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ANLISIS Y DESARROLLO

DE SISTEMAS DE INFORMACIN

FASE IDENTIFICACIN

gestin

por procesos
GESTIN POR PROCESOS - TIPOS DE PROCESOS

ACTIVIDAD DE PROYECTO
1. Determinar las especificaciones
funcionales del Sistema de
Informacin.
ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE
2. Disear los mapas de procesos de
las reas involucradas en el sistema
de informacin a desarrollar.

De clase mundial

GESTIN
POR PROCESOS

GESTIN
POR PROCESOS

Qu es la Gestin por Procesos?

Tipos de Procesos

Para qu la Gestin por procesos?

Diagramar Procesos

Pasos para la Gestin por Procesos

Smbolos del Flujograma

Identificar clientes y sus necesidades

Anlisis de Datos
y Mejora del Proceso

Creative
Commos
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de licencia que el trabajo original.

Glosario
Referencias

ADSI

Definir Productos y Servicios


Descripcin de un Proceso

ADSI - Anlisis y desarrollo de sistemas de informacin - SENA, DE CLASE MUNDIAL

ADSI - Fase 1 identificacin - Gestin por procesos

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Fase identificacin

CON
te NI

DO

Destinatarios (demandas)
Plan del centro

Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o


que interactan, las cuales transforman elementos de
entrada en resultados. (ISO 9000).
Conjunto de actuaciones, decisiones, actividades y tareas que se encadenan de forma secuencial y ordenada
para conseguir un resultado que satisfaga plenamente
los requerimientos del cliente al que va dirigido.

Fase identificacin

Gestin por
Procesos

Conjunto de actividades secuenciales que realizan una


transformacin de una serie de Entradas en las Salidas
deseadas aadiendo valor.

TIN

GES

]
Anlisis y desarrollo de sistemas de informacin

Qu es
la Gestin
por Procesos?

OBJETIVOS

MEDCIN
Check

ADSI

Cmo se
ha hecho?

PLANIFICACIN
Plan

EJECUCIN
Do
Hacer lo
planificado

La gestin por procesos funciona siguiendo el esquema PDCA:


Plan > Do >Check > Act, esto es, Planificacin > Ejecucin > Medicin >
Actuacin de mejora

Pasos para
PARA Qu
la Gestin
la Gestin
por Procesos? por Procesos
Mejora continua de las actividades desarrolladas
Reducir la variabilidad innecesaria
Eliminar las ineficiencias asociadas a la repetitividad
de las actividades
Optimizar el empleo de los recursos

1. Identificar clientes y sus necesidades


2. Definir servicios/productos
3. Describir procesos
4. Desarrollar el mapa de procesos
5. Diagramar procesos
6. Anlisis de datos y mejora del proceso

ACTUACIN
Act

Qu hacer
y cmo
hacerlo?

SENA, DE CLASE MUNDIAL

Cmo
mejorar?

Fase identificacin

Identificar clientes
y sus necesidades
Definir la Misin
Cliente:

Identifica el objetivo fundamental de la unidad, su razn de ser.


Qu hacemos
(Productos/Serivicios)

Objetivo organizacin:
Satisfacer las necesidades y expectativas de sus clientes

Cmo lo hacemos
(Procesos)

Recursos:

Condicionantes que limitan nuestra capacidad de accin:


- Legales
- Deseabilidad social: reciclaje,...
- Estratgicas

Humanos:
- Responsable: Alguien tiene que
ser responsable de todo... o nada
se llevar a cabo.[1]
- Agentes
Materiales: Econmicos, maquinaria, etc.

Para Quin lo hacemos


(Clientes)

Tipos clientes:
Internos
Externos

Requisitos:

SENA, DE CLASE MUNDIAL

Anlisis y desarrollo de sistemas de informacin

Es la razn de ser del proceso.


Persona o conjunto de personas
que reciben y valoran lo que les
llega desde el proceso.
Valoracin de sus expectativas y
necesidades.

