los resultados organizacionales.
➢ Insumos de aseo y cafetería
➢ Electrodomésticos de la cafetería
➢ Dotación asignada
Entorno
Intensivo trabajo de oficina y contacto permanente con el personal administrativo

1

Responsabilidades
Son las responsabilidades esenciales del rol en términos de resultados parciales más
significativos que el titular debe aportar de forma permanente a la organización y
soportan la Misión.
Nivel de Impacto:
Alto (A): Para responsabilidades muy críticas para los resultados del cargo
Medio (M): Para responsabilidades medianamente críticas
Bajo (B): Para responsabilidades con baja criticidad.
Qué hace

Sobre qué lo hace

Brindar atención En el servicio de
cafetería al personal
interno y visitantes de
la empresa durante la
jornada de trabajo
Limpiar,
Todas las
organizar y
instalaciones de la
desinfectar
empresa y los
implementos y
electrodomésticos de
cocina.
Inventariar,
Los insumos de aseo
registrar y
y cafetería que se
solicitar
requieran

Clasificar,
recoger y
distribuir
Garantizar

Para qué
Con el fin de ofrecer comodidad y
buena atención a visitantes y
empleados de la compañía.
Con el fin cumplir con las normas
de higiene, salud, seguridad y
ambiente dentro de la empresa.

Para garantizar la existencia de los
implementos necesarios para las
labores de aseo y cafetería, de
acuerdo al procedimiento
establecido y a las políticas de
calidad definidas.
Las basuras en las
Cumplir con las normas de
zonas dispuestas para disposición de residuos sólidos y
ello
líquidos establecidos.
El uso, conservación, Para dar cumplimiento a las
disposición y
normas de seguridad e higiene y
operatividad de la
de imagen empresarial. Garantizar
dotación física
el bienestar y seguridad en la labor.

Entrenar, definir, Los procesos
divulgar, verificar entregados al
y controlar
reemplazo definido de
su cargo

Con el fin de asegurar la
continuidad y funcionalidad de sus
procesos y que estos se
desarrollen con base en los
parámetros y normas generales y
de calidad establecidas.

Nivel de
Impacto
A

A

M

A
M

M

Problemática del cargo
Definición de prioridades en las tareas y/o asignaciones.
Naturaleza de la responsabilidad
1

Decisiones esperadas:

Recomendaciones esperadas:
• Mejoras que contribuyan a la optimización
del proceso de reciclaje, aseo y cafetería en
general.
• Uso de implementos de aseo y cafetería.

Relaciones esperadas:
Internas:
Todo el personal

Externas:
Candidatos y empleados en misión (visitantes)
Clientes y proveedores eventualmente

Perfil del cargo
Formación básica: Bachiller
Formación complementaria: Manipulación de alimentos y atención al cliente.
Experiencia previa: Mínimo 1 año en cargos de oficios generales
Periodo de adaptación: 2 meses
Periodo de adaptación: 3 meses
Competencias
➢ Inteligencia emocional
➢ Orientación al servicio
➢ Manejo de conflictos
➢ Capacidad de adaptación
➢ Gestión y manejo de los recursos
➢ Responsabilidad ambiental
Exposición a Factores de Riesgo




Físico
Público
Ergonómico
Tránsito
Psicolaboral

REVISÓ

APROBÓ

FIRMA EMPLEADO

1

AUXILIAR CONTABLE
DESCRIPCIÓN DEL CARGO
Identificación del cargo
Área Funcional: Administrativa y Financiera
Título del cargo: Auxiliar Contable
Título del cargo superior inmediato: Contador
Reemplazo del cargo: Contador
Nivel de mando: Auxiliar
No tiene personal a cargo.
Misión del cargo
Indica de qué manera contribuye el cargo al logro de los objetivos del área y de la
organización, es decir el para que existe el cargo en la empresa. Se redacta en los
siguientes términos:

¿Qué hace?

¿Dónde?

¿De acuerdo con
qué?

¿Para qué?

Clasificar, registrar, ordenar, programar y realizar la nomina, pago a EPS, ARP y
Fondos de pensiones, declaraciones tributarias y todo lo relacionado con pago a
terceros de acuerdo con los procedimientos internos y las normas legales establecidas;
con el fin de agilizar los procesos y garantizar el cumplimiento en pagos oportunos.

Dimensiones
Indica la manera como el cargo afecta directa o indirectamente magnitudes
económicas, cuantitativas, relacionales, la magnitud está determinada por la
contribución del cargo al logro de los resultados organizacionales.
➢ Afecta indirectamente los gastos de la empresa por ( cumplimientos de plazos y
montos en declaraciones y pagos )
➢ Equipo computacional, conexiones y equipos de Oficina
➢ Custodia de valores (facturas, documentos contables y legales generados por la
empresa).

1

➢ Custodia de Libros oficiales
➢ Software contable : DMS e I Limitada
Entorno
➢ Intensivo trabajo de oficina. Internamente con todos los empleados de la
organización en especial con el Contador.
Responsabilidades
Son las responsabilidades esenciales del rol en términos de resultados parciales más
significativos que el titular debe aportar de forma permanente a la organización y
soportan la Misión.
Nivel de Impacto:
Alto (A): Para responsabilidades muy críticas para los resultados del cargo
Medio (M): Para responsabilidades medianamente críticas
Bajo (B): Para responsabilidades con baja criticidad.
Qué hace

Sobre qué lo hace

Recibir, analizar
y contabilizar

Facturación de
proveedores que
generen
comprobantes de
egreso

Elaborar,
ordenar,
analizar,
registrar,
archivar ,
verificar y
controlar

La documentación
contable que genera
información para los
estados financieros y
de los libros oficiales

Preparar,
registrar
verificar

Para qué
Asegurar el registro de la
información contable en el sistema
DMS de acuerdo con las normas,
plazos y procedimientos
establecidos.

Nivel de
Impacto
A

Con el fin de que se disponga de la A
información contable de forma
actualizada, clara, confiable y
oportuna y que se presenten los
estados financieros y demás
registros contables a los
organismos de control e internos
de acuerdo con los plazos y
procedimientos establecidos.
Los procesos de:
Para efectuar el cierre contable y
A
y conciliación de
presentar clara y oportunamente la
bancos, clientes,
información contable y financiera a
proveedores,
la dirección administrativa y
anticipos,
financiera, reportando las
incapacidades o
inconsistencias o novedades para
reclamaciones.
la toma de decisiones, acciones
Obligaciones
preventivas, correctivas o de
bancarias (tales como mejora.

1

créditos y leasing),
tributaria y demás que
se generen.

Preparar,
elaborar,
modificar
o
corregir cuando
se requiera

Con el fin de asegurar que se
M
disponga de información confiable,
actualizada, pertinente y de calidad

Analizar,
ordenar,
registrar

Para presentarlos a los organismos A
de control e internos de forma
oportuna de acuerdo con los plazos
y la normatividad vigente.

Realizar
nomina de
empleados
Programar,
realizar,
y preparar

Los registros o
reportes de la
información contable
o financiera de
inconsistencias por
las conciliaciones
Las declaraciones
y tributarias y estados
financieros.

la Acorde con los
los reportes realizados en
cuanto a horas
laboradas, recargos y
ausentismos
Los pagos a terceros
(proveedores, bancos,
DIAN, municipio)

Entrenar, definir, Los procesos
divulgar, verificar entregados al
y controlar
reemplazo definido de
su cargo

Para facilitar el proceso de
liquidación de la misma.

A

Dar cumplimiento a las
obligaciones financieras de la
empresa.

M

Con el fin de asegurar la
continuidad y funcionalidad de sus
procesos y que estos se
desarrollen con base en los
parámetros y normas generales y
de calidad establecidas.

M

Problemática del cargo



Disponibilidad de la información contable y financiera a tiempo
Disponibilidad del software contable para operar
Condiciones micro y macroeconómicas
Estado económico de la empresa

Naturaleza de la responsabilidad
Decisiones esperadas:
• Creación de cuentas contables

Recomendaciones esperadas:
• Reclasificación de cuentas
1

( de acuerdo con el PUC)


Relaciones esperadas:
Internas:
Contador
Gerente General
Director Administrativo
Coordinador de Cartera
Coordinador tesorería
Director de operaciones
Auxiliar de Nomina
Auxiliar de Operaciones
Auxiliar CAD

Asignación de valores a cuentas
Mejoras en los sistemas o proceso en
contabilidad, administración y financiero
Externas:
Clientes y empleados en misión.
Proveedores
Entidades Vigilantes y Reguladoras del sector
E.S.T.
Proveedores de bienes y servicios
Proveedores Financieros

Perfil del cargo
Formación básica: Técnico en Auxiliar Contable
Formación complementaria: Conocimientos básicos en sistemas ( office ), Excel
avanzado, requiere utilizar el software 9000. Doc ( para calidad ), manejo de paquete
contable DMS, actualización en legislación laboral y tributaria.
Experiencia previa: Mínimo 2 años de experiencia en cargos afines a auxiliar contable.
Puede homologarse con:
Periodo de adaptación: 2 meses
Competencias
➢ Tolerancia al trabajo bajo presión
➢ Pensamiento lógico- matemático
➢ Concentración al detalle
➢ Orientación a los resultados
➢ Orientación ética
➢ Gestión y manejo del recurso
Exposición a Factores de Riesgo



Físico
Ergonómico
Público
Tránsito

1

➢ Psicolaboral

REVISÓ

APROBÓ

FIRMA EMPLEADO

1

CONTADOR
MANUAL DE RESPONSABILIDADES

Identificación del cargo
Área Funcional: Administrativa y financiera
Título del cargo: Contador
Título del cargo superior inmediato: Director Administrativo y financiero
Reemplazo del cargo: Director administrativo y financiero
Nivel de mando: Profesional, no tiene personal a cargo.
Misión del cargo
Indica de qué manera contribuye el cargo al logro de los objetivos del área y de la
empresa, es decir el para qué existe el cargo en la empresa. Se redacta en los
siguientes términos:

¿Qué hace?

¿Dónde?

¿De acuerdo con
qué?

¿Para qué?

Verificar y controlar los documentos contables, las declaraciones tributarias y los pagos
a terceros de la empresa con el fin de asegurar que se dispone de información
actualizada, confiable y de calidad y que se cumplen los criterios de plazos, pertinencia,
claridad y confiabilidad de la información contable, administrativa y financiera generada
a los organismos de control de acuerdo con los procedimientos internos y las normas
legales establecidas.
Dimensiones
Indica la manera como el cargo afecta directa o indirectamente magnitudes
económicas, cuantitativas, relacionales, la magnitud está determinada por la
contribución del cargo al logro de los resultados organizacionales.
➢ Afecta indirectamente los gastos de la empresa por ( cumplimientos de plazos y
montos en declaraciones y pagos )
➢ Equipo computacional, conexiones y equipos de Oficina

1

➢ Custodia de valores (facturas, documentos contables y legales generados por la
empresa).
➢ Custodia de Libros oficiales
➢ Software contable : DMS e I Limitada
Entorno
Intensivo trabajo en oficina, internamente en equipo con el Director Administrativo y
Financiero, Director de Operaciones, Coordinador de tesorería y cartera y Auxiliar de
nómina. Externamente con los proveedores y organismo de control.
Responsabilidades
Son las responsabilidades esenciales del rol en términos de resultados parciales más
significativos que el titular debe aportar de forma permanente a la organización y
soportan la Misión.
Nivel de Impacto:
Alto (A): Para responsabilidades muy críticas para los resultados del cargo
Medio (M): Para responsabilidades medianamente críticas
Bajo (B): Para responsabilidades con baja criticidad.
Qué hace
Verificar y
controlar

Verificar
controlar

Sobre qué lo hace

Para qué

Nivel de
Impacto
La documentación
Con el fin de que se disponga de la A
contable que genera
información contable de forma
información para los
actualizada, clara, confiable y
estados financieros y oportuna y que se presenten los
de los libros oficiales estados financieros y demás
registros contables a los
organismos de control e internos
de acuerdo con los plazos y
procedimientos establecidos.
y Los procesos de:
Para efectuar el cierre contable y
A
conciliación de
presentar clara y oportunamente la
bancos, clientes,
información contable y financiera a
proveedores,
la dirección administrativa y
anticipos,
financiera, reportando las
incapacidades o
inconsistencias o novedades para
reclamaciones.
la toma de decisiones, acciones
Obligaciones
preventivas, correctivas o de
bancarias (tales como mejora.
créditos y leasing),
tributaria y demás que
se generen.

1

Revisar
controlar
Analizar
controlar

y Las declaraciones
tributarias y estados
financieros.

Para presentarlos a los organismos A
de control e internos de forma
oportuna de acuerdo con los plazos
y la normatividad vigente.
y Los pagos a terceros Dar cumplimiento a las
M
(proveedores, bancos, obligaciones financieras de la
DIAN, municipio)
empresa.

Preparar,
registrar y
presentar
cuando se le
asigne
Entrenar, definir,
divulgar, verificar
y controlar

Los informes e
De acuerdo con los plazos y
indicadores de gestión procedimientos establecidos
de los procesos a su
cargo

Conocer y
entender
detalladamente

El cargo del Director
Financiero y del
Coordinador de
cartera y tesorería
para reemplazos
temporales de
acuerdo al alcance
que se le defina

Los procesos
entregados al
reemplazo definido de
su cargo

Con el fin de asegurar la
continuidad y funcionalidad de sus
procesos y que estos se
desarrollen con base en los
parámetros y normas generales y
de calidad establecidas.
Para garantizar la continuidad de
los procesos y satisfacción
oportuna de las necesidades de
empleados en misión, clientes y
entidades o público en general.

M
M

M

Problemática del cargo



Disponibilidad de la información contable y financiera a tiempo
Disponibilidad del software contable para operar
Condiciones micro y macroeconómicas
Estado económico de la empresa

Naturaleza de la responsabilidad
Decisiones esperadas:
• Trasmisión de informes tributarios
a entes de control en los plazos
establecidos

Recomendaciones esperadas:
• Proveedores de mejor costo-beneficio
• Decisiones para disposiciones tributarias o
legales
• Plazos de pago
• Aportes o mejoras que contribuyan a
minimizar gastos, sistemas de control.

1

Relaciones esperadas:
Internas:
Auxiliar Contable
Gerente General
Director Administrativo
Coordinador de Cartera
Coordinador tesorería
Director de operaciones
Auxiliar de Nomina
Auxiliar de Operaciones
Auxiliar CAD

Externas:
Proveedores de bienes y servicios
Proveedores Financieros
Entidades Vigilantes y Reguladoras del sector
E.S.T.
Clientes (eventualmente)
Revisor Fiscal

Perfil del cargo
Formación básica: Contador Público Titulado con tarjeta profesional vigente.
Formación complementaria: Conocimientos básicos en sistemas ( office ), Excel
avanzado, requiere utilizar el software 9000. Doc ( para calidad ), manejo de paquete
contable DMS, actualización en legislación laboral y tributaria.
Experiencia previa: 2 años en cargos similares.
Puede homologarse con: Ninguno
Periodo de adaptación: 3 meses.
Competencias





Tolerancia al trabajo bajo presión
Pensamiento lógico- matemático
Concentración al detalle
Orientación a los resultados
Orientación ética
Gestión y manejo del recurso

Exposición a Factores de Riesgo
➢ Físico
➢ Ergonómico
➢ Psicolaboral

REVISÓ

APROBÓ

1

FIRMA EMPLEADO

1

COORDINADOR DE CARTERA
DESCRIPCIÓN DEL CARGO
Identificación del cargo
Área Funcional: Financiera
Título del cargo: Coordinador de cartera
Título del cargo superior inmediato: Director Financiero
Reemplazo del cargo: Auxiliar contable/ Contador
Nivel de mando: Personal a cargo: no tiene personal a cargo
Misión del cargo
Indica de qué manera contribuye el cargo al logro de los objetivos del área y de la
empresa, es decir el para que existe el cargo en la organización. Se redacta en los
siguientes términos:

¿Qué hace?

¿Dónde?

¿De acuerdo con
qué?

¿Para qué?

Consultar diariamente, verificar, analizar estado de cartera, preparar y contabilizar la
información de cartera para la toma de decisiones o negociación con clientes de
acuerdo con la información contenida en la base de datos contable del sistema DMS y
con ello garantizar fluidez económica de la empresa.
Dimensiones
Indica la manera como el cargo afecta directa o indirectamente magnitudes
económicas, cuantitativas, relacionales, la magnitud está determinada por la
contribución del cargo al logro de los resultados de la empresa.
➢ Presupuesto de ingresos y gastos de la Dirección
➢ Equipos de Oficina

Entorno

1

Intensivo trabajo en oficina, internamente en equipo con el Director Administrativo y
Director Financiero, Director de Operaciones, Auxiliar de nómina, Auxiliar de tesorería,
Auxiliar contable y Contador. Externamente con los clientes, proveedores y entidades
bancarias.
Responsabilidades
Son las responsabilidades esenciales del rol en términos de resultados parciales más
significativos que el titular debe aportar de forma permanente a la organización y
soportan la Misión.
Nivel de Impacto:
Alto (A): Para responsabilidades muy críticas para los resultados del cargo
Medio (M): Para responsabilidades medianamente críticas
Bajo (B): Para responsabilidades con baja criticidad.
Qué hace
Consultar,
verificar e
informar
diariamente
Verificar,
controlar y
registrar

Sobre qué lo hace
Información
actualizada de
movimientos
bancarios que
generen registros
contables
Del estado de la
cartera de la empresa

Para qué

Nivel de
Impacto
A

Para confrontar con los
movimientos de cartera y conciliar
para la toma de decisiones en el
área de acuerdo al flujo requerido y
bajo los procedimientos
establecidos.
Para generar los respectivos
A
cobros bajo los parámetros de
negociación establecidos con el
cliente en la oferta mercantil.

