PRESIDENCIA DE LA REPUBLICA “NORMA TECNICA DE IMPLEMENTACION ¥ OPERACION DE LA METODOLOGIA ¥ HERRAMIENTA DE GOBIERNO POR RESULTADOS” Gir Gobiemo por ResultadosPRESIDENCIA DE LA REPUBLICA No. 1002 _MINICIO ALVARADD ESPINEL SECRETARIO NACIONAL DE LA ADMINISTRACION PUBLICA Contiderando ‘Qua, la Constitucién de la Reptiblica del Ecuador en eu articulo 227 determina que la administracién publica consthiuye un servicio a la colectividad que se rige por los principlos de eficacia, eficiencia, calidad, jerarquia, desconcentracén, descentralizacién, coordinacién, participacién, planificacién, transparencia y evaluacién; ‘Que, la Carta Iberoamericana de Calidad en la Gestién Publica establece que la gestién pibliea se orientard a la calidad cuando se encuentre referenciada a los fines y propdsttos ultimos de un Euen Gobierno Democratico, esto es, cuando se constituya en una gestiSn piblica centrada en el servicio al iudadano y una gestién publica para resultados; Que, ol tercer inciso del articulo 51 de Ia Ley Orginica del Servicio Publice dispone que le corresponde 2 la Secretaria Nacional de la Administracién Publica establecer las pollticas, metadalogia de gestion institucional y herramientas necesarias para el mejoramiento de la eficiencia de la administracién publica central, institucional y dependienta; Que, el articulo 116 del Reglamento General a la Ley Orgénica del Servicio Publico establece que la Secretarfa Nacional de la Administracién Publica tendré como responsabilidad la determinacion de las, politics, metadologia de gestién institucional y las herramientas que aseguren una gestion y ejoramienta continuo de la eficiencia de las instituciones que comprende la Administracién Publica central ¢ institucional, cuya aplicacién e Implementacién estardn consideradas en las normas y ta estructura institucional y posicional aprabados por el Ministerio de Relaciones Laborales; Que, mediante Decreto Ejecutivo No. 726, publicado en el Registro Oficial No. 433 de 25 de abril de 2011, en el cual se emiten disposiciones para la organizacién de la Funcién Ejecutiva, se modificeron las atribuciones y funciones de la Secretaria Nacional de la Administracién Publica Que, el articulo 15 letras d) y h) del Estaiuto del Régimen Juridica y Administrativa de la Functon Ejecutiva establece dentro de las nuevas atribuciones del Secretario Nacional de la Administracién Publica el enordinar la gestién eficiente y oportuna de la ejecucién de los proyectos de interé: nacional gue sean considerados prioritarios por el Presidente de la RepOblica y generar metodologias para la mejora de la gestion publica en general, tales como proyectos, procesos, trémites y servicios al cudadane; ue, el Deereto Ejecutive N° S55 publicado en el Suplemento del Registro Oficial N’ 331 de 30 de Noviembre de 2010, dispone la implementacién del Proyecto Gobierno Por Resultados-GPR en todas las instituciones de la administracién publica central, institucional y dependiente de la Funcién Ejecutiva, a cargo de la Secretaria Nacional de la Administracién Publica, y en la Disposicién General Segunda se alspone que la Secretaria Nacional de la Administracion Publica determinard los lineamientos generales mediante [os cuales se implementard el proyecto Gobierno Por Resultades- GPR, los cuales serin de obligatorio cumplimiento; Que, el segundo inciso de! articulo 35 del Decreto Fjecutivo N? 726, publicado en el Registro Oficial N° 433 de 25 de abr de 2011, establece que la Secretaria Nacional de la Administracién Publica realizar el control, seguimiento y evaluacin de la gestién de les planes, programas, proyectas y procesos que 59 encuentran en ejecucién. Ademés, el control, seguimiento y evaluacidn de la calidad de la gestidn 1alao t> 7 iS] a PRESIDENCIA DE LA REPUBLICA de los mismos, como también, el impulso de los procesos de transparencia y mejora de la gestidn institucional, procesos e innovacién del Estado; Que, e+ necesario emitirlinearnientos generales de implementaciéa y operacién de la metadolosia y~ herramienta de Gobierno Por Resultados para todas fas Instituciones de la administracion publica central institucional y dependienta de la Funcién Fjecutiva con el fin de que la gestién de la administracién publica se oriente a la consecucién de resultados € impactos en beneficio de la sociedad: y, En ejercicio de la atribucién establecida en ta letra n) del articulo 15 del Estatuto de Régimen Juridico y Administrative de la Funcién Ejecutiva Acuerda Emitir 2 NORMA TECNICA DE IMPLEMENTACION Y OPERACION DE LA METODOLOGIA Y HERRAMIENTA DE GOBIERNO POR RESULTADOS. CAPITULO 1- DELOBIETO Y AMBITO Articulo 1. Objeto. Articulo 2~ Ambitode Aplcacién. Aticulo 3 Rol de fa Secretaria Nacional de la Administraién Pablica- CAPITULO II-DE LAS DEFINICIONES DE GOBIERNO POR RESULTADOS... lo 4- Gobierno Por Resultadas-GPR. lo S- Herramienta Gobiemo Por Resultados-GPR Portal GPR) Artculo 6 Conceptos y Defiriciones--Para efectos de esta norma se entendera por a) Modelo GPR b) Tipos de planes: ©) Elementos de los planes: 4) Mapakstratégica: ©) Gelo de cierte de indicadores y metas... 4) Alineaciér: .. 8) _ Semétoros oalertas de indicadores: Articulo 7 Calidad de Informacion... Articulo 8. Seguimiento y Control a) Seguimiento: b) Control: DE LA IMPLEMENTACION DE GOBIERNO POR RESULTADOS ..nenonennanraens Capitulo m Articulo 9- Implementacién de Goblerno Por Resultades. Aticulo 10.- Programacién, Confrmacién y Cancelacién de Eventos y sesianes de trabajo en la, implementacién y despliegue-.... 2al4oPRESIDENCIA DE LA REPUBLICA Articulo 11. Participacién y Asistencia a los Eventos de Implementacién-.. cea Articulo 12-Fecha de inicio para poner en produccién Gobletno Por Resulados-GPR.. ec Articulo 13.- Operacién de Gobierno Por Resuitadcs.. - veered (Capitulo IV DELOS PLANES ESTRATEGICOS wnsennses Articulo 14.- Directrices para la Construccién de los Planes Estratégicos. Aniculo 25.-Directrices de Aprobacién y Cierre de los Planes Estratégicas. Aniculo 16-Directrices de a Actualizacién de ios Planes Estrategicos.— Articulo 17-Directrices de Gestisn de Resultados de los Planes Estratéicos.- Anticulo 18.Directrices de Controlde Combios de los Planes Cstrarégicas. Capitula V ~ DE LOS PLANES OPERATIVOS wennsennae Anticule 19-Dicectrices para la Construccién de los Planes Operativos, Anticulo 20-Diectrices be aprobacién y cere de los planes OpEFaTHOS “en Anticulo 21-Direetrices de Actualizacidn de los Planes Operativos - Articule 22.-Direetricas de Gestisn de Resultados de los Planes Operative Aniculo 23.-Directrices de Contro/de Cambios de los Planes Operativas.- Capitulo VI~ DE LA GESTION Y CONTROL DE PROYECTOS vmnnisonneeen Anifculo 24.-Directrices Generales de Gestién y Control tle Prayectos en GPR. Articula 25 Responsabiidades del Lider de Proyecto Articulo 25. Responsabifdades del Patrocinador Ejecutivo de proyecto ‘Anulo 27-Responsabitdades del Ministero Coordinador del sector para proyectos de inversion. Articulo 28.-Directrices de gestién complementarias nara proyectos de inversion en GPR. 5 Capitula Vit DELA GESTION Y MEIORA DE PROCESOS .vsnnone 26 Articulo 29.-Directrices para la resti6n y mejorade procesos en GPR enem 26 Capitulo Vil -DE LOS ACTORES DE GOBIERNO POR RESULTADOS wnaene 28 lo 31.-Directrices de acministracén de usuarios y soporte téenico de lai lo 32.-Soporte y Administracién de Nuevos Requerimientos. CAPITULO IX ADMINISTRACIN DE CONSECUENCIAS. Anticulo 33.-Responsablidades respecto a Goblerna Por Resultacos, Articulc 34.-Procedimiento en caso de incumplimiento de las resaonsabllidades-... 2 DISPOSICIONES GENERALES... DISPOSICIONES TRANSITORIAS seu ANEND wrnonnsennae ‘Anexa 1: Tabla de eventos de despliegue-GPR. 3al4oPRESIDENCIA DE LA REPUBLICA CAPITULO | - DEL OBJETO Y AmBITO Articulo 1.- Objeto.- - * Establecer la normativa técnica, que permita a la Funcién Fjecutiva realizar la implementacién y asegurarla continuidad y operecién de la metodologia y herramienta de Gobierno Por Resuliados. La implementacion y operacién de Gobierno Por Resultades tiene como fin obtener una gestién publica de calidad, orientada a resuitades, centrada en el ciudadano y fundamentada en los principios de Administracién Publica establecidos en la Constitucion de la Republica, ast también dar transparencis y continuidad a la gestién de las institucianes pablicas mediante la definicin, alineacidn, seguimiento yactualizacién de sus planes estratégicos, planes operatives, riesgot, proyectos y procesos. Articulo 2.