CAPETULO VI.- CONTROL INTERNO APLICABLE EN LA REVISION BE CURNTAE V-DOCUNENTOS POR COBRAR. (CUBSTIONARYO DB CONTROL INTERNO: Uno de los metodos para evaluar el control interno, co mo ya se mencioné, eg el de "Cuestionarios", y una de sus = formas de discharse es a base de preguntas, para una res =~ puesta afirmativa, Partiendo de un modelo X "ideal" preten- Sido, aplicado en circunstancias similares y que seré ol — kermémetro gue regula 1a eficiencia o deficiencia del con - trol interne establecido. Con el abjate de hacer més aimplista y en consecuancta ms 4gil Ta evaluacién del control interno, las preguntas — se formulan de tal manera, para ser contestas con un "SI",~ todas aguellas gue concuerdan con el control que se tenga’= establecido; con un "NO" para los que no coincidan y que se ¥4 motivo de un cuidadoso estudio por parte del auditor, = ya Sea para ahondar en sus procedimientos o en todo caso pa Fa sugerir algunas medidas correctivas atendiends la magni tud de la deficiencia detectada, y por iltimo 1a respuesta- puede ser un "No aplicable cuando ia pregunta no encaje ~~ Gentro de los Lineamientos del control que se tenga estable ido en el negocio en que se aplique. Derivado de lo anterior, y a manera de ilustracién, se teanseribe un modelo de cusstionario de control, ineernd on forma estandarizado, de tal manera que se adapte a las nece, sidades de cualquier tipo de empresa, en cuanto al tena de= CUENTA Y DOCUMENTOS POR COBRAR A CLIENTES: SIND NA L.= Los documentos gon autorizados vor un gancionario responsable? gla renovacién de documentos es -- Sutorizada por un funcionario res- ponsable?. 2.= ¢Se mantiene un registro detallado Ge 10s documentos por cobrar y sus colaterales, de documentos descon- tados y se balancea tal registro - periddicanente con Las quentas de Control respectivas? nisgSe maneja con toda agilidad y oportunt~ Gad el registro de vencimientos? g81 custedio de los doctinentos por co - brar, es indopendiente del cajero y de ~ los tegistros de contabilidad? 2£1 custodio de valores entregados en + Eantfas por clientes es independiente = del cajero y de‘los encargados de los re gistros de contabilidad? elas cuentas de los clientes son lleva - das por empleados que no tienen acceso - 5.- e8e guardan los documentos por cobrar y~ Sus colaterales en un lugar seguro, bajo~ Lave y al cuidado de persona o personas gue nomanejen 1a caja, ni los registros de docunentas por cobrar?. gSe detorminan los saidos de las cuentas Ge clientes por lo menos una vez al mes) y los totales se conparan con 1a cuenta” Ge control del mayor general?. Se onvian mensualnente estados de cuen- tava todos los clientes?. Si se envian, 10 hace un empleado que no tenga acceso al efectivo, y que sea in= dependiente de los que ilevan las cuentas por cobrar y de los encargados de la fac~ Euracion? gMantiene este empleado el control de los estados de cuenta hasta que estos son en- viados? ghas diferencias reportadas por los clien tes, se dirigen a este misno empleado, pa xa Gu investigacién? = g80 hace una revisi6n periGdica de los - Gocumentos vencidos pendientes de cobra,— fexaminando 1as causas de falta de pago? 9.- eles documentos recibidos en gbono 0 pago. Se autorizan por los funcionarios autori= zados oxpresamente para ello? -20-10.- 282 anotan los pagos parciales al Gorso de los documentos? 11. ¢Se insepecitnan peri6aicamente - Jos documentos por cobrar y su co lnterales por personas ajenas a sus custodias © guardianes? 12. Se llevan los auxiliares de cuen fas por cobrar (clientes, deudo- res diversos, etc) por personas ~ gue no manején los ingresos ye - gresos, 1a Correspondencia recibi Ga, embarques, facturacién © cri Sito? 13.+ 26e verigican ocasional y sorpre- Sivanente las relaciones auxilia- res por los auditores internos o- por otros empleados independien ~ fea? Ld. gHlay algGn empleado (desligado de os registros do ventas. de los ~ auxsliares de cuentas por cobrar= yide los libros de caja), que ve- Tifigue mensualmente los’ estados~ Ge cuenta con los auxiliares, quo haga el envio de los estados al ~ correo sin perder su control y - que, en su caso, investigue las ~ diferencias reclanadas? 18. gSe confizman una vez al afio por~ [os suditores internos por otros~ empleados independientes, on for~ ma directa y esporddica, los sal> dos de 1a cuentas por cobrar?, 16.- glas notas de cargo y de crédito, Son aprobadas por un funcionario= Eesponseble (tomar note de su puesto) estén las mismas bajo con Erol numérico? ~ 17. Se requiere de 1a aprobacién de~ ln faneionarie responsable, para~ otorgar descuentos fuera de plazo © superiores a los normales? 18.