Analizar, verificar El comportamiento de Para cubrir el pago de las
y controlar
la cartera y el recaudo obligaciones legales, financieras,
de la misma
nóminas y liquidaciones con
criterios de oportunidad y
confiabilidad en el proceso.
Entrenar, definir, Los procesos
Con el fin de asegurar la
divulgar, verificar entregados al
continuidad y funcionalidad de sus
y controlar
reemplazo definido de procesos y que estos se
su cargo
desarrollen con base en los
parámetros y normas generales y
de calidad establecidas.
Conocer y
El cargo de Director
Para garantizar la continuidad de
entender
Financiero y Director los procesos y satisfacción
detalladamente Administrativo para
oportuna de las necesidades de
los reemplazos
empleados en misión, clientes y
temporales de
entidades o público en general.
acuerdo al alcance
que se le defina

A

M

M

1

Problemática del cargo

Variables externas con clientes en recuperación y negociación de cartera.

Naturaleza de la responsabilidad
Decisiones esperadas:
• Sobre la recuperación del dinero
de la empresa.
Relaciones esperadas:
Internas:
Gerente General
Director Administrativo
Director financiero
Auxiliar de nómina
Contador
Director de operaciones
Auxiliar CAD
Revisor Fiscal
Auxiliar contable
Coordinador financiero

Recomendaciones esperadas:
• Aportes o mejoras que contribuyan al
saneamiento de cartera.
Externas:
Clientes y empleados en misión.
Entidades financieras

Perfil del cargo
Formación básica: Tecnólogo o profesional en Contaduría.
Formación complementaria: Conocimientos básicos en Finanzas, manejo de Office,
Legislación Laboral.
Experiencia previa: 2 años en cargos similares.
Puede homologarse con: Experiencia superior a 3 años en el desempeño de las
funciones del cargo.
Periodo de adaptación: 3 meses
Competencias
➢ Orientación al logro
➢ Gestión de la información
➢ Planeación y control
➢ Manejo de los recursos

1

➢ Manejo de conflicto
Exposición a Factores de Riesgo
➢ Físico
➢ Ergonómico
➢ Psicolaboral

REVISÓ

APROBÓ

FIRMA EMPLEADO

1

COORDINADOR DE TESORERÍA
DESCRIPCIÓN DEL CARGO

Identificación del cargo
Área Funcional: Financiera
Título del cargo: Coordinador de tesorería
Título del cargo superior inmediato: Director financiero
Reemplazo del cargo: Auxiliar contable
Nivel de mando: Personal a cargo: no tiene personal a cargo
Misión del cargo
Indica de qué manera contribuye el cargo al logro de los objetivos del área y de la
empresa, es decir el para que existe el cargo en la organización. Se redacta en los
siguientes términos:

¿Qué hace?

¿Dónde?

¿De acuerdo con
qué?

¿Para qué?

Custodiar y controlar los dineros y títulos valores de la compañía bajo los
procedimientos y políticas establecidas con el fin de garantizar la confiabilidad,
seguridad y confidencialidad de los bienes económicos de la empresa. Realizar los
desembolsos requeridos para el pago oportuno de las obligaciones financieras,
tributarias, bancarias, de nomina y proveedores requeridas para facilitar el proceso de
facturación.
Dimensiones
Indica la manera como el cargo afecta directa o indirectamente magnitudes
económicas, cuantitativas y relacionales. La magnitud está determinada por la
contribución del cargo al logro de los resultados de la empresa.
➢ Custodia de valores (efectivo, cheques y títulos valores).
➢ Custodia de facturación y comprobante de pago.

1

Entorno
Intensivo trabajo en oficina, internamente en equipo con el Director Administrativo y
Director Financiero, Director de Operaciones, Auxiliar de nómina, Auxiliar de Cartera,
Auxiliar contable y Contador. Externamente con los clientes, proveedores y entidades
bancarias.
Responsabilidades
Son las responsabilidades esenciales del rol en términos de resultados parciales más
significativos que el titular debe aportar de forma permanente a la organización y
soportan la Misión.
Nivel de Impacto:
Alto (A): Para responsabilidades muy críticas para los resultados del cargo
Medio (M): Para responsabilidades medianamente críticas
Bajo (B): Para responsabilidades con baja criticidad.
Qué hace

Sobre qué lo hace

Recibir, registrar Comprobantes de
y generar
ingreso de los dineros
a través de los recibos
de caja
Conciliar y
El estado de cartera y
ajustar
demás movimientos
mensualmente
bancarios de acuerdo
a los registros
actualizados.

Para qué

Nivel de
Impacto
A

Para entregar a contabilidad
información confiable y oportuna de
acuerdo con el procedimiento
contable definido.
Para tomar los correctivos
A
necesarios en conjunto con el
contador y garantizar la
confiabilidad de la información
contable e informar el cumplimiento
de los indicadores.
Para garantizar que los dineros
A
lleguen al destino indicado según
las políticas y necesidades
económicas de la empresa.

“Custodiar” :
A los dineros, títulos
Controlar y hacer valores de la
seguimiento
compañía y
documentos legales
de respaldo
económico y
financiero hasta la
entrega
correspondiente
según el
procedimiento
establecido.
Organizar y
Las facturas y recibos Asegurar que la documentación
M
archivar
de caja.
requerida se encuentre disponible y
actualizada para su consulta y
toma de decisiones de acuerdo a
los procedimientos y normas
1

determinadas.

Entrenar, definir, Los procesos
divulgar, verificar entregados al
y controlar
reemplazo definido de
su cargo
Conocer y
entender
detalladamente

El cargo de Director
Financiero para los
reemplazos
temporales de
acuerdo al alcance
que se le defina
Problemática del cargo

Con el fin de asegurar la
continuidad y funcionalidad de sus
procesos y que estos se
desarrollen con base en los
parámetros y normas generales y
de calidad establecidas.
Para garantizar la continuidad de
los procesos y satisfacción
oportuna de las necesidades de
empleados en misión, clientes y
entidades o público en general.

M

M

Variables externas con clientes en recuperación y dinero disponible en caja
menor para atender necesidades imprevistas.

Naturaleza de la responsabilidad
Decisiones esperadas:
• Sobre la destinación del dinero de
la empresa.

Relaciones esperadas:
Internas:
Gerente General
Director Administrativo
Director financiero
Auxiliar de nómina
Contador
Director de operaciones
Auxiliar CAD
Revisor Fiscal
Coordinador de cartera
Auxiliar contable

Recomendaciones esperadas:
• Aportes o mejoras que contribuyan al
manejo de relaciones financieras con los
clientes y mejor utilización de los recursos
financieros de la organización.
Externas:
Clientes y empleados en misión.
Entidades financieras

Perfil del cargo
Formación básica: Tecnólogo o profesional en Contaduría.
Formación complementaria: Conocimientos básicos en Finanzas, manejo de Office,
1

Legislación Laboral.
Experiencia previa: 2 años en cargos similares.
Puede homologarse con: Experiencia superior a 3 años en el desempeño de las
funciones del cargo.
Periodo de adaptación: 3 meses
Competencias
➢ Orientación al logro
➢ Orientación al detalle
➢ Toma de decisiones
➢ Orientación ética
➢ Gestión de la información
Exposición a Factores de Riesgo
➢ Físico
➢ Ergonómico
➢ Psicolaboral
REVISÓ

APROBÓ

FIRMA

1

DIRECTOR FINANCIERO
DESCRIPCIÓN DEL CARGO

Identificación del cargo
Área Funcional: Financiera
Título del cargo: Director Financiero
Título del cargo superior inmediato: Gerente
Reemplazo del cargo: Gerente General//Contador
Nivel de mando: Directivo
Personal a cargo:
– Coordinador Tesorería
– Coordinador de Cartera
– Contador
– Auxiliar contable
Misión del cargo
Indica de qué manera contribuye el cargo al logro de los objetivos del área y de la
empresa, es decir el para que existe el cargo en la organización. Se redacta en los
siguientes términos:

¿Qué hace?

¿Dónde?

¿De acuerdo con
qué?

¿Para qué?

Planificar, coordinar, verificar, aprobar y controlar los procesos contables, financieros,
mantenimiento locativo, aseo y cafetería, proceso de documentación y archivo; de
acuerdo a las políticas, normas y valores de la organización, asegurando que la
empresa cuente con los recursos económicos, físicos y locativos para el desarrollo de
sus actividades y cumplimiento de sus objetivos y políticas internas.
Dimensiones
Indica la manera como el cargo afecta directa o indirectamente magnitudes
económicas, cuantitativas y relacionales. La magnitud está determinada por la
contribución del cargo al logro de los resultados de la empresa.

1

Presupuesto de gastos de la Dirección
Impacto del aprovechamiento financiero
Impacto en la rotación de cartera
Impacto del castigo de cartera
Equipos de Oficina
Equipo de comunicación
Custodia de valores ( dinero, cheques, efectivo, recibos provisionales de caja,
facturas, garantías reales)
➢ EBITDA (Utilidad operativa de la empresa)






Entorno
Intensivo trabajo de oficina con el contador, coordinador de tesorería, coordinador de
cartera, auxiliar de documentación, auxiliar contable y auxiliar de servicios generales.
Responsabilidades
Son las responsabilidades esenciales del rol en términos de resultados parciales más
significativos que el titular debe aportar de forma permanente a la organización y
soportan la Misión.
Nivel de Impacto:
Alto (A): Para responsabilidades muy críticas para los resultados del cargo
Medio (M): Para responsabilidades medianamente críticas
Bajo (B): Para responsabilidades con baja criticidad.
Qué hace
Planificar,
Verificar y
controlar
Evaluar,
Cuantificar,
analizar y
optimizar

Verificar y
autorizar

Sobre qué lo hace

Para qué

Nivel de
Impacto
El cobro oportuno de Con el fin de asegurar los recursos A
la cartera a las
necesarios para desarrollo
empresas clientes
económico de la empresa de
acuerdo a los plazos y parámetros
legales establecidos.
La necesidad,
Para garantizar la rentabilidad y el A
viabilidad,
mínimo impacto en el gravamen a
funcionalidad de los
los movimientos financieros, el
recursos económicos, pago oportuno de las obligaciones
físicos y locativos y su financieras y pago a proveedores
mantenimiento.
con criterios costo-beneficio de
acuerdo a las necesidades y
políticas internas.
Los pagos de la
Para asegurar el cumplimiento del A
nómina de los
pacto de especificaciones con el
empleados de planta cliente y garantizar su satisfacción
y en misión
con el servicio,

1

Controlar, hacer
seguimiento y
direccionar

Los dineros y títulos
valores de la
compañía y la caja
menor
Analizar, verificar El informe de estados
y controlar
financieros emitido
por el contador

Para garantizar que lleguen al
destino indicado según las políticas
y necesidades económicas de la
empresa.
Con el fin de garantizar la
confiabilidad y seguridad de la
información que se debe entregar a
las entidades de control y a la
gerencia para la toma de
decisiones de acuerdo a los plazos,
leyes y compromisos establecidos.
Analizar, verificar La viabilidad
Para garantizar el cumplimiento de
y aprobar
financiera de nuevos los requisitos legales y comerciales
clientes o reingreso
que permiten el pago oportuno de
de clientes inactivos. las obligaciones adquiridas y la
buena administración y servicio de
la empresa cliente.
Entrenar, definir, Los procesos
Con el fin de asegurar la
divulgar, verificar entregados al
continuidad y funcionalidad de sus
y controlar
reemplazo definido de procesos y que estos se
su cargo
desarrollen con base en los
parámetros y normas generales y
de calidad establecidas.
Conocer y
El cargo del Gerente y Con el fin de dar servicio
entender
Director de
permanente en el área con
detalladamente operaciones para
conocimiento actualizado y
reemplazos
completo
temporales de
acuerdo al alcance
que se le defina

M

A

M

M

M

Problemática del cargo

Condiciones macroeconómicas
Definición oportuna del plan estratégico de la cadena de valor por parte de la Junta
Directiva

Naturaleza de la responsabilidad
Decisiones esperadas:
• Pagos de obligaciones fiscales.
• Pagos a proveedores.
• Aprobación de clientes por salud
financiera.
• Adquisición de equipos locativos

Recomendaciones esperadas:
• Mejores prácticas en procesos financieros.

1

de acuerdo con parámetros
establecidos.
Relaciones esperadas:
Internas:
Gerente General
Coordinador tesorería
Coordinador de cartera
Contador
Auxiliar contable
Auxiliar de CAD
Auxiliar administrativo de Rionegro
Mensajero
Auxiliar Servicios Generales
Director Gestión Humana y Selección
Director Comercial
Director de Operaciones
Coordinador de Informática

Externas:
Proveedores de bienes y servicios
Clientes (eventualmente)
Entidades Vigilantes y Reguladoras del sector
E.S.T.
Proveedores Financieros

Perfil del cargo
Formación básica: Contador Público, Administrador de Negocios o Empresas,
Ingeniero Industrial, o afines.
Formación complementaria: Especialización en alta gerencia con énfasis en finanzas,
cartera, legislación laboral, derecho comercial y contabilidad básica, legislación
tributaria, sistemas de información (office), negociación y conciliación, conocimientos en
SGC ISO 9000 y preferiblemente con conocimientos en DMS.
Experiencia previa: 5 años en cargos similares.
Puede homologarse con:
Periodo de adaptación: 3 meses
Competencias
➢ Pensamiento estratégico
➢ Liderazgo
➢ Orientación ética
➢ Habilidades comunicativa
➢ Toma de decisiones
➢ Dominio de personal
Exposición a Factores de Riesgo

1

➢ Físico
➢ Ergonómico
➢ Psicolaboral

REVISÓ

APROBÓ

FIRMA EMPLEADO

1

DIRECTOR ADMINISTRATIVO
DESCRIPCIÓN DEL CARGO

Identificación del cargo
Área Funcional: Administrativa
Título del cargo: Director Administrativo
Título del cargo superior inmediato: Gerente
Reemplazo del cargo: Gerente General//Contador
Nivel de mando: Directivo
Personal a cargo:
– Auxiliar administrativa de Rionegro
– Auxiliar CAD y mensajería
– Aprendíz Archivo
– Auxiliar servicios generales
– Mensajero
Misión del cargo
Indica de qué manera contribuye el cargo al logro de los objetivos del área y de la
empresa, es decir el para que existe el cargo en la organización. Se redacta en los
siguientes términos:

¿Qué hace?

¿Dónde?

¿De acuerdo con
qué?

¿Para qué?

Planificar, coordinar, verificar, aprobar y controlar los procesos contables, financieros,
mantenimiento locativo, aseo y cafetería, proceso de documentación y archivo; de
acuerdo a las políticas, normas y valores de la organización, asegurando que la
empresa cuente con los recursos económicos, físicos y locativos para el desarrollo de
sus actividades y cumplimiento de sus objetivos y políticas internas.
Dimensiones
Indica la manera como el cargo afecta directa o indirectamente magnitudes
económicas, cuantitativas y relacionales. La magnitud está determinada por la

1

contribución del cargo al logro de los resultados de la empresa.
➢ Presupuesto de gastos de la Dirección
➢ Impacto en la rotación de cartera
➢ Impacto de la rotación del personal
➢ Impacto del castigo de cartera
➢ Equipos de Oficina
➢ Equipo de comunicación
➢ Custodia de valores ( dinero, cheques, efectivo, recibos provisionales de caja,
facturas, garantías reales)
➢ EBITDA (Utilidad operativa de la empresa)
Entorno
Intensivo trabajo de oficina con el contador, coordinador de tesorería, coordinador de
cartera, auxiliar de documentación, auxiliar contable y auxiliar de servicios generales.
Responsabilidades
Son las responsabilidades esenciales del rol en términos de resultados parciales más
significativos que el titular debe aportar de forma permanente a la organización y
soportan la Misión.
Nivel de Impacto:
Alto (A): Para responsabilidades muy críticas para los resultados del cargo
Medio (M): Para responsabilidades medianamente críticas
Bajo (B): Para responsabilidades con baja criticidad.
Qué hace

Sobre qué lo hace

Coordinar,
El cumplimiento de las
planear, verificar responsabilidades
y controlar
asignadas a los
procesos de
documentación,
servicios generales y
mensajería.
Verificar y
La disposición de los
asegurar con sus recursos físicos
colaboradores
adecuados, limpios y
seguros
Analizar, verificar La viabilidad
y aprobar
financiera de nuevos
clientes o reingreso
de clientes inactivos.

Para qué
Para garantizar oportunidad,
calidad y confiabilidad en los
procesos que se desarrollan de
acuerdo a las normas, políticas y
procedimientos establecidos.

Nivel de
Impacto
A

Con el fin de dar cumplimiento a
B
las normas y parámetros
establecidos por el Copaso y
necesidades presentadas en la
empresa.
Para garantizar el cumplimiento de M
los requisitos legales y comerciales
que permiten el pago oportuno de
las obligaciones adquiridas y la
buena administración y servicio de
la empresa cliente.

