14-6-2016

Proyecto: Mi querido viejo

Evento social para recolectar fondos
Fundadores de la asociacin
Jvenes Independientes A. C.:

Javier Hondal
Luis Valencia
Ma. Elena Santiago
Carolina Salinas
Alam Quitz Mtz

Contenido
Presentacin ........................................................................................................ 3
Caracterizacin del evento. ........................................................................................ 4
Perfil del cliente..................................................................................................... 5
Nmero de Asistentes. ............................................................................................. 5
Presupuesto General ............................................................................................... 5
Desglose de gastos ............................................................................................... 6
Ganancias estimadas ........................................................................................... 6
Precio de venta al cliente .......................................................................................... 7
Directorio de proveedores y patrocinadores .................................................................... 9
Formateara de empresa ......................................................................................... 9
Planeacin ........................................................................................................ 16
Tiempo de planeacin ........................................................................................... 17
Requerimientos ................................................................................................... 19
Invitacin ......................................................................................................... 23

Decoracin ........................................................................................................ 26
Ceremonial y protocolo .......................................................................................... 26
Medidas de Seguridad .......................................................................................... 27

Presentacin
Las organizaciones de la sociedad civil juegan un papel cada vez ms importante en nuestro
pas. Porque es patente su compromiso con las ms diversas causas sociales y su eficacia en la
accin, una importante cantidad de recursos llega ao con ao a sus manos, proveniente tanto
de instituciones pblicas como de agencias de cooperacin internacionales y de gran cantidad de
particulares que confan en su capacidad de gestin y su sentido de misin.
De reciente creacin, pero con expectativas muy altas Jvenes Independiente A.C. busca
contribuir al desarrollo de un mundo mejor, incluyente y con oportunidades para todos. Con las
bases del conocimiento terico en distintas materias, (economa, psicologa, administracin,
gestin empresarial, turismo, ciencias polticas, entre otras) busca fortalecer los vnculos entre
asociaciones civiles que fomenten acciones en pro de la sociedad.
Con el compromiso de implementar acciones propias en beneficio de la poblacin marginada, se
compromete a implementar las herramientas tericas y prcticas que posibiliten la introduccin
de estos estratos sociales a dinmicas productivas que generen ingresos fijos y con esto las familias
puedan volverse auto-sustentables econmica y laboralmente.
En el marco de sus actividades a realizar, se presenta el proyecto que en colaboracin con
Fundacin Huatulco A.C. planea generar beneficios econmicos que se destinaran a la

creacin de una casa hogar para personas de la tercera edad. La creacin del inmueble implica
un costo relativamente alto, pero con ayuda de las distintas organizaciones y el trabajo en
conjunto se lograr cumplir el objetivo.

Caracterizacin del evento.

El proyecto Mi querido viejo, es un evento social encaminado a recaudar fondos para la
construccin del asilo y centro de recreacin para personas mayores que lleva el mismo nombre.
En este evento se tendr la participacin de diferentes artistas que formarn parte de un show
ofrecido al pblico para promover la colaboracin en la colecta, as tambin se ofertarn
variados productos de consumo alimenticio, como sndwiches, tamales, hamburguesas, aguas
frescas, etc. Todo para ampliar el margen de recaudacin.

Objetivos
Generales.
Recaudar fondos en pos de financiar el crecimiento del asilo Mi querido viejo.
Realizar la organizacin y logstica del evento de recaudacin de fondos Mi querido
viejo.
Especficos.
Conseguir el mximo de asistencia y participacin de la comunidad huatulquea para
as generar conciencia hacia la cultura del cuidado por nuestros adultos mayores.

 Vender la mayor cantidad de entradas en preventa para asegurar el xito del evento.
Reforzar la presencia de la Fundacin Huatulco A. C. a nivel local y municipal.

Perfil del cliente

Pblico en general
Debido a l carcter del evento, no existe un perfil definido de los asistentes, la invitacin es para
toda la comunidad huatulquea, con la finalidad de recaudar los fondos esperados.

Nmero de Asistentes.
Para obtener los recursos deseados y rentabilidad del evento, se contempla la asistencia de un
mximo de 300 personas.

Presupuesto General
Para la realizacin del evento, el mobiliario ser otorgado por empresas privadas que en
muestra de su solidaridad con el proyecto, no aplicaran ningn costo. Las participaciones de los
artistas que deleitarn con su msica, las representaciones de baile, y obras teatrales no
generarn ningn desembolso monetario, pues tambin se solidarizaron causa, su participacin
la realizan con la nica satisfaccin que les genera su apoyo al evento.

