Tugas

SYSTEM MANAGEMENT INFORMASI

MATERI :

PENGAMATAN ATAS STRATEGI BISNIS DAN SYSTEM

INFORMASI DARI ORGANISASI TEMPAT BEKERJA

DOSEN :

AHMAD ZUHDI S,Si, M, Kom

Disusu Oleh :
Andika Syachputra
NIK 123091007
Program Studi Magister Accounting
Tahun 2010
 PENDAHULUAN

1. Pelanggan yang memerlukan produk atau layanan dari PERUSAHAAN

MANUFACTURING?

Enterprise Resources Planning (ERP) merupakan suatu sistem teknologi informasi yang
tinggi tingkat kerumitannya. Implementasi ERP mempunyai tingkat kesulitan tinggi dan
biaya yang besar karena membutuhkan sumber daya yang besar pada perusahaan
sehingga banyak perusahaan mengalami kegagalan. Penelitian yang dilakukan terhadap
lima perusahaan besar di Jakarta dengan menyebarkan kuisioner didapatkan lima
critical success factors yang besarnya adalah management/organisasi (komitmen,
edukasi, keterlibatan, pemilihan tim, pelatihan, serta peran dan tanggung jawab) sebesar
76 %, proses (alignment, dokumentasi, integrasi, dan re-desain proses) sebesar 65 %,
teknologi (hardware, software, manajemen sistem, dan interface) sebesar 100 %, data
(file utama, file transaksi, struktur data, dan maintenance dan integrasi data) sebesar 100
% dan personel (meliputi edukasi, pelatihan, pengembangan skill, dan pengembangan
pengetahuan) sebesar 55 %. Secara keseluruhan dari critical success factors yang ada
dengan tingkat kesuksesan mengimplementasikan ERP sebesar 77 %.

Kata kunci : ERP, critical success factors, implementasi

2. Pesaing yang memilki kegiatan konsep bisnis sejenis

Konsep ERP adalah sebuah sistem yang mengintegrasikan proses setiap line dalam
manajemen perusahaan secara transparansi dan memiliki akuntabilitas yang cukup
tinggi. Untuk memasuki pasar internasional, ERP merupakan salah satu yang menjadi
pra-syarat dasar bagi setiap perusahaan. Indonesia merupakan negara yang sedang
berkembang, dimana basis perekonomiannya bertumpu di bidang bisnis, maka efisiensi
menjadi salah satu faktor yang cukup penting dalam setiap perusahaan. Pada
kenyataannya, masih didapati banyak perusahaan berskala besar yang masih kurang
efisien contohnya saja dalam penerapan ERP yang merupakan salah satu cara untuk
meningkatkan efisiensi perusahaan. Jika dilihat dari kondisi perusahaan-perusahaan di
Indonesia, banyak perusahaan besar yang belum cukup optimal dalam mengintegrasikan
setiap proses dalam perusahaan tersebut ke dalam suatu sistem komputerisasi. Terlebih
lagi pada perusahaan-perusahaan yang lebih kecil, pengimplementasian ERP terasa sulit
untuk diaplikasikan bahkan pemikiran untuk menerapkan sistem yang terintegrasi
tersebut seolah-olah masih menjadi suatu hal yang baru.
Oleh karena itu, dalam paper ini akan dilakukan observasi untuk menganalisa
dan mengevaluasi mengenai penerapan ERP di perusahaan-perusahaan yang saat ini
telah menggunakan sistem ERP dalam perusahaannya. Dari paper ini diharapkan dapat
memberi gambaran dan masukan bagi perusahaan-perusahaan yang belum menerapkan
ERP untuk mengenal sistem yang terintegrasi dan keuntungan yang diperoleh dalam
pengimplementasian ERP. Selain itu dari paper ini diharapkan dapat memberi evaluasi
yang cukup berguna bagi perusahaan yang telah mengimplementasikan ERP serta
memberikan informasi yang cukup penting mengenai pengaruh ERP terhadap efisiensi
dalam sistem di perusahaan.
 3. Keunggulan Pesaing Bisnis dan Teknologi Enterprise Resources Planning
(ERP)

Pada suatu organisasi yang kompleks dengan banyak departemen yang menjalankan
fungsi dan objektif masing-masing, kerapkali terjadi bias informasi, persepsi dan
pengambilan keputusan antara satu unit departemen dengan unit yang lain. ERP
merupakan sebuah konsep, teknik, ataupun metode guna mengintegrasikan seluruh
departemen dan fungsi suatu perusahaan ke dalam suatu sistem automasi keseluruhan
proses bisnis guna meningkatkan efektivitas dan efisiensi perusahaan. Manfaat dari ERP
ini adalah: integrasi bisnis secara keseluruhan, fleksibilitas dalam organisasi untuk
bertransformasi dan meningkatkan turn-overnya, menciptakan analisa dan peningkatan
kapabilitas yang lebih baik, serta penggunaan teknologi terbaru.
Pada ERP sendiri terjadi perubahan paradigma dari sistem konvensional yang
serba terisolasi ke arah penggunaan information teknologi yang lebih terintegrasi
menghasilkan aliran informasi yang lebih lancar pada level organisasional maupun
departemental (Gambar 1).