1

Entrenar, definir, Los procesos
divulgar, verificar entregados al
y controlar
reemplazo definido de
su cargo

M

Conocer y
entender
detalladamente

M

Planear, hacer
seguimiento,
controlar y
actualizar
Implementar y
mantener

Con el fin de asegurar la
continuidad y funcionalidad de sus
procesos y que estos se
desarrollen con base en los
parámetros y normas generales y
de calidad establecidas.
El cargo del Gerente y Con el fin de dar servicio
Director de
permanente en el área con
operaciones para
conocimiento actualizado y
reemplazos
completo
temporales de
acuerdo al alcance
que se le defina
El proceso de gestión Con el fin de mantener el Sistema
de calidad y su
de Gestión de la Calidad, objetivos
implicación en los
y políticas de calidad que permitan
demás procesos de la el mejoramiento continuo y
empresa.
mantener la certificación anual ISO
9000.
Las políticas, normas Para ejecutar las acciones
y procedimientos
preventivas, correctivas o de
establecidos en la
mejora que se requieran y dar
organización y en el
cumplimiento a las disposición de
sistema integrado de la norma.
gestión de la calidad,

A

A

Problemática del cargo

Condiciones macroeconómicas
Definición oportuna del plan estratégico de la cadena de valor por parte de la Junta
Directiva

Naturaleza de la responsabilidad
Decisiones esperadas:
Recomendaciones esperadas:
• Retiro de personal de la compañía • Mejores prácticas en procesos
dentro de su equipo de trabajo de
administrativos.
acuerdo con los parámetros
establecidos.
• Procesos disciplinarios y
reglamentarios laborales de
acuerdo con las normas
establecidas.
Relaciones esperadas:
Internas:
Externas:

1

Gerente General
Coordinador tesorería
Coordinador de cartera
Contador
Auxiliar contable
Auxiliar de CAD
Auxiliar administrativo de Rionegro
Mensajero
Auxiliar Servicios Generales
Director Gestión Humana y Selección
Director Comercial
Director de Operaciones
Coordinador de Informática

Proveedores de bienes y servicios
Clientes (eventualmente)
Entidades Vigilantes y Reguladoras del sector
E.S.T.
Proveedores Financieros

Perfil del cargo
Formación básica: Contador Público, Administrador de Negocios o Empresas,
Ingeniero Industrial, o afines.
Formación complementaria: Especialización en alta gerencia con énfasis en finanzas,
cartera, legislación laboral, derecho comercial y contabilidad básica, legislación
tributaria, sistemas de información (office), negociación y conciliación, conocimientos en
SGC ISO 9000 y preferiblemente con conocimientos en DMS.
Experiencia previa: 5 años en cargos similares.
Puede homologarse con:
Periodo de adaptación: 3 meses
Competencias
➢ Orientación al logro
➢ Gerenciamiento estratégico
➢ Orientación ética
➢ Liderazgo
➢ Toma de decisiones
➢ Adaptabilidad al cambio
Exposición a Factores de Riesgo
➢ Físico
➢ Ergonómico

1

➢ Psicolaboral

REVISÓ

APROBÓ

FIRMA EMPLEADO

1

DIRECTOR DE GESTIÓN HUMANA
DESCRIPCIÓN DEL CARGO

Identificación del cargo
Área Funcional: Gestión Humana
Título del cargo: Director de Gestión Humana
Título del cargo superior inmediato: Gerente General
Reemplazo del cargo: Coordinador de Selección.
Nivel de mando: 4 personas a cargo
– Coordinador bienestar laboral
– Coordinador de selección
– Coordinador de desarrollo
– Coordinador de Salud ocupacional
Misión del cargo
Indica de qué manera contribuye el cargo al logro de los objetivos del área y de la
organización, es decir el para que existe el cargo en la empresa. Se redacta en los
siguientes términos:

¿Qué hace?

¿Dónde?

¿De acuerdo con
qué?

¿Para qué?

Planificar, coordinar, controlar y evaluar los procesos de selección de personal
temporal, el Plan de Salud Ocupacional y programación de la Caja de
Compensación para las empresas usuarias, con criterios de oportunidad de
respuesta, confiabilidad y pertinencia para garantizar la satisfacción de las
necesidades del cliente de acuerdo a las normas, políticas y procedimientos
establecidos.
Planificar, coordinar, controlar y evaluar los procesos de selección, desarrollo,
bienestar laboral y salud ocupacional del personal de planta de acuerdo a las
políticas, reglamento interno y procedimientos establecidos con el fin de
contribuir al desarrollo y bienestar integral de personal competente para la
organización y aportar estratégicamente al logro de los objetivos
organizacionales.

1

Dimensiones
Indica la manera como el cargo afecta directa o indirectamente magnitudes
económicas, cuantitativas y/o relacionales, la magnitud está determinada por la
contribución del cargo al logro de los resultados organizacionales.
➢ Impacto en el servicio al cliente (atención, oportunidad de respuesta)
➢ Cumplimiento de la normatividad legal vigente en el sistema laboral.
➢ Presupuesto para el proceso de selección (pruebas psicotécnicas, exámenes
médicos, servicios externos como polígrafo, visitas domiciliarias, entre otros)
➢ Presupuesto para Plan de formación y desarrollo, Plan de Bienestar Laboral y
Plan de Salud Ocupacional.
Entorno
➢ Intensivo trabajo de oficina con candidatos, personal en misión, clientes internos
y externos.
➢ Eventualmente visitando clientes, entidades educativas o fuentes de
reclutamiento.
Responsabilidades
Son las responsabilidades esenciales del rol en términos de resultados parciales más
significativos que el titular debe aportar de forma permanente a la organización y
soportan la Misión del cargo.
Nivel de Impacto:
Alto (A): Para responsabilidades muy críticas para los resultados del cargo
Medio (M): Para responsabilidades medianamente críticas
Bajo (B): Para responsabilidades con baja criticidad.
Qué hace

Sobre qué lo hace

Preparar,
organizar,
registrar,
documentar el
informe, verificar
y controlar

El cumplimiento de las
visitas para la
asesoría y
acompañamiento en
seguridad industrial y
salud ocupacional a
las empresas
usuarias.

Para qué
Para definir el plan de acción
según los procedimientos
garantizando el cumplimiento de
normas legales vigentes y
negociación comercial.

Nivel de
Impacto
A

1

Planear,
coordinar,
ejecutar y
verificar
Planear,
coordinar,
ejecutar,
controlar y
verificar

El cumplimiento de los
procesos de selección
de personal en misión
solicitados por las
empresas usuarias

El cumplimiento de los
procesos de
Selección y
Evaluación por
competencias del
personal
administrativo
Planear y
Los procesos de
coordinar con las evaluación de periodo
personas a su
de prueba, inducción
cargo, la
y entrenamiento,
ejecución y
Proceso de Gestión
seguimiento
del Desempeño,
evaluación de clima
organizacional y
programa de salud
ocupacional.
Citar, ejecutar,
Del proceso de
verificar y
descargos al personal
reportar la
administrativo cuando
información
se requiera

Para satisfacer de manera
oportuna y confiable las
necesidades de los clientes,
cumpliendo con los requisitos
legales establecidos.

A

Con el fin de asegurar que el
personal cumpla con los requisitos
de formación, habilidades,
competencias y experiencia que
determina el cargo de acuerdo al
procedimiento establecido.

A

Para dar cumplimiento al desarrollo A
de
los
procedimientos
que
contribuyen
a
la
planeación
estratégica y políticas de la
organización.

Garantizar el análisis de causas
M
para la toma las decisiones según
lo determinen los jefes inmediatos
(llamados de atención,
suspensiones o terminación de
contrato), dejando constancia en la
historia laboral.
Analizar y
La programación de
Para garantizar la pertinencia,
M
coordinar con los licencias, vacaciones, eficacia de la planeación y el
directores de
sistema de pagos y
cumplimiento de las normas,
proceso y en
compensaciones,
políticas y plazos establecidos.
comité
préstamos y
beneficios para el
personal de planta
Recopilar,
La información que
Garantizar la confiabilidad,
A
registrar,
permite obtener los
oportunidad, y veracidad de la
analizar
y indicadores de gestión información que permite tomar
presentar
de los procesos a su decisiones de acuerdo con el plan
cargo de acuerdo con operativo y el plan estratégico de la
los plazos y
empresa.
parámetros
establecidos en el
Manual de Calidad.
2

Recopilar,
registrar,
analizar
elaborar

La facturación de los
procesos de selección
y para las empresas
clientes.

Implementar y
mantener

Las políticas, normas
y procedimientos
establecidos en la
organización y en el
SGC, que aplican
directamente al
proceso de selección,
desarrollo, bienestar y
salud ocupacional
Recibir, analizar, Las necesidades,
direccionar y dar inquietudes, quejas o
solución
reclamos por parte de
clientes internos o
externos, empleados
en misión por medio
telefónico, personal o
escrito, respecto a las
diferentes actividades
que se generen en el
proceso.
Conocer y
Las responsabilidades
entender
de la Gerencia y del
detalladamente Director
Administrativo para
los reemplazos
temporales de
acuerdo al alcance
que se le defina.

Garantizando la disposición de la
M
información para el recaudo de
cartera, los plazos comerciales
establecidos y la eficacia del
cumplimiento de sus proveedores
de servicios, contribuyendo al pago
oportuno a los mismos.
Para ejecutar las acciones
M
preventivas, correctivas o de
mejora que se requieran.

Para dar respuesta oportuna y
satisfactoria a los empleados en
misión y empresas usuarias.

M

Para garantizar la continuidad de
los procesos y satisfacción
oportuna de las necesidades de
empleados en misión, clientes y
entidades o público en general.

M

Problemática del cargo
Variables externas respecto a la efectividad de las fuentes de reclutamiento y variables
de los perfiles determinados por los clientes que limitan la búsqueda del personal
idóneo.
Variables externas en desarrollo respecto a la asistencia a programas de formación o
capacitación que impiden que se cumpla con el plan y objetivo de las mismas.

1

Naturaleza de la responsabilidad
Decisiones esperadas:



Recomendaciones esperadas:

Aprobación de planes de

formación, acciones correctivas y
de mejora.
Aprobación de préstamos,
licencias y beneficios de acuerdo a
los parámetros establecidos.
Aprobación de cotizaciones de
proveedores de servicios.
Llamados de atención del personal
a cargo.

Relaciones esperadas:
Internas:
Todo el personal

Planes de desarrollo y mejoramiento
continúo al personal administrativo y a sus
condiciones laborales.

Externas:
Empleados en misión
Clientes de las empresas usuarias
Proveedores de servicio y de candidatos
potenciales

Perfil del cargo
Formación básica: Psicólogo, Administrador de Recursos Humanos o Afines al Cargo.
Deseable: Diplomados o estudiante post grado en áreas afines.
Formación complementaria: Conocimientos en Norma ISO, Selección de Personal,
Selección por competencias, Atención al cliente, Office, fundamentos básicos de
legislación laboral.
Experiencia previa: Mínimo 2 años en cargos afines en Administración del recurso
humano.
Periodo de adaptación: 6 meses
Competencias
➢ Pensamiento estratégico
➢ Gestión de la información
➢ Dominio personal
➢ Manejo de conflictos
➢ Planeación y control
➢ Liderazgo
➢ Negociación

1

➢ Habilidades comunicativas
Exposición a Factores de Riesgo
➢ Físico
➢ Ergonómico
➢ Psicolaboral

REVISÓ

APROBÓ

FIRMA EMPLEADO

1

COORDINADOR DE SELECCIÓN
DESCRIPCIÓN DEL CARGO
Identificación del cargo
Área Funcional: Gestión Humana
Título del cargo: Coordinador de Selección
Título del cargo superior inmediato: Directora de Gestión Humana
Reemplazo del cargo: Directora de Gestión Humana, Auxiliar de selección.
Nivel de mando: Auxiliar de selección
Misión del cargo
Indica de qué manera contribuye el cargo al logro de los objetivos del área y de la
organización, es decir el para que existe el cargo en la empresa. Se redacta en los
siguientes términos:

¿Qué hace?

¿Dónde?

¿De acuerdo con
qué?

¿Para qué?

Planificar, coordinar, ejecutar y controlar los procesos de selección de personal
temporal para las empresas usuarias, con criterios de oportunidad de respuesta,
confiabilidad y pertinencia para garantizar la satisfacción de las necesidades del
cliente de acuerdo a las normas, políticas y procedimientos establecidos.

Dimensiones
Indica la manera como el cargo afecta directa o indirectamente magnitudes
económicas, cuantitativas y/o relacionales, la magnitud está determinada por la
contribución del cargo al logro de los resultados organizacionales.
➢ Impacto en el servicio al cliente (atención, oportunidad de respuesta)
➢ Cumplimiento de la normatividad legal vigente en el sistema laboral.
➢ Presupuesto para el proceso de selección (pruebas psicotécnicas, exámenes
médicos, servicios externos como polígrafo, visitas domiciliarias, entre otros)

1

Entorno
➢ Intensivo trabajo de oficina con candidatos, personal en misión, clientes internos
y externos.
➢ Visita a clientes, fuentes de reclutamiento o realizando visitas domiciliarias.
Responsabilidades
Son las responsabilidades esenciales del rol en términos de resultados parciales más
significativos que el titular debe aportar de forma permanente a la organización y
soportan la Misión del cargo.
Nivel de Impacto:
Alto (A): Para responsabilidades muy críticas para los resultados del cargo
Medio (M): Para responsabilidades medianamente críticas
Bajo (B): Para responsabilidades con baja criticidad.
Qué hace
Planear,
coordinar,
ejecutar y
verificar
Planear,
coordinar,
ejecutar y
verificar
Conocer y
entender
detalladamente

Sobre qué lo hace
El cumplimiento de los
procesos de selección
de personal en misión
a su cargo, solicitados
por las empresas
usuarias.
El cumplimiento de los
procesos de selección
de personal de planta
requerido
internamente
Las responsabilidades
del Director de
Gestión Humana, del
Coordinador de
Desarrollo y del
Auxiliar de Selección
para los reemplazos
temporales de
acuerdo al alcance
que se le defina.

Para qué

Nivel de
Impacto
A

Para satisfacer de manera
oportuna y confiable las
necesidades de los clientes o de la
organización cumpliendo con los
requisitos legales, normas y
políticas establecidas.
Para satisfacer de manera
A
oportuna y confiable las
necesidades de los clientes,
cumpliendo con los requisitos
legales establecidos.
Para garantizar la continuidad de
M
los procesos y satisfacción
oportuna de las necesidades de
empleados en misión, clientes y
entidades o público en general.

Problemática del cargo

Variables externas en el proceso de selección, como efectividad de las fuentes
de reclutamiento y perfiles que limitan la búsqueda del personal idóneo.

1

Naturaleza de la responsabilidad
Decisiones esperadas:
• Candidatos idóneos para el perfil
solicitado por los clientes.
Relaciones esperadas:
Internas:
Todo el personal

Recomendaciones esperadas:
• Mejores prácticas en los procesos de
selección y en aplicación de herramientas de
evaluación.
Externas:
Empleados en misión
Clientes de las empresas usuarias
Proveedores de servicio y de candidatos
potenciales

Perfil del cargo
Formación básica: Psicólogo con énfasis en el área organizacional.
Deseable: diplomados o estudiante post grado en áreas afines.
Formación complementaria: Conocimientos en Norma ISO, Selección de Personal,
Selección por competencias, Office.
Experiencia previa: Mínimo 2 años en cargos similares.
Periodo de adaptación: 3 meses
Competencias
➢ Inteligencia emocional
➢ Toma de decisiones
➢ Orientación al servicio
➢ Habilidades comunicativas
➢ Orientación ética
➢ Tolerancia a la frustración
Exposición a Factores de Riesgo
➢ Físico
➢ Ergonómico
➢ Psicolaboral
REVISÓ

APROBÓ

FIRMA EMPLEADO

1

COORDINADOR DE BIENESTAR LABORAL
DESCRIPCIÓN DEL CARGO
Identificación del cargo
Área Funcional: Gestión Humana
Título del cargo: Coordinador de Bienestar Laboral
Título del cargo superior inmediato: Director de Gestión Humana
Reemplazo del cargo: Director de Gestión Humana / Coordinador de Desarrollo.
Nivel de mando: Profesional, no tiene personal a cargo.
Misión del cargo
Indica de qué manera contribuye el cargo al logro de los objetivos del área y de la
organización, es decir el para que existe el cargo en la empresa. Se redacta en los
siguientes términos:

¿Qué hace?

¿Dónde?

¿De acuerdo con
qué?

¿Para qué?

Planificar, coordinar, ejecutar y controlar el Plan de Bienestar Laboral y
evaluación de clima organizacional de acuerdo a las políticas y procedimientos
establecidos con el fin de contribuir al bienestar del personal de planta de la
empresa.

Dimensiones
Indica la manera como el cargo afecta directa o indirectamente magnitudes
económicas, cuantitativas y/o relacionales, la magnitud está determinada por la
contribución del cargo al logro de los resultados organizacionales.
➢ Impacto en el servicio al cliente (atención, oportunidad de respuesta)
➢ Cumplimiento de la normatividad legal vigente en el sistema laboral.
➢ Presupuesto para el Plan de Bienestar laboral.

1

Entorno
➢ Intensivo trabajo de oficina con candidatos, personal en misión, clientes internos
y externos.
➢ Eventualmente visitando clientes, entidades educativas, caja de compensación,
fuentes de reclutamiento o realizando visitas domiciliarias.
Responsabilidades
Son las responsabilidades esenciales del rol en términos de resultados parciales más
significativos que el titular debe aportar de forma permanente a la organización y
soportan la Misión del cargo.
Nivel de Impacto:
Alto (A): Para responsabilidades muy críticas para los resultados del cargo
Medio (M): Para responsabilidades medianamente críticas
Bajo (B): Para responsabilidades con baja criticidad.
Qué hace

Sobre qué lo hace

Para qué

Nivel de
Impacto
Planear,
La evaluación de
Para generar e implementar las A
coordinar, liderar clima organizacional
acciones correctivas, preventivas o
junto con los
en la empresa y el
de mejora que contribuyan al
directores y
Plan de acción que de bienestar del personal de planta,
controlar
ella se derive de
de acuerdo con las políticas y
acuerdo al
normas del SGC de la empresa.
procedimiento
Los programas o
Cotizar,
Con el fin de dar cumplimiento al M
planes
de
acción
de
coordinar,
plan de acción propuesto con
bienestar laboral con criterios
ejecutar y
de
oportunidad,
la caja de
programar la
confidencialidad y eficacia que
compensación,
logística
permitan generar acciones de
entidades educativas mejora en el servicio para el
o de recreación que
personal de planta y personal en
se requieran
misión.
La información sobre Para promover los beneficios que M
Canalizar y
los beneficios de la
programar
ofrece la caja de compensación y
caja de compensación favorecer la relación con nuestros
familiar a empleados empleados de acuerdo a las
de planta y en misión políticas internas.
y las actividades a
desarrollar

1

Recopilar,
registrar,
controlar
periódicamente,
analizar
y
presentar

La información que
permite obtener los
indicadores de gestión
de los procesos a su
cargo de acuerdo con
los plazos y
parámetros
establecidos en el
Manual de Calidad.
Recibir, analizar, Las necesidades,
direccionar y dar inquietudes, quejas o
solución
reclamos por parte de
clientes internos o
externos, empleados
en misión por medio
telefónico, personal o
escrito, respecto a las
diferentes actividades
que se generen en el
proceso.
Conocer y
Las responsabilidades
entender
del Director de
detalladamente Gestión Humana, de
la Coordinadora de
Selección,
Coordinadora de
Desarrollo y del
Auxiliar de Selección
para los reemplazos
temporales de
acuerdo al alcance
que se le defina.