Para la venta de los alimentos y bebidas, el restaurant campestre Santa Clara, ha mostrado su
disposicin al facilitarlos, siendo ellos los encargados de su elaboracin, venta y de la
administracin de los mismos, con la nica condicin de recuperar sus costos de produccin,
donando todas las ganancias que se generen.
Como encargados del evento, lo nico que nos genera costos ser:
1.-Impresin de carteles para promocionar el evento
2.-Impresin de los tickets de entrada y de venta de alimentos.
3 .-Decoracin utilizada en el evento
Desglose de gastos

Concepto

Precio unitario

Cantidad

Total

Carteles promocionales

$30.00

15 Unidades

Tickets de entrada

$3.50

300 Unidades

$1,050.00

Tickets de Alimentos y $0.30

600 Unidades

$180.00

$450.00

Bebidas
Decoracin

$600.00

Total de gastos

$ 2,280.00

Ganancias estimadas
ENTRADAS
+VENTA DE A y B
SUB-TOTAL
-COSTOS TOTALES
TOTAL DE GANANCIAS

200 X 30 100x 15

$7,500.00
$2,500.00
$10,000.00
$2,280.00
$7,720.00

Precio de venta al cliente

La tarifa de entrada establecida ser de $30 (treinta pesos MNX) para adultos y $15
(quince pesos MXN) para los nios, esto slo incluye el derecho a ingresar al evento.
Los alimentos y bebidas que se ofrecen y el precio de los mismos son los siguientes:
Hamburguesas $40.00 (treinta pesos c/u).
Sandwiches $25.00 (veinticinco pesos c/u).
Tostadas $25.00 (treinta pesos la orden de tres)
Tacos $25.00 (treinta pesos la orden de tres)
Tamales $15.00 (quince pesos cada uno)
Aguas frescas $15.00 (quince pesos el vaso)

PROGRAMA
EVENTO MI QUERIDO
VIEJO
BAHAS DE HUATULCO 2016

En el marco de las actividades para el da de hoy, Fundacin Huatulco A.C. y Jvenes

Independientes A.C. han preparado un programa especial, con la participacin de reconocidos
msicos, trovadores y bailarines. Con el nico objetivo de que usted, que nos engalana con su
compaa y otorga su confianza, pase una tarde agradable en compaa de sus familiares y
amigos. Contribuyendo a una noble causa, la recaudacin de fondos para la Asociacin Como
nmero 1 tenemos la participacin del trovador Alam Quitz, quien dar apertura al evento y
nos deleitar con unos minutos musicales.

3:20pm

Apertura del programa musical a cargo del trovador Alam Quitz.

3:50pm

Promocin de los productos en venta. Seguimiento del programa con la

participacin de amigos msicos y bailarines.

4:00pm

Agradecimiento a los proveedores y asistentes al evento.

5:00pm

Entrega de reconocimientos a cada uno de los participantes en el show.

6:30pm

Cierre del show a cargo de Alam Quitz con media hora ms de msica
en vivo.

7:00pm

Agradecimiento generala todos los asistentes, participantes y

proveedores. Clausura del evento Mi querido viejo.

Directorio de proveedores y patrocinadores

Proveedor/Patrocinador

Producto/Servicio

Contacto

Mario Valderrama.

Equipo de luz y sonido.

958 107 4841

Vital agua.

Agua purificada por garrafn.

958 587 2001

Restaurant Santa Clara.

Alimentos y Snaks.

950 100 4222

Fruver

Frutas y verduras

Conocido

Soriana

Desechables

Conocido

Azul Hecho a mano es

Donacin del 25% sobre sus

ms bonito

ganancias.

Formateara de empresa

A 9 de junio del 2016, Bahas de Huatulco, Santa Mara Huatulco, Oax.

Asunto: solicitud de participacin

C. Otto
Cantante y profesor de teatro

Por medio del presente solicita a usted Sr. Otto su participacin y asistencia al
evento Mi querido viejo, el da 16 de julio del presente ao, con la finalidad de
recaudar fondos para la creacin de una casa hogar para adultos mayores en
Bahas de Huatulco.
Por tal motivo necesitamos de su apoyo y habilidades artsticas, para amenizar el
evento.
Sin ms por el momento quedo de usted, esperando me pueda confirmar su
asistencia lo antes posible.

