CUADERNO

Organización y Métodos Universidad Autónoma de Quito
Plan Analítico
Capítulo I
Organización
➢ Introducción
➢ Definición, Objetivos e Importancia
➢ Justificación y Finalidad
➢ Razones del Estudio de O y M
➢ Ubicación Jerárquica de O y M
➢ Perfil Profesional de O y M en función del área de Informática
➢ Funciones y Servicios de O y M en Informática
➢ Evaluación
Capítulo II
Pasos para el análisis de O y M

➢ Características del Diseño de un Sistema de O y M
➢ Obstáculos y Limitaciones
➢ Resistencia al cambio
➢ Esquema Básico para el Diagnóstico
➢ Programa del Trabajo
➢ Diferenciación Básica entre Datos e Información
➢ Recopilación de Datos e Información
➢ Cuestionario
➢ Entrevista
➢ Observación Directa
➢ Organización de la Información
➢ Tipos de Organización de la Información
➢ Gráfica Narrativa Analítica
➢ Presentación del Informe escrita y verbal
➢ Metas y Evaluación
Capítulo III
Implantación de las Recomendaciones

➢ Concepto de Implantación de Recomendaciones
➢ Prueba Piloto
➢ Difusión de las Recomendaciones
➢ Selección y Adiestramiento del Personal
➢ Preparación de Materiales y Equipos
➢ Cronogramas
➢ Evaluación, Importancia, Características e Instrumentos
➢ Tiempos y Medios de Evaluación
➢ Modificaciones y Ajustes
➢ Tipos de Evaluación
➢ Evaluación
Capítulo IV
Página: 1 Quinto_isin
Organigramas
➢ Concepto y Objetivos
➢ Clasificación de los Organigramas
➢ Por su Uso
➢ Por su Fin
➢ Modelo Vertical, Horizontal, Mixto y Circular
➢ Modelo Escalar
➢ Utilidades
➢ Funciones
➢ Ventajas y Desventajas
➢ Evaluación
Capítulo V
Administración por Procesos

➢ Criterios para preparar un Organigrama
➢ Normativas Generales para la evaluación de los Organigramas
➢ Niveles Jerárquicos
➢ Modelos en Función de los Niveles Jerárquicos
➢ Clasificación
➢ Características
➢ Estructura Organizacional
➢ Tipos de Estructura en la Organización
➢ Descentralización y Desconcentración
➢ Autonomías
➢ Características
➢ Tipos
➢ Uso de las Líneas
➢ Uso de los Rectángulos
➢ Normas para presentar los Organigramas
➢ Evaluación
Capítulo VI
Manuales
➢ Definición, Conceptos
➢ Ventajas y Desventajas
➢ Partes de un Manual
➢ Razones y Estructuras
➢ Manual de Procedimientos
➢ Concepto
➢ Objetivos
➢ Símbolos para la ruta de conocimiento
➢ Definición y Clases de Manuales
➢ Ejercicio Práctico
Tema: Cuaderno de Organización y Métodos R 01
Fecha de Entrega: 13 – 05 - 2010
Objetivo:
Aprender y comprender sobre los diferentes temas que abarca la Materia de
Organización y Métodos, ya que en algún momento de nuestra etapa
profesional lo podremos necesitar.
Desarrollo:
Organización
Organización es un conjunto de personas que se reúnen para cumplir un objetivo común, esto
es en el Área Administrativa.
En el Área Informática la organización es el orden, secuencia, proceso que se lleva para

cumplir un objetivo común.
La Organización es una técnica que actúa como mecanismo de control de los procedimientos
administrativos o procesos informáticos que están relacionados tanto al Área Administrativa
como al Área Informática con el planteamiento de políticas para el diagnóstico de las
organizaciones y poner soluciones a las mismas.
Concepto, Definición, Objetivos e Importancia
Concepto. Organización y Métodos se sustenta por la unificación de 2 terminologías