Garantizar la confiabilidad,
A
oportunidad, y veracidad de la
información que permite tomar
decisiones de acuerdo con el plan
operativo y el plan estratégico de la
empresa.

Para dar respuesta oportuna y
satisfactoria a los empleados en
misión y empresas usuarias.

M

Para garantizar la continuidad de
los procesos y satisfacción
oportuna de las necesidades de
empleados en misión, clientes y
entidades o público en general.

M

Problemática del cargo

Variables externas en el Plan de Bienestar respecto al cumplimiento de acciones
definidas de la caja de compensación u otras entidades involucradas en el
mismo.

Naturaleza de la responsabilidad
Decisiones esperadas:
Recomendaciones esperadas:
• Búsqueda, cotización y análisis de • Mejores prácticas de intervención en clima
proveedores de servicios de
y/o plan de bienestar laboral.
educación y recreación.
• Implementación del plan de acción
1

de Bienestar Laboral.
Relaciones esperadas:
Internas:
Todo el personal

Externas:
Empleados en misión
Clientes de las empresas usuarias
Proveedores de servicio y de candidatos
potenciales
Caja de compensación familiar

Perfil del cargo
Formación básica: Psicólogo con énfasis en el área organizacional.
Deseable: diplomados o estudiante post grado en áreas afines.
Formación complementaria: Conocimientos en Norma ISO, Selección de Personal,
Selección por competencias, Office.
Experiencia previa: Mínimo 2 años en cargos similares.
Periodo de adaptación: 3 meses
Competencias
➢ Gestión de la información
➢ Gestión y manejo de recursos
➢ Capacidad de negociación
➢ Toma de decisiones
➢ Orientación ética
➢ Orientación al servicio
➢ Tolerancia a la frustración
Exposición a Factores de Riesgo
➢ Físico
➢ Ergonómico
➢ Psicolaboral

REVISÓ
FIRMA EMPLEADO

APROBÓ

1

COORDINADOR DE DESARROLLO
DESCRIPCIÓN DEL CARGO
Identificación del cargo
Área Funcional: Gestión Humana
Título del cargo: Coordinador de Desarrollo
Título del cargo superior inmediato: Director de Gestión Humana
Reemplazo del cargo: Director de Gestión Humana / Coordinador de Bienestar
Laboral.
Nivel de mando: Profesional, no tiene personal a cargo.
Misión del cargo
Indica de qué manera contribuye el cargo al logro de los objetivos del área y de la
organización, es decir el para que existe el cargo en la empresa. Se redacta en los
siguientes términos:

¿Qué hace?

¿Dónde?

¿De acuerdo con
qué?

¿Para qué?

Planificar, coordinar, ejecutar y controlar los procesos de selección, gestión del
desempeño, formación y desarrollo de competencias de acuerdo a las políticas y
procedimientos establecidos con el fin de contribuir al mejoramiento continuo y
desarrollo del potencial humano de la empresa.

Dimensiones
Indica la manera como el cargo afecta directa o indirectamente magnitudes
económicas, cuantitativas y/o relacionales, la magnitud está determinada por la
contribución del cargo al logro de los resultados organizacionales.
➢ Impacto en el servicio al cliente (atención, oportunidad de respuesta)
➢ Cumplimiento de la normatividad legal vigente en el sistema laboral.
➢ Presupuesto para el proceso de selección (pruebas psicotécnicas, exámenes
médicos, servicios externos como polígrafo, visitas domiciliarias, entre otros)
➢ Presupuesto para el Plan de formación y desarrollo.

1

Entorno
➢ Intensivo trabajo de oficina con candidatos, personal en misión, clientes internos
y externos.
➢ Eventualmente visitando clientes, entidades educativas, fuentes de reclutamiento
o realizando visitas domiciliarias.
Responsabilidades
Son las responsabilidades esenciales del rol en términos de resultados parciales más
significativos que el titular debe aportar de forma permanente a la organización y
soportan la Misión del cargo.
Nivel de Impacto:
Alto (A): Para responsabilidades muy críticas para los resultados del cargo
Medio (M): Para responsabilidades medianamente críticas
Bajo (B): Para responsabilidades con baja criticidad.
Qué hace

Sobre qué lo hace

Para qué

Nivel de
Impacto
A

Planear,
coordinar,
ejecutar,
controlar y
verificar

El cumplimiento de los
procesos de
Selección y
Evaluación por
competencias del
personal de planta.

Con el fin de asegurar que el
personal cumpla con los requisitos
de formación, habilidades,
competencias y experiencia que
determina el cargo de acuerdo al
procedimiento establecido.

Planear,
coordinar, liderar
y controlar junto
con los
directores

Los procesos de
evaluación de periodo
de prueba, inducción
y entrenamiento,
revisión de
Responsabilidades,
Gestión del
Desempeño.

Para dar cumplimiento al desarrollo A
de los procedimientos de gestión
humana que contribuyen a hacer
mas competente el personal de
planta, de acuerdo con la misión
empresarial.

Cotizar,
coordinar,
ejecutar y
programar la
logística

Los programas de
formación y
capacitación

Con el fin de potencializar las A
habilidades personales y laborales
del personal de planta, siguiendo el
procedimiento establecido y de
acuerdo al plan estratégico de la
empresa

1

Recopilar,
registrar,
controlar
periódicamente,
analizar
y
presentar

Implementar y
mantener

Conocer y
entender
detalladamente

La información que
permite obtener los
indicadores de gestión
de los procesos a su
cargo de acuerdo con
los plazos y
parámetros
establecidos en el
Manual de Calidad.
Las políticas, normas
y procedimientos
establecidos en la
organización y en el
SGC, que aplican
directamente al
proceso de selección
y desarrollo.
Las responsabilidades
del Director de
Gestión Humana, de
la Coordinadora de
Selección,
Coordinadora de
Bienestar Laboral y
del Auxiliar de
Selección para los
reemplazos
temporales de
acuerdo al alcance
que se le defina.

Garantizar la confiabilidad,
A
oportunidad, y veracidad de la
información que permite tomar
decisiones de acuerdo con el plan
operativo y el plan estratégico de la
empresa.

Para ejecutar las acciones
preventivas, correctivas o de
mejora que se requieran.

M

Para garantizar la continuidad de
los procesos y satisfacción
oportuna de las necesidades de
empleados en misión, clientes y
entidades o público en general.

M

Problemática del cargo

Variables externas en desarrollo respecto a la asistencia a programas de
formación o capacitación que impiden que se cumpla con el plan y objetivo de las
mismas.

Naturaleza de la responsabilidad
Decisiones esperadas:
Recomendaciones esperadas:
• Búsqueda, cotización y análisis de • Estrategias de desarrollo y mejoramiento
proveedores en selección y
continúo al personal de planta.
capacitación.
• Implementación de los planes de
selección, evaluación, formación,
acciones correctivas y de mejora.
1

Relaciones esperadas:
Internas:
Todo el personal

Externas:
Empleados en misión
Clientes de las empresas usuarias
Proveedores de servicio y de candidatos
potenciales

Perfil del cargo
Formación básica: Psicólogo con énfasis en el área organizacional.
Deseable: diplomados o estudiante post grado en áreas afines.
Formación complementaria: Conocimientos en Norma ISO, Selección de Personal,
Selección por competencias, Office.
Experiencia previa: Mínimo 2 años en cargos similares.
Periodo de adaptación: 3 meses
Competencias
➢ Pensamiento estratégico
➢ Toma de decisiones
➢ Solución de problemas
➢ Proactividad
➢ Gestión y manejo de recursos
➢ Habilidades comunicativas
Exposición a Factores de Riesgo
➢ Físico
➢ Ergonómico
➢ Psicolaboral

REVISÓ

APROBÓ

FIRMA EMPLEADO
COORDINADOR DE SALUD OCUPACIONAL
DESCRIPCIÓN DEL CARGO

1

Identificación del cargo
Área Funcional: Gestión Humana
Título del cargo: Coordinador De Salud Ocupacional
Título del cargo superior inmediato: Director de Gestión Humana
Reemplazo del cargo: Director de Gestión Humana / Coordinador de Bienestar laboral.
Nivel de mando: Profesional no tiene personal a cargo.
Misión del cargo
Indica de qué manera contribuye el cargo al logro de los objetivos del área y de la
organización, es decir el para que existe el cargo en la empresa. Se redacta en los
siguientes términos:

¿Qué hace?

¿Dónde?

¿De acuerdo con
qué?

¿Para qué?

Planear, coordinar y ejecutar los subprogramas que estructuran el sistema de gestión
en seguridad industrial y salud ocupacional, implementando las acciones preventivas,
correctivas y de mejora de acuerdo a las normas legales vigentes, políticas de la
organización y procedimientos establecidos requeridos para garantizar el bienestar
físico, mental y social para los empleados en misión y de planta.
Dimensiones
Indica la manera como el cargo afecta directa o indirectamente magnitudes
económicas, cuantitativas y/o relacionales, la magnitud está determinada por la
contribución del cargo al logro de los resultados organizacionales.
➢ Cumplimiento de la normatividad legal en Salud Ocupacional
➢ Presupuesto del Sistema de Gestión en Seguridad Industrial y Salud
Ocupacional y presupuesto de dotaciones.
➢ Equipos de Oficina
Entorno
➢ Intensivo trabajo de campo y oficina con personal en misión, de planta, clientes y

1

proveedores.
Responsabilidades
Son las responsabilidades esenciales del rol en términos de resultados parciales más
significativos que el titular debe aportar de forma permanente a la organización y
soportan la Misión del cargo.
Nivel de Impacto:
Alto (A): Para responsabilidades muy críticas para los resultados del cargo
Medio (M): Para responsabilidades medianamente críticas
Bajo (B): Para responsabilidades con baja criticidad.
Qué hace
Preparar,
organizar,
registrar,
documentar el
informe, verificar
y controlar

Sobre qué lo hace

El cumplimiento de las
visitas para la
asesoría y
acompañamiento en
seguridad industrial y
salud ocupacional a
las empresas
usuarias.
Analizar,
El suministro de los
preparar,
recursos entregados
solicitar y
por la ARP y corredor
controlar
de seguros en riesgos
profesionales que
sean necesarios para
la ejecución del plan
de acción con las
empresas usuarias.
Planear,
La compra y
verificar,
suministro de
controlar y
Dotación a los
entregar
empleados en misión
y de planta
Analizar, validar, Los resultados de los
autorizar
exámenes médicos
ocupacionales que
reporten un concepto
de aptitud con
alteraciones.
Recibir, analizar Los requerimientos y
y dar solución
necesidades que se
deriven del proceso

Para qué
Para definir el plan de acción
según los procedimientos
garantizando el cumplimiento de
normas legales vigentes y
negociación comercial.

Nivel de
Impacto
A

Dar cumplimiento a los objetivos
A
propuestos e implementar las
acciones preventivas, correctivas o
de mejora que se deriven de
acuerdo a la actividad económica y
necesidad específica del cliente y
de acuerdo al procedimiento y
plazos establecidos.
Para garantizar el cumplimiento de M
las normas establecidas en el CST
de acuerdo al procedimiento
establecido.
Para garantizar que el candidato
cumpla con las condiciones de
salud de acuerdo a la exposición a
factores de riesgo.

B

Para dar respuesta oportuna y
satisfactoria a los usuarios,
evaluando el impacto que pueda
tener en los otros procesos

M

1

internos e implementar las
acciones preventivas, correctivas o
de mejora.
Problemática del cargo
Cambio de políticas o normas que rigen el sistema general de riesgos profesionales y
normas o políticas internas.
Naturaleza de la responsabilidad
Decisiones esperadas:
• Aprobación o rechazo de ingresos
en condiciones vulnerables.
Relaciones esperadas:
Internas:
Gerencia General
Director Gestión Humana
Dirección de Operaciones
Auxiliares Comerciales

Recomendaciones esperadas:
• Planes de desarrollo y mejoramiento
continúo a las condiciones laborales del
personal en misión y de planta.
Externas:
Empleados en misión
Empresas usuarias
Proveedores

Perfil del cargo
Formación básica: Tecnólogo en Salud Ocupacional
Formación complementaria: Planes de Emergencia, Requerimientos del Sistema
General de Riesgos Profesionales, Norma ISO 9001, OSHAS 18001, Informática
Básica.
Experiencia previa: Mínimo 2 años en cargos afines a Salud Ocupacional.
Preferible: en empresas de servicio temporal
Periodo de adaptación: 3 meses
Competencias



Responsabilidad ambiental
Adaptabilidad al cambio
Proactividad
Gestión y manejo de recursos

1

Exposición a Factores de Riesgo




Físico
Público
Ergonómico
Psicolaboral
Tránsito

REVISÓ

APROBÓ

FIRMA EMPLEADO

1

AUXILIAR DE SELECCIÓN
DESCRIPCIÓN DEL CARGO
Identificación del cargo
Área Funcional: Gestión Humana
Título del cargo: Auxiliar de selección
Título del cargo superior inmediato: Coordinador de selección
Reemplazo del cargo: Coordinador de selección.
Nivel de mando: Personal a cargo: No tiene.
Misión del cargo
Indica de qué manera contribuye el cargo al logro de los objetivos del área y de la
empresa, es decir el para que existe el cargo en la organización. Se redacta en los
siguientes términos:

¿Qué hace?

¿Dónde?

¿De acuerdo con
qué?

¿Para qué?

Registrar la solicitud del cliente y ejecutar el procedimiento de selección partiendo del
reclutamiento, actualización permanente de la base de datos y análisis de hojas de
vida, citación del personal, aplicación de pruebas, verificación de referencias, activación
de fuentes de reclutamiento y coordinación de servicio de visitas domiciliarias, estudios
de seguridad y crediticios para garantizar la satisfacción del cliente con los servicios de
selección con criterios de oportunidad y confiabilidad y de acuerdo a las normas,
políticas y procedimientos establecidos.
Dimensiones
Indica la manera como el cargo afecta directa o indirectamente magnitudes
económicas, cuantitativas, relacionales, la magnitud está determinada por la
contribución del cargo al logro de los resultados de la empresa.
➢ Equipos de Oficina
➢ Equipo de comunicación
➢ Impacto en el servicio al cliente (atención, oportunidad de respuesta, evaluación

1

de riesgos)
➢ Presupuesto de Selección
Entorno
➢ Intensivo trabajo de oficina con candidatos, personal en misión, clientes internos
y externos.
➢ Eventualmente visitando clientes, entidades educativas o fuentes de
reclutamiento.
➢ Eventualmente realizando visitas domiciliarias.
Responsabilidades
Son las responsabilidades esenciales del rol en términos de resultados parciales más
significativos que el titular debe aportar de forma permanente a la organización y
soportan la Misión del cargo.
Nivel de Impacto:
Alto (A): Para responsabilidades muy críticas para los resultados del cargo
Medio (M): Para responsabilidades medianamente críticas
Bajo (B): Para responsabilidades con baja criticidad.
Qué hace

Sobre qué lo hace

Recibir, analizar, La información
clasificar y
contenida en la base
actualizar
de datos de hojas de
vida según el
instructivo de
reclutamiento
establecido.
Activar fuentes
Los posibles
de reclutamiento, candidatos que se
convocar, citar a incluyen dentro de los
entrevista,
procesos de selección
aplicar pruebas y de acuerdo a los
verificar
requerimientos de los
referencias
perfiles solicitados por
los clientes internos o
externos.
Planear,
El proceso de ingreso
coordinar y
del personal en misión
ejecutar
con los encargados
del proceso, la
empresa usuaria y los
candidatos
diligenciando los
debidos registros

Para qué

Nivel de
Impacto
Con el fin de mantener actualizada A
y disponible la base de datos para
las consultas requeridas y dar
respuesta clara y oportuna al
cliente.
Para garantizar que los candidatos A
cumplan con los requisitos del
cliente y de esta manera contribuir
a satisfacerlos de acuerdo a las
normas y procedimientos
establecidos.

Para garantizar oportunidad y
cumplimiento de los ingresos de
personal a las empresas clientes
de acuerdo al procedimiento,
políticas, requisitos legales y
plazos establecidos.

A

1

Recopilar,
registrar,
verificar

La facturación de los
proveedores de
servicios de visitas
domiciliarias,
polígrafo, estudios de
seguridad, crediticios
y exámenes médicos.
Recopilar,
La información que
registrar,
permite obtener los
analizar
y indicadores de gestión
consolidar
del proceso de
selección.
Recibir, analizar, Las necesidades,
direccionar y dar inquietudes, quejas o
solución
reclamos por parte de
clientes internos o
externos, empleados
en misión por medio
telefónico, personal o
escrito, respecto a las
diferentes actividades
que se generen en el
proceso.

Garantizando la disposición y
veracidad de la información
contribuyendo al pago oportuno a
los proveedores.

B

Garantizar la confiabilidad,
oportunidad, y veracidad de la
información que se le entrega al
director de proceso para su
revisión y aprobación.
Para dar respuesta oportuna y
satisfactoria a los empleados en
misión y empresas usuarias de
acuerdo a las políticas y
procedimientos establecidos.

