Cajamarca, 09 de Junio 2016 Carta N*- 005-2016-CCP/AUDITORIA/FSM. Gerente General del Fondo Social Michiquillay De Mi Especial Consideracién Me es Grato Saludarla y a su vez Comunicarle que el comité Técnico esté remitiendo la absolucién de Consultas y Observaciones del CONCURSO PRIVADO N° 001-2011 EXAMEN ESPECIAL Y DE GESTION DE LA ASOCIACION FONDO SOCIAL MICHIQUILLAY DE LOS PERIODOS 2010-2014 y del CONCURSO PRIVADO N2.002-2016-FSM, AUDITORIA FINANCIERA Y OPERATIVA DE LA ASOCIACION FONDO SOCIAL MICHIQUILLAY DEL PERIODO 2014, Para ser difundidos a las empresas que han realizado sus observaciones y consultas para seguir con lo estipulado en el cronograma de las bases de dichos concursos. Son un total de 23 folios. Adjunto Absolucién de Consultas y Observaciones para su publicacién en su pdgina WEB y envio por correo electrénico. ‘Sin otro particular quedo de Usted. ‘Atentamente, Presidente Comité de LicitaciénASOCIACION| FONDO SOCIAL MICHIQUILLAY ‘AV: MARIO URTEAGA N55 CAJAMARCA- PERU ‘Concurso Privado N°. 001-2016-FSM Para Contratacion del Servicio de una SOA para efectuar un Examen Especial y ‘de Gestion de a asoclacion Fondo Social Michiquillay de los Periodos 2010-2014 ‘Concurso Privado N*- 002-2016-FSM Para Contratacion del Servicio de una SOA para efectuar una Auitoria Financiera y Operativa la asociacion Fondo Social Michiquilay del Periodo 2014 ACTA DE ABSOLUCION DE CONSULTAS Y OBSERVACIONES A LAS BASES SERVICIOS En el Departamento de Cajamarca en las Oficinas del FONDO SOCIAL MICHIQUILLAY Av Mario Urteaga N°- 265 de! dia 08 de junio de! 2016 se reune el Comité Técnico las 16:00 horas para hacer de Conocimiento que se han presentado consultas y observaciones de los concursos: Concurso Privado N°- 001- 2016-FSM Para Contratacion del Servicio de una SOA para efectuar un Examen Especial y de Gestion de la Asociacion Fondo Social Michiquillay de los Periodos 2010-2014 Concurso Privado N°- 002-2016-FSM Para Contratacion del Servicio de una SOA para efectuar una Auditoria Financiera y Operativa la Asociacion Fondo Social Michiquilay de! Periodo 2014. EI Presidente del Comité Tecnico manifiesta que se han resuelto la ~absolucion de consultas y observaciones a las Bases por lo que se disponga lo conveniente a fin de publicar en la pagina WEB del FSM para conocimiento de los postores a dichos concursos, asi mismo remitir a sus correos electronicos. No teniendo tema pendiente por tratary siendo las 17:30 horas del mismo dia se dio por finalizada la sesisn, firmando los presentes en sefial de conformidad.” EL COMITE TECNICO ‘CPC. Jorge Ramos Rodriguez ‘Miembro dehComité Especial l a (CPC. Juan Antonio Bofionfohavez ‘Miembro del Comité EspecialDE CONSULTAS Y OBSERVACIONES DE POSTORES CONCURSO PRIVADO N° 001.2016-FSM PARA LA CONTRATACION DEL SERVICIO UNA SOA PARA EFECTUAR UN EXAMEN ESPECIAL Y DE GESTION DE LA ASOCIACION FONDO SOCIAL MICHIQUILLAY DE LOS PERIODOS 2010-2014 CONSULTAS DE SPS AUDITORES Y CONSULTORES ASOCIADOS SCRL Especificar el trabajo a realizar en ol Examen Especial, ol cual entendemos es diferente a una ‘Auditoria de Gestién, Gon respecto al examen especial se encargara de verificar, estusiar y evaluar fos aspectos limitados 0 de una parte de las actividades relativas a la gestion fnanciera, administratva, operativa y ‘medio ambiente, que signiique riesgos que vienen afectando econémicamente, socialmente y a los ‘objetivos que persigue FSM. Gon respecto a la auditoria de gestién, se refiere al examen que se realizaré a FSM con el ropésito de evaluar aspectos administrativos, gerenciales y operativos, poniendo en énfasis el grado de eficiencia y eficacia con que se manejaron los recursos disponibles del periodo a aucitar. ‘Se adjuntan los TOR del proceso 001-2016 En el punto 3.3.1 se hace mencién de una garantia de “seriedad de la oferta”, equivalente al ‘1% del valor referencial. En qué momento seré presentada dicha garantia? Esta gerantia de seriedad de oferta serd presentada al momento de presentacién de su propuesta, con la finalidad que el postor mantenga las condiciones de la oferta enviada hasta que se suscriba ontrato y acepte la orden de servicio, la misma que sera devuelta a los dos dias de suscrito el contrat. En el punto 3.3.2 se habla de la garantia de “fiol cumplimiento”, la cual garantiza la realizacién de la auditoria y los adelantos que so reciba, ésta debe ser equivalente al 10% del valor ‘contractual; pero en punto 3.6 habla que no habra adelantos, entonces porqué la garantia? Consideramos necesario los adelantos, de acuordo a las condiciones del mercado, considerar los adelantos descritos en el punto 2.9 del Capitulo Il Del Proceso de Seleccién. ‘Al respecto la consuita absuelta el numeral 3.3.2 queda las bases queda de la siguiente manera: se respeta el 10% y no el 100% como lo indica las bases iniciales, El punto 3.6 se sujetaré a