- Ambito de Aplicaciin.- La presente norma, ser4 de uso y cumplimiento obligatoria para las instituciones de la Administracién Publica central, institucional y que dependen de la Funcién Ejecutiva en las cuales se implemente le metodologia y herramienta Gobierno Por Resultados. Para tal efecto, la institucién contard con un equipo institucional GPR responsable de I implementacién y operacién de Gobierno por Resultados institucional de acuerdo a las retponsabilidades establacidas an el Articulo 30 de esta norma. Articulo 3.- Rol de la Secretaria Nacional dela Administracién Piblica.- La Secretaria Nacional de la Administracién Puiblica es la responsable de administrar, implementar y dar seguimiento continuo a la gestién de Gebierno por Resultados, para lo cual emitirs los lineamientos generales para su implementacién y operadién y contard con un equipo especializado institucional. CAPITULO II- DE LAS DEFINICIONES DE GOBIERNO POR RESULTADOS Articulo 4.-Gobietna Por Resultados-GPR Es el conjunto de conceptos, metodologias y herramientas que permitird arientar las acciones del gobierno y sus instituciones al cumpiimiento de cbjetivos y resultados esperados en el marco de mejores practicas de gestién. La aplicaciGn de Gobierno Por Resultados permitirs una gestion eficiente de los planes estratégicos, planes operstivos, riesgos, proyectos y pracesos institucionalas, en los distintos niveles organizacionales, a través de un seguimiento y control de los elementos, asi como ce los resultacos obtenidos, Articulo 5.- Herramienta Gobierno Por Resultados-GPR (Portal GPR).- La herramienta de Gobierno Por Resultados - GPR 0 poria/ GPR es el instrumento informatico que permite sistematizar y gestionar los planes estratégicas y operatives, asi como programas, proyectos, Procesos y moritorear sus resultados. Ademds, este portal genera lo: reportes necesarics para le toma de decisiones y sirve como fuente de iniormacién sobre el desempefio actual de la instiucien. aalaoPRESIDENCIA DE LA REPUBLICA Articulo 6.- Conceptos y Definiciones.-Para efectos de esta norma se entendaré por: 9) Modelo Gt La implementacién del GPR involucra el establecimiento de una jerarquia de planes, donde su nivel superior es el Plan Nacional del Buen Vivir, seguico de las Agendas Sectoriales, los planes estratégicos institucionales, y finalmente los planes operatives de las unidades operativas que ejecutan los proyectos y procesos. 6) Tipos de planes: = Plan Extratégico.-Es un conjunto de objetivos, estrategias, indicadores y riesgos al nivel sectoral, institucional, asf como al segundo alvel de cada institucién (ejemplo: subsecretaria o coordinacién general) = Plan Operativo.- Es un conjunto de objetivos, indicadores, riesgos, portafolio de proyectas y catdloga de procesos al nivel de unidad eperativa o direccién. ©) Elementos de los planes: Los planes estratégicos u operatives se conforman de los siguientes elemento: = Objetive.- Son enunciades breves que definen los resultados esperados de le organizacién/unidad y establecen las bases para la medicién de los logros ebtenidos. + Estrategia.- Son lineamientos generales de accién que establecen una direccion e indican ta forma de céma lograr un objetivo. + Indicador.- Es un instrumento para moritorear, predecir y administrar el desempefio necesario para aleanzaruna meta determinada, + Indicador agrupado.- Un Indicador agrupado es un conjunta de indicadores del nivel inferior que estan subordinades a uno de nivel superior: a estos indicadores subordinados también se les llama indicadores componentes. Est lista relevante.- Una estadistica relevante es un irstrumento de medicién con petiodicidad de un aio 0 mas, que no establece metas, pero, que permite verificar el comportamiento y desempefio de un cambio o resultado. Meta.- Es un valor numérico que se desea alcanzar en un tiempo determinado, aplicado a un indicador. + Riesgo. Es un evento o una condicién con incertidumbre que, s| ocurre compromete los objetivos plenteados. + Proceso. Es una serie de tareas definibles, revetibles, predecibles y medibles que llevan a un resultados util para un cliente interno o externo, + Proyecto.. Es un esfuerza temporal emprendido para crear un producto o se royecios puede ser de inversién 0 de gasto corriente: io nico, Los © Proyectode Inversion. Es aquel cuyos recursos provienen del presupuesto de inversion y que han seguida el ciclo determinado por la Secretaria Nacional de Planificacién y Detarrolle, de aprobacién, priordad y presupuesto, © Proyecto de Gasto Corriente. Es aquel cuyos recursos no provienen del presupuesto de. inversién y se orientan a obtener una mejora en la institucion, sal4oPRESIDENCIA DE LA REPUBLICA + Hitos.- El avance fisico de los proyectos se mide a través del cumplimianta de hitos. Un hita es un ogro o entregable verificable en el transcurso del proyecto. + Programas.-Es un conjufito de proyectos seleccionados, planificades y administrados de manera coordinada para lograr objetives comunes y estratégicos. La ejecucién de un programa incluye la alineacién, direcciin, controle integracidn de multiples proyectos, asegurando la aptimizacicn de gastos, cronogramas y esfuerzos para acelerar e incrementar la obtencién de los beneticios definidos. Los programas cumplirén con las caracteristicas establecidas en el Art. 297 de lz Constitucién de ta Repabiica del Ecuador. En GPR exsten los siguientes tipos de programas: © Programas Nacionales/Sectoriales.- Son aquellos en los que por su alcance, tamafio y complejidad necesitan de una entidad © unidad para su gestion. En GPR un programa nacional tiene sus propivs objetivos, estrateglas, Indicadores, riesgos y un conjunto de proyectos los cuales se ejecutan en mds de una institucién. © Programas Regionales.- Son aquellos que se formulan para atender una regiin o regiones que se consideran prioritarias para el daratrolle nacional. Los proyectos que los componen pueden ser de distintas Instituciones. © Programas Especiales.- Son programas Interinsttucionales que se componen de Prayectos de distintos tipos y de distintas instituciones. Pueden tener un ente administrador como por ejemplo una empresa publica, gerencia 0 unidad, o pueden ser gestionados y ccordinades desde las instituciones que ejecutan los proyectos, Programas Institucionales.- Se componen de proyectos propios de la Institucién y de proyectos de entidades adscritas 2 ella d) Mapa Estratégica: Alnive! institucional, los objetivos se clasifican de acuerdo a las cuatro dimensiones a continuacion: + Cludadanfa- Odjetivos orientados a los productos, servicios y resultados esperados para el beneficio de la ciudadanfa y is saciedad. + Procesos.- Objetivos orientados a la eficiencia institucional + Talento Humano.- Objetivas orientados al aprendizaje institucional y las capacidades de talento humana. Finanzas-Objetives orientados al uso eficiente y tansparente de presupuestos y recursos materiales. e}) Ciclo de cierre de indicadores y metas: Cido anual.- El ciclo de cierre de metas sera anual. Las metas de los indicadores de cualquier nivel se cerrarin maximas hasta los quince (15) dias seguides al cierre del presupuesto anual por el Ministerio de Finanzas. + Indicadores y metas de nuevos planes.- En el caso de nuevas planes estratégicos durante el ciclo anual, los indicadores y sus respectivas metas serén cerradas una ver sean aprabadas por las autoridades designadas y empezard su actualizacién y operacién a partit de la fecha de cierre del plen. BD Alineacién: La alineacién es una relacién entre dos o més elementos del Modelo GPR, dencta que un elemento soporte o impactaa otro elemento. Las relaciones de alineacisn que se tienen en el Modelo GPR son 6al40PRESIDENCIA DE LA REPUBLICA = Objetivos.-Se alinean a las estrategias de nivel superior de manera vertical y/o matricial, = Riasgos de objetivos.-Se alinean alos objetivos de i organizacisn. = Proyactos.- Los proyectos tienen trertipos de alineacién: 5 Mos objetivos operatives de unidades de manera vertical y/o matricial © Auuno 0 més programas. © Runo 0 més proceses afectados, en caso de los proyector de mejora de procesos. = Riesgos de proyects.- Se alinean a los hitos del proyecto, ~ Proceso. Se alinean lot objetivas operativos de unidades. 