Organización y Métodos. El primero se lo explicó anteriormente tomándolo como empresa y los
Métodos son las formas o herramientas tecnológicas que nos ayudará al cumplimiento de los
objetivos, si unificamos estos 2 términos Organización y Métodos es una unidad que ayudará a
dar soluciones a los problemas generados en la organización.
Esta unidad se basa en técnicas que van a facilitar el desarrollo administrativo, optimizando los
recursos disponibles.
Estructura Organizacional
Intermedio
N Input Toma de Decisiones

Superior
Genera Estrategias
N Proc
Genera Resultados
N Intelectual
Output
Operativo Motriz
Proceso. Es un conjunto de pasos lógicos secuenciales que ayudan a llegar a un objetivo

común.
Inicio
“Digite Primer Número”
Input x
“Digite Segundo Número”
“Proceso de Suma”
Proc
z=x+y
Output “El Resultado es: %d”, z
Fin
Natural
Genera
RR – HH
Genera
RECURSOS TECNOLÓGICOS
Genera
RECURSOS ECONÓMICOS ( $ )
Objetivos
➢ Detectar las causas que producen conflictos en la organización.
Efecto
Causa
Problema
Causa Programar
Efecto
Necesidad
➢ Eliminar el trabajo innecesario que se detecte en la Organización en base a un diseño.
➢ Eliminar duplicidad y superposición de funciones o actividades que generen un

Burocracia organizacional en la Empresa.
Política Real Genera un proceso para una persona
1 2 3 FIN
Burocracia
Crea, aumenta Política Irreal Genera dos procesos para una persona
procesos
innecesarios
2 4
1 6 FIN
3 5
➢ Aumentar o incrementar los recursos que posee la organización, recursos humanos,

financieros.
➢ Orientar los recursos a los objetivos de la organización.
Importancia
Es importante que en base a esta estructura se vaya a satisfacer a un Recurso Humano

Externo.
Justificación y Finalidad
Justificación
Una vez identificado el estudio del diagnóstico se llegó a la conclusión que los sistemas de
organización nos permiten desarrollar en forma eficiente y eficaz el proceso administrativo.
Eficiente. Cumplir el objetivo en base a los recursos que posee.
Eficaz. Optimizar los recursos que posee la organización.
Finalidad
Es asegurar el máximo de eficiencia de la máquina administrativa mediante la aplicación

adecuada de Métodos Científicos, pero como regla general a O y M no se le concede autoridad
sobre otras unidades administrativas.
Razones para el Estudio de O y M
➢ Por iniciativa de los propios directivos cuando se trata de justificar el incremento del
personal y aumento de remuneración.
➢ Por pedido propio del personal de la organización.
➢ Por medio externo que necesita ser satisfecho.
➢ Por políticas de la organización.
Ubicación Jerárquica de O Y M
La mayoría de instituciones asignan funciones de tipo asesor a O y M y las ubica

jerárquicamente juntos a los directivos o a niveles superiores de la organización, estos nos
permitirán:
1. Tener acceso a niveles directivos o superiores.
2. Tener un grado de independencia.
3. Tener un mayor grado de autoridad y responsabilidad en su área.
Por ser una unidad de asesoramiento debe gozar con pleno respaldo dentro de los niveles de
organización, es decir, no por estar ubicados entre los niveles superiores e intermedios van a
tener un grado de responsabilidad pero no autoridad.
Organización y Métodos va a estar directamente relacionado con toda la organización pero en

especial con el nivel directivo superior, la necesidad de crear una unidad de asesoramiento
surge cuando un directivo de la organización reconoce que no están cumpliendo los
objetivos establecidos.
Perfil Profesional del Personal de O y M
El personal que elabora en O y M se le conoce con el nombre de Analista que se encargará de

