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SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN

GUA DE APRENDIZAJE PARA EL PROGRAMA DE


FORMACIN COMPLEMENTARIA VIRTUAL
Cdigo: F00x-P00x-GFPI versin: 01
Proceso Gestin de la Formacin Profesional Integral
Procedimiento Creacin y Adecuacin de Programas
de Formacin Virtual y a Distancia

GUA DE APRENDIZAJE
2 N
1. IDENTIFICACIN DE
GUA
LA
DE APRENDIZAJE
Programa de Formacin:

Cdigo: 250601029

Administracin Documental en el Entorno Laboral

Versin: 2

Resultado de Aprendizaje:

Competencia:

Identificar
las clases y las caractersticas de
documentos, teniendo en cuenta las fases del archivo.

Duracin de la gua (en horas): 10

los

Organizar archivos de gestin de acuerdo


con normatividad vigente y polticas
institucionales.

La realizacin total de la gua abarca un


tiempo mnimo de diez (10) horas en una
semana de trabajo individual.
Se sugiere que para un adecuado
desarrollo de la gua el aprendiz destine 2
horas diarias de trabajo.

2. INTRODUCCIN

Gua de Aprendizaje

Una vez identificadas las generalidades del archivo y su importancia, es indispensable definir los conceptos
de Dato, Informacin y Documento; as como su naturaleza, extensin y clasificacin.
El documento es la materia prima del archivo y la informacin es una pieza clave para poder dar el curso
adecuado a la gestin de los documentos y su ubicacin.
Un buen clima organizacional, una correcta toma de decisiones y el buen funcionamiento de cada una de
las reas de la empresa estn implicadas en la funcin de una adecuada gestin documental. Por otro
lado, la creacin de documentos y registros estndar, genera una comunicacin empresarial que logra que
la organizacin hable dentro de los mismos parmetros, teniendo en cuenta que para cada proceso debe
existir un diseo e intencionalidad acorde con lo solicitado.
Estimado aprendiz:
A continuacin usted encontrar descrita cada una de las actividades que conforman la gua de aprendizaje
N 2, la cual se debe desarrollar teniendo en cuenta el tercer contenido de estudio y el material adicional,
dispuesto para la realizacin de esta gua.
Durante el desarrollo de la gua, usted contar con la orientacin necesaria para alcanzar el resultado de
aprendizaje correspondiente.
Recuerde que para el desarrollo de las diferentes actividades planteadas para esta gua, resulta
indispensable recordar el uso de fuentes bibliogrficas y web grafas, en caso de que sea necesario.
Evite usar contenidos, fragmentos de textos y parafraseos sin la correspondiente referencia y cita.
Igualmente, recuerde la puntualidad y compromiso en la entrega de actividades para un adecuado proceso
y culminacin del programa.

3. ESTRUCTURACIN
DIDCTICA
DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE

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3.1 Actividades de Reflexin inicial

Los documentos se construyen a partir de la recopilacin inicial de datos, que agrupados toman
forma y dan un valor nico a la informacin que se condensa en ellos. Gracias al cuidado de las
tcnicas en este proceso de elaboracin del documento es posible su clasificacin, trmite y
custodia.
Descripcin:
Despus de haber estudiado el tercer contenido de estudio, es importante que usted indague y
reflexione acerca de algunos aspectos claves de la temtica planteada.
Inicialmente, recuerde y reflexione acerca de la importancia y funciones de los siguientes
elementos en un proceso archivstico: EL DATO, LA INFORMACIN Y EL DOCUMENTO.
Despus de haber realizado la reflexin inicial, es momento de que usted observe el siguiente
video denominado: IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS, y posteriormente piense a nivel general,
cules podran ser las posibles fallas que existen en el proceso general del documento
archivstico.
Recomendacin:
Tome apuntes cuando est desarrollando la actividad, es importante que tenga en cuenta la
informacin relacionada con el anlisis realizado, para el desarrollo de las actividades de
evaluacin.
R=

DATO: Es muy importante debido a que si hay ausencia de este, la


informacin no sera clara, veraz, carecera de solidez y precisin.
INFORMACIN: Realmente importante debido a que este apoya el
objetivo dela comunicacin en una actividad o interaccin.
DOCUMENTO: Es muy relevante debido a que contiene informacin
necesaria para transmitir al conocimiento humano y que adems da
precisin al testimonio.
FALLAS:
-Documentos Incompletos
-Desorganizacin
-Perdida de datos-Suciedad en los documentos
-Desintegracin del archivo
-Posibles problemas de Soporte
-Demoras en la Bsqueda de Archivos
-Sobrecostos en el mantenimiento del archivo
Asi debera ser la organizacin documental:

