Proyecto:

Fiesta de Graduacin
Profesor:
Jorge Alfonso Ramrez Luna

Integrantes:
Alavez Salinas Jess
Arellanes Baos Lizeth Gpe.
Daz Gonzlez Armando
Garca Blas Yaredi
Garca Romero Narcedalia

SERVICIOS COMPLEMENTARIOS
801-A

14 de Junio de 2016

Contenido
1.

Caracterizacin del evento...................................................................................................... 3

2.

Tiempo de planeacin.............................................................................................................. 4
Calendario de actividades (Mayo) ............................................................................................. 6

3.

Perfil del cliente....................................................................................................................... 11

4.

Nmero de Asistentes............................................................................................................ 12

5.

Objetivos (General, especficos). ......................................................................................... 13

Objetivo general:......................................................................................................................... 13
Objetivo especfico: .................................................................................................................... 13

6.

Requerimientos ....................................................................................................................... 13

7.

Costos Totales (presupuesto) .............................................................................................. 14

8.

Precio de venta al cliente ...................................................................................................... 15

9.

Formatos de empresa (cotizacin, presupuesto, etc.) ..................................................... 16

10.

Organigrama ....................................................................................................................... 18

11.

Presupuesto (Anlisis de costos y Precio de Venta al cliente). .................................. 18

12.

Planos de Montaje (saln, Mesas, Ceremonias, Etc.) .................................................. 19

13.

Invitaciones (cdigo de vestimenta). ............................................................................... 20

14.

Decoracin........................................................................................................................... 21

15.

Directorio detallado de proveedores (Censo local) ....................................................... 26

Hotel Marina Resort Huatulco .............................................................................................. 26

16.

Programa (Desarrollo del evento) .................................................................................... 28

17.

Ceremonial y protocolo ...................................................................................................... 29

18.

Medidas de Seguridad (seguros, normas de operacin, etc.) ..................................... 29

Fiesta de Graduacin
(Generacin 2012-2017)
1. Caracterizacin del evento
Fecha: Sbado 20 de Agosto del 2017.
Lugar: Hotel Dreams
Telfono: 01 958 583 0400
Ubicacin: Blvd. Benito Jurez 4, Baha de Tangolunda, 70989 Bahas de
Huatulco, Oax.

2. Tiempo de planeacin
La planeacin del evento se elabor con dos meses de antelacin
aproximadamente, tiempo necesario para llevar a cabo cada una de las funciones
que harn posible la fiesta de graduacin. De acuerdo a las funciones que se
establecieron para que se pueda desarrollar dicho evento estn:

Operativa. dentro de las funciones operativas destacan la siguientes

mismas que conllevan un tiempo determinado para ser realizadas.
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o

Primer reunin para establecer criterios

Mobiliario y equipo
Sonido
Luces
Invitaciones
Elaborar trpticos
Elaborar pancartas de promocin al evento
Elementos decorativos
Montaje
Desmontaje

Planeacin.
o Primer reunin para establecer criterios
o Elaborar el programa del evento
o Contacto con el saln donde se llevar a cabo el evento
o Contacto con policas (seguridad)
o Contacto con ambulancia (servicios mdicos)
o Contratar un animador

Actividades.
o Primer reunin para establecer criterios
o Elaboracin de las actividades a realizar
o Cotizar grupos musicales
o Contratar grupo musical
o Cotizacin de montajes del saln
o Contratar empresa de montaje
o cotizar el men de alimentos y bebidas
o contratacin de empresa de Alimentos y Bebidas.

Materiales.o Primer reunin para establecer criterios

o Requisicin de fondos para la compra de materiales
o Compra de materiales
o Requisicin de materiales
o Distribucin de materiales para las comisiones que lo ocupen

Calendario de actividades (Mayo)

Domingo

Lunes

Martes

Mircoles

Jueves

Viernes

Sbado

24

25

26

27

28

29

30

Primer reunin
para establecer
criterios
(operativa)

Contacto con
empresa para
conseguir
mobiliario
y
equipo

Primer reunin
para establecer
criterios
(planeacin)

Conseguir
luces y sonido.