recopilar, organizar e interpretar los datos obtenidos de las encuestas y entrevistas para de esa
manera dar posibles soluciones a posibles problemas, el Analista debe ser un técnico o
profesional en el área y requiere de 2 tipos de conocimientos:
1. Conocimientos Técnicos
2. Conocimientos Teóricos
Conocimientos Teóricos
➢ Deben saber de las teorías de la Administración de Sistemas e Investigación.
➢ Cursos Especializados en Organización y Métodos.
➢ Desarrollo organizacional y mejoramiento de procesos.
➢ Conocer la estructura de la organización y Objeto de Estudio.
Entre los conocimientos teóricos también tenemos:
Los tipos de Administración:
1. Administración Lineal o Militar
2. Administración Científica
3. Administración Estructural y Funcional
4. Administración Sistemática
5. Administración por Objetivos (APO)
Administración Lineal o Militar
Intermedio
Toma de Decisiones
Superior Autoridad Grado
Responsabilidad Jerárquico
Genera Estrategias
No Cumplen Intelectual
Operativo Motriz
A mayor Autoridad existe mayor Responsabilidad ( > A, > R ).
Es aquella que identifica el grado de autoridad y responsabilidad que genera el grado jerárquico
donde mayor autoridad mayor responsabilidad.
Administración Científica
La Administración Científica fue sustentada por Tylor, se le considera el padre de la

Administración Científica en el año 1911 a 1912 analizó al recurso humano en función de sus
destrezas y habilidades denotando que cada uno de ellos tenían virtudes y se creaban virtudes,
desde esta época hasta la actualidad se estudia y analiza al recurso humano para cualquier
actividad y existen 3 fases para llegar al objetivo:
Observación Análisis Desarrollo Estudio
Necesidades Interpretar Resultados

Input Proc Output
Administración Estructural
Como su nombre lo indica este tipo de administración se maneja en función de las unidades
más importantes, es decir, tenemos como nivel superior a los accionistas y gerente general,
gerentes departamentales, jefes o coordinadores, mano de obra.
GD Jefes o Coor.
Acc.
GG
Mano de Obra
Administración Sistemática
Este tipo de administración se fundamenta en el criterio de una secuencia ordenada en función

de los esquemas jerárquicos, es decir, tomamos 2 parámetros, operativo y funcional, cuando es
funcional el análisis va desde arriba hacia abajo, es decir, tomamos decisiones, generamos
estrategias y cumplimos; y cuando es operativo aplicamos el modelo del triángulo invertido,
donde las acciones van desde abajo hacia arriba cumpliendo un proceso de necesidades
(satisfacción interna).
Administración por Objetivos (APO)
Es aquella que se fundamenta en los resultados cuyas siglas son las APO que se aplican en
los sistemas ya que si no cumplen el objetivo no están cumpliendo nada.
Conocimientos Técnicos
Nos permiten realizar diagnósticos administrativos en el diseño organizacional con elaboración

de flujogramas o algoritmos, organigramas, diagrama PER y distribución de espacios, además
este analista debe tener claros los conocimientos en procesos, estructuras y análisis.
Debe diagnosticar los problemas generados en la organización mediante la espina de

pescado.
Funciones y Servicios
Funciones:
1. Estudia y analiza de manera permanente la estructura y funcionamiento de la

dependencia u organización.
2. Adecuar a la organización y las funciones en la dependencia que trabaja.
3. Asesorar a las unidades o departamentos de la dependencia que lo solicita en la

interpretación y aplicación de técnicas administrativas (coordinadores, análisis FODA,
modelo PORTER).
4. Realizar actividades de promoción, investigación y divulgación.
5. Realizar un estudio de todo lo ejecutado en la organización.
6. Dictaminar, asesorar e informar a los departamentos con mayor jerarquía.
7. Conocer y aplicar técnicas concernientes al mejoramiento de los procesos.
8. Estudiar, proponer e implantar sistemas de mejoramiento para volvernos más eficientes

y eficaces.
La principal función de O y M es la de asesoramiento en las posibles soluciones a los posibles

