Unitat 7.

Gestió empresarial: el camí a la qualitat

Implantació d'aplicacions informàtiques i de gestió
1

2

Índex
Presentació............................................................................................................................................5 Objectius...............................................................................................................................................7 1. Introducció a la gestió comptable................................................................................................9 1.1. L'empresa i la comptabilitat.................................................................................................9 1.2. El patrimoni de l'empresa...................................................................................................10 1.2.1. El patrimoni................................................................................................................10 1.2.2. Els elements patrimonials...........................................................................................10 1.2.3. Les masses patrimonials.............................................................................................12 1.3. Els fets comptables.............................................................................................................13 1.3.1. Els comptes.................................................................................................................13 1.3.2. El principi de la partida doble....................................................................................17 1.3.3. L'assentament.............................................................................................................18 1.4. El cicle comptable..............................................................................................................20 1.4.1. Els llibres comptables.................................................................................................20 1.4.2. El llibre diari...............................................................................................................20 1.4.3. Cronologia del cicle comptable..................................................................................22 1.5. El Pla general de comptabilitat..........................................................................................23 1.5.1. Els comptes anuals.....................................................................................................23 1.6. El procés de compravenda mercantil.................................................................................24 1.6.1. La documentació en el procés de compravenda.........................................................25 1.6.2. Les modalitats de pagament en la compravenda........................................................29 1.7. L'impost sobre el valor afegit (IVA)..................................................................................36 1.7.1. El subjecte passiu.......................................................................................................37 1.7.2. La base imposable......................................................................................................37 1.7.3. Tipus impositiu...........................................................................................................37 1.7.4. Règims de l'IVA..........................................................................................................39 1.7.5. Gestió de l'IVA...........................................................................................................39 2. Anàlisi genèric d'una aplicació de gestió empresarial...............................................................43 2.1. Característiques generals d'un programari de gestió empresarial......................................43 2.1.1. L'ajuda........................................................................................................................44 2.2. Mòdul de comptabilitat......................................................................................................44 2.2.1. Creació/gestió d'empreses i còpies de seguretat.........................................................44 2.2.2. Programa de gestió comptable...................................................................................46 2.2.3. Primers passos............................................................................................................46 2.2.4. El pla comptable.........................................................................................................48 2.2.5. Assentaments comptables...........................................................................................49 2.2.6. Consultes SQL............................................................................................................51 2.2.7. El llibre major.............................................................................................................52 2.2.8. El llibre diari...............................................................................................................53 2.3. Programa de facturació......................................................................................................55 2.3.1. Gestió de magatzems..................................................................................................57 2.3.2. Treballadors................................................................................................................57 2.3.3. Tipus d'IVA.................................................................................................................59 3

2.3.4. Sèries de factura.........................................................................................................59 2.3.5. Formes de pagament...................................................................................................60 2.3.6. Clients.........................................................................................................................60 2.3.7. Proveïdors...................................................................................................................62 2.3.8. Gestió d'articles..........................................................................................................63 2.3.9. Inventaris i control d'estoc..........................................................................................65 2.3.10. Gestió de proveïdors.................................................................................................66 2.3.11. Gestió de clients.......................................................................................................69 2.3.12. Llistes d'informacions..............................................................................................70 3. Gestió de la qualitat...................................................................................................................73 3.1. Definicions del concepte de qualitat..................................................................................74 3.2. Evolució del concepte de qualitat......................................................................................74 3.3. Noms propis en el naixement i creixement de la qualitat..................................................76 3.4. Principi de la qualitat total.................................................................................................78 3.5. Com cal iniciar-se en el procés de qualitat? Per on cal començar ?..................................79 3.5.1. L'aplicació d'eines de millora de la qualitat...............................................................81 3.6. Implantació d'un sistema d' assegurament de la qualitat....................................................85 3.6.1. L'estructura bàsica d'un sistema de gestió de la qualitat............................................86 3.7. Documentació del sistema de gestió de la qualitat.............................................................87 3.8. Auditoria.............................................................................................................................88 3.9. La certificació....................................................................................................................88 3.9.1. Etapes a seguir en la certificació................................................................................90 3.10. Gestió de la qualitat total. La excel·lència empresarial....................................................91 3.10.1. Concepte de gestió de la qualitat total......................................................................91 3.10.2. Què és el model d'excel·lència europeu EFQM?......................................................93 3.10.3. Eines.........................................................................................................................93 3.11. Estàndards de qualitat. La normalització.........................................................................94 3.11.1. Organismes de la normalització...............................................................................94 3.11.2. Les normes ISO........................................................................................................96 3.11.3. La certificació i les empreses certificadores.............................................................97 3.11.4. Consells per a la implantació d'un sistema de gestió de qualitat..............................99

4

Presentació
No hi ha cap mena de dubte quant a la necessitat, en gairebé qualsevol empresa, de controlar en tot moment la informació. Ens referim a informació en una visió molt amplia, ja que aquesta abasta tant l'aspecte històric de l'empresa, quina era la seva situació fa cinc anys, o fa tres anys, o fa dos mesos; com l'aspecte de la immediatesa de la informació, ja que en qualsevol moment pot ser necessari accedir-hi de manera ràpida i veraç i amb ella a les mans poder prendre les decisions més adequades per a la situació en què ens trobem. Aquesta immediatesa i veracitat quant a l'accés a la informació és necessària en la gestió empresarial. Però, a què ens referim quan parlem de gestió empresarial? Ens referim a tot un conjunt de blocs dintre del que és la gestió de l'empresa que, encara que íntimament relacionats, podem analitzar de manera independent i que ajuden al funcionament i evolució correctes de l'empresa en funció dels objectius que té marcats. Si intentéssim enumerar alguns d'aquests blocs o subsistemes de la gestió empresarial podríem esmentar entre els principals:
• • • • • •

La gestió comptable La gestió de magatzems i d'inventari La gestió de la facturació, els clients i els proveïdors La gestió de la publicitat i el màrqueting La gestió dels recursos humans La gestió de la qualitat

Els primers subconjunts de la gestió de l'empresa són molt necessaris, justament per l'accés a la informació amb rapidesa i veracitat que abans hem esmentat. La comptabilitat: per gestionar tots els aspectes relacionats amb els comptes de l'empresa, fer els assentament diaris, portar un llibre major, saber en tot moment quin és el nostre estat comptable. La gestió de la facturació: per gestionar els clients, els proveïdors, les relacions amb aquests, els pagaments i els cobraments. La gestió de magatzems i inventari: per saber en tot moment quins són els nostres estocs i la seva ubicació..., en definitiva, subsistemes que ens facilitaran disposar d'una visió exacta de l'empresa en un moment donat en qualsevol dels seus vessants. Hi ha tot un seguit de conceptes relacionats amb la comptabilitat, la gestió de clients i proveïdors, la gestió de magatzem, que, com a personal que implantarem aplicacions informàtiques de propòsit general i específic en les empreses, hem de conèixer i estar-hi familiaritzats. Conceptes com, per exemple: actiu, passiu, llibre diari, assentaments, albarans, etc. acaben essent fonamentals per comunicar-se amb les persones que utilitzaran les aplicacions que implantarem. A més, tot i que les aplicacions de gestió empresarial són totes diferents, tenen uns trets comuns i han de tenir unes capacitats mínimes per poder ajudar-nos a gestionar la informació de l'empresa. Conèixer quines són aquestes característiques mínimes que ha de tenir un programa de gestió ens permetrà, en l'àmbit de la nostra feina, avaluar la validesa d'un programari per gestionar una 5

determinada empresa. En la llista dels possibles subconjunts de la gestió empresarial, ben segur que ens n'hem deixat algun, però els esmentats es podrien considerar els fonamentals. Tanmateix, potser n'hi ha un que us ha sorprès o no l'hauríeu inclòs en la llista: la gestió de la qualitat. La gestió de la qualitat està esdevenint un element vital en el funcionament de les empreses. No es tracta d'un sistema de gestió longitudinal que funciona paral·lelament amb tots els altres, sinó que la seva operativa és transversal; tots els altres subsistemes de gestió es veuen afectats per aquest i han d'estar tots sotmesos a les pautes marcades pel subsistema de gestió de la qualitat. Aquest subsistema, el de la gestió de la qualitat, és relativament nou, tot i que el concepte de qualitat en la gestió va començar a caminar als anys setanta, és a partir dels noranta quan realment comença a agafar força en el món empresarial fins a convertir-se, avui en dia, en un subsistema vital que marca el funcionament de tots els altres subsistemes: el comptable, el de recursos humans, etc.

6

Objectius
En acabar la unitat heu de ser capaços del següent: 1. Identificar, en diferents sistemes operatius, les funcions d'interconnexió i vinculació d'aplicacions, l'àmbit d'utilització i la manera d'operar d'aquestes. 2. Dissenyar un procediment d'instal·lació, configuració i implantació d'una aplicació, prenent en consideració la situació actual del maquinari, programari existent, dades del sistema, i mesures de seguretat de la informació i del sistema. 3. Dur a terme, en sistemes operatius monousuari, multiusuari i de xarxa, els procediments d'instal·lació i configuració d'una aplicació i les utilitats d'instal·lació d'aplicacions que proporciona el programari base, amb l'ús de la documentació tècnica. 4. Relacionar l'estructura organitzativa d'una empresa tipus, les àrees funcionals, les relacions i els fluxos d'informació que es creen, amb el programari de gestió que hi ha en el mercat i l'àmbit de cobertura operativa. 5. Analitzar les millores tècniques i funcionals que el tractament de dades aporta a l'usuari, a partir de l'ús d'un determinat programari estàndard o de gestió que hi ha en el mercat. 6. Diferenciar i operar en les aplicacions estàndards, les funcions i les característiques generals i també els procediments d'integració i intercanvi d'informació, creació de formats, gràfics i documents i actualització de dades. 7. Relacionar les necessitats de l'usuari quant a processos i formes de presentació de la informació amb els programaris estàndards i de gestió que hi ha en el mercat i que són d'àmplia aplicació. 8. Diferenciar els criteris tècnics i de qualitat que s'han de tenir presents en la valoració del programari estàndards i específic que hi ha en el mercat, segons la funció i les necessitats d'usuari. 9. Valorar les característiques i les condicions tècniques del programari estàndard o de gestió que s'ajusti a les necessitats de l'organització i a les característiques de l'explotació, segons els criteris tècnics i de qualitat establerts. 10.Resoldre els problemes que planteja l'usuari en l'explotació d'una aplicació, segons les indicacions de manuals, guies d'usuari i serveis de manteniment de l'aplicació.

7

8

1.

Introducció a la gestió comptable

La comptabilitat i la gestió comptable no s'han de veure només des d'un punt de vista empresarial i formal, està present en moltes facetes de la nostra vida. Pensem en termes comptables quan analitzem el nostre compte corrent, quan mirem un rebut de la hipoteca, quan pensem on anirem de vacances enguany, quan estalviem per canviar de cotxe o quan valorem si les despeses que vam tenir per un caprici han estat amortitzades... La comptabilitat és present formalment o informalment en la nostra vida quotidiana.

1.1.

L'empresa i la comptabilitat

La comptabilitat es pot definir com la ciència que té com a finalitat determinar en cada moment quina és la situació financera de l'empresa i quin és el seu patrimoni. Proporciona a l'empresari la informació necessària per gestionar, controlar i dirigir correctament l'empresa. Cal tenir en compte que aquesta informació no solament interessa a l'empresari sinó que interessa a terceres persones relacionades amb l'empresa com els possibles inversors, els bancs o caixes d'estalvis que han deixat diners a l'empresa per al seu funcionament, els proveïdors de material, etc.

Gràcies a la comptabilitat podem saber quina és la salut de la nostra empresa en qualsevol moment. Naixement de la comptabilitat El   naixement   de   la   comptabilitat   està   molt   lligat   al  naixement   de   l'activitat   comercial   i  es   desenvolupa   a  mesura que aquesta activitat s'intensifica. Neix com una  forma de control d'aquests interessos comercials i, en  un   principi,   està   lligada   fonamentalment   a   l'activitat  pública (a l'Administració) més que no pas a l'activitat  privada.

9

1.2.

El patrimoni de l'empresa

L'empresa no existiria si no estigués formada per una sèrie d'elements que físicament la fan representable, com ara el local o nau industrial on està ubicada, els mobles, la maquinària, els equips informàtics, els cotxes... També hi ha altres elements, com la possibilitat que l'empresa té per cobrar deutes, rebre préstecs i pagar deutes. Aquest conjunt d'elements formen el patrimoni de l'empresa. Per tant, el patrimoni de l'empresa és el seu conjunt de béns, drets i obligacions.

1.2.1.

El patrimoni

Una vegada definit el patrimoni com el conjunt de béns, drets i obligacions que té l'empresa, podem passar a definir aquests conceptes:

Béns. El Codi civil els defineix com les coses que són o poden ser objecte d'apropiació i estableix que els béns poden ser de dos tipus, els béns mobles i els béns immobles.
• •

Els béns s'han de poder valorar econòmicament, és a dir, en diners. La diferència entre béns mobles i béns immobles és que els primers es poden moure de lloc, mentre que els segons són fixos. Un bé moble pot ser una màquina, un cotxe o un ordinador. Un bé immoble pot ser una nau industrial, un magatzem o una oficina.

• • •

Drets. Són la facultat que té una empresa d'exigir el que se li deu com, per exemple, els diners pendents de cobrament d'un client. Obligacions. És el compromís de pagament d'una quantitat determinada que s'ha de satisfer dins d'un termini determinat; una obligació pot ser la possibilitat que algú a qui l'empresa deu diners exigeixi que se li paguin.

1.2.2.

Els elements patrimonials

Els elements patrimonials són el conjunt d'elements que formen el patrimoni de l'empresa. Els elements patrimonials tenen una terminologia comuna utilitzada en tot el món comptable. La llista total dels elements comptables i la seva terminologia comuna està detallada en el pla general de comptabilitat (PGC). Els elements patrimonials més comuns són els següents:
• • •

Els diferents mobles que hi pugui haver a l'empresa reben el nom de mobiliari. Els cotxes, les motocicletes i les furgonetes reben el nom d'elements de transport. El valor dels ordinadors, les impressores i altres equips informàtics s'agrupen amb el nom d'equips per al processament d'informació. 10

• •

Els diners que hi ha al banc de l'empresa adopten el nom de banc. El valor dels diners invertits en la compra de mercaderies per vendre-les posteriorment rep el nom de mercaderies. El valor dels diners invertits en màquines per a la fabricació de productes rep el nom de maquinària. El valor dels terrenys, les finques i els solars que són propietat de l'empresa rep el nom de terrenys i béns naturals. Els edificis propietat de l'empresa reben el nom de construccions. Els diners que deuen les empreses a qui s'han venut mercaderies o serveis formen part de l'element patrimonial anomenat clients. Els diners que l'empresa deu pel fet d'haver comprat mercaderies per vendre-les després als clients formen part de l'element patrimonial anomenat proveïdors. Els deutes que cal pagar a les entitats financeres (bancs o caixes d'estalvis) pels préstecs que aquestes han concedit a l'empresa reben el nom de préstecs a llarg termini i préstecs a curt termini, tenint en compte si s'han de tornar després d'un any o abans d'un any. La quantitat de diners que inicialment aporta l'empresari o els accionistes amb la finalitat d'iniciar l'activitat de l'empresa s'anomena capital social.

• •

Dins del patrimoni de l'empresa, els elements patrimonials s'agrupen formant tres parts perfectament diferenciades. Aquestes parts són les següents:

L'actiu. És el conjunt de béns i drets de l'empresa com, per exemple, el mobiliari, els elements de transport, les mercaderies i els clients. El passiu. És el conjunt d'obligacions de l'empresa com, per exemple, els proveïdors i els préstecs a curt o a llarg termini. El net patrimonial. És el total de béns i drets que formen l'actiu de l'empresa menys el total de les obligacions del passiu. El net patrimonial també es pot anomenar capital o patrimoni net.

En tota empresa sempre s'ha de complir l'equació següent: Actiu = passiu És a dir, la suma de tots els elements que formen part de l'actiu ha de ser sempre igual a la suma de tots els elements que formen part del passiu. Però, i el net patrimonial? El net patrimonial o capital forma part del passiu de l'empresa, ja que és el conjunt de diners que aporten els propietaris perquè aquesta pugui començar a funcionar. Per tant, atès que l'empresa deu aquests diners als propietaris, és una obligació per a l'empresa tornar-los i aquesta obligació s'ha de reflectir en el passiu.

11

1.2.3.

Les masses patrimonials

S'anomena massa patrimonial l'agrupació d'elements patrimonials que tenen unes característiques semblants. La comptabilitat exigeix que hi hagi una normalització dels aspectes comptables i divideix el patrimoni de l'empresa en les masses patrimonials que es detallen en la figura 1.

Figura 1. Detalls de les masses patrimonials d'una empresa

Actiu
Definim l'actiu com el conjunt de béns i drets de l'empresa. Aquest actiu es pot classificar a partir de la divisió següent:

Actiu no corrent. Està format pels elements patrimonials que resten en l'empresa un període llarg de temps. Hi ha una divisió interna:

Immobilitzat intangible. El que no es pot tocar ni veure com, per exemple, les patents. Immobilitzat material. El que es pot tocar i veure com, per exemple, la maquinària, els elements de transport, les construccions, etc. Les inversions immobiliàries. Els immobles que es tenen per obtenir rendes o plusvàlues. Les inversions en empreses del grup i associades a llarg termini. Les inversions financeres a llarg termini. Els actius per impostos diferits.

• • • •

Actiu corrent. Està format pels elements patrimonials que s'espera que es venguin o es consumeixin durant un any, com a màxim. Podem considerar actiu corrent:
• • • • • •

Existències. Deutors comercials i altres comptes per cobrar. Inversions en empreses del grup i associades a curt termini. Inversions financeres a curt termini. Periodificacions. Efectiu i altres actius líquids equivalents.

