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DIAGNSTICO EMPRESARIAL TERCERA ENTREGA

PUNTOS 4- 5 Y 6

El cuarto paso, analiza los procesos de manera macro, y en detalle de llegar a ser
necesario, para identificar propuesta de mejora en funcin de eliminar los desperdicios,
esfuerzos que el cliente no valora y por lo tanto no est dispuesto a pagar por ellos, el
exceso de inventario, el sobre proceso producto de la no calidad, los movimientos
innecesarios tanto de materia prima como de personal, identificar los elementos que
llevan a la sobre produccin, es decir, llegar a producir ms de lo necesario o lo que

demanda el mercado, identificar los tiempos de espera, demoras o inactividad de los


equipos o mquinas, y en especial el compromiso con la calidad de cada uno de los
miembros del equipo.
A partir del anlisis de los procesos y de las estrategias, se lograr identificar proyectos
de inversin que lograrn llevar ms all a la organizacin en su camino y compromiso por
una cultura de mejoramiento continuo, a un nuevo nivel de productividad y desarrollo
frente a las metas propuestas por la estrategia y la visin de la organizacin.
En el quito paso, la organizacin debe realizar gracias a los proyectos de inversin su
proyeccin y evaluacin financiera, valorar su impacto y la inversin frente al costo
beneficio de las propuestas para evidenciar su utilidad.
Por ltimo, se establece un conjunto de puntos de evaluacin, frente a los factores
crticos de xito, a travs del diseo de un Balanced Scorecard, su mapa estratgico y la
construccin de un conjunto de indicadores claves, que evidencien la efectividad de la
gestin de los procesos, con la evidencia clara de los problemas y del avance en funcin
de las metas y objetivos propuestos por la estrategia.
El documento est estructurado por captulos, donde cada uno de ellos representa una
parte del avance del proyecto final y un entregable a ser evaluado y corregido. A
continuacin relacionamos el marco de desarrollo del documento, la metodologa con la
descripcin de cada uno de los captulos.
En el anexo A, se describe la tabla de contenido del documento de diagnstico
empresarial, de manera resumida.
4. ANLISIS DE PLANES OPERATIVOS
El anlisis de los planes operativos, centra su observacin en la cadena
de valor de la
organizacin, en el anlisis de la productividad de sus procesos,
establecer la capacidad
de la organizacin frente a su demanda y la velocidad de respuesta a
sus requerimientos.
Las organizaciones hoy en da pueden lograr su ventaja competitiva al
comprender
realmente las necesidades de sus clientes y responder de manera
oportuna a sus
[requerimientos. As, la necesidad de revisar donde se encuentran los
mayores
desperdicios, aquellos esfuerzos tanto econmicos, como en tiempo de
los empleados
que no representan un valor en la entrega de sus productos o servicios
por los cuales el
cliente no est dispuesto a pagar por ellos, es esencial.
A continuacin se detallan algunos macroprocesos para su anlisis y su
propuesta de
ajuste, para revisin por parte de la empresa. Cada equipo deber
realizar la
caracterizacin del proceso y observar un conjunto de mejoras, en el
cual se consignar

en el anexo llamado Formato de identificacin de mejora, en l se


describe el conjunto de
subprocesos que conforman el proceso analizado y el equipo a travs de
su reflexin
describir en la columna de mejoras (ltima columna), aspectos que
considera pueden ser
desperdicios u oportunidades que permitan elevar el nivel de
productividad del proceso
revisado. En otro documento, llamado Formato de descripcin del nuevo
proceso, se
realizar la propuesta del nuevo esquema del mismo. En este punto, tal
vez el principio
fundamental a no olvidar, es la aplicacin del sentido comn, y la
experiencia de la
empresa en su proceso productivo.
Para mantener una mirada objetiva, no olvidar los objetivos
corporativos, toda vez que
ellos se describen en sus metas, para cada una de los procesos
funcionales sugeridos.
Si el equipo desea utilizar otra tcnica o instrumento de diseo o
diagramacin, tales
como plantillas, flujo gramas diferentes a los anexos propuestos para
describir su mejora
y proponer los cambios pertinentes, estos se entendern
complementarios, con el fin de
respetar el trabajo realizado por la empresa o esfuerzos de descripcin
similares.
4.1. Procesos de mercadeo, ventas y distribucin. Identificacin de
los objetivos y metas
de los procesos, las acciones que mayor demanda de tiempo tienen, sus
responsables, los
insumos y productos finales de cada proceso. Si la empresa lleva a cabo
procesos de
exportacin, se deber incluir en el anlisis.
4.2. Procesos de produccin, logstica y operaciones. Identificar
desde el requerimiento
de las materias primas e insumos, necesarios para llevar a cabo el
proceso productivo
hasta lograr la elaboracin del producto final o la culminacin del
servicio. Este proceso
debe ser revisado de manera exhaustiva, para identificar tiempos
muertos de los equipos
y maquinaria, manejo de producto que pueda representar riesgos a la
calidad, las
operaciones seguras frente a los riesgos inherentes del proceso
productivo, tiempos y