Stra
Gambar 1. Integrasi Informasi melalui Sistem ERP

Peranan informasi mutlak adanya, beberapa karakteristik fundamental informasi

adalah akurasi (ketepatan), relevansi (kebenaran), dan avalabilitas (ketersediaan).
Namun, beberapa penelitian mencatat beberapa permasalahan dengan sistem informasi
manajemen konvensional, yaitu hanya menyediakan source data yang sudah ditentukan
sehingga kerapkali terjadi miss-information antar departemen dan keterbatasan analisa
data. Implementasi ERP ini sendiri memiliki beberapa resiko yang berkaitan dengan
ukuran proyeknya, aplikasi teknologinya, struktur, stabilitas, strategi maupun
penggunanya. Adapun beberapa biaya yang mungkin termasuk adalah biaya
replacement yang lama ke sistem yang baru, biaya training dan peningkatan fasilitas,
biaya konsultan maupun biaya tak terlihat seperti biaya depresi akibat pergantian
sistem. Critical Success Factor (CSF) merupakan suatu parameter pengukuran dalam
mengukur kinerja dari suatu fungsi ERP dalam perusahaan. Asumsi yang dipergunakan
adalah bahwa fungsi ERP yang dikembangkan oleh perusahaan secara otodidak sendiri
tanpa melibatkan konsultan ataupun pihak ketiga tetap dianggap sebagai aplikasi ERP.
Berdasarkan metode CSF (Critical Success Factor), faktor-faktor kesuksesan
dalam ERP dibagi menjadi 5 kelompok yaitu:
1. Management/organisasi; meliputi komitmen, edukasi, keterlibatan, pemilihan tim,
pelatihan, serta peran dan tanggung jawab.
2. Proses; meliputi alignment, dokumentasi, integrasi, dan re-desain proses.
3. Teknologi; meliputi hardware, software, manajemen sistem, dan interface.
4. Data; meliputi file utama, file transaksi, struktur data, dan maintenance dan integrasi
data.
5. Personel; meliputi edukasi, pelatihan, pengembangan skill, dan pengembangan
pengetahuan.

metode CSFs. Digunakan metode survey dan kuisioner sebagai sarana mencari data
dalam analisa pada perusahaan-perusahaan yang dipilih sebagai acuan implementasi
ERP ini adalah : PT Domusindo Perdana, PT Sinar Sosro, PT Insera Sena, PT Spindo
dan PT Santos Jaya Abadi

Berdasarkan dari hasil Tabel 1., CSF yang ada diambil pada 5 perusahaan, dengan
analisa sebagai berikut:

a) Analisa parsial

• Management/Organisasi
Management/Organisasi adalah faktor yang melihat dari pengaruh
keseriusan internal manajemen terhadap suksesnya pelaksanaan sistem ERP. Dari
hasil faktor CSF di atas diperoleh 76% yang berarti dari 25 parameter yang
dibutuhkan sudah 19 parameter terpenuhi. Hal ini menunjukkan bahwa perusahaan-
perusahaan yang ada telah cukup baik dalam menempatkan jajaran manajemennya
untuk memegang kendali implementasi ERP dalam perusahaan. Dari semua faktor
yang ada pada CSFs, faktor manajemen adalah faktor yang memiliki prosentase
terbesar yaitu 26%. Hal ini berarti pengaruh komitmen, pendidikan, dan keterlibatan
pihak manajemen terhadap kesuksesan perusahaan dalam hal ini penerapan sistem
ERP cukup besar.
• Proses
Proses adalah faktor internal yang terjadi yang mendukung kinerja perusahaan baik
proses yang berhubungan dengan manusia, mesin, produk, material maupun
sistemnya. Faktor CSF yang ditunjukkan sebesar 65%, berarti faktor proses telah
65% berjalan sebagaimana mestinya. Dari keseluruhan faktor yang ada, faktor
proses berpengaruh sebesar 19%. Hal ini-pun dapat diketahui bahwa sekalipun
faktor proses terjadi seolah-olah secara rutinitas namun harus benar-benar
diperhatikan karena proses dalam perusahaan ikut memegang peranan penting
dalam kesuksesan perusahaan.
 Tabel Hasil Analisa Implementasi ERP Melalui Metode CSFs
Management/Organization CSF Process CSF Technology CSF Data CSF People CSF