12

Passiu
Definim passiu com el conjunt d'obligacions de l'empresa. Dintre d'aquest concepte podríem incloure:

Patrimoni net. El patrimoni net està format per:
• • •

Fons propis. Ajustos per canvis de valor. Subvencions, donacions i herències rebudes.

Passiu no corrent. Són els deutes per pagar en un termini superior a un any. Podem considerar passiu no corrent:
• • • •

Provisions a llarg termini. Deutes a llarg termini. Deutes amb empreses del grup i associades a llarg termini. Passius per impostos diferits.

Passiu corrent. Format pels deutes que l'empresa ha de pagar en un període de temps inferior a un any. Podem considerar passiu corrent:
• • • • •

Provisions a curt termini. Deutes a curt termini. Deutes amb empreses del grup i associades a curt termini. Creditors comercials i altres comptes per pagar. Periodificacions.

1.3.

Els fets comptables

Dia a dia en les empreses, hi ha situacions que fan que el seu patrimoni experimenti variacions. Aquestes variacions provoquen augments o disminucions del patrimoni. Aquests moviments que modifiquen o transformen el patrimoni d'una empresa s'anomenen fets comptables. Així, doncs, els fets comptables fan que el patrimoni d'una empresa es modifiqui augmentant-lo o disminuint-lo o, simplement, al marge del fet comptable, el patrimoni es pot mantenir estable sense cap alteració significativa.

1.3.1.

Els comptes

El compte és la representació gràfica d'un element patrimonial. En un compte s'observen els diferents canvis que aquest element patrimonial experimenta durant el temps que forma part del patrimoni de l'empresa.

13

La gestió correcta dels comptes és un dels pilars de la gestió comptable.

Representació gràfica
El compte té forma de creu. Col·loquialment aquesta creu rep el nom de T (una t majúscula). La part esquerra del compte rep el nom de deure i la part dreta s'anomena haver. En el centre del compte es posa el títol o nom de l'element patrimonial que representa. Podem veure la representació gràfica de l'element patrimonial mobiliari en la figura 2.

Figura 2. Detall de la representació de l' element patrimonial mobiliari

Classificació dels comptes
Els comptes es classifiquen segons la divisió que presenta el patrimoni de l'empresa. Per tant, hi ha comptes d'actiu, comptes de passiu i comptes de net patrimonial:

Comptes d'actiu. Són els comptes que representen els elements patrimonials de l'actiu de l'empresa. Comptes de passiu. Són els comptes que representen els elements patrimonials del passiu de l'empresa. Comptes de net patrimonial. Són els comptes que representen els elements patrimonials del net patrimonial de l'empresa.

14

Comptes de gestió També hi ha uns comptes que s'anomenen  comptes de  gestió. Són  els  comptes   que representen  els  elements  patrimonials que poden significar ingressos o despeses,  per exemple, la venda de mercaderies o el pagament del  rebut de l'aigua. En aquest cas el nom dels comptes és  Vendes   de   mercaderies  i  subministraments,  respectivament.

Terminologia dels comptes
El vocabulari comptable més emprat quan es fa referència als comptes és el que es detalla seguidament:
• •

Obrir un compte. Consisteix a dibuixar la T del compte. Carregar un compte. Consisteix a fer una anotació en la part esquerra del compte o del deure (figura 3).

Figura 3. Carregar un compte

Abonar un compte. Consisteix a fer una anotació en la part dreta del compte o de l'haver (figura 4).

Figura 4. Abonar un compte

Saldo. És la diferència que hi ha entre la suma de les quantitats de la columna del deure i la de l'haver. Segons com sigui aquesta diferència, el saldo pot ser deutor o creditor. El saldo s'anomena deutor quan la suma del deure és més gran que la de l'haver. El saldo és creditor quan la suma de l'haver és més gran que la del deure (figura 5). Si la suma del deure és igual que la suma de l'haver, el saldo és nul o zero (figura 5). Tancar un compte. Consisteix a fer que aquest tingui un saldo nul o zero. Com ho farem? Posant en la columna que tingui el valor més baix la quantitat que hi hagi de diferència respecte a l'altra columna (figura 6).

• •

15

Figura 5. Diferents saldos d'un compte

Figura 6. Detall del tancament d'un compte

Funcionament dels comptes
El funcionament dels comptes varia segons de quin tipus sigui el compte:

Comptes d'actiu. Es carreguen o s'anoten en el deure la quantitat inicial del compte i també els augments que experimenten. S'abonen o s'anoten en l'haver les disminucions que experimenten. Els comptes d'actiu normalment presenten un saldo deutor (figura 7).

Figura 7. Compte d'actiu

16

Comptes de passiu. Es carreguen o s'anoten en el deure les disminucions que experimenten. S'abonen o s'anoten a l'haver a quantitat inicial del compte i també els augments que experimenten. Els comptes de passiu normalment presenten un saldo creditor (figura 8).

Figura 8. Compte de passiu
• •

Comptes de patrimoni net. Funcionen igual que els comptes de passiu. Comptes de resultats positius. Representen els ingressos obtinguts per l'empresa com, per exemple, els ingressos de les vendes de mercaderies. Normalment presenten un saldo creditor. S'abonen sempre per la quantitat de l'ingrés que representen i pels augments que experimenten (figura 9).

Figura 9. Compte amb resultats positius

Comptes de resultats negatius. Representen les despeses que ha tingut l'empresa com, per exemple, els salaris o les despeses generals. Normalment presenten un saldo deutor. Es carreguen sempre per la quantitat de despesa que representen i pels augments que experimenten (figura 10).

Figura 10. Compte amb resultats negatius

1.3.2.

El principi de la partida doble

Quan es produeix un fet comptable en una empresa sempre hi ha un moviment d'un o més comptes (que augmenten o disminueixen) i un moviment d'un o més comptes en sentit contrari. Aquest acord entre els comptes del patrimoni d'una empresa s'anomena el principi de la partida doble. Per aplicar el principi de la partida doble s'han de tenir en compte els aspectes següents:

En qualsevol fet comptable sempre apareixen dos elements: el deutor (o una anotació en el deure) i el creditor (o una anotació en l'haver). 17

El total de les quantitats que s'anoten en el deure han de ser iguals al total de les quantitats que s'anoten en l'haver. Sempre s'ha de complir que les sumes dels saldos deutors han de ser iguals a les dels saldos creditors.

1.3.3.

L'assentament

L'assentament és una anotació d'un fet comptable per representar el moviment comptable que s'ha produït. Tots els assentaments s'anoten en un llibre comptable anomenat diari, i en qualsevol assentament ha de constar:
• •

La data en què es porta a terme el moviment comptable. El número d'ordre. Els assentaments s'enumeren. El primer assentament de l'any o de l'exercici comptable és l'assentament d'obertura. Els comptes amb la seva codificació. El pla general comptable assigna un nombre a cada compte. El compte o comptes que s'abonen, amb la numeració corresponent. El compte o comptes que es carreguen, amb la numeració corresponent. L'import, en euros, del compte o dels comptes del deure. L'import, en euros, del compte o dels comptes de l'haver. Una explicació breu del moviment que s'ha registrat.

• • • • •

Podem veure exemples d'assentaments en la figura 11.

Figura 11. Exemples d'assentaments

18

Classificació dels assentaments
Segons el nombre de comptes que hi intervenen, els assentaments es classifiquen en assentaments simples, assentaments mixtos i assentaments compostos.

Assentaments simples: són els assentaments que tenen un únic compte en el deure i un únic compte en l'haver (figura 12).

Figura 12. Exemple d'assentament simple

Assentaments mixtos: són els assentaments que tenen més d'un compte en el deure o en l'haver i un únic compte en el deure o en l'haver (figura 13).

Figura 13. Exemple d'assentament mixt

Assentaments compostos: són els assentaments que tenen més d'un compte en el deure i en l'haver (figura 14).

Figura 14. Exemple d'assentament compost 19

1.4.

El cicle comptable

S'anomena cicle comptable tot el conjunt d'operacions que es duen a terme en una empresa durant un exercici econòmic. Què és un exercici econòmic? El més normal és que un exercici econòmic coincideixi amb l'any natural, és a dir, entre el primer dia de l'any (1 de gener) i l'últim (31 de desembre).

1.4.1.

Els llibres comptables

Els llibres comptables són els llibres que utilitzen les empreses per registrar els fets comptables que els afecten. Donen una visió de la situació econòmica i patrimonial de l'empresa en qualsevol moment. Hi ha diferents tipus de llibres comptables. Els llibres comptables principals són el llibre diari, el llibre major i el llibre d'inventaris i comptes anuals.

1.4.2.

El llibre diari

El llibre diari és el que recull diàriament i cronològicament els fets comptables que s'han esdevingut en l'empresa. És un llibre obligatori en què s'anoten els assentaments. Antigament els assentaments es feien a mà, però, a partir de la informatització de la informació comptable, cada aplicació comptable estableix com s'han d'anotar els assentaments.

El llibre diari recull dia a dia els fets comptables esdevinguts en l'empresa.

El llibre major
El llibre major és la representació gràfica de tots els comptes que apareixen en el llibre diari. Aquest llibre dóna informació de la situació comptable de cada compte. Gràficament es representen tots els comptes, ordenats per número de compte, en forma de T majúscula. 20

Les aplicacions comptables es representen el llibre major com podem veure en la figura 15.

Figura 15. Representació dels assentaments en el llibre major En la figura 16 podem veure un exemple del llibre major del compte Bancs, c/c.

Figura 16. Representació dels assentaments en el llibre major

El balanç de comprovació
El balanç de comprovació mostra l'evolució de la comptabilitat de l'empresa. El seu objectiu és donar una visió general de la situació comptable dels comptes de l'empresa, representats en el llibre major, en un moment determinat. Tot i que el balanç de comprovació es genera automàticament en totes les aplicacions informàtiques, és molt important saber-lo interpretar. Podem veure un exemple del balanç de comprovació, a partir de les dades que obtindríem si haguéssim traspassat tots els moviments comptables del llibre diari al llibre major, en la figura 17.

Figura 17. Representació dels assentaments en el llibre major 21

Llibre d'inventaris i comptes anuals
El llibre d'inventaris i comptes anuals, juntament amb el llibre diari, són els llibres obligatoris que les societats han de presentar al Registre Mercantil. El llibre s'obre amb el balanç inicial detallat de l'empresa. També s'hi transcriuen els balanços de comprovació i l'inventari de tancament de l'exercici, a més dels comptes anuals.

Els llibres auxiliars i els llibres registre
Els llibres auxiliars són llibres de suport de la informació comptable que recull el llibre major. Els més importants són el llibre auxiliar de caixa i el llibre auxiliar de bancs. Els llibres registre són necessaris per traslladar informació sobre els documents justificatius dels assentaments del llibre diari. Els llibres registre més utilitzats són el llibre registre de factures emeses i el llibre registre de factures rebudes. Aquests dos llibres permeten portar un control sobre l'impost sobre el valor afegit (IVA).

1.4.3.

Cronologia del cicle comptable

El cicle comptable (figura 18) s'estructura de manera cronològica a partir de les operacions següents:

Figura 18. Representació gràfica del cicle comptable 1. Inventari inicial. Llista detallada del patrimoni de l'empresa. 2. Balanç inicial. Llista ordenada per masses patrimonials dels comptes de l'empresa.

22

3. Assentament d'obertura. Primer assentament que es duu a terme en el llibre diari, a partir de les dades obtingudes del balanç inicial. En el deure es posen els comptes d'actiu i en l'haver els comptes de passiu. 4. Traspàs de l'assentament d'obertura al llibre major. Una vegada s'ha fet l'assentament d'obertura, es fa el traspàs al llibre major. 5. Assentaments al llibre diari. Totes les operacions que es porten a terme en l'empresa s'anoten diàriament i cronològicament en el llibre diari. 6. Tancament. Per informar de la situació econòmica i financera de l'empresa es realitzen una sèrie d'operacions com assentaments d'ajustament de comptes, assentaments de regularització dels comptes d'ingressos i de despeses, càlcul i comptabilització de l'impost sobre el benefici, confecció dels comptes anuals i l'assentament de tancament.

1.5.

El Pla general de comptabilitat

La comptabilitat ha d'informar de la situació financera, "l'estat de salut", de l'empresa. Per això és necessari que hi hagi uns criteris homogenis per tractar la informació comptable. Una solució perquè hi hagi aquests criteris homogenis és el que s'anomena normalització. A l'Estat espanyol, la normalització comptable s'ha aconseguit mitjançant la creació d'uns plans generals de comptabilitat (PGC). Els plans generals comptables vigents a Espanya, en el moment de la redacció d'aquests materials, són:

El Pla general de comptabilitat (PGC). Aprovat pel Reial decret 1514/2007, aplicable obligatòriament a totes les empreses. El Pla general de comptabilitat de petites i mitjanes empreses (PGC per a pimes). Aprovat pel Reial decret 1515/2007, aplicable obligatòriament per petites i mitjanes empreses que reuneixin una sèrie de requisits.

Aquests dos plans generals comptables substitueixen l'anterior, vigent des de 1990, i l'han d'aplicar obligatòriament totes les empreses a partir del dia 1 de gener de 2008. Normalització comptable La normalització comptable és el conjunt de normes i  principis   que   ha   de   seguir   la   comptabilitat   per  aconseguir   que   s'interpreti   correctament   i   es   pugui  comparar fàcilment aquesta informació en el temps.

1.5.1.

Els comptes anuals

Amb caràcter general, els comptes anuals s'han d'elaborar amb una periodicitat de dotze mesos. En moltes empreses aquesta periodicitat coincideix amb l'any natural, és a dir, els comptes anuals 23

s'elaboren cada final d'any coincidint amb el tancament de l'exercici comptable. Els comptes anuals estan formats:
• • • • •

Pel balanç de situació Pel compte de pèrdues i guanys Per l'estat de fluxos d'efectiu (EFE) Per l'estat de canvis en el patrimoni net (ECPN) Per la memòria

Una vegada s'ha tancat l'exercici comptable, les empreses tenen tres mesos per formalitzar-los correctament. Després de la formalització, han de ser signats per tots els socis de l'empresa. Els models que s'han de fer servir per elaborar els comptes anuals estan indicats en el PGC i són més o menys extensos en funció del tipus d'empresa. Són els següents:
• • •

Els models normals per a grans empreses Els models abreujats Els models per a pimes (petites i mitjanes empreses)

1.6.

El procés de compravenda mercantil

Les relacions comercials que s'estableixen entre els compradors i venedors de matèries primeres o de mercaderies s'inicia amb la sol·licitud d'informació i finalitza amb el pagament. Durant aquest procés de compravenda es generen una sèrie de documents, tal com es veu en el gràfic de la figura 19.

Figura 19. Representació del procés de compravenda mercantil 24

1.6.1.

La documentació en el procés de compravenda

En la gestió de l'empresa, el procés de compravenda implica la generació de certs documents. Entre aquests documents podríem esmentar la comanda, l'albarà i la factura.

Figura 20. Model genèric de comanda

La comanda
En el moment en què en el magatzem d'una empresa manquen matèries primeres o mercaderies, l'empresa ha de fer una comanda. Com es formalitza una comanda? Cada empresa té el seu propi sistema per formalitzar les comandes. Les maneres més comunes de formalitzar les comandes són:

Per telèfon. Un cop s'ha trucat al proveïdor es convenient enviar-li per escrit, per fax, correu electrònic o carta, els detalls de la comanda. 25

Per fax, correu electrònic o carta. L'avantatge d'aquests mitjans és que es fixen per escrit les condicions de l'operació (articles, quantitats, preu, etc.).

En tots dos casos l'empresa genera una nota de comanda. La nota de comanda o comanda és un imprès en què es detallen els articles sol·licitats i les condicions més importants de l'operació. Cada empresa dissenya els impresos de comanda d'acord amb les seves necessitats, però, en general, en la nota de comanda figuren les dades següents:
• • • • • • • • • •

La identificació del comprador i del venedor: nom, raó social, adreça i NIF. Número d'ordre de la comanda, que ha de ser correlatiu. Data d'emissió. Adreça on s'han de lliurar les mercaderies i data de lliurament. Quantitat i descripció de l'article o servei demanat. Preu unitari de l'article i preu total per article. Forma de pagament i termini. Descomptes sol·licitats (si n'hi ha). Mitjà de transport amb el qual s'enviaran les mercaderies. Signatura de la persona que fa la comanda.

De la comanda es fan, com a mínim, dues còpies. La comanda original és el document que s'envia al proveïdor. El comprador se'n queda una còpia perquè, quan es rebin les mercaderies, es puguin contrastar les quantitats rebudes o els serveis prestats amb les quantitats que s'han sol·licitat. Un exemple de model de comanda és el que podem veure en la figura 20.

L'albarà o nota de lliurament
En el moment que el venedor rep la comanda consultarà al seu magatzem si hi ha existències de les mercaderies que ha demanat el comprador. Si n'hi ha procedirà al seu lliurament. El document en què es detallen les mercaderies que surten del magatzem del venedor per ser lliurades al comprador s'anomena albarà o nota de lliurament. Cada empresa dissenya els seus propis models d'albarà tenint en compte el seu programa informàtic. Les dades que usualment figuren en l'albarà són les següents:
• • • • • • •

La identificació del venedor i del comprador: nom, raó social, adreça i NIF. Número d'ordre de l'albarà, que ha de ser correlatiu. Data d'emissió. Número, referència o identificació de la comanda del comprador. Adreça on s'han de lliurar les mercaderies. Mitjà de transport utilitzat i pagament. Quantitat i descripció de la mercaderia o servei. 26

Figura 21. Model genèric d'albarà Els albarans poden ser valorats o sense valorar:
• •

En els albarans valorats figuren els preus unitaris de les mercaderies i el total de l'operació. En els albarans sense valorar no figuren els preus unitaris de les mercaderies. Només hi ha la descripció de la mercaderia i la quantitat de les unitats que s'envien al comprador.