> clos eréditos por mercanctas ae - Yueltas son cotejados con los In= Fornes de recepci6n? (en el alma— én)2aen 26 25. aRecibe el departamento de crédito, Gran empleado designado para el ~~~ Srecto Lindepondiente de aquellos - Que manejan ias ventas, 1a caja 0 — Yas cuentas por cobrar|, informa ciGn relative 4 cuentas atrasadas y Silos pracedinientos de cobranza Sistengtica seguidos? gSe registra en cuentas de orden el importe, a precio de venta, de las- Refeancias enviadas en consignacién? eSi 1a consignacién de mereanctas ~ 5 una operaci6n importante y conti Bua, deseribase por. separado los protedinientos que al Fespecto use— el cliente y Aggase una referencia— Gruzada con este punto? gixiste una delimitaci6n de respon Sabilidades entre los custodies, ~~ ios cobradores, el departanento’de~ crédito y el cajero, con raspecto= f'ioe movinientos #£stcos Ge entre= ga y recepeién de cuentas y docunen, fos) por cobrar? gexiste un Linite de crédito para - cada cliente? eConsta en las tarjetas auxiliares ese iimite ae creates? eCuando el sistema de cobros lo per mite, se practican arqueos rotati = Vos de las cuentas y documentos por cobras? 28e conparan peri6dicanente 10s do Gunentos y facturas por cobrar con= saldos de cuentas respectivas y na Gen este trabajo empleados desiiga- Gos de la quarda de documentos ~~ Escturas, de los libros auxiliares- correspondientes y de la caja? zSe mantienen registros especiales Bara las cuentas por cobrar c.0.D.? ‘EL métode que ge sigue para incr: mentar a la estinaci&n de incobra= bilidad, es el siguiente:"L.= Por medic de un porcentaje so- beer, a).- Ventas netas. D).- EL saldo de las cuentas y documentos por cobrar. La relaci6a (0 porcentaje) que existe entre las cuentas por — cobrar canceladas en los dlti- mos 5 ahos: a).+ Las ventas netas (de 5 - anes) b).- Los saldos de las cuentas y docunentos por cobrar (ae dicho periédo) c).- (Falta de docunentacién,~ desaparici6n de cliente, juicio en su contra, sus- Bensién de pago del mismo etc.) a opini6n de los aboga des encargados del cobr de dichas cuentas y doc mentos. Las cancelactones de cuentas ~ por cobrar o los increnentos - extraordinarios a la estima cién de incobrabilidad, son aprobados por un funcicnario ~ distinto del gerente de crédi- to. 26.- 28e cuenta con 1a aprobacién del - Consejo o conité designado por aguel para la creaci6n e incremen- to de reserva para castigo de cuen, tas malas o dudosas y para su apli cacién 2 castigos en si caso? gSe lleva un registro de cuentas - y documentos por cobrar castigados? zSe sigue gestionando su cobro y ~ hay un control adecuado sobre las-recuperaciones? Le 26.- 2Se confizman 0 investigan (por los aun Axtores internos 0 por otros enpleados~ {hdependiontes) Ise cusntae por cobrar~ castigadas? concLusrowss: PERCHA DR FVAIWACTON: Inieiales de quién (es) hizo (cieron) 1a evaluacién.OTRAS CUENZAS ¥ DOCUMENTOS POR COBRAR Ls- Bwiete una separacién contable adecuada para el registro de: a) b) Anticipos personal. Anticipos: para gastos de viaje. c).> Anticipos: a proveedores de sueldos al- 4) .- depSeitoe on garantta. e).- Otras cuentas por cobrar. 2.- En los anticipos de sueldos al personal: a).- Estén autorizados por un- Funcionario (de mayor je~ rargufa a la del receptor) b).= Se tiene como limite el - importe de su sueldo men- sual. c).~ Se controlan mediante va~ les 0 recibos. a).+ Exiate un sistema de des- cuentos periédicas y con= secutivos. e}.- Se evitan nuevos présta - mos hasta no quedar salda do el anterior. ~ £).- Existe un sistema que ase gure el cobre de caldos = eargo del personal que re nuneia o es despedido. 9). Se evitan los préstanos ~ al personal temporal. En los anticipos para gastos - de viaje. a)-- Se exige comprobacién de- tallada de los gastos ~ efectuados. b).- Se cuenta con una forma~ impresa para tal efecto. st no NASt NO NA c).- Se requiere que se adjunten los~ comprobantes relatives cuando es posible. a). Se acumulan al sueldo los gastos no comprobados y se paqa impues- to sobre productos del trabajo,- sobre el total. e).- Son aprobados los gastos por un- funcionarie superior a quién los efectus. 4.- Los anticipos a proveedores son: a).- Efectuados Gnicanente con base - en presupuestos aceptados y auto rizados. Cancelados contra la entrega de~ las facturas 0 recibos respecti- 5.- Se ejerce sobre las otras cuentas sor cobrar un control similar al de las ~ cuentas y documentos por cobrar a los clientes 6.- Se hacen compulsas peridicas ae 1os~ adeudos de funcionarios y empleados. 7.- Las cancelaciones son aprobadas por - un funcionario responsable. 8.- Se mantiene una vigilancia efectiva - sobre la recuperacién de cuentas can- celadas. 9.- En su caso, se establece una estima - cién de in¢obrabilidad. Como complemento de las respuestas, es de vital importancia que el auditor en el transcurso del trabajo se cerciore de~ la veracidad de las afirmaciones, a través de vruebas selec tivas o a base de observaciones. conenuczones Pacha de evaluacién © iniciales de quién hi 20 la evaluaci6n. ~26-