Definir Productos y Servicios


Conociendo los clientes, se determina qu productos y/o servicios se les est ofreciendo.

Tipologa:
- Se gastan: acero, tiempo...
- Se amortizan: maquinaria, retroproyector, etc.

Descripcin de un Proceso

PROCESOS

ADSI

ENTRADAS

RECURSOS

SALIDAS

Objetivo: Descripcin breve y concisa del objetivo del proceso.


Propietario: Responsable del proceso.
Requisitos: Qu requerimos para iniciar el proceso.
Entrada: Son los insumos que entrega el proveedor para ser procesados.
Salida: Producto o servicio creado
por el proceso.
Cliente: Para quin hacemos el proceso.
Proveedor: Quin abastece al proceso.
Inicio: Primera actividad del proceso.
Fin: Qu es lo ltimo que se hace.

Controles:
Mtodos/Procedimientos:
Know-how: conocimiento sobre
la forma de actuar.

Salidas:
Resultados
La aplicacin del proceso sobre
los recursos genera una salida.
La repeticin del proceso genera un
flujo de salida, que se puede medir.

CONTROLES

Procesos clave
- La razn de ser de nuestra empresa o unidad, el objetivo principal de actividad.

Procesos de Apoyo o Soporte:


- Los que apoyan a uno o ms de
nuestros procesos clave.

TIPOS DE PROCESOS

Procesos estratgicos:
- Procesos que orientan y dirigen
los procesos clave y de soporte.

Fase identificacin

Anlisis y desarrollo de sistemas de informacin

TY-

Qu tiene un
Mapa de Procesos?

Ejemplo Mapa de Procesos

Procesos estratgicos

PARTICIPACIN
COMUNITARIA

MICROPORCESOS
DE EVALUACIN

MICROPORCESOS
ESTRATGICOS

MACROPORCESO
MISIONALES

EVALUACIN Y
MEJORAMIENTO

PROMOCIN Y ESTMULO AL DEPORTE,


LA RECREACIN Y LA ACTIVIDAD FSICA

MACROPORCESO
MISIONALES

ADMINISTRACIN DE ESCENARIOS
DEPORTIVOS Y RECREATIVOS

MICROPORCESOS
DE APOYO

AMINISTACIN
TALENTO HUMANO

AMINISTACIN
FINANCIERA

AMINISTACIN
JURDICA

SENA, DE CLASE MUNDIAL

PLANEACIN
INSTITUCIONAL

Satisfaccin de los clientes

Procesos de soporte

Procesos que abarcan las actividades necesarias para el correcto


funcionamiento de los procesos operativos.

Necesidades y Expectativas de los Clientes

Procesos operativos

Procesos que permiten generar el producto/servicio que se entrega


al cliente. Aportan valor al cliente.

Expectativas del cliente

Requisitos del cliente

Procesos destinados a definir y controlar las metas de la organizacin, sus polticas y estrategias

LOGSTICA

Fig. 3: Sistema Gestin de Calidad.


INDER Medelln. http://www.inder.gov.co/ADNNew/FRAMEWORK_Branch.php?root=8

ADSI

Fig. 2: Gestin de Procesos.


http://www.gestion-calidad.com/gestion-procesos.html

Diagramar
Procesos

Inicio y final
del proceso

Representacin grfica de los procesos


mediante Diagramas de flujo.

Diagrama de Flujo

Utilidades del Flujograma

Herramienta de representacin grfica.

Comprender un proceso

Aplicacin a cualquier secuencia de actividades que se repita cclicamente

Papel/responsabilidad cada agente

Medicin

Fase identificacin

Anlisis y desarrollo de sistemas de informacin

Smbolos
del Flujograma

Actividad o
paso individual

Formar a las personas

Nivel de detalle: macro, medio, micro

Identificar problemas y oportunidades para la mejora del proceso


Clarificar la relacin cliente proveedor

Documento

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ADSI

Punto de
decisin

Conector

Datos
almacenados

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Recordatorio

SENA, DE CLASE MUNDIAL

Para que sea til debe ser:


- Flexible
- Sencillo

Fase identificacin

Anlisis de Datos y
Mejora del Proceso
Recoleccin ycodificacin de datos.