Elaborar
invitaciones
para el evento

Elaboracin de
trpticos

10

11

12

13

14

8
Primer reunin
para establecer
criterios

15

Elaboracin de
elementos
decorativos

16
Elaborar
programa
evento

22

17
del

23

24

Realizar
contacto con la
ambulancia
(serv. Mdicos)

29

18

30
Cotizar grupos
musicales

25
Contratar
animador

31

Primer reunin
para establecer
criterios
(actividades)

19

20

Contacto con
el saln donde
se
har
el
evento

Realizar
contacto con la
polica
(seguridad)

26

27

un

21

28

Elaboracin de
actividades a
realizar

Calendario de Actividades (Junio)

Domingo
29

Lunes
30

Martes
31

Mircoles

Jueves

2
Contratar
musical

12

Cotizacin de
men de AyB

Contratar a la
empresa
encargada
de
AyB

13

14

Requisicin
de
fondos para la
compra
de
materiales

Viernes

Sbado

3
grupo

Cotizacin
montajes
saln

4
de
del

10

Establecer
contrato con
empresa de
montaje

11

Primer
reunin
para
establecer
criterios

15
Compra
materiales

16
de

17

18

Requisicin de
materiales

Distribucin
materiales

19

20

21

22

23

24

25

26

27

28

29

30

de

Calendario de actividades (Agosto)

Domingo

Lunes

Martes

Mircoles

Jueves

Viernes

Sbado

31

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20
Montaje
desmontaje
saln.

21

22

23

24

25

26

27

28

29

30

31

10

y
del

Cronograma De Actividades (Mayo)

Semana Del 1 Al 7 De Mayo

Actividades

L M M J V S D

Primer Reunin Para Establecer Criterios (Operativo)

Contacto Con La Empresa De Mob. Y Equipo
Primer Reunin Para Establecer Criterios (Planeacin)
Conseguir Luces Y Sonido
Elaborar Invitaciones Para El Evento
Elaboracin De Trpticos

Semana Del 8 Al 14 De Mayo

Actividades

L M M J V S D

Primer Reunin Para Establecer Criterios (Materiales)

Elaboracin De Elementos Decorativos
Primer Reunin Para Establecer Criterios (Actividades)

Semana Del 15 Al 21 De Mayo

Actividades

L M M J V S D

Elaborar Programa Del Evento

Contacto Con El Saln De Eventos
Realizar Contacto Con La Policia (Seguridad)

Semana Del 22 Al 28 De Mayo

Actividades

L M M J V S D

Realizar Contacto Con La Ambulancia (Serv. Mdicos)

Contratar Un Animador
Elaboracin De Actividades A Realizar

Semana Del 22 Al 28 De Mayo

Actividades
Cotizar Grupos Musicales

L M M J V S D

Cronograma de actividades (Junio)

Semana Del 1 Al 4 De Junio
Actividades

L M M J V S D

Contratacin Del Grupo Musical

Cotizacin De Montaje Para Saln
Establecer Contrato Con Empresa De Montaje
Semana Del 5 Al 11 De Junio
Actividades

L M M J V S D

Cotizacin Del Men De Ayb

Contratar A La Empresa De Ayb
Primer Reunin Para Establecer Criterios

Semana Del 12 Al 18 De Junio

Actividades
Requisicin De Fondos Para La Compra De Materiales
Compra De Materiales
Requisicin De Materiales
Distribucin De Materiales

L M M J V S D

3. Perfil del cliente

Para el evento social que se tiene
programado (fiesta de graduacin) el
perfil del cliente es muy importante ya
que de ello se puede comenzar a definir
las propuestas o paquetes con los cuales
la empresa puede trabajar y desarrollar
para ofrecerles al cliente.
Pero antes se requiere hacernos esta
pregunta Cules son los aspectos del cliente que se deben conocer? Para ello
se debe hacer un agrupamiento el cual requiere de algunos variables como lo son
el socioeconmico, geogrfico, motivacionales, gastos, personalidad, y la ms
importante que sera la de preferencias.
El evento social est dirigido a un segmento de cliente de una edad entre 23 26
aos es una clasificacin de edad en la cual los jvenes estudiantes de educacin
superior culminan su licenciatura.
Caractersticas