3) Semiforoso alertas de indicadores: La herramienta GPR cuenta con un sistema de semaforos o alertas asociados a les indicadores que faciltan su gestién. tos seméforos se muesiran en el GPR con cones que tienen el siguiente significado: + Seméforos con guién {-)- Representan indicadores sin metas. = Semiforos con caja blanca.- Representan indicadores con metas no cerradas. - Semifforos con caja ¢ icone de candade,- Representan indicaderes con metas cerradas, sin resultados registrados. ~ _ Seméforos verdes.- Representan resultados aceptables en comparacién a sus metas, dentro de los rangos establecidos y con bajo riesgo. ~ _ Seméforos amarilios.- Representan alertas de mediano riesgo y requieren evaluacién, monitoreo posibles acciones proventivas o correctivas. + Seméforos rojos.- Representen alertas de alto riesgo con resultados inaceptables en camparacion a sus metas, y deberfan ser priorizados para acciones correttivas 0 planes de mejora inmediata Articula 7.-Calidad de Informacién. Las instituciones serdn responsables de fa calidad, veracidad, pertinencia y attualizacidn de tz Informacién que ingresen y administren a través dal Portal GPR. Articulo 8.-Seguimiento y Control.- Gobierno Por Resultadas seré una de las principales fuentes de informacién para realizar el sequimiento y control delagestién publica, entendiéndose por estes lo siguiente: 9) Seguimiento: Se refiere al monitoreo oportuno de la gestidn publica para diagnosticar su estado actual y generar alertas de prevenciéa y corretcion con el fin de tomar decisiones acertadas. La Secretaria Nacional de la Administracién Publica en este sentido, realizaré el seguimiento a tagestién publica, para constatar: 7a140PRESIDENCIA DE LA REPUBLICA = Laactualizzcién de Ia informacién en la herramienta GPR, El avance y cumplimiento de las metas de los indicadores, de las agendas sectoriales y los planes estratégicos institucionales. - La gestién de riesgos estratégicos que Impediran la obtencién de los objetivos planteados. Los proyectos y programas para constatar: - Avance fisico 2 Hitos 9 Resumen ejecutive © Cronograma de proyecto - Presupuesto > Programacién presupuestaria © Ejecuciin presupuestaria = Indicadores de Proyecto + Prevencién y resolucién de problemas oo Riesgos © Problemas no Resueltos 4) Control: El control de la gestién publica tiene por objeto verificar, comprobar y constatar que las acciones emprendidas por parte de las instituciones se ajustan a la planificaciin estratégica y operativa. Este control abarca dos émbitos: + Preventivo.- Consiste en la mitigacion de riesaos, es decir, en la reduccién de la probabilidad dde ocurrencia y del nivel de impacto tanto on la ejecucién de los proyectos y como ene! cumplimiente de la planificacién estratégica y operativa. ~ De Resultados. Consiste en la comprobacion del cumplimiento de los resultados generados de les proyectos y procesos de los servicios puiblicos. La Secretaria Nacional de la Administracién Publica emitird lineamientas sobre el seguimiento y control de los planes, programas, proyectos y proceso: que se gestionan desde GPR. Bal40PRESIDENCIA DE LA REPUBLICA Capitulo Il! — DE LA IMPLEMENTACION DE GOBIERNO POR RESULTADOS Articuls 9.- Implemientacién de Gobierno Por Resultados.- - . La implementacién de Gobierno Por Resultados se realizard a través de talleres y de sesiones de trabajo con los servidores y funcionarios de las instituclones. El proceso de implementacién lo determina la Secretarfa Nacional de la Administracion Publica. La Secretaria Nacional de Administracién Piblica acordard con cada una de las instituciones un plan de implementacin GPR, con el cronograma y el tipo de fos eventos que serdn realizados como parte del despliegue para desarroliar y poner en produccién su gestion en la herramienta GPR. Este proceso de implementacién es de cardcter temporal y termina una vez que se hayan realizado todos los eventos del plan de implementacién GPR, estén sistematizados los planes estratésicos y operstivos en el Portal GPA y se encuentre capacitado un equipa interna de la insitucion. El detalle con los requisitos de participacién, audlencia, aststencia y resultados del tipo de los eventos ue serén incluidos en el plan de implementacién GPR se encuentra en el ANEYOI de esta norma. Cabe mencionar que dependiende de las necesidades de cada institucién se pueden acordar adecuaciones o ajustes en el nimero, alcance y/o duracién de los eventos. Articula 10.- Programacién, Confirmacién y Cancelacién de Eventos y tesiones de trabajo en la implementacién y despliegue.- La preparacién y entrega de los eventos de despliegue de Gobierno Por Resultados dependen de recursos especializados de la Secretaria Nacional de la Acministracién PAblica asi como de recursos extemos. Una vez canfirmado y ecordaco el calendario de despliegue, Ia instituciSn serd responsable de todo costo adicional causado por la cancelacidn o reprogramacién de eventos canfirmades cuando curren con menos de siete (7) dias de anticipacién. En casas de cambios 0 cancelacién de eventos, la Secretaria Nacional de la Administracién Piblica determinard y asignard nuevas fechas para la reprogramacién de los eventas abligatorios. Toda cancelacién de eventos por parte de la institucién avicadat can menos de veinte y cuatro (24) horas de anticipacion, generardn responsabilidades administratives. Arti lo 11.- Participacidn y Asistencia a los Eventos de Implementacién.- la participacién y asistencia a los eventos de implementacién de Gebierno Por Resultadas es obligatoria € indelegable para quienes sean convocados de conformidad con lo que establece ef Decreto Ejecutivo No. 555, R.0.5 Ii No. 331 de 30 de noviembre de 2010, 40s eventos de implementacién de Gobierno Por Resultados son exclusivos para los servidores, funcionarios puiblicos y particulares que sean convocados sin que pueda ser permitida la presencia de personas ajenas a la misma. £1 control y monitoreo de la asistencia, asf como el control de los incidentes generados en los eventos de implementacién del Gobiesno Por Resultados sera realizado por la Secretaria Nacional de la Administracién Pablica, la cual determinaré las acciones preventivas a correctivas al respecto. Articulo 12.- Fecha de Inicio para poner en produccién Gobierno Por Resultados.GPR, Antes de la conclusién del proceso de impiementacién GPR, Ia Secretaria Nacional de la Administracién Publica determinaré y comunicaré a la instituci6n una fecha limite para poner en produccisn la gestidn de sus planes a tavés de la herramienta ce Gobierno Por Resultados, 92140PRESIDENCIA DE LA REPUBLICA A partir de 1a fecha limite establecida por la Secretaria Nacional de la Administracién Publica, la actualizacién y uso regular de la herramienta de Gobierno Por Resultados ser de cardcter obligatorio Y los contenidos y resultados registfacos en la herramienta seran sujetos al seguimiento, evaluaciér y control de la Secretaria Nacional de la Administracién Publica Articulo 13.- Operacion de Gobierno Por Resultados. La operacion de la metedologia y herramienta de Gobierno Por Resultados se refiere a la gestién y actualiracisn continua de todos los elementos de la jararquia de planes del Modelo GPR en ef Fortal GPR de una institucién, induyendo la construccién, aprobacién, cierre, actualizacién y cambio de los planes estratégices, los planes operativos, los proyectos y los procesos, Capitulo IV — DE LOS PLANES ESTRATEGICOS Articulo 14.- Ditectrices para la Construcciin de los Planes Estratégicos.- Laconstruccién de los planes estratégices se regird por las siguientes diractrizes: RESPONSABLES —» Agendas Sectariales.- Ministro Coordinator del sector. PARALA CONSTAUCCION © Plan Estratégica institu DE PLANES: ESTRATEGICOS snal.= Maxima Autoridad dela institucién, > Planes Estratégicos de Segundo Nivel- Subsecretario, Coordinador General o equivalente ~ Titular del Plan. OBIETIVOS —»—_Objetivos arientados a ta ciudadania.- Cada olan estratégica tendré uno 0 més objetivos estratégicos orientados @ la rarén de ser de la institucién enmarcada por su marco normativo. Estos objetivos serdn determinados por cada instituciSn con una cobertura lo suficientemente amplia para medir el impacto de la institucién y sus responsabilidades hacia la sociedad # Objetivo orientado 9 procesos.- Cad2 institucién incluird en su plan estratégico el objetivo estandar: “Incrementar fa eficiencia institucional” con indicadores definidas por la Secretaria National de la Administracién Publica, * Objetivo orientado a talento humano.