desplazamientos innecesarios, y otros movimientos de personal que no


agreguen valor al
producto o servicio.
4.3. Desarrollo del talento humano. El equipo podr observar si
existen las fichas o
documentacin pertinente a la descripcin del cargo, las competencias
necesarias para
desarrollarlo, existencia de planes de capacitacin, actas de reunin de
mejoramiento
continuo y solucin de problemas. En referencia a estas actas, para las
empresas que
mantienen sus procesos de certificacin en calidad son obligatorios, para
mantener su
compromiso en bsqueda del aseguramiento de la calidad y de renovar
el compromiso
por la cultura de mejoramiento continuo. Identificacin de planes de
carrera para el
personal clave de la organizacin y asegurar los planes de sucesin para
los cargos
crticos. Otros procesos sern el de reclutamiento, evaluacin del
desempeo, salida de la
compaa, proceso de administracin de personal, procesos asociados a
bienestar y
promocin del trabajador, salud ocupacional, viajes y capacitacin.
4.4. Servicio al cliente. El equipo puede identificar el grado de
oportunidad en identificar
el tipo de servicio, la calidez del contacto con el cliente, el nivel de
oportunidad
suministrado y la calidad percibida por la atencin al cliente, la
informacin clave se debe
registrar, para su anlisis posterior y lograr un mejor nivel de atencin y
fidelidad del
cliente.
4.5. Gestin ambiental. Las empresas hoy siguen un control y
supervisin sobre las
actividades realizadas desde su ambiente productivo para evitar riesgos
o prevenir
impactos ambientales que estn en contradiccin de sus valores, las
restricciones
gubernamentales y sus propsitos de extensin a la sociedad. Entre ellos
podemos
encontrar la preservacin de niveles seguros o adecuados con la
utilizacin de
combustible de origen fsil, por lo que el compromiso est en la huella
de carbono en sus

emisiones. De la misma manera en la disminucin del consumo de agua,


en sus proceso
productivos y en las empresas de servicios, la utilizacin racional de este
recurso. En los
vertimientos realizados de acuerdo a los parmetros de las normas
tcnicas permitidos.
4.6. Informtica y comunicaciones. Las organizaciones hoy en da
aprecian de mejor
manera, la agilidad de las comunicaciones y del manejo oportuno de la
informacin. La
informacin debe fluir donde se encuentra la operacin, la informacin
es un recurso vital
para la toma de decisiones, as que la informacin debe ser de calidad:
nica, confiable y
oportuna. La organizacin cuenta un sistema de informacin
fundamental, en el cual se
poyen sus procesos fundamentales, existe un sistema de contingencia
que garantice a la
organizacin su continuidad en caso de un desastre. En comunicaciones,
existe un plan de
comunicaciones que permita la integracin de la alta gerencia con la
base de la
organizacin (carteleras, reuniones peridicas de la alta gerencia con
sus mandos medios
y operativos, diarios, buzn de sugerencias, correo electrnico, portal
corporativo, etc.),
que garantice la comunicacin de calidad en la organizacin.
4.7. Finanzas y contabilidad. El fundamento de todo sistema de
informacin es su sistema
contable, el manejo de las cuentas, por centros, por causacin. Existe un
sistema de
apoyo para el nivel de transacciones requerido, existe un inventario
actualizado y
proyectado en la contabilidad de manera oportuna, cada cuanto se
realiza los asientos
contables, existe tiempo de demora en la consecucin de los estados
necesarios para
evaluar la rentabilidad de las operaciones. La informacin financiera est
disponible
cuando se la necesita, se incluye esta informacin en las reuniones de
equipo primario y
en las reuniones de carcter operativo. Se evidencia los ahorros en los
consumos de
servicios pblicos en las reuniones de carcter operativo. Existe
informacin de costos y
gastos de produccin en las reuniones de primer nivel.