Edad

demogrficas

Caractersticas
Sociolgicas
Caractersticas
Psicolgicas

Entre un rango estimado de 2427 aos

Sexo
Localidad
Clase social
Nivel de ingresos
Formacin
Estilo de vida
Actitudes
Motivaciones
Preferencias

Mixto
Diferentes procedencia
Media
Medio
Educacin Nivel Superior
Juvenil
Alegres, Carismticos, Positivos.
Lograr un objetivo, el culminar su
Licenciatura
Por la Moda

4. Nmero de Asistentes
En la siguiente lista se hace un desglose del nmero de personas invitadas
incluyendo al estudiante
N

Nombre del alumno

1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
32
33
34
35

Alducin Lpez Javier

Aquino Snchez Luisa
Artemio luna Luis Miguel
Bolaos Castro Daniel
Baltazar Arsua Jos
Bentez Avendao Teresa
Castellanos Aguilar Mario Arturo
Colon Lpez Miguel
Cuevas Fernndez Itandehui
Dante Delgado Omar
Daz Narvez Alberto
Escobar Cruz Karla
Espinosa Cruz Denise
Flores Daz Ana Victoria
Fuentes Bardales Mayte
Galindo Cuevas Carlos
Gallardo Altamirano Atenas
Garrido Santos Getseman
Iglesias Aquino Israel
Lozano Aguilar Daniel
Moreno Olivera Luis Manuel
Olivares Negrete Yaredi
Pacheco Zarate Vanesa
Padilla Carmona Alfredo
Ros Robles Osmara
Robles Santos Cristina
Santos Reyes Diana
Segura Villanueva Aurora
Valdez Salinas Mara
Valenzuela Gallardo Cristian
Velasco Cruz Ana Mara
Villanueva Ortiz Aldair
Zamora Daz Ilse
Zarate Cortez Artemio
Zarate Luna Carolina
Total

Nmero
personas
invitadas

de

15
10
9
5
12
5
5
9
11
16
14
14
14
12
8
9
7
4
10
10
14
15
12
11
14
8
8
7
7
5
6
6
7
11
330

5. Objetivos (General, especficos).

Objetivo general:

El objetivo del evento social que se llevara a cabo, que en este caso es la
fiesta de graduacin, es mantener el

vnculo entre las personas que

asistirn a la celebracin de la ceremonia, con el fin de

fomentar las

relaciones humanas, la integracin e interaccin entre las mismas. As

mismo se busca el entretenimiento, la diversin, el disfrute y deleite de un
servicio de calidad antes, durante y al final del evento.
Objetivo especfico:

Acercar a los diferentes grupos de personas mediante actividades

recreacionales y creativas, con caractersticas digeribles y fciles de
dominar y ejecutar.

Animar antes, durante y al finalizar el evento.

Disminuir la distancia entre todas las personas que asisten al evento.

Lograr que los participantes se diviertan y disfruten del evento social.

6. Requerimientos

MATERIALES
Saln
Luz y sonido
MOBILIARIO Y EQUIPO
Manteles
Mesas
Hieleras con Pinza
Ceniceros
Saleros
Cubremanteles
Plato trinche
plato arrocero

Requerimientos
Cantidad
Gemas negras en la base.
1
Alfombras rojas
2
Globos
PERSONAL OPERATIVO
40
Animador
35
Seguridad
40
Foto y Video
35
Meseros
40
Hostess
40
Personal del
estacionamiento
360
Edecanes
360
Capitn

35
2
2 bolsas
1
2
5
18
5
4
2
3

Sillas
DECORACIN
Centros de mesa
Fundas y Fajillas
Souvenirs
Marco fotogrfico
Cortinas
Pantalla
Computadora