Elaboracin de cuadros
de mando.

Criterio, Indicador, Estndar:

Criterio de Calidad

A menos que sepa cmo lo est haciendo a lo largo del camino, nunca
sabr cuando haya terminado si tuvo xito Crosby B. Philip[1].

Condicin a cumplir para ser considerado de calidad.

Criterio: Aspecto no medible del


proceso que interesa evaluar.
Objetivo a evaluar del proceso.
Tiempo de espera de un paciente en urgencias no superior a
10 minutos.

Indicador: Instrumento que permite medir los procesos y por lo tanto


evaluar su calidad.
% de pacientes que esperan ms
de 10 minutos.

Estndar: Grado de cumplimiento


del criterio de calidad.

Requisitos:
- Explcito
- Aceptable por cliente
- Aceptado por los clientes internos
- Elaboracin participativa
- Comprensible
- Cuantificable

Fuentes habituales:
- normativas legales
- cdigos ticos o normas de funcionamiento
- experiencia de los profesionales
- prcticas relevantes
- prctica de profesionales lderes

Recomendaciones:
- Fcil de capturar
- Objetivo
- Sencillo
- Claro
- Cuadro de mando
SENA, DE CLASE MUNDIAL

Diseo de un calendario
de recogida de datos.

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ADSI

Anlisis y desarrollo de sistemas de informacin

Desarrollo de criterios, indicadores y estndares.

Estndar
de Calidad

Grado de cumplimiento exigible a un criterio de calidad.


Niveles mnimo y mximo aceptables
Estndar = 100%?

Enfoques de Mejoramiento

- Reconocimiento de una Oportunidad de Mejoramiento.

- Aplicacin de acciones preventivas y correctivas.

- Iniciacin de los proyectos y actividades de mejoramiento.

- Confirmacin del Mejoramiento

- Investigacin de las causas posibles.

- Sostenimiento de las ganancias

- Establecimiento de las relaciones Causa-Efecto.

- Continuacin del Mejoramiento

Fase identificacin

Anlisis y desarrollo de sistemas de informacin

Metodologa ISO 9004 para el mejoramiento de la calidad,


propone unos pasos en la estrategia de mejoramiento:

Anlisis de Datos y Mejora del Proceso


MEJORA CONTINUA DEL SISTEMA DE
GESTIN DE LA CALIDAD

Enfoque Harrignton: Existen 5 fases para el mejoramiento continuo de los procesos.

- Modernizacin del Proceso.

- Conocimiento del Proceso.

- Mediciones y controles

GESTIN DE
LOS RECURSOS

CLIENTES

MEDICIN,
ANLISIS Y
MEJORA

CLIENTES

- Mejoramiento Continuo

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ADSI

REQUISITOS

ENTRADA

REALIZACIN
DEL PRODUCTO

SALIDA
PRODUCTO

SATISFACCIN

LEYENDA
ACTIVIDADES QUE APORTAN VALOR
FLUJO DE INFORMACIN

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- Organizacin para el mejoramiento.

SENA, DE CLASE MUNDIAL

RESPONSABILIDAD
DE LA DIRECCIN

glosario
(QUE AGREGAN VALOR)

RECURSOS

Proveedor

(MATERIA PRIMA)

Cliente

Fig. 4: Zuiga, R. (2010). Planificacin de Procesos.

Indicador: es un dato o conjunto


de datos que ayudan a medir objetivamente la evolucin de un proceso o de una actividad.
Gestin de procesos: Direccin,
control y coordinacin del trabajo
realizado para desarrollar o producir un servicio.

Procedimiento: forma especfica de


llevar a cabo una actividad. En muchos casos los procedimientos se
expresan en documentos que contienen el objeto y el campo de aplicacin de una actividad; que debe
hacerse y quien debe hacerlo; cuando, donde y como se debe llevar a
cabo; que materiales, equipos y documentos deben utilizarse; y como
debe controlarse y registrarse.
Proceso: Conjunto de recursos y actividades interrelacionados que transforman elementos de entrada en
elementos de salida. Los recursos pueden incluir personal, finanzas, instalaciones, equipos, tcnicas y mtodos.

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ADSI

Proceso clave: Son aquellos procesos que inciden de manera significativa en los objetivos estratgicos y
son crticos para el xito del negocio.

Proyecto: suele ser una serie de actividades encaminadas a la consecucin de un objetivo, con un principio
y final claramente definidos. La diferencia fundamental con los procesos
y procedimientos estriba en la no repetitividad de los proyectos.
Sistema: Estructura organizativa,
procedimientos, procesos y recursos
necesarios para implantar una gestin determinada, como por ejemplo
la gestin de la calidad, la gestin
del medio ambiente o la gestin de
la prevencin de riesgos laborales.
Normalmente estn basados en una
norma de reconocimiento internacional que tiene como finalidad servir de herramienta de gestin en el
aseguramiento de los procesos.
Subprocesos: son partes bien definidas en un proceso. Su identificacin
puede resultar til para aislar los
problemas que pueden presentarse
y posibilitar diferentes tratamientos
dentro de un mismo proceso.

Fig.1: IES INFANTE D. JUAN MANUEL.


http://www.murciaeduca.es/iesinfantedjuanmanuel/sitio/index.cgi?wid_seccion=15&wid_item=121

Fig. 2: Gestin de Procesos.


http://www.gestion-calidad.com/gestion-procesos.html

Fig. 3: Sistema Gestin de Calidad. INDER Medelln.


http://www.inder.gov.co/ADNNew/FRAMEWORK_Branch.php?root=8

Fig. 4: Zuiga, R. (2010). Planificacin de Procesos.


http://rafazplanificacion.blogspot.com/2010/07/gestion-por-procesos.html

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Actividad: es la suma de tareas, normalmente se agrupan en un procedimiento para facilitar su gestin. La


secuencia ordenada de actividades
da como resultado un subproceso o
un proceso. Normalmente se desarrolla en un departamento o funcin.

Actividades

Fase identificacin

INSUMOS

[1] Crosby B. Philip

PRODUCTOS
SERVICIOS

SENA, DE CLASE MUNDIAL

PROCEDIMIENTOS
MARCO LEGAL

referencias

Anlisis y desarrollo de sistemas de informacin

CONTROLES

Giovanni P. O., & Soto C. A. Propuesta Metodolgica para el


Mejoramiento de Procesos Utilizando el enfoque Harrignton
y la Norma ISO 9904. Revista Universidad EAFIT, Julio-Septiembre, ao/vol 41, nmero 139. 46-56.

LDER DEL PROGRAMA ADSI


Vanessa Cristina Miranda Cano

ASESORA PEDAGGICA
Claudia Herrera Cifuentes

ILUSTRACIN PORTADA
Sal Suaza

COMPILACIN Y PREPARACIN
Csar Marino Cullar Chacn
Leydy Carolina Muoz Pachajoa

LDER LNEA DE PRODUCCIN


Iliana Eneth Molina Cuarta

DIAGRAMACIN
Ricardo Burbano Martnez

DISEO EDITORIAL Y PORTADA


Ricardo Burbano Martnez

Coproduccin

vanessa24@misena.edu.co

pipelore@yahoo.com

ilmocu@sena.edu.co

ribuma@gmail.com

ssuaza@gmail.com

ribuma@gmail.com

Lnea de Produccin - Regional Santander