lo que se indica en el capitulo I! del proceso de seleccién de la seccién specifica en el punto 2.9 Plazo y Forma de Pago. 9.3.2 GARANTIA DE FIEL CUMPLIMIENTO Tiene como finalidad asegurar el cumplimiento del contrato ya formalizado y la Fesponsabilidades de la empresa ganadora para realizar el Examen Especial y de Gestién (en ‘adelante, el Contrato) y de los pagos parciales de retibucién econémica, la SOA otorgaré a favor de la Entidad las garantias establecidas por el monto del 10% del Total valor contractual (Carta Fianza), ‘cho documents tiene relacion directa con las penalidades, en caso que la empresa incumpla con ‘sus obigaciones contractuales o las cumpla de manera parcial, tardia o defectuosa. Por otra parte dicho documents sera presentado a la firma dei contrato,En el punto 2.7 del Capitulo ll Del Proceso de Selecclén, Requisitos para la firma del contrato, habia de una garantia por el 10% del valor contractual. Es otra carta fianza oes la misma de la que habla el punto 3.3.2.7, Aclarar el porcentaje del 10%. Al tespecto debemos esclarecer, que una vez corregido el numeral 3.3.2, podemos afirmar que se trata de la misma carta fianza y el mismo porcentaje (10%) En ol punto 2.9 del mismo Capitulo Il, referente al Plazo y forma de pago, detalla pagos en tres armadas: 30%, 30% y 40%, lo cual se contradice con el punto 3.6 antes descrito; 0 a lo que refiere en el punto 3.6 serdn otros adelantos diferentes de estos porcentajes? Al respecto debemos esclarecer punto 3.6 se regiré a lo establecido En la seccién Especifica el capitulo Il Inciso 2.9 Plazo y Forma de Pago. En el Capitulo ill Criterios de Evaluacién Técnica, en el item “C Personal propuesto" en la parte de los 04 auditores, dice que se evaluaré ol tiempo como jefe de comisién, al parecer 6sta aseveracién se quedé del parrafo anterior, en la cual habla del jefe de comisién. ‘Al respecto una vez corregido el item "C Personal propuesto" en la parte de los 04 auditores, uedaria de la siguiente manera 04 Auditores (Abogado, contador ylo afines),ttulado, colegiados y habiltados, Se evaluara el tiempo como auditor Proporcionar un mayor aleance respecto a la patticipacién de los profesionales Ingenieros pecialistas, para asi poder considerar el tiempo de su participacion en dicho Examen Especial y Auditoria de Gestion. AA respecto del especialisa el tiempo de su partcipacion en Examen Especial y Auditoria de Gestion lo dispondra Ia entiéad ganadora de acuerdo a las necesidades que ella lo requiera, y de acuerdo al proyecto a evaluar. En e1 modelo de contrato habla solo de 2 pagos 40% y 60%; se contradice con el punto 2,9 del Capitulo I! del Proceso de Seleccién. Unificar criterlos. ‘Al respecto Clausula cuarta: Del pago del formato del contrato quedaria de acuerdo a lo establecido en Ia seccién Especifica el capitulo I! Inciso 2.9 Plazo y Forma de Pago. CLAUSULA CUARTA: DEL PAGO LA ENTIDAD se obliga a pagar la contraprestacién a EL CONTRATISTA en [INDICAR MONEDA], en 03 armadas de conformidad como lo establece el numeral 2.9 la presente bases, asi como de la fentrega del informe y reportes de auditoria, luego de la recepcién formal y completa de la ‘documentacién correspondiente, segin lo establecido en el los procedimientos del Fondo Social Rovisar y confirmar el item (D) Mejoras a las condiciones previstas, Plazo de Prestacién del servicio, correspondiente a la Evaluacién Técnica, Capitulo Ill CRITERIOS DE EVALUACION, tanto del Concurso Privado N°001 y N° 002 - 2016 -FSM., ya que para ambos se esta tomando a misma condicién y criterio, habiendo diferencias sustanciales en cuanto al plazo en ambos concurses, uno a 60 dias y el otro a 30 dias? En el concurso N° 01 se cambiaré el criterio de evaluacién, del plazo de la prestacién del servicio de ‘50 dias o menos 15 puntos, 51 a 60 dias 10 puntos y de 61 a mas 05 puntos. En el concurso N’ 02, queda como esta, ao10. 1". 12, 13. 14. CONCURSO PRIVADO N°002-2016-FSM AUDITORIA FINANCIERA Y OPERATIVA DE LA ASOCIAGION FONDO SOCIAL MICHIQUILLAY ~ PERIODO 2014, CONSULTAS DE SPS AUDITORES Y CONSULTORES ASOCIADOS SCRL En el punto 3.3.1 so hace mencién de una garantia do "seriedad de Ia oferta”, equivalente al ‘1% del valor referencial”, en qué momento sora presentada dicha garantia? ‘3 garantia de seriedad de oferta serd presentada al momento de presentacion de su propuesta, ‘con fa finalidad que e! postor mantenga las condiciones de la oferta enviada hasta que se suscriba e! Contrato y acepte la orden de servicio, la misma que serd devuelta a los dos dias de suscrita o! contrato. En ol punto 3.3.2 se habla de la garantia de “fiel cumplimlento”, la cual garantiza la realizaci6n de la auditoria y los adelantos que se reciba, ésta debe sor equivalente al 10% del valor contractual; pero en punto 3.6 habla que no habré adelantos, entonces porqué la garantia?, Consideramos