problemas en el mejoramiento administrativo en donde goce de un fuerte respaldo y tenga
acceso a la máxima autoridad.
Servicios
1. Se caracteriza por tener tiempo para el estudio.
2. Ser independiente uno de otro.
3. Adiestrar o capacitar en Áreas Técnicas.
4. Liberación de limitaciones a los departamentos.
5. Enfocar los problemas desde el punto de vista de la empresa.
Pasos para el Análisis de O y M
La información sobre la actividad administrativa se debe recopilar, analizar e interpretar

mediante propuestas con ventajas y desventajas de las medidas de mejoramiento con ayuda
de los recursos que éstas disponen.
Para el análisis necesitamos:
1. Conocer el hecho o situación.
2. Descomponer para dar detalles de lo hecho.
3. Examinar críticamente.
4. Ordenar cada elemento en función de comparaciones.
5. Definir las relaciones que operan entre cada elemento.
6. Clasificar objetivos, estructuras, normas, políticas, funciones y operaciones.
Características del Diseño de un Sistema de O y M
Existen 3 parámetros para el diseño; simplificación, sistematización y tercialización.
Simplificación. Eliminación, Adición, Combinación y Modificación.
Eliminación. No es otra cosa que suprimir procesos innecesarios.
Adición. Es el mecanismo mediante el cual las organizaciones tienden a generar las

necesidades introduciendo nuevos sistemas y programas.
Combinación. Significa juntar 2 o más procesos para mejorarlos.
Modificación. Cambios en los procesos organizacionales.
Sistematización. No es otra cosa que mejorar los procesos mediante la tecnología,

ayudados con el sistema o procesos NTIC (Nuevas Tecnologías de Información y
Comunicación).
Tercialización. No es otra cosa que un mecanismo de apoyo y de ayuda. Los informáticos o

de Sistemas forman parte de este proceso.
Obstáculos y Limitaciones de la unidad de O y M
Los obstáculos y limitaciones de la unidad de O y M se resumen en:
➢ Carencia de un programa general de Organización y Métodos.
➢ Poca predisposición de los ejecutivos.
➢ Escasez del personal calificado.
➢ Resistencia al cambio.
➢ Falta de recursos.
El trabajo diferente que deben realizar los empleados permite que genere una resistencia y
existan 3 tipos: social, cultural y económico generando limitaciones.
Limitaciones
Entre las principales limitaciones tenemos:
➢ Explicar a los directivos del problema.
➢ Reformar los programas.
➢ Explicar el proceso de cambio.
➢ Organizar el equipo de trabajo.
➢ Cambiar el comportamiento del empleado.
Esquema Básico para el Diagnóstico
No existe un modelo idóneo que se pueda aplicar a una organización, sea esta pública o
privada para lo cual generamos las siguientes propuestas:
➢ Programa de Trabajo.
➢ Recolección de la Información.
➢ Recopilación de la Información.
Son los principales parámetros para un esquema básico.
Programa de Trabajo
Cuando hablamos del Esquema Básico, hablamos primero del programa de trabajo que está
representado por los 3 tiempos del diagnóstico: de corto, mediano y a largo plazo, y se lo
realiza por áreas.
Recolección de Datos e Información
Este proceso se inicia con una serie de técnicas que son: cuestionario, entrevista, observación
directa, es necesario tener la información exacta que permita analizar en detalle las acciones,
procesos, diagramas, manuales, formularios, etc…
Estas técnicas ayudarán a mejorar el cuestionario.
El Cuestionario. Son preguntas con sesgo cerrado, cuyas preguntas básicas son: Qué, Cómo,
Cuándo, Dónde y Por qué.
La Entrevista. Es la comunicación entre 2 personas, observación directa es entrevista pero en

forma visual.
La Observación Directa. Esta nos ayuda a verificar la información recibida.
Recopilación de la Información
No es otra cosa que el mecanismo de tabular los datos y debe tener en cuenta: fuentes
originales, obtener información del proceso y comentario de nuevas investigaciones, y esta
información va a ser organizada.
.Organización de la Información
Consiste en ordenar la información en hojas de trabajo o cuestionario existiendo 2 maneras:

primero narrativa y segundo la gráfica.
La Narrativa. Son todos los informes manuales e instructivos, es decir, el material descriptivo.
La Gráfica. Son los símbolos, organigramas y flujos que ayudan a visualizar de mejor manera
la información.
Análisis
Es el proceso de examinar críticamente la organización, cubriendo las funciones, equipos y

materiales, en esta fase el investigador identifica el problema, este tipo de análisis debe ser
mediante 3 parámetros: preciso, rápido y consignarse por escrito.
Presentación del Informe
Consiste en la entrega final del trabajo realizado, la presentación del informe debe ser escrita,
verbal y mixta.
Escrito. Debe ser escrito mediante 8 puntos principales que son:
1. Antecedentes
2. Introducción
3. Tema
4. Objetivos General y Específicos
5. Datos (análisis) Encuesta, Entrevista, Observación Directa e Indirecta
6. Tabulación de Datos (Σ)
7. Análisis de la Tabulación de Datos
8. Conclusiones y Recomendaciones
Verbal. Es aquella que se utiliza un medio de comunicación para llegar hacia un público.
Mixta. Es un complemento de las 2, de la verbal y la escrita.
Implantación y Recomendaciones
Una vez que las autoridades han decidido aceptar las recomendaciones debemos generar los
siguientes parámetros:
Prueba Piloto
Permite verificar la validez de la propuesta y realizar ajustes o cálculos.
Difusión de las Recomendaciones
Difusión de las Recomendaciones a todo el personal involucrado.
Selección y Adiestramiento del personal
Seleccionar el personal más adecuado mediante la capacitación de recurso humano podrá

generar nuevos cambios.
Preparación de materiales y equipos
Verificar con antelación requisitos previos para la aplicación del nuevo sistema.
Cronograma
Servirá de instrumento guía que nos ayudará a realizar los ajustes necesarios de forma
oportuna para el normal desarrollo del trabajo.
Evaluación, Importancia, Características e Instrumentos a utilizar
Permiten por una parte conocer el grado de cumplimiento de los planes implementados para la
solución y tomar acciones y correctivos para el desarrollo del mismo, es importante porque a
través de este se puede conocer las deficiencias y dificultades durante el proceso que pueden
dar paso a cambios en los planes, realizar rectificaciones.
Características
➢ Flexibilidad
➢ Metodología
➢ Creatividad
➢ Participación
Los instrumentos a utilizar son tecnológicos y humanos.
Tiempos de Evaluación
Los Tiempos de Evaluación son los siguientes:
Antes Durante Después
Ideas a Post o
Realizar Ejecución Luego de
Diseño
En función del Diseño
¿Qué? Ejecutamos
¿Cómo? Programamos Resultado
¿Por qué?
¿Dónde? Es aplicable
¿Cuándo? Si No
Aplicar Buscar un
Complemento Complemento
Solución
Medios de Evaluación
Los Medios de Evaluación son: Observación Directa e Indirecta, Encuesta y Entrevista.
Tipos de Evaluación
Los Tipos de Evaluación son: Mediata e Inmediata.
Mediata. Son aquellos que se realizan en función de tiempo.
Inmediata. Son aquellos que se realizan en el momento.
Pastel de la Administración
Proceso Oriental
Se fundamenta en 25 % 25 %
una visión, hacia Planificar Hacer
dónde queremos
llegar
25 % 25 %
Actuar Verificar
Proceso Occidental
Planificar – Visión hacia futuro

Misión 25 % 25 %
Objetivos específicos políticas Planificar Organizar
Estrategias – idea en marcha
Parámetros limitados
25 % 25 %
Controlar Dirigir
Criterio Personal:
Pienso que el cuaderno es una ayuda muy útil ya que mediante este podemos
estudiar para cualquier evaluación, ya que contiene los diferentes temas que
nos ha impartido el ingeniero de Organización y Métodos. También podemos
aprender muchas cosas que desconocíamos sobre dichos temas, es decir,
alimentamos nuestra memoria.
Bibliografía:
Netgrafía:

