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Unidad 3.

Proceso de Auditora
Actividad: De la auditora interna al proceso organizacional
Con base en el plan de auditora realizado en la actividad de la unidad 2, tome un
(1) proceso organizacional (compras, recurso humano, misionales o de mejora
continua) y realice los siguientes puntos:
a. Identifique el objetivo y convoque, mediante la realizacin de un memorando, a
la asistencia de la Reunin de apertura. Disee un formato para la
corroboracin del personal asistente, en ste mismo formato se debe plantear,
adems de otros aspectos (objetivo de la auditora, criterios de auditora, fecha,
proceso o actividad a auditar, observaciones, etc.), una columna para la firma
de los asistentes a la reunin de apertura y cierre de la auditora.
Reunin de Apertura
Memorando reunin de apertura auditoria
Para: Responsable del proceso / Copia Alta Gerencia
De: Responsable de ejercer la auditoria
Fecha: Fecha del memorando
Objetivo: Establecer mediante la auditora interna de la Compaa el estado
actual y la eficacia del sistema de gestin de calidad en el proceso de Gestin
Humana, y establecer las mejoras a las que haya lugar.
Alcance: Se revisaran si las actividades ejercidas en el proceso de Gestin
Humana van en concordancia con la norma y los procedimientos actualmente
documentados junto con los formatos empleados y polticas de la Compaa que
apliquen.
Criterios de Auditora:
-

Sistema de Gestin de Calidad


Poltica de Calidad
Norma ISO 9001 de 2008
Poltica Anticorrupcin de la Compaa
Poltica de Contratacin de la Compaa

Manual de Calidad
Manual de Procedimientos
Manual de Funciones
Procedimientos Gestin Humana
Formatos e Instructivos Gestin Humana

Oficializacin de Auditoria
Reunin de Apertura:
Fecha de la reunin de apertura
Hora de inicio de la reunin de apertura
De manera atenta nos permitimos dirigirnos a usted como responsable del
proceso de Gestin Humana a fin de informarle que de acuerdo con el
cronograma de auditoras establecido por el rea de Control Interno y aprobado
por la Alta Gerencia de la Compaa se debe llevar a cabo la auditoria a dicho
proceso en el siguiente mes a trascurrir, a fin de verificar el objetivo planteado en
el presente memorando, las visitas sern ejecutadas por los miembros del rea de
Auditora, as mismo y por tal motivo requerimos de su disposicin y la de su
equipo de trabajo en cuanto a tiempo y solicitudes realizadas, por tal motivo es
necesario que para la reunin de apertura se cuente con la asistencia del personal
a cargo.
En dicha reunin se presentara el plan de auditora a ejecutar junto con la
documentacin y visitas inicialmente requeridas; sin embargo puede que segn el
criterio del equipo de trabajo auditor se generen nuevas visitas o se solicite
informacin adicional.
Es de acotar que la informacin de la Auditoria y sus resultados sern manejados
bajo los estndares de confidencialidad requeridos, por esto se requiere
compromiso de todos los funcionarios que intervienen en el proceso.
Para finalizar le queremos recordar que la finalidad de la Auditora no es otra
diferente a buscar una mejora continua que aporte en el crecimiento de la
Compaa de la cual todos haces parte.
Cordialmente,
Control Interno de la Compaa.

Indicadores
-

Indicador de Rotacin Personal


Indicadores de Gestin

Procedimientos a Auditar
-

Contratacin de Funcionarios
Bienestar y Salud Ocupacional
Formacin de Personal
Liquidacin y Finalizacin de Contratos
Afiliacin de Personal

Responsable de Auditar:
Nombres de los funcionarios designados por el rea de Control Interno para
realizar la Auditora
Asistencia
No.
1
2
3
4
5
6
7

Nombre
___________
___________
___________
___________
___________
___________
___________

Cargo
__________
__________
__________
__________
__________
__________
__________

rea
__________
__________
__________
__________
__________
__________
__________

Firma
__________
__________
__________
__________
__________
__________
__________

b. Revisin documental durante la realizacin de la auditora.


N
1
2
3

Documento revisado

Observaciones del documento

Revisin Estndares Iso, Actualizacin y


posibles oportunidades de mejora.
Evaluacin
Conocimientos Comprensin y conocimiento de la
Poltica de Calidad y Objetivos
poltica de calidad y objetivos.
Procedimiento de Contratacin
Revisin de hojas de vida al azar y su
(evidencias: hojas de vida de
debida estandarizacin de calidad.
funcionarios)
Poltica de Contratacin

Procedimiento de bienestar y
salud ocupacional (evidencias:
Plan de bienestar, soportes de
reuniones de brigadistas)
Procedimiento Formacin de
Personal (evidencias: formatos
de
asistencia
de
capacitaciones,
plan
de
formacin)

Estandarizacin los de los documentos y


referenciados en los procedimientos.

Estandarizacin los de los documentos y


referenciados en los procedimientos.

Revisin de formatos de retiro y hojas de


Liquidacin y Finalizacin de
vida al azar y su debida estandarizacin
Contratos
de calidad.
Procedimiento de afiliacin de
Revisin de planillas de afiliacin de los
personal (soportes: afiliaciones
ltimos tres meses.
y planillas de afiliacin)

c. Comunicacin durante la auditora: defina las tcnicas o estrategias de


comunicacin que usar durante la auditora.
Esencial la presentacin del equipo auditoria debe ser de manera amena, que no
se vea como un ente que viene a juzgar, que se venda la idea al proceso auditado
que es un rea que busca establecer mejoras y optimizar el proceso a partir de los
hallazgos evidenciados.

d. Recoleccin y verificacin de informacin: defina qu tcnicas o estrategias de


recoleccin y verificacin de informacin usar durante la auditora (ejemplo:
lista de Chequeo).
Se debe establecer un formato a manera de check list en el que se tengan en
cuenta los puntos de la norma a revisar (si aplica al proceso) en el que se define si
se cumple a cabalidad y la respectiva observacin de lo evidenciado en la visita de
auditora.
Las tcnicas deben basarse en las visitas al proceso, en la que exista una
verificacin ocular, verbal, documentativa, fsica y escrita.

e. Generacin de hallazgos de auditora:


Fecha: 01 Junio de 2016
Proceso auditado: Gestin Humana
Evidencia de
Criterios de la
N
auditora
auditora

Procedimiento
Contratacin

de Poltica
contratacin

de

Conocimiento y
Evaluacin
comprensin de
Conocimientos
la
poltica
y
Poltica de Calidad
objetivos
de
y Objetivos
calidad

Estandarizacin
los
de
los
Procedimiento de
documentos
y
bienestar y salud
referenciados en
ocupacional
los
procedimientos.

Procedimiento
Formacin
Personal

Estandarizacin
los
de
los
documentos
y
de
referenciados en
los
procedimientos.

Liquidacin
Finalizacin
Contratos

Revisin
de
formatos de retiro
y
y hojas de vida al
de
azar y su debida
estandarizacin
de calidad.

Auditor(es): Grupo Auditor


Auditado(s): Dueo del proceso
Hallazgos de la
C NCM NCm
auditora
Se evidencia que la
contratacin de los
X
funcionarios se est
realizando acorde.
Se evidencia que un
40%
de
los
funcionarios
que
interactan en el
X
proceso n cuenta
con el conocimiento
requerido.
Se evidencia la
empleacin
de
formatos que no se
encuentran
estandarizados
y
X
adicional no son
referenciados en el
procedimiento
matriz.
El procedimiento se
ejecuta de acuerdo
con
lo
documentado, y sus
X
documentos
se
encuentran
debidamente
estandarizados.
Se evidencia que no
existe formatos ni
entrevistas
de
retiros
de
X
funcionarios
de
acuerdo con .el
procedimiento

Procedimiento
afiliacin
personal

Revisin
de planillas
de afiliacin
ltimos
meses.

de
de
de los
tres

La afiliacin de los
funcionarios
se
hace a tiempo y en X
los
trminos
requeridos.

C: Conformidad NCM: No Conformidad Mayor

NCm: No Conformidad Menor

f. Prepare y realice las conclusiones de auditora.


Conclusiones de la Auditora:
+ Se debe revisar constantemente los procedimientos auditados a fin de
actualizarlos cuando se requiera y en busca de mejoras y optimizacin del mismo.
+ Se requiere que el personal que el personal a cargo conozca y comprenda la
poltica de calidad y los objetivos.
+ Se requiere actualizar el procedimiento de bienestar y salud ocupacional de
acuerdo con la No Conformidad Mayor hallada.
+ Se requiere estandarizar de acuerdo con los criterios de calidad de la Compaa,
los formatos e instructivos empleados en el procedimiento de bienestar y salud
ocupacional.
+ Se requiere que el personal conozca el procedimiento de liquidacin y
finalizacin de contrato, as mismo que las actividades se ejecuten de acuerdo con
lo documentado.
+ Implementar Las acciones correctivas necesarias y a las que haya lugar a fin de
subsanar las no conformidades resultado de la auditora.
g. Realizacin de reunin de cierre: entregue el registro escaneado para verificar
la ejecucin real de la auditora (Ver punto a. de sta actividad).
Para el cierre de debe elaborar memorando citando a reunin de cierre de la
auditora en que mediante un informe de auditora de cierre estructurado en el que
se muestren los tems de acuerdo con la norma auditados en cada proceso con
sus respectivos datos (fecha de la visita, responsables a auditar y auditor, check
list con cada criterio Iso y su respectiva observacin) as mismo cada hallazgo
debe ser debidamente soportado.

h. Para terminar, escriba las conclusiones del aprendizaje que obtuvo tras el
desarrollo de esta actividad.
Conclusiones:
El inicio de la auditora debe ser un proceso debidamente estructurado y
sistemtico, el grupo auditor debe tener muy claro el conocimiento de que se va a
revisar en que cada proceso; de la misma manera se debe contar con las
herramientas y mtodos esenciales para que sean empleados en la misma y sean
efectivos.
Se debe estar muy atento a todos los posibles hallazgos que se puedan
evidenciar, se debe buscar que el dueo del proceso se encuentre los ms
disponible posible a entregar toda la informacin y que la auditora sea llevada por
el auditor y no por donde pretenda llevar el dueo del proceso para su propio
beneficio.
La revisin de los documentos debe ser minuciosa a fin de no dejar pasar ningn
detalle relevante que ante con los estndares de calidad previamente
establecidos.
Enve un archivo de texto con la actividad resuelta al instructor a travs de la
plataforma, en el enlace Actividades / Actividades unidad 3 / Actividad De la
auditora interna al proceso organizacional.
No olvide realizar el aporte al foro temtico, la actividad interactiva y la evaluacin
de la unidad en los enlaces disponibles en el botn Actividades / Actividades
unidad 3.
Nota: recuerde revisar la gua de aprendizaje de esta unidad con el fin de verificar
que ha realizado todas las actividades propuestas, saber cmo desarrollarlas y
entregarlas correctamente.

Criterios de evaluacin
Describe los aspectos generales que permiten la adecuada documentacin de

observaciones, objetivos, memorandos y revisin documental dentro de un


proceso de auditora de calidad.
Define las tcnicas de comunicacin, recoleccin, verificacin de informacin y
obtencin de evidencias de la auditora.
Reflexiona sobre la actividad realizada exponiendo su punto de vista con respecto
al aprendizaje adquirido.
Entrega a tiempo: enva la actividad en la fecha indicada por el instructor.

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