De l'albarà, igual que de la comanda, se'n fan diverses còpies:

Còpia per al venedor. Aquesta còpia serveix per justificar la sortida de les mercaderies i 27

perquè l'empresa en pugui fer la factura.

Còpia per ser firmada pel comprador. El comprador ha de comprovar que les dades de l'albarà concordin amb la mercaderia rebuda i amb la comanda que va fer. Si concorden es retorna al venedor la còpia de l'albarà signada o segellada. Còpia per al comprador. El comprador es queda una de les còpies per justificar que ha rebut la mercaderia i per contrastar les dades quan rebi la factura.

Podem veure un model genèric d'albarà en la figura 21.

La factura
La factura és el document que acredita legalment els lliuraments de béns i les prestacions de serveis fetes. Requisits de les factures Totes les factures han de contenir, al menys, les dades següents:
• •

El número de la factura. Aquesta numeració ha de ser correlativa. La identificació de qui fa la factura (el venedor) i de qui la rep (el comprador): nom, raó social, adreça i NIF. La data d'emissió. El número, referència o identificació de la comanda del comprador. La descripció de la mercaderia, quantitat, preu unitari i total per article. La base imposable: és la suma total dels imports dels articles o serveis facturats. El tipus tributari: és el percentatge d'IVA que s'ha de fer repercutir en el client o comprador de les mercaderies; el tipus tributari és un percentatge que varia en funció del tipus de bé o servei que es factura. L'import total de la factura: és la suma de la base imposable més la quantitat d'IVA transferit. Les condicions de pagament.

• • • • •

• •

Podem veure un model de factura en la figura 22. Terminis per a l'emissió de les factures Les factures s'han d'emetre en el moment de fer-se l'operació. En cas que al magatzem del venedor no hi hagi part de les mercaderies que s'han de subministrar, es poden fer varies factures per a una mateixa comanda. D'altra banda, si s'han fet diverses operacions (que corresponguin a diferents comandes) per a un mateix comprador, aquest pot demanar que s'incloguin en una mateixa factura. En aquest cas, la factura s'ha d'emetre en un termini màxim de trenta dies comptats des de l'últim dia del mes natural al qual faci referència la factura. Conservació de les factures És obligatori conservar les factures durant un termini de cinc anys, comptats a partir del dia en què finalitza el termini reglamentari per presentar la liquidació corresponent de l'IVA. 28

Si s'han adquirit béns mobles d'inversió, les factures corresponents a aquests béns s'han de conservar durant deu anys.

Figura 22. Model genèric de factura

1.6.2.

Les modalitats de pagament en la compravenda

Les operacions de compravenda generen obligacions per a les dues parts que hi intervenen: el venedor ha de lliurar un bé o servei determinats i el comprador ha de pagar pel bé o servei un preu just en diners o en una altra modalitat de pagament equivalent. El pagament del preu pactat, que es pot fer en diners o un signe que els representi, és l'obligació principal del comprador, ja que sense aquest no hi ha compravenda. Es pot efectuar al comptat, és a dir, en el moment en què es fa l'operació, o ajornat, quan s'ajorna aquest pagament. 29

El pagament al comptat
Es produeix quan les obligacions derivades de la compravenda, lliurament de la mercaderia (venedor) i pagament del preu (comprador), es realitzen de manera simultània. Les tres maneres més usuals de pagar al comptat són en efectiu, mitjançant un xec o realitzant una transferència. L'efectiu El pagament en efectiu consisteix a pagar en metàl·lic en el moment en què es recullen les mercaderies o es rep el servei.

El pagament en efectiu és un dels mitjans de pagament disponibles. El xec El comprador expedeix un xec (figura 23) que lliurarà al venedor com a pagament del preu pactat en la compravenda, que es podrà fer efectiu en l'entitat bancària on el comprador disposi de fons o bé ingressant-lo en el compte corrent. Les entitats bancàries registren les signatures dels titulars dels comptes corrents en uns documents denominats cartolines de signatures, per poder comprovar-les quan alguna persona vulgui cobrar un xec. El xec El xec forma part d'un talonari que faciliten les entitats  de crèdit (bancs o caixes) a les persones que hi tenen un  compte corrent, perquè puguin disposar dels diners que  han dipositat a l'entitat. El xec és un document formal i emplenar-lo correctament és essencial perquè sigui vàlid. En un xec han de figurar els apartats següents:
• •

L'expressió pagueu per aquest xec a. L'expressió EUROS, a continuació de la qual s'ha d'escriure amb lletres la quantitat de diners 30

que s'han de pagar.

El nom de qui ha de pagar el xec, anomenat lliurat, que obligatòriament ha de ser un banc o una entitat de crèdit. El lloc de pagament. El lloc d'emissió del xec i la data. La signatura de qui expedeix el xec, és a dir, del lliurador. La signatura ha de ser feta a mà; no s'admet la signatura impresa o estampada. En la part superior dreta del xec figura el CCC. El CCC és el codi compte del client. És una xifra de vint dígits: els quatre primers corresponen al codi de l'entitat bancària, els quatre següents al número de l'oficina d'aquesta entitat, els dos següents al dígit de control i, finalment, els últims deu dígits corresponen al número de compte del lliurador.

• • •

Figura 23. Model de xec A l'hora d'escriure un xec és recomanable:

Protegir les xifres mitjançant un signe o barra al davant i al darrera de la quantitat, per exemple, així: EUR *3.000* o EUR #3.000#. Escriure la primera paraula de la quantitat immediatament després de la menció EUROS, i seguidament invalidar els espais sobrants: EUROS TRES MIL ------------------------------------------------.

Hi ha diferents classes de xecs:

Xec al portador. És el xec que porta escrita l'expressió a qui el porti o al portador darrera de l'expressió Pagueu per aquest xec a. La característica d'aquest xec és que s'ha de pagar únicament a la persona que el presenta al cobrament. Xec nominatiu. És el xec que va destinat a una persona determinada. Aquest xec s'ha de pagar a la persona física que el presenti al cobrament. Darrera de l'expressió Pagueu per aquest xec a ha de constar el nom i cognoms de la persona que l'ha de fer efectiu. L'avantatge d'aquest tipus de xec respecte al xec al portador és que, en cas de pèrdua, només el pot cobrar la persona que l'ha de fer efectiu mentre que el xec al portador el podria cobrar 31

qualsevol persona.

Xec barrat. Aquest xec es caracteritza perquè està travessat per dues línies diagonals paral·leles, dintre de les quals s'anota l'expressió Per abonar en compte, la qual cosa indica que només es pot cobrar una vegada ingressat al compte de qui el cobra. Xec bancari. El xec bancari l'expedeix el banc a petició del titular d'un compte bancari. En el moment de l'expedició, el banc retira del compte bancari l'import del xec. La característica principal d'un xec bancari és que sempre es paga, ja que qui l'expedeix és el banc. Xec de viatge. Aquesta modalitat de xec també es coneix amb el nom de traveller's check. És un xec nominatiu emès per les agències internacionals (American Express, Visa i d'altres) o bancs. S'utilitza en els viatges a l'estranger, ja que és un substitut dels diners i es pot fer efectiu a molts llocs (hotels, entitats financeres, etc.)

La transferència bancària És l'operació mitjançant la qual es fa un traspàs de fons entre dos comptes corrents corresponents a dos titulars diferents o al mateix titular, però amb compte obert en diferents entitats bancàries, tant dins de la mateixa localitat com en un altra localitat. La transferència es pot fer en un model formalitzat per la mateixa entitat bancària o bé per Internet, mitjançant la seva pàgina web.

El pagament ajornat
El pagament ajornat significa que les obligacions derivades de la compravenda, el lliurament de la mercaderia (venedor) i el pagament del preu (comprador) no es fan simultàniament sinó de manera diferida, fent-lo efectiu en uns terminis pactats. Els sistemes més usuals de pagament ajornat són: la lletra de canvi, el rebut normalitzat i el pagaré. La lletra de canvi La lletra de canvi, que és regulada per la Llei 19/1985, de 16 de juliol (BOE 249, 19-VII), és un títol de crèdit formal i complet que obliga a pagar al seu venciment, en un lloc determinat, una certa quantitat de diners a la persona designada en el document o, a l'ordre d'aquesta, a una altra persona, també designada. Les persones que intervenen en la lletra de canvi:
• • •

Lliurador. És la persona que estén la lletra de canvi i dóna l'ordre de pagament al lliurat. Lliurat.És la persona obligada al pagament de la lletra de canvi al seu venciment. Tenidor.És la persona a qui el lliurador transmet la lletra de canvi perquè el lliurat la pagui. El tenidor pot endossar la lletra de canvi a terceres persones o bé presentar-la a l'acceptació i al cobrament. Avalador.És la persona que garanteix que el lliurat atendrà el pagament de la lletra de canvi al seu venciment; en cas contrari, es fa responsable del seu pagament.

32

Endossant; endossatari.L'endossant és la persona que, essent posseïdora de la lletra de canvi (tenidor), la transmet a una altra (endossatari) mitjançant l'endós; l'endossatari es converteix així en tenidor.

Requisits de la lletra de canvi: La validesa de la lletra de canvi està subordinada al compliment dels requisits formals exigits per l'article 1 de la Llei 19/1985; la lletra de canvi ha de contenir l'expressió lletra de canvi inserida en el text del títol en el mateix idioma emprat per a la seva redacció i, a continuació, el manament pur i simple de pagar una determinada quantitat de diners, expressat en euros o moneda estrangera convertible admesa a cotització oficial. També ha de contenir el nom de la persona que ha de pagar (lliurat) i que, normalment, és el comprador, la data de venciment de la lletra, el lloc on s'ha d'efectuar el pagament i el nom de la persona a qui s'ha d'efectuar el pagament o a l'ordre de la qual s'ha d'efectuar el pagament (tenidor), que, normalment, és una entitat financera (banc o caixa d'estalvis). Finalment, hi ha de figurar la data i el lloc on es lliura la lletra i la firma de qui emet la lletra, anomenat lliurador, que, normalment, és la persona que ven. La lletra de canvi s'ha d'estendre en paper timbrat en funció de la quantia, segons l'imprès oficial aprovat per l'Ordre ministerial d'11 d'abril de 1986. Formalització d'una lletra de canvi: 1. En l'anvers de l'imprès (figura 24) ha de constar:

Lloc on es lliura la lletra de canvi. Si manca aquesta menció, es considera lliurada en el lloc indicat al costat del nom del lliurador. Import de la lletra en xifres. Dia, mes i any en què es lliura la lletra. Data de venciment de la lletra. Nom del tenidor (persona a qui el lliurador transmet la lletra perquè el lliurat la pagui). Import de la lletra en lletres. Lloc on s'ha d'efectuar el pagament. Si manca aquesta menció, se supleix pel lloc que figuri al costat del domicili del lliurat. Dades d'identificació bancària del lliurat, codi de control del client (CCC) i dígit de control (DC). Clàusula amb despeses o sense despeses (la clàusula amb despeses vol dir que, en cas d'impagat, el tenidor té l'obligació de protestar la lletra, i que el lliurat respon de les despeses del protest; la clàusula sense despeses significa que qui hagi practicat el protest ha de pagar les despeses.) Nom i adreça del lliurat (que s'ha de fer càrrec del pagament de la lletra al venciment). Si el lliurat és una persona jurídica, la lletra es lliura mitjançant els seus apoderats, i s'ha de consignar així en l'antesignatura, amb l'anotació per poder (PP). 33

• • • • • •

• •

Signatura, nom i adreça de qui lliura la lletra. Acceptació del lliurat mitjançant la seva signatura autògrafa.

2. En el revés de l'imprès (figura 25) ha de constar:

Aval de la lletra (fiança solidària en què l'avalador garanteix que la lletra es pagarà al seu tenidor legítim). S'utilitza la fórmula per aval o qualsevol altra d'equivalent. Espai destinat a consignar el primer endós. La clàusula d'endós l'ha de signar l'endossant. Espai destinat a qualsevol clàusula o declaració canviària prevista en la llei.

• •

Figura 24. Anvers genèric d'una lletra de canvi

Figura 25. Revés genèric d'una lletra de canvi El rebut normalitzat El rebut normalitzat s'utilitza quan el pagament es fa per mitjà de la domiciliació en un compte bancari. 34

Els rebuts normalitzats han de complir uns aspectes formals per ser considerats com a simples documents justificatius d'un pagament:
• • • • • • • • • • •

Dades identificatives de l'expedidor. Número de la factura. Lloc d'expedició. Import, expressat en xifres. Data d'expedició. Venciment de la factura o data de pagament de la factura. Concepte: el concepte serveix per aclarir quina factura es paga. Dades de l'entitat bancària en què es domicilia el pagament. Nom i domicili del pagador. Signatura de qui expedeix el document. Espai per a la inscripció magnètica de l'entitat bancària.

Avui dia tots els programes de gestió comptable emeten els rebuts normalitzats per mitjà de suport informàtic i s'envien a les entitats bancàries telemàticament. El model de rebut normalitzat oficial és el que podem veure en la figura 26.

Figura 26. Model genèric de rebut 35

El pagaré És el document mercantil mitjançant el qual una persona es compromet a pagar a una altra (tenidor) una quantitat de diners en una data determinada. En relació amb la lletra de canvi i el xec, el pagaré també és regulat per la Llei 19/1985, de 16 de juliol (BOE 249, 19-VII); no obstant això, el pagaré no és una ordre de pagament donada a un tercer, sinó una promesa de pagament feta pel signant, que s'hi obliga personalment i directament. 1. Requisits del pagaré Perquè el pagaré sigui vàlid ha de complir determinats requisits que s'estableixen en l'article 94 de la Llei 19/1985; es tracta de l'expressió pagaré inserida en el títol i, a continuació, la promesa pura i simple de pagar una determinada quantitat de diners. També ha de contenir la referència al venciment i, en cas que no s'hi indiqui, s'entendrà que s'ha lliurat a la vista; el lloc del pagament i el nom de la persona a qui s'ha de fer el pagament o a l'ordre de la qual s'ha de fer el pagament, i, finalment, la data i el lloc d'emissió del pagaré i la signatura de qui l'expedeix. D'acord amb l'article 97.1 de la Llei, el signant d'un pagaré queda obligat en els mateixos termes que l'acceptant d'una lletra de canvi. 2. Estructura del pagaré En un pagaré ha de constar:
• • • • • • • •

Títol del document: pagaré. Ordre de pagament. Condicions de pagament. Lloc. Venciment. Dades identificadores de la persona a qui s'ha de fer el pagament. Dades identificadores del pagaré. Signatura de qui expedeix el pagaré.

1.7.

L'impost sobre el valor afegit (IVA)

Quan les empreses fan una operació de compravenda paguen, a més de l'import de l'operació, un impost que s'anomena impost sobre el valor afegit (IVA), sempre que l'operació estigui subjecta a aquest tribut. L'IVA grava el consum de béns i serveis prestats per empresaris o professionals, com també les importacions i adquisicions intracomunitàries de béns. L'àmbit territorial d'aplicació de l'IVA és el territori espanyol, i la seva normativa bàsica es desenvolupa en la Llei 37/1992, de 28 de desembre, i el Reial decret 1624/1992, de 29 de desembre. L'IVA és un impost indirecte. Això vol dir que els contribuents no paguen directament l'impost a 36

Hisenda, sinó que el paguen als empresaris i professionals que fan les factures i aquests són els que l'ingressen a Hisenda. D'altra banda, l'IVA és un impost neutre per als empresaris i professionals que hi estan subjectes, ja que únicament fan de recaptadors de l'impost. En les factures que emeten per les vendes fan repercutir les quotes de l'IVA i les ingressen a Hisenda, deduint prèviament les quotes d'IVA que han suportat per les seves compres.

1.7.1.

El subjecte passiu

Els subjectes passius de l'IVA són els empresaris i professionals que fan operacions que estan subjectes a l'impost. El subjecte passiu ha de fer repercutir enterament l'IVA al comprador, que és qui el suporta. També ha de complir amb les obligacions materials i formals pròpies de l'impost, tals com expedir les factures, fer les liquidacions de l'impost i portar els llibres de registre obligatoris.

1.7.2.

La base imposable

La base imposable és l'import total de la contraprestació o prestació de serveis de les operacions subjectes a l'IVA. Els conceptes que s'inclouen en la base imposable són els següents:
• • • •

L'import total dels béns o serveis. Les comissions, ports, transports i assegurances. Els envasos i embalatges facturats, encara que siguin susceptibles de devolució. Els interessos per retards o ajornaments en el pagament.

Els descomptes de l'operació no s'inclouen en la base imposable. Com a exemple, si es vol calcular la base imposable d'una factura en què el preu de la mercaderia és de 2.000 €, hi ha un descompte sobre el preu del 10% i s'ha de pagar el transport (ports) per un import de 70 €, el càlcul seria el següent: Preu de la mercaderia: Descompte: Ports: Base imposable: 2.000 € -200 € 70 € 1.730 €

1.7.3.

Tipus impositiu

El tipus impositiu és el percentatge que, aplicat sobre la base imposable, dóna com a resultat la quota de l'IVA (figura 27).

37

Figura 27. Gràfic sobre l'aplicació de l'IVA Actualment hi ha tres tipus impositius:
• • •

Tipus general: 16% Tipus reduït: 7% Tipus superreduït: 4%

El tipus general del 16% és aplicable a:
• • •

Trameses de béns i prestacions de serveis. Adquisicions intracomunitàries de béns. Importacions.