4.8. Identificacin y justificacin de los proyectos de inversin.


Como conclusin del
anlisis de procesos, teniendo como referente las propuestas de
adopcin de la nueva
estrategia, el mayor nivel de compresin de las metas, el equipo debe
proponer un
conjunto de proyectos de inversin, de planes tctico operativos, que en
referencia con la
estrategia propuesta representen una inversin a corto plazo, la cual
debe lograr de
manera significativa elevar la productividad o ampliar su mercado en
referencia a los
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[ POLITCNICO GANCOLOMBIANO EN ALIANZA CON WHITNEY INTERNATIONAL SYSTEM ]

objetivos de la organizacin, de mejorar su posicionamiento e imagen, o


superar la
calidad de sus productos o servicios en referencia a la expectativa de
sus clientes. El
equipo analizar la pertinencia de cada proyecto y su impacto en
relacin con el logro de
la estrategia, frente a los objetivos y los factores crticos de xito.
5. PROYECCIN Y EVALUACIN FINANCIERA
Para este captulo todos los documentos que el equipo debe desarrollar,
como
presupuestos y estados financieros, se deben calcular a cinco (5) aos
futuros, ao por
ao, atendiendo las siguientes recomendaciones de presentacin:
El subttulo correspondiente a cada una de las tablas, con su nombre
completo.
Periodo de tiempo al que corresponda, as como las unidades en que
se presenta, lo
mismo si son pesos colombianos (Col. $).
Indicar si las cifras tienen agregacin en miles (Col. $ .000) en
millones (Col. $
000), a precios constantes.
Cada una de las tablas que corresponden al tema financiero, en un
primer prrafo(s)
se deben justificar las cifras presentadas y en prrafo aparte, se debe
explicar el
mtodo de clculo empleado.
Los presupuestos y estados financieros presentados deben tener como
referente los
parmetros y consideraciones presentadas en la formulacin del plan
estratgico, y los
proyectos de inversin identificados en funcin de las mejoras
propuestas y el logro de

las estrategias formuladas. Estos se deben presentar debidamente


cuantificados en
unidades y valores unitarios totales. Se debe considerar, las operaciones
tanto de
ampliacin, reposicin, reconversin tecnolgica, y las que en su
horizonte contemplen la
empresa en su desarrollo y madurez, en sus periodos futuros.
As, la proyeccin y la evaluacin financiera de la empresa, objeto de
estudio, debe dar
alcance a la operacin que la empresa considera en su futuro, la cual
debe a su vez incluir
las cifras que se desarrollen a causa de la adopcin de cualquiera de las
dos propuestas
(proyectos de inversin), que se orienten de la adopcin de la estrategia
y de las
observaciones de mejora realizadas. Revisar el anexo A, para mayor
informacin.
[6. BALANCED SCORECARD
El ejercicio de diagnstico empresarial, quedara inconcluso sin una
herramienta que
permita asegurar el desarrollo e implantacin exitosa de los planes de
inversin y las
mejoras a los planes operativos, para garantizar su sobrevivencia,
crecimiento y
rentabilidad. La herramienta seleccionada en este sentido es el Cuadro
de mando Integral
(BalancedScorecard), para el cual se debe considerar los siguientes
puntos:
6.1. MAPA ESTRATGICO. Este mapa debe integrar en principio las dos
estrategias
propuestas por el equipo. De no lograrse la aproximacin, se
presentarn de manera
separada, incluyendo las cuatro perspectivas establecidas por la
metodologa: Financiera,
del cliente, de los procesos internos y del aprendizaje y crecimiento.
6.2. DISEO DEL BALANCED SCORECARD. La propuesta de diseo del
Balanced
Scorecard, debe contemplar, en primera instancia los factores crticos de
xito
propuestos y descritos en el modelo estratgico. Las variables de control
de la cadena de
procesos analizadas a travs de la ptica de la eficiencia y eficacia de
cada uno de ellos,
de la pertinencia de las posiciones de la organizacin que deben
responder su gestin, del

clculo (formula, periodicidad, meta y tolerancia) para garantizar la


ejecucin y la
transferencia de valor de una instancia a otra, dentro de la misma
cadena. Ver mayor
informacin del anexo A.
6.3. GRFICAS DE CONTROL Y SEGUIMIENTO DE LA OPERACIN. Para
cada uno de los
indicadores propuestos en el Balanced Scorecard, el equipo debe
proponer una grfica
sencilla, que registre la lectura (status) del logro del indicador. Que
integre la mirada a
corto plazo (lectura en el mes) y la mirada de largo plazo (el promedio
mes de los datos
del ltimo ao). Cada grfica debe contemplar la meta (lnea verde) y
los niveles de
tolerancia (mnimo o mximo en color rojo).

Anexo A: Tabla de contenido del diagnstico empresarial.