Total Attributes Addvessed

Management Knowledge
Role & Responsibilities

System Management

Skills Development
Transactional Files
Process Redesign
Documentation

Data Structure
Commitment

Master Files
Involvement

Integration
Alignment
Education

Education
Hardware

Software

Training
Training
Company
PT
Domusindo
Perdana √ X √ √ √ √ √ x x √ √ √ √ √ √ x √ x x 13
PT Sinar
Sosro √ √ √ √ √ √ √ x √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ 18
PT Insera
Sena √ √ x x √ x √ x √ √ √ √ √ √ √ √ x x x 12
PT Spindo x √ √ x x √ x √ √ √ √ √ √ √ √ √ x x x 12
PT Santos √ √ √ √ √ √ √ √ x √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ 18
Total 4 4 4 3 4 4 4 2 3 5 5 5 5 5 5 4 3 2 2
Total (%) 80% 80% 80% 60% 80% 80% 80% 40% 60% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 80% 60% 40% 40%
CSF Total 19 13 15 15 11 73
% Total 26% 19% 20% 20% 15% 100%
CSF Score 76% 65% 100% 100% 55% 77%
 • Teknologi
Dalam sistem ERP, faktor teknologi tentu saja menjadi faktor yang cukup penting,
karena ERP identik dengan sistem komputerisasi dan berlawanan dengan sistem
manual. Faktor teknologi yang diperoleh dengan nilai CSF sebesar 100%, yang
berarti bahwa teknologi merupakan prasyarat mutlak ERP. Hal ini semakin
diperkuat dengan pengaruh aspek teknologi sebesar 20% dari CSF keseluruhan.
• Data
Faktor data adalah faktor yang berhubungan dengan file atau data-data dalam
perusahaan, baik yang data masa lalu maupun yang akan dikerjakan. Sehingga
dengan adanya data-data tersebut, aliran proses dalam perusahaan yang jika dalam
penerapan ERP akan diintegrasikan dari setiap departemen dapat dilakukan
dengan lancar. Faktor ini mendapatkan nilai sebesar 100% artinya aliran dan
dokumentasi data sangat penting sifatnya dalam fungsi ERP. Apalagi dengan
kontribusi 20% yang ditunjukkan secara keseluruhan menunjukkan pentingnya
faktor ini dalam perusahaan.
• Manusia
Dalam sistem ERP, selain teknologi maka ada faktor lain yang sangat
berpengaruh, yaitu faktor manusia. Manusia merupakan pelaku atau objek aktif
untuk mencapai kesuksesan. Pada hasil CSF didapatkan bahwa nilai untuk
manusianya sebesar 55%, 11 parameter terpenuhi dari 20 parameter serta hanya
berhasil 15% dari keseluruhan faktor yang ada. Hal ini menunjukkan bahwa
kontribusi manusia masih relatif rendah. Perusahaan-perusahaan saat ini kurang
menyadari pentingnya kualitas manusia dalam suatu perusahaan, baik dari segi
skill maupun pengetahuan, pendidikan dan lain-lain. Oleh karena itu dibutuhkan
peningkatan kesadaran bagi manajemen bahwa faktor manusia sangat berpengaruh
terlebih dalam penerapan ERP. Selain itu kesadaran dari pihak bawah/ karyawan
bahwa bekerja tidak hanya untuk uang tetapi juga untuk meningkatkan diri,
sangatlah penting.

b) Analisa keseluruhan
Dari seluruh CSF yang menjadi parameter ditemukan bahwa dari 95 parameter
yang dibutuhkan demi mencapai keefektifan dari implementasi ERP sudah 73
parameter yang terpenuhi dengan baik yaitu dengan prosentase 77%nya.

Penutup

Enterprise Resource Planning sebagai merupakan konsep sistem informasi dalam

suatu perusahaan yang sangat baik. Pada sistem ERP dengan metode CSFs, faktor
yang diukur meliputi faktor di dalam internal manajemen, proses, teknologi, data, dan
faktor manusianya. Keseluruhan faktor itu akan dikaitkan dan diintegrasikan ke
seluruh departemen yang ada, yang kemudian dapat dianalisa baik secara per bagian
maupun keseluruhan departemen. Penerapan sistem ERP ini dapat mendukung
kesuksesan kinerja perusahaan melalui pengaplikasian faktor-faktor dalam CSFs.
Visi dan Misi dan Tujuan Organisasi

Dalam menjalankan usahanya suatu perusahaan hasrus memiliki visi, misi dan tujuan
yang jelas sehingga kegiatan yang dilakukan tertuju pada pencapaian yang telah
dirumuskan dari awal.
Berikut ini adalah vis, misi dan tujuan yan di miliki oleu perusahaan PT Manuacturing
tepat saya bekerja :
Visi : menjadi rekan kerja yang tepat terhadap pengguna jasa kita

Misi :
- Mendukung kesuksesan klien yang unggul dengan memberikan jasa
profesional yang bertaraf international.
- Membuat penghargaan dan kenyamanan kerja yang profesional dan
meciptakan lingkungan kerja

Tujuan Organiasasi

“ Memberikan pelayanan yang terbaik untuk klien bisnis”