El tipus reduït del 7% s'aplica, entre d'altres, a:
• •

Productes utilitzats en nutrició, excepte begudes alcohòliques. Animals, vegetals i altres productes utilitzats per obtenir els aliments esmentats en l'apartat anterior. Béns usats en activitats agrícoles, forestals o ramaderes (llavors, fertilitzants, herbicides, etc.). Aigües per al consum humà o animal o per al reg. Medicaments per al consum animal. Aparells utilitzats per suplir deficiències d'homes i animals, incloent-hi ulleres graduades i lents de contacte. Habitacles, incloent-hi els garatges i annexos que tinguin que es transmetin conjuntament. Flors, plantes vives o ornamentals i llavors. Transport de viatgers i equipatges. Serveis d'hostaleria i restauració. Entrades de teatres, cinemes, concerts, parcs zoològics i espectacles esportius de caràcter aficionat.

• • •

• • • • •

El tipus superreduït del 4% s'aplica, entre d'altres, a:
• • • • •

Pa, farines panificables i cereals per elaborar-los. Llet, formatges i ous. Fruites, verdures, hortalisses, llegums i tubèrculs. Llibres, periòdics i revistes. Medicaments per al consum humà.

38

1.7.4.

Règims de l'IVA

La llei de l'IVA estableix dos tipus de règims d'IVA: el règim general i els règims especials. Els règims especials tenen com a finalitat facilitar el compliment de les obligacions de l'impost a subjectes passius amb mitjans administratius escassos, o pertanyents a sectors amb característiques especials. Els règims especials són els següents:
• • • • • • • •

Règim simplificat. Règim especial de l'agricultura, ramaderia i pesca. Règim especial dels béns usats, objectes d'art, antiguitats i objectes de col·lecció. Règim especial aplicable a les operacions amb or d'inversió. Règim especial de les agències de viatges. Règim especial del recàrrec d'equivalència. Règim especial aplicable als serveis prestats per mitjans electrònics. Nou règim especial de grups en IVA.

L'IVA és un impost indirecte que els contribuents no paguen directament a Hisenda.

1.7.5.

Gestió de l'IVA

La gestió de l'IVA implica portar uns llibres de registre i fer unes liquidacions periòdiques. Els empresaris i professionals, subjectes passius de l'IVA, han de portar els llibres següents de registre d'operacions:
• • • •

Llibre registre de factures emeses. Llibre registre de factures rebudes. Llibre registre de béns d'inversió. Llibre registre de determinades operacions intracomunitàries.

39

La Llei general tributària estableix que els llibres registre fiscals s'han de conservar durant cinc anys, comptats des del dia en què s'acaba el termini per presentar la declaració-liquidació de l'IVA. Gràficament el procés de liquidació de l'IVA es resumeix en la figura 28.

Figura 28. Procés de liquidació de l'IVA Tots els subjectes passius de l'IVA estan obligats a presentar una declaració-liquidació de les seves operacions d'acord amb el règim de l'impost i el volum d'operacions. Segons l'Agència Estatal d'Administració Tributària (AEAT), els models d'imprès que s'han d'utilitzar i el termini de presentació són els que podem veure en la figura 29.

Figura 29. Models d'imprès (Font: web de l'AEAT, 2009) Les declaracions trimestrals les han de fer els subjectes passius el volum d'operacions dels quals, durant l'any anterior, hagin estat inferiors o iguals a 6.010.121,04 €. Les declaracions mensuals les han de fer els exportadors i les grans empreses el volum d'operacions dels quals hagin estat superiors a 6.010.121,04 €.

40

Si no s'han fet operacions cal presentar la declaració igualment indicant, en la casella corresponent, sense operacions. Si les declaracions surten negatives, les quantitats a retornar es compensen en la declaració del període següent. En la declaració del quart trimestre es pot sol·licitar la devolució del saldo a favor de l'empresa. Tots els subjectes passius de l'IVA, que hagin fet declaracions mensuals o trimestrals, han de presentar una declaració anual que ha de contenir totes les dades relatives a les declaracions de l'IVA corresponents a l'any que es liquida. Aquesta declaració anual es presenta juntament amb l'última declaració de l'exercici o any. Lloc de presentació de les declaracions Les declaracions-liquidacions es poden presentar directament a les delegacions o administracions de l'Agència Estatal d'Administració Tributària (AEAT) corresponents al domicili fiscal del subjecte passiu, o a entitats col·laboradores (bancs i caixes d'estalvis). No obstant això, quan el resultat sigui a compensar o sense activitat, s'han de presentar a l'administració de l'AEAT.

41

42

2.

Anàlisi genèric d'una aplicació de gestió empresarial

Hi ha nombroses aplicacions que ens poden ajudar en la gestió integral d'una empresa. Aquestes aplicacions poden funcionar amb diversos sistemes operatius i estar formades per un conjunt indeterminat de mòduls que ens permeten fer més o menys tasques relacionades amb la gestió de l'empresa. La nostra missió en aquest bloc no serà fer una llista exhaustiva de les aplicacions i de les utilitats que ens ofereixen, sinó que analitzarem quins són els trets i característiques més importants que una aplicació d'aquesta tipologia ens pot oferir, simplement esmentant alguns mòduls que ens poden facilitar determinades tasques. Com és lògic, les figures que veurem corresponen a una aplicació concreta i l'aspecte i distribució de les informacions pot variar d'una aplicació a una altra, però els fonaments de l'aplicació i, el que és més important, el seu ús no presenten variacions importants d'un programari a un altre.

2.1.

Característiques generals d'un programari de gestió empresarial

Les aplicacions de gestió empresarial són aplicacions modulars en les quals podem utilitzar cada mòdul de manera independent o conjunta, i formar un paquet integrat en què els diferents mòduls estan interconnectats, la qual cosa dóna una imatge de conjunt únic de programari. A més d'aquest seguit de mòduls –entre els quals podem esmentar, per exemple, el mòdul de comptabilitat, el de facturació, el de TPV (terminal de punt de venda), el de gestió de magatzem i el de recursos humans–, disposem de connectors (plug-in) o altres petites aplicacions que ens milloren i completen certs aspectes de l'aplicació. Una característica imprescindible d'aquest programari és que s'ha de poder actualitzar fàcilment, ja que les condicions del mercat, el pla general de comptabilitat i altres aspectes relacionats amb la gestió de l'empresa experimenten canvis que s'han de reflectir immediatament en el programari. A més, no solament s'ha de poder actualitzar fàcilment, sinó que sempre ens hem d'assegurar de l'assistència i actualització del programari per part de l'empresa subministradora. Un programa de gestió empresarial sense una assistència i una actualització instantània ens pot dur al caos i obligar a canviar d'aplicació, amb els problemes que aquest fet ens pot provocar. Anant més enllà, el distribuïdor del programari podria dissenyar o implementar un programari genèric que posteriorment –en funció de la tipologia i el sector als quals pertany l'empresa que el vol posar en marxa– pogués aportar uns connectors per fer l'adaptació molt més ajustada al tipus d'empresa. Per tant, ja estem parlant d'aplicacions modulars, extensibles, actualitzables i professionalment personalitzables. Aquests podrien ser els requisits fonamentals que ha de complir una aplicació de gestió que vulguem implantar en la nostra empresa. Finalment, no cal dir que aquests programes o mòduls no han de servir solament per gestionar una única empresa, sinó que, en cas necessari, amb un sol programa hem de poder dur la gestió comptable de múltiples empreses de manera independent i generar noves comptabilitats i exercicis comptables en el moment en què es consideri necessari.

43

2.1.1.

L'ajuda

L'ajuda a l'usuari és un aspecte fonamental en qualsevol aplicació, és un element vital per facilitar l'ús de l'eina comptable i fidelitzar l'usuari. L'ajuda ha de ser accessible en totes les pantalles de l'aplicació de manera que ens permeti o bé disposar de l'ajuda en funció del context en què ens trobem (ajuda contextualitzada) o bé tenir accés en tot moment a una ajuda general en què, introduint un terme de cerca, puguem visualitzar tots els temes de l'ajuda que tenen a veure amb aquest. També pot ser força important, i per tant no ens n'hem d'oblidar, l'ajuda que ens pot proporcionar l'empresa desenvolupadora. Aquesta hauria de donar un servei d'assessorament de l'aplicació als usuaris, no un servei relacionat amb els aspectes comptables, lògicament, sinó relacionada amb l'ús de l'eina que distribueix. Que aquesta ajuda sigui eficaç en totes les seves modalitats –general, contextualitzada i en línia– farà que l'usuari es senti còmode amb l'aplicació i que, per tant, s'acostumi a utilitzar-la i a aprofundir en el seu ús, la qual cosa portarà la fidelització dels usuaris. També és important que l'ajuda sigui entenedora i que estigui organitzada de manera que sigui útil tant per a l'usuari inicial com per a l'usuari avançat i amb coneixements de programació i SQL.

2.2.

Mòdul de comptabilitat

Un dels mòduls fonamentals d'un programari de gestió empresarial, si no el més important, és el mòdul de comptabilitat. Aquest mòdul ha de permetre:

Gestionar la comptabilitat de diferents empreses i fer les còpies de seguretat oportunes per garantir l'accessibilitat i el manteniment de la informació. Gestionar els comptes que intervenen en la nostra activitat empresarial per mitjà dels comptes de pla general comptable mantenint aquesta informació actualitzada. Gestionar el llibre diari i major, i permetre'ns fer els assentaments corresponents a la nostra activitat. Generar informes i llistes de múltiples informacions relacionades amb la nostra activitat. Dur a terme un balanç comptable de la situació de l'empresa en qualsevol moment.

• •

En definitiva, un seguit d'operacions que ens proporcionaran informació històrica o actual de qualsevol aspecte de la nostra gestió comptable i que ens permetrà tenir un control permanent sobre la nostra situació econòmica.

2.2.1.

Creació/gestió d'empreses i còpies de seguretat

Aquest mòdul del paquet de gestió ens permetrà dur a terme la gestió comptable d'una o múltiples empreses podent-la seleccionar d'una llista d'empreses i podent seleccionar l'any a què ens referim (figura 30), i també ens ha de permetre crear, afegir i modificar característiques de l'empresa.

44

Figura 30. L'aplicació ens ha de permetre escollir la comptabilitat de diferents empreses o diferents exercicis. No cal insistir en la necessitat de dur a terme una política de còpies de seguretat adequada quant a regularitat i manteniment de les còpies. Una bona gestió de les còpies de seguretat minimitzarà els riscos de pèrdua d'informació, en el nostre cas, molt "sensible" (figura 31).

Figura 31. El sistema ens ha de facilitar la generació i restauració de còpies de seguretat. Un altre aspecte important i necessari en una aplicació de gestió comptable és la possibilitat d'exportació i importació de dades. Aquestes aplicacions ens permetran, d'una banda, fer una incorporació massiva de dades en el nostre sistema procedents d'un altre sistema comptable amb un programari similar o compatible o, a l'inrevés, transportar les nostres dades a un altre sistema comptable.

La gestió de les còpies de seguretat és un punt vital en l'assegurament del servei. És important que les eines d'importació/exportació de dades siguin força segures, ja que una importació/exportació errònia de dades ens pot portar a situacions problemàtiques de pèrdua d'informació, tant física (les dades no hi són) com lògica (no aporten la informació que haurien d'aportar). 45

En relació amb la importació i exportació de dades, és vital la comunicació amb l'empresa desenvolupadora, ja que de vegades és necessari el contacte amb els desenvolupadors per tal de col·laborar i assessorar en el tema de les importacions o exportacions de dades en determinats casos especialment complexos.

2.2.2.

Programa de gestió comptable

Si haguéssim d'enumerar de manera abreujada les característiques d'un programa de gestió comptable, podríem esmentar:
• • • • • • • • • • • •

Multiusuari, multiempresa i multiexercici Control d'accés per usuaris i nivells Funcionament en xarxa Generació d'informes en diferents formats Localització d'errades i desquadraments Tancament configurable d'exercicis Assentaments predefinits, automàtics i intel·ligents Importació i exportació de dades Actualitzable per Internet Comptabilització automàtica de moviments de gestió Gestor d'informes gràfics Possibilitat de treballar amb diferents plans comptables

2.2.3.

Primers passos

En la figura 32 veiem una imatge d'una possible pàgina inicial.

Figura 32. Accés fàcil L'aplicació ha de facilitar l'accés a les diferents seccions de manera ràpida i clara, sobretot als apartats i seccions més utilitzats. 46

L'aplicació que estem analitzant presenta en la part superior les opcions generals del programa en tres modalitats:
• • •

El menú principal La barra d'accés ràpid (situada sota el menú) L'indexador (situat en el lateral esquerre)

Dintre de la pantalla general s'obren les finestres corresponents a les opcions específiques del programa que s'hagin escollit. Podem veure la distribució global de la pantalla en la figura 33.

Figura 33. Aspecte global d'una aplicació de gestió comptable En iniciar una sessió de treball en una empresa seleccionada, podem accedir per l'indexador o el menú principal directament als llocs següents:
• • • • • • •

Extracte de comptes: llibre major Llibre diari d'apunts Balanç de comptes Balanç periòdic de comptes Assentaments, introducció d'apunts comptables Llista d'assentaments Pla de comptes 47

2.2.4.

El pla comptable

El sistema treballa habitualment amb un pla comptable determinat, però ha de permetre accedir i utilitzar altres plans comptables modificant de manera simple algun paràmetre de configuració. Suposem que portem la comptabilitat d'una empresa de l'estranger: no tindria sentit haver de canviar de programa de gestió perquè hem de dur la comptabilitat d'una empresa d'un altre país. En el bloc central de la figura 34 podem veure dues pestanyes:

Pla comptable. Aquesta finestra presenta els comptes del pla general comptable de l'empresa a gestionar. Podrem modificar, afegir o eliminar comptes en aquesta llista en funció de l'activitat i l'operativa de l'empresa. Podrem visualitzar-los en un diagrama d'arbre expansible. Subcomptes. Es pot veure una llista dels subcomptes d'aquesta empresa.

Figura 34. Aproximació a la finestra central de l'aplicació de gestió comptable Aquesta secció ens ha de permetre la creació, edició i esborrat dels subcomptes.

Figura 35. Finestra d'edició de comptes 48

En la figura 35 veiem una finestra d'edició de comptes en què podrem introduir característiques d'aquests comptes. Mirant la figura 35, en la secció de dades generals del compte tenim les dades següents:
• • •

Codi El compte pare de què depèn El nom del compte

En la secció d'opcions, podem seleccionar alguns dels paràmetres del compte:

Imputació. Si volem que els apunts d'aquest compte o subcompte siguin imputats als costos/beneficis del compte pare. Bloquejat. Si volem bloquejar el compte perquè no s'hi pugui operar. No-deure. Si volem que no es puguin introduir apunts en el camp Deure d'aquest compte o subcompte. No-haver. Si volem que no es puguin introduir apunts en el camp Haver d'aquest compte o subcompte. Regularització. Si volem incloure aquest compte o subcompte en l'assentament de regularització.

• •

En la secció de tipus de compte, podrem seleccionar la tipologia del compte o subcompte:
• • • • • •

Actiu Passiu Net Ingrés Despesa Sense tipus

En la secció de saldos es mostren els saldos actuals del compte o subcompte que en aquest moment s'està editant. En la pestanya d'altres dades, l'aplicació ens demana informacions complementàries a les dades comptables i que poden útils per a la gestió diària de la comptabilitat, per exemple: nom de l'entitat, CIF, adreça, telèfon, etc.

2.2.5.

Assentaments comptables

També hem de disposar d'una eina per a la gestió dels assentaments comptables. Podria tenir un aspecte semblant al de la figura 36.

49

Figura 36. Possible finestra per a la introducció de nous assentaments comptables Les icones que veiem en la part superior de la figura 36 ens permetran:
• • • • • • • • • •

Desbloquejar un assentament prèviament bloquejat. Bloquejar un assentament perquè no se'n pugui modificar el contingut. Desar els assentaments. Crear un nou assentament. Afegir dades addicionals a un assentament. Eliminar un assentament. Duplicar un assentament. Exportar assentaments per utilitzar-los posteriorment en una altra aplicació. Importar un assentament. Moure'ns pels assentaments de diferents maneres: seqüencialment, per dates o per número d'assentament. Mostrar documents relacionats amb un assentament en concret: balanços, extractes, etc.

Per a la creació d'assentaments hem d'introduir una sèrie d'informacions fonamentals i altres de complementàries (figura 37).

Figura 37. Línia corresponent a les dades a introduir en un assentament comptable Entre aquestes informacions podem esmentar:

50

• • •

Identificador associat a l'assentament (generat habitualment de manera automàtica). Data de l'assentament. Codi del compte comptable al qual s'associa aquest assentament. En cas de no saber el codi, ens ha de permetre consultar el pla comptable. Descripció de l'apunt. Concepte comptable. Deure (s'apunta la quantitat corresponent al deure). Haver (s'apunta la quantitat corresponent a l'haver). Contrapartida (s'escriu el compte de contrapartida d'aquest apunt). Identificador del tipus d'IVA.

• • • • • •

Una altra característica recomanable en una aplicació de gestió comptable és la generació de subformularis. Aquests subformularis dels assentaments consisteixen en llistes només amb les dades que resulten necessàries en un moment donat. El generador d'aquest subformularis ens demanarà quins camps volem en la nostra llista, de manera que en fer la crida al subformulari només ens apareixeran els camps que s'hagin sol·licitat. Així podrem delimitar la informació que se'ns mostrarà de manera que només es visualitzi la que és útil en una determinada circumstància.

2.2.6.

Consultes SQL

Aquesta opció es presenta per a usuaris avançats i programadors, i permet veure la consulta SQL que genera la llista, d'aquesta manera un usuari expert pot modificar la consulta i generar la llista que més s'ajusti a les seves necessitats. És una opció només recomanable a l'usuari amb coneixements avançats d'SQL.