Para este ndice de contenido sugiero ser muy rigurosos con la
numeracin propuesta y
con su contenido.
4. ANLISIS DE PLANES OPERATIVOS
4.1. Proceso de mercadeo, ventas y distribucin.
4.2. Proceso de produccin, logstica y operaciones.
4.3. Desarrollo del talento humano.
4.4. Servicio al cliente.
4.5. Gestin ambiental.
4.6. Informtica y comunicaciones.
4.7. Finanzas y contabilidad.
4.8. Identificacin y justificacin de los proyectos de inversin.
5. PROYECCIN Y EVALUACIN FINANCIERA
5.1. Presupuestos de operacin.
5.1.1. Presupuesto de ventas.
5.1.1.1. Proyeccin en unidades fsicas y monetarias.

5.1.1.2. Explicacin del mtodo de clculo.


5.1.1.3. Justificacin de las cifras presentadas.
5.1.2. Presupuesto de produccin. (si aplica)
5.1.2.1. Proyeccin en unidades fsicas y monetarias.
5.1.2.2. Explicacin del mtodo de clculo.
5.1.2.3. Justificacin de las cifras presentadas.
5.1.3. Presupuesto de materiales. (si aplica)
5.1.3.1. Proyeccin en unidades fsicas y monetarias.
5.1.3.2. Explicacin del mtodo de clculo.
5.1.3.3. Justificacin de las cifras presentadas.
5.1.4. Presupuesto de compras y adquisiciones.
5.1.4.1. Proyeccin en unidades fsicas y monetarias.
5.1.4.2. Explicacin del mtodo de clculo.
5.1.4.3. Justificacin de las cifras presentadas.
5.1.5. Presupuesto de mano de obra (si aplica).
5.1.5.1. Proyeccin en unidades fsicas y monetarias.
5.1.5.2. Explicacin del mtodo de clculo.
5.1.5.2.1. Justificacin de las cifras presentadas.
5.1.6. Presupuesto de los costos indirectos de fabricacin (si aplica).
5.1.6.1. Proyeccin en unidades fsicas y monetarias.
5.1.6.2. Explicacin del mtodo de clculo.
5.1.6.3. Justificacin de las cifras presentadas.
5.1.7. Presupuesto de productos de artculos vendidos o servicios
prestados.
5.1.7.1. Proyeccin en unidades fsicas y monetarias.
5.1.7.2. Explicacin del mtodo de clculo.
5.1.7.3. Justificacin de las cifras presentadas.
5.1.8. Presupuestos de gastos operacionales.
5.1.8.1. Proyeccin en unidades fsicas y monetarias.
5.1.8.2. Explicacin del mtodo de clculo.
5.1.8.3. Justificacin de las cifras presentadas.
5.2. Presupuestos financieros.
5.2.1. Presupuestos de tesorera.
5.2.1.1. Proyeccin en unidades fsicas y monetarias.
5.2.1.2. Explicacin del mtodo de clculo.
5.2.1.3. Justificacin de las cifras presentadas.
5.2.2. Presupuestos de inversin.
5.2.2.1. Proyeccin en unidades fsicas y monetarias.
5.2.2.2. Explicacin del mtodo de clculo.
5.2.2.3. Justificacin de las cifras presentadas.
5.2.3. Estado de resultados proyectado.
[5.2.3.1. Proyeccin en unidades fsicas y monetarias.
5.2.3.2. Explicacin del mtodo de clculo.
5.2.3.3. Justificacin de las cifras presentadas.
5.2.4. Balance general proyectado.
5.2.4.1. Proyeccin en unidades fsicas y monetarias.

5.2.4.2. Explicacin del mtodo de clculo.


5.2.4.3. Justificacin de las cifras presentadas.
5.3. Evaluacin financiera.
5.3.1. Valor presente neto VPN.
5.3.1.1. Explicacin del mtodo de clculo.
5.3.1.2. Justificacin de las cifras presentadas.
5.3.2. Tasa mnima aceptable de rentabilidad TMAR.
5.3.2.1. Explicacin del mtodo de clculo.
5.3.2.2. Justificacin de las cifras presentadas.
5.3.3. Conclusin y concepto sobre evaluacin financiera.
6. Cuadro de Mando Integral.
6.1. Mapa Estratgico.
6.2. Diseo del Balanced Scorecard.
6.2.1. Objetivos y factores crticos de xito de la operacin.
6.2.2. Descripcin del(os) indicador(es).
6.2.3. Propsito (objetivo) del indicador.
6.2.4. Periodicidad de su aplicacin.
6.2.5. Frmulas del indicador.
6.2.6. Responsable de aplicar el indicador.
6.3. Grficas de control y seguimiento de la operacin.
Anexo B: Formato de registro de mejoras.
Anexo C: Formato de descripcin del nuevo proceso.