360

Servilletas de tela
Pista de pasarela
Bouquets de rosas rojas

360
1
35

40
360
350
50
8
1
1

Limpieza
Servilletas de tela
Bebidas
Vasos
Copas
Pan
Sazn
Refrescos
Hielos
Loza y Cristalera
Platos
Vasos
Plaqu
Otros
Invitaciones
Reconocimientos

10
360
360
360
20
80 rejas
Sin
medida
360
360
360
300
35

7. Costos Totales (presupuesto)

Paquete Todo Incluido

Dj. Audio e Iluminacin Bsica

Decoracin Tema (A elegir)
Banquete a 3 tiempos
Fuente de Chocolate o Chamoy
Pastel en fondant
Invitaciones (a Elegir Diseo)
Meseros
Capitn de Meseros
Maestro de ceremonias

Incluye

Laser de Figuras, Cmara de humo, Luces de leds

Decoracin en base al tema a elegir
Sala lounge
Periqueras
Cocktel de Bienvenida para los invitados
Fuente de chamoy o Chocolate con frutas de temporada y decoracin de la
mesa en base al tema

Banquete Formal 3 tiempos

Refresco Y hielo Ilimitado por 5 hrs.
Montaje con Mesa redonda y silla tiffany
Centros de mesa
Invitaciones con boletos con el diseo de su preferencia
Pastel de fondant en base al tema o cupcakes para el total de invitados
Sandalias Para las mujeres
1 Mesero por cada 20 personas.

Valor: $ 110,000 IVA Incluido.

Costo: $ 155,100.00
Por persona $ 470.00 .

8. Precio de venta al cliente

El precio vara dependiendo del tipo de grupo que se desea contratar para animar
la fiesta, por lo cual se tiene contrato con los siguientes grupos musicales.
COSTO POR PERSONA CON GRUPO
MUSICAL KARAMELO
$ 420.00
CON GRUPO MUSICAL SOBREVIVIENTES
$ 445.00
CON GRUPO MUSICAL PHILADELPHIA
$ 470.00
CON SONIDO MADONNAS
$ 400.00
CON SONIDO RAMIREZ MIX
$ 445.00

9. Formatos de empresa (cotizacin, presupuesto, etc.)

Cotizacin para la Fiesta de Graduacin
En respuesta a su amable solicitud El Hotel Dreams Resort & Spas pone a su consideracin el siguiente
Presupuesto, esperando que sea de su completo agrado nos comprometemos en hacer de su evento un
momento inolvidable.

Cena Graduacin 20 de Agosto de 2016

PAQUETE: MONTAJE TRADICIONAL
MEN 3 TIEMPOS 320PAX
(Crema Plato fuerte con Guarnicin - Postre)
Horario de 8:00pm a 4:00am

Concepto
Montaje:
Mesas Redondas
Manteles al piso
Cubremantel
Sillas Acojinadas
Fundas y Fajillas
Plato Trinche
Plato Arrocero
Tazn
Plato postre
Servilletas de tela
Juegos de cubiertos
Vasos
Copas
Hieleras con Pinza
Ceniceros
Saleros
Paneras
Refresco sin lmite
Hielo sin lmite
Panadera
Vinagretas
Personal de Banquete:
Meseros (1 por 2 mesas)5 hrs

Unidades

Precio
Unitario

Total

Capitn de Meseros 5 hrs

Personal en Cocina
Encargado del Evento
TOTAL:

Costo por Persona con Grupo Musical o Sonido

GRUPO MUSICAL KARAMELO
GRUPO MUSICAL SOBREVIVIENTES
GRUPO MUSICAL PHILADELPHIA
SONIDO MADONNAS
SONIDO RAMIREZ MIX

Costo
420.00
445.00
470.00
400.00
445.00

Incluye:
2 Elementos de Seguridad Privada
2 Edecanes
Personal en Estacionamiento
Personal en Baos
Estacionamiento

Cortesas:
Brindis, Centros de Mesa (propuestos en degustacin), NO se cobrar el descorche.