M

M

Problemática del cargo

Variables externas respecto a la efectividad de las fuentes de reclutamiento y
variables de los perfiles determinados por los clientes que limitan la búsqueda del
personal idóneo.
Oportunidad y claridad de los clientes en el envío de la información requerida para el
ingreso del personal.

Naturaleza de la responsabilidad
Decisiones esperadas:
• Activación de fuentes de
reclutamiento que no impliquen
costos internos.
Relaciones esperadas:
Internas:
Todo el personal

Recomendaciones esperadas:
• Acciones de mejoramiento continuo en el
proceso de selección y reclutamiento del
personal.
Externas:
Posibles candidatos
Empleados en misión
Clientes de las empresas usuarias
Proveedores de servicio y contactos de

1

fuentes de reclutamiento
Perfil del cargo
Formación básica: Bachiller
Deseable: Estudiante Técnico o Tecnólogo en disciplinas afines al área de Recursos
Humanos
Formación complementaria: Office, Procesos de Selección (reclutamiento).
Experiencia previa: Mínimo un año en cargos afines a auxiliar de oficina (deseable en
áreas de gestión humana y en EST)
Puede homologarse con: Experiencia mínima de dos años en el cargo en empresas
de servicio temporal.
Periodo de adaptación: 3 meses
Competencias




Habilidades comunicativas
Dedicación a la tarea
Trabajo bajo presión
Orientación al servicio
Optimización de recursos y tiempo

Exposición a Factores de Riesgo



Físico
Ergonómico
Público
Psicolaboral

REVISÓ

APROBÓ

FIRMA EMPLEADO

1

AUXILIAR COMERCIAL
DESCRIPCIÓN DEL CARGO

Identificación del cargo
Área Funcional: Comercial
Título del cargo: Auxiliar Comercial
Título del cargo superior inmediato: Director Comercial
Reemplazo del cargo: Director Comercial / Auxiliar Administrativo
Nivel de mando: Auxiliar -No tiene personal a cargo
Misión del cargo
Indica de qué manera contribuye el cargo al logro de los objetivos del área y de la
empresa, es decir el para que existe el cargo en la organización. Se redacta en los
siguientes términos:

¿Qué hace?

¿Dónde?

¿De acuerdo con
qué?

¿Para qué?

Preparar y actualizar la información comercial y bases de datos de clientes potenciales
y actuales de acuerdo con las políticas y procedimientos establecidos a nivel comercial,
programar a través del telemercadeo las visitas a clientes potenciales o mantenimiento
a clientes actuales con el fin de verificar, controlar y hacer seguimiento a su satisfacción
con el servicio ofrecido.
Dimensiones
Indica la manera como el cargo afecta directa o indirectamente magnitudes
económicas, cuantitativas y relacionales. La magnitud está determinada por la
contribución del cargo al logro de los resultados institucionales.
➢ Presupuesto de ventas mensual / anual.
➢ Costo de rotación de cartera
➢ Equipos de oficina y comunicación

1

Entorno
➢ Trabajo de campo y oficina alternando actividades en mantenimiento de clientes
con actividades de soporte operativo del área.
Responsabilidades
Son las responsabilidades esenciales del rol en términos de resultados parciales más
significativos que el titular debe aportar de forma permanente a la organización y
soportan la Misión.
Nivel de Impacto:
Alto (A): Para responsabilidades muy críticas para los resultados del cargo
Medio (M): Para responsabilidades medianamente críticas
Bajo (B): Para responsabilidades con baja criticidad.
Qué hace
Investigar,
analizar, filtrar y
segmentar

Preparar,
diseñar y
actualizar
Analizar y
verificar
Realizar
seguimiento a
través del
telemercadeo y
visitas definidas

Sobre qué lo hace

Para qué

Bases de datos e
Información comercial
de empresas que
permitan identificar
oportunidades en el
mercado
Portafolio de servicios

Con el fin de concretar a través del
telemercadeo visitas para ofrecer el
portafolio de servicios de la
empresa.

La documentación
legal exigida a los
clientes
Pacto de
especificaciones y
compromisos de las
partes involucradas
(cliente y empresa)

Ejecutar, tabular, La información
analizar y
obtenida de la
documentar
encuesta de
satisfacción anual y
control de producto no

Nivel de
Impacto

Con el fin de garantizar la claridad
y confiabilidad de la información
que se envía a los clientes.
Para garantizar el cumplimiento de
los acuerdos de la relación
comercial soportado en la oferta
mercantil aceptada.
Con el fin de analizar la posibilidad
de nuevos negocios y asegurar que
la relación comercial permita
mantener y fidelizar a los clientes a
largo plazo. Documentando las
acciones preventivas, correctivas o
de mejora que se requieran para
darles el respectivo trámite de
acuerdo al sistema de gestión de
calidad.
Con el fin de informar e
implementar las acciones
preventivas, correctivas y de
mejora que de allí se deriven.

1

conforme.

Analizar,
ejecutar y
verificar

El informe contable
sobre el cumplimiento
de ventas mensual y
anual respecto al
presupuesto
Atender y buscar Las necesidades,
solución
inquietudes,
sugerencias, quejas
y/o reclamos de las
empresas usuarias.
Planear y
Las funciones de
Ejecutar
mensajería en la sede
Rionegro

Con el fin de verificar el
cumplimiento de las metas e
implementar un plan de acción que
permita el cumplimiento del mismo.
Para canalizar y dar respuesta
oportuna y satisfactoria a las
empresas usuarias.

B

Para dar cumplimiento y
A
satisfacción a los clientes según lo
establecido en la oferta mercantil y
de acuerdo a los plazos y
procedimientos que se hayan
determinado.
Entrenar, definir, Los procesos
Con el fin de asegurar la
M
divulgar, verificar entregados al
continuidad y funcionalidad de sus
y controlar
reemplazo definido de procesos y que estos se
su cargo
desarrollen con base en los
parámetros y normas generales y
de calidad establecidas.
Conocer y
El cargo de la Auxiliar Para garantizar la continuidad de
B
entender
administrativa de
los procesos y satisfacción
detalladamente Rionegro para los
oportuna de las necesidades de
reemplazos
empleados en misión, clientes y
temporales de
entidades o público en general.
acuerdo al alcance
que se le defina

Realizar la evaluación de proveedores de su proceso e informar los resultados
por escrito de acuerdo al procedimiento. (Responsabilidad asignada a la
directora administrativa)

Problemática del cargo

Variable de los precios del mercado actual que limitan posibilidades de negociación.
Nivel de competencia de otras organizaciones en la prestación del servicio.

1

Naturaleza de la responsabilidad
Decisiones esperadas:
• Manejo de agenda comercial.

Relaciones esperadas:
Internas:
Director Comercial
Director Administrativo y financiero
Director de Operaciones
Director de Gestión Humana
Gerencia

Recomendaciones esperadas:
• Implementación de mejores prácticas para la
gestión comercial, mercadeo, telemercadeo,
generación de valor agregado.
Externas:
Empresas usuarias o clientes potenciales
Proveedores
Empleados en misión

Perfil del cargo
Formación básica: Estudiante de carreras técnicas en mercadeo o afines.
Deseable: Técnico ó Tecnólogo en mercadeo o afines.
Formación complementaria: Atención al cliente, Telemercadeo, Office y Sistemas de
Gestión de la Calidad
Experiencia previa: Mínimo un año en cargos afines al área comercial.
Puede homologarse con: Experiencia superior a 3 años en el desempeño de las
responsabilidades del cargo
Periodo de adaptación: 3 meses
Competencias
➢ Comprensión de lectura
➢ Redacción
➢ Comprensión lógico matemática
➢ Habilidades comunicativas
➢ Capacidad de escucha
➢ Capacidad de negociación
➢ Tolerancia a la frustración y al fracaso.
➢ Inteligencia emocional
Exposición a Factores de Riesgo
➢ Físico
➢ Público
➢ Ergonómico

1

➢ Tránsito
➢ Psicolaboral

REVISÓ

APROBÓ

FIRMA EMPLEADO

1

DIRECTOR COMERCIAL
DESCRIPCIÓN DEL CARGO
Identificación del cargo
Área Funcional: Comercial
Título del cargo: Director Comercial
Título del cargo superior inmediato: Gerente
Reemplazo del cargo: Gerente/Auxiliar Comercial
Nivel de mando: Directivo
Personal a cargo:
– Ejecutivo Comercial
– Auxiliar Comercial
Misión del cargo
Indica de qué manera contribuye el cargo al logro de los objetivos del área y de la
organización, es decir el para que existe el cargo en la empresa. Se redacta en los
siguientes términos:

¿Qué hace?

¿Dónde?

¿De acuerdo con
qué?

¿Para qué?

Investigar la actualidad del mercado, planificar, coordinar, dirigir y controlar el proceso
de la gestión de la venta en sus mercados objetivo con base en la planeación
estratégica de corto y mediano plazo y las metas y objetivos determinados en la
Organización, con el fin de asegurar el cumplimiento de las metas de ventas, la
atención de sugerencias, quejas y reclamos del cliente buscando mantener y desarrollar
un negocio competitivo en el largo plazo.
Dimensiones
Indica la manera como el cargo afecta directa o indirectamente magnitudes
económicas, cuantitativas y relacionales, la magnitud está determinada por la
contribución del cargo al logro de los resultados organizacionales.
➢ Presupuesto de ventas mensual/anual

1

➢ Costo de la rotación de cartera de Medellín
➢ Total de la cartera
➢ Equipo de Oficina
Entorno
➢ Intenso trabajo de campo visitando clientes activos y potenciales.
➢ Eventualmente en labores de oficina.
Responsabilidades
Son las responsabilidades esenciales del rol en términos de resultados parciales más
significativos que el titular debe aportar de forma permanente a la organización y
soportan la Misión.
Nivel de Impacto:
Alto (A): Para responsabilidades muy críticas para los resultados del cargo
Medio (M): Para responsabilidades medianamente críticas
Bajo (B): Para responsabilidades con baja criticidad.
Qué hace
Identificar y
evaluar

Elaborar,
supervisar y
controlar

Recopilar,
registrar,
analizar
presentar

Sobre qué lo hace
Las oportunidades del
mercado en clientes y
proveedores actuales
y potenciales, la
competencia y la
industria
La ejecución del
presupuesto de
ventas y el
presupuesto de
gastos anual/mensual
del área.
La información que
permite obtener los
y indicadores de gestión
del proceso comercial
y operación de ventas
de acuerdo con los
plazos y parámetros
establecidos en el
Manual de Calidad.

Para qué
Con el fin de implementar las
estrategias y tácticas requeridas
dentro de los objetivos y metas de
la Organización. (Matriz productomercado, matriz producto-clientes,
matriz mercado-clientes)
Con el fin de establecer los
indicadores de gestión y
parámetros de ventas de acuerdo
con las normas y procedimientos
establecidos.

Nivel de
Impacto
A

A

Garantizar la confiabilidad,
M
oportunidad, y veracidad de la
información que permite tomar
decisiones de acuerdo con el plan
operativo y el plan estratégico de la
empresa.

1

Programar,
coordinar,
analizar y
verificar

Conocer y
entender
detalladamente

El desarrollo de la
encuesta de
satisfacción del cliente
anual y el control de
servicio no conforme,
quejas y reclamos

Para asegurar el análisis e
A
implementación de acciones
correctivas, preventivas o de
mejora de los diferentes procesos
que impactan directamente el
resultado y eficacia en el servicio al
cliente de acuerdo a las normas del
SGC y a las políticas establecidas.
Las responsabilidades Para garantizar la continuidad de
M
del Auxiliar Comercial los procesos y satisfacción
para los reemplazos
oportuna de las necesidades de
temporales de
empleados en misión, clientes y
acuerdo al alcance
entidades o público en general.
que se le defina.

Problemática del cargo
Dependencia de los precios del mercado actual que limitan las posibilidades de
negociación.
Nivel de competencia de otras organizaciones en la prestación del servicio.
Naturaleza de la responsabilidad
Decisiones esperadas:
• Negociación con clientes dentro
de los parámetros establecidos.
• Conformación de su equipo de
trabajo dentro de las políticas
establecidas.
• Implementación de metodologías
para análisis del mercado.
Relaciones esperadas:
Internas:
Gerencia General
Director Administrativo y financiero
Director Gestión Humana y Selección
Director de Operaciones
Auxiliares Comerciales

Recomendaciones esperadas:
• Implementación de mejores prácticas para la
gestión de la venta.
• Diseñar e implementar acciones comerciales
que permitan el logro del cumplimiento del
presupuesto de ventas

Externas:
Clientes
Empresas usuarias
Clientes potenciales
Proveedores

Perfil del cargo
Formación básica: Tecnólogo en Mercadeo y Ventas, Administrador de Negocios,
Ingeniería Industrial o afines.
1

Formación complementaria: Mercadeo y Ventas, Office, Costos y presupuestos,
Administración de personal de ventas.
Experiencia previa: Mínimo 3 años en cargos similares.
Puede homologarse con:
Periodo de adaptación: 3 meses
Competencias
➢ Capacidad de escucha
➢ Capacidad de negociación
➢ Habilidades comunicativas
➢ Pensamiento estratégico
➢ Inteligencia emocional
➢ Toma de decisiones
➢ Liderazgo
➢ Tolerancia a la frustración
➢ Trabajo en equipo
➢ Capacidad de análisis y recolección de datos.
Exposición a Factores de Riesgo




Físico
Público
Ergonómico
Psicolaboral
Tránsito

REVISÓ

APROBÓ

FIRMA EMPLEADO

1

EJECUTIVO COMERCIAL
DESCRIPCIÓN DEL CARGO

Identificación del cargo
Área Funcional: Comercial
Título del cargo: Ejecutivo Comercial
Título del cargo superior inmediato: Director Comercial
Reemplazo del cargo: Director Comercial / Auxiliar Administrativo
Nivel de mando: Auxiliar -No tiene personal a cargo
Misión del cargo
Indica de qué manera contribuye el cargo al logro de los objetivos del área y de la
empresa, es decir el para que existe el cargo en la organización. Se redacta en los
siguientes términos:

¿Qué hace?

¿Dónde?

¿De acuerdo con
qué?

¿Para qué?

Identificar e investigar en el mercado actual o potencial y/o en la competencia local y
nacional las oportunidades de negocio para la temporalidad o los servicios en gestión
humana, alianzas, nichos de mercado y demás ofrecidos por Xxx-xxxx-xxxx y
Servicomplementos, asegurando que la empresa dispone de información actualizada,
confiable y pertinente para la toma de decisiones, acciones correctivas, preventivas o
de mejora
Planear las visitas a clientes actuales o potenciales, desarrollar, registrar, documentar,
verificar y controlar el proceso de la venta de servicios dando cumplimiento al
presupuesto y metas de venta definidos para asegurar el logro de las metas y planes
definidos en el presupuesto de ventas logrando satisfacer y fidelizar a los clientes en el
largo plazo y generando e implementando ofertas de valor agregado y de mejora
continua en los procesos en consonancia con la filosofía y políticas de la empresa en el
marco del sistema de la gestión de calidad.

1

Dimensiones
Indica la manera como el cargo afecta directa o indirectamente magnitudes
económicas, cuantitativas y relacionales. La magnitud está determinada por la
contribución del cargo al logro de los resultados institucionales.
➢ Presupuesto de ventas mensual / anual.
➢ Costo de rotación de cartera
➢ Equipos de oficina y comunicación
Entorno
➢ Intensivo trabajo de campo y moderado de oficina, alternando actividades en
consecución de nuevos clientes y mantenimiento de los actuales con actividades
de soporte administrativo del área ( documentación del proceso de venta y
gestión de calidad en comercial )
Responsabilidades
Son las responsabilidades esenciales del rol en términos de resultados parciales más
significativos que el titular debe aportar de forma permanente a la organización y
soportan la Misión.
Nivel de Impacto:
Alto (A): Para responsabilidades muy críticas para los resultados del cargo
Medio (M): Para responsabilidades medianamente críticas
Bajo (B): Para responsabilidades con baja criticidad.
Qué hace
Investigar,
analizar, filtrar y
segmentar y
proponer

Sobre qué lo hace
Bases de datos e
Información comercial
de empresas
actuales o potenciales

Para qué

Nivel de
Impacto
A

Que permitan identificar
oportunidades de negocio y
concretar a través del
telemercadeo visitas para ofrecer el
portafolio de servicios de la
empresa.
Preparar,
Portafolio de servicios Con el fin de garantizar la claridad A
diseñar
de Complementos y
y confiabilidad de la información
actualizar,
Servicomplementos
que se envía a los clientes y que se
documentar y
disponga de la trazabilidad de las
divulgar
ofertas entregadas y su estado de
acuerdo con los procedimientos
establecidos.
Planear, realizar, Las visitas de
Con el fin de lograr el cierre de
A
registrar,
apertura,
negocio y cumplir el presupuesto
verificar y
mantenimiento o
de ventas definido de acuerdo con

1

ejecutar

Solicitar,
diligenciar,
analizar,
registrar,
verificar y
controlar
Verificar y
controlar
personalmente,
a través de
correo físico,
electrónico o
telefónicamente

Realizar,
verificar y
controlar
conjuntamente
con el
Coordinador de
Tesorería y
Cartera
Atender,
procesar,
tabular,
documentar,
analizar,
informar,
verificar y
controlar
Preparar,
analizar,
registrar y
presentar
conjuntamente
con el equipo
humano del área
Comercial

recuperación
realizadas a los
clientes

los plazos y parámetros
establecidos, retroalimentando a
los procesos internos sobre las
necesidades o posibilidades de
recursos para atender el negocio.
La documentación
Para asegurar la claridad y
A
legal exigida a los
confiabilidad del pacto de
clientes y del
especificaciones con el cliente de
perfeccionamiento del acuerdo con los parámetros, plazos
negocio (oferta
y procedimientos establecidos
mercantil y orden de
tanto en la apertura como en el
servicio)
mantenimiento del cliente.
Pacto de
Con el fin de analizar la posibilidad A
especificaciones y
de nuevos negocios y asegurar que
compromisos de las
la relación comercial permita
partes involucradas
mantener y fidelizar a los clientes a
(cliente y empresa)
largo plazo. Documentando las
acciones preventivas, correctivas o
de mejora que se requieran para
darles el respectivo trámite de
acuerdo al sistema de gestión de
calidad.
El cobro de cartera a Con el fin de asegurar que se
A
clientes
cumplan los plazos y el recaudo
de cartera de acuerdo con los
procedimientos y parámetros
definidos en la oferta mercantil
suscrita.
La información
obtenida de la
encuesta de
satisfacción del
cliente, sugerencias,
quejas o reclamos y
el control de producto
no conforme.
Los informes e
indicadores de gestión
solicitados por su jefe
mediato o inmediato

Con el fin de que se disponga de
M
información confiable, actualizada y
pertinente que permita la toma de
decisiones, las acciones
preventivas, correctivas y de
mejora en los plazos y parámetros
definidos, dando o canalizando su
respuesta al cliente.
Con el fin de dar cumplimiento a
A
los plazos de entrega de acuerdo
con los parámetros y
procedimientos establecidos y que
se disponga de información
actualizada y confiable para la
toma de decisiones, acciones
preventivas, correctivas o de
2

mejora.