Figura 38. Captura corresponent a una consulta SQL configurable

51

SQL. Structured query language "SQL (Structured Query Language o Llenguatge d'interrogació estructurat) és un llenguatge estàndard de comunicació amb bases de dades relacionals. És a dir, un llenguatge normalitzat que permet treballar amb la majoria de bases de dades relacionals. L'SQL es pot hostatjar (es pot utilitzar) dins d'altres llenguatges de programació. La principal característica d'aquest llenguatge és la seva simplicitat, ja que amb pocs coneixements es poden fer consultes bàsiques sobre una base de dades, encara que no per això deixa de ser un llenguatge complet, tant relacionalment com computacionalment." http://ca.wikipedia.org En la figura 38 podem veure una consulta SQL generada per un programa de comptabilitat.

2.2.7.

El llibre major

El llibre major ens ha de mostrar les operacions dutes a terme sobre un compte en l'operativa diària.

Figura 39. Captura corresponent a un llibre major d'un programa de gestió comptable En aquesta finestra (figura 39) l'aplicació ens ha de permetre accions com:
• •

Imprimir. Fer cerques avançades d'apunts i assentaments en funció de comptes, dates o altres elements d'identificació. Configurar els camps que ens apareixeran en les llistes de manera que s'optimitzi la visualització de la informació. Executar la cassació d'un compte. Gestionar els puntejos que s'han dut a terme.

• •

Una mostra dels camps podria ser:

Punteig. 52

• • • • • • • • •

Data. Codi del compte Descripció del compte Concepte comptable Deure Haver Saldo de l'assentament Identificador de l'assentament Identificador del llibre diari

El programari de gestió comptable també ha de facilitar el punteig dels assentaments per poder, per exemple, repassar-los. El punteig d'assentaments (figura 40) es fa en el llibre major, i les opcions de què podríem disposar són:
• • • •

Cassació (executa la cassació d'un compte). Desar punteig. Carregar punteig (tornar a un punteig anterior). Esborrar punteig.

Figura 40. Un programa de gestió comptable ha de permetre puntejar els assentaments.

2.2.8.

El llibre diari

El llibre diari (figura 41) mostra les operacions diàries dutes a terme en la nostra comptabilitat.

Figura 41. Llibre diari corresponent a un programa de gestió comptable 53

El llibre diari ens ha de permetre accions com:
• • • •

Imprimir: Fer cerques avançades. Configurar les llistes i les informacions que han d'aparèixer. Actualitzar llistes.

En la personalització de les llistes podem escollir els camps que volem tenir visualitzats per fer més entenedora la informació presentada:
• • • • • • • • • • • • •

Identificador de l'assentament Ordre de l'assentament Data Codi del compte Concepte comptable Descripció Deure Haver Comentari Esborrany Identificador d'esborrany Tipus de compte Factura relacionada

A més a més, el llibre diari ens ha de permetre filtrar la informació que es mostra en la llista, per això hem de poder seleccionar diferents paràmetres que ens permetran filtrar les anotacions del llibre.

Figura 42. Secció de filtratge d'assentaments Si ens fixem en la imatge de la figura 42, veurem que en aquest cas podem fer un filtratge segons el següent:
• • • •

Període de temps. Saldo superior o inferior a una quantitat. Si volem incloure o no els assentament oberts. Per compte de contrapartida.

54

També, tant el llibre diari com el llibre major han de permetre generar, imprimir o desar tots els informes i llistes que siguin necessaris. Aquests informes/llistes han de ser oferts per l'aplicació, però també ens ha de permetre generar informes i llistes personalitzats i desar tant les plantilles dels informes com els informes que es generin amb aquestes plantilles, de manera que puguem generar informes a mida sempre que sigui necessari. En la figura 43 podem veure un exemple d'informe.

Figura 43. Exemple d'informe generat per l'aplicació Els informes poden estar predefinits, però també s'han de poder crear informes personalitzats. Una altra eina que ens hauria d'oferir l'aplicació són els assentaments intel·ligents, també coneguts com a assentaments patró. Aquest tipus d'assentaments són assentaments predefinits per l'usuari que, invariablement, segueixen una pauta específica per a la introducció de l'apunt. Per exemple: una factura d'un creditor de serveis concret sempre utilitza els mateixos comptes i porta una imputació semblant en el deure, l'haver i un registre d'IVA. Amb l'ús d'aquests assentaments intel·ligents s'agilitza la tasca d'introducció de dades, ja que l'estructura de l'assentament sempre és la mateixa, i és el sistema el que s'ha d'encarregar d'introduir la major part de les dades d'aquesta operació. Els assentaments d'obertura i de tancament també han de poder ser generats automàticament per l'aplicació per poder obrir/tancar un exercici.

2.3.

Programa de facturació

El mòdul de facturació hauria de ser un altre mòdul imprescindible que ens aportés un paquet de gestió empresarial. Tal com passa amb el mòdul de gestió comptable, el de facturació també pot funcionar com a mòdul independent, però és recomanable que funcioni fortament vinculat al mòdul de comptabilitat. Tots dos han de formar una unitat integral en què el pas d'informació d'un mòdul a l'altre ha de ser transparent i fluït. En aquest mòdul s'ha de poder:

55

• • • • • • • •

Crear o esborrar empreses. Introduir les propietats i característiques de l'empresa. Obrir/tancar la gestió de factures per a noves empreses. Obrir i tancar la gestió de factures per a un exercici determinat. Gestionar les factures/albarans en tot el seu cicle de vida. Gestionar els clients, els proveïdors i els articles/serveis. Crear còpies de seguretat i restaurar-les en cas necessari. Importar i exportar dades de facturació.

Com tots els altres mòduls del paquet informàtic, aquest s'ha d'haver dissenyat pensant en l'usuari final, intentant que la majoria de les tasques relacionades amb la facturació siguin totalment accessibles i fàcils de dur a terme mitjançant una interfície amigable i configurable amb la finalitat de facilitar la comprensió del programa i l'entorn de treball. Un exemple del possible aspecte d'un programa de facturació genèric el tenim en la figura 44.

Figura 44. Imatge genèrica de l'aspecte d'un programa de gestió de la facturació En aquest supòsit, la pantalla ofereix en la part superior les opcions generals del programa, és a dir, un menú principal, una barra d'accés ràpid i, a l'esquerra, un indexador amb l'accés a les seccions principals de l'aplicació:
• • • • •

Articles Clients Proveïdors Pressupostos a clients Albarans a clients 56

• • • • • •

Factures a clients Cobraments a clients Comandes a proveïdors Albarans de proveïdors Factures de proveïdors Pagaments a proveïdors

2.3.1.

Gestió de magatzems

La gestió de magatzems, que en aquest cas suposarem inclosa en el mòdul de facturació, es pot trobar en un mòdul independent i de funcionament autònom, separat d'aquest però treballant coordinadament. De fet, en el programa que estem utilitzant de model, es pot utilitzar o no aquesta opció de la gestió de magatzems. Nosaltres, en el recorregut que farem per aquest mòdul, sí que la inclourem per així poder tenir una visió més àmplia de les possibilitats d'una aplicació d'aquest tipus.

La gestió de magatzems ens facilitarà molt la tasca quan tinguem els articles dividits en múltiples ubicacions. La gestió de magatzems facilita la tasca per a les empreses que emmagatzemen mercaderies en diferents ubicacions. S'han de poder crear tants magatzems com es vulgui o bé treballar amb un sol magatzem si és el cas. Amb aquesta possibilitat es podran ubicar fàcilment els productes en els inventaris. Aquesta capacitat de gestionar el magatzem farà que sigui més fàcil controlar l'estoc, de manera que el control de mercaderies sigui exacte. Així, en catalogar els articles (generar automàticament els catàlegs de productes), se'ns oferirà la possibilitat d'ubicar-los en un determinat magatzem, amb la qual cosa no solament podrem gestionar les existències d'un determinat article, sinó també gestionar-les en funció dels diferents magatzems.

2.3.2.

Treballadors

Mitjançant aquesta opció es pot donar d'alta i gestionar certes dades dels treballadors de l'empresa que volem relacionar amb els documents que conté el sistema. Després de donar-los d'alta, els podrem seleccionar en els diferents formularis en què el treballador implicat hagi d'aparèixer. 57

És important disposar de dades dels treballadors que han d'aparèixer en el procés de facturació: els albarans, les factures, etc. És important destacar que no es tracta d'un submòdul encarregat de la gestió de nòmines i contractes, sinó simplement d'un apartat que ens permetrà gestionar els treballadors que en un moment donat han d'aparèixer en algun document relacionat amb el procés de facturació en l'empresa. En la figura 45 podem veure un model de fitxa de treballador en què podem introduir i modificar dades relacionades.

Figura 45. Fitxa per contenir informació dels treballadors En la imatge podem veure una fitxa per contenir informació dels treballadors susceptibles d'aparèixer com a responsables, implicats, etc. en algun document relacionat amb la facturació. És fonamental que aquesta informació sigui correcta i actualitzada, i que el sistema asseguri la consistència de la base de dades. Això vol dir que, per motius relacionats amb la tasca diària, no s'ha de poder fer que la informació de la base de dades quedi compromesa. No podríem, per exemple, esborrar un treballador encara que ja no estigués en la nostra empresa i que estigués vinculat a algun document, ja que llavors, en recuperar aquest document, el nom de treballador responsable de l'operació no apareixeria i, per tant, el document no ens aportaria tota la 58

informació necessària.

2.3.3.

Tipus d'IVA

Aquest aspecte també s'ha de tenir molt en compte, el programari de gestió de facturació ha de poder operar amb diferents tipus d'IVA per a cada article, client o proveïdor, per això habitualment és necessari donar d'alta els diferents tipus d'IVA abans de començar a posar en marxa l'aplicació. S'han de poder crear tants tipus d'IVA com es vulgui amb la possibilitat d'afegir-hi un nom i comentaris.

2.3.4.

Sèries de factura

Una altra característica del programa que convé configurar abans d'entrar en execució és la sèrie de factures. Aquesta configuració ens permetrà, en la numeració de les factures, afegir un codi específic per classificar-les per tipus i identificar-les més fàcilment. Com a exemple, podríem generar una sèrie per a les factures d'un tipus especial i que comencessin per la cadena esp de manera que anessin numerades esp0001, esp0002, etc., o també podríem posar l'any com a sufix o prefix de la factura per identificar-les ràpidament (figura 46).

Figura 46. Inclusió de factures Finestra en què se'ns permetria incloure series de factures per facilitar-ne la identificació. 59

2.3.5.

Formes de pagament

Les formes de pagament i cobrament habituals que suporta l'empresa s'han de poder introduir, modificar i eliminar, per poder-les escollir posteriorment en les diferents operacions comptables que es duguin a terme (figura 47).

Figura 47. Configuració de les diferents formes de pagament Finestra que ens permetrà configurar les diferents formes de pagament que l'empresa podrà utilitzar posteriorment. Aquestes formes de pagament s'han de poder associar posteriorment a cada document, proveïdor o client de manera que ofereixin una informació molt valuosa a l'hora de controlar els cobraments i pagaments.

2.3.6.

Clients

La gestió i control de clients és indispensable per a l'emissió de factures, ja que habitualment no és possible ni recomanable introduir les dades dels clients a mà en cada factura. És més convenient crear la llista de tots els clients abans d'utilitzar el programa i, posteriorment, a mesura que hi hagi nous clients introduir-los. En la figura 48 podem veure un model de fitxa de client d'una aplicació tipus per emplenar les dades i incloure-les en la base de dades. Ens hem de fixar que en la figura 48, en l'aplicació model, la fitxa de client té a més una sèrie de pestanyes en la part superior. Analitzem-les:

Pressupostos. En aquesta secció podrem veure els pressupostos per a aquest client i el seu estat.

60

Figura 48. Model de fitxa de client Pressupost Un pressupost és un document que es presenta al client  per detallar el cost que tindrà la venda d'un producte o  la prestació d'un servei, com també per especificar la  forma   de   pagament,   el   temps   que   es   trigarà   a   dur   a  terme el treball i la caducitat del pressupost.

Comandes. En aquesta pestanya es trobarà una llista de les comandes només d'aquest client. Es podria considerar una mena d'històric de les comandes fetes per aquest client. Des d'aquesta pestanya es poden modificar, consultar i eliminar comandes, i també crear-ne de noves. Albarans. Mostrarà una llista dels albarans específics del client en què podrem editar, crear o eliminar qualsevol dels documents creats. Factures. Llista de factures emeses per a aquest client, en què podrem editar, crear o eliminar 61

qualsevol document.

Cobraments. Llista dels pagaments fets fins ara per aquest client. Igual que en les altres, podrem modificar, crear o esborrar els pagaments que es considerin oportuns.

El nombre de pestanyes pot variar en funció dels connectors que tinguem instal·lats. Aquesta llista de clients i les seves dades són fonamentals per al funcionament correcte de l'aplicació, per tant, s'ha de tenir molta cura a l'hora d'introduir les informacions referents als clients de l'empresa.

2.3.7.

Proveïdors

La gestió i control dels proveïdors és indispensable per al control d'estoc, els informes de compres i vendes, i la gestió de cobraments i pagaments.

Figura 49. Model de fitxa de proveïdors

62

Aquesta secció ens ha de permetre crear nous proveïdors (figura 49) i/o modificar-ne les dades, i ha de ser semblant a la de clients quant a aspecte i funcionament. En aquest cas, en la figura 49 podem veure les pestanyes corresponents:

Comandes. En aquesta pestanya es trobarà una llista de les comandes només d'aquest proveïdor. Es podria considerar una mena d'històric de les comandes fetes. Des d'aquesta pestanya es poden modificar, consultar i eliminar comandes, i també crear-ne de noves. Albarans. Mostrarà una llista dels albarans específics del proveïdor en què podrem editar, crear o eliminar qualsevol dels documents creats. Factures. Llista de factures emeses per aquest proveïdor, en què podrem editar, crear o eliminar qualsevol document. Cobraments. Llista dels pagaments fets fins ara a un proveïdor. Igual que en les altres, podrem modificar, crear o esborrar els documents de cobrament que es considerin oportuns.

2.3.8.

Gestió d'articles

L'aplicació de gestió empresarial que estem utilitzant de mostra permet que el mòdul de gestió d'articles i inventari funcioni de manera independent; això vol dir que podem fer funcionar un mòdul de facturació sense utilitzar necessàriament el mòdul de gestió d'articles que veurem a continuació, o bé podem incloure aquestes eines que ajudaran a fer una gestió acurada dels articles, els catàlegs d'articles, els estocs, els articles compostos, etc. Si volem utilitzar aquesta funcionalitat, com és el nostre cas, haurem d'emplenar la fitxa dels articles per disposar de les informacions a les quals posteriorment voldrem accedir. Per facilitar la gestió dels articles, és indiscutible que els haurem d'agrupar per famílies i subfamílies de manera que la localització d'un determinat article sigui més àgil i exacta que si féssim una cerca seqüencial en tot el conjunt d'articles de què disposem.

Figura 50. Subformulari per a la gestió d'articles

63

En la figura 50 podem veure el formulari per crear noves famílies d'articles. Fixem-nos, en la figura 50, en el detall d'haver d'indicar si la nova família és un article o un servei. Una empresa no necessàriament s'ha de dedicar a la venda d'articles, també pot ser una empresa de serveis o de totes dues coses. Les famílies d'articles s'han de poder crear, esborrar i modificar. Hem de ser especialment curosos a l'hora de codificar les famílies i posteriorment els articles, de manera que el codi sigui molt significatiu per poder, d'una banda, cercar els articles per codi i, d'una altra, veient el codi poder-los ubicar en una determinada família. Si passem directament a la fitxa d'un article nou (figura 51), veiem que disposem d'una pestanya de dades generals de l'article amb els ítems següents:
• • • • • • • • • • • •

Codi complet Família Subcodi Descripció Tipus d'articles Nom de l'article Text per a l'etiqueta Tipus d'IVA Preu sense IVA Incloure en el catàleg Control d'estoc Canviar imatge

Figura 51. Mostra d'una fitxa d'articles

64

Aquesta fitxa ens pot permetre controlar l'inventari i la gestió de magatzems. I també veiem altres pestanyes:

Components. Utilitzarem aquesta pestanya si es tracta d'un article compost. Aquesta opció de la fitxa d'articles és la que ens permetrà portar el control d'estoc tant dels articles compostos com de cada article per separat. Article compost Podem anomenar article compost el que està format per  diversos   articles   però   es   ven   com   un   únic   producte  final. Per exemple, una cistella de Nadal està formada  per  diversos   articles   que  es   poden  vendre   de  manera  conjunta a la cistella o de manera separada.

Descripció. En aquesta pestanya podrem introduir una descripció del producte. Aquesta descripció s'imprimiria en cas que generéssim un catàleg de productes de manera automàtica. Mitjana. Ens mostra l'evolució de l'estoc i les mitjanes d'existència d'aquest article. Mínims magatzem. Ens permet gestionar quins són els mínims d'estoc per magatzem de manera que es generi un avís o una comanda quan l'estoc arribi als mínims de seguretat de servei.

• •

En nombre de pestanyes és variable en funció dels connectors instal·lats. En qualsevol moment hem de poder generar llistes predefinides o personalitzades d'articles. En la figura 52 podem veure una llista d'articles introduïts en el sistema.

Figura 52. Llistes d'articles predefinits o personalitzats

2.3.9.

Inventaris i control d'estoc

Si ja hem introduït els clients, els proveïdors, les famílies d'articles i els articles correctament, en 65

una aplicació de gestió empresarial també hem de poder gestionar el control de l'estoc i, per tant, l'inventari dels articles disponibles. Aquest control implica que totes les operacions que es realitzin en el programa es vegin reflectides en l'estoc (quan sigui oportú), de manera que en tot moment hem de poder saber quina és la disponibilitat d'un determinat article, l'estoc disponible d'aquest article i la seva ubicació. L'inventari també ha de permetre comparar i regularitzar l'estoc que ens indica l'aplicació amb l'estoc real.

2.3.10.

