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Servicios Complementarios.

Este tema para mi es de mucha importancia, como futuro administrador mi


principal tarea es distinguir los tipos de evento que se realizan, cuales son las
rubricas y que protocolo se tiene que seguir. Los eventos, son de suma
importancia en el mercado por lo que el presupuesto de marketing destinado para
este tipo de servicios esta entre el 18% y el 20%. Los eventos tienen como
principal objetivo proporcionar determinada informacin y enfoques especficos a
los participantes de acuerdo al tema elegido.
De acuerdo al tipo de evento que se va a realizar se deb llevara a cabo un tipo de
montaje, mismo que generar necesidades especficas de produccin. Los
eventos se clasifican de acuerdo a su objetivo, de ah se derivan los dems
elementos:

tipo de montaje

tipo de espacio

tipo de clientes

localizacin

De esta forma se determina cules sern los servicios necesarios para su gestin
de acuerdo a los factores que condicionan el modelo de produccin.
De igual manera en la organizacin de eventos, el gestor tiene que llevar a cabo lo
siguiente:

Creatividad
Protocolo
Escenografa
Produccin
Comunicacin
Seguridad

Los paso anteriores son de suma importancia, sin estos el evento no tendra
mucha atraccin y no sera tendra gran demanda, incluso no sera accesible para
quienes lo demandan es por eso que deben de considerarse esos puntos ya que
son de gran importancia para la realizacin del evento.

De igual forma al llevar a cabo el evento la persona encargada de realizarlo debe


estar muy pendiente en todo lo que se necesite por lo que en muchas ocasiones
suelen salir imprevistos durante la realizacin de este y se debern corregir, no
importa que sean pequeos porque estos evalan la calidad de servicio que se
ofrece.

Tabla con la clasificacin de los tipos de eventos:


Tipos de eventos
Concepto
Ferias

Definicin/Objetivo
Consiste en facilitar el intercambio entre
mercados y la generacin de negocio.
Convenciones
Reuniones de participacin restringida
a los miembros de una organizacin o
empresa. Informativo y motivacional.
Jornadas tcnicas
Eventos dirigidos a la formacin o
divulgacin cientfica de determinados
aspectos de
diferentes
sectores
(cursos, seminarios y simposios).
Outdoor
Pensados para alcanzar mayores
niveles de motivacin y bienestar de
profesionales y ejecutivos, sometidos a
la tensin de la actividad empresarial.
Viajes de incentivo
Aumentar
las
ventas
de
sus
departamentos comerciales, empleando
el premio como elemento motivador.
Rueda de prensa
Evento o acto protocolario en torno a la
informacin. Informa exactamente del
mismo mensaje a todos los medios y a
la vez.
Congresos
Consisten en reuniones a gran escala,
de carcter abierto y organizado para
divulgar ideas o disear objetivos.
Road show
Eventos promocionales que forman
parte de las actividades del marketing
de las empresas. Consiste en sacar las
marcas a la calle para su promocin.
Factores que condicionan el modelo de produccin
Localizacin
Lugar geogrfico donde va a celebrarse
y su proximidad o lejana con la

institucin o empresa organizadora y


con los proveedores con los que
tenemos que contar.
Tipo de espacio
Dnde se va a desarrollar el evento. Un
espacio
natural
con
posible
equipamiento en cuanto a tomas de luz
y agua, por ejemplo, o un edificio o
espacio cerrado cuyas caractersticas y
posibilidades debemos analizar.
Tipo de montaje
Qu se va a usar. Sencillo o complejo,
con variedad de elementos tcnicos,
escenogrficos y artsticos o ms
austeros.
Contenido del acto
Determinar el tipo de montaje y
recursos que debemos emplear.
Servicios necesarios para la gestin de eventos
Creatividad
Una idea sobre la que trazar un esbozo
que cuide al detalle cada parte, que
mime a sus invitados, que genere
sensaciones y que, adems, sea
interesante y meditica.
Escenografa
Elementos
de
construccin
escenogrfica adaptados a dicha idea,
que cobren vida por si mismo, que
refuercen el mensaje corporativo y/o
institucional, que tenga brillo y nos
arrope con su ambiente.
Produccin
Montajes sencillos o complejos pero
con
una
buena
iluminacin
y
sonorizacin, tecnologas punteras,
soluciones tcnicas de alta calidad, con
estructuras y montajes de primer nivel.
Comunicacin
Actos que comuniquen, que eliminen
barreras, que incorporen a las
sensaciones a los pblicos a los que
van dirigidos y trasladen los mensajes y
objetivos del evento.
Seguridad
No solo a la eviccin de atentados o
actuaciones hostiles, tambin a la
seguridad en su conjunto, de las
instalaciones, de los recorridos, de los
montajes, etc.
Restauracin
En manos de servicios de catering, y
que en el caso de disponer servicios

propios
supone
competitiva.

una

ventaja

Tipos de clientes
Particulares
Clientes individuales, participantes de
algunos eventos, u organizadores de
actos de tipo familiar o social.
Asociaciones y agrupaciones
Clubes deportivos u otros grupos de
inters determinado.
Empresas
Cuyo trato y estructura puede ser
similar al anterior y depender de la
estructura del evento solicitado.
Generadores de eventos
Atienden a organismos, instituciones y
empresas en cuanto a la gestin
estratgica y la operativa de sus
eventos.
Operadores profesionales
Como
las
agencias
de
viajes
especializadas y los Operadores
Profesionales de Congresos (OPC).
Convention Bureau
Son organismos sin nimo de lucro
cuyo objetivo principal consiste en la
captacin del turismo de negocios, y
cuyo estudio se realizar tambin en la
distribucin.
Asociaciones profesionales de
Su estudio ser objeto de la
congresos y convenciones
distribucin.