Atte. Jvenes Independientes A.C

A 9 de junio del 2016, Bahas de Huatulco, Santa Mara Huatulco, Oax.

Asunto: solicitud de participacin

C. Alam Quitz Martnez Bohrquez
Cantante

Por medio del presente solicita a usted C. Alam Quitz Martnez Bohrquez su
participacin y asistencia al evento Mi querido viejo, el da 16 de julio del
presente ao, con la finalidad de recaudar fondos para la creacin de una casa
hogar para adultos mayores en Bahas de Huatulco.
Por tal motivo necesitamos de su apoyo y habilidades artsticas, para amenizar el
evento.
Sin ms por el momento quedo de usted, esperando me pueda confirmar su
asistencia lo antes posible.

Atte. Jvenes Independientes A.C

A 9 de junio del 2016, Bahas de Huatulco, Santa Mara Huatulco, Oax.

Asunto: solicitud de participacin

C. Alcides Manzo
Trovador

Por medio del presente solicita a usted

C. Alcides Manzo su participacin y

asistencia al evento Mi querido viejo, el da 16 de julio del presente ao, con la

finalidad de recaudar fondos para la creacin de una casa hogar para adultos
mayores en Bahas de Huatulco.
Por tal motivo necesitamos de su apoyo y habilidades artsticas, para amenizar el
evento.
Sin ms por el momento quedo de usted, esperando me pueda confirmar su
asistencia lo antes posible.

Atte. Jvenes Independientes A.C

A 9 de junio del 2016, Bahas de Huatulco, Santa Mara Huatulco, Oax.

Asunto: solicitud de participacin

C. Arturo
Msico y cantante

Por medio del presente solicita a usted C. Arturo su participacin y asistencia al

evento Mi querido viejo, el da 16 de julio del presente ao, con la finalidad de
recaudar fondos para la creacin de una casa hogar para adultos mayores en
Bahas de Huatulco.
Por tal motivo necesitamos de su apoyo y habilidades artsticas, para amenizar el
evento.
Sin ms por el momento quedo de usted, esperando me pueda confirmar su
asistencia lo antes posible.

Atte. Jvenes Independientes A.C

Planeacin
Tiempo real
HORA

ACTIVIDAD DESARROLLADA
ANTES DEL EVENTO

9:00am

Montaje de escenario en el costado derecho del recinto (01).

11:00am

Limpieza general de la totalidad del terreno.

12:00pm

Despliegue y acomodo de mobiliario bajo la palapa y en el rea de los

espectadores (02).

1:30pm

Ambientacin y adorno del lugar.

2:00pm

Verificacin de limpieza, check del equipo de sonido.

2:40pm

Recepcin de alimentos y bebidas para la venta.

3:00pm

Recepcin de invitados y primera llamada a inicio del programa

musical.

3:10pm

Segundo llamado al inicio del programa musical.

3:15pm

Tercer llamado e inicio del programa musical. Bienvenida al pblico en

general y presentacin del evento mi querido viejo.
DURANTE EL EVENTO

3:20pm

Apertura del programa musical a cargo del trovador Alam Quitz.

3:50pm

Promocin de los productos en venta. Seguimiento del programa con

la participacin de amigos msicos y bailarines.

4:00pm

Agradecimiento a los proveedores y asistentes al evento.

5:00pm

Entrega de reconocimientos a cada uno de los participantes en el

show.

6:30pm

Cierre del show a cargo de Alam Quitz con media hora ms de

msica en vivo.

7:00pm

Agradecimiento generala todos los asistentes, participantes y

proveedores. Clausura del evento Mi querido viejo.
DESPUS DEL EVENTO

7:15pm

Inicio de la limpieza general del recinto y recogida de mobiliario.

7:30pm

Entrega de mobiliario y utensilios a los respectivos dueos.

7:40pm

Recuento de daos y perjuicios.

8:00pm

Cierre del recinto y entrega de las llaves del mismo.

Corte de caja y entrega de fondos.

Tiempo de planeacin
Para desarrollar la logstica del proyecto, se presenta el siguiente cronograma de trabajo se
seguir para lograr el mnimo de incidencias durante el desarrollo del evento y un nivel bajo de
incidencias.

Cronograma de trabajo

Junio

Lunes

Martes

Mircoles
1
*Recabo de
informacin con
la Sra. Carolina

Jueves
2
*Bsqueda de
proveedores y
patrocinadores

Viernes
3
*Visita al
predio en
donde se
realizar el
evento.