Planear,
ejecutar, verificar
y controlar
conjuntamente
con el equipo
humano del área
Comercial
Preparar,
registrar y
presentar

Las normas y
procedimientos

Los informes e
indicadores de gestión
de los procesos a su
cargo
Entrenar, definir, Los procesos
divulgar, verificar entregados al
y controlar
reemplazo definido de
su cargo
Conocer y
entender
detalladamente

El cargo del Auxiliar
administrativo y el del
Director Comercial
para los reemplazos
temporales de
acuerdo al alcance
que se le defina

Establecidos en el sistema de
gestión de la calidad,
implementando las acciones
preventivas, correctivas o de
mejora que se requieran
De acuerdo con los plazos y
procedimientos establecidos
Con el fin de asegurar la
continuidad y funcionalidad de sus
procesos y que estos se
desarrollen con base en los
parámetros y normas generales y
de calidad establecidas.
Para garantizar la continuidad de
los procesos y satisfacción
oportuna de las necesidades de
empleados en misión, clientes y
entidades o público en general.

M

M
M

B

Problemática del cargo


Variable de los precios del mercado actual que limitan posibilidades de negociación.
Nivel de competencia de otras organizaciones en la prestación del servicio.
Oferta de servicios de las Cooperativas de trabajo asociado y similares

Naturaleza de la responsabilidad
Decisiones esperadas:
Recomendaciones esperadas:
• Manejo de agenda comercial y
• Implementación de mejores prácticas para la
planificación de rutas.
gestión comercial, mercadeo, tele mercadeo
• Negociación con clientes dentro de
y generación de valor agregado para el
los parámetros establecidos
negocio.
Relaciones esperadas:
1

Internas:
Director Comercial
Director Administrativo y financiero
Director de Operaciones
Director de Gestión Humana
Gerencia
Auxiliares de Operación
Coordinador de Salud Ocupacional
Auxiliar de Información en Selección
Coordinadoras de Selección

Externas:
Empresas usuarias o clientes potenciales
Proveedores
Empleados en misión

Perfil del cargo
Formación básica: Tecnólogo en Administración de Empresas, Mercadeo y ventas o
afines.
Formación complementaria: Conocimientos básicos del proceso de la venta y
mercadeo, Costos y Presupuestos, gestión de cartera, Telemercadeo, Office básico y
Sistemas de Gestión de la Calidad actualizado
Experiencia previa: Mínimo 2 años en cargos similares preferiblemente en la
temporalidad
Puede homologarse con: Experiencia superior a 3 años en el desempeño de las
responsabilidades del cargo
Periodo de adaptación: 3 meses
Competencias
➢ Capacidad de escucha
➢ Capacidad de negociación
➢ Habilidades comunicativas
➢ Inteligencia emocional
➢ Toma de decisiones
➢ Orientación al servicio
➢ Tolerancia a la frustración
➢ Trabajo en equipo
➢ Capacidad de análisis y recolección de datos.
Exposición a Factores de Riesgo
➢ Físico
➢ Público
➢ Ergonómico

1

➢ Tránsito
➢ Psicolaboral

REVISÓ

APROBÓ

FIRMA EMPLEADO

1

AUXILIAR DE FACTURACION
DESCRIPCIÓN DEL CARGO
Identificación del cargo
Área Funcional: Operaciones
Título del cargo: Auxiliar de facturación
Título del cargo superior inmediato: Director de Operaciones
Reemplazo del cargo: Auxiliar
Nivel de mando: Auxiliar no tiene personal a cargo.
Misión del cargo
Indica de qué manera contribuye el cargo al logro de los objetivos del área y de la
empresa, es decir el para que existe el cargo en la empresa. Se redacta en los
siguientes términos:

¿Qué hace?

¿Dónde?

¿De acuerdo con
qué?

¿Para qué?

Elaborar las todas facturas correspondientes a las empresas usuarias según los
parámetros establecidos en la oferta mercantil y en el régimen tributario con el fin de
garantizar el pago oportuno de los servicios prestados.
Dimensiones
El cargo impacta directamente el logro de los objetivos económicos de la empresa.




Impacto en la cartera de la empresa
Impacto en el presupuesto de operaciones
Equipos de Oficina
Equipo de comunicación
Cumplimiento legal de las normas laborales en Colombia

Entorno

1

Intensivo trabajo de oficina en comunicación constante con las empresas usuarias,
empleados en misión y personal interno del proceso de operaciones, documentación y
contabilidad.
Responsabilidades
Facturación de todos los productos y servicios de la empresa
Nivel de Impacto:
Alto (A): Para responsabilidades muy críticas para los resultados del cargo
Medio (M): Para responsabilidades medianamente críticas
Bajo (B): Para responsabilidades con baja criticidad.
Qué hace

Sobre qué lo hace

Elaborar las
facturas

Para qué

Informes de tiempos
que genera el auxiliar
nomina sobre lo
reportado por las
empresas
Enviar facturas a Base de datos de
los clientes
clientes

Para facturar de acuerdo a la
información real de la nomina

Facturas sean recibidas por los
clientes en los tiempos
establecidos y pactados en la
oferta mercantil.

Nivel de
Impacto
A

A

Problemática del cargo
Entrega oportuna de las facturas a las empresas usuarias ya que depende de factores
externos al proceso tales como la entrega tarde del reporte de tiempo por parte de
estas.
Naturaleza de la responsabilidad
Decisiones esperadas:
• Planeación y control de plazos de
actividades dentro del proceso.
Relaciones esperadas:
Internas:
Comercial
Cartera
Documentacion
Perfil del cargo

Recomendaciones esperadas:
• Mejores prácticas en el manejo y proceso de
la nomina.

Externas:
Clientes
DIAN

1

Formación básica: Técnico Auxiliar Contable y tecnologías afines al área.
Formación complementaria: Conocimientos de Informática,
Experiencia previa: Mínimo 1 año en cargos afines.
Puede homologarse con: Experiencia superior a 1 año
Periodo de adaptación: 3 meses
Competencias
➢ Orientación al detalle
➢ Gestión de la información
➢ Trabajo bajo presión
➢ Pensamiento lógico matemático
➢ Solución de problemas
Exposición a Factores de Riesgo
➢ Físico
➢ Ergonómico
➢ Psicolaboral

REVISÓ

APROBÓ

FIRMA EMPLEADO

1

DIRECTOR DE OPERACIONES
DESCRIPCIÓN DEL CARGO

Identificación del cargo
Área Funcional: Operaciones
Título del cargo: Director de Operaciones
Título del cargo superior inmediato: Gerente
Reemplazo del cargo: Auxiliar de nómina / Auxiliares de Operaciones / Coordinador de
Sistemas / Director administrativo y financiero.
Nivel de mando: Directivo
Personal a cargo:
– Auxiliar de nómina
– Auxiliar de operaciones 1
– Auxiliar de operaciones 2
Misión del cargo
Indica de qué manera contribuye el cargo al logro de los objetivos del área y de la
organización, es decir el para que existe el cargo en la empresa. Se redacta en los
siguientes términos:

¿Qué hace?

¿Dónde?

¿De acuerdo con
qué?

¿Para qué?

Planificar, coordinar, controlar y evaluar los diferentes procesos operativos de
contratación, afiliaciones al SGSS y novedades de la nómina, conciliaciones con el área
administrativa del personal en misión, de acuerdo a las normas, políticas, los requisitos
legales y procedimientos establecidos para satisfacer las necesidades y expectativas de
los clientes y empleados en misión.
Dimensiones
Indica la manera como el cargo afecta directa o indirectamente magnitudes
económicas, cuantitativas y relacionales, la magnitud está determinada por la
contribución del cargo al logro de los resultados organizacionales.

1

Presupuesto de nómina
Impacto en la cartera de la empresa
Equipos de Oficina
Equipo de comunicación
Custodia de valores (dinero, cheques, efectivo, facturas, garantías reales y
transacciones electrónicas)
➢ Errores operativos que pueden llevar a re- procesos y acciones legales.




Entorno
Intensivo trabajo de oficina en comunicación constante con su equipo de trabajo, las
empresas usuarias, empleados en misión y empleados de planta.
Responsabilidades
Son las responsabilidades esenciales del rol en términos de resultados parciales más
significativos que el titular debe aportar de forma permanente a la organización y
soportan la Misión del cargo.
Nivel de Impacto:
Alto (A): Para responsabilidades muy críticas para los resultados del cargo
Medio (M): Para responsabilidades medianamente críticas
Bajo (B): Para responsabilidades con baja criticidad.
Qué hace
Planificar,
coordinar y
controlar

Procesar,
transferir y
controlar

Sobre qué lo hace
La ejecución de los
procesos de
contratación afiliación,
liquidación de nómina,
prestaciones, pagos
de seguridad social y
facturación de
acuerdo a las normas,
políticas y
procedimientos
establecidos.
El pago electrónico de
la nómina y la
seguridad social a
través del sistema
DMS contable,

Para qué
Para satisfacer de manera
oportuna y confiable las
necesidades de los clientes,
empleados en misión, con el
cumplimiento de los requisitos
legales laborales y con lo anterior
contribuir además al adecuado
funcionamiento de los procesos
internos.

Nivel de
Impacto
A

Asegurar la confiabilidad de los
A
datos bajo los requisitos exigidos
por el proceso contable y
garantizando el pago oportuno a
los empleados en misión de
acuerdo a los plazos establecidos
en el pacto de especificaciones con
el cliente.

1

Analizar,
asesorar,
aprobar y
conciliar

Citar, ejecutar,
verificar la
información y
reportar al
cliente
conclusiones

Créditos a empleados
en misión por
concepto de
calamidad doméstica
o a través de terceros
con convenios con la
empresa.

El proceso de
descargos al personal
en misión cuando la
empresa usuaria lo
solicita y bajo el
reglamento interno de
trabajo y
disposiciones legales
Recibir, analizar, Las necesidades,
direccionar y dar inquietudes, quejas o
solución
reclamos por parte de
clientes internos o
externos, empleados
en misión o entidades
públicas o privadas
por medio telefónico,
personal o escrito,
respecto a las
diferentes actividades
que se generen en el
proceso.
Implementar y
Las políticas, normas
mantener
y procedimientos
establecidos en la
organización y en el
SGC, que aplican
directamente al
proceso de
operaciones
Recopilar,
La información que
registrar,
permite obtener los
analizar
y indicadores de gestión
presentar
de los procesos a su
cargo de acuerdo con
los plazos y
parámetros
establecidos en el

Con el fin de determinar la
M
viabilidad de los mismos, de
acuerdo con la política y requisitos
de préstamos de calamidad
doméstica y/o que cumplan con las
normas legales de deducción por
nómina, generando valor agregado
a los empleados en misión.
Garantizar el análisis de causas
para la toma las decisiones según
lo determine la empresa (llamados
de atención, suspensiones o
terminación de contrato), dejando
constancia en la historia laboral.

A

Para dar respuesta oportuna y
satisfactoria a los empleados en
misión y empresas usuarias,
entidades públicas o privadas.

A

Para ejecutar las acciones
preventivas, correctivas o de
mejora que se requieran.

M

Garantizar la confiabilidad,
M
oportunidad, y veracidad de la
información que permite tomar
decisiones de acuerdo con el plan
operativo y el plan estratégico de la
empresa.

2

Manual de Calidad.

Problemática del cargo

Cambio de políticas, normas y procedimientos de entidades financieras, EPS´s, AFP
´s y ARP´s y entidades públicas y privadas.

Naturaleza de la responsabilidad
Decisiones esperadas:
Recomendaciones esperadas:
• Procesos disciplinarios y
• Mejores prácticas en procesos operativos y
reglamentarios laborales del
administrativos.
personal en misión de acuerdo con
las normas establecidas.
• Negociación o modificación de
plazos establecidos dentro del
pacto de especificaciones dentro
de las políticas y normas legales
establecidas
• Aprobación de préstamos a
empleados en misión de acuerdo a
las normas y procedimientos
establecidos.
• Implementación y mantenimiento
de políticas y procedimientos
dentro del proceso.
Relaciones esperadas:
Internas:
Externas:
Gerente General
Empleados en misión
Gestión Administrativa y financiera
Clientes de las empresas usuarias
Auxiliar de Tesorería y Cartera
Entidades públicas, privadas y financieras.
Contador
Gestion Comercial
Gestion de Selección
Auxiliar de CAD y mensajería
Perfil del cargo
Formación básica: Administrador de Empresas, Administrador de Recursos Humanos
o Afines al Cargo. (ó Contador)
1

Deseable: diplomados o estudiante de postgrado en áreas afines.
Formación complementaria: Conocimientos en Norma ISO, Nómina, Legislación
laboral, Seguridad Social, Administración de Personal y Office.
Experiencia previa: Mínimo 2 años en cargos afines en administración de personal en
empresas de mas de 500 empleados.
Puede homologarse con: Experiencia superior a 3 años desempeñando las
responsabilidades del cargo.
Periodo de adaptación: 3 meses
Competencias
➢ Liderazgo
➢ Gerenciamiento estratégico
➢ Gerenciamiento del personal
➢ Planeación y control
➢ Gestión de la información
Exposición a Factores de Riesgo
➢ Físico
➢ Ergonómico
➢ Psicolaboral

REVISÓ

APROBÓ

FIRMA EMPLEADO

1

AUXILIAR DE OPERACIONES 2
DESCRIPCIÓN DE CARGOS
Identificación del cargo
Área Funcional: Dirección de operaciones
Título del cargo: AUXILIAR DE OPERACIONES 2
Título del cargo superior inmediato: Director de operaciones
Reemplazo del cargo: Auxiliar de operaciones 1 / Auxiliar de nómina.
Nivel de mando: Auxiliar no tiene personal a cargo
Misión del cargo
Indica de qué manera contribuye el cargo al logro de los objetivos del área y de la
organización, es decir el para que existe el cargo en la empresa. Se redacta en los
siguientes términos:

¿Qué hace?

¿Dónde?

¿De acuerdo con
¿Para qué?
qué?
Revisar, registrar y elaborar la documentación requerida para el proceso de
contratación, afiliaciones al SGSS, afiliaciones a Caja de compensación familiar,
afiliaciones al seguro de vida, realizar inducción al personal en misión y registrar en el
sistema DMS los ingresos. Confirmar referencias laborales. Preparar, revisar, corregir y
controlar la información de los estados de cuenta generados por EPS, ARP y AFP. Lo
anterior con el fin de garantizar el cumplimiento de la legislación laboral con los
empleados en misión bajo los procedimientos establecidos.
Dimensiones
Indica la manera como el cargo afecta directa o indirectamente magnitudes
económicas, cuantitativas, relacionales, la magnitud está determinada por la
contribución del cargo al logro de los resultados institucionales.
➢ Equipos de Oficina
➢ Equipo de comunicación
➢ Cumplimiento de plazos y requisitos en afiliaciones al SGSS.
Entorno
1

Intensivo trabajo de oficina en comunicación constante con su equipo de trabajo
operativo, empresas usuarias, empleados en misión, Gestión de selección y entidades
EPS, AFP y ARP.
Responsabilidades
Son las responsabilidades esenciales del rol en términos de resultados parciales más
significativos que el titular debe aportar de forma permanente a la organización y
soportan la Misión del cargo.
Nivel de Impacto:
Alto (A): Para responsabilidades muy críticas para los resultados del cargo
Medio (M): Para responsabilidades medianamente críticas
Bajo (B): Para responsabilidades con baja criticidad.
Qué hace
Planear,
coordinar,
ejecutar
realizar
inducción

Sobre qué lo hace

El proceso
contratación y
y afiliación del personal
en misión al SGSS y
cajas de
compensación e
inducción del personal
en misión a la
compañía.
Registrar,
Las historias laborales
ordenar y
de los empleados en
alimentar de
misión con la
forma
documentación
permanente
requerida.
Recibir, verificar Las novedades de
y registrar
ingresos de los
empleados en misión
en el sistema DMS.
Ejecutar,
coordinar y
verificar
Recibir, verificar
y corregir

Para qué
Con el fin de asegurar la
información necesaria que cumpla
con los requisitos del Sistema
General de Seguridad Social, cajas
de compensación familiar y
Sistema de Gestión de la Calidad.

Con el fin de garantizar el
cumplimiento de políticas y
procedimientos internos y dar
cumplimiento al SGC.

Nivel de
Impacto
A

A

Para alimentar la base de datos de A
los empleados en misión que
permita realizar las liquidaciones o
pagos de nómina y seguridad
social de acuerdo a la normatividad
establecida.
La entrega de carnets Para garantizar el cumplimiento de M
y/o copias de las
los requisitos contractuales con el
afiliaciones a EPS,
empleado en misión y que éste
AFP y ARP.
pueda acceder a los servicios a
que tiene derecho.
Las inconsistencias
Para garantizar oportunidad en el
A
de EPS´s, AFP´s y
cumplimiento de los compromisos
ARP
legales del SGSS y evitar
inconvenientes a los usuarios en el
momento de solicitar algún
1

servicio.