Nota:
Montaje redondo (Silla Tiffany, Mesas redondas) incrementa $20.00 x persona
Usted puede apartar su ficha con el 30% del monto total y una semana previa a su evento liquidar
el resto as como dejar el depsito en garanta por la cantidad de $5000.00, mismos que se
bonifican al trmino del evento.

El Hotel Dreams Resort & Spas, tu espacio, tu ambiente, tu evento

Agradece su preferencia!!!

Bahas de Huatulco, 23 de Mayo de 2016 (Vlida por: 1 mes)

Blvd. Benito Jurez 4, Baha de Tangolunda

dreamseventos@hotmail.com

10.

Organigrama

Director del evento

Yaredi Garca Blas

Encargado
de compras

Encargado
de Ay B

Encargado
de logstica

Encargado
de personal

Jess Alavez
Salinas

Armando Daz
Gonzales

Narcedalia
Garca
Romero

Lizeth
Arellanes
Baos

11.
Presupuesto (Anlisis de costos y Precio de Venta al
cliente).
Para llevar a cobo la realizacin del evento el cual corresponde a una fiesta de
graduacin se necesit del apoyo de diferentes medios para lograrlo, mismo que
tienen un coste o precio para su adquisicin. Se hizo el llamado a varias empresas
de diferentes ndoles para que formaran parte del evento y que sin sus servicios
y/o productos no podra realizarse dicho acontecimiento. Entonces cabe
mencionar que de las diferentes partes con la que est conformado un evento
destacan las ms importante como la msica para amenizar el lugar, el mobiliario
y equipo como mesas, sillas entre otros objetos y por supuesto el banquete.
Dichas partes tienen un costo de adquisicin que en su conjunto refleja la cantidad
de $110,000.00 pesos con IVA incluido, a este ingreso que representa el costo
total y real de lo que se tiene previsto gastar es donde se partir para generar las

ganancias. Cabe mencionar que a partir de 110,001.00 pesos se comenzar a

generar las ganancias que se esperan.
Se estima que el evento cuente con un nmero aproximado de 330 personas, se
lleg a esta cantidad estimada debido a la cantidad de alumnos que asistirn con
sus respectivos invitados. El costo por persona ser de $470.00 pesos, entonces
si el nmero previsto de invitados corresponde a 330 la cantidad resultante de la
multiplicacin del costo por persona y la cantidad de ellos ser de $155,100.00
pesos. Esto quiere decir que se tiene una estimacin de ganancia de $45,100.00
pesos al finalizar el evento.

12.

Planos de Montaje (saln, Mesas, Ceremonias, Etc.)

Para la eleccin del montaje se decidi verifican con anticipacin el nmero de personas
que acudirn a la fiesta de graduacin, por lo consiguiente se decidi pasar a elegir qu
tipo de saln se va a requerir para el importante evento esperado.

Se decide elegir un saln con capacidad para personas de una cantidad mayor a
300
El saln debe poseer pista una pequea ceremonia y posteriormente para baile
Debe contar con infraestructura adecuada.
As mismo espacio para la ubicacin del lugar de cocina.
Con un plano diseado de la siguiente manera, tratando de ubicar los puntos
especficos de cada mesa, en las respectivas reas.
La parte del escenario es para que el Grupo musical que amenice o Dj se
posicione en esa rea.

13.

Invitaciones| (cdigo de vestimenta).

La Graduacin es un evento importante en la vida de cada joven que culmina su

educacin de nivel superior, por lo que su celebracin requiere ser informada de
una manera apropiada a travs de correctas invitaciones para graduacin.
Ahora bien, la empresa le ofreci varios modelos de invitaciones a los futuros
graduados, por lo cual al final qued seleccionada la siguiente, en donde se
muestran estos puntos:

Nombre de la persona graduada:

Asunto de invitacin:

Lugar y fecha de la celebracin

Nombre del invitado a la celebracin.