- Cada institucién incluirS en su plan estratégico el objetivo esténdar de “Incrementar el desarrollo del talento humano” con indicadores definides por la Secretarfa Nacional de le Administracién Pablica + Objetivo orientado a presupuestos.- Cada institucién incluird en cu plan estratégico un objetivo esténdar: “incrementar el uso eficiente del presupuesto” con indicadores definidos por la Secretarfa Macicnal de la Administracién Publica, » Sintaxis.- Todo objetiva debe cumplir con la sintaxis de la metadelogla GPR, iniciando con elguno de los verbos INCREMENTAR, REDUCIR 0 - por excencién especial -MANTENER. 1oalaoESTRATEGIAS INDICADORES (meTas) RIESGOS ESTRATEGICOS Articulo 15. PRESIDENCIA DE LA REPUBLICA Fethas.- La fecha de inicio y fin de les objetivos ird de acuerdo a los periodos del Plan Nacional nara el Buen Vivir. linea ée nivel Todo objetivo debe estar slinesdo a una estrate; superior y por excepcién a més de una, Definicién de estrategias.-Cada objetivo deber tener una o mds estratesias definidas para lograrlo. Cobertura de estrategias - Todas las estrategias deberin tener al menos un objetiva de nivel inferior alineado. Medicisn de objetives.- Cada objetivo del plan astratégico deberi tener luna o mas Indicadores para medir, gestioner y evidenciar sus resultades. Periodicidad.- Los indicadores de desempefio deben de tener un periods adecuado para permitir la toma de acciones preventivas 0 cortectivas durante la vigencia del plan. El estindar del perfado de medicién de indicadotes seré mensual, Por excepcién el perfado podrd ser menor, hasta tun periodo mixima de seis meses, De ser el casa las métricas con periadas de actuallzacién mayores a sels meses seran considerados come estadisticas relevantes Rangos de tolerancia, semifores y alertas.- Los ranges de tolerancia y los seméforos 0 alertas en los indicadores serén establecidas por la Secretaria Nacional de la Administracién Publisa (por omni cambiarse s6la bajo criterios técnicos que lo justifquen. Identificacién de riesgos estratégicos.- Durante la construccién del plan, cada objetivo seré analizado para la identificacién y tratamiento de riesgos estratégicos. Todo riesgo deberd registrarse en el sistema Gobierno por Resultados y vinculado al objetivo correspondiente, én del sistema) y pueden Evaluacién de riesgos estratégicos.- Todo riesgo estratégicoregistrado deberd evaluarse para calficar su probabilided de ocurrencla y el grado de impacto potencial irectrices de Aprobacién y Clerre de los Planes Estratégicos~ La aprobacion y cierre de los planes estratégicos se regiran por las sigulentes directrices: RESPONSABLES PARALA APROBACION DE PLANES EstraTéGicos Agendas sectoriales.-£1 Consejo Nacional de la Administracién Publica es el responsable de la aprobacién de agendas sectoriales, asi como el control de cambios.a las mismas. Planes estratéglcos de Ministerios y Secretarfas Nacionales-£| Ministerio Coordinador y la Secretaria Nacional de la Administracién tataoCRITERIOS DE APROBACION REQUIERIMIENTOS FORMALES PARA LA APROBACION Y CERRE DE PLANES PRESIDENCIA DE LA REPUBLICA Fibiica son los temponsables dela aprobadén da planes ertratlgions de | los Ministerios y Secretarias Nacionales, asi como el control de cambios a los mismes. - Planes estratégicas de las Empresas Publicas y entidades adscritas-El Ministerio del ramo correspondiente y la Secretaria Nacional de la ‘Administracion Pablica son los responsables designadcs para la aprobacién de planes estratégicos de sus empresas publicas y entidades adscritas, asi como el control de cambios a los mismes. Segunda nivel (Subsecretarias, Coordinaciones Generales, ote.)-La maxima autoridad de la institucin es la responsable de la aprobacién de planes estratégicos de segundo nival, as! come del controlar sus cambios. Objetivos y estrategias.Las autoridades rerponsables evaluarin y ‘aprotaran la orientacién, cantidad y calidad de todos los objetives y las estrategia: del plan estratégice. Indicadores y metas Las autoridades responsables evaluarén ta relevancia y aprobardn la definicién (descripcién, método, fuente, frecuencia y/o periodo, etc.] de todos los indicadores y las metas cel plan estratégica, Rlesgos estratégicos.- Todo plan estratégico incluiré un andlisis y el registro de riesgos estratégicos a ser evaluados y aprabades por la ‘autoridad designada. Todo riesgo con una calificacién de probabllidad e Impacto igual 9 mayor a cuarenta y nueve (49) de cien (100), debe tener tun ejecutivo responsable asignado y un plan de administracién del riesgo registrado.en el Partal GPR. Reporte de Aprobatién del Plan GPR.- Una ver aprobado el plan estratégico de Gobiemo Por Resultados, la institucion deberd presentar, en la fecha determinada por la Secretaria Nacional de la Administracisn Publica, un Reporte de Aprobacién del Plan GPR aprobaco y suscrito por los responsables de la aprobacién y cierre del plan, encabezados por ta maxima entidad. El Reparte de Aprobacién del Plan GPR institucioral debe cumplir con la presente norma y responderd al formato de reporte de la herramienta GPR, definido por la Secretaria Nacional de la Administracién Publica, Antfeulo 16.-Directrices de la Actualizacién de los Planes Estratégicas.- La actualizacién de los planes estratégicos se regird por las siguientes directrices: RESPONSABLES PARALA ‘Agendas Sectoriales.- Ministro Coordinador del Sector. azalaoACTUALIZACION DE PLANES ESTRATEGICOS ACTUALIZACION ‘MENSUAL CORRECCION DE ERRORES, GESTION DE RIESGOS ESTRATEGICOS GESTION DOCUMENTAL DENTRO DE GPR PRESIDENCIA DE LA REPUBLICA Plan Estratégica Institucional.- Maxima Autoridad de la Institucién. Planes Estratégicos de Segundo Nivel Subsecretarlo, Coordinador General o equivalente ~ Titular dal Plan Fechas limites de actualizaciin de indicadores.- La fecha limite para actuallzar y cerrar Ios resultados del periodo antenor en los planes estratégicos serd hasta el dia quince (15) de cada mes. Toda excepcién debe ser informada por escrito a la Secetarla National de la ‘Administracién Publica. A partir del dia diecistis (16) de cada mes, la informacion registrada en el Portal GPR sera considerada oficial y puede ser utilizada por otras autoridades, de la Republica, para a tama de decisiones. icluyendo hasta el sefior Presidente Indicadores agrupados 0 ponderados de otros indieadores ‘componentes.- Para asegurar la calidad y contundencia de resultados de indicadores agrupades 0 ponderados de diferentes niveles institucionales, la institucién debe emitir directrices internas para gprantizar la actualizacién consistente y oportuna de los indicadores Componentes individuales de los cuales dependen los indicadores de los planes estratégicos Metas y resultedos de indicadores.- Una vez cerradas las metas de indicadores, 0 cerrados los resultados de indicadores no oueden ser cambiados por los usuarios del sistema. En el caso de ingreso y cierre de metas 0 resultados equivocados, serd necesario comunicar a la Secretarfa Nacional de la Administracién Publica quien puede autorizar la correccin de datos erréneos bajo su supervistin y control Plan de administracién de riesgas estratégiens.- El responsable de cada iesge debe coordinar y garantizar el cumplimiento de las accianes definidas para mitigar y prevenir las contingencias que surjan en la ejecucién de los planes. Las principales acciones de administracién de riesgos y sus fechas de inicio y fin, deben ser registrados en al Portal GFR. Glerre de riesgos estratégicos-El responsable deberd cerrar el riesgo en el Portal GPR cuando se hubiere cumplido la fecha estimada de cocurrencia y el evento no haya sucedido, cuando se presente el evento y las acciones de contingencia se hayan levado a cabo 0 el riesgo ya no afecte la consecuclén del objetivo asociado, Documentos anexos-La herrarienta puede almacenar archivos en los diferentes elementos como indicadores, proyectos, procesos, ete. Loe formates y extensiones de los archivos son libres, por lo que se puede anexar cualquier tipo de archivo. El archivo a ser anexado debe ser unica 13al4oPRESIDENCIA DE LA REPUBLICA y extlusivamente Informacién relevante que sirva para la gestién ¢ forme a autoridades. Articulo 17.-Directrices de Gestién de Resultados de los Planes Estratégicos.- La gesticn de resultados de los planes estratégicos se regird por las siguientes directrices: RESPONSARLES PARA LA GESTION DE RESULTADOS DE PLANES Esmaarécicos REUNIONES DE GESTION DE PLANES ESTRATEGICOS EVALUACION DE DESEMPENIO. ORGANIZACIONAL Agendas Sectoriales.- Ministro Coordinador dal Sector. Plan Estratégico Instituctonal.» Maxima Autoridad de la tnstitucisn. Planes Estratégicos de Segundo Nivel.- Subsecretario, Coordinador General o equivalente — Titular del Plan. Reuniones de gestién de agendas sectoriales.- Las agendas sectoriales de GPA serdn objeto de andlisis en los siguientes espacios de reunién: ©. El Ministro Coordinador convocaré mensualmente a los ministros coordinades y otros actores estratégicos involucredos para el seguimiento de chjetives, estrategias, indicadores y riesgos da lat ‘agendas sectoriales Reuniones de gestién del plan estratésico.- Los planes estratégicos de GPA serén objeto de andlisis en los siguientes espacios de reunién ©. La maxima autoridad convocaré mensualmente a los miembros del equipo institucional para el seguimiento de objetives, estrategias, Indicadores y riesgos de los planes estratégicos y operatives. ‘Actas de reuniones.- En las reuniones que particine la maxima autoridad, 2 nivel agenda sectorial o 2 rivel institucional, se levantard un acta que serd firmada por los asistentes y una copia de la misma debera ser ‘anexada al plan estratégico en el Poria/ GPR pata el conacimiento y la revisin de Secretaria Nacional de la Administracién Publica. Evaluacién de desempefio por semaforos.-Los semiforcs de indicadores ‘de Gobiema Por Resultados son alertas para la posible toma de acciones. A continuacién, las siguientes acciones deberin ser temadas par estado de semiforo: (© Objetives con resultados aceptables (todos Ios indicadares en verde).-Ninguna accién requerida, © Objetives en riesgo (incicadores en amarillo 0 rojo).- Objetivos en riesgo tequieren una revisiin ejecutiva mds frecuente con evaluacion de los riesgos estratégicos y revisién de las acciones correctivas definidas. = Estos objetivos pueden ser sujetos a una evaluacién detallada aaaaoPRESIDENCIA DE LA REPUBLICA por parte de la Secretaria Nacional de la Administrac Publica para determinar el nivel de riesgo, posibles acciones - Correctives y los recursos necesarios para corregir la Situacién actual Articulo 18.-Directrices de Control de Cambios de los Planes Estratégicos.- Una ver eprobado y cerrado los planes estratéglcos, ios cambios serdn permitidos solamente de acuerdo con las siguientes directrices: CAMBIOSSIN + Administracién de Riesges Estratégicos.- Para facilitar la administracion REQUERIMIENTO DE dindmica de riesgos estratégicos y la implementacién de acciones NOTIFICACION 0 coportunas, no se reguiere notificacién formal de cambios de los rlesgos identificados en los planes estratégicos. La maxima autoridad es la responsable de aprobar los cambios y administracéa de riesgos estratégicos para minimizar Ios impactos negatives al desempefio estratégico y la operecién institucional, ‘APROBACION Nuevas estrategias.- Esta permitido Ia adicién de nuevas estrategias al plan estratégico. CAMBIOSQUE — +» Cambios de redaccién de objetivos © estrategias.- Cambies o REQUIEREN correcciones en la redaccién de objetivos o esirategias deben ser NOTIFICACIONALA ——cfectuades con una notificacién al jerérauico superior dentro de los oe treinta dias pesteriores del cambio con una copia de lainformacién antes SUPERIOR i y después del cambio. CAMBIOS MAYORES + Cambios a las Agendas Sectoriales.-Todo cambio a una Agenda Sectorlal ‘QUE REQUIEREN deberd ser aprobado por el Consejo de la Administracién Publica APROBACION ¥ conforme a las directrices de Aprobacitn y Clerre de esta norma, CIERRE FORMAL * Cambios a los planes estratégicos institucionales.- Todo cambio a los planes estratégicos institucionales deberd ser aprobado por la autoridad superior y notificado a la Secretaria Nacional de ta Administracién Publica. © Camblo de autoridades.- Toda nueva autoridad en una institucion, ceberd continuar Ia gestién del plan estratégico registrada en el Portal GPR por un perioda minimo de tres meses. Capitulo VDE LOS PLANES OPERATIVOS Articula 19.-Directrices para la Constructiém de los Planes Operativos.- Los requerimientos para la construccién de planes operativos son: 1salaoRESPONSABLES PARALA ‘CONSTRUCCION DE PLANES OPERATIVOS ATRIBUCIONES DE LA UNIDAD ‘OBJETIVOS OPERATIVOS INDICADORES Y METAS PORTAFOLIO DE PROYECTOS Tpha: “s PRESIDENCIA DE LA REPUBLICA Director, Jefe o Titular de la Unidad Operativa, Registro de atribuciones. Las atribuciones de la unidad deberan formar parte integral del plan operativa y deben estar registradas en forma resumida en el Fortai GPA. Sintaxis Todo objetivo debe cumplir con ta sintasls de la metodologla GPR, a continuacién © (Resultados esperades) MEDIANTE (acciones planificadas) © Todo objetivo operativo debe iniciar can un verbo INCREMENTAR, REDUCIR 0 - por excencién especial - MANTENER. Fechas.- La fecha do inicio y fin de los objetivos debe irde acuerdo a los erfodos del Pian Nacional para el Buen Vivi. Alineacién.-Todo objetivo operativo debe: © estar dentro del alcance de las atribuciones de la unidad y e:tar alineado a una omas de elles. 0 estar alineado a una estrategia de nivel superior y por excepcién 2 més deuna, Cobertura y factiilidad.- Todo objetivo operative debe tener al menos un proyecto alineado para logrart. Medicién de objetives. Cada objetivo del plan operative debe tener uno 0 ‘més Incicadores para medir, gestionar y evidenciat los resultados esperados.. Periodicidad.- Los indicadares de desempeio deben tener una actualizacion edecuada para permitir la toma de acciones preventivas 0 comectivas durante la vigencia del plan. El extindar de medicién de indicadores sers ‘mensual y solo por exceptién, hasta un periodo maxima de se's (6) meses. Rangos de tolerancia, seméforos y alertas.- Los rangos de tolerancia y los seméforos y lertes en los indicadores seran establecidas por la Secretarla Nacional de la Administracién PGblica (defaults del sistema) y pueden cambiarse solo bajo crtterios técnicas que lo justifiquen. Definicién de portatolios de proyectos.- La definicién y construcricn del Portafolio de proyectos de la unidad debe basarse en un andlisis de los objetivos © Indicadores del plan y la alineacion de acciones (proyectos) requeridas para lograr las metas anuales establecidas por Ia institucién, 46al40DEFINICION DE PROGRAMAS CATALOGO DE PROCESOS: Articula 20 -Directri PRESIDENCIA DE LA REPUBLICA Alineacién.- Todo proyecto debe estar alineado a uno © més objetivos ‘operativos y de ser el caso, deberd star alineado a los procesos que afecte Programas.- La definicion, configuracién y clasificacion de programas en e! Portal GPR seré tealizada en coordinacién y con la aprobacién de la Secretaria Nacional de la Administracién Publica. Registro de procesos.- Los procesos de la unidad deberan estar acorde a sus atribuciones y deben ser registrados en el catdlogo de proceses del Portal GPR con su informacién bisica registrada Alineacién.-Todo proceso dabe: © estar alineado a uno o més atribuciones. © estar allneado a uno o mds abjetives operatives de la unidad. 1s da aprobocién y cierre de los planes operatives. Laaprebacién y cierre de los planes operatives se rigen por las siguientes directrices: AUTORIDADES RESPONSABLES DE APROBACION DE PLANES OPERATIVOS CRITERIOS DE APROBACION DE PLANES OPERATIVES: Director, jefe o titular de la unidad.- El director o aprobard el portafolio de proyectos y el catélogo de procesos, asi coma toda informacién contendida en el plan aperativo de la unidad. Autoridad de segundo nivel-la sutoridad de segundo nivel {nivel supenor ala Unidad) aprobaré todos los contenidos del plan operative de 2 unidad as{ como la asignacién da responsables para la actualizacién y obtencién de resultados planeados. Unidades desconcentradas.- Ser responsabilidad de la autoridad nivel superior, cuando aplique, asegurar la homologacién y consistencia de los elementos de objetivas operatives, atribucionas, indicadores y procecas de las unidades desconcentradas. Atribuciones de la unidad.-1a unidad debe tener uno o mas enuncia¢os broves que incluyen un resumen de las atribuciones y responsabilidades de la unidad dentro del marco legal. Objetivos operativos.-Todo plan operativa debe tener entra uno (1) y siete (7) objetivos operatives elaborados de acuerdo con la presente norma, suficientes para cubrie les principales atribuciones de la unidad y alineados a las estrategias de nivel superior. Indicadores de objetivos operativos.