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La actividad administrativa se distingue por su carácter documental es decir por reflejarse en documentos que constituyen el testimonio de la mencionada actividad.

Estos son el soporte en que se materializan los distintos actos de la administración pública la forma externa de dichos actos.

El documento asegura la pervivencia de las actuaciones administrativas, al constituirse en su soporte material. Se garantiza así la conservación de los actos y la posibilidad de demostrar su existencia, posibles errores así como el derecho de los ciudadanos a exceder a los mismos.

Los documentos administrativos sirven como medio de comunicación de los actos de administración. Dicha comunicación es tanto interna ²entre las unidades que componen la organización administrativa-como externa de la administración con los ciudadanos y con otras organizaciones.

1. No cabe calificar de documento administrativo a aquellos documentos que no están destinados a la producción de efecto alguno como son: ejemplos resúmenes extractos etc. 2. Los documentos administrativos siempre producen efectos frente a terceros o en la propia organización administrativa. Se pueden apreciar unas series de características que determinan el que un documento pueda ser calificado como el documento administrativo.

Los documentos administrativos siempre producen efectos frente a terceros o en la propia organización administrativa. Son emitidos por un órgano administrativo: el emisor del documento administrativo ²aquel que lo produce, es siempre uno de los órganos que integran la organización de una administración Pública.

Un documento es valido cuando su emisor cumple con una serie de requisitos formales y sustantivos, exigidos por las normas que regulan la actividad administrativa. Los documentos administrativos de utilización mas común en la tramitación de cualquier procedimiento administrativo pueden incluirse dentro de alguna de las tres fases de tramitación de que consta todo procedimiento.

puede ser definida como las distintas maneras en que puede ser dividido el trabajo dentro de una organización para alcanzar la coordinación del mismo orientándolo al logro de los objetivos con eficacia La finalidad es establecer un sistema de papeles que han de desarrollar los miembros de una entidad para trabajar juntos de forma óptima y que se alcancen las metas fijadas en la planificación.