Nota: (tomando como base el nmero de invitados por pax)

14.

Decoracin

Decoracin de la entrada del saln

En la entrada del saln se recibir a los invitados y festejados amenamente de tal forma
que se sientan importantes en la noche de fiesta organizada exclusivamente para ellos, se
pondrn fotografas de los festejados como parte de la decoracin y se har una alfombra
roja para recibirlos, en donde podrn tomarse fotos.

Decoracin dentro del saln en las mesas y el saln

Color: el color que se utilizar para decorara el saln ser el color rojo y vino.
Mesas: se utilizara mesas redondas y cuadradas intercaladas para integrar con mayor
facilidad a las personas.
Sillas: las sillas que se utilizara son Tiffani con la finalidad de resaltar la elegancia y la
comodidad, se pondrn diez asientos por mesa redonda y ocho por mesa cuadrada para
los grupos pequeos.

Centro de mesas: el centro de mesas sern bouquets de rosas rojas, un florero con agua y
gemas negras en la base.

Decorado del interior del saln: Se pondrn lienzos de

Ambientacin de luces: durante la cena el saln se teir de color rojo para iluminar
mesas y decoracin, posteriormente se ambientara a la msica disco.

Decoracin del concurso de pasarela: se ambientara una pista de pasarela en la cual se

modelaran vestidos de noche, en este concurso participaran las jvenes graduadas en
donde resaltaran su belleza y talento.

Proyeccin de videos y fotografas de graduados: se proyectaran las fotos compartidas

por los festejados, as como tambin las fotografas tomadas en las sesiones fotogrficas,
se pondr una pantalla gigante y pantallas medianas como complemento en puntos
estratgicos del saln.

15.
Directorio detallado de proveedores (Censo local)
Banquetes
o Casa Reyes.Boulevard Baha. Mza. 5 Lote 144, Sector T, Bahas de Huatulco, Oaxaca, Mxico.
Cdigo postal: 70989
Contacto: 958 583 41 54 / 958 587 17 79
Pgina web: http://www.casareyes.com.mx
o Hotel Marina Resort Huatulco
Tehuantepec 112 Santa Cruz Huatulco, Oaxaca.
Cdigo postal: 70987
Telfono: 958 568 2547
Pgina web: www.bodas.com.mx/
Grupos musicales
o Grupo musical KARAMELO
Contratacin
Juan Antonio Castillo Carcas
Mvil: 696 00 23 60
E-mail: contacto@grupocaramelo.com
o Grupo Musical SOBREVIVIENTES
Contacto: Tels. (246)1440320, 1444665, 1680739, 1660040, 1681333
Cel. (045) 246 1466305, 4709970
Id Nextel: 42*15*655576 y 42*15*472686, 32*530684*1
Email: contratagrupos@hotmail.com
o Grupo musical PHILADELPHIA
Argentina 509
Col. Amrica Norte, Oaxaca, Mxico.
Cdigo postal: 68050
Telfono: (951) 515-0917
Pgina web: grupophiladelphiaclub.sacom.mx
Horarios:
Lunes a Viernes de 9:00 a.m. a 20:00 p.m.
Sbado de 9:00 a.m. a 14:00 p.m.
o Grupo musical MADONNAS

Sr. Carlos Galn

Oaxaca De Jurez (Oaxaca)
Celular: 9515042715
Pgina web: www.pasiongrupera.com/#!madonnas/c46o

