LA FUNICIN ALMACENES Y SU ORGANIZACIN

EL ALMACN es una de las funciones que acta en las dos etapas del flujo de
materiales, el abastecimiento y la distribucin fsica.
Este elemento fue olvidado por considerrsele como la bodega o el depsito donde
se guardaban los materiales que produccin o ventas requeran.
La forma como se actu con el almacn, olvido la importancia que ejerca en el
funcionamiento de la empresa y en los costos del producto, a travs de las
existencias o inventarios que almacenaba, por ello se resalt que la organizacin de
una empresa se inicia en el almacn, por ser el eje o ncleo de las actividades
administrativo-contables.
1. ORIGEN DEL ALMACEN
El ciclo de la produccin constituido por los siguientes elementos: materia prima,
fabrica, producto y clientes es aquel que da origen a los almacenes, en razn de
que nunca se podr contar con la materia prima requerida , en el momento preciso
y en la cantidad suficiente, si no se ha adquirido con anticipacin como para tenerle
a la mano cuando se le necesite (Almacenes industriales) y tampoco una vez
elaborado el producto, se dispondr del cliente que lo adquiera inmediatamente,
entonces es necesario guardarlo despus de elaborado y mientras es
adquirido(almacenes comerciales)
2. ORGANIZACIN DEL ALMACEN
2.1 Finalidad.- Realizar las operaciones y actividades necesarias, para suministrar
los materiales o artculos en condiciones de uso y con oportunidad, de manera de
evitar paralizaciones por falta de ellos o inamovilidad de capitales por sobreexistencias.
2.2 Actividades y Deberes.- Almacn debe desarrollar las siguientes actividades:
Recibir los materiales que enva el proveedor u otro almacn, descargarlos,
desembalarlos y verificarlos, entregarlos a los depsitos, guardarlos ubicados,
preocuparse por su mantenimiento, evitando su deterioro o prdida, controlar su
estado y ubicacin, entregarlos cuando los soliciten con autorizacin, controlar su
movimiento fsico para solicitarlos en caso necesario, procurar su renovacin a fin
de mantener una cantidad definida, clasificar los materiales en existencia.
2.3 Elementos del Almacn.- En todo almacn deben existir, por lo menos, los
siguientes cuatro elementos: Recepcin, Almacenaje y entrega, Control y
Mantenimiento y que al desempear las tareas inherentes a sus funciones debern
actuar coordinadamente para cumplir con la finalidad del almacn. Esta
mencionada coordinacin se logra si todos los almacenes actan bajo un solo
comando que dirige y coordina el trabajo, asumiendo la responsabilidad de que el
almacn cumpla su finalidad dentro de la organizacin.
2.4 Funciones de elementos
2.4.1 Jefatura de almacenes: Dirigir y coordinar la dependencia de
almacenes, responsabilizndose por su buen funcionamiento y control.
2.4.2 Recepcin: Recibir los artculos que lleguen al almacn, comprobando si
son solicitados y determinando el estado, la cantidad y calidad, luego
entregados a los depsitos de almacenaje y de despacho donde se guardaran
hasta su utilizacin.

2.4.3 Almacenamiento propiamente dicho: Recibir los artculos que le entregue

recepcin, despus los ubicara de manera correcta guardndolos hasta que le
sean solicitados.
2.4.4 Control: Controlar el movimiento de las existencias, estableciendo el
momento de pedir y las cantidades mnimas y mximas por mantener de cada
artculo.
2.4.5 Mantenimiento: Mantiene de buen estado de conservacin y limpieza las
existencias y los depsitos.
3. CICLO DE ALMACENAMIENTO
Est constituido por los deberes que tiene el almacn, y que estos deberes
constituan las funciones de los elementos que formaban el almacn. Estos
elementos son:
3.1 Recepcin.- Es el encargado de:
3.1.1 Descarga: Traslada los artculos que han sido transportado hasta el lugar
en que sern recepcionados, Se puede realizar manual o mecnicamente. Su
principal preocupacin es reducir al mnimo los gastos de recepcin y evitar
prdidas de tiempo o maltratos de los bultos. Para poder realizar la descarga
tendr que disponer de espacio suficiente, este espacio deber estar situado
cerca de los vehculos, evitando as largos recorridos. Contar con personal
experto en buen manipuleo de los bultos.
3.1.2 Desembalaje: Es decir, quitar a los artculos el embalaje que traen, ello
requiere que el desembalaje se realice en una zona o espacio que permita ir
sacando cada artculo y colocndolos en el o los lugares donde se efectuara la
verificacin o chequeo sin que se mezclen.
3.1.3 Inspeccin, verificacin o chequeo: Determina si se trata verdaderamente
de los artculos llegados puedan ser usados y por ello es que el encargado se
preocupar por realizar una inspeccin organizada.
La inspeccin o verificacin se realiza bajo dos aspectos una cuantitativa que se
refiere a la cantidad pedida y que puede ser realizada por personal que sepa
contar y el otro aspecto que es cualitativa que se refiere a la calidad y
condiciones tcnicas que debe reunir el artculo, puede ser realizada por
personas que conozcan los artculos o verdaderos tcnicos que conozcan la
materia.
El personal debe contar con winchas, metros, calibradores, etc., que permitan
certificar las medidas, denominaciones, cdigos, etc., de cada uno de los
artculos que est recibiendo.
En resumen hay que prever todos los problemas que puedan presentarse en la
verificacin y solucionarlos rpidamente para evitar el aumento en el costo de
la recepcin de los artculos y la prdida de tiempo.
3.1.4 Entrega a los depsitos, ingreso de los artculos, informes o partes por
emitir: Hay que entregar los materiales a los depsitos que van a almacenarlos,
y comunicar a los interesados, y al jefe del almacn de la llegada de la
mercadera.
Es necesario insistir en la importancia de la recepcin y el ingreso de los
artculos a los depsitos y para ello se debe establecer como norma el no pagar
ninguna factura sino tiene la conformidad del almacn.
3.1.5 recomendaciones a los encargados de la recepcin: A continuacin alguna
recomendaciones que todo recepcionista debe tener presente:
La desconfianza en la recepcin de materiales, firmar el ingreso de los artculos,
pesar todo aquello que deba pesarse, medir lo que se debe medirse y contar lo
que se debe contarse, tambin revisar la documentacin que traen los bultos,