Recibir, analizar, Las necesidades,
direccionar y dar inquietudes, quejas o
solución
reclamos por parte de
clientes internos o
externos, empleados
en misión o entidades
públicas o privadas
por medio telefónico,
personal o escrito,
respecto a las
diferentes actividades
que se generen en el
proceso.
Conocer y
Las responsabilidades
entender
del Auxiliar de
detalladamente operaciones 1 y las
responsabilidades en
que puede asistir
eventualmente al
Director de
Operaciones para los
reemplazos
temporales de
acuerdo al alcance
que se le defina.

Para dar respuesta oportuna y
satisfactoria a los empleados en
misión y empresas usuarias,
entidades públicas o privadas.

A

Para garantizar la continuidad de
los procesos y satisfacción
oportuna de las necesidades de
empleados en misión, clientes y
entidades o público en general.

B

Problemática del cargo

Calidad y oportunidad en la información recibida por parte de los proveedores
internos y externos para cada una de las actividades realizadas.
Cambio de políticas, normas y procedimientos de entidades financieras, EPS
´s, AFP´s y ARP´s y entidades públicas y privadas.

Naturaleza de la responsabilidad
Decisiones esperadas:

Recomendaciones esperadas:

1

Planeación y control de plazos de
actividades dentro del proceso.

Relaciones esperadas:
Internas:
Director de Operaciones
Auxiliar de nómina
Auxiliar de Operaciones 1
Auxiliar de Selección
Recepción

Mejores prácticas en el manejo y proceso de
la contratación, afiliación y generación de
reportes.
Externas:
Empleados en misión
Asesores de las EPS, ARP o AFP.
Clientes

Perfil del cargo
Formación básica: Técnico Auxiliar de recurso humano, secretariado Administrativo,
Auxiliar de Oficina o afines al cargo.
Formación complementaria: Conocimientos en Office, Legislación Laboral, Seguridad
social.
Experiencia previa: Mínimo un año en cargos afines a Auxiliar de recurso humano.
Puede homologarse con: Experiencia superior a 3 años en las responsabilidades del
cargo en empresas de servicios temporales.
Periodo de adaptación: 3 meses
Competencias
➢ Trabajo bajo presión
➢ Manejo de los recursos
➢ Solución de problemas
➢ Concentración
Exposición a Factores de Riesgo
➢ Físico
➢ Ergonómico
➢ Psicolaboral
REVISÓ

APROBÓ

FIRMA EMPLEADO

1

AUXILIAR DE OPERACIONES 1
DESCRIPCIÓN DE CARGOS
Identificación del cargo
Título del cargo: Auxiliar de Operaciones 1
Título del cargo superior inmediato: Director de Operaciones
Reemplazo del cargo: Auxiliar de operaciones 2 / Auxiliar de nómina.
Nivel de mando: Personal a cargo: Auxiliar no tiene personal a cargo
Misión del cargo
Indica de qué manera contribuye el cargo al logro de los objetivos del área y de la
empresa, es decir el para que existe el cargo en la organización. Se redacta en los
siguientes términos:

¿Qué hace?

¿Dónde?

¿De acuerdo con
qué?

¿Para qué?

Revisar, registrar, elaborar la documentación requerida para el proceso de contratación,
afiliaciones al SGSS, afiliaciones a Caja de compensación familiar, afiliaciones al
seguro de vida y realizar inducción al personal en misión y controlar el recibo,
verificación y entrega de las cuotas monetarias de Comfama y pólizas de vida a los
empleados en misión, registro oportuno de incapacidades, elaboración de certificados y
confirmación de referencias laborales. Lo anterior con el fin de garantizar el
cumplimiento de la legislación laboral con los empleados en misión bajo los
procedimientos establecidos.
Dimensiones
Indica la manera como el cargo afecta directa o indirectamente magnitudes
económicas, cuantitativas y relacionales. La magnitud está determinada por la
contribución del cargo al logro de los resultados institucionales.
➢ Equipos de Oficina
➢ Equipo de comunicación
➢ Cumplimiento de plazos y requisitos en afiliaciones al SGSS, caja de
compensación y seguros de vida.

1

Entorno
Intensivo trabajo de oficina en comunicación constante con las empresas usuarias,
empleados en misión, caja de compensación familiar y aseguradora de póliza, Gestión
de selección, Dirección de operaciones y Centro de Administración Documental.
Responsabilidades
Son las responsabilidades esenciales del rol en términos de resultados parciales más
significativos que el titular debe aportar de forma permanente a la organización y
soportan la Misión.
Nivel de Impacto:
Alto (A): Para responsabilidades muy críticas para los resultados del cargo
Medio (M): Para responsabilidades medianamente críticas
Bajo (B): Para responsabilidades con baja criticidad.
Qué hace
Planear,
coordinar,
ejecutar y
realizar
inducción

Sobre qué lo hace

El proceso
contratación y
afiliación al SGSS,
cajas de
compensación,
pólizas de vida e
inducción del personal
en misión a la
compañía
Registrar,
Las historias laborales
ordenar y
de los empleados en
alimentar de
misión con la
forma
documentación
permanente
requerida
Recibir, registrar, Las novedades de
verificar y
incapacidades y
corregir
préstamos en el
Sistema DMS y las
novedades de pólizas
de vida y caja de
compensación en los
formatos
determinados para
ello
Recibir, registrar, Afiliaciones,
verificar, corregir novedades, cuotas

Para qué
Asegurando la información
necesaria que cumpla con los
requisitos del Sistema General de
Seguridad Social, cajas de
compensación familiar y Sistema
de Gestión de la Calidad.

Nivel de
Impacto
A

Con el fin de garantizar el
cumplimiento de políticas y
procedimientos internos y dar
cumplimiento al SGC.

A

Para asegurar la información
confiable y oportuna que permita
procesarlas y/o liquidarlas.

A

Asegurar que lleguen confiable y
oportunamente a los afiliados

A

1

y entregar

monetarias y carnets
de la caja de
compensación familiar
Atender y buscar Las necesidades,
solución
inquietudes,
sugerencias, quejas
y/o reclamos de
empleados o
empresas usuarias.
Elaborar y
El informe trimestral
entregar
Senalde basado el la
información del
sistema DMS.
Recibir, analizar
y dar solución o
corrección

Conocer y
entender
detalladamente

según las políticas establecidas
Para dar respuesta oportuna y
satisfactoria a los empleados en
misión y empresas usuarias.

B

Consolidar la información según los A
rangos requeridos por el informe y
cumplir con las leyes establecidas
por el Ministerio de Protección
Social.
Las necesidades,
Para dar respuesta oportuna y
M
inquietudes, quejas o satisfactoria a los empleados en
reclamos por parte de misión y empresas usuarias
clientes internos o
externos, empleados
en misión y entidades
públicas y privadas
por medio telefónico,
personal o escrito,
respecto a las
diferentes actividades
que se generen en el
procesamiento de la
nómina.
Las responsabilidades Para garantizar la continuidad de
M
del Auxiliar de
los procesos y satisfacción
operaciones 2 y las
oportuna de las necesidades de
responsabilidades en empleados en misión, clientes y
que puede asistir
entidades o público en general.
eventualmente al
Director de
Operaciones para los
reemplazos
temporales de
acuerdo al alcance
que se le defina.

Problemática del cargo

Calidad y oportunidad en la información recibida por parte de los proveedores
internos y externos para cada una de las actividades realizadas.
1

Cambio de políticas, normas y procedimientos de entidades financieras, EPS´s,
AFP´s, ARP´s y entidades públicas o privadas.

Naturaleza de la responsabilidad
Decisiones esperadas:
• Planeación y control de plazos de
actividades dentro del proceso.
Relaciones esperadas:
Internas:
Director de Operaciones
Auxiliar de nómina
Auxiliar de Operaciones 2
Auxiliar de Selección
Recepción
Auxiliar de CAD

Recomendaciones esperadas:
• Mejores prácticas en el manejo y proceso de
la contratación, afiliación y generación de
reportes.
Externas:
Empleados en misión
Asesores de caja de compensación y
asesores de póliza de vida.
Asesores de las EPS, ARP, AFP
(eventualmente)
Clientes

Perfil del cargo
Formación básica: Técnico Auxiliar de recurso humano, secretariado Administrativo,
Auxiliar de Oficina o afines al cargo.
Formación complementaria: Conocimientos en Office, Legislación Laboral, Seguridad
social.
Experiencia previa: Mínimo un año en cargos afines a Auxiliar de recurso humano.
Puede homologarse con: Experiencia superior a 3 años en el desarrollo de las
funciones del cargo.
Periodo de adaptación: 3 meses

Competencias
➢ Trabajo bajo presión
➢ Manejo de los recursos
➢ Solución de problemas
➢ Concentración

1

Exposición a Factores de Riesgo
➢ Físico
➢ Ergonómico
➢ Psicolaboral

REVISÓ

APROBÓ

FIRMA EMPLEADO

1

AUXILIAR DE NOMINA
DESCRIPCIÓN DEL CARGO
Identificación del cargo
Área Funcional: Operaciones
Título del cargo: Auxiliar de Nómina
Título del cargo superior inmediato: Director de Operaciones
Reemplazo del cargo: Director de operaciones / Auxiliares de operaciones
Nivel de mando: Auxiliar no tiene personal a cargo.
Misión del cargo
Indica de qué manera contribuye el cargo al logro de los objetivos del área y de la
empresa, es decir el para que existe el cargo en la empresa. Se redacta en los
siguientes términos:

¿Qué hace?

¿Dónde?

¿De acuerdo con
qué?

¿Para qué?

Recibir, planear, analizar, ejecutar y controlar los pagos de nómina y prestaciones
sociales de los empleados en misión según los parámetros establecidos en la oferta
mercantil con el fin de garantizar el cumplimiento de la legislación laboral con los
empleados en misión y las empresas usuarias bajo las normas, políticas y los
procedimientos establecidos.
Dimensiones
Indica la manera como el cargo afecta directa o indirectamente magnitudes
económicas, cuantitativas y/o relacionales, la magnitud está determinada por la
contribución del cargo al logro de los resultados de la organización.




Impacto en la cartera de la empresa
Impacto en el presupuesto de operaciones
Equipos de Oficina
Equipo de comunicación
Cumplimiento legal de las normas laborales en Colombia

1

Entorno
Intensivo trabajo de oficina en comunicación constante con las empresas usuarias,
empleados en misión y personal interno del proceso de operaciones, documentación y
contabilidad.
Responsabilidades
Son las responsabilidades esenciales del rol en términos de resultados parciales más
significativos que el titular debe aportar de forma permanente a la organización y
soportan la Misión del cargo.
Nivel de Impacto:
Alto (A): Para responsabilidades muy críticas para los resultados del cargo
Medio (M): Para responsabilidades medianamente críticas
Bajo (B): Para responsabilidades con baja criticidad.
Qué hace

Sobre qué lo hace

Recibir, analizar, Las novedades de
registrar, revisar nómina generadas
y/o corregir
por las empresas
usuarias en el sistema
DMS.
Seleccionar,
registrar, revisar
y generar

Las novedades de
retiro que arrojan el
informe de pago de
prestaciones sociales
en el sistema DMS.
Procesar, revisar La facturación por
y generar
periodo liquidado para
las empresas usuarias
en el sistema DMS.

Clasificar,
procesar y
compartir

Para qué

Nivel de
Impacto
A

Con el fin de generar los
respectivos cheques o listados de
transferencias para que se lleven a
cabo los pagos de nómina al
personal en misión, de acuerdo con
la legislación laboral y los plazos
establecidos.
Con el fin de generar los cheques A
respectivos de liquidación, de
acuerdo a las leyes establecidas.

Para garantizar el procedimiento de A
cobro de nómina, prestaciones
sociales y porcentaje de
administración a las empresas
usuarias de acuerdo a la oferta
mercantil y las normas
establecidas.
La información
Para garantizar la seguridad y
A
acumulada de nómina confiabilidad de la información
y prestaciones
procesada y que permite elaborar
sociales en el sistema los estados financieros de la
DMS con el proceso
empresa.
contable

1

Recibir, analizar
y dar solución o
corrección

Conocer y
entender
detalladamente

Las necesidades,
inquietudes, quejas o
reclamos por parte de
clientes internos o
externos, empleados
en misión y entidades
públicas y privadas
por medio telefónico,
personal o escrito,
respecto a las
diferentes actividades
que se generen en el
procesamiento de la
nómina.
Las responsabilidades
del Director de
Operaciones y de los
Auxiliares de
operaciones para los
reemplazos
temporales de
acuerdo al alcance
que se le defina.

Para dar respuesta oportuna y
satisfactoria a los empleados en
misión y empresas usuarias

M

Para garantizar la continuidad de
los procesos y satisfacción
oportuna de las necesidades de
empleados en misión, clientes y
entidades o público en general.

M

Problemática del cargo
Calidad de reporte y envió oportuno de novedades por parte de empresas usuarias.
Fallas en el sistema DMS que requieran soporte técnico o desarrollo del proveedor.
Naturaleza de la responsabilidad
Decisiones esperadas:
• Planeación y control de plazos de
actividades dentro del proceso.
Relaciones esperadas:
Internas:
Gestión de Operaciones
Gestión Administrativa y financiera

Recomendaciones esperadas:
• Mejores prácticas en el manejo y proceso de
la nomina.

Externas:
Empleados en misión
Empresas usuarias
Entidades publicas y privadas (cooperativas,
fondos de pensión, caja de compensación)

Perfil del cargo
Formación básica: Técnico Auxiliar Contable y tecnologías afines al área.

1

Formación complementaria: Legislación laboral, Seguridad social, Conocimientos de
Informática, indispensable conocimientos en paquete DMS.
Experiencia previa: Mínimo 2 años en cargos afines en empresas de mínimo 200
personas.
Puede homologarse con: Experiencia superior a 4 años en el desempeño de las
responsabilidades del cargo en Empresas de Servicios Temporales.
Periodo de adaptación: 3 meses
Competencias
➢ Trabajo bajo presión
➢ Manejo de los recursos
➢ Pensamiento lógico matemático
➢ Orientación al detalle
➢ Gestión de la información
Exposición a Factores de Riesgo
➢ Físico
➢ Ergonómico
➢ Psicolaboral
REVISÓ

APROBÓ

FIRMA EMPLEADO

1

GERENTE GENERAL
DESCRIPCIÓN DE CARGOS

Identificación del cargo
Área Funcional: Gestión Estratégica
Título del cargo: GERENTE GENERAL
Título del cargo superior inmediato: Junta Directiva
Reemplazo del cargo: Director Administrativo y Financiero / Director de Gestión
Humana
Nivel de mando: Gerencial
Personal a cargo:
– Director Comercial
– Director de Gestión Humana
– Director de Operaciones
– Director Administrativo y Financiero
– Jefe de informática
– Secretaria Recepcionista
Misión del cargo
Indica de qué manera contribuye el cargo al logro de los objetivos del área y de la
organización, es decir el para que existe el cargo en la empresa. Se redacta en los
siguientes términos:

¿Qué hace?

¿Dónde?

¿De acuerdo con
qué?

¿Para qué?

Planificar, definir, dirigir y controlar la orientación estratégica y operativa del Negocio de
acuerdo a los valores y la filosofía de los fundadores y propietarios, para lograr
sostenibilidad, crecimiento rentable y ventajas competitivas en el largo plazo.
Dimensiones
Indica la manera como el cargo afecta directa o indirectamente magnitudes
económicas, cuantitativas y relacionales, la magnitud está determinada por la

1

contribución del cargo al logro de los resultados organizacionales.
➢ EBITDA
➢ E.V.A del negocio
Entorno
Intensivo trabajo que alterna entre campo y oficina con clientes, entidades reguladoras
y financieras y personal del gremio.
Responsabilidades
Son las responsabilidades esenciales del rol en términos de resultados parciales más
significativos que el titular debe aportar de forma permanente a la organización y
soportan la Misión.
Nivel de Impacto:
Alto (A): Para responsabilidades muy críticas para los resultados del cargo
Medio (M): Para responsabilidades medianamente críticas
Bajo (B): Para responsabilidades con baja criticidad.
Qué hace

Sobre qué lo hace

Identificar,
La implementación de
planear, definir y la estrategia del
controlar
Negocio y el Plan de
operaciones de
acuerdo con las
oportunidades del
mercado,
necesidades y
expectativas de
clientes y
proveedores,
considerando el
entorno País –Región.
Analizar,
El presupuesto total
aprobar, y
de la compañía
controlar
mensual/anualmente.

Analizar,
El resultados de los
verificar, aprobar informes de gestión
y controlar
de los procesos

Para qué
Con el fin de desplegar dicha
estrategia a toda la organización y
alinear metas conjuntas para el
logro de los resultados esperados.

Con el fin de garantizar la
disponibilidad de recursos físicos,
económicos, de formación y
humanos necesarios para llevar a
cabo la gestión de los procesos
internos de forma eficaz, oportuna
y confiable para los clientes.
Para la toma de decisiones y
planes de acción a desarrollar que
garanticen la eficacia de la gestión

Nivel de
Impacto
A

A

A

1

Actuar como
Representante
Legal de la
Compañía
Aprobar, revisar
y presentar

Coordinar,
verificar y
controlar

mensualmente con el
comité Directivo
Frente a las entidades
comerciales,
financieras…..?

medida en los indicadores de
gestión.
Asegurar el cumplimiento de los
compromisos legales y
reglamentarios del negocio.

Los Estados
Financieros y de
Gestión de la
Compañía y los
requerimientos de
inversiones para la
Organización de
acuerdo con los
Estatutos y modelos
establecidos.
Los planes de acción
anualmente de cada
proceso.

Para asegurar el correcto uso,
manejo, funcionamiento y
administración de los recursos de
gestión de la empresa.

A

A

Asegurar el cumplimiento y
ejecución del Sistema de Gestión
de la Calidad en la Empresa.

M

Problemática del cargo
Condiciones macroeconómicas
Definición oportuna del plan estratégico de la Cadena de Valor por parte de la Junta
Directiva
Naturaleza de la responsabilidad
Decisiones esperadas:
Condiciones macroeconómicas
Relaciones esperadas:
Internas:
Directores
Todo el personal interno

Recomendaciones esperadas:
Definición oportuna del plan estratégico de la
Cadena de Valor por parte de la Junta Directiva
Externas:
Entidades Financieras
Proveedores
Clientes
Revisoría Fiscal
Junta Directiva
Clientes potenciales

Perfil del cargo
Formación básica: Administrador de Negocios, Ingeniero Industrial / Administrativo,
Contador

1

Formación complementaria: Especialización y/o Formación gerencial, Sistemas de
información/ Inglés, ISO 9000 versión 2000 actualizada.
Experiencia previa: 5 años en cargos similares
Periodo de adaptación: 6 meses
Competencias
➢ Pensamiento estratégico
➢ Liderazgo
➢ Orientación ética
➢ Habilidades comunicativa
➢ Toma de decisiones
➢ Dominio de personal
Exposición a Factores de Riesgo




Físico
Público
Ergonómico
Psicolaboral
Tránsito

REVISÓ

APROBÓ

FIRMA EMPLEADO

1

JEFE DE INFORMÁTICA
DESCRIPCIÓN DE CARGOS
Identificación del cargo
Área Funcional: Administrativa general - gerencia
Título del cargo: Jefe de informática
Título del cargo superior inmediato: Gerente
Reemplazo del cargo: Contratado temporalmente.
Nivel de mando: Personal a cargo: Profesional no tiene personal a cargo
Misión del cargo
Indica de qué manera contribuye el cargo al logro de los objetivos del área y de la
empresa, es decir el para que existe el cargo en la empresa. Se redacta en los
siguientes términos:

¿Qué hace?

¿Dónde?

¿De acuerdo con
qué?

¿Para qué?

Diseñar, recomendar, desarrollar, adquirir, implementar, verificar y controlar los
sistemas de información, los servicios de informática y los recursos o proveedores
de TICS que mejor soporte los procesos de negocios de la empresa y la gestión
individual de los usuarios de Informática de acuerdo con los procedimientos internos
establecidos con el fin de garantizar la disponibilidad, la seguridad y la confiabilidad
permanente de la plataforma de tecnología informática (equipos, aplicaciones,
comunicaciones y servicios) y facilitar la labor de los usuarios y crear los planes de
contingencia requeridos.
Dimensiones
Indica la manera como el cargo afecta directa o indirectamente magnitudes
económicas, cuantitativas, relacionales, la magnitud está determinada por la
contribución del cargo al logro de los resultados de la organización.
➢ Equipos de Oficina
➢ Equipo de comunicación

1

➢ Información confidencial contenida en el sistema
Entorno
Intensivo trabajo de oficina con los usuarios internos de toda la empresa, con
proveedores y con clientes.
Responsabilidades
Son las responsabilidades esenciales del rol en términos de resultados parciales más
significativos que el titular debe aportar de forma permanente a la organización y
soportan la Misión del cargo.
Nivel de Impacto:
Alto (A): Para responsabilidades muy críticas para los resultados del cargo
Medio (M): Para responsabilidades medianamente críticas
Bajo (B): Para responsabilidades con baja criticidad.
Qué hace
Investigar,
evaluar,
proponer,
seleccionar,
adquirir y
ejecutar

Sobre qué lo hace

El diseño, montaje,
programación,
pruebas e instalación
de los proyectos de
sistematización o
recursos de
tecnología informática
y de comunicaciones
en las diferentes
oficinas de la
empresa.
Investigar,
Los sistemas de
documentar y
información, los
controlar.
servicios de
informática y los
recursos o
proveedores de TICS
utilizados en la
empresa
Recibir, analizar, Los requerimientos y
contratar y dar
necesidades de
solución
desarrollo de origen
informático.

Para qué
Con el fin de satisfacer las
necesidades de la empresa de
acuerdo a las acciones
preventivas, correctivas o de
mejora, en el marco de las
políticas, procedimientos y normas
establecidas.

Para proveer el mantenimiento
preventivo y correctivo de los
mismos que garanticen la
disponibilidad de los recursos a
todo el personal.

Nivel de
Impacto
A

A

Para dar respuesta oportuna y
A
satisfactoria a los usuarios,
evaluando el impacto que pueda
tener en los otros procesos
internos e implementar las
acciones preventivas, correctivas o
de mejora.

1

Coordinar y
ejecutar

Registrar y
actualizar

Recopilar,
registrar,
analizar
presentar

Conocer y
prepararse

El plan de
mantenimiento
preventivo y correctivo
de cada uno de los
equipos de cómputo
en cada sede.

Para garantizar el normal
M
funcionamiento de la plataforma
tecnológica de los usuarios de
acuerdo a las buenas prácticas o
recomendaciones de los
proveedores y al procedimiento
establecido.
El inventario de
Con el fin de garantizar la
M
recursos TICS y
disponibilidad de recursos, detectar
sistemas de
la necesidad de los mismos y
información por sede proveer de los mismos de acuerdo
a la viabilidad del presupuesto.
La información que
Garantizar la confiabilidad,
A
permite obtener los
oportunidad, y veracidad de la
y indicadores de gestión información que permite tomar
de los procesos a su decisiones de acuerdo con el plan
cargo de acuerdo con operativo y el plan estratégico de la
los plazos y
empresa.
parámetros
establecidos en el
Manual de Calidad.
Detalladamente las
Para los reemplazos temporales de B
responsabilidades del acuerdo al alcance que se le defina
Director de
que sean de naturaleza técnica en
Operaciones
el manejo de informática.

Problemática del cargo

Variable externa respecto al presupuesto de la compañía y a los proveedores de
servicios, incumplimiento por parte de los clientes al pacto de especificaciones.

Naturaleza de la responsabilidad
Decisiones esperadas:
• Búsqueda, cotización y adquisición
de equipos informáticos de
acuerdo con los parámetros
establecidos.
• Implementación de programas y
aplicativos.
• Solución de problemas del área o
externos.

Recomendaciones esperadas:
• Mejoras y aplicaciones en cada proceso
según las solicitudes del cliente interno o
externo
• Mejoras en los recursos de tecnología.
• Mejora del proceso informático y de los
demás procesos de la organización que
conlleven a acciones de formación y
capacitación.

1

Relaciones esperadas:
Internas:
Todo el personal

Externas:
Proveedores de servicios y equipos
Clientes

Perfil del cargo
Formación básica: Tecnólogo o ingeniero de sistemas.
Formación complementaria: Conocimientos en Norma ISO, metodologías de
administración de recursos en tecnológicos, preferible conocimientos en paquete DMS y
básicos del liquidación de nómina.
Conocimiento en redes Windows y Linux, comunicaciones y bases de datos SQL
Server.
Herramientas de usuario final.
Experiencia previa: Mínimo 1 año en cargos afines y en empresas temporales
preferiblemente.
Puede homologarse con:
Periodo de adaptación: 3 meses
Competencias
➢ Pensamiento estratégico
➢ Liderazgo
➢ Orientación ética
➢ Habilidades comunicativa
➢ Toma de decisiones
➢ Dominio de personal
➢ Análisis de datos e información
Exposición a Factores de Riesgo
➢ Físico
➢ Ergonómico
➢ Psicolaboral
REVISÓ

APROBÓ

FIRMA EMPLEADO

1

SECRETARIA RECEPCIONISTA
DESCRIPCIÓN DE CARGOS

Identificación del cargo
Área Funcional: Gestión Estratégica
Título del cargo: Secretaria Recepcionista
Título del cargo superior inmediato: Gerencia
Reemplazo del cargo: Auxiliares de selección, operaciones, comercial, de Servicios
Generales o Reemplazo temporal.
Nivel de mando: Auxiliar, No tiene personal a cargo.
Misión del cargo
Indica de qué manera contribuye el cargo al logro de los objetivos del área y de la
organización, es decir el para que existe el cargo en la empresa. Se redacta en los
siguientes términos:

¿Qué hace?

¿Dónde?

¿De acuerdo con
qué?

¿Para qué?

Ejecutar las actividades de recepción y archivo de documentos, llamadas entrantes y
salientes, asegurando que sean recibidas por los usuarios internos y externos.
Mantener actualizada la base de datos y/o directorio de la empresa, de acuerdo con los
procedimientos, plazos y normas generales establecidas.
Dimensiones
Indica la manera como el cargo afecta directa o indirectamente magnitudes
económicas, cuantitativas y relacionales, la magnitud está determinada por la
contribución del cargo al logro de los resultados organizacionales.
➢ Equipo de comunicación
➢ Equipo de computo
➢ Fax
➢ Equipos de oficina

1

Entorno
➢ Intenso trabajo de oficina con el público en general y el personal de toda la
empresa.
Responsabilidades
Son las responsabilidades esenciales del rol en términos de resultados parciales más
significativos que el titular debe aportar de forma permanente a la organización y
soportan la Misión.
Nivel de Impacto:
Alto (A): Para responsabilidades muy críticas para los resultados del cargo
Medio (M): Para responsabilidades medianamente críticas
Bajo (B): Para responsabilidades con baja criticidad.
Qué hace

Sobre qué lo hace

Recibir, canalizar
y/o registrar,
atender,
anunciar y
orientar

Las llamadas
entrantes al
conmutador y las
personas visitantes a
la empresa (clientes,
candidatos,
empleados en misión,
proveedores, entre
otros)
Las llamadas que le
soliciten sus jefes
mediatos o inmediatos
y el directorio
telefónico general de
la empresa.
Los faxes y la
correspondencia de la
empresa

Realizar,
direccionar y
actualizar

Recibir, enviar,
elaborar,
entregar,
registrar y
canalizar
internamente
Recibir, registrar, Las incapacidades del
clasificar por
personal en misión y
EPS, enviar a
personal de planta
cobro y controlar

Para qué
Asegurar que sea atendido por el
personal interno competente y
obtenga respuesta a sus
requerimientos o necesidades de
acuerdo con las normas y
parámetros establecidos.

Nivel de
Impacto
A

Asegurar que la información
solicitada sea correcta, clara y
oportuna y que facilite la rápida
gestión de los procesos internos.

A

Garantizar oportunidad y
confidencialidad, dando
cumplimiento al procedimiento,
plazos y normas establecidas
internamente.

A

Para dar trámite y facilitar la
operación de cobro de
incapacidades de acuerdo a los
requisitos de cada EPS en los
plazos y frecuencias establecidas
internamente en el proceso de
operaciones.

A

1

Recibir, registrar,
codificar,
proteger,
archivar, entre
otras

Hojas de vida,
cheques, carpetas,
formatos, facturas u
otra información que
se requiera, como
asistencia y apoyo a
los procesos internos
de la organización en
tareas puntuales que
se requieran y no
afecten la atención al
público

Con el fin de facilitar el flujo de
actividades operativas y optimizar
de manera funcional los procesos
internos siguiendo los
procedimientos, normas y políticas
establecidas internamente.

M

Problemática del cargo
➢ La disponibilidad de equipos
➢ La disponibilidad de información
➢ La definición de prioridades en la asignación de las tareas.
Naturaleza de la responsabilidad
Decisiones esperadas:

Relaciones esperadas:
Internas:
Todas las áreas y empleados

Recomendaciones esperadas:
• Implementación de mejores prácticas
secretariales y de archivo
• Utilización de equipos de conmutador y
comunicaciones
Externas:
Empleados en misión
Clientes
Candidatos y público en general

Perfil del cargo
Formación básica: Bachiller
Deseable: Técnico en Secretariado, Recepcionista o afines al cargo.
Formación complementaria: Atención al cliente y sistemas básicos.
Experiencia previa: Mínimo un año en recepción o afines a atención al cliente.
Puede homologarse con: Experiencia superior a 2 años en el desempeño de las

1

responsabilidades del cargo en empresas de alto flujo de llamadas.
Periodo de adaptación: 3 meses
Competencias
➢ Trabajo bajo presión
➢ Manejo de los recursos
➢ Pensamiento lógico matemático
➢ Orientación al detalle
➢ Gestión de la información
Exposición a Factores de Riesgo
➢ Físico
➢ Ergonómico
➢ Psicolaboral
REVISÓ

APROBÓ

FIRMA EMPLEADO

1

Definición de Perfiles
Definimos los perfiles como se muestra a continuación; es de anotar que ésta
definición de perfiles no es permanente pues deberá estar constantemente en
mejoramiento, para proporcionar así una herramienta valida y eficaz para tener en
cuenta en la contratación del personal.
Los pasos a seguir son:
i. Se define el cargo para el que se requerirá personal
ii.Se definen un manual de responsabilidades que debe
cumplir la persona que tenga dicho cargo
iii.De acuerdo a un modelo de competencias se define cuales
competencias son las que deben tener una persona para
desempeñar el cargo.
iv.Se define el perfil del empleado

2

DIAGNOSTICO

En Xxx-xxxx-xxxx S.A, encontramos que la mayoría de los empleados realizaban
varios puestos de trabajo; por ello desligamos muchas áreas que aunque pueden
tener interrelación entre ellas y están fusionadas debido a la naturaleza del
negocio, no es conveniente que un solo individuo las realice. Considerando
además que la multiplicidad de tareas puede acarrear baja motivación y retrasos
en los procesos realizados decidimos ubicar cada puesto de trabajo acorde con
áreas generales; es decir: Departamento Administrativo y Financiero, es un
departamento que debe estar desligado en Departamento Administrativo y
Departamento Financiero pues es posible que se generen malos tratos por parte
de empleados inescrupulosos que acarreen una crisis dentro de la organización,
pues toda la información financiera estaría contenida en unos pocos.
Se evidencia que la responsabilidad del proceso de Selección, aunque liderado
por el director de Gestión Humana, se delega a dos cargos diferentes: coordinador
de desarrollo y coordinador de bienestar laboral; tras el análisis de estos cargos se
determina que la función no debe corresponder a estos puestos, sino que debe ser
coordinada por una sola persona (con la debida dirección del jefe inmediato), por
tal razón se asigna un nuevo cargo al departamento: Coordinador de selección.
El nivel de mando de la persona encargada de la dirección de Gestión humana es
de cuatro niveles: Coordinador de desarrollo, Coordinador de bienestar laboral,
Coordinador de salud ocupacional y auxiliar de selección. Se recomienda que el
auxiliar de selección esté bajo el mando del coordinador de selección.

1

CONCLUSIONES
Este proyecto es una aproximación práctica y teórica de los cambios que deben
introducirse en una empresa para implementar un Sistema de Gestión de la
Calidad normatizado y definido a través de la ISO 9000 versión 2008.
La comunicación con la empresa para efectos de información fue la esperada,
pues se puso a disposición todo lo requerido para avanzar con mayor rapidez y
agilidad en el proceso de levantamiento de los cargos y perfiles; dado que la
gerencia conocía la importancia en la documentación y posterior aplicación del
manual anteriormente señalado.

1

BIBLIOGRAFÍA

HARRINGTON, H. James. Mejoramiento de los Procesos de la Empresa.
Mc Graw Hill Interamericana S.A. Bogotá. 1999

Norma Técnica Colombiana. ISO 9000:2008

LOPEZ CARRIZOSA, Francisco José. ISO 9000 y la planificación de la
calidad. Bogotá DC: ICONTEC, 2004. P. 31.

PEREZ, José Antonio. GESTIÓN POR PROCESOS. Madrid: ESIC
EDITORIAL, 1996. P. 30-31

IBÍD. P. 28.

CHIAVENATO, Idalberto. Administración de recursos humanos. Bogota: Mc
Graw Hill. 1994. Pág.: 143

www.monografias.com/trabajos22/gestion-calidad-iso/gestion-calidadiso.shtml

http://www.monografias.com/trabajos17/auditoria/auditoria.shtml

http://www.monografias.com/trabajos22/gestion-calidad-iso/gestion-calidadiso.shtml

ALLES, Martha Alicia. Gestión por Competencias.

ANSORENA CAO, Álvaro. 15 Pasos para la Contratación de Personal

1

ANEXOS
ANEXO 1: CUESTIONARIO

NOMBRE_______________________APELLIDOS______________________
EDAD_____________TELEFONO_______________FECHA______________
TITULO OBTENIDO_______________________________________________
CARGO____________________________________CODIGO_____________
UBICACIONDELCARGO___________________________________________
DEPARTAMENTO________________________________________________
QUE FUNCIONES TIENE EL CARGO________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
___________________________

¿Tiene relación directa con gerentes de otras áreas de trabajo? SI__ NO__
Con que áreas:__________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
___________________________________________________
A quien le reporta: _______________________________________________
Además de las funciones de su cargo realiza otras tareas. Si____ No ____
Cuales: ________________________________________________________

1

__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
___________________________________________________
Con que frecuencia reúne a su personal para planear los objetivos,
estrategias, etc., del departamento y como las lleva a cabo.
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
________________________________________________
¿Cree usted que los recursos otorgados en su departamento son los
adecuados y necesarios para ejercer una labor eficiente y eficaz?
a. SI
b. NO
¿Su área de trabajo cuenta con algún documento o formato que contenga
los objetivos cuantificados mediante metas establecidas en ciertos periodos
de tiempo?
a. SI
b. NO
Cuando se presenta algún inconveniente en su departamento. ¿La solución
del mismo es rápida?
a. SI
b. NO
¿En su área existe algún mecanismo de evaluación que permita trabajar
sobre las debilidades de sus integrantes o el buen desempeño de los
mismos?
a. SI
b. NO
¿Cuenta con planes de contingencia cuando algo inesperado ocurre el su
departamento?
a. SI
b. NO

1

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful