Frigorfico La Estancia

Descripcin de Procedimiento
Ventas, Despacho y Cobranzas de un pedido

Descripcin de Procedimiento
Ventas, Despacho y Cobranzas
de un pedido

Tipo: Procedimiento
Referencia
Versin 1.0

Grupo 5

Habilitacin
Profesional

Autoriz
Jos Chain.

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18/11/2005

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Ventas, Despacho y Cobranzas de un pedido

A. Objetivo: Estructurar un esquema de las etapas y pasos a cumplir a efectos de

permitir la venta de productos a los clientes, la entrega y el cobro del pedido
B. Alcance: Desde que se concreta una venta hasta la entrega de la misma, gestin
y registracin de la cobranza.
C. mbito de Aplicacin: Todas las sucursales.
D. Introduccin: Una vez recibido el pedido se controla el stock disponible que de
no existir se pone en marcha la fabricacin del producto. Una vez que el
producto esta disponible se lo enva a depsito para el armado del pedido para su
posterior entrega por medio de transportes propios o de terceros, realizando los
mismos el cobro.
E. Sectores Relacionados: Ventas, Despacho, Cobranzas, Depsito, Facturacin.
F. Formularios:
a.
b.
c.
d.
e.
f.

Nota de Pedido.
Factura.
Hoja de Ruta.
Remito.
Planilla de Distribucin
Recibo

G. Cuerpo Principal
Ventas:
1. El vendedor recibe del cliente el pedido, formulando por triplicado la Nota
de Pedidos, entregando el original al cliente para que le quede como
comprobante y el duplicado, triplicado y cuadruplicado, al Encargado de
Ventas para tener como comprobante del pedido que realizo el cliente.
2. El Encargado de Ventas enva el cuadruplicado de la Nota de Pedidos a la
Gerencia de Crditos y Cobranzas para validar si el cliente es moroso.
Crditos y Cobranzas:
3. El encargado de Crditos y Cobranzas recibe el cuadruplicado de la Nota de
Pedidos verifica la morosidad del cliente.
4. Si tiene deuda, el pedido se suspende hasta que se regularice la situacin, por
lo que la Nota de Pedido se archiva transitoriamente.
5. Si el cliente no tiene deuda el encargado de Crditos y Cobranzas autoriza la
venta enviando firmada el cuadruplicado de la Nota de Pedido al
Departamento de Ventas.

Ventas:
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6. El Encargado de Ventas recibe del depto. de Crditos y Cobranzas el
cuadruplicado de la Nota de Pedido firmada y verifica si el pedido es un
pedido comn o si es un pedido especial.
7. Si es un pedido COMUN el Encargado de Ventas enva el triplicado y el
cuadruplicado firmado de la Nota de Pedidos a la Gerencia de Depsito, para
que se encargue del armado del pedido segn lo solicitado por el cliente, y el
duplicado de La Nota de Pedidos lo archiva transitoriamente para informes
internos.
8. Si no es un pedido comn y es un pedido ESPECIAL, el Encargado de
Ventas enva el triplicado y cuadruplicado firmado de la Nota de Pedidos a la
Gerencia de Depsito para que autorice la fabricacin del contenido de la
nota de pedido.
Depsito:
9. La Gerencia de Depsito recibe el triplicado y cuadruplicado firmado de la
Nota de Pedido y el gerente de Depsito la estudia y autoriza, mediante su
firma en el triplicado, la fabricacin del contenido de la nota de pedido
especial, informando a la Gerencia de Produccin para la puesta en marcha
de la fabricacin, y adems informa al cliente plazo mnimo de entrega.
10. La Gerencia de Depsito recibe el triplicado de la Nota de Pedidos comn
firmada, en base a la cual efectuara el armado del pedido.
11. Verifica si hay mercadera disponible para armar el pedido.
12. De no haber Stock disponible informa a Produccin la situacin y esta pone
en marcha la Fabricacin del producto solicitado o faltante.
13. Una vez verificado la disponibilidad de Stock, se enva a Despacho el
triplicado la Nota de Pedido Firmada.
Despacho:
14. El Encargado de Despacho recibe el triplicado firmado de la Nota de pedido
con la que realiza el pedido y completa en la columna observaciones de la
misma la mercadera que se va a entregar.
15. El Encargado de Despacho reenva a Depsito la Nota de Pedido.
Depsito:
16. El Encargado de Deposito recibe el triplicado de la Nota de Pedidos y
supervisa el Pedido fsico contra la nota de Pedido, si esta correcto se reenva
a Facturacin el triplicado de la Nota de Pedidos firmada para que se realice
la factura y remito correspondiente. Informa a ventas el estado del Pedido.
Facturacin:
17. El Encargado de Facturacin recibe el triplicado de la Nota de Pedido
enviada por Gerencia de Depsito. Al recibir la Nota de Pedidos confecciona
la factura original con tres copias y realiza la siguiente distribucin:
Original y duplicado al Departamento de Despacho.
Triplicado al Departamento de Crditos y Cobranzas.
Cuadruplicado a Contadura.
Tambin genera remito por triplicado y lo distribuye de la siguiente manera:
Original, duplicado y triplicado al Departamento de Deposito.
Nota de pedidos a Depsito.
Luego da la baja de stock.
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Contadura:
18. El Contador recibe de facturacin el cuadruplicado de la factura para realizar
los asientos correspondientes.
Crditos y Cobranzas:
19. El Encargado de Crditos y Cobranzas recibe de facturacin el triplicado de
la factura para realizar un control posterior.
Deposito:
20. El Encargado de Deposito recibe de Facturacin el triplicado de La nota de
pedidos firmada y Remito por triplicado y realiza el control del remito contra
la nota de pedidos, si esta correcto enva original y duplicado del remito a
despacho y archiva temporalmente el triplicado del remito y destruye la nota
de pedidos.
Despacho:
21. El Encargado de Despacho recibe de facturacin el original y duplicado de
la factura y a su vez recibe de Depsito el original y duplicado del remito
con respecto a la cual prepara el pedido y organiza las entregas de acuerdo a
las zonas y fletes, para lo cual confecciona una Hoja de Ruta para el
transportista y la Planilla de Distribucin de Pedidos.
22. El Encargado de Despacho entrega la Hoja de Ruta, original de la Factura, el
Remito por duplicado, la planilla de distribucin y la mercadera al
transportista.
23. El transportista devuelve firmada la Planilla de Distribucin de Pedidos al
Encargado de Despacho y luego sale a repartir los pedidos.
Crditos y Cobranzas:
24. El Encargado de Cobranzas recibe del transportista el remito original
firmado por el Cliente. Verifica si es cliente especial con el remito contra el
archivo de Clientes.
25. Si es Cliente especial archiva el original del remito junto con el triplicado de
la factura transitoriamente hasta que se efecte el cobro de la misma.
26. Una vez recibido el pago del Cliente verifica si es en efectivo o no, al ser en
efectivo genera un Recibo y controla si viene por correo o no.
27. Al ser por correo le firma una planilla al correo dando constancia del pago
recibido y se la devuelve al correo.
28. Al no ser por correo la persona que trae el dinero presenta un recibo el cual
cobranzas deber firmar y entregarlo nuevamente a la persona.
29. Si el Pago no es en efectivo, el Encargado de Crditos y Cobranzas realiza
un control de la cuenta bancaria mediante Internet, corroborando el estado de
la misma para confirmar que se realizo el pago.
30. Si el Cliente no es especial el encargado de crditos y cobranzas le hace
firmar al transportista un recibo dejando constancia del dinero recibido.
31. El Encargado de Cobranzas le hace firmar al responsable del pago el recibo
y lo archiva con el triplicado de la factura.
32. Cobranzas controla que el pago realizado coincida con el triplicado de la
factura y el original del remito.
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33. Asienta el pago en una Planilla Diaria de Cobros para llevar un control de los
cobros realizados y enva los valores recibidos al Departamento de Tesorera
para dar ingreso a la Caja junto con la Planilla Diaria de Cobros.
Tesorera:
34. Recibe de Cobranzas los valores recibidos y la Planilla Diaria de Cobros y
devuelve a Cobranzas dicha Planilla firmada.
Crditos y Cobranzas:
35. Recibe la Planilla Diaria de Cobros firmada por Tesorera.
36. Archiva definitivamente la Factura, el original de Remito firmado y la
Planilla Diaria de Cobros enviando el duplicado del Remito a Contadura.
Contadura:
37. El Contador recibe el Remito y realiza los asientos correspondientes.

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Referencias:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.

Se toma el pedido del cliente y se genera la nota de pedido.

Se enva la nota de pedido a cobranzas.
Se recibe la nota de pedido y se verifica la morosidad del cliente.
Archivar nota de pedido hasta que se regularice la deuda.
Enviar nota de pedido firmada y autorizada a ventas.
Recibir nota de pedido firmada y verificar tipo de pedido.
Si es un pedido COMUN el Encargado de Ventas enva el triplicado y el
cuadruplicado firmado de la Nota de Pedidos a la Gerencia de Depsito
8. Si es un pedido ESPECIAL, el Encargado de Ventas enva el triplicado y
cuadruplicado firmado de la Nota de Pedidos a la Gerencia de Depsito
9. Depsito recibe el triplicado y cuadruplicado firmado de la Nota de Pedido y el
gerente de Depsito la estudia y autoriza, mediante su firma en el triplicado, la
fabricacin.
10. Depsito recibe el triplicado de la Nota de Pedidos comn firmada.
11. Verifica si hay mercadera disponible para armar el pedido.
12. De no haber Stock disponible informa a Produccin la situacin
13. Una vez verificado la disponibilidad de Stock, se enva a Despacho el triplicado
la Nota de Pedido Firmada.
14. El Encargado de Despacho recibe el triplicado firmado de la Nota de pedido.
15. El Encargado de Despacho reenva a Deposito la Nota de Pedido.
16. El Encargado de Deposito recibe el triplicado de la Nota de Pedidos.
17. El Encargado de Facturacin recibe el triplicado de la Nota de Pedido enviada
por Gerencia de Depsito. Al recibir la Nota de Pedidos confecciona la factura
original con tres copias y realiza la siguiente distribucin:
a. Original y duplicado al Departamento de Despacho.
b. Triplicado al Departamento de Crditos y Cobranzas.
c. Cuadruplicado a Contadura.
Tambin genera remito por triplicado y lo distribuye de la siguiente manera:
d. Original, duplicado y triplicado al Departamento de Deposito.
e. Nota de pedidos a Depsito.
Luego da la baja de stock.
18. El Contador recibe de facturacin el cuadruplicado de la factura.
19. El Encargado de Crditos y Cobranzas recibe de facturacin el triplicado de la
factura.
20. El Encargado de Deposito recibe de Facturacin el triplicado de La nota de
pedidos firmada y Remito por triplicado.
21. Despacho recibe de facturacin el original y duplicado de la factura y a su vez
recibe de Depsito el original y duplicado del remito, para lo cual confecciona
una Hoja de Ruta para el transportista y la Planilla de Distribucin de Pedidos.
22. El Encargado de Despacho entrega la Hoja de Ruta, original de la Factura, el
Remito por duplicado, la planilla de distribucin y la mercadera al
transportista.
23. El transportista devuelve firmada la Planilla de Distribucin de Pedidos al
Encargado de Despacho y luego sale a repartir los pedidos.
24. El Encargado de Cobranzas recibe del transportista el remito original firmado
por el Cliente.
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Ventas, Despacho y Cobranzas de un pedido
25. Si es Cliente especial archiva el original del remito junto con el triplicado de la
factura transitoriamente hasta que se efecte el cobro de la misma.
26. Una vez recibido el pago del Cliente verifica si es en efectivo o no, al ser en
efectivo genera un Recibo y controla si viene por correo o no.
27. Al ser por correo le firma una planilla al correo dando constancia del pago
recibido y se la devuelve al correo.
28. Al no ser por correo la persona que trae el dinero presenta un recibo el cual
cobranzas deber firmar y entregarlo nuevamente a la persona.
29. Si el Pago no es en efectivo, el Encargado de Crditos y Cobranzas realiza un
control de la cuenta bancaria mediante Internet, corroborando el estado de la
misma para confirmar que se realizo el pago.
30. Si el Cliente no es especial el encargado de crditos y cobranzas le hace firmar
al transportista un recibo dejando constancia del dinero recibido.
31. El Encargado de Cobranzas le hace firmar al responsable del pago el recibo y lo
archiva con el triplicado de la factura.
32. Cobranzas controla que el pago realizado coincida con el triplicado de la factura
y el original del remito.
33. Asienta el pago en una Planilla Diaria de Cobros y enva los valores a Tesorera
34. Recibe de Cobranzas los valores recibidos y la Planilla Diaria de Cobros y
devuelve a Cobranzas dicha Planilla firmada.
35. Recibe la Planilla Diaria de Cobros firmada por Tesorera.
36. Archiva definitivamente la Factura, el original de Remito firmado y la Planilla
Diaria de Cobros enviando el duplicado del Remito a Contadura.
37. El Contador recibe el Remito y realiza los asientos correspondientes.

Tipo: Procedimiento
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