o Grupo musical RAMIREZ MIX

Porfirio Daz 148 B, Reforma, Oaxaca, Mxico

Cdigo postal: 68050
Telfono: 951.517-5389, 915.517-3313

Hoteles para renta de salones

o Hotel Dreams
Blvd. Benito Jurez 4, Baha de Tangolunda, Bahas de Huatulco, Oaxaca.
Telfono: 52 (958) 583 0400
Fax: 52 (958) 581 0220
Cdigo postal: 70989
Pgina web: www.dreamsresorts.com.mx/huatulco
Correo electrnico: info.drehu@dreamsresorts.com
o Hotel Barcel
Direccin: Paseo Benito Jurez, s/n Bahas de Huatulco, Oaxaca
GPS: 15.774702 | -96.096983
Cdigo postal: 70989
Telfono: +52 958 583 1440
Fax: 52 958 581 0049
Email: huatulco.res@barcelo.com
o Hotel Camino Real Zaashila
Blvd. Benito Jurez No. 5 Baha de Tangolunda
Bahas de Huatulco, Oaxaca 70989
Tel.: + 52 (958) 58 30 300 Fax: + 52 (958) 58 10 468
Lada sin costo: (01800) 712 7200
reservas.hux@caminoreal.com.mx

16.

Programa (Desarrollo del evento)

20:00 Horas: Comienza la llegada al estacionamiento y fotografa inicial.

20:30 Horas: Invitacin a ingresar a la terraza.
20:45 Horas. Inicio del evento, bienvenida a los maestros de ceremonia.
20:50 Horas: Brindis en honor a los graduados.
20:55 Horas: Inicio del coctel.
21:40 Horas: Invitacin para ingresar al saln, inicio de la cena.
23:00 Horas: Buffet de postres.
23.15 Horas: Instancia para discursos y/o entrega de obsequios.
23:30 Horas: Termin de la cena.
23:35 Horas: Exhibicin de videos de los graduados.
23:45 Horas: Pasarela en lo alto del salon.
00:05 Horas: Baile de los graduados junto a sus padres y/o acompaantes.
00:10 Horas: Inicio de la fiesta.
04:15 Horas: Atencin de meseros con tapaditos y consoms.
04:00 Horas: Trmino del evento.

17.

Ceremonial y protocolo

Tiempo: Respetar los horarios para poder cumplir con todo lo planeado.
Presentar la Tarjeta de Invitacin: Es el nico documento exigido a sus
familiares para ingresar al saln.
Etiqueta: Como gran acontecimiento que es, hay que buscar un vestuario
adecuado para tal fecha. Una ocasin especial, merece un vestuario especial.
Conducta en la ceremonia de graduacin: Seas una de las graduadas o una
invitada a la fiesta, debes seguir los protocolos, como por ejemplo; no hablar
por tu celular y usar ropa formal. Si tomas fotos, hazlo de manera simple y
tranquila para no molestar a los asistentes.
Consideraciones: Compra los boletos con anterioridad y asegrate de tener lo
necesario.

18.
Medidas de Seguridad (seguros, normas de operacin,
etc.)
Reglamento

Los nios son responsabilidad de sus padres y estarn bajo su supervisin en

todo momento

El Hotel Dreams Resort & Spas no se hace responsable por accidentes

Las instalaciones estarn a su disposicin slo el tiempo contratado hora

extra $1,000

Se otorgaran 30 minutos de tolerancia para desocupar las instalaciones al

final del evento de lo contrario se cobrara $250 por cada hora adicional que
tarden en desocupar

El mal uso, rotura, o perdida en instalaciones, mobiliario, ser responsabilidad

del contratante y en su caso pagar los daos

No hay cambio de fecha

Si el cliente cancela su evento tendr una penalizacin del 20% del monto
total

Para introducir cualquier cosa extra que no sea contratada con nosotros
deber dar aviso para valorarlo y as otorgarle o no el acceso

Prohibido fumar

En caso de realizar algn ensayo 3 horas sin costo para medir espacios y
conocer el montaje si requieren de ms tiempo se cobrar hora de ensayo
hora de ensayo $250

Seguridad
La entidad cuenta con recursos humanos y tcnicos de alta tecnologa para la
proteccin fsica de las personas y de sus instalaciones. De acuerdo con la
magnitud o caractersticas del evento, se podr proveer refuerzo de seguridad
segn la resolucin de tarifas vigente.
Corresponde al Cliente coordinar los apoyos requeridos ante las autoridades
Militares, de Polica y dems organismos de seguridad del Estado, para la
realizacin de Eventos feriales o certmenes que demanden planes especiales de
seguridad.
El Hotel Dreams Resort & Spas no se hace responsable por la prdida o robo de
elementos o equipos de uso personal, propio de organizadores, visitantes y
expositores, tales como cmaras, celulares, computadores porttiles, entre otros,
dentro de nuestras instalaciones, pero s realiza los controles necesarios en los
accesos para minimizar los riesgos de hurto que puedan presentarse.
Es responsabilidad del Cliente disponer del personal de logstica necesario para
ejercer el debido control de ingreso, registro, suministro de alimentos, retiro y
evacuacin de los asistentes al evento, sean visitantes o expositores.

El Hotel Dreams Resort & Spas tomar todas las medidas de seguridad que
considere necesarias segn cada evento en particular y de acuerdo con el plan de
contingencia del evento.
Red contra incendios.
La empresa cuenta con un sistema manual integrado por diez (10) gabinetes de
manguera.
La red contra incendio la conforma un cuarto de bombas con sus respectivas
vlvulas de control de paso, cheques, vlvulas de drenaje y un tablero de
automatizacin con los indicadores de presin requeridos. Se cuenta tambin con
extintores distribuidos por todas las instalaciones del Centro de Convenciones.
Los gabinetes de mangueras y los extintores debern permanecer siempre
visibles y libres de impedimentos. Est prohibido retirar los extintores de sus
puntos fijos para ser ubicados en otro lugar
Energa elctrica.
Para cada saln del El Hotel Dreams Resort & Spas contamos con un tablero
general trifsico disponible para el consumo de energa necesario para cada
evento. Los requerimientos adicionales de energa tendrn un costo extra y se
liquidar sobre la capacidad instalada y no de acuerdo con el consumo. El Cliente
deber informar al El Hotel Dreams Resort & Spas con 5 das de anterioridad al
evento sobre este requerimiento
Para conexiones especiales los cables y materiales debern ser suministrados por
el Cliente, as como la mano de obra que estos trabajos puedan generar. Siempre
ser con acompaamiento e indicaciones del personal del Centro de
Convenciones.
Si el Cliente contrata con terceros servicios especiales de video, audio e
iluminacin artstica, deber reunirse 5 das antes del inicio del montaje del

evento, con el personal de soporte tcnico, para la aprobacin de las instalaciones

a realizar.
Normas generales de seguridad

Las mquinas y dispositivos destinados para el evento se instalarn de

acuerdo con las normas generales de seguridad establecidas por la
autoridad competente, en este reglamento y/o en instrucciones del Centro
de Convenciones.

Cuando durante el evento se requieran demostraciones de alto riesgo, se

tomarn por parte del Cliente y sus Expositores las precauciones
necesarias para garantizar la integridad de las instalaciones, la seguridad
de sus empleados y visitantes.

No podrn introducirse ni exhibirse en ningn evento mercancas explosivas

o

sustancias

Convenciones

inflamables,
y/o

la

juegos

autoridad

pirotcnicos,
competente

que

el

juzguen

Centro

de

inapropiadas,

inconvenientes y peligrosas para el recinto y las personas.

El Cliente no podr:

Introducir mejoras o afectar las instalaciones sin autorizacin del Centro de

Convenciones.

Fijar tapetes con pegantes en los pisos.

Efectuar cualquier tipo de perforacin en los pisos, paredes y/o techos.

Ubicar elementos en las estructuras exteriores e interiores sin solicitar

autorizacin del Centro de Convenciones.

Ubicar elementos que obstaculicen los sistemas de seguridad.

Permitir el ingreso de vehculos al centro de convenciones, ya sea para

exhibicin o entrada de mercanca por zonas inadecuadas.

Usar sin el consentimiento escrito de la autoridad competente y del centro

de convenciones luces producidas por gasolina, plantas disel, combustible
o aceites, ni cualquier otra forma de luz artificial.

Ingresar animales de ninguna especie a las reas, salvo que el objeto del
evento sea con participacin de stos, en cuyo caso necesita autorizacin
expresa.