necesario los adelantos, de acuerdo a las condiciones del mercado, sugerimos Considerar los adelantos descritos en el punto 2.9 del Capitulo Il Del Proceso de Seleccién’? ‘Al respecto la consulta absuetta e! numeral 3.3.2 queda las bases queda de la siguiente manere: Tiene como finalidad asegurar el cumplimiento del contrato ya formalizado y la responsabilidades de la empresa ganadora para realizar el Auaitoria Financiera y Operative de Ja Asociacion Fondo Social Michiquillay - Periodo 2014, asi como de los pagos parciales de ‘etribucién econémica a la SOA, la misma que otorgara a favor FSM las garantias establecidas por el ‘onto del 10% del Total valor referencial (Carta Fianza), dicho documents tiene relacién directa con las penalidades, en caso que la empresa incumpla con sus abligaciones contractuales 0 las cumpla ‘de manera parcial, tardia o defectuosa, Por otra parte dicho documents sera presentado a la firma del contrato, En ol punto 2.7 del Capitulo II Del Proceso de Seleccién, Requisites para la firma del contrato, habla de una garantia por e! 10% del valor contractual. Es otra carta fianza o es la misma de la ‘que habia el punto 3.3.2.7. Aciarar el porcentaje del 10%? Al especto debemos esclarecer, que una vez corregido el numeral 3.3.2, podemos afirmar que se trata de la misma carta fianza y el mismo porcentaje, En el punto 2.9 del mismo Capitulo I, referente al Plazo y forma de pago, detalla pagos en tres armadas: 30%, 30% y 40%, lo cual se contrapone con el punto 3.6 antes descrito; solieitamos aclarar estos puntos? Al respecto debemos esclarecer punto 36 de bases, refiere a que no se otorgaran adelantos antes de la prestacion de servicios al FSM y en lo que respecta al 2.9 se hace alusion pagos parciales a lator efectiva realizada por la empresa ganadora para realizar Aualtoria Financiera y Operativa de a Asociacién Fondo Social Michiquillay - Periodo 2014 En el Capitulo ill Criterios de Evaluacién Técnica, en el item "C Personal propuesto" en ia arte de los 04 auditores, dice que se evaluard el tiempo como jefe de comision, al parecer ‘sta asovoracién so quedé del pérrafo anterior, en la cual se habla del jefe de comision, ‘Aclarar dicha condicion?15. 16. 7. 18. AI respecto una vez cortegido el item “C Personal propussto" en la parte de los 04 auditores, ‘Quedaria de la siguiente manera: 04 Auditores (Abogado, contador yio afines),titulado, colegiades y habiltados. Se evaluaré el tiempo ‘Como auditor en el sector pibico 0 privado. Proporcionar un mayor alcance respecto a la participacién de los profesionales Ingenieros ‘especialistas, para asi poder considerar el tiempo de su participacién en dicha suditone financiera operativa? {Al respecto de! especialista el tiempo de su participacién en Auditoria Financiera y Operatva de la Asociacién Fondo Social Michiquillay ~ Periodo 2014 lo dispondra la entidad ganadora de acuerdo a la necesidad que ella lo requiera En e1 modelo de contrato habla solo de 2 pagos 40% y 60%: se contradice con el punto 2,9 del Capitulo ! de! Proceso de Seleccién, solicitamos aclarar y unificar dichos puntos? A respecto el primer parrafo Clausula cuarta: Del pago del formato del contrato quedaria de ta siguiente manera LA A AG LAENTIDAD se obliga a pagar la contraprestacién a EL CONTRATISTA en (INDICAR MONEDA], en 03 armadas de conformidad como lo establece ol numeral 2.9 del Capitulo ll del Proceso de ‘Seleccién de ia presente bases, asi como de la entrega del informe y reportes de aucitoria, luego de | recepcion formal y completa de la documentacion correspondiente, segtin lo establecido en el os procedimientos del Fondo Social Aclarar ol criterio por el cual estén considerando en la bases de ambos concursos el mismo ‘ntimero de personal, considerando que el Concurso Privado N°002-2016-FSM, es por un solo erlodo (2044), y el Concurso Privado N°001-2016.FSM, es por cinco periodos consecutivos (2010 ~ 2044), por el cual entendemos si se roquiere ese numero de profesionales para su ‘ejecucion? EI Comite considera que el concurso Privado N*001-2016-FSM se va realizar el examen Especial no de todos los proyectos ejecutados si no de Forma aleatoria (sera especifica) mientras que en el Concurso Privado N*002-2016-FSM va 2 enmarcar todo el periodo en general 2014 por eso la ecesidad de los profesionales indicados en las bases. CONSULTAS AGREDA & ASOCIADOS CC.PP S.C" La constancia de no estar inhabilitado para contratar con ol Fondo Social Michiquillay, debe efectuarse ala OCE 0 al FSM? Capitulo 1 numeral 1.14 CONSTANCIA DE NO ESTAR INHABILITADO PARA CONTRATAR CON EL FONDO SOCIAL MICHIQUILLAY ‘A partir del dia habil siguiente de haber quedado consertida la Buena Pro o de haberse agotado la via administrativa conforme a lo previsto en el Art. 14%del Reglemento, segin correspond, el postor ganador de la Buena Pro debe solcitar ante