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3.2 Actividades de contextualizacin e identificacin de conocimientos necesarios para el


aprendizaje
Adems de conocer elementos esenciales del documento en un proceso archivstico, es
importante identificar qu decisiones y aportes seran los adecuados para las diferentes
situaciones que se presentan en el contexto laboral.
Descripcin:
Asuma el rol de empleado de la oficina de archivo en la siguiente situacin y justifique la pregunta
planteada:
En la oficina donde labora hay una serie de documentos desorganizados, dentro los cuales se
evidencian, notas, cintas magnticas, mapas, borradores, dibujos, apuntes rpidos, planos,
fotografas, cuadros, videos y discos duros. A usted se le ha asignado la tarea de darles una
clasificacin adecuada, la cual la debe exponer a su supervisor de Archivo.
Teniendo en cuenta lo anterior, determine:
Cul sera la clasificacin de los documentos mencionados segn el soporte?
Recuerde justificar claramente la respuesta que le debe entregar a su supervisor.
Recomendacin:
Tome apuntes cuando est desarrollando la actividad. Es importante que tenga en cuenta los
aportes y decisiones que planteara, para el desarrollo de las actividades de evaluacin.

Lo primero es ordenar y saber dnde hay que dejar la


documentacin que llega a la empresa de forma ordenada.
CLASIFICACIN DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO SEGN SOPORTE
Notas
Apuntes rpidos, Textuales
borradores
Segn soporte
Grficos
Mapas, dibujos, planos
Imagen

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Cuadros, fotografas.
Cinta
Videos Cintas magnticas
Otros soportes
Discos duros
En todo mbito de la vida trabajamos recolectando, leyendo y analizando
distintos Datos, que mediante un debido proceso y metodologa permiten
alcanzar la generacin de una Informacin til, que forma parte de lo que
es posteriormente conocido como archivo de Datos, siendo un objeto de
consulta en todo mbito socioeconmico. Esta informacin es guardada
en conjunto con el emplazamiento de un Archivo, consistiendo
bsicamente en habitaciones o inclusive edificios enteros que se en
cargan de almacenar una gran cantidad de datos que fueron debidamente
Clasificados y Ordenados, encontrndose su aplicacin. Para
poder ordenar un archivo se debe recolectar la informacin que sirve para
la empresa para as darles una vida til y de esta manera se ir formado
el archivo donde se guarda informacin adecuada y en orden dependiendo
que tipo de documentos y de qu manera se encuentren distribuidos cada
informacin debe ir con su nombre, fecha y a qu rea corresponde si se
trata de un archivo donde se recopila informacin de toda una empresa.

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3.3. Actividades de apropiacin del conocimiento (Conceptualizacin y Teorizacin)

Descripcin:
Para poder comprender mejor las generalidades y caractersticas esenciales de los criterios de
archivo en la gestin de un documento, es momento que realice el ejercicio interactivo
denominado: MIS CONOCIMIENTOS, el cual le permitir reforzar los conceptos aprendidos hasta
el momento.
Recomendacin:
Tome un pantallazo del resultado del ejercicio interactivo, cuando est seguro de que lo ha
realizado adecuadamente. Es importante que tenga en cuenta el resultado adquirido en el
ejercicio interactivo, para el desarrollo de las actividades de evaluacin.

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3.3. Actividades de transferencia del conocimiento


Descripcin:
En el foro temtico correspondiente al tercer contenido de estudio, responda de forma clara y
argumentada las siguientes preguntas :
a. Observe la imagen que se presenta a continuacin y explique con sus palabras cul es el
procedimiento que se evidencia en la misma.

PROCEDIMIENTO DE LOS DATOS


Es la recoleccin de los datos primarios de entrada, que son evaluados y
ordenados, para obtener informacin til, que luego sern analizados por
el usuario final, para que pueda tomar las decisiones o realizar las
acciones que estime conveniente.

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Recoleccin: Los datos deben ser obtenidos y llevados a un bloque


central para ser procesados, los datos en este caso, denominados de
entrada, son clasificados para hacer que el proceso sea fcil y rpido.

Procesamiento: En esta etapa se ejecutarn las operaciones necesarias


para convertir los datos en informacin significativa que sea prctica y

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utilizable.

Transformacin: Etapa donde la informacin est completa, lista para


ser ejecutada y til a la toma de decisiones de quien la consulta.

b. Escriba las cuatro tipologas documentales que se presentan en el contenido y exponga la


importancia de cada una de ellas, en el proceso de la Administracin Documental.

TIPOLOGA DOCUMENTAL

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Correspondencia comercial:
Son aquellas comunicaciones o escritos producto de la actividad mercantil
de una empresa, por ejemplo cartas comerciales, informes ejecutivos,
informes presupuestales y circulares. Importancia: Estos son de vital
importancia para mantener un apropiado control de todas las acciones
que se realizan en una empresa, ya que en ellos queda precisada la
relacin jurdica entre las partes que intervienen en una determinada
operacin, tambin ayudan a demostrar la realizacin de algunas accin
comercial y por lo tanto son el elemento fundamental en la contabilizacin
de tales acciones

Documentos contables:
Son aquellos registros que sirven como soporte para el registro de las
operaciones comerciales que se producen en la empresa, por ejempl las

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facturas, los recibos de caja, los comprobantes, entre otros. Importancia:


Su importancia es alta ya que la contabilidad es la columna vertebral de
una empresa en ella se reflejan los movimientos financieros y permite
controlarlas operaciones practicadas por la empresa, es importantes
mantener actualizada esta informacin de lo contrario se vuelve obsoleta,
por tal motivo se convierte en un documento muy valioso, del cual
debemos velar por su correcto almacenamiento y preservacin.

Documentos especiales:
Son aquellos que por sus contenidos o condiciones fsicas o qumicas
cobran caracteres diferentes en forma y expresin, por ejemplo la
sujecin a ciertos formatos especficos como las actas, las certificaciones,

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las escrituras, pero a su vez la archivstica acepta catalogar los


documentos especiales como aquellos que constituyen ciertas
expresiones como los soportes electrnicos, las imgenes o audiovisuales.
Importancia: Son la memoria del acontecer humano, justo a partir de estos
documentos es que se hace la historia, mientras ms transparencia y
claridad tengamos de los acontecimientos mejor los podrn entender los
futuros estudiosos d los desarrollos humanos, ms podrn aprender de
nuestro tiempo. Si un document en papel ya es invaluable, una imagen
expresa detalles que son muy difciles de expresar con palabras.

Documentos legales:
Son aquellos que por su misma naturaleza y contenidos pueden llegar a
tener un valor de prueba y demostrar la existencia de un suceso o hecho,
por ejemplo los registros civiles, partidos, hojas de vida, e incluso registros de pagos y

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cobros.
Importancia: Es de tener en cuenta que estos documentos son los que te acreditan tienen
y tienen validez porque son emitidos por una institucin gubernamental o institucin legal
por ejemplo:
o
o
o
o

La Cedula de Ciudadana
La Licencia conduccin
La Tarjeta profesional
Informes de acontecimientos levantados por entidades o autoridades
competentes (Aseguradoras, Instituciones del Estado). Etc.

c. Describa dos aportes generales que le brindara a la temtica de este contenido y explique el
porqu de sus aportes.

Archivo de Gestin: El que cumplen los encargados del archivo de


Gestin ya qu son quienes velan por el mantenimiento, custodia
de la documentacin correspondiente a expedientes en curso, as como
la de aquellos expedientes para los que no ha transcurrido el plazo.

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Recepcin de correspondencia o radicacin: Es de vital importancia


el trmite disposicin que se le dar a la correspondencia emitida o
recibida durante la tramitacin de un expediente ya que la ordenacin depender de la
importancia de la serie y la actividad de la oficina, siendo la ms habitual y simple la
cronolgica.
En la siguiente imagen se ve claro como ejemplo en una universidad sobre este
elemento:

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Recomendacin:
Tome apuntes cuando est desarrollando la actividad. Es importante que tenga en cuenta la
informacin relacionada con los aportes realizados en el foro, para el desarrollo de las
actividades de evaluacin.
Nota:
Realice el aporte del foro y las opiniones frente al trabajo de sus compaeros, a travs del
espacio actividades o el espacio Foros, dispuesto en la plataforma Blackboard.

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3.4. Actividades de evaluacin


Evidencias de
Aprendizaje

Criterios de Evaluacin

Tcnicas e Instrumentos de
Evaluacin

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De Conocimiento:
Inicialmente, usted deber
recopilar la informacin de
las anteriores actividades y
luego complementarla con
trminos o conceptos que
usted
considere
pertinentes
en
la
realizacin de las mismas.
De Desempeo:
Para desarrollar este tem
de la actividad de
evaluacin, usted deber
realizar el siguiente
ejercicio:

Genera con
facilidad,
coherencia
y
concordancia
documentos,
aplicando
la
terminologa
archivstica
vista
durante el curso.
Analiza e identifica las
clases, tipos, soportes,
elementos y caractersticas
de los documentos, teniendo
en cuenta la valoracin para
determinar la disposicin
final.

TCNICAS
S.S.= simulacin de situaciones
F.P. = formulacin de preguntas

INSTRUMENTOS
M. v. = Matriz de valoracin o
rbrica

Despus de haber
recopilado la informacin,
usted deber realizar en
una herramienta ofimtica
como: Power point, prezzi,
entre otras, la que usted
prefiera, una presentacin
creativa donde exponga los
siguientes aspectos:
1. Diferencias y
caractersticas de
EL DATO, LA
INFORMACIN Y
EL DOCUMENTO.
2. Solucin de las respuestas
dadas en la situacin
presentada en la actividad
de contextualizacin.

3. Pantallazo del ejercicio


interactivo

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de la actividad de
apropiacin del
conocimiento
.
4.

Descripcin de
cada uno de los
puntos solicitados
en el aporte del
foro.

De Producto:
Usted deber entregar la
presentacin a travs del
espacio dispuesto para
llo e
en la plataforma
Blackboard, denominado:
ESPACIO ENVO DE LA
ACTIVIDAD.

4. RECURSOS PARA EL APRENDIZAJE


Plataforma Blackboard
Contenido 3
Disponible en: Espacio material del programa
Gua de aprendizaje RA N 2
Disponible en: Espacio actividades 2
Video - IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS
Disponible en: Espacio actividades 2
Actividad interactiva MIS CONOCIMIENTOS
Disponible en: Espacio actividades 2

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5. GLOSARIO TRMINOS
DE

Comunicacin: Forma verbal o no verbal que permite la transmisin de una informacin, a travs de la
intervencin de elementos precisos como son el emisor (quien enva el mensaje), receptor (quien recibe el
mensaje), canal (medio utilizado) y un cdigo (conjunto de lenguas o convenciones que apoyan la
transmisin del mensaje).

Foliar: Efectuar la numeracin por hojas de un archivo identificando claramente los volmenes de los
contenidos documentales y sus anexos.

Gestin Documental: Conjunto de trmites y normas tcnicas que permiten que un documento, desde su
origen hasta la terminacin de su produccin y contenidos, cumplan con el objetivo para el cul ha sido
elaborado, dentro de los trminos jurdicos establecidos por las normas legales vigentes.

Revisin Documental: Pasos que se deben tener en cuenta para realizar la verificacin de los criterios,
con los cuales se ha elaborado un documento para que cumpla adecuadamente su objetivo en la etapa de
recepcin, despacho y funcin.

Paginar: Efectuar la numeracin detallada por pginas de un documento

Unidad de Correspondencia: Es el rea encargada de realizar el debido proceso o gestin de un


documento permitiendo que cumpla su ciclo vital, y a su vez que la informacin contenida en ellos cumpla
los parmetros legales.

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6. BIBLIOGRAFA/ WEBGRAFA

WEBGRAFA

(s.n). Clases
de
documentos.
Tomado
de
http://www.slideshare.net/aracelosa/archivo -y-clases-de-documentos

(s.a.), 2011. Organizacin


de
documentos.
Tomado
http://organizaciondocumentos.blogspot.com/2011/01/concepto dedocumentos.html

de

(s.n.) Qu es
un
documento de
archivo?
Tomado
http://www.slideshare.net/davidgadir/qu-es-un-documento-de-archivo

de

(s.a.) 2009. Ciclo vital de


los
documentos
http://ordenandoarchivos.blogspot.com/2009/11/ciclo -vital-de-los-documentos.html

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7. CONTROL DEL DOCUMENTO


(ELABORADA )POR

Nombre

Cargo

Dependencia

Fecha

Margaret Quevedo

Expertas temticas

Centro de la tecnologa
del diseo y la
productividad
empresarial

Agosto 2013

Irma Libia Tecano


Gonzlez
Julin Andrs Mora

Lder de lnea

Yiced Pulido

Asesor pedaggico y
metodolgico

Luisa Fernanda Boada


Tllez

Octubre 2013
Lnea de produccin SENA Girardot

Editora de contenido
Noviembre 2013

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