Gestió de proveïdors

Un dels elements bàsics per al bon funcionament d'una empresa és la bona gestió dels proveïdors, tant de matèries com de serveis. La qualitat d'aquests proveïdors i de la nostra relació amb ells repercutirà directament en la qualitat dels nostres productes i serveis. Per tant, una gestió correcta d'aquests proveïdors és un aspecte que pot millorar els resultats de la nostra empresa. Una aplicació de gestió comptable ha de permetre controlar les operacions que es fan amb els nostres proveïdors: quines comandes tenim en marxa, quins pagaments tenim pendents o en quins terminis, etc. Comandes a proveïdors Aquesta opció (figura 53) ens permetrà generar noves comandes a proveïdors.

Figura 53. Fitxa model de comandes a proveïdors Les dades que l'aplicació ens pot demanar o permetre introduir són:
• • •

Descripció de la comanda Referència de la comanda Dades de la persona de contacte 66

• • • • •

Número de comanda de proveïdor Forma de pagament Data de creació Proveïdor Magatzem de destinació

En la figura 53, en la part de sota podem veure l'espai destinat a emplenar-se amb els articles que formen la comanda. Les columnes que conformen aquesta secció han de ser configurables perquè apareguin les informacions necessàries en cada cas. Les columnes més habituals en aquesta secció són:
• • • • • • •

Identificador de l'article Codi complet Nom de l'article Quantitat Preu IVA Recàrrecs, etc.

Una vegada creada la comanda, l'aplicació n'ha de fer un seguiment al llarg de la seva "vida". Aquest seguiment implica poder anul·lar-la, generar l'albarà corresponent, fer un seguiment d'aquest fins a arribar a la finalització de l'operació. En aquest aspecte, la traçabilitat ha de ser una característica fonamental d'aquestes aplicacions. Traçabilitat S'anomena  traçabilitat  la   possibilitat   de   seguir   els  passos d'un determinat producte, procés o document al  llarg del seu procés vital, des del naixement fins al punt  final  de  la  seva  trajectòria,  permetent  en  tot moment  conèixer­ne l'estat i ubicació. Albarans a proveïdors Els albarans de proveïdors es poden generar de manera independent, sense iniciar-se en un document anterior, o a partir d'una comanda ja generada. En aquest segon cas, l'albarà passa a formar part de l'historial de la comanda prèvia. La generació de l'albarà és molt similar a la que ja hem vist en la comanda de proveïdor en la figura 53. No és més que la generació d'un document a partir d'unes dades prèviament introduïdes en generar la comanda. Aquest document, l'albarà, sol ser un element vital en el funcionament de l'aplicació, ja que és aquest document el que permet gestionar l'inventari de l'empresa. Si hem activat les pestanyes corresponents en la fitxa de l'article, en tramitar un albarà, els articles que hi apareixen s'afegiran als 67

que hi ha en l'estoc i, per tant, s'actualitzarà aquesta informació. Factures a proveïdors La generació de factures pot ser independent i crear-se des de zero o basant-se en un albarà creat prèviament. En la figura 54 veiem un model de factura generada per l'aplicació.

Figura 54. Fitxa corresponent a una factura Els camps més habituals en aquestes seccions són:
• • • • • • •

Descripció Sèrie de factura Número de factura Forma de pagament Data de creació Proveïdor Magatzem

En la secció dels articles, les informacions més habituals són semblants a les que podem veure en la comanda i en l'albarà a proveïdors. Pagaments a proveïdors Aquesta secció s'encarregaria de gestionar els pagaments que es fan als proveïdors. En cas de fer un pagament des d'una factura, la finestra amb les dades de pagament apareixeran ja amb la informació corresponent a la factura a la qual està vinculada i en funció de la forma de pagament establerta. 68

2.3.11.

Gestió de clients

La gestió de clients, juntament amb la gestió de proveïdors, és l'altre dels dos grans blocs a tenir en compte quan parlem de facturació. Degut al paral∙lelisme conceptual, per veure i completar  els   elements   bàsics   de   la   gestió   de   clients,   vegeu   el  subapartat "Gestió de proveïdors".  El que veurem a continuació serà un resum de la gestió de clients, remarcant únicament els aspectes diferenciadors entre la gestió de proveïdors i la de clients. Lògicament, la diferència entre un proveïdor i un client és immensa, però a l'hora de gestionar aquestes dues branques de la facturació hi ha elements procedimentals comuns. Pressupostos a clients El primer element que realment diferencia la gestió de proveïdors i la de clients és la generació de pressupostos. Les informacions que se sol·liciten per a la creació d'un pressupost solen ser entre d'altres:
• • • • • •

Referència Descripció del pressupost Persona i telèfon de contacte Client Forma de pagament Data de creació i venciment

Les informacions en la secció en què es detallen els articles a servir o els serveis a prestar requereixen, entre d'altres, les dades següents:
• • • • • • • •

Identificador d'article Codi complet Nom d'article Descripció del pressupost Quantitat Preu IVA aplicat Recàrrecs o bonificacions

Comanda, albarà i factura de clients En l'estadi següent ens trobaríem la gestió de la comanda de clients, que es pot generar a partir d'un 69

pressupost acceptat o bé directament, sense passar per un pressupost previ. Si es crea una comanda a partir d'un pressupost prèviament creat, la major part de les dades del pressupost migren a la comanda, en cas contrari, haurem d'introduir les dades en aquest moment.

Figura 55. Fitxa corresponent a un albarà a clients Una vegada la comanda ja està acceptada i ha de seguir la seva ruta, passem a la generació d'un albarà de comanda de clients. Com abans, es pot generar de manera independent o com a fruit de l'evolució d'una comanda acceptada pel client (figura 55). Una vegada s'ha tancat l'albarà, es generarà la factura corresponent de client i posteriorment es registrarà el cobrament de client.

2.3.12.

Llistes d'informacions

És una necessitat que l'aplicació de gestió que utilitzem generi informes i llistes relacionats amb l'estat de la nostra comptabilitat, informes de l'estat dels comptes, dels clients que tenim, dels proveïdors, etc. La major part de les aplicacions de gestió presenten unes llistes estàndard com podrien ser: 1. Vendes
• • • • • •

Llista de pressupostos a clients Llista de comandes a clients Llista d'albarans a clients Llista de factures a clients Llista de cobraments a clients Llista de clients

2. Compres
• •

Llista de comandes a proveïdors Llista d'albarans a proveïdors 70

• • •

Llista de factures a proveïdors Llista de pagaments a proveïdors Llista de proveïdors

3. Articles
• •

Llista de famílies Llista d'articles

Encara que són nombroses, és més que probable que no en tinguem prou i que necessitem llistes més personalitzades. El mòdul de facturació ha de permetre:

Crear informes i llistes més personalitzades, amb una selecció de camps que ens resultaran significatius i amb unes eines de filtratge que permetran que només es visualitzi la informació que ens interessa en un moment determinat. Generar subformularis de manera que en qualsevol finestra de la nostra aplicació podrem seleccionar les columnes que es visualitzaran i, així, podrem veure les informacions dels camps que realment ens aportin informació i ocultar les columnes amb informacions secundàries (figura 56).

Figura 56. Configuració dels camps a visualitzar en un subformulari

71

72

3.

Gestió de la qualitat

Quan parlem de gestió empresarial, de seguida ens venen al cap imatges relacionades amb la comptabilitat, amb les nòmines, amb les compres, amb els proveïdors, amb els inventaris,... que ens porten a pensar en els diferents subsistemes de gestió empresarial: la gestió comptable, la gestió del màrqueting i la publicitat, la gestió dels recursos humans o la gestió de l'inventari i els magatzems. Hi ha un altre aspecte de la gestió de l'empresa que dóna cobertura a tots aquests aspectes de la gestió empresarial que acabem d'esmentar. Es tracta d'un concepte relativament nou que ràpidament i progressivament guanya presència, però no solament en el camp empresarial sinó que aquest nou concepte de la gestió comença a estar present en l'educació, el medi ambient i totes les activitats que impliquin una fabricació d'articles o la prestació d'uns serveis. Estem parlant de la gestió de la qualitat. Les definicions de qualitat han estat molt nombroses i han variat al llarg de la història. De fet, si cadascun de nosaltres proposéssim una definició, de ben segur que serien totes diferents.

En els primers passos de la gestió de la qualitat haurem de "radiografiar" la nostra empresa. Per assolir una bona gestió de la qualitat hem de seguir unes pautes i basar-nos en uns principis sobre els quals s'ha de recolzar tota la gestió de la qualitat. Disposarem d'unes eines que ens permetran analitzar la nostra empresa, veure'n els punts forts i els febles i ens aportarà una imatge d'aquesta en un moment donat. Aquest serà el punt de partida del procés de la gestió de la qualitat i millora contínua. Una vegada analitzada la nostra empresa, haurem de començar a treballar per adequar-la a l'estàndard de qualitat fent els canvis i les modificacions pertinents, i reanalitzant els resultats al llarg de tot el procés, de manera que el camí cap a la qualitat ha de ser un camí continu, sense marxa enrere. Hem de progressar contínuament i anar assegurant les fites que s'assoleixin en el camí.

73

Una vegada hàgim recorregut un camí cap a la qualitat, necessitarem un reconeixement. Aquest és el punt en què entren les empreses certificadores, que mitjançant una auditoria revisaran la correcció i la posada en funcionament dels processos establerts i, si hem fet bé les coses, ens certificaran, amb els beneficis que això aporta a l'empresa.

3.1.

Definicions del concepte de qualitat

Podem trobar moltes definicions de qualitat, i no es pot dir que una sigui la correcta i les altres les equivocades. La qualitat és un concepte subjectiu que podríem definir com "[...] la satisfacció de les necessitats dels clients: el compliment de les exigències pactades o negociades prèviament pel client i el proveïdor". El concepte de qualitat empresarial ha evolucionat des del seu naixement fins a l'actualitat. Depenent de l'època de què parlem i de l'àmbit en què ens movem les definicions de qualitat empresarial canvien. Vegem algunes definicions de qualitat segons diferents persones i entitats:

ISO: "Conjunt de propietats o característiques d'alguna cosa (producte, servei, procés, organització...) que la fan apta per satisfer necessitats". Congrés d'Empreses de Qualitat: "Aptitud d'un producte o servei per satisfer les exigències i necessitats implícites o explícites del client amb el menor cost possible per a l'empresa". Philip B. Crosby: "Compliment d'unes especificacions o conformitat respecte a uns requisits". Armand Feigenbaum: "Conjunt total de característiques del producte (bé o servei) per satisfer les expectatives del client". Rafael Picolo: defineix qualitat "no com un concepte aïllat, ni que s'aconsegueix d'un dia per l'altre, descansa en forts valors que es presenten en el medi ambient, així com en altres que s'adquireixen amb esforços i disciplina". Joseph M. Juran: "L'adequació per a l'ús satisfent les necessitats del client." W. Edwards Deming: "És un grau previsible d'uniformitat, fiabilitat a baix cost i adequació a les característiques del mercat"; també, "La qualitat no és més que una sèrie de qüestionaments cap a una millora contínua".

• •

3.2.

Evolució del concepte de qualitat

Als anys setanta, degut a la gran crisi econòmica es va passar d'un entorn econòmic general d'estabilitat i creixement a un entorn caracteritzat per la progressiva inestabilitat econòmica, i pel marcat procés de globalització. En aquest escenari neix i s'instaura la qualitat com a model i aquesta "filosofia de qualitat" implica a grans trets:
• •

La instauració del client i la seva satisfacció com a element central i vertebrador. La implantació d'un model de participació, motivació i formació de tot el personal de 74

l'empresa. El client s'erigeix en la figura fonamental entorn de la qual giren els altres agents de l'empresa. Ara bé, respecte a aquesta qüestió, cal subratllar que el terme usuari o client no solament fa referència al client final o extern, és a dir, la persona externa a l'empresa que adquirirà el producte o servei. En efecte, el terme usuari o client també fa referència al client intern, és a dir, a l'empleat de l'empresa que compleix tant amb els papers de proveïdor com de client al llarg del procés productiu de l'empresa.

La implantació de la qualitat comporta habitualment profunds canvis en l'operativa de l'empresa. El concepte de qualitat ha canviat al llarg dels anys:

Als anys cinquanta, la qualitat només implicava la qualitat del producte o servei final. La qualitat s'aconseguia mitjançant la inspecció una vegada acabada la producció del producte o servei. Entre els seixanta i vuitanta, el concepte d'inspecció per a la qualitat s'estén al procés de producció. Ja no ens limitem a analitzar el producte/servei final sinó que també s'analitza l'estat de les matèries primeres i la variabilitat dels processos productius per detectar els errors com més aviat millor, però això implica un cost elevat a l'empresa, que s'ha de retallar. Ens adonem que s'ha d'invertir més en la prevenció dels defectes. Als anys vuitanta i noranta, comencen a estendre's els sistemes d'assegurament de la qualitat com a model de gestió de la qualitat que posen més èmfasi en el sistema de qualitat de l'empresa per millorar la qualitat dels productes o serveis. La qualitat fa el salt i passa de centrar-se en el producte/servei, a involucrar les persones i les seves activitats en el procés. La generació d'un producte o servei passa a ser una feina de tots, ja que tots hi participen en major o menor mesura.

Aquesta evolució ens portaria al concepte de gestió de la qualitat total (TQM - total quality management) com a filosofia de gestió centrada en la qualitat, basada en la participació de tots els membres de l'empresa i que tracta d'augmentar la satisfacció de tots els actors del procés alhora que es millora l'eficiència organitzativa i s'obtenen beneficis per a tots els membres de l'organització i per a la resta de la societat. L'evolució simplificada del concepte de qualitat, des de la visió tradicional a una visió més contemporània, es podria resumir en els ítems següents:

Es passa de la selecció i tria dels elements defectuosos a la prevenció de l'aparició d'aquests elements.

75

Es passa de formar els especialistes i inspectors de qualitat a tenir la formació com un element enriquidor que afecta tot el personal de l'empresa. S'amplia el significat de la paraula client. Es passa de centrar-se en el producte a centrar-se en l'activitat de l'empresa. Es passa de basar-se en inspeccions externes a autoavaluar-se. La qualitat s'estén a tots els departaments de l'empresa.

• • • •

3.3.

Noms propis en el naixement i creixement de la qualitat

En el món de la gestió de la qualitat hi ha uns quants noms que no podem obviar i que són referents que varen marcar els fonaments de l'evolució d'aquest concepte que avui en dia està immers en gairebé tots els aspectes de la gestió empresarial. Podem esmentar:

Figura 57. Fases principals del cicle de Deming Font: Gerusa Giménez i altres (2005). Sistemes integrals de gestió, medi ambient i prevenció. Presentacions. UDG.

Joseph M. Juran. És considerat un dels pares de la qualitat. Impulsor de la qualitat destinada al client, va recalcar l'aspecte humà en el camp de la qualitat. Philip B. Crosby. La seva intenció era canviar el concepte de qualitat i l'actitud envers aquesta, i aconseguir el compromís de l'alta direcció. Les seves línies de pensament es poden reduir a dues frases curtes: "La qualitat comença amb les persones, no amb les coses" i " La 76

qualitat és gratis".

Walter A. Shewhart. És el precursor del control estadístic del procés, SPC, que es basa en el fet que dues peces fabricades a la mateixa màquina i pel mateix operari difícilment són exactament iguals. Va influir notablement en W. Edwards Deming. Va ser el creador i l'impulsor de l'ús dels gràfics de control en la gestió empresarial. Armand V. Feigenbaum. Impulsor del terme gestió de la qualitat total. Innovador en l'àrea de la gestió dels costos de la qualitat. Va ser el primer a desglossar els costos de la qualitat en els costos de prevenció, d'avaluació, i els deguts a errors interns i externs. W. Edwards Deming. Precursor del canvi de cultura organitzativa cap a la qualitat. Després de la Segona Guerra Mundial, va introduir al Japó els nous principis de gestió: qualitat i productivitat. Pretenia un canvi organitzatiu complet:
• • • •

Millora contínua Implantació de la formació del treballador Lideratge Implicació total del personal

Posteriorment es va convertir en un dels assessors de grans empreses nord-americanes més sol·licitats. Fins i tot hi ha un premi Deming a les millors iniciatives de qualitat empresarial. Va formular els catorze punts de Deming i el cicle Deming o PDCA (figura 57). Aquest cicle se sol representar com una roda, tal com veiem en la figura 58. Aquesta roda implica que el procés de la gestió de la qualitat és un procés cíclic d'actuacions:

Figura 58. Assegurament de la qualitat mitjançant la roda de Deming Font: La gestió per processos en els centres educatius basada en la Norma ISO 9001:2000 (2004). Generalitat de Catalunya. 1. Una planificació d'activitats 77

2. Una implantació d'aquesta planificació. Posar en marxa els processos planificats 3. Una avaluació dels resultats 4. Una millora en els plantejaments Una vegada realitzades les quatre actuacions, tornarem a començar el procés. És molt important fixar-se que aquest cicle, tal com està representat en la figura 58, no pot anar cap enrere, hi ha una peça que ho impedeix, i aquesta peça representa l'assegurament de la qualitat, de manera que a cada pas endavant que fem aquesta peça ha d'impedir que es torni enrere. Aquest cicle ens portarà cap a la innovació i la millora contínua. En definitiva, aquesta roda ens ha de deixar clars uns conceptes. La qualitat o l'aplicació de la qualitat a la gestió:
• • • • •

És un procés continu. És un procés cíclic de planificació, anàlisi i avaluació. Cada progrés s'ha d'assegurar per evitar retrocessos. S'ha d'anar sempre cap a la innovació.

Kaoru Ishikawa: La contribució principal d'Ishikawa va ser simplificar els mètodes estadístics utilitzats per al control de qualitat en la indústria a nivell general. A nivell tècnic va insistir en la recollida i presentació correctes de les dades per poder dur a terme bones anàlisis. Va crear els diagrames de causa-efecte, sovint anomenats diagrames d'Ishikawa.

3.4.

Principi de la qualitat total

Per entendre el concepte de qualitat total hem d'assumir que es basa en vuit principis que en marquen la línia conceptual: Principi 1. Organització focalitzada en el client Les organitzacions depenen dels clients i, en conseqüència, han de comprendre les necessitats actuals i futures, complir amb els seus requisits i esforçar-se per excedir les seves expectatives. Principi 2. Lideratge Els líders estableixen unitat de propòsit i direcció en una organització. Han de crear i mantenir el clima intern en què les persones es puguin sentir totalment involucrades en la consecució dels objectius organitzacionals. Principi 3. Involucrament del personal El personal, en tots els seus nivells, és l'essència de l'organització i el seu involucrament total permet utilitzar les seves habilitats en benefici de l'organització. Principi 4. Gestió per processos 78

El resultat esperat s'assoleix amb més eficiència gestionant els recursos i les activitats relacionades com un procés. Principi 5. Gestió per mitjà de sistemes Fixem-nos en l'eficàcia i l'eficiència de l'organització. De vegades, aquests dos conceptes provoquen confusió. S'ha de tenir clara la diferència entre tots dos i que la unió del dos conceptes equival a productivitat. Eficàcia + eficiència = productivitat

Eficàcia i eficiència Eficàcia   o   efectivitat   és   la   capacitat   d'aconseguir   un  efecte   desitjat   o   esperat.   En   canvi,   eficiència   és   la  capacitat d'aconseguir l'efecte en qüestió amb el mínim  de recursos possibles. Principi 6. Millora contínua La millora contínua ha de ser un objectiu permanent de l'empresa. Principi 7. Presa de decisions basades en fets Les decisions efectives estan basades en l'anàlisi de dades i informació. Principi 8. Relacions amb els proveïdors mútuament beneficioses Les relacions entre una organització i els seus proveïdors són mútuament beneficioses i augmenten la capacitat de tots dos per crear valor.

3.5.

Com cal iniciar-se en el procés de qualitat? Per on cal començar ?

Abans de contestar a les preguntes que donen nom a aquest apartat, potser hi ha una altra pregunta que necessita resposta: per què ens hem d'involucrar en un procés de qualitat? Les raons fonamentals (figura 59) per les quals un empresari/organització s'hauria d'implicar en una gestió de la qualitat es podrien resumir així:
• • • •

Es milloren els processos productius de l'empresa i es minimitzen els riscos d'error. Es millora la imatge de marca de l'empresa i s'obtenen nous clients. Es treballa amb l'objectiu de zero defectes i s'eviten malbarataments. Es millora la satisfacció i la relació amb els clients, els proveïdors i la societat a la qual pertany l'empresa.

Una vegada hem decidit entrar en el camí de la qualitat, hem de respondre a una pregunta habitual: per on hem de començar? 79

Figura 59. Reacció en cadena de la qualitat Font: Gerusa Giménez i altres (2005). Sistemes Integrals de gestió, medi ambient i prevenció. Presentacions. UDG. Un dels primers passos és assumir i acceptar els anomenats catorze punts de Deming per començar a recórrer el camí cap a la qualitat: 1. Crear constància i consistència en els objectius, amb l'ànim de ser més competitius, estar en el negoci, i crear llocs de treball. 2. Adoptar la nova filosofia. 3. Eliminar la dependència de la inspecció en massa. 4. Eliminar la pràctica de concedir els contractes exclusivament pel preu. 5. Millorar constantment els sistemes productius i de serveis. 6. Instituir la formació en el lloc de treball. 7. Instituir el lideratge. 8. Apartar els temors. 9. Eliminar les barreres entre els departaments i àrees de personal. 10. Deixar de sermonejar els treballadors i eliminar objectius no realitzables. 11. Eliminar quotes numèriques i substituir-les pel lideratge. 12. Eliminar barreres que impedeixen estar orgullós de la feina feta i que no dignifiquen la professió. 13. Instaurar un programa rigorós de formació i millora continuada. 14. Actuar perquè tot el personal de l'organització treballi en la transformació.

80

3.5.1.

L'aplicació d'eines de millora de la qualitat

Un primer pas per iniciar el camí cap a la qualitat podria ser utilitzar algunes eines d'anàlisi per a la millora de la qualitat. Aquestes eines ens permetran fer una primera anàlisi de la nostra empresa, veure quins són els punts febles i els punts forts i tenir una visió més global del funcionament de l'empresa i que permetrà prendre unes decisions o uns camins que ens portin fins als objectius que ens proposem. Aquestes eines permetran als organismes i empreses mesurar i controlar diferents paràmetres del sistema, i comparar-los amb els valors establerts com a vàlids o correctes. De vegades també s'utilitzen per obtenir una sèrie d'informacions en relació amb els serveis, activitats i sistemes de l'empresa i el seu funcionament, per poder detectar els punts que no presenten valors acceptables i sobre els quals es pot incidir per aconseguir una millora de la qualitat en tota l'organització. Són moltes les eines i procediments de treball que tenim a l'abast per supervisar i controlar l'evolució dels diferents paràmetres de l'operativa de l'empresa i poder-ne treure conclusions. Però potser el conjunt d'eines més habitual és el dissenyat pel Dr. Kaoru Ishikawa, basat en el que s'anomena les set eines bàsiques per al control de la qualitat. Aquestes set eines bàsiques són els diagrames de flux, fulls d'inspecció, diagrames de dispersió, diagrames de Pareto, histogrames, diagrames de causa-efecte i gràfics de control. A continuació, analitzem aquestes eines amb més detall: Diagrama de flux És una descripció dels diferents passos d'un procés ordenats seqüencialment. Pot mostrar el flux de materials, accions o serveis entrant i sortint del procés, les decisions a prendre i el recurs humà necessari. Permet tenir una visió i comprensió global del procés, veure com es vinculen les diferents etapes i descobrir errors presents o futurs (vegeu la figura 60).

Figura 60. Diagrama de flux Full d'inspecció/comprovació Serveix per reunir i classificar la informació segons determinades categories, mitjançant l'anotació i 81

registre de les seves freqüències en forma de dades. Quan s'ha establert el fenomen que es requereix estudiar i s'han identificat les categories que el caracteritzen, aquestes informacions es registren en un full indicant la freqüència d'observació. Diagrama de dispersió o correlació

Figura 61. Diagrama de dispersió És una tècnica que intenta posar de manifest la relació entre dues variables en funció dels valors obtinguts quan aquestes varien. Se sol utilitzar per comprovar la dependència entre aquestes dues variables, cercant relacions de causa i efecte. Es representa mitjançant un gràfic de dos eixos en què se situen els valors de cada variable a analitzar. S'obtindrà un núvol de punts que permetrà saber si hi ha relació o no entre les variables. Podem obtenir l'expressió de la funció que relaciona totes dues variables i el grau de correlació entre aquestes (figura 61). Diagrama de Pareto

Figura 62. Diagrama de Pareto 82

El diagrama de Pareto és un gràfic de barres (vegeu la figura 62). La longitud de cada barra representa la freqüència d'ocurrència o el cost. Aquest gràfic permet visualitzar ràpidament les causes de més influència i assenyalar la importància relativa de cada una. Així es podran determinar les causes més freqüents que originen el problema estudiat i donar-los més o menys importància a l'hora de decidir sobre quins aspectes caldrà treballar. El diagrama rep aquest nom perquè respon a una norma enunciada per Wilfred Pareto que diu que "El 80% dels problemes que es presenten venen només del 20% de les causes". Histograma Tècnica habitual de representació gràfica que permet mostrar quin tipus de distribució estadística presenten les dades per mitjà d'un diagrama de barres. En el diagrama, la freqüència apareixerà en l'eix vertical, i el rang de valors que la variable analitzada pot prendre apareixerà en l'eix horitzontal (vegeu la figura 63). Són útils per comprovar l'efectivitat de canvis introduïts, comparant l'evolució temporal i verificant les especificacions dels límits establerts.

Figura 63. Histogrames Diagrama causa-efecte o d'Ishikawa És una representació gràfica que permet relacionar un problema amb les possibles causes. Facilita la selecció de les causes de més influència i ajuda a adoptar mesures correctores (figura 64). Analitza de manera organitzada i sistemàtica els problemes o causes que poden afectar la qualitat de l'efecte. És útil per identificar i ordenar les causes i els seus orígens i solucionar el problema des de l'arrel.

83

Figura 64. Diagrama de Ishikawa o d'espina de peix Gràfic de control És un gràfic utilitzat per analitzar les variacions d'un procés comparant les dades actuals amb les històriques (vegeu figura 65). S'utilitza quan:

Es volen comprovar/analitzar les tendències d'un procés des del punt de vista de l'evolució temporal. Permet esbrinar si un procés és estable o no. Permet analitzar la influència de determinades variables en el procés.

• •

Figura 65. Diagrama de control Aquestes set eines no solament ens permeten fer un diagnòstic de la nostra organització sinó que, l'aspecte més important, ens aporten informacions de quins aspectes s'han de millorar, i ens permeten fer un seguiment continu de l'evolució d'aquests aspectes.

84

Aquest conjunt d'eines i la nostra experiència ens han de permetre fer un diagnòstic complet de la nostra empresa.

3.6.

Implantació d'un sistema d' assegurament de la qualitat

Un segon pas consisteix a assegurar la qualitat, és a dir, a establir uns procediments de treball estàndards que permetin assegurar que tots els productes i serveis produïts tindran sempre el mateix nivell de qualitat i que les fites assolides no es perdran al llarg del temps. El concepte d'assegurament de la qualitat es podria definir com el conjunt d'elements organitzatius, funcionals i de control necessaris per obtenir uns resultats d'acord amb les línies de qualitat que tinguem marcades. Per a establir aquest assegurament de la qualitat hem d'implantar un sistema de gestió de la qualitat. Aquest sistema de gestió de la qualitat permetrà desenvolupar, dissenyar, produir i servir un producte o servei de qualitat, a la vegada que permetrà gestionar-la d'una manera eficaç i eficient per aconseguir els objectius fixats en matèria de qualitat.

Figura 66. Diagrama d'influències i fluxos en la gestió de la qualitat Aquesta implantació d'un sistema de gestió de la qualitat implicarà una anàlisi i valoració profundes que abastaran diferents aspectes:
• •

Quins recursos són necessaris per dur a terme aquest projecte. Quins recursos l'empresa/organització està disposada a aportar per dur a terme el projecte. 85

• •

Establir una planificació detallada dels passos a seguir i les pautes a marcar. Definir l'estructura organitzacional per dur a terme el canvi cap a la qualitat empresarial.

Font: Gerusa Giménez i altres (2005). Sistemes Integrals de gestió, medi ambient i prevenció. Presentacions. UDG. Les etapes que conformen la totalitat del projecte d'assegurament i gestió de la qualitat (figura 66) s'inicien amb l'anàlisi de la situació inicial per passar al desenvolupament del sistema escollit, a la seva implantació efectiva, a l'avaluació posterior i finalment a la seva certificació.

3.6.1.

L'estructura bàsica d'un sistema de gestió de la qualitat

L'estructura bàsica d'un sistema de gestió de la qualitat pot variar i ha de variar d'una empresa a una altra. Podria estar formada (figura 67) per tres elements principals:

El comitè/comissió de qualitat. La comissió de qualitat representa el grup de més alt nivell. Inclou com a membres el personal responsable de l'empresa i dels diferents departaments. Requereix un compromís ferm envers el funcionament del sistema de qualitat i un convenciment de la conveniència del camí que s'ha iniciat. Aquesta seguretat que la comissió de qualitat ha de mostrar s'ha de reflectir en les seves tasques:

Vetllar perquè s'apliqui la política de qualitat, determinant les funcions i recursos necessaris. Revisar periòdicament la situació del sistema per detectar comportaments erronis. Fixar objectius i vetllar perquè es compleixin per contribuir efectivament a la millora contínua.

• •

La direcció/coordinació de qualitat. La coordinació de qualitat és la responsable principal del sistema de gestió de qualitat. Pot tractar-se d'un únic responsable de qualitat o bé d'un departament format per més d'una persona. Dirigeix i controla el procés d'implantació del sistema de qualitat i el manteniment del sistema implantat.

Figura 67. Distribució d'atribucions en els sistemes de gestió de qualitat

86

Font: Gerusa Giménez i altres (2005). Sistemes Integrals de gestió, medi ambient i prevenció. Presentacions. UDG.

Els equips de millora. Els equips de millora són grups de persones de qualsevol departament de l'empresa que normalment fan les tasques operatives, i que treballen plegats per tractar temes relacionats amb l'SGQ. Els tipus principals d'equips de millora són:

Cercles de qualitat. Es tracta de grups que es creen de manera voluntària per resoldre determinats problemes i dinàmiques presents en l'empresa i que necessiten reconduirse i acoblar-se al sistema de qualitat. Grups de millora. Grups de persones designades per la direcció per analitzar i mirar de resoldre un problema puntual. Aquest grup de millora té caràcter temporal i es dissol en el moment en què finalitza la seva tasca. Grups d'actuació. Són grups de millora que es constitueixen per tractar de temes urgents.

3.7.

Documentació del sistema de gestió de la qualitat

Una de les tasques a fer una vegada ja tenim plantejada l'estructura organitzativa del sistema de qualitat és la redacció de la documentació del projecte de qualitat. Aquesta documentació ha de contenir tota la informació referida al sistema de gestió de qualitat implantat (o que serà implantat) en l'empresa. Aquesta documentació, que ha d'incloure tot el que es fa en l'empresa i com es fa, és el que l'organisme certificador agafarà com a referent per realitzar l'auditoria. Per tant, és vital tenir sempre la documentació actualitzada de manera que s'hi reflecteixin tots els canvis funcionals i organitzatius de l'empresa. La revisió periòdica de la documentació és una necessitat per assegurar-nos que continua descrivint les tasques que es realitzen efectivament en l'empresa i que la seva operativa està reflectida en aquesta documentació. La documentació del sistema de gestió generalment està formada pels documents següents:

Documentació bàsica del sistema de gestió de qualitat (planificació, organització, reglaments, designació del responsable de qualitat, etc.). Documents principals del sistema de gestió (manual de qualitat, mapes de processos, procediments de qualitat, instruccions de qualitat, formats, indicadors, formularis i registres de qualitat).

Aquesta documentació l'han de redactar les persones designades per la direcció de qualitat que estiguin implicades en les activitats a què es fa referència en cada document en concret i ha de ser aprovada inicialment i actualitzada regularment segons el que disposa la norma escollida.

87

La correcció i actualització de la documentació és un dels punts forts del procés d'assegurament de la qualitat.

3.8.

Auditoria

Una vegada implantat el sistema de gestió és necessari sotmetre'l a una mena d'examen per avaluar si compleix els requisits que té marcats, per la qual cosa és necessari realitzar el que s'anomena una auditoria del sistema de gestió de la qualitat.

Els diferents tipus d'auditoria trauran a la llum els nostres punts forts i punts febles després d'una anàlisi de la nostra empresa. En general, les auditories poden ser de diferents tipus en funció del seu objecte (auditoria de procés, de producte o de sistema) o de l'àmbit de realització (auditoria interna o externa). En cas que l'auditoria sigui interna, significa que és el personal de la mateixa empresa qui analitza i valora el funcionament del sistema per descobrir els punts forts i els punts febles i, així, poder posar en marxa les mesures correctores o les modificacions necessàries per reconduir la situació cap al punt on volem que es trobi el nostre sistema de qualitat.

3.9.

La certificació

Una vegada realitzada una o més auditories internes i havent dut a terme les mesures correctores que les auditories internes ens han marcat, ens podem obrir a l'exterior. Una vegada arribada a aquest punt, l'empresa pot contractar un organisme extern que s'encarregui d'avaluar el sistema i emeti un veredicte respecte a la correcció de la implantació del sistema de 88

qualitat en funció de les normes aplicables. Aquest procés es coneix com a auditoria externa i és l'anomenat procés de certificació del sistema de gestió de la qualitat, que duen a terme els organismes certificadors acreditats per una entitat d'acreditació de prestigi reconegut.

La certificació és una feina de tots. Tots hi participem i tots hi guanyem.

Figura 68. Diagrama de flux corresponent a les auditories i el camí cap a la certificació Font: http://www.cidem.com Aquest organisme certificador ha de dur a terme l'auditoria corresponent que, en cas de ser superada 89

amb resultat positiu, tindrà com a resultat l'atorgament a l'organització o empresa del certificat adequat com a comprovant que el sistema compleix tots els requisits establerts per la norma. El sistema de gestió de la qualitat ha de complir una sèrie de requisits fonamentals:
• • • •

Ha d'afectar a totes les persones que formen part de l'empresa. Ha de ser entenedor i accessible a totes les persones que formen part de l'empresa. Ha d'integrar funcions, processos i sistemes per aconseguir un objectiu comú. S'ha de crear i aplicar de manera coherent segons els objectius de l'empresa.

3.9.1.