Sbado
4
*Elaboracin de
presupuestos y
gestin de
alimentos

Domingo
5
*Elaboracin
del programa
que se realizar
durante el
evento

8
*Eleccin del
montaje

9
*Elaboracin
del proyecto

10

11

12

13

14

15
*Presentacin
del proyecto

16

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23

27

28

29

30

Cronograma de trabajo
Lunes

Martes

Mircoles

11

12

24

25

26

Julio
Jueves

Viernes Sbado
1
2

Domingo
3

10

13

14
*Recepcin de
mobiliario y
materiales

15

16
*Montaje
escenario
*Prueba
sonido

17
del
de

18

19

20

21

22

DA DEL EVENTO
23

24

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31

Requerimientos
Mobiliario

Cantidad

Sillas

Estructura escnica

Cantidad

300 Tarima

Mesas redondas

6 Bocinas

Tablones

3 Mezcladora

4 agudos,
4 graves
1

Blancos

Micrfono

Mantel para mesa

redonda
Mantel para tabln

6 Cables

3 Pedestales para
micrfono

Organigrama

Directora General

Supervisor del evento

Cajera

Vendedoras

Staff

Planos de Montaje

Plano general del predio

Direccin del predio: Calle Alfareros, Zona de talleres, Bahas de Huatulco, Oax.

Montaje del rea de espectadores

Este montaje se decidi a razn de que forma parte del frente del escenario, en donde los
invitados van a poder acomodarse en su papel de espectadores de manera cmoda y sin
obstculos visuales. Delegamos este espacio porque era el ms amplio y para ambos casos, tanto
para el escenario de los artistas como para los espectadores, adems de estar en un punto
intermedio entre el rea de consumo, los baos, la caja, el estacionamiento y claro est, el
escenario.
Tomamos la forma del montaje de un auditorio semicircular con pasillos laterales, pero con
algunas variaciones obligadas por las condiciones del espacio.

Montaje del rea de alimentos

Este montaje tiene caractersticas del Coffee Break, ya que prcticamente esa ser su funcin,
ya que la zona est destinada a ser el lugar donde los invitados canjearn sus tickets por
alimentos. El montaje facilitara la venta y exhibicin de los productos.

Invitacin

Nota: La presente invitacin se entrega solamente a los patrocinadores del evento y a los actores
invitados, debido al carcter del evento, ya que imposibilita la entrega de una invitacin al
pblico en general por lo tanto se dise un cartel , el cual se distribuir en la comunidad.

Decoracin
Una manta detrs del escenario que deje ver el nombre del evento y el objetivo del mismo,
adems se acordonar la cabaa con globos y papel picado.

Ceremonial y protocolo
Por ser un evento de carcter musical, es decir un concierto con motivos de beneficencia, el
ceremonial tiene que ver con los agradecimientos a cada persona que ofrece su tiempo para
apoyar a la causa, en este caso, quienes participan y venden su espectculo donando las
ganancias al asilo mi querido viejo, as como los msicos, artistas, proveedores, donantes en
general.
Presentacin de cada uno de ellos para el reconocimiento de su labor.
El ofrecimiento de atencin hacia la persona que brinda sus servicios de manera voluntaria,
como alimentos, bebidas.
La mencin y promocin de los servicios y productos que cada organizacin ofrece son parte de
las actividades del ceremonial.

Por parte del protocolo es el buen trato y la supresin de todo tipo de ofensa dentro del control
del programa, as como evitar la violencia en todo momento, promoviendo el respeto entre los
invitados y los ofertantes.

Medidas de Seguridad
Como parte del plan de seguridad, creamos un listado de actividades y elementos que sern
regulados durante el desarrollo del evento.
1. No habr venta de bebidas alcohlicas ya que el ambiente se promociona como
familiar.
2. No se permitir el ingreso a personas en condiciones inapropiadas ya sea a causa del
alcohol o drogas.
3. La obtencin de cualquier producto de consumo dentro del recinto ser regulado por el
pago de tickets que se podrn adquirir en una sola caja, y sern canjeables por los
productos ya mencionados.
4. Dentro del recinto se tendrn dispersos a distintos elementos vigas que se encargarn de
supervisar cualquier anomala presentada durante el evento.
5. Se contar con el apoyo de la cruz roja mexicana con una unidad mvil de atencin
mdica para cualquier accidente que pudiera presentarse.