revisar los cilindros, damajuanas, botellas, etc., hay que pedir ayuda cuando los
conocimientos no permitan identificar un artculo.
3.2 Almacenamiento propiamente dicho.- Consiste en guardar los artculos,
ubicndolos y cuidndolos de manera que puedan entregarse en condiciones de
ser utilizados en el momento que los necesiten los consumidores. Es funcin del
personal ubicar los materiales y dar cuenta de dicho ingreso para ser retirado
cuando los necesiten.
Los puntos que hay que contemplar en lo referente al almacenamiento
propiamente dicho son: la ubicacin de los artculos, distribucin de los locales,
mtodos o procedimientos de almacenaje, control de los artculos, clasificacin y
simbolizacin de los artculos y por ltimo la reposicin.
3.3 Despacho o entrega.- Consiste en entregar los artculos que guarda el
almacn a cambio de una Nota de Entrega y que constituye un comprobante del
movimiento efectuado.
Estos artculos deben de adoptarse mtodos o sistemas de lo que entra primero
sale primero:
3.3.1 Sistema de lo que entra primero sale primero: Evita que los artculos
permanezcan mucho tiempo en almacn sin ser entregados por cuanto la
llegada de nuevas remesas.
Con este sistema se evita el deterioro o envejecimiento de las existencias ms
antiguas.
Por eso se han provisto variaciones de este sistema que son:
A) Sistema a base de cupones: Consiste en utilizar un cupn desglosable
formado de dos partes iguales, que tienen el mismo nmero y donde se indica
la ubicacin del artculo.
B) Sistema de doble rea: Este sistema asigna a un artculo a doble rea de
manera que al llegar una remesa nueva se almacena en el espacio libre de la
ubicacin y no se despacha hasta terminar con la que ya exista.
C) Sistema de separacin mvil: Es utilizado generalmente con artculos que
pueden apilarse, es decir, colocarse unos encima de otros, y consiste en
despachar siguiendo una direccin.
D) Sistema de alimentacin por gravedad: Consiste en el ordenamiento de los
artculos nuevos, de manera que siempre se despachen los ms antiguos y
queden los ms nuevos.
3.3.2 Entrega de artculos: Es conveniente disear las rdenes o notas de salida
o entrega que contengan los datos que requiere contadura y almacenes para su
control y asi se tendr que colocar el nombre, smbolo, cantidad que se solicita
y la unidad de medida o despacho, quien lo solicita y para qu, etc., resulta muy
conveniente que exista un catlogo de las firmas para que autoricen las salidas
de los artculos.
3.3.3 Forma de entrega: La entrega de los artculos se pueden hacerse en el
mismo almacn o puede ser este el que lo lleva hasta el consumidor. En los
almacenes comerciales se entregan en el propio almacn o se enva al
consumidor.
3.4 Control.- Se realiza durante la recepcin hasta la entrega y debe ser hecho
por el propio personal del almacn.
4. RELACIONES DEL ALMACEN

4.1 Relaciones del almacn con la contabilidad: Ejerce control sobre el almacn,
constituyndose en un fiscalizador de su funcionamiento.
4.2 Relaciones de almacn con compras: Proporciona los artculos que adquiere y
que son solicitado por el almacn o por quien los usa.
4.3 Relacin del almacn con ventas-produccin: Da movimiento a sus
existencias y lo informa de sus necesidades oportunamente para que las pueda
proporcionar.
4.4 Otras relaciones del almacn: Otras que relaciones que podemos encontrar
es la de subordinacin y de mando
4.4.1 Las de subordinacin: Son las que debe mantener con sus jefes
inmediatos, recibiendo de ellos las directivas o instrucciones sobre el
cumplimiento de su funcin, es decir que hay una corriente de rdenes e
informaciones que permiten la mejor marcha de la dependencia.
4.4.2 Las de mando: Se refiere a aquellas que tienen el almacn con sus
elementos subordinados, exigiendo cumplimiento a sus obligaciones y dando
pautas necesarias para que cumplan con su funcin.
En conclusin la base de la organizacin es el trabajo conjunto de todos sus
elementos y no resolver los problemas aisladamente ya que dos o ms cerebros
piensan mejor que uno.