el FSM la expedicién de la constancia de no estar inhabiltado para contratar La carta Fianza por Garantia de Seriedad de Oferta, en que momento debe presentarse y desde cuando hasta cuando? Antes de la firma del contrato se presentara los documentos segun las bases de Acuerdo a los Concursos segin menciona Capitulo ill numeral 3.3.3 GARANTIA DE SERIEDAD DE. OFERTA ‘A fin de garantizar la vigencia de la propuesta econémica hasta la fima del contrato del postor ©debera presentar una carta flanza equivalente al 1% del valor referencial, Emitida por entidad bancaria o financiera autorizada por la SBS con sedes en la Cudad de Cajamarca, asi mismo debe ser solidara, revocable, incondicional, de ejecucién automatica a favor del Fondo Social Michiquillay. 20. La Carta Flanza de Fiel Cumplimiento cuando debe presentarse y desde cuando hasta cuando? Cuando se firme el contrato. de acuerdo a las bases en el capitulo Ill Y NUMERAL 3.3.4 GARANTIA DE FIEL CUMPLIMIENTO ‘A-fin de garantizar el fiel cumpimiento de la Auditoria Operativa y Financiera (en adelante, o! Contrato) y los adelantos de retribucién econémica, la SOA otorgaré a favor de la Entidad las garantias establecidas por el monto del 10% del Total valor contractual (Carta Fianza). En Cuanto a la Fecha sera de acuerdo a lo que indica las bases en el capitulo 1 numeral 1.8 PLAZO DE PRESTACION DEL SERVICIO de 30 y 50 dias calendario segin concurso desde {ue se inicia la prestacién del servicio, agicamente después de haber suscnito el contrat. 21. En las Bases de los dos Concursos no se sefialan los OBJETIVOS, es una omisién oes asi, deben sefialarse? Se adjunta los terminos de referencia y Estados Financieros del 2014 22. Los profesionales Especialistas deben estar el mismo tiempo que los Auditores Financieros, Porque en Contraloria sélo estén 10 0 20 dias? Eso lo determin: la SOA de acuerdo a su programa de planificacién y ejecucién de la AUDITORIA. 23. Donde deben realizarse las dos Auditoria en la Ciudad de Cajamarca o en donde? En las Oficinas del FSM en Cajamarca Av. Mario Urteaga N* 265 Cajamarca, y en las comunidades {del Ambito de influencia del FSM, Comunidad Campesina de Michiquilay y la Encafiada, Ubicadas en cl Distrito de La Encafiada, a una distancia de 1 Hora y10 minutos de la ciudad de Cajamarca. Los ‘costos de trasiado lo asume la SOA. Para el caso de Concurso Privado N* 02 se realzard en las Oficinas del FSM 24, En qué Oficina y lugar doben prosontarse las propuestas o puaden presentarse en alguna Oficina Sucursal en Lima? de acuerdo a lo que indica las bases capitulo Il numeral 2.4 ACTO PUBLICO DE PRESENTACION DE PROPUESTAS. 26. - En las bases de los concursos indicados, se sclicitan 4 auditores Contadores Piiblicos, la pregunta es »SE PUEDE REEMPLAZAR A UNO DE LOS CONTADORES POR UN ECONOMISTA? a efectos de que este profesional evalué las metas, objetivos y actividades incluidas en el Plan Estratégico y Plan Operativo, asi como, el presupuesto de la Minora Michiquillay? Claro que se puede reemplazar teniendo en cuenta el CAPITULO Ill CRITERIOS DE EVALUACION TECNICA C PERSONAL PROPUESTO PARA LA PRESTACION DEL SERVICIO. + 04 Auditores (Abogado, contador ylo afines),ttulado, colagiados y habiltados. Se evaluard el tiempo como Aucitor. Donde manifiesta ylo afines estaria en la potestad de la SOA en reemplazar al Profesional de acuerdo de su personal propuesto. CONSULTAS TEJADA ARBULOP SOCIADOS S.A 26. En la seccién especifica, de las condiciones especiales del proceso de seleccién; capitulo ill Criterio de Evaluacién Técnica, en el punto A. A. 1 Experiencia en la Actividad; consultamos a Ustedes puedan considerar solamente el valor referencial del trabajo a realizar, como requisitopara postulacién en ambos concursos, considerando que las ontidades postoras son firmas de provincia? De acuerdo al capitulo Il, criterios de evaluacion técnica en el numeral AA1 Experiencia de la Actividad se evaluara el monto facturado acumulado por el postor correspondiente a la actividad ‘objeto del proceso, durante un periodo de cinco (05) aos a la fecha de la presentacién de Propuestas, hasta por un monto mécmo acumulado equivalente a tres (03) veces el valor referencial, ‘Se mantendra tal cual les bases por lo que entendemos que la SOA tiene la experiencia necesaria, para dichos concursos. En la seccién specifica, de las condiciones especiales del proceso de seleccién; capitulo I Griterio de Evaluacién Técnica, en el punto A. A. 2 Experiencia en la Especialidad; Consultamos a Ustedes puedan considerar solamente el valor referencial del trabajo a realizar, ‘como requisite para postulacién en ambos concursos, considerando que las entidades Postoras son firmas de provincia? Be acuerdo alo soliitado se ha cambiado de tes aftos a5 afos quedando de a. siguente manera: riterio: Se evaluara considerando el monto facturado acumuiado por el postor correspondiente @ servicios ‘guales 0 similares al objeto de convocatoria durante un periodo de cinco (5) afios a la fecha de Dresentacion de propuestas, hasta por un monto maximo acumulado equivalente a 02 veces el valor referencial Acreditacién: La experiencia se acreditara mediante copia simple de: contratos y su respectiva conformidad por la Prestacién efectuada; 0 comprobantes de pago cuya cancelacion se acredite documental y fehacientemente, con voucher de depésito, reporte de estado de cuenta, copia de cheques 0 ancelacién en el documento, corespondientes @ un maximo de diez (10) servicios iguales © similares al objeto del proceso. a0?0 Si bY SG, & re MICHIQUILLAY ‘TERMINOS DE REFERENCIA PARA LA CONTRATACION DE SOA PARAEXAMENESPECIAL Y DE GESTION DELFONDO SOCIAL MICHIQUILLAY PORLOS ANOS 2010 AL 2014 eekEXAVEN! .Y DE GESTION FONDO SOCIAL | 10-2014) ANTECEDENTES El Fondo Social de Michiquillay es una asociacién civil sin fines de lucro, que fue creada el 27 de Enero de! 2009, cuyo fin y objetivo principal es la gestién u administracién de los recursos del Fondo Michiquillay que ha sido constituido por el Estado peruano a través de Pro inversin de acuerdo con el Decreto Legistativo N° ‘996 y su reglamento el Decreto Supremo N° 082-2008-EF conjuntamente con su modificacién el Decreto Supremo N° 123-2010-EF, y que estara destinado principalmente a la ejecucién de programas y proyectos de cardcter social en beneficio de la zona de influencia directa del Proyecto Minero Michiquillay, es decir de las Comunidades Campesinas de Michiquillay y de La Encafiada, y de acuerdo con el proceso de Promocién de la Inversién Privada del Proyecto Minero Michiquillay. A efectos de verificar que los recursos del Fondo han sido utlizados adecuadamente y que la gestion ha sido transparente, eficiente y eficaz, y ademés determinar cual ha sido el impacto que ha generado el FSM en la comunidad, el Consejo Directivo del Fondo Social Michiquiltay mediante acuerdo N° 13-10.11.2015, encarga la realizacién de Examen Especial y de Gestion desde el afio 2010 que entré en marcha hasta el periodo 2014; esto en mérito a lo establecido en el Art. 24° del Reglamento del Decreto Legislativo N° 996. Para estos efectos deberé contratar una a auditora registrada en la Contraloria General de la Republica, con registro vigente a la fecha de la convocatoria. ORGANIZACION DEL FONDO SOCIAL DE MICHIQUILLAY La organizacién del Fondo Social de Michiquilay esta constituido por: ~ Asamblea General = Consejo Directivo + Presidencia + Vicepresidente© Secretario * Director - Gerente General - Jefaturas El representante legal del Fondo Social de Michiquillay, es la persona en la que recae la Presidencia y la coordinadora general para la consultoria serd la Gerencia General del Fondo. PERIODO DE LA AUDITORIA: El presente término de referencia aplica al desarrollo de examen especial y auditoria de gestién del Fondo Social Michiquillay por los afios: 2010 — 2014 - 2012 - 2013 - 2014. OBJETIVO DELA AUDITORIA: Realizar un examen especial extemo al Fondo Social Michiquillay, por los periodos del 2010 al 2014, respecto a presuntas irregularidades detectadas en algunos proyectos y actividades administrativas, que no fueron advertidas por la auditoria financiera. y operativa practicada en su momento; mediante la revisién, comprobacién y verificacién de expedientes, informes técnicos, informes de gestion, informes financieros, normas y procedimientos de! Fondo Social Michiquilay. Evaluar el nivel de eficacia, eficiencia y economia en la utlizacion de los recursos del Fondo Social Michiquillay por parte de la gestién y si estén acorde con la Ley, reglamentos y procedimientos establecidos para su operatividad; detectando osibles deficiencias y proponer las recomendaciones. Asi determinar la correcta gestion de los proyectos ejecutados con los recursos del Fondo y el impacto generado en el émbito de influencia del Proyecto Minero oMichiquillay, de acuerdo a las prioridades sefialadas en el Art. 8° del Reglamento del Decreto Legisiativo N° 996, Vv. MARCOLEGAL Decreto Legistativo N° 996, y Decreto Supremo N° 082-2008-EF, Reglamento del Decreto Legislative N° 996 y modificatorias, Reglamento de Contrataciones y Adquisiciones del Fondo Social Michiquillay Vi EJECUCION DE LA AUDITORIA, informacién previa sobre la intervencién Para la realizacién de la auditoria, deberd tenerse en cuenta la siguiente informacion del Fondo Social Michiquillay: + Marco Legal y Normativa del Fondo Social Michiquillay + Estructura organizativa del Fondo Social Michiquillay + Plan Estratégico de desarrollo + Planes Operativos Anuales aprobados, * _ Informes de gestién, financieros, y otras informaciones técnicas de interés (auditorias financieras y operativas externas, etc.) * Convenios suscritos entre el Fondo Social Michiquillay e instituciones tales como: UNOPS, Adefor, Comisién Fulbright, UGEL Cajamarca, Instituto Apoyo, entre otros, Fideicomiso Fondo Social Michiquillay * Contratos de ejecucién de obras de inversién social de acuerdo a las prioridades, + Estado de cuentas contables, ‘Soporte de registro contable, elementos de control y otros documentos que correspondan, + Manuales de procedimientos,+ Reglamento de contrataciones del Fondo + Reglamento interno de trabajo + Expedientes de contrata n, + Estado de los proyectos de inversién social, + Informe de la ejecucién financiera de las actividades y proyectos, + Reporte de informacién a instituciones publicas (MINEM, SUNAT, eic) + Otras normativas e informes relacionados al Fondo Social Michiquillay todologi + La metodologia a ejecutarse deberd ser de acuerdo a las Normas Internacionales de Auditoria cominmente aceptadas. + La presente auditoria seré acompafiada por los funcionarios del Fondo Social designados para tal fin, miembros de! Consejo Directivo, miembros de la Asamblea del FSM y autoridades de las Comunidades de ser necesario, + Los documentos mencionados en los puntos anteriores, necesarios para llevar a cabo la auditoria, seran entregados por el Fondo Social Michiquillay a la empresa auditora seleccionada, al inicio de los trabajos de auditoria, Procedimientos Incluiré entre otros lo siguiente: + Inspeccién de documentacién original + Reconciliacién de cuentas bancarias y/o de inversiones, + Verificacion de las inversiones realizadas en proyectos en beneficio de las ‘comunidades de la Encafiada y de Michiquillay. + Revisién resultados del Fideicomiso. + Ingresos financieros generados por aporte al Fondo Social Michiquillay + Gestién de activos fijos, * La Auditoria evaluaré el cumplimientos de los Pprocedimientos y obligaciones administrativas -financieras del Fondo Social Michiquillay,de cumplimientos de acuerdo de Consejo Directivo y Asamblea. + En todos los casos en los que se detecten diferencias de auditoria, el auditor debera extender sus observaciones. + Otros procedimientos PRODUCTOS DE LA AUDITORIA: Informe La firma auditora deberd reflejar en el informe los resultados del examen especial y auditoria de gestién aspectos tales como: + Reportar las evidencias de incumplimiento y la posible existencia de irregularidades, y responsabilidades de ser el caso. + Debe establecer con precisi n la naturaleza y el alcance del examen, grado del de responsabilidad y/o incumplimiento de los responsables, y la opi auditor sobre casos especiales y la gestién del Fondo en dicho periodo, + Informe técnico, con especial atencién a los resultados obtenidos y sus fuentes de verificacién, + El tipo de gasto: se comprobard la existencia de la documentacién y el cumplimiento de los requisitos que para cada tipo de gasto sea de aplicacién, + Informe sobre la informacién financiera referentes a las actividades y proyectos ejecutados por el Fondo Social, + Informe sobre el cumplimiento por parte del Fondo Social Michiquillay de las normas, acuerdos de Consejo Directive y Asamblea, instrucciones, directivas y/o procedimientos que sean inherentes; sefialando cuales han sido cumplidas y mencionando concretamente las cldusulas referente a la idoneidad de los registros contables financieros, utiizados en la contabilizacién de las operaciones de cada actividad y proyecto. + Informe sobre el control interno, aspectos que tengan relacién con la parte operativa y gerencial. + Planilla y beneficios sociales del Personal que colaboraron desde el 2010 al2014. + Informe sobre los procesos de licitacién de bienes y servicios, ejecucién de obras y consultorias. + Informe sobre la situacién de las obras ejecutadas por el Fondo Social Michiquillay y el impacto de las mismas en las Comunidades. + Sugerencias y/o recomendaciones a ser implementadas para la correccién de falencias o debilidades de control interno. + Entre otros puntos que se considere. INFORME DE AUDITORIA EI informe final se presentard cinco (05) ejemplares, al Consejo Directive. Se ‘acompaiiaré una copia en soporte informatica, PLAZOS DE EJECUCION DEL CONTRATO Una vez seleccionada la empresa auditora de acuerdo al reglamento de contrataciones y suscrito el contrato, el Fondo Social Michiquillay pondré de inmediato, a disposicién de la empresa seleccionada, la documentacién que se indica en el apartado anterior, siendo el plazo para la ejecucién de la auditoria a Propuesta del participante y contado a partir de la firma del contrato: Actividad ‘% Pago Después de la suscripcién del Contrato de servicios de | 30% auditoria (*) Ala entrega de memorando de planificacion. 30% Presentaci6n de todos los informes y reportes del Examen | 40% Especial y de Gestion (*) Se considerara el requerimiento de una carta fianza de fiel cumplimiento del odcontrato por el 10% del mont contratado. Los honorarios por la prestacién de este servicio incluye: gastos de viaje, alojamiento, alimentacién, comunicaciones, fotocopias y movilidad, impuestos; consideraciones que deben ser incluidas en la propuesta econémica, LUGAR DE REALIZACION La revision y verificacién de documentos por parte de la empresa auditora se realizaré en las oficinas del Fondo Social Michiquillay, situado en la Av. Mario Urteaga N° 265 — Cajamarca, Pent. La revision in situ de los proyectos ejecutados Por el Fondo Social Michiquillay en las Comunidades de influencia de! Proyecto Minero Michiquillay, sera a criterio de la empresa auditora de acuerdo a las formas de seleccién aceptadas por las Normas Intemacionales de Auditoria. La distancia a las comunidades est4 a 1 hora y 15 minutos aproximadamente, ubicadas en el distrito de la Encafiada — Cajamarca. VALORREFERENCL El valor referencial es de S/ 383,500.00 (Trescientos Ochenta y Tres Mil Quinientos Soles con 00/100 Soles)0 50, eG, & % MICHIQUILLAY TERMINOS DE REFERENCIA AUDITORIA FINANCIERA Y OPERATIVA ASOCIACION FONDO SOCIAL MICHIQUILLAY PERIODO ENERO - DICIEMBRE DEL 2014 1. ANTECEDENTES EI Fondo Social de Michiquillay es una asociacién civil sin fines de lucro, que fue creada el 27 de Enero del 2009, cuyo fin y objetivo principal es la gestion u administracién de los recursos de! Fondo Michiquillay que ha sido constituido por el Estado peruano a través de Pro inversion de acuerdo con el Decreto Legislative N* 996 y su reglamento el Decreto Supremo N? 082- 2008-EF conjuntamente con su modificacién el Decreto Supremo N° 123- 2010-EF, y que estaré destinado principalmente a la ejecucién de programas y proyectos de cardcter social en beneficio de la zona de influencia directa del Proyecto Mineo Michiquillay, es decir de las Comunidades Campesinas de Michiquillay y de La Encafiada, y de acuerdo con el proceso de Promocién de la Inversién Privada de! Proyecto Minero Michiquillay. A efectos de verificar que los recursos del Fondo han sido utilizados adecuadamente y han tenido un uso y disposicién adecuada, teniendo en cuenta los principios de eficiencia y economicidad dentro del marco legal e institucional, el Consejo Directivo del Fondo Social Michiquillay mediante acuerdo N° 14-10.11.2015, encarga la realizacién de la auditoria financiera y operativa del periodo 2014; esto en mérito a lo establecido en el Art. 24° del Reglamento del Decreto Legislative N° 996. Para estos efectos debera contratar una firma auditora registrada en la Contraloria General de la Repiblica. wile0506, & % MICHIQUILLAY A fin de otorgar transparencia, confiabilidad y propiciar la rendicién de cuentas, sobre la base del sistema de control interno establecido y teniendo en cuenta lo dispuesto por el Consejo Directivo de la institucién, se considera oportuno la contratacién de los servicios de auditoria externa para este fin. La auditoria deberd efectuarse de acuerdo a las Normas de Auditoria Generalmente Aceptadas, Normas Internacionales de Auditoria y a los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados. 1.1.Informacién general del FONDO SOCIAL DE MICHIQUILLAY = Razén social : Fondo Social de Michiquillay - RUC : 20491603306 Domicilio legal : Av. Mario Urteaga N° 265 - Cajamarca Teléfono 2076 -342797 Portal electrénico —_ : www.fsmichiquillay.org.pe 1.2. Organizacién del FONDO SOCIAL DE MICHIQUILLAY La organizacién del Fondo Social de Michiquillay esté constituido por: Asamblea General = Consejo Directive + Presidencia * Vicepresidente * Secretario * Director - Gerente General + Jefaturas005 o, ~ MICHIQUILLAY El representante legal del Fondo Social de Michiquillay, es la persona en la que recae la Presidencia y la coordinadora general para esta consultoria sera la Gerencia General del Fondo. 2. OBJETIVOS Desarrollar una —_auditoria financiera al Fondo Social Michiquillay correspondiente al periodo enero - diciembre del 2014. Realizar una auditoria_operativa al Fondo Social Michiquillay correspondiente a los periodos 2014, 2.1. Objetivo de la auditoria financiera Examinar y evaluar los documentos, operaciones, registros y Estados Financieros del Fondo Social de Michiquillay, para determinar si estos reflejan razonablemente, su situacién financiera y los resultados de sus operaciones, asi como el cumplimiento de las disposiciones econémico-financieras, con el objetivo de mejorar los procedimientos relativos a la gestién econémica financiera y el sistema de control Cy interno. La auditoria deberd efectuarse de acuerdo a las Normas de we Auditoria Generalmente Aceptadas, Normas Internacionales de Ausitoria y a los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados. Asi como determinar la aplicacién de los recursos del Fondo en los Proyectos ejecutados segtin las prioridades sefialadas en el Art. 8° del Reglamento del Decreto Legislativo N° 996, 2.2. Objetivo de la auditoria operativa Evaluar el nivel de eficacia, eficiencia y economia en la utilizacién de los recursos del Fondo Social Michiquillay por parte de la gestién y si 018MICHIQUILLAY estan acorde con la Ley, reglamentos y procedimientos establecidos para su operatividad; detectando posibles deficiencias y proponer las recomendaciones. Asi como determinar la aplicacién de los recursos de! Fondo en los proyectos ejecutados segin las prioridades sefialadas en el Art, 8° del Reglamento del Decreto Legislativo N° 996. 3. ALCANCE DEL SERVICIO 3.1. Lugar y fecha de servicio de auditoria La auditoria se llevaré a cabo en las oficinas del Fondo Social Michiquillay, sito en la Av. Mario Urteaga N° 265 — Cajamarca, y en la zona de influencia de! Proyecto Minero Michiquillay que involucra a los proyectos ejecutados en la Comunidad Campesina de Michiquillay y la Comunidad Campesina de la Encafiada. Se propone que iniciara luego de la suscripcién del Contrato de Consultoria y firma del Acta de Instalacién de la Comisién Auditora, en G. las oficinas y el horario normal de las actividades de! Fondo Social de Michiquillay, de lunes a viernes de 08:00 a.m. a 01:00 p.m. y de 02:30 p.m. a 5:30 p.m 3.2. Vigencia del servicio y cronograma La auditoria se realizaré en un periodo no mayor de 30 dias calendarios computados a partir de la suscripcién del contrato o el plazo de la propuesta técnica.0 So, moc, & % MICHIQUILLAY 3.3. Productos a entregar Los productos de los servicios de la consultoria seran: Auditoria financiera - Informe de dictamen sobre los Estados Financieros comprendidos en el periodo del 1 de enero al 31 de diciembre del 2014, preparados de acuerdo con los principios de contabil en el Peril y expresados en nuevos soles. lad generalmente aceptados - Carta de control interno comprendido en el periodo del 1 de enero al 31 de diciembre del 2014, conteniendo recomendaciones para mejorar los controles internos, los procedimientos y registros contables y administrativos. Auditoria operativa - Informe de auditoria interna comprendidos en el periodo del 1 de enero al 31 de diciembre del periodo 2014, conteniendo las ‘observaciones, conclusiones y recomendaciones. Se haran entrega de informes_preliminares sujeto a revisiones y descargos antes de emitir los informes finales en 5 ejemplares originales del dictamen de los Estados Financieros, 3 de la Carta de Control Interno y 5 ejemplares de la auditoria operativa. 3.4. Forma de pago Los pagos se realizaran de la siguiente forma: aeMICHIQUILLAY Actividad % Pago Después de la suscripcién del Contrato de servicios de auditoria| 30% Oo Alla entrega de memorando de planificacién. 30% Presentacién de todos los informes y reportes del Examen 40% Especial y de Gestion Los honorarios por la prestacién de este servicio incluye: gastos de viaje, alojamiento, alimentacién, comunicaciones, folocopias y movilidad, impuestos; consideraciones que deben ser incluidas en la propuesta econémica, 4. VALOR REFERENCIAL EI valor referencial es de S/ 65,000.00 (Sesenta y cinco mil con 00/100 Soles) 5. ESTADOS FINANCIEROSFonoo socit. mcwauLLaY ‘Av. aro Unuaga NY 265-Caamarce ESTADO DE SITUACION FMANCIERA Portes aos terminados a3 de cciotre dol 2014 y 2013 omar seo ewe Awana aso sere aoa dein comes: paso com: ttc eee (mesa) BRAMLEY Terpro wise) ase ato mi cep cs Iggy iat ama semneosnestee int) sansar ost finance en (xis) mss aces snare aio a crane (his) aaesir98 mses rora actwocomeme suas snes tora sso coment enomo ras scrvona coma: so No con te emi np ora sst avs ror sve Oconee oot rors crow conete esos esa Tora pve osygmse a1 aTamono cit (tier seassn0ot seas sn0 mieoaneeekie fer) “saa sarszoas Fusco ge fe) “eeouetee “anos Tora prow suseazsaa sitar ‘TOTAL ACTIVO __ aia anon 7a TOTAL PASIVO Y PATRINONIO mina senor 70596ues FONDO SOCIAL MICHHQULLAY uc: 20401602306 ‘hv Masi Unteaga N"265-Cojamarca ESTADO DE INGRESOS Y EGRESOS ra a3 de diciembre del 2014 y 2013 (Expresado en Nuevos Soles) io 2013 Ao 2014 Otros ingresos operaciones (Wa 16) 9889,20602 313490018 Ingres -9559,29692 3 13490018 Resultado Bruto 988920692 3. 13490018 (Gast Adminis Castes de Persona (oto) 200210031 138088787 Gestion Adristaivs (Wie 8) 1,15982402 72480848 Gactos do Gaston (aio 19) "10840799 azaan00 Valuscion eterno de Acivos Fj Depeiscion (Nola20)SL.AT.—gz7969 (Gasis de erin grass Educacon (W221) 500435862 4918827 Salud Nuticén (Wota22)338.84324 297007894 Desaroe Producto Ecenoico (Wota23) 292032504 0.00 Inkaesiuct Bisca (Hota24) —§.103,76294 40,172.85 Total Gartor 1978658433 14228,17478 Resultado de Operacin -29,445.61.25.-1,003,17560 (+) Ovo nares» Gasts (6) Ors ingresos (1925) 000 1410 ( Gosts frances (Now 26) 0268458 543,3720 Resultado antes de eecto de diterencia de cambio 29948 30583 116650879 (+ Drenci tip de canbi dl peiodo (Wola 27) 2799621988 -957,84607 Reames aa Epi 201055 sR