Etapes a seguir en la certificació

Per arribar a aconseguir una certificació, l'empresa, que ja ha implantat el sistema de qualitat, ha de seguir uns passos genèrics (figura 68) que poden variar d'una empresa a una altra depenent del sector de l'empresa certificadora, i que indiquem a continuació: 1. Informació. L'empresa es posa en contacte amb l'organisme certificador. El centre de certificació li sol·licitarà unes informacions per valorar el grau d'implantació del sistema de qualitat. 2. Sol·licitud formal. Quan l'empresa ja ha implantat el sistema de gestió de la qualitat, fa la sol·licitud. El centre de certificació valorarà la sol·licitud i, si cal, demanarà a l'empresa els aclariments o documents complementaris. 3. Designació dels auditors. El centre de certificació designarà l'equip d'auditors i el presentarà a l'empresa. Aquesta té potestat per recusar algun dels membres de l'equip d'auditors. 4. Examen de la documentació. L'equip auditor examina la documentació presentada i elabora un informe que es lliura a l'empresa. 5. Planificació de l'auditoria. L'empresa i el centre de certificació planifiquen el calendari de l'auditoria. Acorden la data de la visita o visites amb l'objectiu de completar l'anàlisi prèvia de la documentació. L'auditoria es durà a terme en la data prevista. 6. Auditoria. L'informe final de l'auditoria, en el qual es destaquen els punts forts i els punts que poden millorar, es lliura a l'empresa. En cas de no-conformitat, se sol·licita a l'empresa que presenti el pla d'accions correctores amb uns terminis de resolució. 7. Decisió. El centre de certificació presenta els resultats de l'auditoria al comitè de certificació; aquests resultats es presenten de manera anònima. El comitè avalua l'informe i proposa al centre la concessió o no de la certificació. 8. Lliurament del certificat. Si s'accepta la concessió de la certificació, el centre de certificació i l'empresa signen el contracte, mitjançant el qual el centre concedeix a l'empresa el dret d'ús de la marca. El centre de certificació emet el certificat corresponent de conformitat del sistema de qualitat de l'empresa amb la norma que sigui aplicable. El període de validesa és finit. 9. Auditories de seguiment. Durant el període de validesa del certificat es realitzaran periòdicament 90

auditories de seguiment amb l'objectiu de comprovar si es mantenen els requisits que van permetre la concessió de la certificació. L'empresa certificada ha de notificar a l'empresa certificadora qualsevol canvi organitzatiu, estructural o funcional perquè l'empresa certificadora n'estigui assabentada i pugui analitzar si aquests canvis són adequats i acceptables per la norma. 10. Auditoria del sistema de qualitat per a la renovació de la certificació. Una vegada acabat el termini de validesa de la certificació, l'empresa ha de tornar a passar una auditoria per renovar la concessió.

3.10.

Gestió de la qualitat total. La excel·lència empresarial

Una vegada assegurat el sistema de gestió de la qualitat, cal millorar-lo contínuament. Aquesta millora requereix la cerca continuada de la satisfacció de tots els clients, i té com a objectiu la qualitat total i l'excel·lència empresarial. Podríem definir la gestió de la qualitat total com "[...] la forma de gestió d'una organització centrada en la qualitat basada en la participació de tots els seus membres i que pretén un èxit a llarg termini mitjançant la satisfacció del client i beneficis per a tots els membres de l'organització i per a la societat". UNE-EN-ISO 8402. La TQM (gestió de la qualitat total) té com a objectiu principal l'excel·lència empresarial. És complicat posar en pràctica la gestió de la qualitat total, ja que és una filosofia, una cultura, una nova manera de pensar en l'organització. Hi ha tres models principals en la TQM, desenvolupats i difosos per les institucions i governs dels tres grans blocs econòmics:
• • •

Model Deming - Japó Model Malcom Balridge - EUA Model EFQM - Europa

Tots aquests models tenen aspectes comuns:

El disseny i la difusió han estat tasca de les institucions públiques com a suport a l'increment de la competitivitat de les empreses. Han constituït grans premis per a les empreses més excel·lents. L'objectiu final és crear una cultura de qualitat a tot el país. Són models que permeten l'autoavaluació de la gestió empresarial. Són models que consideren valors i fonaments similars. Són models que es poden aplicar en qualsevol empresa per assolir la seva excel·lència.

• • • • •

3.10.1.

Concepte de gestió de la qualitat total

Una manera d'entendre la gestió de la qualitat total és com un conjunt d'assumpcions, principis, 91

intervencions i pràctiques en matèria de gestió empresarial. Aquests són: 1. Assumpcions

Sobre qualitat. Produir productes i serveis de qualitat no és solament menys costós, sinó que a més és absolutament essencial per a la supervivència de les organitzacions a llarg termini. Sobre les persones. Els empleats es preocupen per la qualitat de la feina que fan i prendran iniciatives per millorar-la. Sobre les organitzacions. Les organitzacions són sistemes amb parts molt interdependents en què els problemes s'han de resoldre amb la participació de les diferents àrees. Sobre la direcció. La qualitat és, en últim terme, una responsabilitat de l'alta direcció.

2. Principis

Èmfasi en els processos de treball. La qualitat dels productes o serveis depèn molt dels processos de disseny i producció. Anàlisi de la variabilitat. Una variància incontrolada en els processos o en els resultats és la causa primària dels problemes de qualitat. Gestió a partir dels fets (management by fact). Necessitat de recollir sistemàticament totes les dades per a la resolució dels problemes. Aprenentatge i millora contínua.

3. Intervencions
• • • •

Identificació explícita i mesura dels requeriments dels clients Creació d'una relació forta de col·laboració amb els proveïdors Ús d'equips multifuncionals per identificar i resoldre problemes de qualitat Utilització de mètodes científics per analitzar els processos de treball i identificar punts potencials de millora (eines estadístiques) Ús de procediments heurístics per augmentar l'efectivitat dels grups de millora

4. Pràctiques
• • • •

Creació d'equips per a la resolució de problemes Formació Desenvolupament de relacions amb els proveïdors Obtenció de dades sobre els clients

92

3.10.2.

Què és el model d'excel·lència europeu EFQM?

El model europeu d'excel·lència empresarial (EFQM) estableix una ordenació sistemàtica dels factors més crítics per al bon funcionament d'una organització.

L'EFQM és el model europeu d'excel·lència empresarial. Aquest model europeu està dividit en nou criteris dels quals cinc es denominen agents i quatre resultats. Els criteris agent estan relacionats amb la manera en què l'organització enfoca cadascun dels subcriteris següents:

Lideratge. Com inspira l'equip executiu els altres directius i condueix la qualitat total com el procés fonamental de millora contínua de l'organització. Política i estratègia. La missió, valors i direcció estratègica de l'organització i la manera en què arriba a les persones. Persones. Com utilitza l'organització el ple potencial dels recursos humans per millorar contínuament. Aliances i recursos. Com es gestionen els recursos de l'organització en suport de la seva política i estratègia. Processos. Com es gestionen totes les activitats que generen un valor afegit.

Mentre que els criteris resultat valoren què ha aconseguit l'organització respecte al següent:

Resultats de clients. Què aconsegueix l'organització respecte a la satisfacció de les expectatives i necessitats dels clients externs. Resultats en les persones. Què aconsegueix l'organització respecte a la satisfacció de les persones que la componen. Resultats en la societat. Què aconsegueix l'organització per satisfer les necessitats i expectatives de la comunitat en la qual es troba. Resultats clau. Què aconsegueix l'organització respecte a la satisfacció dels que hi tenen algun interès financer, com també en l'assoliment dels objectius planificats.

Cada criteri es valora numèricament. El total màxim de punts a obtenir (mil punts) es reparteix entre els diversos criteris d'agents i resultats sobre la base d'una ponderació ja predeterminada.

3.10.3.

Eines

A més dels models, també hi ha un gran nombre d'eines considerades clau per aconseguir la tan apreciada gestió de la qualitat total.

93

Aquest tipus d'eines, a diferència de les set eines bàsiques de la qualitat, intenten anar més enllà del control numèric i estadístic del producte, del servei o de les activitats. Així, volen ser útils per analitzar situacions complexes, identificar oportunitats de millora i permetre el desenvolupament de plans de millora contínua de la qualitat. Entre les eines de millora principals i més utilitzades trobem les següents:
• • • • • • • •

Pluja d'idees (brainstorming) Cercles de qualitat Benchmarking 6 sigma 5S AMFE Poka yoke QFD

3.11.

Estàndards de qualitat. La normalització

Comencem intentant definir el concepte de normalització: "La normalització és una activitat col·lectiva encaminada a establir solucions a situacions repetitives. En particular, aquesta activitat consisteix en l'elaboració, difusió i aplicació de normes". Una norma vol ser un document ordenador d'una certa activitat, elaborat voluntàriament i amb el consens de totes les parts interessades, i amb la finalitat que les empreses es regeixin per uns principis d'organització que garanteixin l'estabilitat i l'harmonització. Segons la definició acceptada per l'Organització Internacional de Normalització (International Organization for Standarization, ISO) i la Comissió Econòmica per a Europa de les Nacions Unides (CEPE), la norma és "aquella especificació tècnica o qualsevol altre document accessible al públic" que ha estat elaborat en cooperació i amb el consens o l'aprovació general de totes les parts interessades, que es basa en la combinació dels resultats de la ciència, la tecnologia i l'experiència, que ha estat aprovada per un organisme habilitat nacional, regional o internacional, i que té per objectiu beneficiar al màxim tota la comunitat. La normalització és l'activitat de creació de normes amb els objectius següents:
• • •

Unificar criteris comuns. Simplificar, suprimint allò superflu. Especificar les característiques d'allò que sigui objecte de la norma.

3.11.1.

Organismes de la normalització

Tot i que cada país disposa dels seus organismes de normalització nacionals, hi ha un seguit d'organismes internacionals encarregats de gestionar, unificar, millorar i cohesionar tots els aspectes 94

de la normalització de manera que aquestes normes sobrepassin les fronteres i tinguin criteris comuns a escala mundial que comportaran millores per als fabricants, per als consumidors i per a les administracions. Aquestes normes són impulsades per la universalització dels mercats i la preocupació creixent per la competitivitat dels productes i serveis. ISO: International Standard Organization Missió: creació de les normes ISO, d'àmbit internacional. L'any 1947 es va constituir una federació mundial d'organismes nacionals de normalització, que va prendre el nom d'Organització Internacional de Normalització, ISO, amb seu a Ginebra (Suïssa). De fet, la paraula ISO procedeix del mot grec isos, que significa 'igual', i aquest concepte és coherent amb els objectius que proposen les normes tècniques. Cada país membre de l'ISO pot tenir únicament un organisme de normalització que el representi. A Espanya aquest organisme és l'AENOR.

L'International Standard Organization (ISO) és l'organització internacional per a la normalització. CEN: Comitè Europeu de Normalització Missió: creació de les normes EN, d'àmbit europeu. El Comitè Europeu de Normalització és una associació internacional sense finalitat lucrativa i de caràcter científic i tècnic, amb seu a Brussel·les. El CEN va signar un acord amb l'ISO anomenat acord de Viena, que estableix els mecanismes de cooperació entre totes dues organitzacions, des de l'intercanvi d'informació fins a la possibilitat per a l'organització ISO d'introduir un observador en els comitès tècnics del CEN i viceversa.

El Comitè Europeu de Normalització (CEN) gestiona la normalització a Europa. 95

AENOR: Associació Espanyola de Normalització i Certificació Missió: creació de les normes UNE, d'àmbit espanyol. És l'entitat encarregada d'elaborar i vendre normes tècniques espanyoles. A més, actua a Espanya, amb altres entitats, com a entitat de certificació de productes, serveis i empreses (sistemes de gestió) i confereix un valor competitiu diferencial que contribueix a afavorir els intercanvis comercials i la cooperació internacional.

AENOR és l'Associació Espanyola per a la Normalització i la Certificació. És el representant a Espanya de l'ISO.

3.11.2.

Les normes ISO

La família de normes ISO 9000 (elaborades per l'Organització Internacional per a la Normalització –ISO–) són l'estàndard de normes de qualitat més internacional. Es van publicar per primera vegada l'any 1987. Es compon d'un conjunt de normes que ajuden a la implantació i desenvolupament de sistemes de qualitat. Recentment (en el moment en què s'escriuen aquest materials) aquest conjunt de normes ha passat per una profunda revisió, i s'ha passat ara a denominar revisió 9000:2008. La família de normes ISO 9000 que descrivim breument a continuació s'ha elaborat per ajudar les organitzacions a implementar adequadament sistemes de gestió de qualitat. La família ISO 9000 disposa, en el moment en què es redacten aquests materials, de quinze normes publicades. Les tres normes principals són:

ISO 9000. Sistemes de gestió de la qualitat. Principis i vocabulari: descriu els fonaments dels sistemes de gestió de la qualitat i especifica la terminologia; presenta una visió general dels conceptes usats. ISO 9001. Sistemes de gestió de la qualitat. Requisits: conté únicament els requisits mínims d'un sistema de gestió de la qualitat per aconseguir certificar-se; és una norma "de mínims".

96

ISO 9004. Sistemes de gestió de la qualitat. Guia per a la millora contínua: proporciona directrius que consideren tant l'eficàcia com l' eficiència del sistema de gestió de la qualitat; l'objectiu d'aquesta norma és la millora del funcionament de l'organització i la satisfacció dels clients i d'altres parts interessades; constitueix una guia per a les organitzacions que volen anar més enllà dels requisits establerts.

Aquestes normes estan sotmeses sistemàticament a revisions fruit de l'observació, de les enquestes dels usuaris i dels diferents processos d'interpretació de la norma. Tota aquesta anàlisi genera una sèrie de recomanacions de canvi que condueixen a unes esmenes i revisions de les normes. La finalitat d'aquestes esmenes i revisions a les normes són variades i han de seguir unes especificacions de disseny:
• •

S'ha de mantenir l'enfocament a processos. La norma ha de restar genèrica i ser aplicable a tot tipus d'organitzacions independentment de la mida i sector d'activitat. S'ha de mantenir la compatibilitat amb altres normes. Els canvis han de ser mínims, però beneficiosos per als usuaris. Els esborranys de les modificacions han d'estar sotmesos al judici i validació dels usuaris. S'ha de millorar la claredat i la facilitat d'ús. S'ha de millorar la coherència i compatibilitat amb altres normes. S'ha d'adaptar a noves tendències.

• • • • • •

L'estructura d'aquestes normes segueix unes línies genèriques que indiquem a continuació:
• • • • • • • •

Gestió per a l'èxit d'una organització. La presa de decisions L'entorn de negoci d'una organització Formulació de l'estratègia, planificació i desplegament Recursos Gestió de processos Mesurament i anàlisi Aprenentatge, millora i innovació Annexos: eines d'autoavaluació

3.11.3.

La certificació i les empreses certificadores

La certificació és una activitat que du a terme una entitat reconeguda com a independent de les parts interessades, mitjançant la qual es manifesta que es confia prou que un producte, procés o servei degudament identificat és conforme amb una norma o un altre document normatiu especificat. La certificació aporta a l'empresa uns avantatges:

Representa un avantatge competitiu per a l'empresa i n'incentiva el desenvolupament.

97

• • • • •

Facilita l'accés a nous mercats i l'expansió internacional. Facilita la millora contínua. Introdueix racionalitat en els processos productius. Dóna una imatge de confiança al consumidor. Representa una defensa contra la competència deslleial.

En definitiva, la certificació dota l'empresa d'un element diferenciador, i caracteritza els seus productes o serveis amb una imatge que guanya la confiança i la fidelització dels clients. Els certificats de qualitat han de ser atorgats per un organisme reconegut com a certificador. Aquest reconeixement només el concedeix l'ENAC (Entitat Nacional d'Acreditació), màxim organisme espanyol en acreditació d'empreses expenedores de certificats de qualitat. L'ENAC, Entitat Nacional d'Acreditació, és una associació patrocinada i tutelada pel Ministeri d'Indústria i Energia (MINER). Coordina i dirigeix, en l'àmbit nacional, un sistema d'acreditació conforme a normes internacionals. L'ENAC centra la seva activitat en tots els organismes que realitzen activitats d'avaluació de la conformitat:
• • • •

Laboratoris d'assaig Laboratoris de calibratge Entitats d'inspecció Entitats de certificació de productes, sistemes de qualitat, sistemes de gestió mediambiental i persones Verificadors mediambientals

La funció de l'ENAC és controlar les entitats certificadores de la qualitat. L'ENAC audita aquestes empreses i controla que en tot moment compleixin els requisits d'independència, imparcialitat i coneixement del camp d'actuació.

Independència. Independència perquè és un organisme extern a l'empresa qui comprova que el sistema de qualitat establert satisfà els requisits d'una normativa de qualitat determinada. Això és d'aquesta manera perquè l'auditoria i la certificació posterior tinguin credibilitat. Imparcialitat. Per prendre les mesures oportunes, per a la certificació de l'empresa o servei d'una manera objectiva i real, cal imparcialitat. Coneixement del sector o producte. Perquè l'organisme que atorga un certificat de qualitat ho fa després d'haver realitzat una auditoria d'empresa i els auditors han de conèixer els processos i els productes que auditen, a més de tenir una formació tècnica i acadèmica en auditoria.

Entitat encarregada de controlar les entitats certificadores d'Espanya 98

Qualsevol acreditació que l'ENAC faci està reconeguda automàticament a la resta de països europeus. Passa el mateix amb els certificats de qualitat expedits per les entitats acreditades per l'ENAC. D'aquesta manera es facilita el lliure comerç o lliure circulació dels productes o serveis per tots els països d'Europa, la qual cosa no deixa de ser una ajuda més al comerç exportador i facilita la instauració d'un mercat únic sense barreres. És un instrument més a tenir en compte per a la creació d'un mercat exterior més homogeni i accessible. Les diferents organitzacions europees tipus ENAC s'han agrupat sota el nom de European Acreditation, un fòrum en què participen totes de manera conjunta i en què es controlen entre elles mateixes i homogeneïtzen les seves accions (s'auditen les unes amb les altres i s'analitzen les diferents situacions).

3.11.4.

Consells per a la implantació d'un sistema de gestió de qualitat

Finalment, si haguéssim de donar alguns consells per a la implantació d'un sistema de qualitat podríem indicar:
• • • •

Total convenciment de la direcció. Establir un programa de treballs a realitzar amb assignació de responsabilitats. Identificar quins són els recursos necessaris. Aplicar les normes següents:
• • • • •

Escriure el que es fa. Fer el que s'ha escrit. Arxivar el que es va fer. Revisar el que es va fer. Corregir el que es farà.

• • •

Identificar els problemes. Donar formació al personal amb responsabilitats de qualitat. Col·laboració externa o assessoria.

99

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful