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Fundamentos Basicos Administración y Gerencia

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FUNDAMENTOS BASICOS DE ADMINISTRACIÓN Y GERENCIA

CAPITULO I CONCEPTOS FUNDAMENTALES DE ADMINISTRACIÓN Y GERENCIA

DEFINICIÓN DE CONCEPTOS BÁSICOS

ADMINISTRACIÓN
     

Es el proceso de diseñar y mantener un entorno en el que, trabajando en grupos, los individuos cumplan eficientemente objetivos específicos. Proceso de coordinar e integrar las actividades de trabajo, de modo que se lleven a cabo eficiente y eficazmente junto con otras personas y por medio de ellas. Es el arte de planear, organizar controlar y dirigir una empresa. Proceso de diseñar y mantener un medio ambiente en el cual los individuos, que trabajan juntos en grupos, logren eficientemente los objetivos seleccionados. Es el manejo de recursos para desarrollar un objetivo o culminar una meta. Es el proceso de planificación, organización, dirección y control del trabajo de los miembros de la organización y de usar los recursos disponibles de la organización para alcanzar las metas establecidas.

Presentado y preparado por Ing. Lourdes Raveneau de Torres

3

ORGANIZACIÓN
 

Es una agrupación deliberada de personas para el logro de algún propósito específico. Dos personas o más que trabajan juntas, de manera estructurada, para alcanzar una meta o una serie de metas específicas. Las agrupaciones de las organizaciones comparten tres características comunes:
Propósito distintivo Estructura deliberada

Personas

Presentado y preparado por Ing. Lourdes Raveneau de Torres

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PROPÓSITO DISTINTIVO
 

Cada organización tiene un propósito distintivo. Ese propósito se expresa en términos de una meta o conjunto de metas que la organización espera alcanzar.

Presentado y preparado por Ing. Lourdes Raveneau de Torres

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PERSONAS
 

Cada organización está formada por personas. Se requieren varias personas para realizar el trabajo necesario, a fin de que una organización alcance sus metas.

Presentado y preparado por Ing. Lourdes Raveneau de Torres

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ESTRUCTURA DELIBERADA
 

Todas las organizaciones desarrollan determinada estructura en forma deliberada, para que sus miembros tengan la posibilidad de llevar a cabo su trabajo. Esa estructura puede ser abierta y flexible, sin una delineación clara y precisa de los deberes de cada empleado ni una adhesión estricta a distribuciones explícitas del trabajo, o la estructura puede ser más tradicional, con reglas reglamentos y descripciones de puestos clara y cuidadosamente definidos, identificando algunos miembros como “jefes”,los cuales tienen autoridad sobre otros miembros.

Presentado y preparado por Ing. Lourdes Raveneau de Torres

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EN RESUMEN UNA ORGANIZACIÓN SE REFIERE:

A una entidad que tiene un propósito distintivo, cuenta con personas o miembros y tiene una estructura deliberada de algún tipo.

Presentado y preparado por Ing. Lourdes Raveneau de Torres

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EFICIENCIA
    

Parte vital de la administración, se refiere a minimizar los costos de los recursos empleados en la realización de las actividades. Capacidad de reducir al mínimo los recursos usados para alcanzar los objetivos de la organización: “ Hacer las cosas bien”. Es el logro de las metas con la menor cantidad de recursos Se refiere a la relación entre insumos y productos, cuya meta es minimizar el costo por concepto de recursos. En virtud de que los gerentes trabajan con pocos recursos en materia de insumos ( sobre todo personas, dinero y equipo), les interesa usar en forma eficiente dichos recursos. Por lo tanto, la gerencia se ocupa de minimizar los costos de los recursos. Desde esta perspectiva, la eficiencia se describe a menudo como “hacer bien las cosas”, es decir, no desperdiciar recursos.

Presentado y preparado por Ing. Lourdes Raveneau de Torres

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EFICACIA
    

Consiste en lograr que las actividades se lleven a cabo, es decir, que se alcancen las metas. Es el cumplimiento de objetivos. Capacidad para determinar los objetivos apropiados: “hacer lo que se debe hacer”. Cuando los gerentes alcanzan las metas de la organización se dice que son eficaces. La eficacia se describe amenudo como “hacer lo que es apropiado”, es decir las actividades de trabajo que ayudan a la organización a alcanzar sus metas.

Presentado y preparado por Ing. Lourdes Raveneau de Torres

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EFICIENCIA Y EFICACIA EN ADMINISTRACIÓN

La eficiencia se enfoca en los medios para lograr que se hagan las cosas,la eficacia se enfoca en los fines, es decir, el logro de las metas de la organización, tal como lo describe la siguiente figura.
Eficiencia ( medios) Uso de recursos Desperdicio alto Desperdicio bajo Eficacia (fines) Logro de metas Logros altos Logros bajos

La gerencia se esfuerza por: desperdicio bajo de recursos ( alta eficiencia) Logro alto de metas (alta eficacia)
Presentado y preparado por Ing. Lourdes Raveneau de Torres

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GERENTE

Definición.
 

Es un miembro de una organización que integra y coordina el trabajo de otros. Persona responsable de dirigir las actividades que ayudan a las organizaciones para alcanzar sus metas. Los gerentes realizan funciones administrativas que son actividades de trabajo de los gerentes que consisten en la planificación, la organización , la dirección y el control. Las funciones que realizan los gerentes las hacen desde la perspectiva de un proceso administrativo que es el conjunto de decisiones y actividades de trabajo que realizan en forma continua al planificar, organizar , dirigir y controlar. Los gerentes planifican, organizan, dirigen y controlan por medio de una serie de decisiones y actividades de trabajo que realizann sobre la marchay en forma continua. Según Henry Minstzberg, la mejor forma de describir lo que hacen los gerentes consiste en observar los roles que éstos desempeñan en su trabajo.

Roles, funciones y tareas:

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ROLES DE LA ADMINISTRACIÓN DE LOS GERENTES

Mintzberg descubrió que los gerentes dedicaban un gran número de actividades muy variadas, que no mostraban pautas definidas y eran de corta duración. Mintzberg concluyó que los gerentes desempeñan 10 roles diferentes, y los clasificó en la expresión de roles administrativos que se refiere a ciertas categorías específicas del comportamiento administrativo de los gerentes.
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ROLES ADMINISTRATIVOS DE MITZBERG
ROLES
INTERPERSONAL
Figura

DESCRIPCIÓN EJEMPLOS
Roles en los que intervienen actividades de figura destacada, de líder y de enlace. Saludar a los visitantes; firmar Jefe simbólico; está obligado a documentos legales. realizar varios deberes de rutina de carácter jurídico o social Realizar prácticamente todas las Responsable de la motivación y actividades que involucran a activación de sus subordinados, subordinados responsable de formación de personal, capacitación y deberes conexos Responder correspondencia; realizar trabajo externo; desarrollar Mantiene una red de contactos e informadores externos, desarrollada otras actividades en las que intervienen personas ajenas. por sí mismo, que le proveen favores e información

destacada

Líder

Enlace

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ROLES ADMINISTRATIVOS DE MINTZBERG ROLES DESCRIPCIÓN EJEMPLOS
DE INFORMACIÓN Roles que incluyen las actividades de monitor, divulgador y portavoz. Recibir, recabar y divulgar información. Busca y recibe información especial muy variada, Monitor para adquirir una comprensión profunda de la oganización y el ambiente; se perfila como el centro nervioso de información interna y externa sobre la organización. Transmite a los miembros de la organización Divulgador información recibida de fuera de la misma o de subordinados; parte de la información es factual y otra parte implica la interpretación e integración de diversas posiciones de valor de factores de influencia organizacional
Portavoz

Lectura de publicaciones periódicos e informes; mantener contactos personales

Realizar reuniones informativas; hacer llamadas telefónicas para transmitir información

Transmite información hacia el exterior de la Realizar reuniones del consejo organización sobre los planes de ésta, las políticas, directivo, proveer información a los las acciones, los resultados, etc., hace las veces de medio. experto en la industria; a la que pertenece la organización.

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ROLES
DE DECISIÓN
Empresario

ROLES ADMINISTRATIVOS DE MINTZBERG
DESCRIPCIÓN EJEMPLOS
Roles entre los que figuran los de empresario, controlador de perturbaciones, asignador de recursos y negociador Busca oportunidades en la organización y su ambiente, e inicia “proyectos de mejoramiento” para introducir cambios; supervisa el diseño de ciertos proyectos

Organizar sesiones de estrategia y revisión para el desarrollo de nuevos programas

Controlador

de perturbaciones
Asignador

Organizar sesiones de estrategia y Responsable de aplicar medidas correctivas cuando revisión en relación con las organización enfrenta perturbaciones perturbaciones y crisis importantes e inesperadas Responsable de la asignación de recursos organizacionales de todo tipo; se ocupa de tomar o aprobar todas las decisiones importantes de la organización Responsable de representar a la organización en negociaciones importantes Elaborar programas; solicitar autorización; realizar cualquier actividad en la cual intervengan actividades de elaboración de presupuestos y la programación del trabajo de los subordinados Participar en negociaciones contractuales con sindicatos

recursos

de

Negociador

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HABILIDADES ADMINISTRATIVAS
 

Los gerentes necesitan ciertas habilidades para realizar los deberes y actividades al hecho de ser gerentes. Robert L. Katz, descubrió que los gerentes necesitan tres tipos esenciales de habilidades o capacidades a saber:
  

Habilidades técnicas Habilidades humanas Habilidades conceptuales

La importancia relativa de esas habilidades varía según el nivel que ocupe el gerente en la organización.

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HABILIDADES ADMINISTRATIVAS

HABILIDADES TÉCNICAS
 

Son habilidades que engloban el conocimiento y dominio de una determinada especialidad. Habilidad para usar procedimientos, técnicas y conocimientos de un campo especializado. Capacidad de trabajar bien con otras personas, tanto en forma individual como en grupo. Habilidad para trabajar con otros, entenderlos y motivarlos, sean personas o grupos. Capacidad de pensar y conceptualizar sobre situaciones abstractas, contemplar la organización como un todo y las relaciones entre sus diversas subunidades, y visualizar la forma en la que la organización encaja en su ambiente. Habilidad para coordinar e integrar todos los intereses y las actividades de una organización.

HABILIDADES HUMANAS
 

HABILIDADES CONCEPTUALES

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TIPOS DE GERENTES SEGÚN LOS NIVELES DE LA ORGANIZACIÓN

Gerentes de primera línea

Gerentes que sólo son responsables del trabajo de los empleados de operaciones y que no supervisan a otros gerentes; representan el nivel “ primero” o más bajo de gerentes en la jerarquía de una organización. Con frecuencia los gerentes de primera línea reciben el nombre de “supervisores” Presentan habilidad técnica. 19

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TIPOS DE GERENTES SEGÚN LOS NIVELES DE LA ORGANIZACIÓN

Gerentes de Nivel Medio

Gerentes en los rangos medios de la jerarquía de la organización, son responsables de otros gerentes y, en ocasiones de algunos empleados de operaciones; a su vez, dependen de gerentes de nivel más alto. Pueden tener diversos titulos como : Jefe de departamento, líder de proyecto, gerente de planta, jefe de unidad, decano, obispo, gerente de división. Presentan habilidades humanas.
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TIPOS DE GERENTES SEGÚN LOS NIVELES DE LA ORGANIZACIÓN

Gerentes de Alto nivel

 

Gerentes responsables de la administración general de la organización; establecen políticas operativas y guían la interactuación de la organización y su entorno Estas personas reciben el nombre de ejecutivos Algunos cargos típicos de la alta gerencia son :
  

Director general ejecutivo Director Subdirector

Presentan habilidades conceptuales.

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HABILIDADES SELECCIONADAS DE LOS GERENTES EFICACES
Administración de conflictos Establecimiento de metas Resolución de problemas Trabajar bien en grupos GERENTES EFICACES

Habilidades Interpersonales

Comunicación Verbal

Administración del tiempo

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FUNCIONES BÁSICAS DE LA ADMINISTRACIÓN
  

El proceso administrativo representa las funciones continuas de las actividades primarias en las cuales participan los gerentes. Las funciones administrativas son actividades de trabajo de los gerentes. Dichas funciones son:
    

Planeación Organización Integración de Personal Dirección y Control

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PLANEACIÓN

Incluye la definición de metas, el establecimiento de una estrategia y el desarrollo de planes para coordinar las actividades. Implica selección de misiones, objetivos y las acciones para lograrlos. Requiere tomar decisiones, escoger cursos futuros de acción entre alternativas, que debe de seguir una compañía y c/departamento de ella.
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ORGANIZACIÓN

Determinación de qué tareas es necesario llevar a cabo, quién las realizará, cómo deben agruparse las tareas, quién rendirá cuentas a quién y dónde se deberán tomar las decisiones. Parte de la administración que comprende el establecimiento de una estructura intencional de roles para las personas de una empresa. Comprende agrupar actividades necesarias para alcanzar ciertos objetivos y coordinar las actividades de la empresa.
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INTEGRACIÓN DE PERSONAL
 

Implica llenar los puestos de la estructura organizacional y mantenerlos ocupados. Determina los requerimientos de trabajo que se ha de realizar e influye el inventario, evaluación y selección de candidatos para el puesto; remuneración y entrenamiento o desarrollar de otra manera tanto a los candidatos como a los titulares del puesto para realizar sus tareas de modo eficaz y eficiente.

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DIRECCIÓN

Incluye motivar a los subordinados, dirigir a otras personas, seleccionar los canales de comunicación más eficaces y resolver conflictos. Consiste en influir en los seres humanos para que contribuyan a la obtención de las metas de la organización y del grupo. Es comprensible que la dirección implique motivación, estilos y enfoques de liderazgos y comunicación.
Presentado y preparado por Ing. Lourdes Raveneau de Torres

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CONTROL
 

 

Vigilar actividades para asegurarse de que se realicen de conformidad con lo planeado y para corregir cualquier desviación significativa. Es la medición y corrección de las actividades de los subordinados con el fin de asegurarse de que los hechos se ajusten a los planes. Las actividades de control se relacionan con la medición del logro. El proceso de control básico incluye tres etapas:
  

Establecer estándares Medir el desempeño con estos estándares y Corregir las variaciones con respecto a los estándares y los planes
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