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Organización y Métodos Universidad Autónoma de Quito

Pasos para el análisis de O y M

Implantación de las Recomendaciones

Administración por Procesos

Tema: Cuaderno de Organización y Métodos R 01

Fecha de Entrega: 13 – 05 - 2010

En el Área Informática la organización es el orden, secuencia, proceso que se lleva para

Concepto, Definición, Objetivos e Importancia

Concepto. Organización y Métodos se sustenta por la unificación de 2 terminologías

N Input Toma de Decisiones

Proceso. Es un conjunto de pasos lógicos secuenciales que ayudan a llegar a un objetivo

“Digite Primer Número”

“Digite Segundo Número”

Output “El Resultado es: %d”, z

➢ Detectar las causas que producen conflictos en la organización.

➢ Eliminar duplicidad y superposición de funciones o actividades que generen un

Política Real Genera un proceso para una persona

➢ Aumentar o incrementar los recursos que posee la organización, recursos humanos,

➢ Orientar los recursos a los objetivos de la organización.

Es importante que en base a esta estructura se vaya a satisfacer a un Recurso Humano

Eficiente. Cumplir el objetivo en base a los recursos que posee.

Eficaz. Optimizar los recursos que posee la organización.

Es asegurar el máximo de eficiencia de la máquina administrativa mediante la aplicación

Razones para el Estudio de O y M

➢ Por pedido propio del personal de la organización.

➢ Por medio externo que necesita ser satisfecho.

➢ Por políticas de la organización.

La mayoría de instituciones asignan funciones de tipo asesor a O y M y las ubica

1. Tener acceso a niveles directivos o superiores.

2. Tener un grado de independencia.

3. Tener un mayor grado de autoridad y responsabilidad en su área.

Organización y Métodos va a estar directamente relacionado con toda la organización pero en

Perfil Profesional del Personal de O y M

El personal que elabora en O y M se le conoce con el nombre de Analista que se encargará de

➢ Deben saber de las teorías de la Administración de Sistemas e Investigación.

➢ Cursos Especializados en Organización y Métodos.

➢ Desarrollo organizacional y mejoramiento de procesos.

➢ Conocer la estructura de la organización y Objeto de Estudio.

Entre los conocimientos teóricos también tenemos:

Los tipos de Administración:

1. Administración Lineal o Militar

3. Administración Estructural y Funcional

5. Administración por Objetivos (APO)

Administración Lineal o Militar

A mayor Autoridad existe mayor Responsabilidad ( > A, > R ).

La Administración Científica fue sustentada por Tylor, se le considera el padre de la

Observación Análisis Desarrollo Estudio

Necesidades Interpretar Resultados

Este tipo de administración se fundamenta en el criterio de una secuencia ordenada en función

Administración por Objetivos (APO)

Nos permiten realizar diagnósticos administrativos en el diseño organizacional con elaboración

Debe diagnosticar los problemas generados en la organización mediante la espina de

1. Estudia y analiza de manera permanente la estructura y funcionamiento de la

2. Adecuar a la organización y las funciones en la dependencia que trabaja.

3. Asesorar a las unidades o departamentos de la dependencia que lo solicita en la

4. Realizar actividades de promoción, investigación y divulgación.

5. Realizar un estudio de todo lo ejecutado en la organización.

6. Dictaminar, asesorar e informar a los departamentos con mayor jerarquía.

7. Conocer y aplicar técnicas concernientes al mejoramiento de los procesos.

8. Estudiar, proponer e implantar sistemas de mejoramiento para volvernos más eficientes

La principal función de O y M es la de asesoramiento en las posibles soluciones a los posibles

1. Se caracteriza por tener tiempo para el estudio.

2. Ser independiente uno de otro.

3. Adiestrar o capacitar en Áreas Técnicas.