-Los indicadores y metas de objetivos operatives serén revisados y aprobados por la autoridad de’ segundo nivel [nivel superior a la unidad), 17alaoPRESIDENCIA DE LA REPUBLICA ‘¢iesgos organizacionales.- Los planes operatives deben inchiir un anlisis ¥ el registro de riesgos a objetivos operatives a ser evaluados y aprobados por la autoridad designada. Ri€sgos con un’ calificacién igual © mayor a quarenta y nueve (49) de cien (100), deben tener un responsable asignado y un plan de administeacin de riesgo. © ProyectosTodos los proyectos deben estar alineados a una a més cbjetives operatives y cumplir con lo establecide en el capitulo VI "DE LA GESTION Y CONTROL DE PROYECTOS" de la presente norma. ‘= Programas.- La aprobacién de programas definides de la institucién serd en coordinacicn con la Secretaria Nacional de la Administracién Publica y el Ministerie Cocrdinador del sector © Ministerio rector de la institucién, © Procesos.- Todo proceso registrada en el catdlogo detve cumplir con lo establecido en el capitulo VI "DE LA GESTION Y CONTROL DE PROYECTOS" ce la presente norma REQUERIMIENTOS © Reporte de aprobacin del plan GPR.- La Institucién debe presentar, en FORMALESPARALA fa fecha determinada por Ia Secretaria Nacional de la Adm APROBACION ¥ CIERRE DE PLANES istracin Publica, un Reporte de Aprobacidn def Pian GPR aprobado y suscrito por los responsables de la aprobacién y cierre del plan, encabezados por la maxima autoridad © El Reporte de Aprobacién del Plan GPR institucional debe inciuir todos los planes operativos de la institucién aprobados por la autoridad designada. Articulo 24. 5 de Actualizacién de los Planes Operativos.- Laactualizacién de los planes operativos se regiré por las siguientes directrices: RESPONSABLE PARA © Director, Jefe o Titular de la Unidad Operativa. UA ACTUALIZACION DEL PLAN OPERATVO ACTUALIZACION © —Indicadores y resultados.- Fl Director, Jefe o Titular de la unidad ‘MENSUAL operativa es el responsable de garantizar la actualizacion correcta y cportuna de resultados de los indicadores inciuides en los planes ‘operativos de la unidad. © Fechas limites de actualizacién de Indicadores.- 1a fecha limite para actualizar y cerrar los resultados del periodo anterior en los planes operativos sera hasta el dia quince (15) de cada mes. Toda excepciin debe ser coorcinada y aprobata por la maxima autoridad de la Institueién. 8 partir del dia cleciséis (26) de cada mes, Ia informat 1salao‘CORRECCION DE ERRORES GESTION DE RIESGOS ORGANIZACIONALES. GESTION DOCUMENTAL DENTRO DE GPR PRESIDENCIA DE LA REPUBLICA ‘egistrada en el Portel GPA seré considerada oficial y puede ser utiizada por otras autoridades, incluyenda hasta el sefior Presidente de Ja Repiibica, p ‘ la toma de decisiones, = © Actualizacién deta informacicn de proyectoseLa actualizacion de a ficha do proyecto debe ser efectuada par el Iider de proyecta a mes vencido, hasta los cinco (5) primeros dias del mes subsiguiente, de acuerdo can lo establecido en el capitulo VI “DE LA GESTION Y CONTROL DE PROYECTOS” dela presente norma, ‘Metas y resultados de indicadores.- Una ver cerradas las metas de indicadores 0 cerrados los resultados de indicadores no pueden ser ‘cambiados por los usuarios del sistema. En el caso de ingresa y cierre de metas 0 resultados equivocadas, seré necesarla comunicar con Is Secretarfa Nacional de la Administracién Piiblica quien puede auterizar la ‘comretcién de datos erréneos bajo su supervision y contrat. * Plan de administracién de riesgos operativas.- E1 responsable de cada riesgo debe coordinar y garantizar el cumplimienta de las acciones definidas para mitigar y prevenir las contingencies que surjan en le ejecucién de los planes. Las principales acciones de administracién de Fiesgos y sus fechas de inicio y fin, deben ser registrados en el Porta/ GFR. * Gere de rieszos operativos.-E! responsable del riesgo debe cerrar un riesgo en el Portat GPR, cuando se hublere cumplido la fecha estimada de cocurrencia ye! evento no haya sucedido, cuando se presente el evento y las acciones de contingencta se hayan levado acabo o este (riesgo) ya no afecta la consecuctén de algin objetivo planteado. ‘¢ Documentos anexosLa herramienta puede almacenar archivos en los diferentes elementos como indicadores, proyectos, procesos, etc. Los formatos y extensiones de los archivos son libres, por Io que se puede ‘anexar cualquier upo de archivo. El archivo a ser anexado debe tener Snica y exclusivamente informacién relevarte que sirva para la gestién © informe a autoridades. Articulo 22.-Directrices de Gestidn de Resultados de los Planes Operativos.- Lagestién de resultados de ls planes operatives se regiré por las siguientes directrices: RESPONSABLEPARALA © Director, Jefe o Titular de la Unidad Operativa. GESTION DE RESULTADOS DEL PLAN * Patrotinadores Ejecutivas de Proyectos. OPERATIVO 19 alanPRESIDENCIA DE LA REPUBLICA REUNIONES DEGESTION ¢ Reuniones de gestién del planes operatives. Los planes operatives DEPLANES OPERATIVOS ——_de GPR serdn gbjeto de andlisis en los siguientes espacios de reunicn: © Elresponsable de cada unidad, convocard mensualmente a los miembros det equipo institucional GPR junto con personal de la Unidad respectiva para monitorear el cumplimiento de objetivos y avance de proyectos. © El patrocinador elecutivo debe revisar por lo menos una ver cada quince (15} dies los problemas no resueltos de los Proyectos 2 su cargo, asi como los riesgos que se escalen a st atencidn. GESTION DE © Evaluacign de resultados de objetivos por semforos.- Los RESULTADOS DE ‘OBJETIVOS semaforos de indicadores de Gobierno Por Resultados son alertas para la posible toma de acciones. A continuacidn, tas siguientes acciones deberdn ser tomadas por estado de semaforo: (© Objetivas con resultados aceptables (indicadores en verde). Ninguna accién requerida, (©. Objetivas en riesgo (indicadores en amarillo 0 rojo}.- Objetivas en riesgo requieren una revisién ejecutiva més frecuente con evaluacién de los riesgos extratégiens y revisién de las acciones comrectivas definigas, GESTION DE + Administracin de Proyectos. Hl lider del proyecto es responsable RESULTADOS DE de: registrar la informacién, administrar, vigilar, monitorear PROVECTOS integraimente el proyecto y —actuallzar_ «= ta_informacion periédicamenta, GESTION DE © Administracin de Procesos- El responsable de proceso osté RESULTADOS DE encargado ce la evaluacién del proceso, del diagndstico y de los PROCESOS Proyectos de mejora delos precesos seleccionados. Articulo 23.-Directrices de Control de Cambios de los Planes Operativos.- Cambios de los planes operativos se regité por las siguientes directrices: CAMBIOSSIN «Cambios en redaccién de atribueiones, ebjetives, riesgos © informacién MQUERIWIENTODE sca de royets opreceses- tin perio ls cambios menores NOTIFICACION O Ja redaccion de elementos del plan operativo, siempre y cuando cumplen ‘APROBACION wee ee con las directrices dela presente norma. CAMBIOSQUE © Cambios de fechas de objetivas o indicadores Todo cambio REQUIEREN elacionado a las fechas de inicio o fin de cbjetivos operativas 20140NOTIFICACION ALA AUTORIDAD ‘SUPERIOR CAMBIOS MAYORES QUE REQUIEREN APROBACION Y CIERRE FORMAL eka se PRESIDENCIA DE LA REPUBLICA, indicadores de la unidad debe ser rotificado a la Secretar ‘AdministraciGn Publica dentro de los primeros treinta (30) dias del cambio efectuado, - . Nacional dela ‘© Nuevos objetives e indicadores.- Nuevos objetivos operatives deben camplir con las directrices de construccién del plan eperative, Toda ‘nuevo objetivo debera tener al menos un indicador para meditlo, ‘© Cambios a los planes operativos.- Todo cambio a los planes operativos Institucionales seré aprobade por la autoridad superior y notificado a la Secretaria Nacional de la Administracién Publica. ‘¢ Nombramientos de nuevas autoridades operativas En caso de nombramientos de nuevas autoridades operativas en una institucién, se deberdn continuar la gestién del plan estratégica registrado en el Portal GPR por un periodo minima de tres (3) meses. Una ver transcurrido este petiodo se podrén realizar cambios previa aprobaciin. Capitulo VI ~ DE LA GESTION ¥ CONTROL DE PROYECTOS Articulo 24.- Directrices Generales de Gestidn y Controle Proyectos en GPR.- Lagestién y el control de los proyectos en GPR se regiran porlas siguientes directrices. © Responsables de proyectos Todos los proyectos deberdn tener identificado a un lider de proyecto y a un patrocinador ejecutivo, © Defini n de la fichade proyecto. Todo proyecto Incluirs como mfaime Ia siguiente informacisn ‘basica en el Portal GPR: der de Nombre y descrincién de provecto. Fechas de inicio fin, proyecto. Patrocinador ejecutivo de proyecto. Fase actual de proyecto. Anteproyecto, Definicion, Planificacion, Ejecuci6n, Clerre, Completado, Cancelade Localidad{es) de impacto. Perfil econémico de proyecto (completo). Resumen ejecutive de acuerdo con la presente norma. Problemas no resuelios. Hitos con pesos ponderados, indicando el porcentaje de avance fisico programade. Principales rlesgos del proyecto. + Alineatién a ebjetivas operstivos.- Todo proyecto deberé estar alineado a uno o mas abjetivos operatives. 2alaoPRESIDENCIA DE LA REPUBLICA Proyectos plurianuales.. Todo proyecto plurianual serd registrado y gestionedo en un sclo Proyecto del Porto! GPR, y no debe ser registrado como miltiples proyectos. La informacion ‘anual debe ser incluida en la misma ficha del proyecto, clasificada en el'alio correspondiente. Actualizacion de la ficha de proyectos. La actualizacion de la ficha de proyecto deberd ser efectuada for el lider de proyecto a mes vencido, hasta los cinco [5] primeras dias del mes subsiguiente. La informacién minima a mantener actualizada es: © Resumen ejecutiva y problemas no resueltes.- Las campos da “resumen ejecutivo” y “problemas no resueltos” deben contaner Informacion de las ultimos seis (6) meses, siendo enlistado en primer lugar ol mes mas reciente. © Presupuestos y el perfil econémica.- Los campcs presupusstatios deberdn ser actualizadas de acuerdo ton los datos registratos en el sistema financier nacional (e- SIGER). © Hitos y avance fisica. EI lider de proyecto debe dar seguimiento y actualizara la InformaciSn referente a Ia fecha estimada y fecha real de cumplimiento de los hitos del proyecto. Los hitos deberan ser actualizados de acuerdo con el avance fisico y marcadas completos oporturamente. La fecha comprometida de! hite no puede ser modificads. © Resultados de indicadores del proyecto.- Para aquellos proyectos que se hayan definido indicadores propios del proyecto, el lider de proyecto debe actualizar el valor actual de los indicadores de proyectos, de acuerdo a la frecuencla estableci¢a en elindicador. (© Riesgos del proyecto.- Acciones de administracion de rlesgos deberan ser actualizacos y nuevas acciones generadas basadas en un andlisis mensual de riesgos al proyecto. Gestién de las fases del proyecto.- Todo proyecto debe tener actualizada la fase en la que se encuentra, de acuerdo la metadalogia GPR para mostrar el estado actual de su desarrollo, 10 Los proyectos que empiecen a devengar el presupuesto codificado deben estar en la etapa de planificacion, ejecucién o cierre. No podran estar en la etapa de anteproyecto 0 efiniciin, © Es responsabilidad del lider de proyecto y del patrocinador ejecutive asegurar el cumplimiento de los requerimientos y la entrega de los preductos de cada fase antes de Iniciar la siguiente fase. Gestién de hitos yavance fisico.- Todo proyecto debe tener registrados los hitos con el porcentaje da avance fisico asoclado. El total de todos los porcentajes asignados a los hitos deberd surmar el cien por ciento (100%) © Todo hite dete tener una feche comprometida, misma que debe ser autoricada por el patrocinador ejecutiva del proyecto, ‘9 Una ver que un hito sea cumplido, el Iider del proyecto debe actualizar an el sistema para que se actualice [a fecha real de cumplimiento y se reconozca el avance correspondiente al porcentaje atociado a ese hito. 22140PRESIDENCIA DE LA REPUBLICA © Los hits deben ser programados para toda la vide del proyecto en forma progresiva, esto significa que los hitos para el afio en curso del proyecto serin desglasados y detallados en por lo menos veints y cuatro (24) hitas al afi distribuidos en todos los meses, en preferencia dos hitas por mes; mientras que los hitos de afios futuros podrin tener mencs desgiose hasta el afio de ejacucién. Las fechas comprometidas para cada hito no podran ser modificadas, salvo autorizacion expresa del patrocinador ejecutivo del proyecto. © Se debe identificar y clasficar los hitos que tengan que ver con opartunidades polhicas como inauguracién de una obra, puesta de la primera piedra, atc. © Se deben asociar las fechas estimadas vs. las fechas reales de cumplimiento, el sistema GPR establecera automaticamente las siguientes alertas: "Verde: Hito cumplide a tiempo o hito abierto antes de la fecha comprometida. No se requlere acciones adicionales. * Amarilla: Hito en riesgo, no se ha cumplida y paso la fecha comprometida 0 la fecha estimada es posterior a la fecha comprometida. I lider de proyecto debera tomar las acciones correctivas 0 preventivas pertinentes. "Roja: Hito cumplido después de ta fecha comprometida. Una desviacién mayor de quince por ciento [157 del avance fisica real vs. el avance fisico programado, establece un semaforo rojo, misma que debe ser analizado y atendido por el patrocinalor ejecutivo en conjunto con el lider de proyecto, Desviaciones de presupuesto programado vs. devengado.- El presupuesto programado ws. el Presupuesto devengado determina los seméforos del desempefio financiero de un proyecto. Una desviacion presupuestaria de més de quince por ciento (15%) (+/-) deberd ser analizada y atendi¢a per el patrocinader ejecutivo del proyecto en conjunte can ellider de proyecto. Fechas de indicadores.-tos Indicadores deben ser programades con metas para toda la vida del proyecto. Administracién de riesgos de proyectos. Los riesgos de un proyecto deben estar asociados a un hito. Cuando un riesgo tenga una califcacion (probabilidad ce ocurrencia por grado de impacto} de cuarenta y nueve (49) 0 mas debe tener un responsable y un plan de accién registrado en el sisteme, Administracién de proyectos en slesgo. Un proyecto activo (lases de: Definicion, Planificacién, Fjecucién 0 Cierra) esti considerado en riesgo si se cumple cualquiera de las siguientes condiciones: Tiene uno o mas indicadores rojos/amarillos Tiene uno © méshitos en amarili. ‘Ya ha pasado su fecha fin y nose ha marcaco coma terminado/cancelado o cangelado, ‘Ya consumié el ochenta por cient (80%) del tiempo estimado y no ha legado ala fase de ejecucién. © Yaconsumid el achenta por clento (20%) del tempo estimado y su porcentaje de avance es de menos del veinte por ciento (20%). 23.140° PRESIDENCIA DE LA REPUBLICA El campo “Estimado a fin de affo” es veinte por clento (20%) superior o veinte por clento {20%) inferior al campo “Presupuesto Programada” . ‘Ya éonsumi® mas de ochenta por ciento (80%) de su presupuesto y el'tiempo ~ transcurrido es menos de veinte por ciento (20%). Tiene uno o més riesges con alta probabilidad y alto impacto. * Tratamiento de proyectos en riesgo.- Proyectos en riesgo ameritan atencién especial por parte del der de proyecto y el patrocinador ejecutivo, as{ como de las autoridades de fa insttucion ejecutorz, Se deberd incrementar el control con acticnes tales como: monitoreo mas frecuente, revisiones ejecutivas, plan de mejore u otra accién pertinente ala situacién. © Gestién de actiones clave. Las acciones preventivas o correctivas que el lider de proyecto determine necesarias para la gestién de su proyecto serdn registradas como acciones clave en el Portal GPR. Gestién de seciones clave dispuestas por outoridadeslos Gobernadores u otras autoridades podran generar acciones claves para un proyecto, estas acciones deberdn ter resueltas por el lider de proyecto correspondiente, quien deberé responder en un plazo no mayor a cinco(S} dias. Articulo 25-Responsabilidades del Lider de Proyecto.- Las responsabilidades del Lider de Proyecto se regiran por las siguientes directrices: © Uder de proyecto.- Es responsable de administrar todo el ciclo de vida el proyecto con el Propésito de que el proyecto termine en tiompo, costo y con la calidad establecida Especificamente, las principales responsabiidades del lider de prayecto incluyen: Elaborer el plan del proyecto en conjunto con el equipo de trabajo. Actualizar en el Portal GPR la informacién bisica del proyecto. Dirigiry controlar la ejecuci6n del plan del proyecto, Determinar y asegurar el cumplimiento de Ia calidad de los productos. Identificar, documentar y solicitar autcrizacién a los cambios al proyecto al patrocinador ejecutivo y/o al Ministerio Coordinador de ser pertinente. Elaborar los restimenes ejecutivos de avance. Dar seguimiento al evance fisico y presupuestal del proyecto. Dar seguimiento a las accones preventivas y correctives que sean necesarias. Administrar los riesgos del proyecto. Coordinar fas compras y adquisiciones relacionadas con el proyecto. Resolver y de ser necesario escalar problemas al patrocinador ejecutivo © Perfil recomendado para lideres de proyectos de inversién.- Se recomienca que el lider de un proyecto de inversién cuente con capacitacién en Administracicn de Proyectos confarme a los requerimientos y estindares internacionales sugeridos por el Project Management Institute. Articulo 26.-Responsabilidades del Patrocinador Ejecutivo de proyecto Las responsatilidades del Patrocinadar Ejecutivo de Proyecto se regirdn por las siguientes directrices: » Patrocinador ejecutivo de proyecto.- El patrocinador ejecutivo del proyecto es la autoridad responsable de asegurar los recursos necesarics pera ejecutar el proyecto y es el principal 2440i. e PRESIDENCIA DE LA REPUBLICA responsable para la resolucién de problemas o riesgos. Proporciona direcsién global y liderazgo paralaimplementacién y ejecucién del proyecto. + Validacién de la informacién bésica de proyectos.-La informacién basica de todos los proyectos deberd ser validada y aprobada por el patrocinar ejecutivo, previo a la creacién de la linea base del proyecto. |Articulo 27.-Responsabi fades del Ministerio Coordinador del sector para proyectos de inversién. Las responsabitidades del Ministerio Coordinador del sector para pro\ Por las sigulentes directrices: ‘os de inversién se regirin © Ministerio Coordinador del sector.- £1 Ministerio Coordinador del sector es responsable para asegurar la gestién y control de todos los proyectos de inversién de su sector, en eolaboracisn con la Secretarfa Nacional de la Administracién Publica, Articulo 28.- Directrices de gestién complementarias para proyectos de inversion en GPR.- » Linea base de proyectos de inversién.- Todos y cada una de les proyectos de inversion de la lunidad serdn registrados @ incluidos como parte integral del plan oporativo do la unidad. Una vez registrados y aprobados los proyectos de inversién, la institucion remitira a la Secretaria Nacional dela Administracién Piblica un reporte de Ficha de Proyecto generado desde el Portal GPR, en forma electronica (formato PDF), de todos los proyectos de inversién de la institucién. Este reporte serd utilzado coma linea base del proyecto para el monitareo y control de sus cambios. © Documentacién adicional requerida Adicional a los reportes de fichas de proyectos de inversin, para todo proyecto de Inversién, el lider de proyecto de la institucién adjuntard a la ficha correspondiente el documento electrénico (formato PDF) del plan original y justificacion de la inversién presentads a SENPLADES + Control de presupuestos de Inversién en GPR. Todos los proyectos de Inversion deben registrerse con su perfil econémico completo, mismo gue debe ser consistente can la informacién del sistema financiera nacional (e-SIGEF). Es responsabilidad de la instiucién establecer procedimientos internos para asegurar que la suma da proyectos de inversién de los planes operativos de Gobierno Por Resultados siempre coincide con la informactin financiera cel sistema @-SIGEF del Ministerio de Finanzas. La sumatoria de lot presupuestos de inversin de las instituciones debe cuacrar con los presupuestos “oficiales” del sector. « ELCUP (Cédigo Unico de Proyecto). E! CUP sera mandatorio y corresponde al eédigo asignado por SENPLADES. © Seguimiento quincenal al avance del proyecto.- El patrocinadar ejecutivo serd responsable de dar seguimiento quincenal a los proyectos de inversin baja tu responsabilidad, con particular atencién a los problemas no resueltos, riesgos abiertos con calificacién mayor de cuarenta y nueve (49) y los semsforos rojas asociadas al desempefio financier, hitos, avance fisico ingicadores. En conjunto con el lider de proyecto establecerd las accione: correctivas y Preventivas pertinentes, mismas que serén regisiradas como acclones clave del proyecto en el Porta! GPR. 25ala0PRESIDENCIA DE LA REPUBLICA © Control de cambios El control de cambios de proyectos de Inversién en GPR se regird por las siguientes directrices 9 Cambios a la informacién basica del proyecto. Actualizaciones y cambios menores ala Informacin bésica de! proyecto son permitides siempre y cuando se cumple con las directrices de la presente norma. © Cambios de fechas comprometidas de hites.- Todo cambio a fechas comprometidas de hitas de un proyecto de inversion seré aprobado por esctita por el patrocinador ejecutivo del proyecto con copia del cambio alla Secretaria Nacional dela Administracién Pablica y al Ministerio Coordinador del sector dentro de los cinco (5) dias laborales subsecuentes a la realizacién del cambio. © Cambios de fecha de fin de proyectos.- La Secretaria Nacional de la Administracisn Pablica serd la nica responsable de autorizar el cambio de la fecha final de un proyecto {de inversion en el portal GPR, previa autorizacién por escrito del Ministerio Coordinador del sector. Gestién complementaria para proyectas de inversién clave. Para proyectos de inversign que la Secretaria Nacional de la Administracién Pablica en conjunto con el Ministerio Coordinadar del sector determinen como dave, se aplicardn las directrices estipuladas en esta norma y las siguientes: + Aprobacién de indiesdores y metas. Se podré dictaminar la necesidad de crear ingicadores de proyecto (beneficlarios, insumos, alcance, calidad, satisfaccién 2 los beneficiarios, etc.) de tal manera que permitan identificar el avance del proyecto de acuerdo a las particularidades de cada sector; de ser este el caso, las metas de estos indicadores daben ser validadas y acordadas farmalmente por las autoridades de la entidad y aprobadas por el Ministerio Coordinador del sector y la Secretaria Nacional de la Administracién Pablica, + Actuallzacién quincenal. La ficha de los proyectos de inversion clave deberd ser actualizada con informacién quincenal o con mayor frecuencia en caso de ser necesario. + Validacién de término de fase. Al término de las fases de Planificacién, Ejecucién y de Cierre el patrocinador sjecutivo deberd asegurar el cumplimienta de los requerimientas y la entrega de los productos de la fase y anexar en el Portaf GPR un Acta de Clerre de Fase, firmada por el patrocinador ejecutiva del proyecto. Capitulo Vil— DE LA GESTION ¥ MEJORA DE PROCESOS a lo 29+ Directrices para lagestidn y mejora de pracesos en GPR- la Secretaria Nacional de ta Administracin Publica emltird las ineamientos sabre la gestién de procesos en la Norma Técnica de Gesti6n de Procesos y su metodologia. La gestién de procesas en GPR se regird por las siguientes directrices: * Hlecutivo de segundo nivel (superior a la unidad).- El ejecutive de nivel superior de la unidad es responsable de aprober y controlar los cambios al catalogo de procesos, en articulacién con la 26140PRESIDENCIA DE LA REPUBLICA Coordinacién General de Gestidn Estratégica o en su defecto, con la autoridad responsable de ta gestién institucional de procesas, incluide en los planes operatives de sus unidades operativas; ~ ademas, el ejecutivo de nivel superior debe asegurar la asignacién de un Responsable de Proceso para cada proceso baje su autoridad. Director, Jefe o Titular de la Unidad Operativa de Procesos.- e] seuipso03 ap osn exed jeyarews ‘sepyjdwna {201 Jopeusps00 yep as upises eysa ua leraqu uppereda.a ep upises e| ap | ‘avs ooiFojoporaN ‘sapepiqesucdsa, epewiyj asjwosdue> ap ey seuyunjaad cqepuaye> e2qupBu0 exmanys3 suppeyedes 2] e1ed epnawiosduios joa “sapepmiqesuodsay sns A jor ’ Suge aeee 10) | sstwerpuad seazex ugg ruoomnsuy | aepyh ‘avs oFeAoug sms owo9 yse “upmmnsuy ns | upsevedaug cy ap. cared oruenouos | O8"2 RP NOPeNIeWH ap omya | i= — ap Ns tua sopeynsay tod ouraiqen | ap uossag ° jeuorsnynsuy odin ap ugpequausay wo vd yeuosmynsu odinba (SRSA a Eee oe 9sasoid jo wad feuorimInsu oayiby ye sea awuiad —anb S104, FeL ejneteaua fepyes jenboy /epeny soquediyieg upisiosen is I f rp tera ote metauonn he vartandau v1 aq vionaaisaudove ce a vonanday V1.3 vioNaaisaud A epuapNela Wa seioyjnsuey “403905 -soqwarpuad lp dopeuipioc (soBsau A serous seaie; ep osqwoidwes ap ey eoitene ouaistunny ‘supe: ‘sero Be) agp ewaquesiay | SRM A somsiae sooRFN | oy ayuewasaxday | | somnaloo) ——_ugian les SOUEH! ap UpIreWioyL) “seBOIeNS9 n29f3 A OPM? | 5 ssoyescesnen ‘cepesynuin! eipaig | MA? 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